Curso de Excel Avanzado
Curso de Excel Avanzado
Curso de Excel Avanzado
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6. Fórmulas en Excel ............................................................................................................................ 34
6.1 Funciones Avanzadas en Excel. Funciones Lógicas SI - Y - O..................................................... 34
6.1.1 LA FUNCIÓN SI .................................................................................................................... 34
6.1.2 FUNCIONES Y, O .................................................................................................................. 35
6.1.3 SI ANIDADOS ....................................................................................................................... 35
Ejercicio 9. Funciones Lógicas SI - Y - O ........................................................................................... 37
6.2 Funciones Avanzadas en Excel. Función BUSCARV – BUSCARH ............................................... 38
6.2.1 FUNCIÓN BUSCARV............................................................................................................. 38
6.2.2 FUNCIÓN BUSCARH ............................................................................................................ 39
Ejercicio 10. Función BUSCARV........................................................................................................ 40
6.3 Funciones Avanzadas en Excel. Funciones SUMAR y CONTAR con condiciones ...................... 41
6.3.1 FUNCIÓN CONTAR.SI .......................................................................................................... 41
6.3.2 FUNCIÓN CONTAR.SI.CONJUNTO ....................................................................................... 41
6.3.3 FUNCIÓN CONTAR.BLANCO................................................................................................ 42
6.3.4 FUNCIÓN CONTARA ............................................................................................................ 42
6.3.5 FUNCIÓN SUMAR.SI ............................................................................................................ 42
6.3.6 FUNCIÓN SUMAR.SI.CONJUNTO ........................................................................................ 42
6.3.7 FUNCIÓN PROMEDIO.SI ...................................................................................................... 43
6.3.8 FUNCIÓN SUMAPRODUCTO ............................................................................................... 43
Ejercicio 11. Funciones SUMAR.SI - CONTAR.SI .............................................................................. 44
6.4 Funciones Avanzadas en Excel. Funciones de Texto ................................................................. 45
6.4.1 FUNCIÓN CONCATENAR ..................................................................................................... 45
6.4.2 FUNCIÓN IZQUIERDA .......................................................................................................... 45
6.4.3 FUNCIÓN DERECHA............................................................................................................. 45
6.4.4 FUNCIÓN EXTRAE................................................................................................................ 45
6.4.5 FUNCIÓN ENCONTRAR........................................................................................................ 46
6.4.6 FUNCIÓN HALLAR ............................................................................................................... 46
6.4.7 FUNCIÓN LARGO ................................................................................................................. 46
6.4.8 FUNCIÓN MAYUSC .............................................................................................................. 47
6.4.9 FUNCIÓN MINUSC............................................................................................................... 47
6.4.10 FUNCIÓN ESPACIOS .......................................................................................................... 47
6.4.11 FUNCIÓN LIMPIAR ............................................................................................................ 47
Ejercicio 12. Funciones de Texto ..................................................................................................... 49
6.5 Funciones Avanzadas en Excel. Funciones de Fecha y hora ..................................................... 50
6.5.1 FUNCIÓN AHORA ................................................................................................................ 50
2
6.5.2 FUNCIÓN HOY ..................................................................................................................... 50
6.5.3 FUNCIÓN AÑO..................................................................................................................... 50
6.5.4 FUNCIÓN MES ..................................................................................................................... 50
6.5.5 FUNCIÓN DIA ...................................................................................................................... 50
6.5.6 FUNCIONES HORA, MINUTO, SEGUNDO ............................................................................ 51
6.5.7 FUNCIÓN DIASEM ............................................................................................................... 51
6.5.8 FUNCIÓN SIFECHA............................................................................................................... 51
6.6 Funciones Avanzadas en Excel. Funciones de Bases de Datos ................................................. 52
6.6.1 FUNCIÓN BDSUMA ............................................................................................................. 52
Ejercicio 13. Funciones de Bases de Datos ...................................................................................... 54
6.7 Auditoría de fórmulas en Excel .................................................................................................. 55
6.7.1 Mostrar Fórmulas ............................................................................................................... 55
6.7.2 Rastrear precedentes ......................................................................................................... 55
6.7.3 Rastrear dependientes ....................................................................................................... 56
6.7.4 Comprobación de errores ................................................................................................... 56
6.7.5 Evaluar Fórmula .................................................................................................................. 57
6.7.6 Auditoría de Fórmulas en Excel: Errores comunes ............................................................ 57
7. Bases de datos en Excel ................................................................................................................... 59
7.1 Obtener datos externos en Excel .............................................................................................. 59
7.1.1 Importación de datos XML ................................................................................................. 59
7.1.2 Obtener datos externos desde un archivo de texto .......................................................... 60
7.2 Bases de datos en Excel. Ordenar y Filtrar ................................................................................ 63
7.2.1 Ordenar los registros de una base de datos ...................................................................... 63
7.2.2 Filtrado de registros. ........................................................................................................... 64
7.3 Bases de datos en Excel. Filtros Avanzados .............................................................................. 66
7.4 Bases de datos en Excel. Cálculo de Subtotales ........................................................................ 67
Ejercicio 14. Cálculo de Subtotales .................................................................................................. 69
7.5 Tablas dinámicas en Excel.......................................................................................................... 70
7.5.1 Configuración de los campos .............................................................................................. 71
7.5.2 Filtrar los datos en las tablas dinámicas ............................................................................. 72
7.5.3 Herramientas de tabla dinámica ........................................................................................ 73
Ejercicio 15. Tablas dinámicas ......................................................................................................... 75
Ejercicio 16. Tablas dinámicas ......................................................................................................... 82
7.6 Bases de datos en Excel. Combinar correspondencia en Word................................................ 83
7.6.1 Asistente para combinar correspondencia en Word ......................................................... 83
3
8. Herramientas de datos en Excel ...................................................................................................... 91
8.1 Buscar Objetivo en Excel............................................................................................................ 91
Ejercicio 17. Buscar Objetivo ........................................................................................................... 93
8.2 Herramienta Solver en Excel...................................................................................................... 94
8.2.1 Ejercicio herramienta Solver .............................................................................................. 94
Ejercicio 18. Solver ........................................................................................................................... 98
9. Herramientas del programador en Excel......................................................................................... 99
9.1 Grabar macros en Excel ............................................................................................................. 99
9.1.1 Grabar macros en Excel .................................................................................................... 100
9.1.2 Usar referencias relativas ................................................................................................. 102
9.1.3 Ejecutar la macro .............................................................................................................. 102
Ejercicio 19. Macros ....................................................................................................................... 104
9.2 Formularios en Excel ................................................................................................................ 105
9.2.1 Formulario de datos.......................................................................................................... 105
9.2.2 Controles de formularios en Excel.................................................................................... 106
Ejercicio 20. Formularios ............................................................................................................... 108
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Excel Avanzado con ejercicios prácticos
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Al mismo tiempo también podemos activar o desactivar las fichas a nuestro gusto.
