Instructivo Segundo Proceso

SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO
SUBSECRETARÍA DE ACCESO Y PERMANENCIA

DIRECCIÓN DE COBERTURA
PROCESO DE VERIFICACIÓN, VALIDACIÓN, DEPURACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE LA

INFORMACIÓN REPORTADA EN EL SISTEMA INTEGRADO DE MATRÍCULA (SIMAT) POR
LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS DISTRITALES (IED)
AÑO 2022
Av. Eldorado No. 66 – 63

PBX: 324 10 00 Fax: 315 34 48
Código postal: 111321
www.educacionbogota.edu.co
Información: Línea 195
TABLA DE CONTENIDO
1. INTRODUCCIÓN ................................................................................................................. 3
2. OBJETIVOS ......................................................................................................................... 4
OBJETIVO GENERAL ............................................................................................................... 4
OBJETIVOS ESPEC ÍFICOS ...................................................................................................... 4
3. CRONOGRAMA DEL PROCESO DE VERIFICACIÓN, VALIDACIÓN, DEPURACIÓN Y
ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN REPORTADA EN EL SISTEMA INTEGRADO DE
MATRÍCU LA POR LAS INSTITUC IONES EDUCATIVAS DISTRITALES .................................. 5
4. ETAPAS PARA LA EJECUCION DEL PROCESO DE VERIFICACIÓN, VALIDACIÓN,
DEPURACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN REPORTADA EN EL SISTEMA
INTEG RADO DE MATRÍCULA POR LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS DISTRITALES ....... 6
5. PROCEDIMIENTO PARA LA EJECUCION DEL PROCESO DE VERIFICACIÓN,
VALIDACIÓN, DEPURACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN REPORTADA EN EL
SISTEMA INTEGRADO DE MATRÍCULA POR LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS
DISTRITALES.......................................................................................................................... 7
5.1. ETAPA DE PLANEACIÓN .............................................................................................. 7
5.1.1. Organización y socialización del proceso ............................................................ 7
5.1.1.1. Organización del proceso por parte de las DLE. .............................................. 7
5.1.1.2. Organización del proceso por parte de las IED (RECTOR). ............................. 8
5.1.1.3. Socialización del proceso por par te de la Dirección de Cobertura ................. 8
5.1.1.4. Plan de trabajo ................................................................................................... 8
5.2 ETAPA DE EJECUCIÓN .................................................................................................. 9
5.2.1. Desarrollo y ejecución del proceso de verificación, validación, depuración y
actualización de la información repor tada en el SIMAT por las IED. ........................... 9
5.2.2 Gestión y solución de novedades .........................................................................12
5.3. ETAPA DE CIERRE.......................................................................................................12
5.3.1. Consolidación y remisión de insumos .................................................................12
5.3.2. Elaboración del infor me con los resultados del proceso ...................................13
5.5.3. Análisis y socialización de resultados .................................................................13
5.5.3. Retroalimentación de novedades .......................................................................13
6. VERIFICAC IÓN DE CUMPLIMIENTO DEL PROC ESO ........................................................14
7. REC OMENDAC IONES DEL PROCESO ................................................................................16
8. DOCUMENTAC IÓN DE REFERENC IA .................................................................................17

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1. INTRODUCCIÓN
El reporte de información en el Sistema Integrado de Matrícula (SIMAT) y en el Directorio Único de

Establecimientos (DUE) son insumos claves para la planeación y toma de decisiones en todos los
niveles de la administración del Sistema Educativo Nacional y Distrital. Del mismo modo, es la fuente
para la asignación de recursos del Sistema General de Participaciones (SGP) de acuerdo con lo
señalado en el artículo 32 de la Ley 715 de 2001 y el Decreto Nacional 1075 de 2015, estableciendo
que las entidades territoriales certificadas son las responsables de suministrar al Ministerio de
Educación Nacional (MEN), la información sobre la población atendida en el sector educativo y de
garantizar que el reporte de información, sea veraz y cumpla con los principios de calidad y
oportunidad.
En virtud de lo anterior, la Dirección de Cobertura de la Secretaría de Educación del Distrito (SED),

dentro de sus responsabilidades, ha venido adelantado y consolidando acciones concretas de
conformidad con lo estipulado en la normatividad como el proceso de verificación, validación,
depuración y actualización de la información reportada en el SIMAT por las Instituciones Educativas
Distritales (IED), con el fin de favorecer la veracidad y calidad de la información reportada y, en
consecuencia, dicha información, sirva como fuente de información confiable para los reportes
oficiales al Ministerio de Educación Nacional (MEN), la asignación de recursos físicos, financieros y
los procesos asociados a los ajustes de la oferta de cupos, traslados y continuidad de los estudiantes
antiguos en el Sistema Educativo Distrital.
En tal sentido, el presente instructivo describe y señala cómo deben ejecutarse las actividades de
verificación, validación, depuración y actualización de la información reportada en el SIMAT por las
IED, así como el seguimiento que deben realizar los diferentes actores vinculados en el proceso de
conformidad con lo establecido en la Resolución Distrital 1913 de 2021 “Por la cual se establece el
proceso de gestión de la cobertura 2021-2022 en el Sistema Educativo Oficial de Bogotá D.C.”.

