Contenido

Qué es Calc.........................................................................................................................7
Guardar hojas de cálculo..................................................................................................9
Navegar por las hojas de cálculo....................................................................................11
Seleccionar elementos en una hoja de cálculo..............................................................15
Trabajar con filas y columnas..........................................................................................18
Trabajar con hojas.............................................................................................................19
Visualizar Calc...................................................................................................................22
Acelerando la entrada de datos.......................................................................................29
Editar datos........................................................................................................................33
Formatear los datos..........................................................................................................34
Formato automático de las celdas..................................................................................40
Usar formato condicional.................................................................................................42
Validez de datos.................................................................................................................49
Pegados Especiales..........................................................................................................52
Autosuma...........................................................................................................................58
Buscar y Reemplazar........................................................................................................60
Tablas.................................................................................................................................64
Ordenar...............................................................................................................................67
Filtrar...................................................................................................................................70
Consolidar..........................................................................................................................73
Subtotales..........................................................................................................................75
Tablas Dinámicas..............................................................................................................78
Importar Archivo de Texto................................................................................................86
Más sobre Tablas Dinámicas...........................................................................................89
Ocultar/Mostrar..................................................................................................................102
Imprimir..............................................................................................................................105
Cabeceras y pies de página.............................................................................................109
Gráficas..............................................................................................................................110
Referencias........................................................................................................................124
Fórmulas y Funciones......................................................................................................130
Funciones Lógicas............................................................................................................136
Anidar Funciones..............................................................................................................144
Funciones de Búsqueda...................................................................................................150
Qué es Calc
Calc es el componente de hoja de cálculo de LibreOffice. En una hoja de cálculo se pueden
introducir datos (generalmente numéricos) y posteriormente manipular estos datos para
obtener determinados resultados.
Alternativamente, se pueden introducir datos y utilizar Calc de forma “Qué ocurriría si...”
cambiando alguno de los datos y observando los resultados sin tener que reescribir la hoja de
cálculo o el libro completo.
Otras características que proporciona Calc son:
• Funciones, que se pueden usar para crear fórmulas y llevar a cabo cálculos complejos
con los datos
• Funciones de base de datos, para ordenar, almacenar y filtrar datos.
• Gráficos dinámicos; una amplia gama de gráficos 2D y 3D.
• Macros, para grabar y ejecutar tareas repetitivas. Se soportan los lenguajes de
scripting LibreOffice Basic, Python, BeanShell y JavaScript.
• Capacidad para abrir, editar y guardar hojas de cálculo de Excel.
• Importar y exportar hojas de cálculo en diferentes formatos, como HTML, CSV, PDF
y PostScript.

Nota
Si quiere usar en LibreOffice macros escritas en Microsoft Excel usando el código
de macros VBA, primero tiene que editar el código en el editor IDE de LibreOffice
Basic. Vea el Capítulo 13, Primeros pasos con macros y el Capítulo 12 de la Guía
de Calc, Macros en Calc.

Hojas de cálculo, hojas y celdas

Calc trabaja con elementos llamados hojas de cálculo. Una hoja de cálculo consiste en un
número determinado de hojas individuales, cada hoja contiene celdas ordenadas en filas y
columnas. Una celda en particular se identifica por su número de fila y la letra de la columna.
Las celdas contienen los elementos individuales –texto, números,fórmulas, etc– que forman
los datos para mostrar y manipular.
Cada hoja de cálculo puede tener varias hojas, y cada hoja puede tener muchas celdas
individuales. En Calc, cada hoja puede tener un máximo de 1 048 576 filas (65 536 filas en
Calc 3.2 y anteriores) y 1024 columnas como máximo. LibreOffice Calc puede tener hasta 32
000 hojas.

Ventana principal de Calc

Cuando se arranca Calc se abre la ventana principal (Figura 1). Las partes de esta ventana
se describen más adelante.

Barra de título
La Barra de título, localizada en la parte superior, muestra el nombre de la hoja de cálculo abierta.
Cuando se crea una hoja de cálculo en blanco nueva o desde una plantilla, se nombrará Sin título
X, donde X es un número. Cuando se guarda una hoja de cálculo por primera vez,
se solicita un nombre para ella.

Figura 1: Ventana principal de Calc

Barra de menú
Cuando se selecciona un elemento de la Barra de menú , se despliega un submenú que
muestra los comandos. Se puede personalizar la barra de menú; vea el Capítulo 14
Personalizar LibreOffice
• Archivo – contiene comandos que se aplican al documento completo; por ejemplo
Abrir, Guardar, Asistentes, Exportar como PDF, Imprimir, Firmas digitales.
• Editar – contiene comandos para editar el documento; por ejemplo, Deshacer, Copiar,
Seguimiento de cambios, Buscar y reemplazar.
• Ver – contienen comandos para modificar la apariencia de Calc; por ejemplo Barras
de herramientas, Títulos de filas y columnas, Pantalla completa, Escala.
• Insertar – contiene comandos para insertar elementos en una hoja de cálculo:
por ejemplo, Imagen, Marco flotante, Carácter especial, Diagrama, Función
• Formato – contiene comandos para modificar el diseño de la hoja de cálculo; por
ejemplo Celdas, Página, Estilos, Alinear.
• Hoja – contiene los comandos más usados para manejar las tablas, como Insertar y
Eliminar celdas, Columnas, Filas y Hojas, así como Rellenar celdas y Comentario
de celda.
• Herramientas – contiene varias funciones para ayudar a comprobar y personalizar la hoja
de cálculo; por ejemplo Ortografía, Compartir libro, Galería, Macros.
• Datos – contiene comandos para la manipulación de datos en la hoja de cálculo: por
ejemplo Definir rango de datos, Ordenar, Estadísticas, Tabla dinámica, Consolidar.
 • Ventana – contiene comandos para la ventana mostrada; por ejemplo,
Ventana nueva.
• Ayuda – contiene enlaces al sistema de ayuda de LibreOffice u otras funciones
misceláneas; por ejemplo Ayuda, Información de la licencia, Enviar comentarios.

Barras de herramientas
La configuración predeterminada cuando se abre Calc es con las barras de herramientas Estándar
y Formato ancladas en la parte superior del espacio de trabajo (Figura 1)
Las barras de herramientas de Calc se pueden anclar y fijar en algunos sitios o ser flotantes, se
pueden mover a una posición más conveniente en el espacio de trabajo o dejarlas flotantes.
Las barras de herramientas que son flotantes al abrirlas se pueden anclar en posiciones fijas
del espacio de trabajo.
Como alternativa a la doble barra de herramientas, puede elegir la barra única. Contiene los
comandos más habituales. Para activarla, active Ver > Barras de herramientas > Estándar
(modo de barra única) y desactive Ver > Barras de herramientas > Estándar y Ver > Barras
de herramientas > Formato
El conjunto predeterminado de iconos (a veces llamados botones) en las barras de herramientas
proporcionan un amplio conjunto de comandos y funciones comunes. Se pueden eliminar o añadir
iconos a las barras de herramientas; vea el Capítulo 14, Personalizar LibreOffice, para más
información

Barra de Fórmulas
La Barra de fórmulas se localiza en la parte superior de la hoja en el espacio de trabajo de Calc.
Esta barra está permanentemente anclada en esta posición y no se puede usar como barra de
herramientas flotante. Si la Barra de fórmulas no está visible vaya a Ver, en el menú principal, y
seleccione Barra de fórmulas.

Figura 2: Barra de fórmulas

De izquierda a derecha, en referencia con la Figura 2, la Barra de fórmulas consiste en
lo siguiente:
• Cuadro de nombre – muestra la referencia de la celda activa mostrando una combinación
de letra y número, por ejemplo A1. La letra indica la columna y el número indica la fila de
la celda seleccionada. Si se ha seleccionado un intervalo de celdas que tiene un nombre,
el nombre del intervalo se muestra en este cuadro. Si escribe el nombre de un intervalo
con nombre y a continuación pulsa la tecla Intro, el intervalo se selecciona y se muestra.
• Asistente de funciones – abre un cuadro de diálogo en el cual se pueden seleccionar
las funciones disponibles en una lista. Esto puede ser muy útil porque también muestra el
formato de las funciones y una breve descripción de las mismas.
• Suma – al hacer clic en el icono Suma totaliza los números que hay en las celdas
por encima de la celda seleccionada y coloca el total en ésta. Si no hay números por
encima de la celda seleccionada se totalizan las celdas de la izquierda.
• Función – al hacer clic en este icono se inserta un signo igual en la celda seleccionada y
en la Línea de entrada, permitiendo que se continúe introduciendo una fórmula.
• Línea de entrada – muestra el contenido de la celda seleccionada (dato, fórmula o
función) y permite editar el contenido de la celda. Para convertir la Línea de entrada en un
área de entrada multilínea, para fórmulas muy largas, haga clic en el botón Expandir la
barra de fórmulas, en el lado derecho.
 • También se puede editar el contenido de una celda directamente en la celda
misma haciendo doble clic sobre ella. Cuando se introducen datos nuevos en una celda,
los
iconos Suma y Función se convierten en iconos Cancelar y Aplicar .

Nota
En una hoja de cálculo el termino “función” abarca mucho más que simplemente
funciones matemáticas. Vea el Capítulo 7, Usar fórmulas y funciones, de la Guía
de Calc para más información.

Diseño de la hojas de cálculo

Celdas individuales
La sección principal en el área de trabajo de Calc muestra las celdas en forma de rejilla.
Cada celda está formada por la intersección de una columna y una fila de la hoja de cálculo.
En la parte de arriba de las columnas y en el lado izquierdo de las filas hay una serie de
cabeceras que contienen letras y números. Las cabeceras de columna utilizan caracteres
alfabéticos, comenzando en la A y aumentando hacia la derecha. Las cabeceras de fila
utilizan caracteres numéricos, comenzando en el 1 y aumentando hacia abajo.
Estas cabeceras de columna y fila forman las referencias de las celdas que aparecen en el
Cuadro de nombre, en la Barra de fórmulas (Figura 2) . Si no están visibles las cabeceras en
la hoja de cálculo, en el menú principal seleccione Ver > Títulos de filas y columnas.

Pestañas de hojas
En Calc, puede haber más de una hoja en una hoja de cálculo. En la parte inferior de la rejilla de
celdas de una hoja de cálculo, hay pestañas que indican cuantas hojas tiene la hoja de cálculo. Al
hacer clic en una pestaña se muestra esa hoja y se activa el acceso individual a la misma. Una
hoja activa se indica con la pestaña en color blanco (en la configuración predeterminada de Calc).
Se pueden seleccionar varias hojas manteniendo pulsada la tecla Ctrl mientras se hace clic en las
pestañas de las hojas.
Para cambiar el nombre predeterminado de una hoja (Hoja1, Hoja2, …), haga clic con el botón
derecho en la pestaña de la hoja y seleccione Cambiar nombre de hoja (o haga doble clic sobre
la pestaña). Se abre un diálogo en el que se puede escribir un nombre nuevo para la hoja. Haga
clic en Aceptar cuando haya finalizado para cerrar el diálogo.
Para cambiar el color de una pestaña, haga clic con el botón derecho sobre dicha pestaña y
seleccione Color de pestaña en el menú contextual para abrir el diálogo Color de la pestaña
(Figura 3). Seleccione un color y haga clic en Aceptar, cuando termine, para cerrar el diálogo.
Para añadir colores nuevos a esta paleta vea el Capítulo 14, Personalizar LibreOffice.
 Figura 3: Diálogo Color de la
pestaña

Barra de estado
La barra de estado de Calc (Figura 4) proporciona información sobre la hoja de cálculo así como
métodos rápidos y prácticos de cambiar algunas características. La mayoría de los campos son
similares a los de otros componentes de LibreOffice; vea el Capítulo 1, Introducción a LibreOffice, en
esta guía y el Capítulo 1, Introducción a Calc, en la Guía de Calc para más información.
Número de hoja Estilo de página Modo de selección Firma digital Deslizador de
escala y porcentaje

Información de la Modo Cambios sin Información de

selección de celdas insertar/sobrescribir guardar la celda u objeto
Figura 4: Barra de estado de Calc
La barra de estado proporciona una forma rápida de realizar algunas operaciones matemáticas
en las celdas seleccionadas en la hoja. Puede calcular promedios, sumas, contar elementos y
otras más en la selección haciendo clic con el botón derecho en el área de información de la
celda en la barra de estado y seleccionar las operaciones que quiere mostrar.

Barra lateral
La barra lateral de Calc (Ver > Barra lateral) se localiza en el lado derecho de la ventana. Es una
mezcla de barra de herramientas y de diálogo. Es similar a la Barra lateral de Writer (mostrada en el
Capítulo 1 y el Capítulo 4 de este libro) y consiste en cinco ventanas: Propiedades, Estilos y formato,
Galería, Navegador y Funciones. Cada ventana tiene su icono correspondiente en el panel de
pestañas a la derecha de la barra lateral, permitiendo alternar entre ellas.
A continuación se describen las ventanas-
• Propiedades. Esta ventana incluye cinco paneles de contenido:
– Estilos: da acceso a los estilos de celda disponibles, a actualizar los estilos de celda y
crear estilos nuevos.
– Carácter: controles para dar formato al texto, tales como el tipo de letra, tamaño y
color. Algunos controles, como superíndice, solo están activos cuando el cursor
de texto está activo en la Línea de entrada de la Barra de fórmulas o en la celda.
– Formato numérico: cambio rápido del formato de los números incluyendo decimales,
moneda, porcentaje o fechas.
– Alineación: controles para alinear el texto de varias formas, incluyendo alineación
vertical y horizontal, ajuste del texto, sangría, combinación de celdas, orientación
del texto y apilado.
– Apariencia de celdas: controles para ajusta las opciones de apariencia, incluye color de
fondo, formato del borde de las celdas incluyendo color y estilo de las líneas y líneas
de la rejilla.
Cada uno de estos paneles tiene un botón Más opciones que abre un diálogo el cual proporciona
un número mayor de opciones. Este diálogo bloquea la edición del documento hasta que se
cierra.
• Estilos y formato: esta ventana contiene un único panel, que también se puede
mostrar en el menú Ver > Estilos y formato o mediante la tecla F11.
• Galería: esta ventana contiene un único panel, que es el mismo que se muestra
seleccionando Galería en barra de herramientas Estándar o mediante el menú Ver
> Galería.
• Navegador: esta ventana contiene solamente un panel, que es esencialmente lo mismo
que la ventana que se abre al hacer clic en el botón Navegador en la barra de
herramientas Estándar o seleccionando Ver > Navegador (F5) en el menú. Solo el
botón Contenido está ausente en el panel Navegador de la barra lateral.
• Funciones: esta ventana contiene un panel único, similar al que se puede
abrir seleccionando en la barra de menú Insertar > Función (Ctrl+F2)
En el lado derecho de la barra de título de cada ventana de la barra lateral hay un botón
Minimizar la barra lateral (X), el cual cierra la ventana dejando abierta solamente la Barra de
pestañas. Haciendo clic en alguna de las pestañas se reabre la ventana.
Se puede ocultar la Barra lateral o mostrarla, si está oculta, haciendo clic en el botón
Ocultar/Mostrar del borde izquierdo de la barra. También se puede ajustar la anchura de la
Barra lateral arrastrando el borde izquierdo de la misma.
Guardar hojas de cálculo
Vea en el Capítulo 1, Introducción a LibreOffice como guardar archivos manual o
automáticamente. Además Calc puede guardar archivos en varios formatos y también
exportar hojas de cálculo a archivos de formatos PDF, HTML y XHTML; vea el Capítulo 6,
Imprimir, exportar y enviar por correo electrónico, de la Guía de Calc para más información.

Guardar en otros formatos de hoja de cálculo

Si se necesita intercambiar archivos con usuarios que no pueden recibir hojas de cálculo en
formato de documento abierto ODF (Open Document Format en inglés) (*.ods)1, que es el
formato usado por defecto por Calc, se pueden guardar las hojas de cálculo en otros formatos.
1) Guarde la hoja de cálculo en el formato de archivo de hoja de cálculo de Calc (*.ods)
2) En el menú seleccione Archivo > Guardar como para abrir el diálogo Guardar
como (Figura 6).

Figura 6: Diálogo Guardar como

3) En Nombre se puede introducir un nombre nuevo para la hoja de cálculo.
4) En la lista desplegable Tipo, seleccione el tipo formato de hoja de cálculo que desea usar.
5) Si está seleccionado Extensión de archivo automática, se añadirá al nombre del archivo la
extensión correcta para el formato de hoja de cálculo seleccionado.
6) Haga clic en Guardar.
7) Cada vez que haga clic en Guardar, se abrirá el diálogo Confirmar el formato del
archivo (Figura 7). Haga clic en Usar formato [xxx] para continuar guardando la hoja de
cálculo en ese formato o haga clic en Usar formato ODF para guardar la hoja de cálculo
en el formato de Calc ODS.
8) Si selecciona el formato Texto CSV (*.csv), se abre el diálogo Exportar a un archivo
de texto (Figura 8). Aquí se puede seleccionar el conjunto de caracteres, delimitador de
campos, delimitador de texto y otras opciones que usará el archivo CSV.

1 ODF es la abreviatura para todos los tipos de documentos abiertos en general, luego, según el
tipo de documento tienen diferentes extensiones: .ods para hojas de cálculo (open document
spreadsheet), .odt para documentos de texto (open document text), etc.
 +

Figura 7: Diálogo Confirmar el formato del archivo

Figura 8: Diálogo Exportar a un archivo de texto para archivos

CSV

Sugerencia
Para hacer que Calc guarde de forma predeterminada los documentos en otro formato
diferente del predeterminado ODF, seleccione Herramientas > Opciones >
Cargar/guardar. En Formato de archivo predeterminado y opciones de ODF, en
Tipo de documento seleccione Hoja de cálculo y posteriormente en Siempre guardar
como, seleccione el formato de archivo preferido.

Sugerencia
Las últimas versiones de Microsoft Excel pueden leer sin problemas los archivos en
formato ODF (*.ods), por lo que no necesita guardarlos en otro formato para que
puedan ser leídos en Excel.
Navegar por las hojas de cálculo
Calc proporciona varias maneras de navegar en una hoja de cálculo de celda en
celda y de hoja en hoja. Generalmente se puede usar el método que se prefiera.

Navegar por las celdas

Cuando se selecciona una celda o ésta tiene el foco, se resaltan los bordes de la celda. Cuando
se selecciona un grupo de celdas, el área seleccionada se colorea. El color del resaltado del
borde de la celda y el color de un grupo de celdas seleccionadas depende del sistema operativo y
de la configuración de LibreOffice.
Para moverse por las celdas:
• Mediante el ratón – coloque el puntero del ratón sobre la celda y haga clic con el
botón izquierdo. Si quiere mover el foco a otra celda, mueva el puntero a la celda en la
que quiere el foco y haga clic con el botón izquierdo.
• Mediante una referencia a la celda – resalte o elimine la referencia existente en el
Cuadro de nombre en la Barra de fórmulas (vea Figura 2 en la página 9). Escriba la
referencia de la celda nueva a la que desea moverse y pulse la tecla Intro. La referencias
a celdas no son sensibles a la mayúsculas, es decir, da igual escribir c3 que C3, el foco
se moverá a la celda C3.
• Mediante el Navegador – presione la tecla F5 para abrir la ventana del Navegador
(Figura
9) o haga clic en el botón de la pestaña Navegador de la Barra lateral. Escriba
la referencia en la los campos Columna y Fila y presione la tecla Intro.
• Mediante la tecla Intro – al presionar la tecla Intro, se mueve el foco una celda hacia
abajo en la columna. Al presionar May+Intro mueve el foco hacia arriba en la columna.
• Mediante la tecla Tab – al presionar la tecla Tab, se mueve el foco a la celda de la
derecha en la misma fila. Al presionar May+Tab mueve el foco a la celda de la izquierda
en la misma fila.
• Mediante las teclas de flecha – al presionar las teclas de flecha en el teclado, se
mueve el foco de la celda en la dirección de la flecha pulsada.
• Mediante las teclas Inicio, Fin, RePág y AvPág
\ – Inicio mueve el foco a la celda del principio de la fila
\ – Fin mueve el foco a la última celda de la derecha que contiene datos en esa fila.
\ – AvPág mueve el foco de la celda hacia abajo una pantalla completa.
\ – RePág mueve el foco de la celda hacia arriba una pantalla completa.
\
\ Figura 9: Diálogo Navegador deCalc
Navegar por las hojas
Cada hoja de una hoja de cálculo es independiente de las otras hojas, aunque se
pueden hacer referencias desde unas hojas a otras. Hay tres maneras de navegar entre hojas
de una hoja de cálculo:
• Mediante el Navegador – cuando el Navegador está abierto (Figura 9), haga doble clic
en cualquiera de las hojas listadas para seleccionarla.
• Mediante el teclado – se utiliza la combinación de teclas Ctrl+AvPág para moverse a
la hoja de la derecha y Ctrl+RePág para moverse a la hoja de la izquierda.
• Mediante el ratón – haga clic en la pestaña de la hoja deseada entre las pestañas de
las hojas que se muestran en la parte inferior de la hoja de cálculo,.
Si la hoja de cálculo contiene muchas hojas puede que algunas de las pestañas de las hojas
estén ocultas al no haber suficiente espacio en la parte inferior de la hoja de cálculo para mostrar
todas. En este caso:
• Mediante los cuatro botones que se encuentran en la parte izquierda de las
pestañas puede mover las pestañas hasta mostrarlas (Figura 10).
• Al hacer clic con el botón derecho en cualquiera de las flechas muestra un
menú contextual en el que puede seleccionar la hoja deseada (Figura 11)

Nota
Cuando se inserta una hoja nueva en una hoja de cálculo, Calc usa
automáticamente el siguiente número en la secuencia numérica como nombre.
Dependiendo de la hoja que este abierta y del método que se use al insertar una
hoja nueva, puede que la hoja nueva no esté en orden numérico. Se recomienda
renombrar las hojas de una hoja de cálculo para hacerlas más reconocibles

Ir a la primera hoja
Ir a la hoja anterior
Ir a la hoja siguiente
Ir a la última hoja
Insertar una hoja nueva detrás de la última

Pestañas de hoja

Figura 10: Navegación por las pestañas de las hojas

Figura 11: Clic con el botón

derecho en una flecha
Navegación mediante el teclado
Se puede navegar por una hoja de cálculo mediante el teclado presionando una
tecla o una combinación de ellas. La Tabla 1 lista las teclas y combinación de teclas
que se pueden usar en Calc para la navegación por las hojas de cálculo.
Tabla 1. Navegación mediante el teclado
Atajo de teclado Navegación por las celdas
→ Mueve el foco una celda a la derecha
← Mueve el foco una celda a la izquierda
↑ Mueve el foco una celda hacia arriba
↓ Mueve el foco una celda una celda hacia abajo
Ctrl+→ Si el foco está en una celda en blanco mueve el foco en la misma fila a la
primera celda a la derecha que contenga datos
Si el foco está en una celda que contenga datos mueve el foco a la última celda
a la derecha que contenga datos en el intervalo de celdas ocupadas en esa fila.
Si no hay más celdas que contengan datos mueve el foco a la última columna de
la hoja de cálculo.
Ctrl+← Si el foco está en una celda en blanco mueve el foco a la última celda a la
izquierda que contenga datos dentro de la misma fila
Si el foco está en una celda que contenga datos mueve el foco a la primera celda
ocupada a la izquierda dentro del mismo intervalo de datos.
Si no hay mas celdas que contengan datos a la izquierda mueve el foco a la
primera columna.
Ctrl+↑ Si el foco está en una celda en blanco mueve el foco hacia arriba a la primera
celda que encuentre que contenga datos en la misma columna.
Si el foco está en una celda ocupada mueve el foco a la primera fila que
contenga datos en el mismo intervalo de datos dentro de la misma columna.
Si no hay más celdas que contengan datos en la misma columna mueve el foco
a la primera fila.
Ctrl+↓ Si el foco está en una celda en blanco mueve el foco a la primera celda de abajo
que contenga datos en la misma columna.
Si la celda contiene datos mueve el foco hacia abajo a la última fila ocupada en
el mismo intervalo de datos dentro de la misma columna.
Si está en la última celda que contiene datos se mueve a la celda de la última fila
en la misma columna.
Ctrl+Inicio Mueve el foco desde cualquier sitio en la hoja a la celda A1
Ctrl+Fin Mueve el foco desde cualquier sitio en la hoja a la celda que se encuentra en la
esquina inferior derecha del área rectangular de las celdas que contienen datos.
Alt+AvPág Mueve el foco de la celda una pantalla a la derecha (si se puede).
Alt+RePág Mueve el foco de la celda una pantalla a la derecha (si se puede).
Ctrl+AvPág Mueve el foco a la siguiente hoja a la derecha en las pestañas de hojas si la hoja
de cálculo tiene más de una hoja.
Ctrl+RePág Mueve el foco a la siguiente hoja a la izquierda en las pestañas de hojas si la
hoja de cálculo tiene más de una hoja.
Tab Mueve el foco a la siguiente celda a la derecha.
May+Tab Mueve el foco a la siguiente celda a la izquierda.
Intro Mueve el foco hacia abajo una celda (si no se ha cambiado por el usuario).
May+Intro Mueve el foco hacia arriba una celda (si no se ha cambiado por el usuario).
Personalizar la tecla Intro
Se puede personalizar la dirección en que la tecla Intro mueve el foco de la celda en
Herramientas > Opciones > LibreOffice Calc > General. Seleccione la dirección en que se
mueve el foco en la lista desplegable. Esto puede ser útil en función del uso que se hace del
archivo y del tipo de datos que se introducen. La tecla Intro se puede usar también para entrar o
salir del modo edición. Utilice las dos primeras opciones en Configuración de entrada de datos en
la Figura 12 para cambiar los ajustes de la tecla Intro.