Por otro lado, desde las opciones de Excel también podemos personalizar la barra
de herramientas de acceso rápido situada normalmente en la parte superior de la
cinta de opciones.
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1.2 Listas personalizadas en Excel
Excel usa las listas personalizadas para ordenar o rellenar los datos en el orden
predefinido. Excel ya dispone de algunas listas personalizadas como los días de la
semana o los meses del año. Pero es posible añadir otras listas si se desea.
Accedemos a las opciones del programa desde el botón de office si trabajamos
con office 2007 o desde el menú archivo desde el resto de versiones.
En Excel 2007 encontramos la opción para personalizar las listas entre las
opciones más frecuentes. En el resto de versiones podemos encontrar esta opción
entre las opciones avanzadas:
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Podemos usar estas listas personalizadas para rellenar datos en las tablas o para
ordenar los datos existentes.
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2. Opciones de formato e introducción de
datos en Excel
2.1 Formato personalizado de celdas en Excel
Con el formato personalizado en Excel podemos definir la apariencia que
deseemos para los valores mostrados en una celda.
Encontramos esta opción en la Sección Número del cuadro de diálogo Formato
de Celda (pulsamos sobre la celda con el botón derecho para acceder a esta
ventana)
Los formatos personalizados pueden tener cuatro códigos que nos permitirán
definir la apariencia para los números positivos, negativos o para cuando el valor
sea Cero o un texto. La estructura del formato personalizado es la siguiente:
<POSITIVOS>;<NEGATIVOS>;<CERO>;<TEXTO>
En el caso de que indiquemos un único código, este se aplicará a todos los
números.
Los códigos estarán formados por una combinación de los siguientes caracteres:
• # : representa un número sin considerar ceros a la izquierda.
• ? : deja el espacio para los caracteres especificados
• 0 : despliega ceros a la izquierda para rellenar el formato.
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• , : Muestra una coma decimal
• % : Muestra el símbolo de porcentaje
• . : separador de miles
• E+ e+ E- e- : notación científica
• + – / () : $ : se muestra este carácter
• carácter : Muestra el carácter especificado
• *carácter : repite el carácter hasta llenar el ancho de la columna.
• _ :deja un espacio del mismo ancho que el siguiente carácter
• “texto” : muestra el texto que hay dentro de las comillas
• @ : representa un texto
• [color] : especifica el color de la fuente. Puede ser: Negro, Azul, Cian, Verde,
Magenta, Rojo, Blanco, Amarillo.
• [COLOR n] : muestra el color correspondiente de la paleta de colores donde n
es un número entre 0 y 56.
• dd mm aa: representa día, mes y año en número. Si usamos el código
aaaa veremos el año con 4 cifras. Con mmm veremos los tres primeros
caracteres del mes y con mmmm mostrará el mes completo. De la misma
forma para el día.
• h mm ss: representa hora, minuto y segundos con dos dígitos.
Ejemplos:
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2.2 Formato condicional en Excel
Aplicaremos el formato condicional en Excel cuando queramos resaltar las
celdas cuyos datos cumplan una determinada condición. Para ello deberemos
definir la regla que deben cumplir los datos y el formato (propiedad del texto o de
la celda) que queremos visualizar cuando se cumpla la condición. De esta manera
podremos revisar e identificar la información de forma visual.
Para aplicar el formato condicional:
1. Selecciona las celdas a las cuales deseas aplicarlo.
2. En el grupo Estilos de la ficha Inicio, haz clic en Formato condicional.
Aparecerán los distintos estilos disponibles.
• Desde Resaltar reglas de celdas puedes definir la condición que deben cumplir
los datos y el formato de celda a visualizar.
• Desde la opción Reglas superiores e inferiores se puede aplicar formato a
celdas cuyos valores sean los superiores o inferiores o que estén por encima o
debajo del promedio
• Las barras de datos pueden ayudarte a detectar las cifras mayores y menores.
• Las escalas de color te ayudan a comprender la distribución y la variación de
los datos.
• Utiliza un conjunto de iconos para presentar datos en tres a cinco categorías
que se distinguen por un valor de umbral.
También podemos crear nuevas reglas, editarlas, borrarlas y que nos las muestre
con el administrador de reglas de formato condicional.
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Ejercicio 1. Formato condicional
En el instituto donde trabajamos han realizado unas pruebas escolares para
diferentes deportes. Aquí están los resultados.
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Ejercicio 2. Formato Condicional
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2.3 Validación de datos en Excel
Validación de datos en Excel: La función de esta característica es validar el
contenido de una celda, es decir, indicar si es válido el dato introducido en la
celda; pudiendo incluso mostrar un mensaje de error o aviso si fuera necesario.
Para aplicar una validación a una celda:
1. Seleccionamos la celda que queremos validar.
2. Accedemos a la ficha Datos y pulsamos Validación de datos.
Nos aparece el cuadro de diálogo Validación de datos.
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2.4 Proteger celdas en Excel
Para proteger todas las celdas de una hoja de cálculo de Excel:
• Haz clic en la ficha Revisar y luego en Proteger hoja.
