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IDENTIFICACION DE LA NECESIDAD DE SISTEMAS DE INFORMACION

MICHAEL DAVID CAPACHO ANGEL

JUAN DAVID MACHADO

VICTOR CAMILO VIVAS

JORMAN STEVAN HENAO BASTOS

EDWYN ANDRES BOLAÑOS

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FICHA 2374888

ANALISIS Y DESAROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACION

DOCENTE: CLAUDIA BELTRAN RODRIGUEZ

22 de sept. de 21
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TABLA CONTENIDO

Introducción …………………………………. pág. 3

Objetivos generales y específicos……………. pág. 3

Ámbito empresarial…………………………… pag.4

Diseño de instrumento…………………………pág. 4

Visión y misión ………………………………pág. 5

Objetivos de la entrevista y link entrevista……pág. 6

Identificación de la necesidad o problema ……pag.7

Solución desde el punto de vista de sistemas de información pag.7

Validación de la idea solución…………………pág. 8

Cuestionario …………………………………...pág. 9

Balance general encuesta………………………pág. 10

Opiniones empleadas …………………………pág. 16

Conclusiones……………………………………pág. 18
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INTRODUCCION

Los sistemas tecnológicos han tomado un papel importante al pasar del tiempo siendo un

elemento fundamental para toda empresa, tanto que en la actualidad de la mayoría de las

organizaciones han tomado conciencia de lo importante que es el manejo de la información

sistematizada como una herramienta de crecimiento.

Con ayuda de estos sistemas de información las compañías “medianas y grandes empresas”

obtienen ventajas de crecimiento y capacidad organizacional, para llegar a este cometido es

importante implementar un sistema eficaz la cual ofrezca un servicio óptimo y veras al

acceder a los datos que son relevantes de manera frecuente y oportuna.

OBJETIVOS

OBJETIVOS GENERALES:

para este objetivo se llevará a cabo la recolección de información con los métodos, técnicas e

instrumentos para la recolección de datos donde podremos identificar las necesidades para

implantación de un sistema de información para facilitar el registro de sus inventarios y

procesos.

OBJETIVOS ESPECIFICOS:

 Identificar la empresa y sus necesidades

 validar el planteamiento técnico para la investigación

 estructurar las preguntas para la recolección de datos

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 aplicar las técnicas de recolección de datos donde se realizará varias entrevistas al

personal, para validar las necesidades del sistema de inventarios que maneja actual

mente la empresa.

AMBITO EMPRESARIAL

La propuesta para el proyecto se basará en la creación de un sistema software en la cual tendrá

como objetivo llevar el control de inventarios y procesos de compañías “medianas y grandes

superficies” en este caso tomaremos la multinacional HLF COLOMBIA “HERBALIFE”

para garantizar un mejor desarrollo de su inventario y procesos dando un sistema eficaz con

datos exactos y al detalle con la información organizada

El Software contará con un sistema integral y flexible que se adaptará a las expectativas del

usuario dando mayor desempeño.

DISEÑO DE INSTRUMENTO

La compañía HLF COLOMBIA está dedicada al sector alimenticio cuya función es la venta

de alimentos nutricionales y productos externos para el cuidado del a piel, con una

trayectoria de 40 años trabajando para cambiar la vida de las personas invitándolas a

mejorar su estilo de vida a través de hábitos saludables con una nutrición balanceada y

actividad física, siendo la marca número uno en suplementos alimenticios” (Limited,

2020)” esta empresa ve la necesidad de implementar un sistema para incrementar su

productividad y eficiencia para hacerla más sólida y lograr los objetivos de corto y largo plazo
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VISION

Contribuir a la mejora de la calidad de vida de las personas, poniendo a su alcance una

mejor nutrición de manera sencilla, con ingredientes naturales y de la más alta calidad.

Nuestra vision es cambiar el modo de vida de las personas, para así tener una sociedad más

saludable.

Mediante los productos de Herbalife, se busca mejorar el significativamente la calidad de

vida de las personas, todo esto mediante los mejores productos de nutrición los cuales

están hechos con ingredientes completamente naturales y siempre manteniendo la calidad

en cada uno de ellos.” (Mark hughes, 1980)

MISION

“Promover un estilo de vida saludable, plantear un mensaje de cambio en la comunidad

referente a los hábitos alimenticios y la buena nutrición. Nuestra misión son personas más

saludables para que la sociedad en general se sienta bien consigo misma y logre tener su peso

ideal sin perjudicar su bienestar”.

La empresa hace todo lo posible por brindarle un estilo de vida a sus clientes que sea

saludable. Todo el arduo trabajo lo hacen con el objetivo de realizar un cambio alimenticio en

la comunidad.” (Mark hughes, 1980)

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ENTREVISTA

OBJETIVO: realizar un diagnóstico mediante la recolección de datos para adquirir

información del estado actual del sistema de inventarios y de procesos de la empresa.

Con esta técnica me permite analizar los procesos en la cuales debemos enfocarnos para

mejorar los procedimientos para que sean más eficaces y certeros.

