HEJCA-CGTI-P01-F05 MU - ManualUsuario - ProcesosCompras (3671)

HOSPITAL DE ESPECIALIDADES JOSÉ CÓD: HEJCA-CGTI-P01-F05
CARRASCO
MANUAL DE USUARIO FECHA: 14/11/2022
VERSIÓN: 1.0
HOSPITAL DE ESPECIALIDADES JOSÉ

CARRASCO ARTEAGA
SISTEMA DE SEGUIMIENTO DE PROCESOS DE COMPRA
Manual de Usuario
HEJCA-CGTI-P01-F05
Versión del sistema de información <1.0>
[Nota: La siguiente plantilla es provista para su uso en el Desarrollo de Software El texto contenido dentro de
corchetes cuadrados y desplegado en itálicas azules (estilo=InfoBlue) es incluido para proveer de guía al
autor, y deberá ser borrado antes de borrar el documento. Un párrafo introducido siguiendo este estilo será
cambiado a normal (style=Body Text).]
[Para personalizar campos automáticos (los que despliegan un fondo gris al ser seleccionados, seleccione
File>Properties y reemplace los campos Title, Subject y Company con la información apropiada para este
documento. Luego de cerrar el diálogo, los campos automáticos serán actualizados a través del documento al
seleccionar Edit>Select All (o Ctrl- A) y presionar F9, o simplemente presiona en el campo y presiona F9.
Esto debe realizarse por separado para Headers y Footers. Alt-F9 alternará entre desplegar el nombre de los
campos y su contenido. Consulta la ayuda de Word para más información en el trabajo con campos.]
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VERSIÓN: 1.0
© 2022 Dirección Nacional de Tecnología de la Información IESS

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copyright.
FOTOCOPIAR ES DELITO.
Otros nombres de compañías y productos mencionados en este documento, pueden ser marcas comerciales o
marcas registradas por sus respectivos dueños.
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VERSIÓN: 1.0
FIRMAS
ELABORADO POR: Miriam Gabriela Capelo Vázquez

Rol Unidad /Área Nombre - Cargo Firma
Técnico Desarrollador
Coordinación de Tic’s Gabriela Capelo V –
Analista Informática
COLABORADO POR:
Rol Unidad /Área Nombre Firma
Requerimiento Inicial
Gerencia General Econ. Manuel
Guamán Buestán –
Gerente
VALIDADO POR:
Versión Final
Unidad de Compras Ing. Karina Salto – Jefe
Públicas de Compras
APROBADO POR:
Coordinación General de
Coordinación de Tic’s Ing. Pablo Muñoz C –
Tic’s
Coordinador General de
TIcs
LISTA DE CAMBIOS
Versión Fecha Autor Descripción
[1.0] 2022-11-14 Gabriela Capelo Emisión Inicial del Documento
Vázquez
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Contenido
FIRMAS....................................................................................................................................... III
LISTA DE CAMBIOS ....................................................................................................................... III
1 DESCRIPCIÓN ...................................................................................................................... 1
2 ALCANCE ............................................................................................................................. 1
3 ACTORES ............................................................................................................................. 1
4 FUNCIONALIDAD O GUÍA DE USO...................................................................................... 2
4.1 ACCESO AL SISTEMA. ........................................................................................................ 2
4.2 GENERAR UN NUEVO REPORTE .......................................... ¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.
4.3 IMPRESIÓN DEL REPORTE GENERADO. ................................ ¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.
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Manual de Usuario
1 Descripción
El presente documento tiene por objetivo principal mostrar el funcionamiento del Sistema
de Seguimiento de Procesos de Compra, cuyo propósito es registrar en una Base de Datos
interna las requisiciones de Compras y Datos de Procesos de Compra de las diferentes áreas
involucradas en todo el Proceso de Compras, que se vienen llevando en diferentes matrices
aisladas para mejorar y agilizar el proceso de requerimiento y reporte de los Procesos de
Compra, generando reportería necesaria para el correcto seguimiento de los mismos.
2 Alcance
Este manual puede ser utilizado en todos los servicios del Hospital involucrados en la
elaboración de Procesos de Compra, desde el Área Requirente, hasta la Coordinación
Financiera, incluyendo el Área de Compras Públicas, Bodega General, Planificación y
Administrador de Contrato.
3 Definiciones
Requisición de Compra. Documento interno utilizado por las diferentes áreas del HEJCA para
solicitar la compra de bienes o servicios y con esto mantener la operatividad del área
solicitante.
AS400. Sistema Médico Informático Oficial utilizado en el Instituto Ecuatoriano de Seguridad
Social
Dependencia: Hace referencia al servicio del área médica o administrativa al que pertenece el
Proceso de Compra, es la misma utilizada en el Sistema AS400.
4 Actores
Para el desarrollo de este Sistema se ha tomado como referencia las diferentes matrices en
las cuales actualmente se realiza el registro y seguimiento de los datos de Procesos de
Contratación en el Hospital, con la colaboración de las áreas de Requirentes, Compras
Públicas, Bodega y Financiero, como precursores del proyecto, personal de la Coordinación
General de TIC’s como la parte técnica colaborando en las validaciones y consideraciones de
administración del Sistema y acceso al Sistema MIS AS400 para obtención de datos base.
Confidencial  IESS-Instituto Ecuatoriano de Seguro Social, 2022

