Manual Instructivo - Excel Intermedio

CONTENIDO
1. FORMATO DE TABLAS........................................................................................................................4
1.1 Descripción general de las tablas de Excel.........................................................................................4
1.2 Insertar la fila total.............................................................................................................................6
1.3 Crear una segmentación de datos para filtrar datos..........................................................................8
2. FORMATO CONDICIONAL............................................................................................................10
2.1 Resaltar valores duplicados con color..............................................................................................11
2.2 Ordenar por color.............................................................................................................................12
2.3 Resaltar los 10 elementos superiores de un rango...........................................................................13
2.4 Mostrar varianzas con barras de datos.............................................................................................14
2.5 Mostrar varianzas con escalas de colores.........................................................................................17
2.6 Dar formato a filas alternas en una tabla.........................................................................................18
3. FUNCIONES CONDICIONALES...................................................................................................20
3.1 Función Lógica Si..............................................................................................................................20
3.2 Usar SI con las funciones Y, O y NO..................................................................................................22
4. FUNCION DE BUSQUEDA............................................................................................................28
4.1 Función BUSCARV.............................................................................................................................28
4.2 Función BUSCARV con dos o más criterios de búsqueda..................................................................32
4.2 Función Índice y Coincidir.................................................................................................................37
4.3 Función INDICE Y COINCIR en fila y columna....................................................................................40
5. FUNCIONES DE TEXTOS.............................................................................................................41
5.1 Función CONCATENAR......................................................................................................................43
5.2 Función ENCONTRAR........................................................................................................................45
5.3 Diferencia entre ENCONTRAR y HALLAR...........................................................................................46
5.4 Función EXTRAE................................................................................................................................48
5.5 Función LARGO.................................................................................................................................49
5.6 Función REEMPLAZAR......................................................................................................................51
5.7 Función SUSTITUIR...........................................................................................................................51
5.8 Función DERECHA.............................................................................................................................52
5.9 Función IZQUIERDA..........................................................................................................................53
6. FUNCION FECHA, AGRUPAMIENTO, FILTROS AVANZADOS..........................................55
6.1 Función Fecha...................................................................................................................................55
2
6.2 Función SIFECHA...............................................................................................................................57
6.3 Agrupamientos / Esquemas..............................................................................................................60
a. Como crear un esquema en fila.........................................................................................................61
b. Como crear un esquema en columnas..............................................................................................65
c. Aplicar un esquema a los datos manualmente...................................................................................66
d. Mostrar u ocultar esquemas.............................................................................................................69
e. Pasos para personalizar un esquema con estilo................................................................................70
f. Copiar datos esquematizados............................................................................................................72
g. Oculta o quitar esquemas..................................................................................................................72
h. Crear un informe de resumen con gráfico.........................................................................................73
i. Filtros avanzados............................................................................................................................76
7. FUNCIONES BASES DE DATOS.......................................................................................................89
7.1 Lista despegable...............................................................................................................................89
7.2 Validación de datos..........................................................................................................................92
7.3 Funciones Bases de datos...............................................................................................................102
a. Función BDPROMEDIO.................................................................................................................103
b. Función BDCONTAR..........................................................................................................................112
c. Función BDCONTARA........................................................................................................................113
d. Función BDEXTRAER.........................................................................................................................122
e. Función BDMAX................................................................................................................................124
f. Función DBMIN.................................................................................................................................126
g. Función BDPRODUCTO.....................................................................................................................128
h. Función BDDESVEST.........................................................................................................................130
i. Función BDDESVESTP........................................................................................................................131
j. Función BDSUMA..............................................................................................................................133
k. Función BDVAR.................................................................................................................................135
l. Función BDVARP................................................................................................................................137
7.4 Protección de datos........................................................................................................................139
a. Proteger celdas o rango de celdas....................................................................................................139
b. Proteger una hoja de Excel...........................................................................................................139
c. Bloquear o desbloquear áreas específicas de una hoja de cálculo protegida...............................140
8. TABLAS DINAMICAS.......................................................................................................................148
2
8.1 Forma de trabajar con una tabla dinámica.....................................................................................150
8.2 Crear una tabla dinámica................................................................................................................151
9. MACROS.........................................................................................................................................153
9.1 Como crear macros........................................................................................................................153
9.2 Como grabar una macro.................................................................................................................154
9.3 Trabajar con macros grabadas en Excel..........................................................................................156
2
1. FORMATO DE TABLAS
1.1 Descripción general de las tablas de Excel
Para facilitar la administración y el análisis de un grupo de datos relacionados, puede convertir un

intervalo de celdas en una tabla de Excel (anteriormente conocida como lista de Excel).
Puede crear todas las tablas que desee en una hoja de cálculo.
Para crear rápidamente una tabla en Excel, haga lo siguiente:
1. Seleccione la celda o el rango en los datos.

2. Seleccione Inicio > Dar formato como tabla.
3. Elija un estilo de tabla.
4. En el cuadro de diálogo dar formato como tabla, seleccione la casilla junto a mi tabla
como encabezados si desea que la primera fila del rango sea la fila de encabezado y, a
continuación, haga clic en Aceptar.
Excel tiene algunas características que le permiten trabajar de forma eficaz con los datos de la
tabla:
 Usar referencias estructuradas En lugar de usar referencias de celda, como A1 y

F1C1, puede usar referencias estructuradas que hagan referencia a nombres de tabla en
una fórmula. Para obtener más información, vea usar referencias estructuradas con tablas
de Excel.
 Garantizar la integridad de los datos. Puede usar la característica de validación de
datos integrada en Excel. Por ejemplo, puede elegir permitir únicamente números o fechas
en una columna de una tabla. Para obtener más información sobre cómo garantizar la
integridad de los datos, vea aplicar validación de datos a celdas.
2
Después de crear una tabla de Excel en la hoja de cálculo, puede agregar o quitar columnas y filas
de tabla fácilmente.
Puede usar el comando cambiar el tamaño en Excel para agregar filas y columnas a una tabla:
1. Haga clic en cualquier lugar de la tabla, y se muestra la opción de Herramientas de

tabla.
2. Haga clic en Diseño > cambiar el tamaño de la tabla.
3. Seleccione todo el rango de celdas que desea que su tabla incluye, comenzando por la
celda superior izquierda.
En el ejemplo siguiente, la tabla original abarca el rango A1: C5. Después de cambiar el
tamaño para agregar columnas de dos y tres filas, la tabla cubrirá el rango A1: E8.
2
Sugerencia: También puede hacer clic en Contraer diálogo para ocultar
temporalmente el cuadro de diálogo Cambiar el tamaño de tabla, seleccione el rango en
la hoja de cálculo y, a continuación, haga clic en Expandir diálogo .
4. Cuando haya seleccionado el rango que desee para la tabla, haga clic en Aceptar.
Después de crear una tabla de Excel, es posible que solo desee el estilo de tabla sin la
funcionalidad de la tabla. Para dejar de trabajar con los datos en una tabla sin perder ningún
formato de estilo de tabla que haya aplicado, puede convertir la tabla en un rango normal de datos
en la hoja de cálculo.
Importante: Para completar correctamente este procedimiento, primero debe haber creado una
tabla de Excel. Para obtener más información, vea crear o eliminar una tabla de Excel.
1. Haga clic en cualquier lugar de la tabla y, a continuación, vaya a herramientas de

tabla > diseño en la cinta de opciones. En un equipo Mac, vaya a la pestaña tabla.
2. En el grupo herramientas, haga clic en convertir en rango.
1.2 Insertar la fila total.
Para agregar totales a una tabla, seleccione la casilla Fila de total en la pestaña Diseño. También
puede agregar una función desde el desplegable de la fila de total.
1. Seleccione una celda en una tabla.

2. Seleccione Diseño > Fila de totales.
2
3. La fila de total se agregará en la parte inferior de la tabla.
Nota: Para agregar una fila nueva, desactive la casilla Fila de total, agregue la fila y, después,
vuelva a activar la casilla Fila de total.
4. En el desplegable de la fila de total, puede seleccionar una función, como Promedio,

Contar, Contar números, Máx, Mín, Suma, Desvest y Var, entre otras.
2
1.3 Crear una segmentación de datos para filtrar datos
1. Haga clic en cualquier lugar de la tabla o tabla dinámica.

2. En la pestaña Inicio, vaya a Insertar > segmentación de datos.
3. En el cuadro de diálogo Insertar segmentaciones de datos, seleccione las casillas de los

campos que desea mostrar y, a continuación, seleccione Aceptar.
4. Se creará una segmentación de datos para cada campo seleccionado. Al hacer clic en
cualquiera de los botones de segmentación de datos, ese filtro se aplicará automáticamente a la
tabla vinculada o tabla dinámica.
Notas:
 Para seleccionar más de un elemento, mantenga presionada la tecla CTRL y, después,
seleccione los elementos que quiera mostrar.
 Para borrar los filtros de una segmentación de datos, seleccione Borrar filtro en la
segmentación de datos.
5. Puede ajustar las preferencias de segmentación de datos en la pestaña Segmentación de datos

(en versiones más recientes de Excel) o en la pestaña Diseño (Excel 2016 versiones anteriores) en
la cinta de opciones.
Nota: Seleccione y mantenga presionada la esquina de una segmentación para ajustar y cambiar

su tamaño.
6. Si desea conectar una segmentación de datos a más de una tabla dinámica, vaya a
Segmentación de datos > ReportConnections > active las tablas dinámicas que desea incluir y, a
continuación, seleccione Aceptar.
Nota: Las segmentaciones de datos solo se pueden conectar a tablas dinámicas que comparten el
mismo origen de datos.
Componentes de segmentación de datos
Una segmentación de datos generalmente incluye los siguientes componentes:
2
1. Un encabezado de segmentación de datos indica la
categoría de los elementos que contiene.
2. Un botón de filtrado que no está activado indica que el

elemento no está incluido en el filtro.
3. Un botón de filtrado que está activado indica que el

elemento está incluido en el filtro.
4. Un botón Borrar filtro quita el filtro mediante la

selección de todos los elementos de la segmentación de
datos.
5. Una barra de desplazamiento permite desplazarse cuando

hay más datos de los que pueden verse actualmente en la
6. Los controles para mover y cambiar el tamaño de los

bordes permiten cambiar el tamaño y la ubicación de la
1.4 Funciones de Español a Ingles
Si la traducción se va a hacer en un archivo de Excel de Microsoft, debes abrir el archivo.
1. Debes escribir el texto en una de las celdas, vamos a suponer que es la A2.
2. Ingresa en el menú a la opción ‘Revisar’ y luego elige la opción ‘Traducir’.
3. Se abrirá una opción con una lista de idiomas en la que podrás elegir la que necesites y
así traducirás el texto.
Por el contrario, si la traducción se va a hacer desde las hojas de cálculo en la web

(GoogleSheet), es necesario abrir un nuevo archivo en Google.
1. Elige alguna de las celdas y escribe el texto original en inglés. Vamos a suponer que la
celda es la B1.
2. En la siguiente celda escribe la fórmula: =GOOGLETRANSLATE(B1, “en”, “es”)
2
3. Presiona la tecla ‘Enter’ y de forma automática verás la traducción del texto al
español.
Google Translator se integra en las hojas de cálculo de Google Drive mediante una fórmula,
y la propia aplicación de hoja de cálculos te irá ayudando. Lo primero que tienes que hacer
es empezar a escribir la fórmula =GoogleTranslate en la celda donde quieres que te aparezca
la traducción, y verás que en la parte inferior te sale ya una sugerencia. Pulsa sobre la sugerencia
para que Google te vaya guiando por el proceso.
A continuación tienes que abrir paréntesis y escribir dentro los elementos de la fórmula. Vendría
a quedar algo así: =GoogleTranslate("textoatraducir"; "idiomadetexto";
"idiomaalquetraducir"). En el primer elemento, el de textoatraducir, tienes que poner la
dirección de la celda que tenga el texto que quieres traducir en la celda donde debe aparecer el
traducido.
El número y letra que conforman la dirección de la celda a traducir lo puedes escribir a mano, B4
en nuestro caso, pero también puedes hacerlo automáticamente. Para ello, cuando
escribas =GoogleTranslate (haz click en la celda a traducir justo después de abrir el
2
paréntesis, y Google Sheets añadirá automáticamente su dirección a la fórmula. Escribe un punto
y coma después de la dirección para seguir con el próximo paso.
Otros idiomas que puedes utilizar son:
 ES: Español, como te hemos dicho.

 EN: Inglés, como también hacemos en el ejemplo.
 ZH: Chino
 HI: Indi
 AR: Árabe
 PT: Portugués
 IT: Italiano
 TL: Tagalog
2
 RU: Ruso
 JA: Japonés
 KO: Coreano
 GE: Alemán
 FR: Francés
 VI: Vietnamita
 AUTO: Detecta el idioma automáticamente
2
2. FORMATO CONDICIONAL
El formato condicional le permite aplicar colores en las celdas que corresponden a condiciones
específicas, como valores duplicados o que cumplan criterios específicos, por ejemplo, "mayor
que 100" o "igual a Ingresos". Hay opciones para resaltar reglas de celdas y configurar reglas
superiores e inferiores. También puede mostrar la clasificación de celdas individuales
comparadas con un rango de valores con barras de datos, escalas de colores y conjuntos de
iconos. El formato condicional es dinámico, lo que significa que se ajustará automáticamente a
medida que cambien los valores.
Opciones de formato condicional Formato condicional con escalas de colores
2
Nota: Antes de Excel 2007, las reglas de formato condicional debían crearse con una fórmula y
solo se admitían tres niveles. A partir de Excel 2007, el formato condicional tiene un gran
número de reglas predefinidas que pueden aplicarse fácilmente y que admiten hasta 64 niveles. Si
se encuentra ante un caso de formato que no se puede crear con los formatos condicionales
predefinidos, puede usar una fórmula para aplicar formato condicional.
En este tema mostraremos varios métodos para aplicar algunas de estas reglas de formato
condicional predefinidas. Existen miles de combinaciones posibles, por lo que le recomendamos
experimentar con ellas hasta que encuentre la que mejor se adapte a sus necesidades. Además,
dedique un momento para pensar en su público, ya que algo demasiado complejo puede dificultar
la comprensión de lo que quiere expresar.
2.1 Resaltar valores duplicados con color
Siga los pasos a continuación para resaltar elementos duplicados en una columna de datos:
2
1. Seleccione el rango en el que necesita dar formato a valores duplicados con un color,
como en el ejemplo Nombre del empleado.
2. En la pestaña Inicio, haga clic en Formato condicional > Resaltar reglas de

celdas > Valores duplicados.
3. Seleccione un formato de la lista desplegable de opciones y, después, haga clic en Aceptar.
2
En el rango se mostrará el formato que resalta elementos duplicados en el color que ha elegido.
2.2 Ordenar por color
Mejore la búsqueda de duplicados ordenando la lista por colores. De esta forma, le resultará más
fácil aplicar cambios por lotes en los duplicados (por ejemplo, para eliminarlos).
Siga estos pasos:
1. Haga clic en cualquier lugar del rango de datos y, a continuación, en Datos>Ordenar o

filtrar>Ordenar.
2. Seleccione Nombre del empleado para la opción Ordenar por y elija el color de celda en la

lista desplegable Ordenar según, un color en Orden y En la parte superior en la última lista
desplegable. Haga clic en Aceptar para aplicar este formato.
La tabla ordenada agrupará los duplicados en la parte superior:
2.3 Resaltar los 10 elementos superiores de un rango
2
Con la opción 10 elementos superiores podrá identificar rápidamente los mejores resultados de
un rango (por ejemplo, los mejores 10 clientes de una lista según una clasificación). De forma
similar, también puede seleccionar las opciones 10 elementos inferiores, 10 % superiores o
inferiores, o Por encima o debajo de la media. Después de especificar una regla, puede
cambiar el valor de los 10 elementos superiores a cualquier valor que necesite.
Siga los pasos a continuación para descubrir cómo resaltar los 10 rendimientos de los ingresos
superiores.
1. Seleccione el rango donde quiera aplicar el formato. En la ilustración anterior, hemos

seleccionado la columna Ingresos.
2. En la pestaña Inicio, haga clic en Formato condicional > Reglas superiores e

inferiores > 10 elementos superiores.
2
3. Después, puede ajustar el número de opciones que quiera hacia arriba o hacia abajo, así
como el color de relleno.
2.4 Mostrar varianzas con barras de datos
Al usar el formato condicional para mostrar las barras de datos, Excel dibuja una barra en cada
celda, cuya longitud se corresponde con el valor de la celda en relación con el resto de las celdas
del rango seleccionado.
Siga los pasos a continuación para conocer un ejemplo paso a paso.
1. Seleccione el rango donde quiera aplicar formato. En la ilustración anterior, hemos

seleccionado la columna Ingresos.
2. En la pestaña Inicio, haga clic en Formato condicional > Barras de datos. A continuación,

seleccione el estilo Degradado o Relleno sólido, según prefiera.
2
3. Para ordenar la lista después de aplicar las barras de datos, solo tiene que seleccionar la
columna. A continuación, en la pestaña Datos, haga clic en Ordenar y filtrar, y elija la
opción o para ordenar con orden ascendente o descendente.
c. Resaltar valores positivos, neutros y negativos con conjuntos de iconos

Use un conjunto de iconos para indicar de forma visual dónde se encuentran los valores en
determinados rangos de una escala de números o porcentajes. En esta sección, comparamos el
rendimiento regional de un estándar con iconos de positivo , neutro y negativo .
Siga los pasos que se indican a continuación para saber cómo hacerlo.
2
1. Seleccione el rango donde quiera aplicar el formato.
2. En la pestaña Inicio, haga clic en Formato condicional > Conjuntos de iconos. A

continuación, seleccione el estilo del conjunto de iconos que prefiera.
3. Excel intentará interpretar los datos y aplicará el formato en consecuencia. Si quiere

cambiarlo, vaya a la pestaña Inicio y haga clic en Formato condicional > Administrar reglas.
A continuación, seleccione Regla de conjunto de iconos > Editar regla. Después, ajuste la
sección “Mostrar cada icono según estas reglas”. En este caso, configuramos la regla para que
cualquier valor superior a 45 000 sea positivo, cualquier valor entre 40 000 y 45 000 sea neutro, y
cualquier valor inferior a 40 000 sea negativo.
2
2.5 Mostrar varianzas con escalas de colores
Si usa escalas de colores, puede resaltar valores para mostrar un rango y comparar los máximos
y mínimos (en este caso, de enero a junio).
Siga estos pasos:
1. Seleccione el rango que contenga los valores a los que quiera aplicar formato.
2. En la pestaña Inicio, haga clic en Formato condicional > Escalas de colores. A

continuación, seleccione la escala que prefiera. En este caso, usamos la Escala de colores
rojo-amarillo-verde.
2
2.6 Dar formato a filas alternas en una tabla
Para aplicar formato a filas alternas en los datos, puede usar una fórmula de formato condicional.
Sin embargo, resulta mucho más sencillo simplemente dar formato a los datos como una tabla.
Seleccione una celda del rango de datos y vaya a Inicio > Estilos > Dar formato como tabla. A
continuación, elija el estilo que prefiera en la galería de estilos y Excel transformará al instante
los datos en una tabla.
2
Si solo quiere aplicar formato de tabla, pero sin las funciones adicionales de una tabla, puede
volver a convertir la tabla en un rango. Haga clic en cualquier lugar del rango de tabla y, después,
seleccione la pestaña Herramientas de tabla en la cinta de
opciones > Diseño > Herramientas > Convertir en rango.
Para obtener más información sobre las tablas de Excel, vea: Crear o eliminar una tabla de Excel
en una hoja de cálculo.
¿Busca algo más?

