TD 187

Descargar como pdf o txt
Descargar como pdf o txt
Está en la página 1de 165

UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRÉS

FACULTAD DE HUMANIDADES Y CIENCIAS DE LA EDUCACIÓN

CARRERA DE HISTORIA

TRATAMIENTO ARCHIVÍSTICO DEL ARCHIVO CENTRAL DEL


FONDO DOCUMENTAL DEL GOBIERNO AUTÓNOMO MUNICIPAL DE
IRUPANA DE LA SEGUNDA SECCIÓN DE LA PROVINCIA SUD
YUNGAS DEL DEPARTAMENTO DE LA PAZ (1937-2019)
TRABAJO DIRIGIDO

Presentado para obtener el Grado Académico de Licenciatura


Postulante: Marco Choque Condori
Tutora: Dra. Esther Aillón Soria
Asesor institucional: Lic. A.E. Javier Enrique Cáceres Cáceres

LA PAZ – BOLIVIA
Agosto 2022
DEDICATORIA

Primero a Dios por estar presente en todo el transcurso de mi existencia, por guiarme en las
acciones que realice en el transcurso de mi vida en las buenas y malos momentos. El presente
Trabajo Dirigido está dedicado con mucho amor y cariño a:

A mis queridos padres Ciriaco Choque Mamani y Sebastiana Condori Condori, por ser los
autores principales de mi existencia, por brindarme consejos, dedicación, amor y apoyo moral
durante todo el transcurso de la vida universitaria, fueron una de las razones fundamentales para
mi superación profesional, gracias por ser las figuras más importantes de mi vida queridos papitos.

A mis tesoros sagrados hijos: Adrián Alexandry y Nayra Celeste Choque Marca,
bendiciones de papá, Dios, seres que iluminan mi vida y la llenan de ternura y amor.
Fortaleciéndome día a día siendo la principal motivación e inspiración para seguir adelante, que
me brindaron su apoyo, me comprendieron, tuvieron tolerancia e infinita paciencia y cedieron su
tiempo para que “papá culmine sus estudios”. A ellos un infinito cariño y gratitud.

A Lic. Zulma Oruño Castañón, por estar a mi lado, brindándome su apoyo incondicional
en la elaboración y culminación de este trabajo en todo momento, a pesar de los momentos difíciles,
siempre me has demostrado tu afecto, comprensión, confianza, gracias por todo, eres un pilar
fundamental en mi existencia.

A los futuros profesionales en archivística, que son los futuros guardianes de la custodia y
resguardo de la memoria institucional del país.
AGRADECIMIENTO

A señor: Bernardo Mamani Leva, alcalde municipal del Gobierno Autónomo Municipal de
Irupana, por el apoyo en la continuación de la organización del Archivo Central del municipio.

A señor: Clemente Mamani Condorena (exalcalde visionario) por su confianza recibida


para dar inicio a la organización del Archivo Central (2019), su apoyo fue fundamental, en la
construcción de los ambientes nuevos del Archivo Central de Irupana sin limitar recursos
económicos en su equipamiento.

A mi tutora Dra. Esther Aillon Soria, por el tiempo, la paciencia con la que me ha
acompañado en realizar este trabajo, por su tiempo, su sabiduría, aliento, siendo un privilegio
contar con su apoyo y hacer posible la conclusión del presente Trabajo Dirigido.

Al Lic. Javier Enrique Cáceres Cáceres Secretario Municipal GAMI. (asesor institucional)
quien me orientó de manera incondicional en la elaboración, desarrollo y conclusión del presente
Trabajo Dirigido.

A la Carrera de Historia de la Universidad Mayor de San Andrés por la enseñanza brindada


en mi formación académica y profesional.

A Lic. Simón Cuba, quien me abrió las puertas de esta linda profesión, dándome
oportunidad de trabajar por primera vez en una institución pública ABC.

A Cesar Augusto Lucero Huanca (Q.E.P.D.) guía espiritual, gracias por iniciarme en esta
profesión tan hermosa de ser archivista, aún no he olvidado los sueños que teníamos juntos, cuando
me decías tú serás mi brazo derecho, cuando lleguemos a administrar un archivo grande a nivel
nacional.

A Edgar Ramírez Santiesteban “Huracán” (Q.E.P.D.) personaje que admire, durante mi


permanencia en COMIBOL, quien me dio la oportunidad de desenvolver en el campo archivístico.

A la M. Sc. Carola Campos Lora, quien, con su llamada de atención, Marco, no suenas ni
truenas, me empujó a volar alto, sin ello nunca hubiera despagado como archivista que soy, gracias
por la formación recibida en la escuela de archivistas de la COMIBOL.
A Daniel Segales Callisaya, quien me dio la oportunidad de aplicar los conocimientos
adquiridos en el Sistema de Archivo de Regional Oruro de la COMIBOL.

A mis hermanos: Alfonso, Julio, Yhonny, Rosa, Pablo, Hugo, a mis adorados hijos Adrián
y Nayra. Herminia Apaza Mamani, Elvira Turpo y Victoria Choque (hermanas políticas) gracias
por su apoyo incondicional, gracias por estar presente en todo momento, por su paciencia, amor,
tolerancia y apoyo constante.

A los compañeros de estudio (archivistas) que me alentaron a seguir adelante: Gregoria


Peña (Q.E.P.D.) Hilda Colquehuanca (tía), Guillermo Mejillones, Sara Quispe, Yevgeny Flores,
Jhosmany Rojas, Ángela Solís Celis, Pablo Chugar, Julia Mamani, Helen Vargas, Ximena Loza
Sánchez, Erika Tarifa, Águeda Vega, Margarita Castañón y a todos mis amigos de la universidad
y del municipio de Irupana.
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN……………………………………………………………………..1
CAPÍTULO 1 .................................................................................................................... 12
MARCO TEÓRICO CONCEPTUAL ........................................................................... 12
1.1. Definición de archivística………………………………………………………...12
1.2. Principios rectores de la archivística………………………………………………13
1.2.1. Principio de procedencia ................................................................................... 14
1.2.2. Principio de orden original................................................................................ 14
1.3. Clases de archivos…………………………………………………………………14
1.3.1. Fondo documental ............................................................................................. 15
1.4. Tipos de archivo…………………………………………………………………...15
1.5. Descripción archivística…………………………………………………………...22
1.6. Instrumentos de descripción………………………………………………………23
CAPÍTULO 2 .................................................................................................................... 26
MARCO JURÍDICO ........................................................................................................ 26
2.1. Categorías de normas jurídicas bolivianas………………………………………..26
2.1.1. Disposiciones legales emanadas del Poder Legislativo .................................... 27
2.1.2. Disposiciones emanadas por el Poder Ejecutivo .............................................. 28
2.2. Legislación boliviana sobre archivística…………………………………………..30
2.2.1. Constitución Política del Estado Plurinacional de Bolivia ............................... 30
2.2.2. Código Civil ...................................................................................................... 33
2.2.3. Ley 004 Marcelo Quiroga Santa Cruz de lucha contra la corrupción............... 33
2.2.4. Ley de Procedimiento Administrativo 2341 ..................................................... 34
2.2.5. Ley del Sistema de Administración y Control Gubernamental 1178 ............... 35
2.3. Vertientes en la edificación de las normas archivísticas de Bolivia………………35
2.3.1. Vertiente archivística ........................................................................................ 35
2.3.2. Vertiente administrativa .................................................................................... 36
2.4. Norma internacional ISAD-G……………………………………………………..37
CAPÍTULO 3 .................................................................................................................... 41
MARCO INSTITUCIONAL ........................................................................................... 41
3.1. Proceso histórico de ocupación del territorio de los yungas………………………41
3.1.1. Época prehispánica ........................................................................................... 41
3.1.2. Época colonial ................................................................................................... 43
3.1.3. Periodo republicano .......................................................................................... 45
3.2. Fundación de Irupana……………………………………………………………...46
3.2.1. División de la provincia Yungas ....................................................................... 47
3.2.2. Creación del municipio de Irupana ................................................................... 48
3.3. Historia archivística del fondo documental del municipio de Irupana……………52
3.3.1. Características del fondo documental del municipio de Irupana ...................... 56
3.3.2. Creación: área de archivos del Gobierno Autónomo Municipal de Irupana..... 57
3.3.3. Responsables de archivos ................................................................................. 58
3.3.4. Fechas extremas ................................................................................................ 58
3.3.5. Soportes que se custodian ................................................................................. 58
3.3.6. Documentos especiales (antiguos) .................................................................... 59
CAPÍTULO 4 .................................................................................................................... 61
FASES DE APLICACIÓN METODOLÓGICA (TRATAMIENTO
ARCHIVÍSTICO) Y ELABORACIÓN DEL INVENTARIO Y CATÁLOGO ..................... 61
4.1. Tratamiento Archivístico………………………………………………………….61
4.1.1. Diagnóstico ....................................................................................................... 61
4.1.2. Ambiente antiguo ex-Casa Blanca .................................................................... 61
4.1.3. Plan de trabajo................................................................................................... 62
4.1.4. Estado de la documentación encontrada ........................................................... 63
4.2. Actividades preliminares antes de la organización………………………………..64
4.3. Elaboración del Cuadro de Clasificación………………………………………….65
4.3.1. Cuadro de Clasificación hipotético ................................................................... 65
4.3.2. Cuadro de Clasificación oficial (orgánico funcional) ....................................... 65
4.3.3. Instrumentos utilizados para elaboración del Cuadro de Clasificación ............ 66
4.4. Centralización y organización documental………………………………………..66
4.4.1. Rescate y salvataje de la documentación de otros depósitos ............................ 67
4.4.2. Estanterías ......................................................................................................... 68
4.4.3. Diferencia entre cubierta y soporte ................................................................... 68
4.4.4. Equipamiento .................................................................................................... 69
4.5. Overol al hombro y manos a la acción (tratamiento archivístico)………………...69
4.6. Tratamiento archivístico (identificación, clasificación, ordenación y descripción)70
4.6.1. Primera fase - identificación ............................................................................. 70
4.6.2. Segunda fase - clasificación .............................................................................. 71
4.6.3. Tercera fase - ordenación .................................................................................. 72
4.6.4. Cuarta fase - descripción archivística (inventario) ........................................... 73
4.6.5. Catálogo como resultado de la descripción archivística ................................... 75
4.7. Elaboración de códigos acrónimos………………………………………………..75
4.7.1. Confección de cuatro colores de tejuelo para cada sección de archivo ............ 77
CAPÍTULO 5 .................................................................................................................... 79
ORGANIZACIÓN EN 4 (CUATRO) SECCIONES DE ARCHIVO .......................... 79
5.1. Antecedentes del surgimiento de funciones de una entidad 1916 (Henry Fayol)…79
5.1.1. Primera sección: Ejecutivo Municipal .............................................................. 80
5.1.2. Segunda Sección: Administrativa Financiera ................................................... 81
5.1.3. Tercera sección: Técnica y Proyectos ............................................................... 81
5.1.4. Cuarta sección: Recursos Humanos .................................................................. 82
5.1.5. Nivel de organización del Archivo Central ...................................................... 82
5.2. Construcción de nuevos ambientes en el palacio consistorial de Irupana………...83
5.2.1. Reunión técnica ambientes nuevos en construcción (2019) ............................. 84
5.2.2. Visitas realizadas a varios archivos públicos de La Paz ................................... 85
5.2.3. Reformulación de los planos nuevos ambientes Archivo Central GAMI. ........ 86
5.2.4. Reducción del salón de reuniones para la unidad de archivos .......................... 86
5.3. Áreas que disponen el nuevo Archivo Central del Municipio de Irupana………...88
5.3.1. Área de servicio y consulta ............................................................................... 88
5.3.2. Área técnica de tratamiento archivístico ........................................................... 89
5.3.3. Área de aseo y camerinos.................................................................................. 89
5.3.4. Área de biblioteca ............................................................................................. 90
5.3.5. Área de hemeroteca........................................................................................... 91
5.3.6. Área de mapoteca .............................................................................................. 91
5.3.7. Área de museos ................................................................................................. 92
5.4. Adquisición de estantes metálicos para el nuevo ambiente de archivo…………...93
5.4.1. Convocatoria nacional para adquisición de estantería metálica........................ 93
5.4.2. Empresa Adjudicada ENERGYSOL ................................................................ 94
5.4.3. Arribo de estantería y armado en el nuevo ambiente de archivo ...................... 94
5.5. Traslado de documentación de la Casa Blanca a nuevo ambiente de archivo…….97
CAPÍTULO 6 .................................................................................................................... 99
ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS ALCANZADOS ................................................ 99
6.1. Diagnóstico del Archivo Central………………………………………………….99
6.1.1. Trabajo en equipo............................................................................................ 100
6.1.2. Trabajo final .................................................................................................... 101
6.1.3. Descripción de los documentos....................................................................... 101
6.2. Estado actual de la documentación del GAMI…………………………………..101
6.3. Proceso de codificación………………………………………………………….104
6.4. Material utilizado………………………………………………………………...104
6.5. Resultado final descripción (inventariado) por secciones de archivo……………105
6.6. Catálogo de documentos trabajo final de la descripción archivística……………106
6.7. Características del Catálogo……………………………………………………...107
6.8. Otras actividades…………………………………………………………………108
6.8.1. Elaboración de guardas para “documentos especiales” .................................. 108
6.8.2. Ubicación topográfica de los nuevos ambientes de archivo GAMI................ 109
6.8.3. Galerías de personajes del municipio de Irupana............................................ 110
6.8.4. Instrumentos de transferencias ........................................................................ 112
6.8.5. Participación en la feria del libro de COMIBOL ............................................ 115
6.9. Inspección de organización del archivo por el alcalde municipal……………….116
CONCLUSIONES .......................................................................................................... 119
RECOMENDACIONES ................................................................................................ 122
BIBLIOGRAFÍA ............................................................................................................ 123
ANEXOS ......................................................................................................................... 126
ÍNDICE DE CUADROS

Cuadro N° 1: Clasificación clases de archivo…………………...................................................15


Cuadro N° 2: Clasificación de tipos de archivo………………………………………………….20
Cuadro N° 3: Cuadro comparativo de los tipos de archivo según las fases del ciclo
vital……………………………………………………………………………………………….21
Cuadro N° 4: Síntesis conceptual de la teoria del valor: tabla periodica de la archivistica ........... 22
Cuadro N° 5: Niveles de descripción archivística y alcance según el tipo de archivo .................. 25
Cuadro N° 6: Pirámide de Kensel nivel de normas jurídicas bolivianas ....................................... 26
Cuadro N° 7: Elementos de la norma internacional de descripción archivística ISAD (G) .......... 40
Cuadro N° 8: División Política de la creación de los Cantones del Municipio de Irupana .......... .48
Cuadro N° 9: Responsables de la Unidad de Archivo ................................................................... 58
Cuadro N° 10: Cantidad de expedientes inventariados (catalogados) pieza por pieza documental
que se custodian en el Archivo Central de Irupana ........................................................................ 74
Cuadro N° 11: Porcentaje de metros lineales por secciones de archivo que se encuentra ya instalada
en los nuevos ambientes del Archivo Central ................................................................................ 75
Cuadro N° 12: Elaboración de códigos, acrónimos alfanuméricos para la codificación de los
expedientes ..................................................................................................................................... 76
Cuadro N° 13: Explicacion de los códigos, acrónimos para expedientes ...................................... 76
Cuadro N° 14: Expedientes descritos en toda la Sección: Ejecutivo Municipal ............................ 80
Cuadro N° 15: Expedientes descritos en toda la Sección: Administrativa Financiera ................... 81
Cuadro N° 16: Expedientes descritos en toda la Sección: Técnica de Proyectos .......................... 81
Cuadro N° 17: Expedientes descritos en toda la Sección: Recursos Humanos.............................. 82
Cuadro N° 18: Nivel de organización que se encuentra el Archivo Central del Gobierno Autónomo
Municipal de Irupana...................................................................................................................... 83
Cuadro N° 19: Resumen de la cantidad de expedientes descritos por cada sección de Archivo, los
metros lineales que posee cada sección de archivo y las fechas extremas del fondo documental
abierto. .......................................................................................................................................... 105
Cuadro N° 20: Inventario utilizado para la descripción de las piezas documentales ................... 107
ÍNDICE DE IMÁGENES
Imagen N° 1: Mapa de División Política del Municipio de Irupana……………………..49
Imagen N° 2: Correspondencia de 1974 con membrete de la Honorable Alcaldía Municipal
de Irupana………………………………………………………………………………………...54
Imagen N° 3: Memorándums de 1990 donde aún figura el membrete como Honorable
Alcaldía Municipal de Irupana…………………………………………………………………...54
Imagen N° 4: Orden de pago de 2006 donde figura el membrete como Gobierno Municipal
de Irupana………………………………………………………………………………………...54
Imagen N° 5: Correspondencia de 2013 donde ya figura como Gobierno Autónomo
Municipal de Irupana……………………………………………………………………………..55
Imagen N° 6: Correspondencia de 2013 donde ya figura como Gobierno Autónomo
Municipal de Irupana……………………………………………………………………………..55
Imagen N° 7: Secciones del Archivo Central del Municipio de Irupana…………………56
Imagen N° 8: Organigrama institucional 2012 donde se observa la existencia del área de
Archivo dependiente de la Dirección Financiera…………………………………………………57
Imagen N° 9: Clasificación de los documentos especiales custodiados en el Archivo
Central GAMI. Reglamento del Instituto de Instrucción Primaria y Social Necesaria, creado (i)
sostenido por los padres de familia de Irupana, conforme al Decreto de 31 de diciembre de
1859…………………………………………………………………………………….......……60
Imagen N° 10: Documentos especiales de la serie documental contables de 1859 a 1935
exponiéndose en la feria de libro realizado en el Archivo Histórico de la Corporación Minera de
Bolivia COMIBOL 2021…………………………………………………………………………60
Imagen N° 11: Casa Blanca adquirida para el funcionamiento de la alcaldía de Irupana
temporalmente (2009-2020), mientras se construye el nuevo edificio municipal……………….62
Imagen N° 12: Documentación en el ambiente antiguo de archivo en la ex Casa Blanca
donde se observa la documentación abandona y desordenada en el piso, febrero de 2018……...63
Imagen N° 13: Documentación en el ambiente antiguo de archivo en la ex Casa Blanca
abandona a su suerte en el piso, febrero de 2018………………………………………………...64
Imagen N° 14: Documentación en el ambiente antiguo de archivo en la ex Casa Blanca
documentación en proceso de descomposición afectada por la humedad con presencia de hongos,
febrero de 2018…………………………………………………………………………………..64
Imagen N° 15: Estantes de madera del antiguo archivo en la ex Casa Blanca, no adecuada
para el resguardo de la documentación que se compararon en la primera fase de organización en
el año 2015……………………………………………………………………………………….68
Imagen N° 16: ambientes de la ex Casa Blanca adquirida para el funcionamiento
temporal de la alcaldía de Irupana………………………………………………………….……70
Imagen N° 17: Auxiliar archivo identificando expedientes de archivo, el en ambiente
antiguo de la Casa Blanca en 2019………………………………………………………………71
Imagen N° 18: Auxiliar de archivo clasificando expedientes de archivo, el en ambiente
antiguo de la Casa Blanca clasificando la documentación en el piso, por falta de mesa de trabajo
……………………………………………………………………………………………………72
Imagen N° 19: Documentación ordenada naturalmente en el ambiente antiguo de la ex Casa
Blanca en 2020…………………………………………………………………………………...72
Imagen N° 20: Archivista realizando la descripción de los expedientes en el base de datos
……………………………………………………………………………………………………73
Imagen N° 21: Expedientes codificados con los colores establecidos por sección de
archivo, ya instalados en la estantería nueva del nuevo ambiente.………………………………78
Imagen N° 22: La primera edificación antigua, ubicada en la plaza principal Victorio Lanza
de municipio de Irupana………………………………………………………………………….84
Imagen N° 23: Visita realizada con el personal técnico a diferentes archivos en la ciudad
de La Paz.………………………………………………………………………………………...86
Imagen N° 24: Archivo Central proyectado en el tercer piso, en la nueva construcción del
palacio consistorial en la plaza principal 2019…………………………………………………..87
Imagen N° 25: Segunda fase de construcción del nuevo palacio consistorial - en la plaza
principal 2019……………………………………………………………………………………87
Imagen N° 26: Conclusión de la obra fina del nuevo palacio consistorial municipal de
Irupana enero de 2021……………………………………………………………………………88
Imagen N° 27: Espacio de atención con mesas y sillas en el Archivo Central GAMI…..88
Imagen N° 28: Mesa de trabajo para las operaciones del tratamiento archivístico……...89
Imagen N° 29: Área de aseo del Archivo Central del Municipio de Irupana con ducha,
sanitario y camerino.……………………………………………………………………………..90
Imagen N° 30: Material bibliográfico de la municipalidad de Irupana, instalada en los
estantes metálicos previa limpieza.………………………………………………………………91
Imagen N° 31: Hemeroteca instalada en estantes de madera temporalmente clasificadas y
ordenadas de manera natural periódico la razón 2016-2020…………………………………….91
Imagen N° 32: Mapoteca instalado en estantería temporalmente en el Archivo Central del
municipio de Irupana desde 1968 a 2011………………………………………………………..92
Imagen N° 33: Área de museo del Gobierno Autónomo Municipal de Irupana, donde se
conservan piezas antiguas del municipio, aparatos telefónicos, máquinas de escribir, billetes y
trofeos.…………………………………………………………………………………………...93
Imagen N° 34: Convocatoria para presentación de propuestas………………………….94
Imagen N° 35: Estantería nueva desembarcado en las instalaciones del Archivo Central
GAMI…………………………………………………………………………………………….95
Imagen N° 36: Estantería nueva desembarcado en las instalaciones del Archivo Central
GAMI…………………………………………………………………………………………….95
Imagen N° 37: Proceso de armado de la estantería nueva en las nuevas instalaciones del
Archivo Central GAMI en el palacio consistorial.………………………………………………96
Imagen N° 38: Proceso de armado de la estantería nueva en las nuevas instalaciones del
Archivo Central GAMI en el palacio consistorial.………………………………………………96
Imagen N° 39: Terminado del armado de la estantería nueva en las instalaciones del
Archivo Central GAMI.………………………………………………………………………….97
Imagen N° 40: Traslado de la documentación de la Casa Blanca al nuevo ambiente del
palacio consistorial en movilidades……………………………………………………………...98
Imagen N° 41: Nuevos ambientes del archivo Central GAMI.………………………...102
Imagen N° 42: Documentación instalada en los nuevos estantes adquiridas para el Archivo
Central GAMI…………………………………………………………………………………..102
Imagen N° 43: Documentación de la Sección: Ejecutivo Municipal instalada en el Archivo
Central GAMI.………………………………………………………………………………….103
Imagen N° 44: Documentación encontrada en la Casa Blanca, antes del proceso de
organización 2019………………………………………………………………………………103
Imagen N° 45: Documentación encontrada en la Casa Blanca, antes del proceso de
organización 2019………………………………………………………………………………103
Imagen N° 46: Expedientes codificados de la Sección: Ejecutivo Municipal con el color
que pertenece a su sección de archivo.…………………………………………………………104
Imagen N° 47: Cinta de embalaje utilizado para la codificación de los expedientes de
archivo.………………………………………………………………………………………….105
Imagen N° 48: Catálogo de la documentación inventariado y empastada para la entrega
definitiva, se empastaron 4 (cuatro) catálogos por cada sección de archivo………….………..108
Imagen N° 49: Instalación de los expedientes “documentos especiales” con las guardas
elaboradas para su mejor conservación de la serie documental de contabilidad de 20 expedientes
de 1867 a 1937…………………………………………………………………………….……109
Imagen N° 50: Expediente del Archivo Histórico “Documentos especiales” se resguardan
celosamente en el ambiente de archivo: libro de Sesiones Ordenarías de 1872-1889……….…109
Imagen N° 51: Ubicación topográfica de ubicación de las secciones de archivo en el nuevo
ambiente del Archivo Central de GAMI……………………………………………………..…110
Imagen N° 52: Espacio dedicado a personajes notables de Irupana, como un justo homenaje
por su aporte cultural, científico y político………………………………………………...……111
Imagen N° 53: Espacio establecido para las ex autoridades municipales, como un justo
homenaje por la labor ofrecida a su municipio (25 fotografías de 1950 a 2021)….…………....111
Imagen N° 54: espacio destinado a los ex concejales (gestión 2015-2021) del municipio, el
más resistido por la sociedad de Irupana……………………………………………..…………112

Imagen N° 55: Implementación del formulario de transferencia de documentos al Archivo


Central del GAMI……………………………………………………………………….…........113
Imagen N° 56: Acta de conformidad de transferencia de documentos al Archivo Central
del GAMI……………………………………………………………………………….………114
Imagen N° 57: Implementación del cuaderno de préstamos de documentos al Archivo
Central del
GAMI…………………………………………………………………………………………...115
Imagen N° 58: Primera Autoridad municipal presente en la Feria del Libro de COMIBOL
2021…………………………………………………………………………………………..…116
Imagen N° 59: Publicación en prensa nacional de la presencia del municipio de Irupana en
la feria del libro de la COMIBOL, celebrado en 13 de mayo de 2021…………………………116
Imagen N° 60: Inspección de autoridades municipales a la organización del Archivo
Central del GAMI………………………………………………………………………………117
Imagen N° 61: Vista panorámica de ingreso al Archivo Central del GAMI, se observa el
área de biblioteca……………………………………………………………………………….117
Imagen N° 62 Vista panorámica de ingreso al Archivo Central del GAMI……………117
Imagen N° 63 Vista panorámica desde el segundo nivel de la instalación de los
documentos en la estantería nueva del Archivo Central del GAMI……………………………118
INTRODUCCIÓN
Una de las mayores falencias que poseen las instituciones públicas, sin duda, es la falta de
organización de sus archivos, por ser una tarea administrativa que suele dar más problemas a los
funcionarios públicos por razones de espacio y tiempo.
La otra dificultad que entorpece la ejecución de los procesos administrativos; es la
acumulación de documentos, que generalmente quedan en un depósito institucional inadecuado,
el cual alberga todo tipo de material en desuso; repercutiendo directamente de manera negativa a
la gestión administrativa de la institución.
El presente Trabajo Dirigido exterioriza el tratamiento archivístico (Identificación,
Clasificación, Ordenación y Descripción), en cuatro (4) fases vitales en el desarrollado de la
organización del Archivo Central del Fondo Documental del Gobierno Autónomo Municipal de
Irupana de la Segunda Sección de la Provincia Sud Yungas del Departamento de La Paz que
comprende los años de 1837 a 2019 como fechas extremas, elaborado bajo los criterios de
organización de normas archivísticas nacionales e internacionales.
El Fondo Documental del Gobierno Autónomo Municipal de Irupana, está compuesto
esencialmente por expedientes administrativos y contables en soporte papel, que abarcan desde la
tercera década del siglo XX de la República hasta la actualidad; existiendo mayor cantidad de
documentos administrativos de la municipalidad desde 1992 hasta 2019. Los expedientes se
caracterizan por ser una fuente primaria para la extracción de información y realizar
investigaciones científicas de la municipalidad de Irupana y la región yungueña. Representa la
memoria histórica de la institución, donde se custodia el acervo documental de la región irupaneña.
En el año 2012, por instrucción del exalcalde municipal (Clemente Mamani Condorena),
se instruye la tarea de organizar los documentos administrativos que se encontraban acumulados
en las unidades administrativas (Archivo de Gestión) abandonados a su suerte. La exautoridad edil
ordenó la organización en un ambiente, sin embargo, no era óptimo para su resguardo, en la ex
Casa Blanca del municipio. En dicha gestión surge por primera vez la asignación de un área de
Archivos y un responsable en el organigrama organizacional de la institución, dependiente de la
Dirección Administrativa Financiera hasta 2019, con la misión de organizar la documentación de
la institución.

1
A los responsables que pasaron por esta área se les instruyó organizar el Archivo Central
del municipio, aplicando técnicas archivísticas para el tratamiento documental, dicha instrucción
no se cumplió debido a que el personal designado no tenía preparación en el área de archivística.
En la gestión 2020, se realizó la reformulación de la estructura organizativa de la
institución. El Archivo pasó a depender directamente de la Máxima Autoridad Ejecutiva del
municipio (MAE), acogiendo el nombre de Unidad de Archivo, al año siguiente es denominado
como Unidad de Archivo Central e Histórico – Agustín Aspiazu en honor al personaje
multifacético de Irupana.
Se denomina Unidad de Archivo, porque agrupa a los tres tipos de Archivo: Central (15
años), Intermedio (35 años) e Histórico (permanente), respetando el ciclo vital de los documentos.
Como municipio provincial no se tiene el suficiente presupuesto para construir los tres ambientes
de archivo, por lo que se optó en centralizar toda la documentación en el Archivo Central. La
documentación en un 85% pertenece a dicho archivo, y para su organización, se aplicó el método
del record continuum en la organización de las series documentales.
En la gestión 2020 comenzó la construcción de la segunda fase de la construcción del
Palacio Consistorial de la municipalidad. Se planteó la ampliación y reformulación de los planos
arquitectónicos de la construcción de los ambientes de archivo, que estaban ubicados en el tercer
piso con una medida de 10x6 metros en el plano inicial, espacio insuficiente para resguardar la
documentación de la municipalidad; la sugerencia de ampliación fue aceptada. Se replanteó los
planos de construcción del edificio, los ambientes se ubicaron en la planta baja del edificio con
una superficie de 35x6 metros y un segundo ambiente de 10x6 metros, además de ello, se
construyeron ambientes auxiliares como: sanitarios, ducha, vestuario y un ambiente para
refrigerio.
Una vez terminada la construcción de esta Unidad de Archivo, comenzó otra etapa, la
adquisición de estantería metálica para el resguardo de la documentación. Se realizaron las
solicitudes de compra por las vías que corresponden, presentándose 19 empresas y el ganador fue
la empresa orureña ENERGYSOL, se efectuaron la compra de 62 estantes metálicos de 90x40 de
10 bandejas (baldas) de una altura de 4.50 de largo, la instalación lo realizo la empresa como parte
del contrato. Una vez concluida la instalación de la estantería se hizo el traslado de la
documentación a los nuevos ambientes que actualmente ocupan.

2
El acervo documental fue hallado en condiciones inadecuadas, documentación en el piso
con hongos y afectado por los fenómenos naturales (humedad y luz solar). Para evitar la pérdida
de más documentos, la Carrera de Historia de la UMSA y el Gobierno Autónomo Municipal de
Irupana firmaron un convenio de colaboración para organizar la documentación producida por la
institución. Para la municipalidad de Irupana organizar y describir su acervo documental fue una
acción prioritaria, por la importancia que conlleva esta labor tanto para la institución y la
investigación científica regional.
La falta de espacio suficiente fue uno de los principales factores para la organización
documental. Al no tener espacio se tuvo que disminuir los espacios de circulación para instalar
una fila de estantes improvisados. El espacio para circular fue de 40 centímetros en el ambiente
antiguo, y la documentación trabajada se acopió sobre de los estantes para ganar espacio.
Posteriormente, se realizó la transferencia de los documentos del Archivo de Gestión, según el
formulario de transferencia de documentos elaborado para esta acción, detallando la información
del expediente de cada unidad administrativa de la institución. Al principio se negaron a realizar
esta actividad los funcionarios, pero, como se les explicó que debería realizar, según normas
archivísticas, la Ley 2027 y la CPE Art. 237, como responsables del custodio de la documentación,
en diferentes oportunidades con el apoyo del exalcalde Clemente Mamani.
Después de las transferencias efectuadas, se conoció sobre la existencia de más
documentación depositada en lugares como el Hospital Municipal, Unidad de Maquinaria e
Intendencia. Ante ello se organizó el rescate de los documentos, se fue a limpiar la suciedad que
se había apoderado de los documentos, luego alistar en amarros (legajos) y posteriormente
proceder el traslado en calidad de documentación desordenada de 40 metros lineales. Aumentó
significativamente los metros lineales del archivo, en principio media aproximadamente 170
metros, en la actualidad es 350 metros lineales, cada año se efectúan las transferencias
normalizadas y la cantidad de expedientes es de 8.822 descritas en el Archivo Central.
Luego se realizó el estudio de la documentación para elaborar el Cuadro de Clasificación
hipotético, basándose en la documentación existente, manual de funciones de la institución y
organigramas. Con en el instrumento hipotético anteriormente mencionado se dio inicio a la
organización del Fondo Documental abierto del municipio de Irupana, a la vez somos los
responsables de la búsqueda de documentación de solicitudes internos y externos de la institución,
como no estaba organizada, su búsqueda se lo hacía por varios días, o incluso semanas, en la

3
actualidad es diferente, la información se lo encuentra en segundos, de esta manera se acelera el
servicio fedatario y el acceso a la información de la documentación.
La documentación más requerida es: contable, proyectos de ejecución, planillas de sueldos
y files de personal, se organizó esta documentación de manera urgente: la documentación contable
se encontraba en carpetas de palancas desordenadas sin ser empastadas aún, una vez organizada la
documentación contable. Se realizó la solicitud de empastado, como rigen las normas legales y la
Ley del Comercio, donde indicada que deben estar empastadas con un aproximado de 200 fojas
por empaste, en la actualidad toda la documentación contable se encuentra empastada desde la
gestión 2005 hasta la gestión 2020.
El presente trabajo explica cómo se aplicaron las fases del tratamiento archivístico
(identificación, clasificación, ordenación y descripción), con criterios archivísticos de
organización al Fondo Documental (abierto) y sus series documentales. Siendo el principal
objetivo la organización y la descripción de los documentos, otorgar dos instrumentos descriptivos:
el inventario y el catálogo, de esta manera garantizar la accesibilidad del seguimiento y control
universal de la documentación descrita. Asimismo, contribuir al conocimiento, preservación,
conservación y difusión del patrimonio documental de la provincia y la municipalidad,
concientizar a los distritos, centrales, sub centrales y comunidades que compone
administrativamente el municipio sobre el valor de conservar y resguardar los documentos.
Mismos las que dan cuenta del desarrollo de la región y del país. En este cometido, el trabajo está
dividido en seis (6) capítulos, el contenido de cada uno de ellos se detalla a continuación:
El primer capítulo. Muestra la recopilación de antecedentes y consideraciones teóricas,
sustentando el proyecto de organización, con soporte teórico, conceptual y legal. También se
enfoca el desarrollo del marco normativo legal. Se fundamenta la elaboración del presente Trabajo
Dirigido, con los antecedentes de la institución. Tomando como base del trabajo la resolución de
Trabajo Dirigido y el convenio interinstitucional entre la UMSA y el GAMI.
El segundo capítulo. Determina las bases legales sobre las cuales las instituciones
construyen y determinan su alcance para la organización de la documentación del municipio de
Irupana y organización judicial en Bolivia. Se enfoca la historia de la provincia y el municipio, en
un ámbito general, además de decretos y leyes que repercute a los Yungas e Irupana.
El tercer capítulo. Muestra los antecedes de la conformación del municipio de Irupana
desde la época incaica, colonial, republicana. Muestras las características básicas del municipio,

4
límites geográficos, ubicación, extensión y otros datos. Se describe la historia archivística del
Fondo Documental y las características de la documentación encontrada.
El cuarto capítulo. Presenta el informe del Trabajo Dirigido, las fases del tratamiento
archivístico desarrollado en el Archivo Central e Histórico de Irupana, siguiendo las normas y
técnicas archivísticas. Partiendo del diagnóstico, la identificación, clasificación, ordenación,
descripción y codificación en el ambiente antiguo de la Casa Blanca.
El quinto capítulo. Refleja la segunda fase del tratamiento archivístico en los nuevos
ambientes del Palacio Consistorial, la organización en 4 (cuatro) secciones de archivo: Ejecutivo
Municipal, Administrativo Financiero, Técnica de Proyectos, y de Recursos Humanos. La
instalación de los documentos en la estantería metálica nueva y la asignación de espacios para el
área de biblioteca, hemeroteca, mapoteca y museo.
El sexto capítulo. Está compuesto por los resultados de los objetivos trazados en un
principio, la elaboración del Inventario y el Catálogo, enfatizando la conservación de los
expedientes y su instalación en la estantería nueva adquirida para el nuevo ambiente de la Unidad
de Archivos. Y finalmente presentamos las conclusiones y recomendaciones a las que se llegaron
después de realizado el Trabajo Dirigido.
Es preciso mencionar que el trabajo fue ejecutado con la ayuda de dos funcionarios de la
municipalidad, Águeda Aliaga Vega y Erika Tarifa y el Lic. A.E. Javier Enrique Cáceres Cáceres,
asesor institucional, abarcando los años de 1937 hasta 2019, un total de 8.822 expedientes entre
documentación administrativa y contable, con una extensión de 350 metros lineales de
documentación.
El trabajo del Fondo Documental se organizó según las fases del tratamiento archivístico.
En la primera parte se inició con el diagnóstico de la documentación encontrada, posteriormente
se hizo la limpieza mecánica de los documentos. Posteriormente, se efectuó el primer instrumento
de organización del Archivo Central, el Cuadro de Clasificación hipotético, en él se identificó las
categorías de organización y las series documentales de cada sección y subsección de archivo.
La primera tarea a realizar fue la selección e identificación de los documentos de archivo
y bibliográfico, la segunda fase fue la clasificación de documentos a nivel de sección, subsección
y serie documental, la tercera fase se hizo la ordenación de la documentación clasificada en las
categorías ya mencionadas. Seguidamente, se realizó la fase de descripción de los documentos
expediente por expediente, en la base de datos creado según la Norma Internacional de Descripción

5
Archivística (ISAD-G). Se elaboró los códigos acrónimos (códigos multinivel) para cada
expediente, finalmente se procedió a la instalación en los estantes metálicos fijos que se
adquirieron para el Archivo Central.
Todo el trabajo de tratamiento archivístico tuvo la finalidad de conservar, permitiendo
salvaguardar la memoria histórica del municipio, considerada como patrimonio, para que las
futuras generaciones puedan consultarla para realizar investigaciones científicas para el desarrollo
regional y del país.

