INSTRUCTIVO DE USO PLATAFORMA MINISTERIAL NACIONAL DE

REGISTRO Y CONTROL DE EXÁMENES DE SARS COV-2

Subsecretaría de Redes Asistenciales
División de Gestión de la Red Asistencial
Departamento de Planificación Estratégica y Gestión Territorial
DIGERA

Versión 3 8 junio de 2020

Javier Lizama Ovalle
Carolina Baeza Echeverría
Ana Jara Rojas
Pablo Norambuena Mateluna

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1. GLOSARIO

● COVID-19: Sigla del inglés “coronavirus 19 disease”, enfermedad infecciosa causada por el
virus SARS-CoV 2.
● SARS-CoV 2: Nuevo coronavirus identificado como la causa de la enfermedad: Síndrome
Agudo Respiratorio Severo por coronavirus tipo 2, que comenzó en Wuhan, China, a fines
de 2019 y se ha diseminado por todo el mundo.
● Muestra biológica: Cualquier espécimen biológico de origen humano susceptible de ser
recolectado, conservado y trasladado para su posterior análisis en un laboratorio.
● Plataforma de registro: Sistema informático implementado en forma centralizada para
realizar la trazabilidad de las muestras biológicas humanas y sus resultados analizadas en la
red de laboratorios.
● Unidad de toma de muestra (UTM): Unidad del laboratorio que realiza la obtención de la
muestra y el ingreso de la muestra al proceso de trazabilidad.
● Laboratorio clínico: Unidad de apoyo diagnóstico donde un equipo multidisciplinario de
profesionales y técnicos de laboratorio analizan muestras biológicas humanas que
contribuyen al diagnóstico, prevención e investigación de distintas patologías.
● Laboratorio de biología molecular: Laboratorio que realiza la técnica de qRT-PCR para la
detección de SARS-CoV 2.

2. OBJETIVO

Entregar guía de manejo para plataforma informática la trazabilidad de las pruebas de detección
para SARS-CoV-2 realizadas en la red chilena de salud.

3. ALCANCE

La plataforma tiene por objetivo implementar un sistema de registro y trazabilidad en tiempo real
para todas las prestaciones de laboratorio clínico y/o biología molecular que se ejecuten en el país
en apoyo al diagnóstico de SARS-CoV 2, permitiendo el ingreso de información por parte del
profesional de toma de muestra y su posterior acceso restringido al informe de resultados emitido
por el laboratorio clínico.

Para definir su uso, cada Servicio de Salud o institución publico/privada deberá revisar sus procesos
de generación de información desde la toma de muestra y asegurar la trazabilidad, considerando
en la eventualidad de que un centro no disponga de registro informático de trazabilidad de los casos,
la obligatoriedad de la implementación. Por otro lado, si dispone de un sistema completo de
trazabilidad deberá tributar todos los datos solicitados y necesarios que permitan la inter-
operatividad de los sistemas, para lo cual se dispondrán Web Service para generar integración.

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Tomando lo anterior, esta plataforma será la única vía de registro de información de exámenes para
coronavirus validado desde el Ministerio de Salud, para llevar el registro centralizado de la técnica
diagnóstica y será utilizada además para entregar diariamente reportes a las Autoridades
respectivas.

¿Quiénes deberán utilizar esta plataforma?

● Profesionales y técnicos que desempeñan funciones de toma de muestra en los distintos

centros y establecimientos de salud, quienes deberán registrar los antecedentes de la toma
de muestra.
● Profesionales responsables de laboratorio clínico y/o biología molecular de
establecimientos donde se ejecute exámenes diagnósticos de SARS-CoV 2 en el país,
quienes deberán supervisar el adecuado traspaso de la información desde el Sistema
Informático de Laboratorio (LIS) a esta plataforma ministerial de registro nacional.

Cabe destacar que tanto los profesionales de toma de muestra como los profesionales de
laboratorio tienen accesos diferenciados, dado sus roles, en la plataforma.