• A continuación, deja marcadas las opciones predeterminadas, escribe una
contraseña si lo deseas, y haz clic en Aceptar.
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También se pueden proteger celdas determinadas por el usuario siguiendo estos
pasos:
• Selecciona las celdas que NO deseas que estén protegidas.
• Haz clic con el botón secundario del ratón sobre ellas y luego haz clic en
Formato de celdas….
• Entra en la ficha Proteger y quita la marca de la opción Bloqueada. A
continuación, haz clic en Aceptar.
• Posteriormente protege la hoja entera utilizando el método comentado
anteriormente. Toda la hoja quedará protegida a excepción de estas celdas.
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Ejercicio 3. Validación de datos y protección de
celdas
Se desea rellenar una tabla como la siguiente en Excel:
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Ejercicio 4. Validación de datos y protección de
celdas
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3. Uso de tablas en Excel
3.1 Dar formato como tabla en Excel
Dar formato como tabla a un rango de celdas en Excel facilita la administración y
diseño de la misma. Además, permite el análisis de los datos que la componen.
Para utilizar esta opción, seleccionamos los datos y accedemos a la cinta de
opciones Inicio / Dar formato como tabla
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3.2 Ordenar y filtrar en tablas de Excel
Al dar formato a los datos como tabla en Excel, la fila de encabezado de la misma
nos permitirá ordenar y filtrar los datos.
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3.3 Columnas calculadas y Fila de totales en las
tablas de Excel
3.3.1 Fila de totales en las tablas de Excel
Si agregamos la fila de totales, Excel nos permitirá elegir entre una lista de
funciones para mostrar.
Excel utilizará la función SUBTOTALES para realizar este cálculo, pasando por
alto los valores filtrados en la tabla.
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3.3.3 Referencias estructuradas con las tablas de Excel
Cuando en una fórmula vamos a hacer referencia a una columna de una tabla de
Excel, dicha referencia seguirá la siguiente estructura:
Nombre_Tabla[Nombre_Columna]
Para un rango de varias columnas adyacentes:
Nombre_Tabla[[Nombre_Primera_Columna]:[Nombre_Última_Columna]]
Para la celda totales de una columna:
Nombre_Tabla[[#Totales];[Nombre_Columna]]
Para el encabezado de una columna:
Nombre_Tabla[[#Encabezados];[Nombre_Columna]]
Columna, incluyendo encabezado y totales:
Nombre_Tabla[[#Todo];[Nombre_Columna]]
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4. Referencias a celdas en Excel
4.1 Referencias relativas, mixtas y absolutas en
Excel
Referencia relativa a una celda: es aquella referencia que, al copiar la celda que
la contiene y pegarla en otra ubicación, se ajusta automáticamente para hacer
referencia a otra celda. Son del tipo A1.
Por ejemplo, si escribimos la operación = A1*5 en la celda B1 y copiamos la
celda hacia abajo, las fórmulas que se obtienen se ajustan tal y como podemos
ver en la siguiente imagen:
Referencia absoluta a una celda: es aquella referencia que, al copiar la celda que
la contiene y pegarla en otra ubicación, no se ajusta, sino que hace referencia
siempre a la misma celda.
Para que una referencia a una celda sea absoluta, se deben introducir los
símbolos del dólar $ antes de la letra y antes del número de una referencia
relativa, del tipo A1. Es decir, la referencia absoluta a la celda A1, sería: $A$1
Así, al copiar y pegar, siempre mantendremos la referencia a la misma celda:
Referencia mixta a una celda: es aquella referencia que, al copiar la celda que la
contiene y pegarla en otra ubicación, ajusta sólo la letra o sólo el número de la
referencia.
Si queremos que la letra siempre se quede fija, debemos colocarle delante el
símbolo del dólar $. Si queremos que el número se quede fijo, debemos
colocarlo delante del número.
Podemos cambiar rápidamente el tipo de referencia con la tecla F4. Colocamos el
cursor del teclado dentro de la fórmula sobre la referencia que deseamos cambiar
y pulsamos la tecla. Cada vez que pulsemos la tecla cambiaremos entre los
distintos tipos de referencias.
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Ejercicio 5. Referencias Mixtas
Solucionaremos el siguiente ejercicio con una sola fórmula que copiaremos en
todas las celdas de la tabla. Para ello será necesario usar correctamente las
referencias a las celdas.
A partir de la tabla mostrada, calcular el precio de cada tipo de cable para los
metros especificados.
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Ejercicio 6. Referencias Mixtas
Una fábrica y envasadora de aceite de oliva dispone de varios tipos de cilindros
para almacenar el aceite.
En la siguiente tabla se muestran las medidas de dichos cilindros.
A partir de esta tabla calcular el volumen en litros para cada tipo de cilindro. Tened
presente las siguientes fórmulas:
Volumen = PI * altura * radio^2
1 cm3 = 0,001 litros
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4.2 Administrador de nombres en Excel
En Excel todas las celdas tienen un nombre que viene determinado por la columna
y la fila. Así la celda A1 será la celda que está situada en la columna A y la fila 1.
Sin embargo, podemos definir otro nombre para las celdas. Encontramos los
comandos para realizar esta acción en la ficha Fórmulas de la cinta de opciones.
Desde esta ventana podemos definir el nombre que queramos para la celda s o
rango de celdas, así como el ámbito de uso del mismo.
A partir de este momento, podremos usar el nombre especificado para hacer
referencia a esta celda o rango de celdas. Este nombre definido es una referencia
absoluta a la/s celda/s.
Desde la opción Administrador de nombres también podremos definir nuevos
nombres, modificar los existentes o eliminarlos.
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4.3 Trabajar con varias hojas en Excel
4.3.1 Agrupar hojas en Excel
1. Nos situamos en la primera hoja que queramos agrupar en la barra de
selección de hojas.
2. Pulsamos la tecla CTRL y, manteniéndola presionada, seleccionamos el resto
de fichas de hojas que deseemos.
