INCREMENTAR GRADUALMENTE UN

PERSPECTIVA
FINANCIERA PUNTO EN LA VIGENCIA 2018 Y 1/2 INCREMENTAR LOS INGRESOS
PUNTO EN LA PARTICIPACIÓN EN POR VENTAS EN LOS SERVICIOS
APORTES EN EL DEPARTAMENTO DEL SOCIALES, MANTENIENDO LAS
TOLIMA A PARTIR DEL AÑO 2019. POLITICAS DE SUBSIDIO

PRESTAR SERVICIOS 95% DE

PERSPECTIVA

QUE RESPONDEN A SATISFACCIÓN

CLIENTES

NECESIDADES DE
USUARIOS

ESTABLECER UN MODELO ORGANIZACIONAL Y

PERSPECTIVA

REDISEÑO DE LOS PROCESOS

INTERNA

IMPLEMENTAR TICS Mejorar la eficiencia de los procesos y la moderniza

de los servicios que respondan a la dinámica de
ENFOCADAS AL SERVICIO mercado, a las necesidades y expectativas de los
empleadores, trabajadores, beneficiarios y comun
en general.
APRENDIZAJE Y
PERSPECTIVA

CRECIMIENTO

FORTALECER LA CULTURA PODEROSA DEL SERVICIO

 La Política de Calidad de Comfenalco Tolima es satisfacer oportunamente a los
NCREMENTAR LOS INGRESOS través de procesos eficaces; cumpliendo con los requisitos para la mejora contin
OR VENTAS EN LOS SERVICIOS trabaja en equipo, manteniendo el liderazgo en la región.
OCIALES, MANTENIENDO LAS
POLITICAS DE SUBSIDIO

COMFENALCO
SIEMPRE FÁCIL Y
DESCENTRALIZADO

CER UN MODELO ORGANIZACIONAL Y EL

REDISEÑO DE LOS PROCESOS
eficiencia de los procesos y la modernización
servicios que respondan a la dinámica del
do, a las necesidades y expectativas de los
res, trabajadores, beneficiarios y comunidad
en general.

OSA DEL SERVICIO

Prestar servicios integrales, innovadores y de calidad,

deportiva, campeonatos, eventos y asesorías deportivas, organizada por niv
jóvenes, adultos y comunidad en general, que permitan fortalecer la práctica dep
del tiempo libre.
 es satisfacer oportunamente a los usuarios, mediante la prestación de servicios integrales que mejoren su calidad de vida, a
los requisitos para la mejora continua del Sistema de Gestión de Calidad, apoyados en un talento humano idóneo que
en la región.

vadores y de calidad, a través del aprendizaje, fundamentación, perfeccionamiento y especialización

ías deportivas, organizada por niveles y categorías de forma lúdica, recreativa y de rendimiento deportivo dirigida a niños,
e permitan fortalecer la práctica deportiva, la convivencia, el juego limpio y la sana integración mediante el aprovechamiento
oren su calidad de vida, a
umano idóneo que

o y especialización
portivo dirigida a niños,
ante el aprovechamiento
 OBJETIVO
Divulgar oportunamente los servicios y programas de Comfenalco Tolima, mediante la es
virtuales y contratados, para que los usuarios se interesen en adquirirlos.

ALCANCE
Aplica para el proceso de Gestión de Atención, Comunicación y Mercadeo, subproceso Im

PROVEEDORES ENTRADA

Superintendencia del Subsidio

Familiar

Dirección Administrativa

Procesos de calidad
Resultados de aportes del 4%
Todos los procesos
Necesidades de los servicios.
Plan estratégico de la Caja.

Resultados de estudios de medios

de comunicación tradicionales y
virtuales.
 Solicitud de publicidad.

Suministro de información.

Direccionamiento administrativo.
Todos los procesos
Suministro de información
contextualizada por parte de los
servicios.

Protocolo de comunicaciones
externas e internas.

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
Todos los procesos SERVICIOS
PLAN DE COMUNICACIONES
 Todos los procesos
Dirección Adminsitrativa
Protocolo de Comunicaciones
manual de uso de imagen
corporativo
Manual de uso de imagen de la
Superintendencias

Todos los procesos

Dirección Adminsitrativa
Todos los procesos de la Caja

Todos los procesos • Monitoreo a los distintos canales

de comunicación.

• Programación de Actividades

Recursos
TIPO DE RECURSO DESCRIPCIÓN

Coordinadora Imagen Protocolo y

Comunicaciones, Auxiliar de
Diseño, Auxiliar de Diseño,
HUMANOS
Personal con formación, educación,
habilidades y experiencia
requeridas por la Caja, que
contribuyan al logro de los
objetivos de la calidad.
 Oficinas dotadas con equipos de
cómputo e impresora adecuados
INFRAESTRUCTURA para el excelente desarrollo de las
(FISICA Y TECNOLOGICA) actividades, Internet, intranet,
Software Contable, Software de
Diseño y office.

La Caja proporciona un ambiente

AMBIENTE DE TRABAJO apropiado de acuerdo a las
actividades a realizar.

La Dirección Administrativa,
anualmente establece el
presupuesto para el funcionamiento
de todos los procesos de la Caja, así
como para la implementación,
mantenimiento y mejora del
sistema de gestión de la calidad, de
FINANCIEROS conformidad en los requisitos de la
norma NTC ISO 9001.

El presupuesto de publicidad se
obtiene de acuerdo a los
parametros de la Superintendencia
del Subsidio Familiar.
los servicios y programas de Comfenalco Tolima, mediante la estructura de campañas publicitarias a través de medios de co
ara que los usuarios se interesen en adquirirlos.

Gestión de Atención, Comunicación y Mercadeo, subproceso Imagen, Protocolo y Comunicaciones.

ACTIVIDADES Y RESPONSABLES

1. PLANEA ACTIVIDADES
Indentifica, analiza y determina los requisitos legales
para las acciones y desiciones.

Identifica, analiza y evalúa los riesgos y oportunidades

del proceso.

Analiza las necesidades, expectativas y metas de las

partes interesadas para la proyección de la estrategia.

Elabora el presupuesto
de costos y gastos de la oficina incluyendo el rubro de
publicidad y promoción.

Responsable: Coordinadora de la oficina de Imagen,

Protocolo y Comunicaciones.
2. ESTRUCTURA LA ESTRATEGIA DE COMUNICACIÓN A
EJECUTAR
Recepciona la necesidad de publicidad de los servicios.
Identifica la estrategia comunicativa apropiada a
desarrollar de acuerdo con la necesida del servicio.
Responsable: Coordinadora de la oficina de Imagen,
Protocolo y Comunicaciones.

3. RELACIONAMIENTO CON LOS MEDIOS DE

COMUNICACIÓN.

Identifica resultados de estudios de medios

Relación con directores de medios
Relación con periodistas
Genera y gestiona la contratación

Responsable: Coordinadora de la oficina de Imagen,

Protocolo y Comunicaciones
 4. GESTIÓN DE LA IMAGEN CORPORATIVA

Revisa el buen uso de la imagen corporativa

Propicia la exposición de la imagen corporativa en
eventos internos y externos.
Genera espacios físicos y virtuales para promoción de
marca

Responsable: Coordinadora de la oficina de Imagen,

Protocolo y Comunicaciones

5. ADMINISTRACIÓN DEL PORTAL WEB DE

COMFENALCO TOLIMA
Diseña la imagen de la plantilla de la web
Actualiza la web de acuerdo con las necesidades.
Revisa el buen funcionamiento
Sube contenido

Responsable: Auxiliar de Diseño

6. VERIFICACIÓN Y SEGUIMIENTOS.

Responsable: Coordinador oficina de Imagen,

Protocolo y Comunicaciones.
nte la estructura de campañas publicitarias a través de medios de comunicación masiva, propios,

oceso Imagen, Protocolo y Comunicaciones.

SALIDAS CLIENTES

Dirección Administrativa.
Presupuesto.
Líderes de los servicios.
Programación de actividades.
Matriz de riesgos y oportunidades. Departamento de Compras.

Información documentada actualizada. División jurídica.

Cronograma de actividades Proceso de Gestión de Calidad.

 Manual de línea gráfica.
Dirección Administrativa
Plan de la estrategia.
División de Crecimiento y Bienestar.
Plan de publicidad.
Todos los servicios de la Caja.
Planes de visita a medios de comunicación
Usuarios
Campañas publicitarias virtuales.
Mercadeo Corporativo.
Boletines de prensa.
Empresas afiliadas.
Elaboración de guiones para cuñas.
Medios de Comunicación.
Elaboración de guiones para videos.
Gestión Humana
Revista institucional.
Atención al Usuario

Base de datos
Lista de difusión de whatsApp
Publicaciones en redes sociales
Boletines de prensa Todos los procesos
Recorrido por medios de comunicación
Ruedas de Prensa
 Publicidad exterior
Piezas publicitarias
Página web Todos los procesos
Correos electrónicos
Eventos institucionales y externos.

Todos los procesos

Secciones de la página web
Slider
Informacón de los servicios
Tarifas
Sección Noticias

• Resultados de medición del alcance de los

medios de comunicación Todos los procesos
• Cumplimiento de la programación de
actividades.
 DIVISION DESARROLLO ESTRATEGICO
       
MATRIZ DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES

PROCESO / SUBPROCESO: COMUNICACIONES

Fecha última actualización: octubre 2021

ESTABLECIMIENTO DEL CONTEXTO IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO ANALISIS DEL RIESGO

Frecuencia Ocurrencia Anual Amenaza

Núme Objetivos Estratégicos de Amenaza /
Actividades de la Caracterización Objetivos de Calidad Categoría de Riesgo Amenaza u Oportunidad Causas Consecuencias
ro la Caja Oportunidad
Criterio Cualitativo Calificación

4. Mejorar la eficiencia de los

procesos y la modernización
de los servicios que
respondan a la dinámica del 7. Fortalecer la
Sobre ejecución del valor presupuestado Falta de seguimiento a la 1. Sanciones Legales.
1 1. PLANEACIÓN DE ACTIVIDADES mercado, a las necesidades y presencia institucional 3. Sanciones legales A Medio 3
en gastos de publicidad. ejecución del presupuesto. 2. Decisiones erróneas.
expectativas de los en la Región.
empleadores, trabajadores,
beneficiarios y comunidad
en general.

4. Mejorar la eficiencia de los

procesos y la modernización
de los servicios que 1. Perdida de Ingresos.
respondan a la dinámica del 7. Fortalecer la 7. Perdida de credibilidad, Comunicar información 2. Disminución en la venta de
Incumplimiento de la característica de
2 mercado, a las necesidades y presencia institucional reputacion e imagen A errada de los eventos o los servicios. Bajo 2
calidad.
expectativas de los en la Región. corporativa servicios 3. Afectación de la reputación
empleadores, trabajadores, corporativa.
beneficiarios y comunidad
en general.

