1.4 Gestión Del Conocimiento

ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN Y
GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO
1.4 Gestión del conocimiento
GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO
La gestión del conocimiento es una nueva cultura empresarial, una manera de

gestionar las organizaciones que sitúa los recursos humanos como el principal
activo y sustenta su poder de competitividad en la capacidad de compartir la
información y las experiencias y losconocimientos individuales y colectivos.
Se abre pues una extraordinaria oportunidad de los profesionales de la

información, que ahorapueden aportar sus conocimientos y su experiencia en la
explotación adecuada de los recursosexternos, la gestión de la información dentro
de la organización y la difusión y explotación de la información que ésta genera.
El buen vendedor de agua no ofrece de entrada agua a sus clientes, sino que les
ayuda a entender que tienen sed y después les ofrece el agua para saciarla”. Éste
es un ejemplo clásicoen muchos cursos de gestión empresarial.
Los profesionales de la información podemos ayudar hoy, a la alta dirección de

empresas y todo tipo de corporaciones, a entender el papel determinante que la
gestión del conocimiento puede jugar para garantizar el futuro de sus
organizaciones.
En efecto, la gestión del conocimiento (GdC), es una gran oportunidad para todos
los que trabajamos en el mundo de la información documental, porque nos
permite ofrecer a nuestros clientes-empleadores, unas técnicas y unas
herramientas que aumentarán su capacidad de liderazgo en sus respectivos
mercados.
Debemos ser, pues, los primeros abanderados e impulsores de la gestión del

conocimiento, y parte imprescindible de su puesta en práctica en todo lo que
comporta gestión de la informacióndocumental que, sin duda, constituye uno de
los pilares básicos de la gestión del conocimiento.
Digamos que es un nuevo método de gestión empresarial que se asocia a los

que se han idodesarrollando en las últimas décadas:
• Política de innovación permanente
• Marketing estratégico
• Política de recursos humanos
• Dirección por objetivos
• Calidad total
• Reingeniería de procesos.
La Gestión del Conocimiento podría resumirse en: Información + Gestión de

RecursosHumanos. Éste puede ser el binomio del nuevo paradigma de gestión
de las corporaciones en los inicios del nuevo siglo. En este contexto, nos
referimos a una concepción de gestión de recursos humanos que comporta:
participación, compromiso, motivación y corresponsabilización de los
trabajadores, que, asociada con las nuevas tecnologías de la información, crean
las condiciones para este nuevo avance en la cultura empresarial.
La mejora de los resultados de la acción de las organizaciones, sea cual sea el

ámbito de su actividad. Es decir:
• Aumentar la productividad de las empresas y las corporaciones.
• Aumentar la competitividad.
• Aumentar la capacidad de liderazgo de las organizaciones en sus

respectivosmercados.
• Incrementar las oportunidades de negocio.
GESTIÓN DE CONOCIMIENTO EN EL ÁMBITO ORGANIZACIONAL
En la medida que estamos hablando de conocimiento vivo, es decir

permanentementeactualizable, para hacerlo útil es necesario establecer pautas de
trabajo que incluyan:
• Definición de objetivos.
• Metodología para realizar los objetivos definidos.
• Prever y organizar los instrumentos para su realización.
• Organizar su puesta en práctica.
• Evaluar resultados.
• Generalizar resultados.
• Generalizar las mejores prácticas.
A modo de síntesis, se trataría de pasar de una situación en que, según opinión

generalizadade los expertos, la información de las corporaciones está distribuida
de la siguiente forma:
• El 10% está en formatos informáticos estructurados.
• El 20% está en formatos informáticos no estructurados.
• El 70% está en soporte papel.

