Curso de Access 2010

Aviso legal: Todos los textos y pantallas estn extraidos del curso de Access 2010 de Aulaclic.
Curso Access 2010 - Alfredo Rico RicoSoft 2011
Curso de Access 2010. ndice del curso

1. Elementos bsicos de Access 2010 2. Crear, abrir y cerrar una base de datos 3. Crear tablas de datos 4. Modificar tablas de datos 5. Propiedades de los campos 6. Las relaciones 7. Las consultas 8. Las consultas de resumen 9. Las consultas de referencias cruzadas 10. Las consultas de accin 11. Los formularios 12. Los informes 13. Los controles de formulario e informe 14. Las macros 15. Configurar la interfaz 16. Herramientas de Access 17. Importar y exportar datos
Unidad 1. Elementos bsicos de Access 2010 1.1. Arrancar y cerrar Access 2010 1.2. La pantalla inicial Trabajar con dos programas a la vez 1.3. Las barras 1.4. La ayuda Unidad 2. Crear, abrir y cerrar una base de datos
Unidad 10. Las consultas de accin 10.1. Consultas de creacin de tabla Eliminar mensajes de confirmacin Habilitar el contenido de la base de datos 10.2. Consultas de actualizacin 10.3. Consulta de datos anexados 10.4. Consulta de eliminacin Unidad 11. Los formularios
2.1. Conceptos bsicos de Access 2.2. Crear una base de datos Conceptos bsicos de Access 2010 El Panel de navegacin 2.3. Cerrar la base de datos 2.4. Abrir una base de datos Unidad 3. Crear tablas de datos 3.1. Crear una tabla de datos 3.2. La clave principal Tipos de datos El asistente para bsquedas 3.3. Guardar una tabla 3.4. Cerrar una tabla Unidad 4. Modificar tablas de datos 4.1. Modificar el diseo de una tabla en Vista Diseo 4.2. Modificar el diseo de una tabla en Vista Hoja de Datos 4.3. Introducir y modificar datos en una tabla 4.4. Desplazarse dentro de una tabla Introducir datos en una tabla 4.5. Buscar y reemplazar datos Unidad 5. Propiedades de los campos 5.1. Introduccin 5.2. Tamao del campo 5.3. Formato del campo 5.4. Lugares decimales 5.5. Mscara de entrada 5.6. Ttulo Personalizar formato de los campos Personalizar mscaras de entrada 5.7. Valor predeterminado 5.8. Regla de validacin 5.9. Texto de validacin 5.10. Requerido 5.11. Permitir longitud cero 5.12. Indexado El Generador de expresiones Los ndices
11.1. Crear formularios 11.2. El asistente para formularios 11.3. Editar datos de un formulario 11.4. La Vista Diseo de formulario 11.5. La pestaa Diseo de formulario 11.6. Temas La hoja de propiedades Propiedades del formulario 11.7. El grupo Controles 11.8. Subformularios 11.9. Trabajar con controles 11.10. Organizar y ajustar controles Unidad 12. Los informes 12.1. Introduccin 12.2. Crear un informe 12.3. El asistente para informes 12.4. La vista diseo de informe 12.5. La pestaa Diseo de informe 12.6. El grupo Controles 12.7. Agrupar y ordenar 12.8. Imprimir un informe 12.9. La ventana Vista preliminar Unidad 13. Los controles de formulario e informe 13.1. Propiedades generales de los controles 13.2. Etiquetas y Cuadros de Texto 13.3. Cuadro combinado y Cuadro de lista 13.4. Grupo de Opciones 13.5. Control de Pestaa 13.6. Las herramientas de dibujo 13.7. Imgenes 13.8. Datos adjuntos y Marcos de objetos 13.9. El Botn 13.10. Controles ActiveX
Unidad 6. Las relaciones 6.1. Crear la primera relacin Conceptos bsicos sobre relaciones Integridad referencial 6.2. Aadir tablas a la ventana Relaciones 6.3. Quitar tablas de la ventana Relaciones 6.4. Modificar relaciones 6.5. Eliminar relaciones 6.6. Limpiar la ventana relaciones 6.7. Mostrar relaciones directas 6.8. Visualizar todas las relaciones Unidad 7. Las consultas 7.1. Tipos de consultas 7.2. Crear una consulta 7.3. La Vista Diseo 7.4. Aadir campos 7.5. Definir campos calculados Formar expresiones 7.6. Encabezados de columna 7.7. Cambiar el orden de los campos 7.8. Guardar la consulta 7.9. Ejecutar la consulta 7.10. Modificar el diseo de una consulta 7.11. Ordenar las filas 7.12. Seleccionar filas Las condiciones 7.13. Consultas con parmetros 7.14. Las consultas multitabla 7.15. Combinar tablas 7.16. La composicin externa Unidad 8. Las consultas de resumen 8.1. Definicin 8.2. Las funciones de agregado 8.3. Agrupar registros 8.4. Incluir expresiones 8.5. Incluir criterios de bsqueda Unidad 9. Las consultas de referencias cruzadas 9.1. Introduccin 9.2. El asistente para consultas de referencias cruzadas 9.3. La Vista Diseo
Unidad 14. Las macros 14.1. Introduccin 14.2. Crear una Macro 14.3. Ejecutar una macro 14.4. Acciones ms utilizadas Argumentos de las acciones de Macro 14.5. El flujo del programa 14.6. Acciones condicionadas 14.7. Grupos de Macros 14.8. Submacros 14.9. Crear bucles de repeticin 14.10. AutoKeys o atajos de teclado 14.11. Depuracin de errores Unidad 15. Configurar la interfaz 15.1. Introduccin 15.2. Personalizar la barra de acceso rpido 15.3. Personalizar el panel de navegacin 15.4. Personalizar un entorno para los usuarios de la base 15.5. Formas de visualizar formularios e informes 15.6. Panel de control 15.7. Cifrar con contrasea Unidad 16. Herramientas de Access 16.1. Introduccin 16.2. Analizar Tablas El asistente para analizar tablas 16.3. Analizar Rendimiento 16.4. El Documentador 16.5. Compactar y Reparar Las pestaas del Documentador 16.6. Copia de seguridad 16.7. Guardar la base en otros formatos 16.8. Generar base no modificable 16.9. Configuracin del cliente Unidad 17. Importar y exportar datos 17.1. Importar datos Importar un archivo de texto 17.2. Exportar Datos 17.3. Exportar a Word y Excel 17.4. Obtener datos por vinculacin 17.5. El Administrador de tablas vinculadas
Apndices
Unidad 1. Elementos bsicos de Access 2010

Vamos a ver cules son los elementos bsicos de Access 2010 para saber diferenciar entre cada uno de ellos. Aprenderemos cmo se llaman, dnde estn y para qu sirven. Tambin veremos cmo obtener ayuda, por si en algn momento no sabemos cmo seguir trabajando. Cuando conozcamos todo esto estaremos en disposicin de empezar a crear bases de datos en el siguiente tema.
1.1. Arrancar y cerrar Access 2010

Veamos las dos formas bsicas de iniciar Access 2010. - Desde el botn Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Al hacer clic sobre el botn Inicio se despliega un men. Colocar el cursor en Todos los programas, aparecer la lista de los programas que hay instalados en tu ordenador. Localiza Microsoft Office y haz clic en ella, luego pulsa sobre Microsoft Access, y se iniciar el programa. - Desde el icono de Access 2010 del escritorio.
Puedes iniciar Access 2010 ahora para ir probando todo lo que te explicamos. Cuando realices los ejercicios tambin puedes compaginar dos sesiones de la forma que te explicamos en el tema 1 del apndice. Para cerrar Access 2010, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones: - Hacer clic en el botn cerrar - Pulsar la combinacin de teclas ALT+F4. - Hacer clic sobre la pestaa Archivo y pulsa el botn Salir .
1.2. La pantalla inicial

Al iniciar Access aparece una pantalla inicial como sta, vamos a ver sus componentes fundamentales. As conoceremos los nombres de los diferentes elementos y ser ms fcil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuacin (y en general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qu elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos ms adelante.
1.3. Las barras

La barra de Ttulo
La barra de ttulo contiene el nombre del programa y del archivo con el que estamos trabajando en el momento actual. En el extremo de la derecha estn los botones para minimizar . La barra de Acceso rpido , maximizar/restaurar y cerrar
La barra de acceso rpido contiene las operaciones ms habituales de Access como Guardar .
o Deshacer
Esta barra puede personalizarse para aadir todos los botones que quieras. Veremos cmo ms adelante. La Cinta de opciones
La cinta de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestaas. Al hacer clic en una pestaa accederemos a su ficha que contiene los botones y mens, organizados en categoras o grupos. Durante el curso utilizaremos continuamente esta cinta. Para referirnos a un determinado botn necesitaremos saber en qu pestaa se encuentra y, para ms sea, el grupo. De tal forma que Inicio > Portapapeles > Pegar sera la localizacin exacta del botn Pegar, que pertenece al grupo Portapapeles de la pestaa Inicio. Es importante que te familiarices con esta nomenclatura. En algunos momentos algunas opciones no estarn disponibles, las reconocers porque tienen un color atenuado, gris. La cinta es dinmica y se comporta de forma inteligente. Est diseada para simplificarte el trabajo, mostrando solamente aquellas opciones que te sern tiles en cada pantalla. Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecern pequeos recuadros junto a las pestaas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que debers pulsar para acceder a esa opcin sin la necesidad del ratn.
Es posible que, al pulsar la tecla lo que ocurra sea que se despliegue un submen. En tal caso, aparecern nuevos caracteres para estas nuevas opciones. Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran semitransparentes. Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT. Para ocultar y mostrar en un momento dado las fichas de la cinta, si necesitas disponer de ms espacio de trabajo. Para ello, debers hacer doble clic sobre cualquiera de las pestaas o utilizar el botn situado en la parte derecha de la cinta . Las opciones volvern a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en cualquier pestaa o pulses de nuevo el botn. La pestaa Archivo
La pestaa Archivo es especial y como tal, est destacada con un fondo rosado. Al contrario que el resto de pestaas, no despliega una ficha tpica de la cinta de opciones con herramientas para modificar el documento, sino que despliega un men con acciones relativas al propio archivo: Guardar, Imprimir, Abrir... En versiones anteriores se encontraban en el botn Office. A este men tambin puedes acceder desde el modo de acceso por teclado tal y como vimos para la Cinta de opciones pulsando Alt + A. Este men contiene dos tipos bsicos de elementos: Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos. Por ejemplo, la opcin Guardar para guardar el documento actual, o Salir para cerrar la aplicacin. Tambin puede que algunas opciones muestren un cuadro de dilogo donde nos pedir ms informacin sobre la accin a realizar como la opcin Abrir.
Opcin que muestra ms informacin. Algunas opciones lo que hacen es mostrar ms opciones en la zona derecha de la ventana. Por ejemplo, la opcin Informacin que muestra informacin de la base de datos abierta o Reciente que muestra un listado de las ltimas bases de datos utilizadas. Al hacer clic en una de estas opciones, se colorear con un color rosado intenso, para que sepamos que se trata de la opcin activa.
La barra de estado
La barra de estado se encuentra en la parte inferior de la pantalla y contiene indicaciones sobre el estado de la aplicacin, proporciona distinta informacin segn la pantalla en la que estemos en cada momento. Por ejemplo aqu nos indica que tenemos la tecla de teclado numrico pulsada ( Bloq Num), que estamos en la vista Hoja de datos y podemos cambiar la vista a Hoja de datos, Tabla dinmica, Grfico dinmico y Diseo con los cuatro botones que aparecen a la derecha. Los nombres de los botones se muestran en un pequeo cuadro informativo al dejar el cursor sobre uno de ellos, de forma que no es necesario que los memorices. Con el uso ya irs aprendiendo la forma de los botones que ms utilices.
1.4. La ayuda
Access incorpora una documentacin muy til que explica las distintas opciones y caractersticas del programa. Su consulta frente a una duda es muy recomendable. Para acceder a ella podemos: Hacer clic en el botn de Ayuda Pulsar la tecla F1 del teclado. El programa tambin ofrece otras opciones interesantes, para elllo: Pulsar Ayuda en la pestaa Archivo. En este apartado adems encontrars enlaces a las webs de Microsoft que te facilitarn informacin sobre las novedades de esta versin en concreto, ayuda tcnica o actualizaciones del programa. , en la zona derecha de la Cinta de opciones.
2.1. Conceptos bsicos de Access

Si quieres aprender o repasar conceptos bsicos de bases de datos o quieres conocer los objetos que maneja Access 2010, consltalo aqu .
2.2. Crear una base de datos

Para crear una nueva base de datos debemos: Hacer clic sobre la opcin Nuevo de la pestaa Archivo.
Se mostrarn las distintas opciones para nuevos archivos en la zona de la derecha. La opcin Base de datos en blanco es la que debe estar seleccionada si queremos partir de cero, aunque tambin podramos partir de una base existente o de una plantilla. Curso Access 2010 - Alfredo Rico RicoSoft 2011 9
Elijas la opcin que elijas, un poco ms a la derecha vers un panel con una vista previa y las opciones necesarias para especificar el Nombre de archivo y Ubicacin de la nueva base de datos. sto es as porque, al contrario que en otros programas como Word, Access necesita crear y guardar el archivo antes de empezar a trabajar. No se puede ir realizando la base de datos y guardarla cuando est lista.
Para cambiar la ubicacin establecida por defecto (la carpeta Mis documentos), haz clic en la pequea carpeta que hay junto a la caja de texto Se abrir el siguiente cuadro de dilogo: .
Deberemos utilizar la barra de direcciones superior o explorar las carpetas desde el panel izquierdo para situarnos en la carpeta en que queramos guardar la base de datos. Y en el cuadro Nombre de archivo podrs escribir el nombre. Luego, hacer clic en Aceptar. Se cerrar el cuadro de dilogo y volvers a la pantalla anterior. Curso Access 2010 - Alfredo Rico RicoSoft 2011 10
Pulsar el botn Crear para crear la base de datos. Automticamente se crear nuestra nueva base de datos a la cual Access asignar la extensin .ACCDB. Es el mismo formato que se utilizaba en Office 2007, por lo que no presentan problemas de compatibilidad. Por defecto, Access abrir una nueva tabla llamada Tabla1 para que puedas empezar a rellenar sus datos.
Una tabla es el elemento principal de cualquier base de datos ya que todos los dems objetos se crean a partir de stas. Si observas esta ventana, a la izquierda aparece el Panel de navegacin, desde donde podremos seleccionar todos los objetos que sean creados dentro de la base de datos. De entrada slo encontraremos la Tabla1 que se crea por defecto. Puedes ocultar el panel haciendo clic en el botn Ocultar . Desplegando la cabecera del panel puedes seleccionar qu objetos mostrar y de qu forma.
Unidad 2. Avanzado: El Panel de navegacin
El Panel de navegacin es la herramienta que nos permitir acceder a los diferentes objetos almacenados en nuestra base de datos Access. Como puedes ver en la imagen de la derecha, la vista predeterminada del panel est organizada por tipos de objetos: existe un grupo para las tablas, otro para las consultas, otro para formularios, informes, etc.
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Podemos ocultar el panel si necesitamos ms espacio de trabajo, como ya hemos dicho, desde el botn Para volver a mostrarlo bastar con volver a pulsar el botn (esta vez en el sentido contrario sobre su nombre, en la barra que se mostrar en el lateral izquierdo de la ventana.
) o directamente
Diferentes vistas del Panel

Haciendo clic sobre la cabecera del panel podemos utilizar para cambiar la forma en que visualizamos los objetos. se desplegar un men que
Las primeras opciones son las de Desplazarse a la categora. Nos permiten personalizar el tipo de agrupacin. Si bien por defecto vemos los objetos segn su tipo: tablas, informes, etc. Tambin podemos mostrarlos por fecha a modo de historial, de forma que se muestren en la zona superior los modificados o creados ms recientemente. O incluso, desde la opcin Tablas y vistas relacionadas, podemos agrupar los objetos de forma lgica. Por ejemplo, todos los objetos relativos a la tabla clientes (informes, formularios, consultas...) estarn en un grupo, todos los referentes a pedidos en otro, etc. Observa la diferencia en la siguiente imagen:
Fjate cmo cambian las agrupaciones y los encabezados de las mismas. Utilizar estas vistas con soltura puede ayudarnos a organizarnos de forma ms eficaz, especialmente en bases de datos con grandes volmenes de objetos. Curso Access 2010 - Alfredo Rico RicoSoft 2011 12
En el caso de la agrupacin personalizada, de entrada todos los objetos aparecern en la categora Objetos no asignados. Deberemos crear los diferentes grupos y darles un nombre. Luego, arrastrar los objetos hasta el encabezado de la categora en que se pretenda mostrar. De esta forma, mientras trabajamos sobre la base de datos, es ms sencillo encontrar un objeto que sabemos que pertenece a un tipo de objeto determinado.
Mostrar u ocultar objetos en el panel

Tambin desde la cabecera se puede filtrar qu agrupacin de objetos queremos visualizar. Para ello, deberemos atender a las opciones que hay a continuacin del ttulo Filtrar por grupo.
En funcin del tipo de agrupacin que hayamos escogido, dispondremos de unas u otras opciones: - En la vista Tipo de objeto, que es la predeterminada, podremos escoger el tipo: Tablas, Consultas, Formularios, Informes... Las opciones son exclusivas, es decir, no puedes filtrar para que se muestren Tablas y Consultas, pero no Formularios e Informes. Eso s, puedes escoger Todos los objetos de Access para mostrarlos todos. - Si en cambio hemos escogido Tablas y vistas relacionadas, las opciones de filtro sern cada una de las tablas de las que toman nombre las categoras. En nuestro ejemplo AULACLIC_CLIENTES, AULACLIC_FACTURAS... - Exactamente igual ocurre con las fechas de creacin y modificacin. Podrs filtrar por cada uno de los encabezados disponibles: Hoy, Ayer, Antiguo... Todas estas opciones ocultan totalmente los grupos no seleccionados en el filtro, pero tambin es posible ocultar un nico grupo. - Para ocultar una categora especfica deberemos hacer clic con el botn derecho del ratn sobre l y escoger la opcin Ocultar. De la misma forma, elegiremos Mostrar cuando queramos recuperarla. - Si en cambio es algo momentneo, puede que nos sea ms til la opcin contraer una categora especfica. Para ello slo debemos hacer clic en su encabezado. Si volvemos a hacer clic se mostrar de nuevo. Por ltimo, si lo que queremos es ocultar un objeto en concreto y no la categora completa que lo engloba, deberemos hacer clic con el botn derecho del ratn sobre l y escoger la opcin Ocultar en este grupo en el men contextual.
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Opciones de navegacin: Configurando el panel

Ya hemos visto prcticamente todas las opciones de organizacin que ofrece el panel de navegacin. Vamos a ir un paso ms all explorando las Opciones de navegacin que ofrece. Podemos acceder a esta opcin si hacemos clic con el botn derecho del ratn sobre el rea vaca del panel. Asegrate de que no haces clic sobre ningn objeto ni encabezado.
Se abrir una ventana como la siguiente:
Desde esta ventana podrs modificar el orden en que aparecen los distintos tipos de vista en el men. Curso Access 2010 - Alfredo Rico RicoSoft 2011 14
Tambin podrs crear nuevos grupos (Agregar grupo) en tus vistas de tipo Personalizado. E incluso crear nuevas vistas de navegacin personalizadas desde la opcin Agregar elemento. Desde esta ventana se puede gestionar el panel de navegacin de una forma muy sencilla e intuitiva. Adems, una opcin muy interesante es la de Mostrar objetos ocultos. Si la marcas, se mostrarn en un color atenuado los grupos ocultos, de forma que puedas situarte en ellos y pulsar la opcin Mostrar fcilmente, para volver a hacerlos visibles. Tambin te puede resultar de utilidad Mostrar barra de bsqueda, si tu base de datos contiene muchas tablas y dems objetos. As podrs buscar objetos por su nombre desde el propio panel de navegacin.
2.3. Cerrar la base de datos

Se puede cerrar una base de datos de varias formas: - En la pestaa Archivo, elegir la opcin Cerrar base de datos - O bien cerrar Access. Obviamente la base tambin se cerrar. .
2.4. Abrir una base de datos

Podemos abrir una base de datos ya existente de diferentes formas: Desde la pestaa Archivo > Abrir
Desde las teclas rpidas CTRL+A o ALT+A. En ambos mtodos se abrir el cuadro de dilogo Abrir para que selecciones el archivo que quieres abrir:
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Debers situarte en la carpeta donde se encuentre la base y hacer doble clic sobre el archivo o bien seleccionarlo y pulsar el botn Abrir. Desde la pestaa Archivo > Reciente En la opcin Reciente encontrars una lista de los ltimos archivos abiertos, al igual que en el mtodo anterior. Haz clic en la que quieras abrir. Desde el acceso rpido a las ltimas bases abiertas: Nada ms abrir Access desde su icono en el Escritorio o desde la opcin en Inicio > Todos los Programas, aparecer la ficha Archivo desplegada. En ella encontrars una lista de las cuatro ltimas bases de datos abiertas, exactamente igual que en el mtodo anterior, pero directamente en Archivo, sin tener que pulsar Reciente. Haz clic sobre la que quieras abrir.
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Desde Archivo > Reciente (el mtodo que hemos visto anteriormente) podemos configurar cuntos elementos veremos en el acceso rpido. Por defecto son 4, pero podemos cambiarlo hasta un mximo de 17. No es recomendable incluir muchas, porque puede resultar molesto un listado demasiado extenso. Tambin podemos eliminar este indicando que queremos mostrar 0 elementos o bien desactivando la casilla de verificacin.
Hay que tener en cuenta que, tanto en la lista de archivos recientes como en su acceso rpido, al hacer clic en un elemento se abrir con el nombre y ubicacin que tena la ltima vez que se abri. Esto quiere decir que no es "inteligente". Si le cambias el nombre a una base de datos o la trasladas a otra carpeta, la lista quedar desactualizada y al tratar de abrir una base se mostrar un mensaje indicando que no es capaz de encontrar el archivo. Si ocurre esto, debers utilizar cualquiera de los dos primeros mtodos y buscar manualmente el archivo en su actual carpeta contenedora.
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Unidad 3. Crear tablas de datos

Aqu veremos cmo crear una tabla de datos para poder introducir datos en la base de datos en los temas siguientes y luego trabajar con stos utilizando las ventajas que nos proporciona Access 2010.
3.1. Crear una tabla de datos

Para crear una tabla de datos tenemos que hacer clic en la pestaa Crear. En el grupo Tablas podremos seleccionar estas opciones:
El botn Tabla abre la Vista Hoja de datos, consiste en introducir directamente los datos en la tabla y segn el valor que introduzcamos en la columna determinar el tipo de datos que tiene la columna. Vista diseo es el mtodo que detallaremos en esta unidad didctica Listas de SharePoint consiste en crear un objeto compatible con un sitio SharePoint desde el que podrs compartir los datos almacenados en la lista o tabla con otras personans con acceso al mismo sitio. Desde el grupo Plantillas tambin podemos acceder a Elementos de aplicacin, que permite crear una tabla de entre las plantillas disponibles. Slo tendrs que rellenarla con sus datos. Explicaremos a continuacin la forma de crear una tabla en vista diseo. Este mtodo consiste en definir la estructura de la tabla, es decir, definir las distintas columnas que esta tendr y otras consideraciones. Otra forma rpida de llegar a la Vista Diseo es haciendo clic en el botn de la barra de estado inferior. Tambin en caso de estar editando una tabla, encontraremos el botn Ver > Vista Diseo, en la pestaa Campos de las Herramientas de tabla.
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Aparecer la Vista Diseo de la tabla:
En la pestaa tenemos el nombre de la tabla (como todava no hemos asignado un nombre a la tabla, Access le ha asignado un nombre por defecto Tabla1). A continuacin tenemos la rejilla donde definiremos las columnas que componen la tabla, se utiliza una lnea para cada columna, as en la primera lnea (fila) de la rejilla definiremos la primera columna de la tabla y as sucesivamente. En la parte inferior tenemos a la izquierda dos pestaas (General y Bsqueda) para definir las propiedades del campo, es decir, caractersticas adicionales de la columna que estamos definiendo. Y a la derecha tenemos un recuadro con un texto que nos da algn tipo de ayuda sobre lo que tenemos que hacer, por ejemplo en este nomento el cursor se encuentra en la primera fila de la rejilla en la columna Tipo de datos y en el recuadro inferior derecho Access nos indica que el tipo de datos determina la clase de valores que admitir el campo. Vamos rellenando la rejilla definiendo cada una de las columnas que compondr la tabla:
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En la primera fila escribir el nombre del primer campo, al pulsar la tecla INTRO pasamos al tipo de datos, por defecto nos pone Texto como tipo de dato. Si queremos cambiar de tipo de datos, hacer clic sobre la flecha de la lista desplegable de la derecha y elegir otro tipo. En Office 2010 se ha incluido un nuevo tipo de datos que no se encontraba en versiones anteriores: Calculado. Para ms informacin sobre los diferentes tipos de datos visita los apndices. Si deseas informacin sobre el asistente para bsquedas visita los apndices. Observa como una vez tengamos algn tipo de dato en la segunda columna, la parte inferior de la ventana, la correspondiente a Propiedades del campo se activa para poder indicar ms caractersticas del campo, caractersticas que veremos con detalle en la unidad temtica siguiente. A continuacin pulsar la tecla INTRO para ir a la tercera columna de la rejilla. Esta tercera columna no es obligatorio utilizarla ya que nicamente sirve para introducir un comentario, normalmente una descripcin del campo de forma que la persona que tenga que introducir datos en la tabla sepa qu debe escribir ya que este cometario aparecer en la barra de estado de la hoja de datos. Repetir el proceso hasta completar la definicin de todos los campos (columnas) de la tabla.
3.2. La clave principal

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Antes de guardar la tabla tendremos que asignar una clave principal. La clave principal proporciona un valor nico para cada fila de la tabla y nos sirve de identificador de registros de forma que con esta clave podamos saber sin ningn tipo de equivocacin el registro al cual identifica. No podemos definir ms de una clave principal, pero podemos tener una clave principal compuesta por ms de un campo. Para asignar una clave principal a un campo, seguir los siguientes pasos: Hacer clic sobre el nombre del campo que ser clave principal. En la pestaa Diseo de Herramientas de tabla, hacer clic sobre el botn Clave principal del grupo Herramientas.
A la izquierda del nombre del campo aparecer una llave indicndonos que dicho campo es la clave principal de la tabla. Si quieres que el sistema se encargue automticamente de generar los valores del campo que es clave principal, puedes definirlo con el tipo de datos Autonumeracin. Si queremos definir una clave principal compuesta (basada en varios campos), seleccionar los campos pulsando simultaneamente la tecla CTRL y el campo a seleccionar y una vez seleccionados todos los campos hacer clic en el born anterior .
Importante: Recordar que un campo o combinacin de campos que forman la clave principal de una tabla no puede contener valores nulos y no pueden haber dos filas en la tabla con el mismo valor en el campo/s clave principal. Cuando intentemos insertar una nueva fila con valores que infrinjan estas dos reglas, el sistema no nos deja crear la nueva fila y nos devuelve un error de este tipo:
3.3. Guardar una tabla

Para guardar una tabla, podemos: Ir a la pestaa Archivo y elegir la opcin Guardar. O bien hacer clic sobre el botn Guardar de la barra de Acceso Rpido.
Como nuestra tabla an no tiene nombre asignado, aparecer el siguiente cuadro de dilogo:
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Escribir el nombre de la tabla. Hacer clic sobre el botn Aceptar. Nota: Si no hemos asignado clave principal antes de guardar la tabla, nos aparece un cuadro de dilogo avisndonos de ello, y preguntndonos si queremos que Access cree una, si le decimos que S nos aade un campo de tipo autonumeracin y lo define como clave principal. Si le decimos que No se guarda la tabla sin clave principal ya que una clave principal en una tabla es conveniente pero no obligatorio.
3.4. Cerrar una tabla

Podemos cerrar una tabla de varias formas: Hacer clic derecho sobre la pestaa con el nombre de la tabla y seleccionar Cerrar en el men emergente.
Hacer clic con el botn central del ratn sobre la pestaa con el nombre de la tabla. En algunos ratones el botn central es la propia ruedecita que nos ayuda a desplazarnos hacia arriba y hacia abajo. O bien hacer clic sobre el botn Cerrar que se encuentra en la parte derecha al mismo nivel que la pestaa
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Unidad 4. Modificar tablas de datos

Aqu veremos las tcnicas de edicin de registros para modificar tanto la definicin de una tabla como los datos introducidos en ella. Esta unidad est dedicada, principalmente, a la Vista Hoja de datos de una tabla.
4.1. Modificar el diseo de una tabla en Vista Diseo

Si una vez creada una tabla, queremos cambiar algo de su definicin (por ejemplo, aadir una nueva columna, ampliar una columna que ya existe, borrar una columna, etc.) tendremos que realizar una modificacin en su diseo: Abrir la base de datos donde se encuentra la tabla a modificar, en el caso de que no lo estuviera. Hacer clic derecho sobre la tabla que queremos modificar en el Panel de navegacin, seleccionar Vista Diseo en el men contextual:
Aparecer la ventana de diseo de tablas estudiada en la unidad temtica anterior. Para modificar la definicin de un campo, posicionar el cursor sobre el campo a modificar y realizar las sustituciones necesarias. Para aadir un nuevo campo: Ir al final de la tabla y escribir la definicin del nuevo campo. O bien, situarse en uno de los campos ya creados y hacer clic en el botn en este ltimo caso el nuevo campo se insertar delante del que estamos posicionados. Para eliminar un campo: Posicionarse en el campo y hacer clic en el botn de la pestaa Diseo. de la pestaa Diseo,
O bien, seleccionar toda la fila correspondiente al campo haciendo clic en su extremo izquierdo y cuando est remarcada pulsar la tecla Supr o Del. Se borrar el campo de la definicin de la tabla y los datos almacenados en el campo tambin desaparecern. Por ltimo, guardar la tabla.
4.2. Modificar el diseo de una tabla en Vista Hoja de Datos

La Vista de Hoja de datos se utiliza normalmente para editar los datos que contiene la tabla, aunque tambin podemos modificar su diseo. Para abrir la tabla en esta vista: Si la tabla no est abierta, desde el Panel de Navegacin: - Hacer doble clic sobre el nombre de la tabla. - O bien hacer clic derecho sobre la tabla y seleccionar la opcin Curso Access 2010 - Alfredo Rico RicoSoft 2011 en el men contextual. 23
Si tenemos la tabla abierta, pero en Vista Diseo: - Desde la pestaa Diseo o Inicio > grupo Vista > botn Ver, cambiaremos la vista.
- Tambin desde el botn de la barra de estado. La Vista Hoja de datos tiene un aspecto como el siguiente:
A la derecha de las columnas que hayamos creado veremos una columna llamada Agregar nuevo campo.
Si hacemos clic sobre el encabezado, se desplegar un men que nos permitir elegir el tipo de datos que contendr la nueva columna (o campo). Al pulsar sobre el que nos interese, se insertar automticamente en la tabla. El encabezado del nuevo campo contendr un nombre por defecto: Campo1. Si insertas otros se llamarn Campo2, Campo3, etc. Para darle un nombre a los campos no hay mas que seleccionar el encabezado con un doble clic y borrar el texto Campo1, para a continuacin escribir el nuevo nombre. Al finalizar, pulsar INTRO para que se guarde. Curso Access 2010 - Alfredo Rico RicoSoft 2011 24
Otra forma de cambiar el nombre es hacer clic con el botn derecho del ratn sobre el encabezado y seleccionar la opcin Cambiar nombre de campo en el men contextual. Tambin desde el men contextual podremos Eliminar campo, si queremos deshacernos de una determinada columna. Estas opciones nos pueden venir bien en un momento dado, si estamos modificando el contenido de la tabla y decidimos realizar un pequeo cambio en su diseo, pero recomendamos realizar los cambios de diseo en la Vista Diseo, ya que disponemos de un mayor control de la edicin.
4.3. Introducir y modificar datos en una tabla

Como hemos comentado, la Vista Hoja de datos sirve principalmente para introducir y modificar los datos de una tabla.
Cada fila nos sirve para introducir un registro. Para introducir registros: Escribir el valor del primer campo del registro. En funcin del tipo de datos que sea lo haremos de un modo u otro. Pulsar INTRO para ir al segundo campo del registro. Cuando terminamos de introducir todos los campos del primer registro, pulsar INTRO para introducir los datos del segundo registro. En el momento en que cambiamos de registro, el registro que estabamos introduciendo se almacenar, no es necesario guardar los cambios de la tabla. Al finalizar, puedes cerrar la tabla, o cambiar de vista, segn lo que quieras hacer a continuacin.
Si lo que queremos es borrar un registro entero: Seleccionar el registro a eliminar haciendo clic sobre el cuadro de la izquierda del registro. En la pestaa Inicio > grupo Registros > pulsar Eliminar. O bien pulsar la tecla SUPR del teclado.
De la misma forma podemos eliminar una columna, si la seleccionamos y utilizamos el botn Eliminar. Para modificar algn valor introducido no tenemos ms que situarnos sobre el valor a modificar y volverlo a escribir.
4.4. Desplazarse dentro de una tabla

Para desplazarse por los diferentes registros de una tabla vamos a utilizar la barra de desplazamiento: Curso Access 2010 - Alfredo Rico RicoSoft 2011 25
La barra nos indica en qu registro estamos situados y el nmero total de registros de la tabla. El recuadro en blanco nos est diciendo el registro actual en que estamos situados, del total. En este caso estamos en el registro 2 de un total de 3. Haciendo clic sobre los diferentes botones realizaremos las operaciones indicadas a continuacin: para ir al primer registro de la tabla. para ir al registro anterior en la tabla. para ir al registro siguiente en la tabla. para ir al ltimo registro de la tabla. para crear un nuevo registro que se situar automticamente al final de la tabla. Podemos ir tambin directamente a un registro determinado de la siguiente forma: 1. Hacer doble clic sobre el cuadro de texto donde pone el nmero del registro actual. 2. Escribir el nmero del registro al cual queremos ir. 3. Pulsar INTRO. Tambin podemos desplazarnos por los diferentes campos y registros utilizando el teclado. Pulsando las teclas FLECHA ABAJO y FLECHA ARRIBA cambiamos de registro al anterior o posterior. Con las teclas FLECHA IZQUIERDA y FLECHA DERECHA nos movemos dentro del mismo registro por las distintas columnas. Tambin puedes utilizar las teclas INICIO y FIN para desplezarte al primer campo o al ltimo, en el mismo registro. Y las teclas RE PG y AV PG para situarte en el primer registro o en el ltimo. Para poder utilizar el teclado a la hora de desplazarnos entre los registros, el foco debe estar en un registro cualquiera de la tabla. Si no es as, simplemente haz clic en un registro.
4.5. Buscar y reemplazar datos

Muchas veces necesitaremos buscar algn registro conociendo el valor de alguno de sus campos. Para poder realizar esta operacin tenemos a nuestra disposicin la herramienta Buscar de Access 2010. Para hacer uso de esta herramienta debemos visualizar los datos por ejemplo con la vista Hoja de datos, a continuacin posicionar el cursor en el campo donde queremos buscar y finalmente hacer clic en el botn Buscar de la pestaa Inicio o bien pulsar las teclas CTRL+B:
Aparecer el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar siguiente:
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En el cuadro Buscar: escribimos el valor a buscar. En el cuadro Buscar en: indicamos el campo donde se encuentra el valor a buscar. Por defecto coge el campo donde tenemos el cursor en ese momento, si queremos que busque en cualquier campo pulsa sobre Campo actual y selecciona en la lista Documento actual. En el cuadro Coincidir: elegimos entre estas tres opciones:
Hacer coincidir todo el campo para que el valor buscado coincida exactamente con el valor introducido en el campo. Cualquier parte del campo para que el valor buscado se encuentre en el campo pero no tiene porque coincidir exactamente con l. Comienzo del campo para que el valor buscado sea la parte inicial del campo. Despus podemos indicarle en qu registros Buscar:
Todos para buscar en todos los registros de la tabla. Arriba para buscar a partir del primer registro hasta el registro en el que nos Abajo para buscar a partir del registro en el cual nos encontramos situados y hasta el ltimo. Si activamos la casilla Maysculas y minsculas diferencia a la hora de buscar entre maysculas y minsculas (si buscamos Mara no encontrar mara). Hacemos clic sobre el botn Buscar siguiente para empezar la bsqueda y se posicionar en el primer registro que cumpla la condicin de bsqueda. Si queremos seguir la bsqueda, hacer clic sobre el botn Buscar siguiente sucesivamente para encontrar todos los valores que buscamos. Despus cerrar el cuadro de dilogo. Si lo que queremos es sustituir un valor por otro utilizaremos la opcin Reemplazar. Si tenemos la ventana Buscar y reemplezar abierta slo deberemos cambiar a la pestaa Reemplazar. En caso contrario, deberemos acceder desde la pestaa Inicio > grupo Buscar al botn Reemplazar encuentra justo al lado de el de Buscar. Vers el cuadro de dilogo de la siguiente forma: Curso Access 2010 - Alfredo Rico RicoSoft 2011 que se
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La pestaa Reemplazar tiene las mismas opciones que para buscar y adems un cuadro para introducir el valor de sustitucin, el cuadro Reemplazar por: y un botn Reemplazar que reemplaza el valor donde nos encontramos en ese momento, y un botn Reemplazar todos que sustituye todos los valores encontrados por el de sustitucin. Esta opcin hay que utilizarla con mucho cuidado porque a veces pueden ocurrir resultados inesperados sobre todo si no utilizamos la opcin Hacer coincidir todo el campo.
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Unidad 5. Propiedades de los campos

5.1. Introduccin
Cada campo de una tabla dispone de una serie de caractersticas que proporcionan un control adicional sobre la forma de funcionar del campo. Las propiedades aparecen en la parte inferior izquierda de la Vista Diseo cuando tenemos un campo seleccionado.
Las propiedades se agrupan en dos pestaas, la pestaa General donde indicamos las caractersticas generales del campo y la pestaa Bsqueda en la que podemos definir una lista de valores vlidos para el campo. Esta ltima ya ha sido explicada en un avanzado del tema de creacin de tablas, de forma que en esta unidad profundizaremos en la primera. Las propiedades de la pestaa General pueden cambiar para un tipo de dato u otro mientras que las propiedades de la pestaa Bsqueda cambian segn el tipo de control asociado al campo. Hay que tener en cuenta que si se modifican las propiedades de un campo despus de haber introducido datos en l se pueden perder estos datos introducidos. A continuacin explicaremos las propiedades de que disponemos segn los diferentes tipos de datos.
5.2. Tamao del campo

Para los campos Texto, esta propiedad determina el nmero mximo de caracteres que se pueden introducir en el campo. Siendo por defecto de 50 caracteres y valor mximo de 255.
Para los campos Numrico, las opciones son: Byte (equivalente a un carcter) para almacenar valores enteros entre 0 y 255. Entero para valores enteros comprendidos entre -32.768 y 32.767. Entero largo para valores enteros comprendidos entre -2.147.483.648 y 2.147.483.647. Simple para la introduccin de valores comprendidos entre -3,402823E38 y -1,401298E-45 para valores negativos, y entre 1,401298E-45 y 3,402823E38 para valores positivos. Curso Access 2010 - Alfredo Rico RicoSoft 2011 29
Doble para valores comprendidos entre -1,79769313486231E308 y -4,94065645841247E-324 Id. de rplica se utiliza para claves autonumricas en bases rplicas. Decimal para almacenar valores comprendidos entre -10^38-1 y 10^38-1 (si estamos en una base de datos .adp) y nmeros entre -10^28-1 y 10^28-1 (si estamos en una base de datos .accdb) Los campos Autonumeracin son Entero largo. A los dems tipos de datos no se les puede especificar tamao.
5.3. Formato del campo