Figura 12: Personalizar la tecla Intro

Seleccionar elementos en una hoja de cálculo

Seleccionar celdas

Celda individual
Haga clic con el botón izquierdo en la celda. Se puede comprobar la selección en el Cuadro de
nombre de la Barra de fórmulas (Figura 2 en la página 8)

Intervalo continuo de celdas

Se puede seleccionar un intervalo de celdas usando el teclado o el ratón.
Para seleccionar un intervalo de celdas arrastrando el puntero del ratón:
1) Haga clic en una celda.
2) Presione y mantenga pulsado el botón izquierdo del ratón.
3) Mueva el ratón por la pantalla.
4) Una vez que esté resaltado el intervalo de celdas deseado, suelte el botón del ratón.
Para seleccionar un intervalo de celdas sin arrastrar el ratón:
1) Haga clic en una celda que vaya a ser una esquina del intervalo.
2) Mueva el ratón a la esquina opuesta del intervalo de celdas.
3) Mantenga presionada la tecla May y haga clic.
 Sugerencia
También se puede seleccionar un intervalo continuo de celdas haciendo clic
en el campo Modo de selección de la Barra de estado (Figura 4 en la página 11) y
seleccionando Selección extendida antes de hacer clic en la esquina opuesta del
intervalo. Asegúrese de volver a cambiar Selección estándar o puede que extienda
la selección inintencionadamente.

Para seleccionar un intervalo de celdas sin el ratón:

1) Seleccione una celda que será una de las esquinas del intervalo de celdas.
2) Manteniendo pulsada la tecla May, utilice las flechas del cursor para seleccionar el
resto del intervalo

Sugerencia
Se puede seleccionar directamente un intervalo de celdas usando el Cuadro de
nombres de la Barra de fórmulas (Figura 2 en la página 9). Para seleccionar un
intervalo de celdas introduzca la referencia de la celda superior izquierda del intervalo
seguido por dos puntos (:) y luego la referencia de la celda inferior derecha del
intervalo. Por ejemplo, para seleccionar el intervalo que va desde A3 a C6 debe
escribir A3:C6.

Intervalos de celdas no contiguas

1) Seleccione la celda o intervalo de celdas mediante uno de los métodos anteriores.
2) Mover el puntero del ratón al comienzo del siguiente intervalo o celda individual.
3) Mantenga pulsada la tecla Ctrl y haga clic o clic y arrastrar para seleccionar otro
intervalo de celdas que se unirá al anterior.
4) Repetir cuantas veces sea necesario.

Seleccionar columnas y filas

Seleccionar una columna o fila individual

Para seleccionar una columna individual, haga clic en la cabecera de la columna (Figura 1 en la
página 8).
Para seleccionar una fila individual haga clic en la cabecera de la fila.

Seleccionar varias columnas o filas

Para seleccionar varias columnas o filas que son contiguas:
1) Haga clic en la primera fila o columna del grupo.
2) Mantenga presionada la tecla May.
3) Haga clic en la última fila o columna del grupo.
Para seleccionar varias columnas o filas que no son contiguas:
1) Haga clic en la primera columna o fila del grupo.
2) Mantenga presionada la tecla Ctrl.
3) Haga clic en todas las demás columnas o filas mientras mantiene presionada la tecla Ctrl.
Seleccionar una hoja entera
Para seleccionar el contenido completo de una hoja, haga clic en el rectángulo que
se encuentra entre las cabeceras de fila y de columna (Figura 13) o use la combinación de
teclas Ctrl+E para seleccionar la hoja entera o, en el menú seleccione Editar > Seleccionar
todo.

Cuadro Seleccionar todo

Figura 13: Cuadro
Seleccionar todo

Seleccionar hojas
Se pueden seleccionar una o varias hojas en Calc. Puede ser conveniente seleccionar
varias hojas especialmente cuando se quieren hacer cambios en varias hojas a la vez.

Seleccionar una sola hoja

Haga clic en la pestaña de la hoja que quiere seleccionar. La pestaña de la hoja seleccionada
se vuelve blanca (con la configuración predeterminada de Calc).

Seleccionar varias hojas contiguas

Para seleccionar varias hojas consecutivas:
1) Haga clic en la pestaña de la primera hoja que se desea seleccionar.
2) Mueva el puntero del ratón sobre la pestaña de la última hoja deseada.
3) Haga clic en la pestaña mientras mantiene pulsada la tecla May.
4) Todas las pestañas entre estas dos selecciones se volverán blancas. Cualquier acción
que se realice afectará a todas las hojas resaltadas.

Seleccionar varias hojas no contiguas

Para seleccionar varias hojas no consecutivas:
1) Haga clic en la pestaña de la primera hoja que se desea seleccionar.
2) Mueva el cursor del ratón para apuntar sobre la pestaña de la segunda hoja deseada.
3) Mantenga presionada la tecla Ctrl y haga clic en la pestaña.
4) Repita cuantas veces sea necesario.
5) Las pestañas seleccionadas se resaltarán en blanco. Cualquier acción que lleve a cabo
afectará a todas las hojas resaltadas.

Seleccionar todas las hojas

Haga clic con el botón derecho en una pestaña y en el menú contextual seleccione Seleccionar
todas las hojas.
Trabajar con filas y columnas

Insertar filas y columnas

Nota
Cuando se insertan filas o columnas, las celdas toman el formato de las celdas
correspondientes de la fila superior o de la columna de la izquierda.

Insertar una fila o columna

Mediante el menú Hoja:
1) Seleccione una celda, fila o columna donde quiere que se inserte la nueva columna o fila.
2) En la Barra de menú seleccione Hoja y a continuación seleccione Insertar filas > Filas
encima o Insertar filas > Filas debajo o Insertar columnas > Columnas a la izquierda
o Insertar columnas > Columnas a la derecha
Usando el ratón:
1) Seleccione una columna o fila donde quiere que se inserte la nueva columna o fila.
2) Haga clic con el botón derecho del ratón en la cabecera de la columna o la fila.
3) En el menú contextual seleccione Insertar columna a la izquierda, Insertar columna a
la derecha, Insertar filas encima o Insertar filas debajo.

Insertar varias filas o columnas

Se pueden insertar varias columnas o filas a la vez en vez de insertar una por una:
1) Resaltar el número requerido de filas o columnas manteniendo pulsado el botón izquierdo del
ratón sobre la primera fila o columna y arrastrando el número requerido de elementos.
2) Proceder igual que para insertar una fila o columna como hemos visto antes.

Eliminar columnas y filas

Eliminar una fila o columna

Para eliminar una columna o fila:
1) Seleccione una celda en la columna o fila a eliminar.
2) En el menú seleccione Hoja > Eliminar celdas o haga clic con el botón derecho y
seleccione Eliminar en el menú contextual.
3) Seleccione la opción requerida en el diálogo Eliminar celdas (Figura 14).

Figura 14: Diálogo Eliminar celdas

Alternativamente:
1) Haga clic en la cabecera de la fila o columna para seleccionarla.
2) En el menú seleccione Hoja > Eliminar filas u Hoja > Eliminar columnas u Hoja >
Eliminar celdas. También puede hacer clic con el botón derecho del ratón y en el
menú contextual seleccionar Eliminar columnas o Eliminar filas.

Eliminar varias columnas o filas

Para eliminar varias columnas o filas:
1) Seleccione las columnas o filas, vea “Seleccionar varias columnas o filas“en la página
21 para más información.
2) En la barra de menú seleccione Hoja > Eliminar filas u Hoja > Eliminar columnas o
haga clic con el botón derecho y seleccione Eliminar filas o Eliminar columnas en el
menú contextual.

Trabajar con hojas

Insertar hojas nuevas

Haga clic en el icono Añadir hoja en la parte inferior de la ventana para insertar una hoja
detrás de la última hoja existente sin abrir el diálogo Insertar hoja. Los siguientes métodos abren
el diálogo Insertar hoja (Figura 15) desde el cual se puede posicionar la hoja nueva, crear más de
una hoja, dar nombre a la hoja creada o seleccionar una hoja de un archivo.
• Seleccione la hoja donde quiere insertar una nueva y en la Barra de menú seleccione
Hoja > Insertar hoja.
• Haga clic con el botón derecho del ratón en la hoja donde desea insertar una nueva y en
el menú contextual seleccione Insertar hoja.
• Haga clic en el espacio en blanco al final de las pestañas de las hojas existentes.
• Haga clic con el botón derecho del ratón al final de las pestañas de hoja existentes y en
el menú contextual seleccione Insertar hoja.
 Figura 15: Diálogo Insertar hoja

Mover y copiar hojas

Se pueden mover y copiar hojas en la misma hoja de cálculo por el método de arrastrar y soltar
o mediante el diálogo Mover/Copiar hoja. Para mover o copiar una hoja en una hoja de cálculo
diferente hay que usar el diálogo Mover/Copiar hoja.

Arrastrar y soltar
Para mover una hoja a una posición diferente en la misma hoja de cálculo, haga clic en la
pestaña y manteniendo pulsado el botón del ratón arrástrela a la nueva posición.
Para copiar una hoja en la misma hoja de cálculo, mantenga pulsada la tecla Ctrl y haga clic en la
pestaña de la hoja a copiar y arrástrela a la nueva posición antes de soltar el botón del ratón.
Dependiendo de la configuración del sistema operativo el puntero puede cambiar a un signo más.

Usar el diálogo
Use el diálogo Mover/Copiar hoja (Figura 16) para especificar exactamente si quiere la hoja en la
misma o diferente hoja de cálculo, su posición en la hoja de cálculo y para dar un nombre a la hoja
cuando la mueva o la copie.
1) En el documento actual, haga clic en la pestaña de la hoja que desea mover o copiar y
en el menú contextual seleccione Mover o copiar hoja, o en la Barra de menú
seleccione Hoja > Mover o copiar hoja.
2) En el área Acción seleccione Mover para mover la hoja o Copiar para copiarla.
3) En la lista desplegable Al documento, seleccione la hoja de cálculo donde quiere colocar la
hoja. Puede ser en la misma hoja de cálculo, en otra hoja de cálculo abierta o en una hoja
de cálculo nueva.
4) En la lista Insertar antes seleccione la posición en la que quiere colocar la hoja.
 5) Escriba un nombre en el cuadro de texto Nombre nuevo si quiere cambiar el
nombre al moverla o copiarla. Si no escribe un nombre, Calc crea un nombre
predeterminado (Hoja2, Hoja3 y así sucesivamente).
6) Haga clic en Aceptar para confirmar y cerrar el diálogo.

Precaución
Al mover o copiar hojas en otra hoja de cálculo puede que haya conflictos
con fórmulas enlazadas a otras hojas en la localización previa.

Figura 16: Diálogo Mover/copiar hoja

Eliminar hojas
Para eliminar una o varias hojas, seleccione las hoja u hojas a eliminar (vea “Seleccionar hojas”
en la página 22) y haga clic con el botón derecho en una de la pestañas seleccionadas y en el
menú contextual seleccione Eliminar hoja o en la Barra de menú seleccione Hoja > Eliminar
hoja. Haga clic en Sí para confirmar

Renombrar las hojas

De forma predeterminada el nombre de cada hoja nueva es HojaX, donde X es el número de la
siguiente hoja que se añadirá. Aunque esto funciona para una hoja de cálculo con unas pocas
hojas, puede ser difícil de identificar las hoja en una hoja de cálculo que contenga muchas
hojas, por lo que puede ser conveniente renombrar las hojas.
Se puede renombrar una hoja usando alguno de los siguientes métodos:
• Escribir el nombre en el cuadro de texto Nombre cuando crea la hoja usando el diálogo
Insertar hoja (Figura 15 en la página 25).
 • Haga clic con el botón derecho en la pestaña de la hoja y en el menú
contextual seleccione Cambiar nombre de hoja para reemplazar el nombre
existente por uno nuevo.
• Haga doble clic en la pestaña de la hoja para abrir el diálogo Cambiar nombre de hoja.

Nota
Los nombres de la hojas deben empezar con una letra o con un número; no se permiten
otros caracteres, ni siquiera espacios. Aparte del primer carácter, en el nombre de la
hoja se permiten letras, números, espacios y el carácter de subrayado. Si se intenta dar
un nombre no válido a una hoja se producirá un mensaje de error.

Visualizar Calc

Cambiar la vista del documento

Utilice la función Escala para mostrar más o menos celdas en al ventana cuando está
trabajando en una hoja de cálculo. Para saber más acerca de la Escala vea el Capítulo 1,
Introducción a LibreOffice en esta guía.

Inmovilizar filas y columnas

Inmovilizar bloquea un número determinado de filas en la parte superior de la hoja de cálculo o un
número determinado de columnas en el lado izquierdo o ambos, filas y columnas. Así cuando se
mueva por la hoja las celdas de las filas y columnas inmovilizadas permanecen siempre a la vista.
En la Figura 17 se muestran algunas filas y columnas inmovilizadas. La línea horizontal
remarcada entre las filas 3 y 23 y la linea vertical remarcada entre las columnas F y Q indican que
las filas entre la 1 y la 3 y las columnas entre la A y la F están inmovilizadas. Las filas entre la 3 y
la 23 y las columnas entre la F y la Q han sido desplazadas fuera de la vista.

Figura 17: Inmovilizar filas y columnas

Para inmovilizar filas o columnas

1. Haga clic en la cabecera de la fila inmediata inferior a la que quiere inmovilizar o haga clic
en la cabecera de la columna a la derecha de la que quiere inmovilizar.
2. Haga clic en el icono Inmovilizar filas y columnas ( ) en la barra de herramientas
Principal o en la Barra de menú seleccione Ver > Inmovilizar celdas > Inmovilizar filas y
columnas. Aparece una línea remarcada entre las filas o las columnas para indicar las
que están inmovilizadas.
Para inmovilizar filas y columnas a la vez
1. Haga clic en la celda que se encuentra inmediatamente debajo de la fila que quiere
inmovilizar e inmediatamente a la derecha de la columna a inmovilizar.
2. Haga clic en el icono Inmovilizar filas y columnas en la barra de herramientas Principal o en
la Barra de menú seleccione Ver > Inmovilizar celdas > Inmovilizar filas y
columnas.Aparece una línea remarcada entre las filas y las columnas para indicar las que
están inmovilizadas.
Quitar inmovilización de filas y columnas
Para quitar la inmovilización de filas y columnas en la Barra de menú seleccione Ver >
Inmovilizar celdas > Inmovilizar filas y columnas o Haga clic en el icono Inmovilizar filas y
columnas en la barra de herramientas Principal. El resaltado de las líneas que indicaban la
inmovilización desaparecerá.

Dividir la pantalla
Otra forma de cambiar la vista de la hoja de cálculo es dividir la pantalla en que ésta se
muestra (también conocido como dividir la ventana). La pantalla se puede dividir
horizontalmente, verticalmente o ambas, dando la posibilidad de ver hasta cuatro porciones de
la hoja simultáneamente. En la Figura 18 se muestra un ejemplo de división de la pantalla,
donde la división se muestra mediante bordes de ventana adicionales.
¿Para qué se puede querer esto? Por ejemplo, piense en una hoja de cálculo grande en la que
una celda contiene un número que se usa por tres fórmulas en otras celdas. Por medio de la
técnica de dividir la pantalla puede posicionar la celda que contiene el número en una sección y
cada una de las celdas con la fórmula o las otras secciones. Puede cambiar el número en la celda
y ver como afecta al resultado de las fórmulas.

Figura 18: Ejemplo de dividir pantalla

Dividir la ventana horizontal o verticalmente

• Haga clic en la cabecera de la fila debajo de las filas que quiere dividir horizontalmente o
haga clic en la cabecera de la columna a la derecha de las columnas que quiere dividir
verticalmente.
• En la Barra de menú seleccione Ver > Dividir ventana. Aparecerán bordes entre las filas
o columnas para indicar por donde se ha dividido la ventana, como se muestra en la
Figura 20.
Alternativamente:
• Para una división horizontal arrastre un nuevo borde de ventana, que se encuentra en la
parte superior de la barra de desplazamiento vertical (Figura 19), debajo de la fila donde
quiera que se posicione la división horizontal.
• Para una división vertical arrastre un nuevo borde de ventana, el que se encuentra en la
parte derecha de la barra de desplazamiento horizontal (Figura 19), a la derecha de la
columna donde quiera que se posicione la división vertical.
 Borde de división horizontal

Borde de división vertical

Figura 19: Bordes de ventana para la división horizontal y vertical

Dividir horizontal y verticalmente

• Haga clic en la celda que esté inmediatamente debajo de las filas por donde quiere dividir
la ventana horizontalmente e inmediatamente a la derecha de la columna por la que
quiere dividir verticalmente.
• En la Barra de menú seleccione Ver > Dividir ventana. Aparecerán los bordes entre
las filas y columnas indicando donde se ha colocado la división.

Figura 20: Bordes de ventana dividida

Eliminar las divisiones de ventana

Para eliminar las divisiones de ventana haga una de estas acciones:
• Arrastre los bordes de la división de ventanas de vuelta a su sitio al final de las barras
de desplazamiento.
• En la Barra de menú vaya a Ver y quite la selección sobre Dividir ventana.

Utilizar el teclado
La mayoría de las entradas de datos en Calc se llevan a cabo mediante el teclado.

Números
Haga clic en la celda y escriba un número usando las teclas de números del teclado principal o
del teclado numérico. De forma predeterminada los números se alinean a la derecha en la celda.

Números negativos
Para escribir un número negativo, o bien escriba un signo menos ( -) que se encuentra al lado
de los números o un guión o bien escriba el número entre paréntesis, por ejemplo (1234). El
resultado en ambos casos será el mismo, por ejemplo -1234.
Ceros a la izquierda
Para mantener un numero mínimo de caracteres en una celda cuando se introducen números,
para mantener el formato de los números, por ejemplo 1234 y 0012, se deben añadir ceros a
la izquierda por alguno de los siguientes métodos.
Método 1
• Con la celda seleccionada, haga clic con el botón derecho en la celda y en el menú contextual
seleccione Formato de celdas o en la Barra de menú seleccione Formato > Celdas o use el
atajo de teclado Ctrl+1 para abrir el diálogo Formato de celdas (Figura 21)

Figura 21: Diálogo Formato de celdas – Página Números

• Seleccionar la pestaña Números y en la lista Categoría seleccionar Cantidad.
• En la sección Opciones, en el cuadro Ceros a la izquierda escriba el número mínimo de
caracteres requeridos. Por ejemplo, para cuatro caracteres escriba 4. A cualquier número
que tenga menos de cuatro caracteres se le añadirán ceros a la izquierda, por ejemplo 12
se convertirá en 0012.
• Haga clic en Aceptar. El número escrito mantendrá el formato numérico y cualquier
fórmula utilizada en la hoja de cálculo tratará esta entrada como un número.
Método 2
• Seleccionar la celda.
• Muestre la Barra lateral (Ver > Barra lateral) y haga clic en el icono Abrir panel ( )
del panel Formato numérico para abrirlo.
• Seleccione Número en la lista desplegable Categoría.
• Ponga el valor de Ceros a la izquierda a 4. El formato se aplica inmediatamente.
 Figura 22: Ajustar Ceros a la
izquierda

Si se escribe un número con ceros a la izquierda, por ejemplo 01481, sin haber ajustado
previamente el parámetro de Ceros a la izquierda, Calc elimina el cero a la izquierda de
forma predeterminada. Para mantener los ceros a la izquierda en un número:
• Escriba un apóstrofo (‘) delante del número, por ejemplo ‘01481.
• Mueva el foco a otra celda. El apóstrofo se elimina automáticamente, los ceros a la
izquierda se mantienen y el número se convierte en texto alineado a la izquierda.