Si ninguna de las opciones anteriores es la que estaba buscando, puede crear su propia regla
de formato condicional siguiendo unos pocos pasos:
1. Seleccione las celdas a las que desee aplicar formato.
2. En la pestaña Inicio, haga clic en Formato condicional > Nueva regla.
2
3. Cree una regla, especifique sus opciones de formato y, después, haga clic en Aceptar.
Para obtener más información, vea Usar una fórmula para aplicar formato condicional.
3. FUNCIONES CONDICIONALES
3.1 Función Lógica Si
La función SI es una de las funciones más populares de Excel y le permite realizar

comparaciones lógicas entre un valor y un resultado que espera.
2
Por esto, una instrucción SI puede tener dos resultados. El primer resultado es si la comparación
es Verdadera y el segundo si la comparación es Falsa.
Por ejemplo, =SI(C2="Sí",1,2) dice: SI (C2 = Sí, entonces devolver un 1, en caso contrario
devolver un 2)
Use la función SI, una de las funciones lógicas, para devolver un valor si una condición es
verdadera y otro si es falsa.
SI(prueba_lógica; valor_si_verdadero; [valor_si_falso])
Por ejemplo:
 =SI(A2>B2,"Presupuesto excedido";"Correcto")
 =SI(A2=B2,B4-A4,"")
Nombre del argumento Descripción

prueba_lógica (requerido) El valor que quiere probar.
valor_si_verdadero (requerido El valor que desea devuelto si el resultado
) de prueba_lógica es VERDADERO.
El valor que desea devuelto si el resultado
valor_si_falso (opcional)
de prueba_lógica es FALSO.
Ejemplos sencillos de SI
 =SI(C2="Sí",1,2)
En el ejemplo anterior, la celda D2 dice: SI(C2 = Sí, entonces devolver un 1, en caso contrario

devolver un 2)
 =SI(C2=1,"Sí","No")
En este ejemplo, la fórmula de la celda D2 dice: SI(C2 = 1, entonces devolver Sí, en caso

contrario devolver No) Como puede ver, la función SI se puede usar para evaluar texto o valores.
También se puede usar para evaluar errores. No está limitado exclusivamente a comprobar si un
elemento es igual a otro y devolver un único resultado, también puede usar operadores
2
matemáticos y realizar cálculos adicionales según sus criterios. También se pueden anidar varias
funciones SI para realizar varias comparaciones.
 =SI(C2>B2,"Presupuesto excedido","Dentro de presupuesto")
En el ejemplo anterior, la función en D2 dice SI(C2 es mayor que B2, devolver "Presupuesto

excedido"; de lo contrario, devolver "Dentro de presupuesto")
 =SI(C2>B2;C2-B2;0)
En la ilustración anterior, en lugar de devolver un resultado de texto, vamos a devolver un cálculo

matemático. La fórmula en E2 dice lo siguiente: SI(la cantidad real es mayor que la
presupuestada, resta la cantidad presupuestada de la cantidad real; en caso contrario, no se
devuelve nada).
 =SI(E7="Sí";F5*0,0825;0)
En este ejemplo, la fórmula en F7 dice lo siguiente: SI(E7 = "Sí", calcula la cantidad total con
F5 * 8,25 %; en caso contrario, no hay ningún impuesto sobre las ventas, por lo que se devuelve
0)
2
Nota: Si va a usar texto en fórmulas, tendrá que escribir el texto entre comillas (por ejemplo,
"Texto"). La única excepción es el uso de VERDADERO o FALSO, que Excel entiende de forma
automática.
Problemas comunes
Problema Qué ha fallado

No había argumento para valor_si_verdadero ni para valor_si_falso. Para que
0 (cero) en la
se devuelva un valor correcto, agregue texto de argumento a los dos
celda
argumentos, o agregue VERDADERO o FALSO al argumento.
#¿NOMBRE? en
Normalmente, esto significa que la fórmula se ha escrito mal.
la celda
3.2 Usar SI con las funciones Y, O y NO
La función SI le permite realizar una comparación lógica entre un valor y el resultado que espera
probando una condición y devolviendo un resultado si dicha condición es verdadera o falsa.
 =SI(Algo es Verdadero; hacer algo; de lo contrario hacer algo diferente)
Pero, ¿qué sucede si necesita probar varias condiciones, donde supongamos todas las condiciones
tienen que ser Verdadero o Falso (Y), o solo una condición debe ser Verdadero o Falso (O), o si
desea comprobar si una condición NO cumple los criterios? Las tres funciones se pueden usar por
sí mismas, pero es mucho más común verlas emparejadas con funciones SI.
Detalles técnicos
La siguiente información general muestra cómo estructurar individualmente las

funciones Y, O y NO. Cuando se combina cada una de ellas con una instrucción SI, se leen de
esta forma:
 Y: =SI(Y(Algo es verdadero; Algo diferente es verdadero); Valor si es verdadero; Valor

si es falso)
 O: =SI(O(Algo es verdadero; Algo diferente es verdadero); Valor si es verdadero; Valor
si es falso)
 NO: =SI(NO(Algo es verdadero); Valor si es verdadero; Valor si es falso)
Ejemplos
2
Estos son algunos ejemplos de instrucciones SI(Y()), SI(O()) y SI(NO()) comunes anidadas. Las
funciones Y y O pueden admitir un máximo de 255 condiciones individuales, pero no es
recomendable usar más de unas cuantas, ya que las fórmulas complejas y anidadas pueden ser
muy difíciles de crear, probar y mantener. La función NO solo toma una condición.
Fórmula Descripción
=SI(Y(A2>0;B2<100);VERDADERO; FALSO) SI A2 (25) es mayor que 0, y B2
(75) es menor que 100, devolver
VERDADERO, de lo contrario,
devolver FALSO. En este caso,
ambas condiciones son
verdaderas, por tanto, se devuelve
VERDADERO.
=SI(Y(A3="Rojo";B3="Verde");VERDADERO;FALSO Si A3 ("Azul") = "Rojo", Y B3
) ("Verde") es igual a
"Verde"devolver VERDADERO,
de lo contrario, devolver FALSO.
En este caso, solo la primera
condición es verdadera, por lo que
se devuelve FALSO.
=SI(O(A4>0;B4<50);VERDADERO; FALSO) SI A4 (25) es mayor que 0, O B4
(75) es menor que 50, devolver
VERDADERO, de lo contrario,
devolver FALSO. En este caso,
solo la primera condición es
VERDADERO, pero como O solo
requiere que un argumento sea
verdadero, la fórmula devuelve
VERDADERO.
=SI(O(A5="Rojo";B5="Verde");VERDADERO;FALSO Si A5 ("Azul") es igual a "Rojo"
) O B5 ("Verde") es igual a "Verde"
devolver VERDADERO, de lo
2
contrario, devolver FALSO. En
este caso, el segundo argumento
es verdadero, por lo que la
fórmula devuelve VERDADERO.
=SI(NO(A6>50);VERDADERO;FALSO) SI A6 (25) NO es mayor que 50,
devolver VERDADERO, de lo
contrario, devolver FALSO. En
este caso 25 no es mayor que 50,
por lo que la fórmula devuelve
VERDADERO.
=SI(NO(A7="Rojo");VERDADERO;FALSO) IF A7 ("Azul") No es igual a
"Rojo", devolver VERDADERO,
de lo contrario, devolver FALSO.
Estas son las fórmulas desarrolladas según su lógica:
Tenga en cuenta que todos los ejemplos tienen un paréntesis de cierre después de escribir sus
correspondientes condiciones. El resto de los argumentos Verdadero/Falso se dejan como parte
de la instrucción SI externa. También puede sustituir texto o valores numéricos para los valores
VERDADERO/FALSO para que se devuelvan en los ejemplos.
Estos son algunos ejemplos de uso de Y, O y NO para evaluar fechas.
Estas son las fórmulas desarrolladas según su lógica:
=SI(A2>B2;VERDADERO;FALSO) SI A2 es mayor que B2, devolver
VERDADERO, de lo contrario, devolver
FALSO. 03/12/14 es mayor que
01/01/14, por lo que la fórmula devuelve
VERDADERO.
=SI(Y(A3>B2;A3<C2);VERDADERO;FALSO) SI A3 es mayor que B2 Y A3 es menor
2
que C2, devolver VERDADERO, de lo
contrario, devolver FALSO. En este
caso, los dos argumentos son verdaderos,
por lo que la fórmula devuelve
VERDADERO.
=SI(O(A4>B2;A4<B2+60);VERDADERO;FALSO SI A4 es mayor que B2 O A4 es menor
) que B2 + 60, devolver VERDADERO,
de lo contrario, devolver FALSO. En
este caso, el primer argumento es
verdadero, pero el segundo es falso.
Como O solo necesita que uno de los
argumentos sea verdadero, la fórmula
devuelve VERDADERO. Si usa al
Asistente para evaluar fórmulas desde la
pestaña Fórmula verá cómo Excel evalúa
la fórmula.
=SI(NO(A5>B2);VERDADERO;FALSO) SI A5 no es mayor que B2, devolver
VERDADERO, de lo contrario, devolver
FALSO. En este caso, A5 es mayor que
B2, por lo que la fórmula devuelve
FALSO.
Ejemplo de uso de Y, O y NO con formato condicional
También puede usar Y, O y NO para establecer criterios de formato condicional con la opción de
la fórmula. Al hacer esto puede omitir la función SI y usar Y, O y NO por sí mismas.
2
En la pestaña Inicio, haga clic en Formato condicional > Nueva regla. Después, seleccione la
opción "Usar una fórmula que determine las celdas para aplicar formato", escriba la fórmula
y aplique el formato que desee.
Usando el ejemplo de fechas anterior, este sería el aspecto de las fórmulas.
=A2>B2 Si A2 es mayor que B2, dar formato a la celda, de lo contrario,
no hacer nada.
=Y(A3>B2;A3<C2) SI A3 es mayor que B2 Y A3 es menor que C2, dar formato a
la celda, de lo contrario, no hacer nada.
=O(A4>B2;A4<B2+60) SI A4 es mayor que B2 O A4 es menor que B2 más 60 (días),
dar formato a la celda, de lo contrario, no hacer nada.
=NO(A5>B2) Si A5 NO es mayor que B2, dar formato a la celda, de lo
contrario, no hacer nada. En este caso, A5 es mayor que B2,
por lo que la fórmula devuelve FALSO. Si cambiara la
fórmula por =NO(B2>A5) devolvería VERDADERO y se
daría formato a la celda.
2
Nota: Un error común es escribir la fórmula en Formato condicional sin el signo igual (=). Si
hace esto, verá que el cuadro de diálogo Formato condicional agrega el signo igual y comillas a la
fórmula: ="O(A4>B2;A4<B2+60)", por lo que tendrá que quitar las comillas antes de que la
fórmula responda correctamente.
4. FUNCION DE BUSQUEDA
4.1 Función BUSCARV
Use BUSCARV cuando necesite buscar elementos en una tabla o en un rango por fila. Por
ejemplo, busque un precio de una parte de Automotive por el número de pieza o busque un
nombre de empleado basándose en su identificador de empleado.
2
En su forma más simple, la función BUSCARV indica lo siguiente:
= BUSCARV (según lo que desee buscar, el número de columna del rango que contiene el valor
que se devolverá, devolverá una coincidencia aproximada o exacta, indicada como 1/verdadero o
0/falso).
BUSCARV
Hay cuatro partes de la información que necesita para crear la sintaxis de BUSCARV:
1. El valor que desea buscar, también conocido como el valor de búsqueda.
2. El rango donde se encuentra el valor de búsqueda. Recuerde que el valor de búsqueda debe
estar siempre en la primera columna del rango para que BUSCARV funcione correctamente. Por
ejemplo, si el valor de la búsqueda está en la celda C2, su rango debería empezar con C.
3. El número de columna del rango que contiene el valor devuelto. Por ejemplo, si especifica B2:
D11 como rango, debe contar B como la primera columna, C como la segunda y así
sucesivamente.
4. Opcionalmente, puede especificar VERDADERO si desea una coincidencia aproximada o

FALSO si desea una coincidencia exacta del valor devuelto. Si no especifica nada, el valor
predeterminado siempre será VERDADERO o la coincidencia aproximada.
Estos son algunos ejemplos de BUSCARV:
Ejemplo 1
Ejemplo 2
2
Ejemplo 3
Ejemplo 4
Ejemplo 5
2
Problemas comunes

Si ordenado es VERDADERO o se omite, es necesario ordenar la primera
Valor devuelto columna alfabéticamente o numéricamente. Si la primera columna no está
incorrecto ordenada, el valor devuelto puede ser algo inesperado. Puede ordenar la primera
columna o usar FALSO para obtener una coincidencia exacta.
 Si ordenado es VERDADERO y el valor en valor_buscado es más
pequeño que el valor más pequeño de la primera columna de
la matriz_buscar_en, el valor de resultado será #N/A.
#N/A en la
 Si ordenado es FALSO, el valor de error #N/A indica que no se ha
celda
encontrado el número exacto.
Para obtener más información sobre cómo resolver los errores # n/a en
BUSCARV, vea Cómo corregir un error #N/A en la función BUSCARV.
#¡REF! en la Si indicador_columnas es mayor que el número de columnas
celda en matriz_buscar_en, el valor devuelto será un error #¡REF! valor de error
#¡NUM!.
2
Para obtener más información sobre cómo resolver los errores #REF! en
BUSCARV, vea Cómo corregir un error #REF!..
Si matriz_buscar_en es menos de 1, el valor devuelto será un error #¡VALOR!
valor de error #¡NUM!.
#¡VALOR! en
la celda
Para obtener más información sobre cómo resolver los errores #VALUE! en
BUSCARV, vea Cómo corregir un error #VALUE! en la función BUSCARV.
El valor de error #¿NOMBRE? normalmente significa que en la fórmula faltan
comillas. Para buscar el nombre de una persona, asegúrese de que el nombre
#¿NOMBRE? aparece entre comillas en la fórmula. Por ejemplo, escriba el nombre
en la celda como "López" en =BUSCARV( "López",B2:E7,2,FALSO).
Para obtener más información, vea Cómo corregir un error #NAME!..

Este error concreto de #SPILL! normalmente significa que la fórmula depende
de la intersección implícita para el valor de búsqueda y de que se usa una
Errores columna completa como referencia. Por ejemplo, = BUSCARV (A:A, A:C, 2,
#SPILL! en la falso). Para resolver el problema, limite la referencia de búsqueda con el
celda operador @ como este: = BUSCARV (@ A:A, A:C, 2, falso). Como alternativa,
puede usar el método de BUSCARV tradicional y hacer referencia a una sola
celda en lugar de a una columna completa: = BUSCARV (a2, A:C, 2, falso).
4.2 Función BUSCARV con dos o más criterios de búsqueda
Una de las acciones que los usuarios de Excel realizamos habitualmente es la de buscar datos
sobre una columna y para eso frecuentemente utilizamos la función BUSCARV. Sin embargo,
cuando tenemos la necesidad de realizar una búsqueda utilizando dos o más criterios nos damos
cuenta que la función BUSCARV no nos permite realizar ese tipo de búsquedas de manera
predeterminada.
En esta ocasión te mostraré una técnica muy simple que podemos utilizar para realizar búsquedas
con dos o más criterios con la función BUSCARV, pero antes necesito establecer un caso, que
nos servirá como ejemplo, donde veremos la necesidad de realizar una búsqueda por dos
criterios.
Necesidad de buscar por dos criterios

En la siguiente imagen puedes observar un rango de datos en donde la primera columna es
el Nombre de un alumno y la segunda columna su Apellido. Para este ejemplo estamos buscando
la calificación de Alejandra utilizando la función BUSCARV.
2
El resultado es correcto, ya que la función BUSCARV nos devuelve la calificación 91 que
corresponde a Alejandra Rodríguez. El problema se presenta cuando queremos encontrar la
calificación de Alejandra Gómez, ya que no hay una manera evidente de indicar a la función
BUSCARV un segundo criterio donde, además del nombre, podamos especificar el apellido que
estamos buscando.
Además, la función BUSCARV siempre devolverá la primera ocurrencia del valor buscado así
que, no importa cuántas veces realicemos la búsqueda del valor “Alejandra”, siempre
obtendremos el valor 91 porque será la primera ocurrencia encontrada. En este tipo de casos
necesitamos realizar una búsqueda indicando dos criterios de manera que podamos obtener el
valor correcto.
BUSCARV con dos criterios
La técnica que utilizaremos implica la creación de una columna auxiliar donde debemos
concatenar las columnas que contiene los criterios de búsqueda. Para nuestro ejemplo crearé una
columna adicional que utilizará el símbolo & para concatenar los valores del Nombre y Apellido:
2
Los valores buscados los colocaré en la celda G1 (Nombre) y en la celda G2 (Apellido) de manera
que la fórmula para buscar la calificación de cualquier alumno será la siguiente:
=BUSCARV(G1&G2,C2:D10,2,FALSO)
El primer argumento de la función BUSCARV hace la concatenación del nombre y apellido que
serán buscados sobre la columna auxiliar y como resultado la función devolverá la calificación
correspondiente.
El resultado devuelto es correcto ya que nos devuelve la calificación de Alejandra Gómez que es

la búsqueda que se ha realizado. Recuerda que esta técnica ha implicado dos cosas:
1. La creación de una columna auxiliar que concatena las columnas que serán utilizadas como
criterio de búsqueda.
2
2. El primer argumento de la función BUSCARV deberá concatenar también los criterios para
ser buscados en la columna auxiliar recién creada.
Para comprobar que este método funciona adecuadamente para cualquier alumno, en la siguiente
imagen puedes ver el resultado de la búsqueda para Carlos López:
La fórmula es la misma, y solamente he cambiado los valores en las celdas G1 y G2 para buscar
la calificación de un alumno diferente. Inclusive puedes ocultar la columna auxiliar y seguir
realizando búsquedas con los dos criterios indicados en las celdas G1 y G2:
2
BUSCARV con varios criterios
La técnica mostrada anteriormente puede ser utilizada para cualquier cantidad de criterios en una
búsqueda. Por ejemplo, si además del nombre y apellido necesitáramos agregar una columna que
indicara el mes de la calificación, entonces estaríamos haciendo una búsqueda por tres criterios y
deberíamos crear una columna auxiliar de la siguiente manera:
Una vez concatenados todos los criterios en una misma columna, podremos realizar la búsqueda
por nombre, apellido y mes de la siguiente manera:
Observa que el primer argumento de la función BUSCARV tiene concatenados los valores que
deseamos buscar sobre la columna auxiliar.
2
4.2 Función Índice y Coincidir
Las funciones INDICE y COINCIDIR son la solución cuando no puedes usar la función

BUSCARV para realizar la búsqueda que necesitas. Como sabes la función BUSCARV busca
valores según el valor que aparece en la primera columna. Pero… ¿Qué pasa cuando tu valor de
referencia para la búsqueda se encuentra en otra columna que no es la primera? En esos casos
BuscarV no sirve.
Función INDICE en Excel
Para usar las funciones INDICE y COINCIDIR juntas primero debes aprender cómo funcionan
por separado. Empezaremos viendo la función INDICE. La descripción de Excel de la función
Índice es la siguiente:
“Devuelve un valor o referencia de la celda en la intersección de una fila y columna en particular,

en un rango especificado”.
Dicho de otra forma, debes establecer un rango de búsqueda y especificar una fila y columna, la
función índice te devolverá el valor que aparezca en la celda que coincida con la posición
indicada por la fila y columna.
La sintaxis de la función es =INDICE(matriz;núm_fila;[num_columna]) donde:
 Matriz es el rango de datos donde está el valor que buscas.
2
 Núm_fila es el número de fila dentro del rango donde se encuentra el valor buscado.
 Núm_columna es el número de columna dentro del rango donde se encuentra el valor
buscado. El número de columna aparece entre corchetes porque es un argumento opcional
en la función ÍNDICE, puesto que en rangos de una sola columna no es necesario indicar
este argumento.
En el ejemplo que facilitamos si quisiéramos obtener las Ventas del comercial Diego la función
índice quedaría así:
=INDICE(E4:E13;5) podemos omitir el tercer argumento porque la matriz que hemos

establecido solo tiene una columna.
También funcionaría si escribieras la función

así: =INDICE(E4:E13;5;1) o =INDICE(E4:E13;5;0)
En ambos casos Excel entiende que quieres realizar la búsqueda en la única columna del rango.
Pero si escribes cualquier otro número en el tercer argumento, por
ejemplo =INDICE(E4:E13;5;2) el resultado de la función será #¡REF! porque Excel no puede
buscar en la segunda columna ya que no existe en el rango que has especificado.
Como puedes imaginar no vamos a introducir a mano el valor numérico que establece en qué fila
debe buscar la función INDICE, ahí es donde entra en juego la función COINCIDIR.
Función COINCIDIR en Excel
La función COINCIDIR nos devuelve un valor numérico que expresa la posición del valor
buscado en la matriz establecida.
2
Es decir, de la función COINCIDIR vamos a obtener el valor numérico que marca la posición del
valor buscado.
La sintaxis de la función =COINCIDIR(valor_buscado;matriz_buscada;
[tipo_de_coincidencia]) donde:
 Valor buscado es, como su propio nombre indica, el valor del que queremos conocer la
posición.
 Matriz buscada es el rango de celdas donde se encuentra el valor buscado.
 Tipo de coincidencia, en este argumento siempre necesitarás una coincidencia exacta, por
lo que debes indicar el valor 0.
Para obtener la posición del vendedor Diego la función quedaría así:
=COINCIDIR(I3;C4:C13;0) y te devolverá el valor 5.
Recuerda que cuando uses la función COINCIDIR la matriz buscada debe ser una única fila
o columna, ya que la función te devolverá la posición del valor buscado con un único
número. Si para el argumento matriz buscada seleccionas un rango de más de una columna la
función te devolverá el valor #N/D que es un valor de error que significa que «no hay ningún
valor disponible».
Funciones INDICE y COINCIDIR juntas
Ya estarás imaginando cómo puedes usar estas dos funciones juntas para realizar la búsqueda que
necesitas. Aun así, vamos a verlo paso a paso.
En el ejemplo queremos que eligiendo uno de los comerciales del desplegable Excel nos muestre
los datos que hemos establecido; área, unidades vendidas y ventas.
Comenzaremos con el primer caso, área. Coloca el cursor del ratón en la celda donde quieres
obtener el resultado y escribe =INDICE donde;
 Matriz es el rango de celdas donde se encuentra el dato que quieres obtener. En el primer
ejemplo será el rango B4:B13 que es donde se encuentran las áreas de todos los
comerciales.
 En el segundo argumento núm_fila utiliza la función COINCIDIR que te arrojará el
valor numérico que indica la fila donde se encuentra el comercial seleccionado. Quedando
COINCIDIR(I3;C4:C13;0)
 El tercer argumento no es necesario en este caso
La función quedaría así: =INDICE(B4:B13; COINCIDIR(I3;C4:C13;0))
2
Observa como tanto en la matriz de la función INDICE B4:B13 como en la matriz de búsqueda
de la función COINCIDIR C4:C13 coinciden las filas. Esto es imprescindible para que la función
no te de error. Las matrices de búsqueda deben tener la misma extensión.
Para obtener las unidades vendidas y las ventas puedes copiar la función y cambiar el rango de la
función INDICE para obtener el valor correcto. Selecciona la función y cópiala presionando
CTRL+C, pulsa la tecla ESC, coloca el cursor en la celda de unidades vendidas y pega la función
presionando CTRL+V.
Ahora solo tienes que cambiar el rango matriz de la función INDICE para obtener el valor
buscado. Repite la operación para obtener las ventas.
4.3 Función INDICE Y COINCIR en fila y columna
En este último apartado vamos a “darle una vuelta de tuerca más” a la combinación de índice y
coincidir y vamos usar la función COINDICIR tanto para establecer la fila como la columna
de búsqueda de la función INDICE.
Para ello, crea una lista desplegable para elegir el dato a buscar. En este caso escribe los
valores, ya que si seleccionas el encabezado también aparecerá la opción comercial en el
desplegable del dato a mostrar.
Una vez que tienes los dos desplegables puedes comenzar a armar la función.
Como en los casos anteriores debes utilizar la función Indice donde:
 Matriz es el rango de datos donde está el valor que buscas, en este caso necesitas
seleccionar 3 columnas ya que dependiendo de lo que se muestre en el desplegable el
valor buscado estará en una u otra columna, por lo que selecciona todo el rango del
ejemplo B4:E13.
 Núm_fila vendrá determinado por la función COINCIDIR que buscará la posición del
comercial seleccionado en la columna COINCIDIR(I3;C4:C13;0)
 Núm_columna en este caso sí debemos incluir este argumento porque la matriz que
hemos seleccionado para la función INDICE tiene 4 columnas. Utiliza de nuevo la
función coincidir que en este caso dependerá del dato que se muestra en el
desplegable COINCIDIR(H4;B3:E3;0)
La función quedaría =INDICE(B4:E13; COINCIDIR(I3;C4:C13;0);

COINCIDIR(H4;B3:E3;0))
Consejo para dominar las funciones INDICE Y COINCIDIR

Si estás acostumbrado a usar la función BUSCARV seguirás utilizándola siempre que puedas. Si
quieres aprender definitivamente el uso de estas dos funciones juntas INDICE y COINCIDIR
nuestro consejo es que las uses incluso cuando puedas utilizar BUSCARV.
2
De esta forma conseguirás estar tan familiarizad@ con estas dos funciones que podrás aplicarlas
en cualquier situación en la que la BuscarV no funciona por sus limitaciones.
5. FUNCIONES DE TEXTOS
Las funciones de texto en Excel permiten concatenar cadenas de caracteres, remover los
espacios en blanco, reemplazar ciertos caracteres por otros y muchas cosas más que te permitirán
manipular las cadenas de texto para obtener los resultados deseados.
Encuentra el detalle y ejemplos de cada función haciendo clic sobre su nombre.
FUNCIÓN INGLÉS DESCRIPCIÓN