Esta propiedad se utiliza para personalizar la forma de presentar los datos en pantalla o en un informe. Se puede establecer para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE, Datos adjuntos e Hipervnculo. Para los campos Autonumeracin, Numrico y Moneda, las opciones son: Nmero general: presenta los nmeros tal como fueron introducidos. Moneda: presenta los valores introducidos con el separador de millares y el smbolo monetario asignado en Windows como puede ser . Euro: utiliza el formato de moneda, con el smbolo del euro. Fijo: presenta los valores sin separador de millares. Estndar: presenta los valores con separador de millares. Porcentaje: multiplica el valor por 100 y aade el signo de porcentaje (%). Cientfico: presenta el nmero con notacin cientfica. Los campos Fecha/Hora tienen los siguientes formatos: Fecha general: si el valor es slo una fecha, no se muestra ninguna hora; si el valor es slo una hora, no se muestra ninguna fecha. Este valor es una combinacin de los valores de Fecha corta y Hora larga. Ejemplos: 3/4/93, 05:34:00 PM y 3/4/93 05:34:00 PM. Fecha larga: se visualiza la fecha con el da de la semana y el mes completo. Ejemplo: Lunes 21 de agosto de 2000. Fecha mediana: presenta el mes con los tres primeros caracteres. Ejemplo: 21-Ago-2000. Fecha corta: se presenta la fecha con dos dgitos para el da, mes y ao. Ejemplo: 01/08/00. El formato Fecha corta asume que las fechas comprendidas entre el 1/1/00 y el 31/12/29 son fechas comprendidas entre los aos 2000 y el 2029 y las fechas comprendidas entre el 1/1/30 y el 31/12/99 pertenecen al intervalo de aos entre 1930 y 1999. Hora larga: presenta la hora con el formato normal. Ejemplo: 17:35:20. Hora mediana: presenta la hora con formato PM o AM. Ejemplo: 5:35 PM. Hora corta presenta la hora sin los segundos. Ejemplo: 17:35. Los campos S/No disponen de los formatos predefinidos S/No, Verdadero/Falso y Activado/Desactivado. S, Verdadero y Activado son equivalentes entre s, al igual que lo son No, Falso y Desactivado. Nota: El control predeterminado para un dato S/No es la casilla de verificacin por lo que en la vista Hoja de Datos los datos de este tipo aparecen como una casilla de verificacin y no se ve el efecto de la propiedad formato. Si queremos ver el efecto tenemos que cambiar el control predeterminado en la pestaa Bsqueda de las Curso Access 2010 - Alfredo Rico RicoSoft 2011 30
propiedades del campo, en la propiedad Mostrar control elegir el Cuadro de texto como te mostramos a continuacin.
Los campos Calculado pueden ser de cualquiera de los formatos indicados anteriormente, ya que el clculo puede ser tanto sobre fechas, como sobre valores monetarios u operaciones lgicas de verdadero/falso. Los campos Texto y Memo no disponen de formatos predefinidos, para los campos Texto se tendran que crear formatos personalizados. Si deseas ms informacin sobre la personalizacin de formatos visita el apndice correspondiente.
5.4. Lugares decimales

Esta propiedad nos permite indicar el nmero de decimales que queremos asignar a un tipo de dato Nmero, Autonumeracin o Moneda.
5.5. Mscara de entrada

Se utiliza la mscara de entrada para facilitar la entrada de datos y para controlar los valores que los usuarios pueden introducir. Por ejemplo, puedes crear una mscara de entrada para un campo Nmero de telfono que muestre exactamente cmo debe introducirse un nmero nuevo: (___) ___-____. Access dispone de un Asistente para mscaras de entradas que nos facilita el establecer esta propiedad, y al cual accederemos al hacer clic sobre el botn que aparece a la derecha de la propiedad a modificar una vez activada dicha propiedad. Si deseas ms informacin sobre la personalizacin de mscaras de entrada visita el apndice correspondiente.
5.6. Ttulo
Se utiliza esta propiedad para indicar cmo queremos que se visualice la cabecera del campo. Por ejemplo, si un campo se llama Fnac e indicamos Fecha de nacimiento como valor en la propiedad Ttulo, en la cabecera del campo Fnac veremos Fecha de nacimiento.
5.7. Valor predeterminado

El valor predeterminado es el valor que se almacenar automticamente en el campo si no introducimos ningn valor. Se suele emplear cuando se sabe que un determinado campo va a tener la mayora de las veces el mismo valor, se utiliza esta propiedad para indicar o especificar cul va a ser ese valor y as que se introduzca automticamente en el campo a la hora de introducir los datos de la tabla. Por ejemplo si tenemos la tabla Clientes con el campo Provincia y la mayora de clientes son de la provincia Valencia, se puede introducir ese valor en la propiedad Valor predeterminado del campo Provincia y as a la hora de introducir los diferentes clientes, automticamente aparecer el valor Valencia y no lo tendremos que teclear. Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE, Datos adjuntos, Calculado y Autonumeracin.
5.8. Regla de validacin

Esta propiedad nos permite controlar la entrada de datos segn el criterio que se especifique. Hay que escribir el criterio que debe cumplir el valor introducido en el campo para que sea introducido correctamente. Por ejemplo si queremos que un valor introducido est comprendido entre 100 y 2000, se puede especificar en esta propiedad >=100 Y <=2000. Para formar la condicin puedes utilizar el generador de expresiones como te explicamos en la secuencia animada. Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE, Datos adjuntos, Calculado y Autonumeracin. Para ayudarnos a escribir la regla de validacin tenemos el generador de expresiones que se abre al hacer clic sobre el botn que aparece a la derecha de la propiedad cuando hacemos clic en ella. Para conocer un poco ms sobre l visita nuestro apndice correspondiente.
5.9. Texto de validacin

En esta propiedad escribiremos el texto que queremos nos aparezca en pantalla si introducimos en un campo un valor que no cumple la regla de validacin especificada en la propiedad anterior. Debe ser un mensaje para que la persona que se equivoque a la hora de introducir los datos sepa el porqu de su error y pueda solucionarlo. Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y el Autonumeracin.
5.10. Requerido
Si queremos que un campo se rellene obligatoriamente tendremos que asignar a esta propiedad el valor S, en caso contrario el valor ser el de No. Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y el Autonumeracin.
5.11. Permitir longitud cero

Los campos Memo y Texto cuentan con esta propiedad para controlar que no se puedan introducir valores de cadena que no contengan caracteres o estn vacos.
5.12. Indexado
Se utiliza esta propiedad para establecer un ndice de un solo campo. Los ndices hacen que las consultas basadas en los campos indexados sean ms rpidas, y tambin aceleran las operaciones de ordenacin y agrupacin. Por ejemplo, si buscas empleados basndose en un campo llamado Apellidos, puedes crear un ndice sobre este campo para hacer ms rpida la bsqueda. Pero el indexado no es la panacea, tiene sus inconvenientes. No es recomendable crear ndices en tablas que contiene un gran volumen de datos y que adems se actualizan constantemente, porque el proceso interno de actualizacin de los ndices puede ralentizar mucho las consultas sobre la tabla. Esta propiedad dispone de tres valores: No: Sin ndice. S (con duplicados): Cuando se asigna un ndice al campo y adems admite valores duplicados (dos filas con el mismo valor en el campo). S (sin duplicados): Cuando se asigna un ndice pero sin admitir valores duplicados. Si quieres saber ms sobre los ndices visita el apndice. Curso Access 2010 - Alfredo Rico RicoSoft 2011 32
Unidad 6. Las relaciones

En esta unidad veremos cmo relacionar tablas y los diferentes tipos de relaciones que pueden existir entre dos tablas de una base de datos. Si no sabes lo que es una relacin en bases de datos, te introducimos algunos conceptos bsicos para entender las relaciones visita el apndice correspondiente a la unidad.
6.1. Crear la primera relacin

Para crear relaciones en Access 2010 deberemos: - Pulsar el botn Relaciones de la pestaa Herramientas de base de datos. - O bien, desde el botn de Archivo > Informacin.
En caso de que tengas una tabla abierta, tambin encontrars este botn en: - La pestaa Herramientas de tabla > Diseo > grupo Relaciones, si estamos en Vista Diseo. - La pestaa Herramientas de tabla > Tabla > grupo Relaciones, si estamos en la Vista Hoja de datos. Aparecer el cuadro de dilogo Mostrar tabla y en l deberemos indicar qu tablas queremos relacionar.
1. Seleccionar una de las tablas que pertenecen a la relacin haciendo clic sobre ella, aparecer dicha tabla remarcada. Tambin puedes seleccionar varias a la vez pulsando CTRL. 2. Hacer clic sobre el botn Agregar. 3. Repetir los dos pasos anteriores hasta aadir todas las tablas sobre las cuales queramos efectuar relaciones. 4. Hacer clic sobre el botn Cerrar. Ahora aparecer la ventana Relaciones con las tablas aadidas en el paso anterior. Curso Access 2010 - Alfredo Rico RicoSoft 2011 33
Para crear la relacin: 1. Ir sobre el campo de relacin de la tabla principal (en nuestro caso cdigo paciente de la tabla Pacientes). 2. Pulsar el botn izquierdo del ratn y mantenindolo pulsado arrastrar hasta el campo codigo paciente de la tabla secundaria (Ingresos). 3. Soltar el botn del ratn. Aparecer el cuadro de dilogo Modificar relaciones siguiente:
En la parte superior deben estar los nombres de las dos tablas relacionadas (Pacientes y Ingresos) y debajo de stos el nombre de los campos de relacin (cdigo paciente y codigo paciente). Ojo! La informacin de ambos campos se debe corresponder, por lo tanto han de ser del mismo tipo de datos. No puedes relacionar, por ejemplo una fecha de nacimiento con un apellido. En cambio no es necesario que el nombre del campo sea el mismo. Observa en la parte inferior el Tipo de relacin que se asignar dependiendo de las caractersticas de los campos de relacin (en nuestro caso uno a varios porque un mismo paciente puede ingresar en la clnica ms de una vez). Activar el recuadro Exigir integridad referencial haciendo clic sobre ste. Si se desea, se puede activar las casillas Actualizar en cascada los campos relacionados y Eliminar en cascada los registros relacionados. Si quieres saber ms sobre integridad referencial y operaciones en cascada visita el apndice correspondiente. Para terminar, hacer clic sobre el botn Crear. Se crear la relacin y sta aparecer en la ventana Relaciones.
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6.2. Aadir tablas a la ventana Relaciones

Si ya hemos creado una relacin y queremos crear otra pero no se dispone de la tabla en la ventana Relaciones debemos aadir la tabla a la ventana: Primero nos situamos en la ventana Relaciones haciendo clic en el botn Relaciones en la pestaa Herramientas de base de datos. Para aadir la tabla hacer clic sobre el botn Mostrar tabla en la pestaa Diseo.
Aparecer el cuadro de dilogo Mostrar tablas estudiado en el apartado anterior. Aadir las tablas necesarias. Cerrar el cuadro de dilogo.
6.3. Quitar tablas de la ventana Relaciones

Si queremos eliminar una tabla de la ventana Relaciones: Primero nos situamos en la ventana Relaciones haciendo clic en el botn Relaciones en la pestaa Herramientas de base de datos. Despus podemos elegir entre: hacer clic con el botn derecho sobre la tabla y elegir la opcin Ocultar tabla del men contextual que aparecer,
o bien, hacer clic sobre la tabla para seleccionarla y hacer clic en el botn Ocultar tabla en la pestaa Diseo. Curso Access 2010 - Alfredo Rico RicoSoft 2011 35
6.4. Modificar relaciones

Para modificar relaciones ya creadas: Posicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre estas dos formas: hacer clic con el botn derecho sobre la lnea que representa la relacin a modificar y elegir la opcin Modificar relacin... del men contextual que aparecer,
o bien, hacer clic sobre la relacin a modificar y hacer clic en el botn Modificar relaciones que encontrars en la pestaa Diseo de la banda de opciones.
Se abrir el cuadro de dilogo Modificar relaciones estudiado anteriormente. Realizar los cambios deseados. Hacer clic sobre el botn Aceptar.
6.5. Eliminar relaciones

Si lo que queremos es borrar la relacin podemos: hacer clic con el botn derecho sobre la relacin a borrar y elegir la opcin Eliminar del men contextual,
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o bien, hacer clic con el botn izquierdo sobre la relacin, la relacin quedar seleccionada, y a continuacin pulsar la tecla DEL o SUPR. La relacin queda eliminada de la ventana y de la base de datos.
6.6. Limpiar la ventana relaciones

Cuando nuestra base de datos contiene muchas tablas y muchas relaciones, la ventana Relaciones puede llegar a ser tan compleja que sea difcil interpretarla. Podemos salvar esta dificultad limpiando la ventana y visualizando en ella nicamente las tablas que nos interesen y sus relaciones. Para ello utilizaremos la opcin Borrar diseo y Mostrar relaciones directas que describiremos a continuacin. Para limpiar la ventana Relaciones haz clic en el botn Borrar diseo en la pestaa Diseo:
Desaparecern todas las tablas y todas las relaciones de la ventana Relaciones. Desaparecen las relaciones de la ventana pero siguen existiendo en la base de datos, nicamente hemos limpiado la ventana. A partir de ese momento podemos ir aadiendo a la ventana las tablas que nos interesan (con la opcin Mostar tabla estudiada anteriormente) y las relaciones definidas con esas tablas con la opcin Mostrar directas que explicaremos a continuacin.
6.7. Mostrar relaciones directas

Esta opcin nos permite visualizar en la ventana Relaciones todas las relaciones basadas en una tabla determinada para ello: Posicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre: hacer clic con el botn derecho sobre la tabla y elegir la opcin Mostrar directas del men contextual que aparecer,
o bien, hacer clic sobre la tabla para seleccionarla y hacer clic en el botn Mostrar relaciones directas en la pestaa Diseo.
Aparecern todas las relaciones asociadas a la tabla y todas las tablas que intervienen en estas relaciones.
6.8. Visualizar todas las relaciones

Si queremos visualizar en la ventana Relaciones todas las relaciones: Posicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre: hacer clic con el botn derecho sobre el fondo de la ventana y elegir la opcin Mostrar todo del men contextual que aparecer,
o pulsar el botn Mostrar todas las relaciones en la pestaa Diseo.
Aparecern todas las relaciones existentes en la base de datos y las tablas asociadas.
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Unidad 7. Las consultas

En esta unidad veremos cmo crear consultas y manejarlas para la edicin de registros de tablas creadas con Access 2010.
7.1. Tipos de consultas

Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de una tabla, modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla. Existen varios tipos de consultas: Consultas de seleccin. Son las consultas que extraen o nos muestran datos. Muestran aquellos datos de una tabla que cumplen los criterios especificados. Una vez obtenido el resultado podremos consultar los datos para modificarlos (esto se podr hacer o no segn la consulta). Una consulta de seleccin genera una tabla lgica (se llama lgica porque no est fsicamente en el disco duro sino en la memoria del ordenador y cada vez que se abre se vuelve a calcular). Consultas de accin. Son consultas que realizan cambios a los registros. Existen varios tipos de consultas de accin, de eliminacin, de actualizacin, de datos anexados y de creacin de tablas. Las veremos ms adelante. Consultas especficas de SQL. Son consultas que no se pueden definir desde la cuadrcula QBE de Access sino que se tienen que definir directamente en SQL, como por ejemplo las de Unin. Estas consultas no se estudiarn en este curso ya que para definirlas hay que saber SQL, cosa que no es objeto de este curso. Pero si tienes ganas de aprender, puedes seguir nuestro Tutorial de SQL o nuestro Curso de SQLServer, con los que aprenders a realizar consultas manualmente.
7.2. Crear una consulta

Para crear una consulta, seguir los siguientes pasos: Abrir la base de datos donde se encuentra la consulta a crear. Hacer clic en el botn Diseo de Consulta en la pestaa Crear:
Tambin tenemos la posibilidad de utilizar el Asistente para consultas que puedes ver en la imagen anterior para crear consultas con un poco de ayuda. Si haces clic en el botn Asistente para consultas aparecer el siguiente cuadro de dilogo:
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El Asistente para consultas sencillas crea una consulta de seleccin sencilla como definimos en el apartado anterior. Los otros asistentes nos permiten generar tipos especiales de consulta que veremos ms adelante. Nosotros explicaremos detenidamente la opcin Diseo de consulta que te permitir crear cualquiera de las anteriores por ti mismo. Al entrar en la Vista Diseo de consulta nos pide primero las tablas de las que la consulta sacar los datos con un cuadro de dilogo parecido al siguiente:
Seleccionar la tabla de la que queremos sacar datos y hacer clic sobre el botn Agregar. Si queremos sacar datos de varias tablas agregar de la misma forma las dems tablas. Finalmente hacer clic sobre el botn Cerrar. Aparecer la ventana Vista Diseo de consultas.
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7.3. La Vista Diseo
Si observas la pantalla, en la parte superior tenemos la zona de tablas donde aparecen las tablas aadidas con sus correspondientes campos, y en la parte inferior denominada cuadrcula QBE definimos la consulta. Cada columna de la cuadrcula QBE corresponde a un campo. Cada fila tiene un propsito que detallamos brevemente a continuacin, ms adelante iremos profundizando en la explicacin: Campo: ah ponemos el campo a utilizar que en la mayora de los casos ser el campo a visualizar, puede ser el nombre de un campo de la tabla y tambin puede ser un campo calculado. Tabla: nombre de la tabla de la que sacamos el campo. Nos ser til cuando definamos consultas basadas en varias tablas. Orden: sirve para ordenar las filas del resultado. Mostrar: si la casilla de verificacin aparece desactivada la columna no aparecer en el resultado, se suele desactivar cuando queremos utilizar el campo para definir la consulta pero no queremos que aparezca en el resultado. Por ejemplo, si queremos que se muestren slo los coches vendidos de una determinada marca, no es necesario mostrar el campo marca, porque sera repetitivo y no aportara informacin adicional. Criterios: sirve para especificar un criterio de bsqueda. Un criterio de bsqueda es una condicin que deben cumplir los registros que aparecern en el resultado de la consulta. Por lo tanto est formado por una condicin o varias condiciones unidas por los operadores Y (AND) y O (OR). O: esta fila y las siguientes se utilizan para combinar condiciones.
7.4. Aadir campos

Para aadir campos a la cuadrcula podemos: Hacer doble clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas, este se colocar en la primera columna libre de la cuadrcula. Hacer clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas y sin soltar el botn del ratn arrastrar el campo sobre la cuadrcula, soltar el botn cuando estemos sobre la columna delante de la cual queremos dejar el campo que estamos aadiendo. Curso Access 2010 - Alfredo Rico RicoSoft 2011 41
Hacer clic sobre la fila Campo: de una columna vaca de la rejilla, aparecer a la derecha la flecha para desplegar la lista de todos los campos de todas las tablas que aparecen en la zona de tablas. Si tenemos muchos campos y varias tablas podemos reducir la lista seleccionando primero una tabla en la fila Tabla:, as en la lista desplegable slo aparecern campos de la tabla seleccionada. Tambin podemos teclear directamente el nombre del campo en la fila Campo: de una columna vaca de la cuadrcula. Si queremos que todos los campos de la tabla aparezcan en el resultado de la consulta podemos utilizar el asterisco * (sinnimo de 'todos los campos').
7.5. Definir campos calculados

Al igual que podemos definir en una tabla un campo cuyo tipo de datos sea Calculado tambin podemos incluir campos calculados en las consultas. Cundo incluir la expresin en una tabla y cundo en una consulta? La respuesta depender de cada caso concreto. Si el resultado de la expresin se va a utilizar frecuentemente en consultas, listados o estadsticas, puede ser ms interesante guardar el dato en la propia tabla. Si en cambio se trata de un clculo ms especfico puede ser preferible no utilizar espacio en el disco para conservar estos valores, definiendo un campo calculado en la consulta. Para definir un campo como calculado, simplemente deberemos escribir una expresin en el espacio reservado para indicar el campo. La sintaxis ser: Nombre del campo: expresin Por ejemplo, si disponemos de un campo Precio, podramos realizar la siguiente expresin: Precio con IVA: Precio * 1,18 Al pulsar INTRO se guardar la expresin y se aplicarn ciertos cambios, como encerrar entre corchetes los campos referenciados o eliminar espacios innecesarios, etc.: Precio con IVA: [Precio]*1,18 Aprendimos en temas anteriores cmo utilizar el Generador de expresiones. En esta ocasin puedes ver cmo formar expresiones de forma manual en el siguiente tema bsico del apndice.
7.6. Encabezados de columna

Podemos cambiar el encabezado de las columnas del resultado de la consulta. Normalmente aparece en el encabezado de la columna el nombre de la columna, si queremos cambiar ese encabezado lo indicamos en la fila Campo: escribindolo delante del nombre del campo y seguido de dos puntos ( : ). Se suele utilizar sobre todo para los campos calculados. Veamos el siguiente ejemplo:
La consulta muestra los modelos de coche vendidos de la marca Ford. Habamos decidido no mostrar la informacin Marca porque sera reinterativa, pero en tal caso no tendramos ninguna informacin sobre qu modelos estamos visualizando. Una posible solucin sera cambiar el nombre de campo Modelo por Modelo Ford, como ves en la imagen, incluyendo en el Campo Modelo Ford: Modelo As, los encabezados de la tabla se mostrarn as:
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7.7. Cambiar el orden de los campos

Si hemos incluido campos en la cuadrcula y queremos cambiar el orden de estos campos podemos mover una columna (o varias) arrastrndola o bien cortando y pegando. Para mover una columna arrastrndola: Posicionar el cursor sobre el extremo superior de la columna y cuando aparece la flecha aparecer resaltada (est seleccionada). Mover un poco el cursor para que aparezca la flecha columna hasta la posicin deseada. Para mover una columna cortndola: Seleccionar la columna (posicionar el cursor sobre el extremo superior de la columna y cuando aparece la flecha hacer clic). Hacer clic sobre el icono en la pestaa Inicio (o bien teclear Ctrl+X), desaparecer la columna. hacer clic, la columna
. Pulsar el botn del ratn y sin soltarlo arrastrar la
A continuacin crear una columna en blanco en el lugar donde queremos mover la columna que hemos cortado con la opcin Insertar Columnas de la pestaa Diseo. Seleccionar esa columna y hacer clic sobre el icono Pegar la pestaa Inicio (o bien teclear Ctrl+V). Podemos seleccionar varias columnas consecutivas seleccionando la primera y manteniendo la tecla MAYS pulsada, seleccionar la ltima columna a seleccionar, se seleccionarn las dos columnas y todas la columnas que se encuentren entre las dos.
7.8. Guardar la consulta

Podemos Guardar la consulta haciendo clic sobre el botn de la barra de Acceso Rpido,
o bien, seleccionando la opcin Guardar dla pestaa Archivo . Si es la primera vez que guardamos la consulta aparecer el cuadro de dilogo para darle un nombre. Se puede poner cualquier nombre excepto el de una tabla ya creada. A continuacin hacer clic sobre el botn Aceptar. Para cerrar la consulta hacer clic sobre su botn .
7.9. Ejecutar la consulta

Podemos ejecutar una consulta desde la ventana Diseo de consulta o bien desde el Panel de navegacin. Desde el Panel de navegacin, haciendo doble clic sobre su nombre. Curso Access 2010 - Alfredo Rico RicoSoft 2011 43
Desde la vista diseo de la consulta, haciendo clic sobre el botn Ejecutar de la pestaa Diseo:
Cuando estamos visualizando el resultado de una consulta, lo que vemos realmente es la parte de la tabla que cumple los criterios especificados, por lo tanto si modificamos algn dato de los que aparecen en la consulta estaremos modificando el dato en la tabla (excepto algunas consultas que no permiten esas modificaciones).
7.10. Modificar el diseo de una consulta

Si lo que queremos es modificar el diseo de una consulta: Situarse en el Panel de Navegacin y hacer clic derecho sobre el nombre de la consulta. En el men contextual seleccionar .
7.11. Ordenar las filas

Para ordenar las filas del resultado de la consulta: Hacer clic sobre la fila Orden: del campo por el cual queremos ordenar las filas, hacer clic sobre la flecha que aparecer para desplegar la lista y elegir el tipo de ordenacin. Puede ser Ascendente en este caso se ordenarn de menor a mayor si el campo es numrico, por orden alfabtico si el campo es de tipo texto, de anterior a posterior si el campo es de tipo fecha/hora, etc., o bien puede ser Descendente en orden inverso. Podemos ordenar tambin por varios campos para ello rellenar la fila Orden: de todas las columnas por las que queremos ordenar. En este caso se ordenan las filas por la primera columna de ordenacin, para un mismo valor de la primera columna, se ordenan por la segunda columna, y as sucesivamente. El orden de las columnas de ordenacin es el que aparece en la cuadrcula, es decir si queremos ordenar por ejemplo por provincia y dentro de la misma provincia por localidad tenemos que tener en la cuadrcula primero la columna provincia y despus la columna localidad. El tipo de ordenacin es independiente por lo que se puede utilizar una ordenacin distinta para cada columna. Por ejemplo, ascendente por la primera columna y dentro de la primera columna, descendente por la segunda columna.
7.12. Seleccionar filas

Para seleccionar filas tenemos que indicar un criterio de bsqueda, un criterio de bsqueda es una condicin que debern cumplir todas las filas que aparezcan en el resultado de la consulta. Normalmente la condicin estar basada en un campo de la tabla por ejemplo para seleccionar los alumnos de Valencia la condicin sera poblacin = "Valencia". Para escribir esta condicin en la cuadrcula tenemos que tener en una de las columnas de la cuadrcula el campo poblacion y en esa columna ponemos en la fila Criterios: el resto de la condicin o sea ="Valencia". Cuando la condicin es una igualdad no es necesario poner el signo =, podemos poner directamente el valor Valencia en la fila Criterios: ya que si no ponemos operador asume por defecto el =. Tampoco es necesario poner las comillas, las aadir l por defecto. Siempre que se encuentra un texto lo encierra entre comillas. Si en la fila Criterios: queremos poner un nombre de campo en vez de un valor (para comparar dos campos entre s) tenemos que encerrar el nombre del campo entre corchetes [ ]. Por ejemplo queremos poner la condicin Curso Access 2010 - Alfredo Rico RicoSoft 2011 44
precio = coste en la que precio y coste son dos campos, tenemos que poner en la fila criterios: [coste], si no ponemos los corchetes aadir las comillas y entender Precio = "coste", precio igual al valor Coste no al contenido del campo Coste. Para indicar varias condiciones se emplean los operadores Y y O. En un criterio de bsqueda en el que las condiciones estn unidas por el operador Y, para que el registro aparezca se deben cumplir todas las condiciones. Por ejemplo precio > 100 y precio < 1200, aparecen los registros cuyo precio est comprendido entre 101 y 1199. En un criterio de bsqueda en el que las condiciones estn unidas por el operador O, el registro aparecer en el resultado de la consulta si cumple al menos una de las condiciones. Todas las condiciones establecidas en la misma fila de la cuadrcula quedan unidas por el operador Y. En el ejemplo siguiente seran alumnos de Valencia Y cuya fecha de nacimiento est comprendida entre el 1/1/60 y el 31/12/69.
Del mismo modo pasa con cada una de las filas o: Si queremos que las condiciones queden unidas por el operador O tenemos que colocarlas en filas distintas (utilizando las filas O: y siguientes). Por ejemplo, si en la cuadrcula QBE tenemos especificado los siguientes criterios:
Visualizaremos de la tabla Alumnado los campos Apellidos, Nombre, Poblacin y Fecha nacimiento, los alumnos aparecern ordenados por Apellidos pero nicamente aparecern aquellos que sean de Valencia y hayan nacido entre el 1/1/60 y el 31/12/69, o bien aquellos de Alicante sea cual sea su fecha de nacimiento. Ojo! El criterio de la fecha de nacimiento nicamente afecta a la poblacin Valencia por encontrarse en la misma fila. Access no diferencia entre maysculas y minsculas a la hora de realizar la bsqueda de registros. Si quieres saber ms sobre los operadores de condicin que puedes utilizar, visita el apndice correspondiente.
7.13. Consultas con parmetros

A menudo, en una consulta necesitamos utilizar un valor que no es conocido en ese momento sino que queremos que lo introduzca el usuario cuando se ejecute la consulta. Por ejemplo, queremos hacer una consulta para obtener los alumnos de una determinada Poblacin, la poblacin la introducir el usuario cuando Access se lo pida. En este caso necesitamos utilizar en nuestra consulta un parmetro. Un parmetro funciona de forma parecida a un campo de tabla, pero el valor que almacena lo introduce el usuario cuando se ejecuta la consulta. Curso Access 2010 - Alfredo Rico RicoSoft 2011 45
En una consulta cuando utilizamos un nombre de campo que no est en el origen de datos, Access considera este campo como un parmetro y cuando se ejecuta la consulta nos pide Introducir el valor del parmetro mediante un cuadro de dilogo como este:
En el ejemplo anterior, en la consulta tendramos que aadir una condicin de bsqueda que especifique que la Poblacin es igual al Valor a introducir, de esta manera:
Ojo! cuando pongamos el nombre del parmetro es importante escribirlo entre corchetes, de lo contrario Access le aadir comillas y no lo considerar como un nombre de parmetro sino como un valor. Otra forma de utilizar un parmetro en una consulta es definindolo mediante el botn Parmetros de la pestaa Diseo.
En este caso, despus de elegir la opcin, se abre el cuadro de dilogo Parmetros de la consulta donde podemos indicar el nombre del parmetro y el tipo de dato.
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La diferencia entre escribir directamente un nombre de parmetro y definirlo con el botn Parmetros es que, si le hemos asignado un tipo de dato, Access comprueba automticamente el tipo del valor introducido por el usuario.
7.14. Las consultas multitabla

Una consulta multitabla es una consulta que obtiene datos de varias tablas por lo que deber contener en la zona de tablas de la ventana Diseo las distintas tablas de donde obtiene esos datos. Para aadir una tabla a la zona de tablas (una vez en la ventana Diseo de consulta) haremos clic en el botn Mostrar tabla de la pestaa Diseo:
Si las tablas no estn relacionadas o no tienen campos con el mismo nombre, la consulta obtiene la concatenacin de todas las filas de la primera tabla con todas las filas de la segunda tabla, si tenemos una tercera tabla concatenar cada una de las filas obtenidas en el primer paso con cada una de las filas de la tercera tabla, y Curso Access 2010 - Alfredo Rico RicoSoft 2011 47
as sucesivamente. Vemos que no interesa basar la consulta en muchas tablas ya que el resultado de la concatenacin puede alcanzar dimensiones gigantescas. Adems, normalmente la mayora de las concatenaciones obtenidas no nos sirven y entonces tenemos que aadir algn criterio de bsqueda para seleccionar las filas que al final nos interesan. Por ejemplo me puede interesar datos de la tabla Alumnado y de la tabla Cursos porque quiero sacar una lista con los datos de cada alumno y nombre del curso al que pertenece, en este caso no me interesa unir el alumno con cada uno de los cursos sino unirlo al curso que tiene asignado; en este caso tenemos que combinar las dos tablas.
7.15. Combinar tablas

Combinamos dos tablas por un campo (o varios) de unin de la misma forma que relacionamos tablas en la ventana Relaciones arrastrando el campo de unin de una de las tablas sobre el campo de unin de la otra tabla. De hecho si aadimos a la zona de tablas tablas relacionadas, estas aparecern automticamente combinadas en la zona de tablas de la ventana Diseo de Consulta. Tambin se combinan automticamente tablas que tengan un campo con el mismo nombre en las dos tablas aunque no exista una relacin definida entre ellas. Cuando dos tablas estn combinadas en una consulta, para cada fila de una de las tablas Access busca directamente en la otra tabla las filas que tienen el mismo valor en el campo de unin, con lo cual se emparejan slo las filas que luego aparecen en el resultado y la consulta es ms eficiente. Cuando las tablas estn combinadas aparecen en la ventana diseo de la consulta de la siguiente manera:
Las composiciones vistas hasta ahora son composiciones internas ya que todos los valores de las filas del resultado son valores que estn en las tablas que se combinan. Con una composicin interna slo se obtienen las filas que tienen al menos una fila de la otra tabla que cumpla la condicin, veamos un ejemplo: En la lista de alumnos comentada anteriormente no saldrn los alumnos que no tengan curso asignado. Pues en los casos en que queremos que tambin aparezcan las filas que no tienen una fila coincidente en la otra tabla, utilizaremos la Composicin externa.
7.16. La composicin externa

La composicin externa se utiliza cuando queremos que tambin aparezcan las filas que no tienen una fila coincidente en la otra tabla. Este tipo de combinacin se define de la siguiente manera: Aadir las dos tablas a la zona de tablas de la consulta. Combinar las dos tablas por los campos de unin: Hacer doble clic sobre la lnea que une las dos tablas. En el cuadro de dilogo que aparecer haz clic en el botn Tipo de combinacin. Aparece el cuadro de dilogo Propiedades de la combinacin Curso Access 2010 - Alfredo Rico RicoSoft 2011 48
Por defecto la combinacin es interna (incluye slo las filas donde los campos combinados (campos de unin) de ambas tablas sean iguales), si queremos definir una combinacin externa deberemos seleccionar la opcin 2 o la 3 segn lo que queramos obtener. Si seleccionamos la opcin 2,
la combinacin aparecer de la siguiente forma:
Si seleccionamos la opcin 3,
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la combinacin aparecer de la siguiente forma:
El sentido de la flecha nos indica de qu tabla obtendremos todos los registros.
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Unidad 8. Las consultas de resumen

8.1. Definicin
En Access podemos definir un tipo de consultas cuyas filas resultantes son un resumen de las filas del origen de la consulta , por eso las denominamos consultas de resumen, tambin se conocen como consultas sumarias. Es importante entender que las filas del resultado de una consulta de resumen tienen una naturaleza distinta a las filas de las dems tablas resultantes de consultas, ya que corresponden a varias filas de la tabla origen. Para simplificar, veamos el caso de una consulta basada en una sola tabla, una fila de una consulta 'no resumen' corresponde a una fila de la tabla origen, contiene datos que se encuentran en una sola fila del origen, mientras que una fila de una consulta de resumen corresponde a un resumen de varias filas de la tabla origen, esta diferencia es lo que va a originar una serie de restricciones que sufren las consultas de resumen y que veremos a lo largo del tema. Por ejemplo este tipo de consulta no permite modificar los datos del origen. En el ejemplo que viene a continuacin tienes un ejemplo de consulta normal en la que se visualizan las filas de una tabla de oficinas ordenadas por regin, en este caso cada fila del resultado se corresponde con una sola fila de la tabla oficinas, mientras que la segunda consulta es una consulta resumen, cada fila del resultado se corresponde con una o varias filas de la tabla oficinas.
Una consulta de resumen se define haciendo clic sobre el botn Totales en la pestaa de Diseo.
En cualquiera de los dos casos se aade una fila a la cuadrcula QBE, la fila Total: Todas las columnas que incluyamos en la cuadrcula debern tener un valor en esa fila, ese valor le indicar a Access qu hacer con los valores contenidos en el campo escrito en la fila Campo: Los valores que podemos indicar en la fila Total: son los que aparecen al desplegar la lista asociada a la celda como puedes ver en la imagen:
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8.2. Las funciones de agregado

Las funciones de agregado son funciones que permiten obtener un resultado basado en los valores contenidos en una columna de una tabla, son funciones que slo se pueden utilizar en una consulta de resumen ya que obtienen un 'resumen' de los valores contenidos en las filas de la tabla. Para utilizar estas funciones podemos escribirlas directamente en la fila Campo: de la cuadrcula como veremos ms adelante pero podemos utilizar una forma ms cmoda que es seleccionando en la fila Total: de la cuadrcula la opcin correspondiente a la funcin. A continuacin describiremos esas opciones. La opcin Suma calcula la suma de los valores indicados en el campo. Los datos que se suman deben ser de tipo numrico (entero, decimal, coma flotante o monetario...). El resultado ser del mismo tipo aunque puede tener una precisin mayor. La opcin Promedio calcula el promedio (la media aritmtica) de los valores contenidos en el campo, tambin se aplica a datos numricos, y en este caso el tipo de dato del resultado puede cambiar segn las necesidades del sistema para representar el valor del resultado. La opcin DesvEst calcula la desviacin estndar de los valores contenidos en la columna indicada en el argumento. Si la consulta base (el origen) tiene menos de dos registros, el resultado es nulo. La opcin Var calcula la varianza de los valores contenidos en la columna indicada en el argumento. Si la consulta base (el origen) tiene menos de dos registros, el resultado es nulo. Es interesante destacar que el valor nulo no equivale al valor 0, las funciones de resumen no consideran los valores nulos mientras que consideran el valor 0 como un valor, por lo tanto en el promedio y la desviacin estndar los resultados no sern los mismos con valores 0 que con valores nulos. Las opciones Mn y Max determinan los valores menores y mayores respectivamente de la columna. Los valores de la columna pueden ser de tipo numrico, texto o fecha. El resultado de la funcin tendr el mismo tipo de dato que la columna. Si la columna es de tipo numrico Mn devuelve el valor menor contenido en la columna, si la columna es de tipo texto Mn devuelve el primer valor en orden alfabtico, y si la columna es de tipo fecha, Mn devuelve la fecha ms antigua y Max la fecha ms posterior. Las opciones Primero y ltimo se utilizan para obtener el primer y ltimo registro del grupo sobre el que se realizan los clculos. El orden lo determina el orden cronolgico en el que se escribieron los registros. Ordenar los registros no tiene ningn efecto sobre estas opciones. La opcin Cuenta cuenta el nmero de valores que hay en la columna, los datos de la columna pueden ser de cualquier tipo, y la funcin siempre devuelve un nmero entero. Si la columna contiene valores nulos esos valores no se cuentan, si en la columna aparece un valor repetido, lo cuenta varias veces. Para que cuente en nmero de registros hay que utilizar la funcin Cuenta(*) devuelve el nmero de filas por lo tanto contar tambin los valores nulos. En este caso tenemos que seleccionar la opcin Expresin y escribirlo as: Curso Access 2010 - Alfredo Rico RicoSoft 2011 52
8.3. Agrupar registros

Hasta ahora las consultas de resumen que hemos visto utilizan todas las filas de la tabla y producen una nica fila resultado. La opcin AgruparPor permite definir columnas de agrupacin. Una consulta de resumen sin columnas de agrupacin obtiene una nica fila resultado y los clculos se realizan sobre todos los registros del origen. Cuando se incluye una columna de agrupacin Access forma grupos con todos los registros que tienen el mismo valor en la columna de agrupacin y cada grupo as formado genera una fila en el resultado de la consulta y adems todos los clculos definidos se realizan sobre los registros de cada grupo. De esta forma se pueden obtener subtotales. Por ejemplo queremos saber cuntos alumnos tenemos en cada poblacin. Tenemos que indicar que queremos contar los registros de la tabla Alumnado pero antes agrupndolos por el campo Poblacion. De esta manera la funcin cuenta() la calcular sobre cada grupo de registros (los alumnos de la misma poblacin). La consulta quedara as:
Los campos de tipo memo u OLE no se pueden definir como columnas de agrupacin.
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Se pueden agrupar las filas por varias columnas, en este caso se agrupan los registros que contienen el mismo valor en cada una de las columnas de agrupacin. Todas las filas que tienen valor nulo en la columna de agrupacin, pasan a formar un nico grupo
8.4. Incluir expresiones

