El archivo en papel tiende a desaparecer en todas las organizaciones debido a
las políticas “sin papel” y a la transformación digital.
Hasta que llegue el momento de la desaparición definitiva del archivo en papel,
es importante saber gestionarlo e ir aprendiendo a utilizar el digital.
Para ambos tipos de archivos lo único que hay que hacer es crear un sistema
eficaz, en el que se pueda encontrar un documento de forma fácil y rápida.
El archivo en una empresa es personalizable. Por eso, cada organización y cada
departamento eligen sus propios criterios, en función de sus necesidades.
Qué es y para qué sirve el archivo
Un archivo es un lugar donde se guarda de forma ordenada un conjunto de
documentos, que conforman la memoria histórica de la empresa.
Las funciones del archivo son:
guardar, conservar y custodiar documentación
centralizar en un sitio la
información/documentación de la empresa
facilitar su localización y consulta en el futuro
cumplir con los requerimientos legales
Tipos de archivos en papel
Existen varios tipos de archivo en función de lugar
donde se guardan los documentos, la frecuencia de uso
y la vigencia de la documentación.
Criterios habituales para clasificar documentos
La clave es que los documentos:
se guarden siempre
con un sistema único
que todos los integrantes del departamento lo conozcan para aplicarlo
todos por igual.
Si una persona no conoce la forma de archivar o lo guarda donde quiere, el
resultado es que ese documento se traspapela. Por tanto, es importante
recordar las normas del archivo a todas las personas del departamento de vez
en cuando.
El sistema más habitual para organizar carpetas, archivadores y colocarlos en
estanterías y armarios es crear códigos de colores para identificar el tipo de
información y a continuación:
clasificar numéricamente: por fecha, por número de factura, por
número de registro, etc.
clasificar alfabéticamente: por nombre proveedor, cliente, tema, por
proyecto, etc.
Asignar un color a cada categoría ayuda a identificar visualmente donde está la
documentación que buscamos y, por tanto, ahorra tiempo.
Este mismo código de colores se puede utilizar para tu archivo individual, el
archivo en la nube, así como para el correo electrónico y calendario
electrónico. Así tendrás sincronizada la forma de ver los archivos en papel y en
digital.
Qué es un Archivo y cómo funciona?
La información de un ordenador está almacenada en lo que se
llaman archivos. Normalmente los archivos están formados por un
nombre, un punto y una extensión (p.e. PROGRAMA.EXE). El
nombre nos sirve para diferenciar unos archivos de otros y la
extensión para atribuirle unas propiedades concretas. Estas
propiedades asociadas o "tipo de archivo" vienen dadas por las
letras que conforman la extensión. Normalmente su máximo son tres
letras aunque existen algunas excepciones (.jpeg, .html, .java, etc.).
Cada uno de estos pequeños grupos de caracteres está asociado a
un tipo de archivo.
Si quieres conocer qué extensión tiene un archivo concreto de tu
ordenador te recomendamos esta guía sobre cómo ver las
extensiones de archivo en que te explicamos paso a paso y con
diferentes métodos cómo averiguarlo.
Pongamos por ejemplo un archivo llamado "DOCUMENTO.TXT", su
nombre será DOCUMENTO y su extensión TXT. Esta extensión esta
asociada con los tipos de archivos que contienen texto, por lo tanto
podemos suponer que habrá algo escrito dentro. Nuestro sistema
operativo (Windows en este caso) tendrá una lista de los programas
con los que puede ser utilizado este archivo y si deseamos
visualizarlo éste será abierto con el NotePad o Bloc de Notas.
Sin embargo, probablemente nos ocurrirá el problema de que si
exploramos un directorio o carpeta sólo veamos DOCUMENTO (sin
el .TXT detrás). Se debe a que Windows oculta las extensiones de
los archivos. Esto es algo peligroso por el hecho de que hay tipos
de archivos que son potenciales contenedores de virus, y si no
conocemos su extensión no lo sabremos. Para que Windows nos
muestre las extensiones de todos los tipos de archivos iremos al
Explorador de Windows y en el menú Herramientas accederemos a
las opciones de carpeta. En la nueva ventana señalaremos la pestaña
Ver y en la lista desmarcaremos la opción "Ocultar las extensiones
de archivo para los tipos de archivo conocidos".
Ya que estamos en las opciones de carpeta, la siguiente pestaña
"Tipos de Archivo" nos será muy útil. En ella se almacena la lista de
diferentes extensiones que Windows reconoce y con que programa
están asociadas. Desde ella podemos cambiar todas sus
propiedades.
Marcando en la lista el tipo de archivo que nos interese y con el
botón Cambiar podremos escoger que sea ejecutado por otro
programa distinto. En las Opciones Avanzadas podremos seleccionar
también el icono con el que aparezca y las acciones posibles.