Demora en la elaboración de
4. Mejorar la eficiencia de los las piezas publicitarias
procesos y la modernización
de los servicios que 1. Pérdida de Ingresos.
2. ESTRUCTURACIÓN DE CAMPAÑAS
respondan a la dinámica del 7. Fortalecer la 7. Perdida de credibilidad, 2. Disminución en la venta de
DE PROMOCIÓN DE LOS SERVICIOS Y Campañas de publicidad sobre el tiempo
3 mercado, a las necesidades y presencia institucional reputacion e imagen A Servicios. Bajo 2
REDACCIÓN – ELABORACIÓN DE para la promoción
expectativas de los en la Región. corporativa 3. Pérdida de imagen,
COMUNICADOS.
empleadores, trabajadores, credibilidad y reputación.
beneficiarios y comunidad Entrega de la información de
en general. los eventos o servicios a
promocionar sin la debida
antelación

4. Mejorar la eficiencia de los

procesos y la modernización
de los servicios que
respondan a la dinámica del 7. Fortalecer la 7. Perdida de credibilidad, Desconocimiento y mal uso
Afectación de la imagen Corporativa y la 1. Pérdida de la imagen,
4 mercado, a las necesidades y presencia institucional reputacion e imagen A del protocolo de Bajo 2
reputación de la Caja credibilidad y reputación
expectativas de los en la Región. corporativa comunicaciones.
empleadores, trabajadores,
beneficiarios y comunidad
en general.
 4. Mejorar la eficiencia de los
procesos y la modernización
de los servicios que
respondan a la dinámica del 7. Fortalecer la 7. Perdida de credibilidad, Desconocimiento y mal uso
Afectación de la imagen Corporativa y la 1. Pérdida de la imagen,
4 mercado, a las necesidades y presencia institucional reputacion e imagen A del protocolo de Bajo 2
reputación de la Caja credibilidad y reputación
expectativas de los en la Región. corporativa comunicaciones.
empleadores, trabajadores,
beneficiarios y comunidad
enMejorar
4. general.la eficiencia de los
procesos y la modernización
de los servicios que
Elaboración de piezas 1. Pérdida de Imagen
respondan a la dinámica del 7. Fortalecer la
Demandas legales por derechos de publicitarias con imágenes 2. Sanciones legales
5 mercado, a las necesidades y presencia institucional 4. Decisiones erróneas A Bajo 2
publicaciones de imagen. sin autorización de los 3. Proceso disciplinarios.
expectativas de los en la Región.
derechos. 4. Detrimento patrimonial.
empleadores, trabajadores,
beneficiarios y comunidad
en general.

4. Mejorar la eficiencia de los

procesos y la modernización
de los servicios que
3. Mejorar
respondan a la dinámica del Contratación de publicidad en general sin
3. GESTIÓN CON LOS MEDIO DE continuamente la Desconocimiento de medios 1. Perdida de Ingresos.
6 mercado, a las necesidades y 4. Decisiones erróneas A tener en cuenta los emisoras de mayor Bajo 2
COMUNICACIÓN. efectividad de los mas escuchados. 2. No venta de servicios.
expectativas de los audiencia o rating.
procesos.
empleadores, trabajadores,
beneficiarios y comunidad
en general.

Medio 3

7. Perdida de credibilidad, Falta de monitoreo de la

Desactualización de la información de la 1. Pérdida de Credibilidad.
7 4. Mejorar la eficiencia de los reputación e imagen A información publicada en el    
que reposa en la pagina web de la Caja. 2. Quejas y reclamos
procesos y la modernización corporativa portal web
de los servicios que
3. Mejorar
respondan a la dinámica del
4. ADMINISTRACIÓN DE MEDIOS continuamente la
mercado, a las necesidades y    
VIRTUALES.. efectividad de los
expectativas de los
procesos.
empleadores, trabajadores,
beneficiarios y comunidad
en general. 1.Pérdida de ingresos.
Falta de recurso humano con 2. Debilidad en la interacción
Desactualización tecnológica (página
conocimiento integral sobre de acuerdo con las
8 Riesgos tecnológicos A web) de acuerdo con las tendencias y Alto 4
el desarrollo de la página necesidades de los usuarios.
necesidades de los usuarios.
web 3. Afectación de imagen
corporativa.
4. Mejorar la eficiencia de los
procesos y la modernización
de los servicios que
respondan a la dinámica del 1. Satisfacer las 1. Pérdida de Credibilidad.
3. GESTIÓN CON LOS MEDIO DE 8. fallas en atencion a Incumplimiento de características de Divulgar información
9 mercado, a las necesidades y necesidades de los A 2. Quejas y reclamos Bajo 2
COMUNICACIÓN. clientes calidad del servicio inapropiada de los servicios.
expectativas de los clientes 3. Sanciones legales
empleadores, trabajadores,
beneficiarios y comunidad
en general.
1. Incumplimiento del plan de
comunicaciones
3. Prestar servicios 1. Satisfacer las 2. Restricciones para la
4. ADMINISTRACIÓN DE MEDIOS
10 oportunos, faciles y necesidades de los 10. Riesgos Externos A Propagación de la pandemia Contagio virus realización de las actividades Bajo 2
VIRTUALES.
descentralizados. clientes correspondientes al área de
Comunicaciones por la
emergencia sanitaria.

Innovación en las actividades del área de

N/A N/A N/A N/A N/A O Comunicaciones a través de los avances N/A N/A N/A N/A
tecnológicos (actividades virtuales)
 
EL RIESGO

Impacto Financiero
Frecuencia
Responsable Ejecución Responsable Supervisión
Riesgo Inherente Control a Evaluar o Acción Tipo de control Documentación del Control o acción Ejecución de
Control o Acción Control o Acción
Controles
Criterio Cualitativo Calificación

Coordinador de Imagen,
Archivo en Excel/ presupuesto
Registrar periódicamente los gastos de publicidad. Preventivo Apoyo Secretaria División Protocolo y Comunicaciones Semanal
comunicaciones
Estratégicas
Alto 3 9 ALTO
Coordinador de Imagen, Cuando se realiza la
Archivo en Excel/ presupuesto
Validar lo contratado vs con lo ejecutato. Detectivo Apoyo Secretaria División Protocolo y Comunicaciones actividad que genera
comunicaciones
Estratégicas el control

Verificar y aprobar por parte de los lideres de los Coordinador de Imagen,

procesos, la información que contiene la campaña Preventivo Correos Lideres de Procesos Protocolo y Comunicaciones Semanal
comunicativa. Estratégicas
Severo 4 8 ALTO

Coordinador de Imagen,
Revisar la información antes de la publicación. Detectivo Correos Auxiliar de Diseño Protocolo y Comunicaciones Semanal
Estratégicas

Coordinador de Imagen, Cuando se realiza la

Solicitar con antelación la información pertinente
Preventivo Correos Auxiliar de diseño Protocolo y Comunicaciones actividad que genera
para el desarrollo de las campañas
Estratégicas el control

Severo 4 8 ALTO
Verificar y aprobar por parte de los lideres de los Coordinador de Imagen, Cuando se realiza la
procesos, la información que contiene la campaña Preventivo Correos Lideres de Procesos Protocolo y Comunicaciones actividad que genera
comunicativa. Estratégicas el control

Coordinador de Imagen, Cuando se realiza la

Supervisar la entrega de publicidad, a los servicios. Detectivo Carpeta y correos Auxiliar de diseño Protocolo y Comunicaciones actividad que genera
Estratégicas el control
Coordinador de Imagen,
Cuando se realiza la
Recordar a los líderes la aplicadión del protocolo de Protocolo y
Preventivo Aplicativo ISOTools / correos electrónicos Jefe División de Servicios actividad que genera
comunicaciones interna y externas Comunicaciones
el control
Estratégicas
Severo 4 8 ALTO
Severo 4 8 ALTO
Coordinador de Imagen, Cuando se realiza la
Supervisar el cumplimiento del protocolo de
Detectivo Correos electrónicos Auxiliar de Diseño Protocolo y Comunicaciones actividad que genera
comunicaciones internas y externas.
Estratégicas el control

Coordinador de Imagen, Cuando se realiza la

Verificar la existencia de la autorización previa a la Auxiliar Administrativa
Preventivo Formato de autorización Protocolo y Comunicaciones actividad que genera
publicación de imágenes. ( menores con permisos). Comunicaciones
Estratégicas el control
Severo 4 8 ALTO
Coordinador de Imagen, Cuando se realiza la
Auxiliar Administrativa
Validar el formato de autorizacion vs imagen. Detectivo Formato de autorización Protocolo y Comunicaciones actividad que genera
Comunicaciones
Estratégicas el control
Coordinador de Imagen,
Cuando se realiza la
Análizar las metricas para determinar la preferencia, Protocolo y Jefe División Desarrollo
Preventivo Metricas actividad que genera
horarios y líneas de las piezas pulicitarias. Comunicaciones Estratégico
el control
Estratégicas
Coordinador de Imagen,
Cuando se realiza la
Protocolo y Jefe División Desarrollo
Severo 4 8 ALTO Validar las métricas de las redes sociales Detectivo Métricas actividad que genera
Comunicaciones Estratégico
el control
Estratégicas
Coordinador de Imagen,
Cuando se realiza la
Protocolo y Jefe División Desarrollo
Analizar estudio general de medios Detectivo Reporte actividad que genera
Comunicaciones Estratégico
el control
Estratégicas
Coordinador de Imagen, Cuando se realiza la
Alto 3 9 Revisar la página Preventivo Historial del navegador de la página Auxiliar de diseño Protocolo y Comunicaciones actividad que genera
Estratégicas el control

Coordinador de Imagen, Cuando se realiza la

Reportar novedades encontradas en su
      ALTO Detectivo Correos Auxiliar de diseño Protocolo y Comunicaciones actividad que genera
funcionamiento
Estratégicas el control
Enviar oficio a los líderes de los
Coordinador de Imagen, Cuando se realiza la
procesos/subprocesos, recordando su
      Preventivo Correos Auxiliar Comunicaciones Protocolo y Comunicaciones actividad que genera
responsabilidad de monitorear la pertinencia de la
Estratégicas el control
información publicada en el portal web.
Contar con asesoría y acompañamiento tecnológico Coordinador de Imagen,
permanente, para la optimización integral de la Preventivo NO DOCUMENTADO PERSONAL TI Protocolo y Comunicaciones semanal
página web. Estratégicas
Alto 3 12 ALTO
Coordinador de Imagen,
Realizar seguimiento a la información que reposa en AUXILIAR
la página web.
Detectivo NO DOCUMENTADO COMUNICACIONES
Protocolo y Comunicaciones Semanal
Estratégicas

Coordinador de Imagen, Cuando se realiza la

Revisión previa de toda la información a divulgar Preventivo Correos Auxiliar Comunicaciones Protocolo y Comunicaciones actividad que genera
Estratégicas el control
Severo 4 8 ALTO
Coordinador de Imagen, Cuando se realiza la
Socializar las inconsistencias encontradas con el
Detectivo Correos Auxiliar Comunicaciones Protocolo y Comunicaciones actividad que genera
área correspondiente
Estratégicas el control

Incrementar el uso de la publicidad virtual con tendencias Parrilla de la programación de Coordianador de la oficina
Jefe de División de Desarrollo
Severo 4 8 ALTO audiovisuales y de interactividad con los seguidores, Correctivo publicaciones en redes sociales/métricas de Imagen, protocolo y Semanal
fortaleciendo las campañas publicitarias. Estratégico.
de las redes sociales comunicaciones.
1. Propiciar y generar productos comunicativos,
adoptando tendencias que generen alcances amplios
entre los seguidores de las redes sociales, logrando
Coordianador de la oficina
recordación de marca. 1-2 Se evidencia en las publicaciones de Jefe de División de Desarrollo
N/A N/A N/A N/A N/A de Imagen, protocolo y N/A
las redes sociales. Estratégico.
comunicaciones.
2. Estructurar un tutorial que le permita a las áreas
de los servicios, realizar adecuadamente los videos,
a través del celular.
   