La opcin Expresin permite poner en la fila Campo: una expresin en vez de un nombre de columna. Esta expresin tiene ciertas limitaciones. Slo puede contener operandos que sean funciones de agregado (las funciones que acabamos de ver (suma( ), Promedio( ), DesvEst( ), Mn( ), Max( )...) valores fijos o nombres de columna que aparezcan con la opcin AgruparPor. En una expresin se pueden combinar varias funciones de agregado pero no se pueden anidar funciones de agregado, por ejemplo en una expresin puedo poner Max(nhoras)-Mn(nhoras) pero no Max(suma(nhoras)).
8.5. Incluir criterios de bsqueda

La opcin Dnde permite poner un criterio de bsqueda que se aplicar a las filas del origen de la consulta antes de realizar los clculos. Por ejemplo queremos saber cuntos alumnos tenemos de Valencia, para ello tenemos que contar los registros de la tabla alumnado pero seleccionando previamente los de Valencia, esto se definira de la siguiente forma:
Tambin podemos incluir un criterio de bsqueda en una columna que no tenga la opcin Dnde, en este caso la condicin se aplicar a las filas resultantes de la consulta. Para la condicin de seleccin se pueden utilizar los mismos operadores de condicin que en una consulta normal, tambin se pueden escribir condiciones compuestas (unidas por los operadores OR, AND, NOT), existe una limitacin, en la fila Criterios: no se podr poner un nombre de columna si esta columna no es una columna de agrupacin.
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Unidad 9. Las consultas de referencias cruzadas

9.1. Introduccin
Se define una consulta de referencias cruzadas cuando queremos representar una consulta resumen con dos columnas de agrupacin como una tabla de doble entrada en la que cada una de las columnas de agrupacin es una entrada de la tabla. Por ejemplo queremos obtener las ventas mensuales de nuestros empleados a partir de los pedidos vendidos. Tenemos que disear una consulta resumen calculando la suma de los importes de los pedidos agrupando por empleado y mes de la venta.
La consulta quedara mucho ms elegante y clara presentando los datos en un formato ms compacto como el siguiente:
Pues este ltimo resultado se obtiene mediante una consulta de referencias cruzadas. Observa que una de las columnas de agrupacin (empleado) sigue definiendo las filas que aparecen (hay una fila por cada empleado), mientras que la otra columna de agrupacin (mes) ahora sirve para definir las otras columnas, cada valor de mes define una columna en el resultado, y la celda en la interseccin de un valor de empleado y un valor de mes es la columna resumen, la que contiene la funcin de agregado (la suma de importes). Las consultas de referencias cruzadas se pueden crear desde la vista diseo pero es mucho ms cmodo y rpido utilizar el asistente. Curso Access 2010 - Alfredo Rico RicoSoft 2011 55
9.2. El asistente para consultas de referencias cruzadas

Para arrancar el asistente para consultas de referencias cruzadas tenemos que hacer clic en el botn Asistente para Consultas que se encuentra en la pestaa Crear:
Elegir la opcin Asist. consultas de tabla ref.cruzadas del cuadro de dilogo que aparecer:
Aparece la primera ventana del asistente:
En esta ventana nos pide introducir el origen de la consulta, la tabla o consulta de donde coger los datos. Curso Access 2010 - Alfredo Rico RicoSoft 2011 56
En el apartado Ver podemos elegir si queremos ver la lista de todas las Tablas, la lista de todas las Consultas o Ambas. Si la consulta que estamos creando necesita sacar los datos de todos los registros de una sola tabla utilizaremos como origen esa tabla, en caso contrario tendremos que definir una consulta normal para seleccionar las filas que entrarn en el origen o para combinar varias tablas si la consulta que estamos creando necesita datos de varias tablas y esa consulta ser el origen de la consulta de referencias cruzadas. Hacemos clic sobre el nombre del origen elegido y pulsamos el botn Siguiente > para pasar a la ventana que puedes ver en la siguiente pgina...
En esta ventana el asistente nos pide introducir el encabezado de filas. Como hemos dicho una de las columnas de agrupacin servir de encabezado de filas y la otra como encabezado de columnas, si una de esas columnas puede contener muchos valores distintos y la otra pocos, elegiremos la primera como encabezado de filas y la segunda para encabezado de columnas. Para seleccionar el encabezado de filas, hacemos clic sobre el campo y clic sobre el botn . Al pasar el campo a la lista Campos seleccionados: aparece en la zona inferior un ejemplo de cmo quedar la consulta; hemos seleccionado el campo horas que representa al nmero de horas de duracin del curso, y vemos que en la consulta aparecer una fila por cada valor distinto del campo horas. Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botn seleccionados. y el campo se quita de la lista de campos
Podemos seleccionar hasta tres campos. Si seleccionamos varios campos habr en el resultado de la consulta tantas filas como combinaciones distintas de valores de esos tres campos hayan en el origen de la consulta. Los botones con las flechas dobles son para pasar de golpe todos los campos. A continuacin pulsamos el botn Siguiente> y aparece esta ventana:
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En esta ventana el asistente nos pide introducir el encabezado de columnas. Aqu slo podemos elegir un campo y por cada valor distinto existente en el origen, generar una columna con el valor como encabezado de columna. En la parte inferior de la ventana se puede ver cmo quedar el resultado, vemos que al seleccionar el campo Fecha Inicio, aparecer en el resultado de la consulta una columna por cada valor que se encuentre en la columna Fecha Inicio de la tabla Cursos. Pulsando Siguiente, accedemos a una ventana que vemos en la siguiente pgina... Como el campo que hemos elegido como encabezado de columna, es de tipo Fecha, el asistente nos permite refinar un poco ms el encabezado de columna con la siguiente ventana:
Cuando el encabezado de columna es una fecha, normalmente querremos los totales no por cada fecha sino por mes, ao o trimestre por eso el asistente nos pregunta en esta ventana qu tipo de agrupacin queremos. Curso Access 2010 - Alfredo Rico RicoSoft 2011 58
Por ejemplo hemos seleccionado el intervalo Mes, pues en el resultado aparecer una columna por cada mes del ao en vez de por cada fecha distinta. Aqu tambin podemos apreciar el efecto en la zona inferior de la ventana. Despus de pulsar el botn Siguiente> pasamos a la siguiente ventana:
En esta ventana nos pregunta qu valor debe calcular en la interseccin de columna y fila. En la lista Funciones: seleccionamos la funcin de agregado que permite calcular ese valor, y en la lista Campos: elegimos el campo sobre el cual actuar la funcin de agregado. Por ejemplo hemos seleccionado Numero Curso y la funcin Cuenta, por lo tanto en cada interseccin tendremos el nmero de cursos iniciados en ese mes con ese n de horas. Si tienes dudas sobre las funciones de agregado repasa el tema Consultas de resumen. El asistente nos permite tambin aadir a la consulta una columna resumen de cada fila, esta columna contiene la suma de los valores que se encuentran en la fila. En nuestro ejemplo me dara el nmero total de cursos con el n de horas de la fila. Para que el asistente aada esta columna tenemos que activar la casilla S, incluir suma de filas. Despus de pulsar el botn Siguiente> llegamos a la ltima ventana del asistente que puedes ver en la siguiente pgina...
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En esta ventana el asistente nos pregunta el nombre de la consulta, este nombre tambin ser su ttulo. Antes de pulsar el botn Finalizar podemos elegir entre: Ver la consulta en este caso veremos el resultado de la consulta, por ejemplo:
o bien, Modificar el diseo, si seleccionamos esta opcin aparecer la vista Diseo de consulta donde podremos modificar la definicin de la consulta.
9.3. La Vista Diseo
La vista diseo de una consulta de referencias cruzadas es muy parecida a la de una consulta resumen con una fila aadida, la fila Tab ref cruz.
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Esta nueva fila sirve para definir los conceptos que ya hemos visto con el asistente. Normalmente nosostros no tendremos que cambiar el diseo, si acaso el ttulo de las columnas que no sean encabezado de columna y el orden de las columnas que no sean encabezado de columna.
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Unidad 10. Las consultas de accin

Las consultas de accin son consultas que permiten realizar cambios en los datos almacenados en una tabla. Con estas consultas podemos crear una nueva tabla a partir de los registros de otra, modificar los datos almacenados, insertar nuevos registros o eliminar registros. En todos los casos antes de hacer efectiva la modificacin sale una cuadro de dilogo para confirmar la operacin dndonos as la oportunidad de cancelarla. Se pueden eliminar estos mensajes, si quieres saber cmo visita el tema correspondiente en los apndices. A continuacin te explicaremos cada uno de los tipos de consultas de accin. Puede que tu configuracin de Access no te permita ejecutar este tipo de consultas. Puedes ver como permitirlo leyendo el apndice correspondiente.
10.1. Consultas de creacin de tabla

Las consultas de creacin de tabla son consultas que almacenan en una nueva tabla el resultado de una consulta de seleccin. Se suelen utilizar para crear tablas de trabajo, tablas intermedias, las creamos para una determinada tarea (por ejemplo para almacenar el resultado de una consulta compleja que tarda en ejecutarse y que vamos a utilizar en varios informes) y cuando hemos terminado esa tarea las borramos. Tambin puede ser til para sacar datos en una tabla para enviarlos a alguien, o para crear copias de nuestras tablas. Para crear una consulta de Creacin de tabla: Abrimos una nueva consulta en Vista Diseo. Aadimos la tabla o las tablas de donde vamos a sacar los datos a grabar en la nueva tabla. Diseamos la consulta como una consulta de seleccin normal de tal forma que en el resultado de esa consulta aparezcan exactamente los registros que queremos guardar en la nueva tabla. Hacemos clic en el botn Crear Tabla de la pestaa Diseo:
Aparecer el cuadro de dilogo Crear tabla:
Escribimos en el recuadro Nombre de tabla: el nombre de la nueva tabla. Normalmente crearemos la tabla en la misma base de datos (opcin Base de datos activa) pero podemos crear la tabla en otra base de datos, en este caso tenemos que activar la opcin Otra base de datos: y escribir en el Curso Access 2010 - Alfredo Rico RicoSoft 2011 62
cuadro Nombre del archivo: el nombre de la base de datos donde se crear la tabla. Debe ser el nombre completo incluida la ruta, por eso es ms cmodo buscar la base de datos con el botn Examinar.... Por ltimo hacemos clic sobre el botn Aceptar y volvemos a la ventana Diseo de consulta:
La ventana de diseo ser igual a la de una consulta de seleccin. En ella definimos la consulta de seleccin para obtener los datos a grabar en la nueva tabla, la nica diferencia es que en la barra de ttulo despus del nombre de la consulta pone Consulta de creacin de tabla y si abrimos las propiedades de la consulta haciendo clic sobre el botn de la pestaa Diseo veremos en la propiedad Tabla de destino el nombre de la tabla que se tiene que crear y en Base de datos de destino la base de datos donde se crear:
Para ver los datos que se grabarn en la nueva tabla elegir la Vista Hoja de datos (en el botn Ver), ya que esta opcin nos permite ver el resultado de la consulta sin crear la nueva tabla. La opcin Ejecutar, en cambio, hace que se cree la nueva tabla con los datos obtenidos de la consulta.
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Cuando ejecutamos una consulta de creacin de tabla, nos avisa de esta creacin, tambin nos avisa cuando ya existe una tabla con el nombre de la nueva tabla.
Los campos de la nueva tabla se llamarn como el encabezado de los campos de la consulta y heredarn el tipo de datos de los campos origen pero no heredan propiedades como clave principal, ndices, etc.
10.2. Consultas de actualizacin

Las consultas de actualizacin son consultas que permiten modificar los datos almacenados en una tabla, modifican el contenido de los registros de una tabla. Se pueden modificar de golpe todos los registros de la tabla o slo los que cumplan una determinado condicin. Para crear una consulta de actualizacin: Abrimos una nueva consulta en vista diseo. Aadimos la tabla que queremos actualizar. Haz clic en el botn Actualizar de la pestaa Diseo:
A partir de ese momento la cuadrcula cambia de aspecto, han desaparecido las filas Orden: y Mostrar: por carecer de sentido aqu y en su lugar tenemos la fila Actualizar a: como puedes ver en el ejemplo que te ofrecemos a continuacin:
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El Origen de la consulta puede ser una tabla, una consulta o una combinacin de tablas. En la cuadrcula QBE solamente ponemos el campo o campos que intervienen en los criterios de bsqueda y los campos que se quieren actualizar. En la fila Actualizar a: escribimos la expresin que calcula el nuevo valor a asignar al campo. La expresin puede ser un valor fijo, un nombre de campo del origen o cualquier expresin basada en campos del origen, tambin podra ser un parmetro. Esta expresin debe generar un valor del tipo de dato apropiado para la columna indicada. La expresin debe ser calculable a partir de los valores de la fila que se est actualizando. Si para el clculo de la expresin se utiliza una columna que tambin se modifica, el valor que se utiliza es el antes de la modificacin, lo mismo para la condicin de bsqueda. Para que la actualizacin afecte a una parte de los registros de la tabla tendremos que seleccionar los registros a actualizar mediante un criterio de bsqueda. Si la consulta no incluye criterio de bsqueda se actualizarn todos los registros de la tabla. En nuestro ejemplo hemos incluido el criterio de bsqueda [Cdigo postal] = 0, y en la fila Actualizar a: del campo [cdigo postal] hemos puesto nulo, lo que significa que actualizar el campo cdigo postal al valor nulo en los registros donde cdigo postal sea igual a cero. Si actualizamos una columna definida como parte de una relacin, esta columna se podr actualizar o no siguiendo las reglas de integridad referencial. (Ver unidad 6) Para ver los datos que se modificarn antes de realizar la actualizacin podemos hacer clic sobre el tipo de vista Hoja de datos de la pestaa Inicio. Para ejecutar la consulta hacer clic sobre el icono la tabla. . Al ejecutar la consulta se realizar la actualizacin de
Cuando el valor a dejar en el campo que actualizamos es un valor fijo, lo ponemos en la fila Actualizar a: sin ms, Access se encargar de aadir las comillas si el campo es de tipo texto o las # # si el campo es de tipo fecha. Cuando el valor a dejar en el campo que actualizamos est contenido en un campo de esa misma tabla tenemos que poner el nombre del campo entre [ ] para que Access no lo confunda con un valor fijo de tipo texto y le aada las comillas. Por ejemplo, supongamos que hemos aadido a la tabla alumnado un nuevo campo Provincia para almacenar en l la provincia del alumno y como la mayora de nuestros alumnos viven en capital de provincia queremos crear una consulta para rellenar el campo provincia de todos los alumnos con el nombre de su localidad y luego cambiar manualmente los pocos alumnos cuya localidad no coincida con la provincia. En la consulta a crear habra de poner en la cuadrcula la columna Provincia y en la fila Actualizar a: poner [Poblacion] entre corchetes para que Access entienda que tiene que coger el valor del campo Poblacin. Curso Access 2010 - Alfredo Rico RicoSoft 2011 65
Tambin podemos utilizar en la fila Actualizar a: una expresin basada en el campo que estamos actualizando u otro campo que tambin actualizamos en esa consulta. En estos casos se utilizar, para calcular la expresin, los valores antes de la actualizacin. Por ejemplo queremos subir un 5% el precio de nuestros artculos, la expresin a escribir en la fila Actualizar a: del campo precio sera [precio] * 1,1 (esta expresin es equivalente a [precio] + ([precio] * 10 /100)). Cuando el valor a utilizar se encuentra en otra tabla tenemos que definir el origen de la consulta de tal forma que cada fila del origen contenga el campo a actualizar y el campo que contiene el valor a utilizar para la actualizacin. Por ejemplo supongamos que hemos aadido un campo horas restantes a la tabla alumnado para guardar el nmero de horas que le quedan al alumnos para acabar el curso. Podramos crear una consulta para actualizar ese campo con las horas del curso ya que se supone que al principio a todos los alumnos les quedar la totalidad de horas del curso. En este caso el origen de la consulta tiene que contener el campo horas restantes y el campo horas del curso en el que est matriculado el alumno, por eso habra que combinar las tablas Alumnado y Cursos. La consulta quedara as:
10.3. Consulta de datos anexados

Las consultas de datos anexados son consultas que aaden filas enteras a una tabla. Los nuevos registros se agregan siempre al final de la tabla. La insercin se puede realizar de una fila o de varias filas de golpe, normalmente cogiendo los datos de otra tabla por eso una consulta de datos anexados tendr un origen (la tabla o tablas de donde coger los datos) y un destino (la tabla donde insertamos estos datos). El mecanismo es similar al de la consulta de creacin de tabla ya que definimos una consulta de seleccin que permite obtener los datos a grabar y lo que vara es que ahora indicaremos en qu columna del destino queremos almacenar cada valor. Para crear una consulta de datos anexados: Abrimos una nueva consulta en vista diseo. Aadimos la tabla o las tablas de donde vamos a sacar los datos a insertar en el destino. Diseamos la consulta como una consulta de seleccin normal de tal forma que en el resultado de esa consulta aparezcan los datos a insertar. Haz clic en el botn Anexar de la pestaa Diseo:
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Aparecer el siguiente cuadro de dilogo:
Escribimos en el recuadro Nombre de tabla: el nombre de la tabla donde queremos insertar los nuevos registros. Normalmente la tabla estar en la misma base de datos (opcin Base de datos activa) pero podemos tener la tabla en otra base de datos, en este caso tenemos que activar la opcin Otra base de datos: y escribir en el cuadro Nombre de archivo: el nombre de la base de datos donde se encuentra la tabla. De ser el nombre completo incluida la ruta, por eso es ms cmodo buscar la base de datos con el botn Examinar.... Pulsamos Examinar... aparecer el cuadro de dilogo para buscar en el rbol de carpetas la base de datos que queremos. Por ltimo hacemos clic sobre el botn Aceptar y volvemos a la ventana Diseo de consulta.
La ventana de diseo ser parecida a la de una consulta de seleccin, en ella definimos la consulta de seleccin para obtener los datos a grabar en la nueva tabla, la nica diferencia es que tiene una nueva fila Anexar a:. Si abrimos las propiedades de la consulta haciendo clic sobre el botn de la pestaa Diseo veremos en la propiedad Tabla de destino el nombre de la tabla destino y en Base de datos de destino la base de datos donde se encuentra la tabla destino.
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En la fila Anexar a: indicamos el campo destino, en qu campo de la tabla destino queremos dejar el valor definido en esa columna. En la fila Campo: indicamos el valor que queremos se grabe en el campo destino, este valor puede ser un campo del origen, un valor fijo, o cualquier expresin vlida. Podemos incluir un criterio de bsqueda para seleccionar del origen los registros que se insertarn en el destino. Cuando no rellenamos algn campo del destino, el campo se rellenar con el valor que tenga en su propiedad Valor predeterminado. En nuestro ejemplo no se anexa nada a los campos Fecha inicial y Fecha final por lo que se rellenarn a nulo (su valor predeterminado). Cuando la tabla tiene una columna de tipo contador, lo normal es no asignar valor a esa columna para que el sistema le asigne el valor que le toque segn el contador, si por el contrario queremos que la columna tenga un valor concreto, lo indicamos en la fila Campo:. Si la tabla destino tiene clave principal y en ese campo intentamos no asignar valor, asignar el valor nulo o un valor que ya existe en la tabla, Access no aade la fila y da un mensaje de error de 'infracciones de clave'. Por eso en nuestro ejemplo asignamos al campo Nmero Curso el valor de la expresin [Cdigo Curso] + 1000 para que no se generen cdigos duplicados que ocasionaran errores (suponiendo que los cdigos de curso que tenemos actualmente no llegan a 1000). Si tenemos definido un ndice nico (sin duplicados) e intentamos asignar un valor que ya existe en la tabla tambin devuelve el mismo error. Si la tabla destino est relacionada con otra, se seguirn las reglas de integridad referencial.
10.4. Consulta de eliminacin

Las consultas de eliminacin son consultas que eliminan de una tabla los registros que cumplen el criterio de bsqueda especificado. Para crear una consulta de eliminacin: Abrimos una nueva consulta en vista diseo. Aadimos la tabla de la que queremos borrar los registros. Curso Access 2010 - Alfredo Rico RicoSoft 2011 68
Hacemos clic en el botn Eliminar de la pestaa Diseo:
A partir de ese momento la cuadrcula cambia de aspecto, han desaparecido las filas Orden: y Mostrar: por carecer de sentido aqu y en su lugar tenemos la fila Eliminar: como puedes en el ejemplo que te ofrecemos a continuacin:
El Origen de la consulta puede ser una tabla, una consulta o una combinacin de tablas. Se utiliza una combinacin de tablas cuando necesitamos borrar registros de una tabla pero necesitamos la otra tabla para el criterio de bsqueda. En la cuadrcula QBE solamente ponemos el campo o campos que intervienen en los criterios de bsqueda y si el origen de la tabla tiene varias tablas, pondremos una columna para indicar de qu tabla queremos eliminar los registros. En este caso tambin debemos cambiar las propiedades de la consulta para que nos permita ejecutarla. Haciendo clic en el botn Hoja de propiedades de la pestaa Diseo, y cambiando la propiedad Registros nicos a S.
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En la fila Eliminar: podemos seleccionar dos opciones, la opcin Dnde indica un criterio de bsqueda, y la opcin Desde indica que queremos borrar los registros de la tabla especificada en esa columna. Por ejemplo:
Con esta consulta eliminamos los cursos (Desde la tabla Cursos) que tengan alumnos de Valencia (Dnde Poblacin = "Valencia"). Cuando el origen es una sola tabla la columna Desde no es necesaria. Si NO se indica un criterio de bsqueda, se borran TODOS los registros de la tabla.
Para ver los datos que se borrarn antes de realizar la eliminacin podemos hacer clic sobre el tipo de vista Hoja de datos de la pestaa Inicio. Para ejecutar la consulta hacer clic sobre el botn . Al ejecutar la consulta se realizar la eliminacin de los registros de la tabla aunque previamente nos avisa que va a eliminar tantas filas y nosotros podemos cancelar esa eliminacin. Una vez borrados, los registros no se pueden recuperar. Si la tabla donde borramos est relacionada con otras tablas se podrn borrar o no los registros siguiendo las reglas de integridad referencial definidas en esas relaciones. Si no puede borrar todas las filas que tena que borrar nos manda un mensaje avisndonos que no ha podido eliminar tantas filas por infringir esas reglas.
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Unidad 11. Los formularios

Los formularios sirven para definir pantallas generalmente para editar los registros de una tabla o consulta. En esta unidad veremos cmo crear un formulario, manejarlo para la edicin de registros y cambiar su diseo.
11.1. Crear formularios

Para crear un formulario tenemos varias opciones. Podemos acceder a todas ellas desde la pestaa Crear:
Formulario consiste en crear automticamente un nuevo formulario que contiene todos los datos de la tabla, consulta o informe seleccionado en el Panel de Navegacin. Diseo del formulario abre un formulario en blanco en la Vista Diseo y tenemos que ir incorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en l. Este mtodo no se suele utilizar ya que en la mayora de los casos es ms cmodo y rpido crear un autoformulario o utilizar el asistente y despus sobre el formulario creado modificar el diseo para ajustar el formulario a nuestras necesidades. En esta unidad veremos ms adelante cmo modificar el diseo de un formulario. Formulario en blanco consiste en crear un nuevo formulario sin contenido, pero en vez de abrirse en Vista Diseo como la anterior opcin, se abrir en Vista Presentacin. Esta vista ofrece ventajas, como poder incorporar datos simplemente arrastrando el objeto (consulta, informe, tabla...) desde el Panel de Navegacin. Asistente para formularios utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creacin del formulario. Navegacin te permite crear un formulario dedicado a la navegacin, que simula la estructura tpica de mens de una pgina web. Podrs elegir entre seis diseos distintos.
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Ms formularios despliega un men con otros tipos de formularios disponibles, como grfico dinmico, tabla dinmica, hoja de datos o el formulario dividido.
11.2. El asistente para formularios

Esta es la modalidad ms sencilla y dirigida de creacin de formularios. El asistente se inicia desde la pestaa Crear > grupo Formularios > botn Asistente para formulario. Esta es la primera ventana:
En ella elegimos en qu tabla o consulta se basar el formulario y los campos que queremos incluir en l. Para elegir el origen (tabla o consulta), lo seleccionamos del desplegable superior. Si queremos sacar datos de ms de una tabla lo mejor es crear una consulta previamente que convine los datos y luego crear el formulario sobre ella. A continuacin seleccionamos los campos a incluir en el formulario haciendo clic sobre el campo y pulsando el botn o simplemente haciendo doble clic sobre el campo. 72
Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botn seleccionados.
y el campo se quita de la lista de campos
Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn campos a la vez haciendo clic sobre el botn .
o deseleccionar todos los
Una vez seleccionada la distribucin que nos interesa pulsamos el botn Siguiente y aparece la siguiente pantalla:
En esta pantalla elegimos la distribucin de los datos dentro del formulario. Al seleccionar una opcin de formato aparecer a su izquierda el aspecto que tendr el formulario con esa distribucin. A continuacin pulsamos el botn Siguiente> y aparece la ventana que puedes ver a continuacin...
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En esta ventana el asistente nos pregunta el ttulo del formulario, este ttulo tambin ser el nombre asignado al formulario. En anteriores versiones disponamos de un paso previo que nos permita incorporar cierto estilo utilizando las distintas opciones de diseo disponibles. En Office 2010 se opta por eliminar este aspecto esttico en la propia creacin del formulario. Ser ms adelante cuando lo manipularemos para incorporar estilos, utilizando los temas disponibles. Antes de pulsar el botn Finalizar podremos elegir entre: Abrir el formulario para ver o introducir informacin en este caso veremos el resultado del formulario preparado para la edicin de registros, por ejemplo:
o bien, Modificar el diseo del formulario, si seleccionamos esta opcin aparecer la vista Diseo de formulario donde podremos modificar el aspecto del formulario, por ejemplo:
Si quieres seguir con la unidad, pasa a la pgina siguiente...
11.3. Editar datos de un formulario

Para editar datos de una tabla utilizando un formulario, debemos abrirlo haciendo doble clic en l, desde el Panel de navegacin. Tambin lo puedes abrir con el botn derecho del ratn, Seleccionando contextual. Curso Access 2010 - Alfredo Rico RicoSoft 2011 en el men 74
El formulario que has creado mostrar sus datos en la Vista Formulario.
Podemos a continuacin buscar datos, reemplazar valores, modificarlos como si estuviramos en la vista Hoja de datos de una tabla, desplazarnos a lo largo de la tabla utilizando la barra de desplazamiento por los registros que ya conocemos, lo nico que cambia es el aspecto de la pantalla.
11.4. La Vista Diseo de formulario

La vista diseo es la que nos permite definir el formulario, en ella le indicamos a Access cmo debe presentar los datos del origen del formulario, para ello nos servimos de los controles que veremos ms adelante. Para entrar en la vista diseo debemos buscar el formulario en el Panel de Navegacin y hacer clic derecho sobre l para seleccionar la opcin en el men contextual. O bien abrirlo y luego cambiar la vista desde el botn que ya conocemos de la pestaa Inicio. Nos aparece la ventana Diseo de formulario:
El rea de diseo consta de tres secciones: La seccin Encabezado de formulario, en ella ponemos lo que queremos que aparezca al principio del formulario. La seccin Detalle, en ella aparecern los registros del origen del formulario, o varios registros o uno slo por pantalla segn el tipo de formulario. Aunque se visualicen varios registros en una pantalla, debemos indicar en la seccin Detalle el diseo correspondiente a un slo registro. La seccin Pie de formulario, en ella ponemos lo que queremos aparezca al final del formulario. Podemos mostrar u ocultar el encabezado o el pie desde la opcin Encabezado o Pie del formulario del men contextual de los mismos.
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Alrededor del rea de diseo tenemos unas reglas que nos permiten medir las distancias y los controles, tambin disponemos de una cuadrcula que nos ayuda a colocar los controles dentro del rea de diseo. Para ver u ocultar las reglas o la cuadrcula tenemos las opciones Regla y Cuadrcula respectivamente, que tambin puedes ver en la imagen anterior del men contextual del formulario.
11.5. La pestaa Diseo de formulario

En este apartado veremos las opciones ms interesantes de la pestaa de Diseo que aparece cuando entramos en la Vista Diseo del formulario.
El primer botn que vemos est localizado en el grupo Vistas, y nos permite pasar de una vista a otra. Lo utilizaremos mucho.
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Si lo desplegamos podemos elegir entre Vista Diseo (la que estamos describiendo ahora) y la Vista Formulario que nos presenta los datos del origen del formulario tal como lo tenemos definido en la vista diseo. Adems disponemos de la Vista Presentacin que nos permite trabajar casi del mismo modo en que lo hacemos con la Vista Diseo pero con las ventajas de la Vista Formulario, pues nos muestra a tiempo real los datos del formulario para que nos hagamos una idea aproximada de cmo ser su aspecto final. Tambin podremos acceder a las vistas Tabla dinmica, Hoja de datos y Grfico dinmico, que ya hemos comentado. En el grupo Temas encontrars herramientas para dar un estilo homogneo al formulario. Lo veremos ms adelante. En la parte central puedes ver el grupo Controles en el que aparecen todos los tipos de controles para que sea ms cmodo aadirlos en el rea de diseo como veremos ms adelante. Tambin encontramos algunos elementos que podemos incluir en el encabezado y pie de pgina. En el grupo Herramientas podrs encontrar el botn Agregar campos existentes entre otros, que hace aparecer y desaparecer el cuadro Lista de campos en el que aparecen todos los campos del origen de datos para que sea ms cmodo aadirlos en el rea de diseo como veremos ms adelante. Todo formulario tiene asociada una pgina de cdigo en la que podemos programar ciertas acciones utilizando el lenguaje VBA (Visual Basic para Aplicaciones), se accede a esta pgina de cdigo haciendo clic sobre el botn . Con el botn hacemos aparecer y desaparecer el cuadro Propiedades del control seleccionado. Puedes ver cmo funciona la hoja de propiedades en el apndice correspondiente. Para profundizar en las propiedades del formulario lee el tema en el apndice correspondiente. Recuerda que en cualquier momento puedes hacer clic en el botn para acceder a la ayuda de Access.
11.6. Temas
Un tema es un conjunto de formatos que conforman el estilo general que presenta un formulario. Engloba los colores, la fuente y los distintos efectos que utilizar por defecto. Si cambias el tema, no lo cambiars nicamente al formulario en cuestin, sino a todos ellos. sto no implica que no se pueda personalizar alguno de sus elementos de forma independiente, de hecho podemos hacerlo con las herramientas de la pestaa Formato.
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Para cambiar el tema nos situaremos en la pestaa Diseo de las Herramientas de diseo de formulario, en el grupo Temas. Desde el botn Temas, podremos seleccionar de una amplia lista el que ms nos guste. En anteriores versiones no existan los temas, sino que en el momento de la creacin del formulario se utilizaban unas plantillas con un estilo determinado. El concepto es similar, con la ventaja de que los temas son ms flexibles. Si habilitamos las actualizaciones de contenido de Office.com, Access se conectar con la pgina web de Microsoft para adquirir ms temas cuando stos estn disponibles. Podemos crear nuestro propio tema. Si establecemos los estilos con los colores de nuestra empresa, por ejemplo, podemos pulsar Guardar tema actual... para conservarlo y utilizarlo en otros formularios. Para recuperar un tema personalizado y aplicarlo a nuestro libro, haremos clic en Buscar temas... y lo buscaremos entre las carpetas de nuestro equipo, all donde lo hayamos guardado. Si hay un tema que se aproxima a lo que buscas, pero no es exactamente lo que desearas, puedes cambiar alguno de sus aspectos mediante los botones Colores y Fuentes.
11.7. El grupo Controles

Para definir qu informacin debe aparecer en el formulario y con qu formato, se utilizan lo que llamamos controles. Un control no es ms que un objeto que muestra datos, realiza acciones o se utiliza como decoracin. Por ejemplo, podemos utilizar un cuadro de texto para mostrar datos, un botn de comando para abrir otro formulario o informe, o una lnea o un rectngulo para separar y agrupar controles con el fin de hacerlos ms legibles. En el grupo Controles de la pestaa Diseo tenemos un botn por cada tipo de controles que se pueden aadir al formulario. Puedes verlos todos pulsando la flecha inferior derecha del recuadro que los contiene:
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Cuando queremos crear varios controles del mismo tipo podemos bloquear el control haciendo clic con el botn secundario del ratn sobre l. En el men contextual elegiremos Colocar varios controles.
A partir de ese momento se podrn crear todos los controles que queramos de este tipo sin necesidad de hacer clic sobre el botn correspondiente cada vez. Para quitar el bloqueo hacemos clic sobre el botn volvemos a seleccionar la opcin del men contextual para desactivarla. o
El botn activar o desactivar la Ayuda a los controles. Si lo tenemos activado (como en la imagen) al crear determinados controles se abrir un asistente para guiarnos. Ahora vamos a ver uno por uno los tipos de controles disponibles:
Icono
Control Seleccionar
Descripcin Vuelve a dar al cursor la funcionalidad de seleccin, anulando cualquier otro control que hubiese seleccionado. Se utiliza principalmente para presentar un dato almacenado en un campo del origen del formulario. Puede ser de dos tipos: dependiente o independiente.
Cuadro de texto
- El cuadro de texto dependiente depende de los datos de un campo y si modificamos el contenido del cuadro en la vista Formulario estaremos cambiando el dato en el origen. Su propiedad Origen del control suele ser el nombre del campo a la que est asociado. - El cuadro de texto independiente permite por ejemplo presentar los resultados de un clculo o aceptar la entrada de datos. Modificar el dato de este campo no modifica su tabla origen. Su propiedad Origen del control ser la frmula que calcular el valor a mostrar, que siempre ir precedida por el signo =. Sirve para visualizar un texto literal, que escribiremos directamente en el control o en su propiedad Ttulo. Al pulsarlo se ejecutar la accin que se le indique, tanto acciones personalizadas como acciones predefinidas de entre las ms de 30 disponibles en su asistente.
Etiqueta Botn
Control de pestaa Permite organizar la informacin a mostrar en pestaas distintas. Hipervnculo Para incluir un enlace a una pgina web, un correo electrnico o un programa.
Control de Permite incrustar una pgina web en el formulario, indicando su direccin. explorador web Control navegacin de Inserta en el formulario un objeto que facilita la navegacin por l. Tiene el mismo efecto que crear directamente un formulario de tipo Navegacin. Permite delimitar una serie de opciones disponibles que guardan una relacin entre s. Por ejemplo el grupo Gnero que podra englobar las opciones Hombre y Mujer. Grupo de opciones Se recomienda utilizarlo cuando no haya muchas opciones. Si son ms es preferible ahorrar espacio con cuadros de lista o combinados.
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Se definen sus opciones mediante un asistente. Insertar lnea salto de No tiene efecto en la Vista Formulario pero s en la Vista Preliminar y a la hora de imprimir. Es una lista de posibilidades entre las que el usuario puede escoger si la despliega. Se definen sus opciones mediante un asistente. Representacin grfica de datos que ayuda a su interpretacin de forma visual. Permite dibujar lneas en el formulario, para ayudar a organizar la informacin. Se suele utilizar para aadir una nueva opcin a un grupo de opciones ya creado. Tambin se puede utilizar para presentar un campo de tipo S/No, si el campo contiene el valor S, el botn aparecer presionado. A diferencia del cuadro combinado, la lista de valores aparece desplegada en todo momento. Esto favorece la posibilidad de seleccionar ms de una opcin a la vez. Al igual que los cuadros combinados un cuadro de lista puede tener una o ms columnas, que pueden aparecer con o sin encabezados. Se define mediante un asistente. Permite dibujar rectngulos en el formulario, para ayudar a organizar la informacin. Se suele utilizar para aadir una nueva opcin a un grupo de opciones ya creado, o para presentar un Casilla verificacin de campo de tipo S/No. Si el campo contiene el valor S, la casilla tendr este aspecto . Marco de objeto Para insertar archivos como un documento Word, una hoja de clculo, etc. No varian cuando cambiamos independiente de registro (independientes), y no estn en ninguna tabla de la base. Esta es la forma ms moderna y ptima de incluir archivos en un formulario. Equivale a los marcos de objeto, solo que Datos adjuntos est disponible para las nuevas bases hechas en Access 2007 o versiones superiores (.accdb) y los marcos pertenecen a las versiones anteriores (.mdb). Se suele utilizar para aadir una nueva opcin a un grupo de opciones ya creado, o para presentar un Botn de opcin campo de tipo S/No. Si el campo contiene el valor S, el botn tendr este aspecto , sino, este otro . Subformulario/ Para incluir un subformulario o subinforme dentro del formulario. Un asistente te permitir elegirlo. Subinforme En versiones anteriores un formulario no poda incluir un subinforme, en este aspecto se ha mejorado. Para insertar archivos como un documento Word, una hoja de clculo, etc. Varian cuando cambiamos de Marco de objeto registro (dependientes), porque se encuentran en una tabla de la base. Ejemplos: La foto o el currculum dependiente de una persona, las ventas de un empleado, etc. Datos adjuntos Imagen Permite insertar imgenes en el formulario, que no dependern de ningn registro. Por ejemplo, el logo de la empresa en la zona superior. , sino este otro
Cuadro combinado Grfico Lnea Botn de alternar
Cuadro de lista
Rectngulo
Por ltimo podemos aadir ms controles, controles ms complejos con el botn
11.8. Subformularios
Como hemos visto, existe un control para insertar un subformulario dentro del formulario principal . Una combinacin formulario/subformulario se llama a menudo formulario jerrquico, formulario principal/detalle o formulario principal/secundario. Los subformularios son muy eficaces cuando se desea mostrar datos de tablas o consultas con una relacin uno a varios. Por ejemplo, podemos crear un formulario para mostrar los datos de la tabla Cursos con un subformulario para mostrar los alumnos matriculados en cada curso. El formulario principal y subformulario de este tipo de formularios estn vinculados para que el subformulario presente slo los registros que estn relacionados con el registro actual del formulario principal (que el subformulario presente slo los alumnos matriculados en el curso activo).
11.9. Trabajar con controles