6
TRATAMIENTO ARCHIVÍSTICO DEL ARCHIVO CENTRAL DEL FONDO
DOCUMENTAL DEL GOBIERNO AUTÓNOMO MUNICIPAL DE IRUPANA DE LA
SEGUNDA SECCIÓN DE LA PROVINCIA SUD YUNGAS DEL DEPARTAMENTO DE
LA PAZ (1937-2019)
ASPECTOS GENERALES
ANTECEDENTES
La Carrera de Historia de la Universidad Mayor de San Andrés, desde su fundación en
1966, ha formado generaciones de profesionales (archivistas) que han desarrollado operaciones en
la organización de documentos de instituciones privadas y públicas en varias regiones del país.

En 1971 se funda el Archivo Histórico de La Paz por Alberto Crespo Rodas, con el
propósito de rescatar la documentación de los Archivos Coloniales y Republicanos de los siglos
XVI al XX de la Corte Superior de Justicia de La Paz.

De 25 toneladas de documentos, los cuales iban a ser vendidos a una fábrica de cartón (…)
el 9 de junio de 1971, la Corte Superior de Distrito, representada por su Presidente Luis
Olmos Vera y la Universidad Mayor de San Andrés, representada por el Rector Rolando
Costa Arduz, convinieron en salvaguarda los Archivos de la Corte Superior de Justicia,
libros de Acuerdos de la Corte Superior, así como Protocolos Notariales, Registros y otros
documentos “dispersos y en deterioro y riesgo de desaparecer” tanto de la capital como de
la provincia. (Escobari, 2006, págs. 19-35)

Logrando recuperar el Patrimonio Documental del Departamento de La Paz, con la ayuda


de la primera generación de estudiantes de la Carrera de Historia, creando el interés, el amor y la
pasión por los documentos en varias generaciones de estudiantes hasta el día de hoy. Actualmente,
se dedican a salvaguardar la documentación de instituciones públicas y privadas en todo el extenso
de nuestra geografía nacional.

Por disposición del Reglamento General de Graduación, aprobado por Resolución del
Honorable Concejo Universitario Nº 0472/2021, de fecha 08 de septiembre de 2021, en cuanto a
su Alcance y Objetivos, indica en la Cuarta parte el Convenio Interinstitucional (ver anexo 3)
firmado el 02 de septiembre de 2021, entre el Gobierno Autónomo Municipal de Irupana y la
Facultad de Humanidades y Ciencias de la Educación de la Universidad Mayor de San Andrés lo
siguiente:

7
Se entiende por Pasantía, a las plazas que el GAMI establece para estudiantes de últimos
años, a fin de que realicen prácticas, la Pasantía es una experiencia que contribuye como primera
forma de contacto con el mundo laboral, a completar la formación del estudiante con una práctica
relacionada a su CARRERA.

Asimismo, el estudiante seguirá cumpliendo sus responsabilidades académicas sin


descuidarlas, desempeñando sus actividades únicamente en horario establecido por el GAMI,
pudiendo cumplir la duración de la pasantía variará según su naturaleza, las necesidades internas
del GAMI y las disposiciones internas de la CARRERA.

Es una modalidad de graduación de carácter individual para acceder al nivel académico de


Licenciatura, consistente en la realización de prácticas pre profesionales desarrolladas en el GAMI,
supervisadas y evaluadas por profesionales en calidad de tutores.

La dedicación de los estudiantes en las actividades desarrolladas en el GAMI, deberá ser


exclusiva, debiendo concluirse el Trabajo Dirigido en el tiempo estipulado por la CARRERA, de
conformidad con sus reglamentos.

Identificación del problema

En el estudio de campo realizado de la documentación de la municipalidad de Irupana,


ubicada en la misma localidad perteneciente a la Segunda Sección de la Provincia sud Yungas del
Departamento de La Paz, se identifican los siguientes problemas:

a) El Archivo de la institución municipal, no contaba con un profesional de área, para


realizar un adecuado tratamiento archivístico de la documentación generada por la
institución, razón por lo cual la organización permaneció paralizada, a pesar de que
tuvo varios responsables para su organización, pero desconocían de los métodos de
organización.
b) Carece de instrumentos de organización, el principal, el Cuadro de Clasificación
Documental, solo se encontró listado de documentos de contabilidad, que en los
informes refleja como inventario del archivo, además el hacinamiento en el ambiente
es descomunal, la documentación se encuentra en dos tipos de estantes: metal y madera.
c) Falta de personal de apoyo (auxiliares), sobre todo en la búsqueda de solicitudes
internas y externas (servicio fedatario) como de la Contraloría General del Estado,

8
Unidad de Auditoría Interna del municipio. Sin una organización existente del archivo,
es complicado ubicar la documentación solicitada, en vez de resguardar la
documentación se desorganiza y se desmiembra los expedientes, por personal sin
formación adecuada.
d) Falta de espacio para resguardar la documentación, el antiguo ambiente de la ex Casa
Blanca no era el adecuado. Ahora se cuenta con suficiente espacio para resguardar la
documentación de la institución, en la nueva construcción del Palacio Consistorial.
Objetivo general
Realizar el tratamiento archivístico de la documentación del Fondo Documental Gobierno
Autónomo Municipal de Irupana de la Segunda Sección de la Provincia Sud Yungas del
departamento de La Paz, aplicando los respectivos procedimientos archivísticos para su
organización, utilizando elementos componentes de la Norma Internacional de Descripción
Archivística ISAD (G) y normas jurídicas nacionales que regulan la organización de archivos para
el manejo y accesibilidad de la documentación (expediente).

Objetivos específicos

a) Realizar el diagnóstico archivístico del Fondo Documental del Gobierno Autónomo


Municipal de Irupana.

b) Elaboración de un instrumento para la clasificación de documentos, el Cuadro de


Clasificación Documental, como herramienta de descripción archivística para
organizar el Fondo Documental del Gobierno Autónomo Municipal de Irupana
(tratamiento archivístico).
c) Organizar el Fondo Documental del Gobierno Autónomo Municipal de Irupana,
según el Cuadro de Clasificación ejecutado y acorde a normas archivísticas vigentes
y a las necesidades de un archivo, en la nueva edificación de la alcaldía municipal
construida, para el resguardo de la documentación y con las condiciones que debe
tener un archivo, sin olvidar que es la memoria institucional del municipio.
d) Elaborar el inventario y un catálogo que describa ordenadamente las piezas
documentales existentes, utilizando Normas Internacionales de Descripción
Archivística ISAD (G), que permitan tener información oportuna del Fondo
Documental.

9
Misión institucional
Ente responsable de custodiar, conservar, planificar, organizar, dirigir, normar, coordinar,
ejecutar y controlar las actividades archivísticas a nivel institucional, así como, de la
administración de la documentación proveniente de los Archivos de Gestión de cada una de las
Oficinas. Resguardar el patrimonio documental de acuerdo a las normas y estándares archivísticos,
contribuyendo así a preservar la memoria histórica y cultural de la municipalidad. Así, disponer al
servicio de la institución y la sociedad la información de la documentación que se alberga para la
investigación científica, garantizando el acceso a la información pública.

Visión institucional

Constituirse en el principal centro archivístico y bibliográfico municipal de la región


yungueña del Departamento de La Paz, guardián de la memoria histórica regional. Servir como
entidad de consulta de la misma institución, ser fuente de información histórica para conservar la
memoria histórica, resguardar, conservar y difundir el acervo documental de la institución.

Justificación

El Archivo Central del Municipio de Irupana tiene como meta custodiar, conservar y
proporcionar información oportuna, veraz y pronta al usuario interno y externo que lo requiera.
Ante la necesidad de no encontrar la información solicitada de búsqueda de documentación de
manera rápida y oportuna y no contar con un archivo organizado, surge la necesidad de organizar
la documentación, como un archivo modelo regional, departamental y nacional, acorde a las
normas internacionales y nacionales que regulan la organización de un archivo.

Era necesario realizar la organización de la documentación en sus distintas fases de


organización: identificación, clasificación, ordenación y descripción archivística (tratamiento
archivístico) de los expedientes que se conservan, con el objetivo de proporcionar instrumentos de
descripción por intermedio de la automatización de dichos documentos y obtener el catálogo al
final del trabajo de la organización, respetando los dos principios archivísticos que son los
siguientes:

 Principio de procedencia, que indica que los Fondos y Secciones de Archivo no deben
mezclarse.

10
 Principio de orden natural, es el respeto al orden establecido de la documentación,
por parte del funcionario público.
Paralelamente, al catálogo, se realizó el informe de Trabajo Dirigido que permitirá a
usuarios, investigadores, estudiantes universitarios de nuestra carrera, conocer los pasos que se
siguieron para realizar el tratamiento archivístico en la organización del Fondo Documental.

Metodología

Para conseguir cada uno de los objetivos trazados se empleó la metodología archivística
(tratamiento archivístico), que es el conjunto de ideas que el archivero debe tener, cómo tratar la
documentación, sobre la base de la teoría archivística y los principios fundamentales, principio de
procedencia y principio de respeto del orden original, debiendo conocer con exactitud el material
de trabajo, su procedencia y características administrativas. Por otro lado, para la elaboración del
inventario y el catálogo del Archivo Central de Irupana, se aplicó la metodología de la descripción,
que tiene como objeto principal la descripción de datos precisos del expediente.

Cada expediente es descrito de forma precisa bajo la Norma de la ISAD (G). Asimismo, se
aplicó la revisión bibliográfica, referida al tema de estudio y otros que tienen relación directa o
indirecta, como fundamento teórico, que sirvió de base para la intervención práctica en el archivo
de la municipalidad de Irupana.

Presentación del resultado

El resultado del trabajo estará al alcance de los investigadores, estudiantes y de la misma


población del municipio. Debe considerarse que para acceder a la información deben existir
archivos organizados, era necesario organizar los expedientes de la municipalidad, al ser fuentes
de información primaria, y sobre la base de ellas recuperar su historia.

Se llegó a cumplir y culminar la descripción del Catálogo como instrumento descriptivo


del Fondo Documental del Gobierno Autónomo Municipal de Irupana con la descripción de 8.822
expedientes (1937-2019), 350 metros lineales de documentación y organizado en 4 secciones de
archivo.

11
CAPÍTULO 1

MARCO TEÓRICO CONCEPTUAL


1.1. Definición de archivística

En este capítulo, mostramos el sustento teórico para el desarrollo del “Tratamiento


Archivístico del Archivo Central del Fondo Documental del Gobierno Autónomo Municipal de
Irupana de la Segunda Sección de la Provincia Sud Yungas del Departamento de La Paz (1937-
2019)”. Por ello es necesario conocer las definiciones relativas que se tiene de la Archivística.
Partiremos indicando que es la “disciplina que trata de los aspectos teóricos y prácticos de
los archivos y de su función” (Andréz Díaz, Rosana; Conde Villaverda, María Luisa; otros, 1995),
lo que comprendería es el estudio teórico y práctico de los principios, procedimientos y problemas
concernientes a las funciones de los archivos. Simón Cuba indica que “la archivística es una ciencia
de los archivos que se inicia como una técnica aplicada al arreglo y conservación de los
documentos” (Cuba Quispe, 2011, pág. 5) “ciencia que estudia la naturaleza de los archivos, los
principios de su conservación y organización y los medios para su utilización” (Heredia Herrera,
1991, pág. 27).
La archivística es el estudio teórico y práctico, que se sustenta en los principios básicos de
conservación y organización. “parte del concepto de archivar que significa a su vez guardar
documentos, de modo que la palabra archivo, también para indicar la acción y efecto de archivar”
(Barbadillo Alonso, 2011, págs. 15-16).
Por tanto, podemos señalar que un archivo, no es una acumulación indiscriminada de
papeles en desuso cuyo valor nunca fue establecido, sino un repositorio de documentos que,
después de ser evaluados por su contenido y estructura, ameritan ser conservados con la aplicación
de métodos modernos para su organización. Entonces nos preguntamos ¿la archivística será una
ciencia?, afirmativamente es una ciencia, cuando hablamos de la evolución de la archivística a lo
largo de la historia ya la definimos como: la ciencia que estudia técnicas de gestión documental,
la administración y el tratamiento técnico de los archivos. Sin embargo, así como diversos autores
afirman que la archivística sí es una ciencia, otros tantos apuntan que todavía no puede ser
considerada como tal.

¿Por qué unos piensan que sí y otros que no? Para que una disciplina sea considerada como
tal sabemos que tiene que cumplir 3 requisitos: que tenga un campo de investigación específico,

12
que tenga un objeto de estudio determinado y que tenga un método propio. Por ello, muchos
autores, a pesar de que la archivística no tenga una metodología comúnmente aceptada, consideran
que, en parte, sí cumple con los tres requisitos para ser considerada como tal.

¿Qué es un archivo?

Es preciso definir este concepto con claridad, para tener un conocimiento real sobre su
concepción concreta.

Un conjunto orgánico de documentos, sea cual fuere, su forma y el soporte material,


producidos o recibidos por cualquier persona, física o moral, o por cualquier organismo
público o privado en el ejercicio de su actividad o sus funciones, conservados por sus
creadores o sucesores para sus propias necesidades o transmitidos a instituciones de
archivo. (Oporto Ordoñez, 2005, pág. 38).

El concepto mencionado por el autor nacional coincide en que el archivo es un conjunto de


documentos, cualquiera que sea su soporte (papel, piedra, arcilla, cintas magnéticas, etc.)
acumulados en un proceso natural por personas o instituciones públicas o privadas, los cuales son
conservados temporal o permanentemente y que sirvan como testimonio de los actos
administrativos e información.

También podríamos decir que un archivo es la parte esencial de la ciencia archivística, que
define un conjunto orgánico de documentos o agrupaciones documentales reunidos por las
entidades públicas o privadas en el ejercicio de sus actividades. La organización del archivo
responde a una necesidad, teniendo en cuenta que todo fondo es resultado de la acción
administrativa que a lo largo de su historia desempeña una serie de funciones, y con el tiempo
estas acciones se reflejan en la documentación creada. Organizar un archivo, consiste en dotarlo
de una estructura que produzca el proceso mediante el cual los documentos han sido generados, es
decir, la información que contiene cada documentación.

1.2. Principios rectores de la archivística

Los principios son el conjunto de reglas o normas que orientan la acción, a la vez orientan
y regulan la vida de una organización, en este caso la ciencia de la archivística, tiene dos principios
para su fiel cumplimiento en la organización de un Archivo.

13
1.2.1. Principio de procedencia

Este principio señala que los documentos producidos por una misma institución deben ser
agrupados como un fondo documental, es decir, consiste en mantener agrupados, sin
mezclarlos con otros, los documentos (de cualquier naturaleza) provenientes de una
administración, de un establecimiento, de una persona natural o moral determinada.
(Oporto y Lora, 2009, pág. 73).

La aplicabilidad del principio de procedencia es que el profesional en archivística debe


conocer la estructura de la institución productora de documentos, las normas de organización, las
variantes que tuvo en el transcurso del tiempo. Este principio indica que los fondos de archivo no
se deben mezclarse entre sí, se entiende que los documentos producidos por una institución, deben
ser situados en el fondo documental de procedencia, es decir, sin ser mezclados con otros, es
aplicable en el Archivo Central, Intermedio e Histórico.

1.2.2. Principio de orden original

Los documentos de archivo deben mantener el orden impuesto durante su vida activa
corriente (cif. Orden que se da a los expedientes en el archivo de gestión u oficina). En
realidad, proviene como resultado de la estricta aplicación del principio del registro (...)
Quiere decir que los papeles oficiales deben mantener el orden con el que se recibieron
durante el curso de su actividad oficial en la institución que los ha generado (Oporto
Ordoñez y Lora, 2009, pág. 73).

Por lo tanto, se entiende que el principio de orden original es el respeto a la unicidad del
expediente y la organización en que los documentos fueron creados o guardados por la oficina de
origen (productora) de documentos, no se puede desmembrar un expediente en el momento en que
se realice el tratamiento archivístico correspondiente.

1.3. Clases de archivos

“Los Archivos Públicos son universalmente imprescindibles e inalienables, son propiedad


pública y no pueden ser destruidos.” (Heredia Herrera, 1991, pág. 101) entonces, se entiende, son
aquellos archivos que pertenecen a una entidad pública o dependencia del Estado y cuyos
documentos pueden ser consultados por cualquier ciudadano.

14
Los Archivos Privados, denominados porque custodian documentación generada por
personas físicas o jurídicas de naturaleza privada en el ejercicio de las funciones y actividades que
son propias.

Cuadro N° 1: Clasificación clases de archivo

Fuente: Elaboración propia


1.3.1. Fondo documental

El Fondo Documental es parte de los niveles de descripción de un archivo. “La idea de


fondo va unida a la totalidad de la documentación producida y recibida por una institución o
persona, que suele estar conservada en el archivo de dicha institución o persona” (Heredia Herrera,
1991, pág. 142). “Se conoce como fondo a la totalidad de la documentación generada por una
entidad o institución…Son todos los papeles creados o recibidos por una institución en el ejercicio
de sus funciones” (Oporto Ordoñez, 2005, pág. 62) “conjunto de series generadas por cada uno de
los sujetos productores que conforman la estructura de un organismo en el ejercicio de sus
competencias” (Cuba Quispe, 2011, pág. 305).

Entonces, el fondo documental la constituyen la mayor agrupación documental existente


en un archivo, es la totalidad de la documentación de una institución o persona, que es producida
en el transcurso de sus actividades y funciones.

1.4. Tipos de archivo

En nuestro país, generalmente se conoce la clasificación en cuatro (4) de tipos de archivo,


plenamente edificados, y defendidos por los profesionales nacionales en el tema archivístico (Luis
Oporto y Simón Cuba), los cuales responden a las necesidades de almacenamiento de la

15
documentación de las entidades, estos archivos dependen en gran medida a la utilidad, tramitología
y tiempo de ciclo de vida de los documentos.

Entonces se entiende que es la división de archivos que conforman toda la cadena de


estructura de un archivo general de una institución, que posibilitan la realización de las tareas
archivísticas, cumpliendo con el ciclo vital de la documentación, empezando en el Archivo de
Gestión, Central, Intermedio e Histórico.

a) Archivo de gestión

“Unidad básica de archivo…reúne los asuntos y la correspondencia, sometida a


continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas o los sujetos
involucrados en los trámites” (Oporto y Lora, 2009, pág. 104).

“Tiene como función esencial la conservación de los documentos mientras dura su


trámite o la necesidad de utilización es contante. La organización que se dé a los
documentos en esta primera etapa, determinara las posibilidades de tratamiento de los
demás” (Cuba Quispe, 2009, pág. 20).

También conocidos como archivos de Oficina (activos), son los productores de la


documentación y su custodio está bajo la responsabilidad de los funcionarios de cada unidad, los
cuales deberán organizarlos en series documentales, de acuerdo con el proceso de producción de
los mismos, mientras el trámite no haya concluido, permanecen en el Archivo de Gestión como
unidad básica del archivo.1

El municipio de Irupana cuenta con Archivo de Gestión/Oficina, que se encuentra en las


oficinas de cada unidad administrativa, documentación clasificada como activa por la constante
consulta. Mientras no cumpla con el ciclo vital de permanencia de dos (2) años, no es transferible
al Archivo Central, los años que corresponden a este archivo son de las gestiones 2020-2021.

b) Archivo Central

Los archivos centrales, llamados también Memoria Institucional, se generan como


resultado de la transferencia documental desde los archivos de gestión (…) Es la autoridad

1
Decreto Supremo Nº 23934 de 23 de diciembre de 1994.

16
técnica institucional, por lo que tiene la función de coordinar y controlar el funcionamiento
de los archivos de gestión. Conserva y administra los documentos transferidos hasta la
prescripción del valor legal, es decir hasta 15 años de antigüedad. El Archivo Central tiene
la misión de recoger, conservar, sistematizar la totalidad de documentaciones resguardadas
en los Archivos de Gestión. (Oporto y Lora, 2009, pág. 105).

“Recibe la documentación que transfieren los archivos de oficina que componen la


estructura de un organismo, una vez que las necesidades de utilización no son constantes (…) su
misión esencial es el estudio y valoración de las series documentales” (Cuba Quispe, 2009, pág.
23).

El Decreto Supremo 221452 según los artículos siguientes, se refiere sobre la


documentación inactiva (Archivo Central) y la prohibición de la destrucción de la documentación,
provenientes de los archivos de gestión.

Artículo 1°.- Se declara de utilidad y necesidad nacionales las documentaciones inactivas,


definidas en el artículo 2 el presente decreto, pertenecientes a la administración central,
descentralizada, desconcentrada, local, judicial y universitaria, siéndoles aplicable el artículo 191
de la Constitución Política que pone la riqueza documental del país bajo la protección del Estado.

Artículo 2°.- Entiéndese por documentaciones públicas inactivas, a los efectos de este
decreto supremo, aquéllas que siendo producto o efecto de la función, actividad y trámites
específicos de cualesquier entidades públicas y habiendo estado en uso durante el lapso de su
servicio activo, ingresan en receso y acaban retiradas en depósitos, dentro de las mismas oficinas
de origen o fuera de ellas, en locales de su dependencia.

Artículo 3°.- Se prohíbe en absoluto la destrucción, desecho o cualquier otro daño que
cualesquier personas decidiesen o intentasen ocasionar, por cualquier medio, en las
documentaciones públicas inactivas, sea que éstas permanezcan en las oficinas de origen o hayan
sido retiradas a otras de sus dependencias.

Denominado también como archivo semiactivo, se caracteriza por conservar documentos


de consulta no tan recurrente, pero que siguen manteniendo su vigencia y utilidad. El Archivo

2
Decreto Supremo 22145 de 2 de marzo de 1989.

17
Central es el órgano responsable de organizar, planificar, dirigir, normar, ejecutar, coordinar y
controlar las actividades archivísticas a nivel institucional. Administra, custodia y conserva la
documentación proveniente de los Archivos de Gestión. Este archivo conserva hasta la
prescripción del valor legal, es decir, hasta los 15 años de antigüedad. DS 23934.3

El Archivo Central del municipio de Irupana, custodia la documentación de la institución,


que fueron transferidas del Archivo Gestión, la documentación a resguardarse es por el periodo de
quince (15) años, hasta el cumplimiento del ciclo vital de permanencia. Las gestiones que
corresponden a este archivo son de las gestiones 2004 a 2019.

c) Archivo Intermedio
“Recibe la documentación transferida por los Archivos Centrales de los distintos
organismos cuando las necesidades de consulta por parte de la administración productora
son solo esporádicas” (Cuba Quispe, 2009, pág. 25).

Repositorio archivístico destinado a preservar y accesibilidad para la consulta; evaluar los


que tienen valor permanente para su transferencia al Archivo Histórico, y las que sean
superfluas sean desechadas bajo control legal. Existe un solo archivo de este tipo por sector.
(Oporto y Lora, 2009, pág. 72).

Según el Decreto Supremo 250464, Art. 1. Créase un archivo intermedio del Poder
Ejecutivo con el nombre REPOSITORIO INTERMEDIO DEL PODER EJECUTIVO bajo
la tuición del Ministerio de la Presidencia, con la misión principal de concertar, organizar
y eliminar la documentación inactiva del Poder Ejecutivo con 15 años o más de antigüedad
para remitirla y entregarla al cumplir treinta y cinco (35) años de antigüedad al Archivo
Nacional de Bolivia, con excepción de tratados, instrumentos internacionales y
documentos confidenciales. D.S. 221465

El Archivo Intermedio tiene como una de sus funciones administrar la gestión de los
documentos transferidos desde los Archivos Centrales hasta su eliminación o transferencia a un
Archivo Histórico para su conservación definitiva, el periodo de conservación es de 35 años. Es la
etapa donde los documentos pierden su utilidad administrativa hasta que son conservados

3
Decreto Supremo Nº 23934 de 23 de diciembre de 1994.
4
Decreto Supremo N° 25046 de 21 de mayo de 1998.
5
Decreto Supremo N° 22146 de 2 de marzo de 1989.

18
definitivamente, pasan por diversos tratamientos identificándose qué documentos tienen valor
permanente y cuáles no, es la única entidad archivística autorizada para la destrucción controlada
bajo el control legal de la documentación sin valor histórico.

Se entiende por Archivo Intermedio repositorio donde se transfieren los documentos del
Archivo Central, cuando su consulta resulta esporádica y en el que permanecen hasta su
eliminación o transferencia al Archivo Histórico. En el municipio de Irupana, se observa la
documentación que pertenece a este archivo, su existencia es minina, esta documentación está
clasificada como inactiva, ya que cumplieron con el ciclo vital de treinta y cinco (35) años de
antigüedad. Los años que corresponden a este archivo son las gestiones de:1968 a 2003.

d) Archivo histórico

Es la última fase del proceso archivístico, resultante de la transferencia de la


documentación valorada en el Archivo Intermedio con dictamen de valor permanente (…)
tiene la función de administrar la riqueza documental de la Nación, transferida por el
archivo intermedio. Debe conservarla frente a cualquier riesgo potencial de deterioro o
destrucción, desarrollando un programa permanente de conservación. (Oporto y Lora,
2009, pág. 110).

Dentro el ciclo vital de los documentos es aquel al que ha de transferir desde el archivo
intermedio la documentación que debía conservarse permanentemente, por no haber sido
objeto de dictamen de eliminación por parte de la comisión superior calificadora de
documentos administrativos. (Cuba Quispe, 2009, pág. 28).

Orientado a la difusión a un público amplio como variado en sus perspectivas e intereses,


por lo que resulta difícil delimitar los servicios que le cabe prestar, así como la orientación,
aspectos que dependen de la naturaleza de la organización y de los fondos y de su variedad
tipológica. (Cruz Mundet, 1999, pág. 156).

Según el Decreto Supremo 57586, Art. 1. La documentación de carácter público, oficial y nacional
existente en las reparticiones del Estado que tiene más de treinta y cinco años de uso, deberá

6
Decreto Supremo No 5758 del 07 de abril de 1961.

19
entregarse al Archivo Nacional. Esta disposición comprende a la Presidencia de la República,
Ministerios de Estado y cualesquiera otras oficinas estatales de carácter nacional.

El Archivo Histórico custodia documentos provenientes de los archivos de Gestión, Central


e Intermedio, ya que han perdido utilidad para la realización de trámites. Pese a esto, se conservan
por su valor histórico a la investigación. Además, que es la encargada de conservar frente a
cualquier riesgo potencial de deterioro o destrucción, desarrollando programas permanentes de
conservación, y difusión. Establecimiento donde debe conservarse la documentación oficial y
nacional de valor permanente según la Ley.

El municipio de Irupana, cuenta con documentación histórica mínima, clasificada con valor
permanente, transitaron por todas las fases de archivo, hasta llegar a ser clasificadas como
históricas. Los años que corresponden a este archivo son de 1937 a 1967.

Cuadro N° 2: Clasificación de tipos de archivo

Fuente: Elaboración propia en base a libro: Legislación Archivística Boliviana (Oporto Ordoñez & Rosso
Ramírez, 2007)

20
Cuadro N° 3: Relación comparativa de los tipos de archivo según las fases del ciclo vital

CICLO VITAL TIPOS DE ARCHIVO


1. Fase Activa. 1. Archivo de Gestión u Oficina.
Las documentaciones que se producen Unidad básica de archivo, existente en cada oficina de
diariamente y se encuentran en uso actual, la institución. Pueden existir un número
para el cumplimiento de las funciones y indeterminado de archivos de gestión, dependiendo de
actividades de las entidades. El expediente la complejidad y el desarrollo organizacional
se forma paulatinamente a partir del alcanzando por la entidad.
proceso de trámite o de la correspondencia.
Se administra en el archivo de oficina, en
tanto conserve su valor administrativo y/o
fiscal.
2. Fase Inactiva. 2. Archivo Central o Memoria Institucional.
Las documentaciones que han ingresado en Institución archivística o centro de archivo; deposito
receso, no siendo ya necesarias para el uso en una dependencia adecuada, dotado de las
administrativo y son transferidos a los condiciones necesarias de espacio, equipo y seguridad,
archivos centrales, en tanto se conserve el donde se traslada la documentación inactiva de la
valor legal, para el servicio de la institución entidad, procedente de los archivos de gestión. Solo
que los ha generado en función del interés existe un solo archivo central por cada entidad, aunque
legítimo. la practica nos muestra la existencia de archivos de
Posteriormente se remite a los archivos contabilidad que funcionan como centrales en nuestro
intermedio, para ser sometidos al proceso país.
de valoración.
3. Archivo Intermedio.
Repositorio archivístico destinado a preservar y
accesibilizar para la consulta; evaluar las que tiene
valor permanente para su transferencia al Archivo
Histórico, y las que sean superfluas sean desechadas
bajo control legal. Existe un solo archivo de este tipo
por sector.
4. fases valor permanente. 4. Archivo Histórico.
Las documentaciones que ya han sido Establecimiento donde, por ley, debe conservarse la
transferidas a los archivos públicos, por documentación oficial y nacional de valor permanente.
haberse reconocido en ellos su valor para la Existen varios tipos de archivos históricos.
investigación científica siendo disponibles
al uso general e irrestricto.
Fuente:(Oporto Ordoñez 2009)

Los archivistas nacionales Oporto y Campos, basándose en el estudio archivístico y


legislativo nacional, elaboraron una tabla periódica de la archivística boliviana, la que brinda y
facilita la información de este proceso. Ello no podría pasar por desapercibido en cualquier estudio
sobre el desarrollo de la archivística boliviana, ya que responden a las fases establecidas según la
norma nacional. Otros países tienen distintas normas jurídicas, pero, la división de archivos está
muy clara y cada archivo cumple una función específica.

21
Cuadro N° 4: Síntesis conceptual de la teoría del valor: tabla periódica de la archivística
VALORES VALORES PRESCRIPCIÓ FASES DEL TIPO DE PRESCRIPCIÓN
GENÉRICOS DOCUMENTALES N LEGAL CICLO VITAL ARCHIVO ARCHIVÍSTICA

Administrativo 2 Activa Archivo de 2


Gestión
Primarios Fiscal 5 Activa Archivo de 5
Gestión
Legal 10 Inactiva Archivo 15
Central
Informativo Inactiva Archivo 35
Secundarios Intermedio
Histórico Permanente Archivo
Histórico
Fuente: Oporto y Campos Lora, 2009, Pág.77

1.5. Descripción archivística

La descripción archivística forma parte del tratamiento archivístico, porque se conecta de


manera directa con las fases de organización que son la identificación, clasificación, ordenación y
la descripción. Únicamente es posible describir información que se encuentre debidamente
organizada, por más que un archivo esté correctamente organizado, no garantiza que se pueda
acceder y consultar a la información que contiene, para ello es necesario realizar los instrumentos
de descripción y describir su contenido.