 Código: FO-GRI
Fecha: Junio 2020
Versión: 4
S.G.C.

EVALUACIÓN DEL RIESGO CONCLUSIÓN - MONITOREO Y SEGUIMIENTO DE LA GESTIÓN DEL RIESGO

Nivel de Efectividad          
Calificación
Conclusiones de la Gestión de Código Tratamiento
Protección del Riesgo Residual Fecha de Monitoreo
Riesgos ISOTOOLS
riesgo
Estado del Control Calificación Promedio          

EXISTE DOCUMENTADO,
5          
SE APLICA EFECTIVO
5 APROPIADA ACEPTABLE CONFORME MONITOREO ANUAL 11/23/2022 N/A
EXISTE DOCUMENTADO,
5          
SE APLICA EFECTIVO

         

EXISTE DOCUMENTADO,
5          
SE APLICA EFECTIVO
5 APROPIADA ACEPTABLE CONFORME MONITOREO ANUAL 11/23/2022 N/A

         

EXISTE DOCUMENTADO,
5          
SE APLICA EFECTIVO

         
EXISTE DOCUMENTADO,
5
SE APLICA EFECTIVO
         

5 APROPIADA ACEPTABLE CONFORME MONITOREO ANUAL 11/23/2022 N/A

EXISTE DOCUMENTADO,
5          
SE APLICA EFECTIVO

EXISTE DOCUMENTADO,
5          
SE APLICA EFECTIVO

EXISTE DOCUMENTADO,
5          
SE APLICA EFECTIVO
5 APROPIADA ACEPTABLE CONFORME MONITOREO ANUAL 11/23/2022 N/A
 5 APROPIADA ACEPTABLE CONFORME MONITOREO ANUAL 11/23/2022 N/A
EXISTE DOCUMENTADO,
5          
SE APLICA EFECTIVO

EXISTE DOCUMENTADO,
5          
SE APLICA EFECTIVO
5 APROPIADA ACEPTABLE CONFORME MONITOREO ANUAL 11/23/2022 N/A
EXISTE DOCUMENTADO,
5          
SE APLICA EFECTIVO

EXISTE DOCUMENTADO,
5          
SE APLICA EFECTIVO

EXISTE DOCUMENTADO,
5 5 APROPIADA ACEPTABLE CONFORME MONITOREO ANUAL 11/23/2022 N/A          
SE APLICA EFECTIVO

EXISTE DOCUMENTADO,
5          
SE APLICA EFECTIVO

EXISTE DOCUMENTADO,
5          
SE APLICA EFECTIVO

EXISTE DOCUMENTADO,
5 5 APROPIADA ACEPTABLE CONFORME MONITOREO ANUAL 11/23/2022 N/A          
SE APLICA EFECTIVO

EXISTE DOCUMENTADO,
5          
SE APLICA EFECTIVO

NO EXISTE 1          
DEFICIENTE MUY
1 ALTO PLAN DE TRATAMIENTO N/A TRO-CRP-1
CRITICO
NO EXISTE 1          

EXISTE DOCUMENTADO,
5          
SE APLICA EFECTIVO
5 APROPIADA ACEPTABLE CONFORME MONITOREO ANUAL 11/23/2022 N/A
EXISTE DOCUMENTADO,
5          
SE APLICA EFECTIVO

         
EXISTE , APLICA PERO NO Agosto 25 2022
4 4 MEJORABLE MODERADO MONITOREO SEMESTRAL N/A
DOCUMENTADO Noviembre 23 2022
         

TRO- CRP-1
N/A N/A N/A N/A N/A PLAN DE ACCIÓN N/A
CERRADA EFICAZ
                                   

                                   

                                   

                                   

                                   

                                   

                                   

                                   

                                   

                                   

                                   

                                   

                                   
                                   

                                   

                                   

                                   

                                   

                                   

                                   

                                   

                                   

                                   

                                   

                                   

                                   

                                   

                                   
 Amenaza

Oportunidad

               

               

               

               

               

               

               

               

               

               

               

               

               
               

               

               

               

               

               

               

               

               

               

               

               

               

               

               
 
 

PROCESO O SUBPROCESO:
Comunicaciones y Relaciones Públicas
 
Fecha última actualización: junio
del 2020
 
 
Factores internos
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Factores Externos
 
Oportunidades

1.     Avances e Integración Tecnológica

(De la información y la comunicación)
2.     Crecimiento del comercio
electrónico.

3.     Incremento de usuarios digitales.

4.     Población de afiliados, beneficiarios

y usuarios con unas necesidades y
expectativas por satisfacer.

5.     Diversidad de canales y medios de

comunicación.
6.     Escenarios y eventos de impacto
regional que permitan la presencia de
marca.

7.     Formalidad en el desarrollo de

ceremonias y actividades de entes
gubernamentales y privados del orden
nacional.

8.     Innovación en las actividades del

área de Comunicaciones a través de los
avances tecnológicos (actividades
virtuales)

Amenazas

1.     Noticias falsas a través de medios

digitales.

2.     Mal uso de la imagen corporativa de

la Caja.

3.     Riesgo reputacional.

4.     Desarrollo de herramientas
innovadoras generadas por las redes
sociales
5.     Competencia con otras cajas de
compensación y empresas prestadoras
de servicios.

6.     Restricciones para la realización de

las actividades correspondientes al área
de Comunicaciones por la emergencia
COVID.-19.
7.     Propagación Virus SARS COV-2
 
 
 
 
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD
COMPRENSION DE LA ORGANIZACION Y SU CONTEXTO
ANALISIS DOFA
 

Fortalezas

1.     Estructura estratégica de campañas de promoción.

2.     Excelente relación con los medios de comunicación.

3.     Competencia del personal para asesorar el uso de la imagen de Comfenalco.

4.     Capacidad adecuada para asesorar los eventos a través de protocolos.

5.     Planeación estratégica en la publicación de las redes sociales, que contribuya a la reinvención
generada ante la necesidad por la situación de aislamiento.
 
Estrategias FO

(Fortalezas vs. Oportunidades: Aprovechar las fortalezas para concretar las oportunidades.)

F1-O1-O2-O5: Realizar gestión para contar con un aprendiz o pasante con conocimientos de
diseño interactivo con base en la estructura estratégica de campañas de promoción,
aprovechando los avances tecnológicos que lleven a la interacción con el público.

F1-O2-O5: Generar contenido para las pautas pagas buscando atraer clientes que hagan uso de
los servicios de la Caja.

F2-O1-O2-O3-O5: Propiciar con los medios de comunicación masiva estrategias a través de sus
canales digitales.

F,5 -O8 Propiciar y generar productos comunicativos, adoptando tendencias que generen
alcances amplios entre los seguidores de las redes sociales, logrando recordación de marca.

Estrategias FA

(Fortalezas vs. Amenazas: Aprovechar las fortalezas para enfrentar las amenazas).
 

F3-A1-A2: Conformar el Comité de Crisis que estaría en cabeza de la Dirección Administrativa, el

jefe de la División Jurídica, la Oficina de Comunicaciones y el líder del proceso involucrado, para
contrarrestar y mitigar acontecimientos que pudieran afectar la imagen de la Caja; de donde se
generaría una estrategia a seguir para afrontar la situación.

F3-A2-A3: Replantear el manual de uso de la imagen corporativa de la Caja, que evidencie y

registre los lineamientos precisos para su utilización y fijación en distintas necesidades.

F,1- A6,7 Incrementar el uso de la publicidad virtual con tendencias audiovisuales y de

interactividad con los seguidores, fortaleciendo las campañas publicitarias, que les permita
informarse de los beneficios de los servicios sociales; preservando el autocuidado.

 
Código: FO-GCA

Fecha: Agosto de2017

Versión: 1

Debilidades

 
1.     Falta de rigurosidad en el monitoreo de los medios de comunicación que registran información de
la Caja.
2.     Falta contenidos interactivos en la publicidad.
3.     Falta de capacidad en la atención oportuna de las necesidades en diseño y publicidad.
4.     Falta almacenar y clasificar el archivo digital de las fotografías que cuentan con autorización de
imagen.

5.     Falta mayor planeación en las solicitudes.

6.     Falta el manual integral de imagen de la Caja.

7.     Falta de actualización permanente de la información en la página web.
8.     Falta un manual de protocolo de Comfenalco.
9.     Falta de articulación estratégica entre el servicio y la oficina de comunicaciones.
10.   Falta de herramientas tecnológicas que permitan mayor capacidad en la generación de productos
comunicativos.
 
 
 
 
 
 
 
 
Estrategias DO
(Debilidades vs. Oportunidades: Atender las debilidades para aprovechar mejor las
oportunidades.)
 

D3-O1-O2: Gestionar la implementación de un software que le permita a la oficina de Comunicaciones

programar el desarrollo de la estrategia publicitaria en concordancia con la necesidad del servicio.

D4-O4 Crear un banco de fotografías propias con autorización de imagen compartidas en línea con
todos los integrantes de la oficina de Comunicaciones.

D6-O6: Replantear el manual de uso de la imagen corporativa de Comfenalco Tolima que permita la
unificación y reglamentación integral para fortalecer la reputación de la Caja.

D8-O7: Elaborar un manual de protocolo que permita estandarizar las acciones a desarrollar dentro de
un evento de la Caja.

D9-O4: Propiciar la articulación integral con los servicios para identificar la forma de cómo el usuario
quiere que se le comunique.

D3-D7-O1: Implementar una agenda periódica a través del office 365 para recordar la verificación de la
información que se encuentra en la página web para la actualización permanente de la información.

D,9-O,8 Estructurar un tutorial que le permita a las áreas de los servicios, realizar adecuadamente los
videos, a través del celular.

Estrategias DA
(Debilidades vs. Amenazas: Atender las debilidades para evitar o disminuir las amenazas.)

D3-A4: Gestionar ante la alta Dirección la posibilidad de contar con un auxiliar de diseño gráfico en las
temporadas de mayor índice de necesidades publicitarias.

D,2-A,6,7 Fortalecer los formatos publicitarios virtuales e interactivos a través de diferentes

plataformas que permitan mayor visualización y conocimiento de los servicios sociales de la Caja,
preservando el autocuidado.

 
.

 
 SISTEMA GESTION DE CALIDAD
  Matriz Detallada Análisis de necesidades y expectativas de las Partes Interesadas
Comunicaciones y Relaciones
Proceso / Subproceso:
Públicas
Partes Interesadas Externas: Usuarios de Comfenalco Tolima, Medios de Comunicación, Proveedores.
Partes Interesadas Internas: Procesos y subproceso de la Caja

Nota: Se determinarán
estrategias para las partes
interesadas clasificadas como C
YD
Parte Interesada (USUARIOS DE COMFENALCO )
Necesidad ¿Cuál es su Expectativa ¿Qué esperan o
Nivel de Interés Nivel Influencia Clasificación Estrategia
requisito fundamental? desean que suceda?

