RIPCONCIV CONSTRUCCIONES CIVILES CIA. LTDA.

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Versin 2.0
ENERO 2009

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1.- NUESTRA MISIN

Proveer a nuestros clientes soluciones eficientes e innovadoras a travs del desarrollo integral de proyectos de infraestructura e inmobiliaria y de la produccin y provisin de insumos para la construccin, forjando en el proceso: el desarrollo sustentable de la empresa, un serio compromiso con accionistas y colaboradores, la generacin de fuentes de trabajo y una interrelacin positiva con la comunidad, medio ambiente y el pas.

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2.- NUESTRA VISIN

Consolidarnos como una empresa slida, rentable y referente para el sector de la construccin, con presencia nacional e internacional, de manera de ser reconocidos: por la calidad de nuestros productos y servicios, por incorporar soluciones innovadoras a nuestros proyectos, por contar con un talento humano eficiente y comprometido con nuestra mstica de trabajo y por preocuparnos por el entorno y la sociedad.

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3.- NUESTROS VALORES

ACTITUD POSITIVA: El compromiso con nuestros objetivos demandar una verdadera actitud positiva que nos permita enfrentar los obstculos, aprovechar nuestras fortalezas y ser consecuentes con nuestros logros.

COLABORACIN. La colaboracin personal o en equipo que todos los colaboradores directos o indirectos de la Empresa, permitir aportar positivamente a la consecucin de las metas planteadas.

HONESTIDAD. Nuestro comportamiento debe ser responsable en todos los mbitos de nuestra actividad dentro y fuera de la Empresa, mostrando respeto, imparcialidad, sinceridad y apego a las reglas que nos rigen.

LEALTAD. Debemos cuidar siempre que nuestras relaciones de trabajo no se debiliten, siendo leales, evitando situaciones que alteren nuestro compromiso y cuidando nuestra intimidad.

RESPETO. Comprometidos con las normas establecidas, buscando el bien comn y propiciando un ambiente sin ofensas ni arbitrariedades que puedan afectar a las personas, a sus bienes o a los bienes u operatividad de la Empresa.

PALABRA DE HONOR. Nuestro compromiso con compaeros, clientes y con la Empresa es lo ms valioso que damos y como tal debemos respetarlo, transformando lo que ofrecemos en hechos reales sean tangibles o intangibles.

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4.- NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

4.1. INTRODUCCIN
1. El efectivo control interno de gestin demanda establecer un conjunto de normas, procedimientos, y tcnicas a travs de las cuales nos permita verificar, medir y corregir el desempeo de nuestros procesos, de manera de asegurar la consecucin efectiva de nuestros objetivos estratgicos, salvaguardar nuestros activos, verificar la oportunidad, exactitud y confiabilidad de la informacin contable, promover la eficiencia operacional y fomentar una cultura organizacional clara y consistente. En concordancia a lo sealado y con el fin de establecer las bases necesarias para un trabajo organizado, estandarizado, perfectible y sobre todo responsable, RIPCONCIV CIA. LTDA., considerada importante expedir el presente Manual de Normas y Procedimientos, para establecer las normas internas, procedimientos, reglamentos, directrices y formatos de los diferentes procesos. Esta normativa deber ser cumplida por toda la organizacin.

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4.2. DISPOSICION OBLIGATORIA

3. Las normas, procedimientos, reglamentos, directrices y formatos que se incorporen al presente Manual, tendrn el carcter de disposicin obligatoria, por lo que su observancia deber ser examinado constantemente por el rea de Control Interno de Gestin de forma directa o a travs de terceros, debindose presentar al Comit Gerencial un informe de los resultados encontrados.

4. El cumplimiento de estas disposiciones traer consigo el reconocimiento y gratificacin del trabajo bien realizado, a travs de las evaluaciones de desempeo que realiza la Empresa. Su incumplimiento, en cambio, ser informado oportunamente a la Gerencia General y sancionado bajo los siguientes parmetros: Llamado de atencin verbal (incumplimiento espordico) Levantamiento de una No conformidad (incumplimiento repetitivo) Sanciones pecuniarias (Incumplimiento constante Falta leve) Solicitud de Visto Bueno (Desacato expreso a las disposiciones Falta grave)

4.3. MEJORA CONTNUA

5. La mejora continua de los procesos, se ver reflejada en la constante revisin de este Manual, para lo cual las reas podrn proponer altas, bajas o mejoras a la normativa vigente, respetndose el siguiente procedimiento: El rea que promueve el cambio, deber definir, evaluar y consensuar la propuesta, determinando el impacto en el proceso. Se presentar la propuesta oficialmente a la Gerencia Administrativa, incluyendo el texto y los justificativos del cambio. La Gerencia Administrativa informar al Comit Gerencial para que la propuesta sea aceptada o negada, oficializndose con la firma de la Gerencia General. La nueva norma, procedimiento, reglamento, directriz o formato ser difundida por la Gerencia Administrativa entre todas las Gerencias. Finalmente se incorporar al Manual de Normas y Procedimientos de la Empresa, para que entre en vigencia oficialmente.

