Introducción

Los eventos corporativos

Un evento corporativo es un acto donde se
reúne a un cierto número de personas con
intereses afines a una organización. Éste es un
excelente instrumento para motivar a los
empleados de una empresa y para captar y
fidelizar a potenciales clientes mediante la
organización de eventos promocionales,
informativos o reuniones motivadoras.
Los contenidos e información que se exponen
en él suelen estar relacionados estrechamente
con las actividades que habitualmente ejerce la
empresa organizadora
Desarrollo

Aspectos básicos que se deben de tener en

cuenta para llevar a cabo un evento corporativo
1. Establecer objetivos
Determinar el objetivo principal por el cual se organiza el
evento es fundamental para asegurar el éxito. Ya sea la
presentación de un nuevo producto, la captación de
fondos para una causa social o reforzar la imagen de
marca. Establecer unos objetivos claros, medibles y
evaluables ayudarán en la preparación y en el desarrollo
del evento.
2. Escoger bien la fecha
Escoger la fecha del evento es uno de los aspectos más
importantes a tener en cuenta cuando se organiza un
evento corporativo. Determinar la época del año más
adecuada para lanzar el producto al mercado y
considerar los periodos de más trabajo o de vacaciones
de los invitados puede influir en el número de asistentes.
3. Definir el público objetivo
No todos los eventos requieren del mismo tipo de
público. Una organización previa y la selección cuidada
de los invitados es crucial para asegurar el éxito.
Inversores, socios, trabajadores, clientes,
proveedores…todo depende del objetivo.
4. Determinar el presupuesto
Un evento corporativo se compone de pequeños
elementos que van sumando tanto a la calidad del
acontecimiento como al presupuesto. Una de las ventajas
de contar con una finca como Hort de Nal es que pueden
actuar como asesores recomendando a otros
profesionales especializados en el ámbito de la
fotografía, el cátering, la iluminación, etc.
5.Escoger el espacio adecuado
Una buena ubicación que albergue todos los elementos
necesarios marca la diferencia.
Es importante seleccionar un espacio con fácil acceso,
bien conectado y que permita aparcar con facilidad para
aquellos invitados que no puedan llegar a pie. También
hay que tener en cuenta la meteorología y la posibilidad
de desplazar el cóctel o la cena al interior o al exterior
indistintamente en función del clima.
6. Solicitar permisos
Determinados aspectos como el volumen y horario de la
música, los requisitos que deben cumplir los alimentos
servidos o las normativas de seguridad deben ser
tomados en cuenta seriamente. 7. Planificar con tiempo
Una planificación previa de todas las actividades que se
llevarán a cabo, un horario detallado indicando las
personas que deben intervenir en cada momento y la
reserva de todos los servicios y elementos
complementarios con suficiente tiempo asegura que el
acontecimiento será exactamente como se desea.
8. Definir una estrategia de comunicación y difusión
En determinados casos, especialmente cuando se
organiza un evento corporativo abierto al público, hay
que pensar en una campaña de difusión que atraiga al
tipo de cliente que hemos seleccionado. Ya sea a través
de redes sociales, medios de comunicación o por email
es imprescindible plantear la campaña con suficiente
antelación para que resulte efectiva.
 9. Contar con un equipo organizador
Muchas veces, gestionar todos los detalles de un evento
corporativo puede resultar difícil para una sola persona
por lo que puede resultar interesante designar un equipo
que se encargue de cubrir todos los aspectos necesarios.
Puede ser un equipo configurado entre los miembros de
la empresa o bien se puede confiar en un equipo externo
de profesionales organizadores de eventos.
10. Hacer un análisis post evento
El último paso de cualquier evento o celebración es el
análisis posterior. A través de este análisis se comprueba
la efectividad que ha tenido, la asistencia, los detalles que
han salido bien y mal para poder evaluar el plan de
mejora de cara a futuros eventos.
Por ello es importante contar con un equipo dispuesto a
colaborar en cada uno de los pasos, que ofrezca
alternativas rápidas y un diálogo contante para
solucionar cualquier imprevisto antes, durante y después
de la celebración.

Las etapas de un evento corporativo

Pre-evento

En esta etapa se preparan las invitaciones, el lugar del

evento, la hora,y todos los muebles necesarios para el
rendimiento de este.
Evento

Durante el evento se lleva a cabo un cronograma, para así

tener todo ordenado y llevar a cabo las actividades de una
forma organizada.

Post-evento

Se evalúa el evento, desde todo lo bueno hasta todo lo

malo, se marcan los objetivos alcanzados y lo que faltaron
para así poder tenerlos en cuenta para el próximo evento.