Números como texto

Los números también se pueden escribir como texto utilizando uno de los siguientes
métodos. Método 1
• Haga clic con el botón derecho en la celda y en el menú contextual seleccione Formato de
celdas o, con la celda seleccionada, en la Barra de menú seleccione Formato > Celdas o use
el atajo de teclado Ctrl+1 para abrir el diálogo Formato de celdas (Figura 21).
• Seleccione la pestaña Números y en la lista Categoría seleccione Texto.
• Seleccione Aceptar y cuando se escriba un número se convertirá a texto y de
forma predeterminada se alineará a la izquierda.
Método 2
• Seleccione la celda
• Abra la Barra lateral (Ver > Barra lateral) y haga clic en el icono Abrir panel ( ) del
panel Formato numérico, en la ventana Propiedades.
• Seleccione Texto en la lista desplegable Categoría. El formato se aplica inmediatamente
a la celda.
• Escriba el número en la celda y mueva el foco a otra celda y verá el número formateado
como texto.

Nota
De forma predeterminada los números que han sido formateados como texto en una
hoja de cálculo se tratan como si fueran cero en cualquier fórmula de la hoja de
cálculo. Las fórmulas de las funciones ignoran las entradas de texto.

Texto
Seleccione la celda y escriba el texto. De forma predeterminada el texto se alinea a la izquierda.
Fecha y hora
Seleccione la celda y escriba la fecha o la hora.
Se pueden separar los elementos de la fecha con una barra inclinada (/) o con un guion (-) o se
puede utilizar texto, por ejemplo 10 oct 2012. El formato de la fecha se cambia automáticamente
al formato seleccionado en Calc.
Para escribir horas, se separan los elementos con dos puntos (:), por ejemplo 10:43:45. El
formato cambiará automáticamente al seleccionado en Calc.
Para cambiar el formato de fecha u hora usado por Calc, utilice uno de los siguientes métodos.
Método 1
1) Haga clic con el botón derecho en la celda y seleccione Formato de celdas en el
menú contextual o seleccione la celda y en la Barra de menú seleccione Formato >
Celdas o use el atajo de teclado Ctrl+1 (Figura 21).
2) Asegúrese de que está seleccionada la página Números, después seleccione Fecha
u Hora en la lista Categoría
3) En la lista Formato seleccione el formato de fecha u hora que desee.
4) Haga clic en Aceptar.
Método 2
1) Seleccione la celda
2) Abra la Barra lateral (Ver > Barra lateral) y, si es necesario, haga clic en el icono
Abrir panel ( ) en el panel Formato numérico.
3) En la lista desplegable seleccione Fecha.
4) Haga clic en el botón Más opciones en la barra de título del panel para abrir el
diálogo Formato de celdas.
5) Seleccione el formato de fecha u hora que desee en la lista Formato.
6) Haga clic en Aceptar.

Figura 23: Seleccionar Fecha y Más

opciones

Opciones de corrección automática

Calc realiza automáticamente muchos cambios durante la entrada de datos usando
autocorrección, a menos que se hayan desactivado los cambios de corrección automática.
También se pueden deshacer los cambios de corrección automática mediante el atajo de
teclado Ctrl+Z o volviendo al cambio y reemplazando la corrección automática con lo que
realmente se quiere.
Para cambiar las opciones de corrección automática vaya al diálogo Herramientas > Opciones
de autocorrección en la Barra de menú (Figura 24).
Reemplazar
Modifique la tabla de sustitución para corregir automáticamente o reemplazar
palabras o abreviaturas en el documento.

Excepciones
Especifique las abreviaturas o combinación de letras que no quiere que LibreOffice
corrija automáticamente.

Opciones
Seleccione las opciones de corrección automática de errores mientras escribe y haga clic en
Aceptar para aplicarlas.

Opciones regionales
Especifique las opciones de corrección automática para comillas y opciones que son específicas
del idioma del texto.

Restablecer
Restablece los valores modificados a los valores predeterminados de LibreOffice.

Figura 24: Diálogo Corrección automática

Desactivar cambios automáticos

Algunas opciones de corrección automática se aplican cuando se presiona la barra espaciadora
después de escribir. Para activar o desactivar corrección automática marque o desmarque las
opciones deseadas en la pestaña Opciones del diálogo Corrección automática (Figura 24).
Acelerando la entrada de datos
Introducir datos en una hoja de cálculo puede ser muy trabajoso, pero Calc proporciona varias
herramientas para quitar algo de la monotonía de la introducción de datos.
La posibilidad más básica es arrastrar y soltar con el ratón los contenidos de una celda a otra.
Mucha gente encuentra útil la opción Entrada automática. Calc incluye varias herramientas más
para automatizar la entrada de datos, especialmente de los repetitivos. Entre ellas se encuentra
Rellenar celdas, listas de selección y la posibilidad de introducir información en múltiples hojas
del mismo documento.

Usar la herramienta Rellenar

La herramienta Rellenar se usa para duplicar datos existentes o crear series en un intervalo de
celdas de la hoja de cálculo (Figura 25).
1) Seleccione la celda que contenga los datos que se quieren copiar o el inicio de la serie.
2) Arrastre el ratón en cualquier dirección o mantenga pulsada la tecla May y haga clic en
la última celda que quiere rellenar.
3) En la Barra de menú seleccione Hoja > Rellenar celdas y seleccione la dirección en la
que quiere copiar o crear los datos (Abajo, Derecha, Arriba, Izquierda) o seleccione
Series o Número aleatorio.
Alternativamente se puede usar un atajo para rellenar las celdas.
1) Seleccione la celda que contiene los datos a copiar o desde la que comenzará la serie.
2) Mueva el cursor sobre el pequeño cuadrado que hay en la esquina inferior derecha de
la celda seleccionada. El cursor cambiará de forma.
3) Haga clic y arrastre en la dirección en la que quiere que se rellenen las celdas. Si la
celda original contiene texto, el texto se copia automáticamente. Si la celda original
contiene un número, se crea una serie.

Figura 25: Usar la herramienta Rellenar

Usar rellenar series

Cuando se selecciona Hoja > Rellenar celdas > Series se abre el diálogo Rellenar serie
(Figura 26). En él se puede seleccionar el tipo de serie deseado.
 Figura 26: Diálogo Rellenar serie
• Dirección – indica la dirección en la que se crea la serie.
– Abajo – crea una serie hacia abajo en la columna, en el intervalo seleccionado,
utilizando el incremento definido.
– Derecha – crea una serie desde la izquierda hacia la derecha, en el intervalo
seleccionado, utilizando el incremento definido.
– Arriba – crea una serie hacia arriba en la columna, en el intervalo seleccionado,
utilizando el incremento definido.
– Izquierda – crea una serie desde la derecha hacia la izquierda, en el intervalo
seleccionado, utilizando el incremento definido.
• Tipo de serie – define el tipo de serie.
– Lineal – crea una serie numérica lineal utilizando el incremento y valor final definidos.
– Crecimiento – Crea una serie numérica creciente utilizando el incremento y valor final
definidos.
– Fecha – crea una serie de fechas usando el incremento, la unidad de tiempo y la fecha
final definidos.
– Relleno automático – crea una serie directamente en la hoja. Relleno automático tiene
en cuenta las listas personalizadas. Por ejemplo, si escribe enero en la primera celda,
la serie se completa utilizando las listas definidas en Herramientas > Opciones >
LibreOffice Calc > Listas de ordenamiento (Figura 27). Relleno automático intenta
completar una serie de valores con un patrón definido, por ejemplo, una serie
numérica con los números 1, 3, 5 se completa automáticamente con los número 7, 9,
11, 13; una serie de fecha que contenga 01/01/99 y 15/01/99 se completa usando un
intervalo de quince días.
• Unidad de tiempo – en este área se puede especificar la unidad de tiempo deseada. Este
área solo está activa si se ha elegido la opción Fecha en Tipo de serie.
– Día – utilice esta opción para usar series usando los siete días.
– Día hábil – utilice esta opción para crear series con conjuntos de los cinco días hábiles
de la semana.
– Mes – use esta opción para crear series con incrementos de la cantidad indicada de
meses.
– Año – use esta opción para crear series con incrementos de la cantidad indicada de
años.
 • Valor inicial – determina el valor inicial de la serie. Se usan números,
fechas u horas.
• Valor final – determina el valor final de la serie. Se usan números, fechas
u horas.
• Incremento – determina el valor en el que la serie seleccionada se incrementa en cada
paso. Solo se pueden introducir valores si están seleccionados los tipos de serie Lineal,
Crecimiento o Fecha

Figura 27: Diálogo Listas de ordenamiento

Definir listas de ordenamiento

Para definir sus propias listas de relleno:
1) Seleccione Herramientas > Opciones > LibreOffice Calc > Listas de ordenamiento
para abrir el diálogo Listas de ordenamiento (Figura 27). Este diálogo muestra las
series predefinidas en el cuadro Listas y los contenidos de la lista seleccionada en el
cuadro Entradas.
2) Haga clic en Nuevo y la lista Entradas se limpiará.
• Escriba los elementos de la serie para la nueva lista en el cuadro Entradas (una entrada
por línea).
4) Haga clic en Añadir y la lista nueva aparecerá en el cuadro Listas.
5) Haga clic en Aceptar para guardar la nueva lista.

Definir una lista de ordenamiento desde un intervalo en una hoja

Se puede definir un intervalo de valores de texto como una lista de ordenamiento.
• Seleccione el intervalo que contiene los valores de texto que quiere usar como lista de
ordenamiento,
• Seleccione Herramientas > Opciones > LibreOffice Calc > Listas de
ordenamiento para abrir el diálogo (Figura 27).
• El intervalo seleccionado aparecerá en el cuadro Copiar lista de. Haga clic en Copiar
para añadir el rango a la lista ordenada.
Usar listas de selección
Las listas de selección están disponibles solamente para texto y están limitadas a texto que ya
se ha escrito en la misma columna.
1) Seleccione una celda en blanco en una columna que contenga celdas con entradas
de texto.
• Haga clic con el botón derecho y seleccione Lista de selección en el menú
contextual. Aparece una lista desplegable listando aquellas entradas en la misma
columna que sean texto o estén definidas como texto.
3) Haga clic en la entrada que desee y se escribirá en la celda seleccionada.

Compartir contenido entre hojas

Puede que se quiera introducir la misma información en la misma celda en varias hojas, por
ejemplo para configurar una lista estándar para un grupo de individuos u organizaciones. En
vez de escribir la lista en cada hoja individual, se puede introducir la información en varias
hojas al mismo tiempo.
1) En la Barra de menú seleccione Hoja > Seleccionar hojas para abrir el
diálogo Seleccionar hojas.

Figura 28: Diálogo seleccionar

hojas
2) Seleccione las hojas en las que quiere que se repita la información. Utilice May y Ctrl
para seleccionar varias hojas.
3) Haga clic en Aceptar para seleccionar las hojas, las pestañas de las hojas cambiarán
de color
4) Introduzca la información en la celda deseada de la primera hoja y se repetirá en todas
las hojas seleccionadas.

Nota
Esta técnica sobrescribe automáticamente, sin ningún aviso, cualquier
información que haya en las celdas de las hojas seleccionadas. Asegúrese de
deseleccionar las hojas cuando termine de introducir la información que se debe
repetir antes de continuar introduciendo otros datos en la hoja de cálculo.
Validar el contenido de las celdas
Cuando se crean hojas de cálculo para el uso de otras personas, validar el contenido de las
celdas asegura que la entrada de datos importantes es válida y apropiada para la celda.
También se puede utilizar la validación en un trabajo propio como guía para introducir datos
complejos o raramente usados.
Las listas de selección pueden manejar algunos tipos de datos, pero están limitadas a
información predefinida. Para validar datos nuevos introducidos por el usuario, seleccione una
celda y en la Barra de menú seleccione Datos > Validez para definir el tipo de contenido que
se puede introducir en esa celda. Por ejemplo, una celda puede requerir una fecha o un
número sin caracteres alfabéticos o comas decimales o una celda que no se pueda dejar
vacía.
Dependiendo como se ajuste la validación, se pueden definir el intervalo de contenido que se
puede introducir, proporcionando mensajes de ayuda par explicar las reglas del contenido y que
deben hacer los usuarios cuanto introducen un valor no válido. También se puede configurar para
que la celda no admita datos no válidos o que los acepte pero mostrando un mensaje de aviso o
iniciar una macro cuando se introduce un error. Vea el Capítulo 2, Introducir, editar y formatear
datos, en la Guía de Calc para más información sobre validar el contenido de las celdas.

Editar datos

Eliminar datos

Eliminar solo datos

Se puede eliminar los datos de una celda sin eliminar el formato de la celda. Haga clic en la
celda para seleccionarla y presione la tecla Supr.

Eliminar datos y formato

Se pueden eliminar los datos y el formato de una celda al mismo tiempo.
1) Haga clic en la celda para seleccionarla.
2) Presione la tecla Retroceso o haga clic con el botón derecho en la celda y seleccione
Vaciar o en la Barra de menú seleccione Hoja > Vaciar celdas para abrir el diálogo
Eliminar contenidos (Figura 29). Aquí se pueden eliminar diferentes elementos de los
datos de la celda o eliminar todo.

Figura 29: Diálogo Eliminar

contenidos
Reemplazar datos
Para reemplazar completamente los datos de una celda e insertar datos nuevos, seleccione la
celda y escriba los datos nuevos. Los nuevos datos reemplazarán a los datos que contenía la
celda, pero mantendrá el formato original de la celda.
Alternativamente, haga clic en la Línea de entrada de la Barra de fórmulas (Figura 2 en la página
9), haga doble clic sobre los datos para resaltarlos completamente y escriba los nuevos datos.

Modificar datos
Algunas veces es necesario modificar el contenido de una celda sin eliminar todos los datos
existentes. Por ejemplo, cambiar la frase “Ventas en el 2º trimestre” a “Ventas aumentan en
el trimestre”

Mediante el teclado
1) Haga clic en la celda para seleccionarla.
2) Presione la celda F2 y el curso se colocará al final de la celda.
3) Con las tecla de flecha del teclado coloque el cursor donde quiera comenzar a escribir
los nuevos datos.
4) Cuando haya terminado presione la tecla Intro para guardar los cambios.

Usando el ratón
1) Haga doble clic en la celda para seleccionarla y colocar el cursor en la celda para edición.
2) Efectúe una de las siguientes acciones:
• Coloque el cursor donde quiera comenzar a escribir los nuevos datos en la celda.
• Mueva el cursor a la Línea de entrada de la Barra de fórmulas (Figura 2) y haga clic en
la posición donde quiera comenzar a modificar los datos.
3) Cuando haya finalizado haga clic fuera de la celda para deseleccionarla y se guardarán los
cambios

Formatear los datos

Nota
Todos los ajustes discutidos en esta sección también puede ajustarse como parte
del estilo de la celda. Vea el Capítulo 4, Usar estilos y plantillas en Calc, en la Guía
de Calc para más información.

Varias líneas de texto

Se pueden introducir varias líneas de texto en una única celda usando Ajustar texto o mediante
saltos de línea manuales. Cada método es adecuado para situaciones diferentes.

Ajustar texto automáticamente

Para ajustar el texto automáticamente en varias líneas de texto en una celda utilice uno de
los siguientes métodos:
Método 1
1) Haga clic con el botón derecho en la celda y en el menú contextual
seleccione Formato de celdas o seleccione Formato > Celdas en la Barra de menú o
presione Ctrl+1 para abrir el diálogo Formato de celdas.
2) Haga clic en la pestaña Alineación (Figura 30).
3) En Propiedades, seleccione Ajustar texto automáticamente y haga clic en Aceptar.

Figura 30: Diálogo Formato de celdas – página

Alineación Método 2
1) Seleccione la celda.
2) Abra la Barra lateral (Ver > Barra lateral) y abra el panel Alineación si no está abierto.
3) Seleccione la opción Ajustar el texto para aplicar el formato inmediatamente.

Figura 31: Ajustar texto

Saltos de línea manuales
Para insertar un salto de línea manual mientras escribe en una celda presione Ctrl+Intro.
Cuando edite texto haga doble clic en la celda y posicione el cursor donde quiera el salto
de línea.
Cuando se inserta un salto de línea manual no se modifica el ancho de la celda y el texto puede
aún sobrepasar el final de la celda. Se debe cambiar el ancho de la celda manualmente o
reposicionar los saltos de línea para que el texto no sobrepase el final de la celda.

Reducir el texto para que ajuste en la celda

Se puede ajustar automáticamente el tamaño de letra de una celda para que se ajuste dentro de
los bordes. Para ello seleccione Ajustar al tamaño de la celda en la opción Propiedades de la
pestaña Alineación del diálogo Formato de celdas (Figura 30). Este diálogo está también
disponible haciendo clic en el botón Más opciones del panel Alineación en la página
Propiedades de la barra lateral.

Formatear números
Se pueden aplicar varios formatos numéricos diferentes a las celdas utilizando iconos de la barra
de herramientas Formato (resaltados en la Figura 32). Seleccione la celda y haga clic en el icono
apropiado para cambiar el formato numérico.

Figura 32: Iconos de números en la barra de herramientas Formato

Para más control o para seleccionar otros formatos de número, utilice la página Números
del diálogo Formato de celdas (Figura 21 en la página30).
• Aplique cualquiera de los tipos de datos de la lista Categoría.
• Controle el número de decimales y los ceros a la izquierda en Opciones.
• Introduzca un código de formato personalizado.
• El control Idioma ajusta los diferentes formatos locales como el formato de fecha o el
símbolo de moneda.
Algunos formatos numéricos están disponibles en el panel Formato numérico de la ventana
Propiedades en la Barra lateral. Haga clic en el botón Más opciones para abrir el diálogo
Formato de celdas descrito anteriormente.

Dar formato a un tipo de letra

Para seleccionar rápidamente un tipo de letra para usarlo en una celda:
1) Seleccione la celda.
2) Haga clic en el pequeño triángulo a la derecha del cuadro Nombre del tipo de letra, en la
barra herramientas Formato (resaltado en la Figura 33) y seleccione el tipo de letra en la
lista desplegable.
3) Haga clic en el triángulo a la derecha del cuadro Tamaño de letra de la barra de
herramientas Formato y seleccione el tamaño deseado en la lista desplegable.

Figura 33: Nombre de tipo de letra y tamaño en la barra de herramientas Formato

4) Para cambiar el formato de la tipografía haga clic en los iconos Negrita, Cursiva o
Subrayado.
 5) Para cambiar la alineación de párrafo del texto, haga clic en alguno de los cuatro
iconos (Alinear a la izquierda, Centrar horizontalmente, Alinear a la derecha o
Justificado)

6) Para cambiar el color de la tipografía, haga clic en la flecha a la derecha del icono Color
de letra para mostrar la paleta de colores. Seleccione el color deseado.
La ventana Propiedades de la Barra lateral tiene cinco paneles, Estilos, Carácter, Formato
numérico, Alineación y Apariencia de celda, en ellos están incluidos todos los controles de
formato de la barra de herramientas Formato y algunos más.
Para especificar el idioma usado en una celda, abra la página Tipo de letra en el diálogo
Formato de celdas. Puede abrir este diálogo desde la Barra de menú (Formato > Celdas ) o
desde cualquiera de los botones Más opciones de la ventana Propiedades de la Barra lateral.
Cambiar el idioma en una celda permite usar varios idiomas en el mismo documento.
En la pestaña Efectos tipográficos del diálogo Formato de celdas pude ajustar otras características
de las letras. Vea el Capítulo 4, Usar estilos y plantillas, en la Guía de Calc.

Formatear los bordes de la celda

Para dar formato a los bordes de una celda o grupo de ellas seleccionado, haga clic en el icono
Bordes en la Barra de formato y seleccione una de las opciones mostradas en la paleta.
Para dar formato al estilo del borde y su color, haga clic en las flechas próximas a los iconos Estilo
de borde y Color de borde . Se mostrarán una paleta Estilo del borde o una paleta Color
del borde respectivamente.
El panel Apariencia de celdas de la ventana Propiedades en la Barra lateral contiene controles
para especificar el borde de celda, estilo de línea del borde y color de línea además de otro control
para especificar el fondo de la celda.
Para más control, incluido el espaciado entre los bordes de la celda y los datos, utilice la página
Bordes del diálogo Formato de celdas, donde puede definir un estilo de sombra. Puede abrir el
diálogo Apariencia de celdas haciendo clic sobre el botón Más opciones del panel Apariencia de
celdas o haciendo clic en Más opciones en la lista desplegable de estilo de línea que lo abrirá
en la pestaña Bordes.
Vea el Capítulo 4, Usar estilos y plantillas, en la Guía de Calc para más información.

Nota
Las propiedades del borde de celda se aplican solamente a las celdas seleccionadas y
solo se pueden cambiar seleccionado esas celdas. Por ejemplo, si la celda C3 tiene un
borde superior, ese borde solo puede ser eliminado eliminandolo en la celda C3.
No se puede eliminar en la celda C2 a pesar de que también parece que es el
borde inferior de la celda C2.

Formatear el fondo de la celda

Para formatear el color de fondo de una celda o un grupo de ellas, haga clic en la flecha próxima
al icono Color de fondo en la barra de herramientas Formato. Se mostrará una paleta de
colores. También se puede utilizar la pestaña Fondo del diálogo Apariencia de celdas. El panel
Apariencia de celdas en la ventana Propiedades de la Barra lateral también contiene un control
Color de fondo con su respectiva paleta. Vea el Capítulo 4, Usar estilos y plantillas, en la Guía
de Calc para más información.
Combinar y centrar celdas
Cuando introducimos contenido en una celda, a veces nos interesará por motivos
organizacionales y/o estéticos, que aparezca centrado utilizando más de una celda. Esta
operación la podremos hacer en horizontal y vertical.

Para llevarla a cabo, dispondremos el contenido que queremos centrar y combinar en una celda y
en función de la orientación que queramos darle, tendremos que seleccionar al menos una celda
hacia arriba o hacia abajo (centrado vertical) o hacia la izquierda o la derecha (centrado
horizontal).