• Un volumen indeterminado, pero muy importante, está en la memoria
de lostrabajadores.
A una situación en la que toda la información, incluida la mayor parte posible de

la que está en la memoria, sea asequible, utilizable y renovable, en cualquier
momento y lugar, por cualquierade las personas de la organización.
Algunas premisas básicas para abordar con posibilidades de éxito un proyecto

de gestión delconocimiento son:
• Tener bien definida la misión corporativa.
• El liderazgo de la dirección.
• Una clara motivación del personal que asegure su participación activa.
• Unas estructuras que permitan compartir y sintetizar la información y

aseguren latransferencia continúa de las mejores prácticas.
GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO Y TALENTO HUMANO
Es muy importante que los directores corporativos aborden la realización de

procesos degestión de la información y el conocimiento en sus organizaciones.
La aportación de empresas y profesionales especializados es la mejor garantía

de que losresultados se corresponderán con las expectativas.
Desde el ámbito de la información documental, además de los conocimientos y

la experienciaprofesional, disponemos de herramientas de primer orden:
1. Programas de gestión de la documentación y la imagen, que permiten:
a) La creación de bases de datos con referencias de documentos y sus

contenidos.
b) Informatizar y hacer accesible la información que hoy está disponible sólo

en papel.
c) La creación de bases de datos de conocimiento en diferentes áreas, en la
medida quesus capacidades de búsqueda por campos y a texto completo
permiten un tratamiento muy versátil de la información.
d) Estos programas hacen posible también enlazar, mediante un proceso de

asociación, la información contenida en un registro, con los documentos
asociados a esta información, y que estén situados en otros programas
ofimáticos (Word, Excel...) de la Red o la intranet.
2. Sistemas de edición electrónica, que nos permiten editar cualquier tipo de

información de manera rápida y a bajo coste para difundir la información en cd-
rom, en intranets, extranets e internet. Con ellos podemos hacer accesible la
información necesaria a los trabajadores de una empresa mediante una intranet,
a clientes, colaboradores y proveedores mediante una extranet, y a la sociedad
en general, mediante internet.
3. Motores de búsqueda, que permiten:
a) La búsqueda de información, mediante sesiones de exploración, en

direcciones internet (proveedores, empresas de la competencia,
búsquedas temáticas...), en la propia web, y también en los programas
ofimáticos de la corporación.
b) Indizar la información recogida y hacerla accesible según parámetros

previamente definidos.
c) La creación de bases de datos con la información obtenida.
4. Programas de integración de información.
a) Con ellos es posible integrar información procedente de diferentes

programas ysoportes para crear grandes depósitos de contenidos.
b) Estos contenidos pueden tratarse para dar homogeneidad a su acceso.

c) Los accesos a la información pueden hacerse según perfiles de usuario.
d) Con estos programas podemos también dar acceso único y simultáneo a

informaciones procedentes, indistintamente, tanto de bases de datos
documentales como relacionales.
5. Sistemas interactivos. Para definir documentos tales como encuestas y

formularios, parahacerlos accesibles, mediante navegador web, en intranets o
internet.
a) Los usuarios pueden rellenar estos documentos, y sus respuestas son

directa einmediatamente remitidas al servidor.
b) En el servidor las respuestas se integran en bases de datos definidas.
c) Con estas bases de datos puede realizarse un tratamiento estadístico de las

respuestas,organizar el envío de e-mail, entre otros.
VENTAJAS COMPETITIVAS DE LA GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO
Algunas de las ventajas competitivas de la gestión del conocimiento, y de cómo

influye en la obtención de resultados en las corporaciones, son:
 Mejora de la calidad en productos y servicios.
 Mejora de la atención a los clientes.
 Mejora de las relaciones con los proveedores.
 Crea condiciones para mejorar el ambiente de trabajo.
 Mejora la comunicación interpersonal.
 Mejorando la información y la comunicación, estimula la participación de los

trabajadores.
 Reducción del número de procesos de gestión/producción.