1.2.3 Diseñar el plan de comunicaciones acorde con la necesidad del servicio,

teniendo en cuenta la segmentación y la preferencia de los medios de comunciación a
través de los cuales los usuarios se enteran de los servicios.
1.2.3 Generar contenido para las pautas pagas buscando atraer clientes y usuarios
que hagan uso de los servicios de la Caja.

4. F,5 -O8 Propiciar y generar productos comunicativos, adoptando tendencias que

generen alcances amplios entre los seguidores de las redes sociales, logrando
1. Informarse de manera oportuna recordación de marca.
en tiempo y en medios de
1. Estar Informados de los
comunicación de los beneficios. 5. D,9-O,8 Estructurar un tutorial que le permita a las áreas de los servicios, realizar
beneficios, servicios e
2. Sentir que la Caja es un aliado A A D adecuadamente los videos, a través del celular.
información de interés general de
para suplir sus necesidades.
la Caja.
3. Recibir información sin interesar 6. F,1- A6,7 Incrementar el uso de la publicidad virtual con tendencias audiovisuales y
su sitio de ubicación. de interactividad con los seguidores, fortaleciendo las campañas publicitarias, que les
permita informarse de los beneficios de los servicios sociales; preservando el
autocuidado.

7.D,2-A,6,7 Fortalecer los formatos publicitarios virtuales e interactivos a través de

diferentes plataformas que permitan mayor visualización y conocimiento de los
servicios sociales de la Caja, preservando el autocuidado.

Parte Interesada (MEDIOS DE COMUNICACIÓN )

Necesidad ¿Cuál es su Expectativa ¿Qué esperan o
Nivel de Interés Nivel Influencia Clasificación Estrategia
requisito fundamental? desean que suceda?

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 1. Información de interés social y
1.2.3.4 - Seleccionar información de interés
general.
periodística enfocándola hacia lo noticioso, que genere interés para la publiciación por
2. Cifras con indicadores que
parte del medio. - Evaluar los resultados de los estudios de
1.Recibir boletines de prensa con puedan impactar la economía y el
medios, con el propósito de identificar los de mayor audiencia y lecturabilidad; así
información noticiosa. 2. desarrollo de la región. A A D
como también los resultados de encuestas internas. - Propiciar con los
Contratación de publicidad. 3. Contratación en
medios de comunicación masiva estrategias a través de sus canales digitales. -
amplios periodos de tiempo.
Revisar a través de filtros, la calidad de los productos promocionales a enviar a los
4. Material promocional con alta
medios.
calidad de producción.

Parte Interesada (PROVEEDORES )

Necesidad ¿Cuál es su Expectativa ¿Qué esperan o
Nivel de Interés Nivel Influencia Clasificación Estrategia
requisito fundamental? desean que suceda?
1. Envío de archivos en excelente
resolución y calidad de imagen.

2.Tiempo apropiado para 1.2.3.4 - Utilizar herramientas tecnológicas

1.Contratación de la impresión ejecución del trabajo. 3. apropiadas para el envío del material publicitario planear las necesidades de los
A B B
del material publicitario. Garantía en el proceso de productos comunicativos o publicitarios - Contabilizar
contratación y pago oportuno. oportunamente las facturas o cuentas de cobro.

4. Amplia frecuencia
de contratación

Parte Interesada Interna (PROCESOS Y SUBPROCESOS DE LA CAJA )

Necesidad ¿Cuál es su Expectativa ¿Qué esperan o
Nivel de Interés Nivel Influencia Clasificación Estrategia
requisito fundamental? desean que suceda?

1. Divulgación estratégica de los

1. Resultado óptimo en el desarrollo
servicios o eventos.
de la estrategia. 1.2.3. - Propiciar la articulación integral con los
2. Apoyo con la ubicación de la
2. Creación de piezas publicitarias servicios para identificar la forma de cómo el usuario quiere que se le comunique.
imagen corporativa, registro
asertivas en el menor tiempo. A A D - Gestionar la implementación de un software que le permita
fotográfico, publicación en redes
3. Incremento en número de a la oficina de Comunicaciones programar el desarrollo de la estrategia publicitaria en
sociales de los distintos eventos.
usuarios informados de los concordancia con la necesidad del servicio.
3. Diseño de piezas gráficas y
beneficios
mensajes llamativos.

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Código: FO-GCA
Fecha: Marzo de 2018
Versión: 2

Evidencia de la Estrategia

1.2.3 -
Cuadro del plan de comunciaciones.
- Encuestas a usuarios.
- Informes de preferencia de medios.

4. 6 .7 Se evidencia en las publicaciones de las redes sociales.

5. Se evidencia en el video tutorial y envio por whatsaap a los

lideres.

Evidencia de la Estrategia

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1.2.3.4 - El
boletín.
- Correo electrónico enviado y archivos físicos con correcciones
o ajustes.
- La publicación del medios de comunicación.
- Documento de los resultados de encuestas y
estudios de medios. - Publicaciones en medios
digitales.

Evidencia de la Estrategia

1.2.3.4 - Correos
eletrónicos.
- Pruebas de impresión a color
- Clasifiación y archivo de publicaciones. - Plan de
comunicaciones - Comprobantes contables

Evidencia de la Estrategia

1.2.3 - Correos
enviados y actas de reuniones.

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 SISTEMA GESTION DE CALIDAD
  REQUISITOS - CARACTERISTICAS Y SALIDA NO CONFORME
NOMBRE PROCESO / SUBPROCESO: Comunicaciones y Relaciones Públicas

Requisitos del Cliente en calidad Características de Calidad

Revisión de los Requisitos
Requisitos del Cliente en calidad Evidencia de control Características de Calidad
del Cliente (Antes)

1. Veracidad en la información.

Revisión del presupuesto de

publicidad.
1. Divulgar el servicio a través de Elaboración del plan de Presupuesto.
estrategias efectivas, veraces y comunicaciones. Plan de comunicaciones, 1.1 Pertinencia de los canales
oportunas. correos o memorandos. de comunicación.

Manual de uso de la imagen

2. Dar buen uso a la imagen corporativa. 2. Adecuado uso de la imagen
corporativa. Correos electrónicos. corporativa.
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
O CONFORME

Calidad Control salida no conforme

Evidencias de la aceptación para Identificación de la Evidencia de la Salida No
Seguimiento a las Características de Calidad
la liberación del servicio Salidas No conformes Conforme

ANTES: Recibir la informacion por parte de los líderes de

procesos.
DURANTE: Revisar la información y ajustar si es el caso. ANTES: El correo u oficio de
Realizar el diseño de de la publicidad con mensajes asertivos solicitud.
acordes con la necesidad. DURANTE: Envio de correo
Envíar propuesta comunicativa para la revisión del líder y el solicitando revision para ajustes y
respectivo visto bueno. visto bueno.
DESPUÉS: Verificación del producto comunicativo entregado, DESPUÉS: Archivos virtual del 1. Divulgación de Correo electrónicos, archivos
monitoreo de la publicación. producto terminado para la difusión. informacion errada. físicos e impresiones.

ANTES: Estudios de medios.

ANTES: Revisar estudios de medios que identifican los medios DURANTE: Rsn Presupuesto, cuadro
radiales con mayor audiencia y métricas de las redes sociales. del plan de medios, informacion
DURANTE: Revisar el presupuesto, evaluacion de prouestas, se contractual. 1.1 Inadecuada eleccion Resultado de métricas de
revisa el plan de medios, y realizar el proceso de contratación. DESPUÉS:Certificaciones de de los canales de redes sociales, y resultado de
DESPUÉS: Monitoreo de la publicación. publicación de los medios. comunicación. los estudios de medios.

ANTES: Correo de solicitud y de

respuesta.
DURANTE:Supervisión y monitoreo
ANTES: Revisión de la publicidad. mediante fotografías y correos
DURANTE: Verificación del uso adecuado de la publicidad. electrónicos. 2. Uso inadecuado de la Fotografías, archivos físicos,
DESPUÉS: Generar el visto bueno al producto comunicativo. DESPUÉS: Correo electrónico. imagen corporativa. correos eletrónicos.
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
   
   
Fecha: Marzo de 2018
Versión: 2

Tratamiento Autoridad

Coordinadora de
Oficina de
Corrección. Comunicaciones.

Coordinadora de
Oficina de
Corrección. Comunicaciones.

Coordinadora de
Oficina de
Corrección. Comunicaciones.
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
revisar ficha
técnica
reglamentaria
Clase de Auditoría

Proceso o Subproceso: _Comunicación

Fecha: _

PLANEACIÓN DE LA AUDITORÍA
Numeral NTC ISO 9001:2015

4.1 COMPRENSIÓN DE LA ORGANIZACIÓN Y DE SU CONTEXTO

4.2 COMPRENSIÓN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS PARTES INTERESADAS

4.4 SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y SUS PROCESOS

 5.1 LIDERAZGO Y COMPROMISO

5.2 POLÍTICA

6.1 ACCIONES PARA ABORDAR RIESGOS Y OPORTUNIDADES

6.2 OBJETIVOS DE LA CALIDAD Y PLANIFICACIÓN PARA LOGRARLOS

 6.3 PLANIFICACIÓN DE LOS CAMBIOS

7.1 RECURSOS

7.3 TOMA DE CONCIENCIA

7.4 COMUNICACIÓN

7.5 INFORMACIÓN DOCUMENTADA

8.2 REQUISITOS PARA LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS

8.4 CONTROL DE LOS PROCESOS, PRODUCTOS Y SERVICIOS SUMINISTRADOS EXTERNAMENTE

8.5 PRODUCCIÓN Y PROVISIÓN DEL SERVICIO

8.7 CONTROL DE LA SALIDAS NO CONFORME

9.1 SEGUIMIENTO, MEDICIÓN, ANÁLISIS Y EVALUACIÓN

 9.1 SEGUIMIENTO, MEDICIÓN, ANÁLISIS Y EVALUACIÓN

9.3 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

10.1 GENERALIDADES

10.2 NO CONFOMIDAD Y ACCIÓN CORRECTIVA

10.3 MEJORA CONTINUA

NOTA: Mantener: Estar actualizando, sujeto a control de: Elaboración, revisión y aprobación Worflow ISOTools con versiones
Conservar: Es retener guardar por un tiempo como evidencia para demostrar conformidad. (registros) este control se evidencia en las respectivas TRD.
 SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
LISTA DE VERIFICACIÓN AUDITORÍAS
ESCUELAS CLUB Y DEPORTES

Interna___X__ Externa ______

A AUDITORÍA
Subnumeral y pregunta

●¿Se han determinado los aspectos internos y externos pertinentes al propósito de la

organización y que pueden afectar al logro de los objetivos del SGC?
●¿Se realiza el seguimiento y revisión de la información relacionada a los aspectos internos
y externos?

● ¿Se han determinado las partes interesadas, así como los requisitos de las mismas, que
son relevantes para el SGC?
●¿Se realiza el seguimiento y la revisión de la información relevante sobre éstas partes
interesadas?

4.4.1 ¿Se ha establecido, implementado, mantenido y mejorado el SGC, sus procesos e

interacciones, así como su aplicación a través de la organización?