Seleccionar controles. Para seleccionar un control basta hacer clic sobre l. Cuando un control est seleccionado aparece rodeado de cuadrados que llamaremos controladores de movimiento (los ms grandes) y controladores de tamao (los ms pequeos) como vemos en la siguiente imagen: Curso Access 2010 - Alfredo Rico RicoSoft 2011 80
A veces puede resultar un poco complicado seleccionar controles porque, o bien son demasiado pequeos o finos (como en el caso de las lneas), o porque se encuentran solapados. En estos casos es muy til utilizar la lista desplegable de seleccin de controles que se encuentra en la parte superior de la Hoja de Propiedades que puedes mostrar haciendo clic en el botn Hoja de Propiedades en la pestaa Diseo.
Seleccionar un control de esta forma es muy sencillo, solo tienes que desplegar la lista y seleccionar el control que te interesa. Para seleccionar varios controles, mantener pulsada la tecla CTRL y hacer clic en cada uno de los controles a seleccionar sobre el formulario. Si queremos seleccionar varios controles contiguos hay una forma ms rpida: pulsar el botn izquierdo del ratn sobre el fondo del rea de diseo y sin soltarlo arrastrarlo, vemos que aparece dibujado en el rea de diseo un cuadrado, cuando soltemos el botn del ratn, todos los controles que entren en ese cuadrado quedarn seleccionados (no hace falta que el control se encuentre completamente dentro del cuadrado).
Aadir controles Para aadir al formulario un nuevo campo del origen, debers abrir la Lista de campos haciendo clic en el botn Agregar campos existentes en la pestaa Diseo.
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En esta ventana aparecen todos los campos del origen del formulario. A continuacin hacer clic sobre el campo a aadir y sin soltar el botn del ratn arrastrar el campo en el rea del formulario hasta el lugar donde queremos que aparezca el campo. Access crear automticamente una etiqueta con el nombre del campo, y un cuadro de texto asociado al campo. Tambin podremos aadir campos de otras tablas distintas a la de origen. Si queremos aadir otro tipo de control, como por ejemplo una imagen, utiliza la seccin Controles y campos que hemos visto en el apartado anterior, lo encontrars en la pestaa Diseo. Haz clic sobre el tipo de control que queremos aadir, vers que el cursor ha tomado otra forma, ahora nos posicionamos en el rea del formulario donde queremos definir el control, apretamos el botn izquierdo del ratn y mantenindolo apretado arrastramos el ratn hasta dejar el control del tamao deseado.
Copiar controles Copiar controles es muy rpido y til si deseas introducir varios contorles de un mismo tipo. Slo tienes que seleccionar el control a duplicar y hacer clic en el botn Copiar de la pestaa Inicio (tambin puedes utilizar la combinacin de teclas Ctrl+C). Luego pgalos en el formulario utilizando el botn Pegar de la pesaa Inicio o la combinacin de teclas Ctrl+V. Este mtodo te ayudar a crear rpidamente varios controles de un mismo tipo. Es especialmente til si ya le has dado un tamao personalizado al control y quieres que el resto sean idnticos. Ten en cuenta que cuando un control es duplicado, su copia aparece con un nombre diferente. Puedes modificar este nombre desde sus Propiedades, si tienes abierto el panel o desde su men contextual.
Para mover un control de sitio, haz clic sobre l para seleccionarlo y arrstralo. Debers hacerlo cuando el cursor tenga la siguiente forma: . De esa forma movers tanto el propio control como su etiqueta asociada. Si lo que quieres hacer es mover nicamente un elemento (bien la etiqueta, bien el control que representa el dato) debers hacer lo mismo pero situndote justo sobre el cuadro gris de la esquina superior izquierda.As, lo movers de forma independiente. Para mover varios controles a la vez, seleccionarlos y mover uno de ellos: se movern todos. Contina viendo como trabajar con controles en la siguiente pgina... Curso Access 2010 - Alfredo Rico RicoSoft 2011 82
Cambiar el tamao de los controles. Para cambiar el tamao de un control hay que seleccionarlo para que aparezcan los controladores de tamao. A continuacin mover el ratn encima de uno de los controladores de tamao, cuando el puntero toma la forma de una flecha doble pulsar el botn izquierdo del ratn y sin soltarlo arrastrarlo hasta que el control tome el tamao
deseado. Para cambiar el tamao de varios controles a la vez, seleccionarlos y cambiar el tamao de uno de ellos, se cambiarn todos.
11.10. Organizar y ajustar controles

Hemos visto cmo cambiar el tamao y mover los controles de forma manual, pero existen otras formas de hacerlo. Vamos a ver las opciones disponibles en la pestaa Organizar. Elegir la distribucin de los datos. Desde el grupo Tabla, podemos elegir si queremos que el formulario organice sus controles de forma apilada o tabular. Para poder utilizar los botones, debers seleccionar previamente los controles a los que quieras aplicar la distribucin. Normalmente sern todos ellos.
- Apilado coloca un campo bajo el otro, con la etiqueta a la izquierda y el dato a la derecha. Por lo tanto, cada registro estar en una pgina independiente y tendremos que ir utilizando los botones para ir atrs y adelante en los registros.
- Tabular, en cambio, coloca las etiquetas en la zona superior y bajo ella todos los campos organizados por columnas, de forma que cada fila es un registro distinto.
Al utilizar estas distribuciones, los controles quedan bloqueados. No podrs moverlos a placer o cambiar su tamao de forma individualizada. Estas restricciones nos aseguran que no romperemos el esquema perfectamente alineado que Access crea. Si quieres ser libre de modificarlo, debers pulsar el botn Quitar diseo. Curso Access 2010 - Alfredo Rico RicoSoft 2011 83
Para alinear varios controles, podemos moverlos uno a uno guindonos por la cuadrcula, pero tenemos una opcin que nos permite realizar de forma ms cmoda esta tarea.
Seleccionamos los controles a alinear y, en el grupo Tamao y orden, pulsamos sobre Alinear. Se desplegar un men con distintas opciones: - A la cuadrcula alinear los controles seleccionados en el formulario guindose por la cuadrcula. Es decir, podremos alinear un nico control o varios a la vez. - Izquierda, derecha, arriba y abajo, alinear los controles de forma relativa. Es decir, si seleccionamos por ejemplo dos controles situados a distinta altura y pulsamos Arriba, ambos se situarn a la misma altura que el ms alto de ellos. Por ello, no se pueden utilizar estas opciones si hay un nico control seleccionado. Desde los botones Traer al frente y Enviar al fondo podemos controlar la situacin del control en trminos de profundidad. Por ejemplo, si incluimos un control de imagen, podramos situarla detrs de (al fondo) otros controles, como un botn o una etiqueta.
Utiliza las opciones del grupo Tamao y orden para ajustar el tamao y espaciado de los controles.
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Se procede de la misma forma que para alinear controles, seleccionamos los controles que queremos ajustar y pulsamos Tamao y espacio. Luego, hay que elegir la opcin que ms nos interesa:
Con respecto al Tamao de cada uno de los controles: - Ajustar, hace el control lo suficientemente grande para que quepa todo su contenido. - A la cuadrcula: ajusta a la cuadrcula. - Ajustar al ms alto, al ms corto, al ms ancho y al ms estrecho: todos los controles toman la altura del ms o menos alto, o la anchura del ms o menos ancho, respectivamente.
Con respecto al Espaciado que existe entre un control y otro: - Igualar horizontal e Igualar vertical: mantiene la misma separacin, ya sea horizontal o vertical, entre los controles. Para que esto tenga sentido, deber haber seleccionados como mnimo tres controles, de modo que si A y B tienen un espaciado determinado, B y C tengan el mismo. - Aumentar horizontal, Disminuir horizontal y sus homlogos para el vertical, lo que hacen es ir haciendo mayor o menor el espaciado de todos los controles seleccionados. Cuando queremos alinear y dejarlos del mismo tamao es preferible primero ajustar el tamao y despus alinearlos porque a veces al cambiar la anchura se pierde la alineacin.
En el grupo Posicin se puede ajustar el margen de los controles que seleccionamos. Desde la opcin Mrgenes de control, podremos elegir entre unos mrgenes predefinidos: Ninguno, Estrecha, Medio, Ancha. Utiliza la opcin Delimitacin para enlazar dos controles diferentes, de modo que si modificas uno el otro se actualice para cuadrar con el primero.
Adems de todas estas opciones, tenemos que tener en cuenta que Access 2010 incorpora una plantilla que facilita la colocacin de los controles. Al arrastrar un control, ste tender a autoajustarse. sto significa que mantendr la separacin entre controles, posicin, tamao y espaciado adecuados al formulario. Si movemos el control de una columna a otra, se colorear el espacio que va a ocupar:
Y si tratamos de intercalar el control entre otros controles ya existentes, una lnea mostrar su nueva localizacin y al soltar se ajustar la estructura.
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Nota: Hemos ocultado la cuadrcula para que el ejemplo sea ms claro, pero evidentemente estamos en la Vista Diseo. En ocasiones no te interesar que se coloque donde Access elige, en tal caso elige Quitar diseo y colcalo a tu gusto, a mano o con las opciones vistas anteriormente.
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Unidad 12. Los informes

12.1. Introduccin
Los informes sirven para presentar los datos de una tabla o consulta, generalmente para imprimirlos. La diferencia bsica con los formularios es que los datos que aparecen en el informe slo se pueden visualizar o imprimir (no se pueden modificar) y en los informes se puede agrupar ms facilmente la informacin y sacar totales por grupos. En esta unidad veremos cmo crear un informe utilizando el asistente y cmo cambiar su diseo una vez creado.
12.2. Crear un informe

Para crear un informe podemos utilizar las opciones del grupo Informes, en la pestaa Crear:
Informe consiste en crear automticamente un nuevo informe que contiene todos los datos de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de Navegacin. Diseo de informe abre un informe en blanco en la vista diseo y tenemos que ir incorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en l. Este mtodo no se suele utilizar ya que en la mayora de los casos es ms cmodo y rpido crear un autoinforme o utilizar el asistente y despus sobre el resultado modificar el diseo para ajustar el informe a nuestras necesidades. Informe en blanco abre un informe en blanco en vista Presentacin. Asistente para informes utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creacin del informe. Lo veremos en detalle en el siguiente apartado.
12.3. El asistente para informes

En la pestaa Crear, grupo Informes, iniciaremos el asistente pulsando el botn Esta es la primera ventana que veremos: .
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En esta ventana nos pide introducir los campos a incluir en el informe. Primero seleccionamos la tabla o consulta de donde coger los datos del cuadro Tablas/Consultas este ser el origen del informe. Si queremos sacar datos de varias tablas lo mejor ser crear una consulta para obtener esos datos y luego elegir como origen del informe esa consulta. A continuacin seleccionamos los campos haciendo clic sobre el campo para seleccionarlo y clic sobre el botn o simplemente doble clic sobre el campo. Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botn seleccionados. y el campo se quita de la lista de campos
Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn campos a la vez haciendo clic sobre el botn .
o deseleccionar todos los
Luego, pulsamos el botn Siguiente > y aparece la ventana que puedes ver en la siguiente pgina.. .
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En esta pantalla elegimos los niveles de agrupamiento dentro del informe. Podemos agrupar los registros que aparecen en el informe por varios conceptos y para cada concepto aadir una cabecera y pie de grupo, en el pie de grupo normalmente se visualizarn totales de ese grupo. Para aadir un nivel de agrupamiento, en la lista de la izquierda, hacer clic sobre el campo por el cual queremos agrupar y hacer clic sobre el botn (o directamente hacer doble clic sobre el campo).
En la parte de la derecha aparece un dibujo que nos indica la estructura que tendr nuestro informe, en la zona central aparecen los campos que se visualizarn para cada registro, en nuestro ejemplo, encima aparece un grupo por cdigo de curso. Para quitar un nivel de agrupamiento, hacer clic sobre la cabecera correspondiente al grupo para seleccionarlo y pulsar el botn .
Si queremos cambiar el orden de los grupos definidos utilizamos los botones sube el grupo seleccionado un nivel, la flecha hacia abajo baja el grupo un nivel. Con el botn aparecer el siguiente cuadro de dilogo:
, la flecha hacia arriba
podemos refinar el agrupamiento. Haciendo clic en ese botn
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Para cada campo por el que se va a agrupar la informacin del informe podremos elegir su intervalo de agrupamiento. En el desplegable debemos indicar que utilice un intervalo en funcin de determinados valores, que utilice las iniciales, etc. Las opciones de intervalo variarn en funcin del tipo de datos y los valores que contenga. Despus de pulsar el botn Aceptar volvemos a la ventana anterior. Una vez tenemos los niveles de agrupamiento definidos hacemos clic en el botn Siguiente > y pasamos a la siguiente ventana que vers en la siguiente pgina...
En esta pantalla podemos elegir cmo ordenar los registros. Seleccionamos el campo por el que queremos ordenar los registros que saldrn en el informe, y elegimos si queremos una ordenacin ascendente o descendente. Por defecto indica Ascendente, pero para cambiarlo slo deberemos pulsar el botn y cambiar a Descendente. Como mximo podremos ordenar por 4 criterios (campos) distintos. Para seguir con el asistente, pulsamos el botn Siguiente > y aparece la ventana que puedes ver en la siguiente pgina.. .
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En esta pantalla elegimos la distribucin de los datos dentro del informe. Seleccionando una distribucin aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendr el informe con esa distribucin. En el cuadro Orientacin podemos elegir entre impresin Vertical u Horizontal (apaisado). Con la opcin Ajustar el ancho del campo de forma que quepan todos los campos en una pgina, se supone que el asistente generar los campos tal como lo dice la opcin. A continuacin pulsamos el botn Siguiente > y aparece la ltima ventana:
En esta ventana el asistente nos pregunta el ttulo del informe, este ttulo tambin ser el nombre asignado al informe. Antes de pulsar el botn Finalizar podemos elegir entre: Vista previa del informe en este caso veremos el resultado del informe preparado para la impresin o bien, Modificar el diseo del informe, si seleccionamos esta opcin aparecer la ventana Diseo de informe donde podremos modificar el aspecto del informe.
12.4. La vista diseo de informe

La vista diseo es la que nos permite definir el informe, en ella le indicamos a Access cmo debe presentar los datos del origen del informe, para ello nos servimos de los controles que veremos ms adelante de la misma forma que definimos un formulario. Para abrir un informe en la vista diseo debemos seleccionarlo en el Panel de navegacin y pulsar en su men contextual o en la Vista de la pestaa Inicio. Nos aparece la ventana diseo:
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El rea de diseo consta normalmente de cinco secciones: El Encabezado del informe contendr la informacin que se ha de indicar nicamente al principio del informe, como su ttulo. El Encabezado de pgina contendr la informacin que se repetir al principio de cada pgina, como los encabezados de los registros, el logo, etc. Detalle contiene los registros. Deberemos organizar los controles para un nico registro, y el informe ser el que se encargue de crear una fila para cada uno de los registros. El Pie de pgina contendr la informacin que se repetir al final de cada pgina, como la fecha del informe, el nmero de pgina, etc. El Pie de informe contendr la informacin que nicamente aparecer al final del informe, como el nombre o firma de quien lo ha generado. Podemos eliminar los encabezados y pies con las opciones encabezado o pie de pgina y encabezado o pie de pgina del informe que encontrars en el men contextual del informe. Al hacerlo, se eliminarn todos los controles definidos en ellas. Para recuperarlos se ha de seguir el mismo proceso que para eliminarlos. Si no quieres eliminar los controles, pero quieres que en una determinada impresin del informe no aparezca una de las zonas, puedes ocultar la seccin. Para hacerlo debers acceder a la Hoja de propiedades, desde su botn en la pestaa Diseo > grupo Herramientas. Luego, en el desplegable, elige la seccin (Encabezado, Detalle, o la que quieras) y cambia su propiedad Visible a S o a No segn te convenga. Los cambios no se observarn directamente en la vista diseo, sino en la Vista preliminar de la impresin o en la Vista informes.
Alrededor del rea de diseo tenemos las reglas que nos permiten medir las distancias y los controles, tambin disponemos de una cuadrcula que nos ayuda a colocar los controles dentro del rea de diseo. Podemos ver u ocultar las reglas o cuadrcula desde el men contextual del informe.
12.5. La pestaa Diseo de informe

Si has entrado en diseo de informe podrs ver la pestaa de Diseo que muestra las siguientes opciones: Curso Access 2010 - Alfredo Rico RicoSoft 2011 92
Esta barra la recuerdas seguro, es muy parecida a la que estudiamos en los formularios. A continuacin describiremos los distintos botones que pertenecen a esta barra.
El botn Ver del grupo Vistas nos permite pasar de una vista a otra, si lo desplegamos podemos elegir entre Vista Diseo la que estamos describiendo ahora, la Vista Presentacin que muestra una mezlca de la vista Informes y Diseo y finalmente la Vista Informes que muestra el informe en pantalla. La Vista Preliminar nos permite ver cmo quedar la impresin antes de mandar el informe a impresora. En el grupo Temas encontrars herramientas para dar un estilo homogneo al informe. No entraremos en detalle, porque funciona igual que los temas de los formularios. El botn Agrupar y ordenar del grupo Agrupacin y totales permite modificar los niveles de agrupamiento como veremos ms adelante. En la parte central puedes ver el grupo Controles en el que aparecen todos los tipos de controles para que sea ms cmodo aadirlos en el rea de diseo como veremos ms adelante. Tambin encontramos algunos elementos que podemos incluir en el encabezado y pie de pgina. En el grupo Herramientas podrs encontrar el botn Agregar campos existentes entre otros, que hace aparecer y desaparecer el cuadro Lista de campos en el que aparecen todos los campos del origen de datos para que sea ms cmodo aadirlos en el rea de diseo como veremos ms adelante. Todo informe tiene asociada una pgina de cdigo en la que podemos programar ciertas acciones utilizando el lenguaje VBA (Visual Basic para Aplicaciones), se accede a esa pgina de cdigo haciendo clic sobre el botn .
Con el botn hacemos aparecer y desaparecer el cuadro Propiedades del control seleccionado. Las propiedades del informe son parecidas a las de un formulario. Recuerda que siempre podemos acceder a la ayuda de Access haciendo clic en el botn .
12.6. El grupo Controles

Para definir qu informacin debe aparecer en el informe y con qu formato, se pueden utilizar los mismos controles que en los formularios aunque algunos son ms apropiados para formularios como por ejemplo los botones de comando. En la pestaa Diseo encontrars los mismo controles que vimos en el tema anterior: Curso Access 2010 - Alfredo Rico RicoSoft 2011 93
Cuando queremos crear varios controles del mismo tipo podemos bloquear el control haciendo clic con el botn secundario del ratn sobre l. En el men contextual elegiremos Colocar varios controles.
A partir de ese momento se podrn crear todos los controles que queramos de este tipo sin necesidad de hacer clic sobre el botn correspondiente cada vez. Para quitar el bloqueo hacemos clic sobre el botn volvemos a seleccionar la opcin del men contextual para desactivarla. o
El botn activar o desactivar la Ayuda a los controles. Si lo tenemos activado (como en la imagen) al crear determinados controles se abrir un asistente para guiarnos. Ahora vamos a ver uno por uno los tipos de controles disponibles: Icono Control Seleccionar Descripcin Vuelve a dar al cursor la funcionalidad de seleccin, anulando cualquier otro control que hubiese seleccionado. Se utiliza principalmente para presentar un dato almacenado en un campo del origen del informe. Puede ser de dos tipos: dependiente o independiente. - El cuadro de texto dependiente depende de los datos de un campo y si modificamos el contenido del cuadro en la vista Informes estaremos cambiando el dato en el origen. Su propiedad Origen del control suele ser el nombre del campo a la que est asociado. - El cuadro de texto independiente permite por ejemplo presentar los resultados de un clculo o aceptar la entrada de datos. Modificar el dato de este campo no modifica su tabla origen. Su propiedad Origen del control ser la frmula que calcular el valor a mostrar, que siempre ir precedida por el signo =. Sirve para visualizar un texto literal, que escribiremos directamente en el control o en su propiedad Ttulo. Para incluir un enlace a una pgina web, un correo electrnico o un programa.
Cuadro de texto
Etiqueta Hipervnculo
Insertar salto de No tiene efecto en la Vista Formulario pero s en la Vista Preliminar y a la hora de imprimir. lnea Grfico Lnea Botn de alternar Rectngulo Representacin grfica de datos que ayuda a su interpretacin de forma visual. Permite dibujar lneas en el formulario, para ayudar a organizar la informacin. Se suele utilizar para aadir una nueva opcin a un grupo de opciones ya creado. Tambin se puede utilizar para presentar un campo de tipo S/No, si el campo contiene el valor S, el botn aparecer presionado. Permite dibujar rectngulos en el formulario, para ayudar a organizar la informacin. 94
Casilla verificacin
Se suele utilizar para aadir una nueva opcin a un grupo de opciones ya creado, o para de presentar un campo de tipo S/No. Si el campo contiene el valor S, la casilla tendr este
aspecto , sino este otro . Marco de objeto Para insertar archivos como un documento Word, una hoja de clculo, etc. No varian cuando independiente cambiamos de registro (independientes), y no estn en ninguna tabla de la base. Esta es la forma ms moderna y ptima de incluir archivos en un formulario. Equivale a los marcos de objeto, solo que Datos adjuntos est disponible para las nuevas bases hechas en Datos adjuntos Access 2007 o versiones superiores (.accdb) y los marcos pertenecen a las versiones anteriores (.mdb). Se suele utilizar para aadir una nueva opcin a un grupo de opciones ya creado, o para Botn de opcin presentar un campo de tipo S/No. Si el campo contiene el valor S, el botn tendr este aspecto , sino, este otro . Subformulario/ Para incluir un subformulario o subinforme dentro del formulario. Un asistente te permitir Subinforme elegirlo. Para insertar archivos como un documento Word, una hoja de clculo, etc. Varian cuando Marco de objeto cambiamos de registro (dependientes), porque se encuentran en una tabla de la base. dependiente Ejemplos: La foto o el currculum de una persona, las ventas de un empleado, etc. Permite insertar imgenes en el formulario, que no dependern de ningn registro. Por Imagen ejemplo, el logo de la empresa en la zona superior. Tambin incluye los siguientes controles, aunque no se suelen utilizar en informes, sino ms bien en formularios: Icono Control Botn Control de pestaa Grupo de opciones Cuadro combinado Cuadro de lista Puedes ver su descripcin en el tema de Formularios. Por ltimo podemos aadir ms controles, ms complejos con el botn .
Puesto que el manejo de los controles en informes es idntico al de los controles de un formulario, si tienes alguna duda sobre cmo aadir un control, cmo moverlo de sitio, copiarlo, cambiar su tamao, cmo ajustar el tamao o la alineacin de varios controles, repasa la unidad anterior.
12.7. Agrupar y ordenar

Cuando ya hemos visto con el asistente, en un informe se pueden definir niveles de agrupamiento lo que permite agrupar los registros del informe y sacar por cada grupo una cabecera especial o una lnea de totales. Tambin podemos definir una determinada ordenacin para los registros que aparecern en el informe. Para definir la ordenacin de los registros, crear un nuevo nivel de agrupamiento o modificar los niveles que ya tenemos definidos en un informe que ya tenemos definido: Abrir el informe en Vista Diseo.
En la pestaa Diseo > grupo Agrupacin y totales > pulsar Agrupar y ordenar Se abrir un panel en la zona inferior, bajo el informe, llamado Agrupacin, orden y total: Curso Access 2010 - Alfredo Rico RicoSoft 2011
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Puedes aadir un grupo de ordenacin haciendo clic en Agregar un grupo. Del mismo modo, haciendo clic en Agregar un orden establaceremos un orden dentro de ese grupo. Utiliza las flechas desplegables para seleccionar diferentes modos de ordenacin dentro de un grupo. Puedes hacer clic en el vnculo Ms para ver ms opciones de ordenacin y agrupacin. Con las flechas puedes mover las agrupaciones arriba y abajo.
12.8. Imprimir un informe

Para imprimir un informe, lo podemos hacer de varias formas y desde distintos puntos dentro de Access. Imprimir directamente 1. Hacer clic sobre el nombre del informe que queremos imprimir en el Panel de Navegacin para seleccionarlo. 2. Despliega la pestaa Archivo y pulsa Imprimir. A la derecha aparecern ms opciones, escoger Impresin Rpida. Si es la primera vez que imprimes el informe, no es conveniente que utilices esta opcin. Sera recomendable ejecutar las opciones Imprimir y Vista preliminar, para asegurarnos de que el aspecto del informe es el esperado y que se va a imprimir por la impresora y con la configuracin adecuadas.
Abrir el cuadro de dilogo Imprimir 1. Hacer clic sobre el nombre del informe que queremos imprimir para seleccionarlo. 2. Despliega la pestaa Archivo y pulsa Imprimir. A la derecha aparecern ms opciones, escoger Imprimir. 3. Se abrir el cuadro de dilogo Imprimir en el que podrs cambiar algunos parmetros de impresin como te explicaremos a continuacin:
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Si tenemos varias impresoras conectadas al ordenador, suele ocurrir cuando estn instaladas en red, desplegando el cuadro combinado Nombre: podemos elegir la impresora a la que queremos enviar la impresin. En el recuadro Intervalo de impresin, podemos especificar si queremos imprimir Todo el informe o bien slo algunas pginas. Si queremos imprimir unas pginas, en el recuadro desde especificar la pgina inicial del intervalo a imprimir y en el recuadro hasta especificar la pgina final. Si tenemos registros seleccionados cuando abrimos el cuadro de dilogo, podremos activar la opcin Registros seleccionados para imprimir nicamente esos registros. En el recuadro Copias, podemos especificar el nmero de copias a imprimir. Si la opcin Intercalar no est activada, imprime una copia entera y despus otra copia, mientras que si activamos Intercalar imprime todas las copias de cada pgina juntas. La opcin Imprimir a archivo permite enviar el resultado de la impresin a un archivo del disco en vez de mandarlo a la impresora. Con el botn Propiedades accedemos a la ventana Propiedades de la impresora, esta ventana cambiar segn el modelo de nuestra impresora pero nos permite definir el tipo de impresin por ejemplo en negro o en color, en alta calidad o en borrador, el tipo de papel que utilizamos, etc. Con el botn Configurar... podemos configurar la pgina, cambiar los mrgenes, impresin a varias columnas, etc. Por ltimo pulsamos el botn Aceptar y se inicia la impresin. Si cerramos la ventana sin aceptar o pulsamos Cancelar no se imprime nada.
Abrir el informe en Vista preliminar Para comprobar que la impresin va a salir bien es conveniente abrir una vista preliminar del informe en pantalla para luego si nos parece bien ordenar la impresin definitiva. Hay varias formas de abrir la Vista Preliminar: Con el objeto Informe seleccionado, desplegar la pestaa Archivo, pulsar Imprimir y seleccionar Vista previa. Tambin puedes hacer clic derecho sobre el Informe en el Panel de Navegacin y seleccionar la opcin en el men contextual. Curso Access 2010 - Alfredo Rico RicoSoft 2011 97
O, si ya lo tienes abierto, pulsar Ver > Vista preliminar en el grupo Vistas de la pestaa Diseo o Inicio
12.9. La ventana Vista preliminar
En esta ventana vemos el informe tal como saldr en la impresora. Observa cmo se distingue la agrupacin por cdigo de curso. Para pasar por las distintas pginas tenemos en la parte inferior izquierda una barra de desplazamiento por los registros con los botones que ya conocemos para ir a la primera pgina, a la pgina anterior, a una pgina concreta, a la pgina siguiente o a la ltima pgina. En la parte superior tenemos una nueva y nica pestaa, la pestaa Vista preliminar, con iconos que nos ayudarn a ejecutar algunas acciones:
Es posible que veas los botones de forma distinta, ya que cambian de tamao dependiendo del tamao de que disponga la ventana de Access. Los botones del grupo Zoom permiten, tanto aproximar y alejar el informe, como elegir cuntas pginas quieres ver a la vez: Una pgina, Dos pginas , una junta a la otra; o Ms pginas , pudiendo elegir entre las opciones 4, 8 o 12. Cuantas ms pginas visualices, ms pequeas se vern, pero te ayudar a hacerte una idea del resultado final. El grupo Diseo de pgina permite cambiar la orientacin del papel para la impresin y acceder a la configuracin de la pgina. Las opciones de Datos las veremos ms adelante. Permiten la exportacin de datos a otros formatos como Excel, PDF o XPS. Ya slo nos queda elegir si queremos Imprimir o si queremos Cerrar la vista preliminar para continuar editando el informe. Recuerda que la Vista preliminar es muy importante. No debes comprobar nicamente la primera pgina, sino tambin las siguientes. Esto cobra especial importancia en caso de que nuestro informe sea demasiado ancho, ya que el resultado podra ser similar al que se muestra en la imagen: Curso Access 2010 - Alfredo Rico RicoSoft 2011 98
Si un registro es demasiado ancho, nuestro informe requerir el doble de folios y ser menos legible. En esos casos, deberemos valorar si es necesario utilizar una orientacin Horizontal de la hoja o si es ms conveniente estrechar la superfcie del informe o sus controles. Cuando, como en la imagen, nuestros registros realmente no ocupen mucho y lo que se vaya de madre sea uno de los controles que introduce Access automticamente (como el contador de pginas), lo ms sencillo es mover o reducir el control. Tambin ser conveniente estrechar controles cuando veamos que realmente se les ha asignado un espacio que no utilizarn nunca (por ejemplo si el cdigo de cliente est limitado a 5 caracteres y se le dedica un espacio en que caben 30).
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Unidad 13. Los controles de formulario e informe

13.1. Propiedades generales de los controles
En temas anteriores vimos cmo crear formularios e informes utilizando el asistente, tambin hemos aprendido a manejar los controles para copiarlos, moverlos, ajustarlos, alinearlos, etc. En este tema vamos a repasar los diferentes tipos de controles y estudiar sus propiedades para conseguir formularios e informes ms completos.
Empezaremos por estudiar las propiedades comunes a muchos de ellos: Nombre: Aqu indicaremos el nombre del control. Puedes darle el nombre que t quieras, pero asegrate de que es lo suficientemente descriptivo como para poder reconocerlo ms tarde. Un buen mtodo sera asignarle el nombre del control ms una coletilla indicando de qu control se trata. Por ejemplo, imagina que tenemos dos controles para el campo Curso, una etiqueta y un cuadro de texto. Podramos llamar a la etiqueta curso_eti y al campo de texto curso_txt. De este modo facilitamos el nombre de dos controles que referencian a un mismo campo. Visible: Si la propiedad se establece a No el control ser invisible en el formulario. Por el contrario, si lo establecemos a S el control s que ser visible. Su uso parece obvio, pero nos puede ser muy til para cargar informacin en el formulario que no sea visible para el usuario pero sin embargo s sea accesible desde el diseo. Tambin podemos utilizar esta propiedad para ocultar controles, para mostrarlos pulsando, por ejemplo, un botn. Mostrar cuando: Utilizaremos esta propiedad para establecer cundo un control debe mostrarse.
De este modo podemos hacer que se muestre nicamente cuando se muestre en pantalla y esconderlo a la hora de imprimir (muy til por ejemplo para los botones de un formulario que no queremos que aparezcan en el formulario impreso). Curso Access 2010 - Alfredo Rico RicoSoft 2011 100
Izquierda y Superior: Estas dos propiedades de los controles hacen referencia a su posicin. Respectivamente a la distancia del borde izquierdo del formulario o informe y de su borde superior. Normalmente sus unidades debern ser introducidas en centmetros. Si utilizas otras unidades de medida, como el pxel, Access tomar ese valor y lo convertir en centmetros. Ancho y Alto: Establecen el tamao del control indicando su anchura y altura. De nuevo la unidad de medida utilizada es el centmetro. Color del fondo: Puedes indicar el color de fondo del control para resaltarlo ms sobre el resto del formulario. Para cambiar el color, teclea el nmero del color si lo conoces o bien coloca el cursor en el recuadro de la propiedad y pulsa el botn que aparecer a la izquierda. Entonces se abrir el cuadro de dilogo que ya conoces desde donde podrs seleccionar el color que prefieras. Estilo de los bordes: Cambia el estilo en el que los bordes del control se muestran.
Color y Ancho de los bordes: Establece el color del borde del control y su ancho en puntos. Efecto especial: Esta propiedad modifica la apariencia del control y le hace tomar una forma predefinida por Access.
Al modificar esta propiedad algunos de los valores introducidos en las propiedades Color del fondo, Estilo de los bordes, Color de los bordes o Ancho de los bordes se vern invalidadas debido a que el efecto elegido necesitar unos valores concretos para estas propiedades. Del mismo modo si modificamos alguna de las propiedades citadas anteriormente el Efecto especial dejar de aplicarse para tomarse el nuevo valor introducido en la propiedad indicada. Nombre y Tamao de la fuente: Establece el tipo de fuente que se utilizar en el control y su tamao en puntos. Espesor de la fuente, Fuente en Cursiva y Fuente subrayada: Estas propiedades actan sobre el aspecto de la fuente modificando, respectivamente, su espesor (de delgado a grueso), si debe mostrarse en cursiva o si se le aadir un subrayado. Texto de Ayuda del control: Aqu podremos indicar el texto que queremos que se muestre como ayuda contextual a un control.
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Texto de la barra de estado: Aqu podremos indicar el texto que queremos que se muestre en la barra de estado cuando el usuario se encuentre sobre el control. Un ejemplo muy claro de su uso sera que cuando el usuario se encontrase sobre el campo Nombre en la barra de estado se pudiera leer Introduzca aqu su nombre. ndice de tabulacin: Una de las propiedades ms interesantes de los controles. Te permite establecer en qu orden saltar el cursor por los controles del formulario/informe cuando pulses la tecla TAB. El primer elemento deber establecerse a 0, luego el salto se producir al control que tenga un valor inmediatamente superior. Aparecer el siguiente cuadro de dilogo:
En l aparecen todos los controles ordenados por su orden de tabulacin. Puedes arrastrar y colocar los controles en el orden que prefieras, de esta forma, las propiedades ndice de tabulacin de los controles se configurarn de forma automtica. Tambin accedemos a este cuadro pulsando el icono en el grupo Herramientas de la pestaa Organizar.
13.2. Etiquetas y Cuadros de Texto

Ya hemos visto cmo insertar un campo en el origen de datos, este campo, la mayora de las veces estar representado por un cuadro de texto y una etiqueta asociada. Las etiquetas se utilizan para representar valores fijos como los encabezados de los campos y los ttulos, mientras que el cuadro de texto se utiliza para representar un valor que va cambiando, normalmente ser el contenido de un campo del origen de datos. La propiedad que indica el contenido de la etiqueta es la propiedad Ttulo. La propiedad que le indica a Access qu valor tiene que aparecer en el cuadro de texto, es la propiedad Origen del control. Si en esta propiedad tenemos el nombre de un campo del origen de datos, cuando el usuario escriba un valor en el control, estar modificando el valor almacenado en la tabla, en el campo correspondiente del registro activo. Curso Access 2010 - Alfredo Rico RicoSoft 2011 102
Cuando queremos utilizar el control para que el usuario introduzca un valor que luego utilizaremos, entonces no pondremos nada en el origen del control y el cuadro de texto se convertir en independiente.
Tambin podemos utilizar un cuadro de texto para presentar campos calculados, en este caso debemos escribir en la propiedad Origen del control la expresin que permitir a Access calcular el valor a visualizar, precedida del signo igual =. Por ejemplo para calcular el importe si dentro de la tabla slo tenemos precio unitario y cantidad.
En el ejemplo anterior hemos creado un campo calculado utilizando valores que extraamos de otros campos (en el ejemplo los campos precio y cantidad). Tambin es posible realizar clculos con constantes, por lo que nuestro origen de datos podra ser =[precio]*0.1 para calcular el 10% de un campo o incluso escribir =2+2 para que se muestre en el campo el resultado de la operacin. Si quieres practicar las propiedades de los controles que hemos visto hasta ahora realiza el Ejercicio Etiquetas y Cuadros de texto.
13.3. Cuadro combinado y Cuadro de lista
Estos controles sirven para mostrar una lista de valores en la cual el usuario puede elegir uno o varios de los valores. El cuadro de lista permanece fijo y desplegado mientras que el cuadro combinado aparece como un cuadro de texto con un tringulo a la derecha que permite desplegar el conjunto de los valores de la lista. Una de las formas ms sencillas para crear un control de este tipo es utilizando el Asistente para controles. Su uso es muy sencillo, slo tendrs que activar el asistente haciendo clic en su icono en la pestaa Diseo. antes de crear el control sobre el formulario o informe
Una vez activado el Asistente, cuando intentes crear un control de Cuadro de lista o Cuadro combinado se lanzar un generador automtico del control que, siguiendo unos cuantos pasos sencillos, cumplimentar las propiedades del control para que muestre los datos que desees. En el tema de creacin de tablas ya tuvimos nuestro primer contacto con los cuadros combinados y de lista (con el asistente para bsquedas). Veamos sus propiedades ms importantes. Tipo de origen de la fila: En esta propiedad indicaremos de qu tipo ser la fuente de donde sacaremos los datos de la lista. Podemos seleccionar Tabla/Consulta si los datos se van a extraer de una tabla o de una consulta. Si seleccionamos Lista de valores el control mostrar un listado de unos valores fijos que nosotros habremos introducido. La opcin Lista de campos permite que los valores de la lista sean los nombres de los campos pertenecientes a una tabla o consulta. Curso Access 2010 - Alfredo Rico RicoSoft 2011 103
En cualquier caso se debern indicar qu campos o valores sern mostrados con la siguiente propiedad: Origen de la fila: En esta propiedad estableceremos los datos que se van a mostrar en el control. Si en la propiedad Tipo de origen de la fila seleccionamos Tabla/Consulta deberemos indicar el nombre de una tabla o consulta o tambin podremos escribir una sentencia SQL que permita obtener los valores de la lista. Si en la propiedad Tipo de origen de la fila seleccionamos Lista de campos deberemos indicar el nombre de una tabla o consulta. Si, por el contrario, habamos elegido Lista de valores, deberemos introducir todos los valores que queremos que aparezcan en el control entre comillas y separados por puntos y comas: "valor1";"valor2";"valor3";"valor4"... Columna dependiente: Podemos definir la lista como una lista con varias columnas, en este caso la columna dependiente nos indica qu columna se utiliza para rellenar el campo. Lo que indicamos es el nmero de orden de la columna. Encabezados de columna: Indica si en la lista desplegable debe aparecer una primera lnea con encabezados de columna. Si cambiamos esta propiedad a S, coger la primera fila de valores como fila de encabezados. Ancho de columnas: Permite definir el ancho que tendr cada columna en la lista. Si hay varias columnas se separan los anchos de las diferentes columnas por un punto y coma. Ancho de la lista: Indica el ancho total de la lista. Limitar a lista: Si cambiamos esta propiedad a No podremos introducir en el campo un valor que no se encuentra en la lista, mientras que si seleccionamos S obligamos a que el valor sea uno de los de la lista. Si el usuario intenta introducir un valor que no est en la lista, Access devuelve un mensaje de error y no deja almacenar este valor. Filas en lista: Indica cuntas filas queremos que se visualicen cuando se despliega la lista. Esta propiedad slo se muestra para el control Cuadro combinado. Seleccin mltiple: Esta propiedad puede tomar tres valores, Ninguna, Simple y Extendida. Si seleccionamos Ninguna el modo de seleccin de la lista ser nico, es decir slo podremos seleccionar un valor. Si seleccionamos Simple permitiremos la seleccin mltiple y todos los elementos sobre los que hagas clic se seleccionarn. Para deseleccionar un elemento vuelve a hacer clic sobre l. Seleccionando Extendida permitiremos la seleccin mltiple, pero para seleccionar ms de un elemento deberemos mantener pulsada la tecla CTRL. Si seleccionamos un elemento, pulsamos la tecla MAYUS y dejndola pulsada seleccionamos otro elemento, todos los elementos entre ellos sern seleccionados. Esta propiedad slo se muestra para el control Cuadro de lista. Una vez incluido el control sobre el formulario o informe podremos alternar entre estos dos tipos haciendo clic derecho sobre l y seleccionando la opcin Cambiar a...
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Este es un modo de transformar un control de un tipo de una clase a otra manteniendo prcticamente todas sus propiedades intactas, sobre todo aquellas relativas a los orgenes de datos. Esta opcin tambin est disponible en el men contextual de los cuadros de texto.
13.4. Grupo de Opciones