Para hacer más accesibles los archivos deben estar administrados científicamente, es decir
que su organización responde a los mayores niveles de eficiencia, eficacia, economía y
disponibilidad. Tres son las operaciones fundamentales de la archivística: La clasificación
(…) la ordenación (…) y la descripción. (Oporto y Lora, 2009, pág. 79).

La descripción es una condición necesaria para la realización de otros procesos, como


control interno de la difusión, servicios de referencia de consulta interna y externa de los archivos,
conocer definiciones sobre la descripción archivística es importante. “El medio utilizado por el
archivero para obtener la información contenida en los documentos y ofrecerla a los interesados
en ella (...) La descripción persigue dos objetivos: dar información a los demás y facilitar el control
al archivero” (Heredia Herrera, 1991, pág. 48). “Fase del tratamiento archivístico, destina la
elaboración de instrumentos de consulta para facilitar el acceso, conocimiento, control y uso de
las series documentales existentes en el archivo” (Oporto y Lora, 2009, pág. 81). “Objeto de la

22
labor descriptiva es el hacer accesibles eficazmente los fondos documentales (...). La descripción
de los documentos constituye la parte culminante del trabajo archivístico y viene a coincidir
exactamente en su finalidad con la de la propia documentación: informar” (Cruz Mundet, 1999,
pág. 256). “Compone mediante la recopilación, análisis, organización y registros de la información
que sirve para identificar, gestionar, localizar y explicar los documentos de archivo, así como el
contexto y el sistema que los ha producido” (Barbadillo Alonso, 2011, pág. 25).

La descripción tiene que ser exacta, un archivo que no esté descrito no existe, y es en esta
etapa del tratamiento archivístico donde se elaboran los instrumentos de consulta para facilitar el
acceso de la documentación. Como son las series documentales existentes en los archivos, y sin
contar con este instrumento, ninguna institución puede desarrollar sus tareas de manera normal, ya
que están destinados a fines de control administrativo, como facilitar la investigación y el servicio
fedatario. En síntesis, la descripción constituye una función importante en el tratamiento
archivístico, gracias a ella se proporciona el acceso a los archivos y la información sobre los
documentos.

1.6. Instrumentos de descripción

Los instrumentos de descripción archivística documental proporcionan información sobre


archivos, fondos, o series y son un elemento clave para la identificación y localización de la
documentación. También se utilizan para localizar y consultar la documentación del ente
productor. “Estos instrumentos pueden ser de dos tipos: de control y de consulta. Los instrumentos
de control son elaborados en las fases de identificación y valoración y sirven para fines de la
administración archivística” (Oporto y Lora, 2009, pág. 82). Estos instrumentos se dividen en
cuatro (4).

a) Guías de archivo

La guía de archivo es un instrumento de consulta, es el esquema general de descripción


básica de las series documentales, de los archivos en una dependencia o entidad que indica sus
características fundamentales conforme al cuadro general de clasificación archivística. Incluye
datos generales de la institución, la dirección, horarios de atención, tipos de servicio, teléfono y
correo electrónico, así como el nombre y cargo del responsable.

23
b) Inventarios

Los inventarios de archivo sirven para indicar la cantidad de expedientes que existen en un
archivo. Tienen como principal utilidad ser instrumentos de consulta y recuperación de la
información que describen las series y expedientes documentales. Describe cada una de las piezas
documentales compuestas, y de todas las series documentales de cada sección de archivo. Además
de ello, sirve para tener control de la documentación y además orienta e informa al investigador o
usuario del archivo.

c) Catálogo

Es un instrumento más detallado que la guía, permite a los usuarios conocer las series
documentales, su volumen y alcance y la clasificación de reserva o confidencialidad. Describe de
forma ordenada e individualizada las piezas documentales de una serie. Es la descripción de pieza
por pieza documental.

d) Índice

Son una serie de listas que se refieren generalmente a palabras que aclaran nombres de
personas, lugares, temas y materias. Sirven de apoyo a las Guías, inventarios y catálogos. Son
auxiliares de la descripción y se ordenan alfabéticamente o numéricamente. Son considerados
instrumentos auxiliares de la descripción, porque ayudan a ubicar de manera rápida la información
que se encuentra en los fondos, sub fondos, series y piezas documentales. Un índice es una lista
de palabras o frases encabezadas que permite la ubicación de la información al interior de un
expediente.

Estos instrumentos de descripción son indispensables para obtener control sobre el archivo,
tener información oportuna y puede estar al servicio de sus usuarios, internos y externos de la
institución.

Es muy importante determinar cuándo elaborar un instrumento de descripción. “elección


del tipo de instrumento de descripción depende de diversos criterios: la fase del ciclo de vida de
los documentos, su propia naturaleza, su utilidad, las necesidades de los usuarios, los medios
disponibles, entre los principales.” (Cruz Mundet, 1999, pág. 251). A continuación, mostraremos
los niveles de descripción archivística y a los archivos que corresponde cada una de ellas.

24
Cuadro N° 5: Niveles de descripción archivística y alcance según el tipo de archivo

NIVEL INSTRUMENTOS TIPOS DE ARCHIVO AGRUPACIONES


DESCRIPTIVOS DOCUMENTALES

I Archivo Central Fondos de archivo


Guías Archivo Intermedio Secciones de Archivo
Archivo Histórico
II Inventarios Archivo de Gestión Series Documentales
Unidades documentales
compuestas
III Catálogos Archivo Histórico Unidades documentales
simples

IV Índices Todos los Archivos Todas las agrupaciones

Fuente: Oporto y Campos Lora, 2009, Pág.83

25
CAPÍTULO 2

MARCO JURÍDICO
2.1. Categorías de normas jurídicas bolivianas

Se ha elaborado la siguiente recopilación de medidas, promulgada en distintos periodos de


gobiernos, desde 1825, mismos que configuran un control respecto al manejo de archivos.

Actualmente, la normativa boliviana tiene como directrices los preceptos establecidos por
el decreto supremo 25350 de 8 de abril de 1999, que aprobó el Manual de Técnicas
Normativas y sus Anexos, instrumentos que establece la jerarquía y los alcances de las
disposiciones legislativas y normativas nacionales, que no es otra cosa que la aplicación
práctica y de la pirámide Kelsiana en Bolivia. (Oporto & Rosso, 2007, pág. 16).

Cuadro N° 6: Pirámide de Kensel nivel de normas jurídicas bolivianas

Fuente: Elaboración propia en base a libro: (Oporto & Rosso, 2007)

a) Disposiciones legales emanadas del Poder Legislativo

 Constitución Política del Estado


 Código
 Ley

b) Disposiciones emanadas por el Poder Ejecutivo

 Decreto Ley

26
 Decreto Supremo
 Decreto Presidencial
 Resolución Suprema
 Resolución Ministerial
 Resolución Administrativa
 Reglamento Específico
Los autores señalan también que hay dos fuentes de esta normativa “en primer lugar, el
Poder Legislativo, que concentra (…) representación de la Nación, espacio en el que conjugan los
intereses nacionales, regionales, departamentales y provinciales. En segundo lugar, el poder
Ejecutivo que reglamenta las leyes (…) para la administración del Estado” (Oporto & Rosso, 2007,
pág. 16).

2.1.1. Disposiciones legales emanadas del Poder Legislativo

Las normativas emanadas por el Poder Legislativo son de carácter nacional, están la
Constitución Política del Estado, las leyes, los códigos y los tratados internacionales.

a) Constitución Política del Estado CPE.

El procedimiento boliviano se rige bajo el mandato de jerarquía, es decir, que hay niveles
en las normas jurídicas nacionales, “a partir de la misma constitución, descendiendo luego a la ley
y a otras resoluciones” (Oporto & Rosso, 2007, pág. 17). Lo que significa que la Constitución
Política del Estado es la máxima normativa nacional, es la madre de las leyes del ordenamiento
jurídico boliviano, que ninguna otra norma jurídica puede estar por encima de ella.

b) Código

Es la expresión del Derecho escrito. Un código en una agrupación ordenada y temática de


normas referidas a una misma materia, cuya importancia jurídica o social o su larga
extensión permita su regulación unificada y con vocación exhaustiva (…) infieren una
sistematización de las normas legales y consuetudinarias, y se convierten en bases legales
que regulan la difícil y desigual relación entre el Estado y la sociedad civil. (Oporto &
Rosso, 2007, pág. 18).

27
Lo que quiere decir, es un conjunto unitario, ordenado y sistematizado de leyes, de las
normas jurídicas punitivas de un Estado que agrupan las materias que forman parte de un mismo
ramo del derecho (así. Código Civil, Código Comercial, Código Penal, etc.).

c) Ley

Es una disposición legal de alcance nacional que provienen del Poder Legislativo “son
normas jurídicas reunidas bajo el mismo título, que establecen los órganos legislativos previstos
por la Constitución y de acuerdo con el procedimiento previsto por la misma” (Oporto & Rosso,
2007, pág. 18). Su tratamiento se lo realiza bajo el Reglamento de Debates por la cámara de
Diputados y Senadores y el Congreso Nacional, que después pasa al Poder Ejecutivo para su
posterior promulgación. Las leyes establecen deberes y derechos a todos los ciudadanos por igual,
para que la convivencia social sea posible. Ante la Ley, todos los ciudadanos son iguales, es decir,
que tienen las mismas obligaciones, las mismas responsabilidades, los mismos derechos.

2.1.2. Disposiciones emanadas por el Poder Ejecutivo

Hay una variedad de disposiciones emanadas por el Poder Ejecutivo: los decretos ley,
decretos supremos, decretos presidenciales, resoluciones, supremas, resoluciones
multiministeriales, resoluciones biministeriales, resoluciones ministeriales y resoluciones
administrativas.

a) Decreto Ley

Son normas jurídicas que se utilizaron en periodos de régimen de facto, como algunos
gobiernos no constitucionales; con esta normativa trato de suplir la falta de Congreso “al haberse
clausurado el Congreso, el Presidente gobierna mediante Decretos Ley. Un ejemplo son los
llamados Códigos Banzer (…) que se promulgaron durante el régimen dictatorial del Gral. Hugo
Banzer (1971-1978)” (Oporto & Rosso, 2007, pág. 19). Es una norma con rango de ley (o sobre
materias propias de ley), dictada por un gobierno de facto, en períodos de anormalidad
constitucional, sin que en ellos intervenga el Poder Legislativo.

b) Decreto Supremo

Es una normativa originada por el Poder Ejecutivo, previstos por la Constitución Política
del Estado, distinguen en este grupo los Reglamentos de Ejecución denominados también

28
“decretos reglamentarios de las leyes nacionales (…) para que entren en efectivo vigor (…) aunque
también existen reglamentos que desarrollan parcialmente la ley. Generalmente, existen cierto
tiempo entre la ley promulgada y el decreto reglamentario dictado” (Oporto & Rosso, 2007, pág.
19). Un decreto es un tipo de acto administrativo emanado habitualmente del Poder Ejecutivo y
que, generalmente, posee un contenido normativo reglamentario, por lo que su rango es
jerárquicamente inferior a las leyes

c) Decreto Presidencial

Esta normativa, según los autores, es muy usual en los periodos de gobierno, con la que se
designa el gabinete ministerial, cambios de ministros, etc., con ella se designa a las disposiciones
que aprueba el Presidente (a) del Estado, “para regular materias que conforme a la Constitución o
las leyes corresponden a su competencia” (Oporto & Rosso, 2007, pág. 20). El Decreto
Presidencial es un acto administrativo promulgado por el poder ejecutivo con contenido normativo
reglamentario, sin necesidad de ser sometida al órgano legislativo.

d) Resolución Suprema

Es una disposición de carácter específico, y su aplicación es en el ámbito ministerial y su


disposición debe ser ejecutada por el Ministerio del área que hace mención la normativa, aprobada
por el Presidente (a) con el refrendo de un Ministro, “por especiales circunstancias, el Presidente
de la Republica desea avocar a su decisión” (Oporto & Rosso, 2007, pág. 20). Es una norma de
decisión de carácter específico rubricada por el Presidente de la República y refrendada por uno o
más Ministros a cuyo ámbito de competencia correspondan, son aplicados por los Gobiernos
Municipales del Estado Plurinacional de Bolivia.

e) Resolución Ministerial

Esta disposición jurídica es emanada por los ministerios y responde a tres tipos de
Resoluciones: multiministeriales, biministeriales y ministeriales. “la resolución Multiministerial,
se refiere a disposiciones normativas que competen a las atribuciones de tres o más Ministerios.
La Resolución Biministerial, comprende a las atribuciones conjuntas de dos Ministerios y la
Resolución Ministerial a uno” (Oporto & Rosso, 2007, pág. 20). Por lo tanto, es una medida
decretada por un ministerio de un gobierno, se trata de una normativa o de una regla que dicta un
ministerio de acuerdo a las facultades que le otorga la Constitución

29
f) Resolución Administrativa

Son disposiciones que se dictan en el ejercicio de las atribuciones de órganos Ministeriales


inferiores al Ministerio. Una resolución puede ser un decreto, una decisión o un fallo que emite
una determinada autoridad. Una resolución administrativa, en este sentido, es una orden que
pronuncia el responsable de un servicio público

g) Reglamento Específico

Normativa interna que regula el desarrollo institucional, como menciona los autores:

Norma interna que se aprueba para regular el desarrollo institucional específico. En


Bolivia, los archivos se rigen por reglamentos específicos y manuales de procedimientos,
como bien lo señala el Decreto Supremo 23934 que implanto el Reglamento Común de
Procedimiento y de Comunicación en los Ministerios de Poder Ejecutivo y por extensión
por la vía supletoria, en el resto de organismos que dependen de este poder del Estado.
(Oporto & Rosso, 2007, pág. 21).

2.2. Legislación boliviana sobre archivística

Nuestro país no tiene una Ley que regule el Sistema de Archivos en Bolivia. Ante la
falencia de esta, debemos resaltar que sí existen Leyes y Decretos Supremos referenciales como,
herramientas necesarias para el manejo de archivos, garantizando la organización, conservación,
defensa del patrimonio y el libre acceso a la información. Entonces señalaremos que la Legislación
en Bolivia sobre archivos está regida por la CPE. (Constitución Política del Estado), Leyes,
Códigos y Decretos Supremos.

2.2.1. Constitución Política del Estado Plurinacional de Bolivia

La Constitución Política del Estado es la norma jurídica suprema positiva que rige la
organización de un Estado, estableciendo: la autoridad, la forma de ejercicio de esa autoridad, los
límites de los órganos públicos, definiendo los derechos y deberes fundamentales de los
ciudadanos y garantizando la libertad política.

La Constitución Política del Estado, promulgada el 7 de febrero de 2009, estipula de


manera explícita los derechos fundamentales de la sociedad boliviana y establece para los
servidores públicos, como una de sus obligaciones, la elaboración de inventarios, guías, catálogos

30
de la documentación que se custodia en las oficinas públicas. Los artículos que hacen mención a
este son:

 Art. 21.6. Acceso a la información


A acceder a la información, interpretarla, analizarla y comunicarla libremente, de manera
individual o colectiva.

 Art. 24. Derecho a la petición


Toda persona tiene derecho a la petición de manera individual o colectiva, sea oral o escrita,
y a la obtención de respuesta formal y pronta. Para el ejercicio de este derecho no se exigirá más
requisito que la identificación del peticionario.

 Art. 99. (Parágrafo III patrimonio cultural)


La riqueza natural, arqueológica, paleontológica, histórica, documental y la procedente del
culto religioso y del folklore, es patrimonio cultural del pueblo boliviano de acuerdo con la ley.

 Art. 112. (delitos cometidos por los servidores públicos)


Los delitos cometidos por servidores públicos que atenten contra el patrimonio del Estado
y causen grave daño económico, son imprescriptibles y no admiten régimen de inmunidad.

Quiénes destruyan documentaciones públicas u otros bienes bibliográficos, documentales


y hemerográficos, son pasibles del régimen sancionador que señala este artículo. El delito contra
la riqueza documental es imprescriptible y no admite el régimen de inmunidad.

 Art. 213 (Parágrafo I)


La Contraloría General de la República es la institución técnica que ejerce la función de
control de la administración de las entidades públicas y de aquellas en las que el Estado tenga
participación o interés económico. La Contraloría está facultada para determinar indicios de
responsabilidad administrativa, ejecutiva, civil y penal, tiene autonomía funcional, financiera,
administrativa y organizativa.

El régimen de control del Estado permite identificar los distintos niveles de responsabilidad
por la función pública que se demuestra sobre la base de los documentos de archivo confiable, con
valor legal y de acceso inmediato.

31
 Art. 232. Servidoras públicas y servidores públicos
La administración pública se rige por los principios de legitimidad, legalidad,
imparcialidad, publicidad, compromiso e interés social, ética, transparencia, igualdad,
competencia, eficiencia, calidad, calidez, honestidad, responsabilidad y resultados.

Señala con claridad que los archivos de oficina, para el cumplimiento de los principios de
la administración pública, obligan a generar información confiable de manera inmediata, refieren
a la legalidad, lo que nos lleva a reiterar el cuidado de mantener en los archivos los documentos
auténticos.

 Art. 233. Servidoras públicas y servidores públicos


Son servidoras y servidores públicos las personas que desempeñan funciones públicas. Las
servidoras y los servidores públicos forman parte de la carrera administrativa, excepto aquellas
personas que desempeñen cargos electivos, las designadas y los designados, y quienes ejerzan
funciones de libre nombramiento.

 Art. 242.4. (La participación y el control social)


Generar un manejo transparente de la información y del uso de recursos en todos los
espacios de la gestión pública. La información solicitada por el control social no podrá denegarse,
y será entregada de manera completa, veraz, adecuada y oportuna.

 Art. 237. Obligaciones para el ejercicio de la función pública


Son obligaciones para el ejercicio de la función pública:

1. Inventariar y custodiar en oficinas públicas los documentos propios de la función


pública, sin que puedan sustraerlos ni destruirlos. La ley regulará el manejo de los archivos y las
condiciones de destrucción de los documentos públicos.

2. Guardar secreto respecto a las informaciones reservadas, que no podrán ser comunicadas
incluso después de haber cesado en las funciones. El procedimiento de calificación de la
información reservada estará previsto en la ley.

32
 Art. 302. (Parágrafos I numeral 25, centros de información).
Son competencias exclusivas de los Gobiernos Municipales Autónomos en su jurisdicción.
Centros de información y documentación, archivos, bibliotecas, museos, hemerotecas y otros
municipales.

2.2.2. Código Civil

Esta norma jurídica es la que recoge las leyes que afectan a las personas, bienes, modos de
propiedad, obligaciones y contratos. El código Civil, promulgado el 6 de agosto de 1975, hace
referencia a las obligaciones que tiene el funcionario público y la importancia de la documentación:

 Art. 1288. (Conversión)


El documento que no es público por la incompetencia o incapacidad del funcionario o por
un defecto de forma, vale como documento privado si ha sido firmado por las partes.

 Art. 1289. Inciso I (Fuerza probatoria)


El documento público, respecto a la convención o declaración que contiene y a los hechos
de los cuales el funcionario público deja constancia, hace de plena fe, tanto entre las partes
otorgantes como entre sus herederos o sucesores.

2.2.3. Ley 004 Marcelo Quiroga Santa Cruz de lucha contra la corrupción

La ley es la norma o regla que se aprueba a través de procedimientos específicos por la


autoridad de un Estado y que contiene regulación determinada de ciertos ámbitos de la vida de las
personas. También conocida como Ley Marcelo Quiroga Santa Cruz, tiene por finalidad la
prevención, acabar con la impunidad en hechos de corrupción y la efectiva lucha contra la
corrupción, recuperación y protección del patrimonio del Estado, con la participación activa de las
entidades públicas, privadas y la sociedad civil y señala respecto a la información lo siguiente:

 Art. 21. (Deber de informar)


Tienen el deber de remitir toda la información solicitada por la Unidad de Investigaciones
Financieras, dentro de una investigación que se esté llevando a cabo

 Art. 22. (Manejo de la información)


III. Esta información valorada por el Ministerio Público, podrá ser presentada como prueba
en los procesos penales.

33
2.2.4. Ley de Procedimiento Administrativo 2341

La Ley 2341 fue aprobada en abril de 2002, legitima el derecho de la petición, el acceso a
los archivos, denominada Ley de Procedimiento Administrativo, con objeto de regular la actividad
administrativa y el procedimiento administrativo del sector público, regular la impugnación de
actuaciones administrativas y sus respectivas restricciones en los siguientes artículos:

 Art. 16. (Derechos de las Personas)


En su relación con la Administración Pública, las personas tienen los siguientes derechos:

a) A formular peticiones ante la Administración Pública, individual o colectivamente;


J) A obtener certificados y copias de los documentos que estén en poder de la
Administración Pública, con las excepciones que se establezcan expresamente por ley
o disposiciones reglamentarias especiales;
k) A acceder a registros y archivos administrativos en la forma establecida por ley;

 Art. 18. (Acceso a Archivos y Registros y Obtención de Copias).


I. Las personas tienen derecho a acceder a los archivos, registros públicos y a los
documentos que obren en poder de la Administración Pública, así como a obtener certificados o
copias legalizadas de tales documentos cualquiera que sea la forma de expresión, gráfica, sonora,
en imagen u otras, o el tipo de soporte material en que figuren.

II. Toda limitación o reserva de la información debe ser específica y estar regulada por
disposición legal expresa o determinación de autoridad administrativa con atribución legal,
establecida al efecto, identificando el nivel de limitación. Se salvan las disposiciones legales que
establecen privilegios de confidencialidad o secreto profesional y aquellas de orden judicial que,
conforme a la ley, determinen medidas sobre el acceso a la información.

III. A los efectos previstos en el numeral anterior del derecho de acceso y obtención de
certificados y copias, no podrá ser ejercido sobre los siguientes expedientes:

a) Los que contengan información relativa a la defensa nacional, a la seguridad del Estado
o al ejercicio de facultades constitucionales por parte de los poderes del Estado.
b) Los sujetos a reserva o los protegidos por los secretos comercial, bancario, industrial,
tecnológico y financiero, establecidos en disposiciones legales.

34
2.2.5. Ley del Sistema de Administración y Control Gubernamental 1178

Es la norma que detalla el modelo de administración gubernamental para el manejo de los


Recursos del Estado Plurinacional de Bolivia. Su finalidad es tener una administración eficaz y
eficiente, información transparente, establece responsabilidades por acciones y omisiones,
promulgada el 20 de julio de 1990, también hace referencia a la documentación e información
oportuna y el control de los servidores y ex servidores públicos.

 Art. 1. (Finalidad y Ámbito de Aplicación)


b) Disponer de información útil, oportuna y confiable, asegurando la razonabilidad de
los informes y estados financieros;
 Art. 36. (Atribuciones Institucionales)
Todo servidor público o ex - servidor público de las entidades del Estado y personas
privadas con relaciones contractuales con el Estado cuyas cuentas y contratos estén sujetos al
control posterior, auditoría interna o externa, quedan obligados a exhibir la documentación o
información necesarias para el examen y facilitar las copias requeridas, con las limitaciones
contenidas en los artículos 510, 520 y 560 del Código de Comercio.

Las autoridades de las entidades del Sector Público asegurarán el acceso de los ex –
servidores públicos a la documentación pertinente que les fuera exigida por el control posterior.
Los que incumplieren lo dispuesto en el presente artículo, serán pasibles a las sanciones
establecidas en los artículos 1540, 1600 y 1610 del Código Penal, respectivamente.

2.3. Vertientes en la edificación de las normas archivísticas de Bolivia

Respecto a las normativas legales que se indicaron anteriormente para garantizar el buen
manejo y organización de archivos, el historiador Luis Oporto Ordoñez, hace un análisis sobre la
Archivística en Bolivia, para quien, es una construcción científica con dos vertientes
fundamentales, la archivística y la administrativa.

2.3.1. Vertiente archivística

Esta primera corriente está impulsada por: Gunnar Mendoza, consagrado archivista
boliviano cuya fama trascendió al continente. El DS 5758 (1961) primera normativa de la vertiente
archivística, ordena la transferencia al Archivo Nacional de la documentación oficial y nacional
existente en las reparticiones del Estado con más de treinta y cinco años de uso.
35
En el ínterin se dicta el DS 09777 (1971), que dispone la creación del Archivo de La Paz,
arrebatando las atribuciones del ANB. No obstante, la base fundamental de la Vertiente
Archivística es el DS 13956 (1976) que sirve como paraguas jurídico-administrativo para impulsar
el Programa de Desarrollo del Servicio de Archivos y Documentos Públicos de Bolivia.

Gunnar Mendoza hace aprobar el DS 13956 que declara de utilidad nacional al Programa
de Desarrollo del Servicio de Archivos y Documentos Públicos de Bolivia que consagra el
concepto de documentaciones públicas y sus tipos, seguida del DS 13957 que instruye la adopción
de medidas adecuadas de conservación, prohibiendo la incineración, venta, desecho y eliminación
estableciendo responsabilidades penales para administradores y archiveros.

El 2 de marzo de 1989 se aprueban tres decretos que dotan de base legal a la archivística
en el país. El DS 22144, declara de máxima utilidad y necesidad nacionales las documentaciones
públicas, define las fases del ciclo vital (activa, inactiva y de valor permanente), prohíbe la
destrucción y deterioro de las documentaciones inactivas, asume como base legal el Código Penal.
El DS 22145, declara de utilidad y necesidad nacionales las documentaciones públicas inactivas,
asume como base legal el Art. 191 de la CPE y el Código Penal, dispone el establecimiento de
archivos centrales, la designación de personal técnico y recursos económicos necesarios.

El DS 22146, ordena el establecimiento del Repositorio Intermedio Nacional y la creación


de Repositorios Departamentales, con las funciones de preservar y accesibilizarlo para la consulta,
las documentaciones inactivas, y evaluar esas documentaciones, a fin de que sean transferidas al
ANB, a efectos de su conservación indefinida, y las evaluadas como superfluas sean desechadas
bajo control legal. El DS 22396, declara de utilidad y necesidad nacional las documentaciones
privadas (1989).

2.3.2. Vertiente administrativa

La segunda corriente viene de los administradores del Estado, pero esta carece de base
científica. Se emitieron un sinfín de Decretos Supremos con resultados nefastos en su aplicación.
En 1972 se promulga el Código Penal, reformado en 1997. En 1975 se hace lo propio con los
nuevos códigos: Civil y de Procedimiento Civil y se completó la triada con la promulgación del
Código de Comercio en 1978.

36
En 1990, con la promulgación de la Ley 1178, al determinar la responsabilidad
administrativa, civil y penal del funcionario público (DS 23318-A), por primera vez se señala la
obligatoriedad de establecer sistemas de archivos administrativos, accesibles, ordenados y
protegidos. Esta norma de la Administración provoca un dramático impacto en la praxis
archivística boliviana, pues detiene abruptamente la destrucción sistemática de la memoria
institucional.

Lo emblemático de la Ley 1178, según Oporto, “es la primera ley de transparencia de


nuestra historia, obligando a las máximas autoridades de las instituciones estales a implementar
sistemas de archivo, con responsabilidad de las documentaciones públicas hasta la prescripción
del valor legal” (Oporto & Rosso, 2007, pág. 37).

Posteriormente, con la ayuda de los consultores de la GTZ (Cooperación Técnica Alemana)


introducen conceptos básicos para la administración documental y la atención de asuntos, a través
de correspondencia oficial en las instituciones y la vigencia de un Reglamento Común de
Procedimientos de uso obligatorio en los ministerios del poder ejecutivo.

En 1998 se viabiliza el establecimiento del Repositorio Intermedio del Poder Ejecutivo


(RIPE) en la ciudad de La Paz (DS 25045), “este repositorio nunca llego a funcionar, el único
aspecto positivo de este decreto es la determinación legal de la jurisdicción del Archivo Central,
que debe conservar la documentación oficial por el lapso de 15 años, pasado el cual deben
transferir las mismas al RIPE” (Oporto & Rosso, 2007, pág. 38). En 1999, se incorporan nuevos
soportes de información al corpus documental oficial de la Nación, como las facturas comerciales,
o electrónicas autorizadas por la Superintendencia de Bancos y Entidades Financieras del país.

2.4. Norma internacional ISAD-G

Es una guía general para la elaboración de descripción archivística: contiene reglas


generales de descripción que se pueden aplicar a cualquier tipo documental y soporte físico
de la documentación, excepto para materiales especiales. No se concibe como una norma
exclusiva, sino que ha de ser utilizada conjuntamente con las respectivas normas
nacionales. (Martín Gavilán, 2009, pág. 36)

En general, la ISAD-G se caracteriza por ser una norma, con una macroestructura muy
definida, pero muy flexible en el ámbito de descripción, profundidad y detalle de los diferentes

37
elementos, entre otros aspectos. “La Descripción Archivística es el puente que comunica a los
documentos con los usuarios. En la cabeza del puente está el archivero que realiza una tarea de
análisis que supone identificación, lectura, resumen e indización que transmite al usuario”
(Heredia Herrera, 1991, pág. 300). La descripción; es uno de los métodos utilizados por los
archivistas para facilitar la información que contienen los documentos hacia los usuarios.

Para la descripción archivística de los documentos se usa la Norma Internacional de


Descripción Archivística, ISAD-G, que constituye una guía general para la elaboración de
descripciones archivísticas, contiene reglas generales para la descripción que se pueden aplicar a
cualquier tipo documental y soporte físico de la documentación. Es una norma con una estructura
definida y a la vez se flexibiliza adecuándose al documento. Esta norma se emplea para la
descripción de documentos de archivo. Por un lado, nos ayuda a identificar el fondo y/o documento
y, por otro lado, a explicar su contenido y su contexto de creación, a lo largo de todo su ciclo de
vida, con el fin de hacerlo accesible.

La Guía, referida a los archivos, como su propio nombre indica, tiene la misión específica
de orientar, haciendo valoraciones globales y destacando lo más importante. No desciende
a particularizaciones, sino que de una manera general señala las características, establece
relaciones, aporta bibliografía, puntualiza la historia de los organismos productores, y sus
fondos, señala la génesis documental y las interrelaciones entre las secciones y entre las
series. (Heredia Herrera, 1991, pág. 321).

Este instrumento es de suma importancia para los archivos, porque brinda especificaciones
elementales de elaboración de descripciones archivísticas compatibles a nivel nacional e
internacional. Este conjunto de reglas generales es parte de un proceso que busca facilitar la
integración de las descripciones de diferentes archivos en un sistema unificado de información.

Esta Norma Internacional contempla 7 áreas y 26 elementos, va de lo general a lo


particular, cada área y elemento contienen información específica; la información no se repite,
para constituir la descripción de una entidad archivística como se detalla en el siguiente cuadro:

 área de identificación
 área de contexto
 área de contenido y estructura

38
 área de condiciones de acceso y uso
 área de documentación
 área de notas
 área de control y descripción.
Guía general para la elaboración de descripciones archivísticas: contiene reglas generales de
descripción que se pueden aplicar a cualquier tipo documental y soporte físico de la
documentación. No se concibe como una norma exclusiva, sino que ha de ser utilizada
conjuntamente con las respectivas normas nacionales. (Martín Gavilán, 2009, pág. 42).
Otro autor menciona que las “áreas de la ISAD-G no tiene carácter obligatorio, sino un
propósito didáctico. Es cierto que parecen haberse constituido en el formato preferente de difusión
de la información de muchos portales y centros de archivo” (Barbadillo Alonso, 2011, pág. 151).
Es decir, la norma establece un conjunto de reglas para realizar la descripción archivística que
pueden aplicarse paralelamente con otras normas archivísticas, como podemos observar el
siguiente cuadro:

39
Cuadro N° 7: Elementos de la norma internacional de descripción archivística ISAD (G)

ÁREA DE ELEMENTO OBJETIVO

 Código de referencia Consigna información


 Título para la identificación de la
 Fecha (s) unidad de la descripción.
Identificación  Nivel de descripción
 Volumen y soporte de la unidad de
descripción (cantidad, tamaño o
dimensiones)
 Nombre del o los productor (es) Consigna información
 Historia Institucional/ reseña acerca del origen y
Contexto biográfica custodia la unidad de
 Historia archivística descripción.
 Forma de Ingreso
 Alcance y contenido Consigna información
 Valoración, selección y eliminación acerca del / los asuntos de
Contenido y  Nuevos ingresos los documentos y
estructura  Organización organización de la unidad
de descripción.
 Condiciones de acceso Consigna información
 Condiciones de reproducción acerca de la posibilidad de
Condición de  Lengua/ escritura (s) de los la unidad de descripción.
acceso y uso documentos
 Características físicas y requisitos
técnicos
 Instrumentos de descripción
 Existencia y localización de los Consigna información
documentos originales acerca de los materiales
Documentación  Existencia y localización de copias que tenga una relación
asociada  Unidades de descripción importante con la unidad
relacionadas de descripción.
 Nota de publicaciones
 Notas Consigna información
Notas especializada y es
importante describirla.
 Notas del archivero Consigna información
Control de la  Reglas o normas sobre cómo, cuándo y por
descripción  Fecha (s) de la (s) descripción (es) quien se ha preparado la
descripción archivística.
Fuente: (Quiñones Vargas, 2011, pág. 62)

40
CAPÍTULO 3

MARCO INSTITUCIONAL
3.1. Proceso histórico de ocupación del territorio de los yungas

La historia de la zona de la región yungueña del Departamento de La Paz, del Estado


Plurinacional de Bolivia, es poco conocido, ya que existe poca documentación referente a ella.
Solo se localizaron algunas fuentes secundarias, libros, revistas y periódicos regionales.

3.1.1. Época prehispánica

La ocupación de la región yungueña data del periodo prehispánico, siendo la cultura


tiwanakota que se asentó en la región de Pasto Grande durante la Época Clásica de esta
cultura (entre 883 a 724 años después de Cristo), construyeron en ese entonces el complejo
agrícola de Pasto Grande; abandonado el lugar en las proximidades del año 1172 después
de Cristo (ONOCD, 2010, pág. 16).