CARACTER CHAR Devuelve el carácter
especificado por el
número de código a partir
del juego de caracteres
establecido en su PC.
CODIGO CODE Devuelve el número de
código del primer carácter
del texto del juego de
caracteres usados por su
PC.
CONCATENAR CONCATENATE Une varios elementos de
texto en uno solo.
DECIMAL FIXED Redondea un número al
número especificado de
decimales y devuelve el
resultado como texto con
o sin comas.
DERECHA RIGHT Devuelve el número
especificado de
caracteres del final de
una cadena de texto.
ENCONTRAR FIND Devuelve la posición
inicial de una cadena de
texto dentro de otra
cadena de texto.
ESPACIOS TRIM Quita todos los espacios
del texto excepto los
espacios individuales
entre palabras.
EXTRAE MID Devuelve los caracteres
del centro de una cadena
2
de texto, dada una
posición y longitud
iniciales.
HALLAR SEARCH Devuelve el número de
caracteres en el cual se
encuentra un carácter en
particular o cadena de
texto, leyendo de
izquierda a derecha.
IGUAL EXACT Comprueba si dos
cadenas de texto son
exactamente iguales y
devuelve VERDADERO o
FALSO.
IZQUIERDA LEFT Devuelve el número
especificado de
caracteres del principio de
una cadena de texto.
LARGO LEN Devuelve el número de
caracteres de una cadena
de texto.
LIMPIAR CLEAN Quita todos los caracteres
no imprimibles del texto.
MAYUSC UPPER Convierte una cadena de

texto en letras
mayúsculas.
MINUSC LOWER Convierte todas las letras
de una cadena de texto
en minúsculas.
MONEDA DOLLAR Convierte un número en
texto usando formato de
moneda.
NOMPROPIO PROPER Convierte una cadena de
texto en mayúsculas o
minúsculas, según
corresponda; la primera
letra de cada palabra en
mayúscula y las demás
letras en minúscula.
REEMPLAZAR REPLACE Reemplaza parte de una
cadena de texto por otra.
REPETIR REPT Repite el texto un
número determinado de
veces.
SUSTITUIR SUBSTITUTE Reemplaza el texto
2
existente con texto nuevo
en una cadena.
T T Comprueba si un valor es
texto y devuelve el texto
si lo es, o comillas dobles
si no lo es.
TEXTO TEXT Convierte un valor en
texto, con un formato de
número específico.
TEXTOBAHT BAHTTEXT Convierte un número en
texto (baht).
VALOR VALUE Convierte un argumento
de texto que representa
un número en un
número.
5.1 Función CONCATENAR
Nos permite unir dos o más cadenas de texto en una misma celda lo cual es muy útil cuando nos
encontramos manipulando bases de datos y necesitamos hacer una concatenación.
La función CONCATENAR tiene una sintaxis muy sencilla donde cada argumento será un texto
que se irá uniendo al resultado final. El máximo de argumentos que podemos especificar en la
función es de 255 y el único obligatorio es el primer argumento.
 Texto1 (obligatorio): El primer texto que se unirá a la cadena de texto final.
2
 Texto2 (opcional): El segundo texto a unir al resultado final. Todos los argumentos son
opcionales a partir del segundo argumento.
La función CONCATENAR nos puede ayudar en casos en los que la información está distribuida
en varias columnas y deseamos integrar la información en una sola. Por ejemplo, tengo
información de los nombres de los empleados en 3 columnas diferentes:
Para unir el nombre y los apellidos de todos los empleados en la columna D podemos seguir los
siguientes pasos.
1. En la celda D2 comenzaré a escribir la función CONCATENAR especificando el primer
argumento: =CONCATENAR(A2,
2. Como segundo argumento debo especificar un espacio vacío de manera que el Nombre y el
Apellido paternos permanezcan separados en la nueva cadena de texto: =CONCATENAR(A2," ",
3. Ahora puedo especificar el tercer y cuarto argumento que será el Apellido paterno con su
respectivo espacio: =CONCATENAR(A2," ",B2," ",
4. Y como último paso en el quinto argumento irá el Apellido materno:

=CONCATENAR(A2," ",B2," ",C2)
La función CONCATENAR nos da el resultado esperado en la celda D2:
Sólo resta copiar la fórmula hacia abajo para que Excel realice la concatenación de los demás
nombres.
2
5.2 Función ENCONTRAR
Nos devuelve la posición inicial de una cadena de texto, o de un carácter, dentro de otra cadena
de texto. La función ENCONTRAR hace diferencia entre mayúsculas y minúsculas.
Sintaxis de la función ENCONTRAR
La función ENCONTRAR tiene tres argumentos que son los siguientes:
 Texto_buscado (obligatorio): Es la cadena de texto o carácter que se desea encontrar.

 Dentro_del_texto (obligatorio): La cadena de texto donde realizaremos la búsqueda.
 Núm_inicial (opcional): Indica la posición de la cadena Dentro_del_texto donde se
comenzará la búsqueda. El primer carácter siempre es el número 1. Si se omite este
argumento se supone que se realizará una búsqueda desde la primera posición.
Si el Texto_buscado es contrado, entonces la función ENCONTRAR regresa un número que

indicará la posición donde se encontró. Si no se encuentra ninguna coincidencia la función
ENCONTRAR regresará el error #¡VALOR!
2
A continuación podrás observar una serie de ejemplos de la función ENCONTRAR que nos
ayudarán a dejar claro su uso. Cada una de las funciones buscará un carácter específico dentro del
texto de la columna A. Observa los resultados:
El primer ejemplo nos muestra la siguiente fórmula: =ENCONTRAR("T", A2)
Esta fórmula encontrará la primera ocurrencia de la letra “T” (mayúscula) que se encuentra en la
primera posición y por lo tanto el resultado es 1. Como había mencionado anteriormente, la
función ENCONTRAR es sensible a mayúsculas y lo comprobamos con el segundo ejemplo:
=ENCONTRAR("t", A3)
Al buscar la letra “t” (minúscula), obtenemos como resultado la posición 4 aun cuando se ha
iniciado la búsqueda desde el primer carácter lo cual no indica que la búsqueda hace diferencia
entre mayúsculas y minúsculas.
El tercer ejemplo hace una búsqueda de la letra “i”: =ENCONTRAR("i", A4)
Lo interesante de este ejemplo es que la cadena original tiene dos letras “i”, pero la función
ENCONTRAR regresa la posición de la primera, que es la posición número 9. Sin embargo, en
el último ejemplo utilizamos el tercer argumento de la función ENCONTRAR:
=ENCONTRAR("i", A5, 10)
Con el tercer argumento estoy indicando a la función ENCONTRAR que inicie la búsqueda a
partir de la posición 10, que es la letra “g”, y por lo tanto me regresa la posición de la segunda
letra “i”.
Errores comunes con la función ENCONTRAR
Si la función ENCONTRAR regresa el error #¡VALOR! es probable que tengas alguno de los
siguientes problemas:
 Si olvidamos que la función ENCONTRAR hace diferencia entre mayúsculas y minúsculas
podemos obtener el error #¡VALOR! porque la función no encontrará coincidencias.
 Al utilizar el tercer argumento de la función, que indica la posición inicial de la búsqueda,
debemos tener cuidado de no especificar un número que sea mayor a la longitud de la cadena
o de la contrario obtendremos el error #¡VALOR!
5.3 Diferencia entre ENCONTRAR y HALLAR
2
Las palabras encontrar y hallar son sinónimos, sin embargo cuando hablamos de la función
ENCONTRAR y la función HALLAR nos damos cuenta de que son funciones muy similares
pero que tienen una diferencia peculiar.
Las funciones ENCONTRAR y HALLAR

Ambas funciones pertenecen al grupo de las funciones de texto y devuelven la posición inicial
donde se encuentra un texto buscado dentro de otra cadena de texto. Inclusive la sintaxis de las
funciones es prácticamente idéntica:
ENCONTRAR(texto_buscado, dentro_del_texto, [núm_inicial])

HALLAR(texto_buscado, dentro_del_texto, [núm_inicial])
Puedes observar que las funciones tienen el mismo número de argumentos y además todos los
argumentos se refieren a lo mismo: texto_buscado es el texto o palabras que deseamos buscar,
dentro_del_texto es el texto principal donde realizaremos la búsqueda y núm_inicial es un
parámetro opcional que nos indica el carácter donde se iniciará la búsqueda. Entonces, si ambas
funciones son tan parecidas ¿Por qué Microsoft decidió incluir ambas?
Diferencia entre ENCONTRAR y HALLAR

Vamos a encontrar la diferencia entre ambas funciones con un ejemplo muy sencillo. En la
siguiente imagen puedes observar que tengo la misma cadena en la celda A1 y A2. Y para ambas
buscaré la palabra “excel” solo que para una fórmula utilizaré la función HALLAR y para la otra
utilizaré la función ENCONTRAR.
La función HALLAR encuentra que la palabra “excel” comienza en la posición 1 de la cadena,

sin embargo la función ENCONTRAR nos devuelve un error #¡VALOR! indicando que no ha
encontrado dicha palabra. La diferencia entre ambas funciones es sutil pero importante de
recordar: La función ENCONTRAR es sensible a mayúsculas y minúsculas mientras que la
función HALLAR no lo es.
Para comprobar que efectivamente la función ENCONTRAR es sensible a mayúsculas cambiaré

las fórmulas para buscar la palabra “Excel” con la letra E como mayúscula. Observa los nuevos
resultados:
2
Ahora ya lo sabes. La única diferencia entre las funciones ENCONTRAR y HALLAR es que
la función ENCONTRAR es sensible a mayúsculas y minúsculas.
5.4 Función EXTRAE
Nos ayuda a extraer caracteres que pertenecen a una cadena de texto. Lo único que debemos
proporcionar es el número de caracteres que deseamos extraer y su punto de inicio dentro de la
cadena de texto.
Sintaxis de la función EXTRAE
La función EXTRAE tiene 3 argumentos:
 Texto (obligatorio): La cadena de texto original de donde deseamos extraer los

caracteres.
 Posición_inicial (obligatorio): El número de la posición que ocupa el primer carácter
que deseamos extraer. El primer carácter del Texto tiene siempre la posición número 1.
 Núm_de_caracteres (obligatorio): El número de caracteres que se van a extraer del
Texto a partir de la posición inicial.
2
Para probar la función EXTRAE en Excel realizaremos un ejemplo muy sencillo pero
ilustrativo en el cual extraeré la palabra “Archivo 5” del contenido de la celda A1.
En la celda B1 comenzamos introduciendo la fórmula: =EXTRAE(

2. Ya que el primer argumento de la función es la cadena de texto, haré clic sobre la celda A1
para obtener la referencia de celda: =EXTRAE(A1,
3. El segundo argumento de la función es la posición inicial de la palabra “Archivo 5” dentro de
la cadena de texto de la celda A1. Esta posición es la número 4. =EXTRAE(A1,4
4. El último argumento es el número de caracteres que deseo extraer que son 9. Es importante
considerar el espacio en blanco como un carácter y de esta manera tengo la fórmula final:
=EXTRAE(A1,4,9)
De esta manera la función EXTRAE nos da el resultado esperado:
Algunos usuarios de Excel intentan utilizar la función EXTRAE con datos de tipo fecha con la
intención de obtener información del día, del mes o del año. Sin embargo estos intentos siempre
resultarán en un error ya que las fechas en Excel son un número el cual tiene formato de celda
especial para mostrarse como texto. La solución para extraer las partes de una fecha es utilizar las
funciones DIA, MES y AÑO.
5.5 Función LARGO
pertenece al grupo de funciones de texto y solamente tiene un argumento que es una cadena de
texto y como resultado nos devuelve el número de caracteres de dicha cadena.
Sintaxis de la función LARGO
2
Texto (obligatorio): La cadena de texto cuya longitud deseamos conocer.
Es importante mencionar que la función LARGO contará también los espacios.
Ejemplo de la función LARGO
En el siguiente ejemplo, la función LARGO cuenta el número de caracteres de la cadena de
texto de la celda A1:
Si la celda A1 estuviera vacía, sería equivalente a tener una cadena de texto vacía por lo que la
función LARGO devolverá el valor cero:
Ahora observa lo que sucede cuando incluyo espacios en las cadenas de texto. En la siguiente
imagen puedes observar que he colocado espacios al inicio y fin de las cadenas de texto de las
celdas A2 y A3. También puedes observar que en la celda A4 he colocado un espacio entre cada
una de las letras.
2
La función LARGO en Excel nos ayudará a obtener la longitud de cualquier cadena de texto que
especifiquemos como argumento.
5.6 Función REEMPLAZAR
Categoría: Texto Nombre en inglés: REPLACE

¿Qué hace?
Reemplaza parte de una cadena de texto con otra cadena de texto indicada.
Sintaxis
REEMPLAZAR(texto_original, núm_inicial, núm_de_caracteres, texto_nuevo)
 texto_original (obligatorio): El texto que contiene los caracteres a reemplazar.
 núm_inicial (obligatorio): La posición dentro del texto donde se iniciará el reemplazo.
 núm_de_caracteres (obligatorio): La cantidad de caracteres que se reemplazarán.
 texto_nuevo (obligatorio): El texto que reemplazará los caracteres originales.
Ejemplos
REEMPLAZAR(“0123456789”, 3, 6, “*”) = “01*89” REEMPLAZAR(“Año 2012”, 7, 2,
“13”) = “Año 2013”
5.7 Función SUSTITUIR
Categoría: Texto Nombre en inglés: SUBSTITUTE

¿Qué hace?
Sustituye un texto por otro en la cadena de texto especificada.
Sintaxis
SUSTITUIR(texto, texto_original, texto_nuevo, [núm_de_instancia])
2
 texto (obligatorio): El texto en donde se realizará la sustitución.
 texto_original (obligatorio): El texto que se quiere sustituir.
 texto_nuevo (obligatorio): El texto por el que se reemplazará el texto_original.
 núm_de_instancia (opcional): El número de instancia/aparición que se sustituirá.
Ejemplos
SUSTITUIR(“abcdef”, “ef”, “efgh”) = “abcdefgh” SUSTITUIR(“ExcelExcelExcel”, “Excel”,
“Microsoft”, 2) = “ExcelMicrosoftExcel”
5.8 Función DERECHA
La función DERECHA en Excel nos devuelve la última letra o carácter de una cadena de texto.
También podemos indicar a la función DERECHA que nos devuelva un número específico de
caracteres del final de la cadena de texto.
Sintaxis de la función DERECHA
 Texto (obligatorio): La cadena de texto que contiene los caracteres que deseamos extraer.
 Núm_de_caracteres (opcional): El número de caracteres que deseamos extraer.
Algunas observaciones importantes sobre la función DERECHA son las siguientes. Si no se

especifica el número de caracteres, entonces la función devolverá solamente el último carácter de
la cadena de texto. Si por el contrario, el número de caracteres especificado excede la longitud de
la cadena de texto, entonces se devolverá el texto completo.
Ejemplo de la función DERECHA
2
Ahora hagamos un ejemplo con la función DERECHA para dejar en claro su funcionamiento.
Con la siguiente fórmula extraeré el último carácter de la cadena de texto de la celda A1:
=DERECHA(A1)
Observa el resultado de esta fórmula:
Tal como lo esperábamos, la función DERECHA devuelve el último carácter de la cadena de

texto ya que al omitir el segundo argumento la función supone que deseamos un solo carácter.
Obtendremos el mismo resultado si utilizamos la siguiente fórmula:
=DERECHA(A1, 1)
Si por el contrario necesito extraer más de un carácter, entonces debo especificar la cantidad
exacta en el segundo argumento de la función DERECHA:
=DERECHA(A1,4)
Esta fórmula nos devuelve los últimos 4 caracteres del texto de la celda A1:
Por último, probaré que al especificar un número de caracteres mayor a la longitud de la cadena
de texto simplemente obtendré como resultado la misma cadena de texto:
Observa que como segundo argumento he colocado el valor 100 que excede por mucho la
longitud de la cadena de texto de la celda A1 y por la tanto la función DERECHA devuelve la
cadena de texto completa.
5.9 Función IZQUIERDA
La función IZQUIERDA en Excel forma parte de las funciones de texto de la herramienta y nos
ayuda a obtener un número determinado de caracteres ubicados a la izquierda de una cadena de
texto de acuerdo a la cantidad de caracteres especificados.
2
Sintaxis de la función IZQUIERDA
La función IZQUIERDA en Excel tiene solamente dos argumentos:
 Texto (obligatorio): La cadena de texto de la cual se obtendrán los caracteres de la

izquierda.
 Núm_de_caracteres (opcional): La cantidad de caracteres que serán extraídos de la
cadena de texto.
Si se omite el segundo argumento, la función IZQUIERDA asumirá que solamente deseamos el
primer carácter de la izquierda de la cadena de texto.
Ejemplo de la función IZQUIERDA

Hagamos un ejemplo sencillo con la función IZQUIERDA. En la celda A1 tengo el texto
“ExcelTotal.com” y en la celda B1 colocaré la siguiente fórmula:
=IZQUIERDA(A1)
El resultado de esta función será el siguiente:
Recuerda que si no utilizamos el segundo argumento de la función IZQUIERDA, se regresará

solamente el primer carácter de la cadena por lo que en este caso solamente veo el carácter “E”
en la celda B1.
Ahora utilicemos el segundo argumento de la función IZQUIERDA y remplazaré la fórmula de

la celda B1 con la siguiente:
=IZQUIERDA(A1, 5)
2
Estoy pidiendo a la función IZQUIERDA me devuelva los primeros cinco caracteres de la
izquierda de la cadena de texto ubicada en la celda A1 y el resultado es el siguiente:
Para la función IZQUIERDA la primera letra de la cadena de texto será el carácter uno de
manera que en nuestro ejemplo el quinto carácter es la letra “l” y obtenemos la palabra “Excel”
como resultado de la fórmula anterior.
Frecuentemente verás a la función IZQUIERDA siendo utilizada con otras funciones de Excel
tratando de encontrar o comparar cadenas de texto. Por esta razón debes tener siempre presente la
utilidad de esta función para poder hacer uso de ella eficientemente.
6. FUNCION FECHA, AGRUPAMIENTO, FILTROS AVANZADOS.
6.1 Función Fecha
La función FECHA devuelve el número de serie secuencial que representa una fecha

determinada.
Sintaxis: FECHA(año; mes; día)
La sintaxis de la función FECHA tiene los siguientes argumentos:
AÑO Obligatorio. El valor del argumento año puede incluir de uno a cuatro dígitos. Excel

interpreta el argumento año según el sistema de fechas que usa el equipo. De forma
predeterminada, Microsoft Excel para Windows usa el sistema de fechas de 1900, lo que significa
que la primera fecha es 1 de enero de 1900.
Sugerencia: Use cuatro dígitos para el argumento año para evitar resultados no deseados. Por

ejemplo, "07" podría significar "1907" o "2007". Los años de cuatro dígitos evitan la confusión.
 Si el año es un número entre 0 (cero) y 1899 (inclusive), Excel suma ese valor a 1900 para
calcular el año. Por ejemplo, FECHA(108,1,2) devuelve 2 de enero de 2008 (1900+108).
 Si el año es un número entre 1900 y 9999 (inclusive), Excel usa ese valor como el año. Por
ejemplo, FECHA(2008,1,2) devuelve 2 de enero de 2008.
2
 Si el año es menor que 0, o es igual o mayor que 10000, Excel devuelve el valor de error
#¡NUM!. #¡VALOR!
MES Obligatorio. Número entero positivo o negativo que representa el mes del año, de 1 a 12
(de enero a diciembre).
 Si el mes es mayor que 12, mes suma esa cantidad de meses al primer mes del año
especificado. Por ejemplo, FECHA(2008,14,2) devuelve el número de serie que representa el 2 de
febrero de 2009.
 Si el mes es menor que 1, mes resta la magnitud de esa cantidad de meses, más 1, del primer
mes del año especificado. Por ejemplo, FECHA(2008,-3,2) devuelve el número de serie que
representa el 2 de septiembre de 2007.
DÍA Obligatorio. Número entero positivo o negativo que representa el día del mes, de 1 a 31.
 Si el día es mayor que la cantidad de días del mes especificado, día suma esa cantidad a los
días del primer día del mes. Por ejemplo, FECHA(2008,1,35) devuelve el número de serie que
representa el 4 de febrero de 2008.
 Si el día es menor que 1, día resta la magnitud de la cantidad de días, más uno, del primer día
del mes especificado. Por ejemplo, FECHA(2008,1,-15) devuelve el número de serie que
representa el 16 de diciembre de 2007.
Nota: Excel almacena las fechas como números de serie secuenciales para que se puedan usar en
cálculos. La fecha 1 de enero de 1900 es el número de serie 1 y la fecha 1 de enero de 2008 es el
número de serie 39448, porque es 39.447 días posterior al 1 de enero de 1900. Tendrá que
cambiar el formato de número (Formato de celdas) para mostrar una fecha correcta.
Sintaxis: FECHA(año; mes; día)
Por ejemplo: =FECHA(C2; A2; B2) combina el año de la celda C2, el mes de la celda A2 y el

día de la celda B2, y los coloca en una celda como fecha. El ejemplo siguiente muestra el
resultado final en la celda D2.
2
6.2 Función SIFECHA
Calcula el número de días, meses o años entre dos fechas.
Advertencia: Excel proporciona la función SIFECHA para admitir los libros de versiones

anteriores de Lotus 1-2-3. La función SIFECHA puede calcular resultados incorrectos en
determinados escenarios. Vea la sección de problemas conocidos de este artículo para obtener
detalles.
Sintaxis: SIFECHA(fecha_inicial;fecha_final;unidad)
Argumento Descripción
fecha_inicial Una fecha que representa la primera o la fecha inicial de un período
determinado. Las fechas pueden escribirse como cadenas de texto entre
Requerido comillas (por ejemplo, "30/01/2001") como números de serie (por ejemplo,
36921, que representa el 30 de junio de 2001, si usa el sistema de fechas de
1900), o bien como resultado de otras fórmulas o funciones (por ejemplo
FECHANUMERO("30/01/2001")).
fecha_final Una fecha que representa la última del período o al fecha de finalización.
Requerido
Unidad El tipo de información que desea devolver, donde:
Devuelve
Unidad
"Y" El número de años completos en el período.
"M" El número de meses completos en el período.
"D" El número de días en el período.
"MD" La diferencia entre los días en fecha_inicial y fecha_final. Los
meses y años de las fechas se pasan por alto.
Importante: No se recomienda usar el argumento "MD", ya
2
Argumento Descripción
que su uso presenta limitaciones conocidas. Vea la sección de
problemas conocidos a continuación.
"YM" La diferencia entre los meses de fecha_inicial y fecha_final.
Los días y años de las fechas se pasan por alto
"YD" La diferencia entre los días de fecha_inicial y fecha_final. Los
años de las fechas se pasan por alto.
Observaciones
 Las fechas se almacenan como números de serie secuenciales para que puedan usarse en los
cálculos. De manera predeterminada, la fecha 1 de enero de 1900 es el número de serie 1,
mientras que la fecha 1 de enero de 2008 es el número de serie 39448, porque es 39.447 días
posterior al 1 de enero de 1900.
 La función SIFECHA es útil en las fórmulas en las que necesite calcular una edad.
 Si la s tart_date es mayor queland_date , el resultado será #NUM!.
Ejemplos
Fecha_inicial Fecha_fina Fórmula Descripción

l (resultado)
01/01/2001 01/01/2003 =SIFECHA(fecha_inicial;fecha_final;"Y") Dos años

completos en el
periodo (2)
01/06/2001 15/08/2002 =SIFECHA(fecha_inicial;fecha_final;"D") 440 días entre el 1
de junio de 2001 y
el 15 de agosto de
2002 (440)
01/06/2001 15/08/2002 =SIFECHA(fecha_inicial;fecha_final;"YD" 75 días entre el 1