Tipos de Archivo
Podemos dividir los archivos en dos grandes grupos. Éstos son
los ejecutables y los no ejecutables o archivos de datos. La
diferencia fundamental entre ellos es que los primeros están creados
para funcionar por si mismos y los segundos almacenan información
que tendrá que ser utilizada con ayuda de algún programa.
De todos modos, la mayoría de los programas llevan otros archivos
que resultan necesarios aparte del ejecutable. Estos archivos
adjuntos que requieren los programas son necesarios para su buen
funcionamiento, y aunque puedan tener formatos distintos no
pueden ser separados de su programa original. O al menos si
queremos que siga funcionando bien.
Dentro de los tipos de archivos de datos se pueden crear grupos,
especialmente por la temática o clase de información que guarden.
Así lo haremos en este tutorial. Separaremos los grupos en archivos
de imágenes, de texto, de vídeo, comprimidos... y nombraremos
algunos programas asociados.
Los tipos de archivo más comunes son:
De texto: txt, doc, docx, etc.
De imagen: jpg, gif, bmp, png, etc.
De vídeo: avi, mp4, mpeg, mwv, etc.
De ejecución o del sistema: exe, bat, dll, sys, etc.
De audio: mp3, wav, wma, etc.
De archivo comprimido: zip, rar, tar, etc.
De lectura: pdf, epub, azw, ibook, etc.
De imagen de disco: iso, mds, img, etc.Ç
Las
Las ventajas de archivar documentos
en soporte digital
ventajas de archivar documentos en soporte digital
En casi cualquier trabajo es necesario archivar documentos en soporte digital.
Métodos para archivar documentos en soporte digital
El soporte digital es aquella información que ha sido producida y distribuida
por medio de sistemas electrónicos y que tiene que ser leída en un dispositivo
informático.
El soporte tradicional es el conjunto ordenado de documentos físicos.
También el local donde se conservan los documentos elaborados y recibidos
por una entidad como consecuencia de la realización de sus actividades.
En los servicios de alojamiento de archivos en soporte digital podemos
encontrar infinidad de programas o aplicaciones, pero los más conocidos son:
OneDrive, Dropbox, Google Drive, iCloud Drive, MediaFire, File Server, Infinito,
Handy Backup, Accellion, WeTransfer… El que usamos en Espacio
Asesor para la información de nuestros clientes es el de 10 ASESOR que
tanto sirve para almacenar documentos propios como el de nuestros clientes,
además que dispone de un servicio para que nuestros clientes puedan
almacenar allí sus documentos, ya sea para uso propio o para compartir con
cualquiera de nuestros diferentes departamentos.
Siete ventajas de archivar documentos en
soporte digital.
1.NORMALIZACIÓN DE ARCHIVOS
Es posible establecer un sistema de archivo y
clasificación normalizado.
Aporta un orden y un control de búsqueda de
los archivos.
2.AHORRO DE ESPACIO, MATERIAL Y
RECURSOS
Los documentos que tengamos la obligación
legal de conservarlos durante años, podemos
conservarlos en formato digital con plena
validez legal gracias a la digitalización
certificada, destruyendo el papel.
3.AHORRO DE TIEMPO, INCREMENTO DE
EFICIENCIA
Elimina la necesidad de desplazarse del puesto
de trabajo y perder tiempo localizando un
documento determinado.
La búsqueda de los documentos digitales es
instantáneos y se realizan con total certeza.
4.ELIMINACIÓN DE RIESGOS
LABORALES
Elimina el riesgo frente a accidentes o
catástrofes (como un incendio, terremoto …)
El coste de la memoria digital es cada vez mas
bajo y mantener capas de seguridad es cada
día más sencillo.
5.ACCESO INMEDIATO Y CONCURRENTE
A LA DOCUMENTACIÓN
Permite el acceso on-line a documentos desde
cual quiere lugar del mundo atreves de internet.
6.INTEGRACIÓN CON EL SISTEMA DE
CONTABILIDAD
Se abre de nuevo una multitud de posibilidades
que van desde la mera consulta, hasta la
contabilidad automática.
7.MEJORA DE LA SOSTENIBILDAD
AMBIENTAL
La reducción del papel y el mobiliario ayuda el
medio ambiente y además mejora nuestra
imagen frente al exterior.
En conclusión, archivar documentos el soporte
digital proporciona muchas más ventajas frente
al soporte tradicional. Pero ambas pueden
servir para almacenar nuestros documentos.
La valoración de documentos digitales es
óptima cuando están los documentos activos.
La fluidez es mayor, pero para ello se debe
tener tecnología y muchas veces necesidad de
internet.
¿A ti cuál te gusta más?