Informe de resultados de un evento corporativo

Determina cuál será el estilo de presentación y el formato

para cada audiencia.
• Los informes de evento pueden ser documentos físicos
espiralados o engrapados, así como documentos PDF
o presentaciones Power Point enviados por correo
electrónico, etc.[1]
• Tu objetivo es comparar los resultados del evento con
los objetivos que inicialmente trazaste para él. Haz un
resumen de los principales logros del evento.
• Ajusta el informe a las necesidades e intereses de cada
patrocinador y audiencia. Considera los objetivos de
los patrocinadores.

Crea un proceso para rastrear información que necesitarás

para tu informe durante el transcurso del evento. No
confíes únicamente en tu memoria.
Rastrear información clave antes, durante y después del
evento te permitirá redactar un informe más específico y
efectivo.

Redacta un resumen ejecutivo.

Tu informe de evento debe incluir un resumen ejecutivo, el

cual debe ser una versión concisa de un informe completo y
más detallado. Dicho resumen ejecutivo cumple el rol de
una introducción.

Incluye ayudas visuales en tu informe

A menudo, resulta más efectivo ofrecer un cuadro que
ilustre las tendencias estadísticas, en lugar de solo presentar
una gran cantidad de números

Documenta tanto la publicidad como la cobertura

mediática.

Más adelante, debes realizar una comparación entre la

cobertura mediática generada y los objetivos del evento.

Incluye información financiera en el informe.

Es importante brindar una explicación detallada del
presupuesto del evento y del dinero que realmente se gastó
(o que potencialmente se ganó). Asegúrate de incluir una
comparación de los gastos presupuestados y los gastos
reales, así como de realzar los puntos positivos y las áreas
en las que se debe mejorar.

Incluye estadísticas que sean relevantes para los lectores.

No querrás redactar un informe que esté cargado de
información superficial. El número de personas que
asistieron al evento es una cifra estadística que deberías
incluir. Es una buena idea proporcionar datos que puedan
cuantificarse.

Incluye un elemento cualitativo que contextualice los datos.

Tu informe debe incluir estadísticas, pero también debes

citar las palabras de los participantes, de modo que
proporciones una retroalimentación contextual.

Conclusión

Los eventos corporativos más allá de ser una reunión,deja

muchas ventajas a la empresa tales como :

• 1. Crear ingresos adicionales.La principal preocupación

de la gente de negocios es el resultado final, y con
razón. Por lo tanto, organizar un evento corporativo
puede parecer un gasto innecesario.

• Mejorar la cultura de la empresa. Lo que hace que su

empresa sea un lugar especial para trabajar no está
determinado por los productos que vende o el servicio
que ofrece. Está determinado por la cultura que crea
en su empresa.
• Expandir su estrategia de marketing.No es ningún
secreto que las empresas utilizan eventos para
promocionar sus productos o servicios. Tanto es así
que el término «eventos de marketing» se refiere al
uso de eventos como marketing y no a marketing de
eventos.
 Introducción

Los viajes corporativos

son una herramienta de trabajo para muchas empresas
cuando necesitan que sus empleados se mantengan en
contacto cara a cara con otros miembros de la empresa,
clientes o proveedores, que están en distintas ubicaciones
físicas, ya sea a nivel nacional o internacional.

Beneficios de los viajes de negocios

➢ Establecer alianzas con otras compañías.

➢ Descubrir nuevas formas de trabajo.
➢ Ampliar la cartera de clientes con los que puede
establecer negocios.
➢ Ampliar los canales de distribución de su producto,
bien o servicio.
➢ Innovar sobre otros productos, bienes y servicios.

Los viajes corporativos tiene por objetivo Tejer alianzas con

otras empresas. Conocer nuevas formas de trabajo. Ampliar
la cartera de clientes potenciales

Desarrollo
Elementos que se deben de tener en cuenta en la
preparación y organización de los viajes corporativos

Duty of care

Así pues, el duty of care es uno de los factores clave de hoy

a la hora de pensar en cómo elaborar políticas de viajes. La
seguridad de los viajeros de empresa y de todo el equipo,
dentro de la empresa y fuera de ella, es una prioridad.
Construir un protocolo de seguridad robusto y flexible es el
punto número uno a tener en cuenta en lo que a políticas
de viajes corporativos se refiere.

Peticiones de viajes

La empresa ahora más que nunca debe gestionar muy bien

los viajes y evitar los gastos innecesarios. Por tanto, es
recomendable implementar un proceso de aprobación pre-
viaje.

