Unidad I: Flujos de Efectivo y Estados Financieros

Combinados
 Agencias

Una agencia o un agente es un vendedor

independiente de la matriz en el sentido administrativo
y económico, que realiza sus actividades en
determinados mercados establecidos con antelación,
para vender de manera preponderante o exclusiva las
mercancías de la casa matriz. Una característica
esencial es que la agencia tiene personalidad jurídica
propia, por lo cual es responsable de sus obligaciones
fiscales.

Por su parte, la actividad de los agentes de ventas está regulada por un contrato de
comisión mercantil por medio del cual perciben una comisión relacionada con las
mercancías vendidas.
La comisión mercantil es el contrato por el cual el comisionista se obliga a ejecutar
o realizar por cuenta de otra persona, el comitente, los actos concretos de comercio
queéste le encarga. Es un contrato que se perfecciona por la simple aceptación del
comisionista, ya que la agencia o los agentes se encuentran en libertad de aceptar el
encargo que hace el comitente, pero en caso de rechazarlo, se debe avisar de
inmediato a éste su decisión.

La aceptación de la comisión puede ser expresa o tácita, de manera que cualquier

gestión que practique el comisionista en el desempeño del encargo, lo obliga a
continuarlo hasta su conclusión, entendiéndose que aceptó tácitamente la comisión.
Esta última puede realizarse por escrito o verbalmente.

La elaboración de las facturas de las ventas celebradas por la agencia o los agentes
corresponde a la matriz; por su parte, el agente registra contablemente las
comisiones cobradas como un ingreso.

Por lo general, los agentes no controlan ni mantienen existencias de inventarios, ya

que su labor consiste principalmente a colocar pedidos y, de manera eventual,
efectuar la cobranza y remitir el efecto de la casa matriz. Ocasionalmente conservan

pág. 2
una determinada cantidad de mercancías a manera de muestrarios de los productos
que comercializan, los cuales no les pertenecen porque éstos han sido entregados
bajo consignación por la matriz.

Aspecto contable

Derivado de las características de contar con personalidad jurídica propia, así como
independencia económica y administrativa, las agencias no están obligadas a llevar
un sistema de contabilidad igual al implantado por la matriz, toda vez que los agentes
o la agencia se limitan a rendir informes a la principal en relación con el desarrollo
de sus ventas; por lo tanto, cuentan con libertad para establecer sus propios sistemas
de registros.

La contabilidad de las agencias de venta depende de las necesidades y deseos de

la administración y es básicamente similar a la que se lleva para el funcionamiento de
departamentos. Algunas firmas sólo acumulan ventas por agencia; otras distribuyen
el costo de las mercancías vendidas y, por lo tanto, están en capacidad de determinar
la utilidad bruta por agencia; todavía hay otras que tratan de asignar gastos y
determinar una utilidad por funcionamiento o ventas de cada agencia.

La matriz, con finalidad de establecer un control adecuado de las operaciones

realizadas por las agencias, debe abrir tantas cuentas particulares como sea
necesario, donde registre las ventas, y los

pág. 3
costos y gastos que le son relativos, y estar en condiciones de determinar
correctamente el importe de las comisiones y el momento de preparar la información
financiera para revelar clara y comprensiblemente las operaciones realizadas por los
agentes. Para lograrlo, se emplean las siguientes cuentas: fondo de trabajo de la
agencia, clientes de la agencia, ventas de la agencia, costo de ventas de la agencia,
y gastos de venta de la agencia.

Como señalamos, la elaboración de más o menos cuentas depende de las

características y necesidades de cada empresa. En nuestro caso con la finalidad de
lograr mejor y mayor revelación proponemos, además de las cuentas que
tradicionalmente se han establecido, la cuenta de clientes de la agencia.

Es importante recalcar que los fondos, los clientes, las ventas, el costo de ventas y
los gastos de venta pertenecen a la casa matriz y que tan sólo para efectos de control
se les agrega la palabra agencia o agente, pero ello no quiere decir, de ninguna
manera, que pertenezcan a la contabilidad de la agencia.

Fondo de trabajo de la agencia

Se carga Se abona
Al iniciar el ejercicio Durante el ejercicio
1. Del importe de su saldo deudor 1. Del importe del valor nominal
que representa el valor nominal de los gastos pagados por la
del fondo de trabajo enviado a la agencia.
agencia. 2. Del importe del valor nominal
Durante el ejercicio de los envíos de la agencia a la
1. Del importe del valor nominal matriz, de la cobranza
de las reposiciones del fondo efectuada.
de trabajo. Al finalizar el ejercicio
2. Del importe del valor nominal 1. Del importe de su saldo para
de los incrementos al fondo de saldarla (para cierre de libros).
trabajo.

pág. 4
 Saldo: El saldo es deudor y representa el valor nominal de los fondos de
trabajos entregados a las agencias.