4.4.2 ¿ La Organización mantiene la información documentada para apoyar la operación de

sus procesos y la conserva para tener la confianza de que los procesos se realizan según lo
planificado ?
5.1.1 ¿La alta dirección demuestra su liderazgo y compromiso con respecto al SGC: -
asumiendo la obligación en rendir cuentas, - Estableciendo la política y objetivos de
calidad, integración requisitos, -uso enfoque a proceso, -recursos, -comunicar importancia
del SGC eficaz-, asegurando los resultados, comprometiendo dirigiendo y apoyando a las
personas, promoviendo la mejora, apoyando otros roles?.

5.1.2 ¿La alta dirección demuestra liderazgo y compromiso con respecto al enfoque del
cliente?.

5.2.1 ¿La alta dirección ha establecido, implementado y mantenido una política de calidad
que sea apropiada al propósito y contexto de la organización y apoye a su dirección
estratégica?

5.2.2 ¿La política se ha comunicado, es entendida y se aplica dentro de la organización?

¿Está disponible para las partes interesadas pertinentes?

6.1.1 ¿Con base en el análisis del contexto y los requisitos de las partes interesadas se han
determinado los riesgos y oportunidades que son necesarios para que el SGC logre los
resultados previstos?

6.1.2 ¿La organización planifica acciones para abordar los riesgos y oportunidades?
¿Las acciones son proporcionales al impacto potencial en la conformidad de los productos y
servicios?

6.2.1 ¿Se han establecido los objetivos de calidad para las funciones y niveles pertinentes y
los procesos necesarios del SGC?

6.2.1 ¿Los objetivos de calidad son coherentes con la política de la calidad, son medibles, se
les da seguimiento, son comunicados, se actualizan?
¿Se mantiene información documentada de los objetivos de la calidad?

6.2.2 ¿Al planificar como lograr sus objetivos de la calidad, la organización debe
determinar que se va hacer, que recursos se requerirán y quien será el responsable?
●¿Cuando la organización determina la necesidad de los cambios en el proceso, estos
cambios los lleva de manera planificada?

7.1.5 ¿la organización debe determinar y proporcionar los recursos necesarios para
asegurarse de la validez y fiabilidad de los resultados cuando se realice el seguimiento o la
medición para verificar la conformidad de los productos y servicios con los requisitos (se
debe conservar información documentada como evidencia de que los recursos de
seguimiento y medición son idóneos?

7.1.6 ¿Se determinan, mantienen y ponen a disposición, en la medida necesaria, los

conocimientos necesarios para la operación de sus procesos y para lograr la conformidad de
los productos y servicios?

●¿Se asegura de que las personas tomen conciencia de la política de calidad, los objetivos
de calidad, su contribución a la eficacia del SGC, los beneficios de una mejora al
desempeño así como las implicaciones del incumplimiento de los requisitos?

De que manera se determinan las comunicaciones internas y externas

7.5.1 ¿Se cuenta con la información documentada requerida por la Norma ISO 9001:2015 y
la necesaria para la eficacia del SGC?

7.5.2 ¿Al crear y actualizar la información documentada se asegura que la identificación,

descripción, formato, medios de soporte, revisión y aprobación sean apropiados?

7.5.3 ¿Se asegura que la información documentada se encuentra disponible y es idónea para
su uso, está protegida adecuadamente, se controla su distribución, acceso, recuperación y
conservación?
¿Se identifica y controla la información documentada de origen externo necesaria para la
planificación y operación del SGC?

8.2.1 ¿Se controla adecuadamente la comunicación con el cliente relativa a información de

los productos y servicios, consultas, contratos, pedidos, cambios, retroalimentación del
cliente, quejas, propiedad del cliente y requisitos para las acciones de contingencia?

8.2.2 ¿Se determinan los requisitos de los servicios incluyendo los requisitos del cliente,
los legales aplicables y los determinados por la organización?.

8.2.3 ¿Se asegura de tener la capacidad para poder cumplir dichos requisitos para los
productos y servicios antes de la aceptación de algún compromiso con el cliente?

8.2.4 ¿Como se asegura que cuando cambien los requisitos de los productos o servicios, la
información documentada pertinente se modifica y se comunica a las personas pertinentes?.
8.4.1 ¿Se controlan los procesos, productos y servicios contratados externamente de forma
que cumplan los requisitos aplicables en caso que éstos se incorporen a los procesos de la
organización, que se proporcionen por proveedores externos en nombre de la organización o
que un proceso o parte de un proceso sea proporcionado por un proveedor externo como
resultado de una decisión estratégica?.

8.4.2 ¿Se asegura que los procesos, productos y servicios suministrados externamente no
afectan de manera adversa la capacidad de la organización de entregar productos y servicios
conformes a sus clientes?

8.4.3 ¿Se asegura de la adecuación de los requisitos para la comunicación al proveedor

externo?

8.5.1 ¿Se implementa la producción y prestación del servicio, bajo condiciones controladas
que incluyen: la disponibilidad de la información documentada, actividades de seguimiento
y medición que permitan verificar el cumplimiento de los requisitos, la infraestructura y
ambiente de trabajo adecuados, el personal con las competencias necesarias, acciones para
prevenir errores humanos y actividades de liberación, entrega y posteriores a la entrega?.

8.5.5 ¿Se debe cumplir los requisitos para las actividades posteriores a la entrega asociada a
los productos y servicios?.

8.7.1 ¿Cómo la Organización se asegura de que las salidas que no sean conformes con sus
requisitos se identifican y se controlan para prevenir su uso o entrega no intencionada? Y
Que acciones toma de acuerdo a la naturaleza de la no conformidad de los productos y
servicios?

8.7.2 ¿Dónde se conserva o documenta la información del control de la salida no conforme?

9.1.1 ¿Se ha determinado los aspectos a ser medidos y los métodos de seguimiento,
medición, análisis y evaluación necesarios para asegurar la validez de los resultados de los
procesos.
¿Se conserva la información documentada de las mediciones como evidencia de los
resultados?
 9.1.3 ¿Se analizan y evalúan los datos y la información apropiados que surgen por el
seguimiento y la medición?

9.3.1 ¿La alta dirección revisa el SGC a intervalos planificados, para asegurar su idoneidad,
adecuación, eficacia y alineación continuas con la dirección estratégica de la organización?

9.3.2 ¿Entre los datos de entrada para la revisión por parte de la dirección se incluyen: el
estado de las acciones de las revisiones por la dirección previas, los cambios en los aspectos
relevantes internos y externos que pueden afectar al logro de los objetivos del SGC, La
información del desempeño del SGC, la adecuación de los recursos, la eficacia de las
acciones tomadas para atender los riesgos y oportunidades, y las oportunidades de mejora?

9.3.3 ¿Como resultado de la revisión por la dirección se incluyen las oportunidades de

mejora, cualquier necesidad de cambio así como las necesidades de recursos?
¿Se conserva información documentada del resultado de la revisión por la dirección?

●¿Se determinan y seleccionan las oportunidades de mejora e implementan acciones para

cumplir los requisitos del cliente y aumentar su nivel de satisfacción, considerando las
necesidades y expectativas futuras, prevenir los efectos no deseados y mejorar el
desempeño y eficacia del SGC?

10.2.1 ¿Se cuenta con un proceso eficaz de atención y cierre de no conformidades y

acciones correctivas?
¿Qué acciones correctivas se han originado de su proceso?

10.2.2 ¿Qué información documentada conserva como evidencia de los resultados de la

acción correctiva?

●¿Se mejora continuamente la idoneidad, adecuación y eficacia del SGC?

videncia en las respectivas TRD.

 Código: FO- GCA
Fecha: Septiembre del 2020
Versión 2

EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA
EVIDENCIAS DEL CUMPLIMIENTO O INCUMPLIMIENTO (En caso de incumplimiento relacionar detalladamente los registros que
sustentan el hallazgo)

La Líder del proceso, conoce y explica los aspectos internos y externos los cuales están identificados en la matriz DOFA que se encuentra actualizada al 2022 y la
cual está pendiente de aprobación por parte de la jefe de División.

La líder del proceso expone las estrategias propuestas en la matriz DOFA, se revisó la estrategia “Propiciar con los medios de comunicación masiva estrategias a
través de sus canales digitales.” Dentro de las tácticas se cuenta con un grupo de whatsapp con 32 periodistas con los cuales se comparte información de las
actividades que Comfenalco realiza y tiene planeadas.

Para revisar la efectividad de las estrategias planteadas, la líder del proceso evidencia el análisis de las métricas de publicación realizadas en las plataformas
digitales de la Caja al igual que el informe de gestión del II trimestre donde se evidencia el crecimiento de los usuarios y el éxitos de los mecanismos utilizados.

Se evidencia que el proceso ha determinado las partes interesadas internas y externas, así como los requisitos que son relevantes para el SGC.

La líder explica cuáles son dichas partes interesadas y las estrategias que utiliza para cumplir con sus requisitos, se realiza seguimiento a las partes interesada
“Medios de Comunicación” y “Proveedores” y cada una de sus estrategias.

Se tomó como evidencia una campaña completa del Parque Caiké y la correcta aplicación de la estrategia planteada (campaña virtual en redes sociales, publicidad
en página web y envió de correos masivos y mercadeo)

OM: Actualizar la matriz de partes interesadas, de acuerdo con las actualizaciones que se están realizando a la matriz DOFA, tener en isotools el video o Guía para
la elaboración de videos y live disponible para las áreas que lo requieran.

El líder conoce e identifica las actividades de su proceso.

Este se establece, implementa, mantiene y mejora, se identifican sus interacciones con los demás procesos, evidenciándose en la caracterización en ISOTools.

Se evidencia que el proceso mantiene y conserva la información documentada para apoyar la operación, esta se puede evidenciar en el gestor documental de
ISOTools.
La alta dirección demuestra su liderazgo y compromiso con el SGC mediante la rendición de cuentas, el establecimiento de la política y objetivos de calidad,
enfoque a proceso, recursos, apoyo a las personas y a la mejora..

Se evidencia que la politica de calidad se ha establecido, implementado y mantenido y es apropiada al propósito y contexto de la organización,
apoyando su dirección estratégica.

La política es comunicada, entendida y aplicada en la Caja, además, está disponible para las partes interesadas pertinentes, lo cual se puede
evidenciar en la pagina de comfenalco y en ISOTools.

¿Cuales con los riesgos de su proceso y que controles tiene establecidos para mitigar que se materialicen?

Como realiza seguimiento a la información que reposa en la página web?

La uatorización para el uso de imagen tiene alguna vigencia, como se lleva el control del banco de imagenes? Donde se encuentran almacenadas las autorizaciones.

Cuales son los objetivos de Calidad

Como desde el proceso de comunicaciones aporta a los Objetivos de Calidad?

Teniendo en cuenta su aporte a los objetivos, como realiza la planeación?

 ¿Cómo ha planificado los cambios de su procesos de acuerdo al análisis del contexto, las estratégias de acuerdo a las necesidades y expectativas de las partes
interesadas y los riesgos?
Nos permite la evidencia.

De que manera se determinan las comunicaciones internas y externas ?

Cada cuanto realiza la revisión de la información documentada de su proceso?

Que análisis realiza en la revisión de la información documentada?