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2. OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL
Realizar la verificación, validación, depuración y actualización de la información reportada en el

SIMAT por las IED garantizando la oportunidad, veracidad y calidad de la información registrada.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
• Realizar la identificación y verificación de las novedades en la matrícula de la IED, y posterior

actualización en el SIMAT.
• Propiciar buenas prácticas en las IED que conlleven al mejoramiento de la calidad de la

información registrada en el SIMAT.
• Dar cumplimiento a la normatividad vigente establecida para el proceso de verificación y

seguimiento.

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3. CRONOGRAMA DEL PROCESO DE VERIFICACIÓN, VALIDACIÓN, DEPURACIÓN Y
ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN REPORTADA EN EL SISTEMA INTEGRADO DE
MATRÍCULA POR LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS DISTRITALES
Dando cumplimiento por parte de la Dirección de Cobertura, Direcciones Locales de Educación (DLE)
e IED a lo establecido en la Resolución Distrital No.1913 de 2021 (Artículo 11), a continuación, se
presenta el cronograma para la realización y ejecución del proceso:
ACTIVIDAD PLAZO RESPONSABLE

1. Socialización del proceso a las Direcciones Locales de
Educación - DLE e Instituciones Educativas Distritales a través Del 15 al 23 de agosto de 2022 Dirección de Cobertura
de la plataforma Teams.
2. Notificación por correo electrónico a las DLE e IED sobre el
desarrollo del proceso de verificación, validación, depuración y 24, 25 y 26 de agosto de 2022 Dirección de Cobertura
actualización de la matrícula en el SIMAT.
3. Remisión de instructivo y anexos a las DLE e IED. 24, 25 y 26 de agosto de 2022 Dirección de Cobertura
4. Ejecución del proceso de verificación, validación, depuración
y seguimiento por parte de la IED la Instituciones Educativo:
• Impresión de insumos del proceso (acta y anexos).
Del 29 de agosto al 09 de Institución Educativa
• Verificación presencial de estudiantes matriculados.
septiembre de 2022 Distrital
• Verificación del archivo documental de los
estudiantes.
• Consolidación de resultados del proceso (acta).
Del 12 al 16 de septiembre de Institución Educativa
5. Registrar las novedades del proceso en el SIMAT**
2022 Distrital
6. Remisión de insumos del proceso (anexos) a la DLE y Institución Educativa
Hasta el 19 de septiembre de 2022
Dirección de Cobertura. Distrital
7. Consolidación general y entrega de resultados por parte de Del 20 al 30 de septiembre de Direcciones Locales de
la DLE. 2022 Educación
Dirección Local de
8.Acompañamiento al proceso de verificación y seguimiento a
Durante todo el proceso Educación y Dirección de
las novedades realizadas en el SIMAT por parte de las IED.
Cobertura
9. Análisis de los resultados del proceso Del 03 al 07 de octubre de 2022 Dirección de Cobertura
10. Socialización de los resultados del proceso con las
Direcciones Locales de Educación e Instituciones Educativas a Del 10 al 14 de octubre de 2022 Dirección de Cobertura
través de la plataforma Teams.
11. Remisión de novedades pendientes de ajuste en SIMAT a
Del 17 al 19 de octubre de 2022 Dirección de Cobertura
las DLE e IED.
12. Revisión de novedades pendientes de ajuste en SIMAT por
Del 24 al 28 de octubre de 2022 Dirección de Cobertura
parte de las DLE e IED.
** El registro (completo) de novedades del proceso en SIMAT, es perentorio e inaplazable para todas las IED,
dada la importancia que tiene en el corte estadístico de la información, entre otros factores asociados a este
registro.

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4. ETAPAS PARA LA EJECUCION DEL PROCESO DE VERIFICACIÓN, VALIDACIÓN ,
DEPURACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN REPORTADA EN EL SISTEMA
INTEGRADO DE MATRÍCULA POR LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS DISTRITALES
La Dirección de Cobertura de la Secretaría de Educación del Distrito, con el apoyo de las DLE, han
venido acompañando a las IED en la ejecución de los procesos de verificación, validación, depuración
y actualización de la información reportada en el SIMAT, con el objetivo de garantizar la oportunidad,
veracidad y calidad de la información registrada.
En consecuencia y con el fin de dar alcance a lo anterior, se propone abordar el proceso desde tres
(3) etapas “Planeación, Ejecución y Cierre”, las cuales se describirán a continuación y contarán con
el respectivo seguimiento y acompañamiento permanente por parte de la Dirección de Cobertura y
las DLE de conformidad con lo establecido en la Resolución Distrital 1913 de 2021.
• Organización y socialización del

proceso.
• Plan de trabajo.
• Alistamiento de la información
• Desarrollo y ejecución del

proceso.
• Gestión y solución de
novedades.
• Consolidación y remisión de
insumos.
• Elaboración del informe de
resultados.
• Análisis y socialización de
resultados.
• Retroalimentación de novedades
Fuente: Elaboración propia