Gastos de viaje
En la misma línea, del punto anterior, los gastos de viaje
deben estar muy bien determinados y controlados. Por
tanto, la digitalización en el proceso va a ser fundamental.
Una digitalización que va ir asumiendo cada vez más
protagonismo en todas las fases del reporte de los gastos
pero también en las distintas áreas de las políticas de viajes
corporativos de una empresa. Además, en relación a la
politica de gastos de viaje se debe detallar especialmente
cómo se pagarán los gastos adicionales, en caso que se
produzcan. Por otro lado, se debe definir el proceso de
enviar los gastos para su reembolso, la fecha límite de envío
y el periodo de tiempo en que dichos gastos serán
reembolsados.

Reserva

Una correcta política de viajes también debe contar con una

sección que explique detalladamente cómo se llevan a cabo
las reservas. En este punto, vemos también que el proceso
cada vez más se ha digitalizado. Si en la etapa anterior al
COVID-19 la digitalización ya se había impuesto en el
proceso de reserva a través de las herramientas de las
agencias de viajes u otras plataformas, ahora va a ser
definitivo.
Por otro lado, dentro de las políticas de viajes corporativos
es imprescindible explicar por qué es importante que las
reservas se lleven a cabo a través de los canales
establecidos por la compañía. También se debe incluir
información sobre la antelación con la cual es
recomendable realizar las reservas para la optimización de
costes de tarifas aéreas y hoteleras.
Alojamiento

En el contexto actual es muy importante saber la situación

en la cual se encuentra la evolución de la pandemia en un
destino, país, región en concreto. Ante todo la seguridad
del viajero es la prioridad.

Por otro lado, se debe de promover aquellas cadenas

hoteleras que se encuentran dentro del listado de
proveedores preferentes de la empresa, en las políticas
corporativas de viajes también se debe especificar si
solamente se pueden reservar habitaciones estándar o qué
servicios complementarios ( servicio de habitaciones,
parking, late check-out) serán reembolsables.

Medios de transporte

Además de animar a los viajeros a reservar teniendo en

cuenta el listado de proveedores preferentes, la empresa
debe establecer una serie de reglas sobre el tipo de tarifa
que los empleados pueden reservar. La política corporativa
de viajes debe reflejar qué servicios complementarios serán
cubiertos por la compañía. También hay que concretar otras
medidas para el ahorro, como cuándo hacer uso de escalas
y cuándo tomar un vuelo directo. Por otro lado, para
optimizar los costes, es recomendable que el alquiler de
coche se limite solamente a los casos en que el taxi o los
servicios de transporte no estén disponibles, o sean
demasiado caros. En cuanto al alquiler de vehículo, es
importante incluir detalles sobre la cobertura del seguro y la
información de contacto en caso de que el viajero pueda
padecer un accidente.

Estos son algunos de los conceptos básicos a tener en

cuenta cuando una empresa se plantea como elaborar
políticas de viajes. Así pues la planificación de todos los
detalles, la flexibilidad de respuesta y la incorporación de la
digitalización son los grandes aliados de una política de
viajes corporativos eficiente y adaptada al cambio de
paradigma actual

. Organización de la agenda

Antes de salir de viaje de negocios es necesario revisar que

todas las tareas y reuniones estén correctamente fijadas en
la agenda. Fuera de la oficina es más fácil cometer errores y
tener dudas sobre los horarios de reunión, lugares dónde ir,
información básica del cliente y similares. Por esto, al
planificar un viaje corporativo debe asegurarse de añadir la
siguiente información en las entradas de la agenda:

❖ Ubicaciones concretas y mapas

❖ Restaurantes recomendados
❖ Medios de transportes y alternativas
❖ Tema y resumen de las reuniones
❖ Información del cliente
❖ Nombres y cargos del cliente
❖ Información de trato y enlaces del cliente: web, app,
email, teléfono, etc.

conclusion

Los viajes corporativos siempre serán

necesarios en una empresa y más si esta es
conocida a nivel internacional, por tanto ,
estos deben de ser organizados desde
como inician hasta como terminan para que
puedan llevarse a cabo con éxito.
Viajar es una excelente oportunidad para
identificar nuevas tendencias y mercados, y
ver cómo otras personas y culturas llevan a
cabo su negocio. Al viajar, es posible que
pueda identificar nuevos recursos,
materiales o empleados que aportarán una
nueva perspectiva o quizás un enfoque más
rentable para tu empresa.