El Grupo de opciones permite agrupar controles de opcin por Botones de opcin, Casillas de verificacin o Botones de alternar. Esto es til para facilitar al usuario la eleccin, distinguiendo cada uno de los conjuntos limitado de alternativas. La mayor ventaja del grupo de opciones es que hace fcil seleccionar un valor, ya que el usuario slo tiene que hacer clic en el valor que desee y slo puede elegir una opcin cada vez de entre el grupo de opciones.
En este control deberemos de tratar el Origen del control de una forma especial. El control Grupo de opciones deberemos vincularlo en su propiedad Origen del control al campo que queremos que se encuentre vinculado en la tabla. Los controles de opcin que se encuentren dentro del grupo tienen una propiedad llamada Valor de la opcin, que ser el valor que se almacene en la tabla al seleccionarlos. Por tanto, debers establecer la propiedad Valor de la opcin para cada uno de los controles de opcin de forma que al seleccionarlos su valor sea el que se vaya a almacenar en el campo que indiquemos en el Origen del control del control Grupo de opciones. La propiedad Valor de la opcin slo admite un nmero, no podrs introducir texto por lo que este tipo de controles unicamente se utilizan para asociarlos con campos numricos.
En un formulario o infirme, un grupo de opciones puede ser declarado como independiente y por lo tanto no estar sujeto a ningn campo. Por ejemplo, se puede utilizar un grupo de opciones independiente en un cuadro de dilogo personalizado para aceptar la entrada de datos del usuario y llevar a cabo a continuacin alguna accin basada en esa entrada. La propiedad Valor de la opcin slo est disponible cuando el control se coloca dentro de un control de grupo de opciones. Cuando una casilla de verificacin, un botn de alternar o un botn de opcin no est en un grupo de opciones, el control no tiene la propiedad Valor de la opcin. En su lugar, el control tiene la propiedad Origen del control y deber establecerse para un campo de tipo S/No, modificando el registro dependiendo de si el control es activado o desactivado por el usuario.
Del mismo modo que vimos con los controles de lista, es aconsejable crear estos controles con la opcin de Asistente para controles activada. 105
As, al intentar introducir un Grupo de opciones en el formulario o informe se lanzar el generador y con un par de pasos podrs generar un grupo de controles de forma fcil y rpida. Si no quieres utilizar el asistente, primero crea el grupo de opciones arrastrndolo sobre el rea de diseo, a continuacin arrastra sobre l los controles de opcin, y finalmente tendrs que rellenar la propiedad Valor de la opcin de cada control de opcin y la propiedad Origen del control del grupo de opciones.
13.5. Control de Pestaa

Cuando tenemos una gran cantidad de informacin que presentar, se suele organizar esa informacin en varias pestaas para no recargar demasiado las pantallas. Para ello utilizaremos el control Pestaa:
Un control Pestaa es un contenedor que contiene una coleccin de objetos Pgina. De esta forma cuando el usuario elige una pgina, sta se vuelve Activa y los controles que contiene susceptibles de cambios. Al tratarse de elementos independientes deberemos tratar cada pgina individualmente. Una vez insertado el control Pestaa deberemos hacer clic sobre el ttulo de una de las Pginas para modificar sus propiedades. El ttulo de la pgina se podr modificar a travs de la propiedad Nombre.
Para insertar elementos dentro de una pgina deberemos crearlo dentro de ella. Una vez hayas seleccionado en el Cuadro de herramientas el control que quieres insertar, solamente debers colocar el cursor sobre la pgina hasta que quede sombreada y entonces dibujar el control:
Cuando termines slo tendrs que cambiar de pgina haciendo clic sobre su ttulo y rellenarla del mismo modo.
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Es posible aadir nuevas Pginas o eliminarlas, para ello slo tienes que hacer clic derecho sobre el control Pestaa y seleccionar Insertar pgina para aadir una nueva pgina o hacer clic en Eliminar pgina para eliminar la pgina activa.
Si tienes ms de una pgina incluida en el control Pestaa debers utilizar la opcin Orden de las pginas... en el men contextual para cambiar su disposicin. Aparecer el siguiente cuadro de dilogo:
Utiliza los botones Subir y Hacia abajo para cambiar el orden y disposicin de la pgina seleccionada de modo que la que se encuentra en la parte superior de la lista estar situada ms a la izquierda y, al contrario, la que se encuentre en la parte inferior estar situada ms hacia la derecha. Cuando hayas terminado pulsa el botn Aceptar y podrs ver el control Pestaa con las Pginas ordenadas.
13.6. Las herramientas de dibujo

Nuestro siguiente paso ser echarle un vistazo a dos de los controles que nos ayudarn a mejorar el diseo de los formularios o informes que creemos: las Lneas y los Rectngulos. En ambos casos su creacin es la misma (e igual tambin para el resto de los controles). Basta con seleccionar el control o y luego dibujarlo en el formulario o informe. Para ello slo tienes que hacer clic en el punto en el que quieras que empiece el control, y sin soltar el botn del ratn, desplazamos el cursor hasta que el control alcance el tamao deseado. En el caso del control Lnea la tecla MAYUS nos ser de mucha utilidad. Si mantenemos esta tecla de nuestro teclado pulsada mientras realizamos las acciones anteriores podremos crear lneas sin inclinacin, es decir, completamente horizontales o verticales. Curso Access 2010 - Alfredo Rico RicoSoft 2011 107
Estos controles debern ser utilizados sobre todo para separar elementos y marcar secciones en nuestros documentos. De esta forma alcanzaremos diseos ms limpios y organizados, lo cual, adems de causar que el usuario se sienta ms cmodo trabajando con el formulario o informe, har que realice su trabajo de una forma ms rpida y ptima.
Las propiedades de estos controles son practicamente todas las que vimos en el primer punto de este tema y que son comunes a todos los controles. Lo nico que aadiremos es que si bien su uso es muy aconsejado para lo mencionado anteriormente, un diseo cargado con demasiados controles Lnea y Rectngulo al final resultan difciles de trabajar tanto desde el punto de vista del usuario como de la persona que est realizando el diseo, t.
13.7. Imgenes
El control Imagen permite mostrar imgenes en un formulario o informe de Access. Para utilizarlo slo tendrs que seleccionarlo y hacer clic donde quieras situarlo. Se abrir un cuadro de dilogo donde tendrs que seleccionar la imagen:
Al Aceptar, vers que aparece enmarcada en el cuadro del control y ya podremos acceder a sus propiedades. Vemoslas: Imagen indicar la ruta de la imagen en nuestro disco duro. Modo de cambiar el tamao: En esta propiedad podremos escoger entre tres opciones, Recortar, Extender y Zoom. Curso Access 2010 - Alfredo Rico RicoSoft 2011 108
Si seleccionamos la opcin Recortar slo se mostrar un trozo de la imagen que estar limitado por el tamao del control Imagen. Si hacemos ms grande el control se mostrar ms parte de la imagen. Seleccionando la opcin Extender har que la imagen se muestre completa dentro del espacio delimitado por el control. Esta opcin deforma la imagen para que tome exactamente las dimensiones del control. Con la opcin Zoom podremos visualizar la imagen completa y con sus proporciones originales. El tamao de la imagen se ver reducido o aumentado para que quepa dentro del control.
Distribucin de la imagen: Esta propiedad nos permitir escoger la alineacin de la imagen dentro del control. Puede tomar los valores Esquina superior izquierda, Esquina superior derecha, Centro, Esquina inferior izquierda o Esquina inferior derecha. Esta opcin es ms til cuando mostramos la imagen en modo Recortar. Mosaico de imgenes: Puede tomar los valores S y No. En el modo Zoom utilizaremos esta opcin para que se rellenen los espacios vacos que se crean al ajustar la imagen con copias de esta. Direccin de hipervnculo: Puedes incluir una direccin a un archivo o pgina web para que se abra al hacer clic sobre el control. Por ltimo hablaremos de la propiedad ms interesante del control Imagen: Tipo de imagen. Puede ser de dos tipos, incrustado y vinculado: Insertado: Se hace una copia de la imagen en la base de datos, de forma que si realizamos cambios sobre ella no se modificar el original. Hay que tener en cuenta que el espacio que ocupar la base de datos ser mayor si se incrustan muchas imgenes en ella y eso puede hacer que vaya ms lenta. Compartidas: Al igual que Insertado, la imagen se guarda en la propia base de datos. Esta opcin se ha introducido como novedad en Access 2010, precisamente para evitar el problema de espacio. Al definir una imagen como compartida, sta estar disponible para todos los objetos de la base de datos, que la referenciarn y de esa forma no ser necesario guardar una copia por cada instancia utilizada. Por ejemplo, si quieres que todos tus formularios e informes incluyan un membrete y un logotipo, slo ser necesario que la base lo guarde una vez. Si un da cambiramos el logotipo de la empresa, tan solo con modificar la imagen compartida se modificara en todos los objetos. Vinculadas: La imagen no est en la propia base, simplemente apunta a un archivo externo. Al modificar la imagen desde fuera de la base de datos, la de la base se ver afectada, y viceversa. Hay que tener en cuenta que, si cambias la imagen de carpeta, la base no la encontrar y dejar de mostrarse, exactamente igual que si tratas de cambiar la base a otro ordenador en que no tienes copiados los recursos externos. Su principal ventaja es que mantiene las imgenes actualizadas, de modo que es adecuado para fotografas que vayamos a ir renovando. Elegir el tipo depende de las necesidades del proyecto y la aplicacin prctica de cada caso.
13.8. Datos adjuntos y Marcos de objetos

Al igual que Access permite incluir imgenes en sus formularios o informes, tambin permite la visualizacin e inclusin de documentos que se han generado en otros programas (como archivos de Excel, Word, PowerPoint, PDF's, etc.). Existen dos formas de incluirlos: 1. Independiente a los datos de los registros, para incluir objetos de caracter general, como un documento de ayuda sobre cmo utilizar el formulario o informe. Para ello se utiliza el Marco de objeto independiente.
Aqu se nos presentan dos opciones. Podemos crear un archivo nuevo (en blanco) y modificarlo desde cero, o seleccionar la opcin Crear desde archivo y se nos dar la opcin de seleccionar un archivo ya existente. En cualquier caso desde el listado podremos elegir el tipo de objeto que queremos insertar, de los que Access admite.
Si activamos la casilla Mostrar como icono, el objeto se mostrar como el icono de la aplicacin que lo abre, por ejemplo si el objeto es un archivo de Word, se mostrar con el icono del programa Microsoft Word. Aunque siempre podremos pulsar Cambiar icono... si queremos asignarle una imagen distinta a la que se muestra por defecto. Si dejamos la casilla desmarcada, el objeto se mostrar con una pequea previsualizacin que podremos tratar como hacemos con el control Imagen. 2. Dependiente a los datos de los registros, para incluir documentos que estn vinculados a un registro en concreto, como el currculum de un determinado candidato a empleado, la foto de un cliente o de un producto, etc. Para ello se puede utilizar el control Datos adjuntos o bien el Marco de objeto dependiente. Vamos a ver las caractersticas de ambos. Caracterstica Datos adjuntos Marco de objeto dependiente Versiones Access que lo soportan Desde 2007, en bases .accdb Todas, incluidas las bases .mdb El campo de origen debe ser de tipo... Datos adjuntos Objeto OLE
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El control ms adecuado es Datos adjuntos, porque el tipo de datos datos adjuntos es ms flexible (permite introducir y gestionar varios adjuntos en el mismo campo) y est ms optimizado (los objetos OLE estn obsoletos porque funcionan de forma poco eficaz).
Entonces, cundo deberamos utilizar un Marco de objeto dependiente? Principalmente cuando utilicemos una base que haya sido creada con versiones anteriores, utilizando el tipo de datos objeto OLE en los campos de sus tablas. La principal propiedad de ambos (datos adjuntos y marco dependiente) es el Origen del control, en que se especifica en qu campo de qu tabla se encuentran los objetos.
Por lo dems, el marco dependiente comparte la mayora de propiedades con el marco independiente. Veamos cules son: Tipo de presentacin: Escoge entre Contenido para previsualizar parte del archivo, o Icono para que se muestre el icono de la aplicacin encargada de abrir el archivo. Activacin automtica: Aqu podremos seleccionar el modo en el que queremos que se abra el archivo contenido en el marco. Podemos elegir entre Doble clic, Manual y Recibir enfoque. Normalmente las dos ltimas opciones requerirn de un trabajo de programacin adicional, pero al encontrarse fuera del mbito de este curso pasaremos a ver directamente la primera opcin. Si seleccionamos la opcin Doble clic podremos abrir el archivo haciendo doble clic sobre el control o, con este seleccionado, pulsando la combinacin de teclas CTRL+ENTER. Activado: Selecciona S o No. Esta propiedad permite que el control pueda abrirse o no. Bloqueado: Si cambiamos esta propiedad a S, el objeto se abrir en modo de slo lectura. Podr ser modificado, pero sus cambios no sern guardados. Esta funcin es muy til para mostrar informacin que slo queremos que sea leda. Nosotros como administradores de la base de datos tendremos la posibilidad de acceder al objeto y actualizarlo a nuestro gusto. Por ltimo la propiedad Tipo OLE nos indica si el archivo est siendo tratado como un archivo vinculado o incrustado. Esta propiedad es de slo lectura y se nos muestra a ttulo informativo, no podremos modificarla. En un principio los archivos insertados mediante un Marco se incrustan directamente en la base de datos para mayor comodidad. Slo existe un modo de que, al insertar el objeto, ste quede vinculado y es insertando un archivo ya existente y activando la casilla Vincular.
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13.9. El Botn
En este apartado hablaremos de los Botones, que son controles capaces de ejecutar comandos cuando son pulsados. Los usuarios avanzados de Access son capaces de concentrar muchsimas acciones en un solo botn gracias a la integracin de este programa con el lenguaje de programacin Visual Basic y al uso de macros. Pero nosotros nos centraremos en el uso de este control a travs del Asistente para controles .
Cuando, teniendo el asistente activado, intentamos crear un Botn nos aparece una cuadro de dilogo. Veremos paso a paso cmo deberemos seguirlo para conseguir nuestro objetivo.
En la primera pantalla podremos elegir entre diferentes acciones a realizar cuando se pulse el botn. Como puedes ver en la imagen estas acciones se encuentran agrupadas en Categoras. Navegacin de registros te permite crear botones para moverte de forma rpida por todos los datos del formulario, buscando registros o desplazndote directamente a alguno en particular. Operaciones con registros te permite aadir funciones como aadir nuevos, duplicarlos, eliminarlos, guardarlos o imprimirlos. Tambin podrs aadir un botn para abrir, cerrar o imprimir informes, formularios y consultas, etc. Curso Access 2010 - Alfredo Rico RicoSoft 2011 112
Selecciona la Categora que creas que se ajusta ms a lo que quieres realizar y luego selecciona la Accin en la lista de la derecha. Pulsa Siguiente para continuar.
Ahora podrs modificar el aspecto del botn. Puedes elegir entre mostrar un Texto en el botn, o mostrar una Imagen. En el caso de escoger Imagen, podrs seleccionar una entre las que Access te ofrece. Marca la casilla Mostrar todas las imgenes para ver todas las imgenes que Access tiene disponible para los botones. Tambin podras hacer clic en el botn Examinar para buscar una imagen en tu disco duro. Cuando hayas terminado pulsa Siguiente para continuar. Vers una ltima ventana en que podrs escoger el nombre del botn y Finalizar.
13.10. Controles ActiveX

Access tambin nos ofrece la posibilidad de aadir un sinfn de controles que podrs encontrar haciendo clic en el botn Controles ActiveX en la pestaa Diseo.
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Debido a que existen muchsimos de estos controles, y a que sus propiedades son prcticamente nicas en cada caso, simplemente comentaremos que puedes acceder a ellas igual que con el resto de controles, desde la hoja de propiedades. Si habas trabajado con versiones anteriores de Access, es posible que utilizaras el control de calendario alguna vez, presente en el listado de controles ActiveX. En Access 2010 ya no existe el control calendario, puesto que los campos de tipo fecha lo muestran automticamente junto a la caja de texto, al hacer clic sobre ella para introducir un valor.
En caso de que no aparezca, asegrate de que hay suficiente espacio junto a la caja de texto para que se visualice correctamente y de que la propiedad Mostrar el selector de fecha del control se encuentra establecido como Para fechas.
Unidad 14. Las macros

14.1. Introduccin
Las Macros son un mtodo sencillo para llevar a cabo una o varias tareas bsicas como abrir y cerrar formularios, mostrar u ocultar barras de herramientas, ejecutar informes, etc. Tambin sirven para crear mtodos abreviados de teclado y para que se ejecuten tareas automticamente cada vez que se inicie la base de datos. Si guardamos la Macro con el nombre de AutoExec, cada vez que se inicie la base de datos, se ejecutar automticamente. Esto es debido a que Access al arrancar busca una macro con ese nombre, si la encuentra ser el primer objeto que se ejecute antes de lanzar cualquier otro. Esta opcin es muy socorrida a la hora de efectuar comprobaciones o lanzar procesos antes de que el usuario empiece a trabajar con la base de datos. La configuracin por defecto de Access, nos impedira ejecutar ciertas acciones de macro si la base de datos no se encuentra en una ubicacin de confianza, para evitar acciones malintencionadas. Para ejecutar correctamente las macros de bases de datos que consideremos fiables, podemos aadir la ubicacin en el Centro de confianza, tal como vimos en la Unidad 10 al realizar consultas de accin.
14.2. Crear una Macro

Para definir una macro, indicaremos una accin o conjunto de acciones que automatizarn un proceso. Cuando ejecutemos una Macro, el proceso se realizar automticamente sin necesidad, en principio, de interaccin por nuestra parte. Por ejemplo, podramos definir una Macro que abra un formulario cuando el usuario haga clic en un botn, o una Macro que abra una consulta para subir un diez por cien el precio de nuestros productos. Curso Access 2010 - Alfredo Rico RicoSoft 2011 114
Crear una Macro es relativamente fcil, slo tienes que hacer clic el botn Macro de la pestaa Crear y se abrir la ventana con la nueva macro, as como sus correspondientes Herramientas de macros, englobadas en la pestaa Diseo. Si habas utilizado versiones anteriores de Access, notars que en la actual versin se ha modificado un tanto la forma de trabajar con las macros. Como podrs observar, la ventana principal consta de una lista desplegable que te permite elegir la Accin para la macro. En el panel de la izquierda encontrars estas mismas acciones agrupadas por categoras segn su tipo y con un til buscador en la zona superior, de forma que te sea ms sencillo localizar la que deseas aplicar.
Podemos aadir tantas acciones como queramos, ya que al elegir una opcin en el desplegable aparecer otro inmediantamente debajo del primero, y as consecutivamente. Simplemente deberemos tener presente que se ejecutarn en el orden en que se encuentren. Es una cuestin de lgica, se ejecuta de forma lineal, de forma que no tendra sentido tratar de Cerrar ventana si an no la hemos abierto, por ejemplo. Para cambiar el orden en el que se encuentren las acciones puedes arrastrarlas con el ratn hasta la posicin correcta o bien utilizar los botones de la accin, que aparecern al pasar el cursor sobre ella. Con ellos podrs subir o bajar un nivel la accin por cada pulsacin.
Obviamente estos botones slo estn disponibles si hay ms de una accin. La ltima slo podr ascender, la primera slo podr descender y si slo hay una accin nicamente dispondr del botn Eliminar situado a la derecha. En funcin de la accin que seleccionemos aparecer un panel con un aspecto u otro, en el que podremos especificar los detalles necesarios.
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Por ejemplo, para la accin Abrir una tabla, necesitaramos saber su nombre, en qu vista queremos que se muestre y si los datos se podrn modificar o no una vez abierta. No siempre ser obligatorio rellenar todos los campos, nicamente los que indique que son Requeridos. El resto puede que tengan un valor por defecto (como en este caso Vista: Hoja de datos) o que simplemente sean opcionales. Cuando tengas muchas acciones en una macro, es posible que te interese ocultar los detalles para ver la lista de acciones una bajo otra. En ese caso, podrs expandir y contraer la informacin desde el botn de la esquina superior izquierda. Cuando se ocultan los detalles, la informacin relevante se muestra toda en una fila, como puedes observar en la siguiente imagen.
Otra forma de contraer y expandir es desde su correspondiente grupo en la pestaa Diseo.
Cuando la Macro est terminada, puede guardarse , ejecutarse y cerrarse. Ms tarde podremos llamarla desde un control Botn, o ejecutarla directamente desde la ventana de la base de datos haciendo clic en Ejecutar o bien haciendo doble clic directamente sobre ella.
14.3. Ejecutar una macro

Aunque an no hayamos aprendido mucho sobre ellas, es imporante que tengamos claro para qu sirven exactamente las macros y cundo se ejecutan. Desde luego, siempre podemos abrir el diseo de la macro y pulsar el botn Ejecutar en la cinta de opciones, para ejecutarla de forma manual. Tambin podramos hacer doble clic sobre ella en el Panel de navegacin. Pero estas no son las prcticas ms utilizadas. La mayora de veces, las macros sern acciones que se ejecutan por detrs, sin la plena consciencia del usuario de la base de datos. El usuario que se encarga de actualizar el inventario o dar de alta pacientes no tiene por qu saber cmo se llaman las tablas y qu acciones concretas ejecuta cada macro. Normalmente, el usuario en realidad trabaja con formularios amigables, con botones y otros controles, que utiliza de forma intuitiva. Somos nososotros, quienes creamos la base de datos, los encargados de asignar a cada control la macro conveniente. Por lo tanto, lo que debemos hacer es asignar una macro que programe qu accin se ejecutar al interactuar con un determinado control u objeto. Y para ello trabajaremos con sus Eventos. Un evento es una accin que el usuario realiza, normalmente de forma activa. Por ejemplo hacer clic o doble clic sobre un botn, cambiar de un registro a otro en un formulario, modificar un determinado campo de un registro, cerrar la base de datos, etc. Deberemos reflexionar sobre en qu momento nos interesa que se ejecute la macro, para aprender a elegir qu evento y qu control la desencadenarn. Para asociar la macro a un control:
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En la vista diseo de formulario, seleccionamos un control o el propio formulario.
Luego abrimos la Hoja de propiedades, si no est ya abierta, y nos situamos en la pestaa Eventos. Entre los posibles eventos, elegimos el que nos conviene que ejecute la macro. Al hacer clic en l aparecern dos botones: El primero nos permitir desplegar la lista de macros que tengamos en la base de datos. Ah es donde deberemos indicar qu macro ejecutar. El segundo botn nos permite elegir el tipo de generador entre los generadores de macros, expresiones y cdigo. No vamos a entrar en detalle en l. En el ejemplo de la imagen hemos asignado al evento Al hacer clic en un Botn de comando una macro que se encarga de mostrar la nmina del empleado actual. De forma que si el usuario est viendo los registros de empleados en un formulario y pulsa el botn, se abrir una ventana con el formulario que contiene los datos de su ltima nmina.
14.4. Acciones ms utilizadas

En este apartado veremos las acciones ms utilizadas en las Macros. Siempre puedes recurrir a la ayuda de Access para obtener informacin sobre acciones que aqu no tratemos. Puedes ver la descripcin de sus argumentos de accin leyendo el apndice correspondiente. * Algunas de estas acciones no se muestran si no est pulsado el icono Mostrar todas las acciones, en la pestaa Diseo. Accin AbrirConsulta AbrirFormulario Descripcin Argumentos Esta accin abre una consulta escogida entre las existentes en la base de datos. Del mismo modo que la accin anterior, abre un formulario. 117
AbrirInforme AbrirTabla BuscarRegistro
Igual que las acciones anteriores, permite abrir un informe. Esta accin permite abrir una tabla.
Utilizaremos esta accin para buscar registros. Esta accin busca el primer registro que cumpla los criterios especificados. Puedes utilizar esta accin para avanzar en las bsquedas que realices. Se posiciona en el siguiente registro que cumpla con los criterios indicados en la accin BuscarRegistroSiguiente BuscarRegistro anterior. No tiene argumentos. CancelarEvento Esta accin cancela el evento que produjo la ejecucin de la macro. No tiene argumentos. CerrarVentana CuadroDeMensaje Con esta accin podrs cerrar cualquier ventana que se encuentre abierta. Con las Macros incluso podremos mostrar mensajes para interactuar con el usuario. Introduce esta accin en una Macro para detener su ejecucin. No tiene argumentos. DetenerMacro Vers su utilidad ms adelante. Esta accin detendr todas las Macros que se estn ejecutando en ese momento. No DetenerTodasMacros tiene argumentos. Esta accin es muy til para ocultar al usuario las operaciones que se *Eco estn realizando con una Macro. Permite la activacin o desactivacin de la visualizacin de las acciones en pantalla. Utiliza esta accin para lanzar comandos que puedas encontrar en EjecutarComandoDeMen cualquier barra de herramientas. *EstablecerValor IrARegistro MaximizarVentana MinimizarVentana SalirDeAccess Una accin muy til que te permitir modificar los valores de los campos. Te permitir saltar a un registro en particular dentro de un objeto. Esta accin maximiza la ventana activa para que ocupe todo el espacio de la ventana de Access. Al contrario que la anterior, esta accin minimiza la ventana activa convirtindola en una barra de ttulo en la parte inferior de la ventana de Access. Esta accin hace que Access se cierre.
14.5. El flujo del programa

Como cualquier programa, una macro tiene un flujo que determina cmo se van a ejecutar las diferentes acciones que contiene. Hemos dicho que, en principio, las acciones se ejecutan de forma secuencial, una tras otra y en el orden en que se han ido colocando. Pero esto no es siempre as. En ocasiones puede interesarnos que el programa fuya de una forma diferente, que ejecute una accin slo si cumple una determinada condicin. Puede interesarnos dividir las acciones en bloques o crear una determinada jerarqua. Access 2010 nos permite realizar todas estas acciones de forma mucho ms sencilla e intuitiva que en anteriores versiones. Si nos fijamos en el panel derecho Catlogo de acciones, encontraremos un apartado denominado Flujo de programas. En l encontraremos las opciones necesarias para estructurar la macro segn nuestras necesidades.
Para introducir un elemento slo deberemos hacer doble clic sobre l. Se insertar en la pantalla principal que contiene las acciones y podremos modificarlo desde all.
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- Los comentarios son texto aclarativo que no se ejecuta. Son como notas del diseador/programador para documentar lo que va realizando y hacer ms legible la macro. Aparece un recuadro para escribir el texto, tal cual y cuando finalizamos vemos que se ha englobado entre unas etiquetas /* As */ y se ha coloreado verde para resaltarlo. - El grupo tampoco se ejecuta, es una forma de englobar en un bloque un conjunto de acciones, de forma que quede mejor estructurado. - La opcin Si permite que se ejecuten determinadas acciones nicamente si cumplen la condicin especificada. - Y la submacro es un conjunto de acciones que no entran en el flujo ejecucin directamente, sino que se han de activar de forma explcita mediante las acciones EjecutarMacro o AlOcurrirError.
14.6. Acciones condicionadas

Vamos a profundizar un poco en la opcin condicinal SI del flujo del programa. Cuando introducimos una condicin haciendo doble clic sobre la opcin en el Catlogo de acciones, se introduce en la pgina principal como si se tratase de una accin ms, con la salvedad de que nos permite establecer una condicin de forma manual o mediante el Generador de expresiones (desde el botn en forma de varita).
Si esta condicin resulta cierta, Entonces se efectuar la accin que indiquemos a continuacin. Podemos utilizar Agregar Si no para indicar las acciones que queremos que se ejecuten en caso de que la accin no se cumpla. Tambin podemos introducir otra condicin, que ejecutar unas acciones distintas, pulsando Agregar O si. Con estas simples herramientas podemos crear condiciones de lo ms complejas. La ventaja principal de la nueva interfaz para crear macros es la legibilidad del cdigo, que queda perfectamente estructurado y es sencillo de interpretar a simple vista.
Para sacar el mximo partido a las acciones condicionadas lo nico que hay que tener claro es qu condicin queremos ejecutar y qu efectos queremos que tenga. Para ello es recomendable hacer un anlisis previo con el fin de tener bien claras las ideas antes de empezar. Un ejemplo de condicin simple sera [Formularios]![Cursos]![Cdigo Curso] = 4 que nicamente desencadenara las acciones si el cdigo de curso es igual a 4. Pero tambin podemos utilizar una expresin ms compleja, por ejemplo:
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[Formularios]![Cursos]![Fecha Inicio] Entre #2-Mar-2006# Y #9-Nov-2010# para indicar si la fecha se encuentra en un intervalo. EsNulo([Formularios]![Cursos]![nhoras]) para realizar la accin si no hay nada guardado en el campo nhoras. O incluso unir varias condiciones utilizando los operadores Y y O como vimos en el tema de consultas.
14.7. Grupos de Macros

Es posible que no le encuentres la utilidad en macros sencillas, pero en macros complejas puede ser conveniente agrupar las acciones. Para agrupar correctamente slo hemos de pensar de forma lgica. Por ejemplo, si en una macro tenemos las acciones: Abrir tabla de empleados Buscar registro del empleado con mayores ventas este mes Actualizar registro incluyendo un plus del 5% de sus ventas. Guardar registro Cerrar tabla de empleados Podramos perfectamente crear un grupo llamado Plus por ventas, que sera descriptivo con respecto a las acciones que ejecuta. Al hacer doble clic sobre Grupo en el flujo de programas del Catlogo de acciones, veremos el siguiente panel en la pgina principal:
Es tan sencillo como darle un nombre e ir incorporando las acciones en su interior. Si ya habas definido las acciones y creas el grupo posteriormente, no te preocupes. Al igual que las acciones se pueden mover para variar su orden, tambin se pueden mover a distinto nivel, dentro de grupos, condiciones o submacros. Simplemente debers arrastrarlas hasta su lugar de destino. Los grupos en definitiva sirven para delimitar un conjunto de acciones que guardan cierta relacin.
14.8. Submacros
Como ya hemos dicho, en la versin Access 2010 se ha intentado que la forma de crear macros sea ms lgica. Para ello, se ha incorporado el panel con herramientas para controlar el flujo del programa. Entre ellas encontramos la submacro. Las submacros sern agrupaciones de acciones, al igual que los grupos, pero con una finalidad y funcionalidad diferentes. Al contrario que los grupos, las submacros no se ejecutan en el orden lgico del programa. Al ejecutar la macro que las contiene, estas son ignoradas como si se tratara de comentarios. nicamente podremos ejecutarla incorporando una de las dos acciones capaces de ejecutar las submacros: EjecutarMacro y AlOcurrirError. Las aplicaciones prcticas ms habituales sern: - AlOcurrirError: Para mostrar mensajes informativos al usuario del error ocurrido. Curso Access 2010 - Alfredo Rico RicoSoft 2011 120
- EjecutarMacro: Para romper la estructura de ejecucin lineal del cdigo de la macro, con estructuras de repeticin que veremos a continuacin. O bien para ejecutar la submacro de forma explcita desde el evento de un control. Veamos un ejemplo: Imagina que tenemos una macro guardada con el nombre Empleados. En ella hemos creado las submacros EmpleadosAlta, EmpleadosBaja y EmpleadosActualizar. Rara vez ejecutaremos la macro Empleados completa, sino que nos referiremos a una de sus agrupaciones. Para ejecutar un alta, deberemos referirnos a ella como Empleados.EmpleadosAlta. Es decir, en el evento del control de formulario que ejecute la macro, deberemos escribir NombreDeMacro.NombreDeSubmacro.
14.9. Crear bucles de repeticin

Hemos comentado que las submacros permiten crear estructuras de repeticin utilizando la accin EjecutarMacro. Pues bien, ahora aprenderemos cmo implementarlas.
EjecutarMacro: Nos da posibilidad de llamar a una macro (o submacro) y repetir su ejecucin, definiendo as un bucle repetitivo.
la
Para ello deberemos especificar el Nombre de macro que queremos ejecutar, ya sea una macro completa (como Empleados) o una submacro (como Empleados.EmpleadosAlta). Podemos indicar que la Macro se ejecute ms de una vez escribiendo en Nmero de repeticiones un nmero que indique cuntas veces queremos que se repita la ejecucin de la macro (el nmero deber ser mayor que 1). Y en Expresin de repeticin podremos introducir una expresin condicional para que se repita la ejecucin de la macro mientras la condicin se cumpla (sea verdadera). Para componerla se nos dar la opcin de utilizar el Generador de Expresiones. La condicin se evaluar antes de ejecutar la macro as que si al empezar, la condicin no se cumple, la macro no se ejecutar. Ojo con los bucles infinitos! si utilizas el argumento Expresin de repeticin la condicin que pongas deber depender de un parmetro que cambie dentro de la macro que se repite, sino podrs entrar en un bucle que no se acabe nunca.
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Ahora veremos una estructura que ilustrar el uso de la combinacin de varias tcnicas: grupos, submacros y bucles. No se trata de un ejemplo prctico real, pero servir para entender mejor los conceptos.
Como puedes ver en la imagen, hemos creado un grupo y una submacro dentro de la macro PruebaBucle: - por una parte tenemos un grupo accin que en este caso muestra un mensaje, - y por otra tenemos el bucle, que lo que indica es que se ejecute la macro de accin tres veces. Podramos trabajar de dos formas distintas sobre la macro: - Ejecutar la macro completa: Ejecutara el cdigo completo de forma secuencial. Es decir, entrara en el bucle que llama a la accin y lo repetera tres veces, mostrando tres mensajes de aviso. - Ejecutar la submacro: Si en un control decidiramos llamar directamente a la submacro (PruebaBucle.Accion en su evento), se ejecutara nicamente una vez, ya que el resto de la macro, que incluye el bucle de repeticin, no se leera.
14.10. AutoKeys o atajos de teclado

Las macros tambin te permitirn crear mtodos abreviados de teclado. Esto es, podremos asignar a una combinacin de teclas una determinada accin, a travs de una Macro. Slo tendrs que seguir los siguientes pasos: 1. Crea una nueva Macro y llmala AutoKeys. 2. Crea una submacro por cada combinacin de teclas que quieras implementar. 3. Como nombre, cada submacro deber contener una combinacin de teclas que siga la sintaxis de la siguiente tabla: Sintaxis de la combinacin Combinacin de Teclas CTRL+C CTRL+1 ^C or ^1 F3 {F3} CTRL+F3 ^{F3} MAYUS+F3 +{F3} INSERT {INSERT} CTRL+INSERT ^{INSERT} MAYUS+INSERT +{INSERT} Esto no significa que slo puedas utilizar esas combinaciones. Recuerda, se trata de la sintaxis, pero podras tambin utilizar {F2}, {F4}, ^{F5}, etc. Lo nico que debers tener en cuenta es que la tecla CTRL se escribir como ^, y la tecla MAYS como +.
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Las teclas que contengan ms de una letra debern ir encerradas entre llaves {} para que no se confundan con combinaciones. Por ejemplo, END sera el equivalente a la combinacin de teclas E+N+D, mientras que {END} equivaldra a pulsar la tecla FIN. 4. Incluye tantas acciones como desees que se ejecuten al pulsar las teclas. Es recomendable que trates de comprobar que la combinacin no exista ya por defecto en Access, porque le dar prioridad a tu macro. Por ejemplo, F1 ejecuta la ayuda de Access, si asignas una macro a F1 ya no dispondrs de ese prctico atajo. Veamos un ejemplo:
En la imagen vemos cuatro submacros que nos permitirn que: - Al pulsar F2 se abra la tabla de alumnos. - Al pulsar F3 se abra la tabla de cursos. - Al pulsar CTRL+F2 se abra el formulario de alumnos. - Al pulsar CTRL+F3 se abra el formulario de cursos.
14.11. Depuracin de errores

Cuando creamos una macro con diferentes condiciones y saltos de ejecucin puede que al final nos resulte difcil comprobar que acta correctamente. Para facilitar esta tarea, Access incorpora una herramienta que permite seguir la ejecucin de la Macro paso a paso pudiendo en cada momento ver qu procesos se estn llevando a cabo y los resultados que recibe de la base de datos.
Para activar esta opcin solamente deberemos de hacer clic sobre el botn de Paso a paso en la pestaa Diseo. Una vez activada, cada vez que se ejecute una macro en el sistema lo har en modo Paso a paso. Esto quiere decir que cada accin que se efecte mostrar un cuadro de dilogo como el siguiente:
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En l podrs ver: - el Nombre de la macro que se est ejecutando, - la condicin, si es que tiene alguna definida, junto con su estado actual (verdadero o falso), - y el Nombre de la accin que se va a ejecutar, junto con sus Argumentos. - En caso de que haya ocurrido algn error, podrs ver cul en Nmero de error. ste nmero te puede servir de referencia para buscar informacin sobre l en la documentacin de Access o en internet. Para continuar con la reproduccin Normal de la macro pulsa Continuar. Si pulsas Paso a Paso seguirs en el mismo modo. Puedes detener la macro pulsando el botn Detener. En cualquier momento en la reproduccin de una macro puedes detenerla tambin utilizando la combinacin de teclas CTRL+INTRO. Esto te puede ser muy til si una macro entra en un bucle infinito y el sistema deja de responder.
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Unidad 15. Configurar la interfaz

15.1. Introduccin
La interfaz es la forma en la que el usuario ver y trabajar con la base de datos. En esta unidad aprenderemos cmo configurar Microsoft Access 2010 para que una persona que vaya a trabajar con la base de datos vea y pueda realizar nicamente aquello que sea conveniente para nosotros: los creadores y administradores de la base de datos. Aprenderemos a crear categoras y grupos en el panel de exploracin. Vers que tareas tan vistosas como cambiar el icono de la base de datos o ejecutar desde un men no es tan complicado como parece. En resumen, veremos cmo controlar el aspecto y comportamiento de un archivo cuando se abre. Nota: Aunque Access tambin nos permite personalizar la cinta de opciones, aadiendo y quitando controles, hacerlo requiere de conocimientos de XML, por lo que no lo explicaremos en este curso.
15.2. Personalizar la barra de acceso rpido
Para personalizar la barra de acceso rpido, haz clic en la flecha desplegable de la derecha o utiliza el men contextual. Aparecern los comandos ms frecuentes para elegir.
Pulsando en Ms comandos se abrir un cuadro de dilogo desde donde podrs aadir otras acciones:
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En el desplegable Comandos disponibles en: podremos elegir una categora o ficha, para que se muestren todas sus acciones. Es interesante destacar que tambin podremos incluir las macros que haya disponibles en la base de datos. Y en el desplegable de la derecha podremos elegir si los cambios se aplican a todos los documentos (predeterminado) o slo para la base de datos actual.
15.3. Personalizar el panel de navegacin
Hemos ido conociendo el panel de navegacin a lo largo del curso. En l, aparecen listados los elementos de nuestra base de datos. La forma de organizar los elementos se define eligiendo una categora. Dependiendo de la categora elegida, cada objeto se encontrar en un grupo u otro. En el ejemplo de la imagen estn organizados segn la categora Tipo de objeto, por eso existen los grupos Tablas y Consultas. Si leste el avanzado sobre el Panel de navegacin de la unidad 2 te sonarn algunos de los pasos que vamos a ver en este apartado. Ahora, aprenderemos a crear nuestras propias categoras y grupos, para organizar los elementos de la base. Lo primero es acceder a la ventana Opciones de navegacin. Para hacerlo, despliega el men contextual del panel haciendo clic con el botn derecho del ratn sobre cualquier zona vaca del panel.
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Tambin puedes acceder desde Archivo > Opciones, en la ficha Base de datos actual, pulsando el botn Opciones de navegacin....
La ventana tiene el siguiente aspecto:
Empezaremos por crear nuestra propia categora. Access nos proporciona la categora Personalizado para este uso, que podemos modificar o renombrar. Pero tambin podemos crear una categora propia. Para trabajar con categoras podemos utilizar los siguientes botones: Agregar elemento, creamos una categora nueva. Cambiar nombre de elemento, renombra la categora seleccionada, siempre y cuando sea una creada por ti o Personalizado. Eliminar elemento, eliminamos la categora seleccionada. Curso Access 2010 - Alfredo Rico RicoSoft 2011 127
En la lista de la derecha podrs ver los grupos en que debers organizar los elementos de tu base. Por defecto, Access crea el grupo Objetos no asignados, donde se mostrarn todos los elementos. Tu funcin ser crear grupos personalizados e ir arrastrando cada uno de los objetos a su correspondiente grupo. Para crear un grupo hay que pulsar Agregar Grupo e introducir el nombre del nuevo grupo. Al igual que las categoras, podemos borrar grupos pulsando Eliminar grupo, o renombrarlos pulsando Cambiar nombre de grupo. Al finalizar la personalizacin, pulsar Aceptar para guardar los cambios. Ahora, pulsando en el encabezado del Panel de navegacin nuestra nueva categora. podremos elegir
15.4. Personalizar un entorno para los usuarios de la base