Al agrupar las hojas, lo que escribamos en la hoja activa, ya sea datos o fórmulas,
lo veremos reflejado en todas las hojas agrupadas.
Podemos desagrupar las hojas pulsando el botón derecho del ratón sobre las
fichas de hojas y clicando la opción “desagrupar hojas”.
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Ejercicio 7. Referencias 3D
Realiza este ejercicio sobre cómo trabajar con hojas y referencias 3D siguiendo
estos pasos:
1. Crea un libro de Excel con 5 hojas.
2. Renombra las hojas con los nombres Trim 1, Trim 2, Trim 3, Trim 4 y
Resumen Anual.
3. A continuación, agrupa las 5 Hojas.
4. Crea la siguiente tabla incluyendo las fórmulas para calcular los totales, pero
sin añadir los datos de accidentes laborales y enfermedades profesionales
que se encuentran en la segunda columna.
• Seguidamente desagrupa las hojas y rellena los datos para las hojas Trim 1,
Trim 2, Trim 3 y Trim 4 (pueden ser inventados)
• Realiza el cálculo de Accidentes de Trabajo y Enfermedades Profesionales
Anual en la Hoja 'Resumen Anual'. Utiliza para ello referencias 3D.
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5. Gráficos en Excel
5.1 Análisis de Gráficos en Excel
Para insertar Gráficos en Excel accedemos a la ficha Insertar de la cinta de
opciones.
Para crear un gráfico basta con 1) seleccionar los datos que deseamos colocar en
el gráfico y 2) seleccionamos el tipo de gráfico que deseamos desde la cinta de
opciones.
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• Datos: Cambiar entre filas y columnas y Seleccionar datos.
• Tipo de gráfico: Cambiar tipo de gráfico.
• Ubicación del gráfico: Mover gráfico.
Desde la ficha Formato podremos cambiar el estilo de las formas y el texto que
componen el gráfico.
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Ejercicio 8. Gráficos y líneas de tendencia
A partir de la tabla mostrada en la imagen crear un gráfico de dispersión.
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6. Fórmulas en Excel
6.1 Funciones Avanzadas en Excel. Funciones
Lógicas SI - Y - O
6.1.1 LA FUNCIÓN SI
La función SI es una función lógica que comprueba si se cumple una condición y
devuelve un valor si se evalúa como VERDADERO y otro valor si se evalúa como
FALSO.
Podemos hacer uso de ella mediante la opción de insertar función y usar el cuadro
de diálogo Argumentos de función.
Sin embargo, ahora queremos ampliar el uso de esta función y, para ello, vamos
a escribir directamente la función en la celda donde queremos que aparezca el
resultado. Debemos de tener en cuenta su estructura, dando especial atención a
cada uno de los símbolos utilizados.
La estructura es la siguiente:
=SI( Prueba_lógica ; Valor_verdadero ; Valor_falso )
• La prueba lógica es la condición que queremos evaluar.
• El valor si verdadero es el valor que aparecerá como resultado si se cumple
la condición
• El valor si falso es el valor que aparecerá si no se cumple.
Para la prueba lógica usamos los símbolos de comparación:
• > mayor que
• < menor que
• >= mayor o igual que
• <= menor o igual que
• <> distinto de
Así si deseamos evaluar si la nota de un alumno situada en la celda A1 está
aprobada (es mayor o igual a 5) escribiríamos lo siguiente en la celda donde
queremos que aparezca el resultado:
=SI( A1>=5 ; "Apto" ; "No Apto" )
El resultado será la palabra "Apto" si se cumple la condición y "No apto" si no se
cumple.
Importante: Cabe notar que al escribir estas palabras en la fórmula se han
utilizado comillas. Estas son necesarias siempre que utilicemos texto dentro de
una fórmula.
Podemos ampliar el uso de esta función teniendo en cuenta que podemos incluir
como argumento de la función SI otras funciones.
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6.1.2 FUNCIONES Y, O
Estas funciones permiten evaluar varias condiciones a la vez y son ideales para
utilizar en el primer argumento de la función SI.
A ambas funciones le podemos pasar varias pruebas lógicas como argumentos
separados por ";" (punto y coma).
Y( prueba_lógica1 ; prueba_lógica2 ; prueba_lógica3 ; ...)
O( prueba_lógica1 ; prueba_lógica2 ; prueba_lógica3 ; ...)
• La función Y devuelve como resultado VERDADERO si todos los
argumentos son VERDADEROS
• La función O devuelve como resultado VERDADERO si alguno de los
argumentos es VERDADERO
Veamos algunos ejemplos de uso de estas funciones junto con la función SI:
=SI( Y( A1>=7 ; A<9 ) ; "Notable" ; "otro" )
según este ejemplo si la celda A1 tiene un valor mayor o igual a 7 Y menor a 9
aparecerá como resultado la palabra "notable".
=SI( O( A1>=5 ; B1>=5 ) ; "Apto" ; "No apto" )
según este ejemplo si en la celda A1 O en la celda B1 aparece un valor superior o
igual a 5 el resultado será la palabra "Apto". Con que ocurra en alguno de los
casos se evalúa como VERDADERO
=SI( Y( A1>=5 ; B1>=5 ) ; "Apto" ; "No apto" )
según este ejemplo si en la celda A1 Y en la celda B1 aparece un valor superior o
igual a 5 el resultado será la palabra "Apto". Debe ocurrir en los dos casos para
ser evaluado como VERDADERO
6.1.3 SI ANIDADOS
En los argumentos Valor_verdadero y Valor_falso de la función SI también
podemos incluir cualquier función. Hasta incluso podemos incluir la función SI.
Esta idea es la que nos lleva a utilizar SI anidados, es decir un SI dentro de otro.
La estructura sería la siguiente:
=SI( Prueba_lógica1 ; Valor_Verdadero ; SI( Prueba_lógica2; Valor_Verdadero;
Valor_falso ))
En este caso hemos anidado un si dentro de otro, pero podríamos continuar con la
idea y anidar tantos como necesitáramos.
