UNIVERSIDAD CATOLICA SANTA MARIA LA ANTIGUA

FACULTAD DE INGENIERÍA Y TECNOLOGIA

LICENCIATURA EN INGENIERÍA DE SISTEMAS TELEMÁTICOS
ESCUELA DE CIENCIAS COMPUTACIONALES

Nombre
Daniel Penedo

Cédula
8-988-1780

Materia
Sistemas de información

Profesor
Justiniano Montenegro

Fecha
7 de diciembre del 2022

Universidad Católica Santa María La Antigua Sistemas de Información Gerencial 1

 Universidad Católica Santa María La Antigua
Sistemas de Información

ANÁLISIS DE CASO

HEALTHLITE YOGURT COMPANY

Healthlite Yogurt Company es una empresa líder del cada vez más grande mercado
del yogur y productos saludables relacionados, pero está experimentando algunos dolores
agudos de crecimiento. Gracias al creciente interés en alimentos saludables bajos en
grasa y colesterol, estimulado por el envejecimiento de personas de una época pasada,
las ventas de Healthlite se han triplicado en los últimos cinco años. Sin embargo, ahora,
nuevos competidores locales que ofrecen entrega rápida desde sus centros de producción
cercanos, y precios más bajos, están tratando de arrebatar espacio de anaquel de
Healthlite, con un conjunto de productos nuevos. Sin espacio en los anaqueles, un
producto no puede venderse al detalle en ninguna parte del mundo, y se requieren nuevos
productos para expandir el espacio en anaqueles. Healthlite necesita justificar su porción
del espacio de anaquel ante los abarroteros y está tratando de conseguir espacio
adicional para sus nuevos productos elaborados con yogur, como postres, helados y
aderezos para ensalada bajos en grasa.
Sin embargo, el reto más importante para Healthlite no han sido sus competidores,
sino la marcha del segundero del reloj. El yogur tiene una vida en anaqueles muy corta,
de días, así que debe moverse muy rápidamente.
Healthlite mantiene sus oficinas corporativas en el área central del país donde tiene
una computadora central que mantiene casi todas las principales bases de datos de
negocios. Toda la producción se efectúa en plantas procesadoras situadas en diferentes
regiones a cientos de kilómetros de la oficina central. Cada planta tiene su propia
minicomputadora, que está conectada a la computadora corporativa. La verificación de
crédito de los clientes determina la aceptación o rechazo de los pedidos. Una vez
procesados centralmente, los datos de los pedidos alimentan a las microcomputadoras
de la planta procesadora local o regional apropiada.
Healthlite tiene 20 regiones de ventas, cada una con cerca de 30 representantes de
ventas y un gerente de ventas regional. La compañía cuenta con un grupo de marketing
de 12 personas en las oficinas corporativas y un director de ventas y marketing para toda
la empresa. Cada vendedor puede almacenar y recuperar datos de las cuentas de los
clientes que tienen asignadas, utilizando una terminal en la oficina regional, conectada a
la computadora corporativa. Los informes de vendedores individuales (lista de pedidos,
avisos de rechazo, consultas a cuentas de informes de clientes, etc.) y de las oficinas e
ventas se imprimen en las oficinas regionales y se les envían por correo.
A veces, la única forma de obtener datos de ventas al día es que un gerente llame
por teléfono a sus subordinados y luego arme la información parte por parte. Los datos de
ventas y de gastos en publicidad y espacios en anaqueles de clientes, dedicados a los
productos de Healthlite, se mantienen manualmente en las oficinas regionales, cada una
de las cuales mantiene, a su vez, sus propios expedientes manuales de espacio de
anaquel de clientes y de campañas promocionales. La computadora central sólo contiene
archivos consolidados (resumidos), para toda la compañía, de datos de cuentas de
clientes, así como datos de pedidos y facturación. La computadora central, que se está
haciendo obsoleta, ejecuta programas que se escribieron a principios de los años
noventa.

