ELPROJECT CHARTER

UTILIDAD DEL PROYECT CHARTER (ACTA DE CONSTITUCIÓN DE UN PROYECTO)

El Project Charter es un documento usado principalmente en proyectos internos, aquellos que se realizan para la
propia organización, o de gran envergadura, el cual:
 Contiene la esencia del proyecto.
 Proporciona una comprensión compartida del proyecto.
 Actúa como un contrato entre el patrocinador del proyecto, las partes interesadas clave y el equipo del
proyecto.

Este documento lo hace el sponsor del proyecto, durante la fase de inicialización, ayudado a veces por el director del
proyecto (muy recomendable).

La función del project charter es:

 realizar una definición inicial del proyecto,
 designar al director de proyectos y los recursos
 , y aprobar el inicio del proyecto.
Por lo tanto
El Project Charter,, es el documento que:
 oficializa el inicio del proyecto
 nombra oficialmente al director del proyecto,
 y define los principales objetivos y restricciones que este debe cumplir.
Sin este documento el proyecto no puede empezar, ni el director del proyecto gana la autoridad para gestionarlo

Los tres usos principales del PROYECT CHARTER son:

 Para autorizar el proyecto, utilizando un formato comparable, los proyectos pueden clasificarse y
autorizarse mediante el Retorno de la inversión .
 Sirve como el principal documento de ventas para el proyecto: los interesados en la clasificación
tienen un resumen de 1-2 páginas para distribuir, presentar y mantener a mano para defenderse de
otros proyectos o operaciones que se ejecutan en los recursos del proyecto.
 Sirve como un punto focal durante todo el proyecto. Por ejemplo, es una línea de base que puede
usarse en reuniones de equipo y en reuniones de control de cambios para ayudar con la
administración del alcance.
Por tanto es el PROYECT CHARTER
 Una herramienta crucial para el desarrollo de toda actividad
 Uno de los documentos más importantes en las etapas iniciales del proyecto
En el El Project Charter
 se detallan cada uno de los aspectos fundamentales y cruciales de todo Proyecto,
 es aquí donde delimitamos nuestro alcance, definimos los objetivos, establecemos los entregables,
definimos las posiciones (Stakeholder, Clientes), asignamos responsabilidades, definimos los planes
(Financieros, Recursos, Calidad)y las consideraciones (Riesgos, asunciones, restricciones).
 Es por esto que EL PMBOK nos dice que:
 “ Desarrollar el acta de constitución del proyecto o Project charter es el proceso que consiste en
desarrollar un documento
 que autoriza formalmente un proyecto o una fase 
 y en documentar los requisitos iníciales que satisfacen las necesidades y expectativas de los 
interesados .
En proyectos de fase múltiple este proceso se usa para validar o refinar las decisiones tomadas
durante la repetición anterior  del proceso Desarrollar el Project Charter”.
Este documento:
 Requiere ser aprobado por: El Sponsor, Grupo de Revisión de Proyecto, Gerente de Proyecto,
Gerente de Calidad y todo aquel que tomara decisiones en el desarrollo del proyecto.
 De forma que todas las decisiones serán consensuadas y las consecuencias podrán ser  asumidas por
todos, dando a conocer a todos los involucrados  los riesgos que están en  juego.

El cuerpo se dé un Acta constitutiva contendrá los siguientes  puntos:

Sección 1.           Descripción  del Proyecto

 Planteamiento del problema  /
 Descripción del Proyecto
 Metas y objetivos del proyecto
 Alcance del Proyecto
 Factores críticos de éxito
 Supuestos
 Restricciones
Sección 2.           Responsables  del proyecto e hitos
 Responsable de financiamiento
 Responsable de Supervisar el proyecto
 Principales  hitos del proyecto
Sección 3.           Organización  del Proyecto
 Estructura del Proyecto 
 Roles y Responsabilidades
 Matriz de Responsabilidades
 Instalaciones y  recursos del Proyecto
Sección 4.           Puntos  de Contacto
Sección 5.           Glosario
Sección 6.           Historial  de revisiones
Sección 7.           Anexos
 