 Simplificación de los procesos de gestión/producción.
 Permite una mayor eficiencia en el uso de los recursos.
 Proporciona mejores herramientas para la gestión de la dirección
Muchos de estos resultados pueden obtenerse con bajas inversiones y con tasas
de devolución que, en numerosas ocasiones, no llegan al año.
PROMOCIÓN DE LA INNOVACIÓN TECNOLÓGICA
Los profesionales y las empresas especializadas en el tratamiento de los recursos

de información aportan conocimientos y experiencia en una amplísima área del
conjunto de actividades multidisciplinares que comporta la Gestión el
Conocimiento.
Así, en la medida en que todas las organizaciones precisan para su actividad de:
 Utilización de fuentes de información externa, o inputs de información,
 Gestión de la información originada en las propias organizaciones, en

sus diferentesdepartamentos,
 Difusión de información al exterior, u outputs de información,
Los especialistas aportan la capacidad de análisis de las necesidades específicas

de cada organización en estos ámbitos, mediante la realización de auditorías de
información, que permitan:
 Evaluación de las necesidades.
 Análisis de los flujos de información.
 Realización de proyectos de soluciones.
 Determinación y asignación de recursos.
 Diseño de estrategias de implantación.

 Diseño de sistemas de evaluación y control.
 Reingeniería según resultados obtenidos.
ANÁLISIS DE LA GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO
En algunas organizaciones se ha creado la figura del Knowledge Manager o

Gestor del Conocimiento, como el especialista que tiene la responsabilidad de
analizar, definir, impulsar,coordinar, dar coherencia y evaluar los procesos que
configuran la Gestión del Conocimiento.
Esto comporta coordinar equipos de profesionales, dirigir procesos de actividades

y, también,conocer y dirigir la implementación de las tecnologías y herramientas
necesarias para la realización práctica.
No hay una profesión concreta que cualifique para esta actividad, pero es evidente
que los profesionales de la información/documentación reúnen unas condiciones
inmejorables de partida si, además, están motivados en todos los aspectos de
gestión y tecnología.
Ésta es una actividad profesional con unas grandes posibilidades en los próximos
años, porquetodas las organizaciones deberán abordar, de una u otra manera, la
realización de actuacionesrelacionadas con la Gestión del Conocimiento.
Ejemplo (Una base de datos de incidencias):
En este ejemplo, se trata de una empresa de servicios que realiza trabajos de

consultoría, instalación y soporte de programas informáticos y otras actividades.
Se ha creado, con un programa documental, una base de datos en la que está

definida una serie de campos para cada registro. Cada registro es una incidencia.
Cada incidencia es registrada por la persona que la detecta, tanto si procede de

un cliente, de un proveedor o es una incidencia interna. La incidencia,
independientemente de quién la registre, es adjudicada al responsable de su
resolución.
Con los datos de la incidencia se identifica la misma y, esto es lo más importante,

se van incorporando en un campo las anotaciones de todo el proceso, tipo de
incidencia, soluciones dadas, fechas, resultados... según un manual de
procedimientos definido.
Se obtiene así un registro en el que consta todo el proceso desarrollado y en el

que quedan incorporados los conocimientos y experiencia, sobre el tema, de todos
los que han intervenido.
Esta base de datos, además de ir integrando los problemas aparecidos con las
soluciones dadas, e ir acumulando información y conocimiento sobre las mismas,
permite un tratamiento estadístico. De todo ello se obtiene una importante
capacidad de prevención, que redunda también en una mejora de productividad.
Esta base de datos está además interrelacionada con otras bases de datos de
trabajo de la empresa: clientes, proveedores, asistencia técnica, presupuestos,
pedidos, etc., y también, mediante el motor de búsqueda instalado en la intranet,
con los programas ofimáticos de la empresa, lo que permite el acceso directo a
todo tipo de documentos, según sus contenidos, independientemente de que
conozcamos o no el programa o el fichero en que se encuentran.
Esta combinación permite una creciente eficiencia en el trabajo de la empresa y

una notable mejora en la atención a los clientes.
Este sencillo ejemplo pone de manifiesto las grandes ventajas de la gestión del
conocimiento, que nos abre unas estimulantes posibilidades de actuación
profesional que se irán confirmandoy ampliando día a día. Estamos emplazados a
profundizar en ellas con ilusión.
REFERENCIAS
JRHV Lectura 07. Gestión del Conocimiento. (Material de lectura)
Rodríguez, J.M. (1999). La gestión del conocimiento: una gran oportunidad.