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5. PROCEDIMIENTO PARA LA EJECUCION DEL PROCESO DE VERIFICACIÓN,
VALIDACIÓN, DEPURACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN REPORTADA EN EL
SISTEMA INTEGRADO DE MATRÍCULA POR LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS
DISTRITALES
5.1. ETAPA DE PLANEACIÓN
En esta etapa, la Dirección de Cobertura, entregará a las veinte (20) DLE mediante correo electrónico
institucional, los insumos necesarios para el desarrollo y ejecución del proceso de verificación,
validación, depuración y actualización de la información de matrícula en el SIMAT reportada por las
IED. Se hace entrega del documento: “Instructivo y anexos del proceso”.
A continuación, se describen los insumos a entregar por parte de la Dirección de Cobertura a las IED
y DLE:
a) Instructivo del proceso: documento que describe de manera detallada el proceso a

desarrollarse.
b) Memorando interno del proceso: comunicación oficial con la cual se da inicio
formalmente al proceso.
c) Anexos del proceso: formatos de validación y registro del proceso de verificación y
validación de la información reportada en el SIMAT por las IED.
d) Micrositio del proceso: sitio web que contiene la totalidad de información del proceso
https://matricula.educacionbogota.edu.co/por tal_matriculas/gestion-para-la-
cobertura-educativa/proceso-verificacion-matricula
Se recuerda que cada DLE, tiene la corresponsabilidad de comunicar y socializar a las IED de su
localidad, el proceso de verificación, validación, depuración y actualización de la información
reportada en el SIMAT por las IED, definido por la Dirección de Cobertura.
Por otro lado, esta etapa presenta adicionalmente las pautas para la organización de la información
por parte de las DLE e IED y la socialización del proceso por parte de la Dirección de Cobertura.
5.1.1. Organización y socialización del proceso
5.1.1.1. Organización del proceso por parte de las DLE.
• Entregar a cada una de las IED de la localidad, los insumos definidos del proceso para su
correcto desarrollo.
• Organizar a todos los estudiantes en el grupo correspondiente en el SIMAT, con el fin de ser
reportados en las listas generadas a través de este, para su posterior verificación. Lo anterior
permitirá determinar si el estudiante se encuentra siendo atendido, además si existe algún
tipo de novedad para tener en cuenta en el proceso de ajuste y actualización en el sistema
como cambio de sede, grado, grupo, jornada, nombres, apellidos, identificación entre otros .

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5.1.1.2. Organización del proceso por parte de las IED (RECTOR).
• Se sugiere que el rector como primera y máxima autoridad de la IED, delegue o designe a
un funcionario responsable, que garantice un desarrollo exitoso del proceso con el fin de
contar con información oportuna, veraz y de calidad en el sistema. Así mismo, el delegado
velará por la garantía de la información final consignada en los instrumentos los cuales
deberán ser concordantes con la realidad atendida por la IED y registrada en el SIMAT.
• Para los estudiantes que, a la fecha aún se encuentren en el SIMAT con estado ASIGNADO,
PROMOCIONADO, SIN CONTINUIDAD y TRASLADADO, es necesario que la IED realice la
verificación correspondiente y registre en el SIMAT la formalización o retiro según sea el caso,
con el fin de contar con la información que permita establecer la ofer ta y disponibilidad de
cupos efectivos.
5.1.1.3. Socialización del proceso por parte de la Dirección de Cobertura
Para efectos de la socialización, la Dirección de Cobertura coordinará con la D LE y Profesionales de

Información de Sistemas (PSI) la convocatoria de las IED para la ejecución de las actividades del
proceso de verificación, validación, depuración y actualización de la información reportada en el
SIMAT por las IED, con el fin de sensibilizar y socializar los aspectos más relevantes del proceso. Los
contenidos de este evento se mencionan a continuación:
✓ Objetivo del proceso

✓ Confidencialidad de la información
✓ Cronograma del proceso
✓ Procedimiento del proceso
✓ Anexos del proceso
✓ Remisión de información
✓ Otros
5.1.1.4. Plan de trabajo
Las IED deberán tener presente las actividades, tiempos y actores responsables según lo establecido
en el cronograma de actividades del proceso de verificación, validación, depuración y actualizaciónde
la información reportada en el SIMAT por las IED, conforme a lo señalado en el presente instructivo.
Se solicita al interior de cada IED, tomar las respectivas acciones que permitan el correcto desarrollo
y finalización del proceso, en concordancia con:
5.1.1.5. Alistamiento de la Información
Cada IED debe preparar el material indicado en el presente instructivo y anexos del proceso, teniendo
en cuenta adicionalmente, las directrices y los elementos socializados previamente por la Dirección
de Cobertura. Así mismo, es necesario verificar y validar los documentos de formalización de matrícula
de cada estudiante (folio de matrícula y documento de identidad) los cuales serán parte integral del
proceso.