En este apartado veremos cmo configurar las opciones de Inicio y navegacin. Esta configuracin ser muy til si quieres que tu base de datos presente un aspecto de aplicacin propia, en vez de mostrar la interfaz predefinida de Access. Puedes configurarla de forma que slo se muestren los formularios de trabajo y las barras de herramientas, o el icono estn totalmente personalizados. Para empezar a personalizar el arranque de la base, haz clic en el botn Opciones de la pestaa Archivo. Se abrir el cuadro de dilogo Opciones de Access, por la ficha Base de datos actual:
Desde aqu podremos configurar todas las opciones del archivo de la base de datos. El Ttulo de la aplicacin ser el texto que se muestre en la Barra de ttulo de la ventana. El Icono de la aplicacin se mostrar tanto en la Barra de ttulo como en los accesos directos que crees de la base de datos y en el propio archivo original. Lo puedes elegir pulsando Examinar y seleccionando una imagen de tipo .ico o .cur de tu disco duro.
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Si estableces un icono para la aplicacin podrs activar tambin la opcin Usar como icono Formulario e informe, que activada har que los iconos de la barra de ttulo de los Formularios e Informes con los que se trabaje en la base de datos tomen tambin el icono indicado en Icono de la aplicacin. En el siguiente desplegable podrs hacer que se Muestre un formulario automticamente al abrir la base de datos. Nota: Ten en cuenta que las acciones de la Macro AutoExec se ejecutan despus de la configuracin de Inicio. Si abres ventanas con esta macro, estas quedarn por encima de la definida en Inicio. Tambin podrs elegir si la barra de estado es visible o no. Para ello haz clic sobre la casilla Mostrar barra de estado para activarla o no. Finalmente, selecciona la opcin Usar las teclas especiales de Access (abajo a la derecha) para activar o desactivar las combinaciones de teclas que realizan diferentes acciones sobre la base de datos. Ms abajo encontrars otras opciones:
Podrs activar o desactivar el uso del Panel de Navegacin haciendo clic en la casilla Mostrar panel de exploracin. Si la desactivas, cuando se abra el archivo de la base de datos, el panel desde donde hemos trabajado durante todo el curso (la que muestra todas las Tablas, Consultas, Fomularios, etc.) habr desaparecido. Si desactivas el panel, es importante que permitas al usuario de la base de datos una forma alternativa de navegar por los elementos que te interese que utilice. En el siguiente apartado profundizaremos en este aspecto. Tambin puedes cargar una banda de opciones y una barra de men contextual diferentes si las programas desde el editor de VisualBasic (ALT+F11). Si elegimos Permitir el uso de mens no restringidos, en la banda de opciones se permitirn determinadas acciones no restringidas, como la Ayuda, los comandos de Salir o Cerrar y la disposicin de las ventanas en Mosaico o Cascada. Desactivando la opcin Permitir el uso de mens contextuales predeterminados, el usuario al abrir la base de datos slo podr ver la barra de men contextual que hayas indicado en el desplegable Barra de men contextual.
Normalmente toda esta personalizacin tiene un objetivo principal: ocultar las herramientas y los elementos (tablas, informes, macros) al usuario de la base, para evitar que realice ciertas acciones. Pero, si restringimos el acceso a estos elementos, cmo accederemos a ellos cuando necesitemos cambiar algo? Para saltarnos la configuracin de inicio y abrir la base normalmente, debemos pulsar la tecla MAYS a la vez que la abrimos, y no soltarla hasta que la base de datos se haya cargado completamente.
15.5. Formas de visualizar formularios e informes

En el apartado anterior hemos aprendido cmo forzar al usuario de la base de datos a que utilice la aplicacin por medio de formularios e informes, pero es interesante que pongamos restricciones tambin para evitar que los usuarios accedan a la Vista Diseo y los modifiquen o para forzar su forma de trabajar. En las Propiedades de los formularios e informes, desde la Vista Diseo:
Utiliza las propiedades Permitir vista... para elegir qu vistas estarn disponibles y cules no. O bien, cambia la propiedad Emergente a S, si deseas desactivar el botn que permite cambiar de Vista. En este caso, adems, se mostrar el formulario como una nueva ventana independiente.
La propiedad Modal tambin afecta al comportamiento de las ventanas. Si elegimos S, la ventana al abrirse inhabilitar el resto de ventanas hasta que no se cierre. En otras palabras ser la nica ventana con la que sea posible trabajar.
Las propiedades Botones Minimizar Maximizar y Botn Cerrar te permiten elegir si quieres o no mostrar estas opciones. Como siempre, asegrate de que no quitas funciones necesarias al usuario de la base, incluyendo alternativas como botones realizados por ti.
15.6. Panel de control

Otra de las funcionalidades de Access que nos ayudar a mejorar la forma en la que el usuario interactuar con nuestra base de datos es el Panel de control. Crear un Panel de control nos ayudar a crear un formulario que podremos lanzar al inicio donde, por medio de Botones de comando, daremos acceso a los distintos Formularios e Informes de nuestra base de datos. En esta imagen podemos ver una pgina del Panel de control justo despus de haberlo creado con el Administrador:
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Para crearlo, debemos pulsar el botn Administrador del panel de control de la pestaa Herramientas de base de datos. Si no lo encuentras debers personalizar la cinta para que se muestre.
Si an no creaste un Panel de control, Access te preguntar si quieres crear uno. Pulsa S para continuar. Se abrir el siguiente cuadro de dilogo:
Desde aqu configuraremos de forma muy sencilla los elementos que queremos que aparezcan en el Panel de Control. Como puedes ver en la imagen, el panel de control estar organizado en una o varias pginas. Si tenemos muchas opciones dentro del panel, organizarlas en varias pginas mejorar el manejo del mismo, estaremos creando mens con submens. Para crear nuevas pginas slo tienes que hacer clic en el botn Nueva... y escribir el nombre que quieres dar a la nueva pgina. Curso Access 2010 - Alfredo Rico RicoSoft 2011 131
La pgina del panel de control que marques como predeterminada ser la que se muestre en primera instancia cuando se abra el Panel de control. Si quieres que otra pgina creada por t sea la predeterminada (y no la que viene por defecto) seleccinala en el listado y pulsa el botn Predeterminado. Puedes eliminar pginas que no estn definidas como Predeterminado seleccionndolas y pulsando el botn Eliminar. Pero veamos cmo configurar una pgina del Panel de Control para que muestre los accesos y comandos que nosotros queramos. Para ello slo tendrs que seleccionar del listado la pgina que quieras configurar y pulsar el botn Modificar.... Se abrir el cuadro de dilogo que puedes ver en la pgina siguiente... Se abrir el siguiente cuadro de dilogo:
Desde aqu podrs modificar el Nombre de esta pgina de control. Esto es bastante recomendado pues es el ttulo que mostrar la ventana cuando se abra, sobre todo si lo que estamos modificando es una pgina que ser un submen. Es recomendable que el usuario sepa en cada momento en qu lugar se encuentra para que no se sienta desorientado. Escribe el nombre que prefieras en el cuadro de texto y listo.
Ahora pasaremos a rellenar el Panel de control con los elementos que necesitemos. Como puedes ver, el listado de Elementos de este panel de control en un principio se encuentra vaco. Deberemos agregar todos los elementos que queremos que se muestren utilizando el botn Nueva.... Se abrir el siguiente cuadro de dilogo:
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Rellenar los datos para la creacin de un elemento es basante sencillo. Deberemos darle un nombre en la propiedad Texto que debe ser suficientemente descriptivo para que el usuario sepa qu accin ejecuta el elemento. Luego en Comando seleccionaremos la accin que queremos que se lance al pulsar el botn del elemento que aparecer en el Panel de control. Las opciones son muy sencillas: Ir al panel te permitir abrir una pgina de Panel de control para que cuando se pulse el botn de este elemento se muestre dicha pgina. Como hemos dicho antes, utiliza esta opcin para organizar mejor los elementos del Panel de control. Si seleccionas la opcin Abrir el formulario en modo Agregar podrs elegir un formulario en el desplegable que se mostrar ms abajo. Esta opcin abrir el formulario que selecciones en modo Agregar. Es decir, no se vern los registros existentes, slo se abrir el formulario para que puedas insertar nuevos registros. Abrir el formulario en modo Edicin te permitir abrir el formulario que escojas de forma que se muestren todos los registros existentes y as poder modificarlos. Esta opcin tambin te permitir agregar nuevos registros. La opcin Abrir el informe te permitir abrir un Informe en Vista Preliminar. Combina esta accin aadindole una barra de herramientas al Informe para que el usuario pueda imprimirlo. Te ser muy til. Seleccionando Disear la aplicacin hars que al pulsar el botn de este elemento se lance el cuadro de dilogo de Administrador de panel de control (con el que estamos trabajando en estos momentos). Esta opcin no es recomendable si no queremos que los usuarios de la base de datos puedan modificar el Panel de control libremente. La opcin Cerrar la aplicacin sirve para que el usuario pueda cerrar la base de datos haciendo clic en un elemento del Panel de Control. Tambin puedes Ejecutar Macro que especifiques seleccionando dicha opcin en el desplegable. Una vez tengas todos los elementos creados puedes ordenarlos utilizando los botones de Mover arriba y Mover abajo en el cuadro de dilogo Modificar pgina del panel de control.
Cuando acabes de configurar todas las pginas del Panel de control cierra el cuadro de dilogo. Vers que se han creado un par de elementos nuevos en tu base de datos. Si vas al listado de Tablas encontrars una llamada Swichboard Items, esta tabla almacena la configuracin de las pginas y los elementos que forman parte del Panel de control. No debers modificar esta tabla bajo ningn concepto si no quieres que el Panel de Control deje de funcionar correctamente. Si quieres realizar algn cambio acude de nuevo al Adminisitrador del panel de control de la cinta. En el listado de Formularios vers que se ha aadido un nuevo formulario con el nombre Panel de Control. Este es el resultado de lo que acabamos de hacer en este apartado. Puedes modificar su aspecto entrando en su Vista de Diseo seleccionando el formulario y haciendo clic en el botn Diseo . 133
Nota: Cuando crees un Panel de control es aconsejable que lo lances al principio de la aplicacin seleccionndolo en el desplegable Mostrar formulario de Archivo > Opciones > Base de datos actual.
15.7. Cifrar con contrasea

Ya hemos visto las opciones ms tiles para configurar la base de datos de modo que un usuario pueda trabajar con ella fcilmente y con ciertas restricciones. Nos queda ver cmo cifrarla para evitar que tengan acceso a ella las personas no autorizadas. De este modo, se solicitar la contrasea al tratar de abrir el archivo access. Para ello debemos seguir dos simples pasos: abrir la base en modo exclusivo y aplicar la contrasea. 1. Abrir la base en modo exclusivo: - Cierra la base si la tienes abierta, pero no cierres Access, desde Archivo > Cerrar base de datos.
- Utiliza la opcin Archivo > Abrir para abrir la base de nuevo. Selecciona la base normalmente, pero en el cuadro de dilogo no pulses el botn Abrir para confirmar, sino que debers pulsar la pequea flecha que hay en l. En el men del botn Abrir, selecciona Abrir en modo exclusivo.
2. Ahora ya estamos en disposicin de establecer una contrasea. Lo haremos desde Archivo > Informacin > Cifrar con contrasea. Vers que se muestra un cuadro de dilogo como el de la imagen. En l debers introducir la contrasea y a continuacin introducirla de nuevo para confirmarla.
Si en algn momento decides quitarle la contrasea, debers seguir los mismos pasos: primero abrir la base en modo exclusivo y luego pulsar Descifrar en Archivo > Informacin. Te pedir la contrasea para confirmar la accin. Luego, cierra la base y brela de nuevo para que no se encuentre en modo exlusivo.
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Unidad 16. Herramientas de Access

16.1. Introduccin
En esta unidad veremos algunas de las herramientas incorporadas de Access que nos ayudarn a optimizar y gestionar mejor nuestra base de datos. Veremos herramientas que nos permitirn mejorar el rendimiento de la base de datos encontrando y corrigiendo errores de diseo, reparando la base de datos, otras herramientas nos permitirn documentar la base de datos, hacer copias de seguridad, etc.
16.2. Analizar Tablas

Una base de datos sirve para almacenar datos de tal forma que se puedan luego gestionar y recuperar de forma eficiente. Para que esto sea posible los datos deben estar repartidos en tablas de la mejor forma posible, en esto consiste el diseo de datos. Este curso no pretende ensear a disear una base de datos (ms que un tema necesitaramos un curso entero) pero podemos apuntar algunas caractersticas que deben cumplir las tablas obtenidas en la fase de diseo. Uno de los objetivos a alcanzar cuando se disea una base de datos es que no exista redundancia, es decir datos repetidos innecesariamente. La redundancia, a parte de generar ms espacio ocupado en disco, puede generar una serie de problemas indeseables que puedan hacer que los datos almacenados sean incorrectos. Vemoslo con un ejemplo: Imagenemos una tabla de facturas con los campos nmero de factura, fecha, importe, iva, cliente, domicilio del cliente, telfono del cliente, ms datos del cliente... Cuando un cliente tenga varias facturas, su nombre, direccin, telfono y ms datos estarn repetidos en la tabla; y repetidos innecesariamente porque el cliente normalmente tendr el mismo nombre, domicilio, telfono, etc en todas sus facturas, estamos en presencia de un caso de redundancia. Qu nos puede provocar esta redundancia? 1. Ms espacio ocupado en disco. 2. Si cambia el telfono del cliente, habr que cambiarlo en todas sus facturas, lo que genera mayor tiempo de proceso, y lo que es ms grave, si se nos olvida cambiarlo en una de las facturas, habremos generado errores en los datos (una factura con el telfono incorrecto). 3. A la hora de introducir nuevas facturas de ese cliente habra que volver a introducir sus datos con el engorro que supondra y el peligro otra vez de equivocarnos y generar otro error en los datos. ... Podramos enumerar ms problemas pero pienso que habr quedado claro que la redundancia no es buena y que cuando diseemos nuestras tablas hay que evitarla.
La herramienta de Access Analizar Tabla permite detectar errores en el diseo de nuestras tablas. Por ejemplo, cuando encuentre redundancia, repartir los datos en varias tablas, relacionndolas, y de esta forma podrs almacenar tus datos de una forma ms eficaz eliminando la redundancia. En nuestro ejemplo anterior, se creara una tabla para almacenar los datos de nuestros clientes y as los datos de un cliente concreto estaran almacenados una sla vez y las tablas de facturas y clientes estaran relacionadas por el campo cdigo de cliente.
Hay que tener en cuenta que ser mejor utilizarla una vez tengamos nuestros datos introducidos en la base de datos, para que Access pueda utilizar los valores almacenados en cada campo y "adivinar" mejor un diseo mejorado.
Como cualquier programa corrector, este nos ayudar ya que puede detectar muchos errores pero no se garantiza al final una base de datos ptima porque casi siempre existen determinadas circunstancias que el Curso Access 2010 - Alfredo Rico RicoSoft 2011 135
programa no podr "adivinar". Cualquiera que haya utilizado un corrector ortogrfico sabe que te corrige la mayora de las faltas pero no te garantiza un documento libre de faltas de ortografa al cien por cien.
Para ejecutar la herramienta, en el men Analizar tabla de la pestaa Herramientas de base de datos.
Se abrir el cuadro de dilogo Asistente para analizar tablas que te explicamos en un tema en el apndice.
16.3. Analizar Rendimiento

Esta opcin permite analizar todos los objetos que tienes definidos en tu base de datos te dar varios consejos sobre cmo alcanzar un mayor rendimiento en tu base de datos. brela desde la pestaa Herramientas de base de datos, y seleccionando Analizar rendimiento.
Analizar los objetos de la base de datos para obtener un informe sobre los cambios que deberan realizarse para que la base de datos sea ms eficiente. Cuando haces clic sobre la opcin aparece este cuadro de dilogo:
Si quieres analizar todos los objetos de la base de datos, lo ms aconsejable es seleccionar la pestaa Todos los tipos de objetos para que se listen todos los objetos de la base de datos y pulsar el botn Seleccionar todo para que analice los cambios que deberan hacerse en todos y cada uno de los objetos. Si ya has analizado tu base de datos y quieres volver a analizarla, ser conveniente analizar nicamente los objetos nuevos o los que hayan cambiado, en este caso haz clic sobre la pestaa del tipo de objeto a analizar y luego en la lista que te aparecer marca la casilla del o de los objetos que quieres analizar. Curso Access 2010 - Alfredo Rico RicoSoft 2011 136
Cuando hayas seleccionado los objetos que quieras analizar pulsa el botn Aceptar y Access te devolver un informe sobre qu modificaciones deberas de hacer para optimizar la base de datos.
Puedes seleccionar una a una cada Sugerencia, Recomendacin o Idea y leer una nota sobre el anlisis en particular de ese caso en la parte inferior de la pantalla en el recuadro Notas del anlisis:. En nuestro caso el resultado nos ha devuelsto dos Ideas y una Sugerencia que podramos aplicar. Si Access devuelve alguna Sugerencia o Recomendacin podemos seleccionarla y pulsar el botn Optimizar para actualizar la base de datos de forma que se apliquen los cambios aconsejados. En este caso el resultado aparecer marcado con el smbolo de Resuelto.
16.4. El Documentador
Cuando tenemos una base de datos amplia, con muchas objetos de todo tipo, cuando trabajan varias personas en el mantenimiento a nivel de diseo de la base de datos, puede ser til tener documentada toda la informacin referente a las caractersticas de cada objeto de la base de datos, esta documentacin la podramos realizar a mano, y sera una tarea larga y tediosa, pero Access nos proporciona una herramienta que automatiza ese proceso de documentacin. Nosotros le indicaremos qu objetos y cules de sus caractersticas queremos documentar y Access obtendr toda la informacin en un formato que luego podremos imprimir y archivar. Accede a esta herramienta desde la pestaa Herramientas de base de datos, y haz clic en la opcin Documentador de base de datos.
Se abrir el cuadro de dilogo Documentador: Curso Access 2010 - Alfredo Rico RicoSoft 2011 137
Esta opcin, igual que en la anterior nos dar a elegir entre todos los objetos de la base de datos (Todo tipo de objetos) o por tipos de objetos. Cada tipo de objetos tiene sus propias caractersticas y a travs del botn Opciones... podremos indicarle qu caractersticas queremos que nos documente. Si quieres saber ms sobre las caractersticas que se pueden indicar en cada pestaa lete el apndice correspondiente. Una vez hayamos seleccionado los objetos y sus caractersticas, hacemos clic en el botn Aceptar, Access nos devolver el informe solicitado en vista previa.
16.5. Compactar y Reparar

Una herramienta muy til que Access nos ofrece y que podremos utilizar es la de Compactar y Reparar.
Como puedes ver en la imagen para utilizarla debers acceder a la pestaa Archivo, seleccionar la opcin Informacin y hacer clic sobre Compactar y reparar base de datos.
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Utilizaremos esta herramienta para revisar nuestra base de datos. Al trabajar, insertar, modificar y eliminar objetos y datos, el archivo de base de datos (el .accdb) se va haciendo cada vez ms voluminoso y trabajar con la base de datos puede hacerse ms lento y pesado con el tiempo. El aumento del tamao no es debido slo al aumento de la informacin sino tambin a que se va generando espacio utilizado en algn momento pero que ya no sirve y sigue ocupando espacio en el archivo, este espacio es un espacio innecesario que se puede recuperar al compactar la base de datos. La reparacin le permite a Access reorganizar mejor la informacin a nivel interno lo que har que la base de datos funcione mejor. Esta herramienta recuerda un poco al Defragmentador de Windows, reorganizando el archivo y compactndolo para eliminar huecos y que funcione mejor. La compactacin tambin restablecer el orden de los campos de autonumeracin del final de la tabla . Por ejemplo, imagina que tienes un campo de autonumeracin que contiene registros del 1 al 10. Ahora borramos los registros 9 y 10, el siguiente registro que creasemos tomara el valor 11 porque a pesar de haber eliminado los registros 9 y 10 Access tiene registrado que el 10 ha sido utilizado y entonces el siguiente tiene que ser el 11. Compactando la base de datos, Access restablecer el nmero del ltimo registro al real, es decir a 8, y por lo tanto el siguiente registro que introduzcas tomar el valor 9, pues es el siguiente libre despus del ltimo registro. Esta renumeracin no afectar a los huecos generados entre dos registros existentes, es decir que si borramos el registro 4, seguir habiendo un hueco entre el 3 y el 5. Todos estos cambios no afectarn al funcionamiento de la base de datos, sino que, al contrario, har que funcione mucho mejor. La herramienta Compactar y reparar tambin se encarga de detectar si un archivo de Access ha sufrido algn tipo de dao e intentar repararlo. Ejecuta esta herramienta cuando tu base de datos acte de forma imprevisible o dejen de funcionar algunas acciones. O bien, configura la base para que se compacte cada vez que se cierre desde Archivo > Opciones > Base de dactos actual, activando la casilla Compactar al cerrar.
16.6. Copia de seguridad

Las copias de seguridad son algo imprescindible cuando almacenas informacin de importancia que no quieres perder. Cuando se trata de una empresa, es fcil comprender el desastre que sera perder toda la informacin almacenada en la base de datos, pero tambin a nivel particular cuando tenemos una base de datos es porque queremos guardar una gran cantidad de informacin que nos importa y nos podemos imaginar cunto supondra tiempo supondra volver a introducirla toda. Si realizas copias de seguridad a menudo te asegurars de que si en algn momento sufres una prdida de informacin (por un error tcnico o humano) tengas una copia a mano que te ayude a recuperar los datos. Por seguridad, es mejor que guardes la copia de seguridad en un disco diferente de donde se encuentra la original. En el caso de empresas, se recomienda incluso guardar alguna copia de seguridad fuera de la oficina, en un dispositivo de almacenamiento externo, por si sucede un robo, un incendio o similar.
Access tambin te permite crear una copia de seguridad de tu base de datos en cualquier momento para utilizarla en caso de que le ocurriese algo a la original. Para realizar una copia de seguridad slo tendrs que acceder a la pestaa Archivo, seleccionar la opcin Compartir y, en Guardar base de datos como, hacer clic sobre Copia de seguridad de la base de datos.
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Access te preguntar en qu lugar quieres crear la copia y con qu nombre.
16.7. Guardar la base en otros formatos

Podemos cambiar el formato de la base de datos para que sea compatible con otras versiones de Microsoft Access. Para acceder a ella selecciona Compartir en la pestaa Archivo, luego en Guardar base de datos como haz clic en Base de datos de Access 2002-2003 o bien en Base de datos de Access 2000. De esta forma, guardars la base en formato .mdb.
Esta herramienta slo te ser til y conveniente si quieres trabajar en versiones anteriores al formato de tu base de datos, pues las nuevas versiones de Office soportan el formato de las ms antiguas. As que, por ejemplo, si has creado una base de datos en formato 2002-2003 y necesitas que funcione en un Access 97 s debers convertirla. Sin embargo si tienes una base de datos en formato 97 no har falta que la conviertas a formato 2000 si trabajas con Access 2000 porque ste ser capaz de leerla y trabajar con ella.
16.8. Generar base no modificable

Si diseas una base de datos para que sea utilizada por terceros, otra de las herramientas muy tiles que podrs utilizar en Access 2010 es la de Crear ACCDE . Esta opcin es recomendada para que el usuario final trabaje con la base de datos sin poder modificar nada del diseo de la base de datos. Un archivo ACCDE desactiva la opcin de modificar o crear nuevos formularios, informes o mdulos. Adems los comandos de importacin y exportacin (los veremos en el siguiente tema) tambin estarn deshabilitados. Curso Access 2010 - Alfredo Rico RicoSoft 2011 140
Sin embargo el usuario podr seguir utilizando los formularios para actualizar los datos y abrir informes para visualizarlos de forma normal. Para crear un archivo ACCDE selecciona Compartir en la pestaa Archivo, luego en Guardar base de datos como haz clic en Crear ACCDE.
Se guardar una copia de la base con estas caractersticas ms limitadas. Si quieres cambiar algo en ella, obviamente no debers utilizar este archivo, que es para los usuarios, sino actuar sobre el original. Nota: Para poder convertir un archivo en ACCDE deber tener un formato de Access 2007, que es el que crean Access 2007 y Access 2010. Utiliza la herramienta Convertir Base de datos para ello.
16.9. Configuracin del cliente

Para personalizar el aspecto y comportamiento predeterminado de Access tenemos el cuadro de Opciones. Puedes acceder a l desde la pestaa Archivo, haciendo clic en Opciones.
No estudiaremos todas las opciones existentes porque sera muy largo y tedioso, adems algunas opciones no entran en los objetivos de este curso, pero os ensearemos las que nos parecen ms tiles. Se abrir un cuadro de dilogo con un men a la izquierda. Seleccionamos la categora Configuracin de cliente: Recuerda que en el tema 10 utilizamos la pestaa Modificar/Buscar para deshacernos de los avisos de confirmacin de eliminaciones, actualizaciones o creacin de nuevos registros por parte de las consultas de accin.
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Tambin podemos modificar aspectos generales de la aplicacin, como los Mrgenes de impresin, o el nmero de documentos recientes que deben recordarse.
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En la categora Hoja de datos encontrars parmetros que definan el aspecto predeterminado de la vista Hoja de datos.
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A estas alturas del curso estars ya familiarizado con la mayora de las opciones que aparecen aqu.
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Unidad 17. Importar y exportar datos

17.1. Importar datos
Access te permite importar objetos de otra base de datos a la tuya rpidamente. Para ello, slo tendremos que acudir a la pestaa Datos externos, una vez all seleccionar la opcin adecuada en el grupo Importar y vincular.
Aqu podemos seleccionar qu tipo de archivo contiene los datos que queremos importar. Si quieres importar objetos de una base de datos a otra slo tienes que hacer clic en el botn Access.
Se abrir el siguiente cuadro de dilogo:
Para importar un objeto de una base de datos Access, ya sea una tabla, formulario, informe, macro, etc. slo tendremos que seleccionar la base de datos de origen y pulsar el botn Aceptar. En el siguiente cuadro de dilogo slo tendremos que seleccionar los objetos que queremos aadir a nuestra base de datos y pulsar el botn Aceptar.
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En la imagen vers que el botn Opciones >> se encuentra desactivado, es porque hemos hecho clic sobre l y entonces han aparecido las opciones en la parte inferior del cuadro. Desde all podrs seleccionar cmo y en qu medida quieres importar los objetos.
Como habrs podido observar existen otros mtodos de importacin de datos, podrs acceder a ellos haciendo clic en los diferentes botones de la seccin Importar. Por ejemplo, para importar la informacin de una base de datos de un archivo de texto simplemente deberemos hacer clic en el botn Archivo de texto. En este caso se abrir el Asistente para importacin de texto, donde podrs indicar la forma en la que est formateado el archivo del que vas a tomar la informacin, incluso te podrs guardar esa descripcin y volver a utilizarla para importar datos de otro fichero con las mismas caractersticas utilizando el botn Importaciones guardadas. Para ver mejor cmo utilizar este asistente visita el avanzado de importar un archivo de texto en el apndice.
A veces cuando se importan datos algunos datos no pueden ser almacenados por no coindicir con la definicin de la tabla, en este caso Access nos avisar que se han producido errores en la importacin y crear una tabla con esos errores para que los podamos analizar y comprobar.
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17.2. Exportar Datos

En el apartado anterior veamos como podamos recuperar datos de otras bases de datos o incluso de archivos con otro formato, por ejemplo de texto. Ahora veremos el proceso contrario, enviar la informacin de nuestra base de datos a otra base de datos o a un archivo de otro tipo. Para ello, slo tienes que seleccionar una de las opciones que encontrars en la seccin Exportar de la pestaa Datos Externos.
Estos comandos te permitirn copiar tablas, informes, formularios, macros y en definitiva cualquier objeto de tu base de datos a otra. Creando una copia exacta del objeto en otro lugar.
Para utilizar esta opcin slo tendrs que seleccionar el objeto que desees, por ejemplo vamos a exportar a Access. Se abrir el cuadro Exportar: Base de datos Access y slo tendrs que indicar en qu base de datos quieres copiar el objeto. Se mostrar un cuadro de dilogo Exportar donde te permitir cambiar el nombre del objeto en la otra base de datos y se encargar de exportarlo ntegramente sin ninguna otra interaccin por tu parte. Si el objeto es una tabla se te presentar un cuadro de dilogo Exportar como este:
Como puedes ver en la imagen, estamos exportando una tabla llamada Alumnado a una base de datos llamada aulaClic.accdb. Podemos indicar el nombre que tendr la tabla en la base de datos de destino y tambin elegir qu parte queremos exportar. En el marco Exportar tablas podremos seleccionar Definicin y datos para exportar la tabla completa (con todos los registros que contiene incluidos) o exportar nicamente su estructura seleccionando la opcin Slo definicin.
Como puedes ver, tambin podrs exportar datos a archivos de texto o a archivos XML. En el caso de exportar el contenido de una tabla a un archivo de texto podremos marcar la opcin Exportar datos con formato y diseo.
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Si activamos esta opcin podremos elegir el modo en el que se guarda la informacin en el archivo de texto mediante este cuadro de dilogo:
Aqu podrs seleccionar el tipo de codificacin de los datos de tipo Texto de la tabla. Aunque el predeterminado sea Windows, Unicode (UTF-8) suele ser el formato que mayor compatibilidad presenta. Aunque si tu intencin es seguir trabajando dentro de la plataforma Windows deja la opcin predeterminada seleccionada.
Si no activas la opcin Exportar datos con formato y diseo, se abrir el Asistente para exportacin de texto, que es muy parecido al que hemos visto en el apartado anterior de importacin. Podrs especificar el modo en el que se formatear el archivo de salida e incluso guardar esa especificacin.
17.3. Exportar a Word y Excel

Tambin, desde la seccin Exportar, podremos exportar el contenido de nuestras tablas, informes o formularios a aplicaciones del mismo paquete como Word o Excel.
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Word copia y formatea el contenido de nuestro objeto y lo presenta en una tabla dentro de un archivo tipo RTF. Excel copia y formatea el contenido de nuestro objeto y lo presenta en una hoja de Excel dentro de un archivo tipo XLSX o de otros tipos que podremos elegir. Si sabes utilizar el comando Combinar correspondencia de Word, podrs seleccionar la opcin Combinar con Word y as crear desde Access un archivo combinado para crear cartas personalizadas o enviar emails personalizados a todos los clientes que tengas en tu tabla de base de datos.
17.4. Obtener datos por vinculacin

Una tabla vinculada es aquella que se encuentra en otra base de datos diferente pero que actua como si estuviera en nuestra base de datos. Access permite que la incluyamos en nuestra base de datos estableciendo una conexin para poder ver y editar sus datos aunque sta se encuentre en un archivo diferente. Trabajaremos con las tablas vinculadas de la misma forma que si fuesen tablas normales, con una restriccin, no podremos cambiar su estructura (su diseo). Cuando vinculas una tabla no se copia a tu base de datos, sino que simplemente se crea una conexin con la base de datos que la contiene, pero sin copiar los datos en la tuya. Este proceso es completamente transparente para ti, y si vinculas una tabla contenida en otra base de datos podrs trabajar con ella del mismo modo que si lo estuviese en la tuya. Cualquier cambio que hagas en sus datos quedarn reflejados en la base de datos origen, y cualquier cambio que efectuen en la base de datos origen, quedar reflejado en tu base de datos. Mientras que si importas una tabla, estars copiando los datos actuales a tu base de datos pero no quedar ninguna conexin entre tu tabla y la del origen de la importacin.
Para importar una tabla vinculada se utiliza el mismo botn que para importarla. En la pestaa Datos externos, hacer clic en el botn Access del grupo Importar y vincular. La diferencia es que en el asistente deberemos seleccionar la opcin Vincular al origen de datos creando una tabla vinculada.
Busca la base de datos que contiene la tabla que quieres vincular y una vez seleccionada pulsa Aceptar para ver el siguiente cuadro:
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Selecciona las tablas que quieras vincular y pulsa el botn Aceptar. La tabla se aadir automticamente a tu base de datos. Las tablas vinculadas se visualizarn con este smbolo en la ventana Base de datos.
Nota: Las tablas vinculadas a veces son bastante tiles para mantener la parte de datos separada de los formularios e informes. Incluso de esta forma varias personas a la vez pueden trabajar con la misma base de datos desde ordenadores diferentes. Imagina el siguiente supuesto: tengo una base de datos en la que almaceno toda la informacin en forma de tablas. En dos ordenadores distintos puedo tener un archivo de Access con formularios e informes que accedan a esa base de datos y trabajen modificando y recabando informacin.
17.5. El Administrador de tablas vinculadas

Cuando tenemos definidas tablas vinculadas, puede ser til poder cambiar la ubicacin del origen de esas tablas o saber en qu lugar se encuentra nuestra tabla vinculada. Para ello disponemos del Administrador de tablas vinculadas. Para acceder al cuadro de dilogo Administrador de tablas vinculadas tendrs que hacer clic en su botn, situado en la pestaa Datos externos, grupo Importar y vincular. Obviamente este botn slo estar habilitado si hay alguna tabla vinculada en la base de datos.
Esta herramienta nos permitir actualizar nuestra base de datos cuando la ubicacin de la tabla vinculada haya cambiado. Veamos cmo funciona.
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Este es el aspecto que muestra el Administrador. Desde aqu podremos seleccionar la tabla que queremos actualizar haciendo clic en su casilla. Una vez seleccionadas todas las tablas que nos interesan haremos clic en Aceptar y Access actualizar las estructuras de las tablas seleccionadas en nuestra base de datos. Para cambiar la ubicacin de las tablas originales slo tenemos que marcar la opcin Preguntar siempre por la nueva ubicacin. Con esta casilla activada, cuando pulsemos Aceptar, Access nos preguntar dnde debe buscar la tabla vinculada. En el momento en que le digamos la ruta de la base de datos, el programa la recordar y actualizar la estructura y ubicacin de las tablas.
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Curso de Access 2010 Apndices. Unidad 1. Trabajar con dos programas a la vez
Aqu te explicaremos cmo visualizar en la pantalla dos programas al mismo tiempo, que en este caso sern, por una parte el curso y por la otra Access 2010. 1. Suponemos que si ests leyendo ests lneas es porque ya tienes el curso abierto, as que ahora falta abrir el otro programa: Access 2010. 2. Asegrate de que slo tienes abierto el curso y Access, si ests utilizando ms programas y no quieres cerrarlos, minimzalos. 3. Pulsa con el botn derecho del ratn sobre cualquier zona vaca de la barra de tareas, en la parte inferior de la pantalla. Normalmente encontrars espacio en la zona prxima al reloj.
4. Elige la opcin Mostrar ventanas en paralelo o Mosaico vertical, para situar una ventana junto a la otra. El nombre de la opcin puede variar segn la versin de Windows que utilices. Observa como la pantalla habr quedado dividida en dos partes, como en la figura:
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Si prefieres trabajar en horizontal, puedes elegir Mostrar ventanas apiladas o Mosaico horizontal. As se mostrarn una sobre la otra. Una vez tenemos las dos ventanas con el tamao adecuado basta hacer clic con el ratn para pasar de la una a la otra. De esta forma, la ventana donde hagas clic se convertir en la ventana activa, y podrs trabajar con ella. Distinguirs la ventana activa de la inactiva porque la barra de ttulo superior tiene un color ms intenso (la inactiva tiene un color atenuado, grisceo). Para volver a dejar las ventanas con su tamao normal, hacer clic en el botn Maximizar que visualizas el curso o en el de Excel. de la ventana en
Esto va bien con monitores grandes (de 17" o ms), con monitores pequeos quizs prefieras dejar las ventanas con su tamao normal e ir pasando de una a otra utilizando los botones correspondientes en la barra de tareas inferior (la que contiene el men Inicio). Tambin puedes alternar de una ventana a otra presionando las teclas Alt + Tabulador (manteniendo pulsada Alt, presionar la tecla Tabulador).
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Unidad 2. Bsico: Conceptos bsicos de Access 2010

Base de datos
Una base de datos es un conjunto de datos que estn organizados para un uso determinado y el conjunto de los programas que permiten gestionar estos datos es lo que se denomina Sistema Gestor de Bases de Datos. Las bases de datos de Access 2010 tienen la extensin .ACCDB para que el ordenador las reconozca como tal. Casi todos los sistemas de gestin de base de datos modernos almacenan y tratan la informacin utilizando el modelo de gestin de bases de datos relacional. En un sistema de base de datos relacional, los datos se organizan en Tablas. Las tablas almacenan informacin sobre un tema como pueden ser los clientes de una empresa, o los pedidos realizados por cada uno de ellos; las tablas se relacionan de forma que a partir de los datos de la tabla de clientes podamos obtener informacin sobre los pedidos de stos.
Tablas de datos
Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para almacenar los datos. Una tabla contiene informacin sobre un tema o asunto particular, como pueden ser como hemos visto antes, clientes o pedidos. Las tablas contienen campos que almacenan los diferentes datos como el cdigo del cliente, nombre del cliente, direccin,... Y al conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla se le denomina registro o fila, as todos los campos de un cliente forman un registro, todos los datos de otro cliente forman otro registro,... Si consideramos una posible base de datos con los datos de una empresa, una tabla de CLIENTES podra ser: Campos Cdigo Nombre Apellidos Direccin Registro 1 1 Luis Grande Lilos C/ Germanas, 23 Registro 2 2 Marta Fran Dardeno C/ Mayor, 34 Registro 3 3 Francisco Juan Lpez C/ Valle, 56 Registro 4 4 Mara Huesca Buevo C/ Franciscano, 67
C.P. 46723 46625 46625 46521
Consultas
Una consulta es un objeto que proporciona una visin personal de los datos almacenados en las tablas ya creadas. Existen varios tipos de consultas para seleccionar, actualizar, borrar datos, etc., pero en principio se utilizan para extraer de las tablas los datos que cumplen ciertas condiciones. Por ejemplo, podramos crear una consulta para obtener todos los datos de los clientes cuyo cdigo postal sea 46625.
Formularios
Un formulario es el objeto de Access 2010 diseado para la introduccin, visualizacin y modificacin de los datos de las tablas. Existen diferentes tipos de formularios pero los que ms se utilizan tienen la forma de pestaas de datos para la introduccin por ejemplo de los diferentes clientes de la tabla CLIENTES.
Informes
Un informe es el objeto de Access 2010 diseado para dar formato, calcular, imprimir y resumir datos seleccionados de una tabla. Generalmente se utiliza para presentar los datos de forma impresa.
Pginas
Una pgina de acceso a datos es un tipo especial de pgina Web diseada para ver datos y trabajar con ellos desde Internet o desde una intranet. Este tema lo trataremos en otro curso ms avanzado.
Macros
Una macro es el objeto de Access 2010 que define de forma estructurada las acciones que el usuario desea que Access realice en respuesta a un evento determinado. Por ejemplo, podramos crear una macro para que abra un informe en respuesta a la eleccin de un elemento de un formulario.
Mdulos
Un mdulo es el objeto de Access 2010 que contiene procedimientos personales que se codifican utilizando Visual Basic. Realmente se trata de programacin con Access.
Unidad 2. Avanzado: El Panel de navegacin
El Panel de navegacin es la herramienta que nos permitir acceder a los diferentes objetos almacenados en nuestra base de datos Access. Como puedes ver en la imagen de la derecha, la vista predeterminada del panel est organizada por tipos de objetos: existe un grupo para las tablas, otro para las consultas, otro para formularios, informes, etc. Podemos ocultar el panel si necesitamos ms espacio de trabajo, como ya hemos dicho, desde el botn Para volver a mostrarlo bastar con volver a pulsar el botn (esta vez en el sentido contrario sobre su nombre, en la barra que se mostrar en el lateral izquierdo de la ventana. .
) o directamente
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Diferentes vistas del Panel