) de junio y el 15 de
agosto, pasando
por alto los años de
las fechas (75)
Problemas conocidos
2
El argumento "MD" puede producir un resultado inexacto, un cero o un número negativo. Si
intenta calcular los días restantes después de finalizar el último mes, aquí tiene una solución:
Esta fórmula resta el primer día del mes de finalización (1/5/2016) de la fecha de finalización
original en la celda E17 (6/5/2016). Le mostramos cómo lo hace: La función FECHA crea la
fecha, 1/5/2016. Se crea con el año de la celda E17 y el mes de la celda E17. El 1 representa el
primer día de ese mes. El resultado de la función FECHA es 1/5/2016. Luego restamos ese
resultado de la fecha original de la celda E17, que es 6/5/2016. 6/5/2016 menos 1/5/2016 es igual
a 5 días.
6.3 Agrupamientos / Esquemas
Si tiene una lista de datos que desea agrupar y resumir, puede crear un esquema de hasta ocho
niveles. Cada nivel interno, que está representado por un número superior de símbolos del
esquema, muestra datos de detalle del nivel externo anterior, representado por un número inferior
de símbolos de esquema.
Use un esquema para mostrar rápidamente filas o columnas de resumen, o bien para mostrar los
datos de detalle de cada grupo. Puede crear un esquema de filas (como se ilustra en el ejemplo
siguiente), un esquema de columnas o un esquema de filas y columnas.
2
1. Para mostrar filas para un nivel, haga clic en el símbolo esquema.
2. El nivel 1 contiene las ventas totales de todas las filas de detalle.
3. El nivel 2 contiene las ventas totales para cada mes en cada región.
4. El nivel 3 contiene filas de detalle, en este caso, las filas 17 a 20.
5. Para expandir o contraer datos en el esquema, haga clic en los símbolos de esquema
y , o presione ALT+MAYÚS+= para expandir y ALT+MAYÚS+- para contraer.
a. Como crear un esquema en fila
1. Asegúrese de que cada columna de los datos que desea esquematear tiene una etiqueta en la
primera fila (por ejemplo, Región), contiene datos similares en cada columna y que el rango que
desea esquema no tiene filas ni columnas en blanco.
2. Si lo desea, las filas de detalles agrupadas pueden tener una fila de resumen correspondiente: un
subtotal. Para crear estos elementos, realice una de las siguientes acciones:
 Insertar filas de resumen utilizando el comando Subtotal
2
Use el comando Subtotal que inserta la función SUBTOTAL inmediatamente debajo o encima
de cada grupo de filas de detalle y crea automáticamente el esquema. Para más información sobre
la función SUBTOTAL, vea Función SUBTOTAL.
 Insertar sus propias filas de resumen
Inserte sus propias filas de resumen, con las fórmulas, inmediatamente encima o debajo de cada
grupo de filas de detalle. Por ejemplo, debajo (o encima) de las filas de datos de ventas de marzo
y abril, use SUMA (función SUMA) para obtener el subtotal de las ventas para esos meses. En la
tabla que aparece más adelante en este tema se muestra un ejemplo.
3. De forma predeterminada, Excel filas de resumen debajo de los detalles que resumen, pero es
posible crearlas encima de las filas de detalle. Si creó las filas de resumen debajo de los detalles,
vaya al paso siguiente (paso 4). Si creó las filas de resumen encima de las filas de detalle, en la
pestaña Datos, en el grupo Esquema, haga clic en el selector de cuadro de diálogo.
Se abrirá el Configuración de diálogo de Configuración.
A continuación, en el Configuración de diálogo, desactive la casilla Filas de resumen debajo del

detalle y, a continuación, haga clic en Aceptar.
4. Aplique un esquema a los datos. Siga uno de los procedimientos siguientes:
Aplicar un esquema a los datos automáticamente
a. Seleccione una celda en el rango de celdas que desea esquematear.

b. En el grupo Esquema de la pestaña Datos, haga clic en la flecha de Agrupar y, a continuación,
haga clic en Autoesquema.
2
Aplicar un esquema a los datos manualmente
Importante: Cuando agrupe manualmente niveles de esquema, es mejor tener todos los datos

mostrados para evitar agrupar las filas incorrectamente.
c. Para esquematear el grupo externo (nivel 1), seleccione todas las filas que contendrá el grupo
externo (es decir, las filas de detalle y, si las agregó, sus filas de resumen).
1. La primera fila contiene etiquetas y no está seleccionada.
2. Puesto que este es el grupo externo, seleccione todas las filas con subtotales y detalles.
3. No seleccione el total general.
d. En la pestaña Datos, en el grupo Esquema, haga clic en Agrupar. A continuación, en el cuadro

de diálogo Grupo, haga clic en Filas y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Sugerencia: Si selecciona filas completas en lugar de solo las celdas, Excel agrupa
automáticamente por fila: el cuadro de diálogo Grupo ni siquiera se abre.
2
Los símbolos del esquema aparecen en la pantalla al lado del grupo.
e. Opcionalmente, aplique un esquema a un grupo interno anidado: las filas de detalle de una
sección determinada de los datos.
Nota: Si no necesita crear ningún grupo interno, vaya al paso f, a continuación.
Para grupo interno anidado, seleccione las filas de detalle adyacentes a la fila que contiene la fila
de resumen.
1. Puede crear varios grupos en cada nivel interno. Aquí, dos secciones ya están agrupadas
en el nivel 2.
2. Esta sección está seleccionada y lista para agruparse.
3. No seleccione la fila de resumen de los datos que está agrupando.
f. En la pestaña Datos, en el grupo Esquema, haga clic en Agrupar.
2
A continuación, en el cuadro de diálogo Grupo, haga clic en Filas y, a continuación, haga clic
en Aceptar. Los símbolos del esquema aparecen en la pantalla al lado del grupo.
Sugerencia: Si selecciona filas completas en lugar de solo las celdas, Excel agrupa automáticamente
por fila: el cuadro de diálogo Grupo ni siquiera se abre.
g. Siga seleccionando y agrupando filas internas hasta que haya creado todos los niveles que desee
en el esquema.
h. Si desea desagrupar filas, selecciónelas y, a continuación, en el grupo Esquema de la
pestaña Datos, haga clic en Desagrupar.
También puede desagrupar secciones del esquema sin quitar todo el nivel. Mantenga presionada
la tecla MAYÚS mientras hace clic en o para el grupo y, a continuación, en la pestaña Datos,
en el grupo Esquema, haga clic en Desagrupar.
Importante: Si desagrupa un esquema mientras los datos de detalle están ocultos, las filas de
detalle permanecen ocultas. Para mostrar los datos, desplácese por los números de fila visibles
adyacentes a las filas ocultas. A continuación, en la pestaña Inicio, en el grupo Celdas, haga clic
en Formato, seleccione Ocultar & Mostrar y, a continuación, haga clic en Mostrar filas.
b. Como crear un esquema en columnas
1. Asegúrese de que cada fila de los datos a los que desea aplicar un esquema tiene una etiqueta en
la primera fila, contiene datos similares en cada columna y el rango no tiene filas ni columnas en
blanco.
2. Inserte sus propias columnas resumidas con fórmulas inmediatamente a la derecha o a la

izquierda de cada grupo de columnas de detalle. La tabla mostrada en el paso 4 siguiente le
muestra un ejemplo.
Nota: Para trazar esquemas de los datos por columnas, debe tener columnas de resumen que
contengan fórmulas que hagan referencias a las celdas de cada una de las columnas de detalle
para dicho grupo.
3. Si la columna de resumen está a la izquierda de las columnas de detalles, en la pestaña Datos, en

el grupo Esquema, haga clic en el iniciador del cuadro de diálogo.
2
A continuación, en Configuración cuadro de diálogo, desactive la casilla Columnas de resumen a

la derecha del detalle y haga clic en Aceptar.
4. Para aplicar un esquema a los datos, siga uno de estos procedimientos:
Aplicar un esquema a los datos automáticamente
1. Seleccione una celda del rango.

2. En el grupo Esquema de la pestaña Datos, haga clic en la flecha de Agrupar y
en Autoesquema.
c. Aplicar un esquema a los datos manualmente
Importante: Cuando agrupe manualmente niveles de esquema, es mejor tener todos los datos

mostrados para evitar agrupar las columnas incorrectamente.
Para esquematear el grupo externo (nivel 1), seleccione todas las columnas de resumen
subordinadas, así como sus datos de detalle relacionados.
2
1. La columna A contiene etiquetas.
2. Seleccione todas las columnas de detalles y subtotales. Tenga en cuenta que, si no selecciona
columnas completas, al hacer clic en Agrupar (en la pestaña Datos del grupo Esquema) se abrirá el
cuadro de dialogo Grupo y le pedirá que elija Filas o Columnas.
3. No seleccione la columna total general.
a. En la pestaña Datos, en el grupo Esquema, haga clic en Agrupar.
El símbolo de esquema aparece encima del grupo.
b. Para esbozar un grupo interno anidado de columnas de detalle (nivel 2 o superior), seleccione
las columnas de detalle adyacentes a la columna que contiene la columna de resumen.
2
1. Puede crear varios grupos en cada nivel interno. Aquí, dos secciones ya están
agrupadas en el nivel 2.
2. Estas columnas están seleccionadas y listas para agruparse. Tenga en cuenta

que si no selecciona columnas completas, al hacer clic en Agrupar (en la pestaña
Datos del grupo Esquema) se abrirá el cuadro de diálogo Grupo y le pedirá que
elija Filas oColumnas.
3. No seleccione la columna de resumen de los datos que está agrupando.
c. En la pestaña Datos, en el grupo Esquema, haga clic en Agrupar.
Los símbolos del esquema aparecen en la pantalla al lado del grupo.
5. Siga seleccionando y agrupando columnas internas hasta que haya creado todos los
niveles que desee en el esquema.
2
6. Si desea desagrupar columnas, selecciónelas y, a continuación, en el grupo Esquema de
la pestaña Datos, haga clic en Desagrupar.
También puede desagrupar secciones del esquema sin quitar todo el nivel. Mantenga presionada
la tecla MAYÚS mientras hace clic en o para el grupo y, a continuación, en la pestaña Datos,
en el grupo Esquema, haga clic en Desagrupar.
Si desagrupa un esquema mientras los datos de detalle están ocultos, las columnas de detalle
permanecen ocultas. Para mostrar los datos, desplácese por las letras de columna visibles
adyacentes a las columnas ocultas. En el grupo Celdas de la pestaña Inicio, haga clic
en Formato, elija Ocultar y mostrar y, después, haga clic en Mostrar columnas.
d. Mostrar u ocultar esquemas
1. Si no ve los símbolos de esquema , y , vaya a Archivo > Opciones > Avanzadas y,

a continuación, en la sección Mostrar opciones para esta hoja de cálculo, active la casilla Mostrar
símbolos de esquema si se aplica un esquema y, a continuación, haga clic en Aceptar.
2. Siga uno o varios de estos procedimientos:
 Mostrar u ocultar los datos de detalle de un grupo
Para mostrar los datos detallados dentro de un grupo, haga clic en el botón para el grupo o
presione ALT+MAYÚS+=.
 Para ocultar los datos de detalle de un grupo, haga clic en el botón para el grupo o
presione ALT+MAYÚS+-.
 Expandir o contraer todo el esquema hasta un nivel determinado
En el de esquema, haga clic en el número del nivel que desee. Los datos de detalle de los
niveles inferiores se ocultan.
Por ejemplo, si un esquema tiene cuatro niveles, puede ocultar el cuarto y mostrar los restantes
haciendo clic en .
 Mostrar u ocultar todos los datos de detalle del esquema
2
Para mostrar todos los datos de detalle, haga clic en el nivel más bajo de símbolos de
esquema. Por ejemplo, si existen tres niveles, haga clic en .
 Para ocultar todos los datos de detalle, haga clic en .
e. Pasos para personalizar un esquema con estilo
En el caso de las filas del esquema, Microsoft Excel usa estilos como NivelFila_1 y NivelFila_2.
Con respecto a las columnas del esquema, Excel usa estilos como NivelCol_1 y NivelCol_2.
Estos estilos emplean la negrita, la cursiva y otros formatos de texto para diferenciar las filas o
columnas de resumen en los datos. Si se cambia la forma en que están definidos estos estilos, se
pueden aplicar distintos formatos de texto y celda para personalizar el aspecto del esquema.
Puede aplicar un estilo a un esquema al crear el esquema o después de crearlo.
Realice uno o varios de los siguientes procedimientos:
Aplicar automáticamente un estilo a nuevas filas o columnas de resumen
1. En la pestaña Datos, en el grupo Esquema, haga clic en el selector de cuadro de diálogo.
2. Active la casilla de verificación Estilos automáticos.
Aplicar un estilo a una columna o fila resumen existente
1. Seleccione las celdas a las que desea aplicar un estilo.
2. En la pestaña Datos, en el grupo Esquema, haga clic en el selector de cuadro de diálogo.
2
3. Active la casilla Estilos automáticos y, a continuación, haga clic en Aplicar estilos.
Asimismo, puede usar los formatos automáticos para dar formato a los datos esquematizados.
2
f. Copiar datos esquematizados
1. Si no ve los símbolos de esquema , y , vaya a Opciones de archivo

> >Avanzadasy, a continuación, en la sección Mostrar opciones para esta hoja de cálculo, active
la casilla Mostrar símbolos de esquema si se aplica un esquema.
2. Use los símbolos de esquema , y para ocultar los datos de detalle que no desea
copiar.
Para más información, vea la sección, Mostrar u ocultar datos de esquemas.
3. Seleccione el rango de filas de resumen.

4. En la pestaña Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Buscar y seleccionar y, a
continuación, haga clic en Ir a.
5. Haga clic en Ir a Especial.

6. Haga clic en Solo celdas visibles.
7. Haga clic en Aceptar y, a continuación, copie los datos.
g. Oculta o quitar esquemas
Nota: No se eliminan los datos al ocultar o quitar un esquema.
Ocultar un esquema
 Vaya aOpciones > archivo > Avanzadasy, a continuación, en la sección Mostrar

opciones de esta hoja de cálculo, desactive la casilla Mostrar símbolos de esquema si se aplica un
esquema.
Quitar un esquema
1. Haga clic en la hoja de cálculo.
2
2. En el grupo Esquema de la pestaña Datos, haga clic en Desagrupar y en Borrar
esquema.
Importante: Si quita un esquema mientras los datos de detalle están ocultos, las columnas o filas
de detalle permanecen ocultas. Para mostrar los datos, desplácese por los números de fila o letras
de columna visibles adyacentes a las columnas o filas ocultas. En el grupo Celdas de la
pestaña Inicio, haga clic en Formato, elija Ocultar y mostrar y, a continuación, haga clic
en Mostrar filas o en Mostrar columnas.
h. Crear un informe de resumen con gráfico.
Supongamos que desea crear un informe resumido de los datos que solo muestra los totales
acompañados de un gráfico de dichos totales. En general, puede hacer lo siguiente:
1. Crear un informe de resumen

a. Aplicar un esquema a los datos.
Para obtener más información, vea las secciones, Crear un esquema de filas o Crear un esquema
de columnas.
b. Oculte el detalle haciendo clic en los símbolos de esquema , y para mostrar solo los
totales como se muestra en el siguiente ejemplo de esquema de fila:
c. Para más información, vea la sección, Mostrar u ocultar datos de esquemas.

2. Gráfico del informe de resumen
a. Seleccione los datos de resumen que desea representar.
2
Por ejemplo, para trazar solo los totales de Buchanan y Davolio, pero no los totales general,
seleccione las celdas A1 a C19 como se muestra en el ejemplo anterior.
b. Haga clic en Insertar > gráficos > gráficos recomendados y, a continuación, haga clic en la

pestaña Todos los gráficos y elija el tipo de gráfico.
Por ejemplo, si elige la opción Columna agrupada, el gráfico tendría este aspecto:
2
Si muestra u oculta los detalles de la lista esquematizada de datos, el gráfico también se actualiza
para mostrar u ocultar los datos.
2
i. Filtros avanzados
Si los datos que desea filtrar requieren criterios complejos (como Tipo = "Producir" O Vendedor
= "Davolio"), puede usar el cuadro de diálogo Filtro avanzado.
Para abrir el cuadro de diálogo Filtro avanzado, haga clic en Datos > Avanzado.
Filtro avanzado Ejemplo

Información general sobre los criterios de filtro avanzados
Varios criterios, una columna, cualquier criterio verdadero Vendedor = "Davolio" O Vendedor =
"Buchanan"
Varios criterios, varias columnas, todos los criterios Tipo = "Frutas" Y Ventas >1000
verdaderos
Varios criterios, varias columnas, cualquier criterio Tipo = "Frutas" O Vendedor =
verdadero "Buchanan"
Varios conjuntos de criterios, una columna en todos los (Ventas >6000 Y Ventas <6500) O
conjuntos (Ventas <500)
Varios conjuntos de criterios, varias columnas en cada (Vendedor = "Davolio" Y Ventas
conjunto >3000) O
(Vendedor = "Buchanan" Y Ventas >
1500)
Criterios de comodines Vendedor = un nombre con "u" como
la segunda letra
Información general sobre los criterios de filtro avanzados
El comando Opciones avanzadas funciona de manera diferente en varios aspectos importantes

desde el comando Filtro.
 Se muestra el cuadro de diálogo Filtro avanzado en lugar del menú Filtro automático.

 Los criterios avanzados se escriben en un rango de criterios separado en la hoja de cálculo y
sobre el rango de celdas o la tabla que desea filtrar. Microsoft Office Excel utiliza el rango de
2
criterios separado en el cuadro de diálogo Filtro avanzado como origen para los criterios
avanzados.
Datos de ejemplo
Los siguientes datos de ejemplo se usan para todos los procedimientos de este artículo.
Los datos incluyen cuatro filas en blanco sobre el rango de la lista que se utilizará como un rango
de criterios (A1:C4) y un rango de la lista (A6:C10). El rango de criterios tiene etiquetas de
columna e incluye al menos una fila en blanco entre los valores de criterios y el rango de la lista.
Para trabajar con estos datos, selecciónelos en la tabla siguiente, cópielos y péguelos en la celda
A1 de una nueva hoja de cálculo de Excel.
Tipo Vendedor Ventas

Bebidas Solsona 5122 $
Carnes Davolio 450 $
Alimentos Buchanan 6328 $
Frutas Davolio 6544 $
Operadores de comparación
Puede comparar dos valores con los siguientes operadores. Cuando se comparan dos valores
usando estos operadores, el resultado es un valor lógico: ya sea VERDADERO o FALSO.
Operador de comparación Significado Ejemplo

= (signo igual) Igual a A1=B1
> (signo mayor que) Mayor que A1>B1
< (signo menor que) Menor que A1<B1
>= (signo mayor o igual que) Mayor o igual que A1>=B1
<= (signo menor o igual que) Menor o igual que A1<=B1
<> (signo distinto de) No es igual a A1<>B1
Usar el signo igual para escribir texto o un valor
2
Como el signo igual (=) se utiliza para indicar una fórmula cuando escribe el texto o el valor de
una celda, Excel evalúa lo que escribe; pero, esto puede ocasionar el filtrado de resultados
inesperados. Para indicar un operador de comparación de igualdad para un texto o un valor,
escriba los criterios como una expresión de cadena en la celda apropiada en el rango de criterios:
=''= entrada ''
En este caso, entrada es el texto o el valor que se desea buscar. Por ejemplo:
En la celda se escribe Excel evalúa y muestra

="=Davolio" =Davolio
="=3000" =3000
Considerar la distinción entre mayúsculas y minúsculas
Al filtrar datos de texto, Excel no distingue entre caracteres en mayúsculas y minúsculas. Sin
embargo, puede usar una fórmula para realizar una búsqueda que distinga entre mayúsculas y
minúsculas. Para obtener un ejemplo, vea la sección Criterios del carácter comodín.
Uso de nombres previamente definidos
Puede asignar un nombre a los Criterios de rango y la referencia para el rango aparecerá

automáticamente en el cuadro Rango de criterios. También puede definir el nombre Base de
datos para el rango de la lista que se va a filtrar y definir el nombre Extraer para el área donde
desee pegar las filas, y estos rangos aparecerán automáticamente en los cuadros Rango de la
lista y Copiar a, respectivamente.
Crear criterios con una fórmula
Puede usar un valor calculado que sea el resultado de una fórmula como criterio. Tenga en cuenta
los puntos importantes siguientes:
 La fórmula se debe evaluar como VERDADERO o FALSO.