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5 Funcionalidad o Guía de uso
5.1 Acceso al Sistema.
Se recomienda utilizar Google Chrome para un correcto funcionamiento del

Sistema de Seguimiento de Procesos de Compras.
La URL de acceso al sistema es http://172.16.16.14:8080/comprasHJCA. Y está disponible

en todas las computadoras conectadas a la Red Interna del Hospital.
En la página que se muestra al iniciar la aplicación, es necesario que se ingrese su usuario y

contraseña entregado en la Coordinación General de Tic’s para este efecto:
Una vez colocado el usuario y contraseña para iniciar sesión, el usuario deberá aceptar los
términos y condiciones que se muestran en la pantalla que se presenta a continuación:

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5.2 PERFILES DE USUARIO
El Sistema de Compras HEJCA permite el ingreso a diferentes perfiles de usuario según la

necesidad; al momento existen los siguientes perfiles válidos que pueden otorgarse por el usuario
administrador del sistema:
1. Requisiciones
2. Requirentes
3. Compras
4. Bodega
5. Planificación
6. Financiero
7. Seguimiento y Reportería
8. Administrador
5.2.1 Registrar una Requisición de Compra
Hacer clic en el Menú Requisiciones, ubicado en la parte superior de la pantalla:

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En la pantalla de inicio del módulo de Requisiciones, se verán listadas las Requisiciones

realizadas por el usuario a través del tiempo de implementación del Sistema, en caso de que sea
la primera vez que se ingresa, no se mostrará nada en el listado; caso contrario, podrá realizar
algunas acciones en el mismo como: ordenar, Imprimir, Anular y Modificar las Requisiciones
Guardadas con su usuario.
Nota: Las acciones de Modificar y Anular una Requisición dependen del Estado en el que se
encuentra la misma; se podrán Modificar y Anular siempre y cuando no tenga los datos validados
de Compras Públicas.
Registrar una Nueva Requisición:
Dentro de esta pantalla se puede registrar una Nueva Requisición Interna haciendo clic en el botón
, al hacerlo se muestra la pantalla registrar la Requisición:

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Para elaborar la Requisición será necesario ir llenando los campos que se muestran en la imagen
de la parte superior, de la siguiente manera:
1. Escoger el Servicio o Area Requirente que solicita la compra

2. Escoger el Tipo de Contratación: Bienes, Servicios, Obras, etc.
3. Digitar la cédula del responsable que elabora el proceso, al hacerlo debe aparecer el
nombre automáticamente
4. Digitar la cédula de la persona que revisa la requisición de compra.
5. Digitar la cédula de la persona que aprueba la requisición de compra, normalmente se trata
del Jefe de Servicio
6. Digite el Código de Proceso otorgado por Compras Públicas.
7. Escoger el Tipo de Proceso a realizar: Infima Cuantía, Catálogo Electrónico, etc.
8. Escoger el Estado Actual de la Requisición.
9. Digitar el Objeto de la Contratación.
10. Agregar los ítems a la Requisición, para hacer esto debemos hacer clic en el botón
ubicado en la parte inferior del campo Códig. Al hacerlo, se mostrará la

siguiente pantalla que le permitirá buscar los ítems necesarios:

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En esta pantalla se permite la búsqueda por uno o varios parámetros que se digiten como:
Tipo de Item: Servicio, Bien, etc.