Al utilizar esta estructura podemos evaluar distintas situaciones en una misma
fórmula obteniendo el resultado apropiado para cada situación.
Por ejemplo, podríamos evaluar la nota de un alumno, pero no quedarnos sólo con
las situaciones de "aprobado" y "suspendido", sino evaluar los casos para "bien",
"notable", "sobresaliente", ...
Observa el siguiente ejercicio práctico:
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En este ejercicio para calcular las comisiones recibidas por cada uno de los
trabajadores se ha utilizado la función SI anidada.
=SI( C2>=2000 ;500; SI( C2>=1000 ; 200 ; 0 ))
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Ejercicio 9. Funciones Lógicas SI - Y - O
Con base en los datos de la siguiente tabla, completa las columnas
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6.2 Funciones Avanzadas en Excel. Función
BUSCARV – BUSCARH
6.2.1 FUNCIÓN BUSCARV
Esta función busca un valor específico en la primera columna de una tabla y
devuelve, de la misma fila, un valor de otra columna de dicha tabla.
Su estructura es la siguiente:
BUSCARV( valor_buscado ; matriz_buscar_en ;indicador_columnas ;
ordenado )
• Valor_buscado: Valor que se va a buscar en la primera columna de la tabla
• Matriz_buscar_en: Una tabla de dos o más columnas de datos.
• Indicador_columnas: Número de columna de matriz_buscar_en desde la cual
debe devolverse el valor coincidente.
• OrdenadoValorlógicoqueespecificasiBUSCARVvaabuscarunacoincidenciaexac
tao
o Si el valor es VERDADERO: si no localiza ninguna coincidencia
exacta, devolverá el siguiente valor. Para ello los valores de la
primera columna de matriz_buscar_en deben estar ordenados
ascendentemente.
o Si es FALSO: BUSCARV sólo buscará una coincidencia exacta.
Ejemplo de uso de esta función: Imaginemos las siguientes tablas:
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Descarga el archivo con este ejercicio: videoclub
En la tabla principal para conocer el título, género y precio de la película podemos
usar la función BUSCARV. Se tratará de buscar el código en la tabla inferior y que
nos devuelva el valor deseado.
Para el Título:
BUSCARV( A9 ; A23:D36 ; 2 ; FALSO )
Para el género:
BUSCARV( A9 ; A23:D36 ; 3 ; FALSO )
Para el Precio:
BUSCARV( A9 ; A23:D36 ; 4 ; FALSO )
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Ejercicio 10. Función BUSCARV
A partir de la base de datos que encontrarás en este archivo de Excel: México
Crea la siguiente tabla con los datos de los estados de la Región Geográfica del
Norte.
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6.3 Funciones Avanzadas en Excel. Funciones
SUMAR y CONTAR con condiciones
6.3.1 FUNCIÓN CONTAR.SI
La función CONTAR.SI cuenta el número de celdas dentro de un rango que
cumplen un criterio especificado por el usuario.
La sintaxis de la función CONTAR.SI es:
CONTAR.SI( rango ; criterio)
• rango El rango de celdas que se van a contar.
• criterios Condición que determina las celdas que se van a contar. Por
ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32, ">32", B4, "manzanas" o
"32".
El criterio debe ir entre comillas si no es un número o una referencia a celda.
NOTA: En los criterios se puede utilizar los caracteres comodín — signo de
interrogación (?) y asterisco (*) —. El signo de interrogación corresponde a un solo
carácter cualquiera y el asterisco equivale a cualquier secuencia de caracteres.
Por ejemplo, imagina que queremos contar la cantidad de comedias que hay en el
siguiente listado.
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CONTAR.SI.CONJUNTO( rango_criterio1; Criterio1 ; rango_criterio2; Criterio2;...)
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Excel Avanzado con ejercicios prácticos
6.3.7 FUNCIÓN PROMEDIO.SI
Función que calcula el promedio (media aritmética) de las celdas que cumplen un
determinado criterio. La manera de trabajar de esta función es muy similar a la
función SUMAR.SI.
Sintaxis de la función PROMEDIO.SI:
SUMAR.SI( rango ; Criterio ; rango_suma)
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Ejercicio 11. Funciones SUMAR.SI - CONTAR.SI
Descarga el archivo Empresa. Encontrarás una base de datos con los salarios de
los empleados de una empresa. A partir de esta base de datos, realiza los
cálculos que se detallan a continuación:
• Número total de empleados
• Número de Auxiliares administrativos
• Suma total de todos los totales percibidos
• Contar los totales percibidos que superan los 1.200 €
• Contar el número de jefes de cualquier tipo
• Suma de los totales percibidos por los jefes de oficina
• Promedio de las comisiones cobradas por empleados de Valencia
• Número de empleados que perciben alguna comisión
• Número de empleados de Madrid con más de 10 años de antigüedad
• Máximo total percibido por una mujer de Valencia
• Mínimo de años trabajados por un Aux. Administrativo de Madrid
• Número de empleados que cobran más que el salario medio
Si deseas practicar más el uso de estas funciones puedes descargar el siguiente
archivo: Contar.SI Sumar.SI
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6.4 Funciones Avanzadas en Excel. Funciones de
Texto
Repasemos en esta lección algunas funciones para trabajar con cadenas de texto.
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Ejemplo:
EXTRAE("TeFormas.com";3;6)
Resultado: "Formas"
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6.4.8 FUNCIÓN MAYUSC
Función que convierte una cadena de texto en mayúsculas
Sintaxis de la función:
MAYUSC(Texto)
Ejemplo:
MAYUSC("TeFormas.com")
Resultado: "TEFORMAS.COM"
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Excel Avanzado con ejercicios prácticos
TeFormas
.com
")
Resultado: "Te Formas.com"
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Ejercicio 12. Funciones de Texto
Disponemos de una tabla con un listado de películas en DVD.
