MANUAL PARA EL INFORME DE SEGUIMIENTO PROYECTOS

ESTRATÉGICOS
El objetivo de este documento es establecer una estructura base para un
informe de los proyectos estratégicos que debe ejecutar el Departamento
Logístico.
Los informes de estado de los proyectos son actualizaciones oportunas sobre
el progreso de los proyectos. Si se redactan de manera concisa, los informes
de proyectos ofrecen información general acerca del progreso de un proyecto.
De esta forma, los miembros del equipo obtienen de un vistazo un panorama
general de lo que sucede dentro del proyecto.

Si compartes con regularidad los informes de estado de los proyectos, te

resultará muy útil y clave para mantener a todos los participantes del
proyecto al tanto de lo que sucede y alineados con respecto a cómo avanza.
Los informes contienen las respuestas a lo que todos quieren saber, incluso
antes de que empiecen a hacer preguntas. Le muestran al equipo que todo
está en curso, y avanzando adecuadamente.

La frecuencia con que compartas los informes de estado dependerá del

cronograma de cada proyecto. Para algunos es conveniente crear informes
semanales, mientras que en otros casos solamente hace falta actualizarlos una
vez por mes. La idea es que el informe sea capaz de identificar si el proyecto
está en curso, en riesgo o con retraso.

Estructura para el seguimiento de los proyectos estratégicos

La estructura de un Proyecto es una herramienta importante de comunicación,
y debe ser utilizada por los Directivos y gestores de proyectos para
proporcionar información acerca de lo que está pasando a los distintos
miembros que conforman el equipo de Directores y a las partes interesadas.
Por ello, es de suma importancia estar alineados con el tipo de reporte o
informe de avance y verificar si éste da cuenta con respecto a los objetivos
estratégicos Institucionales.

En el Departamento Logístico se entregan anualmente dos informes al Director,

el primero en mayo y el segundo en noviembre de cada año. Al respecto, el
primer informe al mes de mayo permite conocer los avances de los proyectos
del año en curso con el presupuesto aprobado del mismo año, y junto a ello los
proyectos de arrastre finiquitados que fueron aprobados con recursos
presupuestarios de años anteriores. El segundo informe a noviembre permite
conocer un porcentaje importante de los proyectos que están terminados o que
están por terminar a más tardar antes del cierre del año con los recursos
presupuestarios aprobados para el año en curso.

Se propone que la presente estructura considere los siguientes aspectos:

 Nombre homogéneo a cada proyecto

 Resumen ejecutivo
 Introducción
  Descripción del proyecto
 El problema
 El objetivo
 Antecedentes relevantes
 Externalidades
 Indicadores
 Conclusiones y recomendaciones

Nombre del proyecto: El nombre de un proyecto debe ser claro y sencillo,

pero que a su vez transmita que es lo que se quiere conseguir. El nombre de
proyecto, aunque lo define la unidad técnica, puede ser discutido y sancionado
conjuntamente con los interesados para que al momento de publicar en
Mercado Público de la claridad a los oferentes de cuál es la intención que
persigue la Institución.

Otra opción es simplemente usar el nombre que ya tiene el proyecto, para ser
claros y que estos mismos se repliquen en cada informe a incorporar (excell,
doc e informe Semestral).

Ejemplo

Adquisición carro de intervención rápida para emergencias

El Resumen: Los informes de estado de los proyectos no son informes en

tiempo real. Son resúmenes de los trabajos que se hicieron en el proyecto
durante un tiempo determinado (mes, trimestre). Ofrecen la posibilidad de que
los integrantes del proyecto estén siempre informados sobre si se está
cumpliendo o no con el plan del proyecto.

A menudo, es útil tener esta información disponible de un vistazo, permitiendo

que nuevos miembros del proyecto o las Autoridades tengan una vista
simplificada de los proyectos. También ayuda de una forma concisa compartir
los puntos principales de cada proyecto, sin perder la atención del lector o
Autoridad a la que este dirigido.

En general, los resúmenes ejecutivos constan de cuatro partes:

 Comienza con el problema o la necesidad que el documento resuelve.

 Describe sucintamente el o los proyectos.
 Indica los valores relevantes.
 Termina con una conclusión sobre la importancia del trabajo.

En particular, en los informes entregados por la Sección Gestión y Control de

Proyectos Institucionales permite dos veces en el año dar cuenta a través de
un resumen ejecutivo el logro alcanzado en el desarrollo de los proyectos.

Además, se propone que cada integrante del equipo entregue un resumen de

no más de una página en el que informe el número de proyectos en ejecución y
terminados, destacando los aspectos más relevantes de cada uno de ellos. De
forma tal, de facilitar el trabajo de la jefatura al momento de generar el resumen
ejecutivo general.