Seleccionado el contenido a centrar, iremos a: Menú Formato > Combinar celdas > Combinar y
centrar celdas

Texto en Mayúsculas y Minúsculas

Cuando queremos poner un texto en mayúsculas o en minúsculas, según el caso, sin hacerlo
manualmente, lo haremos así:
Selección de la celda o rango de celdas donde esté el texto, e iremos:

Menú Formato > Cambiar uso de mayúsculas (varias posibilidades según el texto inicial)
• Oración con mayúscula inicial
• minúsculas
• MAYÚSCULAS
• Mayúsculas Iniciales
• aLTERNAR mAYÚSCULAS
Formato automático de las celdas

Usar estilos de formato automático

Se puede usar la característica de Formato automático de Calc para dar formato a un grupo de
celdas rápidamente. También permite dar fácilmente la misma apariencia a diferentes partes de la
hoja.
1) Seleccione las celdas de al menos tres filas y tres columnas, incluyendo las cabeceras de
filas y columnas, que quiera dar formato.
2) Vaya a Formato > Estilos de formato automático, en la Barra de menú, para abrir el
diálogo Formato automático (Figura 34).
3) Seleccione el tipo de formato y el color en la lista.
4) Seleccione las propiedades del formato que se incluirán.
5) Haga clic en Aceptar.

Figura 34: Diálogo Formato automático

Definir un formato automático nuevo

Se puede definir un formato automático nuevo de modo que esté disponible para su uso en todas
las hojas de cálculo.
1) Dé formato al tipo de datos, tipo de letra y tamaño, bordes de las celdas, fondo, etc. en un
grupo de celdas.
2) Seleccione las celdas a las que ha dado formato.
3) En la Barra de menú seleccione Formato > Estilos de formato automático para abrir el
diálogo Formato automático. El botón Añadir estará activo.
4) Haga clic en el botón Añadir.
5) En el cuadro Nombre del diálogo Añadir formato automático que aparece, escriba un
nombre significativo para el formato nuevo.
6) Haga clic en Aceptar para guardarlo. El nuevo formato estará ahora disponible en
la lista Formato del diálogo Formato automático.
Usar temas
Calc viene con un conjunto de temas predefinidos que puede aplicar a sus hojas de cálculo. No es
posible añadir temas a Calc y los existentes no pueden ser modificados. Pero después de aplicar
un tema a una hoja de cálculo puede modificar sus estilos y los estilos modificados estarán
disponibles para su uso en esa hoja de cálculo después de guardarla.
Para aplicar un tema a una hoja de cálculo:
1) Haga clic en el icono Elegir temas en la barra de herramientas Herramientas y se
abrirá el diálogo Selección de temas (Figura 35). Si esta barra Herramientas no está
visible, en la Barra de menú seleccione Ver > Barras de Herramientas > Herramientas.
Este diálogo muestra los temas disponibles para toda la hoja de cálculo.
2) Seleccione el tema que desea aplicar. Tan pronto como seleccione el tema sus estilos
se aplican a la hoja de cálculo y se hacen visibles inmediatamente.
3) Haga clic en Aceptar.
4) Si lo desea, puede ahora abrir la ventana Estilos y formato para modificar los estilos
específicos. Estas modificaciones no cambian el estilo, solamente cambian la apariencia
del estilo en la hoja de cálculo específica.

Figura 35: Diálogo Selección de temas

Usar formato condicional
Se puede ajustar el formato de las celdas para que cambie dependiendo de las condiciones que
se especifiquen. Por ejemplo, en una tabla de números, se pueden mostrar en verde todos los
valores superiores a la media y en rojo los inferiores.
El formato condicional depende del uso de estilos y la característica Cálculo automático debe
estar habilitada. Vaya a Datos > Calcular > Cálculo automático, en la Barra de menú, para
habilitar esta característica. Vea el Capítulo 2, Introducir, editar y formatear datos, en la Guía
de Calc, para más información.

Formato condicional
Formato condicional sirve para destacar un rango concreto de datos en una tabla con
un formato concreto, en base a condiciones personalizadas.

En este ejemplo vamos a partir de una tabla dada de 3 columnas, a las cuales vamos a
aplicar tres formatos condicionales distintos:
\ Barras de datos
• “Palabra destacada dentro de un rango de datos”
1) “Cifras numéricas destacadas, dentro de un intervalo concreto”
 Conductores Vehículos Números
1 coche 12
2 bicicleta 25
3 moto 70
4 coche 15
5 bicicleta 34
6 moto 22
7 coche 15
8 bicicleta 27
9 moto 12
10 coche 11
11 bicicleta 10
12 moto 9
13 coche 45
14 bicicleta 55
15 moto 32

El camino general para establecer un Formato condicional en un rango de celdas determinado,

pasa por la selección del mismo y acceder a:

Menú Formato > Formato condicional

En la columna encabezada por el título Conductores, vamos a aplicar el formato condicional
Barras de datos, el cual nos permitirá visualizar con el mismo concepto de las barras de datos de
un gráfico, la progresión numérica existente en un rango de datos. Incluso vamos a poder variar
las cantidades originales y el formato se adaptará, y también mostrará los valores negativos.

Seleccionaremos el rango de celdas donde vamos a aplicarlo, e iremos a:

Menú Formato > Formato condicional > Barra de datos…

Una vez en el cuadro de diálogo de Formato condicional > Barras de datos,
podremos obtener resultados visibles tan solo con aceptar los parámetros por
defecto.

Si una vez aplicado el formato condicional, variamos las cifras iniciales, veremos como se
actualiza su aplicación.
Lo siguiente que vamos a hacer es destacar la palabra “bicicleta” que se repite en
un conjunto de celdas (observad que se ha empleado una serie formada por el
texto coche, bicicleta, moto).

Seleccionaremos el rango de celdas donde vamos a aplicarlo, e iremos a:

Menú Formato > Formato condicional > Condición...

Una vez en el cuadro de diálogo de Formato condicional > Condición, estableceremos la

siguiente condición, denominada Condición 1:
Finalmente, en la tercera columna vamos a establecer la condición de que las
cantidades entre 20 y 50 se destaquen con un fondo diferente al resto.

Seleccionaremos el rango de celdas donde vamos a aplicarlo, e iremos a:

Menú Formato > Formato condicional > Condición

Una vez en el Cuadro de diálogo de Formato condicional > Condición, estableceremos la

siguiente condición, denominada Condición 1:

También podemos aplicar más de una condición a un mismo haz de datos. Para ello, tan solo
añadiremos una segunda condición en el Cuadro de diálogo anterior con el botón Añadir. En
nuestro caso, vamos a destacar en otro color los números entre 5 y 15.

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Por último, podemos quitar cómodamente los formatos condicionales establecidos,
colocándonos en la tabla en las que los tenemos establecidos y siguiendo la
siguiente ruta:

Menú Formato > Formato condicional > Gestionar...

Podemos quitarlos, seleccionándolos y pulsando el botón quitar. También podremos editarlos o

añadir otros nuevos desde el siguiente cuadro de diálogo.

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Validez de datos
En ocasiones nos convendrá restringir el tipo de valores que pueden introducirse en una tabla. La
hoja de cálculo incorpora muchas posibilidades. A modo de ejemplo vamos a poner en práctica
los siguientes:
• Ingresar número entre 24 y 12000
• Crear lista restringida de palabras desde Asistente
• Crear lista restringida de palabras desde Intervalo de celdas

En todos los casos, las condiciones se van a establecer en la ruta Menú Datos > Validez...

Para acotar el ingreso en una columna o intervalo de celdas de un intervalo numérico,

seleccionaremos la columna o rango de celdas donde queremos aplicar la validez, e iremos a
Menú Datos > Validez... y estableceremos los siguientes parámetros en la pestaña Criterios, antes
de pulsar Aceptar:
El siguiente ejemplo consiste en restringir las opciones de texto a incluir en un rango de celdas o
columna de una tabla, mediante una lista desplegable de términos. Igual que anteriormente,
seleccionaremos el rango de celdas o columna en el que vamos a aplicar la validez y en el cuadro
de diálogo de Menú datos > validez..., estableceremos los siguiente parámetros:

Por último, podemos aplicar el paso anterior, pero en lugar de introducir manualmente la lista de
palabras, lo haremos seleccionando un intervalo concreto de celdas. Estos son los parámetros
que tenemos que establecer en el Cuadro de diálogo:
Los datos los seleccionaremos a través del campo Origen.

En ambos casos obtendremos un desplegable con las palabras o expresiones que restringen la
entrada de datos en el rango de celdas o columna.

Los valores que tengamos registrados, previamente a los criterios de validez establecidos
permanecerán, pero a partir de ese momento no dejará colocar aquellos valores que no
cumplan la regla, apareciendo un cuadro de diálogo que advierte de la prohibición de ingreso,
que una vez aceptado borrará el dato que no cumple con la condición establecida. En el caso
de las listas de palabras, el desplegable se muestra en aquellos datos que no coinciden y se
pueden sustituir en estos momentos por el listado que ahora está permitido o dejarse tal cual.
Pegados especiales
Las combinaciones de teclas Ctrl + C y Ctrl + V o los correspondientes comandos Copiar y
Pegar (presentes en la barra de herramientas Estándar) no siempre servirán a nuestro
objetivo. Ya que por ejemplo, no permitirán usar el resultado de una fórmula como valores
numéricos sin dependencia de su origen. En las fórmulas de texto, incluso no copiara nada
como por ejemplo en el caso de la fórmula Concatenar que veremos más adelante, que da
lugar por defecto a celdas vacías.

Por ello, en determinadas ocasiones habrá que usar las diferentes Opciones de Pegado
Especial disponibles. En nuestro ejemplo, vamos a ver algunas de las más útiles:
• Trasnponer
• Pegar solo valores numéricos (aplicable también a valores de texto)
• Pegar como imagen no editable

Transponer permite disponer un conjunto de datos colocados en filas en un número similar

de columnas, o viceversa. Viene muy bien con series habituales como los días de la semana o
los meses del año. Para probarlo haremos lo siguiente:

Haremos una serie de los días de la semana, colocando lunes en una celda y arrastrando con
el puntero de cruz del ratón hasta que lleguemos al domingo, como ya lo practicamos al
arrastrar fórmulas. Una vez creada, la seleccionaremos y la copiaremos.

A continuación, nos colocaremos en la celda en la que queremos que se coloque el primero

de los datos del conjunto de datos que vamos a transponer (es decir el Lunes), y procedemos
con la siguiente ruta de comandos:
Menú Editar > Pegado especial...

Entre las opciones que se muestran en Cuadro de diálogo Pegado especial..., marcaremos
Transponer en la sección Opciones. El resto del posibilidades las podemos dejar tal cual se
presentan.
Igualmente si partimos de un texto en columnas que queremos disponer en filas, procederíamos
con los pasos anteriores.

La opción Solo pegar está presente en el menú contextual. Resulta útil cuando previamente hemos
copiado el resultado de yuna fórmula y queremos pegar los valores resultantes en cualquier otra
parte de la hoja activa o del libro y que no nos dé un resultado erróneo al tratarse en origen del
resultado de una fórmula. Admite tres tipos de elementos: fórmulas, texto y números. En nuestro
ejemplo, vamos a pegar como número el resultado de una fórmula de una tabla de datos dada.

Pegados especiales 10,00%

Coches Clientes Total %
10 50 500 50
12 47 564 56,4
13 64 832 83,2
25 32 800 80
30 56 1680 168

En la columna Total de la tabla anterior, los valores correspondientes a 500, 564, 832, 800 y
1680, en realidad corresponden al cálculo de la fórmula =B3*A3 y el correspondiente arrastre
de la misma como ya vimos anteriormente. Si yo quisiera copiar esos datos con el
procedimiento habitual y los colocara en unas celdas fuera de la tabla original, no
obtendría las mismas cantidades al perderse las referencias de la fórmula original. Por
ello, para que se copien efectivamente los valores numéricos extraídos de la fórmula
anterior, procederemos de la siguiente forma:

Seleccionaremos el contenido a copiar y lo copiaremos. A continuación colocaremos el

ratón en la celda donde queremos copiar los valores, y activaremos el menú contextual
con el botón derecho del ratón. Una vez desplegado este, iremos:

Solo pegar > Número

Pegar una tabla como imagen es útil cuando queremos evitar que la tabla original sea
modificada.

Seleccionaremos el contenido a copiar y lo copiaremos. A continuación, seleccionaremos

la celda de la hoja en cuya posición queremos que aparezca la imagen de la tabla
copiada. Para pegarla como imagen, desplegaremos la pestaña que hay junto al botón
pegar de la Barra de herramientas Estándar y elegiremos la opción Metarchivo de GDI.
El resultado será una imagen de la tabla original, que no podrá ser editada ni modificada, salvo
en lo que se refiere al tamaño.
Combinar y centrar celdas
Cuando introducimos contenido en una celda, a veces nos interesará por motivos
organizacionales y/o estéticos, que aparezca centrado utilizando más de una celda. Esta
operación la podremos hacer en horizontal y vertical.

Para llevarla a cabo, dispondremos el contenido que queremos centrar y combinar en una celda y
en función de la orientación que queramos darle, tendremos que seleccionar al menos una celda
hacia arriba o hacia abajo (centrado vertical) o hacia la izquierda o la derecha (centrado
horizontal).

Seleccionado el contenido a centrar, iremos a: Menú Formato > Combinar celdas > Combinar y
centrar celdas

Texto en Mayúsculas y Minúsculas

Cuando queremos poner un texto en mayúsculas o en minúsculas, según el caso, sin hacerlo
manualmente, lo haremos así:
Selección de la celda o rango de celdas donde esté el texto, e iremos:

Menú Formato > Cambiar uso de mayúsculas (varias posibilidades según el texto inicial)
• Oración con mayúscula inicial
• minúsculas
• MAYÚSCULAS
• Mayúsculas Iniciales
• aLTERNAR mAYÚSCULAS

Autosuma
Se trata de una de las operaciones más importantes y comunes en una hoja de cálculo. Consiste
en sumar una rango de datos numéricos correlativo aplicando la fórmula SUMA(celda;celda;...)

Al ser una operación tan común, cuando se trata de sumar un rango de datos correlativos no hace
falta poner la fórmula manualmente ni buscarla en el asistente de funciones de la Barra de
Fórmulas. Tan solo hay que colocarse en la celda donde queremos obtener resultado y hacer clic
en el botón en forma 


Una vez que hemos seleccionado dicho comando, aparecerá en la celda seleccionada la fórmula
y seleccionado por defecto todo el rango anterior a la celda, que pertenezca a la tabla en la que
estamos trabajando. En ese momento podremos volver a seleccionar el rango que nos interese
calcular o pulsar ENTER y obtener el resultado de la suma del rango seleccionado.

En el caso de que el rango no sea correlativo y queramos utilizar Autosuma, deberemos verificar
que por la fórmula nos haya incluido el rango completo que queremos sumar. La fórmula
inicialmente no incluirá los huecos en blanco en un rango de celdas dado.

Si la fórmula se aplica en una celda que tiene 1 o más celdas contiguas de forma horizontal a la
izquierda de la celda de la celda de resultado (y no en la parte de arriba de dicha celda), tomará
como rango dichas casillas en lugar de hacerlo de forma vertical.
Buscar y Reemplazar números y texto
A veces tendremos que reemplazar números y/o texto en una tabla, una hoja, o un conjunto
amplio de datos. Estos son los pasos para no hacerlo manualmente o celda por celda.

Tendremos que tener claro en qué conjunto de datos tenemos que reemplazar la
información, y a su vez saber qué texto o número queremos reemplazar y la cantidad o texto
que vamos a poner en su lugar. Vamos a utilizar la Herramienta Buscar y Reemplazar del
Menú Editar.

Seleccionamos la tabla en donde se encuentra el rango de celdas en que vamos a reemplazar

(si no seleccionamos un rango o tabla, los cambios se aplicaran en toda la Hoja), e iremos a:

Menú Editar > Buscar y Reemplazar > Cuadro Buscar escribimos el texto o número que
queremos reemplazar > Cuadro Reemplazar con, escribimos el texto o número con el que
queremos reemplazar la búsqueda anterior > Reemplazar todo (el botón Reemplazar
aplicará el proceso en cada uno de los casos que encuentre)
Calcular datos arrastrando
Una de las operaciones más comunes en una hoja de cálculo es calcular el resultado de
una fórmula, arrastrándola hacia abajo aprovechando la coherencia aportada por la tabla
o un rango de celdas correlativo.

Para ello, vamos a disponer de una tabla de dos columnas y vamos a habilitar una tercera
como total, en la cual, bajo la celda de título vamos a habilitar una fórmula que nos sirva
para multiplicar las cantidades de las dos columnas anteriores, fila por fila. Una vez que
tenemos la fórmula escrita en dicha celda, pulsaremos ENTER para ejecutar la fórmula.

Para calcular el resto de totales, tan solo seleccionaremos la celda anterior con la fórmula,
llevaremos el ratón hacia la esquina inferior derecha de la celda para que el cursor se
convierta en una cruz y arrastraremos hacia la última celda, con el fin de que la fórmula se
vaya actualizando. Un forma aún más rápida es colocar el puntero del ratón en la misma
posición de arrastre, pero en lugar de arrastrar hacer un doble clic con el botón izquierdo
del ratón.
Fijar celda para calcular
En ocasiones, tendremos que fijar una celda para que el cálculo de las operaciones resulte
correcto. Esa celda se fija para que pueda ser utilizada por las operaciones realizadas en
cualquier
parte de la hoja e incluso del libro y que así no se pierda su referencia, independientemente
donde se realice la operación.
Como ejemplo, vamos a calcular a las cantidades anteriores el 10%

Añadimos a la tabla anterior una cuarta columna y en su encabezamiento colocamos el símbolo

de
• En la parte superior de dicho encabezamiento, colocamos la cantidad 10%.

Fijar celda para calcular 10,00%

Coches Clientes Total %
10 50 500
12 47 564
13 64 832
25 32 800
30 56 1680

Lo primero que vamos a realizar, como ya hicimos anteriormente, es colocar la fórmula de la

que nos vamos a servir para el resto de la tabla. En este caso se trata de multiplicar las
cantidades de la columna Total por la celda que contiene 10%, para averiguar dicho tanto por
ciento de cada cantidad. Colocada la fórmula, con las correspondientes referencias de celdas,
pulsaremos ENTER para ejecutarla.

Como no hemos fijado la celda que está fuera de la tabla, nos ha dado resultado erróneo al
arrastrar la fórmula en todos los casos menos en el el que hemos realizado manualmente al
principio.
Para fijar la celda correspondiente al 10%, haremos como antes, pero una vez escrita la fórmula,
pulsaremos tecla F4 (flecha hacia arriba + F4), lo cual colocará un símbolo $ delante de la letra y
del número que forman la referencia de la celda (o lo colocamos manualmente) y una vez
realizado este paso, ya podremos pulsar ENTER y arrastrar la fórmula con resultado exitoso.
Tablas
A veces los datos que estudiamos son muy numerosos y con tantas categorías, que hacen difícil su manejo y
comprensión. Por ejemplo, abre el modelo cuerpos, que es el catálogo de los cuerpos celestes más importantes del
Sistema Solar. A simple vista se percibe que tal cantidad de datos y con formatos tan diferentes no invita a su
análisis sin simplificarlo antes. Este es el objeto de nuestro estudio:

• ¿Cómo ordenar bien los datos?

• ¿Podría quedarme sólo con alguna categoría eliminando las demás?
• ¿Sería posible buscar lo que me interesa entre tanta información?
Aunque la cantidad de operaciones con datos que se pueden abordar es muy extensa y compleja, nos quedaremos
tan sólo con lo fundamental, dejando para la sesión de ampliación otros aspectos secundarios.

Área de datos
En OpenOffice Calc y en otras hojas de cálculo, todo conjunto de filas y columnas que esté separado del resto de la
hoja por otras filas y columnas en blanco y que en la fila superior contenga rótulos, se considera como un área de
datos que es el equivalente elemental de las bases de datos clásicas. Es imprescindible que la tabla esté totalmente
rodeada de filas y columnas en blanco y que la primera fila contenga los rótulos de los datos que figuran debajo.
Sirva como ejemplo la siguiente tabla en la que se recoge la edad y el estado civil de cuatro personas:

Cada fila del área se interpreta como un registro, es decir, un conjunto de datos distintos que corresponden a una
sola entidad o individuo. La tabla del ejemplo contiene cuatro registros, correspondientes a María, Marcos, Elena y
Cristina respectivamente. El registro Elena se compone de la fila: Elena - 37 - S. Las columnas constituyen los
campos, que son las partes de un registro, cada una con un carácter diferente: Nombre, Edad y Estado. Así, el
campo Estado del registro Marcos es S.

Lo primero será convertir esta tabla en área de datos. Para ello señala con el ratón en cualquier celda de esa tabla y
pide del menú Datos > Definir área... El programa reconocerá qué filas y columnas forman la tabla y los nombres
de los campos. Te aparecerá una ventana de propuesta en la que puedes asignar un título al área. Observa que la
propuesta de celdas de abajo aparece con color gris, como indicando que no es definitivo.
Si no deseas utilizar la tabla entera, deberás seleccionar previamente la parte elegida de la tabla o efectuar la
corrección en el cuadro de arriba.

Para practicar con una tabla más grande abre el modelo cuerpos en el que encontrarás un catálogo de los cuerpos
celestes más importantes del Sistema Solar. En esa tabla los registros son los distintos cuerpos del Sistema Solar:
Adrastea, Amaltea, Anake, Aniel,... hasta 71 registros o filas, y los campos los distintos datos de cada cuerpo:
Naturaleza, Centro, Radio, Masa, etc.
Señala una celda y pide Datos > Definir área... En este caso el programa te propone el título Cuerpos, porque lo ha
leído en el título general de la hoja. En general, intentará adelantarse a tus deseos, pero ve con cuidado, que a
veces "se pasa de listo" y te puede confundir. Procura comprobar que en Opciones esté activada la de contiene
etiquetas de columnas. A partir de ahora, para trabajar con ella bastará señalar una celda del área cuerpos y acudir
al comando Datos > Seleccionar área..., el programa seleccionará todo el rango disponible.
Ordenar
Abre la hoja electricidad. Observarás que contiene unos datos de consumo de electricidad en Cataluña, de forma algo
compacta y confusa. Es difícil comparar datos o efectuar el más pequeño análisis. Imagina que deseamos comparar
cada mes con el mismo del año siguiente. ¿Cómo podríamos tener todos los meses de enero consecutivos y ordenados
por años?. Debemos empezar por definir el área de datos de la manera que hemos aprendido en el punto
anterior:Datos > Definir área... y le ponemos de nombre electricidad. Una vez definido lo seleccionamos (Datos >
Seleccionar área...) y pedimos Datos > Ordenar. Obtendremos un cuadro de diálogo en el que se pueden dar hasta
tres criterios con orden de prioridad.