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En caso de que alguna IED, no cuente con la información documental de algún estudiante 1, se
recomienda que, al interior de cada una se establezcan los mecanismos necesarios para la
consecución de estos, teniendo en cuenta que cada vez que se ejecuta un proceso de auditoría por
parte del MEN, estos documentos deben presentarse como soporte de atención de los estudiante s
que tienen alguna novedad.
A continuación, se describen los anexos del proceso:
INSUMO NOMBRE DEL INSUMO DESCRIPCIÓN UBICACIÓN

Formato en el cual se incluyen las novedades por regla
FORMATO DE MATRÍCULA
ANEXO 1 de verificación para ajustar en el SIMAT y se verifica el Se remite a cada IED, vía mail
A VERIFICAR
tipo de atención prestada a los estudiantes por la IED.
Formato en el cual se deben incluir los estudiantes
FORMATO DE Se remite a cada IED, vía mail
ANEXO 2 nuevos identificados durante el proceso y que están
ESTUDIANTES NUEVOS Página web del proceso
siendo atendidos por la IED.
Formato en el cual se incluye los ajustes de Se remite a cada IED, vía
FORMATO DE NOVEDADES
ANEXO 3 actualización de novedades de estudiantes (Sede, mail.
DEL ESTUDIANTE
Jornada, Grado y Grupo). Página web del proceso
Se remite a cada IED, vía
ACTA ACTA DEL PROCESO Formato que recoge y consolida los resultados mail.
obtenidos del proceso. Página web del proceso
Nota: Información disponible en la Página web del proceso https://matricula.educacionbogota.edu.co/po rtal_matri culas /gestion -para -l a -
cobertura-educativa/proceso-verificacion -matricula
Es importante indicar que la Dirección de Cobertura entregará el formato de Relación de Matrícula a

Verificar (Anexo 1) previamente diligenciado (Localidad, PER-ID, IED, Sede, Jornada, Grado, Grupo,
Tipo de Documento, No. de Documento, Fecha de Nacimiento, Apellido 1, Apellido 2, Nombre 1,
Nombre 2 y estado SIMAT), con el fin de unificar criterios de consolidación, que permitan optimizar
los tiempos de análisis y validación de la información. Se recuerda que dicha información se remite a
los correos oficiales de cada IED reportados en el DUE.
5.2 ETAPA DE EJECUCIÓN
5.2.1. Desarrollo y ejecución del proceso de verificación, validación, depuración y

actualización de la información reportada en el SIMAT por las IED.
Una vez la Dirección de Cobertura remita a la IED el Anexo 1 “Relación de matrícula a verificar”, es
necesario realizar los filtros en el siguiente orden: SEDE, JORNADA, GRADO Y GRUPO para su
posterior verificación y validación. Por otro lado, si la IED así lo considera, puede organizar la
información alfabéticamente, escogiendo la opción ordenar de A a Z en la celda apellido 1.
Una vez realizado lo anterior, el funcionario delegado por la IED deberá realizar el siguiente
procedimiento:
1
Documento de identidad (Registro Civil o Tarjeta de Identidad o Cédula de Ciudadanía o Certificado de Cabildo o Cédula de
Extranjería o Pasaporte o P.E.P, dependiendo de la nacionalidad del estudiante que presente novedad.

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- Llamado a lista. Estando en el salón de clases, se realizará el llamado a lista, leyendo en voz alta
los datos completos de los estudiantes incluidos en el ANEXO 1. Durante este proceso, la persona
que está realizando el llamado deberá incluir el estado verif icado del estudiante PRESENTE,
AUSENTE, RETIRADO y NO VÁLIDO
A continuación, se define los estados del proceso:
ESTADO DEFINICIÓN EVIDENCIA DOCUMENTAL

Es aquel estudiante que se encuentra en -Documento de identidad válido (RC, TI, CC, Contraseña, Certificado
PRESENTE el aula de clases en el momento del de Cabildo, Cédula de extranjería, Pasaporte, PEP, Acta o registro de
llamado a lista nacimiento de extranjería), hoja de matrícula.
Es aquel estudiante que asiste -Documento de identidad válido (RC, TI, CC, Contraseña, Certificado
regularmente a clases y no se encontró de Cabildo, Cédula de extranjería, Pasaporte, PEP, Acta o registro de
AUSENTE
presente en el momento del llamado a nacimiento de extranjería), hoja de matrícula.
lista.
-Documento de identidad válido (RC, TI, CC, Contraseña, Certificado
de Cabildo, Cedula de extranjería, Pasaporte, PEP, Acta o registro de
RETIRADO Se configura retiro a partir de las causales nacimiento de extranjería).
establecidas en el artículo 39 de la -Soporte de retiro
Resolución Distrital 1913 de 2021.
Estudiantes que se encuentra en el listado -No aplica.
reporte del sistema SIMAT, pero no se
NO
encuentra siendo atendido por la IED ni
VÁLIDO
existe evidencia documental de su
atención.
Se reitera lo establecido en el artículo 39 de la Resolución Distrital 1913 de 2021, frente al