Grupos altiplánicos pertenecientes a la Cultura Tiwanaku antes de la expansión incaica


fueron los primeros en llegar a la región yungueña. Los restos materiales de esta cultura
que han sido encontrados durante la realización del Proyecto Pasto Grande permiten hacer
esa afirmación. En las comunidades de Chiltuhuaya, Sacapani, Agua Clara y Pasto Grande
se encontraron piezas de barro y metal características de esta cultura. A estas se suman
varias vasijas tiwanacotas encontradas en el altiplano que muestran entre sus figuras a la
víbora cascabel, lo cual también prueba su presencia en tierras bajas. (Zambrana Salas,
2011).

No conocemos estudios arqueológicos realizados en las tierras que hoy conforman la “zona
tradicional” cocalera, situada en los Yungas de La Paz. El sitio más investigado hasta la
fecha es el asentamiento tiwanacota e incaico de Pasto Grande, que en la actualidad no
tiene producción de coca. (Soux, 1993, pág. 49)

En la región de Suri, Provincia Inquisivi, se han encontrado diversos “chullperios” y en


ellos macanas de piedra, topos de metal y cerámica; algunos de ellos han podido ser
identificados como clásicas piezas incas. Aunque no se precisa su ubicación, existen
referencias de “islas” de lupacas y pakajaqis (pacajeños) en Nor y Sud Yungas que
permiten suponer que la región había sido colonizada por grupos aymara-hablantes del

41
altiplano y de la región circunlacustre antes de la llegada de los incas. (Soux, 1993, pág.
49).

Los vestigios y la infraestructura de la cultura incaica se conservan hasta la fecha,


principalmente los caminos incaicos de Takesi y Yunga Cruz, los cuales son los mejor
conservados y siguen prestando el servicio de integración caminera a las comunidades que
viven a sus orillas. Además de las ruinas de la fortaleza de Pasto Grande de Irupana.
(ONOCD, 2010, pág. 16).

En esta época fue importante el manejo de diversos pisos ecológicos con el fin de
diversificar la producción; fruto de esta necesidad es que fueron construidas las vías de acceso
permanentes hacia los yungas paceños tales como del Choro y Takesi.

Aproximadamente el año 1200 comenzó la conquista de los aymaras de los yungas por los
Incas, desalojando a los silvícolas en una lucha desigual, esta incursión se debió a que; el
tercer monarca Maita Capac durante la expansión del Imperio Inca (desde el Perú), envió
sus huestes a la conquista del Collao, llegando hasta los nevados del Illimani, lo que obligó
a los aymaras ir ganando paulatinamente la zona cálida de los yungas. Así se empezaron a
conformar los primeros villorrios indígenas de Lambate. (ONOCD, 2010, pág. 16).

Las Fortalezas de Pasto Grande, se encuentran ubicadas en el Municipio de Irupana en la


Provincia Sud Yungas. Son edificaciones construidas para la actividad agrícola. Sus restos son de
gran valor arqueológico e histórico para la región de Lambate y del municipio; en el lugar quedan
los vestigios de las culturas originarias andinas que se establecieron en sus cercanías. Estas
fortalezas fueron construidas sobre laderas de rocas socavadas entre los cañadones y llanos de la
región. Sus estructuras forman parte del Complejo Arqueológico de Pasto Grande, declarado
Monumento Nacional y Patrimonio Cultural de Bolivia; sus alrededores muestran paisajes
concernientes a los valles de los yungas y otras regiones ricas en biodiversidad.

Se accede al lugar por dos rutas: la primera toma el camino que se inicia en la Ciudad de
La Paz, atravesando sucesivamente Ventilla, Tres Ríos, Iquico, Totoral, Chuñavi, Lambate y
Pariguaya; la segunda vía sigue la ruta La Paz - Chulumani - Irupana - La Plazuela y Pasto Grande.

42
3.1.2. Época colonial

Al efectuarse la conquista ibérica, se fundó la ciudad de La Paz en 1548, y entonces,


siguiendo las rutas que tenían abiertas los aymaras, los españoles visitaron por primera vez
los Yungas, con la conquista española se cambió dramáticamente el uso y tenencia de tierra
en los Yungas, se habilitaron las tierras para la producción y la integración al altiplano, se
estableció el sistema de encomiendas. La plataforma productiva de los Yungas de La Paz,
en la colonia, se basó en la producción de la hoja de coca; especialmente para los mitayos
que trabajaban en las minas (ONOCD, 2010, pág. 18). “Desde las primeras penetraciones
de los españoles a la zona del Tahuantinsuyo, estos se anoticiaron de la existencia de
cultivos de coca y, desde muy temprano, los cronistas y visitadores comenzaron a averiguar
sobre sus características y usos.” (Cajías de la Vega, 1995)

Descubierto el Cerro Rico de Potosí, cuya explotación se inició masivamente en la segunda


mitad del siglo XVI, la mano de obra que se reclutó forzosamente desde la implantación
de la mita por Toledo se convirtió en una importantísima consumidora de coca, junto a la
de otros centros mineros como Porco, Oruro, Chichas y Lípez. A partir de ese momento,
el cultivo y el consumo de la coca vivieron un importante y acelerado proceso de expansión.
Desde fines del siglo XVI, muchos españoles tenían encomiendas de coca en la región de
los Yungas de La Paz y, en el siglo XVII, ya existían numerosas haciendas en la zona. A
pesar de ello, muchos ayllus Yungueños continuaron poseyendo sus propios cocales e
importantes familias de caciques indígenas, como los Guarachi, contaron, a su vez, con
grandes extensiones a su cultivo. (Cajías de la Vega, 1995).

En todo caso, ya a principios del siglo XVII, la coca se consolidó como un producto de
gran difusión en el mercado colonial y su cultivo y comercialización involucraron a
distintos grupos de la sociedad virreinal. Asimismo, el estado la había incluido como un
producto importante en el pago del tributo. En el siglo XVII, la coca fue utilizada también
como valor de cambio y con ella se podía obtener ganado y otros productos altamente
valorados. Muchos indígenas se convirtieron en comerciantes de coca, llamados "cocanis",
que la trasladaban a lomo de bestias o en sus espaldas por caminos de herraduras desde los
Yungas de La Paz hasta Potosí. (Cajías de la Vega, 1995).

43
El cultivo del arbusto de la coca (Erythroxylon coca) es una actividad sumamente antigua
en los Andes. Las evidencias arqueológicas constatan la presencia de hojas de coca en
depósitos de la costa peruana más de mil años antes de Cristo, junto con calabazas
conteniendo cal, una sustancia alcalina que, combinada con las hojas al “mascarlas”,
desprende los diversos alcaloides que producen el efecto químico buscado por los
consumidores. (Spedding Pallet, Kawsachun coca: Economía campesina cocalera en los
Yungas y el Chapare, 2005, pág. 55).

La razón principal de esta situación se explica por la importancia que tenía el cultivo y la
comercialización de la coca. Hasta mediados del siglo XX la riqueza de los hacendados se basaba
casi exclusivamente en la coca, que era la fuente más segura y constante de ingresos.

En las haciendas eran utilizadas variantes específicas de mano de obra, peones, mingas y
esclavos; siendo más frecuente “un sistema de prestación del trabajo. Los peones o yanacones
trabajaban cierto número de días en las labores de haciendas a cambio del usufructo de un pedazo
de tierra en el cual producían para su subsistencia” (Soux, 1991, pág. 52). También el sistema de
arrendamiento. Al arrendar el cocal, el arrendero debería pagar al dueño en coca o en dinero. Los
peones eran los trabajadores más estables, sobre todo en el norte de los Yungas, debido a la
prosperidad de las haciendas durante la época de coca.

En la época de las cosechas o mita, cuando se precisaba de mayor fuerza de trabajo, se


recurría al sistema de trabajo asalariado. Para conseguir esta mano de obra, los patrones mandaban
contratistas al altiplano a contratar gente que trabajaban entre veinte y treinta días, a cambio de
dinero para comprar la coca y retornar luego a sus lugares de origen. Junto con la mano de obra de
peones y mingas, los hacendados más ricos utilizaban el trabajo de los esclavos negros.

El cultivo de coca requiere dos tipos de trabajo “el quichi” (recolección de la hoja) y “masi”
(deshierbe, limpieza, reparación de los cultivos). Mientras que el primero se realizaba en
determinados días de cosecha, el segundo es permanente. En el trabajo de “masi” se
utilizaba el trabajo de los esclavos que, al no tener parcelas propias, estaban disponibles
para el hacendado todo el tiempo. Mientras que los esclavos cumplían labores de “quichi
y masi”, los peones hacían solo de “quichi”. Está claro que, a diferencia de otros
trabajadores, peones o mingas, los esclavos no recibían por su trabajo recompensa material,
excepto la vivienda, ropa y los avíos repartidos por los dueños. (Bridikhina , 1997).

44
Durante la colonia, las actuales provincias de Nor y Sud Yungas e Inquisisvi, formaban
parte del extenso corregimiento de Sicasica, cuya capital era el pueblo del mismo nombre
en el Altiplano (…) la región yungueña estaba poco poblada durante los primeros siglos de
la colonia y, por ello, los españoles se apoderaron de estos terrenos con bastante facilidad:
no había grandes ayllus establecidos a quienes disputar la posesión. Sin embargo, existía
la población nativa suficiente como para justificar la fundación de cuatro reducciones
toledanas en las zonas cocaleras (Suri, Lasa, Chulumani y Yanacachi); Irupana, Ocobaya,
Chupe (Villa Aspiazu) y Coroico también son poblados coloniales. (Spedding Pallet,
Kawsachun coca: Economía campesina cocalera en los Yungas y el Chapare, 2005, pág.
79)

Hacia fines del siglo XVIII, la mayor parte del territorio de la región estaba ocupado por
haciendas, especialmente en lo que después vendría a ser Nor Yungas. Un mayor número
de ayllus (posteriormente denominado parcialidades) se mantuvo en la futura Sud Yungas,
aunque entre 1786 y 1886 disminuyeron, pero no significativamente; en Chirca pasaron de
cinco a tres, en Irupana de seis a cuatro y en Ocobaya de cinco a cuatro, mientras que las
siete comunidades originarias de Chulumani (incluyendo una en Tagma), las tres de Chupe
y las tres de Lasa, persistieron hasta el presente. (Soux, 1993, pág. 76)

La razón principal de esta situación se explica por la importancia que tenía el cultivo y la
comercialización de la coca. En dichas haciendas eran utilizadas variantes específicas de mano de
obra desde la época colonial: peones, mingas y esclavos.

3.1.3. Periodo republicano

Los latifundios se mantuvieron en el poder de los terratenientes criollos que habitaban en


la ciudad de La Paz y la explotación de la tierra no vario sustancialmente con quienes
heredaron las encomiendas concedidas a los españoles. Como se sabe, la explotación de
las grandes haciendas se caracterizó por la utilización de la mano de obra gratuita. Durante
este periodo surgieron personajes con grandes fortunas acumuladas gracias al cultivo de la
hoja de coca. (ONOCD, 2010, pág. 19).

Para 1902, solo persistieron seis comunidades originarias alrededor del pueblo Mitma,
Lecasi, Cuchumpaya, Parruscato, Tulduchi, y Sanani más Tagma, por entonces centrado

45
en un pequeño pueblo, Quillasi, Bajo Loa y Pata Loa en el cantón de Chirca, y Chiqaparte
en Ocobaya, frente a unas cuarenta y cuatro haciendas. Los hacendados se organizaron en
la Sociedad de Propietarios de los Yungas (SPY) que fue una defensora efectiva de sus
intereses, consiguiendo beneficios como que la coca de hacienda (producción de la gleba)
pagara un impuesto menor que la coca de rescate (producción de campesinos libres o
colonos de hacienda). (Spedding Pallet, 2013, pág. 36)

El trabajo esclavo se mantuvo hasta la abolición de la esclavitud realizada por Manuel


Isidoro Belzu, lo que favoreció la creación de nuevos asentamientos de personas de origen africano
en los antiguos territorios de la colonia. En Coripata antes de 1952 se encontraban las haciendas
más ricas y prósperas de todo Yungas “de las haciendas más ricas de todo Yungas, siete estaban
en Coripata” (Bridikhina , 1997).

A manera de contextualizar esta síntesis de la historia de Yungas, es importante comentar


que, en los primeros cien años de la era republicana, la ciudad de La Paz tenía una la vida
tediosa y aburrida, pues no había teatros, cines o campos de fútbol. Además, se vivía en
constante zozobra y peligro por las innumerables revoluciones y golpes cuarteleros, de ahí
que la gente prefería vivir en las provincias y los pueblos, especialmente en los Yungas,
donde había mejores oportunidades de progreso económico, mejores condiciones de vida
y mejor clima. (Rocabado Moscoso, 2014).

En la época republicana, los Yungas fue el bastión de la apertura de caminos a las tierras
bajas, durante la guerra del Chaco (1932-1935) aportó con la coca y soldados en el frente de guerra.
Con la guerra del Chaco se posibilitó la integración de los yungas mediante un acceso carretero,
los prisioneros paraguayos hicieron los dos primeros caminos de ingreso a la zona.

3.2. Fundación de Irupana

No se logró encontrar los datos concretos hasta ahora de la fecha de fundación de la


localidad de Irupana. Hay confusión para determinar con exactitud la data del establecimiento de
esta localidad. En la historiografía regional actual se reconoce como fecha de fundación el 25 de
julio de 1746, entonces esta población tendría 275 años a la actualidad.

Sobre la fundación, el investigador irupaneño Guimer Zambrana Salas, refuta totalmente


dicha fundación, según la investigación minuciosa que alcanzó, el punto de partida fue buscar la

46
historia de la parroquia de Irupana y para hacerlo, era fundamental revisar los archivos del
Arzobispado de La Paz, llegando a encontrar un dato importante.

Hemos encontrado una referencia sobre Irupana con fecha 20 de junio de 1717. Se trata de
una visita del obispo Matheo de Villafane a nuestra población. En nuestro criterio esto echa
por tierra la hipótesis de la fundación en 1746 (Zambrana Salas, Irupana es más vieja de lo
que decimos, 2016, pág. 3).

Con esta indagación sobre los datos históricos de Irupana queda invalidada la fecha de
fundación de 1746. Entonces Irupana tendría más años de lo que se piensa. Según la historia oficial
conocida por los irupaneños, con estos datos reveladores, se deduce que aún falta realizar
investigaciones para saber con exactitud la fecha de fundación de esta localidad o talvez nunca
lleguemos a encontrar el certificado de nacimiento de esta localidad.

¿De dónde proviene el nombre de Irupana? La explicación no es clara y todo apunta a que
se trata de una denominación compuesta que se ha ido amoldando en el curso del tiempo.

La explicación más común es que se trata de una derivación de los vocablos aymara y
quechua “wiru”: planta de maíz y “panpa”: planicie o campo. De acuerdo a los defensores
de esta hipótesis, toda la cima de la montaña en la que descansa el centro poblado habría
sido lugar de cultivo de extensos maizales.

Es evidente que toda esta región es apta para el cultivo del cereal americano. Las
investigaciones arqueológicas realizadas en el complejo de Pasto Grande, dentro del
municipio de Irupana, han dado pruebas fehacientes de que este producto fue cultivado en
toda esa región mucho antes de la llegada de los colonizadores españoles.

Tras la llegada de los ibéricos a la zona el nombre compuesto habría sido castellanizado:
Irupana, tal como ocurrió con muchos nombres de lugares de la región andina. (Zambrana
Salas, 2014, pág. 3).

3.2.1. División de la provincia Yungas

La creación de las Provincias Nor y Sud Yungas, se hace por el Decreto Supremo del 1°
de julio de 1899 y refrendada durante la presidencia de José Manuel Pando, que dividió la
Provincia Yungas y creo las Provincias Nor Yungas y Sur Yungas, mediante Decreto Ley

47
del 12 de enero, en el año 1900, cuyas capitales serán La Villa de Sagarnaga (Coroico) y
Villa de la Libertad (Chulumani), respectivamente. La Provincia Sud Yungas comprenderá
igualmente dos secciones: la primera, compuesta de la capital Villa de la Libertad
(Chulumani), sus cantones y sus vicecantones, con excepción de Millihuaya; y la segunda,
constituida por capital Villa de Lanza (Irupana). Y los límites divisorios entre las
provincias de Nor y Sud Yungas, son los ríos Unduavi y Tamampaya. (ONOCD, 2010,
pág. 15).

El esplendor de su economía, hizo de Irupana una de las ciudades que conto con telégrafo,
su renombre como centro de producción, ha hecho de Irupana una zona de colonización muy
valorada desde los primeros tiempos de su asentamiento.

3.2.2. Creación del municipio de Irupana

El Municipio de Irupana es la Segunda Sección de la Provincia Sur Yungas del


Departamento de La Paz, fue creado mediante Decreto Supremo del 1° de julio de 1899,
estableciéndose como capital de la localidad de Irupana, políticamente está dividida en nueve
distritos: Irupana, Laza, Chicaloma, Victorio Lanza, La Plazuela, Río la Banda, Santa Ana,
Exaltación Laza, San José de Llojeta y Lambate-Illimani.

Cuadro N° 8: División Política de la creación de los Cantones del Municipio de Irupana

CANTÓN FECHA DE CREACIÓN

Irupana DMS 1 de julio 1899


Laza ML 25 de noviembre de 1874
Chicaloma CCL 24 de noviembre de 1943
Victorio Lanza CCL 15 de abril de 1985
La Plazuela En proceso de cantonización
Lambate ML 25 de noviembre de 1874
Taca ML 25 de noviembre de 1874
Pariguaya Sin antecedente legal
Tres Ríos En proceso de cantonización
Fuente: Base Legal de los cantones INE (2001) y SED-FMC (Unidad Técnica de límites)

48
Imagen N° 1: Mapa de División Política del Municipio de Irupana

Fuente: Imagen tomatada del Plan de Ordenamiento Territorial 2010, expediente custodiado en el Archivo
Central del Municipio de Irupana, Sección técnica.

3.2.2.1. Ubicación geográfica del municipio de Irupana

El Municipio de Irupana se encuentra localizado en la región de los Yungas del


Departamento de La Paz, del Estado Plurinacional de Bolivia, en la Provincia Sud Yungas, las
coordenadas geográficas son: de 16°15 a 16° 45 de latitud sur y 67°10 A 67°50 de longitud oeste.
A cuatro (4) horas aproximadamente de la sede de gobierno de la ciudad de La Paz.

3.2.2.2. Límites territoriales

Limita al Norte con los municipios de Yanacachi, Chulumani y la Asunta; al Sureste con
el municipio de Inquisisvi, al Sur con los municipios de Cajuata, Quime y Cairoma; y al Oeste con
el municipio de Palca. Según el Censo Nacional de Población y Vivienda de 2012. Irupana cuenta
con una población de 17.276 habitantes y cuenta con dos sectores que son Lambate e Irupana.

49
3.2.2.3. Extensión

De acuerdo a la información del Instituto geográfico Militar (IGM) el Municipio de Irupana


posee una superficie de 1.365 km².

3.2.2.4. Demografía del municipio de Irupana

Su población según el último censo de 2012 es de: 17.276 habitantes, hombres: 9.330,
mujeres: 7.946.

3.2.2.5. Origen étnico

Una peculiaridad de la región es la existencia de población afroboliviana, como resultado


de su llegada en la época colonial de la población africana, así mismo existe en la región personas
de origen aymará emigrante que se asentó en el municipio hace muchos años y habitantes quechuas
que llegaron en el periodo de la relocalización. Este hecho hace que el municipio presente una
diversidad étnica que comprende a población afroboliviana, aymaras, quechuas y mestizos.

3.2.2.6. Chicaloma población afroboliviana

La población de Chicaloma, es perteneciente al municipio de Irupana en la región natural


de los valles del sur donde se forman las lomas de montaña y por producto del deshielo de las
nieves perpetuas de la Cordillera Real corren caudalosos ríos que forman la zona húmeda y cálida
de la región. Chicaloma, 1500 a 2000 habitantes aproximadamente, el mayor porcentaje son
afrodescendientes, mulatos y de forma reducida, mestizos. Esta población tiene sus inicios en la
época colonial, se caracteriza por tener habitantes de origen africano que llegaron hasta esta región
a lo largo de los siglos XVII y XVIII. Sus habitantes han mantenido desde el tiempo de la Colonia
las tradiciones culturales más representativas de sus antepasados, como es el baile de la Saya. Su
principal fuente de ingreso económico proviene de la producción agrícola, tienen plantaciones de
café́ , cítricos, frutas como la banana, naranja, mandarina y la coca. Junto a su paisaje, la simpatía
y amabilidad de su gente lo convierten en un lugar muy apropiado para desarrollar actividades
turísticas.

50
3.2.2.7. Idiomas

El principal idioma hablado es el castellano (46%1), la segunda en importancia está la


población bilingüe aymara-castellano (43%) y los habitantes que solo hablan el aymara (9%)
extendiendo población minoritaria que solo habla quechua.

3.2.2.8. Religiones

La religión católica es la de mayor presencia, pero en los últimos años la presencia de otras
religiones ha ido en aumento, destacando la presencia de religiones como: los testigos de Jehová,
adventistas del séptimo día, entre otros evangelistas.

3.2.2.9. Educación regular

El Municipio es parte del Distrito Educativo Regional Irupana, tiene bajo su dependencia
seis núcleos: Irupana, 16 de julio, Alejandro Pérez, Laza, Luis Espinal y Rosario, dependientes del
Servicio Departamental de Educación del Departamento de La Paz. El municipio cuenta con 57
unidades educativas: 42 de nivel inicial/primario, 14 inicial/primario/secundario y uno de nivel
secundario.

3.2.2.10. Educación alternativa

La educación no formal o alternativa en el Municipio es llevada adelante por el Centro de


Educación Alternativa (CEA) Irupana, cuyo programa contempla la capacitación en áreas como:
Secretariado Ejecutivo, Contabilidad, Corte y Confección y Educación para Adultos. La misma
cuenta con un director, seis docentes y 169 alumnos en la gestión 2018.

3.2.2.11. Educación superior

En el Municipio de Irupana se encuentra una Sede Universitaria dependiente del Centro


Regional Universitario Yungas (CRUY Chulumani), misma que alberga diferentes carreras
dependientes de varias facultades de la Universidad Mayor de San Andrés (UMSA), cuyo detalle
se presenta a continuación.

 Tecnología de alimentos
 Mecánica automotriz
 Agronomía

51
3.2.2.12. Servicio de salud

El municipio de Irupana es parte de la Red Rural de Salud número 8, dependiente del


Servicio Departamental de Salud, misma que cubre además los municipios de: Coroico, Coripata,
Chulumani, Yanacachi y La Asunta.

La infraestructura de salud del Municipio está compuesta por un establecimiento de salud


del Segundo Nivel: Hospital de Irupana y nueve establecimientos de salud: Centro de Salud
Lambate, Puesto de Salud Taca, Chicaloma, La Plazuela, Laza, Pariguaya, Tablería Alta, Tres Ríos
y Victorio Lanza.

3.3. Historia archivística del fondo documental del municipio de Irupana

La institución municipal tiene su origen en la Constitución de 1839, que la creó, en


reemplazo de los antiguos ayuntamientos del régimen colonial, los que fueron suprimidos por Ley
del 21 de junio de 1826. Años más tarde, en 1841, fue suprimida esta institución y reinstalada
después, en 1848.

La Constitución Política del Estado establecía concejos municipales en las capitales de


departamento; juntas municipales en las capitales de provincias o sección, en que estaban estas
divididas; y agentes municipales, dependientes del Concejo o Junta, en los cantones.

El concepto y las estructuras municipales coloniales básicas pasaron al régimen


republicano y ha llegado a nuestros días, no solo con paréntesis y ofuscamientos de su raíz
democrática, sino dentro de una predominante confusión conceptual constitucional. Un decreto de
1864 del Ministro M. M. Aguirre y Velasco permitió su restauración al concederles una base
financiera autónoma.

La Ley de Organización Política y Administrativa (1888) como una Ley de Régimen


Municipal que tuvo vigencia desde 1942, no solamente coincidieron en someter los municipios al
Poder Ejecutivo, sino que prácticamente las ciudades capitales departamentales vivían una mínima
autonomía de gestión administrativa; la Revolución de 1952 y las dictaduras militares o mixtas
que le siguieron, desconocieron las libertades municipales, nombrando el Poder Ejecutivo (a través
de su Ministro del Interior) los alcaldes, sin que existieran los concejos o juntas municipales (en
el breve paréntesis 1966-1969, la constitución de 1967 afirmó y garantizó la autonomía municipal,
pero mantuvo la diferenciación entre las nueve capitales y el resto).
52
En 1972 un Decreto Ley reconoció la autonomía municipal, pero solamente desde 1985 se
ha restaurado el régimen democrático municipal a través de la Ley Orgánica de
Municipalidades (por primera vez, mediante el voto universal directo). Los procesos de
privatización, capitalización y de descentralización, y desde 1994 con la Ley de la
Participación Popular (con la coparticipación tributaria proporcional a su población),
directa o indirectamente derivados del DS 21060 y que desde entonces están en ejecución,
vienen planteando graves problemas a los municipios por los desajustes entre sus
disponibilidades presupuestarias y las nuevas obligaciones que han recaído sobre ellos en
materia de educación y salud. (Barnadas, 2002, pág. 304).

La documentación que conserva el fondo documental de la Unidad de Archivo del


Gobierno Autónomo Municipal de Irupana GAMI, se hallan en los ambientes municipales. Allí se
ha salvaguardado la memoria institucional socio-histórica del municipio, que se ha hecho mediante
la construcción de instrumentos descriptivos como el Cuadro de Clasificación y el catálogo. Con
estas herramientas es más fácil el acceso a la documentación solicitada por el personal
administrativo de la institución y la población del municipio de Irupana. De esta manera se cumple
con los preceptos de la Constitución Política del Estado, el acceso a la información y la obtención
de respuesta formal y pronta.

El Fondo Documental del municipio, tuvo tres (3) denominativos distintos en su vida
institucional hasta la actualidad. En el transcurso del tiempo fue cambiando de nombres, pero se
continuó con la función municipal, veamos los cambios que se realizaron hasta la fecha:

a) Honorable Alcaldía del Municipal de Irupana (HAMI) desde 1937 hasta 1999.
b) Gobierno Municipal de Irupana (GMI) desde 1999 hasta 2010.7
c) Gobierno Autónomo Municipal de Irupana (GAMI) desde 2010 a la actualidad.8

7
Ley N°. 2028 Ley de municipalidades del 28 de octubre de 1999
8
Ley N° 031 Ley Marco de Autonomías y Descentralización “Andrés Ibáñez” 19 de julio de 2010

53
Imagen N° 2: Correspondencia de 1974 con membrete de la Honorable Alcaldía
Municipal de Irupana

Fuente: Imagen tomatada del expediente de la serie correspondencia de 1974 de la Sección: Ejecutivo
Municipal, expediente custodiado en el Archivo Central del Municipio de Irupana.

Imagen N° 3: Memorándums de 1990 donde aún figura el membrete como Honorable Alcaldía
Municipal de Irupana

Fuente: Imagen tomada del expediente de la serie Correspondencia de 1990, Sección: Ejecutivo
Municipal, expediente custodiado en el Archivo Central del Municipio de Irupana.

Imagen N° 4: Orden de pago de 2006 donde figura el membrete como Gobierno Municipal de
Irupana

Fuente: Imagen tomada del expediente de la serie Comprobantes Contables de 2006 de la Sección:
Administrativa Financiera, expediente custodiado en el Archivo Central del Municipio de Irupana

54
Imagen N° 5: Correspondencia de 2013 donde ya figura como Gobierno Autónomo Municipal
de Irupana

Fuente: Imagen tomada de los expedientes de la serie correspondencia interna de 2013 de la Sección:
Ejecutivo Municipal, expedientes custodiados en el Archivo Central del Municipio de Irupana.

Imagen N° 6: Correspondencia de 2013 donde ya figura como Gobierno Autónomo Municipal


de Irupana

Fuente: Imagen tomada del expediente de la serie correspondencia corriente interna de 2013 de la
Sección: Ejecutivo Municipal, expediente custodiado en el Archivo Central del Municipio de Irupana.

El Fondo Documental está constituido por secciones de archivo, según el Cuadro de


Clasificación aprobado: se organizó en cuatro secciones de archivo, como se observa a
continuación.

 Sección Ejecutivo Municipal (SEM) todo el staff de la Máxima Autoridad Ejecutiva.


 Sección Económica Administrativa (SAF) todas las unidades que dependen de la
Dirección Administrativa Financiera.
 Sección Técnica de Proyectos (STP) todas las unidades que dependen de esta Dirección
de Proyectos e Infraestructura.
 Sección de Recursos Humanos (SRH) todas las unidades que dependen de esta Dirección,
además del Hospital de Irupana.

55
Organizados técnicamente de manera cronológica (natural), utilizando los instrumentos de
descripción: Cuadro de Clasificación e inventario de series.

Imagen N° 7: Secciones del Archivo Central del Municipio de Irupana

Fuente: Elaboración propia en base al Cuadro de Clasificación establecido para la organización del
Archivo Central del GAMI. 2019

3.3.1. Características del fondo documental del municipio de Irupana

En cuanto al Fondo Documental del Gobierno Autónomo Municipal de Irupana, fue creado
el 1° de julio de 1899, como ya indicamos en líneas más arriba. Reconstruir la historia de las
municipalidades de nuestro país es un trabajo pendiente, no hay claridad en las fuentes, lo que
ocasiona una problemática, ya que hay normas legales que las derogaron o abrogaron.

Este fondo no cuenta con documentación de otros fondos documentales, se logró identificar
cinco (5) expedientes de otros municipios vecinos en copias simples, porque la institución contrata
profesionales de diferentes regiones del país y traen consigo documentación de apoyo de su
anterior trabajo. En el transcurso del tiempo los mismos se olvidan llevárselos, mezclándose con

56
la documentación del municipio. Posteriormente, son transferidos al Archivo Central, de esta
manera se pueden encontrar documentos de otros municipios.

La documentación de este fondo es completamente del Municipio de Irupana, se puede


afirmar que hay un 99.9% de documentación del municipio, aunque en el transcurso del tiempo
mucha de la documentación se perdió, por no tener un ambiente adecuado de resguardo.

3.3.2. Creación: área de archivos del Gobierno Autónomo Municipal de

Irupana

En un inicio nace como área de archivos en la gestión 2012 del municipio, donde figura
por primera vez en el organigrama institucional, a cargo de la responsable (Esther Mamani), con
el transcurso del tiempo hasta la actualidad fueron cambiados de responsables o encargados. En la
gestión 2021, durante la gestión del señor Clemente Mamani Condorena, se consolida como
Unidad de Archivo - Dr. Agustín Aspiazu Belmonte, en honor al multifacético notable intelectual
boliviano del siglo XIX.

Esta Unidad de Archivo cumple un rol importante en cuanto a la custodia de la información,


es la encargada del resguardo de la memoria histórica de la institución.

Imagen N° 8: Organigrama institucional 2012 donde se observa la existencia del área de


Archivo dependiente de la Dirección Financiera.

Fuente: Imagen tomada de la serie Programas Operativos Anuales de 2012 de la Sección: Ejecutivo
Municipal, expediente custodiado en el Archivo Central del Municipio de Irupana.

57
3.3.3. Responsables de archivos

Los encargados de archivo que tuvieron la responsabilidad de organizar, aplicando las


técnicas archivísticas y de custodiar la memoria histórica de la municipalidad y de realizar el
respectivo tratamiento archivístico de esta Unidad de Archivos son:

Cuadro N° 9: Responsables de la Unidad de Archivo

NOMBRE DE HASTA

Esther Mamani Mayta 01 de mayo 2012 30 de octubre de 2016

Yenny Magda Casas Yujra 18 de abril 2017 30 de mayo de 2017

Maribel Apaza Gonzales 01 de junio 2017 30 de enero de 2018

Marco Choque Condori 01 de febrero 2018 Hasta la actualidad 2022

Fuente: Elaboración propia en base a entrevistas al personal antiguo de la institución y la serie documental de
Memorándums de la Sección: Ejecutivo Municipal 2012, 2017 y 2018.

3.3.4. Fechas extremas

Las fechas extremas resguardadas en la Unidad de Archivos es de 1937-2019, a ello


debemos añadir el Fondo Antiguo documentación histórica de finales del siglo XIX y principios
del siglo XX de 26 expedientes9 de valor histórico inédito para la región y el patrimonio cultural
del pueblo boliviano.

3.3.5. Soportes que se custodian

El Archivo Central resguarda documentación en varios soportes, donde está registrada la


información son las siguientes:

 Textuales: Escritos por cualquier medio natural o mecánico sobre soporte papel.
 Cartográficos: Planos, originales o reproducciones.
 Audiovisuales: Diskettes y fotografías.
 Material impreso, se observa una buena cantidad de libros

9
Los expedientes se encuentran resguardas en el Archivo Central de 26 unidades, documentación referida a
acciones administrativas y contables, los cuales fueron rescatados y conservados, para su mejor conservación se
realizaron las camisas de resguardo, con material reciclado, no se cuenta su suficiente recurso para la adquisición de
unidades de conservación con material Hp neutro para su mejor conservación.

58
Los documentos son de vital importancia, ya que esta documentación contiene información
inédita y única, generados en forma natural como consecuencia de los actos administrativos de las
Direcciones, Unidades y Áreas. Es el producto de los actos administrativos y se convierten en la
prueba evidente de sus acciones administrativas pasadas y presentes.

3.3.6. Documentos especiales (antiguos)

Muchas de las veces, se desconoce la importancia de los documentos históricos que se


resguardan en los Archivos Centrales, públicos y privados que hay en nuestro país, pues se les ha
conceptualizado como un montón de papeles viejos, inservibles, que se debería de intercambiar
por rollos de papel higiénico como en el pasado, a los que solo los investigadores pueden acceder,
porque solo ellos pueden leer e interpretar la información que contienen.

Los documentos históricos no son inservibles, al contrario, resguardan muchos datos del
pasado de un municipio, estado o país. En la cuestión archivística los documentos históricos
resguardan información primaria: evidénciales, testimoniales e informativos. Los evidenciables
son los que muestran derechos y obligaciones en una sociedad, en este rubro podemos englobar a
las leyes, reglamentos, decretos, etc., considerados base de la historia institucional. Los
testimoniales nos muestran la evolución de las instituciones. Por último, los informativos,
documentos que sirven de instrumento de información para el usuario, la entidad productora y
como fuente para la investigación política, social, demográfica, cultural, religiosa, etc.