Elegimos como primer criterio Mes y Ascendente, como segundo, Año y Ascendente y el tercero lo

dejamos en blanco. Si temes alterar demasiado la tabla de datos debes guardarla antes de efectuar
estas operaciones, o bien no guardar los cambios que hacemos ahora. Como una columna
contiene fechas, si no lo avisamos el programa aplicará el orden alfabético. Por eso, en la pestaña
Opciones, elegimos Orden de clasificación definida por el usuario y seleccionar el orden enero,
febrero, etc.
Pulsamos Aceptar y comprobamos que, efectivamente, se ordenan por meses (todos los enero
juntos, por ejemplo) y con años ascendentes.

Practica con otros criterios para ordenar:

• ¿En qué mes de este periodo se ha gastado más Mw. en consumo doméstico? (Solución: El
primer criterio puede ser Doméstico - Descendente y en los otros dos - no definido - y te
resultará enero de 2002)
• ¿Y el consumo total mínimo? (Solución: junio del 99)
• ¿En qué mes el consumo industrial se acercó más a la cantidad de 150.000 Mw? (Solución:
en febrero de 2002)
Para terminar este apartado un par de trucos:

• Si deseas que el área ordenada se copie en otro lugar de la hoja, en otra hoja o en un área de
datos distinta, tendrás que activar, en Opciones, la de Copiar resultado de clasificación en
e indicar la celda de destino. También puedes definir como Área de datos una parte en
blanco de una de las hojas.

• La lista de enero, febrero, etc. está ya predeterminada en OpenOffice, pero tú también

puedes definir tus listas (por ejemplo INS, SUF, BIEN, NOT, SOB) para usarlas en
cualquier otro modelo. Como es un tema de ampliación, aquí solo te indicamos la ruta que
debes seguir: Herramientas > Opciones > OpenOffice.org Calc > Listas ordenadas,
pulsar el botón Nuevo y seguidamente escribir la lista y Aceptar.
Filtrar
Cuando las bases de datos contienen mucha información, es conveniente disponer de un instrumento de consulta y
búsqueda, para poder restringir los datos a ciertas propiedades o categorías. Por ejemplo, en el modelo de los cuerpos
celestes podríamos estar interesados en los satélites de Júpiter, o en los diez cuerpos de más masa. En LibreOffice Calc
esto se consigue con filtrados, que son criterios de búsqueda que restringen el área de datos a los que
verdaderamente nos interesan en cada momento.

Supongamos que deseamos crear en el modelo electricidad una tabla que contenga únicamente los datos de los años
2002 y 2003 y la queremos situar en la Hoja 2, en la celda G10. Para ello, siempre con el área definida ( Datos > Definir
área...) y seleccionada (Datos > Seleccionar área...) elegimos Datos > Filtro > Filtro estándar. Como puedes observar
en la figura, en el primer criterio elegimos Nombre del campo: Año, Condición: =, Valor: 2003. Esto se logra con las
pequeñas flechas situadas a la derecha de cada línea de texto, o escribiendo directamente.

En la segunda fila elegimos O porque nos da igual 2002 que 2003 y después rellenamos Año, =, 2002. Pulsamos
seguidamente Más opciones y activamos Copiar resultado en... y, señalando o escribiendo, concretamos nuestro
deseo de copiar la tabla en $Hoja2.$G$10 (Hoja 2, celda G10) De esta manera creamos una tabla que solo contendrá
los años deseados.
Esta tabla depende del filtro, de tal forma que si anulamos o cambiamos el filtro, también cambiará
ella. Selecciona de nuevo el área de datos y pide Datos > Filtro > Eliminar filtro. Pasa después a la
Hoja 2 y celda G10 y observarás que se ha reproducido el área completa.
Organizaremos otro filtro para practicar con estas ideas. Selecciona de nuevo el área
de datos, que hemos denominado electricidad, y aplica el filtro "Consumo total mayor que 400000".
En la figura verás qué condiciones hay que aplicar. Pasa la tabla a la Hoja 2, celda G10, igual que en
el ejemplo anterior.

De nuevo en la Hoja 2, celda G10, se nos mostrará el resultado del filtro: tabla con todos los meses
en los que se ha pasado de 400.000 Mw. Si no quieres perder esta tabla al eliminar el filtro puedes
copiarla en otra parte, por ejemplo en la Hoja 3. Sigue esta secuencia:

• Selecciona la tabla filtrada de la Hoja 2, celda G10, y pide Copiar.

• Pasa a la Hoja 3 y en cualquier celda pide Pegar.
• Vuelve al área electricidad y pide Datos > Filtro > Eliminar filtro.
• Pasa a Hoja 2 y observarás que en G10 se reproduce la tabla primitiva sin filtrar.
• Comprueba en la Hoja 3 que la copia no se ha alterado y constituye un área independiente
de la primitiva.

Una opción de filtrado menos potente pero más intuitiva para los alumnos es la de Autofiltro o
Filtro automático. Abre el modelo de cuerpos celestes, define y selecciona el área de datos. Elige
ahora Datos > Filtro > Filtro automático y conseguirás con ello dotar a cada campo de un pequeño
botón que al abrirlo nos ofrecerá todas las opciones de filtrado, pero como ves, menos potentes
que el Estándar o Predeterminado.
Por ejemplo, si deseas obtener los satélites de Neptuno, despliega el campo Centro y elige Neptuno.
Obtendrás la lista de los ocho satélites de Neptuno. Para anular el filtro, en el mismo campo Centro
elige Todos, o bien pide de nuevo Datos > Filtro > Filtro automático y se anulará. Haz unas cuantas
pruebas con este tipo de filtro para familiarizarte con él.

Consolidar
Esta función permite agrupar datos de varias áreas independientes y a partir de ellas se calcula una
nueva área con ayuda de una función matemática seleccionable. Es decir, unifica la información
que contengan varias áreas y a la par aplica una operación matemática sobre ellas. Es mejor verlo
con un ejemplo: Abre el archivo internet que contiene una selección de porcentajes de internautas
en algunas comunidades españolas.

Observa que todas las tablas de datos tienen la misma estructura. Ese es el escenario ideal para
realizar una consolidación. Por ejemplo, deseamos conocer el promedio de internautas en las dos
Castillas. Para eso, asigna un nombre a cada tabla mediante la operación de Datos > Definir área...
Por ejemplo, llama CL a Castilla y León y CM a Castilla La mancha (no olvides pinchar una celda de
cada área antes de definirla). Para consolidar ambas comunidades pide Datos > Consolidar... y
obtendrás este cuadro de diálogo:
 • Como instrucción de Cálculo elige Promedio (abre la lista con el botón de la derecha de la
línea).
• Para rellenar las áreas de consolidación busca en Intervalo de datos de origen (abriendo la
lista) el área CL y pulsa Añadir, con lo que el área subirá al marco de Áreas de
consolidación. Repite la operación con CM.
• Por último deberás concretar la celda de la Hoja (o de otra hoja) en la que se va a situar la
consolidación. Por ejemplo, en A28. Para ello pulsa el botón señalado en la imagen de
arriba, pincha la celda que desees y vuelve a pulsar el mismo botón para volver al cuadro.
Pulsa Aceptar para terminar.

El resultado es un poco soso ya que no se copian los formatos. Lo puedes arreglar asignando a las
cantidades el formato porcentaje y cambiando colores y fondos a tu gusto.

El ejemplo ha sido muy simple, pero imagina lo que sería unificar notas, o presupuestos de
Departamentos, o recogidas de datos en un trabajo estadístico de clase.

Sobre el mismo modelo vamos a averiguar el máximo uso que se hace de Internet en Cataluña,
Madrid y Navarra. Te indicamos los pasos sin dar muchos detalles: Asigna nombres a las tres áreas,
por ejemplo MAD, CAT, NAV. Pide Datos > Consolidar y añade esas áreas a la consolidación. Como
Instrucción de cálculo elige Máx. Te deberán salir estos porcentajes: 26,60%, 27,10% y 35,20%
Las tablas que se consolidan no tienen que tener exactamente la misma estructura. Lo verás en la
Práctica 2, en la que uniremos tablas en las que puede faltar alguna fila.

Complementos

Estudiamos, a modo de ampliación, un par de aspectos secundarios:

• La creación de Subtotales.
• La estructuración mediante el Piloto de datos.

Subtotales
Aunque en la enseñanza son menos útiles, salvo en operaciones de gestión o pequeños
presupuestos o informes de gastos, la creación de Subtotales (o sumas parciales por grupos) es
parte de la cultura general de hojas de cálculo y merece la pena conocer brevemente en qué
consisten.

Cuando se selecciona un área de datos, es posible agruparla automáticamente por categorías

dentro de sus campos y además realizar cálculos sobre ellas. Por ejemplo, en el archivo
electricidad.ods podemos estar interesados en agrupar por años y calcular el consumo total habido
en cada uno de ellos. Abre ese modelo, electricidad y define el área electricidad. Ordena el área
por años ascendentes. Para lograrlo pide Datos > Ordenar.. y le das como primer criterio Año
(ascendente) y como segundo Mes (ascendente). Con ello ya tienes la tabla ordenada de forma
temporal.

La dotaremos de subtotales, mediante la secuencia Datos > Subtotales. Se abrirá el marco de

Subtotales para que elijas los criterios:
Como ves en la figura, podemos probar a agrupar por años y sumar el Consumo Total. Observa que
está activado el TOTAL y la SUMA. Acepta y obtendrás los subtotales de consumo por año y el
consumo Total de todo el periodo. Se escriben en cursiva para destacarlos.

Con la secuencia Datos > Subtotales > Eliminar puedes anular lo que has hecho. Cuando lo hayas
estudiado lo puedes anular para practicar otra agrupación. Vuelve a recorrer todas las operaciones
de Subtotales, pero ahora pide:

• Agrupar por meses.

• Calcular el consumo doméstico.
• En lugar de Suma obtener el Promedio.
Deberás obtener este resultado:

Observa el esquema que se ha creado por sí mismo en el margen izquierdo. Los signos + y - que
contienen te permiten abrir o cerrar los detalles de la agrupación por meses. Ve pulsando sobre los
signos - situados más a la derecha hasta conseguir que sólo se vean los totales. Cambia un poco el
aspecto del esquema y comprobarás su utilidad a la hora de estructurar bien tus datos. Por
ejemplo, puedes ocultar resultados de pruebas parciales de los alumnos y quedarte nada más que
con las evaluaciones.
Tablas dinámicas
Esta prestación es la que se conoce en otras hojas como Tablas dinámicas. Es algo muy útil para
estructurar datos que se presentan en bruto. Por ejemplo, supongamos que hemos realizado con
unos grupos de alumnos dos actividades para celebrar un Centenario. Pasamos unas encuestas
anónimas de valoración de las dos actividades, Teatro y Exposición y disponemos de los datos
correspondientes en dos columnas clasificados según los dos grupos que han respondido: 2º A y
3º
D. Puedes consultar este ejemplo en el modelo actividad. Observa que los datos están como se
han recogido y que sólo se ha tomado nota del grupo. Ya tiene definida el área como Encuesta.
Supongamos que esta organización de los datos no nos acaba de gustar y deseamos contar los
pares de respuestas (2,3), (4,1), etc. en una tabla de doble entrada. Para eso sirve el Piloto de
datos. Diseñamos una tabla dinámica de ejemplo con él.

Selecciona el área Encuesta y pide Datos > Piloto de datos > Inicio. Se te pedirá que elijas entre
Selección actual y Fuente de Datos. Elige la primera (que ya estará activada) y se abrirá este
cuadro de diálogo:

Ahora debemos indicar qué datos deseamos que aparezcan en columna, fila o en el interior de la
tabla. Hay muchas posibilidades. Señala el botón Curso y arrástralo hasta Campos de columnas.
Haz lo mismo con el botón Teatro. Arrastra el botón Exposición a Campos de filas. Por último,
arrastra de nuevo Exposición a Campos de datos. Quedará así:
 Haz doble clic en el nuevo botón Suma - Exposición. En las opciones que aparecen elige Contar,
porque lo que deseamos es contar cuántos alumnos han elegido cada par de valoraciones. Haz
doble clic también en el nuevo botón Curso que figura en Campos de columnas, activa la
opción definido por el usuario y marca Contar. Termina pulsando Aceptar y busca en qué parte de
la hoja se ha creado una tabla nueva, similar a esta:

En ella ya están contados los alumnos de cada curso que han efectuado alguna valoración concreta: 5 alumnos de 2ºA
han valorado con 3 la exposición y con 3 también el teatro. Además figuran todos los totales, por curso, por columnas,
por filas, etc.

Por ser un tema de ampliación sólo hemos querido presentarte la técnica de creación de tablas dinámicas. Si sigues
profundizando en el tema encontrarás nuevas aplicaciones.
Cuerpos celestes
Abre el modelo cuerpos.ods y sigue las siguientes instrucciones:

• Selecciona el rango Cuerpos, que comprende todos los datos disponibles sobre los cuerpos
celestes.
• Mediante la opción de Filtro predeterminado reduce el área de datos a los satélites de
Júpiter (todos los que tienen Júpiter en su campo Centro)
• Como Opciones concreta que el resultado del filtro se sitúe en la Hoja 2. Realiza el filtrado.
• Define el resultado de la Hoja 2 como nueva área de datos (nombre Satélites)
• Selecciona el área de Satélites y ordénala de los satélites más alejados a los más cercanos. Te
deberá quedar de esta forma, hasta 16 satélites.
Recaudación
En esta práctica realizarás una consolidación de datos contenidos en tablas de distinta estructura. Imagina que en
un Colegio se está recaudando dinero para una excursión, pero que en algunas semanas los responsables han
faltado o no han remitido el informe de la recaudación. Habrá, por tanto, distintas filas en las tablas. También en
este caso se puede consolidar.

Abre el archivo dinero.ods que contiene las tablas de recaudación de cuatro semanas y en algunas de ellas faltan filas.
Se desea conocer cuánto ha recaudado cada persona y el total obtenido. Para realizar la consolidación se procede
como has aprendido en la teoría.

Si pides Datos > Seleccionar rango... observarás que ya existen los nombres de área definidos:
primera, segunda, tercera y cuarta. Por tanto, te ahorras ese trabajo. Pide, pues, Datos >
Consolidar...Como Instrucción de Cálculo elige Suma, ya que nuestro interés está en el total
recaudado. Como Intervalo de datos de origen vas eligiendo las cuatro áreas primera...cuarta
pulsando el botón Añadir para cada una. Por último, señala una zona vacía de la hoja para
Resultado a partir de... Deberás obtener esta tabla:

Comprueba si están todos los participantes y si las sumas son correctas. Dale un formato a la tabla, con euros, fondos y
bordes. Añade una línea con el total, que debe darte 845€.

Realiza otra consolidación en la que figuren las recaudaciones mínimas semanales: deberán resultar, por este orden: 10,
10, 10, 10, 30, 5 y 10. Guarda el archivo con el mismo nombre o con otro.
Base de datos
En esta última práctica serás tú quien construya una pequeña base de datos. Para unificar tu trabajo con el de tus
compañeros de curso te damos unas normas mínimas:

• El área deberá contener un mínimo de 25 registros (filas)

• En cada registro deberán existir al menos dos campos de texto, por ejemplo Nombre,
Apellidos, Dirección,... y otros dos numéricos o de fecha: edad, peso, años de antigüedad...
(si incluyes teléfonos debes considerarlos como texto) El tema lo eliges tú: Fichas de libros,
calificaciones y características de alumnos, lista de amigos, etc.
• Sobre esa área deberás efectuar las siguientes operaciones:
• Una ordenación atendiendo a dos criterios y copiando el resultado en otra zona de la
hoja, para que se pueda ver el área ordenada y sin ordenar.
• Un filtrado según un campo de texto: apellido, teléfono, editorial...También con
copia en otra zona.
Texto en columnas
Cuando tenemos un conjunto de datos en bruto, que aparecen registrados en una sola celda
(normalmente) y separados por tabuladores (espacios), punto y coma (;), coma (,) u otros
separadores personalizados, hay posibilidad de separarlos en columnas con el fin de poder trabajar
más cómodamente con ellos.

Para que la operación sea efectiva, tenemos que identificar dos aspectos:
3) Los elementos textuales que queremos separar (es decir, el número total de columnas)

4) Delimitador o separador del contenido.

Partimos de un texto en columnas dado:

Las expresiones que forman el texto están separadas en este caso por la coma (,).

Para separar en columnas, seleccionamos el rango donde se encuentra el texto que queremos
dividir en columnas (no seleccionamos más columnas que aquella en la que se encuentra el texto
ahora, ya que luego el programa determinará según los datos existentes entre separadores el
número total de columnas y proyectará el texto hacia la derecha, tantas columnas como sea
necesario.

Una vez seleccionado, iremos a:

Menú Datos > Texto en columnas...

En el Cuadro de diálogo que saldrá habrá que configurar los siguientes parámetros:

Observad que a medida que se va aplicando la configuración, se van mostrando los cambios en la
ventana de abajo del cuadro de diálogo, lo cual es un gran referente del éxito de la operación.

Cuando terminamos, pulsaremos en Aceptar para dar por finalizada la operación, y el resultado
será en nuestro ejemplo, un ordenado texto dispuesto en tres columnas.
Abrir un archivo CSV
Los archivos de valores separados por comas (CSV, comma separated values en inglés) son
archivos de hoja de cálculo en un formato de texto, en los que los contenidos de las celdas están
separados por un carácter, por ejemplo, una coma o un punto y coma. Cada línea en un archivo
de texto CSV representa una fila en la hoja de cálculo. El texto se introduce entre comillas y los
números se introducen sin ellas.

Sugerencia
La mayoría de los archivos CSV proceden de tablas de bases de datos, consultas
o informes que requieren más cálculos o la creación de diagramas. En Microsoft
Windows, los archivos CSV a veces tienen la extensión .xls por lo que parecen
archivos de Excel, aunque internamente continúen siendo archivos CSV.
Para abrir un archivo CSV en :
1) En el menú principal seleccione Archivo > Abrir y localice el archivo CSV que desea abrir.
2) Seleccione el archivo y haga clic en Abrir. De forma predeterminada los archivos CSV
tienen la extensión .csv, aunque algunos pueden tener la extensión .txt (o .xls, como
ya hemos visto).
3) Se abre el diálogo Importación de texto (Figura 5). En él se pueden seleccionar las distintas
opciones disponibles para importar archivos CSV en una hoja de cálculo de Calc.
4) Haga clic en Aceptar para importar el archivo.

Figura 5: Diálogo Importación de texto

Las opciones para importar archivos CSV en una hoja de cálculo de Calc son las siguientes:
• Importar
– Conjunto de caracteres – especifica el conjunto de caracteres que se usará en el
archivo importado
– Idioma – determina como se importan las cadenas de números.
Si Idioma está configurado a Predeterminado para importación de CSV, Calc utilizará el
idioma configurado globalmente. Si Idioma está configurado a un idioma específico,
ese idioma es el que se utilizará cuando se importen números.
– Desde la fila – especifica desde la que se quiere que comience la importación. En la
ventana Vista previa, en la parte inferior del diálogo, pueden verse las filas.
• Opciones de separador – especifica si los datos usan como delimitadores separadores o
anchura fija
 – Anchura fija – separa los datos en columnas en base a una anchura fija
(igual número de caracteres). Haga clic en la regla, en la ventana de Vista previa, para
determinar la anchura.
– Separado por – se puede seleccionar el separador usado en los datos para delimitar las
columnas. Si se selecciona Otro se puede especifica el carácter usado para separar
las columnas. Este separador personalizado debe estar contenido en los datos.
– Fusionar los delimitadores – combina delimitadores consecutivos y elimina campos de
datos en blanco.
– Delimitador de texto – selecciona el carácter que delimita el texto
• Otras opciones
– Campo entrecomillado como texto – cuando esta opción esta activada aquellos valores
que están completamente entrecomillados (el primer carácter y el último son igual que
el delimitador de texto) se importan como texto.
– Detectar números especiales – Cuando esta opción está activada, Calc detectará
automáticamente todos los formatos de número, entre los cuales se incluyen los
formatos especiales, tales como fecha, hora y notación científica. El idioma
seleccionado influye en cómo se detectan esos números especiales, debido a que
pueden haber diferencias en las convenciones utilizadas en cada idioma y región
para esos números especiales.
Cuando esta opción está desactivada, Calc detectará y convertirá solo números
decimales. El resto, incluidos los números de formato en notación científica, se
importarán como texto. Una cadena de números decimales puede tener dígitos 0-
9, separadores de millares, y un separador decimal. Los separadores de millares y
los separadores decimales pueden variar con el idioma seleccionado y la región.
• Campos – muestra como se verán los datos cuando sean separados en columnas
– Tipo de columna – seleccione una columna en la ventana Vista previa y seleccione el
tipo de datos que se aplicará a los datos importados
– Predeterminado – Calc determina el tipo de datos.
– Texto – los datos importados se tratan como texto.
– Fecha (DMA) – Aplica un formato de fecha (día, mes, año) a los datos importados a
una columna.
– Fecha (MDA) – Aplica un formato de fecha (mes, día, año) a los datos importados a
una columna.
– Fecha (AMD) – Aplica un formato de fecha (año, mes, día) a los datos importados a
una columna.
– Inglés (US) – se buscan los números formateados en inglés de Estados Unidos y
se aplican independientemente del lenguaje del sistema. No se aplica ningún
formato numérico. Si no existen entradas con formato de inglés de EE.UU., se
aplica el formato Predeterminado.
– Ocultar – los datos de esta columna no se importan.
MAS Tablas dinámicas, Gráficos dinámicos
Se trata de una de las funcionalidades más útiles que aporta una hoja de cálculo. Consiste en
tablas o informes específicos que son generados tomando como base una tabla ya existente, pero
sin alterar el conjunto de datos inicial. Pueden actualizarse sus datos con facilidad si son
modificados en la tabla original. Junto a ello, pueden crearse gráficos a partir de sus resultados,
realizarse agrupaciones de datos por trimestres y meses, copiarse los datos en otra parte del libro
o la hoja activa y utilizarse en bruto, aplicar diferentes tipos de cálculos a los datos (promedio,
suma, etc) y presentar los datos ordenados de diferente manera y provistos de filtros.