Ver MATRIZ DE REQUISITOS CARACTERISTICA Y SALIDA NO CONFORME Y REALIZAR TRAZABILIDAD

¿Cuales son los requisitos del cliente?
¿Como Garantiza que se cumplan con los requisitos del cliente? Evidencia
¿Cómo realiza la comunicación con el cliente?
¿Cómo realiza la retreoalimentaciòn del servicio? ejm reuniones periodicas
¿Cuàles son los proveedores del sub proceso?
¿Còmo realiza el proceso de contrataciòn de los proveedores?
¡Cómo asegura la adecuación de los requisitos con el proveedor?
¿Cómo se valida el servicio prestado por ellos?
¿la evaluación del proveedor?.

Teniendo en cuenta el procedimiento del proceso de comunicaciiones gestionar lo siguiente:

COMO REALIZA LA GESTIÓN CON LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN?

Como realiza seguimiento y monitoreo de la publicación de las cuñas, comerciales y piezas virtuales contratadas
Que acciones correctivas se han tomado en las campañas, medios de comunicacion y virtuales.
De que forma establece las fechas de publización y despublicación de la información en las redes sociales?

¿Còmo y donde identifica las salidas no conformes que se puedan presentar en el subproceso?

¿Una vez identificada la salida no conforme en donde se documenta? Que evidencias tiene y que tratamiento se le ha dado?

Revisar Isotools

¿Cómo realiza seguimiento y mediciòn a su proceso?

¿Qué análisis realiza al respecto?

¿La medición del alcance de la publicidad es efectiva para el cumplimiento del objetivo?

Nivel de cumplimiento
Se deberian replantear los indicadores
¿Cómo realiza seguimiento y mediciòn a su proceso?

¿Qué análisis realiza al respecto?

¿La medición del alcance de la publicidad es efectiva para el cumplimiento del objetivo?

Nivel de cumplimiento
Se deberian replantear los indicadores

El proceso es revisado por la alta dirección a intervalos planificados asegurando su idoneidad, adecuación, eficacia y alineación continuas con la dirección
estratégica de la organización.

En el proceso determina e implementa oportunidades de mejora y acciones correctivas las cuales están documentadas en el ISOTools.

Oportunidades documentadas
 NOTAS

Solicitar evidencias del banco de fotografias con las respectivas autorizaciones

Revisar seguimiento al protocolo de comunicaciones, cada cuanto lo revisan

Usuarios de comfenalco , lideres, todos son de alto impacto

Los requisitos legales que tiene identificados se tiene identificado, en el manejo del presupuesto el cual
no puede sobrepasarse.
Logo de la superintendencia debe estar en los servicios de la Caja, atención al usuario se encarge del
envio de correos masivos con previo autorización de la comunicaciones. se tiene identificados los
requisitos legales.

Se revisa el plan de comunicaciones en el cual se evidencia que todos los servicios han tenido campaña
virtual en redes sociales, publicidad en pagina web y envio de correos masivos y mercadeo, adicional se
tiene publicidad en tv a tomogó y parque omaira....En la publicación radial se tiene FRIPRES.

Esta pendiente el envio del tutorial de la elaboración de videos......

El impacto de la publicidad se mide a travez de las metricas

HOJA 1. PLAN ESTRATEGICO, OBJETIVO DE CALIDAD

La Política de Calidad de Comfenalco Tolima es satisfacer oportunamente a los usuarios, mediante la

prestación de servicios integrales que mejoren su calidad de vida, a través de procesos eficaces;
cumpliendo con los requisitos para la mejora continua del Sistema de Gestión de Calidad, apoyados en
un talento humano idóneo que trabaja en equipo, manteniendo el liderazgo en la región.

Se tienen identificado los riesgos del proceso, se evidencia que el 26 de mayo de 2022 se envio correo a
los lideres en el cual se solicita la actualización de la información en la página web.
Este información se envia semestralmente..

Se evidencia que la información de escuelas deportivas se debe actualizar por cuanto aún aparece
información de los cursos virtuales.

Se evidencia correo de 11 de abril en el cual el lider Andrey Acosta en el cual se solicita actualización
de categorias del Gran Chaparral

Se cuenta con un banco de imagenes las cuales cuentan con una autorización como es el caso de:
Pendiente el envio de imagenes con su respectiva autorización.
Imagen de la familia que esta en Tomogó.
Imagen de los niños del colegio

HOJA 1. PLAN ESTRATEGICO, OBJETIVO DE CALIDAD

Prestar servicios integrales, innovadores y de calidad, a través del aprendizaje, fundamentación,

perfeccionamiento y especialización deportiva, campeonatos, eventos y asesorías deportivas,
organizada por niveles y categorías de forma lúdica, recreativa y de rendimiento deportivo dirigida a
niños, jóvenes, adultos y comunidad en general, que permitan fortalecer la práctica deportiva, la
convivencia, el juego limpio y la sana integración mediante el aprovechamiento del tiempo libre.

Como coronograma de actividades no se cuenta.... se tiene documentado un plan de actividades el cual

requiere adecuación
 HOJA 5. PLANIFICACION DE CAMBIOS
Se cuenta con un manual linea grafica para redes sociales…... El cual tiene la información del tamaño
de images, colores y demas parametros con que se deben contar
Dentro de la planificación de cambias se tiene contemplado la compra de la plantilla de la página web,
de la cuenta se cuenta con un cronograma para la respectiva actualización, cronograma del 5 de abril de
2022, se tiene como evidencia los correos enviados a la jefe constanza, Jorge Douglas

La revisión de la información se revisa de manera permanente

Pendiente revisar el seguimiento a la publicación de los medios

Para el proceso de contratación se tiene en cuenta el estudio de mercado, la dirección administrativa es

quien determina el tiempo de publicación, temas preseupuestales, neccesidades

Se tiene contratado un proveedor para realizar la grabación de cuñas radiales, Ecomusic...

Se tiene contratado un provveedor para elaboración de videos que requieren alta calidad en la imagen
como es el caso de REC..

Tambien se cuenta con contratos con el medio escrito como es el caso de nuevo dia..

La Dirección administrativa es quein autoriza

 HOJA 10 INDICADORES - ANALISIS
En el proceso se tiene identificado un solo indicador de las actividades programadas con las actividades
que se cumplen.
 HOJA 10 INDICADORES - ANALISIS
En el proceso se tiene identificado un solo indicador de las actividades programadas con las actividades
que se cumplen.

HOJA 11 NO CONFORMIDAD, OM, RXD

Dentro de las estrategias Se cuenta con un grupo de whatsapp con 32 periodistas con los cuales se comparte información de
las actividades que Comfenalco realice, se tiene contrato con ellos…
Se realiza el analisis de la metrica de la publicación que se realizó en Caike.
Se revisa el informe de gestión del II trimestre en el cual se evidencia el crecimiento de usuarios en las diferentes redes
sociales como es el caso de facebook, twiter, instagram entre otros....
El proceso controla los productos y servicios contratados externamente, realiza seguimiento y evaluación a sus proveedores de
acuerdo a los criterios establecidos por el departamento de compras.

Sus principales proveedores son aquellos que suministran material deportivo y los que prestan servicios de arbitraje y
juzgamientos, se evidencia el efectivo control, seguimiento y evaluación de proveedores.
La actualización de la matriz DOFA esta
vigente para el 2022 esta pendiente de
aprobación por parte de la Doctora Martha
Patricia
Dentro de las campañas de tiene la de escuelas deportivas se tiene se revisa la publicidad la
elaboración de Mailing.
Se realiza trazabilidad a la solicitud de turismo par la publicacion del viaje de llanos
orientales. Se revisa correo del 7 de marzo de 2022 y el 23 de marzo de 2022 se envio a
atención al usuario
 Clase de Auditoría

Proceso o Subproceso: _Comunicación

Fecha: _

PLANEACIÓN DE LA AUDITORÍA

ORDEN DE Numeral NTC ISO 9001:2015

PREGUNTAS

4.1 COMPRENSIÓN DE LA
ORGANIZACIÓN Y DE SU
CONTEXTO

4.2 COMPRENSIÓN DE LAS

NECESIDADES Y EXPECTATIVAS
DE LAS PARTES INTERESADAS

4.4 SISTEMA DE GESTIÓN DE

CALIDAD Y SUS PROCESOS
 5.1 LIDERAZGO Y COMPROMISO

5.2 POLÍTICA

6.1 ACCIONES PARA ABORDAR

RIESGOS Y OPORTUNIDADES

6.2 OBJETIVOS DE LA CALIDAD Y

2 PLANIFICACIÓN PARA
LOGRARLOS
 6.3 PLANIFICACIÓN DE LOS
CAMBIOS

7.1 RECURSOS

7.3 TOMA DE CONCIENCIA

7.4 COMUNICACIÓN

14

7.5 INFORMACIÓN
DOCUMENTADA

8.2 REQUISITOS PARA LOS

PRODUCTOS Y SERVICIOS
 8.4 CONTROL DE LOS PROCESOS,
10 PRODUCTOS Y SERVICIOS
SUMINISTRADOS
EXTERNAMENTE

8.5 PRODUCCIÓN Y PROVISIÓN

DEL SERVICIO

11

13 8.7 CONTROL DE LA SALIDAS NO

CONFORME

15 9.1 SEGUIMIENTO, MEDICIÓN,

ANÁLISIS Y EVALUACIÓN
 9.1 SEGUIMIENTO, MEDICIÓN,
ANÁLISIS Y EVALUACIÓN

9.3 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

10.1 GENERALIDADES

16

10.2 NO CONFOMIDAD Y ACCIÓN

17 CORRECTIVA

10.3 MEJORA CONTINUA

18

NOTA: Mantener: Estar actualizando, sujeto a control de: Elaboración, revisión y aprobación Worflow ISOTools con versiones
Conservar: Es retener guardar por un tiempo como evidencia para demostrar conformidad. (registros) este control se evidencia en las res
 SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
LISTA DE VERIFICACIÓN AUDITORÍAS
ESCUELAS CLUB Y DEPORTES

Interna___X__ Externa ______

so: _Comunicación

PLANEACIÓN DE LA AUDITORÍA
M(Mantener)
Subnumeral y pregunta
C(Conservar)

●¿Se han determinado los aspectos internos y externos pertinentes al propósito de la

organización y que pueden afectar al logro de los objetivos del SGC?
●¿Se realiza el seguimiento y revisión de la información relacionada a los aspectos internos NA
y externos?

● ¿Se han determinado las partes interesadas, así como los requisitos de las mismas, que
son relevantes para el SGC?
NA
●¿Se realiza el seguimiento y la revisión de la información relevante sobre éstas partes
interesadas?

4.4.1 ¿Se ha establecido, implementado, mantenido y mejorado el SGC, sus procesos e M

interacciones, así como su aplicación a través de la organización?

4.4.2 ¿ La Organización mantiene la información documentada para apoyar la operación de

sus procesos y la conserva para tener la confianza de que los procesos se realizan según lo C
planificado ?
5.1.1 ¿La alta dirección demuestra su liderazgo y compromiso con respecto al SGC: -
asumiendo la obligación en rendir cuentas, - Estableciendo la política y objetivos de
calidad, integración requisitos, -uso enfoque a proceso, -recursos, -comunicar importancia
del SGC eficaz-, asegurando los resultados, comprometiendo dirigiendo y apoyando a las NA
personas, promoviendo la mejora, apoyando otros roles?.