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 El sistema actual para procesar pedidos requiere que los representantes de ventas
escriban pedidos en papel que se envían por correo o por fax. Cada pedido indica la
cantidad y el tipo de producto ordenado por el cliente. Cerca de cien trabajadores de las
oficinas corporativas de Healthlite abren, ordenan, capturan y procesan 500,000 pedidos
por semana. Es frecuente que los pedidos se retrasen si las máquinas de fax tienen
desperfectos. Estas informaciones de pedidos se transmiten cada noche, de la
computadora central a una minicomputadora, en cada una de las plantas procesadoras de
Healthlite. Este pedido diario especifica la demanda total de yogur y productos derivados
para cada centro procesador. Así, el centro procesador produce la cantidad y el tipo de
yogur y derivados que se ordenó, y luego embarca los pedidos. Los gerentes de
embarque de los centros procesadores asignan los embarques a diversos transportistas,
quienes entregan el producto a bodegas receptoras, situadas en las regiones.
El rápido crecimiento, estimulado por la imagen de “salud” de Healthlite y por la
diversificación con nuevos productos elaborados con yogur, está sometiendo a presiones
a los sistemas de información actuales de la compañía. A mediados de 1999, el
crecimiento en el número de productos nuevos y en las ventas había llegado al punto en
que Healthlite estaba imprimiendo nuevos formatos de pedido para la fuerza de ventas
cada semana. La compañía se estaba ahogando en papel. Para cada pedido, un
representante de venta llenaba al menos dos formatos por cada cuenta, y alguno de los
representantes tienen más de 80 clientes.
Bajo este diluvio de papel, el procesamiento de pedido sufría cada vez más
retrasos. Puesto que el yogur es un producto alimenticio fresco, no pude mantenerse
mucho tiempo en inventarios. Sin embargo, Healthlite estaba teniendo problemas para
embarcar la mercancía correcta, a los lugares correctos, a tiempo: estaba tardando entre
cuatro a catorce días para procesar y embarcar un pedido. Además, la compañía encontró
discrepancias contables de varios miles de dólares al año entre la fuerza de ventas y la
oficina central.
La comunicación entre gerentes y representantes de ventas se ha efectuado
primordialmente a través de correo o teléfono. Por ejemplo, los gerentes de ventas
regionales tienen que enviar a los representantes de ventas cartas con anuncios de
campañas promocionales o descuentos de precios. Los representantes de ventas tienen
que redactar sus informes mensuales de visitas de ventas y luego enviar por correo esta
información a la oficina central.
Healthlite está considerando nuevas soluciones es sistemas de información. En
primer lugar, quisiera resolver la crisis actual en la captura de pedidos nuevos. La
gerencia también quiere sacar más jugo a los sistemas de información para apoyar las
actividades de ventas y marketing, y aprovechar las nuevas tecnologías de información
basadas en Web. En particular, la gerencia quiere un sitio Web orientado a ventas que
ayude a promover los productos, pero no sabe bien cómo esto puede encajar en la labor
de ventas. La gerencia quiere saber cómo estas nuevas tecnologías pueden ayudar a los
abarroteros o tiendas locales y a las grandes cadenas que venden el producto al
consumidor.
La alta gerencia está preparada para hacer una inversión sustancial en un plan
para rescatar los sistemas y las operaciones de negocios de la compañía. Sin embargo, la
gerencia espera que habrá cierta reducción en el número de representantes de ventas,
una vez que entren en funciones los nuevos y más eficaces sistemas, lo cual ayudará a
pagar la inversión en sistemas. Aunque la alta gerencia quiere que la compañía
despliegue sistemas modernos, no quiere experimentar con tecnologías nuevas y sólo se
siente cómoda usando aquellas que han demostrado ser útiles en aplicaciones del mundo
real.

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 Sistemas de Información de ventas y marketing: antecedentes

Las actividades de ventas y marketing son vitales para la operación de cualquier

negocio. Es necesario procesar pedidos y relacionarlos con la producción y los
inventarios. Las ventas de productos en los mercados existentes se deben monitorear, y
hay que desarrollar productos nuevos para mercados nuevos. La compañía debe ser
capaz de responder a los rápidos cambios en las demandas del mercado, la proliferación
de productos nuevos y de competidores, el acortamiento de la vida de los productos, los
cambios en los gustos de los consumidores y las nuevas disposiciones del gobierno.