4.- INSTRUCTIVO DE USO PLATAFORMA: TOMA DE MUESTRA

4.1.- Ingreso a la plataforma

Ingresarán todos los profesionales de salud que estén autorizados a realizar el proceso de toma de
muestra, y que se encuentran previamente identificados y cargados en la plataforma a través de los
registros de la Superintendencia de Salud (SIS).

Podrán ingresar a la plataforma desde cualquier computador o dispositivo móvil con conexión a
internet a través del sitio web tomademuestras.minsal.cl

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Para el ingreso a la plataforma como usuario debe ingresar su Run sin puntos, guion, ni dígito
verificador. La contraseña de ingreso será su número de registro en la SIS1 para resguardar la
seguridad del sistema, esta contraseña deberá ser modificada inmediatamente en el primer ingreso
a la plataforma, estableciendo así su propia clave de seguridad que debe contener a lo menos 4
dígitos.

Durante el primer ingreso a la plataforma, además de cambiar la contraseña, cada profesional de

toma de muestra deberá identificar el o los establecimientos de salud en los que ejerce funciones.
Para esto, la plataforma dispone de una lista preestablecida de los establecimientos de salud el país,

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Este número de registro podrá obtenerse en la página de la Superintendencia de Salud en el siguiente
link http://webhosting.superdesalud.gob.cl/bases/prestadoresindividuales.nsf/buscador?openForm

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para agregar uno o más a la lista, debe hacer click en la pestaña Mis establecimientos del menú y
presionar el botón “+ Establecimiento”. Es importante destacar que los establecimientos de salud
predefinidos son primordialmente los hospitales y centros definidos como “Referencia” para su
Servicio de Salud, por cuanto todo profesional que tome muestras y pertenezca a APS u otro centro
que no aparece en el listado preestablecido, deberá, para efectos de uso de la plataforma,
endosarse a la alternativa más cercana a su localidad, de los centros hospitalarios disponibles del
Servicio de Salud al cual pertenece.

En el listado aparecerá una nueva casilla vacía en color celeste, haga click sobre ella, en la parte baja
del menú se desplegará un listado de los establecimientos públicos y privados, seleccione el que
desee incorporar a su lista y haga click sobre él.

Para confirmar su selección, debe hacer click en la flecha de actualización que está bajo el listado.

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En el caso de querer borrar un establecimiento, debe seleccionarlo y presionar el botón “x Eliminar”,
para confirmar la eliminación presione “Aceptar” y vuelva a actualizar la lista.

4.2.- Creación de solicitud de toma de muestra:

La trazabilidad del proceso de análisis de muestra se iniciará al momento de la toma de la muestra,

para lo cual el registro se debe realizar siguiendo los siguientes pasos: Crear solicitud / + Crear
registro.

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4.2.1.- Datos del profesional que registra la toma de muestra

Automáticamente, se desplegarán los datos del profesional que está registrando la solicitud, en caso
de que el profesional trabaje en más de un Establecimiento debe indicar desde cuál de estos está
realizando el procedimiento.

4.2.2.- Datos del profesional que realiza solicitud de toma de muestra

Se deber registrar el Run profesional que realiza la solicitud de toma de muestra, la cual debe ser
ingresado sin punto, pero debe incluir guion y el dígito verificador.

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Presionando “Obtener datos del profesional” se autocompletarán los campos con los datos del
profesional y en caso de que estén desactualizados, éstos se podrán modificar fácilmente
presionando sobre el campo a modificar. Es importante que para instancias de toma de muestras
“en operativos” (muestreo en terreno: cárceles, ELEAM, vecindarios etc.) las direcciones de Servicio
de Salud o bien los centros que realizan el operativo deberán definir un médico “referente” para las
tomas de muestras, como profesional que indica la solicitud de toma de muestras, para efectos del
ingreso a la plataforma

4.2.3.- Datos del paciente

Indicar tipo de documento de identificación Run, pasaporte u otro en el caso de extranjeros. Todos
los campos obligatorios estarán identificados con asterisco (*)

4.2.3.1.- Ingreso con Run

Si selecciona Run, debe ingresar el dígito verificador del Run en la casilla inferior (*DV). En el caso
de que el paciente sea un niño/a que no tiene Run, se deberá registrar con Run o Pasaporte del tutor
(madre o padre) (lo anterior no afecta si es que tutor también tiene muestra ya que tendrán distintos
ID para identificar la muestra de cada cual).