Básicamente, para crear una tabla dinámica hay que disponer de una tabla previamente creada,
seleccionar una celda dentro de la misma y acudir a la siguiente ruta de comandos:

Menú datos > Tabla dinámica > Crear

Se seleccionará la tabla completa y aparecerá el cuadro de diálogo que da paso al Asistente de

creación de tablas dinámicas.
Dejaremos marcada la opción Selección actual y haremos clic en Aceptar. Entonces
aparecerá el Cuadro Disposición de una tabla dinámica.

Antes de generar tablas dinámicas, hay que tener claro que información se pretende obtener. En
nuestro ejemplo, vamos a obtener las siguientes tablas dinámicas:
2 Número de clientes por Modelo
3 Número de clientes por modelo por año
4 Promedio de coches por año
5 Número total de coches por modelo

En cada caso, partiremos de la selección de la tabla completa y seguiremos la ruta de comandos

marcada anteriormente. Para obtener diferentes informes distribuiremos los campos disponibles
que figuran en el anterior cuadro de diálogo en su parte derecha, entre los Campos de página,
Campos de fila, Campos de columnas y Campos de datos. Una vez configurada la futura tabla
dinámica, pulsaremos en Aceptar para obtenerla.
Número de clientes por modelo
Número de clientes por modelo por año

46
Promedio de coches por año
En este caso en lugar de una suma, vamos a obtener como resultado un promedio. Esto nos
llevará a realizar una pequeña modificación en la operación por defecto que se inserta en el
Campo de Datos. Haremos doble clic en la operación Sum asociada al campo que queremos
calcular y en el cuadro de diálogo que aparece, seleccionaremos Promedio.
A continuación procederemos como en la obtención de las otras tablas, pulsando en
Aceptar.
Número total de coches por modelo

Incluso podremos utilizar una única tabla dinámica para cambiar la disposición de los campos y
de esa manera consultar diferentes informes de datos o bien partir de la tabla original para
generar tablas dinámicas de forma permanente en diferentes hojas.
Gráfico a partir de una tabla dinámica
De la misma forma que procedíamos para crear un gráfico a partir de una tabla o haz de datos,
vamos a proceder ahora para crear un gráfico a partir de la tabla dinámica (Ver aparatado
dedicado a gráficos).

Actualizar tablas dinámicas

La modificación de las tablas dinámicas no genera cambios en la original. Pero la modificación de
las tablas originales si originan cambios en las tablas dinámicas, que tras actualizarlas re-calculan
sus operaciones y re-adaptan sus campos.

Para actualizar una tabla dinámica, iremos a la tabla dinámica en concreto y haremos clic en el
botón derecho del ratón encima de la tabla para desplegar el menú contextual. En dicho menú
haremos clic en el comando Actualizar…
Agrupar datos en una tabla dinámica
En una tabla dinámica en la que tengamos registradas fechas, podemos realizar de forma
automatizada algunas agrupaciones que van a permitir que presentemos de forma más clara y
ordenada los informes. En nuestro caso vamos a partir de una tabla dada y vamos a crear una
tabla dinámica cuya información va a estar agrupada por meses y trimestres, aprovechando el
formato fecha de una de sus columnas.

A partir de la siguiente tabla, vamos a elaborar la tabla dinámica Total de importe por fecha y
modelo.
La tabla dinámica como tal no aporta valor, ya que en esta ocasión es igual a la tabla original.
Ahora podemos utilizar la función Agrupar o la tecla F12 para ordenar los datos
anteriores de forma más clara:

Seleccionaremos la primera celda con fecha, e iremos a Menú Datos > Grupo y esquema >
Agrupar

En el cuadro de diálogo que aparece, seleccionaremos el nivel de agrupación que queramos. En

primer lugar seleccionaremos meses y automáticamente cuando aceptemos el esquema de fecha
dd/aa/mmmm que tenemos activo se cambiará por la abreviatura de los meses del año:
También podemos añadir una segunda columna, de forma que nos divida el resultado por Trimestres.
Nos colocaremos en la celda del primer mes, pulsaremos F12 y el en cuadro de diálogo
Agrupar, seleccionaremos también Trimestres.
Ocultar y mostrar datos
En Calc se pueden ocultar elementos de modo que no se muestren en la pantalla del ordenador ni
se impriman al imprimir la hoja de cálculo. En todo caso, los elementos ocultos se pueden
seleccionar para copiarlos si se seleccionan los elementos que los rodean. Por ejemplo, si la
columna B está oculta, se copia cuando se seleccionan las columnas A y C.
Para más información sobre como ocultar y mostrar datos, incluyendo el uso de grupos de
esquema y filtrado, vea el Capítulo 2, Introducir, editar y formatear datos, en la Guía de Calc.

Ocultar y proteger datos

Para ocultar filas o columnas:
1) Seleccione las filas o columnas que desea ocultar.
2) En la barra de menú seleccione Formato y luego seleccione Fila o Columna.
3) En el menú, seleccione Ocultar y las filas o columnas ya no se verán ni imprimirán.
4) Alternativamente haga clic con el botón derecho en la cabecera de la fila o columna y
seleccione Ocultar filas/columnas en el menú contextual.
Para ocultar hojas:
1) Seleccione la hoja u hojas a ocultar.
2) En la barra de menú seleccione Hoja y luego seleccione Ocultar hojas.
3) Alternativamente haga clic con el botón derecho en la pestaña de la hoja y seleccione
Ocultar hojas en el menú contextual.
Para ocultar y proteger datos en las celdas seleccionadas:
1) Vaya a Herramientas > Proteger hoja. Se mostrará el diálogo Proteger hoja (Figura 36)
2) Seleccione Proteger esta hoja y el contenido de las celdas protegidas.
3) Introduzca una contraseña y confírmela.
4) Habilite o deshabilite las opciones de selección para los usuarios
5) Haga clic en Aceptar.
6) Seleccione las celdas que quiere ocultar.
7) Seleccione Formato > Celdas en la Barra de menú o haga clic con el botón derecho y
seleccione Formato de celdas en el menú contextual o use el atajo de teclado Ctrl+1 para
abrir el diálogo Formato de celdas.
8) Haga clic en la pestaña Protección de celda (Figura 37) y seleccione una opción para
ocultar las celdas.
9) Haga clic en Aceptar.
 Figura 36: Diálogo Proteger hoja

Figura 37: Página Protección de celda en el diálogo Formato de celdas

Nota
Cuando los datos de una celda están ocultos, la celda en blanco continúa visible en
la hoja de cálculo

Mostrar datos
Para mostrar filas o columnas ocultas:
1) Seleccione las filas o columnas a cada lado de la fila o columna oculta.
2) Seleccione Formato en la Barra de menú y seleccione Fila o Columna.
3) Seleccione Mostrar fila/columna en el menú y las filas o columnas ocultas se mostrarán y
podrán ser imprimidas.
4) Alternativamente, haga clic con el botón derecho en las cabeceras de las filas o
columnas y seleccione Mostrar fila/columna en el menú contextual.
Para mostrar hojas:
1) Seleccione un hoja
2) Seleccione Hoja > Mostrar la hoja en la Barra de menú.
3) Se mostrará la ventana Mostrar la hoja (Figura 38) con una lista de las hojas ocultas.
4) Seleccione las hojas que desea mostrar.
5) Haga clic en Aceptar.
6) Alternativamente, haga clic sobre la pestaña de alguna de las hojas visibles y en el
menú contextual seleccione Mostrar la hoja. Ejecute los pasos 4 y 5 anteriores.
 Figura 38: Diálogo Mostrar la hoja

Para mostrar datos ocultos en las celdas:

1) Seleccione Herramientas > Proteger hoja.
2) Introduzca la contraseña para desproteger la hoja y haga clic en Aceptar.
3) En la Barra de menú seleccione Formato > Celdas o haga clic con el botón derecho y
seleccione Formato de celdas o pulse Ctrl+1 para abrir el diálogo Formato de celdas.
4) Haga clic en la pestaña Protección de celda (Figura 37) y deseleccione las opciones
de ocultar celdas.
5) Haga clic en Aceptar.
Imprimir
Imprimir en Calc es casi lo mismo que imprimir desde cualquier otro componente de LibreOffice
(vea el Capítulo 10, Imprimir, exportar y enviar por correo en esta guía). Sin embargo, algunos
detalles son diferentes, especialmente los relacionados con la preparación para la impresión.

Intervalos de impresión
Los intervalos de impresión tienen varios usos, que incluyen imprimir partes específicas de los
datos o imprimir las filas o columnas seleccionadas en cada página.

Definir un intervalo de impresión

Para definir un intervalo de impresión nuevo o modificar uno existente:
1) Seleccione el intervalo de celdas que deben ser incluidas en el intervalo de impresión.
2) Seleccione Formato > Intervalo de impresión > Definir en la Barra de menú. En la
pantalla se muestran las líneas de salto de página.
3) Para comprobar el intervalo de impresión, seleccione Archivo > Previsualización de
impresión en la Barra de menú o haga clic en el icono Previsualización de impresión
LibreOffice mostrará una simulación de la página impresa.

Añadir a un intervalo de impresión

Después de definir un intervalo de impresión se pueden añadir más celdas al mismo creando otros
intervalos de impresión. Esto permite imprimir múltiples áreas separadas de la misma hoja para su
impresión sin imprimir la hoja entera.
1) Después de definir un intervalo de impresión, seleccione otro intervalo de celdas para
añadir al intervalo de impresión.
2) Seleccione Formato > Intervalo de impresión > Añadir para añadir las celdas
seleccionadas al intervalo de impresión preexistente. Las líneas de salto de página ya no
se muestran en la pantalla.
3) Para comprobar los intervalos de impresión seleccione Archivo > Previsualización de
impresión en la Barra de menú o haga clic en el icono Previsualización de impresión (
). LibreOffice mostrará los intervalos en diferentes páginas.

Nota
Los intervalos de impresión adicionales se imprimirán en diferentes páginas incluso si
ambos rangos están en la misma hoja
Eliminar un intervalo de impresión
Puede ser necesario eliminar un intervalo de impresión definido, por ejemplo, si se desea
imprimir la hoja completa nuevamente.
Para eliminar todos los intervalos de impresión definidos seleccione Formato > Intervalos
de impresión > Limpiar.

Editar un rango de impresión

En cualquier momento se puede editar directamente el intervalo de impresión, por ejemplo para
eliminar o cambiar el tamaño del intervalo de impresión. En la Barra de menú seleccione Formato
> Intervalos de impresión > Editar para abrir el diálogo Editar intervalos de impresión en el que
se puede definir el intervalo de impresión.
Para más información sobre el uso de los intervalos de impresión vea el Capítulo 6 de la Guía
de Calc, Imprimir, exportar y enviar por correo.

Opciones de impresión
Para seleccionar las opciones de impresión para orden de las páginas, detalles y escala que se
usarán para imprimir la hoja de cálculo:
1) Seleccione Formato > Página en la Barra de menú para abrir el diálogo Estilo de
página (Figura 40).
2) Seleccione la pestaña Hojas y haga las selecciones deseadas entre las
opciones disponibles.
3) Haga clic en Aceptar.
Para más información de las opciones de impresión vea el Capítulo 6, Imprimir, exportar y
enviar por correo, de la Guía de Calc.
 Figura 40: Diálogo Estilo de página

Repetir la impresión de filas y columnas

Si una hoja se imprime en varias páginas, se pueden definir ciertas filas o columnas para que se
repitan en cada página. Por ejemplo, si necesita imprimir en todas las páginas las dos filas
superiores de una hoja y la columna A , haga lo siguiente:
1) En la Barra de menú seleccione Formato > Intervalos de impresión > Editar para abrir
el diálogo Editar rangos de impresión (Figura 41).
2) Escriba los identificadores de las filas en el cuadro de texto Filas que repetir. Por
ejemplo para repetir las filas 1 y 2 escriba $1:$2. Automáticamente se cambia Filas que
repetir de - ninguno - a - definidas por el usuario -.
3) Escriba los identificadores de las columnas en el cuadro de texto Columnas que repetir.
Por ejemplo para repetir las columna A escriba $A. Automáticamente se cambia
Columnas que repetir de - ninguno - a - definidas por el usuario -.
4) Haga clic en Aceptar.
Para más información sobre editar intervalos de impresión vea el Capítulo 6 de la Guía de Calc,
Imprimir, exportar y enviar por correo.
 Figura 41: Diálogo Editar intervalos de impresión

Saltos de página
Aunque definir intervalos de impresión puede ser una herramienta poderosa, a veces es necesario
ajustar las salida impresa manualmente añadiendo un salto de página. Un salto de página ayuda a
asegurarse de que los datos se imprimen adecuadamente, de acuerdo con el tamaño y la
orientación de la página. Se puede insertar un salto de página horizontal por encima o vertical a la
izquierda de la celda activa.

Insertar un salto de página

Para insertar un salto de página:
1) Navegue hasta la celda en la que comenzará el salto de página.
2) En la Barra de menú seleccione Hoja > Insertar salto de página.
3) Seleccione Salto de fila para crear un salto de página por encima de la
celda seleccionada.
4) Seleccione Salto de columna para crear un salto de página a la izquierda de la celda
seleccionada.

Eliminar un salto de página

Para eliminar un salto de página:
1) Navegue hasta la celda que esté más próxima al salto de página que desea
eliminar, colóquese a la derecha o debajo del mismo.
2) En la Barra de menú seleccione Hoja > Eliminar salto de página.
3) Seleccione Salto de fila o Salto de columna, según lo que necesite, y el salto de página
se eliminará.
Para más información sobre saltos de página manuales vea el Capítulo 6 de la Guía de
Calc, Imprimir, exportar y enviar por correo.

Nota
En una misma hoja pueden existir varios saltos de fila y columna. Si
desea eliminarlos, debe eliminar cada uno de ellos individualmente.
Cabeceras y pies de página
Las cabeceras y los pies de página son piezas predefinidas de texto que se imprimen en la parte
superior o inferior de una página cuando se imprime la hoja de cálculo. La cabeceras y los pies de
página se establecen y definen de la misma forma.
Las cabeceras y los pies de página se asignan al estilo de página. Se puede definir más de un
estilo de página para una misma hoja de cálculo y asignar diferentes estilos de página a cada hoja
de la hoja de cálculo. Para más información vea el Capítulo 4, Usar estilos y plantillas, de la Guía
de Calc.

Configurar una cabecera o un pie de página

Para configurar una cabecera o un pie de página:
1) Navegue a la hoja en la que desea configurar la cabecera o el pie de página.
2) Seleccione Formato > Página en la Barra de menú para abrir el diálogo Estilo de
página (Figura 42).
3) En el diálogo Estilo de página seleccione la pestaña Cabecera o Pie de página.
4) Seleccione la opción Activar cabecera o Activar pie de página.
5) Seleccione Mismo contenido a la izquierda y a la derecha si es lo que desea.
6) Configure los márgenes, espaciado y altura de la cabecera o el pie. También puede
seleccionar Ajuste dinámico de la altura para que se ajuste automáticamente la altura de
la cabecera o el pie.
7) Para modificar la apariencia de la cabecera o el pie, haga clic en Más para abrir el
diálogo Bordes y fondo.
8) Para configurar el contenido, por ejemplo, número de página, fecha, etc., que aparece en la
cabecera o el pie, haga clic en Editar para abrir un diálogo donde puede configurarlo.

Figura 42: Página Cabecera del diálogo Estilo de página

Para más información sobre como configurar y definir cabeceras y pies de página vea el
Capítulo 6, Imprimir, exportar y enviar por correo, de la Guía de Calc.
Gráficas

Un gráfico estadístico es una representación visual de una serie de datos estadísticos. Es

una herramienta muy eficaz, ya que un buen gráfico:

• Capta la atención del lector

• Presenta la información de forma sencilla, clara y precisa
• Facilita la comparación de datos y destaca las tendencias y las diferencias, etc.

A continuación veremos los pasos a seguir para crear un gráfico en Calc de LibreOffice
mediante su asistente.

Paso inicial: Seleccionar los datos

Este paso consiste en seleccionar previamente los datos de la tabla que deseamos representar
gráficamente. Seleccionaremos siempre las cabeceras tanto de filas como de columnas.

Importante: no es recomendable seleccionar los totales (como en el siguiente ejemplo),

pues en tal caso, los datos parciales siempre parecerán mucho menores comparados con
éstos, y será mucho más difícil ver las diferencias entre cada una de las series de datos
Cómo crear un gráfico con el asistente en Calc de LibreOffice

A continuación activaremos el asistente para gráficos. Podremos hacerlo de distintas formas:

• Mediante un clic sobre el botón “Gráfico” de la barra de herramientas “Estándar”

• O con un clic sobre el menú “Insertar > Objeto > Gráfico...”

Paso 1: Tipo de gráfico
Cómo crear un gráfico con el asistente en Calc de LibreOffice

A continuación se mostrará el asistente para gráficos en su primer paso, vemos en el panel izquierdo
los cuatro pasos que nos quedan para obtener nuestro gráfico. En este primer paso tendremos que
seleccionar el tipo de gráfico deseado. Desde la lista Seleccione un tipo de gráfico, haremos clic en
el tipo que te interesa. En este ejemplo seleccionamos uno del tipo “Columna”

Después podremos seleccionar el subtipo de gráfico desde la ventana superior derecha, que
muestra las distintas opciones disponibles. Haciendo un clic sobre el gráfico se nos mostrará su
nombre en la parte inferior, en este ejemplo seleccionamos el subtipo “Normal”.
Cómo crear un gráfico con el asistente en Calc de LibreOffice

Algunos tipos de gráficos permiten activar el modo Vista 3D, para ello simplemente haremos un clic
sobre el botón de “Vista 3D”. Al hacerlo dispondremos de otros subtipos de gráficos, pero en esta
ocasión, con efectos tridimensionales (más adelantes los veremos con más detalle).

Nota: Calc nos mostrará una vista previa de nuestro gráfico con las opciones que vayamos
seleccionando, simplemente tendremos que esperar un corto lapso de tiempo para apreciar los
cambios.

Una vez que hemos seleccionado el tipo y subtipo de gráfico deseado, haremos clic izquierdo sobre
el botón “Siguiente >>”
Cómo crear un gráfico con el asistente en Calc de LibreOffice

Paso 2: Rango de datos

En el paso 2 Calc nos permite seleccionar los datos que formarán el gráfico en el apartado “Rango
de datos”. Nosotros ya hemos seleccionamos en el “paso inicial” el rango de datos de nuestro
gráfico (podemos comprobar que se corresponde con “$Hoja4.$A$1:$D$4”).

Si quisiéramos modificar el rango de datos haríamos lo siguiente

Clic sobre el botón de selección de rango de datos

• Clic izquierdo, mantenemos presionado y arrastramos para seleccionar el nuevo

rango deseado (en este ejemplo seleccionamos toda la tabla)
Cómo crear un gráfico con el asistente en Calc de LibreOffice

• Comprobamos que se ha modificado el rango de datos en el apartado de

“Intervalo de datos”.

Etiquetas de primera fila y columna

Por ahora tenemos el gráfico de la siguiente imagen. Esto es debido a que Calc, por
defecto, solo asigna automáticamente las etiquetas de la primera fila de la tabla de datos.
Por lo tanto debemos añadirle también las etiquetas de la primera columna.

6
Cómo crear un gráfico con el asistente en Calc de LibreOffice

Por lo tanto, haremos clic sobre las casillas de “Primera fila como etiqueta” y “Primera
columna como etiqueta”.

Comprobamos que ahora tenemos, en nuestro gráfico, las etiquetas de los rótulos de la
primera fila y columna de nuestra tabla de datos.
Cómo crear un gráfico con el asistente en Calc de LibreOffice

Series en filas o columnas

Las series de datos son los datos de cada columna (por ejemplo, los datos de las columnas Enero,
Febrero y Marzo) o los datos de cada fila (en el ejemplo, las filas de 2012, 2013 y 2014), sin tener
en cuenta los datos de las cabeceras. El siguiente paso, por lo tanto, es escoger si queremos
representar las series en filas o columnas. Lo aconsejable es seleccionar cada apartado y
comprobar los cambios.

Si seleccionamos el círculo de verificación de “Serie de datos en columnas” el gráfico

resultante nos mostrará como varían las ventas de cada año en un determinado mes.

Si seleccionamos el círculo de verificación de “Serie de datos en filas” el gráfico resultante

nos mostrará como varían las ventas de cada mes en un determinado año.
Cómo crear un gráfico con el asistente en Calc de LibreOffice

Nota: cada opción permite ver los mismos datos desde perspectivas distintas. Parece
trivial, pero no es así. Por ejemplo, si lo que quiero comunicar es que ha existido un
incremento de ventas en los tres últimos años de forma continuada mes a mes, la segunda
opción lo muestra de forma más clara, sencilla y contundente.

Para continuar haremos clic sobre el botón “Siguiente>>”.

Paso 3: Series de datos

En este tercer paso del asistente, podremos reordenar, agregar y eliminar las series de datos que
componen nuestro gráfico. Como ya seleccionamos previamente los datos, no será necesario
agregar o eliminar series, pero quizás nos convenga cambiar el orden en que se muestran.
Cómo crear un gráfico con el asistente en Calc de LibreOffice

Para cambiar el orden de una serie haremos lo siguiente:

• La seleccionaremos del recuadro “Series de datos”, por ejemplo la serie “Enero”.

Después utilizaremos los botones y para reordenarlas. En este ejemplo la situaremos en

la parte inferior.
Cómo crear un gráfico con el asistente en Calc de LibreOffice

Comprobamos que ahora el mes de “Enero” se muestra después de “Febrero” y “Marzo”.

En el apartado Rango para Nombre podremos seleccionar la celda que contiene la etiqueta
de la serie seleccionada en la lista Series de datos.

En el apartado Categorías podremos seleccionar las etiquetas de datos que se mostrarán

como categorías en cada serie. Es importante destacar que las etiquetas de Categorías se
aplicarán a todas las series. No pueden definirse categorías distintas para cada serie.
Una vez que tengamos definidos los rangos y el orden de cada serie haremos un clic sobre
el botón “Siguiente>>”.
Cómo crear un gráfico con el asistente en Calc de LibreOffice

Paso 4: Elementos de gráficos

En el último paso del asistente podremos escoger:

\ El título y subtítulo de nuestro gráfico que se ubicará en la parte superior y los títulos de eje X
(se mostrará debajo del eje X u horizontal) y los del eje Y (se mostrará a la izquierda del eje Y o
vertical). En los gráficos 3D también podremos añadir una etiqueta para el Eje Z.

