PROCESO DE COMPRAS

1 OBJETIVO DEL PROCESO

Definir las pautas a seguir para el manejo de las cajas chicas
2 ALCANCE DEL PROCESO
Se aplica a la ejecución de cajas chicas de Administración, Logística, Recepción y
Movilidad Externa
3 POLÍTICAS
Caja Chica Gerente residente:
 Monto autorizado: 3000 soles.
 Destino: para eventos de actividades autorizados y eventualidades de la
operación que es necesario solucionar y que deben ser reportados a
Gerencia General para su aprobación si fuese un monto superior a…… Estos
gastos serán cancelados por caja chica siempre y cuando no puedan ser
cancelados al crédito o por transferencia.
 Rendición de caja: semanal o con un mínimo de 500 soles, con excepción de
fin de mes que debe rendirse cualquier monto para el respectivo cierre
contable.
 Control: sujeto a arqueo inopinado efectuado por el área de Contabilidad o
Gerencia General.

Caja chica Logística:

 Monto autorizado: 2000 soles.
 Destino: compras al contado de provisión de materiales y servicios (frutas,
verduras, carnes, agua en Bidón y otras compras menores, gasolina de VAN)
requeridos por las áreas con autorización de Gerencia Residente y
Operaciones, que no puedan ser pagadas a crédito o por transferencia.
 Rendición de caja semanal o con un mínimo de 300 soles, con excepción de
fin de mes que debe rendirse cualquier monto para el respectivo cierre
contable.
 Control: está sujeta a arqueos inopinados realizados por las áreas de
Operaciones y de Gerencia Residente indistintamente las cuales son las
responsables de su control.

Caja Chica de Recepción:

 Monto autorizado: 500 soles.
 Destino: solo para otorgar vuelto a los clientes.
 Rendición de caja: No requiere rendición, debe mantener siempre el monto
justo, debe gestionar al día la conversión de billetes, monedas de
nominación grande a menores, pudiendo permanecer en canje un máximo
de 24 horas el firmado por quién hará la gestión del cambio de nominación
de monedas-billetes.
 Control: la presente caja está sujeta a arqueos inopinados realizados por las
áreas de Operaciones y de Gerencia Residente indistintamente las cuales son
las responsables de su control.

Del retiro del dinero para todas las cajas chicas:

De necesitar realizar cambios de nominación de monedas, pagos o compras y no se

cuente aún con el comprobante de pago debe dejarse en la caja una “nota de
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cambio” indicando fecha, motivo y monto retirado para tal fin, con la respectiva
firma. Esta nota de cambio no puede tener una antigüedad mayor a 24 horas. En
caso de auditoría de control de caja si quién retiró el dinero es el mismo responsable
de la caja debería poder en el momento reemplazar la nota de cambio por el
efectivo.

3 DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

ACTIVIDAD CAJA CHICA GERENTE RESIDENTE RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
1.1. Presentada la necesidad del área Áreas
correspondiente, se realiza la evaluación de responsables y
la pertinencia de la necesidad. Gerente
Residente
1.2. Si la necesidad se realiza a través de una Gerente
compra indirecta, se coordina con el Residente
proveedor se cotiza con éste en términos de
criterios de calidad, precio, cantidad y
modalidad de pago.
Si fuese compra directa según sea el caso y
monto del producto o servicio deseado se
puede hacer una búsqueda de cotizaciones
en proveedores.
1.3. Si el monto de dinero a utilizar en la compra A Gerente
supera los…… soles se solicita la aprobación Residente ,
de Gerencia General apoyándose con la Gerencia
evidencia de la emergencia, el plan operativo General
de ser el caso.
1.4. Se contacta con el proveedor para que se Gerente
efectúe el servicio o entrega del producto Residente ,
requerido, o se realiza la compra en los proveedor
establecimientos que den un mejor precio vs
costo traslado.
1.5. Se paga el servicio o producto requerido con Gerente
efectivo de la caja chica, luego de evaluar los Residente
criterios de calidad, precio, cantidad
1.6. Se registra el pago en un archivo Excel, Gerente
archivando la documentación sustentadora Residente
máxima con un día de retraso.
1.7. Se arquea la caja y rinde la liquidación de esta Gerente
al área de Contabilidad adjuntando al archivo Residente,
Excel, fotografía o escaneo de documento y Contabilidad
medios probatorios de autorización de ser el
caso como correo o WhatsApp corporativo,
en el tiempo establecidos en la política del
presente proceso.