MANEJO DE ARCHIVOS EN SISTEMAS OPERATIVOS
El sistema de archivos o ficheros es el componente
del sistema operativo encargado de administrar y
facilitar el uso de las memorias periféricas, ya sean
secundarias o terciarias. Sus principales funciones
son la asignación de espacio a los archivos, la
administración del espacio libre y el acceso a los
datos resguardados.
Estos estructuran la información guardada en una
unidad de almacenamiento (normalmente un disco
duro de una computadora), que luego será
representada ya sea textual o gráficamente
utilizando un gestor de archivos. La mayoría de los
sistemas operativos manejan su propio sistema de
archivos.
La estructura de directorios suele ser jerárquica,
ramificada o «en árbol», aunque en algún caso
podría ser plana.
TIPOS DE SISTEMAS DE ARCHIVOS
Sistemas de archivos de disco
Este está diseñado para el almacenamiento de
archivos en una unidad de disco, que puede
estar conectada directa o indirectamente a la
computadora.
Sistemas de archivos de red
Es el que accede a sus archivos a través de
una red. Dentro de esta clasificación
encontramos dos tipos de sistemas de
archivos: los sistemas de archivos distribuidos
(no proporcionan E/S en paralelo) y los
sistemas de archivos paralelos (proporcionan
una E/S de datos en paralelo).
Sistemas de archivos de propósito especial
Aquellos tipos de sistemas de archivos que no
son ni sistemas de archivos de disco, ni
sistemas de archivos de red. Ejemplos: acme
(Plan 9), archfs, cdfs, cfs, devfs, udev, ftpfs,
lnfs, nntpfs, plumber (Plan 9), procfs, ROMFS,
swap, sysfs, TMPFS, wikifs, LUFS, etc.
SISTEMAS OPERATIVOS
En realidad, la elección de un sistema de archivos
depende en primer lugar del sistema operativo que
esté usando. Generalmente, cuanto más reciente
sea el sistema operativo, mayor será el número de
archivos que admita. Cuando coexisten varios
sistemas operativos en la misma máquina, la
elección de un sistema de archivos es un gran
problema. Debido a que el sistema de archivos está
estrechamente ligado al sistema operativo, cuando
existen varios sistemas operativos, usted debe elegir
un sistema de archivos para cada uno, teniendo en
cuenta que es posible que deba acceder a los datos
de un sistema operativo desde otro.
INFORMA SOBRE ESTE ANUNCIO
El sistema de archivos de UNIX y LINUX
EXT / EXT2 / EXT3: Es el protocolo de Linux para el almacenamiento de datos, se trata de un
sistema de ficheros de alto rendimiento usado para discos duros, así como para sistemas de
almacenamientoextraíbles (disqueteras y memorias USB). Tiene la ventaja de permitir
actualizar de ext2 a ext3 sin perder los datos almacenados ni tener que formatear el disco.
Tiene un menor consumo de CPU y esta considerado mas seguro que otros sistemas de
ficheros en Linux dada su relativa sencillez y su mayor tiempo de prueba. Los sistemas
operativos Linux e UNIX son capaces de detectar casi cualquier sistema de archivos
(EXT, FAT, FAT32, NTFS, CDFS, UDF, etc.).
EXT2
El sistema de archivos de Ms-DOS, Windows 3.11 y Windows 95 de Microsoft®
FAT: proviene de («File Allocation Table«), que significa tabla de localización de archivos.
Estatabla se mantiene en el disco duro de nuestro ordenador, y contiene un mapa de toda la
unidad de forma que «sabe» donde está cada uno de los datos almacenados.
Cuando se escribe un nuevo fichero al disco duro, este es guardado en uno o más clusters,
dependiendo del tamaño del fichero (archivo). Los tamaños típicos del cluster son 2.048 Bytes,
4.096 Bytes o 8.192 Bytes. El sistema operativo crea una entrada de FAT por cada nuevo
fichero, graba y almacena la posición del cluster (o clusters) donde se ha guardado. Cuando
queremos leer un fichero, el sistema operativo busca en la FAT la posición del mismo para su
ejecución.
El sistema de archivos de Windows 98 y Windows Millenium de Microsoft®
FAT32: proviene de («File Allocation Table 32«), que significa tabla de localización de archivos
a 32 bits. Es el sistema de archivos que se empezó a usar a partir de la versión OSR2
de Microsoft® Windows 95, la cuál tiene una mejor manera de almacenar los datos con
respecto a la FAT 16 ya que puede manejar discos duros de hasta 2 Terabytes. Se utiliza
básicamente con Microsoft® Windows 98 y Microsoft® Windows ME. Los sistemas operativos
Windows 98 y ME de Microsoft® reconocen el sistema de archivos FAT, FAT32, el CDFS
utilizado en CD-ROM y el UDF utilizado en DVD-ROM.