En el tratamiento archivístico se identificó la existencia de documentación histórica en el


Archivo Central GAMI, data desde mediados del siglo XIX hasta la mitad del siglo XX, se lo
clasificó separadamente como: documentos especiales que se encuentran celosamente custodiada.
Con la creación del Archivo de La Paz en 1971 por Alberto Crespo Rodas, como institución
encargada de velar el custodio y salvaguarda de los documentos departamentales de La Paz.
Lastimosamente, los fondos documentales municipales no han recibido el mismo trato, quedando
en el olvido una cuantiosa documentación generada por las juntas municipales, nombre con que se
conocía antiguamente a las autoridades administrativas de los municipios.

Se pudo identificar a 26 expedientes históricos de los cuales se clasificó en dos grupos que
son las siguientes:

59
a) Documentación administrativa de 11 expedientes del año 1859 a 1935, se tiene
expedientes de: libros de sesiones, ordenarías de los munícipes, libro de actas, libro
copiador, libro de prestaciones viales y libro de óbitos.
b) Documentación contable de 15 expedientes del año 1867 a 1935, se tiene los
expedientes de: libros mayores, libro de deudores, libro de cajas, libro de activos fijos.

Imagen N° 9: Clasificación de los documentos especiales custodiados en el Archivo Central


GAMI. Reglamento del instituto de instrucción primaria y social necesaria, creado (i) sostenido por los
padres de familia de Irupana, conforme al Decreto de 31 de diciembre de 1859

Fuente: GAMI. Archivo fotográfico personal, 2019

Imagen N° 10: Documentos especiales de la serie documental contables de 1867 a 1935,


exponiéndose en la feria de libro realizado en el Archivo Histórico de la Corporación Minera de
Bolivia COMIBOL 2021

Fuente: Archivo fotográfico personal, 14 de mayo de 2021 COMIBOL.

60
CAPÍTULO 4

FASES DE APLICACIÓN METODOLÓGICA (TRATAMIENTO


ARCHIVÍSTICO) Y ELABORACIÓN DEL INVENTARIO Y CATÁLOGO
4.1. Tratamiento Archivístico

El tratamiento archivístico aplicado a los documentos del Archivo Central de Gobierno


Autónomo Municipal de Irupana, se realizó en cuatro fases. Consiste en un conjunto de
operaciones y tareas que se aplican a los documentos en cada una de sus edades y que tiene por
objeto su conservación, su organización y hacerlos rápidamente accesibles y útiles. “Es un
conjunto de tareas que tienen por objeto la conservación, organización y prestación de servicios
de acuerdo a normas archivísticas” (Quiñones Vargas, 2011, pág. 41), que mencionaremos a
continuación:

a) Primera Fase - Identificación


b) Segunda Fase - Clasificación
c) Tercera Fase - Ordenación
d) Cuarta Fase - Descripción Archivística (Inventario)
4.1.1. Diagnóstico

Por medio de los métodos de observación y descripción, se elaboró un diagnóstico del


fondo documental, con el fin de observar los problemas existentes y contar con información precisa
para la organización del Archivo Central del Municipio de Irupana.

Iniciamos con la actividad básicamente obteniendo información de cómo está constituida;


la organización; sus alcances; el tipo de documentación existente; el problema que presenta. El
plan de trabajo para el planteamiento del problema, inicio con la verificación del espacio destinado
a la documentación del Archivo Central del Municipio de Irupana, donde se obtuvo los datos
técnicos.

4.1.2. Ambiente antiguo ex-Casa Blanca

Los predios donde se encontraban el ambiente del área de archivos, fueron adquiridos por
la alcaldía en la gestión 2009. Fueron utilizados como casa de reposo de la tercera edad
denominada Casa Blanca. Con la adquisición de este bien inmueble, todas las unidades de

61
administración de la alcaldía instalaron las oficinas, mientras dure la construcción del edificio
nuevo en la plaza principal. La razón de su compra fue que la antigua edificación del Municipio
de Irupana ubicada en la plaza principal Victorio Lanza, ya estaba demasiada deteriorada por el
paso del tiempo. En el mismo lugar se empezó a edificar el nuevo palacio consistorial del
municipio.

Imagen N° 11: Casa Blanca adquirida para el funcionamiento de la alcaldía de Irupana


temporalmente (2009-2020), mientras se construye el nuevo edificio municipal

Fuente: GAMI. Archivo fotográfico personal, febrero 2019


4.1.3. Plan de trabajo

El plan de trabajo está sujeto a los siguientes puntos:

 Realizar un diagnóstico del Archivo Central del Municipio de Irupana.


- Verificar los ambientes.
- Verificar el estado de los documentos.
- Verificar la organización de los documentos.
- Verificar instrumentos de descripción con los que se cuentan.
 Plantear plan de trabajo reorganización del Archivo Central del Municipio de Irupana.
- Cronológica
- Alfabética
- Alfa-numérica
 Realizar la conservación preventiva a los documentos que necesitan con urgencia la
conservación, en tanto dure el Trabajo Dirigido.
 Elaborar los formularios para realizar la guía y catálogo del Archivo Central.
 Sistematizar toda la documentación existente en la base datos (inventario).
 Elaboración del catálogo de la documentación.

62
 Apoyo a las actividades y/o trabajo de la institución, por órdenes superiores.
 Informe final de la actividad realizada.
 Cursos básicos de archivística a los funcionarios.
4.1.4. Estado de la documentación encontrada

Como se puede observar en las fotografías, al inicio de la organización de los documentos


de este municipio, una de las primeras actividades fue realizar el diagnóstico correspondiente, en
los ambientes destinados para el Archivo Central. Se halló documentación de 180 metros lineales,
en un ambiente de 9x5, en soporte papel, en cubierta de carpetas de palanca, folder, anillados,
empastados, legajos y amarros.

La documentación estaba depositada en estantería de madera no adecuada para su


resguardo, o en el piso, sin ningún tipo de organización, no había instrumentos de organización.
Se halló un listado de la serie documental comprobantes contables, se intentó organizar el archivo,
pero no se logró por falta de personal profesional preparado.

La documentación en su mayoría estaba depositada por gestiones, pero mezclada entre sí


de las unidades administrativas de la institución, lo cual dificultaba en la búsqueda de información,
como responsables de la organización del Archivo Central, nuestra tarea también fue la de atender
las solicitudes internas y externas.

Imagen N° 12: Documentación en el ambiente antiguo de archivo en la ex Casa Blanca, donde


se observa la documentación abandonada y desordenada en el piso, febrero de 2018

Fuente: GAMI. Archivo fotográfico personal, febrero de 2018

63
Imagen N° 13: Documentación en el ambiente antiguo de archivo en la ex Casa Blanca
abandonada a su suerte en el piso, febrero de 2018

Fuente: GAMI. Archivo fotográfico personal, febrero de 2018

Imagen N° 14: Documentación en el ambiente de la ex Casa Blanca, en proceso de


descomposición afectada por la humedad con presencia de hongos, febrero de 2018

Fuente: GAMI. Archivo fotográfico personal, febrero de 2018

4.2. Actividades preliminares antes de la organización

Al iniciar el trabajo nos enfocamos en conocer la historia de la municipalidad de Irupana,


para ello revisamos fuentes secundarias, que nos brindó mayor información. También realizamos
la recolección de la historia oral del personal antiguo de la institución, para que nos diera mayores
datos sobre la existencia del área de archivos de esta institución, lo cual nos permitió ubicar el año
de su existencia en el Plan Operativo Anual de 2012, donde figura por primera vez el Área de
Archivos dependiente de la Dirección Financiera de la institución.

Con estos datos iniciamos la actividad básicamente obteniendo información de cómo está
constituida; la organización institucional, sus alcances, la estructura de documentación existente,
el problema que presenta, sobre todo, el espacio destinado para resguardar la documentación de
350 metros lineales de documentación.

64
Una buena organización documental solo es posible si se identifican correctamente las
series documentales.

Una serie documental responde a un mismo tipo documental, producido por un mismo
órgano o sujeto productor en el desarrollo de una misma actividad administrativa y
regulada por una norma de procedimiento. Se puede decir que una serie puede estar
formada por tipos documentales iguales, como la correspondencia, pero también se puede
crear una serie con tipos documentales distintos en cuanto a formato, contenido informativo
o soporte, siempre cuando partan de la misma actividad administrativa. (Cuba Quispe,
2011, pág. 36).

4.3. Elaboración del Cuadro de Clasificación

El Cuadro de Clasificación es la herramienta fundamental en el proceso de organización


de un archivo, sirve de base para realizar el resto de las tareas archivísticas: identificación,
clasificación, ordenación y descripción. Podemos definirlo como un índice de clasificación basado
en las series documentales de nuestra empresa u organización. Es un instrumento técnico
archivístico que se define como: Estructura jerárquica y lógica que permite identificar los
documentos y los expedientes administrativos de todas las unidades y clasificarlos dentro del
conjunto de una Institución.

4.3.1. Cuadro de Clasificación hipotético

La clasificación es un proceso fundamental para la organización documental de cualquier


institución, para apresurarnos en la organización del Archivo Central del municipio, al comienzo
se plasmó un Cuadro de Clasificación Hipotético, que nos ayudó a organizar, para apresurarnos
con el trabajo. A ello se sumó la presión del alcalde municipal, sobre el avance que se estaba
logrando a la fecha, se lo aplicó de manera preliminar porque no habíamos identificamos con
certeza totalmente las Subsecciones de Archivo y obviamente las series documentales de todo el
Fondo Documental.

4.3.2. Cuadro de Clasificación oficial (orgánico funcional)

Una vez concluida con el tratamiento archivístico de la organización del Archivo Central,
la identificación, clasificación y ordenación se logró definir el Cuadro de Clasificación oficial
(orgánico, funcional), en el camino hubo cambios en el Cuadro de Clasificación hipotético las

65
cuales fueron actualizadas en el Cuadro de Clasificación oficial, una vez terminada este
instrumento, se explicó de manera general al alcalde municipal y a los directores los alcances de
este instrumento.

Se optó por este Cuadro de Clasificación orgánico funcional, ya que las unidades mayores
como son las Secciones de Archivo (primer nivel) ya vienen definidas por la estructura orgánica
de la institución, mientras que las unidades intermedias tienen un carácter funcional. Otra de las
razones para optar este Cuadro de Clasificación es un fondo abierto, expuesto a cambios en el
futuro, para estructurar nuevamente las unidades administrativas del municipio, unidades que
desaparecen o se funcionan en el tiempo.

4.3.3. Instrumentos utilizados para elaboración del Cuadro de Clasificación

El Cuadro de Clasificación debe tener una estructura permanente y estable en el tiempo


que refleje las funciones de la entidad de procedencia, y permita la suficiente flexibilidad como
para albergar futuras funciones o cambios que se produzcan en la entidad. En este caso del
municipio de Irupana, para la elaboración de este cuadro se utilizaron los siguientes instrumentos:

a) Historia institucional
b) Bases legales
c) Manual de funciones vigentes
d) Organigramas de la institución
4.4. Centralización y organización documental

Se verificó el estado y organización del Fondo Documental, sin embargo, se observó que
la documentación organizada, no estaba acorde a las normas archivísticas, hubo un intento de
organización por gestiones, el cual no correspondía, en el peor de los casos aún no se poseía el
instrumento vital para organizar un archivo que era el Cuadro de Clasificación.

La documentación se halló entremezclada y ubicada en distintos lugares, provocando que


algunos estén fuera del lugar establecido. En un ambiente no apto para el resguardo de la
documentación, completamente saturado y peor con las transferencias realizadas. Finalmente,
llegamos a adaptarnos al espacio, acomodando el escritorio y el equipo de computación debajo de
las gradas, por falta de espacio.

66
En cuanto a la documentación fue necesario reordenar desde cero, de manera natural
(cronológicamente), además de centralizar parte de la documentación que estaba en los Archivos
de Gestión, Hospital, Maquinaria e Intendencia municipal, previo a esto se realizó la limpieza
mecánica del polvo excedente que se había acumulado.

4.4.1. Rescate y salvataje de la documentación de otros depósitos

Después de la medición de los documentos, por medio de información del personal antiguo
del municipio nos indicaron de la existencia de más documentación depositada en otros sitios, en
seguida nos dirigimos a tres lugares en busca de más documentación a ser rescatada, que estaban
depositados por falta de espacio en la alcaldía, nos dirigimos a la Unidad de Maquinaria donde se
rescató 5 metros lineales de documentación, posteriormente nos constituimos en el Hospital
Municipal de Irupana llegando a rescatar 30 metros lineales de documentación de salud y por
último nos dirigimos al mercado municipal a la Unidad de Intendencia en la cual se rescató 5
metros lineales de documentación, en total abandono con hongos y telarañas y estiércol de
murciélagos.

Posteriormente, se inició el trabajo de verificación y medición de los documentos en los


Archivos de Gestión de cada unidad administrativa que cuenta la institución municipal, llegando
a medir 130 metros lineales aproximadamente, que debían de ser transferidas al Archivo Central
para su tratamiento archivístico correspondiente. Respectando el ciclo vital de la documentación
que se debe resguardar por dos años la documentación activa, estos no fueron contabilizados, las
transferencias de la documentación de cada unidad administrativa del municipio al Archivo
Central fueron normalizadas anualmente a la fecha.

 175 metros lineales se encontraban en el depósito de archivo


 130 metros lineales en las oficinas de gestión que fueron transferidas al Archivo Central
 30 metros en los ambientes del Hospital de Irupana
 5 metros en la Unidad de Maquinaria
 5 metros en la Unidad de Intendencia
 Total 345 metros lineales de documentación de la municipalidad
Este trabajo se realizó con el apoyo de la Máxima Autoridad Municipal, quien nos brindó
el apoyo necesario para realizar el rescate de la documentación que estaban en Hospital, Unidad

67
de Maquinaria e Intendencia. Se nos facilitó las movilidades de uso oficial del alcalde y la
ambulancia del hospital, donde se realizó el transporte de los documentos, en cuatro (4) viajes por
movilidad, antes de realizar esta actividad con anticipación se limpió de forma mecánica,
posteriormente se hizo los amarros correspondientes, para no mezclar la documentación en el
trayecto, también nos facilitaron dos obreros para que puedan ayudar en esta actividad.

4.4.2. Estanterías

Se observó que el ambiente destinado para el Archivo Central contaba con nueve (9)
estantes de madera de 4x2.40 con 5 divisiones, donde se encontraba resguarda la documentación.
En el proceso de organización faltó estantería para la instalación de los documentos, así que se
refaccionó un estante con termitas de 8 cuerpos y 6 baldas. Pero aun así continúo faltando
estantería, por lo que se acomodó en la parte superior y piso de los estantes la documentación ya
trabajada. El depósito de archivo fue rebasado completamente por las transferencias que hicieron
las unidades de la institución al ambiente transitorio de 9x5 metros.

Imagen N° 15: Estantes de madera en la ex Casa Blanca, no adecuada para el resguardo de la


documentación en el año 2015

Fuente: GAMI. Archivo fotográfico personal, mayo de 2020, después de realizar el traslado a los nuevos
ambientes de archivo

4.4.3. Diferencia entre cubierta y soporte

Se confunde estos dos términos archivísticos, en la hora de describir los expedientes.

a) Cubierta: Es la carpeta de protección de una unidad de conservación, que a manera de


envoltorio protegen los documentos para su mejor conservación. El Fondo Documental
de este municipio cuenta con varios formatos de cubiertas.
 Carpetas de palanca 70%

68
 empastados 20%
 folders 5%
 anillados 3%
 cuadernos 1%
b) soporte: Medios físicos sobre el que se plasma la información de acuerdo al material
empleado, arcilla, papiros, pergaminos, papel, audiovisual, fotográfico, fílmico,
informático, orales y sonoro.
 Textuales: Escritos en cualquier medio natural o mecánico sobre soporte papel 95%
 Cartográficos: planos, originales o reproducciones 4%
 Audiovisuales: diskettes y fotografías 1%
4.4.4. Equipamiento

Antes de iniciar el trabajo de organización se solicitó a la unidad de Activos Fijos la


dotación de impresora, fotocopiadora y un equipo de computación, en cuanto a material de
escritorio se nos facilitó todos los materiales solicitados desde marcadores, lápices, gomas y etc.
Siempre con el respaldo de la máxima autoridad municipal, que estuvo muy entusiasmado con la
organización del Archivo Central del municipio, después de intentos fallidos en su organización.

4.5. Overol al hombro y manos a la acción (tratamiento archivístico)

Desde aquí en adelante se realizó todo el trabajo de la organización del Archivo Central
del Municipio, en la cual detallaremos paso a paso todos los procedimientos archivísticos
realizados y los obstáculos con que tropezamos, hasta llegar a su total organización. Aclaramos
que el trabajo se divide en dos fases: la primera en los ambientes de la Casa Blanca y la otra en los
nuevos ambientes del Palacio Consistorial ubicados en la plaza principal del municipio. Ahora nos
enfocaremos al trabajo técnico en la organización de los documentos, por ello lo subtitulamos
overol al hombro y manos a la acción.

Con las herramientas suministradas casi en su totalidad para empezar la organización de la


documentación de este fondo, (conjunto de operaciones y tareas que se aplican a los documentos
en cada una de sus secciones y subsecciones) se tiene por objeto la organización, conservación y
accesibilidad.

69
Si bien hemos identificado en la etapa del diagnóstico las secciones, subsecciones y series
documentales de archivo, aquí en adelante se realizará el trabajo operativo hasta la conclusión del
Proyecto de Dirigido. En los ambientes de la Casa Blanca adquiridos para el funcionamiento
temporal de la alcaldía municipal, mientras se terminaba de construir el nuevo Palacio Consistorial.
Se hizo la labor archivística un ambiente pequeño, que presenta filtración y humedad en las
paredes, el cual se refaccionó con la ayuda de los obreros.

Imagen N° 16: Ambientes de la ex Casa Blanca adquirida para el funcionamiento temporal de


la alcaldía de Irupana

Fuente: GAMI. Archivo fotográfico personal, marzo de 2018

4.6. Tratamiento archivístico (identificación, clasificación, ordenación y descripción)

El tratamiento archivístico aplicado a los documentos del Archivo Central de Gobierno


Autónomo Municipal de Irupana, se realizó por fases (operaciones archivísticas) que se aplicaron
a los documentos en cada una de sus edades (niveles de organización). Lo dicho tiene por objeto
su conservación, su organización y hacerlos rápidamente, accesibles y útiles, para el servicio
interno y externo de acuerdo a normas archivísticas, internacionales y nacionales.

4.6.1. Primera fase - identificación

La identificación documental, entendida como la fase preliminar y previa a cualquier otra


actuación archivística, es un proceso de tipo intelectual que consiste en investigar al sujeto
productor de la documentación y a los tipos documentales que gestiona. La identificación trata a
los documentos dentro de las categorías administrativas o jerárquicas de la institución, y
archivísticas en que se sustenta la estructura de toda la documentación del organismo. Este trabajo
se lo realizó de manera veloz, identificando documentación de archivo, material impreso (libros),
planos, piezas de museos y fotografías de ex autoridades (alcaldes).

70
Imagen N° 17: Auxiliar archivo identificando expedientes de archivo, en el ambiente antiguo
de la ex Casa Blanca en 2019

Fuente: GAMI. Archivo fotográfico personal, febrero de 2019, Auxiliar de archivo: Erika Tarifa Bustillos
realizando la tarea de identificación de expedientes

4.6.2. Segunda fase - clasificación

Terminada la fase anterior se continuó con el proceso de clasificación de los documentos


a nivel secciones, subsecciones, series documentales de archivo y la agrupación de los mismos
sobre la base de la estructura preestablecida del Cuadro de Clasificación, determinado para la
Organización del Archivo Central del Municipio de Irupana.

En esta etapa de tratamiento archivístico, la documentación, como primera acción, se


clasificó en cuatro (4) secciones, subsecciones y las series documentales de Archivo terminando
al 100%. Las secciones identificadas y clasificadas son las siguientes:

- Sección: Máxima Autoridad Ejecutivo


- Sección: Administrativa Financiera
- Sección: Técnica y Proyectos
- Sección: Recursos Humano

71
Imagen N° 18: Auxiliar de archivo, clasificando expedientes de archivo, en el ambiente
antiguo de la ex Casa Blanca

Fuente: GAMI. Archivo fotográfico personal: Erika Tarifa Bustillos, junio de 2019, realizando el trabajo
de clasificación de los expedientes de files de personal.

4.6.3. Tercera fase - ordenación

La organización de archivos tiene como objetivo la localización rápida y efectiva de la


información solicitada, así como garantizar la conservación de los documentos. La ordenación es
el paso consecutivo y complementario a la clasificación, se define como la labor archivística en la
cual se establece físicamente la secuencia natural de la producción documental al interior de las
series (ordenación cronológica, natural o numérica) dentro de cada grupo y situarlo físicamente en
el espacio.

Lo dicho se realizó de manera natural, término correcto en archivística, se sobrentiende


que la producción de la documentación es cronológica, entonces está por demás utilizar este
término (cronológico) para la ordenación de los documentos, una vez ya definida las series
documentales y las sub series.

Imagen N° 19: Documentación ordenada de manera natural en el ambiente antiguo de la ex


Casa Blanca en 2020

Fuente: GAMI. Archivo fotográfico personal, diciembre de 2019, fotografía tomada de la serie documental
de correspondencia corriente interna, sub serie Constas de Recepción de Documentos

72
4.6.4. Cuarta fase - descripción archivística (inventario)

El último procedimiento de la organización de los archivos es la descripción, definida como


la fase del tratamiento archivístico, destinada a la elaboración de los instrumentos de información
para facilitar el conocimiento, y consulta de los fondos documentales y colecciones de los archivos.
Es la elaboración de una representación exacta de la unidad de descripción y, en su caso, de las
partes que lo componen mediante la recopilación, análisis, organización y registro de la
información que sirve para identificar, gestionar, localizar y explicar los documentos de archivo,
los instrumentos de descripción en un archivo son los siguientes:

a) Guía: La guía es un instrumento de referencia que describe globalmente fondos


documentales de uno o varios archivos, indicando las características fundamentales de
los mismos: organismos que los originan, series que los forman, fechas extremas que
comprenden y volumen de la documentación. Además, recoge la información sobre el
archivo, su historia y formación, horarios y servicios a los usuarios.
b) Inventario: Instrumento de consulta que describe las series documentales que
componen las subsecciones y series archivísticas, dispuestas según el orden que tienen
en el cuadro de clasificación.
c) Catálogo: Instrumento que describe ordenadamente y de forma individualizada las
piezas documentales o las unidades archivísticas, de una serie o de un conjunto
documental.
d) Índice: Es un instrumento de descripción de archivos que define los documentos
mediante conceptos y palabras concisas y sueltas que especifican personas, lugares,
temas y materias.

73
Imagen N° 20: Auxiliar de Archivo: Erika Tarifa Bustillos, realizando la descripción
de los expedientes en base de datos elaborados según la Norma Internacional de Descripción
Archivística ISAD (G)

Fuente: GAMI. Archivo fotográfico personal, diciembre de 2020.

Cuadro N° 10: Cantidad de expedientes inventariados (catalogados) pieza por pieza


documental que se custodian en el Archivo Central de Irupana

Fuente: Elaboración propia en base a la cuantificación de los expedientes descritos en cada Sección de
Archivo al final el trabajo de organización, marzo de 2021.

74
Cuadro N° 11: Porcentaje de metros lineales por secciones de archivo que se encuentra ya
instalada en los nuevos ambientes del Archivo Central

Fuente: Elaboración propia en base a la cuantificación de metros lineales por Sección de Archivo al final
el trabajo de organización marzo de 2021

4.6.5. Catálogo como resultado de la descripción archivística

Instrumento que describe ordenadamente pieza por pieza, básicamente para dividir la
información en la base de datos elaborada (inventario). Según las áreas y elementos exigidos por
la Norma Internacional de Descripción Archivística ISAD-G. Consiguiendo información
inmediata sin necesidad de remover los documentos del Archivo, obtenemos detalles como
formatos, tipos documentales y estado de conservación.

El Catálogo describe el contenido de todas y cada una de las unidades documentales,


compuestas (expedientes) o simples (piezas documentales), que integran una serie. Su objetivo
también es servir como medida de control y auxiliar en la localización de la información,
orientando al usuario, de manera pormenorizada, sobre el contenido de los documentos y sus
características particulares.

Como se aprecia, el catálogo es un instrumento que permite conocer a detalle el contenido


de los expedientes o de las piezas documentales. Los catálogos se desarrollan para describir series
que se seleccionaron con criterios subjetivos.

4.7. Elaboración de códigos acrónimos

Luego de la culminación del tratamiento archivístico en la organización se realizó la


elaboración de los códigos-acrónimos correspondientes para cada Sección de Archivo.

75
El código-acrónimo está formado por la unión de elementos de dos o más palabras
formadas por siglas o abreviaturas. Cada sigla o abreviación representa una palabra, es decir,
agrega un significado que forman el alfanumérico que identifica la dependencia, seguido de la
numeración correspondiente a cada sección y serie documental, es un código (multinivel).

Cuadro N° 12: Elaboración de códigos, acrónimos alfanuméricos para la codificación de los


expedientes

Fuente: Elaboración propia en base a el Cuadro de Clasificación de los expedientes, enero de 2021.

Cuadro N° 13: Explicación de los códigos, acrónimos para los expedientes

Fuente: Elaboración propia en base al Cuadro de Clasificación de los expedientes, enero de 2021.

76
4.7.1. Confección de cuatro colores de tejuelo para cada sección de archivo

Al elaborar los códigos acrónimos digitalmente y por la experiencia que ya tuvimos en


otros archivos como Corporación Minera de Bolivia, COMIBOL nos propusimos elaborarlo con
cuatro colores distintos para cada Sección de Archivo. Los códigos de archivo (tejuelos) están
organizados en cuatro (4) secciones de archivo.

Con esta codificación por colores se procura facilitar la ubicación de los mismos con
pericia. Muchas veces los responsables de las unidades de administración de la institución,
solicitan el préstamo de un expediente a su conveniencia, terminada la consulta es devuelta al
Archivo Central, aquí nace los grandes males para su desorganización, al contar con un solo color
de códigos se vuelve dificultoso para el responsable del Archivo restablecer el expediente a su
lugar.

La codificación por colores en el archivo de cuatro (4) colores distintos facilita la


identificación de expediente a golpe de vista y de esta manera se puede reubicar en el lugar correcto
el expediente. Los colores escogidos para tal efecto son los siguientes:

 Color amarillo: Sección Ejecutivo Municipal (SEM)

BO-LP-GAMI-UA-
SEM-001/COR-001-001
 Color naranja: Sección Administrativa Financiera (SAF)

BO-LP-GAMI-UA-
SAF-002/COR-001-001
 Color verde: Sección Técnica y Proyectos (STP)

BO-LP-GAMI-UA-
STP-003/COR-001-001

 Color rosado: Sección de Recursos Humanos (SRH)

BO-LP-GAMI-UA-
SRH-004/COR-001-001

77
Imagen N° 21: Expedientes codificados con los colores establecidos por sección de archivo, ya
instalados en la nueva estantería del nuevo ambiente

Fuente: GAMI. Archivo fotográfico personal, enero de 2021

78
CAPÍTULO 5

ORGANIZACIÓN EN 4 (CUATRO) SECCIONES DE ARCHIVO


5.1. Antecedentes del surgimiento de funciones de una entidad 1916 (Henry Fayol)

El Archivo Central del Municipio de Irupana, está organizado en cuatro (4) Secciones de
Archivo. La teoría clásica de la administración resalta el énfasis en la estructura y en las funciones
que debe tener una organización para lograr la eficiencia; Henry Fayol en 1916 expuso su teoría
en su famoso libro “Administration industrielle et générale”, publicado en París. La exposición
parte de un enfoque sintético, global y universal de la empresa, inicia con la concepción anatómica
y estructural de la organización.

Fayol es considerado padre de la administración de empresas, en 1916 ya identificó las


funciones de una empresa o institución, que son 6 funciones fundamentales para su funcionamiento
correcto, de las cuales solo mencionaremos cuatro (4) funciones fundamentales:

1. Funciones administrativas. - Se encargan de regular, integrar y controlar a todas las


funciones, realizando actividades y/o deberes, al tiempo que se coordinan de manera
eficaz y eficiente, en la cual se implementa la planificación, organización, dirección, la
coordinación y el control. Si lo analizamos correctamente, esta función es la que da
origen a la Sección de la Máxima Autoridad Ejecutiva de cualquier institución, ya sea
privada o pública.
2. Funciones financieras. - Esta función implica la búsqueda y el manejo del capital,
donde el administrador financiero prevé, planea, organiza, integra, dirige y controla la
economía de la empresa, con el fin de sacar el mayor provecho de las disponibilidades,
evitando aplicaciones imprudentes de capital. De esta función surge el área/unidad que
son encargadas de la administración de los recursos económicos (capital) de una
institución, esta corresponde a la Sección Administrativa Financiera.
3. Funciones técnicas. - Se refiere a las funciones empresariales que están directamente
ligadas a la producción de bienes y servicios de la empresa, como, por ejemplo, las
funciones productivas, las de manufactura, las de adaptación y operación, etc., siendo
una función primordial, ya que es la razón de ser de la organización. Esta función da
origen al área/unidad/departamento que son encargadas de realizar todo el trabajo

79
técnico y operativo de cualquier institución, de aquí viene la Sección Técnica y
Proyectos.
4. Funciones de seguridad. - Son las que ven por el bienestar de las personas, que
trabajan en dicha organización, con relación a su protección, a los enseres con que
cuenta y al inmueble mismo, por ejemplo, la seguridad de higiene, la industrial,
privada, personal, etc. De esta función procede la Sección de Recursos Humanos, la
encargada de velar por el bienestar de los funcionarios, empleados de una institución
cualquiera.
5.1.1. Primera sección: Ejecutivo Municipal

Las secciones son cada una de las divisiones primarias (primer nivel) de organización del
Cuadro de Clasificación de un archivo. Se la denomino a la primera Sección: Ejecutivo Municipal,
es la sección donde se encuentran documentación de alto valor administrativo, y la toma de
decisiones como: las Leyes Municipales, Decretos Municipales, Convenios y Contratos de Bienes
y Servicios y etc.

La Ley 482 de Gobiernos Autónomos Municipales, a la cabeza de la Máxima Autoridad


Ejecutada (MAE), tiene la atribución de dirigir la gestión pública municipal, coordinar y supervisar
las acciones del órgano ejecutivo, aprobar su estructura organizativa, suscribir convenios y
contratos entre otras atribuciones. Es la máxima autoridad municipal, a ella le escoltan unidades
administrativas (Unidad Jurídica, Unidad de Comunicaciones, Unidad de Archivos y Unidad de
auditoria Interna) que responden directamente de la máxima autoridad, estas unidades se les
categorizó como Subsecciones de archivo (segundo nivel de organización).

Cuadro N° 14: Expedientes descritos en toda la Sección: Ejecutivo Municipal


CÓDIGO DE FONDO SECCIÓN SUBSECC SERIE SUBSERIE FECHAS CANTIDAD METROS
REF. IÓN DOCUMENTAL EXTREMAS LINEALES

BO-LP- GAMI Ejecutivo 1937-2019 1175 75


GAMI-UA- Municipal
SEM-001

Fuente: Elaboración propia en base al Cuadro de Clasificación de los expedientes descritos al final del
tratamiento archivístico, enero de 2021.

80
5.1.2. Segunda Sección: Administrativa Financiera

Al igual que la anterior sección, esta pertenece al primer nivel de organización del Cuadro
de Clasificación del Archivo Central del Municipio de Irupana, en esta Sección Administrativa
Financiera, se encuentra documentación contable que contiene la administración de los recursos
financieros, los cuales sirven para financiar todo tipo de proyectos. A esta sección pertenecen
unidades administrativas (Unidades de: Contabilidad, Presupuesto, Bienes y Servicios, Tributaria,
Almacenes, y Activos Fijos) que corresponden directamente a la Dirección Financiera, dichas
unidades se les categorizó como Subsecciones de archivo (segundo nivel de organización).

Cuadro N° 15: Expedientes descritos en toda la Sección: Administrativa Financiera


CÓDIGO DE FONDO SECCIÓN SUBSECCI SERIE SUBSERIE FECHAS CANTIDAD METROS
REF. ÓN DOCUM EXTREMAS LINEALES
ENTAL

BO-LP- GAMI Administrativa 1944-2019 2463 113


GAMI-UA- Financiera
SAF-002

Fuente: Elaboración propia en base al Cuadro de Clasificación de los expedientes descritos al final del
tratamiento archivístico, enero de 2021.

5.1.3. Tercera sección: Técnica y Proyectos

También pertenece al primer nivel de organización del Cuadro de Clasificación de la


organización del Archivo Central del Municipio de Irupana. En esta Sección Técnica, se encuentra
la documentación técnica de los proyectos ejecutados por el municipio, construcción de obras
civiles, infraestructuras como: unidades educativas, hospitales, centros de salud, caminos, centro
de capacitaciones, canchas poli funcionales, sistemas de riego, y etc. A esta sección pertenecen
unidades administrativas (Unidades de: Catastro, Maquinaria, Intendencia y Medio Ambiente) que
corresponden directamente a la Dirección Técnica. Estas unidades se las categorizó como
Subsecciones de archivo (segundo nivel de organización).

Cuadro N° 16: Expedientes descritos en toda la Sección: Técnica de Proyectos


CÓDIGO DE FONDO SECCIÓN SUBSECCIÓN SERIE SUBSERIE FECHAS CANTIDAD METROS
REF. DOCUMEN EXTREMAS LINEALES
TAL

BO-LP- GAMI Técnica y 1994-2019 3052 74


GAMI-UA- Proyectos
STP-003
Fuente: Elaboración propia en base al Cuadro de Clasificación de los expedientes descritos al final del
tratamiento archivístico, enero de 2021.