• La zona donde se mostrará la leyenda (es ese pequeño rectángulo que muestra las series que se
representan con columnas), simplemente haremos un clic sobre cualquiera de las opciones
(Izquierda, Derecha, Arriba o Abajo). Si quisiéramos desactivar la leyenda desmarcaremos la
casilla “Mostrar leyenda”.
Cómo crear un gráfico con el asistente en Calc de LibreOffice

5) Otra opción es la de activar las cuadrículas en sentido horizontal (Eje X) y vertical (Eje Y).
Para ello haremos un clic sobre las casillas “Eje X” y/o “Eje Y”. En los gráficos 3D también
podremos añadir las cuadrículas para el Eje Z.

A continuación vemos un ejemplo donde hemos rellenado todos los apartados y su

traslación a un gráfico de barras.

Muy bien, ya hemos definido todos los parámetros necesarios para crear nuestro gráfico; tan sólo
queda hacer clic sobre el botón “Finalizar”.
Cómo crear un gráfico con el asistente en Calc de LibreOffice
Referencias (repaso)

Concepto y tipos de referencias

CONCEPTO
Se habla de referencia cuando se inserta el nombre de una celda en un cálculo.
Utilizar una referencia a una celda es usar el contenido de esa celda para realizar
un cálculo (resul-tado de aplicar una fórmula o una función).

IMPORTANCIA
Las referencias permiten que el resultado del cálculo perdure independientemente
de que el con-tenido de la celda referenciada varíe.
La celda donde se escribió la fórmula o función, devuelve el resultado esperado
considerando el contenido de la celda referenciada, siempre que el contenido sea un
dato numérico.
Por ejemplo: para sumar “1” y el contenido de la primer celda de la Columna “A”, se
escribe: “=1+A1”. El signo de igual identifica que es una fórmula y el resultado es:
el número 1 más el contenido de la celda “A1”.
Si el contenido de la celda “A1” es “3”, la fórmula se transforma internamente en
“=1+3” y el resul-tado es “4”.
En este ejemplo se utiliza un dato constante y una referencia a una celda. Siempre
se suma “1” al contenido de la celda “A1”.
En caso de tener que sumar “7” al contenido de la celda “A1”, se debe modificar la
fórmula.
Para extender el alcance de la fórmula y no modificar la fórmula ante variaciones
en los datos con-stantes, se deben utilizar dos referencias.
Una opción posible es: en la celda “B1” se ingresa como contenido el número “1”. La
fórmula se
cambia a: “=B1+A1”.
El resultado es el mismo ya que en la celda “B1” se ingresó el contenido utilizado
anteriormente. Pero el resultado de esta suma perdura, se suma el contenido de la
celda “B1” más el contenido de la celda “A1”, sin importar que el contenido varíe.
TIPOS
Existen tres tipos de referencias: relativa, absoluta y mixta.

Referencias relativas

Al utilizar una referencia relativa la aplicación se basa en la posición relativa de la celda en

la hoja.
Ejemplo: “=A1” es un fórmula que contiene una referencia relativa, la celda “A1”.
El resultado que esta fórmula devuelve es el contenido de la celda “A1”. Para
obtener este resul-tado la aplicación identifica:
el signo “=” indica que es una fórmula,
“A1”, busca la celda referenciada en la hoja para utilizar su contenido en la fórmula,
y devuelve el resultado esperado.

Es importante tener en cuenta que si se cambia la posición de la celda que

contiene la fórmula, se ajusta la referencia relativa a la celda.
Al copiar el contenido de las celdas a filas o columnas distintas, la referencia se
ajusta automáticamente.
Copiar referencias relativas

Si se utiliza una referencia relativa, la copia adyacente de los datos varía la

referencia de la celda según se realice en la misma fila o en la misma columna.
La copia adyacente horizontal se hace sobre la misma fila, como consecuencia el número
de fila no varía y el ajuste se produce en la columna.
Debemos considerar que el identificativo de las columnas son letras y la serie alfabética
aumenta hacia la derecha.

El resultado de realizar una copia adyacente horizontal es:

• resultado copia adyacente horizontal hacia la derecha: aumenta una columna y
se mantiene el número de fila,
◦ resultado copia adyacente horizontal hacia la izquierda: disminuye una
columna y se mantiene el número de fila.
La copia adyacente vertical se hace sobre la misma columna, como consecuencia se
mantiene la letra que identifica la columna y el ajuste se produce en la fila.
Debemos considerar que el identificativo de la filas son números y la serie numérica
aumenta ha-cia abajo.

El resultado de hacer una copia adyacente vertical es:

• resultado copia adyacente vertical hacia abajo: aumenta una fila y se mantiene la
columna,
• resultado copia adyacente vertical hacia arriba: disminuye una fila y se mantiene la
columna.
En la siguiente imagen se analiza este concepto y sus resultados.
La fórmula que se analiza es simple y hace referencia a una sola celda, pero el análisis es
similar
Al realizar la copia
adyacente del cuadro de
control hacia la derecha,
sobre la misma fila, la
referencia aumenta una
columna y conserva la mis-
ma fila, es decir, la
referencia cambia a “E4”.

Si se realiza la copia
hacia la izquierda, sobre
la misma fila, el resultado
sería: “C4”.
Al realizar la copia adyacente
del cuadro de control hacia
arriba, sobre la misma colum-
na, la referencia disminuye
una fila y conserva la misma
columna, es decir la referen-
cia cambia a “D3”.

Si se realiza la copia
hacia abajo, sobre la
misma colum-na, el
resultado sería: “D5”.
para todos los casos.
El resultado de la Copia adyacente es el mismo cuando se utilizan en una fórmula
más de una referencia relativa.

Referencia absoluta

Al utilizar una referencia absoluta la aplicación se basa en la posición específica de la celda

referenciada en la hoja.
Para establecer una referencia absoluta, se antepone el símbolo de “$” al identificativo de la
fila y de la columna que determinan la posición de la celda.
Ejemplo: “=$A$1” es un fórmula que contiene una referencia absoluta, la celda “A1”.

El resultado que esta fórmula devuelve es el contenido de la celda “A1”. Para obtener este
resul-tado la aplicación identifica:
• el signo “=” indica que es una fórmula,
• “$A$1”, busca la celda referenciada en la hoja para utilizar su contenido en la fórmula,
• y devuelve el resultado esperado.
Es importante tener en cuenta que si se cambia la posición de la celda que contiene la
fórmula, no ajusta la referencia.
Ésta es la diferencia entre una referencia relativa y una referencia absoluta.
Al copiar el contenido de las celdas a filas o columnas distintas, la referencia absoluta no
se ajusta automáticamente.

Copiar referencias absolutas

Si se utiliza una referencia absoluta la copia adyacente de los datos no varía la referencia.
El resultado de realizar una Copia adyacente horizontal o vertical no varía la celda
referenciada, sin importar la fila o la columna en la que se realice la copia.
En la siguiente imagen, se analiza este concepto y sus resultados.

Para ingresa una referencia

absoluta, se fija la fila y la
co-lumna anteponiendo el
sig-no de “$” al identificativo
de cada una.

Al realizar la copia adyacente

desde el cuadro de control en
cualquier dirección, la re-
ferencia absoluta no se ajus-ta
manteniendo la posición
indicada de la celda.
Referencia mixta
Se define una referencia mixta al combinar los conceptos anteriores.
Una referencia mixta tiene una columna absoluta y una fila relativa, o una columna relativa
y una fila absoluta.
Una celda adopta una referencia absoluta de fila, al anteponer al identificativo de la fila el
símbolo de “$”, por ejemplo: “A$1”.
En caso contrario, una celda adopta una referencia absoluta de columna, al anteponer al
identifi-cativo de la columna el símbolo de “$”, por ejemplo: “$A1”.
Si se cambia la posición de la celda que contiene la fórmula se ajusta la referencia relativa
y la ref-erencia absoluta permanece invariable.
Al copiar la fórmula en filas o columnas la referencia relativa se ajusta automáticamente y
la ref-erencia absoluta no se ajusta.

Copiar referencias mixtas

Si se utiliza una referencia absoluta de columna y relativa de fila, los cambios al realizar la
Copia adyacente, se visualizarán en la fila.
En la siguiente imagen se observa un ejemplo.

En la fórmula: “$D4”, se estable-

ce una referencia absoluta de
columna, “$D” y una referencia
relativa de fila, “4”.

Al realizar un cambio en la
posi-ción, lo único que se
ajusta es la referencia a la fila.

La copia adyacente vertical

tiene resultados visibles.

El resultado de realizar una copia adyacente vertical es:

• resultado copia adyacente vertical hacia abajo: aumenta una fila y se mantiene la columna,
• resultado copia adyacente vertical hacia arriba: disminuye una fila y se mantiene la columna.
Si se utiliza una referencia relativa de columna y absoluta de fila, los cambios al realizar la
Copia adyacente, se visualizarán en la columna.
En la siguiente imagen se observa un ejemplo.

En la fórmula: “=D$4”, se esta-

blece una referencia relativa de
columna, “D” y una referencia
ab-soluta de fila, “$4”.

Al realizar un cambio en la
posi-ción, lo único que se
ajusta es la referencia a
lacolumna.

La copia adyacente horizontal

tiene resultados visibles.
El resultado de realizar una copia adyacente horizontal es:
resultado copia adyacente horizontal hacia la derecha: aumenta una columna y
se mantiene el número de fila,
resultado copia adyacente horizontal hacia la izquierda: disminuye una columna y se
mantiene el número de fila.
Fórmulas y funciones
Puede que se necesite algo más que números y texto en una hoja de cálculo. A menudo el contenido
de una celda depende del contenido de otras celdas. Las fórmulas son ecuaciones que usan números
y variables para producir un resultado. Las variables se colocan en celdas para mantener los datos
requeridos por las ecuaciones.
Una función es un cálculo predefinido que se introduce en una celda para ayudar a analizar o
manipular los datos. Todo lo que se necesita es introducir los argumentos y el cálculo se hace
automáticamente. Las funciones ayudan a crear las fórmulas requeridas para obtener los
resultados buscados.
Concepto y sintaxis
CONCEPTO

Las funciones son una de las grandes herramientas que brindan las aplicaciones del tipo
planilla de cálculo.
Una función es una fórmula predefinida que opera con uno o más valores y devuelve un
resultado, que aparece directamente en la celda o es utilizado para calcular la fórmula que
la contiene. Las funciones permiten realizar operaciones complejas de forma sencilla,
tanto con datos numéricos como de texto.
Todas las funciones en su presentación muestran: el nombre que la identifica y una serie
de argumentos separados entre sí por puntos y comas, todos ellos dentro de paréntesis.
Se utilizan las funciones para encontrar un resultado de una forma más fácil. Al saber lo
que se desea y conocer la sintaxis correcta de una función, ésta se convierte en una
herramienta muy importante.

SINTAXIS

La sintaxis de una función representa la forma correcta de escribirla para obtener el

resultado correcto.
Existen muchísimas funciones disponibles para trabajar en este tipo de programas y cada
una está identificada por una sintaxis.

En general se puede señalar como sintaxis de una función la siguiente descripción:

=nombre_función(argumento1;argumento2;…;argumentoN)

Cada uno de los elementos que forman parte de la sintaxis de la función tiene un
significado particular y brinda información a la aplicación.
• Signo “=”: Indica que el dato a introducir representa una función.
• Nombre_función: Código con la que la aplicación reconoce a la función y el resultado
que se espera obtener.
• Paréntesis “(“: Indica que se va a comenzar a ingresar los argumentos.
• Argumentos: Celdas a utilizar, datos a tener en cuenta.
• Paréntesis “)”: Indica el fin de los argumentos a tener en cuenta.

Es muy importante destacar que los elementos no llevan espacios en blanco entre sí.

Importancia del signo de igual

El signo “=” es esencial porque sin él las funciones nos son consideradas como fórmulas
predeterminadas para las aplicaciones del tipo planilla de cálculo.
Sin este signo la función se convierte en texto y resulta ser una combinación de letras,
signos y números, con la que no se obtiene ningún resultado matemático.
Es imprescindible recordar entonces, que antes de seleccionar la función a utilizar, se
debe insertar el signo de “=”.
Importancia de la nomenclatura de la función

El nombre de una función es un código único y debe de ser respetado tal cual el programa
lo define.
Se nombra código porque no siempre coincide con el nombre de la función y único porque
no existen dos funciones con el mismo nombre.
Esto indica que antes de introducir una función se debe tener bien en claro la sintaxis de la mis ma,
y de no obtener el resultado deseado lo primero que se debe observar es cómo se ha escrito
su sintaxis.

En la mayoría de los casos de error no se respetaron los requisitos esenciales para que la
aplicación reconozca la función a utilizar.

Argumentos
Los argumentos son los datos a tener en cuenta para realizar la operación matemática
definida por la función.
La función relaciona y compara los argumentos, según la función que se seleccione, pero
sin ellos, no existe cálculo.
Los argumentos pueden ser: números, textos, fórmulas, funciones, celdas, rangos y en
muchos casos, combinación de ellos.
Lo fundamental es recordar que los argumentos se separan entre sí por el signo punto y
coma, de lo contrario no son utilizados por la función como datos.

Asistente de funciones
CONCEPTO
El asistente de funciones muestra un glosario completo de las funciones que el programa
tiene disponibles y permite utilizar las funciones de un modo interactivo.
Para obtener un resultado correcto es fundamental recordar la sintaxis exacta de una
función, sin embargo el asistente permite insertar funciones en una celda correctamente y
además brinda información de cómo se compone la sintaxis y el resultado que se obtiene
al utilizar la función sin necesidad de conocer exactamente su sintaxis.

INICIO DEL ASISTENTE

Para iniciar el Asistente de funciones se puede acceder al:
• Menú Insertar opción Función.
• Ícono Asistente: Funciones de la barra de Fórmula:
PROCEDIMIENTO
El procedimiento es el siguiente:
1. Seleccionar la celda en la que se desea ingresar la función.
2. Abrir el Asistente de funciones desde el ícono correspondiente de la barra de
Fórmulas o desde el menú Insertar opción Función.
3. Seleccionar de la lista la función a insertar.
4. Hacer clic en el botón Siguiente.
5. Seleccionar las celdas o rangos que determinan los argumentos de la función.
6. Hacer clic en Aceptar para confirmar el ingreso de la función o de lo contrario en
Cancelar para dejar sin efecto la acción.
El cuadro de diálogo que se abre al iniciar el Asistente de funciones es el
siguiente:
Análisis del cuadro:

• En la pestaña Funciones se muestra la lista completa de las funciones que el programa

tiene disponibles.
Se divide en dos áreas: Categoría y Función.
• De forma predeterminada en Categoría aparece seleccionada la opción Todos y se muestran
to-das las funciones disponibles ordenadas alfabéticamente en el área Función. Si se utiliza
el menú desplegable, es posible filtrar la información y seleccionar una Categoría
específica, de forma tal que en Función se muestren solamente las funciones
correspondientes.
• Al seleccionar una función, a la derecha del cuadro se muestra el nombre de la función
seleccionada, su sintaxis completa y el resultado que se obtiene al utilizarla.

• En la sub área Fórmula se muestra el símbolo “=” indicando el ingreso de un cálculo del
que se espera un resultado.
• Si la función es la correcta se hace clic en el botón Siguiente.
• La función está seleccionada y es el momento de seleccionar los argumentos a tener en
cuenta en la realización del cálculo.
Cada uno de los ítems número representa un argumento en la sintaxis de la función. Para
asignarlo se puede escribir directamente la celda, rango o fórmula que lo determine o
acceder al botón para seleccionar el contenido directamente de la hoja.
• Para determinar en la celda el resultado, se hace clic en Aceptar o de lo contrario en
Cancelar para dejar sin efecto la acción.
El resultado de aplicar la función a los argumentos seleccionados, se obtiene en la celda
seleccionada antes de iniciar el asistente.

En el ejemplo, para obtener el menor y mayor precio el procedimiento es el descripto

anteriormente y las funciones a utilizar son Mínimo y Máximo respectivamente.
Las funciones utilizadas en el ejemplo son sencillas y se utilizaron para estudiar el cuadro
del Asistente de funciones, pero el procedimiento es el mismo para todas las funciones
disponibles en la aplicación. Se debe tener en cuenta que el resultado de una función
puede ser el argumento de otra función. Esto se conoce como “anidar” funciones y el
asistente de funciones puede ser útil en el caso de implementarlas.
Funciones lógicas
Concepto y sintaxis
CONCEPTO
Se llaman funciones lógicas las que permiten someter a una prueba lógica distintos
valores y ob-tener un resultado en base a la veracidad o no de las relaciones establecidas
como condición de comparación.
Las aplicaciones del tipo planilla de cálculo definen como funciones lógicas: SI(), NO(),
Y(), O(), VERDADERO() y FALSO().
Por lo general al hacer referencia al nombre de las funciones se utilizan los paréntesis,
por ejemplo: SI() o Y()

SINTAXIS
Se presenta un cuadro con la sintaxis de cada una de las funciones y el resultado que se
obtiene al utilizarlas.
TRABAJO CON LAS FUNCIONES

SI()
La función SI() permite realizar una pregunta lógica, que mediante una prueba determina
dos resultados, dependiendo si la respuesta es verdadera o falsa.

El resultado que se obtiene de esta función es el objeto del siguiente análisis:

• prueba_lógica: es cualquier valor o expresión que pueda evaluarse como verdadero o

falso. Este argumento utiliza signos de comparación.

Los signos de comparación son: igual (“=”), mayor que (“>”), menor que (“<”), mayor o
igual que (“>=”), menor o igual que (“<=”) y distinto de (“<>”).
Estos signos establecen condiciones: es verdadera si los datos respetan la relación que el
signo establece, o de lo contrario es falsa.

• valor_si_es_verdadera: es el valor que se obtiene como resultado si la prueba lógica se cumple.

• valor_si_es_falsa: es el valor que se obtiene como resultado si la prueba lógica no se cumple.

El elemento esencial para trabajar correctamente con esta función, es conocer las
condiciones que establecen estos signos.
A continuación se muestra una tabla con las características de los signos de comparación.
Se analiza un ejemplo para observar los resultados de la función SI.

Mediante la función SI debe establecerse para cada funcionario si corresponde el pago de

una prima especial y la condición para obtener esa prima es ser mayor de 40 años. Se
debe mostrar la correspondencia de este pago en el rango de celdas “D3:D9”.
Para obtener el resultado, la función a utilizar es: “=SI(B3<40; “pagar prima”;“no pagar prima”), y el
resultado de esta función es el texto “pagar prima” si la condición se cumple y “no pagar prima” si
la condición no se cumple.
El resultado se observa en la siguiente imagen:

Utilizar la función SI() permite generar planillas en las que mediante una prueba lógica se
clasifican los datos, y si además se considera la utilización de filtros, el acceso a la
información es más rápido y claro al establecer las condiciones que se ajusten a los objetivos
del usuario.
En el ejemplo se consideran siete personas pero en una planilla con miles de funcionarios
el resultado es considerable al buscar la información del pago de una partida.

NO()
La función NO() permite realizar una pregunta lógica invertida, que mediante una prueba
invierte el resultado del valor lógico considerado.

El resultado que se obtiene de esta función es el objeto del siguiente análisis:

• valor_lógico: es cualquier valor o expresión que pueda evaluarse como verdadero o

falso. Este argumento utiliza signos de comparación.

Esta función invierte la expresión del valor lógico, es decir la pregunta lógica que realiza la apli-
cación es: “no es verdadera la condición que se establece en el argumento”, de no cumplirse la
condición devuelve el valor VERDADERO y si se cumple la condición devuelve el valor FALSO.
El elemento esencial para trabajar con esta función, es reflejar correctamente una relación
considerando los signos de comparación.
 En el ejemplo se analizan los resultados de esta función.

Mediante la función NO() en el rango de celdas “E3:E9” debe establecerse como

resultado verdadero si la persona reside en la ciudad de Montevideo.
Para obtener el resultado la función a utilizar es: “=NO(B3<>“Montevideo”)” y el valor lógico im-
plica: el contenido de la celda “B3” es distinto a “Montevideo”, el resultado es VERDADERO si la
persona no reside en Montevideo y FALSO si reside en la ciudad de Montevideo.
Es necesario recordar que la función NO() invierte el valor lógico, por esta razón la
condición que se establece es contraria a la pregunta lógica que se tiene como objetivo.
El resultado se observa en la siguiente imagen:

El valor VERDADERO indica que la persona reside en Montevideo, ya que la pregunta lógica es:
“¿no reside en Montevideo?” y la función utilizada es NO(), la que invierte la lógica del valor
establecido.

Y()
La función Y() permite realizar varias preguntas lógicas y establecer a una prueba todos
los valores considerados. La prueba se verifica cuando cada uno de los valores lógicos
considerados son ciertos.
 El resultado que se obtiene de esta función es el objeto del siguiente análisis:
valor_lógico: es cualquier valor o expresión que pueda evaluarse como
verdadero o falso. Este argumento utiliza signos de comparación.
Los signos de comparación son los detallados en el análisis de la función SI().
Esta función evalúa cada una de las condiciones establecidas como argumentos en la
función y si todos son ciertos devuelve el valor VERDADERO, de lo contrario devuelve el
valor FALSO. En el ejemplo se analizan los resultados de esta función.

Mediante la función Y() en el rango de celdas “F3:F9” debe establecerse si la persona

cumple estos dos requisitos: ser mayor de 35 años y residir en la ciudad de Minas.
Para obtener el resultado la función a utilizar es: “=Y(B3>35;C3=“Minas”) y si se cumplen
ambas condiciones el valor es VERDADERO.
El resultado se observa en la siguiente imagen:

La función lógica Y() permite clasificar datos y teniendo en cuenta el funcionamiento de los
filtros es una herramienta muy importante para trabajar con planillas extensas.

O()
La función O() permite realizar varias preguntas lógicas y establecer a una prueba todos los valores
considerados. La prueba se verifica si al menos uno de los valores lógicos considerados es cierto.
El resultado que se obtiene de esta función es el objeto del siguiente análisis:
valor_lógico: es cualquier valor o expresión que pueda evaluarse como verdadero
o falso. Este argumento utiliza signos de comparación.
Esta función evalúa cada una de las condiciones establecidas como argumentos en la
función, y si al menos uno es cierto devuelve el valor VERDADERO, de lo contrario
devuelve el valor FALSO. En el ejemplo se analizan los resultados de esta función.