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Excel Avanzado con ejercicios prácticos
6.5 Funciones Avanzadas en Excel. Funciones de
Fecha y hora
Repasemos en esta lección algunas funciones para trabajar con datos de tipo
fecha y hora.
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Excel Avanzado con ejercicios prácticos
Ejemplo:
DIA("07/11/2019")
Resultado: 7
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Excel Avanzado con ejercicios prácticos
6.6 Funciones Avanzadas en Excel. Funciones de
Bases de Datos
Existen en Excel una serie de funciones que nos permiten trabajar fácilmente con
Bases de datos.
En primer lugar, debemos tener en cuenta que consideramos una base de
datos en Excel a cualquier tabla que presente un listado de elementos o registros.
En la primera fila de esta tabla encontraremos el nombre de cada uno de los
campos o columnas.
Como todas las funciones de Bases de Datos trabajan de la misma manera,
explicamos el funcionamiento de BDSUMA.
Ejemplo:
Imagina que queremos sumar el precio de las películas infantiles que hay en el
siguiente listado.
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La función quedaría de la siguiente forma:
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Ejercicio 13. Funciones de Bases de Datos
Descarga el archivo Empresa. Encontrarás una base de datos con los salarios de
los empleados de una empresa. A partir de esta base de datos, realiza los
cálculos que se detallan a continuación:
• Número total de empleados
• Número de Auxiliares administrativos
• Suma total de todos los totales percibidos
• Contar los totales percibidos que superan los 1.200 €
• Contar el número de jefes de cualquier tipo
• Suma de los totales percibidos por los jefes de oficina
• Promedio de las comisiones cobradas por empleados de Valencia
• Número de empleados que perciben alguna comisión
• Número de empleados de Madrid con más de 10 años de antigüedad
• Máximo total percibido por una mujer de Valencia
• Mínimo de años trabajados por un Aux. Administrativo de Madrid
• Número de empleados que cobran más que el salario medio
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6.7 Auditoría de fórmulas en Excel
En Excel encontramos una serie de herramientas que nos permiten comprobar el
funcionamiento de las fórmulas que hayamos utilizado en una hoja de cálculo.
Dichas herramientas se encuentran en el grupo de opciones "Auditoría de
fórmulas" de la ficha Fórmulas en la cinta de opciones.
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6.7.3 Rastrear dependientes
Con esta opción podemos mostrar las celdas que contienen fórmulas que
dependen de una determinada celda.
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6.7.5 Evaluar Fórmula
Con esta herramienta podremos evaluar cada una de las operaciones que forman
parte de nuestra fórmula. De esta forma se facilitará la búsqueda y reso lución de
errores en las fórmulas.
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#¡NULO!: Hemos utilizado incorrectamente un rango en una función.
Ejemplo:
=SUMA(A1 A5)
#¡REF!: Este error aparece cuando en una fórmula hacemos referencia a una
celda que ya no existe, normalmente por haber sido eliminada.
#¡NUM!: Excel no puede mostrar un resultado que supera sus límites de cálculo
Ejemplo:
=1000^1000
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7. Bases de datos en Excel
7.1 Obtener datos externos en Excel
En muchas ocasiones deseamos importar a Excel datos de una fuente externa,
como una base de datos que manejemos en otro programa. Esto nos permitirá
tratar y analizar esa información en una hoja de cálculo.
Excel dispone de una herramienta para obtener datos externos en la ficha Datos
de la cinta de opciones.
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Excel Avanzado con ejercicios prácticos
Excel nos permite importar archivos de texto de este estilo. Acudimos a la opción
Obtener y transformar datos Desde el texto/CSV
Nos aparecerá una ventana con las opciones para obtener los datos desde el
archivo de texto. Además, nos ofrece la posibilidad de transformar dichos datos
desde el Editor de Power Query.
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Excel Avanzado con ejercicios prácticos
De esta manera hemos importado los datos a nuestra hoja de datos. Pero, al
mismo tiempo, se habrá establecido una conexión con el archivo donde se
encuentran los datos almacenados. Podemos visualizar los datos de la conexión
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Excel Avanzado con ejercicios prácticos
desde la ficha Datos entre las opciones de Consultas y conexiones. Al mismo
tiempo, si pulsamos en la opción "Actualizar todo" podemos ver reflejado cualquier
cambio que se efectúe en el archivo de texto original.
Para trabajar con estos archivos de texto o archivos XML en Excel, también
podemos acceder al menú archivo, opción Abrir y buscar el fichero. En el caso de
los archivos de tipo texto, nos aparecerá un asistente que nos permitirá importar
los datos.
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Excel Avanzado con ejercicios prácticos
7.2 Bases de datos en Excel. Ordenar y Filtrar
Comentaremos a continuación algunas herramientas de las que disponemos en
Excel para trabajar con listas o bases de datos.
En primer lugar, debemos tener en cuenta que consideramos una base de
datos en Excel a cualquier tabla que presente un listado de elementos o registros.
En la primera fila de esta tabla encontraremos el nombre de cada uno de los
campos o columnas.
Por ejemplo:
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Excel Avanzado con ejercicios prácticos
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Excel Avanzado con ejercicios prácticos
En cada uno de los encabezados de las columnas aparecerá una flecha que nos
permite acceder a un menú asociado a cada una de las columnas. Desde este
menú podremos ordenar los datos y filtrarlos. Podemos filtrar los
datos seleccionando aquellos que deseamos visualizar o eligiendo entre los
distintos filtros (diferentes dependiendo del tipo de datos de la columna) que nos
permiten definir condiciones más complejas.
A este respecto caben destacar las condiciones que podemos poner para filtrar
por un campo de tipo fecha:
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Excel Avanzado con ejercicios prácticos
7.3 Bases de datos en Excel. Filtros Avanzados
Entre las opciones "Ordenar y filtrar" de la ficha Datos en la cinta de opciones,
tenemos una herramienta que nos permite realizar filtros avanzados.
Estos filtros funcionan con "Rango de criterios". Se trata de una tabla que incluirá
los encabezados de las columnas por las que queremos filtrar y las condiciones de
filtrado.