Haciendo clic sobre la cabecera del panel podemos utilizar para cambiar la forma en que visualizamos los objetos. se desplegar un men que
Las primeras opciones son las de Desplazarse a la categora. Nos permiten personalizar el tipo de agrupacin. Si bien por defecto vemos los objetos segn su tipo: tablas, informes, etc. Tambin podemos mostrarlos por fecha a modo de historial, de forma que se muestren en la zona superior los modificados o creados ms recientemente. O incluso, desde la opcin Tablas y vistas relacionadas, podemos agrupar los objetos de forma lgica. Por ejemplo, todos los objetos relativos a la tabla clientes (informes, formularios, consultas...) estarn en un grupo, todos los referentes a pedidos en otro, etc. Observa la diferencia en la siguiente imagen:
Fjate cmo cambian las agrupaciones y los encabezados de las mismas. Utilizar estas vistas con soltura puede ayudarnos a organizarnos de forma ms eficaz, especialmente en bases de datos con grandes volmenes de objetos. En el caso de la agrupacin personalizada, de entrada todos los objetos aparecern en la categora Objetos no asignados. Deberemos crear los diferentes grupos y darles un nombre. Luego, arrastrar los objetos hasta el encabezado de la categora en que se pretenda mostrar. Curso Access 2010 - Alfredo Rico RicoSoft 2011 156
De esta forma, mientras trabajamos sobre la base de datos, es ms sencillo encontrar un objeto que sabemos que pertenece a un tipo de objeto determinado.
Mostrar u ocultar objetos en el panel

Tambin desde la cabecera se puede filtrar qu agrupacin de objetos queremos visualizar. Para ello, deberemos atender a las opciones que hay a continuacin del ttulo Filtrar por grupo.
En funcin del tipo de agrupacin que hayamos escogido, dispondremos de unas u otras opciones: - En la vista Tipo de objeto, que es la predeterminada, podremos escoger el tipo: Tablas, Consultas, Formularios, Informes... Las opciones son exclusivas, es decir, no puedes filtrar para que se muestren Tablas y Consultas, pero no Formularios e Informes. Eso s, puedes escoger Todos los objetos de Access para mostrarlos todos. - Si en cambio hemos escogido Tablas y vistas relacionadas, las opciones de filtro sern cada una de las tablas de las que toman nombre las categoras. En nuestro ejemplo AULACLIC_CLIENTES, AULACLIC_FACTURAS... - Exactamente igual ocurre con las fechas de creacin y modificacin. Podrs filtrar por cada uno de los encabezados disponibles: Hoy, Ayer, Antiguo... Todas estas opciones ocultan totalmente los grupos no seleccionados en el filtro, pero tambin es posible ocultar un nico grupo. - Para ocultar una categora especfica deberemos hacer clic con el botn derecho del ratn sobre l y escoger la opcin Ocultar. De la misma forma, elegiremos Mostrar cuando queramos recuperarla. - Si en cambio es algo momentneo, puede que nos sea ms til la opcin contraer una categora especfica. Para ello slo debemos hacer clic en su encabezado. Si volvemos a hacer clic se mostrar de nuevo. Por ltimo, si lo que queremos es ocultar un objeto en concreto y no la categora completa que lo engloba, deberemos hacer clic con el botn derecho del ratn sobre l y escoger la opcin Ocultar en este grupo en el men contextual.
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Opciones de navegacin: Configurando el panel

Ya hemos visto prcticamente todas las opciones de organizacin que ofrece el panel de navegacin. Vamos a ir un paso ms all explorando las Opciones de navegacin que ofrece. Podemos acceder a esta opcin si hacemos clic con el botn derecho del ratn sobre el rea vaca del panel. Asegrate de que no haces clic sobre ningn objeto ni encabezado.
Desde esta ventana podrs modificar el orden en que aparecen los distintos tipos de vista en el men. Curso Access 2010 - Alfredo Rico RicoSoft 2011 158
Tambin podrs crear nuevos grupos (Agregar grupo) en tus vistas de tipo Personalizado. E incluso crear nuevas vistas de navegacin personalizadas desde la opcin Agregar elemento. Desde esta ventana se puede gestionar el panel de navegacin de una forma muy sencilla e intuitiva. Adems, una opcin muy interesante es la de Mostrar objetos ocultos. Si la marcas, se mostrarn en un color atenuado los grupos ocultos, de forma que puedas situarte en ellos y pulsar la opcin Mostrar fcilmente, para volver a hacerlos visibles. Tambin te puede resultar de utilidad Mostrar barra de bsqueda, si tu base de datos contiene muchas tablas y dems objetos. As podrs buscar objetos por su nombre desde el propio panel de navegacin.
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Unidad 3. Bsico: Tipos de datos
A la hora de crear un campo en una tabla, hay que especificar de qu tipo son los datos que se van a almacenar en ese campo. Los diferentes tipos de datos de Access 2010 son: Texto: permite almacenar cualquier tipo de texto, tanto caracteres como dgitos y caracteres especiales. Tiene una longitud por defecto de 50 caracteres, siendo su longitud mxima de 255 caracteres. Normalmente se utiliza para almacenar datos como nombres, direcciones o cualquier nmero que no se utilice en clculos, como nmeros de telfono o cdigos postales. Memo: se utiliza para textos de ms de 255 caracteres como comentarios o explicaciones. Tiene una longitud mxima de 65.536 caracteres. Access recomienda para almacenar texto con formato o documentos largos adjuntar el archivo. En Access 2010 se puede ordenar o agrupar por un campo Memo, pero slo se tendrn en cuenta para ello los 255 primeros caracteres.
Nmero: para datos numricos utilizados en clculos matemticos. Dentro del tipo nmero la propiedad tamao del campo nos permite concretar ms. En resumen los tipos Byte, Entero y Entero largo permiten almacenar nmeros sin decimales; los tipos Simple, Doble y Decimal permiten decimales; el tipo Id. de rplica se utiliza para claves autonumricas en bases rplicas. Fecha/Hora: para la introduccin de fechas y horas desde el ao 100 al ao 9999. Moneda: para valores de dinero y datos numricos utilizados en clculos matemticos en los que estn implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. La precisin es de hasta 15 dgitos a la izquierda del separador decimal y hasta 4 dgitos a la derecha del mismo. Access recomienda utilizar el tipo Moneda para impedir el redondeo de cifras en los clculos. Un campo Moneda tiene una precisin de hasta 15 dgitos a la izquierda de la coma decimal y 4 dgitos a la derecha. Un campo Moneda ocupa 8 bytes de espacio en disco. Autonumeracin: nmero secuencial (incrementado de uno a uno) nico, o nmero aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla. Los campos Autonumeracin no se pueden actualizar. Curso Access 2010 - Alfredo Rico RicoSoft 2011 160
S/No: valores S y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (S/No, Verdadero/Falso o Activado/desactivado). Objeto OLE: objeto como por ejemplo una hoja de clculo de Microsoft Excel, un documento de Microsoft Word, grficos, imgenes, sonidos u otros datos binarios. Si trabajas con bases de datos creadas con otras versiones de Access, los archivos insertados como objeto OLE seguirn funcionando perfectamente. Pero si lo que ests haciendo es crear una nueva base de datos, es interesante que no utilices este tipo de datos, porque a partir de la versin 2007 empez a considerarse obsoleto y a utilizar, en su lugar, el tipo Datos adjuntos que veremos ms adelante. Hipervnculo: texto o combinacin de texto y nmeros almacenada como texto y utilizada como direccin de hipervnculo. Una direccin de hipervnculo puede tener hasta tres partes: Texto: el texto que aparece en el campo o control. Direccin: ruta de acceso de un archivo o pgina. Subdireccin: posicin dentro del archivo o pgina. Sugerencia: el texto que aparece como informacin sobre herramientas. Datos adjuntos: Puede adjuntar archivos de imgenes, hoja de clculo, grficos y otros tipos de archivos admitidos, a los registros de la base de datos de forma similar a como adjunta archivos a los mensajes de correo electrnico. Los campos de datos adjuntos ofrecen mayor flexibilidad que los campos de tipo Objeto OLE, y utilizan el espacio de almacenamiento de manera ms eficaz porque no crean una imagen de mapa de bits del archivo original. Calculado: Un campo calculado es un campo cuyo valor es resultado de una operacin aritmtica o lgica que se realiza utilizando otros campos. Por ejemplo podra ser un campo Total que calcula su valor multiplicando Precio * Cantidad en una lnea de pedido. Existe otra posibilidad que es la Asistente para bsquedas... que crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado. Al hacer clic en esta opcin se inicia el Asistente para bsquedas y al salir del Asistente, Microsoft Access establece el tipo de datos basndose en los valores seleccionados en l.
Unidad 3. Avanzado: El asistente para bsquedas

Objetivo
Profundizar en la opcin Asistente para bsquedas y describir la pestaa Bsqueda de las propiedades de los campos de una tabla.
El asistente para bsquedas

En algunas ocasiones, el valor a introducir en una columna no puede ser cualquiera sino que est extraido de una lista de valores vlidos para ese campo. Por ejemplo un campo Sexo con los valores H o M, un campo Provincia con los valores (Alava, Albacete, Alicante, etc.). Esta lista de valores puede ser una lista de valores fijos que definamos nosotros (sera el caso del campo sexo) o tambin puede ser una lista de valores extraidos de una tabla existente en nuestra base de datos (podra ser el caso del campo Provincia si tenemos una tabla de provincias). En Access podemos definir esta lista de valores vlidos de una forma cmoda y rpida utilizando el Asistente para bsquedas. Para arrancar este asistente hay que posicionarse en la ventana de diseo de tabla sobre el tipo de datos del campo que va a contener los datos extraidos de la lista y seleccionar el tipo Asistente para bsquedas...
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A continuacin aparece la primera pantalla del asistente donde nos pide si queremos obtener los valores de una tabla o consulta o si queremos escribir los valores.
Columna de bsqueda basada en una lista de valores

Si contestamos la segunda opcin (Escribir los valores que desee) aparece la siguiente pantalla donde indicaremos los valores rellenando la columna:
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Una vez introducidos todos los valores pulsar en el botn Siguiente > para pasar a la ltima pantalla donde nos permite cambiar el nombre de la columna.
Slo queda hacer clic en el botn Finalizar.
La pestaa Bsqueda - Lista de valores

Con el asistente hemos definido el campo con una lista de bsqueda basada en una lista de valores, esto se ve reflejado en las propiedades del campo en la pestaa Bsqueda de la siguiente manera:
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Las propiedades ms importantes nos indican lo siguiente: Mostrar control: Cuadro combinado, esto indica que a la hora de introducir datos en el campo, este aparecer como un cuadro combinado con una flecha a la derecha que permita desplegar la lista de valores. Tipo de origen de la fila: En nuestro caso es una lista de valores lo que hemos introducido. Origen de la fila: en esta propiedad tenemos los diferentes valores de la lista separados por un punto y coma Columna dependiente: podemos definir la lista como una lista con varias columnas, en este caso la columna dependiente nos indica qu columna se utiliza para rellenar el campo. Lo que indicamos es el nmero de orden de la columna. Encabezados de columna: indica si en la lista desplegable debe aparecer una primera lnea con encabezados de columna. Si esta propiedad contiene el valor S coger la primera fila de valores como fila de encabezados. Ancho de columnas: permite definir el ancho que tendr cada columna en la lista. Si hay varias columnas se separan los anchos de las diferentes columnas por un punto y coma. Filas en lista: indica cuntas filas queremos que se visualicen cuando se despliega la lista. Ancho de la lista: indica el ancho total de la lista. Limitar a lista: Si esta propiedad contiene No podremos introducir en el campo un valor que no se encuentra en la lista, mientras que si indicamos S obligamos a que el valor sea uno de los de la lista. Si el usuario intenta introducir un valor que no est en la lista, Access devuelve un mensaje de error y no deja almacenar este valor. Mostrar solo valores de origen de la fila: Mustra slo los valores que coinciden con el origen de la fila.
Columna de bsqueda basada en una tabla

Si la columna de bsqueda est basada en valores extraidos de una tabla o consulta, en la primera ventana del asistente para bsquedas deberemos seleccionar la primera opcin
Despus de pulsar el botn Siguiente aparece la siguiente ventana:
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Donde seleccionamos la tabla o consulta desde la que queremos obtener los datos. En el recuadro Ver, si seleccionamos Tablas, slo aparecen las tablas definidas en la base de datos, si seleccionamos Consultas slo aparecen las consultas y si seleccionamos Ambas aparecen tanto las tablas como las consultas. Despus de pulsar el botn Siguiente aparece la pantalla donde seleccionaremos las columnas que aparecern en la lista.
En esta ventana tenemos en la lista de la izquierda las columnas de la tabla o consulta elegida y en la lista de la derecha iremos colocando las columnas que queremos aparezcan en la lista de bsqueda. Para seleccionar una columna hacer clic sobre ella para que est resaltada y despus pulsar el botn pasar la columa resaltada a la lista de la derecha. El botn permite pasar todas las columnas de la izquierda a la derecha de golpe. para
El botn permite quitar una columna de la lista de la derecha. Curso Access 2010 - Alfredo Rico RicoSoft 2011
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El botn
permite quitar todas las columnas de la derecha.
Cuando hayamos incluido las columnas pulsar el botn Siguiente >. Pulsando en Siguiente podremos elegir si los campos de la lista se ordenaran escendente o descendentemente.
Aparecer una ventana donde podremos ajustar el ancho de las columnas antes de llegar a la ltima pantalla. Luego llegaremos a la ltima pantalla del asistente donde nos pide el nombre de la columna como ya vimos en la pgina anterior.
La pestaa Bsqueda - lista basada en una tabla

Con el asistente hemos definido el campo con una lista de bsqueda basada en una tabla, esto se ve reflejado en las propiedades del campo en la pestaa Bsqueda de la siguiente manera:
Las propiedades que aparecen son las mismas que en el caso de una lista de valores (ver pgina anterior) lo nico que ha cambiado es el tipo de origen de la fila, ahora es Tabla/Consulta, y el Origen de la fila, el asistente ha generado la instruccin SQL necesaria para obtener de la tabla origen las columnas que formarn parte de la lista de valores. Nota: En este ejemplo hemos creado una lista compuesta por dos columnas de las cuales la primera ser la que contiene el valor a almacenar en el campo, como as indicamos en la propiedad Columna dependiente. Curso Access 2010 - Alfredo Rico RicoSoft 2011 166
Unidad 4. Bsico: Introducir datos en una tabla

Vamos a ir viendo ejemplos de cmo introducir los datos para cada tipo de datos distinto. Recuerda que para introducir datos debes ver la tabla en Vista Hoja de datos. Texto y Memo: La forma de introducir datos en los campos de texto y campos MEMO es simplemente escribiendo el valor. Admite letras, nmeros y otros carateres.
Nmero y Moneda: Para rellenar estos datos, simplemente escribiremos el valor, pero teniendo en cuenta que sean valores numricos, obviamente. El campo moneda le dar el formato adecuado automticamente al pasar al siguiente campo.
Autonumeracin y Calculado: No es posible asignar un valor a un campo de estos tipos. Las razones son las siguientes: - El sistema es quien da al campo Autonumeracin el valor que le corresponde automticamente. Va asignando nmeros correlativos en cada nuevo registro. - El valor del campo Calculado es el resultado de la expresin indicada en su definicin.
Fecha/Hora: La fecha se debe introducir siguiendo un formato fecha, como es DD/MM/AAAA. Si no te quieres complicar, haz clic en el pequeo calendario que aparece a la derecha del campo, cuando ste est activo. Se desplegar un calendario donde podrs seleccionar el da adecuado.
S/No: En los campos de este tipo deberemos activar la casilla de verificacin para indicar S y desactivarla para indicar No. Lo haremos con un simple clic.
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Objeto OLE: Esta forma de insertar imgenes no es muy recomendable en las actuales versiones. Digamos que est obsoleta y es preferible utilizar Datos adjuntos. An as, veremos cmo se introduce. Deberemos hacer clic con el botn derecho del ratn sobre el campo y seleccionar Insertar objeto... en el men contextual.
Lo habitual ser pulsar la opcin Crear desde archivo y seleccionar un archivo existente. Ms adelante veremos con ms detalle esta ventana.
Datos adjuntos: Para introducir datos en campos de tipo Datos adjuntos, deberemos hacer doble clic en el clip que se dibuja en su celda.
Se abrir la ventana siguiente:
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En ella debers Agregar los archivos que quieras adjuntar. Y los podrs Quitar en cualquier momento. Adems, desde la opcin Abrir podrs visualizar los archivos que ya hayas adjuntado (se iniciar el programa capaz de reproducirlos). Las opciones Guardar como... y Guardar todo... te permiten guardar en tu disco duro local los archivos de la lista de adjuntos.
Hipervnculo: Al igual que el texto, simplemente deberemos escribir para rellenar este campo. Lo nico que tendremos que tener en cuenta es que cualquier texto introducido se interpretar como una ruta. Por lo tanto, asegrate de que introduces enlaces vlidos. - Si se trata de una ruta a una carpeta local se abrir con el explorador de Windows. - Si se interpreta como una direccin de internet, se abrir con el navegador predeterminado. - Si se interpreta como un correo electrnico, se intentar iniciar el gestor de correo del equipo para enviar un mensaje a la direccin especificada en el campo.
Asistente para bsqueda: Al situarte en un campo de este tipo, vers en la zona derecha una pequea flecha que, al pulsarla, desplegar una lista de opciones. stas habrn sido definidas en el diseo de la tabla y sern valores introducidos a mano o bien valores procedentes de la informacin de alguna tabla.
Mientras tengas desplegada la lista, tambin visualizars un pequeo botn en la zona inferior. Si haces clic en l se abrir una ventana que te permitir editar los elementos disponibles. Es recomendable que, si quieres utilizar un valor que no se muestra en la lista, edites la lista desde aqu en vez de escribirlo directamente en el recuadro.
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Access est diseado para avisarte si te equivocas al introducir un dato. Obviamente no va a saber si un apellido o un nmero de telfono es correcto, pero s te avisar si intentas introducir caracteres alfabticos en un campo de fecha o si tratas de escribir 5 letras en un campo que se ha limitado a 2. De modo que, si te equivocas y ves un mensaje de error, no te preocupes, lelo detenidamente y luego rectifica, que rectificar es de sabios.
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Unidad 5. Avanzado: Personalizar formato de los campos

Objetivo
Profundizar en la asignacin de formatos a los campos de las tablas.
Formatos
Cuando definimos un formato para un determinado campo, le estamos indicando a Access cmo deber presentar los datos almacenados en el campo. Para simplificarnos la tarea Access tiene formatos predefinidos para ciertos tipos de datos, por ejemplo para los campos numricos est el formato nmero estndar, moneda, etc., para el tipo fecha tenemos los formatos fecha corta, fecha larga, hora, etc. Pero podemos definir nuestros propios formatos. En la personalizacin de los formatos de los campos de las tablas se pueden utilizar de forma genrica cualquiera de esos smbolos: Smbolo (espacio) "ABC" ! * \ [color] Significado Muestra espacios como caracteres literales. Muestra todo el contenido de las comillas tipogrficas como caracteres literales. Realiza la alineacin a la izquierda en lugar de la alineacin a la derecha. Rellena el espacio disponible con el siguiente carcter. Muestra el siguiente carcter como un carcter literal. Tambin puede mostrar caracteres literales incluyndolos entre comillas tipogrficas. Muestra los datos con el color especificado entre los corchetes. Colores disponibles: Negro, Azul, Verde, Aguamarina, Rojo, Fucsia, Amarillo, Blanco.
A parte de estos smbolos tenemos otros propios de cada tipo de dato que veremos a continuacin. No se puede mezclar los smbolos de formato personalizados para los tipos de datos Nmero y Moneda con los smbolos de formato de los campos Fecha/Hora, S/No, o Texto y Memo. Ahora vamos a detallar los formatos personalizados dependiendo del tipo de dato. Para los campos de tipo Nmero y Moneda. Los formatos numricos personalizados pueden tener entre una y cuatro secciones con signos de punto y coma (;) como separador de lista. Cada seccin contiene la especificacin de formato para un tipo de nmero diferente. Seccin Primera Segunda Tercera Cuarta Descripcin El formato para los nmeros positivos. El formato para los nmeros negativos. El formato para los valores cero. El formato para los valores nulos.
Por ejemplo, puedes utilizar el siguiente formato Moneda personalizado: #,##[Verde];(0,00)[Rojo];"Cero";"Nulo" Este formato numrico contiene cuatro secciones separadas por el signo de punto y coma y utiliza un formato diferente para cada seccin. Con este formato estamos indicando que los nmeros positivos (1seccin) se escriben en verde, llevan el signo del euro delante, no se muestran los ceros no significativos y solo se muestran 2 decimales (#.##); los nmeros negativos se escriben en rojo, entre parntesis con el detrs y con dos decimales siempre; los valores cero se sustituyen por la palabra cero y los nulos por la palabra nulo. Si utilizas varias secciones pero no especificas un formato para cada seccin, las entradas para las que no hay ningn formato no mostrarn nada o tomarn como valor predeterminado el formato de la primera seccin.
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Puedes crear formatos numricos personalizados mediante los smbolos siguientes: Smbolo Descripcin , (coma) Separador decimal . (punto) Separador de miles 0 Marcador de posicin de dgitos. Muestra un dgito 0. # Marcador de posicin de dgitos. Muestra un dgito o nada. $ Muestra el carcter literal "$" Muestra el carcter literal "" % Porcentaje. El valor se multiplica por 100 y se le anexa un signo de porcentaje. Notacin cientfica con un signo menos (-) junto a los exponentes negativos y nada junto a los exponentes E- o epositivos. Este smbolo debe utilizarse con otros smbolos, como en el ejemplo 0,00E-00 o 0,00E00. Notacin cientfica con un signo menos junto a los exponentes negativos y un signo ms (+) junto a los E+ o e+ exponentes positivos. Este smbolo debe utilizarse con otros smbolos, como en el ejemplo 0,00E+00. Continuar con el avanzado... Para los campos de tipo Fecha/Hora. Puedes crear formatos de fecha y hora personalizados mediante los smbolos siguientes. Smbolo : (dos puntos) / c d dd ddd dddd ddddd dddddd se ee m mm mmm mmmm t a aa aaaa h hh n nn s ss ttttt AM/PM am/pm A/P a/p Descripcin Separador de horas Separador de fechas Igual que el formato predefinido Fecha general. Da del mes en uno o dos dgitos numricos, segn sea necesario (1 a 31). Da del mes en dos dgitos numricos (01 a 31). Tres primeras letras del da de la semana (Lun a Dom) Nombre completo del da de la semana (Lunes a Domingo). Igual que el formato predefinido Hora corta. Igual que el formato predefinido Fecha larga. Da de la semana (1 a 7). Semana del ao (1 a 53). Mes del ao en uno o dos dgitos numricos, segn sea necesario (1 a 12). Mes del ao en dos dgitos numricos (01 a 12). Tres primeras letras del mes (Ene a Dic). Nombre completo del mes (Enero a Diciembre). Fecha mostrada como trimestre del ao (1 a 4). Nmero de da del ao (1 a 366). Dos ltimos dgitos del ao (01 a 99). Ao completo (0100 a 9999). Hora en uno o dos dgitos, segn sea necesario (0 a 23). Hora en dos dgitos (00 a 23). Minuto en uno o dos dgitos, segn sea necesario (0 a 59). Minuto en dos dgitos (00 a 59). Segundo en uno o dos dgitos, segn sea necesario (0 a 59). Segundo en dos dgitos (00 a 59). Igual que el formato predefinido Hora larga. Reloj de 12 horas con las letras maysculas "AM" o "PM", segn sea apropiado. Reloj de 12 horas con las letras minsculas "am" o "pm", segn sea apropiado. Reloj de 12 horas con la letra mayscula "A" o "P", segn sea apropiado. Reloj de 12 horas con la letra minscula "a" o "p", segn sea apropiado. 172
AMPM
Reloj de 12 horas con el designador de maana/tarde apropiado.
Para los campos de tipo S/No. El tipo de datos S/No puede utilizar formatos personalizados que contengan hasta tres secciones. Descripcin Esta seccin no tiene ningn efecto en el tipo de datos S/No. No obstante, se requiere un signo de punto y Primera coma (;) como marcador de posicin. Segunda El texto para mostrar en lugar de los valores S, Verdadero o Activado. Tercera El texto para mostrar en lugar de los valores No, Falso o Desactivado. Para los campos de tipo Texto y Memo. Puede crear formatos de Texto y Memo personalizados mediante los siguientes smbolos. Smbolo Descripcin @ Se necesita un carcter de texto (ya sea un carcter o un espacio). & No se necesita un carcter de texto. < Convertir todos los caracteres a minsculas. > Convertir todos los caracteres a maysculas. Los formatos personalizados para los campos Texto y Memo pueden tener hasta dos secciones. Cada seccin contiene la especificacin de formato para diferentes datos de un campo. Seccin Descripcin Primera Formato para los campos con texto. Segunda Formato para los campos con cadenas de longitud cero y valores nulos. Seccin
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Unidad 5. Avanzado: Personalizar mscaras de entrada

Objetivo
Profundizar en la asignacin de mscaras de entrada a los campos de una tabla.
Mscaras de entrada
Una mscara de entrada es un formato que asignamos para la introduccin de valores en el campo. Al igual que con el formato se pueden generar mscaras de entrada de forma automtica mediante el generador correspondiente o bien podemos definir nuestras propias mscaras de entrada. La propiedad Mscara de entrada puede contener hasta tres secciones separadas por signos de punto y coma (;). Descripcin Especifica la mscara de entrada propiamente dicha, por ejemplo, !(999) 999-9999. Para ver una lista de los Primera caracteres que puedes utilizar para definir la mscara de entrada, mira la tabla que aparece a continuacin. Especifica si Access 2010 almacena los caracteres de visualizacin literales en la tabla al introducir datos. Si utilizas 0 para esta seccin, todos los caracteres de visualizacin literales (por ejemplo, el parntesis de una Segunda mscara de entrada de un nmero de telfono) se almacenan con el valor; si introduces 1 o dejas esta seccin en blanco, slo se almacenan los caracteres introducidos en el control. Especifica el carcter que Access 2010 muestra para el espacio en el que el usuario debe escribir un carcter Tercera en la mscara de entrada. Para esta seccin puedes utilizar cualquier carcter; para mostrar una cadena en blanco, utiliza un espacio entre comillas (" "). Al crear una mscara de entrada, puedes utilizar caracteres especiales para hacer que la introduccin de determinados datos (por ejemplo, el cdigo de rea de un nmero de telfono) sea obligatoria y que los dems datos sean opcionales (como la extensin de telfono). Estos caracteres especifican el tipo de datos, como el nmero o el carcter cter de la mscara de entrada. Puedes definir una mscara de entrada utilizando los siguientes caracteres: Carcter Definicin 0 Dgito (0 a 9, entrada obligatoria, signos ms [+] y menos [-] no permitidos). 9 Dgito o espacio (entrada no obligatoria, signos ms y menos no permitidos). Dgito o espacio (entrada no obligatoria; los espacios se muestran en blanco en el modo Edicin, pero se # eliminan cuando se guardan los datos; signos ms y menos permitidos). L Letra (A a Z, entrada obligatoria). ? Letra (A a Z, entrada opcional). A Letra (A a Z, entrada opcional). a Letra o dgito (entrada opcional). & Cualquier carcter o un espacio (entrada obligatoria). C Cualquier carcter o un espacio (entrada opcional). . , : ; - / Marcador de posicin decimal y separadores de miles, hora y fecha. < Hace que todos los caracteres se conviertan a minsculas. > Hace que todos los caracteres se conviertan a maysculas. Hace que la mscara de entrada se muestre de derecha a izquierda, en lugar de mostrarse de izquierda a ! derecha. Los caracteres introducidos en la mscara siempre se rellenan de izquierda a derecha. Puedes incluir el signo de exclamacin en cualquier lugar de la mscara de entrada. \ Hace que el carcter siguiente se muestre como un carcter literal (por ejemplo, \A se muestra slo como A). Seccin
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Unidad 5. Avanzado: El Generador de expresiones

Definicin
El generador de expresiones, como su nombre indica, te ayudar a escribir cualquier expresin en Access. Por ejemplo las expresiones de validacin para campos:
Su uso es bastante sencillo, pues su sintaxis se aproxima bastante al lenguaje natural. La nica clave que deberemos tomar en cuenta son las funciones predefinidas de Access. Pero vayamos por orden. Al abrir el generador de expresiones lo primero que veremos ser esta pantalla:
Utilizando el generador
Todo lo que escribas ser comparado contra el valor sobre el que se ejecute la validacin. As que, normalmente empezarn por Operadores de Comparacin, que encontrars en los cuadros inferiores.
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Como puedes ver navegar por estos mens es muy sencillo. De izquierda a derecha ves seleccionando la categora del elemento que quieras introducir y finalmente cuando tengas el elemento seleccionado pulsa el botn Pegar (o haz doble clic sobre l) y el elemento se pegar en el campo de texto de la Expresin. Nota: Recuerda que es mejor utilizar el operador & para unir cadenas y el operador + para la suma de valores.
Funciones del generador

Si desplegamos la opcin Funciones nos encontraremos con otra que tambin deberemos desplegar: Funciones incorporadas. Estas funciones son un conjunto recogido por Access que te ayudar a incluir en tus validaciones funcionalidades varias entre Conversin de valores, Fecha y Hora, Generales, Matemticas y tratamiento de Texto. Igual que antes debers buscar la categora que encaje con lo que necesitas y finalmente, cuando encuentres la funcin, incluirla en la Expresin. En el ejemplo que puedes ver en la imagen hemos realizado una validacin sobre un campo de Fecha, y estamos exigiendo que la fecha introducida sea menor que la fecha actual.
Cuando tengas la expresin completa slo debers pulsar el botn Aceptar y sta se aadira como expresin de validacin a nuestro campo.
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Algunas funciones requieren una serie de argumentos que se deben de especificar entre parntesis despus del nombre de la funcin, para saber si la funcin requiere argumentos, en la parte inferior del cuadro de dilogo Generador de expresiones, aparece el formato de la funcin, en nuestro caso, como la funcin que hemos elegido no requiere argumentos vemos: Fecha() Si hubiesemos elegido en la categora Matemticas, la funcin Redondear, nos aparecera abajo Redondear(Nmero;Precisin), indicndonos que entre parntesis debemos escribir el Nmero que queremos redondear (o el nombre del campo que contiene ese valor) y separados por un punto y coma la Precisin (es decir el nmero de decimales que queremos mostrar).
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Unidad 5. Avanzado: Los ndices

Definicin
Un ndice en informtica es como el ndice de un libro donde tenemos los captulos del libro y la pgina donde empieza cada captulo. No vamos a entrar ahora en cmo se implementan los ndices internamente ya que no entra en los objetivos del curso pero s daremos unas breves nociones de cmo se definen, para qu sirven y cundo hay que utilizarlos y cuando no. Un ndice es una estructura de datos que permite recuperar las filas de una tabla de forma ms rpida adems de proporcionar una ordenacin distinta a la natural de la tabla. Un ndice se define sobre una columna o sobre un grupo de columnas, y las filas se ordenarn segn los valores contenidos en esas columnas. Por ejemplo, si definimos un ndice sobre la columna poblacion de una tabla de clientes, el ndice permitir recuperar los clientes ordenados por orden alfabtico de poblacin. Si el ndice se define sobre varias columnas, los registros se ordenarn por la primera columna, dentro de un mismo valor de la primera columna se ordenarn por la segunda columna, y as sucesivamente. Por ejemplo si definimos un ndice sobre las columnas provincia y poblacion se ordenarn los clientes por provincia y dentro de la misma provincia por poblacin, apareceran los de ALICANTE Denia, los de ALICANTE Xixona, VALENCIA Benetsser, y finalmente los de VALENCIA Oliva. El orden de las columnas dentro de un ndice es importante, si retomamos el ejemplo anterior y definimos el ndice sobre poblacion y provincia, apareceran los de VALENCIA Benetusser, seguidos de los ALICANTE Denia, VALENCIA Oliva, y finalmente los de ALICANTE Xixona. Ahora se han ordenado por poblacin y los clientes de la misma poblacin se ordenan por el campo provincia.
Ventajas e inconvenientes
Ventajas: Si una tabla tiene definido un ndice sobre una columna Access puede localizar mucho ms rpidamente una fila que tenga un determinado valor en esa columna. Recuperar las filas de una tabla de forma ordenada por la columna en cuestin tambin ser mucho ms rpido. Inconvenientes: Al ser el ndice una estructura de datos adicional a la tabla, ocupa un poco ms de espacio en disco. Cuando se aaden, modifican o se borran filas de la tabla, el sistema debe actualizar los ndices afectados por esos cambios lo que supone un tiempo de proceso mayor. Por estas razones no es aconsejable definir ndices de forma indiscriminada. Los inconvenientes comentados en este punto no son nada comparados con las ventajas si la columna sobre la cual se define el ndice es una columna que se va a utilizar a menudo para buscar u ordenar las filas de la tabla. Por eso una regla bastante acertada es definir ndices sobre columnas que se vayan a utilizar a menudo para recuperar u ordenar las filas de una tabla. El Access de hecho crea automticamente ndices sobre las columnas claves principales y sobre los campos que intervienen en las relaciones ya que se supone que se utilizan a menudo para recuperar filas concretas.
Cmo definir un ndice

Los ndices forman parte de la estructura de la tabla, luego se definen y modifican desde la vista Diseo de tabla. Si el ndice se basa en un slo campo. Seleccionar el campo y modificar la propiedad Indexado. Curso Access 2010 - Alfredo Rico RicoSoft 2011 178
Si pulsamos en la flecha de la derecha aparecen tres opciones:
No: no tiene ndice. S (Con duplicados): se define un ndice con duplicados es decir que en la tabla podremos tener varias filas con el mismo valor en esa columna. S (Sin duplicados): se define un ndice sin duplicados es decir que en la tabla no podremos tener dos filas con el mismo valor en esa columna. Si el ndice se basa en varios campos. Tenemos que abrir la ventana ndices con haciendo clic en el botn Indices que se encuentra en la pestaa Diseo:
Al hacer clic sobre l aparecer una ventana como esta:
En la primera columna se pone el nombre del ndice, en la segunda columna el nombre del campo sobre el que se basa el ndice, y en la tercera columna podemos indicar el orden (si queremos que las filas de la tabla se ordenen de forma ascendente o descendente). Si el ndice se basa en varias columnas se pone el nombre del ndice en una primera lnea con el primer campo que contiene y en las lneas siguientes se indican los dems campos que forman el ndice. En nuestro ejemplo tenemos dos ndices definidos sobre la tabla, el ndice PrimaryKey lo ha creado Access cuando hemos definido el campo codigo como clave principal, y nosotros hemos definido otro que hemos llamado nombre sobre el campo aulaclic_nombre. Observa que el orden puede ser distinto para cada uno de los campos. De esta forma el ndice se podr utilizar para recuperar los datos por orden alfabtico de provincia y dentro de cada provincia por localidad empezando por la letra z. Para definir el ndice basta realizar la misma operacin que para crear campos, posicionarse en una fila de la columna Nombre de ndice, escribir el nombre del ndice, pasar a la siguiente columna y escribir el nombre del campo o haciendo clic a la derecha del campo aparece la flecha que despliega la lista de campos que tiene la tabla Curso Access 2010 - Alfredo Rico RicoSoft 2011 179
para que seleccionemos el deseado, lo mismo para la columna Orden (esta columna, como solo tiene dos valores posibles, haciendo doble clic se pasa de Ascendente a Descendente y viceversa.) En la parte inferior tenemos las propiedades del ndice: Principal: indica si el ndice es el de la clave principal o no. nica: permite indicar si permitimos valores duplicados o no. nica = S significa que no admite valores duplicados. Ignorar Nulos: si ponemos que s las filas que tengan el valor nulo en el campo sern excluidas del ndice. Para modificar ndices ya definidos o borrar ndices o crear nuevos ndices utilizar la misma mecnica que para crear, borrar y modificar campos de una tabla.
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Unidad 6. Bsico: Conceptos bsicos sobre relaciones

Bases de datos relacionales
Una base de datos relacional permite la utilizacin simultnea de datos procedentes de ms de una tabla . Al hacer uso de las relaciones, se evita la duplicidad de datos, ahorrando memoria y espacio en el disco, aumentando la velocidad de ejecucin y facilitando al usuario/a el trabajo con tablas. Para conseguir una correcta base de datos relacional es imprescindible realizar un estudio previo del diseo de la base de datos. Para poder relacionar tablas entre s se deber especificar un campo en comn que contenga el mismo valor en las dos tablas y dicho campo ser clave principal en una de ellas. Las tablas se relacionan de dos a dos, donde una de ellas ser la tabla principal (de la que parte relacin) y la otra ser la tabla secundaria (destino de la relacin).
Tipos de relaciones
Se pueden distinguir tres tipos de relaciones: Relacin Uno a Uno: Cuando un registro de una tabla slo puede estar relacionado con un nico registro de la otra tabla y viceversa. Por ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de diferentes poblaciones y otra con una lista de Alcaldes, una poblacin slo puede tener un alcalde, y un alcalde lo ser nicamente de una poblacin. Relacin Uno a Varios: Cuando un registro de una tabla (tabla secundaria) slo puede estar relacionado con un nico registro de la otra tabla (tabla principal) y un registro de la otra tabla (tabla principal) puede tener ms de un registro relacionado en la primera tabla (tabla secundaria). Por ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de diferentes poblaciones y otra con los habitantes, una poblacin puede tener ms de un habitante, pero un habitante pertenecer (estar empadronado) en una nica poblacin. Relacin Varios a Varios: Cuando un registro de una tabla puede estar relacionado con ms de un registro de la otra tabla y viceversa. Por ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de clientes y otra con los artculos que se venden en la empresa, un cliente podr realizar un pedido con varios artculos, y un artculo podr ser vendido a ms de un cliente. Las relaciones varios a varios se suelen representar definiendo una tabla intermedia entre las dos tablas. Siguiendo el ejemplo anterior sera definir una tabla lneas de pedido relacionada con clientes y con artculos.
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Unidad 6. Avanzado: Integridad referencial