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Al presionar “Obtener datos del paciente” se autocompletará la información disponible en las bases
de datos como nombre, apellidos paterno y materno, previsión de salud, fecha de nacimiento, sexo,
comuna, correo electrónico, dirección y teléfono. Es responsabilidad del profesional que toma la
muestra realizar la verificación de todos estos datos directamente con el paciente y visualizando un
documento de identificación. Todos estos campos pueden ser modificados y deben ser revisados
con el paciente, con relevancia en el correo electrónico que permitirá posteriormente enviar el
informe del resultado de su muestra. En la eventualidad de que la persona no cuente con correo
electrónico se le deberá solicitar el de algún familiar o cercano para el envío de resultados. Si no
existe capacidad de obtener correo se procederá a incorporar correo del centro asistencial donde
se toma la muestra, procurando informar resultado por vía telefónica (intentando evitar, de ser
posible, que la persona regrese por su resultado).

- En situaciones de “Toma de muestra masiva en terreno” (ELEAM, Cárceles, casas etc..) se podrá
colocar correo de la institución o “lugar” de la toma de muestra, encargado de epidemiologia de la
Seremi respectiva o bien del centro del cual son los profesionales que toman la muestra

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4.2.3.2.- Ingreso con pasaporte

En el caso de extranjeros (as) se debe identificar mediante número de pasaporte, de igual manera
hay campos obligatorios (*) que deben ser ingresados, la comuna y sexo se pueden seleccionar
mediante un menú precargado.

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4.3.- Registro datos de la muestra

Para establecer el registro de la toma de muestra, se debe identificar la hora y fecha de la realización
del procedimiento, al hacer click en la barra de “Fecha y hora de toma de la muestra” se despliega
el menú para fijar esta información. La fecha se puede modificar seleccionando en calendario y la
hora en barras inferiores moviendo las horas y minutos.

La técnica instrumental de análisis preestablecida en esta plataforma es qRT-PCR, en un futuro

podrá estar la opción “test rápido y test instrumental de anticuerpos”.

En el campo tipo de muestra, se debe seleccionar desde el menú el tipo de muestra obtenida. Se
debe seleccionar el laboratorio de destino, esta información se encontrará establecida previamente
por cada Servicio de Salud, en el caso de derivación debe considerar el mapa de derivación de las
muestras emitido desde MINSAL, el que debe ser entregado por cada dirección de Centro Asistencial
a sus funcionarios. Una vez llenado todos los datos obligatorios se podrá enviar la muestra al
laboratorio.

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Al momento de generar el envío al laboratorio, el sistema entregará un ID de la muestra, debe
registrar este número en el tubo para poder realizar la identificación completa de la muestra. La
identificación completa de la muestra estará dada por el número de Run o Pasaporte además del ID
de la muestra, por ejemplo, el tubo: 13861217-6 / 4

Run o Pasaporte ID de la muestra

13861217-6 4

Cada persona que está autorizada a realizar muestreos podrá ver el listado de las muestras que ha
tomado y el estado de estas en la parte superior del menú “Muestras en Proceso”.

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4.4.- Información para cambio de laboratorio de destino:

En el caso que se quiera cambiar el laboratorio de destino de alguna muestra, esta se debe
seleccionar desde el listado de muestras en proceso y presionar el botón “Devolver solicitud” y
aceptando el cambio. Esta acción sacará a esta muestra del listado de muestras pendientes del
laboratorio al que había enviado la muestra, permitiendo la asignación a otro laboratorio.

Para modificar el laboratorio de destino, hacer doble click en el registro de la muestra, esto permitirá
que se desplieguen todos los datos de la toma de muestra, los que no pueden ser modificados, sólo
se permite la modificación del laboratorio de destino, haga click sobre el nuevo laboratorio y envíe
la muestra.

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En el registro de la muestra quedará el historial de los laboratorios, indicando el origen y destino de
cada una de ellas. Si ya no desea realizar el cambio sólo presione el botón “- Anular cambio de
laboratorio”

4.5.- Búsqueda muestras:

En el menú superior podrá buscar el estado de alguna de las muestras ingresadas, ya sea mediante
el Run o pasaporte del paciente o por el ID de la muestra.