Una redacción deficiente o mediocre de un Acta de Constitución  de Proyecto puede causar el fracaso o el
incremento significativos de los  costes totales de un proyecto. 
EJEMPLO
Uno de  los proyectos más comunes de la vida de un  ser humano:
“La Planificación de una Boda”.
Cuando decidimos dar este gran paso lo primero de debemos  hacer es:
DEFINIR CON LOS SIGUIENTES DATOS
El Proyecto Día, Lugar,  Cantidad de Invitados, Música, Comida,
Vestimenta, Biscocho, Vajilla, Lista deinvitados, Fechas
Criticas, Puntos de control para cambiar opciones.
El Financiamiento   Elegir la fuente del dinero para pagar todo.
Cronograma de Eventos
Responsables
Nota: Al momento  de este hecho tan importante   evento debemos tener en cuenta que los hombres
solo somos  invitados   a nuestra propia BODA.
Como bien hemos visto la correcta definición de nuestros proyectos decidirán el éxito o el fracaso del mismo.
Plantillas para la fase de planificación
Estas plantillas se utilizan como soporte durante las diferentes actividades realizadas durante las fases de
inicialización y planificación del proyecto. Para conocer en mayor detalle estas actividades y la aplicación de estas
plantillas se sugiere leer los artículos sobre planificación:
 Diccionario EDT. Documento de explicación de los paquetes de trabajo definidos en la EDT o WBS
(Saber más sobre la EDT o WBS).
 Lista de contactos. Plantilla para crear un directorio con los principales integrantes del proyecto
(¿Quienes son los integrantes del proyecto?)
 Diccionario EDT. Documento de explicación de los paquetes de trabajo definidos en la EDT o WBS
(Saber más sobre la EDT o WBS).
 Lista de entregables. Plantilla para crear la lista de entregables del proyecto
 Matriz de impacto. Plantilla para realizar el estudio de impacto de los riesgos del proyecto ( ¿Cómo
identificar los riesgos del proyecto? ).
 Matriz de responsabilidades. Plantilla de la matriz RACI para clarificar las responsabilidades y el alcance
de los diferentes integrantes del proyecto.
 Matriz de interesados. Plantilla para gestionar los stakeholders del proyecto ( ¿Quien son los
stakeholders del proyecto? ).
 Plan de compras. Plantilla para realizar el plan de compras del proyecto.
 Plan de formación. Plantilla que te permite definir y controlar la formación necesaria en tu proyecto.
 Plan de hitos. Plantilla para definir y seguir los hitos del proyecto. ( ¿Qué es un plan de hitos?)
 Plan de recursos humanos. Plantilla para definir las necesidades de personal dentro del proyecto.
 Project charter o acta de constitución . Plantilla para crear el Project charter o el acta de constitución del
proyecto.
 Registro de riesgos. Plantilla para mantener identificados y seguir los riesgos del proyecto.
 Registro de interesados (stakeholders).  Plantilla para identificar y gestionar los interesados del
proyecto.
 Table Top Drawing. Plantilla para definir el alcance y las responsabilidades de cada integrante del
proyecto de forma gráfica

Plantillas para la fase de seguimiento y control

Estas plantillas facilitan realizar las tareas de gestión de proyectos durante la fase de seguimiento y control.
En los artículos de seguimiento y control se puede encontrar más información sobre las funciones del director de
proyectos en esta fase, y el uso de las plantillas.
 Informe de avance del proyecto con Valor Ganado. Plantilla para informar periódicamente del estado del
proyecto para proyectos que sigan el método del valor ganado. ( Saber más del método del valor
ganado ).
 Informe de avance del proyecto. Plantilla genérica para informar periódicamente del estado del proyecto
para proyectos.
 Lista de puntos abiertos. Plantilla para gestionar y controlar los puntos abiertos del proyecto.
 Seguimiento de cambios. Plantilla para registrar y controlar los cambios aprobados y su efecto sobre el
proyecto.
 Solicitud de cambios. Plantilla que facilita el proceso de solicitud y aprobación de cambios dentro del
proyecto. ( Aprende a gestionar los ambios del proyecto ).
 Seguimiento en Cadena Crítica. Plantilla que permite hacer el seguimiento y control de los márgenes en
proyectos planificados con el método de Cadena Crítica ( Saber más del método de Cadena Crítica ).
 Lista de control del kick-off. Lista de puntos que debe contener la reunión de kick-off para que el
proyecto empiece con buen pie

Plantillas para la fase de cierre

El uso de esta plantilla se describe en los artículos que tratan sobre la fase de cierre del proyecto.
 Certificado de aceptación.
 Plantilla para certificar la finalización del proyecto o de algún entregable. (Conoce el proceso de aceptación del
proyecto
Plantillas de uso general
Estas plantillas pueden usarse en cualquier fase del proyecto.
  Acta de Reunión. Platilla para registrar los temas tratados en las reuniones del proyecto.
 Agenda de Reunión. Plantilla para organizar y oficializar las reuniones del proyecto.
 Matriz de gestión del tiempo. Plantilla para gestionar mejor tu tiempo:

Contenido relacionado
 Director del proyecto. Funciones y responsaabilidades
 Reducir el plazo del proyecto
 Lista de control del kick off del proyecto
 Gestión del cronograma según PMBOK
 Definición del alcance del proyecto
 Reuniones en proyectos

Apartados del acta de constitución de un proyecto

Aunque puede haber diferentes formatos para hacer el acta de constitución de un proyecto, en general podemos decir
que el project charter se compone de los siguientes apartados:

A. Nombre del proyecto y descripción

B. Designación del director del proyecto y definición de su nivel de autoridad
C. . Justificación del proyecto (business case)
D. Asignar recursos al proyecto, tanto los internos como los que ha decidido subcontratar o se hacen en
colaboración con terceros
E. Definición inicial de los principales stakeholders y sus intereses
F. Descripción del producto o servicio a desarrollar por el proyecto, junto con las entregas principales que
se esperan
G. Definición de los objetivos del proyecto, incluyendo el cronograma preliminar y el presupuesto inicial.
H. Requerimientos de aprobación del proyecto
I. Definición preliminar de riegos