Ejemplo

Se han levantado al mes de mayo 2023, 5 proyectos por un valor total de

450.000.000. Estos proyectos permitirán la actualización de los equipos o
hardware informáticos.

Al término de este informe se han finiquitado 3 de los 5 proyectos levantados

Introducción: La introducción de un informe consiste en la descripción de

manera clara y sencilla del acontecimiento o tema a tratar de manera general
sobre los proyectos, la cual le debe permitir al lector entender qué es lo que va
a encontrar en el resto del trabajo o informe presentado. Debe considerar entre
sus aspectos esenciales el objetivo del informe o el tema que se va a tratar, la
justificación o importancia que significa el informe para el Departamento
Logístico, el equipo que lo desarrolla, los plazos relevantes, la metodología
utilizada para recabar la información, las limitaciones o debilidades en la
elaboración del informe y otros aspectos relevantes que lo enriquezcan.

Ejemplo

 ¿Qué se presenta en el informe? Respuesta: Este informe incorpora los

proyectos estratégicos terminados y en proceso para determinar y analizar
el cumplimiento respecto a su línea base.
 ¿Por qué o para qué se hace? Respuesta: Uno de los aspectos esenciales
en este sentido es determinar la razón de ser o el objetivo a cumplir con su
implementación.
 ¿Cómo se desarrolló el trabajo? Respuesta: La metodología utilizada para
analizar cada proyecto se basa en la información aportada por las distintas
unidades involucradas y lo recabado de Mercado Público.
 ¿Cuál es la importancia o relevancia del tema tratado? Respuesta: Al
determinar las externalidades negativas del proyecto se permite que no se
vuelvan a repetir los mismos errores y si son externalidades positivas lograr
fortalecer y replicar las iniciativas en otros proyectos.
 ¿Qué dificultades se encontraron en la consecución de los
objetivos? Respuesta: Una de las principales limitaciones del proyecto es
no disponer de información en línea y oportuna para corregir a tiempo los
errores de los proyectos.
Descripción del proyecto

El problema a solucionar: La definición del problema debe establecer las

condiciones iniciales o el diagnóstico de lo que se quiere o pretende resolver.
Esta problemática puede extraerse de la ficha técnica del proyecto. En lo
posible es necesario destacar los impactos o aspectos sociales que permitirá el
proyecto, ya que la DGAC cumple un rol fundamental para la ciudadanía.

Ejemplo

Potencial incumplimiento de protocolos SSEI para la intervención rápida ante

incidentes de aviación. Con ello se salvaguarda la vida de las personas, ante
situaciones de emergencias por actos inseguros o condiciones inseguras que
ocurran al interior de los aeropuertos y en las aeronaves de carga y transporte
de pasajeros.

Objetivo del proyecto: El objetivo es uno de los aspectos esenciales del

proyecto, ya que debe indicar el resultado que se espera alcanzar con la
ejecución de las actividades que integran el proyecto. No obstante, no basta
que este objetivo indique el resultado que se espera, sino también, cómo se
alinea con el objetivo y productos estratégicos establecidos en el Plan
Institucional. Debe ser la base para establecer las metas y los indicadores a
medir.

Ejemplo

Dotar a la Red Aeroportuaria nacional de Carros de Intervención Rápida para

cumplir protocolo SSEI, en especial para los aeródromos de la Red
Aeroportuaria que no cuentan con dichos Carros. Este objetivo se encuentra
alineado con los objetivos estratégicos N° 1 y 2 (Obj1 “Mantener altos
estándares de seguridad operacional en actividades aéreas que se realicen en
el territorio y espacio aéreo de responsabilidad de Chile” y Obj 2 “Mantener
altos estándares de seguridad de aviación en el país) y con el producto
estratégico “Servicios Aeronáuticos.

Antecedentes relevantes del proyecto: En este apartado del proyecto se deben

establecer los hitos y el seguimiento relevantes que den cuenta s i el proyecto no
está en curso (como puede llegar a suceder), con el informe de estado se sabrá qué lo
retrasa y si hay alguna iniciativa para resolver esos obstáculos. Se podrá averiguar e
informar en forma proactiva para encauzar todo al punto en que debería haberse
encontrado siempre el proyecto. Esto ayudará a identificar los riesgos y superar
cualquier inconveniente antes de que afecte al cronograma de avance. A
continuación se exponen algunos de los aspectos a considerar:
  El oficio remitido por la unidad requirente que demanda la necesidad de
resolver un problema. Ejemplo la Unidad de Sistema remite mediante
oficio N° 11/02/0591 de fecha 3 de enero de 2022 el requerimiento para
adquirir un Carro Vir para el aeródromo de Isla de Pascua de transporte
rápido para emergencias.
 Establecer la modalidad de compra y los recursos involucrados en la
inversión, teniendo presente si es en moneda nacional o extranjera.
Ejemplo Adquisición por Licitación Pública, con una inversión de “USD
400.000, de acuerdo al formulario de ejecución presupuestaria.
 Establecer los plazos de la línea base y los tiempos reales de ejecución,
a la fecha del informe y con el avance desarrollado. Ejemplo el lead time
del proyecto, según la línea base es de 238 días, actualmente el
proyecto se encuentra en la etapa de revisión de las bases técnicas con
una ejecución de 43 días.
 Establecer la fuente de donde se obtuvo la información
 Establecer los obstáculos. Estos se pueden presentar en forma de riesgos
del proyecto que impidan su realización , excesos inesperados en
el presupuesto o demoras que afecten al cronograma del proyecto.
 Cada uno de los hitos principales establecidos en el desarrollo, deben
mostrarse en forma gráfica con un cuadro excell resumen que de cuenta
del avance del proyecto. Ejemplo
Nombre del proyecto: XXX
Mecanismo de Compra LP extranjera