Presentación: Se presenta en el balance general dentro del grupo del activo

circulante, formando parte del renglón de efectivo, por tratarse de un fondo con
limitaciones formales en cuanto a su disponibilidad o fin, deberá mostrarse por
separado.

Clientes de la agencia

Se carga Se abona
Al iniciar el ejercicio Durante el ejercicio
1. Del importe de su saldo deudor 1. Del importe de las devoluciones
que representa las cuentas sobre venta de mercancías a
por cobrar a clientes de la crédito, realizadas por la
agencia, por ventas de agencia.
mercancía a crédito. 2. Del importe de las rebajas
Durante el ejercicio sobre venta de mercancías a
1. Del importe de las ventas de crédito, realizadas por la
la agencia de mercancías a agencia.
crédito. 3. Del importe de los pagos
parciales o
totales de los clientes de la
agencia.

pág. 5
 Al finalizar el ejercicio
1. Del importe de su saldo para
saldarla (para cierre de libros).
Saldo: El saldo es deudor y representa el importe de las ventas de mercancías
a crédito realizadas por la agencia.

Presentación: Se presenta en el balance general dentro del activo circulante,

dentro de las cuentas por cobrar, por tratarse de un tipo especial de ventas, se
muestra por separado.

Ventas de la agencia

Se carga Se abona
Durante el ejercicio Durante el ejercicio
1. Del importe de las devoluciones 1. Del importe de las ventas de
sobre ventas de mercancías al mercancías al contado o a
contado o a crédito, realizadas crédito, realizados por la
por la agencia. agencia.
2. Del importe de las rebajas
sobre ventas de mercancías
al contado o a crédito,
realizadas por la agencia.
Al finalizar el ejercicio
1. Del importe de su saldo para
saldarla,
con abono a pérdidas o
ganancias.
Saldo: El saldo es acreedor y representa el importe de las ventas netas de
mercancías al contado o a crédito, realizadas por la agencia.

pág. 6
 Presentación: Se presenta en la primera parte del estado de resultado.

Costo de ventas de la agencia

Se carga Se abona
Al iniciar el ejercicio Durante el ejercicio
1. Del importe del precio de costo 1. Del importe del precio de costo de
de las ventas de mercancías al las devoluciones sobre ventas de
contado o a crédito realizadas mercancías al contado o a
por la agencia. crédito, realizadas por la
agencia.
Al finalizar el ejercicio
1. Del importe de su saldo para
cargarla con cargo a la cuenta
de pérdidas y
ganancias.
Saldo: El saldo es deudor y representa el precio de costo de las mercancías
vendidas al contado o a crédito, realizadas por la agencia.

Presentación: Se presenta dentro de la primera parte del estado de resultado.

pág. 7
Gastos de ventas de la agencia

Se carga Se abona
Durante el ejercicio Al finalizar el ejercicio
1. Del importe de los gastos 1. Del importe de su saldo para
relacionados con la venta de saldarla con cargo a la cuenta
mercancías, realizadas por la de pérdidas y ganancias.
agencia.
2. Del importen de las comisiones
pagadas a las agencias o los
agentes.
Saldo: El saldo es deudor y representa el importe de los gastos relacionados
con las ventas de mercancías, realizadas por la agencia.
Presentación: Se presenta en el estado de resultado, dentro del grupo de los
gastos de
operación.

Sucursales

Así como las agencias, la sucursal constituye otro medio del que se vale la empresa
para expandir sus mercados, al hacer accesibles a los clientes de las mercancías
que éstos requieren: fundamentalmente en aquellas zonas retiradas de la sede de la
casa matriz.

Una característica de las sucursales es no tener personalidad jurídica propia, de

donde surge su dependencia económica y de las políticas administrativas de la
matriz, aún encontrándose en lugares remotos del domicilio de la casa central. Por
ello, la responsabilidad fiscal recae directamente sobre la casa matriz.

En las sucursales se requiere precisar las ventas, su costo, los gatos y las utilidades
o pérdidas obtenidas por cada sucursal. En el caso de que las sucursales controlen
activos y pasivos, también es indispensable controlar dichos renglones.

pág. 8
Es común que la sucursal maneje un surtido de mercancías que le permita efectuar
las entregas a sus clientes, por estar más cerca de ellos que las bodegas de la matriz.
Para el abasto de mercancías, la sucursal puede obtenerlas directamente de la casa
matriz o, en su defecto, adquirirlas con los proveedores establecidos en su localidad.
Si la adquisición se realiza por medio de estos proveedores puede requerírsele a su
gerente o responsable que en primer lugar recabe la aprobación de la gerencia de
compras, o que coloque el pedid a través de la gerencia de compras de la matriz.