Muchos de estos apartados se componen de una definición inicial que deberá ser desarrollada en profundidad por el
director del proyecto durante la fase de planificación, por lo que este supone un punto de partida para esta fase.
Como se indicó anteriormente, en proyectos que se realizan para terceros el project charter no aparece de forma
oficial o formal, aunque muchos de los elementos que lo componen sí que acaban apareciendo, de una forma u otra,
en diferentes documentos emitidos al inicio del proyecto.

Relación entre el acta de constitución y el kick-off

Llegados a este punto lo normal es que se realice una reunión de kick-off (entre el comercial y el director del proyecto,
en la cual se deberían entregar una serie de documentos:
 Última oferta entregada al cliente: esta debe incluir una definición del alcance (qué es lo que se ha
vendido), junto con el plazo de entrega (puntos A, F, y G)
 Estudio de costes: para realizar la oferta el comercial ha tenido que hacer un cálculo de los costes,
incluyendo algún margen por riego con su justificación. (punto I)
  Pedido del cliente y aceptación del pedido por parte de la empresa: esto equivale a la firma del project
charter por parte del sponsor, ya que si el responsable comercial o el director de la empresa ha aceptado
el pedido, está autorizando que este empiece y se ejecute.
 Lista de contactos: es muy habitual que el comercial traspasé al director de proyecto la lista de los
contactos con los que ha tratado durante la fase comercial, los que a su vez son stakeholders (punto E)

Hay algunos puntos que en estos casos no aparecen de forma explícita, como por ejemplo el C, ya que una empresa
que se dedica a hacer proyectos para terceros, el motivo de decidir inicial un nuevo proyecto es haber recibido un
pedido que corresponde con la actividad de la empresa. Si este punto no se cumpliera, directamente no se habría
completado la fase comercial.

Llegados a este punto puede surgir la duda de que designa y autoriza al director del proyecto en estos casos. Pues
normalmente la acta que surge de la reunión de kick-off, la cual debe distribuirse a la dirección de la empresa (que
asume en estos casos el rol de sponsor), y a los responsables de las áreas funcionales, si corresponde, que son los
encargados de asignar recursos junto con el director del proyecto.
Contenido relacionado
 Director del proyecto. Funciones y responsaabilidades
 Reducir el plazo del proyecto
 Reuniones en proyectos
 Lista de control del kick off del proyecto
 Línea base del cronograma
 8 motivos del fracaso del proyecto
 Director del proyecto. Funciones y responsaabilidades
 Reducir el plazo del proyecto
 Reuniones en proyectos
 Lista de control del kick off del proyecto
 Línea base del cronograma
Ejemplo
CON LA PLANILLA DE GESTIÓN DE PROYECTOS
Usted controlará los plazos planificados y realizados, el presupuesto gastado y recibido, entregables y el
resultado del proyecto
Registro del Proyecto
En la primera parte de la hoja de cálculo, usted va a registrar todos los datos de su proyecto como nombre del
cliente, cantidad de entregables, alcance con tareas, estructura analítica y equipo asignado.
 Planificación de Plazos de Etapas
Área para colocar los plazos de inicio y finalización planificados y realizados (conforme el proyecto ocurra) para
comparar la situación de cada etapa, entregable y tareas definidas
Cronograma del Proyecto (Gráfico de Gantt)
Automáticamente, la hoja de cálculo creará, a partir de los datos introducidos, un cronograma (máximo de un
año) en formato de gráfico de Gantt con las tareas, fechas de inicio y fin planificadas y realizadas
Cronograma de impresión
En esta hoja de trabajo, ya dejamos listo un asistente de impresión que le permite tener toda la información del
calendario organizada en formato de informe para imprimir.
Estado del proyecto
Usted podrá seguir la evolución de su proyecto en sólo una pantalla de resumen general.
En ella, usted sabrá el progreso de las actividades y cómo está el progreso porcentual en relación a la planificación
Control de Costos, Recetas y Riesgos
En esta sección, usted tendrá pestañas específicas para hacer la previsión y el control de los costos e ingresos por
etapa y también de los riesgos que pueden existir y vale la pena estar de ojo
Comparación de costos y recetas por etapas
Para cada etapa, vea cuánto de ingresos relativos al proyecto entró y cuánto de costo salió, analizando un
resultado financiero por etapa y para el proyecto como un todo
Dashboard del diseño
Panel de control con la información de cuántas etapas fueron estipuladas para el proyecto, sus plazos y gráficos
automáticos y dinámicos que muestran los días gastados y planificados en cada entregable definido
Dashboard por Paso
Seleccione una etapa (entregable) del proyecto y vea si se ha realizado de acuerdo con lo que se había planeado.