 Puesto que está usando una fórmula, escriba la fórmula como lo haría normalmente, pero
no la escriba de la forma siguiente:
=''= entrada ''
 No use una etiqueta de columna para las etiquetas de los criterios; deje las etiquetas de los
criterios en blanco o use una que no sea una etiqueta de columna en el rango de la lista (en los
ejemplos siguientes, Promedio calculado y Coincidencia exacta).
2
Si en la fórmula usa una etiqueta de columna en lugar de una referencia relativa de celda o un
nombre de rango, Excel muestra un valor de error, como por ejemplo, #¿NOMBRE? o
#¡VALOR! en la celda que contiene el criterio. Puede pasar por alto este error, ya que no afecta a
la manera en que se filtra el rango de la lista.
 La fórmula que use para los criterios necesita usar una referencia relativa para hacer referencia
a la celda correspondiente en la primera fila de datos.
 Todas las demás referencias usadas en la fórmula deben ser referencias absolutas.
Varios criterios, una columna, cualquier criterio verdadero
Lógica booleana: (Vendedor = "Davolio" O Vendedor = "Buchanan")
1. Inserte al menos tres filas en blanco sobre el rango de la lista que se puedan utilizar como
un rango de criterios. El rango de criterios necesita tener etiquetas de columna. Asegúrese de que
hay al menos una fila en blanco entre los valores de los criterios y el rango de la lista.
2. Para buscar las filas que cumplan varios criterios para una columna, escriba los criterios
directamente uno debajo del otro en filas separadas del rango de criterios. Usando el ejemplo,
escriba:

="=Davolio"
="=Buchanan"
3. Haga clic en una celda del rango de la lista. Usando el ejemplo, haga clic en cualquier
celda del rango A6:C10.
4. En el grupo Ordenar y filtrar de la pestaña Datos, haga clic en Avanzadas.
5. Siga uno de estos procedimientos:

 Para filtrar el rango de la lista a fin de ocultar las filas que no coinciden con los
criterios, haga clic en Filtrar la lista, de forma local.
 Para filtrar el rango de la lista al copiar las filas que cumplen los criterios a otra
área de la hoja de cálculo, haga clic en Copiar a otra ubicación, haga clic en el cuadro Copiar
a y, luego, haga clic en la esquina superior izquierda del área donde desee pegar las filas.
2
Sugerencia Al copiar las filas filtradas a otra ubicación, puede especificar qué columnas
incluirá en la operación de copia. Antes de aplicar el filtro, copie las etiquetas de columna para
las columnas que desea en la primera fila del área donde pegará las filas filtradas. Al aplicar el
filtro, introduzca una referencia a las etiquetas de columna copiadas en el cuadro Copiar a. Las
filas copiadas, por tanto, incluirán solo las columnas para las que ha copiado las etiquetas.
6. En el cuadro Rango de criterios, especifique la referencia para el rango de criterios,

incluidas las etiquetas de los criterios. Usando el ejemplo, escriba $A$1:$C$3.
Para ocultar el cuadro de diálogo Filtro avanzado de forma temporal mientras selecciona el

rango de criterios, haga clic en Contraer diálogo .
7. Usando el ejemplo, el resultado filtrado para el rango de la lista es:

Verdura Davolio 6544 $
Varios criterios, varias columnas, todos los criterios verdaderos
Lógica booleana: (Tipo = "Alimentos" Y Ventas > 1000)
2. Para buscar las filas que cumplan varios criterios en varias columnas, escriba todos los
criterios en la misma fila del rango de criterios. Usando el ejemplo, escriba:

="=Frutas" >1000
3. Haga clic en una celda del rango de la lista. Usando el ejemplo, haga clic en cualquier celda
del rango A6:C10.
2
 Para filtrar el rango de la lista a fin de ocultar las filas que no coinciden con los criterios, haga
clic en Filtrar la lista, de forma local.
 Para filtrar el rango de la lista al copiar las filas que cumplen los criterios a otra área de la hoja
de cálculo, haga clic en Copiar a otra ubicación, haga clic en el cuadro Copiar a y, luego, haga
clic en la esquina superior izquierda del área donde desee pegar las filas.
6. En el cuadro Rango de criterios, especifique la referencia para el rango de criterios, incluidas

las etiquetas de los criterios. Usando el ejemplo, escriba $A$1:$C$2.


Frutas Buchanan 6328 $
Varios criterios, varias columnas, cualquier criterio verdadero
Lógica booleana: (Tipo= "Produce" O Vendedor = "Buchanan")
1. Inserte al menos tres filas en blanco sobre el rango de la lista que se puedan utilizar como un
rango de criterios. El rango de criterios necesita tener etiquetas de columna. Asegúrese de que
2. Para buscar las filas que cumplen varios criterios en varias columnas en las que puede
cumplirse cualquier criterio, escriba los criterios en columnas y filas diferentes del rango de
criterios. Usando el ejemplo, escriba:
2
="=Frutas"
="=Buchanan"
del rango de la lista A6:C10.

Sugerencia: Al copiar las filas filtradas a otra ubicación, puede especificar qué columnas incluirá
en la operación de copia. Antes de aplicar el filtro, copie las etiquetas de columna para las
columnas que desea en la primera fila del área donde pegará las filas filtradas. Al aplicar el filtro,
introduzca una referencia a las etiquetas de columna copiadas en el cuadro Copiar a. Las filas
copiadas, por tanto, incluirán solo las columnas para las que ha copiado las etiquetas.

las etiquetas de los criterios. Usando el ejemplo, escriba $A$1:$B$3.


Varios conjuntos de criterios, una columna en todos los conjuntos
2
Lógica booleana: ( (Ventas > 6000 Y Ventas < 6500 ) O (Ventas < 500) )
2. Para buscar las filas que cumplen varios conjuntos de criterios, en los que cada conjunto
incluye criterios para una columna, incluya varias columnas con el mismo título de columna.
Usando el ejemplo, escriba:
Tipo Vendedor Ventas Ventas

>6000 <6500
<500
3. Haga clic en una celda del rango de la lista. Usando el ejemplo, haga clic en cualquier
celda del rango de la lista A6:C10.

Sugerencia: Al copiar las filas filtradas a otra ubicación, puede especificar qué columnas incluirá en la
operación de copia. Antes de aplicar el filtro, copie las etiquetas de columna para las columnas que
desea en la primera fila del área donde pegará las filas filtradas. Al aplicar el filtro, introduzca una
referencia a las etiquetas de columna copiadas en el cuadro Copiar a. Las filas copiadas, por tanto,
incluirán solo las columnas para las que ha copiado las etiquetas.

las etiquetas de los criterios. Usando el ejemplo, escriba $A$1:$D$3.

2
Varios conjuntos de criterios, varias columnas en cada conjunto
Lógica booleana: ( (Vendedor = "Davolio" Y Ventas >3000) O (Vendedor = "Buchanan" Y

Ventas > 1500) )
2. Para buscar las filas que cumplen varios conjuntos de criterios, en los que cada conjunto
incluye criterios para varias columnas, escriba cada conjunto de criterios en columnas y filas
distintas. Usando el ejemplo, escriba:

="=Davolio" >3000
="=Buchanan" >1500

2

las etiquetas de los criterios. Usando el ejemplo, escriba $A$1:$C$3. Para ocultar el cuadro de
diálogo Filtro avanzado de forma temporal mientras selecciona el rango de criterios, haga clic
en Contraer diálogo .
7. Usando el ejemplo, el resultado filtrado para el rango de la lista sería:

Criterios de comodines
Lógica booleana: Vendedor = un nombre con "u" como la segunda letra
1. Para buscar valores de texto que incluyen algunos caracteres pero no otros, siga uno o varios
de estos procedimientos:
 Escriba uno o más caracteres sin el signo igual (=) para buscar las filas que tienen un valor de
texto en una columna que empiece con esos caracteres. Por ejemplo, si escribe el texto Dav como
criterio, Excel encontrará "Davolio", "David" y "Davis".
 Use un carácter comodín.
Usar Para buscar

? (signo de interrogación) Cualquier carácter simple
Por ejemplo, Gr?cia buscará "Gracia" y "Grecia"
* (asterisco) Cualquier número de caracteres
Por ejemplo, *este buscará "Nordeste" y "Sudeste"
~ (tilde) seguida de ?, *, o ~ Un signo de interrogación, un asterisco o una tilde
Por ejemplo, af91~? buscará "af91?".
3. En las filas debajo de las etiquetas de columna, escriba los criterios que desea buscar. Usando
el ejemplo, escriba:
2
="=Me*"
="=?u*"

Sugerencia: Al copiar las filas filtradas a otra ubicación, puede especificar qué columnas incluirá
en la operación de copia. Antes de aplicar el filtro, copie las etiquetas de columna para las
columnas que desea en la primera fila del área donde pegará las filas filtradas. Al aplicar el filtro,
introduzca una referencia a las etiquetas de columna copiadas en el cuadro Copiar a. Las filas
copiadas, por tanto, incluirán solo las columnas para las que ha copiado las etiquetas.

las etiquetas de los criterios. Usando el ejemplo, escriba $A$1:$B$3.


EJEMPLO DE FILTRO AVANZADO
2
Nos adentraremos, un poco al menos, en el mundo de los filtros avanzados. Son útiles, en
especial, cuando estamos trabajando con bases de datos en Excel; si bien conviene recordar que
Excel es una Hoja de cálculo y no un gestor de Bases de datos, como lo podría ser Access.
Supondremos que tenemos una Base de datos en nuestra hoja de cálculo, y que pretendemos
aplicarles, para encontrar o filtrar algunos de sus registros, un filtro; en aquellas ocasiones en que
los Autofiltros se quedan 'cortos' para lo que pretendemos obtener, aplicaremos los Filtros
Avanzados, donde desaparecerán las restricciones o limitaciones que tenía el Autofiltro.
En primer lugar recordaremos desde donde activamos esta herramienta avanzada; si utilizamos
Excel 2003 navegaremos por el Menú Datos > Filtro > Filtro avanzado; si nos decidimos por la
versión Excel 2007 iremos al Menú Datos > Ordenar y Filtrar > Avanzadas.
Para poder aplicar esta herramienta avanzada debemos saber que además de nuestra Base de
datos, necesitamos un rango de celdas a parte donde indicar cuáles son los criterios de filtro, es
decir, dos rangos: Rango de la lista y Rango de criterios.
Otra ventaja que tenemos al aplicar este filtro avanzado es que podemos optar bien por filtrar
sobre la misma base de datos, al igual que el Autofiltro, o bien realizar un copiado con los
registros filtrados que cumplan las condiciones o criterios dados en el lugar que seleccionemos.
De nuestra base de datos necesitamos conocer qué registros cumplen la condición que el número
de productos vendidos, campo 'unidades del producto', sea menor de 56 o que sea mayor de 79 y
menor de 96 (trabajaremos en nuestro ejemplo con desigualdades estrictas para facilitar el
trabajo).
2
Para poder aplicar nuestro 'Filtro Avanzado' construimos en otro lugar de la hoja de cálculo un
rango de criterios, en el cual deberemos incluir la cabecera o título del campo sobre el que
queremos aplicar el filtro. De forma similar a como aplicábamos las restricciones en las funciones
de bases de datos, actuaremos con estos Filtros avanzados, es decir, teniendo presente que las
condiciones dadas en una misma fila indicarán el cumplimiento simultáneo (i.e., equivale a un
operador Y), y que las condiciones en distintas filas indicarán un cumplimiento adicional (i.e.,
equivale a un operador O).
En nuestro ejemplo, el rango de criterios quedará entonces:
Ejecutando la herramienta de Filtro avanzado, y seleccionando el Rango de la base de datos, y el

Rango de criterios, así como la opción de Copiar el resultado a otro lugar:
obtendremos el siguiente resultado de registros que cumplen las condiciones dadas:
2
Debemos saber que el filtro avanzado, al igual que el Autofiltro, respeta el orden de los registros
de la Base de datos original; que no existen restricciones o limitaciones en cuanto a número de
condiciones sobre un mismo campo (recordemos que con el Autofiltro no podíamos aplicar más
de dos condiciones al tiempo sobre un mismo campo). Y muy importante conocer la forma de
aplicar estas distintas restricciones; siempre que las condiciones estén en la misma fila,
independientemente del campo que sea, estamos forzando el cumplimiento simultáneo, mientras
que si se encuentran en distintas filas forzamos todas las condiciones alternativamente.
Por ejemplo, podríamos haber necesitado extraer aquellos registros que cumplieran, además de la
anterior condición, cuya fecha de operación es anterior al 31/12/2009, para lo que tendría que
haber dado como rango de criterios:
es decir, filtramos aquellos registros que cumplan al tiempo que su número de productos
vendidos sea mayor de 79 y menor de 96 y que además su fecha de operación sea anterior o igual
al 31/12/2009, por otro lado, buscamos también aquellos registros cuyo número de productos
vendidos sea inferior a 56 y además su fecha de operación sea igual o menor a 31/12/2009.
7. FUNCIONES BASES DE DATOS.
7.1 Lista despegable
Ayude a que los usuarios a que trabajen de forma más eficiente en las hojas de cálculo mediante
el uso de listas desplegables en celdas. Las listas desplegables permiten que los usuarios elijan un
elemento de una lista que usted cree.
1. En una nueva hoja de cálculo, escriba las entradas que quiera que se muestren en la lista
desplegable. Le recomendamos que muestre los elementos de lista en una tabla de Excel. Si no lo
hace, puede convertir rápidamente la lista en una tabla si selecciona cualquier celda del rango y
presiona Ctrl+T.
2
Notas: ¿Por qué colocar los datos en una tabla? Cuando los datos se encuentran en una tabla,
al agregar o quitar elementos de la lista, se actualizan automáticamente las listas desplegables
basadas en esa tabla. No necesita realizar ninguna otra acción.
 Ahora es un buen momento para Ordenar datos en un rango o tabla en la lista desplegable.
2. Haga clic en la celda de la hoja de cálculo donde quiera crear la lista desplegable.
3. Vaya a la pestaña Datos de la cinta de opciones y, después, seleccione Validación de datos.
Nota: Si no puede hacer clic en Validación de datos, es posible que la hoja de cálculo esté
protegida o compartida. Desbloquee áreas específicas del libro protegido o deje de compartir la hoja
de cálculo y, después, vuelva a intentar realizar el paso 3.
4. En la pestaña Configuración, en el cuadro Permitir, haga clic en Lista.

5. Haga clic en el cuadro Origen y, después, seleccione el rango de lista. Colocaremos el nuestro
en una hoja denominada “Ciudades”, en el rango A2:A9. Como puede ver, no incluimos la fila de
encabezado porque no queremos que sea una opción de selección:
2
6. Si no importa que los usuarios dejen la celda vacía, active la casilla Omitir blancos.
7. Active la casilla Celda con lista desplegable.
8. Haga clic en la pestaña Mensaje de entrada.
 Si desea que aparezca un mensaje cuando se haga clic en la celda, active el cuadro Mostrar
mensaje de entrada al seleccionar la celda y escriba un título y un mensaje en los cuadros
(hasta 225 caracteres). Si no desea que se muestre un mensaje, desactive la casilla.
9. Haga clic en la pestaña Mensaje de error.

 Si quiere que se muestre un mensaje cuando un usuario escriba un valor que no se encuentre
en la lista, active la casilla Mostrar mensaje de error si se introducen datos no válidos,
2
seleccione una opción en el cuadro Estilo y escriba un título y un mensaje. Si no quiere que se
muestre un mensaje, desactive la casilla.
10. ¿No está seguro de qué opción elegir en el cuadro Estilo?

 Para mostrar un mensaje que no impida que los usuarios introduzcan datos que no se
encuentren en la lista desplegable, haga clic en Información o Advertencia. “Información”
mostrará un mensaje con este icono y “Advertencia” mostrará un mensaje con este icono
.
 Para evitar que los usuarios introduzcan datos que no se encuentran en la lista desplegable,
haga clic en Detener.
Nota: Si no agrega un título o un texto, de forma predeterminada el título será "Microsoft Excel" y el
mensaje será: "Valor no válido. El usuario solo puede escribir ciertos valores en esta celda".
7.2 Validación de datos
Use la validación de datos para restringir el tipo de datos o los valores que los usuarios escriben
en una celda. Uno de los usos más comunes de la validación de datos es Crear una lista
desplegable.
La validación de datos es una funcionalidad de Excel que te permitirá establecer limitaciones

sobre los tipos de datos, así como sobre los valores a introducir en una celda determinada.
2
Tendrás el poder de obligar a un usuario de tu hoja de cálculo a introducir un valor correcto para
las necesidades que persigue la hoja. Esto evitará infinidad de errores no deseados y aumentará
notablemente la productividad del usuario de la hoja.
Dependiendo del criterio de validación que selecciones en el desplegable estarás estableciendo

limitaciones al tipo de dato que se puede introducir en la celda. Cambiando este criterio
observarás como también se modifica el aspecto de este cuadro de diálogo para ofrecerte las
diferentes posibilidades de validación que tiene la opción seleccionada.
¡Pruébelo!
1. Seleccione las celdas para las que quiere crear una regla.
2. Seleccione Datos > Validación de datos.
3. En Permitir de la pestaña Configuración, seleccione una opción:
 Número entero: se restringe la celda para aceptar solo números enteros.
 Decimal: se restringe la celda para aceptar solo números decimales.
 Lista: permite elegir datos de una lista desplegable.
 Fecha: se restringe la celda para aceptar solo fechas.
 Hora: se restringe la celda para aceptar solo valores de hora.
 Longitud del texto: se restringe la longitud del texto.
 Personalizado: permite crear fórmulas personalizadas.
4. En Datos, seleccione una condición.
5. Defina el resto de valores obligatorios de Permitir y Datos según su elección.
6. Seleccione la pestaña Mensaje de entrada y personalice el mensaje que verán los usuarios al

escribir datos.
2
7. Seleccione la casilla Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda para mostrar el
mensaje cuando el usuario seleccione las celdas seleccionadas o mantenga el mouse sobre estas.
8. Seleccione la pestaña Alerta de error para personalizar el mensaje de error y elegir un Estilo.
9. Seleccione Aceptar.
A partir de ese momento, cuando el usuario intente escribir un valor que no sea válido, aparecerá
una Alerta de error con el mensaje personalizado.

El comando Validación de datos que utilizaremos a lo largo de este artículo se encuentra en la

ficha Datos y dentro del grupo Herramientas de datos.
Al pulsar dicho comando se abrirá el cuadro de diálogo Validación de datos donde, de manera

predeterminada, la opción Cualquier valor estará seleccionado, lo cual significa que está
permitido ingresar cualquier valor en la celda. Sin embargo, podremos elegir alguno de los
criterios de validación disponibles para hacer que la celda solo permita el ingreso de un número
entero, un decimal, una lista, una fecha, una hora o una determinada longitud del texto.
2
CÓMO APLICAR LA VALIDACIÓN DE DATOS
Para aplicar la validación de datos sobre una celda específica, deberás asegurarte de seleccionar
dicha celda y posteriormente ir al comando Datos > Herramientas de Datos > Validación de
datos.
Por el contrario, si quieres aplicar el mismo criterio de validación a un rango de celdas, deberás
seleccionar dicho rango antes de ejecutar el comando Validación de datos y eso hará que se
aplique el mismo criterio para todo el conjunto de celdas.
Ya que es común trabajar con una gran cantidad de filas de datos en Excel, puedes seleccionar
toda una columna antes de crear el criterio de validación de datos.
Para seleccionar una columna completa será suficiente con hacer clic sobre el encabezado de la
columna. Una vez que hayas hecho esta selección, podrás crear la validación de datos la cual será
aplicada sobre todas las celdas de la columna.
LA OPCIÓN OMITIR BLANCOS
Absolutamente todos los criterios de validación mostrarán una caja de selección con el
texto Omitir blancos. Ya que esta opción aparece en todos ellos, es conveniente hacer una breve
explicación.
2
De manera predeterminada, la opción Omitir blancos estará seleccionada para cualquier criterio,
lo cual significará que al momento de entrar en el modo de edición de la celda podremos dejarla
como una celda en blanco es decir, podremos pulsar la tecla Entrar para dejar la celda en blanco.
Sin embargo, si quitamos la selección de la opción Omitir blancos, estaremos obligando al

usuario a ingresar un valor válido una vez que entre al modo de edición de la celda. Podrá pulsar
la tecla Esc para evitar el ingreso del dato, pero no podrá pulsar la tecla Entrar para dejar la celda
en blanco.
La diferencia entre dejar esta opción marcada o desmarcada es muy sutil y casi imperceptible
para la mayoría de los usuarios al momento de introducir datos, así que te recomiendo dejarla
siempre seleccionada.
CREAR VALIDACIÓN DE DATOS EN EXCEL
Para analizar los criterios de validación de datos en Excel podemos dividirlos en dos grupos
basados en sus características similares. El primer grupo está formado por los siguientes criterios:
 Número entero
 Decimal
 Fecha
 Hora
 Longitud de texto
Estos criterios son muy similares entre ellos porque comparten las mismas opciones para acotar
los datos que son las siguientes: Entre, No está entre, Igual a, No igual a, Mayor que, Menor que,
Mayor o igual que, Menor o igual que.
2
Para las opciones “entre” y “no está entre” debemos indicar un valor máximo y un valor mínimo,
pero para el resto de las opciones indicaremos solamente un valor. Por ejemplo, podemos elegir
la validación de números enteros entre los valores 50 y 100 para lo cual debemos configurar del
criterio de la siguiente manera:
Por el contrario, si quisiéramos validar que una celda solamente acepte fechas mayores al 01 de
enero del 2015, podemos crear el criterio de validación de la siguiente manera:
2
Una vez que hayas creado el criterio de validación en base a tus preferencias, será suficiente con
pulsar el botón Aceptar para asignar dicho criterio a la celda, o celdas, que hayas seleccionado
previamente.
LISTA DE VALIDACIÓN DE DATOS

A diferencia de los criterios de validación mencionados anteriormente, la Lista es diferente
porque no necesita de un valor máximo o mínimo, sino que es necesario indicar la lista de valores
que deseamos permitir dentro de la celda. Por ejemplo, en la siguiente imagen he creado un
criterio de validación basado en una lista que solamente aceptará los valores sábado y domingo.
Puedes colocar tantos valores como sea necesario y deberás separarlos por el carácter de
separación de listas configurado en tu equipo. En mi caso, dicho separador es la coma (,) pero es
2
probable que debas hacerlo con el punto y coma (;). Al momento de hacer clic en el
botón Aceptar podrás confirmar que la celda mostrará un botón a la derecha donde podrás hacer
clic para visualizar la lista de opciones disponibles:
Para que la lista desplegable sea mostrada correctamente en la celda deberás asegurarte que, al
momento de configurar el criterio validación de datos, la opción Celda con lista desplegable esté
seleccionada.
En caso de que los elementos de la lista sean demasiados y no desees introducirlos uno por uno,
es posible indicar la referencia al rango de celdas que contiene los datos. Por ejemplo, en la
siguiente imagen puedes observar que he introducido los días de la semana en el rango G1:G7 y
dicho rango lo he indicado como el origen de la lista.
LISTA DE VALIDACIÓN CON DATOS DE OTRA HOJA
2
Muchos usuarios de Excel utilizan la lista de validación con los datos ubicados en otra hoja. En
realidad, es muy sencillo realizar este tipo de configuración ya que solo debes crear la referencia
adecuada a dicho rango.
Supongamos que la misma lista de días de la semana la he colocado en una hoja

llamada DatosOrigen y los datos se encuentran en el rango G1:G7. Para hacer referencia a dicho
rango desde otra hoja, debo utilizar la siguiente referencia:
=DatosOrigen!G1:G7
Para crear una lista desplegable con esos datos deberás introducir esta referencia al momento de
crear el criterio de validación.
Si tienes duda sobre cómo crear referencias de este tipo, te recomiendo leer el artículo
llamado Hacer referencia a celdas de otras hojas en Excel.
PERSONALIZAR EL MENSAJE DE ERROR