81
5.1.4. Cuarta sección: Recursos Humanos

Esta sección también es parte del primer nivel de organización del cuadro de clasificación
oficializado, del Archivo Central del Municipio de Irupana. Es la sección encargada de organizar,
planificar y administrar las distintas tareas y acciones relacionadas con las personas que integran
la institución. En esta Sección se encuentra clasificada la documentación del área social, planillas
de sueldos, boletas de pago, planillas de asistencia, files de personal, informes mensuales del
personal y etc. La Dirección de Recursos Humanos está acompañada por unidades administrativas
del área social que responden directamente (Unidades de: Educación y Culturas, Defensoría, Niño
y Adolescente, SLIM, Personas con Discapacidad y la Administración del Hospital), estas
unidades se les categorizó como Subsecciones de archivo (segundo nivel de organización).

Cuadro N° 17: Expedientes descritos en toda la Sección: Recursos Humanos


CÓDIGO DE FONDO SECCIÓN SUBSECCI SERIE SUBSERIE FECHAS CANTIDAD METROS
REF. ÓN DOCUMENT EXTREMAS LINEALES
AL

BO-LP- GAMI Recursos 1994-2019 2132 85


GAMI-UA- Humanos
SRH-004

Fuente: Elaboración propia en base al Cuadro de Clasificación de los expedientes descritos al final del
tratamiento archivístico, enero de 2021.

5.1.5. Nivel de organización del Archivo Central

El nivel de organización que se logró es a nivel unidad documental compuesta del Archivo
Central del Gobierno Autónomo Municipal de Irupana. Pasando su organización por distintos
niveles de organización: sección, subsección, serie, sub serie para llegar al penúltimo nivel de
organización como se puede ver el siguiente cuadro:

82
Cuadro N° 18: Nivel de organización que se encuentra el Archivo Central del Gobierno
Autónomo Municipal de Irupana

Fuente: Elaboración propia en base a la Norma Internacional de Descripción Archivística ISAD(G),


enero de 2021.

5.2. Construcción de nuevos ambientes en el palacio consistorial de Irupana

Los edificios y locales destinados a albergar material de archivo, deben cumplir con las
condiciones ambientales, que incluyen manejo de temperatura, humedad relativa, ventilación,
contaminantes atmosféricos e iluminación.

Los archivos custodian y preservan el legado documental de la institución productora de


documentos. El objetivo principal (y primordial) es conservar la memoria histórica, en ese
entendido, asumimos el trabajo técnico de la organización del Archivo Central del Municipio de
Irupana en la Casa Blanca. Por información de los mismos funcionarios nos informaron de la
construcción del nuevo Palacio Consistorial del Municipio de Irupana, ya que la antigua
construcción no cumplía con los espacios suficientes y además era una construcción antigua.

Con esta información propuesta nos movilizamos inmediatamente en conocer los


ambientes que eran destinados para la Unidad de Archivos. Sabiendo de la construcción nueva,
además entendidos que un ambiente de archivo no solo debe tener espacio, sino también se debe
planificar a largo plazo, el espacio de archivo debería contar mínimamente con áreas para el
responsable de esta unidad y espacios de aseo.

83
Imagen N° 22: Edificación antigua, ubicada en la plaza principal Victorio Lanza de municipio
de Irupana

Fuente: Irupana. Fotografía proporcionada por Franz López Roldán 2020

5.2.1. Reunión técnica ambientes nuevos en construcción (2019)

Por instrucción del alcalde municipal se ordenó modificar los planos actuales. Se realizó la
reunión con los responsables de llevar a cabo la construcción del Palacio Consistorial, en la cual
se informó que estaba contemplado un ambiente para archivo. Se nos mostró el plano de
construcción y la división de ambientes para cada unidad administrativa, observamos que para la
Unidad de Archivo había un solo ambiente de 10x6 aproximadamente, ubicado en el tercer nivel
(piso). Esto nos causó mucha sorpresa y nos alertó de sobre manera, fue el momento de actuar para
realizar las modificaciones correspondientes, ya que aún se podía remodelar, para tener ambientes
necesarios para el Archivo Central del Municipio de Irupana.

En la reunión sostenida con el equipo técnico de la alcaldía, se explicó qué características


debería tener los edificios destinados para albergar el material de archivo, debiendo cumplir con
las condiciones ambientales que incluyen manejo de temperatura, humedad relativa, ventilación e
iluminación, además de ellos, sanitarios, vestuarios, duchas para el personal del archivo. Al tener
contacto directo con los hongos y bacterias comunes propios del archivo. Además, debemos sumar
el estiércol de roedores y las palomas, era indispensable un área de aseo. Un archivo no puede estar
ubicado en un tercer piso, por el peso de la documentación y por la iluminación solar.

84
En la reunión se acordó con el personal técnico realizar todas las observaciones sugeridas
para su modificación en el plano de construcción. El archivo deberá estar ubicado en la planta baja
del edificio. Se propuso ir de visita a las instalaciones del Archivo Histórico de la Minería
Nacionalizada de la Corporación Minera de Bolivia, COMIBOL para ver realmente qué espacios
debe tener un archivo.

Seguidamente, se convocó a la reunión sostenida con el personal técnico a los encargados


de la empresa constructora del Palacio Consistorial, empresa constructora CROMWELL. Se
explicó de igual manera las características que debe contar un archivo, quienes propusieron, una
reunión técnica con el alcalde municipal, ya que con las modificaciones a realizar se aumentaría
el presupuesto de la construcción. Con las características que se les exigió, los técnicos
(arquitectos) ante esa eventualidad parecían que no estaban convencidos, a lo cual se los propuso
realizar visitas a diferentes archivos en la ciudad de La Paz, para que ellos se convenzan sobre la
construcción de un archivo.

5.2.2. Visitas realizadas a varios archivos públicos de La Paz

Una vez aprobada la solicitud de salida en comisión con los técnicos de la construcción y
del municipio, se realizaron las visitas programadas a varias instituciones archivísticas de la ciudad
de La Paz, para que los profesionales se persuadan realmente de las características que debe poseer
un edificio destinado a resguardar los documentos de archivo. Basándonos en esta experiencia,
percibiendo las necesidades de un archivo se consiguió modificar los planos originales, a pesar del
incremento del presupuesto en la nueva construcción que está ubicado en la plaza principal
Gregorio Lanza. Los archivos que se fueron a visitar son los siguientes:

 Archivo de La Paz.
 Archivo de la vicepresidencia del Estado Plurinacional de Bolivia.
 Archivo Histórico de Gobierno Autónomo Municipal de La Paz (GALP)
 Sistema de Archivo de la COMIBOL.
 Archivo de Yacimientos Petrolíferos Fiscales Bolivianos YPFB.
Las visitas realizadas con el personal técnico, a los archivos ya citados, ayudaron mucho,
en los cambios de la construcción de los ambientes para la Unidad de Archivo del municipio de
Irupana. Se convencieron mucho más, cuando llegamos a las instalaciones del Sistema de Archivo
de la COMIBOL, en la cual el Señor: Edgar Ramírez Santiesteban, les explicó las características

85
de un archivo, las áreas de aseo para el personal de archivos. En el recorrido realizado por el
interior de los ambientes se vieron las características de un archivo, antes de cometer errores sobre
su construcción. Fue clave esta visita al archivo minero para remodelar la construcción de los
nuevos ambientes de Archivo.

Imagen N° 23: Visita realizada con personal técnico a archivos en la ciudad de La Paz

Fuente: Revista FUENTES N° 61, 18 de marzo 2019. De izquierda a derecha: Marco Choque Condori
(Responsable de la Unidad de Archivo), Lic. Tarifa (Responsable del Archivo Central de la Vicepresidencia) Erika
Tarifa Bustillos y Águeda Aliaga Vega (Auxiliares de archivo)

5.2.3. Reformulación de los planos nuevos ambientes Archivo Central GAMI.

Con las experiencias vividas en las visitas realizadas a los diferentes archivos de La Paz,
por parte del personal técnico y la constructora, con el apoyo incondicional del alcalde municipal,
se logró que se reformulen los planos de construcción y la división de ambientes. En la nueva
construcción, estábamos frente en un error sin precedentes que un Archivo sea edificado en un
tercer nivel (piso). Un archivo de una entidad pública o privada debe estar ubicado en la planta
baja de la edificación por razones obvias, sobre todo por el peso de la documentación que debe
soportar y las transferencias documentarias que se realizan continuamente.

 En el ambiente de la Casa Blanca el espacio que se tenía es de 9x5 metros.


 Ahora el nuevo ambiente posee 36x6 y un segundo nivel, con este nuevo ambiente se
cuadriplicó la cantidad de espacio.
5.2.4. Reducción del salón de reuniones para la unidad de archivos

Con esta reformulación, las nuevas instalaciones para resguardar la documentación del
municipio se ubicaron en la planta baja del edificio, al lado del salón de reuniones, antes toda la
planta baja estaba destinada para el salón de reuniones. El equipo técnico replanteo el espacio del
salón de reuniones para la Unidad de Archivos de 36 metros de largo y 6 metros de ancho,

86
incluyendo un segundo nivel para el Archivo Histórico, donde se resguardará las documentaciones
históricas de 26 expedientes y las piezas antiguas del municipio.
Imagen N° 24: Archivo Central proyectado en el tercer piso, en la nueva construcción del
palacio consistorial en la plaza principal 2019

Fuente: expediente del proyecto de construcción: Palacio Consistorial, custodiado en el Archivo Central
del Municipio de Irupana Sección técnica código: BO-LP-GAMI-UA-STP-003/CIS-003//UNI-001-337

Imagen N° 25: Segunda fase de construcción del nuevo palacio consistorial - en la plaza
principal 2019

Fuente: expediente del proyecto de construcción: Palacio Consistorial, custodiado en el Archivo Central
del Municipio de Irupana Sección técnica código: BO-LP-GAMI-UA-STP-003/CIS-003//UNI-001-336

87
Imagen N° 26: Conclusión de la obra fina del nuevo palacio consistorial municipal de Irupana
enero de 2021

Fuente: GAMI. Archivo fotográfico personal, febrero de 2021.


5.3. Áreas que disponen el nuevo Archivo Central del Municipio de Irupana

La construcción de un ambiente de archivo destinado a albergar el material de archivo,


debe cumplir con las condiciones ambientales que incluye manejo de temperatura, humedad
relativa, ventilación, e iluminación. No se dejaron de lado, los espacios físicos o zonas de trabajo
archivístico, consulta y prestación de servicios; el archivo cuenta con las siguientes áreas.

5.3.1. Área de servicio y consulta

Es el espacio para cubrir los servicios y consultas de las solicitudes de documentos internos
y externos de la institución. Es el área de la circulación de la información. Además de ello, este
espacio está amoblado con dos mesas, sillas y un equipo de computación con impresora y
fotocopiadora para el tema de atención del servicio. En esta área se coordina y recibe a las
delegaciones que quieran conocer el archivo y su organización.

Imagen N° 27: Espacio de atención con mesas y sillas en el Archivo Central GAMI

Fuente: GAMI. Archivo fotográfico personal, febrero de 2021.

88
5.3.2. Área técnica de tratamiento archivístico

Área donde el personal de archivo desarrolla todos los procedimientos archivísticos de la


institución, desde la identificación, clasificación y la ordenación (tratamiento archivístico) hasta
la instalación de los expedientes en los estantes correspondientes. Esta zona está equipada con una
mesa de trabajo de 1.50x2.50 metros, con las respectivas sillas.

Imagen N° 28: Mesa de trabajo para las operaciones del tratamiento archivístico

Fuente: GAMI. Archivo fotográfico personal, febrero de 2021.

5.3.3. Área de aseo y camerinos

El Archivo Central del Municipio de Irupana está construido con una mirada futurista para
preservar la salud e integridad del personal que prestan sus servicios en la Unidad de Archivo.
Cuenta con área de sanitario, camerinos y ducha, para que el personal de archivo pueda asearse
después de cumplir con la jornada laboral, por estar en contacto directo con la suciedad que se
acumula en los ambientes de archivos y la documentación, desde insectos propios de archivo hasta
telarañas. Un ambiente de trabajo con estas características salvaguarda la salud y la vida laboral
del archivista.

89
Imagen N° 29: Área de aseo del Archivo Central del Municipio de Irupana con ducha,
sanitario y camerino

Fuente: GAMI. Archivo fotográfico personal, febrero de 2021, después de la entrega oficial de las obras
civiles.

5.3.4. Área de biblioteca

El Archivo Central del Municipio de Irupana alberga en sus ambientes, momentáneamente,


el patrimonio bibliográfico de la municipalidad de 3.500 libros, que fueron rescatados de la sede
de la junta de vecinos de la zona, Rafael Pabón. Estaban en total abandono con telarañas, eses de
paloma y roedores, atacada con los insectos propios de los libros como son los pececillos de plata.
El rescate fue realizado en horas de la noche, ya que hubo resistencia de algunos vecinos a su
traslado, y otros estaban de acuerdo con esta acción.

Con el apoyo de la movilidad del alcalde municipal se trasladó el material bibliográfico,


que anteriormente administrado por la iglesia de Irupana. Por falta de convenio el material se
depositó en la sede de la junta vecinal, en los nuevos ambientes se cuenta con suficiente espacio
para albergar la Biblioteca Municipal. Se procedió al salvataje de los libros, pero antes se hizo el
trabajo de limpieza mecánica de desempolvar y luego encajonarlos para su traslado.

La biblioteca recoge todos los recursos bibliográficos, informativos y didácticos en general,


libros ordenados y clasificados para su consulta o préstamo bajo determinadas condiciones: no
solamente encontraremos libros impresos en papel (libros y revistas). Es un lugar de encuentro, de
comunicación y participación, las bibliotecas deben contribuir a la recopilación, conservación y

90
difusión del patrimonio cultural de la comunidad, conservando así su identidad. Son sinónimo de
educación y ofrecen innumerables oportunidades de aprendizaje que pueden estimular el desarrollo
económico, social y cultural.

Imagen N° 30: Material bibliográfico, instalada en los estantes metálicos previa limpieza

Fuente: GAMI. Archivo fotográfico personal, febrero de 2021.


5.3.5. Área de hemeroteca

Este espacio está destinado para la clasificación de periódicos en el sitio se resguardan


debidamente ordenados y clasificados, en la actualidad se cuenta con el periódico La Razón desde
2016 hasta 2020, debidamente clasificado y ordenado para su consulta.

Imagen N° 31: Hemeroteca clasificadas y ordenadas de manera natural 2016-2020

Fuente: GAMI. Archivo fotográfico personal, febrero de 2021.


5.3.6. Área de mapoteca

Espacio destinado para resguardar planos de proyectos realizados por la municipalidad, en


estantería de madera improvisada por el momento. No se cuenta con muebles para planos
(mapero), los planos se encuentran conservadas en rollos, las cuales pertenecen a los expedientes
de los proyectos que se encuentran en la Sección Técnica del Archivo Central, en soporte papel,
cebolla, la mayoría, no se puede restituir a sus respectivos proyectos, porque sufrirían daños

91
irreparables al querer doblar y ubicar en las carpetas, razón por lo cual se optó dejar en su estado
original y se lo organizó por separado como colección.

Una mapoteca es el lugar destinado para almacenar todo tipo de mapas y su objetivo
principal es brindarles información necesaria a sus usuarios. Funcionan igual que una biblioteca o
hemeroteca, donde puedes ir a consultar libros y periódicos con el fin de investigar, observar y
trabajar con ellos. Es un espacio muy útil para investigadores y curiosos de todo tipo que quieren
conocer más sobre los espacios geográficos en forma de planos.

Imagen N° 32: Mapoteca instalado en estantería temporalmente en el Archivo Central del


municipio de Irupana desde 1968 a 2011

Fuente: GAMI. Archivo fotográfico personal, febrero de 2021


5.3.7. Área de museos

En la transferencia de la documentación de los Archivos de Gestión al Archivo Central se


observaron piezas antiguas, trofeos, medallas, que se resguardaban en sus oficinas. Con estos
fragmentos se propuso crear un espacio para albergar las piezas, en el ambiente nuevo del archivo.
También se aprovechó para rescatar estas piezas en la mudanza que se realizó al palacio
consistorial. La idea fue de mucho agrado del alcalde municipal (Clemente Condorena), quien nos
apoyó en la obtención de más piezas para lograr este objetivo, instruyó que ya no debería haber
piezas antiguas en las oficinas, todo se debía transferir a la Unidad de Archivos.

Esta área está dedicada a la adquisición, conservación, estudio y exposición de objetos de


valor relacionados con el arte y objetos culturalmente importantes para el desarrollo de los
conocimientos humanos. Está al servicio de la sociedad y su desarrollo.

92
Imagen N° 33: Área de museo, donde se conservan piezas antiguas del municipio, aparatos
telefónicos, máquinas de escribir, billetes y trofeos

Fuente: GAMI. Archivo fotográfico personal, febrero de 2021

5.4. Adquisición de estantes metálicos para el nuevo ambiente de archivo

A pesar de que las instituciones públicas y privadas tienen normativas para convertir los
documentos en archivos digitales para su mejor conservación y ocupar menos espacio, lo cierto es
que la producción de documentos en soporte papel continúa presente en las innumerables
instituciones del país y de este municipio. El edificio construido para el resguardo de la
documentación municipal, como entidad, tiene la obligación de conservar y resguardar la
documentación en condiciones óptimas que garanticen su correcto mantenimiento y seguridad de
acuerdo a las normas que rigen su conservación. La estantería metálica adecuada para su
conservación se realizó la solicitud de pedido, el cual se publicó en el Sistema de Compras
Estatales SICOES para que las empresas realicen sus propuestas.

5.4.1. Convocatoria nacional para adquisición de estantería metálica

La adquisición de la estantería se realizó mediante Sistema de Administración de Bienes y


Servicios (SABS) adquisición de 62 estantes metálicos 0,90 de largo x 0,40 de ancho de plancha
de acero de (1) milímetro. A la convocatoria se presentaron catorce (14) empresas de este rubro de
diferentes lugares del país, que ofrecían estantería metálica movible y estática. La condición debía
ser mejor que de las grandes instituciones encargas de resguardar la documentación como
COMIBOL, Archivo Histórico de La Paz y YPFB.

93
Imagen N° 34: Convocatoria para presentación de propuestas

Fuente: Fotografía extraída del Expediente del Proceso de Licitación Pública Nacional compra de
estantes en diciembre de 2019

5.4.2. Empresa Adjudicada ENERGYSOL

Como responsable de la unidad solicitante, fuimos testigos de la selección de la empresa


adjudicada a la convocatoria. La empresa orureña ENERGYSOL fue la adjudicada, por la mejor
propuesta técnica que propuso, de los 62 estantes metálicos de 0.90x040 con plancha de 1
milímetro.

Los estantes elaborados son de una altura de 4.50 metros de altura, el ambiente destinado
cuenta con una altura de 6 metros de altura, razón por lo cual se solicitó con las medidas ya
mencionadas, para no perder espacio en el ambiente.

5.4.3. Arribo de estantería y armado en el nuevo ambiente de archivo

El contrato de compra de los estantes tuvo una cláusula que es la instalación (armado) en
el nuevo ambiente de archivo, el cual se ejecutó sin observaciones por parte de la empresa
adjudicada. En el armado de esta estantería se demoró 30 días calendario con 4 personas, con sus
respectivos anclajes en las paredes para evitar movimientos, esta instalación tiene las siguientes
características:

 La estantería metálica instalada no está recostada sobre la pared.


 Se tiene una separación de 20 centímetros de la pared con el estante.
 El espacio para circulación del personal de archivo es de 70 centímetros entre estantes.
 Se tiene dos corredores centrales mínimos de 90 cm.
 Cada estante posee 10 baldas (bandejas).

94
 El material de pintado es anticorrosivo.
 Cada bandeja presenta dos costillas de refuerzo.
 En cada esquina de los estantes presenta esquineros para evitar movimientos.
 Cada fila de estantes está unida con pernos para garantizar la estabilidad.

Imagen N° 35: Estantería nueva desembarcada en las instalaciones del Archivo Central

Fuente: GAMI. Archivo fotográfico personal, febrero de 2020

Imagen N° 36: Estantería nueva desembarcada en las instalaciones del Archivo Central

Fuente: GAMI. Archivo fotográfico personal, febrero de 2020.

95
Imagen N° 37: Proceso de armado de la estantería nueva en las nuevas instalaciones del
Archivo Central GAMI en el palacio consistorial

Fuente: GAMI. Archivo fotográfico personal, febrero de 2020.

Imagen N° 38: Proceso de armado de la estantería nueva en las nuevas instalaciones del
Archivo Central GAMI en el Palacio Consistorial

Fuente: GAMI. Archivo fotográfico personal, febrero de 2020

96
Imagen N° 39: Terminado del armado de la estantería nueva en las instalaciones del Archivo
Central GAMI.

Fuente: GAMI. Archivo fotográfico personal, marzo de 2020


5.5. Traslado de documentación de la Casa Blanca a nuevo ambiente de archivo

Esta etapa es una de las más sacrificadas que tuvimos que realizar, en dos días y tres noches
de manera titánica y con tres personas en mayo de 2020. Antes se preparó la documentación
trabajada para llevar a las nuevas instalaciones de la Casa Blanca en amarraros, en bolsas de
polietileno (yutes) para que no se mezclen de nuevo. En este periodo ya se tenía un avance del
60% en la descripción de los expedientes, además ya estaban codificados preliminarmente con
lápiz a pulso en un costado del expediente.

El traslado se hizo ordenadamente por secciones de archivo hasta terminar con la última
sección. Para el transporte de los documentos se contrató los servicios de una movilidad particular
y la camioneta oficial del municipio. En la mañana se preparó en las bolsas correspondientes para
su traslado, este trabajo se realizó desde las 14:00 hasta las 18:00 horas, para después continuar
desde horas 20:00 hasta 02:00 de la madrugada, solo se descargó la documentación en el ambiente
del archivo los yutes, cajas y amarros de documentos, debidamente controlados.

La instalación de los documentos en los nuevos estantes metálicos fue un trabajo arduo, ya
que debíamos de abrir las bolsas de yutes amarrados, para ordenarlos en el piso nuevamente, para
luego ubicarlos en los espacios ya definidos, sin ayuda de los compañeros de trabajo de la
institución.

97
Imagen N° 40: Traslado de la documentación de la Casa Blanca al nuevo ambiente del palacio
consistorial en movilidades

Fuente: GAMI. Archivo fotográfico personal, mayo de 2020

98
CAPÍTULO 6

ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS ALCANZADOS


Las metas logradas en este proceso son el resultado del trabajo efectuado del tratamiento
archivístico (identificación, clasificación, ordenación y descripción) en el transcurso del tiempo de
su organización del Archivo Central del Municipio de Irupana, las cuales analizaremos a
continuación:

6.1. Diagnóstico del Archivo Central

a) El diagnóstico fue elaborado sistemáticamente, observando las dificultades que se


presentó en el proceso de organización del Archivo Central del Municipio de Irupana.
Es evidente la falta de espacio que continuó en todo el transcurso del trabajo de
organización del archivo en los ambientes antiguos de la Casa Blanca.
Se tuvo el espacio apropiado cuando se trasladó los documentos a los ambientes
nuevos del palacio consistorial destinados a resguardar la documentación de la institución,
el trabajo se encontraba en la fase de descripción archivística, recién pudimos contar con
ambientes espaciosos para realizar el trabajo técnico.
La falta de espacio fue un inconveniente grande, pero no un obstáculo para su
organización. Crecimos como el patito feo de la institución, para convertirnos en una
Unidad referente a nivel institucional y regional de los yungas. Por esta área de archivos
pasaron figuras políticas: diputados, alcaldes, asambleísta, ministros y el ex gobernador de
La Paz, Dr. Félix Pazti, que se sorprendió del nivel de organización de la documentación
del municipio.
b) Esta Unidad presenta otra problemática: la falta de asignación de personal profesional
(archivista) en el área de archivos, que se haga responsable de la organización de la
documentación resguardada que es la memoria institucional. Se designó a servidores
públicos sin formación académica, solo poseían formación básica, sin la noción de lo
que es un archivo y peor cómo se lo debe organizar.
Hubo algunas dificultades técnicas, pero no fue impedimento para culminar con la
organización del Archivo Central del Municipio de Irupana y la obtención del producto
final, el catálogo, instrumento vital para responder de manera rápida las solicitudes de
búsquedas.

99
c) Otro problema que se pudo observar: la falta de registro en el préstamo de los
expedientes archivos al personal interno de las unidades administrativas del municipio.
Habituados a ingresar al ambiente sin autorización alguna y buscar la documentación
requerida, dejando más desordenada la documentación del archivo. No requerían
ningún tipo de autorización de las autoridades superiores para entrar a los ambientes de
archivo.
Había falta de códigos preliminares para mantener el control de la documentación
a la hora de préstamo de los documentos. Con el tiempo la documentación institucional se
fue convirtiéndose en un fondo acumulado, y según los propios funcionarios públicos
antiguos comentan que nunca se encontraba nada en el depósito de los documentos
solicitados.
d) El otro gran problema fue la falta de estantería adecuada para el archivo. En la fase de
organización, hubo que adaptarse a la realidad institucional, por lo que se refaccionó
un estante de madera abandonado de 8 cuerpos con 6 baldas con termitas, para la
instalación de la documentación, no había espacios en los 9 estantes de madera que
poseía el archivo. El problema persistió hasta el traslado de la documentación a los
nuevos ambientes de archivo. Ahora se tiene suficiente espacio para su crecimiento
durante los próximos 20 años.

6.1.1. Trabajo en equipo

Durante todo el periodo de trabajo técnico (tratamiento archivístico) por órdenes del
alcalde municipal, se nos proporcionó dos auxiliares de archivo (Águeda Aliaga Vega y Erika
Tarifa), para colaborar en todo el proceso de organización, desde el rescate de la documentación
hasta la última fase de conclusión, dichos funcionarios asimilaron las técnicas de organización de
un archivo. Al principio les costó mucho aprender las técnicas de organizar los documentos por
ser un campo desconocido, pero con el transcurso del tiempo los mismos fueron adecuándose al
ritmo de trabajo y al mundo de la archivística. Lastimosamente, por situaciones de presupuesto del
municipio no se les volvió a contratar y tuvieron que volver a sus lugares de origen, una a la ciudad
de La Paz y la otra a su comunidad a cosechar coca.

El equipo de trabajo que se conformó fue armónico, resaltaba aún más en las actividades
que se realizaban en la institución, el personal de la Unidad de archivo siempre activo en todo

100
momento, en días festivos y sobre todo en la navidad, hacíamos los preparativos para adornar
nuestro ambiente y ser los primeros en adornar nuestro espacio. Fue un equipo gratificante por la
cooperación y apoyo que nos teníamos hasta la conclusión del trabajo en la gestión 2021.

6.1.2. Trabajo final

La presentación del trabajo final es en estricto cumplimiento a todas las actividades


trazadas desde un inicio hasta lograr la finalización del tratamiento archivístico. El Trabajo
Dirigido de organización del Archivo Central del Municipio de Irupana, aplicando todas las
técnicas del tratamiento archivístico y la obtención del catálogo instrumento, fue clave para la
búsqueda de información de manera oportuna de la documentación inventariada pieza por pieza.
Este trabajo final, no habría sido posible sin la colaboración de las dos compañeras que ayudaron
a obtener el presente trabajo final.

6.1.3. Descripción de los documentos

La descripción de la documentación del Fondo Documental del Gobierno Autónomo


Municipal de Irupana, se hizo basándose en el ciclo vital y la prescripción archivística del valor
documental. Las normas que definen los distintos tipos de archivo existentes en el país, desde el
archivo de gestión hasta el Archivo Histórico de valor permanente.

Por ley debe conservarse esta documentación oficial y nacional de valor permanente
refiriéndose concretamente al Decreto Supremo 05758, norma que establece a la documentación
de carácter público, oficial y nacional existente en las reparticiones del Estado, con más de treinta
y cinco años de uso debe entregarse al Archivo Nacional de Bolivia y el Decreto Supremo 22144
declara de máxima utilidad y necesidad nacionales todas las documentaciones públicas, según
definición del artículo 3 de este decreto, por constituir bienes y recursos del país indispensables
para la administración pública, la información e investigación científica, promoción de la
conciencia cívica y el desarrollo nacional (Oporto & Rosso, 2007, págs.49).

6.2. Estado actual de la documentación del GAMI

La documentación, que se encuentra instalada en los nuevos estantes metálicos adquiridos


para este fin, está ubicada físicamente en 4 secciones de archivo. A su vez cada sección se divide
en subsecciones de archivo y finalmente en las series documentales, su nivel de organización es a
nivel de serie documental.

101
La instalación de los documentos es por estante, cuerpos y baldas de izquierda a derecha,
de abajo hacia arriba y por cuerpos. Se realizó la conservación preventiva de los expedientes, y
antes de instalarlos en la estantería se cambió los folders dañados, sin retirar los títulos propios de
los expedientes.

Concluida la fase de descripción archivística de los documentos; de acuerdo al cronograma,


se elaboró los códigos, acrónimos, para cada Sección de Archivo. La codificación pieza por pieza
fue hecha para su mejor resguardo, localización y control, Cuando se hagan las solicitudes de
búsqueda de los expedientes o préstamos internos. Anticipadamente, se realizó la codificación
preliminar con lápiz carbónico en la parte inferior derecha del expediente. Para evitar el desorden
nuevamente, una vez impreso, los códigos, acrónimos oficiales, fueron sustituidas para evitar la
desorganización. Únicamente no se logró, es la adquisición unidades de conservación (cajas) para
que los expedientes se encuentren protegidos y mejor conservados.

Imagen N° 41: Nuevos ambientes del archivo Central GAMI.

Fuente: GAMI. Archivo fotográfico personal, mayo de 2021

Imagen N° 42: Documentación instalada en los nuevos estantes adquiridas para el Archivo
Central GAMI.

Fuente: GAMI. Archivo fotográfico personal, mayo de 2021

102
Imagen N° 43: Documentación de la Sección: Ejecutivo Municipal instalado en el Archivo
Central GAMI.

Fuente: GAMI. Archivo fotográfico personal, mayo de 2021

Imagen N° 44: Documentación encontrada en la Casa Blanca, antes del proceso de


organización 2019

Fuente: GAMI. Archivo fotográfico personal, febrero de 2019

Imagen N° 45: Documentación encontrada en la Casa Blanca, antes del proceso de


organización 2019

Fuente: GAMI. Archivo fotográfico personal, febrero de 2019.

103
6.3. Proceso de codificación

La tarea consistió en codificar expediente por expediente de manera física, realizando un


control puntual con el inventario digital en la base de datos: Para no tropezar con errores
posteriores que nos afectarían en el avance en la codificación de los expedientes. Cada 50
expedientes se dejó un testigo, y el código acrónimo debía de coincidir, caso contrario se realizaba
el control respectivo para ubicar la falla en la codificación. Los códigos acrónimos se imprimieron
en 4 colores diferentes para cada sección de archivo, amarillo para la Sección: Ejecutivo
Municipal, naranja para la Sección: Administrativa Financiera, verde para la Sección: Técnica y
rosado para la Sección: Recursos Humanos.

Imagen N° 46: Expedientes codificados de la Sección: Ejecutivo Municipal con el color que
pertenece a su sección de archivo

Fuente: GAMI. Archivo fotográfico personal, mayo de 2021


6.4. Material utilizado

El único material utilizado para esta codificación es la cinta de embalaje transparente


(scotch) no había otra alternativa, ya que no se tiene suficiente presupuesto para comprar otro tipo
de material como es el metíl celulosa (papel en polvo). Para no dañar las cubiertas de los
expedientes, el material antedicho no es dañino para los documentos y además es material
reversible, utilizado para restauración de documentos.

Se utilizó la cinta de embalaje por la premura de terminar el trabajo de organización del


archivo, además se sumó la presión del alcalde municipal para su conclusión, ya que estábamos a
pocos meses de celebrar las elecciones municipales, y no había otra alternativa, para acelerar el
trabajo de codificación de los expedientes de archivo.

104
Imagen N° 47: Cinta de embalaje utilizado para la codificación de los expedientes

Fuente: GAMI. Archivo fotográfico personal, mayo de 2020

6.5. Resultado final descripción (inventariado) por secciones de archivo

El resultado de todo el proceso del tratamiento archivístico de la fase de descripción


archivística por secciones de archivo, la cantidad total de expedientes es de: 8.822 unidades de las
cuatro (4) secciones que compone el Archivo Central del Gobierno Autónomo Municipal de
Irupana. En el siguiente cuadro se muestra el resultado final del universo de la documentación, y
también de las secciones de archivo, claramente representados por colores de secciones de archivo.

Cuadro N° 19: Resumen de la cantidad de expedientes descritos por cada sección de Archivo,
los metros lineales que posee cada sección de archivo y las fechas extremas del fondo documental
abierto.

CÓDIGO DE FECHAS C METROS


FONDO SECCIÓN CANT LINEALE
REFERENCIA EXTREMAS
IDAD S
GAMI Ejecutivo 1937-2019 1 75
BO-LP-GAMI-UA-SEM-001 175
Municipal
GAMI Administrativa 1944-2019 2 113
BO-LP-GAMI-UA-SAF-002 463
Financiera
BO-LP-GAMI-UA-STP-003 GAMI Técnica y 1944-2019 3 74
052
Proyectos
BO-LP-GAMI-UA-SRH-004 GAMI Recursos 1994-2019 2 85
132
Humanos

Total 1937-2019 8822 347


Fuente: Elaboración en base en la descripción de los expedientes, que se refleja en el catálogo elaborado
para su entrega final al alcalde municipal de Irupana.

105
6.6. Catálogo de documentos trabajo final de la descripción archivística

El catálogo documental es un instrumento de registro general y sistemático de toda la


documentación descrita en el fondo documental, además es el elemento fundamental de acceso a
los documentos y el principal elemento de recuperación de la información. El catálogo describe
ordenadamente pieza por pieza documental, la tarea básicamente fue dividir la información en el
programa implantado como es el inventario (descripción), permitiendo, incluso, efectuar
clasificaciones de datos sin necesidad de remover los documentos del archivo, de esta forma
obtenemos detalles como formatos, tipos documentales, estado de conservación o de agregar
características que concierne al expediente.

Como se aprecia, el catálogo es un instrumento que permite conocer a detalle el contenido


de los expedientes (piezas documentales). Describe el contenido de todas y cada una de las
unidades archivísticas, compuestas (expedientes) o simples (piezas documentales), que integran
una serie documental. Sus objetivos también son servir como medida de control y complementario
en la localización de la información, orientando al beneficiario, de manera detallada, sobre el
contenido de los documentos y sus características particulares.