procedimiento de retiro de los estudiantes:
“Artículo 39. Terminación de la matrícula. El procedimiento de retiro se

realizará en las IED. El establecimiento educativo realizará la novedad de
retiro en el SIMAT y en el SIMPADE, diligenciando la información de las causas
del retiro y conservando los respectivos soportes documentales, cuando:
1. Exista una solicitud escrita al establecimiento educativo por parte de uno
de los padres o acudientes registrados en el SIMAT, o del estudiante si es
mayor de edad.
2. Se determine la existencia de retiro, previa realización del procedimiento
detallado en el artículo anterior.
3. Los informes del proceso de verificación, validación, depuración y
actualización de la información de matrícula que adelante la SED o el
establecimiento educativo, evidencien que el estudiante no está siendo
atendido, y a pesar de los esfuerzos de la IED ha sido imposible la
comunicación con la respectiva familia para la aplicación del procedimiento
detallado en el artículo anterior (Art. 38).
4. Cuando la cancelación de matrícula se haya producido como consecuencia
de la decisión del establecimiento educativo, previo el cumplimiento de las
garantías del debido proceso administrativo establecido en el Manual de
Convivencia respectivo. En este caso, la Dirección Local de Educación
procederá a asignar el cupo en otra IED de la localidad que cuente con cupos
disponibles.
5. Exista un requerimiento de retiro por parte de otra entidad territorial o
establecimiento educativo en el cual esté matriculado, situación que será

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verificada por la Dirección de Cobertura con la institución educativa distrital
de la cual se solicita el retiro.”
Como parte integral del proceso, se recuerda la importancia de verificar que los estudiantes cuenten
con la documentación de identificación como se observa en la tabla anterior columna “evidencia
documental”. En caso de presentarse estudiantes con estado retirado, es necesario que la IED cuente
adicionalmente con el documento de identidad y soporte de retiro, el cual certifique y formalice su
desvinculación de la Institución. La documentación de matrícula de los estudiantes es parte esencial
del proceso por lo que se solicita esté disponible por parte de la IED, en caso de realizarse algún
proceso de auditoria por parte del MEN.
Por otro lado, y en aras de realizar una correcta marcación de retiro en el SIMAT, a continuación, se
presentan los motivos a marcar de acuerdo con los siguientes estados.
ESTADO MOTIVO DE RETIRO EN SIMAT DEFINICIÓN ESTADO EVIDENCIA

QUESE DEBE MARCAR DOCUMENTAL
FALLECIMIENTO: aplica motivo Se configura retiro a partir de -Documento de
de retiro si existe la evidencia las causales establecidas en el identidad válido (RC, TI,
documental. artículo 39 de la Resolución CC, Contraseña,
RETIRADO Distrital 1913 de 2021. Certificado de Cabildo,
NO CONTINÚA EN EL Cédula de extranjería,
ESTABLECIMIENTO Pasaporte, PEP, Acta o
EDUCATIVO: aplica motivo de registro de nacimiento de
retiro si existe la evidencia extranjería), Hoja de
documental. matrícula.
-Carta de retiro firmada
por el padre de familia o
acudiente del estudiante.
-Acta de defunción en los
casos que aplique.
NO ATENDIDO EN LA VIGENCIA Estudiantes que se encuentran en el -No aplica.
ASIGNADO aplica para estudiantes con estado SIMAT con estado asignado.
asignado que NO formalizan
matrícula. Es necesario que la IED realice la
verificación correspondiente y registre
en SIMAT la formalización o retiro según
sea el caso, con el fin de contar con la
información que permita establecer la
oferta y disponibilidad de cupos
efectivos.
PROMOCIONADO, Según aplique o seguimiento Estudiantes que se encuentran en el -No aplica.
SIN CONTINUIDAD realizado por la IED. SIMAT con estado p romocionado.
y TRASLADADO
-FALLECIMIENTO: aplica motivo Es necesario que la IED realice la
de retiro si existe la evidencia verificación correspondiente y actualice
documental. el estado a matriculado o retirado según
-NO CONTINÚA EN EL sea el caso en el SIMAT.
ESTABLECIMIENTO: aplica
motivo de retiro si existe la
evidencia documental.
-NO ATENDIDO EN LA
VIGENCIA
-
Finalmente, y en caso de identificar estudiantes con ESTADO NUEVO, es decir; aquellos estudiantes
que no se encuentran registrados en el SIMAT y que no aparecen en el reporte proporcionado, pero
que se encuentran siendo atendidos por la IED, se requiere diligenciar en su totalidad los datos