Tal como lo mencioné al inicio del artículo, es posible personalizar el mensaje de error mostrado
al usuario después de tener un intento fallido por ingresar algún dato. Para personalizar el
mensaje debemos ir a la pestaña Mensaje de error que se encuentra dentro del mismo cuadro de
diálogo Validación de datos.
2
Para la opción Estilo tenemos tres opciones: Detener, Advertencia e Información. Cada una de
estas opciones tendrá dos efectos sobre la venta de error: en primer lugar realizará un cambio en
el icono mostrado y en segundo lugar mostrará botones diferentes. La opción Detener mostrará
los botones Reintentar, Cancelar y Ayuda. La opción Advertencia mostrará los botones Si, No,
Cancelar y Ayuda. La opción Información mostrará los botones Aceptar, Cancelar y Ayuda.
La caja de texto Título nos permitirá personalizar el título de la ventana de error que de manera

predeterminada se muestra como Microsoft Excel. Y finalmente la caja de texto Mensaje de
error nos permitirá introducir el texto que deseamos mostrar dentro de la ventana de error.
Por ejemplo, en la siguiente imagen podrás ver que he modificado las opciones predeterminadas
de la pestaña Mensaje de error:
2
Como resultado de esta nueva configuración, obtendremos el siguiente mensaje de error:
CÓMO ELIMINAR LA VALIDACIÓN DE DATOS
Si deseas eliminar el criterio de validación de datos aplicado a una celda o a un rango, deberás
seleccionar dichas celdas, abrir el cuadro de diálogo Validación de datos y pulsar el botón Borrar
todos.
Al pulsar el botón Aceptar habrás removido cualquier validación de datos aplicada sobre las

celdas seleccionadas.
2
7.3 Funciones Bases de datos
Función Descripción
Función Devuelve el promedio de las entradas seleccionadas en la base
BDPROMEDIO de datos.
Función BDCONTAR Cuenta el número de celdas que contienen números en una base
de datos.
Función Cuenta el número de celdas no vacías en una base de datos.
BDCONTARA
Función Extrae de una base de datos un único registro que cumple los
BDEXTRAER criterios especificados.
Función BDMAX Devuelve el valor máximo de las entradas seleccionadas de la
base de datos.
Función BDMIN Devuelve el valor mínimo de las entradas seleccionadas de la
base de datos.
Función Multiplica los valores de un campo concreto de registros de una
BDPRODUCTO base de datos que cumplen los criterios especificados.
Función BDDESVEST Calcula la desviación estándar a partir de una muestra de
entradas seleccionadas en la base de datos.
Función Calcula la desviación estándar en función de la población total
BDDESVESTP de las entradas seleccionadas de la base de datos.
Función BDSUMA Suma los números de la columna de campo de los registros de la
base de datos que cumplen los criterios.
Función BDVAR Calcula la varianza a partir de una muestra de entradas
seleccionadas de la base de datos.
Función BDVARP Calcula la varianza a partir de la población total de entradas
seleccionadas de la base de datos.
2
a. Función BDPROMEDIO
En este artículo se describe la sintaxis de la fórmula y el uso de la función DBPROMEDIO en

Microsoft Excel.
Descripción
Devuelve el promedio de los valores de un campo (columna) de registros en una lista o base de
datos que cumple las condiciones especificadas.
Sintaxis
BDPROMEDIO(base_de_datos; nombre_de_campo; criterios)
La sintaxis de la función BDPROMEDIO tiene los siguientes argumentos:
 Base_de_datos es el rango de celdas que compone la lista o base de datos. Una base de
datos es una lista de datos relacionados en la que las filas de información son registros y las
columnas de datos, campos. La primera fila de la lista contiene los rótulos de cada columna.
 Nombre_de_campo indica qué columna se usa en la función. Escriba el rótulo de la
columna entre comillas, como por ejemplo "Edad" o "Rendimiento", o un número (sin las
comillas) que represente la posición de la columna en la lista: 1 para la primera columna, 2 para
la segunda y así sucesivamente.
 Criterio es el rango de celdas que contiene las condiciones especificadas. Puede usar
cualquier rango en el argumento Criterios mientras este incluya por lo menos un rótulo de
columna y al menos una celda debajo del rótulo de columna en la que se pueda especificar una
condición de columna.
Observaciones
 Cualquier rango se puede usar como argumento criterios, siempre que incluya por lo menos un
nombre de campo y por lo menos una celda debajo del nombre de campo para especificar un
valor de comparación de criterios.
Por ejemplo, si el rango G1:G2 contiene el encabezado de campo Ingresos en la celda G1 y la

cantidad 10.000 en la celda G2, el rango podría definirse como CoincidirIngresos y ese nombre
podría usarse como argumento criterios en las funciones para bases de datos.
 Aunque el rango de criterios puede ubicarse en cualquier parte de la hoja de cálculo, no lo

coloque debajo de la lista. Si agrega más información a la lista, se incluirá en la primera fila
debajo de la misma. Si la fila de debajo no está vacía, Microsoft Excel no podrá agregar la nueva
información.
 Asegúrese de que el rango de criterios no se superpone sobre la lista.
2
 Para realizar una operación en toda una columna de la base de datos, inserte una línea en
blanco debajo de los nombres de campo en el rango de criterios.
Ejemplos
Copie los datos de ejemplo en la tabla siguiente y péguelos en la celda A1 de una hoja de cálculo
nueva de Excel. Para que las fórmulas muestren los resultados, selecciónelas, presione F2 y luego
ENTRAR. Si lo necesita, puede ajustar el ancho de las columnas para ver todos los datos.
Árbol Alto Edad Rendimiento Beneficio Altura

=Manzano >10 <16
=Peral
Árbol Alto Edad Rendimiento Beneficio
Manzano 18 20 14 105
Peral 1,2 1,2 10 96
Cerezo 1,3 14 9 105
Manzano 14 15 10 75
Peral 9 8 8 76,8
Manzano 8 9 6 45
Fórmula Descripción Resultado
=BDPROMEDIO(A4 Rendimiento 1,2

:E10; "Rendimiento"; medio de los
A1:B2) manzanos con
un alto
superior a 3
metros.
=BDPROMEDIO(A4 Edad media 1,3
:E10; 3; A4:E10) de todos los
árboles de la
base de datos.
Ejemplos de criterios
2
 Escriba un signo de igual en una celda para indicar que desea introducir una fórmula. Para
mostrar el texto que incluye un signo de igual, cierre el texto y el signo de igual con comillas de
la siguiente manera:
"=Davolio"
Haga lo mismo si va a introducir una expresión (una combinación de fórmulas, operadores y

texto) y desea mostrar el signo de igual en lugar de hacer que Excel lo use en un cálculo. Por
ejemplo:
=''= entrada ''
="=3000" = 3000
 Cuando filtra datos de texto, Excel no distingue entre mayúsculas y minúsculas. Sin embargo,
puede usar una fórmula para realizar una búsqueda que distinga entre mayúsculas y minúsculas.
Si desea ver un ejemplo, vea Filtrar el texto usando una búsqueda en la que se distinga entre
mayúsculas y minúsculas.
Las siguientes secciones proporcionan ejemplos de criterios complejos.
Varios criterios en una columna
Para buscar las filas que cumplen varios criterios de una columna, escriba los criterios
directamente debajo de los otros en distintas filas del rango de criterios.
En el siguiente rango de datos (A6:C10), el rango de criterios (B1:B3) muestra las filas que
contienen "Davolio" o "Buchanan" en la columna Vendedor (A8:C10).
A B C
1 Tipo Vendedor Ventas
2 =Davolio
3 =Buchanan
2
A B C
4

7 Bebidas Solsona 5122 $
8 Carnes Davolio 450 $
9 Alimentos Buchanan 6328 $
10 Verdura Davolio 6544 $
Varios criterios en varias columnas en las que deben cumplirse todos los criterios
Lógica booleana: (Tipo = "Alimentos" Y Ventas > 1000)
Para buscar las filas que cumplen varios criterios en varias columnas, escriba todos los criterios
en la misma fila del rango de criterios.
En el siguiente intervalo de datos (A6:C10), el rango de criterios (A1:C2) muestra todos los
productos que contienen "Alimentos" en la columna Tipo y un valor superior a 1.000 $ en la
columna Ventas (A9:C10).
A B C
2 =Alimentos >1000

2
Varios criterios en varias columnas en las que debe cumplirse alguno de los criterios
Lógica booleana: (Tipo = "Alimentos" O Vendedor = "Davolio")
Para buscar las filas que cumplen varios criterios en varias columnas en las que puede cumplirse
cualquier criterio, escriba los criterios en filas diferentes del rango de criterios.
En el siguiente rango de datos (A6:C10), el rango de criterios (A1:B3) presenta todas las filas que
contienen "Alimentos" en la columna "Tipo" o "Davolio" en la columna Vendedor (A8:C10).
A B C
2 =Alimentos
3 =Davolio

Varios conjuntos de criterios en los que cada uno de los conjuntos incluye criterios para varias
columnas
Lógica booleana: ( (Vendedor = "Davolio" Y Ventas >3000) O (Vendedor = "Buchanan" Y Ventas >
1500) )
Para buscar las filas que cumplen varios conjuntos de criterios, en los que cada conjunto incluye criterios
para varias columnas, escriba cada conjunto de criterios en filas distintas.
En el siguiente rango de datos (A6:C10), el rango de criterios (B1:C3) muestra las filas que contienen
"Davolio" en la columna Vendedor y un valor superior a 3000 $ en la columna Ventas, o bien, presenta las
filas que contienen "Buchanan" en la columna Vendedor y un valor superior a 1500 $ en la columna
Ventas (A9:C10).
A B C
2
A B C
2 =Davolio >3000
3 =Buchanan >1500

Varios conjuntos de criterios en los que cada conjunto incluye criterios para una columna
Para buscar las filas que cumplen varios conjuntos de criterios, en los que cada conjunto incluye
criterios para una columna, incluyendo varias columnas con el mismo encabezado de columna.
En el siguiente intervalo de datos (A6:C10), el rango de criterios (C1:D3) muestra las filas que
contienen valores comprendidos entre 6.000 y 6.500, y valores inferiores a 500 en la columna
Ventas (A8:C10).
A B C D
1 Tipo Vendedor Ventas Ventas
2 >6000 <6500
3 <500
2
A B C D
Criterios para buscar valores de texto que incluyen algunos caracteres, pero no otros
Para buscar valores de texto que incluyen algunos caracteres, pero no otros, siga uno o varios de
estos procedimientos:
Escriba uno o más caracteres sin un signo igual (=) para buscar las filas que tengan un valor de
texto en una columna que comienza con esos caracteres. Por ejemplo, si escribe el
texto Dav como criterio, Excel encontrará "Davolio", "David" y "Davis".
Use un carácter comodín.
Los siguientes caracteres comodín se pueden usar como criterios de comparación.
Use Para buscar

? (signo de interrogación) Un único carácter
En el siguiente rango de datos (A6:C10), el rango de criterios (A1:B3) muestra las filas cuyos
primeros caracteres son "Ca" en la columna Tipo o las filas cuyo segundo carácter sea "u" en la
columna Vendedor (A7:C9).
A B C
2 Ca
3 =?u*
2
A B C
Criterios creados como resultado de una fórmula

Puede usar como criterio valores calculados que sean el resultado de una fórmula. Tenga en
cuenta los puntos importantes siguientes:
La fórmula se debe evaluar como VERDADERO o FALSO.
Puesto que está usando una fórmula, escriba la fórmula como lo haría normalmente, pero no la
escriba de la forma siguiente:
=''= entrada ''
No use rótulos de columnas para los rótulos de los criterios; deje los rótulos de criterios en blanco
o use uno que no sea un rótulo de columna incluido en el rango (en los ejemplos siguientes,
Promedio calculado y Coincidencia exacta).
Si en la fórmula usa una etiqueta de columna en lugar de una referencia relativa de celda o un
nombre de rango, Excel muestra un valor de error, como por ejemplo, #¿NOMBRE? o
#¡VALOR! en la celda que contiene el criterio. Puede ignorar este error, ya que no afecta al modo
en que se filtra el rango.
La fórmula que use con el fin de generar los criterios debe usar una referencia relativa para hacer
referencia a la celda correspondiente de la primera fila (en los ejemplos siguientes, C7 y A7).
Todas las demás referencias usadas en la fórmula deben ser referencias absolutas.
Las subsecciones siguientes proporcionan ejemplos concretos de criterios creados como resultado
de una fórmula.
Filtrar buscando valores superiores a la media de todos los valores incluidos en el rango de datos
En el siguiente rango de datos (A6:D10), el rango de criterios (D1:D2) muestra las filas que
tienen en la columna Ventas un valor superior al promedio de todos los valores incluidos en la
columna Ventas (C7:C10). En la fórmula, "C7" hace referencia a la columna filtrada (C) de la
primera fila del rango de datos (7).
A B C D
1 Tipo Vendedor Ventas Promedio calculado
2
A B C D
2 =C7>PROMEDIO($C$7:$C$10)
Filtrar el texto usando una búsqueda en la que se distinga entre mayúsculas y minúsculas
En el rango de datos (A6:D10), el rango de criterios (D1:D2) muestra las filas que contienen
"Alimentos" en la columna Tipo usando la función IGUAL para realizar una búsqueda que
distinga entre mayúsculas y minúsculas (A10:C10). En la fórmula, "A7" hace referencia a la
columna filtrada (A) de la primera fila del rango de datos (7).
A B C D
1 Tipo Vendedor Ventas Coincidencia exacta
2 =IGUAL(A7; "Alimentos")
2
A B C D
b. Función BDCONTAR
Cuenta las celdas que contienen números en un campo (columna) de registros de una lista o base
de datos que cumplen las condiciones especificadas.
El argumento nombre_de_campo es opcional. Si se pasa por alto, BDCONTAR cuenta todos los
registros de la base de datos que coinciden con los criterios.
Sintaxis
BDCONTAR(base_de_datos; nombre_de_campo; criterios)
La sintaxis de la función BDCONTAR tiene los siguientes argumentos:
 Base_de_datos Obligatorio. El rango de celdas que compone la lista o base de datos. Una

base de datos es una lista de datos relacionados en la que las filas de información son registros y
las columnas de datos, campos. La primera fila de la lista contiene los rótulos de cada columna.
 Nombre_de_campo Obligatorio. Indica qué columna se usa en la función. Escriba el rótulo
de la columna entre comillas, como por ejemplo "Edad" o "Rendimiento", o un número (sin las
 Criterio Obligatorio. El rango de celdas que contiene las condiciones especificadas. Puede
usar cualquier rango en el argumento Criterios mientras este incluya por lo menos un rótulo de
columna y al menos una celda debajo del rótulo de columna en la que se pueda especificar una
condición de columna.
Observaciones
Cualquier rango se puede usar como argumento criterios, siempre que incluya por lo menos un
Por ejemplo, si el rango G1:G2 contiene el encabezado de columna Ingresos en la celda G1 y la
cantidad 10.000 $ en la celda G2, el rango podría definirse como CoincidirIngresos y ese nombre
podría usarse como argumento de criterios en las funciones para bases de datos.
Aunque el rango de criterios puede ubicarse en cualquier parte de la hoja de cálculo, no coloque
el rango de criterios debajo de la lista. Si agrega más información a la lista, la nueva información
2
se agrega a la primera fila debajo de la lista. Si la fila de debajo no está vacía, Microsoft Excel no
podrá agregar la nueva información.
Asegúrese de que el rango de criterios no queda superpuesto a la lista.
Para realizar una operación en toda una columna de la base de datos, inserte una línea en blanco
debajo de los nombres de campo en el rango de criterios.
Ejemplo
Árbol Alto Edad Rendimient Beneficio Alto

o
="=Manzano" >10 <16
="=Peral"
Árbol Alto Edad Rendimient Beneficio

o
Manzano 18 20 14 105 $
Peral 1,2 1,2 10 96 $
Cerezo 1,3 14 9 105 $
Manzano 14 N/D 10 75 $
Peral 9 8 8 77 $
Manzano 1,2 11 6 45 $
Fórmula Descripción Resultad

o
=BDCONTAR(A5:E11, Busca 1
"Edad", A1:F2) manzanos cuyo
alto varía entre
10 y 16 metros
y determina
cuántos campos
Edad de esos
registros
2
o
contienen
números.
c. Función BDCONTARA
Cuenta las celdas que no están en blanco de un campo (columna) de registros de una lista o base
de datos que cumplen las condiciones especificadas.
El argumento nombre_de_campo es opcional. Si lo omite, BDCONTARA cuenta todos los

registros de la base de datos que coinciden con los criterios.
Sintaxis
BDCONTARA(base de datos, campo, criterios)
La sintaxis de la función BDCONTARA tiene los siguientes argumentos:

 Criterio Obligatorio. Es el rango de celdas que contiene las condiciones especificadas.
Puede usar cualquier rango en el argumento criterios mientras este incluya al menos un rótulo de
columna y una celda debajo del mismo en la que se pueda especificar una condición para la
columna.
Observaciones

2
 Aunque el rango de criterios puede ubicarse en cualquier parte de la hoja de cálculo, no
coloque el rango de criterios debajo de la lista. Si agrega más información a la lista, se incluirá en
la primera fila debajo de la misma. Si la fila de debajo no está vacía, Microsoft Excel no podrá
agregar la nueva información.
 Asegúrese de que el rango de criterios no queda superpuesto a la lista.
Ejemplos
ENTRAR. Si lo considera necesario, puede ajustar los anchos de columna para ver todos los
datos. Si desea copiar alguno de los ejemplos siguientes en Excel, asegúrese de seleccionar todas
las celdas de la tabla, incluida la que se encuentra situada en la esquina superior izquierda.
Árbol Alto Edad Rendimiento Beneficio Alto

="=Manzano" >10 <16
="=Peral"
Árbol Alto Edad Rendimiento Beneficio
Manzano 18 20 14 105,0
Peral 1,2 1,2 10 96,0
Cerezo 1,3 14 9 105,0
Manzano 14 15 10 75,0
Peral 9 8 8 76,8
Manzano 8 9 6 45,0
=BDCONTARA(A4:E10; Cuenta las 1

"Beneficio"; A1:F2) filas (1) que
contienen
"Manzano"
en la
columna A,
con un alto
2
>10 y <16.
Solo la ficha
8 cumple
estas tres
condiciones.
Ejemplos de criterios
Cuando escribe =texto en una celda, Excel lo interpreta como una fórmula e intenta realizar el
cálculo. Para escribir =texto sin que Excel intente realizar cálculos, use esta sintaxis:
=''= entrada ''

="=3000" =3000
 Cuando filtra datos de texto, Excel no distingue entre mayúsculas y minúsculas. Sin embargo,
puede usar una fórmula para realizar una búsqueda que distinga entre mayúsculas y minúsculas.
Las siguientes secciones proporcionan ejemplos de criterios complejos.
Varios criterios en una columna
Para buscar las filas que cumplen varios criterios de una columna, escriba los criterios
directamente debajo de los otros en distintas filas del rango de criterios.
En el siguiente rango de datos (A6:C10), el rango de criterios (B1:B3) muestra las filas que
contienen "Davolio" o "Buchanan" en la columna Vendedor (A8:C10).
Vendedor
="=Davolio"
="=Buchanan"
Categoría Vendedor Ventas
2
Vendedor

'=BDCONTARA(A6:C10;2;B1:B3) Cuenta el número =BDCONTARA(A6:C10;2;B1:B3)
de filas (3) en
A6:C10 que
cumplen
cualquiera de las
condiciones de
"Vendedor" en
las filas 2 y 3.
Varios criterios en varias columnas en las que deben cumplirse todos los criterios
Lógica booleana: (Tipo = "Frutas" Y Ventas > 2000)
Para buscar las filas que cumplen varios criterios en varias columnas, escriba todos los criterios
en la misma fila del rango de criterios.
En el siguiente rango de datos (A6:C12), el rango de criterios (A1:C2) se usa para contar las filas
que contienen "Frutas" en la columna Categoría y un valor superior a 2.000 $ en la columna
Ventas.

="=Frutas" >2000

Verdura Davolio 6.544 $
Bebidas Buchanan 3.677 $
Verdura Davolio 3.186 $
2
'=BDCONTARA(A6:C12;;A1:C2) Cuenta el =BDCONTARA(A6:C12;;A1:C2)
número de filas
(2) en A6:C12
que cumplen las
condiciones en
la fila 2
(="Frutas" y
>2000).
Varios criterios en varias columnas en las que debe cumplirse alguno de los criterios
Lógica booleana: (Tipo = "Alimentos" O Vendedor = "Davolio")
Para buscar las filas que cumplen varios criterios en varias columnas en las que puede cumplirse
cualquier criterio, escriba los criterios en filas diferentes del rango de criterios.
En el siguiente rango de datos (A6:C10), el rango de criterios (A1:B3) muestra todas las filas que
contienen "Frutas" en la columna Tipo, o "Davolio".
Categoría Vendedor
="=Frutas"
="=Davolio"

Frutas Buchanan

'=BDCONTARA(A6:C10;"Ventas"; Cuenta el número =BDCONTARA(A6:C10;"Ve
A1:B3) de filas (2) en ntas";A1:B3)
A6:C10 que
cumplen las
condiciones en
A1:C3, cuyo campo
"Ventas" no está
vacío.
2
Varios conjuntos de criterios en los que cada uno de los conjuntos incluye criterios para
varias columnas
Lógica booleana: ( (Vendedor = "Davolio" Y Ventas >3000) O (Vendedor = "Buchanan" Y

Ventas > 1500) )
criterios para varias columnas, escriba cada conjunto de criterios en filas distintas.
En el siguiente rango de datos (A6:C10), el rango de criterios (B1:C3) se usa para contar las filas
que contienen "Davolio" en la columna Vendedor y un valor superior a 3.000 $ en la columna
Ventas, o las filas que contienen "Buchanan" en la columna Vendedor y un valor superior a 1.500
$ en la columna Ventas.