5.1.2 ¿La alta dirección demuestra liderazgo y compromiso con respecto al enfoque del
cliente?.

5.2.1 ¿La alta dirección ha establecido, implementado y mantenido una política de calidad
que sea apropiada al propósito y contexto de la organización y apoye a su dirección
estratégica?

5.2.2 ¿La política se ha comunicado, es entendida y se aplica dentro de la organización?

¿Está disponible para las partes interesadas pertinentes?

6.1.1 ¿Con base en el análisis del contexto y los requisitos de las partes interesadas se han
determinado los riesgos y oportunidades que son necesarios para que el SGC logre los
resultados previstos?
NA

6.1.2 ¿La organización planifica acciones para abordar los riesgos y oportunidades?
¿Las acciones son proporcionales al impacto potencial en la conformidad de los productos
y servicios?

6.2.1 ¿Se han establecido los objetivos de calidad para las funciones y niveles pertinentes y M
los procesos necesarios del SGC?

6.2.1 ¿Los objetivos de calidad son coherentes con la política de la calidad, son medibles, se
les da seguimiento, son comunicados, se actualizan?
¿Se mantiene información documentada de los objetivos de la calidad?
M

6.2.2 ¿Al planificar como lograr sus objetivos de la calidad, la organización debe determinar
que se va hacer, que recursos se requerirán y quien será el responsable?
●¿Cuando la organización determina la necesidad de los cambios en el proceso, estos
N/A
cambios los lleva de manera planificada?

7.1.5 ¿la organización debe determinar y proporcionar los recursos necesarios para
asegurarse de la validez y fiabilidad de los resultados cuando se realice el seguimiento o la
medición para verificar la conformidad de los productos y servicios con los requisitos (se C
debe conservar información documentada como evidencia de que los recursos de
seguimiento y medición son idóneos?

7.1.6 ¿Se determinan, mantienen y ponen a disposición, en la medida necesaria, los

conocimientos necesarios para la operación de sus procesos y para lograr la conformidad NA
de los productos y servicios?

●¿Se asegura de que las personas tomen conciencia de la política de calidad, los objetivos
de calidad, su contribución a la eficacia del SGC, los beneficios de una mejora al NA
desempeño así como las implicaciones del incumplimiento de los requisitos?

De que manera se determinan las comunicaciones internas y externas

7.5.1 ¿Se cuenta con la información documentada requerida por la Norma ISO 9001:2015 y
la necesaria para la eficacia del SGC?

7.5.2 ¿Al crear y actualizar la información documentada se asegura que la identificación,

descripción, formato, medios de soporte, revisión y aprobación sean apropiados?
C

7.5.3 ¿Se asegura que la información documentada se encuentra disponible y es idónea

para su uso, está protegida adecuadamente, se controla su distribución, acceso,
recuperación y conservación?
¿Se identifica y controla la información documentada de origen externo necesaria para la
planificación y operación del SGC?

8.2.1 ¿Se controla adecuadamente la comunicación con el cliente relativa a información de

los productos y servicios, consultas, contratos, pedidos, cambios, retroalimentación del NA
cliente, quejas, propiedad del cliente y requisitos para las acciones de contingencia?

8.2.2 ¿Se determinan los requisitos de los servicios incluyendo los requisitos del cliente,
M
los legales aplicables y los determinados por la organización?.

8.2.3 ¿Se asegura de tener la capacidad para poder cumplir dichos requisitos para los C
productos y servicios antes de la aceptación de algún compromiso con el cliente?

8.2.4 ¿Como se asegura que cuando cambien los requisitos de los productos o servicios, la
información documentada pertinente se modifica y se comunica a las personas M
pertinentes?.
8.4.1 ¿Se controlan los procesos, productos y servicios contratados externamente de forma
que cumplan los requisitos aplicables en caso que éstos se incorporen a los procesos de la
organización, que se proporcionen por proveedores externos en nombre de la organización
o que un proceso o parte de un proceso sea proporcionado por un proveedor externo
como resultado de una decisión estratégica?.

C
8.4.2 ¿Se asegura que los procesos, productos y servicios suministrados externamente no
afectan de manera adversa la capacidad de la organización de entregar productos y
servicios conformes a sus clientes?

8.4.3 ¿Se asegura de la adecuación de los requisitos para la comunicación al proveedor

externo?

8.5.1 ¿Se implementa la producción y prestación del servicio, bajo condiciones controladas
que incluyen: la disponibilidad de la información documentada, actividades de seguimiento
y medición que permitan verificar el cumplimiento de los requisitos, la infraestructura y
NA
ambiente de trabajo adecuados, el personal con las competencias necesarias, acciones
para prevenir errores humanos y actividades de liberación, entrega y posteriores a la
entrega?.

8.5.5 ¿Se debe cumplir los requisitos para las actividades posteriores a la entrega asociada
NA
a los productos y servicios?.

8.7.1 ¿Cómo la Organización se asegura de que las salidas que no sean conformes con sus
requisitos se identifican y se controlan para prevenir su uso o entrega no intencionada? Y
C
Que acciones toma de acuerdo a la naturaleza de la no conformidad de los productos y
servicios?

8.7.2 ¿Dónde se conserva o documenta la información del control de la salida no

C
conforme?

9.1.1 ¿Se ha determinado los aspectos a ser medidos y los métodos de seguimiento,
medición, análisis y evaluación necesarios para asegurar la validez de los resultados de los
procesos. C
¿Se conserva la información documentada de las mediciones como evidencia de los
resultados?
 9.1.3 ¿Se analizan y evalúan los datos y la información apropiados que surgen por el NA
seguimiento y la medición?

9.3.1 ¿La alta dirección revisa el SGC a intervalos planificados, para asegurar su idoneidad,
adecuación, eficacia y alineación continuas con la dirección estratégica de la organización?

9.3.2 ¿Entre los datos de entrada para la revisión por parte de la dirección se incluyen: el
estado de las acciones de las revisiones por la dirección previas, los cambios en los
aspectos relevantes internos y externos que pueden afectar al logro de los objetivos del
SGC, La información del desempeño del SGC, la adecuación de los recursos, la eficacia de
las acciones tomadas para atender los riesgos y oportunidades, y las oportunidades de C
mejora?

9.3.3 ¿Como resultado de la revisión por la dirección se incluyen las oportunidades de

mejora, cualquier necesidad de cambio así como las necesidades de recursos?
¿Se conserva información documentada del resultado de la revisión por la dirección?

●¿Se determinan y seleccionan las oportunidades de mejora e implementan acciones para

cumplir los requisitos del cliente y aumentar su nivel de satisfacción, considerando las
NA
necesidades y expectativas futuras, prevenir los efectos no deseados y mejorar el
desempeño y eficacia del SGC?

10.2.1 ¿Se cuenta con un proceso eficaz de atención y cierre de no conformidades y

acciones correctivas?
¿Qué acciones correctivas se han originado de su proceso?
C

10.2.2 ¿Qué información documentada conserva como evidencia de los resultados de la

acción correctiva?

●¿Se mejora continuamente la idoneidad, adecuación y eficacia del SGC? NA

star actualizando, sujeto a control de: Elaboración, revisión y aprobación Worflow ISOTools con versiones
er guardar por un tiempo como evidencia para demostrar conformidad. (registros) este control se evidencia en las respectivas TRD.
DE GESTIÓN DE CALIDAD
ERIFICACIÓN AUDITORÍAS
LAS CLUB Y DEPORTES

RÍA EJECUCIÓN DE LA AUDIT

Calificación
Información Documentada Frecuencia de control No
Cumple
Cumple

Aplicativo ISOTools/cada
procesos/información
documentada/documentos varios y Cada vez que se requiera una
registros/Comprensión de la modificación, por ajuste en el X
organización y su contexto- Análisis direccionamiento de la Caja.
DOFA

Aplicativo
ISOTools/procesos/información
Cada vez que se requiera una
documentada/documentos varios y
modificación, por ajuste en el X
registros/Matriz detallada de las
direccionamiento de la Caja.
necesidades y expectativas de las partes
interesadas

Cada vez que se requiera una

Aplicativo ISOTools/Procesos modificación, por cambio en el
proceso
X

Aplicativo ISOTools/Procesos Permanente

 NA Permanente X

Aplicativo ISOTools/Procesos/proceso
Gestión de Calidad/información Cada vez que se requiera una
documentada/ Alcance, política y modificación, por ajuste en el
objetivos del SGC direccionamiento de la Caja.

Aplicativo ISOTools/Procesos/proceso
Gestión de Calidad/información
documentada/ Alcance, política y X
objetivos del SGC
Aplicativo ISOTools/ Noticias
Página Web de Comfenalco Periódicamente
Carteleras
Inducción de los trabajadores nuevos
Reinducción de los trabajadores
antiguos

Se cuenta con el
Procedimiento para la Gestión
del Riesgo, cada proceso
identifica, analiza y valora los
Aplicativo riesgos, así mismo se
ISOTools/proceso/información establecen acciones para
documentada/documentos varios y mitigar o eliminar los riesgos,
registros/Matrices de Riesgos y los cuales se plasman en la
Oportunidades matriz de riesgos de cada
procesos. La Unidad de X
Auditoría Interna realiza el
seguimiento, así mismo en las
auditorias internas.

Periódicamente de acuerdo a
Aplicativo ISOTools/tratamiento de
lo establecido en la matriz de
Riesgos y Oportunidades
riesgos

Aplicativo ISOTools/proceso/proceso
Gestión de Calidad/información
documentada/Guía Alcance, Política y
Objetivos Cada vez que se requiera una
Aplicativo ISOTools/ Noticias modificación, por ajuste en el
Página Web de Comfenalco direccionamiento de la Caja.
Inducción de los trabajadores nuevos
Reinducción de los trabajadores
antiguos
X

Se miden de acuerdo a la
Aplicativo ISOTools/Indicadores frecuencia establecida en cada
Aplicativo ISOTools/proceso/objetivos indicador y se presentan en la
revisión por la dirección
 Como realiza la connexión con las
bibliotecas nacionales y los usuarios. Cada vez que se presente el
cambio por necesidad del
Nos permite la evidencia. servicio.

Certificados de Calibración de:

Anualmente X
Gimnasio- Escuelas Deportivas

Aplicativo ISOTools/base de
conocimientos
Comunicándonos (Actas) Periódicamente
Certificados de inducción Hojas de Vida

Inducción- Reinducción
Cada vez que se requiera
Mesas de Trabajo X
realizar cambios
Reuniones

Aplicativo
Los controles dependen de la
ISOTools/proceso/información X
necesidad del servicio
documentada

Aplicativo
ISOTools/procesos/información
documentada/procedimientos

Evidencias: Respuesta a: cotizaciones,

contratos, PQRS

Aplicativo ISOTools/procesos misionales

certificados/información Periódicamente X
documentada/documentos varios y
registros/matriz de características y
requisitos.