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Los resultados de la búsqueda se presentarán mediante el estado de las muestras en proceso:
enviada a laboratorio, recepcionado por el laboratorio, y es presentado de la siguiente forma:

4.6.- Visualización de informes de resultados

Para visualizar el informe de resultados de una muestra ya procesada e informada por el laboratorio,
debe ingresar a la pestaña resultados de muestras. Puede hacer la búsqueda por Run o ID de la
muestra, para resguardar la privacidad de la información, cada profesional sólo podrá ver el
resultado de las muestras que tomó e ingresó. Los resultados se presentarán con el Rut y el ID de la
muestra.

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5.- INSTRUCTIVO DE USO PLATAFORMA: REGISTRO DE LABORATORIOS

5.1.- Ingreso a la plataforma

Cada profesional responsable de laboratorio clínico y/o biología molecular tendrá acceso a están
plataforma ministerial de registro nacional, mediante el nombre de su laboratorio y su contraseña
será el mismo usuario

5.2.- Recepción digital y derivación de muestras

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Al ingresar, cada laboratorio acreditado y autorizado para realizar el procesamiento de muestras
para coronavirus podrá visualizar en el menú “Registro de Muestras”, donde accederá a 2 pestañas:

● “En Proceso” que corresponde a muestras pendientes de resultado, y

● “Finalizados” que corresponde a muestras ya procesadas e informadas.

En el caso que el laboratorio clínico y/o biología molecular no disponga de capacidad de análisis, la
muestra puede ser rechazada presionando “Devolver solicitud”. Los laboratorios también pueden
reenviar directamente las solicitudes a otro laboratorio generando articulación directa.

Ahora bien, para el proceso de recepción y análisis de muestra por el laboratorio, si este laboratorio
clínico y/o biología molecular cuenta con capacidad de análisis y puede recibir la muestra, debe
presionar “Recepcionar” con esto pasa a la bandeja de muestras en proceso.

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Si esta muestra viene como derivación de otro laboratorio, este dato aparecerá en el historial de
registro de la muestra. Al momento de recepcionar la muestra se debe confirmar esta acción.

5.3.- Información de resultados por carga manual

Para asignar en forma manual e individual el resultado de una muestra, se debe ingresar
directamente a la muestra mediante doble click en la ID de la muestra.

Es importante mencionar que el informe de resultados es considerado un punto crítico dentro de

los procesos analíticos de laboratorio, por lo que cada profesional responsable de laboratorio

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deberá generar el mecanismo apropiado para evitar errores derivados o dependientes del operador,
sobrecarga de trabajo y de transcripción/traspaso de resultados a esta plataforma.

Cada Director Técnico del laboratorio deberá realizar una validación diaria de los resultados
informados a la autoridad sanitaria y ministerial.

Para subir el informe de resultados, éstos deberán ser disponibilizados en formato PDF y deberán
cumplir con todos los requisitos establecidos en el Decreto N°20 emitido el 28 de abril de 2012 por
el Ministerio de Salud “APRUEBA REGLAMENTO DE LABORATORIOS CLÍNICOS”

Para subir el archivo de informe hacer click en “Adjuntar Archivo” y “Finalizar”.

5.4.- Modificación de resultado

Una vez finalizado el análisis y colocado el resultado, usted ante una situación de “mala digitación o
registro” podrá Modificar Resultado. Para lo anterior debe:

1.- Ir a finalizados donde aparecerán todas las muestras con sus respectivos resultados

2.- Estando en el apartado finalizados deberá buscar la muestra que quiere modificar (esto lo puede
hacer en la parte superior por ID de paciente (run) o ID de la muestra.

3.- Encontrada la muestra debe pincharla y posteriormente hacer click en Modificar Resultado.
Realizada la operación debe guardar y actualizar la página.