Ejemplo:
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7.4 Bases de datos en Excel. Cálculo de Subtotales
Otra opción interesante para las bases de datos en Excel es el cálculo de
subtotales. Esta opción nos permite agrupar los datos de la tabla por un campo y
definir subtotales para cada uno de los elementos de ese campo.
Accedemos al cuadro de diálogo Subtotales desde el icono de la ficha datos en la
cinta de opciones.
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Excel Avanzado con ejercicios prácticos
Como se puede observar se agrupan los datos por sexo y se calcula la suma de
las cuotas pagadas para cada sexo.
Además, a la izquierda de la hoja de cálculo coloca controles adic ionales que son
útiles para ocultar o mostrar los grupos de datos.
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Excel Avanzado con ejercicios prácticos
Ejercicio 14. Cálculo de Subtotales
A partir de la base de datos que encontrarás en este archivo realiza los siguientes
Cálculos de subtotales
• Cantidad de personas por departamento.
• Cantidad de personas por delegación.
• Suma y promedio de sueldo por departamento.
• Sueldo más alto por cargo.
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Excel Avanzado con ejercicios prácticos
7.5 Tablas dinámicas en Excel
Por último, haremos una breve introducción al uso de las tablas dinámicas. Esta
opción la encontramos en la ficha Insertar de la cinta de opciones.
Una tabla dinámica nos permite resumir los datos de la tabla y organizarlos de
tal manera que sea más sencillo su estudio. Cuando pulsamos en la opción
indicada nos aparece una nueva hoja de cálculo y distintas opciones para trabajar
con las tablas dinámicas. Entre estas opciones observaremos un panel en la
parte derecha de la ventana.
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Excel Avanzado con ejercicios prácticos
Elegiremos los campos que se desean agregar al informe. Y podremos definir la
tabla dinámica indicando qué campos van a aparecer como rótulos de columnas,
rótulos de fila y valores.
Por ejemplo:
Esta tabla se puede modificar cambiando los campos elegidos o su posición como
rótulo de fila, columna o valores.
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Excel Avanzado con ejercicios prácticos
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Excel Avanzado con ejercicios prácticos
Otro elemento que también nos permitirá filtrar por un campo de tipo fecha es la
"Escala de tiempo", disponible en la misma ficha de la cinta de opciones.
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Excel Avanzado con ejercicios prácticos
Por otra parte, podríamos realizar un gráfico a partir de la tabla dinámica. Aunque
podríamos realizarlo de la misma manera que cualquier otro gráfico, se creará
un gráfico dinámico con opciones muy similares a las tablas dinámicas.
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Excel Avanzado con ejercicios prácticos
Ejercicio 15. Tablas dinámicas
A partir de la base de datos que encontrarás en este archivo Tablas dinámicas
Facturas, realiza los siguientes informes de tablas dinámicas:
1. Número de facturas realizadas por provincia y tipo de pago y su coste total.
2. Las cinco facturas con un coste total más bajo. Mostrad el tipo de producto
vendido.
3. Mostrar por provincia en qué años se han vendido más de 50 unidades por un
total inferior a 1000€.
4. Ventas totales y cantidades pedidas del producto por provincia y año. Puedes
crear una segmentación de datos para hacer por años.
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5. ¿Cuál ha sido las ventas más altas de cada comercial por provincia y año?
Puedes crear una segmentación de datos para filtrar por años. Crea también
un gráfico dinámico.
6. Importe total y número de facturas para cada uno de los productos. Agrupar
por cantidad de productos pedidos en la factura.
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Excel Avanzado con ejercicios prácticos
9. Diferencia de las ventas (campos total y cantidad) de cada año con respecto
al año anterior. Agrupado por provincias
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10. Porcentajes de ventas de cada producto por comunidad autónoma. Agrupar
los datos de Castellón, Valencia y Alicante.
11. Mostrar las facturas del primer trimestre del 2008 de cada comercia l
agrupadas por Tipo de Pago. Clasificar las facturas de menor a mayor.
Puedes usar una escala de tiempo para realizar el filtrado.
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Excel Avanzado con ejercicios prácticos
13. Mostrar el total, IVA y cantidad descontada de las facturas 100 al 109.
14. Realiza la siguiente tabla dinámica para mostrar las ventas de productos por
provincia. Deberás añadir un elemento calculado para añadir la Comunidad
Valenciana (a partir de los datos de Valencia, Castellón y Alicante).
15. Crea la siguiente tabla dinámica para mostrar las ventas y comisiones de
cada comercial por el tipo de producto vendido. Crea dos elementos
calculados para obtener las comisiones (son el 8% de las ventas).
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Excel Avanzado con ejercicios prácticos
Ejercicio 16. Tablas dinámicas
A partir de la base de datos que encontrarás en este archivo: "Empresa" , realiza
los siguientes informes de tablas dinámicas:
• Porcentaje de hombres y mujeres por Ciudad.
• Porcentaje de hombres y mujeres por Categoría Profesional.
• Contratados en Barcelona en el 2010.
• Los tres trabajadores con mayor salario de cada ciudad.
• La ciudad con más trabajadores que sean jefes.
• El máximo cobrado por cada categoría profesional en cada ciudad.
• Porcentaje de comisiones recibidas por trabajadores de Valencia y Barcelona
con respecto a los de Madrid.
• Porcentaje de salarios por sexo y ciudad.
• Diferencia de salario de cada nivel salarial con respecto al nivel 1 (mostrar el
resultado por ciudad y sexo)
• Calcula y muestra el plus por antigüedad. Los trabajadores que están más de
10 años en la empresa cobran 10 € por año trabajado.
• Muestra el total percibido por categoría y ciudad. Crea un elemento calculado
para agrupar a los administrativos.
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7.6 Bases de datos en Excel. Combinar
correspondencia en Word
La idea de combinar correspondencia es poder combinar los datos de una tabla
o base de datos con un documento en Word. De esta manera podemos generar
documentos con los datos de cada uno de los elementos de la tabla.