Hitos Actividades críticas Fecha

Indicador o
Avance o porcentaje de Principal Unidad
Proyectado Actividad Ejecutado
Número Nombre Inicio Final Atraso en el Estado
(días) relevante real (días) avance o atraso ejecutante
cronograma (1)

Contrato
55 Terminado
Revisión 14 01-01-2022 15-01-2022 Contrato Terminado
Requerimiento
1 47 -8 -17%
del proyecto Correciones SAL
38 16-01-2022 23-02-2022 Terminado
Revisión
SAL
final 3 24-02-2022 27-02-2022 Terminado
36 Contrato Terminado
Primera
Bases Contrato
2 39 revisión 11 02-03-2022 13-03-2022 3 8% Terminado
administrativas
Observado 25 15-03-2022 09-04-2022 SAL Aceptable
0
0
3 Publicación MP 21 0 21 100%
0
Evaluación y 0
4 51 51 100%
adjudicación 0
0
5 Contrato y OC 80 80 100%
0
Total tiempo (1) 238 91 147 62% Contrato
Nota:
1) Indicador de resultado

Externalidades: Corresponden a los efectos secundarios que pueda generar el

proyecto, estos pueden ser positivos o negativos

Ejemplo

Con la realización de la adquisición de máquinas RX, los funcionarios que la

manipulen pueden estar expuestos a radiaciones que impacten en su salud.
Indicadores: Corresponden a una característica específica, observable y
medible que se usa para mostrar los cambios y progresos que esta teniendo el
proyecto hacia el logro de un resultado o meta.

Desde el año pasado nuestra Sección incorporó algunos indicadores relevantes

para hacer el seguimiento a los proyectos. El éxito o fracaso de un proyecto,
depende mucho del control que se realice durante su gestión.

Entre los indicadores más utilizados para el control de la gestión de los

proyectos tenemos los de presupuesto y los de tiempo. No obstante, en una
Institución de carácter público, también resulta relevante utilizar indicadores
sociales que permitan medir el impacto o beneficio a lograr con la adquisición o
realización del proyecto.

Ejemplos

a) Indicador de eficacia presupuestaria: (presupuesto

ejecutado/presupuesto programado)*100
b) Indicador de eficacia en la ejecución de tiempo: (Tiempo ejecutado del
proyecto/Tiempo programado del proyecto)*100
c) Indicador de eficiencia presupuestaria: ((Presupuesto estimado – gasto
real)/Presupuesto estimado)*100
d) Indicador de eficiencia en el tiempo: ((Tiempo programado – Tiempo
real)/Tiempo programado)*100

Conclusiones y recomendaciones: La conclusión es una revisión reflexiva de

los resultados del mismo, sean parciales o finales. Se trata de un conjunto de
ideas que sintetizan y explican de manera clara y directa los resultados
logrados con el avance o término del proyecto.

En esta parte final del informe, se debe hacer un cierre con las condiciones en
que el proyecto concluye. Es importante identificar los hallazgos relevantes,
tales como por ejemplo que estando en el mes de abril, aún no se reciben las
bases técnicas, o bien si estamos con el informe final al mes de noviembre dar
una interpretación de los resultados alcanzados, como por ejemplo que se fue
ineficiente en su ejecución, por cuanto se tiene un retraso significativo, que
impedirá el gasto presupuestario.

Dicho en términos más sencillos, las conclusiones le ofrecen al lector del

informe la perspectiva que se tiene ahora del proyecto, luego de haberlo
realizado y de haber comprendido lo que salió bien, lo que salió mal y lo que
todo ello significa
o impacta.

Algunas interrogantes que pueden ayudar a definir las conclusiones son:

¿Qué aprendimos una vez realizado el proyecto? ¿En qué ha cambiado

nuestra comprensión del tema del que se ocupa?
¿Se confirmaron nuestras sospechas respecto al resultado? ¿Son valiosos,
reveladores o sugerentes los resultados obtenidos?
¿Qué cosas haríamos diferente si tuviéramos que repetir el proyecto y por qué?
¿Qué aspectos del mismo tuvieron debilidades y cómo podrían subsanarse a
futuro?
Finalmente, a partir de las conclusiones Una vez observado el resultado del
proyecto, podemos inferir algunas recomendaciones si es que el proyecto lo
amerita, como por ejemplo ¿qué nuevos proyectos podríamos emprender?
¿Hacia dónde tendría que marchar una continuación y por qué?