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5.5.- Carga masiva de resultados:

Con el objetivo de poder apoyar la operatividad y eficacia del sistema, para aquellos laboratorios
que no tienen la capacidad de generar integración informática (TIC) con los Web Servicies (WS)
dispuestos para aquello (y que permiten carga de resultados automática por interconexión de
sistema) de ha dispuesto del banner: carga masiva de resultados, que dispone 3 pasos, para efectuar
carga masiva.

1.- Descargar datos recepcionados en planilla Excel: Para esto se debe pinchar descargar “data
actual”, con lo cual se descargará automáticamente una planilla Excel que contendrá 3 columnas:

- ID Muestra: Vendrá ID asociado a Rut

- ID Paciente (Rut): Vendrá Rut asociado a ID
- Resultados: Columna a completar con resultado (Positivo, Negativo, Indeterminado, No apta)

2.- Una vez desplegada la planilla “data actual” se deberá colocar resultado asociándola con el
sistema de registro propio del establecimiento: Planillas configuradas de forma manual o
descargadas de sistema LIS propio. Ante cualquiera de las 2 situaciones, y con el fin de optimizar el
tiempo de la carga masiva, y siempre que los sistemas de laboratorio permitan descargar su
información mediante una planilla Excel que contenga el rut, se recomienda utilizar función
BUSCARV asociando la búsqueda a los rut (considerar que los rut deben poseer el mismo formato),
aplicando la carga automática de todos los resultados obtenidos y requeridos en planilla “data
actual” descargada.

3.- Una vez colocados los resultados en planilla descargada “data actual” esta se debe cargar en la
plataforma, con lo cual automáticamente se cargarán los resultados en cada una de las muestras.

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6.- Descarga reportes de muestra

Se ha dispuesto un banner que indica “REPORTE MUESTRAS”, donde podrán encontrar reporteria
que se descarga en planilla Excel para la gestión de vuestro laboratorio. Los reportes se construyen
con un parámetro de 30 días “hacia atrás” desde la fecha que indiquen en el visor (FECHA DESDE).
Para generar reporte deben colocar la fecha “parámetro” y luego hacer click en Analizar. De esta
manera estarán disponible para descargar planillas. Este reporte se constituye de 4 ámbitos:

a) Reporte Global (Estado de todas las muestras derivadas a vuestro laboratorio, en todos sus
estados, durante los 30 días que establezca el parámetro de la fecha estipulada)

b) Reporte - En Creación (Estado de todas las muestras que han sido derivadas a vuestro
laboratorio, pero aún no han sido recepcionadas, durante los 30 días que establezca el parámetro
de la fecha estipulada)

c) Reporte - En Proceso (Estado de todas las muestras ya recepcionadas, pero que aún no
tienen resultado, durante los 30 días que establezca el parámetro de la fecha estipulada). Esta
planilla puede ser de utilidad también, para quienes no tienen integración para carga de resultado
vía Web Servicie, para generar la carga masiva de resultados.

d) Reporte – Resultados (Estado de todas las muestras con resultado, durante los 30 días que
establezca el parámetro de la fecha estipulada). Esta planilla bien utilizada (con los filtros
correspondientes) puede servir para armar fácilmente el reporte diario solicitado por MINSAL.

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7.- Integración Sistemas Informáticos

Para efectos de integración informática (TIC) de sistemas de laboratorios y/o Servicios de Salud se
han dispuesto de 5 WS para desarrollar estos procesos:

Proceso principal
=======================
1.- Crear Muestra
2.- Recepcionar Muestra
3.- Entregar Resultado

Búsquedas
=======================
4.-Listar muestras por estado (1,2,3) en un rango de tiempo (máx 7 días)
Búsqueda por ID
Búsqueda por Rut

Situación Alternativa
=======================
5.- Cambiar Laboratorio (derivar) antes o después de recepcionar

La información necesaria para poder realizar integración informática puede ser solicitada
directamente al referente territorial DIGERA de su Macro-Región.

8. Emisión Informe de Resultado

Una vez terminado el proceso de análisis de la muestra el resultado será emitido mediante un
informe tipo que será enviado a correo entregado al paciente (con respectivas indicaciones de
presentarse en establecimiento en caso de ser positivo), a establecimiento que ha enviado la
muestra y a notificación epidemiológica obligatoria.

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