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indicados en el ANEXO 2 “Formato de estudiantes nuevos”, así como registrar y actualizar
oportunamente las novedades en el SIMAT.
5.2.2 Gestión y solución de novedades
Por otro lado, durante todo el proceso, las IED cuentan con las siguientes opciones en el SIMAT, para
la gestión de novedades y actualización de estados del estudiante:
• Novedades (actualizar datos del alumno, cambiar identificación del alumno, consultar
datos de alumnos).
• Reportes (generar listados de alumnos por grupo).
• Retirar estudiantes del sistema
• Registro de nuevos estudiantes.
Para los casos de ajustes y cualquier solicitud relacionada con el SIMAT, debe enviarse al correo
electrónico: [email protected] o al correo de las DLE.
5.3. ETAPA DE CIERRE
5.3.1. Consolidación y remisión de insumos
El acta, debe reflejar el resultado del proceso de verificación, validación, depuración y actualización
de la información reportada en el sistema, así como las novedades evidenciadas. De aquí la
importancia que la información esté correctamente registrada en los anexos del proceso, generando
una estructura espejo entre dichos anexos y la población atendida en la IED. Una vez diligenciada
el acta del proceso, esta debe firmarse por las partes “Rector y funcionario encargado del sistema ”.
A continuación, se detalla cómo debe diligenciarse el proceso:
• Columna A. OFERTA REGISTRADA EN EL SIMAT: Incluir la oferta por niveles registrada

por la Institución Educativa para la vigencia 2022.
• Columna B. ESTUDIANTES A VERIFICAR: Registrar por grado/ nivel educativo, el total
de estudiantes relacionados en los listados facilitados por la Dirección de Cobertura.
• Columna C. ESTUDIANTES PRESENTES: Registrar los estudiantes que se encuentran
presentes al momento del llamado a lista.
• Columna D. ESTUDIANTES AUSENTES: Registrar los estudiantes que no se encuentran
presentes durante el llamado a lista, pero que, SI cuentan con evidencia documental, que
permite verificar su atención efectiva.
• Columna E. ESTUDIANTES NUEVOS: Registrar los estudiantes no aparecen en los
listados, pero se encuentran siendo atendidos por la IED (Anexo 2).
• Columna F. ESTUDIANTES RETIRADOS: Registrar los estudiantes que dejaron de asistir
a clases permanentemente de manera justificada o injustificada.
• Columna G. ESTUDIANTES NO VALIDOS: Registrar los estudiantes que NO se
encuentran asistiendo a clases y que NO cuentan con algún tipo de evidencia documental
que permita verificar su atención efectiva.
• Columna G. MATRÍCULA EFECTIVA G=(C+D+E): La fórmula recoge la información de
los estudiantes efectivamente atendidos por la IED: estados PRESENTES (Columna C),
AUSENTES (Columna D) y NUEVOS (Columna E).

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• Columna H. ESTUDIANTES CON NOVEDAD: Registrar los estudiantes que durante el
proceso presentaron algún tipo de novedades como: sede, jornada, grado y grupo.
Por otro lado, se precisa que se incluyó en el acta del proceso, un apartado titulado “VALIDADOR
DE ACTA DEL PROCESO”, el cual, válida la correcta información registrada en el instrumento, así:
• PUEDE RADICAR EL ACTA: Esto quiere decir, que el acta se realizó de manera correcta y
se puede remitir.
• EL ACTA PRESENTA INCONSTENCIAS, SE REQUIERE VALIDAR LA INFORMACIÓN :
Esto quiere decir, que el acta se realizó de manera incorrecta y es necesario ajustarla,
revisando los datos incluidos en los estados del acta.
5.3.2. Elaboración del informe con los resultados del proceso
La Dirección de Cobertura de conformidad con lo establecido en el cronograma, realizará la

consolidación y análisis de la información remitida por la IED en el marco del proceso de verificación,
validación, depuración y actualización de la información reportada en el SIMAT y la elaboración de
un único informe con los resultados del proceso, el cual será socializado con las 20 DLE y las IED.
El documento tendrá el siguiente contenido:
a. Resultados generales con un análisis por localidad

b. Resultados por novedad y localidad.
c. Identificación de IED con mayores novedades en el SIMAT.
d. Recomendaciones generales del proceso
e. Firma de la directora de Cobertura
5.5.3. Análisis y socialización de resultados
La Dirección de Cobertura convocará a la totalidad de las DLE e IED con el fin de socializar los
resultados finales del proceso. Cabe indicar que esta actividad se realiza posterior al análisis de
resultados efectuado por la Dirección de Cobertura.
Los contenidos de este evento se mencionan a continuación:
a. Resultados del proceso por localidad y top por IED.

b. Novedades resultantes del proceso de verificación.
c. Notificación de los resultados mediante un único informe final, los cuales se remitirán a cada
DILE e IED. Así mismo, se cargará en la página web del proceso.
5.5.3. Retroalimentación de novedades
La Dirección de Cobertura en las fechas señaladas en el cronograma, remitirá a la totalidad de las

IED y DLE las novedades verificadas en el SIMAT que se encuentren pendientes de ajuste, con el fin
de actualizar la información en el sistema.