Se realizará una sesión donde entrevistaremos 3 empleados de la empresa donde le

realizaremos las siguientes preguntas.

Lista de preguntas a realizar:

1. ¿considera que es importante implementar un sistema de información con la cual se

pretende automatizar los procesos para mejorar el rendimiento de la compañía? ¿por

qué?

2. ¿Qué impacto desea que tenga el sistema de información “software” en su empresa al

momento de ser integrado en sus actividades logísticas?

3. ¿Considera que la sistematización del inventario, procesos y demás actividades

reduciría sus consultas sobre movimientos de entradas y salidas de los productos?

4. ¿Cómo ve la empresa a corto y largo plazo en temas de almacenamiento, inventarios y

procesos si se implementa el sistema de información?

5. ¿Cree usted que la inversión en sistemas tecnológicos ayudara para el crecimiento de

la empresa en las áreas logísticas?

Links de entrevistas:
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IDENTIFICACION DE LA NESECIDAD O PROBLEMA

Se identifica que la compañía HLF COLOMBIA cuenta con un gestor de base de datos

”Oracle” donde tiene participación en más de 95 países de esta multinacional , donde nuestra

idea de proyecto es fortalecer con un sistema automatizado los distintos procedimientos que

tienen actual mente la compañía en temas de logística. Uno de ellos son los inventarios

cíclicos y generales ya que se realizan manualmente lo que dificulta el cruce de información

con llevando que estos procedimientos tomen más tiempo de lo normal para obtener el

resultado final. Por otro lado, se identifica que al no tener una herramienta de fácil acceso no

es posible consultar detalles de algún SKU donde podrían obtener información clave para un

correcto proceso en los métodos de almacenamiento para alimentos PEPS “primeros en

entrar primeros en salir”.

SOLUCION DESDE EL PUNTO DE VISTA DE SISTEMAS DE INFORMACION

En la actualidad muchas compañías han tomado la decisión de automatizar y sistematizar sus

procesos para tener un mayor rendimiento y eficiencia. Este proyecto estará enfocado

especialmente al control y seguimiento de todos los movimientos de inventario de las

compañías pequeñas o grandes superficies como entradas, salidas y rotación de los productos.

Cabe destacar que las razones que determina la importancia de adquirir tecnología o sistemas

de información es en dar respuestas inmediatas y al detalle a clientes externo e internos, el

proyecto de desarrollo sistemático que se desea integrar a la compañía HLF COLOMBIA es

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ofrecer rendimiento en las actividades de cada procedimiento, también nos permitirá obtener

información al detalle en poco tiempo donde este sistema nos ayudara en el control del

inventario del almacén la cual les permitirá tener correcto almacenamiento, cumpliendo con

los estándares de fechas de vencimiento, rotación de producto y alistamiento de pedidos

teniendo un correcto manejo de procesos alimenticios .

Ventajas:

 Informe detallado de cada producto

 Control de entradas y salidas

 Inventarios cíclicos y generales más eficientes

 Auto consultas por usuarios

 Capacidad de almacenamiento y respaldo

VALIDACION DE LA IDEA SOLUCION

Con nuestro proyecto la compañía HLF COLOMBIA mejoraría sus procesos e inventarios

dando una solución integral y responsable, necesitaremos información detallada de cada

procedimiento para adaptar nuestro sistema, dando una herramienta para mejorar los tiempos

de respuesta llevando un control adecuado y teniendo una información al detalle, fácil acceso,

y mejoramiento en los procesos de almacenaje, rotación de productos y alistamiento.

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CUESTIONARIO

con esta técnica se pretende conocer el grado de relevancia a la utilización de sistemas de

información para ofrecer un mejor rendimiento.

SISTEMATIZACION DE INVENTARIO Y PROCESOS

CON ESTA ENCUESTA QUEREMOS MEDIR LA SATISFACION DE LOS USUAIRIOS

NOMBRE: CARGO:

PREGUNTAS SI NO

Tiene conocimientos sobre sistemas de inventarios.    

 Considera que es importante implementar un Sistema que automatice los
procesos para llevar mejor el inventario.    
 Considera que la sistematización del inventario reduciría el tiempo que se
necesita para generar consultas.    

 La compañía cuenta con un sistema de inventarios informático.    

  Su actual inventario es llevado de forma manual lo cual hace que los
registros sean más extensos en comparar.    
Cree que este software le podría dar información más en detalle para tomas de
decisiones.    
 Si evidencia los beneficios esperados ¿implementaría este sistema en los
demás puntos?    
 considera que los sistemas de inventarios son importantes para aumentar la
capacidad de almacenamiento    
 ¿Cuál sería su opinión en adatar un sistema de información que le
ayudaría en sus tareas diarias?    

Respuesta:
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El anterior cuestionario fue aplicado a 11 personas que fueron identificados como los

principales encargados de los procedimientos de inventario, almacenamiento y alistamiento de

uno de los puntos de HLF COLOMBIA que se encuentra ubicado en la ciudad de Bogotá

localidad de puente Aranda siendo uno de los puntos que más ventas tiene a nivel nacional.