El resultado logrado por este trabajo de descripción (inventario) como producto final es la
impresión física del catálogo, que fue entregado a la autoridad municipal como producto final.
Entregando en una reunión previa a la transición municipal, el catálogo se imprimió por secciones
de archivo, trabajadas en un total de cuatro (4) catálogos, que tiene las siguientes cualidades:

a) Catálogo de la primera Sección Ejecutivo Municipal (SEM): esta comprende las


subsecciones de archivo como: Unidad Jurídica, Unidad de Auditoria Interna, Unidad
de Archivos, Unidad de Comunicaciones, el catálogo está foliado de 001-135 fojas.
b) Catálogo de la segunda Sección Administrativa Financiera (SAF): esta comprende
las subsecciones de archivo como: Unidad de Contabilidad, Unidad de Bienes y
Servicios, Unidad de Presupuesto, Unidad de Administración Tributaria, Unidad de
Activos Fijos, Unidad de Almacenes, el catálogo está foliado de 001-252 fojas.
c) Catálogo de la tercera Sección Técnica y Proyectos (STP): esta comprende las
subsecciones de archivo como: Unidad Catastro, Unidad de Maquinaria, Unidad de
Intendencia, Unidad de Obras Públicas y la Unidad de Medio Ambiente, el catálogo
está foliado de 001-378 fojas.

106
d) Catálogo de la cuarta Sección de Recursos Humanos (SRH): esta comprende las
subsecciones de archivo como: Unidad Cultura y Educación, Unidad de Discapacidad,
Unidad de Administración del Hospital de Irupana, Defensoría, Niño y Niña
Adolescente y la Unidad de Servicio Legal Integral Municipal, el catálogo está foliada
de 001-210 fojas.

6.7. Características del Catálogo

Al igual que los otros instrumentos de consulta (guías e inventarios), el catálogo debe
incluir los seis elementos obligatorios que la Norma Internacional General de Descripción ISAD
(G) señala para cualquier tipo de descripción, que se realice en un archivo. La norma se acopla a
las normas archivísticas de cada país, en los cuales se elaborarán los instrumentos de descripción,
como principales características que asignen los seis elementos obligatorios que son los siguientes:

1. Signatura/código de referencia (del archivo).


2. Título-nombre (del archivo), del fondo o colección, sección y serie.
3. Fechas extremas (de la documentación).
4. Nivel de descripción (guía general, guía específica, inventario, catálogo).
5. Volumen y soporte (en cajas o metros lineales. Diapositivas, microfilmes,
videos, expedientes de papel, fotografías, películas u otros).
6. Nombre del productor (de quien generó la documentación).
Cuadro N° 20: Inventario utilizado para la descripción de las piezas documentales

Fuente: Elaboración en base en la Norma Internacional de Descripción Archivística ISASD-(G)

107
Imagen N° 48: Catálogo de la documentación inventariado y empastada para la entrega
definitiva, se empastaron 4 (cuatro) catálogos por cada sección de archivo.

Fuente: GAMI. Archivo fotográfico personal, mayo de 2021.

6.8. Otras actividades

6.8.1. Elaboración de guardas para “documentos especiales”

En el proceso de organización se identificó documentos antiguos, los cuales se clasificó en


un lugar aislado al resto de la documentación organizada, y se lo denominó documentos especiales
patrimoniales, los cuales suman 26 expedientes. El expediente más antiguo que se posee es del año
1859 y el más reciente 1937.

Los documentos especiales estaban en total estado de abandono, se quiso restaurar, pero
no con el material adecuado. Utilizaron cintas de embalaje para proteger los bordes, lo cual es
terminantemente prohibido, ya que se tratan de documentos abuelos. Estos necesitan otro tipo de
conservación para su resguardo como patrimonio documental de la municipalidad. Se realizó el
trabajo del retiro de la cinta de embalaje, pero no en su totalidad.

Para proteger los documentos especiales, patrimonio documental de la municipalidad se


elaboró las guardas (camisas de resguardo), para proteger y conservar los documentos a largo
plazo. Las guardas se realizaron con material de reciclaje de folders antiguos, para luego elaborarlo
de manera artesanal. No se cuenta con presupuesto para adquirir sobres especiales de conservación
con pH neutro, que ayuda que el documento no aumente su deterioro.

108
Imagen N° 49 Instalación de los expedientes “documentos especiales” con las guardas
elaboradas para su mejor conservación de la serie documental de contabilidad de 20 expedientes de
1867 a 1937

Fuente: GAMI. Archivo fotográfico personal, abril de 2020

Imagen N° 50: Expediente del Archivo Histórico “Documentos especiales” se resguardan


celosamente en el ambiente de archivo: libro de Sesiones Ordenarías de 1872-1889

Fuente: GAMI. Archivo fotográfico personal, febrero de 2020

6.8.2. Ubicación topográfica de los nuevos ambientes de archivo GAMI

La ubicación topográfica es la división del ambiente del archivo donde ya se encuentra


instalados los estantes metálicos, este ambiente nuevo cuenta con tres espacios que son los
siguientes:

a) Primer ambiente: Archivo Central del Municipio de Irupana.


b) Segundo ambiente: Espacio destinado a áreas de hemeroteca, mapoteca y biblioteca.
c) Tercer ambiente: Destinado para el Archivo Histórico y Museo, donde encuentran
exhibidos los documentos especiales que posee el municipio.

109
d) La estantería metálica tiene la capacidad máxima para albergar 558 metros lineales de
documentación. Hasta la actualidad se cuenta con 350 metros lineales de
documentación ubicados en la estantería.
e) Los estantes 1, 2 y 3 Sección Ejecutivo Municipal.
f) Los estantes 4, 5 y 6 Sección Administrativa Financiera.
g) Los estantes 7, 8 y 9 Sección Técnica y Proyectos.
h) Los estantes 10 y 11 Sección de Recursos Humanos.
Imagen N° 51: Ubicación topográfica de ubicación de las secciones de archivo en el nuevo
ambiente del Archivo Central de GAMI

Fuente: Fotografía extraída del proceso de contratación de estantes, diciembre de 2019

6.8.3. Galerías de personajes del municipio de Irupana

En el trabajo de traslado de la alcaldía antigua a los nuevos ambientes, por instrucciones


del alcalde municipal, se me ordenó que retirara las fotografías de las autoridades municipales que
estaban suspendidas en la pared de salón de reuniones del antiguo edificio. Las fotografías fueron
limpiadas de forma externa e interna, ya que presentaban hongos y telarañas. Una vez realizado
este trabajo se las ubicó en los nuevos espacios de la Unidad de Archivo, y se determinó realizar
tres grupos de galerías que son los siguientes:

a) Galería de personajes notables de Irupana: En este grupo se encuentran todos los


personajes sobresalientes de Irupana, como Agustín Aspiazu y Rafael Pabón.

110
Imagen N° 52: Espacio dedicado a personajes notables de Irupana, como un justo homenaje
por su aporte cultural, científico y político.

Fuente: GAMI. Archivo fotográfico personal, febrero de 2021.

b) Galería de exalcaldes del municipio de Irupana: En este grupo están las fotografías
de los exalcaldes del municipio desde 1950 hasta la gestión 2021, con 25 fotografías
con una breve biografía de las ex autoridades.

Imagen N° 53: Espacio establecido para las ex autoridades municipales, como un justo
homenaje por la labor ofrecida a su municipio (25 fotografías de 1950 a 2021)

Fuente: GAMI. Archivo fotográfico personal, febrero de 2021.

c) Galería de exconcejales del municipio: Espacio destinado al retrato de los


exconcejales del municipio, este grupo es el más resistido por las organizaciones
sociales y la sociedad irupaneña, según comentarios no hicieron nada por el municipio.

111
Imagen N° 54: espacio destinado a los exconcejales (gestión 2015-2021) del municipio,
el más resistido por la sociedad de Irupana

Fuente: GAMI. Archivo fotográfico personal, febrero de 2021.

6.8.4. Instrumentos de transferencias

a) Formulario de transferencia: En el trabajo de la remisión (transferencia) de los


documentos del Archivo de Gestión al Archivo Central. Los expedientes que
cumplieron con el ciclo vital o terminaron con la prescripción archivística en los
archivos de oficina, se normalizó que toda Unidad Administrativa del municipio debía
usar los formularios de transferencia donde se registran los datos sobresalientes del
documento. No como antes se transfería en calidad de documentación acumulada sin
ningún tipo de control, ahora las transferencias se realizan en el mes de enero de cada
gestión.

112
Imagen N° 55: Implementación del formulario de transferencia de documentos al Archivo
Central del GAMI.

Fuente: Elaboración propia en base a libro: Guía Práctica para Organización de Archivos
administrativos Luis Oporto Ordoñez.

b) Acta de conformidad de la transferencia: una vez realizada la revisión de la


documentación en el formulario de transferida de los Archivos de Gestión, como
responsable de la Unidad de Archivos, extiende una Acta de conformidad de la
documentación transferida, adjuntando el formulario de transferencia, donde se registra
las observaciones detectadas del expediente.

113
Imagen N° 56: Acta de conformidad de transferencia de documentos al Archivo Central

Fuente: Elaboración propia en base a libro: Guía Práctica para Organización de Archivos
administrativos Luis Oporto Ordoñez.

c) Cuaderno de préstamos: se estableció el cuaderno de préstamo de documentos


internos, para las unidades administrativas que solicitan préstamo de los expedientes
que se resguardan en el Archivo Central. Para su control, el cuaderno tiene datos como:
título propio del documento, soporte, fechas extremas, folios, nombre del solicitante,
la fecha de préstamo, con el objetivo es evitar la pérdida del expediente.

114
Imagen N° 57: Implementación del cuaderno de préstamos de documentos al Archivo Central
del GAMI.

Fuente: GAMI. Archivo fotográfico personal, febrero de 2019.

6.8.5. Participación en la feria del libro de COMIBOL

El municipio recibió una invitación para participar en la 1ra. Feria de Libro, a realizarse en
las instalaciones del Sistema de Archivo de la Corporación Minera de Bolivia. Evento que se
realizó el 14 de mayo 2021, a nivel departamental y nacional invitación que no pudimos rechazar,
ya que este evento nos permitió exponer el progreso del municipio en cuanto a la riqueza cultural
y documental. Para dar a conocer que el municipio cuenta con una Unidad de Archivos, en el cual
se custodia documentación histórica, se clasificó como documentos especiales por la antigüedad
que poseen, de valor histórico, municipal, regional y departamental, mostrar la riqueza documental
y turística de la municipalidad de Irupana.

Como consecuencia se pudo obtener buenos resultados como uno de las mejores
exposiciones sorpresas de un municipio. Siendo desconocida la región yungueña por los visitantes,
quedaron maravillados con la exposición de la documentación antigua. Otra sorpresa fue ser un
municipio con poco presupuesto económico, cuenta con un ambiente de archivo modelo, al igual
que las grandes instituciones de la ciudad de La Paz, dejando en alto el nombre del Municipio de
Irupana y la Unidad de Archivo como un referente a nivel regional y departamental.

115
Imagen N° 58: Primera Autoridad municipal presente en la Feria del Libro de COMIBOL
2021

Fuente: Fotografía personal mayo 2019. De izquierda a derecha: Marco Choque Condori (Responsable
de la Unidad de Archivo GAMI), Lic. Fancy Rodríguez (Responsable de la Unidad de Restauración de COMIBOL),
Bernardo Mamani Leva (Alcalde Municipal de Irupana).

Imagen N° 59: Publicación en prensa nacional de la presencia del municipio de Irupana en la


feria del libro de la COMIBOL, celebrado en 13 de mayo de 2021

Fuente: Periódico Digital Ahora el Pueblo del 15 de mayo de 2021


6.9. Inspección de organización del archivo por el alcalde municipal

La Máxima Autoridad Ejecutiva y directores del municipio, realizaron la revisión de la


Organización del Archivo Central del GAMI. Se les explicó la organización y la ubicación de los
documentos por Secciones de Archivo y los colores que los identifica a cada una de ellas. En
conclusión, salieron satisfechos del trabajo realizado, así el Municipio de Irupana se convierte en
el primer municipio paceño de la región de los yungas en contar con un Archivo organizado según
normas archivísticas y una infraestructura envidiable.

116
Imagen N° 60: inspección de autoridades municipales a la organización del Archivo Central
del GAMI.

Fuente: Fotografía personal abril 2021. De izquierda a derecha: Lic. Rubén Mamani Chujo (Director
Administrativo Financiero) Marco Choque Condori (Responsable de la Unidad de Archivo), Arq. Josué Mercado
Numbela (Director de Proyectos) y Clemente Mamani Condorena (Alcalde Municipal de Irupana 2015-2021)

Imagen N° 61: Vista panorámica de ingreso al Archivo Central del GAMI, se observa el área
de biblioteca

Fuente: GAMI. Archivo fotográfico personal, abril de 2021

Imagen N° 62: Vista panorámica de ingreso al Archivo Central del GAMI.

Fuente: GAMI. Archivo fotográfico personal, abril de 2021

Imagen N° 63: Vista panorámica desde el segundo nivel de la instalación de los documentos en
la estantería nueva del Archivo Central del GAMI.

117
Fuente: GAMI. Archivo fotográfico personal, abril 2021

118
CONCLUSIONES

El resultado de este trabajo contribuye a honrar la confianza recibida por la Máxima


Autoridad Ejecutiva del Municipio de Irupana que, confió la organización de la documentación
del municipio en nuestra persona. Respaldado de una trayectoria de 8 años de servicio en empresas
públicas del estado. Si no se organizaba los documentos, tal vez otro hubiera sido el destino de los
expedientes de archivo del Municipio de Irupana.

Los archivos representan una de las áreas más importantes dentro de una institución, es el
reflejo de la organización administrativa, ya que resguardan los documentos que conforman el
patrimonio documental, que son fundamentales en la toma de decisiones. En este sentido, la
organización de la documentación del archivo central en una institución resulta de gran
importancia, porque debe convertirse en el modelo por el que se regirán el resto de las unidades
de archivos pertenecientes a dicha institución, y además debe ser el área responsable de la
conservación, uso y disposición de los documentos.

El tratamiento archivístico del Fondo Documental del Gobierno autónomo Municipal de


Irupana 1937-2019, un fondo documental abierto. El trabajo consistió en diagnosticar, identificar,
clasificar, ordenar y realizar la descripción (inventario) pieza por pieza la documentación.
Posteriormente, describir cada pieza documental y realizar el Catálogo basado en la Norma
Internacional de Descripción Archivística ISAD(G). Este instrumento descriptivo es de mucha
utilidad, pues describe el Fondo Documental del Gobierno autónomo Municipal de Irupana.

El catálogo es un elemento fundamental de acceso a la información (documentos), es el


principal elemento de recuperación de información, es la representación exacta de la unidad de
descripción de un expediente y sirve para identificar y localizar la documentación instalada en la
estantería, para responder de manera oportuna, pronta y verás las solicitudes de documentación
decepcionadas.

El objetivo general del Trabajo Dirigido es la organización del Fondo Documental del
Gobierno autónomo Municipal de Irupana. El establecimiento del Archivo Central del Municipio
de Irupana por secciones de archivo, de acuerdo al Cuadro de Clasificación elaborado basándonos
en organigramas. Con la Ley de creación del municipio y manual de funciones de la institución,

119
se identificó: topes cronológicos, alcance y contenido, utilizando elementos integrantes de la
Norma Internacional de Descripción Archivística ISAD-G.

El fondo documental del Gobierno Autónomo Municipal de Irupana, incremento el


patrimonio documental a lo largo de estos últimos 15 años de funcionamiento, lo que ha
conllevado, a organizar la documentación y crear una unidad que se haga el responsable de la
organización, custodia y resguardo de la documentación transferida de los Archivos de Gestión.
La falta de organización, sumada a la carencia de estrategias, lineamientos y personal calificado,
ha ocasionado la pérdida de documentación y retrasos en la búsqueda de la información y del
servicio. Además, esto trajo como consecuencia demoras en el tiempo de respuesta por parte de la
institución.

La realización del diagnóstico es la primera fase que debe hacerse en la organización del
fondo documental, teniendo en cuenta los aspectos y deficiencias que se encontraron en la etapa
de diagnóstico, se empezó a planificar cómo organizarlo, así se establecieron las políticas, misión
y visión para el futuro, objetivos y metas del archivo. De esta manera, se pretende no solamente
contar con un fondo organizado, se debe dar la continuidad del funcionamiento de esta unidad en
beneficio de la entidad, sin olvidar que es la imagen institucional de la municipalidad.

Se debe involucrar y sensibilizar a los funcionarios sobre la importancia del archivo y su


conservación y su organización, además de ser un instrumento de consulta para la administración,
donde se encuentra el testimonio de las actuaciones administrativas, productivas y económicas
indispensable para la toma de decisiones. Es la memoria institucional, en lo que se registran todas
las operaciones de su actividad.

El libre acceso a la información constituye un derecho más allá de lo esperado para la


investigación. Significa que están libres de ser interpretadas, analizadas y criticados desde
diferentes ópticas. Ahora es posible el acceso a la información gracias a la descripción de los
expedientes de la municipalidad con que cuenta el Archivo Central del Municipio de Irupana,
permitiendo el acceso ágil y oportuno a la documentación e información contenida en ellos.

Así también señalar que durante el tratamiento archivístico se ha asegurado la conservación


de los expedientes que son considerados patrimonio documental de la municipalidad de 26
expedientes que denominamos como documentos especiales por la antigüedad que presentan.

120
En la actualidad, los documentos del municipio de Irupana se conservan en estantería
metálica adquirida para su conservación, organizado y con instrumentos descriptivos para un fácil
acceso a la documentación. Bajo esas directrices, el conjunto del Fondo Documental de la
municipalidad de Irupana, ahora cuenta con un total de 8.822 expedientes, con fechas extremas de
1937 a 2019, con una extensión de 350 metros lineales de documentación. Está organizado en
cuatro (4) secciones de archivo: Ejecutivo Municipal, Administrativa Financiera, Técnica de
Proyectos y Recursos Humanos y cada uno de ellos está codificado con un color distinto del otro,
para facilitar la ubicación a golpe de vista e igualmente para su fácil reubicación a su lugar
correspondiente.

El Fondo Documental del municipio de Irupana es una veta de información primaria, un


tesoro documental de nuestro departamento, que contiene información técnica, administrativa y
contable que se resguardará en el Archivo Central. De esta manera se aportará a la historia de la
región para las próximas generaciones que requieran extraer información para realizar
investigaciones científicas.

121
RECOMENDACIONES

Dado que el trabajo ejecutado dio como resultado la organización del Archivo Central, de
Municipio de Irupana, es conveniente tomar en cuenta algunos puntos, para mejorar el
funcionamiento normal del Archivo Central, por lo que se recomienda.

a) Garantizar la continuidad del Archivo Central con personal capacitado, en área de


archivos, que continúe con el trabajo técnico. No olvidemos que es un fondo abierto, por
ende, cada gestión se debe proceder a ejecutar las transferencias normalizadas de los
Archivos de Gestión, y no pueden ser abandonadas a su suerte, de lo contrario el trabajo
realizado a la fecha será inútil.
b) Elaborar un Reglamento de Transferencias del Archivo de Gestión al Archivo Central del
Gobierno Autónomo Municipal de Irupana.
c) Centralizar la documentación del Gobierno Autónomo Municipal de Irupana, en el
Archivo Central, para que no esté disperso en las unidades administrativas, como es caso
de la Unidad de Catastro, que tiene su propio archivo.
d) Adjuntar la documentación transferida recientemente de la Unidad de Bienes y Servicios,
de 11 metros lineales de documentación, a las respectivas series documentales.
e) Proveer el espacio en la estantería para la documentación de la Unidad de Contabilidad,
serie documental comprobantes contables de la gestión 2016. Según el ciclo vital de la
documentación se debe proceder la transferencia correspondiente.
f) Solicitar muebles (maperos) para los planos.
g) Equipar el ambiente con cámaras de seguridad.
h) Equipar con extintores para cualquier eventualidad en el ambiente de archivo.
i) Realizar las gestiones para la compra de dos aspiradores industriales para la limpieza del
Archivo Central.
j) Proveer la adquisición de un equipo de digitalización para digitalizar las series
permanentes o las más significativas.
k) Realizar la compra de unidades de conservación (cajas).

122
BIBLIOGRAFÍA

Andréz Díaz, Rosana; Conde Villaverda, María Luisa; otros. (1995). Diccionario de

terminología archivística. Madrid: Ministerio de Cultura.

Barbadillo Alonso, J. (2011). Las normas de descripción archivístico: qué son y comó se

aplican. Gijón: TREA.

Bolivia, A. C. (2009). Constitución Política del Estado Plurinacional de Bolivia de 2009. El

Alto.

Bridikhina , E. (1997). Coca, Dinero o Jornales. La Paz: IFEA.

Cajías de la Vega, M. (noviembre de 1995). La Coca en la historia de Bolivia, su uso en las

épocas prehispánicas y colonial. Obtenido de La Coca en la historia de Bolivia, su uso en

las épocas prehispánicas y colonial:

https://bolivianet.com/cultura/encuentro/coca/la_coca.html

Cruz Mundet, J. (1999). Manual de archivística. Madrid: Pirámide.

Cuba Quispe, S. (2009). Manual de gestión documental y administración de Archivos. La Paz:

Cuba.

Cuba Quispe, S. (2011). Manual de gestión documental y administración de archivos I. La Paz:

Cuba.

Escobari, L. (2006). Historia del Archivo de La Paz. La Paz: Topaz.

Heredia Herrera, A. (1991). Archivística General: teoría y prácticas. Sevilla: Diputación

provincial de Sevilla.

123
Martín Gavilán, C. (2009). Descripción Archivística: guías, inventarios, catálogos, índices - La

norma ISAD (G). Madrid: Ministerio de Cultura.

Mastropierro , M. (2008). Archivos Públicos. Buenos Aires: Alfagrama.

ONOCD, O. d. (2010). Plan de Ordenanmiento de los Yungas de La Paz. La Paz.

Oporto Ordoñez, L. (2005). Gestión documental y organización de archivos administrativos. La

Paz: Management S.R.L.

Oporto Ordoñez, L., & Rosso Ramírez, F. (2007). Legislación archivística boliviana. La Paz:

BCG & Management SRL.

Oporto Ordoñez, Luís; Campos Lora; Carola. (2009). Guía Práctica para la Organización de

Archivos Administrativos: 22 Esquemas y 26 directrices de trabajo para el Archivero

Boliviano. La Paz: Business Consulting Group And Management SRL.

Quiñones Vargas, L. (2011). Directrices para la descripcion en el archivo central de la

COMIBOL. La Paz: La Pesada.

Rocabado Moscoso, A. (2014). Mosaicos históricos de ,los Yungas de La Paz. Fuentes.

Soux, M. (1993). La coca liberal, Producción y Circulación a principios del siglo XX. La Paz:

CID/Cocayapu.

Spedding Pallet, A. (2005). Kawsachun coca: Economía campesina cocalera en los Yungas y el

Chapare. La Paz: PIEB.

Spedding Pallet, A. (2013). Chulumani flor de clavel Transformaciones urbanas y rurales 1998-

2012. La Paz: PIEB.

124
Zambrana Salas, G. (22 de marzo de 2011). Pasto Grande, nuestras raíces enchumadas.

Obtenido de Pasto Grande, nuestras raíces enchumadas- Irupana:

https://elmancebao.blogspot.com

Zambrana Salas, G. (agosto de 2014). ¿De Wiru panpa o de Hiru pana? el Mancebao, pág. 3.

Zambrana Salas, G. (agosto de 2016). Irupana es más vieja de lo que decimos. El Manceboa,

pág. 3.

LEGISLACIÓN BOLIVIANA

 Código Civil Boliviano


 Constitución Política del Estado Plurinacional de Bolivia (2009)
 Ley 2028 de Municipalidades 28 de octubre 1999
 Ley 031 Marco de Autonomías y Descentralización. “Andrés Ibáñez”. de 19 de julio de
2010
 Ley 004 – Ley de Lucha Contra la Corrupción, Enriquecimiento Ilícito de fortunas de 31
de marzo 2010
 Ley 1178 – Ley del Sistema de Administración y Control Gubernamental de 20 de julio
1990
 Ley 1230, (1991, 17 de enero) de 17 de enero de 1991
 Ley 2341 – Ley de Procedimiento Administrativo de 23 de abril de 200

125
ANEXOS

126
ANEXO N° 1
REGLAMENTO DE TRABAJO DIRIGIDO APROBADO POR LA UMSA
RESOLUCIÓN HCU N° 472/2021 DE 8 DE SEPTIEMBRE DE 2021

127
128
129
130
131
ANEXO N° 2
CONVENIO DE COOPERACIÓN INTERINSTITUCIONAL ENTRE
GOBIERNO AUTÓNOMO MUNICIPAL DE IRUPANA Y LA CARRERA
DE HISTORIA – FACULTAD DE HUMANIDADES Y CIENCIAS DE LA
EDUCACIÓN DE LA UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN DE ANDRÉS

132
CONVENIO DE COOPERACIÓN INTERINSTITUCIONAL ENTRE EL GOBIERNO
AUTÓNOMO MUNICIPAL DE IRUPANA Y LA CARRERA DE HISTORIA –
FACULTAD DE HUMANIDADES Y CIENCIAS DE LA EDUCACIÓN DE LA
UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRÉS
Conste por el presente Convenio de Cooperación Interinstitucional, que se subscribe al tenor de
las siguientes cláusulas y condiciones:

PRIMERA: (DE LAS PARTES)


1.1. El GOBIERNO AUTÓNOMO MUNICIPAL DE IRUPANA, representado legalmente por
el Sr. Bernardo Mamani Leva, con Cédula de Identidad N° 3434315 expedida en la ciudad de
La Paz, designado como Alcalde mediante Resolución Municipal N° 015/2021 de fecha mayo
3 de 2021, que en adelante y para efectos del presente Convenio se denominará “GAMI”.

1.2. La CARRERA DE HISTORIA - FACULTAD DE HUMANIDADES Y CIENCIAS DE


LA EDUCACIÓN de la UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRÉS, representada
legalmente por la M.Sc. María Eugenia Pareja Tejada, con Cédula de Identidad N° 339888
expedida en la ciudad de La Paz, designada como Decana de la Facultad mediante Resolución
del Honorable Consejo Universitario N° 477/2018 de fecha octubre 17 de 2018, que en
adelante y para fines del presente convenio se denominará “CARRERA”.
A efectos del presente documento, las personas jurídicas identificadas en los numerales anteriores,
serán denominadas en su conjunto como partes e individualmente como parte.

SEGUNDA: (ANTECEDENTES)
El Parágrafo VII del Artículo 48 de la Constitución Política del Estado, establece que el Estado
garantizará la incorporación de las jóvenes y los jóvenes en el sistema productivo de acuerdo con
su capacitación y formación.

El Artículo 53 de la Ley N° 070 señala como primer objetivo de la Formación Superior


Universitaria, formar profesionales científicos, productivos y críticos que garanticen un desarrollo
humano integral, capaces de articular la ciencia y la tecnología universal con los conocimientos y
saberes locales que contribuyan al mejoramiento de la producción intelectual, y producción de
bienes y servicios de acuerdo con las necesidades presentes y futuras de la sociedad y la
planificación del Estado Plurinacional.

El Artículo 302. I. 16. Declara que son competencias exclusivas de los gobiernos municipales
autónomos en su jurisdicción la: Promoción y conservación de cultura, patrimonio cultural,
histórico, artístico, monumental, arquitectónico, arqueológico, paleontológico, científico, tangible
e intangible municipal”, asimismo el Articulo 302. I. 25, “Centros de información y
documentación, archivos, bibliotecas, museos, hemerotecas y otros municipales”.

Con la promulgación de la Ley 1178, por primera vez se señala la obligatoriedad de establecer
archivos de gestión accesibles, ordenados y protegidos. Esta norma de la administración, brinda
un impacto en la praxis archivística boliviana, pues detiene abruptamente la destrucción
sistemática de la memoria institucional.

TERCERA: (OBJETO)
El presente Convenio tiene por objeto establecer líneas generales de cooperación que contribuyan

133
al cumplimento de los objetivos del GAMI y a la formación de estudiantes de la CARRERA, a
través de la realización de pasantías y trabajos dirigidos.

CUARTA: (DE LAS PASANTÍAS)


Se entiende por Pasantía, a las plazas que el GAMI establece para estudiantes de últimos años, a
fin de que realicen prácticas, la Pasantía es una experiencia que contribuye como primera forma
de contacto con el mundo laboral, a completar la formación del estudiante con una práctica
relacionada a su CARRERA.

Asimismo, el estudiante seguirá cumpliendo sus responsabilidades académicas sin descuidarlas,


desempeñando sus actividades únicamente en horario establecido por el GAMI, pudiendo cumplir
la duración de la pasantía variará según su naturaleza, las necesidades internas del GAMI y las
disposiciones internas de la CARRERA.
QUINTA: (DE LOS TRABAJOS DIRIGIDOS)
Es una modalidad de graduación de carácter individual para acceder al nivel académico de
Licenciatura, consistente en la realización de prácticas pre profesionales desarrolladas en el
GAMI, supervisadas y evaluadas por profesionales en calidad de tutores.
La dedicación de los estudiantes en las actividades desarrolladas en el GAMI, deberá ser
exclusiva, debiendo concluirse el Trabajo Dirigido en el tiempo estipulado por la CARRERA de
conformidad con sus reglamentos.
SEXTA: (DE LA DESIGNACIÓN DE ESTUDIANTES)
El GAMI, mediante la repartición respectiva dará a conocer formalmente con nota escrita dirigida
al Director de la CARRERA, el número de plazas disponibles para Pasantías y/o Trabajos
Dirigidos, a fin de que en el plazo pertinente se envíe la nómina de postulantes, que cumplan con
los requisitos y adjunten la documentación respectiva.

Las postulaciones aprobadas serán comunicadas de manera inmediata a la Dirección de Carrera,


para que este aspecto, se encuentre debidamente registrado.

SÉPTIMA: (DE LAS OBLIGACIONES DE LAS PARTES).


Las partes se responsabilizan y comprometen al cumplimiento de las siguientes obligaciones:
7.1. E1 GAMI se compromete a:
a) Facilitar a los estudiantes la información, infraestructura y elementos requeridos para
el desarrollo de las actividades acordadas en el marco del presente Convenio.
b) En el caso de Trabajo Dirigido, que representa una forma de titulación, designar a un
Tutor con formación necesaria para el asesoramiento, mismo que tendrá bajo su tutela al
postulante, emitiendo informes respecto las actividades efectuadas por el estudiante.
c) Entregar Certificado de Conclusión de Pasantía y /o Trabajo Dirigido.
d) Otorgar el pago de estipendios en favor de los estudiantes, de acuerdo a disponibilidad
financiera.

7.2. La CARRERA se compromete a:

134
a) Remitir oportunamente la nómina calificada y documentada de sus estudiantes según
el requerimiento del GAMI.
b) Realizar procesos de selección responsable y transparente de acuerdo a sus normas y
reglamentos internos, que tengan como única finalidad nominar a los mejores y más idóneos
estudiantes para que ocupen las plazas de Pasantías y Trabajos Dirigidos.
c) Ejercer un seguimiento periódico a los alumnos designados como pasantes.
d) Asignar los tutores respectivos para que orienten y asesoren a las (los) postulantes a
Trabajo Dirigido.
OCTAVA: (DE LA NATURALEZA DEL CONVENIO)
El convenio que se suscribe no está sujeto a normas laborales vigentes, y por lo tanto no genera
relación de dependencia obrero patronal entre el GAMI y los estudiantes de la CARRERA
comprendidos dentro de las actividades de Pasantías y Trabajos Dirigidos.

NOVENA: (DEL DOMICILIO DE LAS PARTES)


Todo aviso, solicitud, carta, comunicación o notificación que cualquiera de las partes efectúe en
relación al presente convenio debe ser por escrito y se considerará realizada desde el momento en
que……

 El GAMI:
Dirección: Avenida Merizalde N° 331 Zona Churiaca Irupana La Paz – Bolivia

 La CARRERA:
Av. 6 de agosto, N° 2080, Casa Montes.
La Paz - Bolivia
Teléfono: 2443937

DÉCIMA: (MODIFICACIONES)
El convenio podrá ser modificado por consentimiento de las partes intervinientes, mediante
comunicación escrita y aceptación mutua plasmada en la correspondiente Adenda.

DÉCIMA PRIMERA: (VIGENCIA DEL CONVENIO)


El presente Convenio tendrá una vigencia de dos (2) años calendario, computables a partir de la
fecha de su suscripción, no operando la tácita reconducción, pudiendo renovarse mediante
documento similar, de acuerdo a conveniencia y evaluación de partes.

DÉCIMA SEGUNDA: (CAUSALES DE RESOLUCIÓN)


El presente Convenio podrá ser resuelto en caso de verificarse cualquiera de las siguientes
situaciones:
a) Por mutuo acuerdo de partes.
b) Por cumplimiento del plazo establecido, si no mediara la renovación del Convenio.
c) Por incumplimiento de cualquiera de las cláusulas de este Convenio.

En caso de que cualquiera de las partes decidiera resolver el convenio antes del plazo de su
conclusión, dará aviso justificado y en forma escrita con dos meses de anticipación a la otra parte.
Las actividades iniciadas y en curso de ejecución continuarán hasta que se cumpla el plazo

135
predeterminado.

DÉCIMA TERCERA: (DE LA CONFORMIDAD)


Las partes manifiestan su plena conformidad con todas y cada una de las cláusulas que preceden
al presente Convenio, obligándose a su fiel estricto cumplimiento, en fe de lo cual suscriben al pie
en cuatro ejemplares de idéntico tenor y validez.

136
ANEXO N° 3
GLOSARIO DE TÉRMINOS ARCHIVÍSTICOS

137
ACCESIBILIDAD: Posibilidad de consulta de los documentos de archivo, determinada por la
normativa vigente, su control archivístico y su estado de conservación.

ARCHIVÍSTICA: Estudio teórico y práctico de los principios, procedimientos y problemas


concernientes a las funciones de los archivos.

ARCHIVO: Conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibido en el ejercicio de sus


funciones por las personas físicas o jurídicas, públicas y privadas. En función del organismo
productor, los Archivos pueden ser de la administración central, periférica, autónoma, local,
judicial, etc.