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6. VERIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO DEL PROCESO
De conformidad con la Resolución 1913 de 2021, la Dirección de Cobertura, las DLE y las IED, como
responsables del proceso de gestión de la cobertura educativa, realizarán seguimiento y ajuste a las
novedades que surjan en desarrollo de este proceso en el Sistema Integrado de Matrícula. Por lo
anterior y con el fin de garantizar el correcto cumplimiento de cada uno de los procedimientos
descritos en el presente instructivo, es necesario realizar lo siguiente:
6.1. Radicación de los soportes del proceso por parte de las IED
Este proceso se debe realizar únicamente de manera virtual, dando respuesta al correo del cual fue
remitida la información inicial para el desarrollo del proceso de verificación con copia a la Dirección
Local de Educación y a la Dirección de Cobertura ([email protected]). En dicha
comunicación se debe indicar que ya fue ejecutado el proceso. Lo anterior permitirá ejercer
seguimiento, control y monitoreo sobre la entrega de los resultados del proceso.
Por lo anterior, sugerimos remitir el siguiente correo adjuntando los anexos del proceso en formato
PDF firmados por el rector de la IED y el funcionario encargado del SIMAT , así como en Excel editables
para consolidación de la información.
“Señores
Dirección Local de Educación de ____________________
Dirección de Cobertura
Asunto: Remisión de insumos segundo proceso de verificación, validación, depuración y actualización de la

información reportada en el Sistema Integrado de Matrícula por las Instituciones Educativas Distritales
Cordial saludo
Dando cumplimiento a la actividad No.6 establecida en el cronograma del proceso y una vez verificados y
validados los anexos del proceso, nos permitimos remitir la información generada como resultado del primer
proceso de verificación, validación, depuración y actualización de la información reportada en el Sistema
Integrado de Matrícula por las Instituciones Educativas Distritales.
Cordialmente,
Firma Correo”
Se recuerda que el Artículo 6º de la Resolución 7797 de 2015, establece que es competencia de los
rectores y directores de los colegios, asegurar la oportunidad, veracidad y calidad de la información
registrada en SIMAT para la toma de decisiones. Se precisa, que se considera información de
baja calidad, aquella que no da cuenta de la prestación efectiva del servicio en las
Instituciones Educativas, razón por la cual se hace ineludible e indispensable la
actualización y ajustes de las novedades permanentemente en el SIMAT, de tal forma
que los estudiantes registrados correspondan a los realmente atendidos en las IED.
6.2. Seguimiento y validación de los soportes del proceso por parte de las Direcciones
Locales Educativas y la Dirección de Cobertura.
La Dirección Local de Educación y la Dirección de Cobertura serán responsables de:

PBX: 324 10 00 Fax: 315 34 48
• Acompañar permanente a las IED en cada una de las etapas del proceso, con el fin de
garantizar el cumplimiento del cronograma del proceso.
• Verificar que la información enviada por las IED se encuentre diligenciada en su totalidad y
se encuentre remitida por correo electrónico.
• Revisar que exista concordancia entre las cifras de los anexos utilizados y el acta final del
proceso remitida por la IED.
• Realizar seguimiento y verificación de las novedades en el SIMAT de conformidad con los
resultados del proceso.
• Difundir el procedimiento definido para el exitoso desarrollo del proceso.
• Conservar la información del proceso como fuente susceptible de verificación eventual por
parte de la SED o cualquier Entidad que lo requiera.
Entre otras, la Dirección Local de Educación, realizará:

• Validación de los anexos 1, 2 y 3, los cuales debe remitir de manera consolidada al correo
[email protected]
Entre otras, la Dirección de Cobertura, realizará:

• Validar los resultados del proceso de proceso verificación, validación, depuración y
actualización de la información reportada en el SIMAT por las IED.
6.3. Seguimiento y validación de los soportes del proceso por parte de IED
La Institución Educativa Distrital será responsable de:
a. Realizar seguimiento a los funcionarios designados para el desarrollo del proceso de

verificación, validación, depuración y actualización de las novedades reportadas en la
matrícula registrada en el SIMAT (Secretaría Académica, Coordinadores de Grupo y
Docentes).
b. Hacer seguimiento a la permanencia de los estudiantes, realizando las respectivas novedades
de retiro y el registro de control sobre las causas 2.
c. Garantizar calidad y veracidad de la información registrada en los anexos del proceso.
d. Verificar, actualizar y registrar las novedades en el SIMAT de conformidad con los resultados
del proceso.
e. Facilitar las condiciones para la realización de proceso de verificación, validación, depuración
y actualización de las novedades brindadas a las IED.
f. Destinar el personal suficiente para realizar las actividades del proceso.
g. Garantizar la oportunidad de entrega de los soportes del proceso conforme y lo señala el
cronograma del proceso.
2
Resolución Distrital 1913 de 2021. Artículo 39 “Terminación de Matrícula”

PBX: 324 10 00 Fax: 315 34 48
7. RECOMENDACIONES DEL PROCESO
Para todas las instancias y responsables intervinientes en el proceso de verificación, validación,

depuración y actualización de la información reportada por las IED en el SIMAT, se deben tener en
cuenta las siguientes recomendaciones:
• Entregar y radicar oportunamente los anexos conforme a los plazos establecidos en el

cronograma del proceso.
• Realizar seguimiento al proceso, con el fin de garantizar oportunidad y calidad de la
información reportada.
• Implementar mecanismos de validación y verificación internos, que permitan garantizar la
calidad y veracidad de la información reportada.
• Realizar seguimiento de las actividades, adoptando las medidas necesarias para prevenir la
existencia de eventos de riesgo.
• Atender y seguir las instrucciones señaladas en el presente instructivo, así como entregar los
productos del proceso conforme a lo señalado en el cronograma evitando reprocesos en la
información.