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6. El aporte y compromiso de las reas por mejorar continuamente los procesos de la organizacin, respetando para ello los mecanismos establecidos, sern objeto del reconocimiento de la Empresa, a travs de las bonificaciones que se entregan anualmente.

4.4. SITUACIONES DE EXCEPCIN 7. Si en la aplicacin habitual de la normativa descrita en ste Manual, se presentaren
situaciones de excepcin que no hayan sido consideradas o que genere incongruencias o contraposiciones a estas polticas, los procesos involucrados debern presentar por escrito la problemtica a la Gerencia Administrativa, para que de ser necesario se excluya de el cumplimiento de cualquiera de las normativas, siempre y cuando se cuente con la aprobacin de la Gerencia General.

8. En estas situaciones, de ser el caso, la Gerencia Administrativa deber procurar inmediatamente cambios el las normas y procedimientos, a fin de que dicha situacin no se vuelva a presentar, cumpliendo para ello lo dispuesto en subttulo Mejora Contnua. 4.5.- NORMATIVA APLICADA A LOS PROCESOS
9. La Empresa consider conveniente acoplar las normas y procedimientos establecidos a los procesos y subprocesos que se realizan en la organizacin, por lo cual en el Grfico Nro.1 se describe el mapa de procesos vigente, en base del cual se presentarn las diferentes normativas.

10. El esquema descrito demandar para el cumplimiento de la normativa de un proceso, la participacin de varias reas funcionales, por lo tanto, toda la organizacin deber conocer a detalle los procesos en los que interviene y su responsabilidad para el cumplimiento de dichas normas y procedimientos.

Gestion Gerencial

Factibilidad Proyectos

Gerencia Infraestrutura

Gerencia Inmobiliaria

Mejoramiento Continuo

INFRAESTRUCTURA

Cliente - Satisfaccion

Gestin de Ofertas de Proyectos

Construccin de Infraestructura INMOBILARIO

Cobranzas Infraestructura

Gestin de Ofertas de Proyectos Promocin y Ventas Inmobiliarias

Construccin Inmobiliaria

PRODUCCION DE ADOQUIN Y HORMIGON

Comercializacin Recursos Humanos Gestion Calidad Logistica Materiales Bodega

Produccin y Despacho Despacho Equipo, Maquinaria y vehculos Gestin Financiera - Contable

Facturacin Cobranzas Mantenimiento Equipos Gestion Administrativa

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Cobranzas Inmobiliarias

Cliente - Requisitos

Tercerizados

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PROCESOS QUE AGREGAN VALOR 7.- GESTION DE PROYECTOS

1. Los proyectos son gestionados en primera instancia bajo la responsabilidad directa del Superintendente, en segunda instancia bajo la coordinacin y supervisin del Gerente o Subgerente Tcnico y en ltima instancia en funcin de las decisiones estratgicas de la Gerencia General o Gerencia de la Sucursal, segn corresponda. 2. En concordancia con lo definido, el Superintendente ser el nico responsable de cumplir con la ejecucin del Proyecto dentro de los parmetros preestablecidos a nivel tcnico, administrativo, de costos, de control y de tiempo, todo ello en base de las normativas, disposiciones y decisiones definidas por la Empresa. 3. En la gestin de los proyectos se deben propender a aplicar las mejores prcticas comprobadas y ampliamente utilizadas, as como prcticas innovadoras que estn emergiendo en el segmento de la construccin. Para ello la organizacin ha considerado importante usar como metodologa de referencia los lineamientos planteados por el PMI (Project Manager Institute), buscando ajustarlos a las necesidades de cada proyecto. 4. Todos los proyectos son temporales y nicos por lo que los contratos de: Recursos Humanos, MEV, Transporte de materiales, subcontratos, etc., deber tener la misma naturaleza. De igual manera, la asignacin para el uso de equipos, maquinarias y equipos, as como la asignacin de recursos financieros, tambin sern temporales y nicos.