ARCHIVO HISTÓRICO: Es aquel que se ha de transferir desde el archivo intermedio la


documentación que debe conservarse permanentemente. Por no haber sido objeto de dictamen de
eliminación por parte de la comisión superior calificadora de documentos administrativos.
También pueden conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito, adquisición,
etc.

CATÁLOGO: Relación ordenada, en listas y, particularmente, en fichas, de libros u otras cosas.


Se aplica el nombre en este diccionario a las listas, incluidas en algunos artículos, de las palabras
equivalentes o afines a la que encabeza el artículo o relacionadas con ella. // Memoria, inventario
o lista de personas, cosas o sucesos puestos en orden. // El catálogo es un auxiliar descriptivo
específicamente del archivo, se utiliza y recomienda para documentos de cierta importancia, muy
selectos en cada archivo. // Es un documento que contiene en forma jerarquizada y sistematizada
la información sobre las personas, recursos materiales y financieros: sucesos y documentos. Dicha
información está arreglada conforme a criterios que facilitan su colocación en un universo
determinado. // Escritos descriptivos que se preparan en los archivos. Es la anunciación y
descripción metódica (tarjetas o cualquier otro medio), en un orden determinado, de los
Documentos que integran un archivo.

CATALOGACIÓN: Derivados de significado deducible del de catalogar. El catálogo es el


instrumento que describe ordenadamente y de forma individualizada las piezas documentales a las
unidades archivísticas de una serie o de un conjunto documental que guarda entre ellas una relación
o unidad, tipología, temática o institucional. // Consiste en la elaboración y ordenación de las
tarjetas que se utilizan con la finalidad de localizar con rapidez un expediente // Lo referente a las

138
cédulas, tarjetas o fichas. Las distintas maneras de su agrupación y los tipos de catálogos que con
ellas pueden formarse.

COLECCIÓN: Conjunto artificial de documentos que se basa en posesión física y que no siempre
implica la propiedad jurídica ni el derecho a controlar el acceso a los documentos.

COMPONENTES DE LOS SISTEMAS Y SERVICIOS DE GESTIÓN DE ARCHIVOS.

Un sistema integral de gestión de documentos se ocupará de todo lo que sucede a los documentos
de una organización a través de su “ciclo vital”, es decir, desde su “nacimiento”, pasando por su
vida activa y productiva como medio de cumplir con las funciones de la organización, hasta su
“muerte” o destrucción cuando hayan cumplido con todas las finalidades pertinentes, o su
“reencarnación” como archivos si tienen valores que justifiquen su conservación.

CUSTODIA: Responsabilidad jurídica que implica el control y la adecuada conservación de los


fondos por parte de una institución archivística, cualquiera que sea la titularidad de los mismos.

DESCRIPCIÓN: Comprende el análisis de los documentos: de sus tipos, tanto diplomáticos como
jurídicos, de su contenido, del lugar y fecha de su redacción, de sus caracteres externos y de los
datos para su localización.

DOCUMENTACIÓN: Acción de documentar o documentarse. // Conjunto de documentos


referentes a algo o alguien. // f. Acción y efecto de documentar. // Departamento de una empresa
donde se guardan documentos y obras de consulta. Constituido por biblioteca, fototeca, archivo. //
Memoria colectiva que trata de integrar la masa de conocimiento disperso en multitud de
Documentos y conseguir, de este modo, un fácil acceso, para una comunidad más amplia, a la
comprensión y al dominio de la ciencia, para el bien de la humanidad. // Es el acto de reunir
Documentos sobre un tema dado y el tratamiento de estos en vista a su difusión. // Es el arte de
coleccionar, clasificar y hacer accesibles los Documentos de todos los tipos de actividades
intelectuales. // Es uno de los muchos componentes de aplicación de la ciencia de la información.
La documentación concierne a la adquisición, almacenamiento, recuperación, y diseminación y de
información documentaria registrada principalmente en forma de informes y de publicaciones.

139
DOCUMENTO: (Lat. documéntum, de docere.) Testimonio escrito de épocas pasadas que sirve
para reconstruir su historia. // Escrito que sirve para justificar o acreditar algo; tal como un título
profesional, una escritura notarial, un oficio o un contrato.

EXPEDIENTE: Conjunto de documentos que formalizan los actos administrativos encaminados


a resolver un asunto, es, en definitiva, la formalización de un procedimiento administrativo. Por
ello, un expediente debe agrupar todos los documentos generados en las distintas fases de un
procedimiento, desde la iniciación, de oficio o a instancia de parte, hasta la ejecución, incluyendo
la documentación relativa a revisiones, suspensiones, revocaciones o recursos, que la resolución
del procedimiento pudiera generar.

FECHAS EXTREMAS: fechas que indican los momentos de inicio y de conclusión de un


expediente, independientemente de las fechas de los documentos apartados como antecedente o
prueba. Fecha más antigua y más reciente de un conjunto de documentos.

FOLIAR: Acción de numerar hojas.

FONDO: Es la mayor de las unidades archivísticas que abarca a la totalidad de los documentos
de una sola procedencia y se compone de series y piezas documentales. Fondos: son todos los
documentos correspondientes a una institución o instituciones de acuerdo con las necesidades de
clasificación de cada archivo. // ABIERTO. Un fondo queda abierto mientras el organismo que lo
produce sigue vivo y que esto puede durar durante varios siglos. // CERRADO. Cuando un
organismo ha sido suprimido, el fondo de archivo creado para este organismo queda
automáticamente “clausurado” o “cerrado”. En el caso de la institución que han cambiado a la vez
de nombre y de atribuciones en una fecha precisa, también se le llama “cerrado”.

GESTIÓN DE DOCUMENTOS: Es el conjunto de tareas y procedimientos orientados a lograr


una mayor eficacia y economía en la explotación de los documentos por parte de las
administraciones.

IDENTIFICACIÓN: Consiste en la aplicación de reglas de escritura y presentación gráficas,


simples, normalizadas y unívocas con el fin de asegurar una mejor comunicación. // (Derecho)
Inventario. Es un axioma que toda decisión sobre la retención o eliminación de documentos únicos
debe fundarse en una información confiable sobre el carácter, el volumen, el contenido informativo
y las relaciones internas de los documentos mismos. En sus componentes esenciales, implica

140
realizar un examen de todos los documentos oficiales, que lleve a la preparación de un inventario
en que figuren los elementos comunes de la información relativa a todas las series o clases de
documentos.

LEGAJO: Conjunto de documentos atados o empastados para facilitar su manipulación.

METROS LINEALES: Es el espacio físico que ocupa cierto volumen documental medida por
metros de forma horizontal o vertical acorde a la posición de los documentos.

ORDENACIÓN Y DESCRIPCIÓN. Todas las actividades por las que los fondos se someten a
un control administrativo e intelectual, incluyendo la organización material de los fondos y la
preparación de los medios de localización publicados e inéditos (guías, inventarios, catálogos,
calendarios, listas, índices, índices/registros de localización, etc.)

ORGANIZACIÓN. Los registros o documentos pueden estar agrupados para que reflejen la
estructura de organización. Usualmente, el arreglo que se da a una dependencia puede determinarse
por los fines o funciones para los que está destinado. De esta manera frecuentemente la
organización corresponde a las funciones. La estructura de la organización de una dependencia
puede subdividirse en oficinas directivas o subalternas.

PATRIMONIO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos conservados por su valor histórico


o cultural.

PROCEDENCIA: Relación existente entre los documentos y las organizaciones o personas


físicas que los han producido, acumulado, conservado y utilizado en el desarrollo de su propia
actividad. (Provenance)

PRODUCTOR: Entidad, familia o persona que ha producido, acumulado y conservado los


documentos en el desarrollo de su propia actividad.

SERIE: (Del lat. Series) Cada sección documental o subsección está integrada por documentos
agrupados en series, que son el testimonio documental y continuado de actividades repetitivas
desarrolladas por un órgano o en virtud de una función.

SOPORTE: Materia física, en la que contiene o soporta la información registrada.

141
TÍTULO ATRIBUIDO: Título atribuido por el archivero a la unidad de descripción que carece
de título formal.

TÍULO FORMAL: Título que figura en un preferente en la documentación que se describe.

TRANSFERENCIA DOCUMENTAL: La transferencia o remisión de fondos es el conjunto de


procedimientos mediante los cuales los documentos son remitidos de una etapa a otra del archivo,
siguiendo el ciclo de vida, pero no de cualquier manera, sino observando unas reglas, unos plazos
de obligatorio cumplimiento.

VALORACIÓN DOCUMENTAL: Labor intelectual por la cual se determinan los valores


primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en de las
diferentes fases del ciclo vital.

142
ANEXO N° 4
CUADRO DE CLASIFICACIÓN

143
CUADRO DE CLASIFICACIÓN DEL ARCHIVO CENTRAL DEL GOBIERNO AUTÓNOMO MUNICIPAL DE IRUPANA

SUB FECHAS
CÓD. REFERENCIA FONDO SECCIÓN SERIE SUBSERIE CANT.
SECCIÓN EXTREMAS
BO-LP-GAMI-UA-SEM- GAMI EJECUTIVO
CORRESPONDENCIA CORRESPONDENCIA
001-MAE-001/COR- MUNICIPAL 1957-2019 400
CORRIENTE INTERNA
001//EXT-001
BO-LP-GAMI-UA-SEM- GAMI
CORRESPONDENCIA
001-MAE-001/COR- 2000-2019 101
EXTERNA
001//INT-002
BO-LP-GAMI-UA-SEM- GAMI LIBROS DE
001-MAE-001/COR- REGISTROS 1988-2014 25
001//LIB-003 CORRESPONDENCIA
CORRIENTE
BO-LP-GAMI-UA-SEM- GAMI CONSTANCIAS DE
001-MAE-001/COR- RECEPCIONE DE 2014-2019 91
001//REC-004 DOCUMENTOS
BO-LP-GAMI-UA-SEM- GAMI 2002-2019 21
MEMORÁNDUMS
001-MAE-001/MEN-002
BO-LP-GAMI-UA-SEM- GAMI INSTRUCTIVOS 2006-2019 17
001-MAE-001/COR-
001//INS-003
BO-LP-GAMI-UA-SEM- GAMI CERTIFICACIONES 2005-2019 16
001-MAE-001/CER-004
BO-LP-GAMI-UA-SEM- GAMI CONTRATOS DE 1997-2018 36
001-MAE-001/CON-005 BIENES Y SERVICIOS
BO-LP-GAMI-UA-SEM- GAMI CONVENIOS 1984-2019 20
001-MAE-001/COV-006 INTERINSTITUCIONA
LES
BO-LP-GAMI-UA-SEM- GAMI ORDENANZAS/LEYES 1959-2019 29
001-MAE-001/LEY-007 MUNICIPALES
BO-LP-GAMI-UA-SEM- GAMI ACTAS DE 2012-2017 6
001-MAE-001/ACT-008 ACTIVIDADES
BO-LP-GAMI-UA-SEM- GAMI PROGRAMAS DE 1994-2019 76
001-MAE-001/POA-009 OPERACIONES
ANUALES
BO-LP-GAMI-UA-SEM- GAMI INFORMES FINALES Y 1997-2019 78
001-MAE-001/INF-010 SEMESTRALES DE
ACTIVIDADES
BO-LP-GAMI-UA-SEM- GAMI MANUALES DE 1998-2017 29
001-MAE-001/MAN-011 ORGANIZACIÓN
BO-LP-GAMI-UA-SEM- GAMI REGLAMENTOS 1998-2007 48
001-MAE-001/REL-012
BO-LP-GAMI-UA-SEM- GAMI EXPEDIENTES DE LA 2005-2016 38
001-MAE-001/MMYLP- MANCOMUNIDAD DE
013 MUNICIPIOS DE LOS
YUNGAS DE LA PAZ
UNIDAD
JURIDICA
BO-LP-GAMI-UA-SEM- GAMI CORRESPONDENCIA 2015-2019 11
001-JUR-002/COR-001 CORRIENTE:
INTERNAS Y
EXTERNAS
BO-LP-GAMI-UA-SEM- GAMI INSTRUCTIVOS 2016-2019 4
001-JUR-002/INS-002 RECIBIDOS
BO-LP-GAMI-UA-SEM- GAMI INFORME LEGALES 2016-2019 8
001-JUR-002/INF-003
BO-LP-GAMI-UA-SEM- GAMI CONVENIOS 2014-2019 6
001-JUR-002/COV-004 INTERINSTITUCIONA
LES
BO-LP-GAMI-UA-SEM- GAMI ORDENANZAS/LEYES 2012-2019 14
001-JUR-002/LEY-005 MUNICIPALES
BO-LP-GAMI-UA-SEM- GAMI CONTRATOS DE 2014-2019 47
001-JUR-002/CBS-006 BIENES Y SERVICIOS
BO-LP-GAMI-UA-SEM- GAMI REGISTROS Y 2017-2019 10
001-JUR-002/REG-007 REPORTES DEL
PERSONAL
CONTRATADO A LA
CONTRALORÍA
GENERAL DEL
ESTADO
BO-LP-GAMI-UA-SEM- GAMI LIBRO DE REGISTRO 2019-2019 4
001-JUR-002/LIB-008 DE DOCUMENTOS

144
BO-LP-GAMI-UA-SEM- GAMI MEMORIALES DE 2018-2019 2
001-JUR-002/MEN-009 CONOCIMIENTO
UNIDAD DE
ARCHIVO
BO-LP-GAMI-UA-SEM- GAMI CORRESPONDENCIA 2013-2019 4
001-ARC-003/COR-001 CORRIENTE:
INTERNAS Y
EXTERNAS
BO-LP-GAMI-UA-SEM- GAMI INFORMES DE 2018-2019 2
001-ARC-003/INF-002 ACTIVIDADES
BO-LP-GAMI-UA-SEM- GAMI SOLICITUDES DE 2018-2019 2
001-ARC-003/SOL-003 BÚSQUEDAS DE
DOCUMENTACIÓN
ATENDIDAS
BO-LP-GAMI-UA-SEM- GAMI ACTAS DE 2018-2019 2
001-ARC-003/ACT-004 TRANSFERENCIAS DE
DOCUMENTOS
AUDITORIA
INTERNA
BO-LP-GAMI-UA-MAE- GAMI CORRESPONDENCIA 2017-2018 2
001-AUD-003/COR-001 CORRIENTE:
INTERNAS Y
EXTERNAS
BO-LP-GAMI-UA-MAE- GAMI INFORMES DE 2017-2018 1
001-AUD-003/INF-002 ACTIVIDADES
BO-LP-GAMI-UA-MAE- GAMI 2017-2018 11
PAPELES DE TRABAJO
001-AUD-003/PAP-003
COMUNICACIÓ
N Y DEPORTES
GAMI CORRESPONDENCIA 2009-2019 9
BO-LP-GAMI-UA-MAE- CORRIENTE:
001-COM-005/COR-001 INTERNAS Y
EXTERNAS
BO-LP-GAMI-UA-MAE- GAMI INFORMES DE 2018-2019 3
001-COM-005/INF-002 ACTIVIDADES
BO-LP-GAMI-UA-MAE- GAMI 2018-2019 2
COMUNICADOS
001-COM-005/COU-003
ADMINISTRA
TIVA
FINANCIERA
GAMI CORRESPONDENCIA 2002-2019 63
BO-LP-GAMI-UA-SAF- CORRIENTE:
002/COR-001 INTERNAS Y
EXTERNAS
BO-LP-GAMI-UA-SAF- GAMI INFORMES FINALES Y 1997-2019 42
002/INF-002 SEMESTRALES DE
ACTIVIDADES
BO-LP-GAMI-UA-SAF- GAMI INFORMES DE 1995-2018 53
002/AUD-003 AUDITORÍAS
INTERNAS Y
EXTERNAS
BO-LP-GAMI-UA-SAF- GAMI PROGRAMAS DE 1998-2018 54
002/POA-004 OPERACIONES
ANUALES
BO-LP-GAMI-UA-SAF- GAMI ESTADOS 1994-2018 58
002/EST-005 FINANCIEROS
UNIDAD DE
CONTABILIDAD
BO-LP-GAMI-UA-SAF- GAMI EXTRACTOS 1994-2016 15
002-CON-001/BAN-001 BANCARIOS
BO-LP-GAMI-UA-SAF- GAMI COLILLAS DE 1997-2015 20
002-CON-001/CHE-002 CHEQUES
BO-LP-GAMI-UA-SAF- GAMI REPORTES 2006-2015 10
002-CON-001/RFM-003 FINANCIEROS
MENSUALES
BO-LP-GAMI-UA-SAF- GAMI COMPROBANTES 1944-2015 1339
002-CON-001/CBTE-004 CONTABLES
UNIDAD DE
ALMACENES
GAMI CORRESPONDENCIA 2005-2019 31
BO-LP-GAMI-UA-SAF- CORRIENTE:
002-ALM-002/COR-001 INTERNAS Y
EXTERNAS
BO-LP-GAMI-UA-SAF- GAMI INFORMES DE 2013-2019 7
002-ALM-002/INF-002 ACTIVIDADES
BO-LP-GAMI-UA-SAF- GAMI SOLICITUDES DE 2001-2015 18
002-ALM-002/SOL-003 COMPRA BIENES Y
SERVICIOS DE

145
BO-LP-GAMI-UA-SAF- GAMI INGRESOS Y SALIDAS 1996-2019 155
002-ALM-002/MAT-004 DE MATERIALES
BO-LP-GAMI-UA-SAF- GAMI ACTAS DE ENTREGAS 2006-2019 39
002-ALM-002/ACT-005 DE MATERIALES
BO-LP-GAMI-UA-SAF- GAMI CONTROL DE VALES 2005-2013 40
002-ALM-002/ VAL-006 DE SALIDAS DE
COMBUSTIBLES Y
LUBRICANTES
UNIDAD DE
ACTIVOS FIJOS
GAMI CORRESPONDENCIA 2018-2019 3
BO-LP-GAMI-UA-SAF- CORRIENTE:
002-AFI-003/COR-001 INTERNAS Y
EXTERNAS
BO-LP-GAMI-UA-SAF- GAMI INFORMES DE 2018-2019 2
002-AFI-003/INF-002 ACTIVIDADES
BO-LP-GAMI-UA-SAF- GAMI INGRESOS Y SALIDAS 2018-2018 1
.
002-AFI-003/ING-003 DE ACTIVOS FIJOS
BO-LP-GAMI-UA-SAF- GAMI LIBERACIÓN DE LA 2013-2019 3
002-AFI-003/RES-004 RESPONSABILIDAD
DE ACTIVOS FIJOS DE
EX SERVIDORES
PÚBLICOS
BO-LP-GAMI-UA-SAF- GAMI DECLARACIÓN 2008-2015 1
002-AFI-003/DEC-005 JURADA DE BIENES
DEL ESTADO
ACTIVOS FIJOS
DEJURBE
BO-LP-GAMI-UA-SAF- GAMI REVALORIZACIÓN DE 1999-2017 23
002-AFI-003/REV-006 ACTIVOS FIJOS
BO-LP-GAMI-UA-SAF- GAMI INVENTARIO DE 1984-2019 185
002-AFI-003/INV-007 ACTIVOS FIJOS
UNIDAD DE
ADMINISTRACI
ON
TRIBUTARIA
GAMI CORRESPONDENCIA 1997-2019 19
BO-LP-GAMI-UA-SAF- CORRIENTE:
002-TRI-004/COR-001 INTERNAS Y
EXTERNAS
BO-LP-GAMI-UA-SAF- GAMI INFORMES DE 2008-2019 11
002-TRI-004/INF-002 ACTIVIDADES
BO-LP-GAMI-UA-SAF- GAMI LIBRO DE COMPRAS Y 2018-2019 6
002-TRI-004/LIB-003 VENTAS
BO-LP-GAMI-UA-SAF- GAMI INGRESOS Y EGRESOS 2001-2019 74
002-TRI-004/ING-004 DE RECURSOS
PROPIOS
BO-LP-GAMI-UA-SAF- GAMI FORMULARIOS DE 1997-2002 15
002-TRI-004/FOR-005 IMPUESTOS A LAS
PROPIEDADES DE
BIENES E INMUEBLES
UNIDAD DE
BIENES Y
SERVICIOS
BO-LP-GAMI-UA-SAF- GAMI PROCESOS DE 1994-2012 69
002-UBS-005/PCO-001 CONTRATACIONES
DE BIENES Y
SERVICIOS
BO-LP-GAMI-UA-SAF- GAMI PROCESOS DE 1999-2016 42
002-UBS-005/AUD-002 CONTRATACIONES
DE SERVICIOS DE
AUDITORÍAS
ESPECIALES
EXTERNAS A LA
MUNICIPALIDAD DE
IRUPANA
UNIDAD DE
PRESUPUESTO
GAMI CORRESPONDENCIA 2015-2019 7
BO-LP-GAMI-UA-SAF- CORRIENTE:
002-PRE-006/COR-001 INTERNAS Y
EXTERNAS
BO-LP-GAMI-UA-SAF- GAMI CERTIFICACIONES 2014-2019 21
002-PRE-006/CER-002 PRESUPUESTARIAS
UNIDAD DE
SISTEMAS
BO-LP-GAMI-UA-SAF- GAMI CORRESPONDENCIA 18
002-SIS-007/COR-001 CORRIENTE:

146
INTERNAS Y
EXTERNA
BO-LP-GAMI-UA-SAF- GAMI INFORMES DE 8
002-SIS-007/INF-002 ACTIVIDADES
BO-LP-GAMI-UA-SAF- GAMI SOLICITUDES DE 11
002-SIS-007/SUB-003 SUBSIDIOS DE
LACTANCIA
TÉCNICA Y
PROYECTOS
GAMI CORRESPONDENCIA 1996-2019 49
BO-LP-GAMI-UA-STP- CORRIENTE:
003/COR-001 INTERNAS Y
EXTERNAS
GAMI CONSTANCIAS DE 2014-2019 9
BO-LP-GAMI-UA-STP-
RECEPCIONES DE
003/COR-001//REC-001
DOCUMENTOS
GAMI INFORMES DE 1996-2019 23
BO-LP-GAMI-UA-STP- ACTIVIDADES Y
003/INF-002 TÉCNICOS DE
SUPERVISIÓN
GAMI CONSTRUCCIONES 1997-2017 426
BO-LP-GAMI-UA-STP- DE
003/CIS-003//UNI-001 INFRAESTRUCTURA
S SOCIALES ÚNICOS
GAMI CONSTRUCCIONES 1996-2019 194
BO-LP-GAMI-UA-STP-
DE CENTROS DE
003/CIS-003//CAP-002
CAPACITACIONES
BO-LP-GAMI-UA-STP- GAMI CONSTRUCCIONES 1996-2019 293
003/CIS-003//SAP-003 DE SISTEMAS DE
AGUAS POTABLES
BO-LP-GAMI-UA-STP- GAMI CONSTRUCCIONES 1997-2019 170
003/CIS-003//SMR-004 DE SISTEMAS DE
MICROS RIEGOS
BO-LP-GAMI-UA-STP- GAMI CONSTRUCCIONES 1995-2019 120
003/CIS-003//CCS-005 DE CENTROS DE
SALUD
BO-LP-GAMI-UA-STP- GAMI CONSTRUCCIONES 1996-2019 358
003/CIS-003//CCA-006 DE
CALLES/AVENIDAS
Y CORDONES DE
ACERA
BO-LP-GAMI-UA-STP- GAMI CONSTRUCCIONES 1994-2019 76
003/CIS-003//CBA-007 DE SANITARIOS
PÚBLICOS
BO-LP-GAMI-UA-STP- GAMI CONSTRUCCIONES 1994-2019 45
003/CIS-003//CPP-008 DE PLAZAS Y
PARQUES DE
RECREACIONES
BO-LP-GAMI-UA-STP- GAMI CONSTRUCCIONES 1995-2019 69
003/CIS-003//CCV-009 DE CAMINOS
VECINALES
BO-LP-GAMI-UA-STP- GAMI CONSTRUCCIONES 1998-2019 109
003/CIS-003//PUE-010 DE PUENTES
BO-LP-GAMI-UA-STP- GAMI CONSTRUCCIONES 1998-2013 37
003/CIS-003//CEL-011 DE CENTRALES
ELÉCTRICAS
BO-LP-GAMI-UA-STP- GAMI CONSTRUCCIONES 1995-2019 544
003/CIS-003//CCE-012 DE CENTROS DE
EDUCATIVOS NIVEL
PRIMARIO,
SECUNDARIO,
TÉCNICO Y
SUPERIOR
BO-LP-GAMI-UA-STP- GAMI CONSTRUCCIONES 1995-2017 127
003/CIS-003//POL-013 CANCHAS
POLIFUNCIONALES
BO-LP-GAMI-UA-STP- GAMI CONSTRUCCIONES 2011-2018 165
003/CIS-003//TIN-014 DE TINGLADOS
UNIDAD DE
AGROPECUARI
A Y MEDIO
AMBIENTE
GAMI CORRESPONDENCIA 2009-2019 31
BO-LP-GAMI-UA-STP-
CORRIENTE:
003-UNAGMA-
INTERNAS Y
001/COR-001
EXTERNAS

147
BO-LP-GAMI-UA-STP- GAMI INFORMES DE 2009-2019 27
003-UNAGMA-001/INF- ACTIVIDADES Y
002 TÉCNICOS
BO-LP-GAMI-UA-STP- GAMI PROYECTOS DE 2009-2018 42
003-UNAGMA- DESARROLLOS
001/PRO-003 PRODUCTIVOS
BO-LP-GAMI-UA-STP- GAMI BOLETAS DE VENTA 2012-2019 7
003-UNAGMA- DE PLANTINES Y
001/BOL-004 DERRIBO DE GANADO
UNIDAD DE
MAQUINARIA
BO-LP-GAMI-UA-STP- GAMI CORRESPONDENCIA 2006-2019 18
003-MAQ-002/COR-001 CORRIENTE:
INTERNAS Y
EXTERNAS
BO-LP-GAMI-UA-STP- GAMI INFORMES DE 2010-2019 9
003-MAQ-002/INF-002 ACTIVIDADES
BO-LP-GAMI-UA-STP- GAMI CONTROL DE VALES 2001-2013 18
003-MAQ-002/VAL-003 DE SALIDAS DE
COMBUSTIBLES Y
LUBRICANTES
BO-LP-GAMI-UA-STP- GAMI CUADERNOS DE 1999-2012 7
003-MAQ-002/CUA-004 CONTROLES DE
COMBUSTIBLES
BO-LP-GAMI-UA-STP- GAMI PARTES DE DIARIOS 2000-2013 25
003-MAQ-002/PAR-005 DE EQUIPOS
UNIDAD DE 2008-2019
54
INTENDENCIA
GAMI CORRESPONDENCIA 2008-2019 12
BO-LP-GAMI-UA-STP- CORRIENTE:
003-INT-003/COR-001 INTERNAS Y
EXTERNAS
BO-LP-GAMI-UA-STP- GAMI SOLICITUDES 2013-2019 7
003-INT-003/SOL-002 INTERNAS
BO-LP-GAMI-UA-STP- GAMI INFORMES DE 2010-2019 27
003-INT-003/INF-003 ACTIVIDADES
BO-LP-GAMI-UA-STP- GAMI NOTIFICACIONES DE 2009-2019 5
003-INT-003/NOT-004 CONCILIACIONES
BO-LP-GAMI-UA-STP- GAMI COMPROBANTES 2008-2019 3
003-INT-003/CBTE-005 ÚNICOS DE CAJAS
RECURSOS
HUMANOS
BO-LP-GAMI-UA-SRH- GAMI EXPEDIENTES (FILE) 1993-2019 614
004/FILE-001 PERSONALES
BO-LP-GAMI-UA-SRH- GAMI CORRESPONDENCIA 2012-2019 23
004/COR-002 CORRIENTE:
INTERNAS Y
EXTERNAS
BO-LP-GAMI-UA-SRH- GAMI 2012-2018 7
MEMORÁNDUMS
004/MEM-003
BO-LP-GAMI-UA-SRH- GAMI 2014-2019 6
INSTRUCTIVOS
004/INS-004
BO-LP-GAMI-UA-SRH- GAMI SOLICITUDES DE 2002-2019 32
004/SOL-005 EMPLEOS
BO-LP-GAMI-UA-SRH- GAMI INFORMES DE 2015-2019 143
004/INF-006 ACTIVIDADES
BO-LP-GAMI-UA-SRH- GAMI REPORTES DE 2012-2019 48
004/REP-007 ASISTENCIAS
BO-LP-GAMI-UA-SRH- GAMI LIBROS DE 1995-2016 68
004/LIB-008 ASISTENCIA DEL
PERSONAL
BO-LP-GAMI-UA-SRH- GAMI PLANILLAS DE 1994-2016 24
004/PLA-009 SUELDOS
BO-LP-GAMI-UA-SRH- GAMI 2005-2015 17
BOLETAS DE PAGOS
004/BOL-010
BO-LP-GAMI-UA-SRH- GAMI SISTEMA DE 2015-2019 37
004/SICOFS-011 CONTROL
FINANCIERO DE
SALUD (SICOF)
ADMINISTRACI
ÓN HOSPITAL
DE IRUPANA
GAMI CORRESPONDENCIA 1999-2019 38
BO-LP-GAMI-UA-SRH- CORRIENTE:
004-HOS-001/COR-001 INTERNAS Y
EXTERNAS
BO-LP-GAMI-UA-SRH- GAMI INFORMES DE 2010-2019 8
004-HOS-001/INF-002 ACTIVIDADES

148
BO-LP-GAMI-UA-SRH- GAMI REGISTRO DE 1999-2014 28
004-HOS-001/REG-003 AFILIACIONES AL
SEGURO DE SALUD
DEL ADULTO MAYOR
(SSPAM)
BO-LP-GAMI-UA-SRH- GAMI EXPEDIENTES 1998-2014 18
004-HOS-001/UNI-004 ÚNICOS
BO-LP-GAMI-UA-SRH- GAMI INGRESOS Y EGRESOS 1996-2019 277
004-HOS-001/ING-005 (INFORMES
ECONÓMICOS DE
SUMI - SSPAM Y LEY
475)
BO-LP-GAMI-UA-SRH- GAMI RECETARIOS/RECIBO 2003-2019 573
004-HOS-001/REC-006 S DE ATENCIÓN
REPORTE DE
PRESTACIONES
ESTABLECIDAS
REPES
UNIDAD DE
EDUCACIÓN,
CULTURA,
DEPORTE Y
TURISMO
GAMI CORRESPONDENCIA 2005-2019 6
BO-LP-GAMI-UA-SRH- CORRIENTE:
004-ECT-002/COR-001 INTERNAS Y
EXTERNAS
BO-LP-GAMI-UA-SRH- GAMI INFORMES DE 2018-2019 4
004-ECT-002/INF-002 ACTIVIDADES
BO-LP-GAMI-UA-SRH- GAMI DISTRIBUCIÓN DE 2006-2019 11
004-ECT-002/DIS-003 DESAYUNO ESCOLAR
BO-LP-GAMI-UA-SRH- GAMI DOTACIÓN DE 2011-2019 5
004-ECT-002-/PLU-004 IMPLEMENTOS PARA
LOS JUEGOS
PLURINACIONALES
ESTUDIANTILES
BO-LP-GAMI-UA-SRH- GAMI EXPEDIENTES 1997-2013 76
004-ECT-002-/UNI-005 ÚNICOS
SERVICIOS
LEGAL
INTEGRAL
MUNICIPAL
SLIM
GAMI CORRESPONDENCIA 2017-2019 3
BO-LP-GAMI-UA-SRH- CORRIENTE:
004-SLIM-003/COR-001 INTERNAS Y
EXTERNAS
BO-LP-GAMI-UA-SRH- GAMI INFORMES DE 2017-2019 3
004-SLIM-003/INF-002 ACTIVIDADES
DEFENSORÍA
NIÑO, NIÑA Y
ADOLESCENTE
DNA
GAMI CORRESPONDENCIA 2004-2019 7
BO-LP-GAMI-UA-SRH- CORRIENTE:
004-DNA-004/COR-001 INTERNAS Y
EXTERNAS
BO-LP-GAMI-UA-SRH- GAMI INFORMES DE 2010-2019 6
004-DNA-004/INF-002 ACTIVIDADES
BO-LP-GAMI-UA-SRH- GAMI CITACIONES/COMUNI 2013-2018 5
004-DNA-004/CIT-003 CADOS
BO-LP-GAMI-UA-SRH- GAMI AUTORIZACIONES DE 2015-2019 7
004-DNA-004/AUT-004 VIAJES DE MENORES
DE EDAD
TRABAJO
SOCIAL
GAMI INFORMES DE LA
ÁREA DE TRABAJO
SOCIAL
BO-LP-GAMI-UA-SRH- GAMI 2015-2019 5
INFORMES
004-TRA-005/INF-
SOCIALES
001//ISO-001
BO-LP-GAMI-UA-SRH- GAMI 2017-2019 3
INFORMES
004-TRA-005/INF-
ACTIVIDADES
001//IAC-002
PSICOLOGIA

149
BO-LP-GAMI-UA-SRH- GAMI CORRESPONDENCIA 2018-2019 2
004-PSI-006/COR-001 CORRIENTE:
INTERNAS Y
EXTERNAS
BO-LP-GAMI-UA-SRH- GAMI 2015-2019 10
INFORMES
004-PSI-006/INF-
PSICOLÓGICOS
002//IPS-001
BO-LP-GAMI-UA-SRH- GAMI 2017-2019 3
INFORMES
004-PSI-006/INF-
ACTIVIDADES
002//IAC-002
UNIDAD DE
PERSONAS CON
DISCAPACIDAD
BO-LP-GAMI-UA-SRH- GAMI 2013-2019 10
INFORMES DE
004-UMADIS-007/INF-
ACTIVIDADES
001
BO-LP-GAMI-UA-SRH- GAMI ACTAS DE ENTREGA 2013-2017 5
004-UMADIS-007/ACT- DE LACTANCIA Y
002 APOYO TÉCNICO

150
ANEXO N° 5
CATÁLOGO DEL ARCHIVO CENTRAL DEL GOBIERNO AUTÓNOMO
MUNICIPAL DE IRUPANA

151
152

También podría gustarte