PBX: 324 10 00 Fax: 315 34 48
8. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA
A continuación, se cita la documentación referencia del proceso:
• Decreto 1075 de 2015.

• Resolución 7797 de 2015.
• Resolución 1913 de 2021
• Memorando Interno del proceso.
• Anexo 1 “Formato de matrícula a verificar”
• Anexo 2 “Formato estudiantes nuevos”
• Anexo 3 “Formato de novedades del estudiante”
• Acta del proceso
Como constancia del compromiso para garantizar la oportunidad, veracidad y calidad de la

información registrada en el SIMAT y el cumplimiento del desarrollo del proceso, se aprueba el
presente documento por parte de la Directora de Cobertura.
ÉRIKA JOHANNA SÁNCHEZ CASALLAS

Directora de Cobertura
Revisó: William Zapata – Asesor SAP

Vilma Bravo- Contratista Dirección de Cobertura
Elaboró: Hernán Domínguez - Contratista Dirección de Cobertura
Liceth Tatiana Jaramillo Jaramillo - Contratista Dirección de Cobertura

PBX: 324 10 00 Fax: 315 34 48

Instructivo Segundo Proceso

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SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO

SUBSECRETARÍA DE ACCESO Y PERMANENCIA

PROCESO DE VERIFICACIÓN, VALIDACIÓN, DEPURACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE LA

Av. Eldorado No. 66 – 63

Av. Eldorado No. 66 – 63

El reporte de información en el Sistema Integrado de Matrícula (SIMAT) y en el Directorio Único de

En virtud de lo anterior, la Dirección de Cobertura de la Secretaría de Educación del Distrito (SED),

Av. Eldorado No. 66 – 63

Realizar la verificación, validación, depuración y actualización de la información reportada en el

• Realizar la identificación y verificación de las novedades en la matrícula de la IED, y posterior

• Propiciar buenas prácticas en las IED que conlleven al mejoramiento de la calidad de la

• Dar cumplimiento a la normatividad vigente establecida para el proceso de verificación y

Av. Eldorado No. 66 – 63

ACTIVIDAD PLAZO RESPONSABLE

Av. Eldorado No. 66 – 63

• Organización y socialización del

• Desarrollo y ejecución del

Fuente: Elaboración propia

Av. Eldorado No. 66 – 63

5.1. ETAPA DE PLANEACIÓN

a) Instructivo del proceso: documento que describe de manera detallada el proceso a

5.1.1. Organización y socialización del proceso

5.1.1.1. Organización del proceso por parte de las DLE.

Av. Eldorado No. 66 – 63

5.1.1.3. Socialización del proceso por parte de la Dirección de Cobertura

Para efectos de la socialización, la Dirección de Cobertura coordinará con la D LE y Profesionales de

✓ Objetivo del proceso

5.1.1.4. Plan de trabajo

5.1.1.5. Alistamiento de la Información

Av. Eldorado No. 66 – 63

A continuación, se describen los anexos del proceso:

INSUMO NOMBRE DEL INSUMO DESCRIPCIÓN UBICACIÓN

Es importante indicar que la Dirección de Cobertura entregará el formato de Relación de Matrícula a

5.2 ETAPA DE EJECUCIÓN

5.2.1. Desarrollo y ejecución del proceso de verificación, validación, depuración y

Av. Eldorado No. 66 – 63

A continuación, se define los estados del proceso:

ESTADO DEFINICIÓN EVIDENCIA DOCUMENTAL

Se reitera lo establecido en el artículo 39 de la Resolución Distrital 1913 de 2021, frente al

“Artículo 39. Terminación de la matrícula. El procedimiento de retiro se

Av. Eldorado No. 66 – 63

ESTADO MOTIVO DE RETIRO EN SIMAT DEFINICIÓN ESTADO EVIDENCIA

Av. Eldorado No. 66 – 63

5.2.2 Gestión y solución de novedades

5.3. ETAPA DE CIERRE

5.3.1. Consolidación y remisión de insumos

A continuación, se detalla cómo debe diligenciarse el proceso:

• Columna A. OFERTA REGISTRADA EN EL SIMAT: Incluir la oferta por niveles registrada

Av. Eldorado No. 66 – 63

5.3.2. Elaboración del informe con los resultados del proceso

La Dirección de Cobertura de conformidad con lo establecido en el cronograma, realizará la

El documento tendrá el siguiente contenido:

a. Resultados generales con un análisis por localidad

5.5.3. Análisis y socialización de resultados

Los contenidos de este evento se mencionan a continuación:

a. Resultados del proceso por localidad y top por IED.

5.5.3. Retroalimentación de novedades

La Dirección de Cobertura en las fechas señaladas en el cronograma, remitirá a la totalidad de las