El sistema de archivos de Windows XP, Windows Vista y Windows 7 de Microsoft®
NTFS: proviene de («New Tecnology File System«), que significa sistema
de archivos de nueva tecnología, utilizado en la plataforma
Windows NT®. Permite accesos a archivos y carpetas por medio de permisos, no es
compatible con Linux (solo lee, y difícilmente escribe), ni con Ms-DOS®, ni Windows 95, ni
Windows 98 y tampoco puede accederla, tiene formato de compresión nativa, permite
encriptación, soporta 2 TB, no se recomienda en sistemas con menos de 400 MB. Se utiliza
para Microsoft® Windows XP y Microsoft® Windows Vista y Windows 7. Los sistemas
operativos Windows XP, Vista y 7 de Microsoft® reconocen el sistema de archivos FAT,
FAT32, NTFS, el CDFS utilizado en CD-ROM, el UDF utilizado en DVD-ROM y el LFS para
discos sin registro de arranque maestro.
exFAT: proviene de («EXtended File Allocation Table«), que significa tabla de localización de
archivos extendida, el cuál se diseño para su uso en dispositivos dealmacenamiento electrónico
basados en el uso de tecnología de memoria NAND, tales como memorias USB y unidades
SSD, para ser utilizado con versiones de Microsoft® Windows CE, es importante mencionar
que Windows Vista y 7 tienen soporte para el formateo con este sistema de archivos, al igual
que MacOS® y Linux. Una característica importante es que Permite almacenar hasta 1000
archivos en una carpeta.
Nuevos sistema de archivos de Microsoft®
WinFS: proviene de 2 significados diferentes: («Windows Future Storage«) y («Windows File
System«), significando almacenamiento de «Windows» del futuro y sistema de archivos de
«Windows«. Este sistema fue desarrollado por Microsoft® para facilitar la clasificación y las
búsquedas de archivos, utilizando un modo distinto a lo que actualmente conocemos como
sistemas de directorios y archivos, basado en funciones de búsqueda utilizadas en las bases
de datos como SQL; por lo que no se definió de manera clara si WinFS se trataba de un
sistema de archivos al 100% ó como un agregado al sistema NTFS. Este sistema de archivos
se vislumbró como propuesta para su uso con Microsoft® Windows 7, pero no se concretó el
proyecto y se conserva NTFS en tal sistema operativo.
El sistema de archivos de MacOS de Apple®
HFS/HFS+: significa («Hierarquical File System») ó sistema de archivos por jerarquía, s
ustituyo al MFS («Macintosh File System») y el símbolo + indica
extendido, es decir, la última versión de HFS. Fué desarrollado por Apple®, admite el uso de
direcciones de espacio en disco de 64 bits y permite utilizar bloques de asignación de archivos
de 32 bits con el fin de potenciar la eficiencia del disco al reducir la utilización de espacio en
volúmenes de gran tamaño o con un número elevado de archivos. Admite nombres
de archivo más descriptivos, con una longitud máxima de 255 caracteres y codificación de texto
Unicode para los nombres de archivo internacionales o con sistemas de escritura mixtos,
también ofrece un formato opcional de sistema de archivos con distinción de mayúsculas y
minúsculas para HFS+ que permite al administrador alojar sinproblemas archivos utilizados
por aplicaciones UNIX que requieren esta función. Los sistemas operativos modernos MacOS
de Apple® reconocen el sistema de archivos HFS, HFS+, FAT, FAT32, el CDFS utilizado en
CD-ROM y el UDF utilizado en DVD-ROM.
HFS
Sistema de archivos de Sun® Solaris
ZFS: significa («Zettabyte File System») ó sistema de archivos
ZettaByte, desarrollado por Sun Microsystems para el
sistema operativo Solaris. Es un robusto sistema de ficheros de 128 bits, creado para superar
las expectativas de cualquier sistema real, cuenta un sistema ligero de ficheros, nueva
estructura de almacenamiento en disco y administración simple de espacio y un sistema de
ahhutor reparación denominado «Self-healing» entre muchas otras características que permiten
su implementación en grandes servidores
Temas para la exposición
Archivo de la información en
soporte papel
Tipos:
- Alfabético.
- Geográfico.
- Por materia cronológica.
- Decimal.
- Importancia de los archivos
- Ventajas y desventajas de archivo de papal.
Necesidades de conservación de la
documentación.
- Técnicas de archivo:
- Que es el propósito de conservación de la documentación.
- Importancia de conservar la documentación
- Naturaleza.
- Finalidad.
- Normas de archivo de documentos
Archivo de la información en
soporte informático.
- Bases de datos para el tratamiento de la información
- Tipos de base de datos
- Estructura de base de datos
- Funciones de base de datos
- Importancia de la base de datos
- Ventajas y desventaja de la base de datos