Código AS400
Descripción, se puede utilizar el carácter ‘%’, que funciona como un comodín buscando
cualquiere carácter o caracteres entre las palabras clave utilizadas en la búsqueda.
Descripción CPC
Una vez digitados los parámetros, el usuario debe hacer clic en el botón Buscar. Cuando se
muestren los items en pantalla se deben seleccionar haciendo clic en la casilla de
verificación, ubicada al lado izquierdo de cada registro. Cuando se han marcado todos los
items para la requisición, hacer clic en el Botón para cerrar la

ventana y volver a la pantalla principal de la Requisición.
Todos los ítems mostrados en el listado Detalle, se guardarán en la Requisición.
De regreso en la pantalla principal de la requisición, se debe colocar las cantidades de los items
solicitados y luego hacer clic en el botón para guardar las cantidades colocadas.

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Adicional, se cuenta con la opción de cargar los ítems con una plantilla excel, un archivo que debe
estar guardado con extensión .xls y contener el siguiente formato:

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El archivo debe contener 5 columnas, iniciando desde la fila 2, la 1 contiene los encabezados.
A: codigoitemas400
B: descripción del ítem
C: cantidadsolicitada
D: precioUnit
E: codigoCPC
Finalmente, para guardar la Requisición se debe hacer clic en el botón ,

inmediatamente el sistema le dirigirá a la pantalla Inicial, donde podrá realizar acciones sobre la
requisición guardada y dar el seguimiento correspondiente.
Modificar Una Requisión:
Una vez guardada la Requisición puede hacerse necesario modificar algún dato o ítem en ella,
para poder hacerlo hay que tomar en cuenta que la Requisición solo puede modificarse si el
proceso no contiene información de la Unidad de compras Públicas, ya que una vez que ingresa
para la Etapa Contractual, no se puede modificar de ninguna forma.
Para modificar una Requisición es necesario ir hasta la pantalla de inicio donde aparece el listado
de requisiciones realizadas, encontrar la requisición a modificar y hacer clic en el link Modificar
ubicado al lado derecho de los datos de la requisición en el listado, como se muestra a
continuación:

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Anular Requisición.
Al igual que para Modificar la Requisición, solamente se puede mientras no contenga información
del Proceso en Compras Públicas y podemos hacerlo haciendo clic sobre el Enlace ubicado al
lado derecho de cada uno de los registros de requisiciones elaboradas en la pantalla Inicio:
Al hacer clic en el link, aparecerá un mensaje de confirmación par anular la Requisición , en el cual
se deberá presionar el botón Aceptar.

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5.2.2 EDITAR DATOS DEL PROCESO
Una vez guardada la requisición, los usuarios de las diferentes áreas podrán registrar y editar los
datos del Proceso de Compras que les corresponda según su perfil, para esto cada uno tiene
acceso al menú correspondiente:
5.2.2.1 PERFIL REQUIRENTES

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Al ingresar se puede editar los datos del proceso haciendo clic en el enlace Ver/Editar Datos
Proceso, ubicado al lado derecho de cada registro, se visualizará la siguiente pantalla:

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Donde el Sistema permite ingresar los datos de seguimiento del proceso, y editar la información
cuantas veces sea necesario.
5.2.2.2 PERFIL COMPRAS
De manera similar, el usuario de la Unidad de Compras Públicas tiene acceso a todos los
procesos registrados por los Requirentes, en la pantalla de inicio debe buscar el proceso utilizando
los parámetros de búsqueda que se presentan:

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El usuario con perfil de compras públicas tiene la opción de Editar los Datos del Proceso, y
también de generar una Orden de Compra una vez que el proceso se ha adjudicado.
Para Editar los Datos del Proceso debe hacer clic en el Enlace ubicado al lado derecho de los
datos del proceso que necesite Editar:
Al hacer clic sobre el enlace, se mostrará la ventana de Edición donde se pueden ir modificando
los datos del proceso cuantas veces sea necesario:

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Para generar la OC/Contrato una vez que el proceso se haya adjudicado a un proveedor, se puede
hacer haciendo clic en el botón ubicado en la parte inferior derecha de la pantalla,
El sistema solicitará llenar los datos correspondientes a la Orden de Compra del proceso
adjudicado, como se muestra a continuación:

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Los datos a llenar corresponden a:
 Estado de la OC.
 Plazo de Ejecución en días
 Fecha de Notificación
 Monto Total Adjudicado
 Nro aplicable al cálculo de la multa
 Factor Multiplicador para el cálculo de la multa
 Nro. Proforma
 Fecha de la Proforma
 Vigencia de la Proforma
 Administrador de la OC
 Proveedor Adjudicado
 Contacto del Proveedor Adjudicado.
Además se deben actualizar los precios unitarios de los ítems incluidos en la Orden de Compra, y
calcular los valores totales, también se debe especificar el porcentaje de IVA que grava cada ítem:

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Al colocar el precio unitario del ítem y especificar el % de IVA, de todos los items incluidos en la
OC, el usuario DEBE hacer clic en el botón Actualizar Precios, con eso el sistema calcula los
valores totales de los ítems y el Monto total Calculado para validar y evitar descuadre en los
totales ocasionados por los decimales.
El Sistema valida que el Monto total calculado del detalle de los ítems sea igual al Monto Total
Adjudicado que el usuario debe DIGITAR en la parte superior de la Orden de Compra. Es
obligatorio también hacer presionar el botón . El sistema no

dejará guardar la Orden de Compra si no se ha validado los Montos totales digitados y calculados.
Finalmente, con los datos llenos en los campos correspondientes hacer clic en el botón
para guardar la Orden Generada con una

secuencia dada por el Sistema.
El usuario puede también Dar de baja una Orden de Compra o Imprimirla, haciendo clic sobre los
enlaces ubicados en el Detalle de los ítems de un proceso en particular, en el listado de la pantalla
inicial del sistema:

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5.2.2.3 PERFIL PLANIFICACIÓN.
El usuario con el perfil de Planificación tiene acceso a las siguientes opciones:
 Carga de Datos de la Programación Anual de Compras

 Edición de datos de proceso (que corresponden al área en cuestión)
 Seguimiento de Procesos.

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ELABORADO POR: Miriam Gabriela Capelo Vázquez

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5.1 Acceso al Sistema.

Se recomienda utilizar Google Chrome para un correcto funcionamiento del

La URL de acceso al sistema es http://172.16.16.14:8080/comprasHJCA. Y está disponible

En la página que se muestra al iniciar la aplicación, es necesario que se ingrese su usuario y

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5.2 PERFILES DE USUARIO

El Sistema de Compras HEJCA permite el ingreso a diferentes perfiles de usuario según la

5.2.1 Registrar una Requisición de Compra

Hacer clic en el Menú Requisiciones, ubicado en la parte superior de la pantalla:

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En la pantalla de inicio del módulo de Requisiciones, se verán listadas las Requisiciones

Registrar una Nueva Requisición:

, al hacerlo se muestra la pantalla registrar la Requisición:

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1. Escoger el Servicio o Area Requirente que solicita la compra

ubicado en la parte inferior del campo Códig. Al hacerlo, se mostrará la

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Tipo de Item: Servicio, Bien, etc.

items para la requisición, hacer clic en el Botón para cerrar la

Todos los ítems mostrados en el listado Detalle, se guardarán en la Requisición.

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Finalmente, para guardar la Requisición se debe hacer clic en el botón ,

Modificar Una Requisión:

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5.2.2 EDITAR DATOS DEL PROCESO

5.2.2.1 PERFIL REQUIRENTES

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5.2.2.2 PERFIL COMPRAS

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Los datos a llenar corresponden a:

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obligatorio también hacer presionar el botón . El sistema no

para guardar la Orden Generada con una

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5.2.2.3 PERFIL PLANIFICACIÓN.

El usuario con el perfil de Planificación tiene acceso a las siguientes opciones:

 Carga de Datos de la Programación Anual de Compras

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