Control

Sobre el control, los autores Holmes, Maynard, Edward y Meier opinan:

La organización y operaciones de sucursales no es uniforme en todas las empresas,

variando desde la sucursal mercantil o manufacturera casi independiente, en la cual
se llevan los asuntos contables de la sucursal hasta la sencilla agencia de ventas, en
la cual casi no se llevan labores contables. Cada sucursal es directamente
responsable ante la oficina central del distrito y ésta, a su vez, responde ante la
oficina matriz. El método de organización y operación de la sucursal adoptado por
una empresa depende de las necesidades de la organización. Algunas empresas
sostienen agencias o sucursales de ventas que simplemente manejan muestras, y
los embarques a los clientes se hacen

pág. 9
desde la oficina matriz. Otras empresas mantienen sucursales
con inventarios parciales; los embarques parciales se hacen
desde las sucursales y los embarques restantes se envían desde
la oficina matriz. Otras compañías permiten que las sucursales
únicamente efectúen ventas al contado; otras aceptan ventas a
crédito en las sucursales, pero se factura al cliente desde la
oficina matriz.

Por su lado Raúl Nilo Álvarez expresa:

El grado de autonomía garantizado a una sucursal lo determina la oficina principal.

La mayor parte de las sucursales mantienen sus propios registros de ventas, cuentas
por cobrar y recibos de clientes. Los cheques recibidos de clientes de la sucursal,
por lo general se depositan en un banco local. Algunas sucursales tienen autoridad
para pagar muchos de sus gastos, mientras que a otras sólo se les permite hacer
pequeños desembolsos, lo que equivale por lo regular a una caja chica.
Al hablar de las diferencias que existen entre las agencias y las sucursales, se dijo
que la sucursal depende, en su fase administrativa y económica, de la casa central;
sin embargo, esta subordinación se presenta en diversos grados, según sus
necesidades, el lugar o zona en que se encuentre, el volumen de mercancía que
deba haber en existencias, para atender a la demanda; el monto de sus gastos fijos,
etc.

Para comprender mejor lo estudiado en relación con las

agencias y las sucursales, en seguida mostramos las
características distintivas y las diferencias de cada una de
ellas, en la tabla propuesta por Raúl Niño Álvarez:

pág. 10
 Diferencias estructurales entre agencias y sucursales

Agencias Sucursal
es
1. Poseen muestrarios físicos o 1. Tienen su propia existencia de
catálogos de los artículos que mercancías formadas por remesas
ofrecen al público. de la casa matriz o, en algunos
2. Únicamente se consiguen casos, por compras directas.
pedidos y los envían a la casa 2. Los artículos vendidos los
matriz, la cual los despacha a entregan directamente a los
los clientes. clientes.
3. En algunas ocasiones se 3. No tienen compromisos de lograr
comprometen con la casa metas de venta por determinada
principal a levantar pedidos por cantidad.
determinada cantidad con el 4. Generalmente se les autoriza a
objeto de mantener la exclusiva conceder créditos y a efectuar las
del producto. El monto de lo cobranzas respectivas.
vendido puede variar según la 5. No tienen independencia
época. administrativa ni económica, se
4. No efectúan las cobranzas por sujetan a las disposiciones que
ventas a crédito, pues éstas las emanan de la casa matriz.
hace directamente la casa 6. La contabilidad respeta el
principal. sistema de la casa principal, de
5. Tienen independencia manera que los informes que
administrativa y económica. rinden se pueden
6. No es necesario que lleven la
contabilidad igual al sistema
implantado
por la casa matriz, pues se limitan
a

pág. 11
 rendir informes a la principal sobre incorporar a las cuentas que lleva la
el desarrollo de sus ventas; por casa matriz.
tanto, tienen cierta libertad para 7. No tienen personalidad jurídica.
llevar sus propios registros. 8. La responsabilidad fiscal
7. Tienen personalidad jurídica. recae directamente en la
8. Son responsables de sus casa matriz.
obligaciones fiscales. 9. De la entrada de dinero
9. Generalmente reciben un “fondo (ventas al contado,
de trabajo” para gastos menores cobranzas, etc.) cubren sus
de la casa matriz. propios gastos.
10. Generalmente trabajan con 10. El responsable de la sucursal
base en comisiones sobre el cobra un salario, no
monto de las comisiones.
ventas efectuadas.

Aspecto contable

La contabilidad de las transacciones de venta realizadas por las sucursales, no

conllevan al desarrollo de nuevos postulados contables, ya que este tipo de
operaciones tan solo aplican los postulados contables a los problemas específicos
relativos al control de transacciones efectuada por intermediación de la sucursal y a
la información respectivas la casa matriz de dichas operaciones y los resultados
obtenidos. En virtud de no existir homogeneidad en la aplicación de los
procedimientos de registro de las sucursales, los contadores deben mostrar especial
cuidado en adaptar los sistemas de éstas, para que sean coherentes con las
exigencias de la matriz y las características operativas particulares de la sucursal.