30/07/2019, de El Profesional de la información.
http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/1999/marzo/la_gestion_de
l_conocimiento_ una_gran_oportunidad.html

1.4 Gestión Del Conocimiento

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

1.4 Gestión Del Conocimiento

Cargado por

Información del documento

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

1.4 Gestión Del Conocimiento

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN Y

GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO

1.4 Gestión del conocimiento

GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO

La gestión del conocimiento es una nueva cultura empresarial, una manera de

Se abre pues una extraordinaria oportunidad de los profesionales de la

Los profesionales de la información podemos ayudar hoy, a la alta dirección de

Debemos ser, pues, los primeros abanderados e impulsores de la gestión del

Digamos que es un nuevo método de gestión empresarial que se asocia a los

• Política de innovación permanente

• Política de recursos humanos

• Dirección por objetivos

La Gestión del Conocimiento podría resumirse en: Información + Gestión de

La mejora de los resultados de la acción de las organizaciones, sea cual sea el

• Aumentar la capacidad de liderazgo de las organizaciones en sus

• Incrementar las oportunidades de negocio.

GESTIÓN DE CONOCIMIENTO EN EL ÁMBITO ORGANIZACIONAL

En la medida que estamos hablando de conocimiento vivo, es decir

• Metodología para realizar los objetivos definidos.

• Prever y organizar los instrumentos para su realización.

• Organizar su puesta en práctica.

• Generalizar las mejores prácticas.

A modo de síntesis, se trataría de pasar de una situación en que, según opinión

• El 10% está en formatos informáticos estructurados.

• El 20% está en formatos informáticos no estructurados.

• El 70% está en soporte papel.

A una situación en la que toda la información, incluida la mayor parte posible de

Algunas premisas básicas para abordar con posibilidades de éxito un proyecto

• Tener bien definida la misión corporativa.

• Una clara motivación del personal que asegure su participación activa.

• Unas estructuras que permitan compartir y sintetizar la información y

GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO Y TALENTO HUMANO

Es muy importante que los directores corporativos aborden la realización de

La aportación de empresas y profesionales especializados es la mejor garantía

Desde el ámbito de la información documental, además de los conocimientos y

1. Programas de gestión de la documentación y la imagen, que permiten:

a) La creación de bases de datos con referencias de documentos y sus

b) Informatizar y hacer accesible la información que hoy está disponible sólo

d) Estos programas hacen posible también enlazar, mediante un proceso de

2. Sistemas de edición electrónica, que nos permiten editar cualquier tipo de

3. Motores de búsqueda, que permiten:

a) La búsqueda de información, mediante sesiones de exploración, en

b) Indizar la información recogida y hacerla accesible según parámetros

c) La creación de bases de datos con la información obtenida.

4. Programas de integración de información.

a) Con ellos es posible integrar información procedente de diferentes

b) Estos contenidos pueden tratarse para dar homogeneidad a su acceso.

d) Con estos programas podemos también dar acceso único y simultáneo a

5. Sistemas interactivos. Para definir documentos tales como encuestas y

a) Los usuarios pueden rellenar estos documentos, y sus respuestas son

b) En el servidor las respuestas se integran en bases de datos definidas.

c) Con estas bases de datos puede realizarse un tratamiento estadístico de las

VENTAJAS COMPETITIVAS DE LA GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO

Algunas de las ventajas competitivas de la gestión del conocimiento, y de cómo

 Mejora de la calidad en productos y servicios.

 Mejora de la atención a los clientes.

 Mejora de las relaciones con los proveedores.

 Crea condiciones para mejorar el ambiente de trabajo.

 Mejora la comunicación interpersonal.