Grfico Nro. 1: Esquema de la Metodologa PMI

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RIPCONCIV Ca. Ltda. Manual de Normas y Procedimientos 7.2. PROCESO DE PLANIFICACIN

1. Con la evaluacin inicial del Proyecto se prepararn los siguientes informes y documentacin que se entregarn a la Gerencia o Subgerencia Tcnica y a los procesos de apoyo involucrados: Resumen ejecutivo del proyecto y ubicacin fsica (Logstica, Control Interno) Cronograma global de trabajo ajustado (Logstica, Control Interno) Presupuesto inicial ajustado (Logstica, Financiero, Control Interno) Desglose de tems (Logstica, Financiero, Control Interno) Requerimientos mnimos de arranque (Logstica, Control Interno) 2. Con el cronograma de trabajo ajustado se determinar la fecha estimada de arranque del proyecto y el detalle de los requerimientos mnimos necesarios para el inicio de operaciones. Este desglose incluir: recursos necesarios, caractersticas, cantidad, fecha mxima, costo y observaciones. Se organizarn bajo las siguientes secciones: Recursos Humanos (Gestin, Tcnicos, Control, Operativos, Seguridad) Oficina de la Obra (contratos, construcciones, muebles y enseres, otros) Bodega de la Obra (espacio fsico, seguridades, almacenamiento, otros) Vivienda (contratos, espacio fsico, muebles y enseres, seguridad, otros) Equipos (comunicacin, informticos, oficina, especiales) Campamento de la obra (contratos, espacio fsico, acceso, seguridad, otros) Fondo Rotativo (cantidad, rubros especiales autorizados, mecanismo de reembolso) Sistemas de administracin y control (instalaciones, capacitacin, comunicacin, logstica) Gestin inicial (reuniones, memorandos, documentos oficiales, mecanismos de contratacin). 3. Una vez aprobado el plan de arranque, se deber preparar la planificacin de los trabajos que se ejecutarn en las dos primeras semanas del proyecto, determinando los requerimientos de: recursos, cantidades, fechas mximas de cumplimiento y observaciones. Para la provisin de estos recursos, se prepararn los documentos que determinan las normas y procedimientos de los procesos de apoyo, tales como: Recursos Humanos (formato de requerimiento de personal, contratos de obreros) Materiales (formato de requerimiento de materiales) Maquinaria, Equipo y Vehculos (formato de requerimientos de MEV) Transporte (contratos legales, compromisos) Costos indirectos (memorandos, autorizaciones, otros) 4. La planificacin de trabajo descrita en el punto anterior se deber realizar semanalmente con la participacin de todo el equipo del Proyectos. All se establecern coordinadamente los acuerdos, actividades, recursos y plazos del plan de trabajo. En la siguiente Reunin de Control de Proyectos (RCP), a una semana previa a su ejecucin, se entregar el formulario PR-0002 Informe de Situacin Semanal del Proyecto, incluyendo todos las

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requisiciones de recursos. Adicionalmente deber entregar una copia de esta programacin y de sus requerimientos, en la OGP.

7.3. PROCESO DE EJECUCION

5. En base del requerimiento mnimo de arranque y del cronograma establecido, la Superintendencia se encargar de contratar, adquirir o solicitar todos los recursos propuestos y de ejecutar las tareas planificadas. Con los recursos humanos asignados y/o contratados por la obra, se iniciar las labores del Proyecto en base del cronograma de actividades previstas en la planificacin de la primera quincena. La Superintendencia supervisar la efectiva ejecucin, control y registro de las actividades planificadas. A partir de esta ejecucin se integrar a las reuniones de obra de los das martes y a los controles que se establecen en este documento. Al finalizar una semana de ejecucin, la Superintendencia ajustar los cronogramas de la obra y coordinar con su equipo de trabajo las actividades que cumplirn la siguiente semana y planificar las tareas de la subsiguiente semana. Con esta informacin y las novedades presentadas en la ejecucin, llenar el formulario PR-0002 Informe de Situacin Semanal del Proyecto y los formatos de requisicin para las reas de apoyo.

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7.3.1. Control Tcnico del Proyecto: 8. Con el fin de cumplir la planificacin semanal presentada en la RCP, el Superintendente, Residentes, OGP, Supervisores Operativos y Jefes de Cuadrilla, coordinarn la ejecucin diaria del trabajo, disponiendo los controles necesarios, asignando materiales, organizando las MEV y definiendo los frentes de trabajo que debern abrirse. Con la supervisin y control que deben ejercer los ingenieros Residentes, al momento de la ejecucin se podran presentar inconvenientes o novedades de diferente ndole, los mismos que debern ser informados inmediatamente al Superintendente del Proyecto tanto de forma verbal como escrita (Memorando) si el problema as lo amerita. Si el reporte es oficial, se deber enviar una copia a la oficina central dirigido al Gerente o Subgerente del rea que corresponda.