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ACTIVIDAD CAJA CHICA LOGÍSTICA RESPONSABLE

DESCRIPCIÓN
De acuerdo con el proceso de compra de logística Logística,
se gestiona la compra y pago de aquellos proveedor
productos y servicios que no se pueda comprar a
crédito o transferencia.
Si la necesidad fuese imprevista y con la nota de Logística,
pedido autorizada por el jefe inmediato del área proveedor
responsable; se gestiona la compra y se paga con
efectivo de la caja chica al proveedor del bien o
servicio solicitado, recibiendo de éste la
documentación probatoria (Recibo de
honorarios, factura, boleta de venta (solo si no se
puede acceder a factura))
Se registra el pago del servicio o bien en un Logística
archivo Excel, archivando la documentación
máxima un día de retraso.
Se arquea la caja y rinde la liquidación de esta a Logística,
Gerencia Residente, Jefatura de Operaciones con Gerencia
copia a Contabilidad adjuntando al archivo Excel, Residente y
fotografía o escaneo de comprobantes de pago y Jefatura de
medios probatorios de autorización de ser el caso Operaciones
como correo o WhatsApp corporativo, en el
tiempo establecidos en la política del presente
proceso.
Operaciones revisa liquidación y Gerencia Gerencia
Residente da el VoBo, solicitando por correo a Residente y
Contabilidad la reposición de la caja chica de Jefatura de
Logística con las observaciones que considere Operaciones
necesaria, el correo debe estar con copia a
Logística y Operaciones para su conocimiento. En
caso de no estar el Gerente Residente o el de
Operaciones por permiso, vacaciones o descanso
el proceso unifica el control en solo uno de ellos
(Gerente residente o Jefatura de Operaciones)
Contabilidad repone la caja chica luego de recibir Contabilidad
el VoBo de Gerencia Residente o Jefatura de
Operaciones en caso no esté el Gerente
Residente, en un plazo máximo de 24 horas.
ACTIVIDAD CAJA CHICA RECEPCIÓN - VENTAS RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
Utiliza el efectivo de la caja chica para dar vueltos
de pagos en efectivo de los clientes por uso de
habitación, actividades o alimentación.
De necesitar cambio y de no conseguirlo dentro
de las instalaciones del hotel, deberá retirar el
dinero, dejando en su lugar una nota de cambio
señalando la fecha, la persona encargada del
cambio, nominación de monedas y billetes, aún si
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se tratase de la misma persona responsable de la

caja chica.
El dinero producto de la venta del día hasta las
13:00 horas debe liquidarse para su depositar a
órganos en el Agente del Banco, firmando la
liquidación Jefatura de Operaciones y Gerencia
Residente si están ambos o en su lugar uno de
ellos. Al retorno la persona que depositó el
dinero entrega el váucher.
Gerencia Residente y/o Operaciones realizan en
el sistema la verificación del ingreso a la cuenta
del dinero depositado.
Al cambio del turno tarde, el recepcionista debe
entregar arqueada su caja a su compañero (a),
quién será el nuevo custodio y responsable
De tratarse del último turno, debe dejar el arqueo
de la caja al Jefe de operaciones o al Gerente
residente.

4 ANEXOS

Nota de Cambio

Puede hacerse un formato o en un cuaderno llevar este control

5 REVISIÓN Y APROBACIÓN DEL DOCUMENTO

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

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