Mediante la función O() en el rango de celdas “G3:G9” debe establecerse si la persona

cumple con uno de estos requisitos: ser mayor de 35 años o residir en la ciudad de Minas.
Para obtener el resultado la función a utilizar es: “=O(B3>35;C3=“Minas”) y si se cumple
una de las condiciones el valor es VERDADERO.
El resultado se observa en la siguiente imagen:

La imagen permite realizar un análisis comparativo de la función Y() con la función O().
Ambas plantean una sintaxis común en base a los valores lógicos, pero el resultado varía
en la consideración de los argumentos.

VERDADERO()
Al insertar la función VERDADERO() en una celda, esta palabra se muestra como resultado
de la función. Igual resultado se obtiene al ingresar el texto como contenido de la celda.
FALSO()
Al insertar la función FALSO() en una celda, esta palabra se muestra como resultado
de la función.
Igual resultado se obtiene al ingresar el texto como contenido de la celda.
Anidar funciones
CONCEPTO
Se define como una función anidada la que en su sintaxis utiliza como argumentos otra función.
Una función puede contener como máximo siete niveles de funciones anidadas. Si la función B se
utiliza como argumento de la función A, la función B es una función de segundo nivel. Una función
anidada dentro de la función B será una función de tercer nivel y así sucesivamente.

ANIDADO DE LA FUNCIÓN SI() CON FUNCIONES BÁSICAS

Con la función SI() se somete a una prueba lógica un valor, para obtener un resultado si
se verifica la prueba y otro resultado si es falso.
Anidar esta función con las funciones básicas permite ampliar la prueba lógica a un rango
de da-tos.
A continuación se analiza el ejemplo de la imagen: se presenta una lista con los puntajes
obteni-dos en un curso. En la celda “B9” se evalúan los resultados obtenidos en el curso,
siendo positivo el resultado si el promedio de los puntajes es mayor o igual a ocho.

La función a considerar es la siguiente:

=SI(PROMEDIO(B3:B7)>=8;”POSITIVO”;”NEGATIVO”)

Análisis de la función:

Prueba lógica: PROMEDIO(B3:B7)>=8

Para establecer la prueba se utiliza una función de segundo nivel, la función PROMEDIO, y se
somete a comparación el promedio de los datos contenidos en el rango con el número ocho.

• Valor si es verdadera: “POSITIVO”

Si el promedio es mayor o igual a ocho se verifica la prueba y el resultado es el texto “POSITIVO”.

• Valor si es falsa: “NEGATIVO”

De no verificarse la prueba el resultado es el texto “NEGATIVO”.
El resultado es el siguiente:

Para anidar la función SI() con las demás funciones matemáticas básicas conocidas se
trabaja de la misma forma.

ANIDADO DE VARIAS FUNCIONES SI()

Anidar la función SI() permite establecer múltiples pruebas lógicas con los respectivos
valores si las pruebas son verdaderas o falsas.
Analizaremos un ejemplo para estudiar el anidado de la función SI().
En el ejemplo de la imagen se muestra una planilla con un listado de personas con
números asig-nados. Mediante la función SI(), en las celdas contiguas, debe mostrarse el
nombre del número asignado o de lo contrario el número cero.

En la celda “C4” se debe de insertar la siguiente función:

=SI(C4=1; “UNO”;SI(C4=2; “DOS”;SI(C4=3; “TRES”;SI(C4=4; “CUATRO”;0))))

Al analizar la sintaxis completa se obtiene:

• Primer nivel: =SI(C4=1; “UNO”;…. ;0))))

La función de primer nivel es la función SI(), con ella se pretende someter a una prueba
lógica el valor de la celda “C4”, y de ser verdadera se muestra el texto “UNO” o de lo
contrario el número cero. Pero esta función contiene funciones anidadas. De esta forma la
aplicación analiza cada una de las pruebas lógicas establecidas y devuelve como valor
verdadero lo asignado en cada prueba (si todas son falsas devuelve el número cero).
Para cerrar la sintaxis de la función se utilizan tantos paréntesis como funciones anidadas se utili-
cen, y debe de existir igual número de paréntesis de apertura “(” que paréntesis de cierre “)”.
• Segundo nivel:
Las funciones de segundo nivel son tres. Cada una establece una prueba lógica al
valor de la celda “C4” y un resultado si se verifica la prueba.

SI(C4=2; “DOS”;
SI(C4=3; “TRES”;
SI(C4=4; “CUATRO”;

Lectura de la función:
Si el valor de la celda “C4” es igual a “1”, mostrar como resultado el texto “UNO”; si el valor de la celda
es igual a “2”, mostrar como resultado el texto “DOS”; si el valor de la celda es igual a “3”, mostrar
como resultado el texto “TRES”; si el valor de la celda es igual a “4”, mostrar como resultado el texto
“CUATRO”, o de lo contrario devolver como resultado de la función el número cero.

El resultado es el siguiente:

Es posible completar el rango con la función mediante la copia adyacente dado que se
utilizan referencias a celdas para establecer las pruebas lógicas.
Lo esencial al anidar varias funciones SI() es respetar la sintaxis de cada una de ellas de
la misma forma que al utilizar únicamente una función: la prueba lógica establecida por los
signos de comparación y el valor si es verdadera la prueba (salvo que al ser funciones
anidadas existe un único valor si las pruebas no se verifican).

ANIDADO DE LA FUNCIÓN SI() CON OTRAS FUNCIONES LÓGICAS

La función lógica por excelencia es la función SI(), que es la que permite establecer
pruebas lógicas de comparación y que al usuario le permite determinar los valores si se
verifica o no la prueba. Las demás funciones lógicas NO(), Y(), O(), VERDADERO() y
FALSO() devuelven como resultados predeterminados de su sintaxis el texto “verdadero”
o “falso” si se verifica o no lo establecido como valor lógico en el argumento.
Por esta razón estas funciones suelen utilizarse conjuntamente con la función SI() y se
utilizan como funciones anidadas la función Y() y la función O(). Utilizar el resto de las
funciones como funciones anidadas equivale a establecer como valor lógico resultado de
la prueba el texto “verdadero” o “falso”.

FUNCIÓN Y()
La función Y() permite establecer varias pruebas lógicas y si cada una de las pruebas se
verifica, el resultado será el valor establecido como verdadero en la sintaxis de la función
SI() (si por lo menos una no se verifica, el resultado es el valor establecido como falso).
A continuación se analiza un ejemplo. En la imagen se muestra una lista de personas con dos
puntajes. Si ambos son mayores o iguales que cinco se aprueba el curso, de lo contrario no se aprueba.

La función a insertar en la celda “D4” es la siguiente:

=SI(Y(B4>=5;C4>=5); “Aprueba”; “No aprueba”)

Al analizar la sintaxis de la función se obtiene:

Prueba lógica: Y(B4>=5;C4>=5)

Para establecer la prueba se utiliza una función de segundo nivel, la función Y(), y los
valores lógicos a verificar son dos.

Valor si es verdadera: “Aprueba”

La prueba es verdadera si el resultado de la función de segundo nivel es verdadero, es
decir, los valores de las celdas “B4” y “C4” deben respetar las condiciones establecidas por
los signos de comparación.

Valor si es falsa: “No aprueba”

La prueba es falsa si uno o los dos resultados de los valores lógicos de las celdas son falsos.

Lectura de la función:
Si el valor de la celda “B4” es mayor o igual a cinco y el valor de la celda “C4” es mayor o
igual a cinco se obtiene como resultado el texto “Aprueba”, de lo contrario “No aprueba”.

El resultado es el siguiente:
FUNCIÓN O()

La función O() permite establecer varias pruebas lógicas y si al menos una de las
pruebas se veri-fica, el resultado será el valor establecido como verdadero en la sintaxis
de la función SI(). De lo contrario el resultado es el valor establecido como falso.
Se analiza el ejemplo utilizado con la función Y(). Es importante observar y comparar los resultados
obtenidos. En la imagen se muestra una lista de personas con dos puntajes y si al menos uno de los
puntajes es mayor o igual a cinco se aprueba el curso, de lo contrario no se aprueba.

La función a insertar en la celda “E4” es la siguiente:

=SI(O(B4>=5;C4>=5); “Aprueba”; “No aprueba”)

Al analizar la sintaxis de la función se obtiene:

• Prueba lógica: O(B4>=5;C4>=5)

Para establecer la prueba se utiliza una función de segundo nivel, la función O(), los
valores lógicos a verificar son dos.

• Valor si es verdadera: “Aprueba”

La prueba es verdadera si el resultado de la función de segundo nivel es verdadero, es
decir, por lo menos uno de los valores de las celdas “B4” y “C4” debe respetar la
condición establecida por los signos de comparación.

• Valor si es falsa: “No aprueba”

La prueba es falsa si los dos resultados de los valores lógicos de las celdas son falsos.

Lectura de la función:
Si el valor de la celda “B4” es mayor o igual a cinco o el valor de la celda “C4” es mayor o igual a
cinco se obtiene como resultado el texto “Aprueba”, de lo contrario el texto “No aprueba”.
El resultado es el siguiente:

Al utilizar referencias a celdas como argumentos es más rápido completar el rango con las
funciones.
La imagen permite comparar los resultados obtenidos con ambas funciones lógicas, la
función Y() es una función de inclusión donde se deben de verificar cada una de las
pruebas lógicas para el valor establecido como resultado verdadero de la prueba. Sin
embargo, la función O() verifica el resultado de las pruebas y basta con que al menos una
se verifique para obtener un resultado verdadero.
Seleccionar una u otra función depende de los objetivos planteados y de los resultados
que se esperan obtener.
Los valores establecidos como verdadero y falso pueden ser textos, números, fórmulas y
funciones. Si se utilizan fórmulas o funciones, el valor verdadero y falso serán los
resultados de las respectivas operaciones matemáticas o funciones.
Funciones de búsqueda

Concepto y Sintaxis

CONCEPTO
Las funciones de búsqueda se definen en la categoría Búsqueda.
Permiten buscar información en una matriz de datos y obtener el valor deseado.
La función BUSCARV() permite buscar en una matriz definida por un rango de un valor,
y luego de localizado verticalmente, se obtiene como resultado dentro de la misma fila,
el valor que contiene la columna que se desea obtener.
La función BUSCARH() permite buscar en una matriz definida por un rango de un valor,
y luego de localizado horizontalmente, se obtiene como resultado dentro de la misma
columna, el valor que contiene la fila que se desea obtener.

SINTAXIS
Se presenta un cuadro con la sintaxis de cada una de las funciones y el resultado que
se obtiene al utilizarlas.

El resultado de estas funciones es el siguiente:

• BUSCARV(): buscar verticalmente en la primera columna de la matriz de datos, definida

en el segundo argumento, el valor a buscar y devuelve como resultado, el valor de la
misma posición, perteneciente al número de columna de la matriz definido en la sintaxis.
• BUSCARV(): buscar horizontalmente en la primera fila de la matriz de datos, definida en
el segundo argumento, el valor a buscar y devuelve como resultado, el valor de la
misma posición perteneciente al número de fila definido en la sintaxis.
Trabajo con las funciones
BUSCARV() Y BUSCARH()

Mediante la función BUSCARV la aplicación busca en la primera columna de la matriz de

datos, definida en segundo argumento, el valor que se identifica en el primer argumento.
Posteriormente, se desplaza sobre la fila a la que pertenece ese valor y devuelve como
resultado el valor que contiene la celda ubicada en la intersección de esa fila y la columna
referenciada en el tercer argumento.
Para analizar esta función se utiliza la planilla completa presentada en el ejemplo de la
función SI(). Se ingresa una columna al inicio de la planilla, para facilitar la búsqueda. Es
conveniente utilizar valores numéricos como primer argumento.
En la siguiente imagen se muestra esta planilla con la identificación de las celdas a utilizar
para la función BUSCARV().

La imagen muestra que:

• la celda activa es “B2”,

• el contenido de la celda “A1” es “VALOR A BUSCAR”, y se utiliza como guía para ubicar el motor
de la búsqueda definido como primer argumento en la función, que se ingresa en la celda contigua.
• en la celda “B1” se establece el valor a buscar. Este valor debe ser un valor que
pertenezca a la matriz de datos.
Esta celda no debe de estar vacía al ingreso de la función, y de esta manera se evita
obtener un error como resultado.
• el rango “A6:F10” determina la matriz de datos (las celdas en las que la aplicación busca
el valor a encontrar).

Para ingresar la función en la celda activa se sigue el siguiente procedimiento:

• Se hace clic en el signo “=” de la barra de Fórmulas para habilitarla.

• Se ingresa la palabra: “BUSCARV”.
• Para iniciar el ingreso de los argumentos se inserta el paréntesis de apertura “(”.
• Primer argumento: valor buscado.
• Se hace clic en la celda que se define como motor de búsqueda para referenciarla en la
función: “B1”.
• Segundo argumento: matriz de datos.
• Seleccionar el rango que determina la matriz: “A6:F10”.
 • Tercer argumento: número de columna del dato que se desea obtener.
• Se escribe el número de la columna de la matriz en la que se encuentra el
dato que se desea obtener como resultado: la columna que contiene los
nombres es 2.
• Para terminar el ingreso de argumentos se inserta el paréntesis de cierre “)”.
• Validar los datos para obtener el resultado en la celda correspondiente.

En este curso se trabaja siempre con datos ordenados en la matriz, de lo contrario se

pueden obtener resultados inesperados. En este aspecto la matriz de datos debe estar
ordenada dependi-endo de la columna donde se encuentra el valor a buscar. El resultado
de la función se observa en la siguiente imagen.

El número de columna, se calcula contando las columnas de la

matriz, no de la hoja. Columna 1, CÓDIGO; Columna 2, NOMBRE;
Columna 3, DPTO y así sucesivamente, hasta la Columna 6.

La aplicación realiza el siguiente procedimiento:

• lee el dato ingresado en la celda definida como motor de búsqueda,

• busca ese dato en la primera columna de la matriz de datos,
• se desplaza dentro de la misma fila hasta el número de columna que se define en la función,
• devuelve ese dato encontrado en la celda que contiene la función.

Es importante tener en cuenta que, el único lugar en el que se escriben datos para obtener
un valor es el la celda “B2”, en la que se define el motor de búsqueda.
Para obtener otro valor se ingresa un número de código en la celda “B2” y la aplicación
devuelve la información correspondiente al mismo.
En el caso de que se ingrese como valor a buscar un número mayor que cuatro, la
aplicación de-vuelve como resultado el último dato que contiene la matriz.
Determina como resultado el valor correspondiente al código cuatro, ya que no pertenece
a la matriz el código buscado.
La aplicación recorre la primera columna para buscar el código y al llegar final de la lista y
no encontrar el dato buscado, devuelve el último dato ingresado en la matriz.
En la siguiente imagen se observa el resultado al buscar el código doce.

Para utilizar la función BUSCARH(), la distribución de los datos debe de ser horizontal, no
en columnas como la función BUSCARV().
Mediante la función BUSCARH() la aplicación busca en la primera columna de la matriz de
datos, definida en segundo argumento, el valor que se identifica en el primer argumento.
Posteriormente, se desplaza sobre la columna a la que pertenece ese valor y devuelve
como resultado el valor que contiene la celda ubicada en la intersección de esa fila y la
columna referenciada en el tercer argumento.
El procedimiento es el mismo que realiza la aplicación en la función anterior.
En la siguiente imagen se observa el resultado que se obtiene con la búsqueda horizontal.

Seleccionar entre una y otra función de búsqueda depende de la organización de los datos
en la matriz.
Anidar Funciones
CONCEPTO
Se define como función anidada la que en su sintaxis utiliza como argumentos otra función.
Una función puede contener como máximo siete niveles de funciones anidadas. Si la función B se
utiliza como argumento de la función A, la función B es una función de segundo nivel. Una fun-
ción anidada dentro de la función B será una función de tercer nivel y así sucesivamente.

ANIDADO CON FUNCIONES LÓGICAS

Utilizar funciones anidadas permite crear planillas que consideren todos los elementos
necesarios en una base de datos. Con las funciones lógicas se establecen las
condiciones y los resultados de-penden de una búsqueda horizontal o vertical.
Se analiza el ejemplo de la imagen que presenta una lista de alumnos con sus respectivos
resulta-dos en dos pruebas distintas. Función SI()

Anidar la función SI() con las funciones de búsqueda permite considerar distintas
opciones si se verifica o no la prueba, Utilizando sólo la función lógica se determina un
único valor verdadero si la prueba se verifica y otro valor si la prueba es falsa.
En el ejemplo a utilizar la función SI() y la función BUSCARV() en el rango “D4:D8” se
debe reflejar el resultado del primer curso tomando en cuenta los datos detallados en la
columna “PUNTAJE 1” y los resultados correspondientes a cada punto se presentan en el
rango “A13:B18”. La función a insertar en la celda “D4” es la siguiente:

=SI(B4>=5;BUSCARV(B4;A13:B18;2);“No aprobado”)

Analizando la función se obtiene:

• Prueba lógica: B4>=5
La prueba es verdadera si el contenido de la celda “B4” es mayor o igual que
cinco, y de lo contrario es falsa.

• Valor si la prueba se verifica: BUSCARV(B4;A13:B18;2)

Si la prueba es verdadera se busca el valor contenido en la celda “B4” en la matriz de
datos del rango “A13:B18” y el resultado es el valor de la matriz ubicado en la intersección
de esa fila y la columna dos.
Observación: para copiar la función a otras celdas es necesario establecer una referencia
absoluta en el rango que determina la matriz de datos a buscar. Esta matriz no modifica su
ubicación y el resultado es: “$A$13:$B$18”.

• Valor si la prueba no se verifica: “No aprobado”

Si la prueba no se verifica el resultado es el texto “No aprobado”.
El resultado es el siguiente:

FUNCIÓN SI() Y FUNCIÓN Y()

Al analizar las funciones lógicas se observa que al anidar la función SI() con otras funciones,
permite establecer más de una prueba lógica para los valores considerados. Si a su vez se
utiliza una función de búsqueda es posible obtener distintos valores si la prueba se verifica.

En el ejemplo de la imagen, utilizando la función SI(), la función Y() y la función

BUSCARV() en el rango “E4:E8” se debe reflejar el resultado obtenido en el curso luego de
obtener como mínimo cinco en el “PUNTAJE 1” y como mínimo tres en “PUNTAJE 2”, y los
resultados se presentan en el rango “A13:B18” considerando el segundo puntaje.
La función a insertar en la celda “E4” es la siguiente:
=SI(Y(B4>=5;C4>=3);BUSCARV(C4;$A$13:$B$18;2);”No aprobado”)

Analizando la función se obtiene:

• Prueba lógica: Y(B4>=5;C4>=3)

La prueba es verdadera si el contenido de la celda “B4” es mayor o igual que cinco y si el
valor de la celda “C4” es mayor o igual que tres. De no verificarse ambos resultados es falsa.
• Valor si la prueba se verifica: BUSCARV(C4;$A$13:$B$18;2)
Si la prueba es verdadera se busca el valor contenido en la celda “C4” en la matriz de
datos del rango “A13:B18” y el resultado es el valor de la matriz ubicado en la intersección
de esa fila y la columna dos.
Una observación: para copiar la función es necesario establecer una referencia absoluta
en el rango que determina la matriz de datos a buscar, esta matriz no modifica su
ubicación y el resultado es: “$A$13:$B$18”.
• Valor si la prueba no se verifica: “No aprobado”
Si la prueba no se verifica el resultado es el texto “No aprobado”.
El resultado es el siguiente:

Es importante observar que el resultado obtenido en la celda “E8”, como el contenido de

la celda “C8” es cuatro y la matriz de datos no contiene ese valor, la aplicación muestra un
error que in-forma que no se encuentra ese número en la matriz.
Se soluciona este inconveniente insertando una fila en la matriz de datos e ingresar este
valor con un resultado. Las funciones que utilicen datos de la matriz se ajustan a los
cambios sólo si se inserta una fila interior al rango, de lo contrario se debe modificar la
referencia a la matriz en todas las funciones para obtener resultados correctos.
FUNCIÓN SI() Y FUNCIÓN O()
La función Y() implica que se deben de verificar cada uno de los valores lógicos para que la prueba
se verifique. Con la función O() basta con que al menos uno de los valores lógicos se cumpla.

En el ejemplo de la imagen, utilizando la función SI(), la función O() y la función BUSCARV()

en el rango “F4:F8” se debe reflejar el resultado total obtenido en el curso luego de haber
aprobado ambos módulos, y los resultados se presentan en el rango “A13:B19” considerando
el primer puntaje. La función a insertar en la celda “F4” es la siguiente:

=SI(O(D4=”No aprobado”;E4=”No aprobado”);”RECURSAR”;BUSCARV(B4;$A$13:$B$19;2))

Analizando la función se obtiene:

• Prueba lógica: O(D4=”No aprobado”;E4=”No aprobado”)

La prueba es verdadera si el contenido de la celda “D4” o el contenido de la celda “F4” es
igual a “No aprobado”, y de no verificarse por lo menos uno de los resultados es falsa.
Es decir que si en no aprueba uno o los dos cursos debe recursar y aprueba si ambas
instancias son aprobadas, el resultado total es el puntaje obtenido en “PUNTAJE 1”.
• Valor si la prueba se verifica: “RECURSAR”
Si la prueba se verifica, es decir si por lo menos uno de los contenidos es “No aprobado”,
el resultado es recursar.
• Valor si la prueba no se verifica: BUSCARV(B4;$A$13:$B$19;2))
Si la prueba es falsa se busca el valor contenido en la celda “B4” en la matriz de datos del
rango “A13:B19” y el resultado es el valor de la matriz ubicado en la intersección de esa fila
y la columna dos.
Una observación: para copiar la función es necesario establecer una referencia absoluta en el ran-
go que determina la matriz de datos a buscar. Esta matriz no modifica su
ubicación y el resultado es: “$A$13:$B$19”.
El resultado es el siguiente:

MAXIMIZAR RESULTADOS
El elemento clave para maximizar los resultados en un libro de trabajo, es anidar
funciones y de esta forma abarcar mayor número de opciones para crear planillas que
contemplen todos los resultados posibles.
Para anidar funciones se debe contemplar la sintaxis de la función de primer nivel y luego
considerar como argumentos las funciones de los niveles siguientes.
Los argumentos definen distintos elementos en cada sintaxis y depende de la función que se
contemple el resultado que se obtiene con ese argumento. La definición de una función como
argumento implica la relación de los datos como se analizó en cada uno de los ejemplos.
Los resultados analizados son válidos para vinculaciones entre hojas de un mismo libro de
trabajo y basta con realizar la selección en la hoja que presenta los datos a tener en cuenta.
Es necesario considerar referencias absolutas para las celdas que no modifican su
ubicación en la comparación de datos, para no obtener errores como resultado.