Las compañías necesitan información de ventas y marketing para planear

productos, tomar decisiones de precios, diseñar campañas publicitarias y de promoción,
pronosticar el potencial del mercado para productos nuevos y existentes, y determinar
canales de distribución de los productos y servicios.

La función de ventas de un negocio típico captura y procesa pedidos de clientes, y

produce facturas para los clientes y datos para inventarios y producción.

Los datos de la captura de pedidos también se usan en el sistema de cuentas por

cobrar de la compañía y en los sistemas de inventarios y producción. El sistema de
planificación de producción, por ejemplo, prepara sus planes de producción diarios, con
base en las ventas del día anterior. El número y el tipo de productos vendidos determinará
cuantas unidades hay que producir y cuándo.

Los gerentes de ventas necesitan información para planear y monitorear el

desempeño de la fuerza de ventas. La gerencia también necesita información acerca del
desempeño de productos específicos, líneas de productos o marcas. La información de
precios, ingresos, costo y crecimiento puede apoyar las decisiones en materia de precios,
la evaluación del desempeño de los productos actuales y la predicción del desempeño de
productos futuros.

A partir de los datos básicos de ventas y facturación, la compañía puede producir

diversos informes con valiosa información que guiará la labor de ventas y marketing. Cada
semana, mes o año, es posible reunir información acerca de los expendios o empresas
que más pedidos hacen, el monto medio de los pedidos, qué productos se mueven con
mayor lentitud y rapidez, qué vendedores venden más y cuáles menos, qué áreas
geográficas compran mayor cantidad de un producto dado, y cómo son las ventas
actuales de un producto en comparación con el año anterior.

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 PRIMERA PARTE - DIAGNÓSTICO

Analice el Caso utilizando cuadros adjuntos:

1. Aplique para la empresa, tal como se presenta el caso, el ANÁLISIS FODA. Incluya
todos los aspectos tales como organizacionales, gerenciales, administrativos, procesos
de negocio, sistemas y tecnología entre otros. (Diagrama No. 1)

2. Desarrolle los siguientes modelos para el análisis del caso. Si requiere hacer
explicaciones adicionales sobre el cuadro o figura, adjunto segmento:

a. Modelo de Impacto (Diagrama No. 2)

b. Modelo de Resistencia al Cambio (Diagrama No. 3)

c. Modelo TOP-DOWN (de Relaciones Funcionales o de Araña)

i. Diagrama de Contexto o Entorno (Diagrama No.4)
ii. Diagrama entre Áreas Funcionales (identifique para cada área funcional,
los Procesos de Negocio) (Diagrama No. 5)

3. Liste los elementos que conforman los BLOQUES PRINCIPALES/ELEMENTALES

que conforman los Sistemas de Información de la empresa. (Diagrama No. 6)

4. Escoja un proceso de negocio identificado y diagrámelo con cualquier técnica o

enfoque que considere adecuado. (Diagrama No. 7)

5. Presente sus propuestas de mejoras utilizando CUADRO DE MEJORAS:

a) ORGANIZACIÓN,
b) ADMINISTRACIÓN,
c) TECNOLOGÍA,
d) SISTEMAS DE INFORMACIÓN,
e) SOLUCIONES DEL NEGOCIO y
f) RETOS DEL NEGOCIO
(Diagrama No. 8)

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 FODA

FORTALEZAS DEBILIDADES

Tiene una buena organización del A pesar de tener una buena

recurso humano a lo largo de la organización del recurso humano la
región si tenemos en cuenta el empresa carece de un
tamaño de la empresa y el funcionamiento eficiente de los
crecimiento de la demanda del sistemas de información lo que
producto en cuestión. dificulta obtener información de
manera precisa y rápida.