A continuación, encontraremos un balance de las preguntas realizadas:

1.  Tiene conocimientos sobre sistemas de inventarios.

Nuestro sistema tendrá el objetivo de tener un excelente grado de usabilidad

permitiendo fácil acceso donde también se realizará inducciones para tener un buen

manejo del sistema para el desarrollo de cada actividad.

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2. Considera que es importante implementar un Sistema para llevar mejor el

inventario.

Con esta pregunta identificamos que a pesar que la compañía cuenta con un sistema de

inventarios los empleados consideran importante la implementación de un sistema más

eficaz de fácil acceso para obtener información al detalle que les ayudaría en sus

labores.

3.  Considera que la sistematización del inventario reduciría el tiempo que se

necesita para generar consultas.

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Este porcentaje 100% indica que sistematizar los procesos e inventarios ayudaría a tener un

control más estricto en los movimientos de los productos donde podemos obtener información

de primera mano sobre los productos y poder dar un balance positivo.

4. La compañía cuenta con un Sistema de inventarios informático.

Siendo oracle “el gestor de bases de datos” de la compañía con la cual administran gran

parte del sistema generando control de todos los procesos. Se evidencia que no todos tienen

acceso a esta información ya que necesitan autorización para realizar búsquedas o detalles de

alguna actividad. Con nuestro desarrollo y en conjunto con el sistema de la compañía se

podría implementar un sistema la cual permitiría acceder a información destacada para dar

solución a actividades específicas.

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5. Su actual inventario es llevado de forma manual lo cual hace que los registros

sean más extensos en comparar.

Este indicador nos refleja que los inventarios son extensos con llevando más tiempo

de lo necesario, nuestro sistema ayudaría a sistematizar la información generando un

consolidado para realizar el cruce de información mejorando los inventarios cíclicos y

generales con un desarrollo más rápido.

6. Cree que este software le podría dar información más en detalle para tomas de

decisiones.
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Podemos considerar que el 81,8% de los encuestados siente la necesidad de mejorar el

sistema tecnológico de la compañía para tener datos exactos y claros, con esto con

llevaría a tomar mejores decisiones al momento de realizar movimientos de inventario.

7. Si evidencia los beneficios esperados ¿implementaría este sistema en los demás

puntos?

Nuestro sistema ayudaría a complementar las herramientas necesarias dando un

mejor desarrollo permitiendo fortalecer y dando un crecimiento a nivel sistemático a la

compañía.
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8. considera que los sistemas de inventarios son importantes para aumentar la

capacidad de almacenamiento

Los sistemas de inventarios son importantes ya que de estos obtenemos información más al

detalle y de calidad a la mano arrojando datos, estadísticas y demás para tener información a

la hora de tomar decisiones que comprometan la compañía

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OPINIONES DE LOS EMPLEADOS

 Que fuera un sistema que nos ayudara a verificar y mostrar cantidades exactas

con sku para tener una mayor certeza al momento de despachar pedidos

 falencias a la hora de generar los inventarios confirmar el ingreso de mercancía

así mismo lotes y fechas de vencimiento haberse un proceso más digital y no

manual

 considero que la sistematización de un inventario ayudaría tener un control más

exacto

 Inventario, en línea esto nos permitirá tener un dato exacto de que se tiene en

físico, de esta manera por cada transacción que se genere se descargue

automáticamente del inventario.

 Con un sistema de inventario sistematizado es más fácil, más rápido y ayudaría a

que la programación de las mercancías sean realmente las que se necesita para

abastecer la bodega según su rotación en venta.

 Sería una herramienta muy buena debido a que se tendría la información más

detallada y concisa.

 Sería un sistema práctico ya que en muchas ocasiones se puede llegar a dificultar

el llevar inventarios o las tareas que se devengan día a día en la empresa y es

tiempo que se pierde tanto para la empresa como para los trabajadores.

 Reducir la base de datos al momento de bajar reportes, que hallan opciones de

ciudades y no solamente nacional.

 Un aplicativo que regule los faltantes, pedidos, inventarios y troques de

productos.
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 Si sería muy bueno ya que pues nos ayudaría a tener procesos más rápidos y

eficaces

 Optimización del tiempos y mejor control de inventario

LINK CUESTIONARIO

https://docs.google.com/forms/d/

1yMBdbBmslLmg37DnP6GmChOa2QpvC_0kLrUH63s_RLY/edit#settings

CONCLUCIONES

La integración de desarrollos tecnológicos hace que las compañías medianas y grandes

superficies tengan más competitividad en temas administrativos y operativos para apoyarse en

toma de decisiones que son vital en el funcionamiento.

Razón por la cual es nuestra obligación adquirir destrezas que nos ayuden en enfocarnos en la

construcción, en la programación y administración de un sistema de información con

responsabilidad social, dando soluciones integrales con un sistema eficaz.

Bibliografía

Limited, E. I. (2020). herbalife. los angeles: Consumer Health Edition 2020.

Mark hughes. (1980). vision. los angeles california: herbalife.

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