La integridad referencial es un sistema de reglas que utiliza Access 2010 para asegurarse que las relaciones entre registros de tablas relacionadas son vlidas y que no se borren o cambien datos relacionados de forma accidental. Al exigir integridad referencial en una relacin le estamos diciendo a Access 2010 que no nos deje introducir datos en la tabla secundaria si previamente no se ha introducido el registro relacionado en la tabla principal. Por ejemplo: Tenemos una tabla de habitantes y una tabla de poblaciones, en la tabla Habitantes tengo un campo Poblacion que me indica en qu poblacin vive el habitante, las dos tablas deberan estar relacionadas por el campo Poblacion, en esta relacin de tipo uno a varios la tabla Poblaciones es la tabla principal y la tabla Habitantes la secundaria (una poblacin tiene varios habitantes). Si marcamos la casilla Integridad Referencial, no nos dejar asignar a un habitante una poblacin que no exista en la tabla Poblaciones. La integridad referencial dispone de dos acciones asociadas: Actualizar en cascada los campos relacionados: Hace que cuando se cambie el valor del campo de la tabla principal, automticamente cambiarn los valores de sus registros relacionados en la tabla secundaria. Por ejemplo: Si cambiamos el nombre de la poblacin Onteniente por Ontinyent en la tabla Poblaciones, automticamente en la tabla Habitantes, todos los habitantes de Onteniente se cambiarn a Ontinyent. Eliminar en cascada los registros relacionados: Cuando se elimina un registro de la tabla principal se borrarn tambin los registros relacionados en la tabla secundaria. Por ejemplo: Si borramos la poblacin Onteniente en la tabla Poblaciones, automticamente todos los habitantes de Onteniente se borrarn de la tabla de Habitantes. Si no marcamos ninguna de las opciones no nos dejar ni cambiar el nombre de una poblacin ni eliminar una poblacin si sta tiene habitantes asignados.
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Unidad 7. Bsico: Formar expresiones

Los campos calculados son campos obtenidos del resultado de una expresin. Una expresin se forma combinando un operador con uno o generalmente dos operandos. La mayora de las veces un operando ser un campo de la tabla y el otro un valor concreto u otro campo.
Operadores
operador +, se utiliza para sumar dos nmeros. operador -, se utiliza para hallar la diferencia entre dos nmeros. operador *, se utiliza para multiplicar dos nmeros. operador ^, se utiliza para elevar un nmero a la potencia del exponente ( nmero ^ exponente ) operador / , se utiliza para dividir dos nmeros y obtener un resultado de signo flotante. operador \, se utiliza para dividir dos nmeros y obtener un resultado entero. operador Mod, divide dos nmeros y devuelve slo el resto. El operador &, se utiliza para concatenar dos expresiones de tipo texto. Tambin se puede utilizar el operador de suma + cuando los dos operandos son de tipo texto, para concatenarlos. Mi consejo es utilizar el operador & para la concatenacin y as evitar errores o confusiones. Un operando puede ser un nombre de columna, una expresin, un valor concreto o una funcin predefinida.
Valores concretos
Los valores concretos se deben escribir siguiendo las siguientes reglas: Los valores numricos se indican poniendo el nmero sin ms. Se tiene que utilizar para separar la parte entera de los decimales el smbolo definido en nuestra configuracin de Windows; adems los valores numricos no se pueden escribir formateados, no podemos escribirlos con separadores de miles. Por ejemplo en una expresin correcta no puedo escribir (ventas + 1.000.000) ni tampoco (ventas + 1,000,000), tengo que escribir (ventas +1000000) Ejemplo: 2 Los valores de tipo texto deben ir siempre entre comillas simples ' o dobles ". Ejemplo: ', ' ",", 'VALENCIA' Los literales de fecha se escriben entre # y deben estar en el formato de EE.UU., incluso si no estamos utilizando la versin norteamericana del motor de base de datos Microsoft Jet. Por ejemplo, el 10 de mayo de 1996, se escribe 10/5/96 en Espaa y Latinoamrica, y 5/10/96 en Estados Unidos de Amrica. Para indicar la fecha 10 de mayo de 1996 en cualquier base de datos sea espaola, latinoamericana o de EE.UU., debemos escribirla #5/10/96#; con el formato #mes/dia/ao# Tambin se puede utilizar la funcin DateValue, que reconoce las configuraciones internacionales establecidas por Microsoft Windows. Por ejemplo, DateValue('10/5/96') es equivalente a #05/10/96# si nuestra configuracin de Windows define las fechas con el formato dia/mes/ao.
Funciones predefinidas
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Access 2010 tiene muchas funciones predefinidas que se pueden utilizar, enumerarlas y explicarlas sera demasiado largo. Lo mejor es saber que tenemos a nuestra disposicin muchas funciones y cuando queramos obtener algo diferente consultar la ayuda de access para ver si existe ya una funcin para lo que queremos hacer. A ttulo de ejemplo tenemos unas que se utilizan ms a menudo: DATE() o fecha() devuelve el da en que estamos NOW() o Hoy() devuelve el da y la hora actual YEAR(fecha) o Ao() devuelve el ao de la fecha MONTH(fecha) o Mes() devuelve el mes de la fecha DATEVALUE(literal) o ValorFecha() convierte el literal en un valor de fecha.
Nombres de campos
los nombres de los campos se indican entre corchetes [ ], cuando un nombre de campo est formado por una sola palabre se pueden omitir corchetes pero si el nombre contiene varias palabras separadas por espacios en blanco es oblogatorio ponerlo entre corchetes [ ]. por ejemplo para hacer referencia al campo Poblacion puedo escribir Poblacion o [Poblacion], pero el campo Fecha de nacimiento siempre se escribir [Fecha de nacimiento]
Uso del parntesis

Cuando combinamos varias expresiones podemos utilizar los parntesis para delimitar cada expresin. Siempre se tiene que utilizar un parntesis de apertura ( y uno de cierre ). Ejemplo: ventas + (ventas * 0.1) El uso del parntesis sirve para que la expresin quede ms clara sobre todo cuando combinamos muchas expresiones, y para que los operadores actuen en el orden que nosotros queramos para as olvidarnos de la prioridad de los operadores.
Unidad 7. Avanzado: Las condiciones

A continuacin te detallamos los distintos operadores que podemos utilizar en una condicin.
Los operadores de comparacin

Estos operadores comparan el valor de una expresin con el valor de otra. Independientemente del operador si uno de los valores es nulo, el resultado de la comparacin ser nulo (ni verdadero ni falso). los operadores de comparacin que podemos utilizar son: Operador Significado = igual que <> distinto de < menor que <= menor o igual > mayor que >= mayor o igual
El operador Entre
Tiene la siguiente sintaxis: Expresin Entre valor1 Y valor2 Curso Access 2010 - Alfredo Rico RicoSoft 2011 184
Examina si el valor de la expresin est comprendido entre los dos valores definidos por valor1 y valor2. Normalmente la expresin ser un nombre de campo. Ejemplo: [fecha de nacimiento] entre #01/01/60# y 04/06/62#, en la cuadrcula QBE se pondra:
El operador In
Tiene la siguiente sintaxis: Expresin In (valor1, valor2, ...) Examina si el valor de la expresin es uno de los valores incluidos en la lista de valores escritos entre parntesis. Por ejemplo, para seleccionar los alumnos de Alicante, Elche, Elda y Onda podramos poner la condicin Poblacin In ('Alicante'; 'Elche'; 'Elda'; 'Onda')
El operador Es nulo
Cuando una columna que interviene en una condicin contiene el valor nulo, el resultado de la condicin no es verdadero ni falso, sino nulo, sea cual sea el test que se haya utilizado. Por eso si queremos listar las filas que no tienen valor en una determinada columna, no podemos utilizar la condicin columna = nulo debemos utilizar un operador especial, el operador Es nulo. Tiene la siguiente sintaxis: Expresin Es nulo, donde expresin normalmente ser un nombre de columna. Por ejemplo queremos saber los alumnos que no tienen poblacin, la condicin sera poblacin Es Nulo
El operador Como
Se utiliza cuando queremos utilizar caracteres comodines para formar el valor con el que comparar. Por ejemplo queremos visualizar los alumnos cuyo nombre acabe en 'o'. En este caso hay que utilizar el comodn * y utilizar el operador Como para que Access reconozca el * como un comodn y no como el carcter asterisco. La condicin sera nombre como '*o'. Curso Access 2010 - Alfredo Rico RicoSoft 2011 185
El valor que contiene los comodines se conoce como patrn y tiene que ir encerrado entre comillas (simples o dobles). La sintaxis es la siguiente: Expresin Como 'patrn' En la siguiente tabla te indicamos los caracteres comodines que se pueden poner en un patrn y su significado. Caracteres en patrn ? * # [ListaCaracteres] [!ListaCaracteres] Significado Un carcter cualquiera Cero o ms caracteres Un dgito cualquiera (0-9) Un carcter cualquiera de listacaracteres Un carcter cualquiera no incluido en listacaracteres
ListaCaracteres representa una lista de caracteres y puede incluir casi cualquier carcter, incluyendo dgitos, los caracteres se escriben uno detrs de otro sin espacios en blanco ni comas. Por ejemplo para sacar los nombres que empiezan por a,g,r o v el patrn sera: '[agrv]*' Los caracteres especiales corchete de apertura [, interrogacin ?, almohadilla # y asterisco * dejan de ser considerados comodines cuando van entre corchetes. Por ejemplo para buscar los nombres que contienen un asterisco, el patrn sera: '*[*]*' en este caso el segundo * dentro del patrn no acta como comodn sino como un carcter cualquiera porque va dentro de los corchetes. Si no se encierra entre corchetes, la exclamacin ! representa el carcter exclamacin. El corchete de cierre ] se puede utilizar fuera de una listacaracteres como carcter independiente pero no se puede utilizar en una listacaracteres. Por ejemplo, el patrn 'a]*' permite encontrar nombres que empiecen por una a seguida de un corchete de cierre. La secuencia de caracteres [] se considera una cadena de caracteres de longitud cero (""). Se puede especificar un intervalo de caracteres en ListaCaracteres colocando un guin - para separar los lmites inferior y superior del intervalo. Por ejemplo, la secuencia [A-Z ] en patrn representa cualquier carcter comprendido en el intervalo de la A a la Z. Cuando se especifica un intervalo de caracteres, stos deben aparecer en orden ascendente (de menor a mayor).[A-Z] es un intervalo vlido, pero [Z-A] no lo es. Se pueden incluir mltiples intervalos entre corchetes, sin necesidad de delimitadores. El guin - define un intervalo nicamente cuando aparece dentro de los corchetes entre dos caracteres, en cualquier otro caso representa el carcter guin. Por ejemplo queremos saber los alumnos de la provincia de Valencia (son los que tienen un cdigo postal que empieza por 46 seguido de tres dgitos cualesquiera, la condicin podra ser [cdigo postal] como '46###'
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Unidad 10. Avanzado: Eliminar mensajes de confirmacin

Como ya hemos visto, cuando se ejecuta una consulta de accin Access nos avisa de los cambios por si queremos cancelar la operacin. En ocasiones estos mensajes pueden no ser necesarios y podemos preferir que se ejecute la consulta sin pedirnos confirmacin. Esto lo podemos conseguir cambiando las opciones de Access. Para ello desplegar la pestaa Archivo y seleccionar Opciones.
Aparecer la ventana Opciones de Access, hacer clic sobre la categora Configuracin de cliente.
En la seccin Confirmar podemos: Activar o desactivar los mensajes de Cambios en los registros, son los mensajes que aparecen cuando va a: Curso Access 2010 - Alfredo Rico RicoSoft 2011 187
Eliminar registros
Modificar registros
Insertar registros
Insertar en tabla nueva
Activar o desactivar los mensajes de Eliminaciones de documento, mensajes que aparecen cuando se eliminan objetos de la base de datos (tablas, consultas, formularios,...) por ejemplo
Activar o desactivar los mensajes de Consultas de accin, mensajes que aparecen cuando abrimos una consulta de accin desde la ventana Base de datos, por ejemplo:
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Unidad 10. Avanzado: Habilitar el contenido de la base de datos

Habilitar contenido de una base en concreto
Access est configurado para bloquear las consultas de accin al abrir una base de datos. De esta forma, se evita que se puedan ejecutar cdigos peligrosos o dainos. Se mostrar un mensaje como el siguiente:
Pero si usamos bases de datos de confianza, podemos cambiar la configuracin para que nos permita ejecutar este tipo de consultas. Para hacerlo, debemos pulsar el botn Habilitar contenido que se encuentra en la barra.
Habilitar contenido de las bases de una carpeta

Tambin, podemos indicarle que las bases contenidas en una carpeta son seguras, y entonces el contenido siempre estar habilitado. Por ejemplo, las bases de prueba que estamos creando nosotros mismos al seguir este curso, que se encuentran todas en la misma carpeta. Para ello, pulsaremos en la pestaa Archivo , Opciones, y dentro de estas, eligiremos Centro de confianza. Ya, en la pantalla del Centro de Confianza, pulsaremos el botn Configuracin del centro de confianza... Deberemos seleccionar la opcin Ubicaciones de confianza en la seccin de la izquierda.
Para poder aadir una carpeta, pulsamos el botn Agregar nueva ubicacin.
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Ahora, debemos indicar la carpeta (escribiendo la ruta o bien mediante el botn Examinar) y pulsar Aceptar. De esta forma el contenido de las bases de datos que estn en la carpeta indicada estar habilitado por defecto. Si activamos la casilla de verificacin Las subcarpetas de esta ubicacin tambin son de confianza tambin se habilitar el contenido de las subcarpetas que dependan de la indicada.
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Unidad 11. Bsico: La hoja de propiedades

Los diferentes objetos de Access como son informes, formularios y sus correspondientes controles, tienen propiedades que definen tanto el aspecto como el comportamiento de los mismos. Para ver sus propiedades, debemos situarnos en la pestaa Diseo y pulsar el botn Hoja de propiedades, o bien elegir Propiedades en su men contextual. Se mostrarn en un panel situado en el lateral derecho. Se pueden ocultar de la misma forma, pulsando de nuevo el botn, o bien con el botn cerrar del propio panel.
La estructura del panel es sencilla: En la zona superior hay un listado desplegable, desde el cual podemos elegir uno de los controles haciendo clic sobre l. Bajo l, encontramos las propiedades organizadas en pestaas.
La pestaa Formato contiene las propiedades referentes al aspecto y presentacin. Datos se centra en el origen, representacin y validacin de los datos, siempre y cuando el control trate con ellos. Los Eventos definen cmo se comportar el control, es decir, qu acciones realizar y cundo se pondrn en marcha. Si una propiedad no encaja en estas categoras la podremos encontrar en la pestaa Otras. Cuando estemos buscando una propiedad pero no tengamos claro a qu categora pertenece, lo conveniente ser que nos situemos en la pestaa Todas, que engloba el conjunto completo de propiedades disponibles para el control seleccionado. El listado completo de la pestaa Todas puede resultar excesivamente extenso, y no hay herramientas que nos ayuden a ordenar las propiedades (alfabticamente, por ejemplo), as que es conveniente familiarizarse con las propiedades de cada una de las pestaas para perder menos tiempo en bsquedas.
Unidad 11. Avanzado: Propiedades del formulario

Visualizar las propiedades
Lo primero es seleccionar el formulario: Para ello pulsamos en la esquina superior izquierda del mismo. Debera dibujarse un cuadro negro en su interior, como el que ves en la imagen.
Ten en cuenta que al seleccionarlo, se deseleccionarn todos los controles que contenga. Luego, haz clic en el botn en la zona derecha. Curso Access 2010 - Alfredo Rico RicoSoft 2011 de la barra de herramientas. El panel de Propiedades se abrir
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Vamos a ver las propiedades principales.
La pestaa Formato
El ttulo es el que aparece en la barra de ttulo superior del registro. El ttulo de navegacin en cambio es el texto de la zona inferior. Se encuentra junto a la barra de navegacin que utilizamos para movernos de un registro a otro. Por defecto indica la palabra Registro, pero puedes cambiar el valor esta propiedad. Se trata de una novedad de Access 2010. desde
Vista predeterminada permite especificar la presentacin inicial del formulario, es la vista con la que se visualizan los datos al abrir el formulario. En esta propiedad podemos elegir entre los siguientes Un nico formulario: muestra un slo registro por pantalla. Curso Access 2010 - Alfredo Rico RicoSoft 2011 192
Formularios continuos: muestra varios registros (tantos como quepan en la ventana actual), se genera una copia de la seccin detalle del formulario por cada registro que quepa en la ventana. Hoja de datos: muestra los campos del formulario organizados en filas y columnas como la vista hoja de datos que ya conocemos. Tambin permite vistas menos usadas, como Tabla dinmica, Grfico dinmico y Formularios divididos. Las propiedades Permitir... indican a qu tipo de vista se puede pasar una vez abierto el formulario, las que tengan la propiedad a S sern las vistas mostradas en el botn de Vistas de la pestaa Inicio. Las propiedades referentes a imagen se refieren a una imagen de fondo del formulario, en ocasiones definir una imagen de fondo puede requerir una gran cantidad de memoria. Ajuste de tamao automtico, indica si una ventana Formulario se abre automticamente con el tamao adecuado para mostrar registros completos. La ventana Formulario slo cambia de tamao si se abre en vista Formulario. Si abres el formulario primero en la vista Diseo o la vista Hoja de datos y a continuacin, pasas a la vista Formulario, la ventana Formulario no cambiar de tamao. Centrado automtico: indica si el formulario ser centrado automticamente en la ventana de la aplicacin cuando se abra. Dependiendo del tamao y la colocacin de la ventana de la aplicacin, los formularios pueden aparecer por fuera de uno de los lados de la ventana de la aplicacin, ocultando parte del mismo. Al centrar el formulario automticamente cuando se abre hace que sea ms fcil de ver y de usar. Si en la Vista Diseo introduces algn cambio en un formulario cuya propiedad Ajuste de tamao automtico est establecida en No y cuya propiedad Centrado automtico est establecida en S, cambia a la Vista Formulario antes de guardar el formulario. Si no lo haces, Microsoft Access recorta el formulario por los bordes derecho e inferior la siguiente vez que abre el formulario. Si la propiedad Centrado automtico est establecida en No, se abre una ventana Formulario con su esquina superior izquierda en la misma posicin que cuando se cerr. Selectores de registros: para especificar si deben aparecer o no los selectores de registros (el selector de registros es el pequeo cuadrado o barra colocado a la izquierda de un registro en el que se puede hacer clic para seleccionar todo el registro en las vistas Hoja de datos y Formulario y que aparece con un lpiz cuando estamos modificando el registro). Botones de navegacin: si la propiedad est establecida a S aparece en la vista formulario la barra de desplazamiento por los registros del origen del formulario Separadores de registros: si la propiedad est establecida a S aparece en la vista formulario una lnea de separacin entre cada registro. Esta propiedad se suele utilizar cuando la vista predeterminada Formularios continuos. Barras de desplazamiento: permite definir qu barras de desplazamiento queremos que se vean en el formulario para cuando el formulario es ms grande que la pantalla de nuestro ordenador, puede ser la vertical, horizontal, ambas o ninguna. Las propiedades referentes a botones sirven para que estos botones aparezcan o no en la ventana Formulario.
La pestaa Datos
Origen del registro: permite indicar de qu tabla o consulta se sacarn los datos a visualizar en el formulario.
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Al posicionar el cursor sobre esta propiedad en la parte derecha aparece una flecha para desplegar la lista de todas las tablas y consultas definidas en la base de datos y poder elegir una de ellas, tambin aparece el botn que permite entrar en una ventana Diseo de consulta y definir una nueva consulta que no se almacenar como tal sino que la propiedad se rellenar con el cdigo SQL correspondiente a la consulta que hayamos definido. Tambin las personas que sepan SQL pueden escribir la sentencia SQL directamente en la propiedad. Filtro: permite poner una condicin para filtrar los registros del origen que queremos aparezcan en el formulario. El filtro entrar en funcionamiento cuando pulsemos el botn aplicar filtro de la barra de herramientas o la opcin Aplicar filtro u ordenar del men Registros. Ordenar por: permite indicar el campo por el cual queremos que salgan los registros ordenados. Si queremos poner varios campos de ordenacin tenemos que separarlos por punto y coma. Entrada de datos: si esta propiedad est establecida a S cuando se abre el formulario no se visualizan los registros que ya existen en el origen sino que se nos abre un registro en blanco para empezar a aadir nuevos registros. Se puede utilizar por ejemplo cuando queremos que alguien introduzca nuevos datos en una tabla pero sin que tenga acceso a los datos que estaban ya grabados. Permitir agregar, Permitir eliminacin y Permitir ediciones: definimos si queremos o no que se puedan ejecutar estas acciones en los registros. Permitir filtros: si esta propiedad est establecida a No quedarn desactivados los botones de la barra de herramientas y las opciones del men Registrosreferentes a filtros.
La pestaa Otras
Emergente: un formulario emergente es un formulario que permanece encima de otras ventanas. Un formulario emergente puede ser modal o no modal.
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- Modal: cuando un formulario se abre como un formulario modal, el usuario debe cerrar el formulario para poder hacer clic fuera del formulario. Los cuadros de dilogo y los mensajes suelen ser modales. - Ciclo: permite especificar qu sucede cuando se presiona la tecla TAB y el enfoque se encuentra en el ltimo campo de un formulario dependiente. Si elegimos el valor Todos los registros, pasaremos al siguiente registro. Si elegimos el valor Registro activo, nos quedaremos en el registro y volveremos al primer campo del registro. Si elegimos el valor Pgina activa, regresamos al primer campo de la pgina.
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Unidad 14. Avanzado: Argumentos de las acciones de Macro

AbrirConsulta
Esta accin abre una consulta escogida entre las existentes en la base de datos.
Como puedes ver en la imagen, debers indicar: - el nombre de la consulta a abrir, - la Vista en la que quieras que se abra (Hoja de Datos, Diseo, Vista Preliminar, TablaDinmica, GrficoDinmico), - y el Modo de datos de la consulta. Si seleccionas Agregar, la consulta slo permitir aadir nuevos registros a los existentes y no se tendr acceso a los datos ya almacenados. Seleccionando Modificar permites la edicin total de los datos de la consulta. Seleccionando Slo lectura se abrir la consulta mostrando todos sus datos pero sin ser editables, no se podrn modificar.
AbrirFormulario
Igual que la accin anterior, esta accin abre el formulario indicado en el argumento Nombre del formulario.
En el argumento Vista especificaremos el modo en el que queremos que se abra el formulario: en vista Formulario, Diseo, Vista Preliminar, Hoja de Datos, TablaDinmica o GrficoDinmico. En Nombre del filtro podremos indicar el nombre de una consulta que hayamos creado previamente. Al abrirse el formulario solamente mostrar los registros que contengan los resultados de la consulta indicada. En el argumento Condicin WHERE podemos introducir, mediante el generador de expresiones, o teclendola directamente, una condicin que determinar los registros que se muestren en el formulario. Un ejemplo sera [Alumnado]![Cdigo Postal] = 46183, para que mostrase solamente aquellos registros de la tabla Alumnado cuyo campo cdigo postal fuese igual a 46183. En Modo de datos podrs seleccionar los mismos parmetros que en la accin anterior: Agregar, Modificar o Slo lectura. El argumento Modo de la ventana decidir si la ventana del formulario se deber abrir en modo Normal, Oculta, como Icono o como Dilogo. Si abres un formulario en modo Oculto no podr ser visto por el usuario, pero s referenciado desde otros lugares para extraer datos o modificarlos. El modo Dilogo permite que el formulario se posicione encima de los dems formulario abiertos y sea imposible operar con el resto de la aplicacin hasta que no se haya cerrado (como pasa con todos los cuadros de dilogo). Curso Access 2010 - Alfredo Rico RicoSoft 2011 196
AbrirInforme
Igual que las acciones anteriores, esta accin abre el informe que especifiques en el argumento Nombre del informe.
Las Vistas que ofrece esta accin son: Imprimir, Diseo, Vista preliminar, Informe y Distribucin. Igual que con los formularios puedes establecer un Nombre de filtro basado en una consulta o una Condicin WHERE a travs del Generador de expresiones. En Modo de la ventana tenemos los mismo modos que para los formularios: Normal, Oculta, Icono y Dilogo.
AbrirTabla
Esta accin permite abrir la tabla que especifiques en el argumento Nombre de la tabla.
Como Vista podrs elegir los valores Hoja de Datos, Diseo, Vista Preliminar, TablaDinmica o GrficoDinmico. Selecciona una opcin de Modo de datos entre Agregar, Modificar y Slo lectura igual que en la accin AbrirConsulta.
BuscarRegistro
Utilizaremos esta accin para buscar registros. Con esta accin Access se posiciona en el primer registro que cumpla los criterios especificados. Se corresponde con la opcin Buscar .
En el argumento Buscar introduciremos el valor a buscar en forma de texto, nmero, fecha o expresin. Podemos elegir en qu lugar del campo debe coincidir el cadena introducida, puedes elegir entre Cualquier parte del campo, Hacer coincidir todo el campo o al Comienzo del campo. Curso Access 2010 - Alfredo Rico RicoSoft 2011 197
Tambin puedes diferenciar entre hacer Coincidir maysculas y minsculas o no. Se supone que la Bsqueda se realiza cuando estamos visualizando un registro determinado, de aqu el por qu de las siguientes opciones. Esta accin se para en el primer registro que cumpla las condiciones, por lo que en el argumento Buscar en podremos decidir el sentido en la que Access recorrer los registros, selecciona Arriba para empezar a buscar hacia atrs. Selecciona Abajo para buscar hacia adelante. En ambos casos la bsqueda parar al llegar al final (o principio) del conjunto de registros. Selecciona Todo para buscar hacia adelante hasta el final, y despus desde el principio hasta el registro actual. En el argumento Buscar con formato decidiremos si se tiene en cuenta el formato que tienen los datos entre los que buscamos o no. Por ejemplo, si buscamos la cadena 1.234 y hacemos que busque con formato seleccionando S, en los campos con formato Access intentar hacer coincidir el formato de la cadena introducida con el dato almacenado con formato, por lo tanto no encontrara un campo que almacenase un valor de 1234. Si seleccionamos No, deberemos escribir 1234 para encontrar un campo con formato que contenga el dato 1.234, porque Access comparar 1234 con el valor del campo sin formato. La opcin Slo el campo activo buscar en todos los registros, pero solamente en el campo activo en ese momento sino buscar en todos los campos. El argumento Buscar primero fuerza a que la bsqueda se realice desde el primer registro en vez de buscar a partir del registro actual.
CerrarVentana
Con esta accin podrs cerrar cualquier objeto que se encuentre abierto.
Selecciona en Tipo de objeto: Tabla, Formulario, Consulta, Informe, etc. , y en Nombre del objeto escribe el nombre de ste. Puedes configurar si se guardar el objeto antes de cerrarlo seleccionando S o No. Con Preguntar dejars que esto quede a decisin del usuario
CuadroDeMensaje
Con las Macros incluso podremos mostrar mensajes para interactuar con el usuario. Esto nos lo permitir la accin CuadroDeMensaje.
Sus argumentos son muy sencillos, en Mensaje deberemos escribir el mensaje que queremos que aparezca en el cuadro de mensaje. Utiliza la combinacin de teclas MAYS+INTRO para crear saltos de lnea. Tambin puedes utilizar el smbolo @ para rellenar el mensaje por secciones (o prrafos). Si utilizas esta alternativa debers introducir 3 secciones. Aunque podras dejar alguna en blanco. En el mensaje que ves a continuacin, el contenido del argumento Mensaje era: Se ha producido un error guardando el registro.@Se perdern todos los cambios.@. Como puedes ver la tercera seccin se ha dejado en blanco deliberadamente y el resultado sera este: Curso Access 2010 - Alfredo Rico RicoSoft 2011 198
En Bip podremos decidir si junto al mensaje suena una alarma auditiva para alertar al usuario. Selecciona el Tipo de mensaje eligiendo entre: Ninguno, Crtico, Aviso: !, Aviso: ? e Informacin. Tambin puedes modificar el Ttulo del cuadro de mensaje y escribir lo que prefieras.
Eco
Esta accin es muy til para ocultar al usuario las operaciones que se estn realizando con una Macro. Permite la activacin o desactivacin de la visualizacin de las acciones en pantalla. Si no est pulsado el icono Mostrar todas las acciones, en la pestaa Diseo, no podrs elegir esta accin.
Si quieres utilizarla es conveniente que la coloques al principio de la Macro para desactivar la visualizacin. Luego vuelve a utilizarla al final de la Macro para volverla a activar la visualizacin. Activa o desactiva la visualizacin utilizando el argumento Eco activo. En Texto de la barra de estado podrs escribir un texto que se mostrar en la barra de estado mientras la Macro est ejecutndose y el Eco se encuentre desactivado. Las acciones DetenerMacro y DetenerTodasMacros activan el Eco automticamente.
EjecutarComandoDeMen
Utiliza esta accin para lanzar comandos que puedas encontrar en cualquier barra de herramientas. Solo debers seleccionar la accin que prefieras en el argumento Comando y se ejecutar.
EstablecerValor
Una accin muy til que te permitir modificar los valores de los campos. Si no est pulsado el icono Mostrar todas las acciones, en la pestaa Diseo, no podrs elegir esta accin. Curso Access 2010 - Alfredo Rico RicoSoft 2011 199
En Elemento introduce el nombre del campo sobre el que quieras establecer un valor. Podrs acceder al generador de expresiones para ello. En el argumento Expresin introduciremos el valor que queremos que tome el campo. Recuerda que si es una cadena de texto deber ir entre comillas.
IrARegistro
Te permitir saltar a un registro en particular dentro de un objeto.
Para ello slo tienes que indicar el Tipo de objeto (Tabla, Informe, Formulario...) y su Nombre. Luego en Registro indicaremos a qu registro queremos ir. Podemos elegir entre Primero, ltimo o Nuevo. Tambin es posible seleccionar las opciones Anterior, Siguiente o Ir a. En estos ltimos casos deberemos rellenar tambin el argumento Desplazamiento para indicar el nmero del registro al que queremos ir (para Ir a), o cuntos registros queremos que se desplace hacia atrs o hacia delante (para Anterior y Siguiente).
SalirDeAccess
Esta accin hace que Access se cierre.
Puedes elegir entre Guardar Todo, Preguntar o Salir directamente sin guardar los cambios.
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Unidad 16. Avanzado: El asistente para analizar tablas

Para acceder al asistente para analizar tablas, selecciona del men Herramientas la opcin Analizar y despus Tabla y se abrir el cuadro de dilogo Asistente para analizar tablas:
En las dos primeras ventanas se muestran ejemplos de qu cambios puede producir el asistente. Pulsando en Mostrar un ejemplo, vemos un ejemplo ms concreto de la explicacin. Pasando estas dos ventanas, llegamos a la siguiente:
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Aqu podrs seleccionar la tabla que quieres analizar en busca de redundancia. Como puedes ver en la imagen, el asistente no modificar la tabla original, sino que crear nuevas tablas con los datos contenidos en la primera pero de un modo ptimo. Al pulsar el botn Siguiente> pasamos a la ventana que vemos en la siguiente pgina...
Una vez hayas decidido qu tabla quieres analizar podrs elegir entre dejar que Access haga todo el trabajo o crear t mismo las tablas con los datos ajustados. Curso Access 2010 - Alfredo Rico RicoSoft 2011 202
Si decidimos crear la separacin nosotros mismos veremos la siguiente pantalla:
Aqu debers seleccionar los campos que contengan datos duplicados y arrastrarlos fuera para formar nuevas tablas. Puedes renombrar las tablas que se crearn (para asignarles nombres ms significativos que indiquen su contenido) haciendo doble clic sobre su nombre o pulsando el botn Cambiar el nombre de la tabla .
Los botones Establecer el identificador nico y Agregar clave generada para establecer cul ser la clave principal de las nuevas tablas que crees. Recuerda que los campos numricos enteros son ms rpidos y fciles de manejar por Access. Por lo tanto, si por ejemplo, tenemos una tabla con mltiples categoras que se repiten a lo largo de los registros, sera conveniente que se separasen en dos tablas, y adems establecer una nueva clave principal para la tabla donde almacenes las categoras. Access ser ms rpido buscando valores nmericos que campos de texto.
Cuando hayas terminado de separar las tablas pulsa Siguiente y vers al pantalla de la pgina siguiente...
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Aqu Access presentar los valores que no estn repetidos para que puedas evaluar si realmente debern crearse registros nicos para esos valores o es que se trata de un error de tipografa. Observa en la imagen que encontramos dos valores muy parecidos: Intensivo e Intensivos. Queremos que ambas especialidades sean una sola. Qu deberemos hacer? Muy fcil, convertirlas a una sola. Para ello deberemos desplegar la columna Correccin del valor a corregir, y seleccionar el nuevo valor. Si queremos que el registro permanezca tal y como est selecciona la fila en blanco, podrs leer el aviso (Dejar tal y como est).
Cuando hayas acabado pulsa Siguiente.
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Si en este ltimo paso seleccionas No, no crear una consulta la base de datos permanecer tal y como estaba y se aadirn las dos nuevas tablas que has creado. Sin embargo, si seleccionas S, crear la consulta (aconsejado) se crearn las dos tablas y adems el nombre de la tabla original se modificar aadindose el sufijo _ANTERIOR a su nombre y se crerar una nueva consulta que mostrar los valores de los registros de las dos nuevas tablas relacionadas con el nombre de la tabla original:
Esta consulta sustituir a la tabla original anterior, por lo que todos los formularios e informes que apuntaban a la anterior tabla ahora lo harn a esta consulta al tener el mismo nombre. Seguirn funcionando como lo hacan antes. Ser como si no hubieses realizado ningn cambio. Pero en realidad, tu base de datos estar mejor organizada y ser ms rpida.
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Unidad 16. Avanzado: Las pestaas del Documentador

El cuadro de dilogo Documentador consta de varias pestaas o pestaas para los diferentes tipo de objetos que tenemos en la base de datos:
Si estamos en la pestaa Tablas, el botn Opciones... nos abrir el siguiente cuadro:
Si estamos en la pestaa Consultas, el botn Opciones... nos abrir el siguiente cuadro:
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Si estamos en la pestaa Formularios o en la de Informes, el botn Opciones... nos abrir el siguiente cuadro:
En este caso tenemos un botn adicional Propiedades... que nos permite seleccionar la pestaa de propiedades que queremos documentar.
Si estamos en la pestaa Macros, el botn Opciones... nos abrir el siguiente cuadro:
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Unidad 17. Avanzado: Importar un archivo de texto

En la pestaa Datos externos, grupo Importar y vincular, haz clic en Archivo de texto. La primera ventana del asistente te permitir elegir el archivo de origen de tu disco duro. Asegrate de que est seleccionada la opcin Importar y pulsa Aceptar.
Delimitar los campos a importar

Vers la siguiente ventana:
Debers seleccionar el modo en el que estn formateados y estructurados los contenidos en el archivo de texto. Podrs elegir entre Delimitado o Ancho fijo: Delimitado: Esta opcin indica que los campos de cada registro se hallan separados por algn tipo de smbolo, bien sea un punto y coma (;), una coma (,), un salto de tabulacin, etc. En el caso de que el archivo de origen de datos est guardado de esta forma debers indicar el tipo de Delimitador entre campos en la siguiente ventana.
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Del mismo modo tambin deberemos indicar si los campos de texto se hallan delimitados de algn modo, ya sea encerrados entre comillas dobles ("), simples (') o cualquier otro tipo de smbolo. Para ello utiliza el desplegable Cualificador de texto. Fjate ahora en la opcin Primera fila del archivo contiene los nombres de los campos. Esta ltima opcin es muy interesante, muchas veces cuando tenemos un archivo de texto con registros para importar, en la primera lnea viene el nombre de cada campo, esto sirve para que cualquiera que lea el fichero sepa a qu corresponden los valores almacenados, pero tambin sirve para importar el fichero sin tener que definir cada campo, si seleccionamos la opcin Primera fila del archivo contiene los nombres de los campos los nombres de columna se asignarn automticamente cogindolos de la primera fila. Ancho fijo: En este caso, los campos de un registro no vendrn delimitados por smbolos, sino que para cada campo ha sido reservado un ancho en carcteres. Imagina que tenemos tres campos, uno para el ID de cliente, otro para su Nombre y un tercero para su Apellido. En el archivo de texto podramos haber reservado 2 espacios para la ID, 15 para el Nombre y 25 para los Apellidos. Aunque el valor del campo no ocupase todo el espacio reservado el resto del campo se rellenara con espacios de modo que el siguiente campo siempre empezar en la misma posicin.
Como puedes ver en la imagen, la mayora de campos los delimita el sistema automticamente, pero cuando no sea as (como en los primeros), debers hacer clic para incluir una flecha que indique dnde acaba un campo y empieza el otro.
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Especificacin de importacin
Sea cual sea la opcin que elijas (Delimitado o Ancho fijo) podrs indicar diferentes propiedades para los campos que contiene el archivo de texto, pulsando el botn Avanzado de la zona inferior de la ventana. Se abrir un cuadro de dilogo como el siguiente:
Si el archivo est Delimitado, estarn activas las opciones para elegir el caracter Delimitador de campo y el Cualificador de texto. Si en cambio es de Ancho fijo, dispondrs de las columnas Inicio y Ancho, para especificar en qu posicin y qu extensin tiene cada uno de los campos. De todas formas, esto es ms sencillo de definir grficamente, con las flechas que ya hemos visto. Pero lo relevante de este cuadro es la Informacin del campo, donde podemos definir los campos como si trabajramos en la Vista Diseo de tabla. Podremos elegir el Nombre, el Tipo de dato especfico y si se trata de un campo Indexado o no. Si no queremos que se importe un determinado campo, deberemos pulsar su correspondiente casilla Saltar.
El resto de opciones de este cuadro son puramente de formato:
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Selecciona la codificacin e idioma del archivo para conseguir una compatibilidad completa con su contenido de tipo Texto. Las opciones por defecto suelen bastar. En el marco Fechas, horas y nmeros podrs indicar el modo en el que estn formateadas las fechas indicando su orden, delimitadores y otras cuantas opciones. Tambin podrs indicar cul es el Smbolo decimal utilizado en el archivo.
Todas estas opciones son muy importantes, pues dependiendo de cmo se configuren, Access leer el archivo de texto de un modo u otro. Ten en cuenta que si indicamos que el orden de la fecha es Da-Mes-Ao no se leer correctamente una fecha que est en modo Mes-Da-Ao. Por lo tanto el valor que se almacene no ser el correcto.
La ventaja de utilizar este avanzado es que todas las opciones que indiques podrn ser guardadas pulsando el botn Guardar como. Si pulsas este botn se abrir un cuadro donde debers indicar el Nombre con el que quieres guardar estas especificaciones de formato para un archivo. En cualquier momento podrs acceder y cargar especificaciones guardadas en la base de datos haciendo clic en el botn Especificaciones, vers el siguiente cuadro de dilogo:
Utiliza el botn Abrir para cargar la configuracin de opciones de la especificacin seleccionada. Pulsando el botn Eliminar la borrars de la base de datos.
La especificacin de importacin no es obligatoria, de hecho, siguiendo el asistente podremos indicar suficientes opciones como para importar el archivo de texto satisfactoriamente. La ventaja de utilizar este cuadro de dilogo radica en poder reutilizar las especificaciones de un archivo para otro con caractersticas similares.
Asistente de Importacin
Si seguimos con el asistente, vers una ventana que te permite asignar el nombre y tipo de datos de cada campo, si no lo has hecho ya en las opciones que hemos ido presentando del botn Avanzado... y en las anteriores ventanas.
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Cuando hayas terminado pulsa Siguiente.
En esta pantalla deberemos elegir si queremos Permitir a Access agregar una clave principal o si por el contrario la elegiremos nosotros mismos. Si marcas la opcin Sin clave principal la tabla se importar sin una clave principal determinada. Pulsa Siguiente para continuar.
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Finalmente debers indicar el nombre para la nueva tabla y Finalizar. Si activas la casilla Deseara que el asistente analizara la estructura de la tabla despus de importar los datos, cuando Access termine de importar la tabla se lanzar la herramienta Analizar Tabla para comprobar si la estructura de la tabla importada es la correcta o podra ser optimizada.
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