Procedimiento para El Manejo y Control de Cajas Menores

PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO Y CONTROL DEL FONDO DE LA
CAJA MENOR
OBJETIVO
La compañía establece los fondos de caja menor para cancelar aquellos gastos de
funcionamiento, que por razón de su cuantía y/o urgencia, no es posible comprarlos y
cancelarlos por el área de compras y contable dentro del proceso normal de la
compañía.
DISPOSICIONES GENERALES
1. La creación del fondo de Caja Menor para cada operación y/o área, deberá tener la
aprobación de la Gerencia General y la Dirección Administrativa y Financiera, donde,
previo análisis de su pertinencia y cuantía de los gastos a realizar, se determinará el
monto inicial del fondo.
2. El monto de todas las cajas menores, se entregará en tarjetas débitos + efectivas del
banco de Bogotá
3. El Director de operaciones debe informar al área Administrativa y financiera, el

nombre e identificación de la persona responsable de la caja menor y se dejará
constancia en el perfil del cargo la responsabilidad de estos recursos.
4. Los pagos por concepto de servicios y compras a través de estos fondos, no podrán
superar el monto establecido por la cñía según la política de gastos.
5. Las facturas de soporte de gastos, servicios o compras, deben cumplir los requisitos
mínimos legales y estar a nombre de la compañía.
6. Es responsabilidad de quien efectúa la compra o pago del servicio en nombre de la

compañía, realizar la retención en la fuente, cuando ésta sea procedente.
7. El servicio de transporte en taxi, se debe realizar con proveedores definidos y/o

autorizados por la cñia
8. Todos los gastos que no generen factura deben estar soportados en cuenta de cobro
y/o formato de RUT del prestador del servicio.
9. Con la Caja Menor solamente se podrán realizar pagos indicados en la política de

gastos, tales como: Transportes urbanos, alimentación (refrigerios, almuerzos) y
aquellos que dada su importancia y urgencia sean autorizados expresamente por el jefe
directo o por la dirección de operaciones y/o administrativa y financiera
10. Del monto total del fondo de Caja Menor, la persona asignada podrá autorizar
recibos hasta por la suma de cien mil pesos ($100.000) M/cte., gastos que superen este
monto serán autorizados por la dirección de operaciones y/o administrativa y financiera
11.. Cuando haya utilizado preferiblemente el 50% de la caja menor, diligencie la

legalización de los gastos en la ‘Planilla Legalización Caja Menor’ para su reembolso
correspondiente
Nota: la fecha de los soportes debe estar dentro del período de legalización de la caja
menor.
12. Para el caso de las operaciones los coordinadores deberán realizar rutinas de control a
las cajas menores, al menos un aleatorio mensualmente y deberán remitir constancia del
mismo, al área administrativa y financiera
13.Por controles de la compañía, se realizarán arqueos a la caja menor, con la frecuencia

que la dirección administrativa y financiera lo defina.
De estos arqueos deberán dejar registro, acta o cualquier otro mecanismo como evidencia
del mismo.
14. La caja menor debe legalizarse 100% a más tardar en el área contable, el 2do día hábil
de cada mes.
15. No se realizará reembolso de caja menor, si el responsable de la caja menor no está al

día en la legalización de la misma.
Nota: La Gerencia General y la Dirección Administrativa y Financiera, evaluaran la

pertinencia de tener las cajas menores en funcionamiento.
2. FUNCIONAMIENTO DE LA CAJA MENOR
2.1 El director administrativo y financiero elabora acta de entrega de caja menor, en

la cual se indicarán los siguientes aspectos:
- Cuantía asignada por operación/área

- Cargo y nombre del colaborador asignado como responsable de su manejo
- No de Tarjeta + efectiva asignada
Los recursos de las cajas
menores serán administrados por
el empleado asignado
3. RESPONSABILIDADES EN EL MANEJO DE LA CAJA MENOR
3.1 Si el colaborador que tiene a cargo la caja menor por algún motivo. (vacaciones,
licencia o retiro definitivo) deberá entregar el arqueo de su caja al jefe inmediato o
personal asignado por la cñia y dejar legalizados gastos antes de retirarse de la compañía.
El empleado responsable de una

caja menor es el único
autorizado para recibir,
3.2 El colaborador responsable de una caja menor es el único autorizado para recibir,
guardar, custodiar el dinero y entender sus pagos y reembolsos, cualquier
novedad que se presente deberá notificarla al jefe inmediato, coordinador, dirección y área
os administrativa y financiera.
El responsable de la caja
menor deberá velar por que
siempre haya fondos
3.3 El responsable de la caja menor deberá velar por que siempre haya fondos
disponibles, teniendo en cuenta el tiempo estimado para el reembolso (5 a 8 días
Aproximadamente)
3.4. Los responsables de las cajas menores, no pueden entregar dinero sin el debido
recibo o soporte, así como tampoco pueden realizar autopréstamos.
4. PROHIBICIONES
Se prohíbe efectuar préstamos de carácter personal o a los trabajadores, y a terceros con
recursos de este Fondo

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3. El Director de operaciones debe informar al área Administrativa y financiera, el

6. Es responsabilidad de quien efectúa la compra o pago del servicio en nombre de la

7. El servicio de transporte en taxi, se debe realizar con proveedores definidos y/o

9. Con la Caja Menor solamente se podrán realizar pagos indicados en la política de

11.. Cuando haya utilizado preferiblemente el 50% de la caja menor, diligencie la

13.Por controles de la compañía, se realizarán arqueos a la caja menor, con la frecuencia

15. No se realizará reembolso de caja menor, si el responsable de la caja menor no está al

Nota: La Gerencia General y la Dirección Administrativa y Financiera, evaluaran la

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