="=Davolio" >3000
="=Buchanan" >1500

'=BDCONTARA(A6:C10;;B1:C3) Cuenta el =BDCONTARA(A6:C10;;B1:C3)
número de filas
(2) en A6:C10
que cumplen
todas las
condiciones en
B1:C3.
Varios conjuntos de criterios en los que cada conjunto incluye criterios para una columna
criterios para una columna, incluyendo varias columnas con el mismo encabezado de columna.
2
En el siguiente rango de datos (A6:C10), el rango de criterios (C1:D3) se usa para contar las filas
que contienen valores comprendidos entre 6.000 $ y 6.500 $, y valores inferiores a 500 $ en la
columna Ventas.
Categoría Vendedor Ventas Venta

s
>6000 <6500
<500
Fórmula Descripció Resultado

n
'=BDCONTARA(A6:C10;;C1: Cuenta el =BDCONTARA(A6:C10;;C1:
D3) número de D3)
filas (2)
que
cumplen
las
condicione
s en la fila
2 (>6000 y
<6500), o
cumplen la
condición
en la fila 3
(<500).
Criterios para buscar valores de texto que incluyen algunos caracteres pero no otros
Para buscar valores de texto que incluyen algunos caracteres pero no otros, siga uno o varios de
estos procedimientos:
2
 Escriba uno o más caracteres sin un signo igual (=) para buscar las filas que tengan un valor de
texto en una columna que comienza con esos caracteres. Por ejemplo, si escribe el
texto Dav como criterio, Excel encontrará "Davolio", "David" y "Davis".
 Use un carácter comodín.
Los siguientes caracteres comodín se pueden usar como criterios de comparación.
Use Para buscar

? (signo de interrogación) Un único carácter
En el siguiente rango de datos (A6:C10), el rango de criterios (A1:B3) se usa para contar las filas
cuyos primeros caracteres en la columna Tipo son "Ca", o las filas cuyo segundo carácter en la
columna Vendedor es "u".

Ca
?u*

'=BDCONTARA(A6:C10;;A1:B3) Cuenta el número =BDCONTARA(A6:C10;;A1:B3)
de filas (3) que
cumplen
cualquiera de las
condiciones en
A1:B3.
Criterios creados como resultado de una fórmula
2
Puede usar como criterio valores calculados que sean el resultado de una fórmula. Tenga en
cuenta los puntos importantes siguientes:
 La fórmula se debe evaluar como VERDADERO o FALSO.

 Puesto que está usando una fórmula, escriba la fórmula como lo haría normalmente, pero no la
escriba de la forma siguiente:
=''= entrada ''
 No use rótulos de columnas para los rótulos de los criterios; deje los rótulos de criterios en
blanco o use uno que no sea un rótulo de columna incluido en el rango (en los ejemplos
siguientes, Promedio calculado y Coincidencia exacta).
Si en la fórmula usa un rótulo de columna en lugar de una referencia de celda relativa o un

nombre de rango, Excel presenta un valor de error, como por ejemplo #¿NOMBRE? o
#¡VALOR!, en la celda que contiene el criterio. Puede ignorar este error, ya que no afecta al
modo en que se filtra el rango.
 La fórmula que se usa para los criterios debe usar una referencia relativa para hacer referencia
a la celda correspondiente de la primera fila.
 Todas las demás referencias usadas en la fórmula deben ser referencias absolutas.
Filtrar por valores superiores a la media de todos los valores incluidos en el rango de datos
En el siguiente rango de datos (A6:C10), el rango de criterios (C1:C2) se usa para contar las filas
que tienen en la columna Ventas un valor superior al promedio de todos los valores incluidos en
esta columna (C7:C10). El promedio se calcula en la celda C4 y el resultado se combina en la
celda C2 con la fórmula =">"&C4 para crear los criterios que se van a usar.
Ventas
=CONCATENAR(">";C4)
Promedio calculado
=PROMEDIO(C7:C10)

2
Ventas

'=BDCONTARA(A6:C10;;C1:C2) Cuenta el =BDCONTARA(A6:C10;;C1:C2)
número de filas
(3) que cumplen
la condición
(>4611) en
C1:C2. La
condición en C2
se crea a través
de la
concatenación
de =">" con la
celda C4, cuyo
resultado es el
promedio
calculado de
C7:C10.
d. Función BDEXTRAER
Extrae un único valor de una columna de una lista o una base de datos que cumple las
condiciones especificadas.
Sintaxis
BDEXTRAER(base_de_datos, nombre_de_campo, criterios)
La sintaxis de la función BDEXTRAER tiene los siguientes argumentos:

columna.
2
Observaciones
 Si ningún registro coincide con los criterios, DGET devuelve el #VALUE! #¡VALOR!
 Si más de un registro coincide con los criterios, DGET devuelve la #NUM! #¡VALOR!


coloque el rango de criterios debajo de la lista. Si agrega más información a la lista, la nueva
información se agrega a la primera fila debajo de la lista. Si la fila de debajo no está vacía,
Microsoft Excel no podrá agregar la nueva información.
Ejemplo

="=Manzano" >10 <16
=Peral >12

o
Manzano 18 20 14 105 $
Peral 1,2 1,2 10 96 $
Cerezo 1,3 14 9 105 $
Manzano 14 15 10 75 $
Peral 9 8 8 77 $
2
Manzano 8 9 6 45 $
=BDEXTRAER(A5:E11 Devuelve el #¡NUM!

, "Rendimiento", A1:A3) valor de
error
#¡NUM!
porque más
de un
registro
cumple los
criterios
(cualquier
manzano o
peral).
=BDEXTRAER(A5:E11 Devuelve
, "Rendimiento", A1:F3) 10 (el
rendimiento
del
manzano de
la fila 9)
porque es el
único
registro que
cumple las
condiciones
de A1:F3.
e. Función BDMAX
Devuelve el valor máximo de un campo (columna) de registros en una lista o base de datos que
cumple las condiciones especificadas.
Sintaxis
BDMAX(base_de_datos, nombre_de_campo, criterios)
La sintaxis de la función BDMAX tiene los siguientes argumentos:
2
columna.
Observaciones


coloque el rango de criterios debajo de la lista. Si agrega más información a la lista, se incluirá en
la primera fila debajo de la misma. Si la fila de debajo no está vacía, Microsoft Excel no podrá
agregar la nueva información.
Ejemplo
Árbol Alto Edad Rendimient Benefici Alto

o o
="=Manzano" >10 <16
="=Peral"
Árbol Alto Edad Rendimient Benefici

o o
2
Árbol Alto Edad Rendimient Benefici Alto
o o
Manzano 18 20 14 105 $
Peral 1,2 1,2 10 96 $
Cerezo 1,3 14 9 105 $
Manzano 14 15 10 75 $
Peral 9 8 8 77 $
Manzano 8 9 6 45 $
=BDMAX(A5:E11, El máximo 96 $
"Beneficio", A1:F3) beneficio de un
manzano que
mida entre 10 y
16 pies de altura,
o de cualquier
peral. El peral de
la fila 7 cumple
las condiciones.
f. Función DBMIN
Devuelve el valor mínimo de un campo (columna) de registros en una lista o base de datos que
cumple las condiciones especificadas.
Sintaxis
BDMIN(base_de_datos, nombre_de_campo, criterios)
La sintaxis de la función BDMIN tiene los siguientes argumentos:

2
columna.
Observaciones


Ejemplo

o
="=Manzano" >10 <16
="=Peral"

o
Manzano 18 20 14 105 $
2
o
Peral 1,2 1,2 10 96 $
Cerezo 1,3 14 9 105 $
Manzano 14 15 10 75 $
Peral 9 8 8 77 $
Manzano 8 9 6 45 $
=BDMIN(A5:E11, El mínimo 75 $
"Beneficio", A1:F3) beneficio de un
manzano que mida
entre 10 y 16 pies
de altura, o de
cualquier peral. El
peral de la fila 9
cumple las
condiciones.
g. Función BDPRODUCTO
Multiplica los valores de un campo (columna) de registros de una lista o base de datos que
cumplen las condiciones especificadas.
Sintaxis
BDPRODUCTO(base_de_datos, nombre_de_campo, criterios)
La sintaxis de la función BDPRODUCTO tiene los siguientes argumentos:

2
columna.
Observaciones


Ejemplo
Árbol Alto Edad Rendimient Benefici Altur

o o a
=Manzano >10 <16
=Peral

o o
Manzano 18 20 14 105 $
Peral 1,2 1,2 10 96 $
Cerezo 1,3 14 9 105 $
2
Árbol Alto Edad Rendimient Benefici Altur
o o a
Manzano 14 15 10 75 $
Peral 9 8 8 77 $
Manzano 8 9 6 45 $
Fórmula Descripció Resultad

n o
=BDPRODUCTO(A5:E1 Producto de 800 $
1, "Rendimiento", los
A1:F3) rendimiento
s de los
manzanos
con un alto
entre 10 y
16 pies, y
cualquier
peral.
h. Función BDDESVEST
Calcula la desviación estándar de una población basándose en una muestra y usando los números
de un campo (columna) de registros en una lista o base de datos que cumplen las condiciones
especificadas.
Sintaxis
BDDESVEST(base_de_datos, nombre_de_campo, criterios)
La sintaxis de la función BDDESVEST tiene los siguientes argumentos:
2
 Criterio Obligatorio. Es el rango de celdas que contiene las condiciones especificadas. Puede
usar cualquier rango en el argumento criterios mientras este incluya al menos un rótulo de
columna.
Observaciones


Ejemplo
Árbol Alto Edad Rendimient Benefici Alt

o o o
="=Manzano" >10 <16
="=Peral"

o o
2
o o o
Manzano 18 20 14 105 $
Peral 1,2 1,2 10 96 $
Cerezo 1,3 14 9 105 $
Manzano 14 15 10 75 $
Peral 9 8 8 77 $
Manzano 8 9 6 45 $

n o
=BDDESVEST(A5:E11 La 2,96648
, "Rendimiento", desviación
A1:A3) estándar
calculada
del
rendimiento
de
manzanos y
perales si
los datos de
A5:E11 son
únicamente
una muestra
de la
población
total de la
superficie
de frutales.
i. Función BDDESVESTP
Calcula la desviación estándar de una población basándose en toda la población y usa los
números de un campo (columna) de registros de una lista o base de datos que cumplen las
condiciones especificadas.
Sintaxis
2
BDDESVESTP(base de datos, campo, criterios)
La sintaxis de la función BDDESVESTP tiene los siguientes argumentos:

columna.
Observaciones


Ejemplo

o o o
="=Manzano" >10 <16
2
o o o
="=Peral"

o o
Manzano 18 20 14 105 $
Peral 1,2 1,2 10 96 $
Cerezo 1,3 14 9 105 $
Manzano 14 15 10 75 $
Peral 9 8 8 77 $
Manzano 8 9 6 45 $

n o
=BDDESVESTP(A5:E11 La 2,653299
, "Rendimiento", A1:A3) desviación 8
estándar
verdadera
en el
rendimiento
de
manzanos y
perales si
los datos de
la base de
datos
representan
el conjunto
de la
población.
j. Función BDSUMA
2
Suma los números de un campo (columna) de registros de una lista o base de datos que cumplen
las condiciones especificadas.
Sintaxis
BDSUMA(base_de_datos, nombre_de_campo, criterios)
La sintaxis de la función BDSUMA tiene los siguientes argumentos:

Puede usar cualquier rango en el argumento Criterios mientras este incluya por lo menos un
rótulo de columna y al menos una celda debajo del rótulo de columna en la que se pueda
especificar una condición de columna.
Observaciones


Ejemplo
2
="=Manzano" >10 <16
="=Peral"

o
Manzano 18 20 14 105 $
Peral 1,2 1,2 10 96 $
Cerezo 1,3 14 9 105 $
Manzano 14 15 10 75 $
Peral 9 8 8 77 $
Manzano 8 9 6 45 $
=BDSUMA(A4:E10,"Beneficio",A1:A2 Beneficio 225 $

) total de los
manzanos
(filas 5, 8 y
10).
=BDSUMA(A4:E10,"Beneficio", Beneficio 248 $
A1:F3) total de los
manzanos
con un alto
entre 10 y
16 pies, y
todos los
perales
(filas 6, 8 y
9).
k. Función BDVAR
Calcula la varianza de una población basándose en una muestra y usando los números de un
campo (columna) de registros de una lista o base de datos que cumplen las condiciones
especificadas.
2
Sintaxis
BDVAR(base_de_datos, nombre_de_campo, criterios)
La sintaxis de la función BDVAR tiene los siguientes argumentos:

columna.
Observaciones

Nota: En Excel Online no puede definir rangos con nombre.

Ejemplo
2
o
="=Manzano" >10 <16
="=Peral"

o
Manzano 18 20 14 105 $
Peral 1,2 1,2 10 96 $
Cerezo 1,3 14 9 105 $
Manzano 14 15 10 75 $
Peral 9 8 8 77 $
Manzano 8 9 6 45 $
Fórmula Descripción Resultad

o
=BDVAR(A4:E10; La varianza 8,8
"Rendimiento"; calculada en el
A1:A3) rendimiento de
manzanos y
perales si los
datos de la base
de datos son
únicamente una
muestra de la
población total de
la superficie de
frutales.
l. Función BDVARP
2
Calcula la varianza de una población basándose en toda la población y usando los números de un
campo (columna) de registros en una lista o una base de datos que cumplen las condiciones
especificadas.
Sintaxis
BDVARP(base_de_datos, nombre_de_campo, criterios)
La sintaxis de la función BDVARP tiene los siguientes argumentos:

columna.
Observaciones


Ejemplo
2
Árbol Alto Edad Rendimiento Benefici Alto
o
="=Manzano" >10 <16
="=Peral"
Árbol Alto Edad Rendimiento Benefici

o
Manzano 18 20 14 105 $
Peral 1,2 1,2 10 96 $
Cerezo 1,3 14 9 105 $
Manzano 14 15 10 75 $
Peral 9 8 8 77 $
Manzano 8 9 6 45 $
=BDVARP(A4:E10; La varianza verdadera 7,04

"Rendimiento"; A1:A3) en el rendimiento de
manzanos y perales si
los datos de la base de
datos representan el
conjunto de la
población.
7.4 Protección de datos
a. Proteger celdas o rango de celdas
Siga estos pasos para bloquear celdas en una hoja de cálculo:
1. Seleccione las celdas que desee bloquear.
2. En la pestaña Inicio, en el grupo Alineación, haga clic en la flecha pequeña para abrir la

ventana emergente Formato de celdas.
2
3. En la pestaña Protección, active la casilla Bloqueado y, a continuación, haga clic
en Aceptar para cerrar la ventana emergente.
Nota: Si intenta hacer esto con un libro o una hoja de cálculo que no protegió, verá que las celdas
ya están bloqueadas. Esto significa que las celdas están listas para bloquearse cuando proteja el
libro o la hoja de cálculo.
4. En la pestaña Revisión en la cinta, en el grupo Cambios, seleccione Proteger

hoja o Proteger libro y después vuelva a activar la protección. Vea Proteger una hoja de
cálculo o Proteger un libro.
Sugerencia: Se recomienda desbloquear las celdas que cree que necesitará modificar antes de
proteger un libro o una hoja de cálculo, pero también puede desbloquearlas después de aplicar la
protección. Para quitar la protección, simplemente quite la contraseña.
Además de proteger libros y hojas de cálculo, también puede proteger fórmulas.
b. Proteger una hoja de Excel.
Para evitar que, accidental o deliberadamente, otros usuarios cambien, muevan o eliminen datos
de una hoja de cálculo, puede bloquear las celdas de la hoja de cálculo de Excel y luego proteger
la hoja con una contraseña. Pongamos que usted es propietario de la hoja de cálculo del informe
de estado del grupo, en la que desea que los miembros del equipo solo agreguen datos en celdas
específicas y no puedan modificar nada más. Con la protección de la hoja de cálculo, puede hacer
que solo determinadas partes de la hoja puedan editarse y que los usuarios no puedan modificar
los datos de cualquier otra región de la hoja.
Importante: La protección de la hoja de cálculo no está pensada como característica de

seguridad. Simplemente impide que los usuarios modifiquen las celdas bloqueadas de la hoja de
cálculo. Proteger una hoja de cálculo no es lo mismo que proteger un libro o un archivo de Excel
con una contraseña. Para más información, vea lo siguiente:
 Para bloquear el archivo de modo que otros usuarios no pueden abrirlo, vea Proteger un
archivo de Excel.
 Para impedir que los usuarios agreguen, modifiquen, muevan, copien u oculten y
muestren hojas en un libro, vea Proteger un libro.
 Para saber la diferencia entre proteger la hoja de cálculo, el libro o el archivo de Excel,
vea Protección y seguridad en Excel.
c. Bloquear o desbloquear áreas específicas de una hoja de cálculo protegida
2
De forma predeterminada, proteger una hoja de cálculo bloquea todas las celdas para que ninguna
de ellas sea editable. Para habilitar la edición de algunas celdas, mientras deja otras celdas
bloqueadas, es posible desbloquear todas las celdas. Solo puede bloquear celdas y rangos
específicos antes de proteger la hoja de cálculo y, opcionalmente, permitir a usuarios específicos
editar solo en rangos específicos de una hoja protegida.
Bloquear sólo celdas y rangos específicos en una hoja de cálculo protegida
Siga estos pasos:
1. Si la hoja de cálculo está protegida, haga lo siguiente:

a. En la pestaña Revisar, haga clic en Desproteger hoja (en el grupo Cambios).
Haga clic en el botón Proteger hoja para Desproteger hoja cuando una hoja de cálculo está
protegida.
b. Si se le solicita, escriba la contraseña para desproteger la hoja de cálculo.
2. Seleccione toda la hoja de cálculo haciendo clic en el botón Seleccionar todo.
3. En la pestaña Inicio, haga clic en el selector emergente Formato de fuente de celda.

También puede presionar Ctrl+Mayús+F o Ctrl+1
2
4. En la ventana emergente Formato de celdas, en la pestaña Protección, desactive la casilla
Bloqueado y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Se desbloquearán todas las celdas de la hoja de cálculo cuando proteja la hoja. Ahora, puede
elegir las celdas que desee bloquear específicamente.
5. En la hoja de cálculo, seleccione solo las celdas que desea bloquear.

6. Vuelva a abrir la ventana emergente Formato de celdas (Ctrl+Mayús+F).
7. Esta vez, en la pestaña Protección, active la casilla Bloqueado y, a continuación, haga clic
en Aceptar.
8. En la pestaña Revisar, haga clic en Proteger hoja.
9. En la lista Permitir que todos los usuarios de esta hoja de cálculo puedan cambiar, elija
los elementos que desea que los usuarios puedan cambiar.
Más información acerca de los elementos de la hoja de cálculo
2
Desactive esta Para impedir que los usuarios
casilla de
verificación
Seleccionar celdas Muevan el puntero a celdas que tienen activada la casilla de
bloqueadas verificación Bloqueado en la ficha Protección del cuadro
de diálogo Formato de celdas. De forma predeterminada,
los usuarios pueden seleccionar celdas bloqueadas.
Seleccionar celdas Muevan el puntero a celdas que tengan desactivada la
desbloqueadas casilla de verificación Bloqueado en la ficha Protección del
cuadro de diálogo Formato de celdas. De forma
predeterminada, los usuarios pueden seleccionar celdas
desbloqueadas y pueden presionar la tecla TAB para
desplazarse por las celdas desbloqueadas de una hoja de
cálculo protegida.
Formato de celdas Cambien cualquiera de las opciones de los cuadros de
diálogo Formato de celdas o Formato condicional. Si
aplicó formatos condicionales antes de proteger la hoja de
cálculo, el formato seguirá cambiando si un usuario
especifica un valor que satisfaga una condición diferente.
Formato de Utilicen cualquiera de los comandos de formato de
columnas columnas, incluidos los que permiten cambiar el ancho de
columna u ocultar las columnas (ficha Inicio, grupo Celdas,
botón Formato).
Formato de filas Utilicen cualquiera de los comandos de formato de filas,
incluidos los que permiten cambiar el ancho de fila u ocultar
las filas (ficha Inicio, grupo Celdas, botón Formato).
Insertar columnas Inserten columnas.
Insertar filas Inserten filas.
Insertar Inserten nuevos hipervínculos, incluso en celdas
hipervínculos desbloqueadas.
Eliminar columnas Eliminen columnas.
Si Eliminar columnas está protegida e Insertar

columnas no está también protegida, un usuario podría
insertar columnas que no puede eliminar.
2
Eliminar filas Eliminen filas.
Si Eliminar filas está protegida e Insertar filas no está

también protegida, un usuario podría insertar filas que no
puede eliminar.
Ordenar Utilicen cualquier comando para ordenar datos
(ficha Datos, grupo Ordenar y filtrar).
Los usuarios no pueden ordenar rangos que contienen

celdas en una hoja de cálculo protegida,
independientemente de esta configuración.
Usar Autofiltro Usen las flechas desplegables para cambiar el filtro en
rangos al aplicar autofiltros.
Los usuarios no pueden aplicar ni quitar rangos de

autofiltros en una hoja de cálculo protegida,
independientemente de esta configuración.
Usar informes de Apliquen formato, cambien el diseño, actualicen o
tabla dinámica modifiquen de algún otro modo informes de tabla dinámica
o creen nuevos informes.
Modificar objetos Realicen cualquiera de las siguientes acciones:
Efectúen cambios en los objetos gráficos, incluidos mapas,

gráficos incrustados, formas, cuadros de texto y controles,
que no se bloquearon antes de proteger la hoja de cálculo.
Por ejemplo, si una hoja de cálculo tiene un botón que
ejecuta una macro, puede hacer clic en el botón para
ejecutar la macro, pero no puede eliminar el botón.
Efectúen cambios, como modificar el formato, en un gráfico
incrustado. El gráfico sigue actualizándose cuando cambian
sus datos de origen.
Agreguen o editen comentarios.
Modificar Vean escenarios que ha ocultado, realicen cambios en

escenarios escenarios protegidos frente a modificaciones y eliminen
dichos escenarios. Los usuarios pueden cambiar los valores
de las celdas modificadas, si las celdas no están protegidas,
2
y agregar nuevos escenarios.
Elementos de la hoja de gráfico
Active esta casilla Para impedir que los usuarios

de verificación
Contenido Efectúen cambios en elementos que forman parte del gráfico, como
series de datos, ejes y leyendas. El gráfico continúa reflejando los
cambios que se efectúan en sus datos de origen.
Objetos Efectúen cambios en objetos gráficos, incluidas formas, cuadros de texto
y controles, a menos que desbloquee los objetos antes de proteger la hoja
de gráfico.
10. En el cuadro Contraseña para desproteger la hoja, escriba una contraseña para la hoja,
haga clic en Aceptar y después vuelva a escribir la contraseña para confirmarla.
 La contraseña es opcional. Si no proporciona una contraseña, cualquier usuario puede
desproteger la hoja y cambiar los elementos protegidos.
 Asegúrese de elegir una contraseña que sea fácil de recordar, porque si la pierde, no tendrá
acceso a los elementos protegidos de la hoja de cálculo.
Desbloquear rangos en una hoja de cálculo protegida para que los usuarios los modifiquen
Para otorgar a determinados usuarios permiso para modificar rangos en una hoja de cálculo
protegida, el equipo debe ejecutar Microsoft Windows XP o una versión posterior y, además,
debe pertenecer a un dominio. En lugar de usar permisos que requieran un dominio, también
puede especificar una contraseña para un rango.
1. Seleccione las hojas de cálculo que desea proteger.