Word tiene disponible un asistente que nos guiará paso a paso con la combinación
de correspondencia. Tenemos acceso a dicho asistente desde el icono "Iniciar
combinación de correspondencia" desde la cinta de opciones "Correspondencia".
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Excel Avanzado con ejercicios prácticos
Podemos escribir cartas (podemos usar esta opción para cualquier tipo de
documento), mensajes de correo electrónico, sobres, etiquetas de direcciones o
un sólo documento con una lista de direcciones
Paso 2: Seleccionar el documento inicial
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Paso 3: Seleccionar los destinatarios
Debemos seleccionar la lista o tabla donde están los datos con los que que remos
combinar nuestro documento. Podemos utilizar una lista existente (por ejemplo,
una tabla escrita en Excel) o escribir la lista en este momento.
Ejemplo de tabla en Excel:
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Excel Avanzado con ejercicios prácticos
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Excel Avanzado con ejercicios prácticos
Este es el paso más importante. Debemos escribir el documento e indicar en qué
sitios deben aparecer datos combinados de nuestra tabla de elementos.
Para ello, colocaremos el cursor en el lugar del documento que necesitamos que
aparezca alguno de estos elementos, pulsaremos en la opción "Más elementos..."
del panel derecho y elegiremos el elemento a insertar.
El documento nos quedará de esta manera. En los lugares que debe aparecer
algún dato combinado nos aparecerá el nombre del campo (el encabezado que
indicamos en nuestra tabla de datos)
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Excel Avanzado con ejercicios prácticos
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Paso 5: Vista previa de las cartas
En este paso se nos permite ver cómo van a quedar las cartas con los datos
combinados. Podemos cambiar de destinatario para ver cómo quedaran en cada
uno de los casos.
También podemos realizar esta acción desde el grupo de opciones "Vista previa
de resultados" de la cinta de opciones Combinar.
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Excel Avanzado con ejercicios prácticos
Paso 6: Completar la combinación
Por último, podemos imprimir los resultados o editar las cartas individuales para
guardar un archivo con el resultado de la combinación de corresponden cia.
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Excel Avanzado con ejercicios prácticos
8. Herramientas de datos en Excel
8.1 Buscar Objetivo en Excel
La herramienta buscar objetivo en Excel permite encontrar el resultado deseado
en una fórmula ajustando una de las variables usadas en dicha fórmula. Es decir,
tenemos claro el resultado que queremos conseguir y queremos conocer cual es el
valor de entrada necesario para alcanzar dicho objetivo.
Quedará un poco más claro con un ejemplo. Imaginemos el siguiente caso
sencillo:
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Ejercicio 17. Buscar Objetivo
Dada la esta tabla en Excel:
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8.2 Herramienta Solver en Excel
En primer lugar, tendremos que cargar este complemento de Excel puesto que,
por defecto, la herramienta solver no está disponible en el programa.
Accedemos a las opciones del programa y al apartado complementos:
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Excel Avanzado con ejercicios prácticos
En primer lugar, establecemos la celda objetivo (en nuestro caso E12) y las celdas
variables (en nuestro caso E9:E10, es decir, el número de televisores y equipos de
sonido fabricados). Además, nuestro objetivo es conseguir el máximo de
productividad.
Y agregamos las restricciones que se nos han planteado tal y como se puede
observar en la imagen.
Finalmente, sólo tendremos que elegir el método de resolución (en nuestro caso
Simplex LP, puesto que se trata de un problema lineal) y pulsar el botón Resolver.
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Excel Avanzado con ejercicios prácticos
Ejercicio 18. Solver
Cada empleado en una empresa trabaja cinco días consecutivos y dispone de dos
días de descanso. Se desea confeccionar un horario adecuado, de manera que la
empresa cuente con personal suficiente en cada momento, minimizando los costos
salariales.
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9. Herramientas del programador en Excel
9.1 Grabar macros en Excel
Antes de explicar cómo grabar macros en Excel, añadiremos una ficha a la cinta
de opciones que nos permitirá trabajar con macros y formularios. Se trata de la
ficha Programador.
Si usamos la versión de Excel 2007 podemos añadir dicha ficha desde las
opciones del programa \ Más frecuentes
Si se trata de una versión más actual añadiremos la ficha desde las opciones del
programa \ Personalizar cinta de opciones.
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También podemos agregar la macro a la barra de herramientas de acceso rápido o
a la cinta de opciones. Esto último sólo está disponible en las versiones
posteriores a Excel 2007.
Podéis revisar la lección 1.1 Personalizar cinta de opciones de Excel de este curso
para recordar cómo personalizar la cinta de opciones y la barra de herramientas
de acceso rápido.
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Ejercicio 19. Macros
En una tienda disponen de esta plantilla para realizar las facturas:
Puesto que esta tarea se realiza repetidamente, cread una macro que lo haga de
manera automática.
Dicha macro debe:
• Insertar una fila en la parte superior de la tabla.
• Copiar los datos de la factura a la tabla: Fecha, Cliente, NIF e Importe.
• Borrar los datos de la factura
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9.2 Formularios en Excel
Los formularios en Excel nos permiten añadir datos a nuestra hoja de cálculo de
manera fácil y organizada. De esta manera se minimizan los errores a la hora de
introducir los datos.
Los formularios tienen una estructura y diseño que nos recuerda a los formularios
impresos en papel. Están compuestos por controles, objetos que permiten la
introducción o edición de datos por parte del usuario.
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Los controles de formulario son más fáciles de configurar que los controles
ActiveX. Una vez dibujados en nuestra hoja de cálculo, accedemos al formato del
control desde la opción Propiedades en la cinta de opciones Programador (grupo
de opciones Controles) o pulsando con el botón derecho sobre el control.
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Ejercicio 20. Formularios
Crear un formulario como se muestra en la imagen para rellenar la tabla.
Asociar una macro al botón añadir de tal forma que se inserte una fila en la tabla.
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