El objetivo principal de la adaptación del sistema contable de una sucursal es poder

determinar su utilidad o pérdida. Por lo tanto, las políticas contables, sistemas,
catálogo de cuentas, etc. Asiduamente consisten en un conjunto complejo de
contabilidad. Conviene resaltar que en la contabilidad de la sucursal no aparece un
renglón de capital, sino una cuenta denominada Casa matriz, cuenta corriente, que
pág. 12
muestre el importe de las inversiones efectuadas por la matriz en la sucursal.

En la contabilidad de la matriz se debe abrir la cuenta Sucursal, cuenta corriente.

En la contabilidad de la sucursal se debe abrir la cuenta casa matriz, cuenta corriente

bajo las siguientes características:

Sucursal cuenta
corriente
Se carga Se abona
Al inicio del ejercicio Durante el ejercicio
1. Del importe de su saldo deudor, que 1. Del importe del valor nominal
representa la inversión neta de la de las remesas de efectivo que
matriz de la sucursal. la sucursal efectúe a la casa
Durante el ejercicio: matriz.
1. Del importe del valor nominal del 2. Del importe de las mercancías,
efectivo que la matriz envíe la muebles, etc., que la sucursal
sucursal. devuelva o remita a la matriz.
3. Del importe de los pagos
realizados por la sucursal por
orden y cuenta de la matriz.

pág. 13
 2. Del importe del precio en las Al finalizar el ejercicio
mercancías muebles, etc., que la 1. Del importe de la pérdida neta del
matriz envíe a la sucursal. ejercicio obtenida por la sucursal.
3. Del importe de los pagos
realizados por la matriz, por cuenta
de la sucursal.
Al finalizar el ejercicio
1. Del importe de la utilidad neta del
ejercicio obtenida por la sucursal.

Saldo: El saldo es deudor y representa el importe de la inversión que la matriz efectuó en la

sucursal, sumando (disminuido) de la utilidad (pérdida) neta del ejercicio, obtenida por la sucursal.
Presentación: en virtud de que en esta cuenta se registra la inversión de la matriz en la sucursal,
la cual incluye efectivo, mercancías, muebles, equipo, etc., la presentaremos en el balance general
dentro del grupo de los activos.

Contabilidad de la matriz: Sucursal, cuenta corriente.

Casa matriz, cuenta

corriente
Se carga Se abona
Al iniciar el ejercicio Al iniciar el ejercicio
1. Del importe del valor nominal 4. Del importe de su saldo acreedor;
de las remesas de efectivo que que representa la inversión neta
la sucursal envíe a la casa de la matriz en la sucursal.
matriz. Durante el ejercicio
2. Del importe de las 1. Del importe del valor nominal del
mercancías, muebles, efectivo que la matriz envié a la
etc., que la sucursal sucursal.
devuelva o remita de la 2. Del importe del precio de las
matriz. mercancías, que la matriz envié
3. Del importe de pagos a la sucursal.
realizados a terceros por 3. Del importe de pagos realizados
 cuenta y orden de la matriz. a terceros por cuenta de la
Al finalizar el ejercicio matriz.
1. Del importe de la pérdida neta Al finalizar el ejercicio
del ejercicio, obtenida por la 1. Del importe de la utilidad neta
sucursal. del
ejercicio obtenida por la sucursal.

Saldo: Su saldo es acreedor y representa el importe de la inversión que la matriz

efectuó en la sucursal, sumado (disminuido) de la utilidad (pérdida) neta del
ejercicio, obtenida por la sucursal.

Presentación: en virtud de que en esta cuenta se registra la inversión de la matriz

en la sucursal, la cual incluye efectivo, mercancías, muebles, equipos, etcétera,
es decir, la inversión neta de la sucursal, se presenta en el estado de situación
financiera en la sección que le correspondería al capital contable.

pág. 15
En este tipo de transacciones se pueden presentar varios casos; por
ejemplo, cuando la matriz envía mercancías a la sucursal, señalándole el
precio de costo de las misma, y por lo tanto, es posible que la sucursal
determine la utilidad o perdida obtenida; o bien, cuando la mercancía es
remitida por la matriz a la sucursal, sin especificar el precio de costo de la
misma, o este es un precio arbitrario distinto del de costo, en cuyo caso
será necesario emplear cuentas de orden.

Características de un Estado de Situación Financiera

combinado.

Cuando una compañía tiene en operación una sucursal puede prepararse un estado
de situación financiera combinado. Supongamos que la compañía Imach, S.A. abre
una sucursal y que traspasa a esta C$ 10,000.00 en efectivo y C$ 20,000.00 en
mercancías; puede prepararse los siguientes borradores para el estado de situación
financiera combinado en el momento de establecerse la sucursal y el estado de
situación financiera combinado que aparece a continuación
pág. 17