2. En la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Permitir que los usuarios
modifiquen rangos.
Este comando solamente está disponible cuando la hoja de cálculo no está protegida.
3. Siga uno de los procedimientos siguientes:

 Para agregar un nuevo rango editable, haga clic en Nuevo.
2
 Para modificar un rango existente editable, selecciónelo en el cuadro Rangos
desbloqueados mediante contraseña cuando la hoja está protegida y, a continuación, haga
clic en Modificar.
 Para eliminar un rango editable, selecciónelo en el cuadro Rangos desbloqueados
mediante contraseña cuando la hoja está protegida y, a continuación, haga clic en Eliminar.
4. En el cuadro Título, escriba el nombre del rango que desea desbloquear.
5. En el cuadro Correspondiente a las celdas escriba el signo de igual (=) y después escriba
la referencia del rango que desea desbloquear.
También puede hacer clic en el botón Contraer diálogo, seleccionar el rango de la hoja de

cálculo y después hacer clic de nuevo en el botón Contraer diálogo para volver al cuadro de
diálogo.
6. Para el acceso con contraseña, en el cuadro Contraseña del rango escriba una contraseña que
permita tener acceso al rango.
Especificar una contraseña es opcional cuando planea usar permisos de acceso. Usar una
contraseña le permite ver las credenciales de usuario de cualquier persona autorizada que
modifique el rango.
7. Para permisos de acceso, haga clic en Permisos y después en Agregar.

8. En el cuadro Escriba los nombres de objeto que desea seleccionar (ejemplos), escriba los
nombres de los usuarios a los que les permite modificar los rangos.
Para ver cómo deben escribirse los nombres de los usuarios, haga clic en ejemplos. Para
comprobar que los nombres son correctos, haga clic en Comprobar nombres.
9. Haga clic en Aceptar.

10. Para especificar el tipo de permiso para el usuario que ha seleccionado, en el
cuadro Permisos, active o desactive las casillas Permitir o Denegar y, a continuación, haga clic
en Aplicar.
11. Haga clic en Aceptar dos veces.
Si se le pide una contraseña, escriba la contraseña que ha especificado.
12. En el cuadro de diálogo Permitir que los usuarios modifiquen rangos, haga clic
en Proteger hoja.
13. En la lista Permitir a los usuarios de esta hoja de cálculo, seleccione los elementos que
desee que los usuarios puedan cambiar.
Más información acerca de los elementos de la hoja de cálculo
Desactive esta Para impedir que los usuarios

casilla de
2
verificación
Seleccionar Muevan el puntero a celdas que tienen activada la casilla de
celdas verificación Bloqueado en la ficha Protección del cuadro de
bloqueadas diálogo Formato de celdas. De forma predeterminada, los
usuarios pueden seleccionar celdas bloqueadas.
Seleccionar Muevan el puntero a celdas que tengan desactivada la casilla de
celdas verificación Bloqueado en la ficha Protección del cuadro de
desbloqueadas diálogo Formato de celdas. De forma predeterminada, los
usuarios pueden seleccionar celdas desbloqueadas y pueden
presionar la tecla TAB para desplazarse por las celdas
desbloqueadas de una hoja de cálculo protegida.
Formato de Cambien cualquiera de las opciones de los cuadros de
celdas diálogo Formato de celdas o Formato condicional. Si aplicó
formatos condicionales antes de proteger la hoja de cálculo, el
formato seguirá cambiando si un usuario especifica un valor que
satisfaga una condición diferente.
Formato de Utilicen cualquiera de los comandos de formato de columnas,
columnas incluidos los que permiten cambiar el ancho de columna u
ocultar las columnas (ficha Inicio, grupo Celdas,
botón Formato).
Formato de filas Utilicen cualquiera de los comandos de formato de filas,
incluidos los que permiten cambiar el ancho de fila u ocultar las
filas (ficha Inicio, grupo Celdas, botón Formato).
Insertar Inserten columnas.
columnas
Insertar filas Inserten filas.
Insertar Inserten nuevos hipervínculos, incluso en celdas desbloqueadas.
hipervínculos
Eliminar Eliminen columnas.
columnas
Si Eliminar columnas está protegida e Insertar columnas no
está también protegida, un usuario podría insertar columnas que
no puede eliminar.
Eliminar filas Eliminen filas.
Si Eliminar filas está protegida e Insertar filas no está también

protegida, un usuario podría insertar filas que no puede eliminar.
Ordenar Utilicen cualquier comando para ordenar datos (ficha Datos,
grupo Ordenar y filtrar).
2
Los usuarios no pueden ordenar rangos que contienen celdas en
una hoja de cálculo protegida, independientemente de esta
configuración.
Usar Autofiltro Usen las flechas desplegables para cambiar el filtro en rangos al
aplicar autofiltros.
Los usuarios no pueden aplicar ni quitar rangos de autofiltros en

una hoja de cálculo protegida, independientemente de esta
configuración.
Usar informes de Apliquen formato, cambien el diseño, actualicen o modifiquen de
tabla dinámica algún otro modo informes de tabla dinámica o creen nuevos
informes.
Modificar Realicen cualquiera de las siguientes acciones:
objetos
Efectúen cambios en los objetos gráficos, incluidos mapas,
gráficos incrustados, formas, cuadros de texto y controles, que no
se bloquearon antes de proteger la hoja de cálculo. Por ejemplo,
si una hoja de cálculo tiene un botón que ejecuta una macro,
puede hacer clic en el botón para ejecutar la macro, pero no
puede eliminar el botón.
Efectúen cambios, como modificar el formato, en un gráfico
incrustado. El gráfico sigue actualizándose cuando cambian sus
datos de origen.
Agreguen o editen comentarios.
Modificar Vean escenarios que ha ocultado, realicen cambios en escenarios

escenarios protegidos frente a modificaciones y eliminen dichos escenarios.
Los usuarios pueden cambiar los valores de las celdas
modificadas, si las celdas no están protegidas, y agregar nuevos
escenarios.
Elementos de la hoja de gráfico

de verificación
Contenido Efectúen cambios en elementos que forman parte del gráfico, como
series de datos, ejes y leyendas. El gráfico continúa reflejando los
cambios que se efectúan en sus datos de origen.
Objetos Efectúen cambios en objetos gráficos, incluidas formas, cuadros de texto
y controles, a menos que desbloquee los objetos antes de proteger la hoja
2
de verificación
de gráfico.
14. En el cuadro Contraseña para desproteger la hoja, escriba una contraseña, haga clic
en Aceptar y después vuelva a escribir la contraseña para confirmarla.
 La contraseña es opcional. Si no proporciona una contraseña, cualquier usuario puede

desproteger la hoja de cálculo y cambiar los elementos protegidos.
 Asegúrese de elegir una contraseña que pueda recordar. Si pierde la contraseña, no podrá
acceder a los elementos protegidos de la hoja de cálculo.
 Si una celda pertenece a más de un rango, los usuarios que tengan autorización para modificar
cualquiera de los rangos podrán modificar la celda.
 Si un usuario intenta editar varias celdas a la vez y está autorizado a editar algunas, pero no
todas, se le pedirá que edite las celdas uno a uno.
8. TABLAS DINAMICAS
Información general sobre tablas dinámicas y gráficos dinámicos
Puede usar una tabla dinámica para resumir, analizar, explorar y presentar datos de resumen. Los
gráficos dinámicos complementan a las tablas dinámicas al agregar visualizaciones a los datos de
resumen en una tabla dinámica y le permiten ver fácilmente comparaciones, patrones y
tendencias. Tanto las tablas dinámicas como los gráficos dinámicos le permiten tomar decisiones
informadas sobre datos críticos de su empresa. También puede conectarse a orígenes de datos
externos como tablas de SQL Server, cubos de SQL Server Analysis Services, Azure
Marketplace, archivos de conexión de datos de Office (.odc), archivos XML, bases de datos de
Access y archivos de texto para crear tablas dinámicas o usar tablas dinámicas existentes para
crear tablas nuevas.
Nota: Las capturas de pantalla de este artículo se tomaron en Excel 2016. Si tiene una versión
diferente, es posible que la vista sea ligeramente distinta, pero a menos que se indique lo
contrario, la funcionalidad es la misma.
Información sobre las tablas dinámicas
Una tabla dinámica es una forma interactiva de resumir rápidamente grandes volúmenes de datos.
Puede usar una tabla dinámica para analizar datos numéricos con mayor detalle y para responder
a preguntas imprevistas sobre los datos. Las tablas dinámicas están especialmente diseñadas para:
 Consultar grandes cantidades de datos de muchas formas sencillas.
 Obtener subtotales y sumas de datos numéricos, resumir datos por categorías y

subcategorías, y crear cálculos y fórmulas personalizadas.
2
 Expandir y contraer los niveles de datos para destacar los resultados y profundizar en los
detalles de los datos de resumen de las áreas de interés.
 Trasladar filas a columnas o columnas a filas (o "pivotar") para ver diferentes resúmenes
de los datos de origen.
 Filtrar, ordenar y agrupar los subconjuntos de datos más útiles e interesantes, así como
darles formato de forma condicional, para que pueda centrarse en la información que
desee.
 Presentar informes en línea o impresos concisos, atractivos y anotados.
Por ejemplo, aquí tiene una sencilla lista de gastos domésticos a la izquierda y una tabla dinámica
que se basa en ellos a la derecha:
Datos de gastos domésticos Tabla dinámica correspondiente
8.1 Forma de trabajar con una tabla dinámica
2
Después de crear una tabla dinámica mediante la selección de su origen de datos, la organización
de los campos de la Lista de campos de tabla dinámica y la elección de un diseño inicial, puede
realizar las siguientes tareas mientras trabaja con una tabla dinámica:
Explore los datos con los siguientes procesos:
 Expanda y contraiga datos y muestre los detalles subyacentes que pertenecen a los
valores.
 Ordene, filtre y agrupe campos y otros elementos.
 Cambie las funciones de resumen y agregue los cálculos personalizados y fórmulas.
Cambie el diseño del formulario y la disposición de los campos mediante los siguientes
procesos:
 Cambie el formato de la tabla dinámica: Compacto, Esquema o Tabular.
 Agregue, organice o borre campos.
 Cambie el orden de los campos o elementos.
Cambie el diseño de las columnas, las filas y los subtotales mediante los siguientes procesos:
 Active o desactive los encabezados de campo en columna y fila, o muestre u oculte las
líneas en blanco.
 Muestre los subtotales por encima o por debajo de sus filas.
 Ajuste los anchos de columna al actualizar.
 Mueva un campo de columna al área de filas o un campo de fila al área de columnas.
 Combine o divida celdas para elementos externos de filas y columnas.
Cambie el formato de visualización de los espacios en blanco y errores mediante los

siguientes procesos:
 Cambie cómo se muestran los errores y las celdas vacías.
 Cambie cómo se muestran los elementos y las etiquetas sin datos.
 Muestre u oculte las filas en blanco.
Crear una tabla dinámica o un gráfico dinámico a partir de los datos de una hoja de cálculo
2
8.2 Crear una tabla dinámica
1. Seleccione las celdas a partir de las que quiera crear una tabla dinámica.
Nota: Los datos no deben tener filas o columnas vacías. Debe tener un encabezado de
solo una fila.
2. Seleccione Insertar > Tabla dinámica.
3. En Seleccione los datos que desea analizar, haga clic en Seleccionar una tabla o
rango.
4. En Tabla o rango, compruebe el rango de celdas.
5. En Elija dónde desea colocar el informe de tabla dinámica, seleccione Nueva hoja de

cálculo para colocar la tabla dinámica en una nueva hoja de cálculo u Hoja de cálculo
existente y, después, seleccione la ubicación en la que quiera que aparezca la tabla
dinámica.
6. Seleccione Aceptar.
Crear una tabla dinámica
2
1. Para agregar un campo a la tabla dinámica, active la casilla del nombre del campo en el
panel Campos de tabla dinámica.
Nota: Los campos seleccionados se agregan a sus áreas predeterminadas: los campos no

numéricos se agregan a Filas, las jerarquías de fecha y hora se agregan a Columnas y los
campos numéricos se agregan a Valores.
2. Para mover un campo de un área a otra, arrastre el campo al área de destino.
9. MACROS
9.1 Como crear macros
Si hay tareas de Microsoft Excel que realiza reiteradamente, puede grabar una macro para
automatizarlas. Una macro es una acción o un conjunto de acciones que se puede ejecutar todas
las veces que desee. Cuando se crea una macro, se graban los clics del mouse y las pulsaciones de
2
las teclas. Después de crear una macro, puede modificarla para realizar cambios menores en su
funcionamiento.
Imagine que todos los meses crea un informe para el gerente del departamento contable. Desea
que los nombres de los clientes con cuentas vencidas aparezcan en rojo y en negrita. Puede crear
y luego ejecutar una macro que aplique rápidamente estos cambios de formato en las celdas
seleccionadas.
¿Cómo?
Antes de grabar una macro
Las macros y las herramientas de VBA se pueden encontrar en la pestaña Desarrollador,

que está oculta de forma predeterminada, por lo que el primer paso consiste en habilitarla.
Para más información, vea Mostrar la pestaña Programador.
Grabar una macro
1. En el grupo Código en la pestaña Programador, haga clic en Grabar macro.
2. De manera opcional, escriba un nombre para la macro en el cuadro Nombre de la

macro, especifique una tecla de método abreviado en el cuadro Tecla de método
abreviado, y una descripción en el cuadro Descripción. A continuación, haga clic
en Aceptar para comenzar a grabar.
3. Realice las acciones que desee automatizar, como escribir texto repetitivo o
completar hacia abajo una columna de datos.
4. En la pestaña Programador, haga clic en Detener grabación.
2
Examine la macro y pruébela
Al modificar una macro, puede aprender un poco acerca del lenguaje de programación
Visual Basic.
Para modificar una macro, en el grupo Código en la pestaña Programador, haga clic

en Macros, seleccione el nombre de la macro y haga clic en Editar. Esta acción hará que
se inicie el Editor de Visual Basic.
Observe el código y vea de qué manera las acciones que ha grabado aparecen como código.
Es probable que entienda bien algo del código y que otra parte le resulte un poco
misteriosa.
Experimente con el código, cierre el Editor de Visual Basic y ejecute la macro nuevamente.
Esta vez observe si sucede algo distinto.
9.2 Como grabar una macro
Hay algunos puntos útiles que le interesa saber sobre las macros:
 Al grabar una macro para llevar a cabo una serie de tareas en un rango de Excel, la macro
solo se ejecutará en las celdas del rango. Así, si ha agregado otra fila al rango, la macro no
ejecutará el proceso en la fila nueva, sino solo en las celdas del rango.
 Si ha planeado grabar un proceso largo de tareas, plantéese tener macros relevantes más

pequeñas en lugar de tener una macro larga.
 No es necesario que solo las tareas de Excel se puedan grabar en una macro. El proceso
de macros puede extenderse a otras aplicaciones de Office y a cualquier otra aplicación
que admita la aplicación de Visual Basic (VBA). Por ejemplo, puede grabar una macro en
la que primero actualiza una tabla en Excel y, a continuación, abrir Outlook para enviar la
tabla a una dirección de correo electrónico.
Siga estos pasos para grabar una macro.
1. En el grupo Código de la pestaña Desarrollador, haga clic en Grabar macro.
-O BIEN-
2
Presione Alt+T+M+R.
2. En el cuadro Nombre de la macro, escriba un nombre para la macro. Cree un nombre lo

más descriptivo posible para que pueda encontrarlo rápidamente si crea más de una
macro.
Nota: El primer carácter del nombre de la macro debe ser una letra. Los caracteres
posteriores pueden ser letras, números o caracteres de subrayado. No puede usar espacios
en un nombre de macro; puede usar un carácter de subrayado para separar palabras. Si
utiliza un nombre de macro que también es una referencia de celda, puede aparecer un
mensaje de error que indica que el nombre de la macro no es válido.
3. Si quiere asignar un método abreviado de teclado para ejecutar la macro, en el

cuadro Tecla de método abreviado, escriba cualquier letra (valen tanto mayúsculas
como minúsculas) que quiera usar. Es mejor usar las combinaciones de
teclas Ctrl + Mayús (mayúscula), ya que la combinación de teclas de la macro invalidará
cualquier tecla de método abreviado predeterminada equivalente de Excel mientras esté
abierto el libro que contiene la macro. Por ejemplo, si usa Ctrl+Z (deshacer), perderá la
posibilidad de deshacer en esa instancia de Excel.
4. En la lista Guardar macro en, seleccione la ubicación en la que quiera guardar la macro.
Por lo general, puede guardar la macro en la ubicación Este libro, pero si quiere que la
macro esté disponible siempre que use Excel, seleccione Libro de macros personal. Si
selecciona Libro de macros personal, Excel creará un libro de macros personal oculto
(Personal.xlsb), si aún no existe, y guardará en él la macro.
2
5. En el cuadro Descripción, de manera opcional, escriba una descripción breve de la
función del calendario.
Aunque el campo de descripción es opcional, se recomienda que escriba una descripción.

Intente también indicar una descripción apropiada con información que pueda ser útil para
usted o para otros usuarios que vayan a ejecutar la macro. Si crea una gran cantidad
de macros, la descripción le puede ayudar a identificar rápidamente qué macro hace qué;
de lo contrario, tendrá que ir probando.
6. Haga clic en Aceptar para iniciar la grabación.
7. Realice las acciones que desee grabar.
8. En la pestaña programador , en el grupo código , haga clic en Detener grabación .
-O BIEN-
Presione Alt+T+M+R.
9.3 Trabajar con macros grabadas en Excel
En la pestaña Programador, haga clic en Macros para ver las macros asociadas a un libro. O

bien presione Alt+F8. Se abrirá el cuadro de diálogo Macro.
2
Precaución: Las macros no se pueden deshacer. Antes de ejecutar por primera vez una macro
grabada, asegúrese de haber guardado el libro en la ubicación en la que quiere ejecutar la macro
o, mejor aún, trabaje con una copia del libro para evitar que se produzcan cambios no deseados.
Si ejecuta una macro y no hace lo que quiere, puede cerrar el libro sin guardarlo.

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CONTENIDO

1.1 Descripción general de las tablas de Excel

Para facilitar la administración y el análisis de un grupo de datos relacionados, puede convertir un

Para crear rápidamente una tabla en Excel, haga lo siguiente:

1. Seleccione la celda o el rango en los datos.

 Usar referencias estructuradas En lugar de usar referencias de celda, como A1 y

1. Haga clic en cualquier lugar de la tabla, y se muestra la opción de Herramientas de

1. Haga clic en cualquier lugar de la tabla y, a continuación, vaya a herramientas de

1.2 Insertar la fila total.

1. Seleccione una celda en una tabla.

4. En el desplegable de la fila de total, puede seleccionar una función, como Promedio,

1. Haga clic en cualquier lugar de la tabla o tabla dinámica.

3. En el cuadro de diálogo Insertar segmentaciones de datos, seleccione las casillas de los

5. Puede ajustar las preferencias de segmentación de datos en la pestaña Segmentación de datos

Nota: Seleccione y mantenga presionada la esquina de una segmentación para ajustar y cambiar

Una segmentación de datos generalmente incluye los siguientes componentes:

2. Un botón de filtrado que no está activado indica que el

3. Un botón de filtrado que está activado indica que el

4. Un botón Borrar filtro quita el filtro mediante la

5. Una barra de desplazamiento permite desplazarse cuando

6. Los controles para mover y cambiar el tamaño de los

1.4 Funciones de Español a Ingles

Si la traducción se va a hacer en un archivo de Excel de Microsoft, debes abrir el archivo.

Por el contrario, si la traducción se va a hacer desde las hojas de cálculo en la web

Otros idiomas que puedes utilizar son:

 ES: Español, como te hemos dicho.

Opciones de formato condicional Formato condicional con escalas de colores

2.1 Resaltar valores duplicados con color

2. En la pestaña Inicio, haga clic en Formato condicional > Resaltar reglas de

3. Seleccione un formato de la lista desplegable de opciones y, después, haga clic en Aceptar.

2.2 Ordenar por color

Siga estos pasos:

1. Haga clic en cualquier lugar del rango de datos y, a continuación, en Datos>Ordenar o

2. Seleccione Nombre del empleado para la opción Ordenar por y elija el color de celda en la

La tabla ordenada agrupará los duplicados en la parte superior:

2.3 Resaltar los 10 elementos superiores de un rango

1. Seleccione el rango donde quiera aplicar el formato. En la ilustración anterior, hemos

2. En la pestaña Inicio, haga clic en Formato condicional > Reglas superiores e

2.4 Mostrar varianzas con barras de datos

Siga los pasos a continuación para conocer un ejemplo paso a paso.

1. Seleccione el rango donde quiera aplicar formato. En la ilustración anterior, hemos

2. En la pestaña Inicio, haga clic en Formato condicional > Barras de datos. A continuación,

c. Resaltar valores positivos, neutros y negativos con conjuntos de iconos

2. En la pestaña Inicio, haga clic en Formato condicional > Conjuntos de iconos. A

3. Excel intentará interpretar los datos y aplicará el formato en consecuencia. Si quiere

Siga estos pasos:

2. En la pestaña Inicio, haga clic en Formato condicional > Escalas de colores. A

¿Busca algo más?

1. Seleccione las celdas a las que desee aplicar formato.

2. En la pestaña Inicio, haga clic en Formato condicional > Nueva regla.

3.1 Función Lógica Si

La función SI es una de las funciones más populares de Excel y le permite realizar

SI(prueba_lógica; valor_si_verdadero; [valor_si_falso])

Nombre del argumento Descripción

En el ejemplo anterior, la celda D2 dice: SI(C2 = Sí, entonces devolver un 1, en caso contrario

En este ejemplo, la fórmula de la celda D2 dice: SI(C2 = 1, entonces devolver Sí, en caso

 =SI(C2>B2,"Presupuesto excedido","Dentro de presupuesto")

En el ejemplo anterior, la función en D2 dice SI(C2 es mayor que B2, devolver "Presupuesto

En la ilustración anterior, en lugar de devolver un resultado de texto, vamos a devolver un cálculo