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 OPORTUNIDADES AMENAZAS

Ser capaces de dar una mejor La empresa corre el riesgo de que al

imagen de la empresa y marca su producto ser muy demandado
mejorando los sistemas para ser otras compañías vean en ese
óptimos en todos los procesos que mercado una oportunidad y se creen
se ejecutan diariamente. nuevas opciones que afecten a
Healthlite.

DIAGRAMA NO. 1

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 MODELO DE IMPACTO

ORGANIZACIÓN ADMINISTRACIÓN TECNOLOGÍA

Clics perdidos, lo
La organización Bajo la influencia del principal que le da
podría llegar a ser nuevo sistema, cada grandes resultados
demasiado grande departamento positivos y, por qué
llegando a causar representa una mejor no, ganancias y un
gastos innecesarios comunicación. mejor rendimiento
que no tendrían por comercial.
qué suceder.

CLIENTES PROVEEDORES COMPETENCIA

Genera buenos Esta influencia es muy Si la empresa posee

grupos de clientes en importante o un servicio deficiente
diferentes campos o fundamentalmente podría llegar a perder
aspectos, y también importante porque clientes lo que sería
crea buenos lazos son los encargados de muy perjudicial.
para una buena dar los servicios
gestión del producto o básicos a la empresa,
servicio. que depende mucho
de ella.

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 DIAGRAMA NO. 2
MODELO DE RESISTENCIA AL
CAMBIO

Falta mejorar en este

ámbito.

DIAGRAMA NO. 3

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 MODELO TOP-DOWN

1. Diagrama de Contexto o Entorno (DIAGRAMA No. 4)

2. Diagrama de Relaciones entre Áreas Funcionales: (DIAGRAMA

No. 5)

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 BLOQUES PRINCIPALES / ELEMENTALES

Personas Actividades

• Representante de • Proceso de datos

ventas • facturación
• Empleados • Ventas
• Gerente • comunicación
• Marketing digital

Datos Redes

• Toda la información • Publicidad en redes

sobre los pedidos de sociales
los clientes. • Ventas online
• Marketing

Tecnología

• Herramientas tecnológicas
• Envio de datos
• Procesamiento de datos
• Programas
• Sistemas de información

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 REPRESENTACIÓN GRÁFICA DE PROCESO DE
NEGOCIO
Ejemplo 1

Ejemplo 2

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DIAGRAMA NO. 7
 PROPUESTAS DE MEJORAS:

Primer Acercamiento
Evitar contratar excesivo personal para
ORGANIZACIÓN realizar tareas que con una buena
¿Qué propuestas haría para
mejorar la Organización? organización se podría realizar con menos
¿Procesos de Negocios?
¿Nuevas relaciones con el
recurso humano, otro aspecto seria mejorar
entorno interno y externo? el transito de información relevante.
Educar a todo el personal con bases claras
ADMINISTRACIÓN para así tener un mejor funcionamiento
¿Qué propuestas haría para
mejorar los niveles colectivo y una mayor eficiencia en las
administrativos?
tareas y procesos realizados
Herramientas de venta social, software de
TECNOLOGIA DE seguimiento de correo electrónico, tipos de
INFORMACIÓN técnicas de motivación, herramientas de
¿Qué Tecnologías propone
para mejorar el conferencias web.
funcionamiento de la
empresa?

El software de procesamiento de datos es

SISTEMAS DE uno de los mayores problemas en varias
INFORMACIÓN industrias.
¿Qué SI propone para
mejorar el funcionamiento de
la empresa?

Mejorar sus sistemas técnicos y probar tus

SOLUCIONES DE consumos e ingresos e invierte en logística
NEGOCIO propiedad de la empresa y no dependiente
¿Con lo propuesto, qué
soluciones identifica? de
Tercero porque es una gran empresa
jerarquizada.
Adaptabilidad, rapidez y eficacia y
RETOS procesar información rápidamente
DEL NEGOCIO Necesitas capacitar a tu personal.
¿Qué retos enfrenta o
enfrentará el negocio con lo
propuesto?

DIAGRAMA NO. 8

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