Cada procedimiento, instructivo se

encuentran los controles
Aplicativo ISOTools/procesos/Requisitos
Legales, matriz de requisitos legales
 Aplicativo
ISOTools/procesos/información
documentada/procedimiento Anualmente X
compras/evaluación y reevaluación de
proveedores

Aplicativo ISOTools/procesos misionales

certificados/información
documentada/documentos varios y
registros/matriz de características y
requisitos
Cada procedimiento, instructivo se
encuentran los controles Periódicamente X

Aplicativo Encuestas de Satisfacción de

Clientes

Aplicativo ISOTools/Procesos Permanente X

Automatización/Salida no conforme

Aplicativo ISOTools/gestión Trimestre- Semestral o Anual

indicadores/procesos según corresponda

X
 X

Aplicativo
ISOTools/procesos/información
documentada/ proceso de Trimestralmente
Direccionamiento estratégico/Informes
de Gestión

Aplicativo ISOTools/Procesos
Automatización/Revisión por la
Dirección. Trimestral: Informes de
Gestión
Aplicativo Anual: Revisión por la X
ISOTools/Procesos/Direccionamiento Dirección
Estratégico/Información
Documentada/Informes de Gestión

Aplicativo ISOTools en los módulos de:

Hallazgos/ oportunidades de mejora y Permanente X
corrección

en las respectivas TRD.

 Código: FO- GCA
Fecha: Septiembre del 2020
Versión 2

EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA
EVIDENCIAS DEL CUMPLIMIENTO O INCUMPLIMIENTO (En caso de incumplimiento relacionar
detalladamente los registros que sustentan el hallazgo)

¿Que fortalezas y oportunidades ha identificado en su proceso?

Teniendo en cuenta las Fortalezas y las oportunidades que estrategías a implementado?

Cada cuanto le realiza revisión a la matriz DOFA?

Al revisar en Isootols se evidencia que la última actualización se realizó en el año 2020, a que se debe la no
revisión de la misma?

¿Que partes interesadas tiene identificada en su proceso?

¿Que requisitos legales tiene identificados su proceso?
Cuales son las expectativas que tiene las partes interesadas de comunicaciones ?

Que estrategias utiliza para cumplir las expectativas de las partes interesadas?
Solicitar el plan de comunicaciones?
Como analiza el comportamiento y el impacto publicada en las redes sociales (Revisar Metricas)
De que forma solicializó el tutorial para la realización adecuada de los videos
(Solicitar Evidencia)
Solicitar el estudio de medios en el cual se puede evidenciar los resultados del estudio
Como mide el impacto de la publicidad?

Se evidenció en el sistema ISOTools que el proceso se encuentra establecido, implementado, mantenido y

mejorado; así mismo, se observa su interacción con los demás procesos, información documentada como
procedimientos, fichas, matrices y formatos.
El líder de proceso demostró liderazgo y compromiso con el sistema de gestión, conoce la responsabilidad e
importancia de la política y objetivos de calidad.

¿cual esl objetivo del proceso de Comunicaciones?

Cual es la política de Calidad y como contribuye a su cumplimiento

¿Cuales con los riesgos de su proceso y que controles tiene establecidos para mitigar que se materialicen?

Como realiza seguimiento a la información que reposa en la página web?

La uatorización para el uso de imagen tiene alguna vigencia, como se lleva el control del banco de imagenes?
Donde se encuentran almacenadas las autorizaciones.

Cuales son los objetivos de Calidad

Como desde el proceso de comunicaciones aporta a los Objetivos de Calidad?

Teniendo en cuenta su aporte a los objetivos, como realiza la planeación?

 ¿Cómo ha planificado los cambios de su procesos de acuerdo al análisis del contexto, las estratégias de
acuerdo a las necesidades y expectativas de las partes interesadas y los riesgos?
Nos permite la evidencia.

De que manera se determinan las comunicaciones internas y externas ?

Cada cuanto realiza la revisión de la información documentada de su proceso?

Que análisis realiza en la revisión de la información documentada?

Ver MATRIZ DE REQUISITOS CARACTERISTICA Y SALIDA NO CONFORME Y REALIZAR TRAZABILIDAD

¿Cuales son los requisitos del cliente?
¿Como Garantiza que se cumplan con los requisitos del cliente? Evidencia
¿Cómo realiza la comunicación con el cliente?
¿Cómo realiza la retreoalimentaciòn del servicio? ejm reuniones periodicas
¿Cuàles son los proveedores del sub proceso?
¿Còmo realiza el proceso de contrataciòn de los proveedores?
¡Cómo asegura la adecuación de los requisitos con el proveedor?
¿Cómo se valida el servicio prestado por ellos?
¿la evaluación del proveedor?.

Teniendo en cuenta el procedimiento del proceso de comunicaciiones gestionar lo siguiente:

COMO REALIZA LA GESTIÓN CON LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN?

Como realiza seguimiento y monitoreo de la publicación de las cuñas, comerciales y piezas virtuales
contratadas
Que acciones correctivas se han tomado en las campañas, medios de comunicacion y virtuales.
De que forma establece las fechas de publización y despublicación de la información en las redes sociales?

¿Còmo y donde identifica las salidas no conformes que se puedan presentar en el subproceso?

¿Una vez identificada la salida no conforme en donde se documenta? Que evidencias tiene y que tratamiento
se le ha dado?

Revisar Isotools

¿Cómo realiza seguimiento y mediciòn a su proceso?

¿Qué análisis realiza al respecto?

¿La medición del alcance de la publicidad es efectiva para el cumplimiento del objetivo?

Nivel de cumplimiento
Se deberian replantear los indicadores
¿Cómo realiza seguimiento y mediciòn a su proceso?

¿Qué análisis realiza al respecto?

¿La medición del alcance de la publicidad es efectiva para el cumplimiento del objetivo?

Nivel de cumplimiento
Se deberian replantear los indicadores

El proceso es revisado por la alta dirección a intervalos planificados asegurando su idoneidad, adecuación,
eficacia y alineación continuas con la dirección estratégica de la organización.

En el proceso determina e implementa oportunidades de mejora y acciones correctivas las cuales están
documentadas en el ISOTools.

Oportunidades documentadas
 NOTAS

Solicitar evidencias del banco de fotografias con las respectivas autorizaciones

Revisar seguimiento al protocolo de comunicaciones, cada cuanto lo revisan

Usuarios de comfenalco , lideres, todos son de alto impacto

Los requisitos legales que tiene identificados se tiene identificado, en el manejo del presupuesto el cual no
puede sobrepasarse.
Logo de la superintendencia debe estar en los servicios de la Caja, atención al usuario se encarge del envio de
correos masivos con previo autorización de la comunicaciones. se tiene identificados los requisitos legales.

Se revisa el plan de comunicaciones en el cual se evidencia que todos los servicios han tenido campaña virtual
en redes sociales, publicidad en pagina web y envio de correos masivos y mercadeo, adicional se tiene
publicidad en tv a tomogó y parque omaira....En la publicación radial se tiene FRIPRES.

Esta pendiente el envio del tutorial de la elaboración de videos......

El impacto de la publicidad se mide a travez de las metricas

HOJA 1. PLAN ESTRATEGICO, OBJETIVO DE CALIDAD

La Política de Calidad de Comfenalco Tolima es satisfacer oportunamente a los usuarios, mediante la prestación
de servicios integrales que mejoren su calidad de vida, a través de procesos eficaces; cumpliendo con los
requisitos para la mejora continua del Sistema de Gestión de Calidad, apoyados en un talento humano idóneo
que trabaja en equipo, manteniendo el liderazgo en la región.

Se tienen identificado los riesgos del proceso, se evidencia que el 26 de mayo de 2022 se envio correo a los
lideres en el cual se solicita la actualización de la información en la página web.
Este información se envia semestralmente..

Se evidencia que la información de escuelas deportivas se debe actualizar por cuanto aún aparece información
de los cursos virtuales.

Se evidencia correo de 11 de abril en el cual el lider Andrey Acosta en el cual se solicita actualización de
categorias del Gran Chaparral

Se cuenta con un banco de imagenes las cuales cuentan con una autorización como es el caso de:
Pendiente el envio de imagenes con su respectiva autorización.
Imagen de la familia que esta en Tomogó.
Imagen de los niños del colegio

HOJA 1. PLAN ESTRATEGICO, OBJETIVO DE CALIDAD

Prestar servicios integrales, innovadores y de calidad, a través del aprendizaje, fundamentación,

perfeccionamiento y especialización deportiva, campeonatos, eventos y asesorías deportivas, organizada por
niveles y categorías de forma lúdica, recreativa y de rendimiento deportivo dirigida a niños, jóvenes, adultos y
comunidad en general, que permitan fortalecer la práctica deportiva, la convivencia, el juego limpio y la sana
integración mediante el aprovechamiento del tiempo libre.

Como coronograma de actividades no se cuenta.... se tiene documentado un plan de actividades el cual

requiere adecuación
 HOJA 5. PLANIFICACION DE CAMBIOS
Se cuenta con un manual linea grafica para redes sociales…... El cual tiene la información del tamaño de
images, colores y demas parametros con que se deben contar
Dentro de la planificación de cambias se tiene contemplado la compra de la plantilla de la página web, de la
cuenta se cuenta con un cronograma para la respectiva actualización, cronograma del 5 de abril de 2022, se
tiene como evidencia los correos enviados a la jefe constanza, Jorge Douglas

La revisión de la información se revisa de manera permanente

Pendiente revisar el seguimiento a la publicación de los medios

Para el proceso de contratación se tiene en cuenta el estudio de mercado, la dirección administrativa es quien
determina el tiempo de publicación, temas preseupuestales, neccesidades

Se tiene contratado un proveedor para realizar la grabación de cuñas radiales, Ecomusic...

Se tiene contratado un provveedor para elaboración de videos que requieren alta calidad en la imagen como es
el caso de REC..

Tambien se cuenta con contratos con el medio escrito como es el caso de nuevo dia..

La Dirección administrativa es quein autoriza

 HOJA 10 INDICADORES - ANALISIS
En el proceso se tiene identificado un solo indicador de las actividades programadas con las actividades que se
cumplen.
 HOJA 10 INDICADORES - ANALISIS
En el proceso se tiene identificado un solo indicador de las actividades programadas con las actividades que se
cumplen.

HOJA 11 NO CONFORMIDAD, OM, RXD

Dentro de las estrategias Se cuenta con un grupo de whatsapp con 32 periodistas con los cuales se comparte información de
las actividades que Comfenalco realice, se tiene contrato con ellos…
Se realiza el analisis de la metrica de la publicación que se realizó en Caike.
Se revisa el informe de gestión del II trimestre en el cual se evidencia el crecimiento de usuarios en las diferentes redes
sociales como es el caso de facebook, twiter, instagram entre otros....
El proceso controla los productos y servicios contratados externamente, realiza seguimiento y evaluación a sus proveedores
de acuerdo a los criterios establecidos por el departamento de compras.

Sus principales proveedores son aquellos que suministran material deportivo y los que prestan servicios de arbitraje y
juzgamientos, se evidencia el efectivo control, seguimiento y evaluación de proveedores.
La actualización de la matriz DOFA esta
vigente para el 2022 esta pendiente de
aprobación por parte de la Doctora Martha
Patricia
Dentro de las campañas de tiene la de escuelas deportivas se tiene se revisa la publicidad la
elaboración de Mailing.
Se realiza trazabilidad a la solicitud de turismo par la publicacion del viaje de llanos orientales.
Se revisa correo del 7 de marzo de 2022 y el 23 de marzo de 2022 se envio a atención al
usuario