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10. De igual manera se deber realizar la supervisin y control del cumplimiento de las normas de seguridad industrial y salud ocupacional, para lo cual la Gerencia o Subgerencia Tcnica designar un Delegado de Seguridad Industrial, quin diariamente deber verificar dicho cumplimiento. Al final de la jornada, en el formulario SS-0001 Reporte de Novedades de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional, se reportarn todas los novedades encontradas, las amonestaciones al personal y las recomendaciones al Proyecto. Una copia se entregar en la obra y el original ser enviado al rea de Control Interno de Gestin, para que sea tratado en la siguiente RCP. 11. Al finalizar la jornada de trabajo, Topografa entregar a la OGP, el formulario PR-0008 Libreta de Topogrfica con la firma de conformidad del Residente y/o Superintendente. 12. De igual manera durante el da, el Residente o su delegado realizarn la medicin o verificacin de las cantidades de obra ejecutadas y los confrontar con los valores reportados por los Jefes de Cuadrilla. Estos datos debern ser registrados en el formulario PR-0007 Hoja de control de avance diario y autorizados al final del da por el Residente y Superintendente. 13. A primera hora del da siguiente, la Hoja de control de avance diario ser entregada al Planillero para que compare y verifique la coincidencia con planos del proyecto. Si se presentan incongruencias, el Planillero verificar en sitio y registrar en el formulario cualquier novedad encontrada. Las novedades debern ser reportadas (Memorando) al Superintendente para que tome los correctivos del caso.

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14. Una vez confirmados los valores de la Hoja de control de avance diario, el Planillero ingresar diariamente la informacin en el sistema informtico y/o hoja electrnica y verificar e informar cualquier distorsin en las cifras del proyecto. Esta hoja se deber archivar como respaldo para elaborar la planilla de cobro que se enva al Cliente y para verificar la planilla de pago de la mano de obra directa. 15. Con 48 horas previas al perodo que seale el contrato, el Planillero recopilar toda la informacin adicional necesaria para elaborar la planilla de obra y se emitir un borrador para la revisin y aprobacin del Superintendente. Hasta dos das posteriores al perodo mencionado, se enviar un borrador de la planilla al Fiscalizador, luego de regresar con las correcciones, se corrige y se enva nuevamente para las firmas y autorizacin de pago, gestin que deber cumplirse hasta mximo 10 das posteriores a la fecha sealada por el contrato para la presentacin. 16. En el caso de existir problemas se deber presentar un informe a la Gerencia o Subgerencia Tcnica sobre los inconvenientes presentados. Una vez autorizada la planilla, se enviar al departamento de Finanzas con copia de la sbana de la misma para la emisin de la factura, la cual ser enviada al cobro respectivo. Una copia adicional de la sbana se entregar al rea de Control Interno de Gestin. 7.3.2. Control de Calidad de Materiales: 17. De entre los colaboradores de la obra, el Superintendente deber definir un responsable del control de calidad de los materiales, quien en coordinacin con los Residentes de la obra, se encargar de la programacin, ejecucin, control e informe de las pruebas respectivas que se deben realizar a los diferentes materiales. 18. Los ensayos debern planificarse en funcin del objetivo de la prueba. Si se la realiza para control interno nicamente, se podrn enviar las muestras a los laboratorios de la Empresa, en cambio para los controles que deben ser adjuntados a informes oficiales debern hacrselo a travs de Laboratorios especializados y calificados por la entidad contratante o cliente. 19. Semanalmente o cuando se requiera, el encargado del control de la calidad de materiales, deber presentar un informe (Memorando) sobre las diferentes pruebas realizadas, los resultados obtenidos y las hojas de liberacin aprobadas por la Residencia y/o Superintendencia. 7.3.3. Administracin y Control del Proyecto 20. La OGP, diariamente se encargar de recopilar, validar, ingresar al sistema informtico u hojas electrnicas, archivar y emitir los reportes respectivos de toda la informacin resultante de la produccin de la obra, bajo los siguientes parmetros: Kardex actualizado de bodega y los documentos de respaldo tales como: guas de remisin de proveedores, guas de salida de materiales, guas de remisin internas y autorizaciones. (Responsable de entrega: Bodeguero de la obra) Guas de remisin de materiales ptreos tanto de volquetas propias como alquiladas. Adicionalmente se debe recabar la hoja de ruta autorizada por el Residente. (Responsable de entrega: Encargado de recepcin de materiales ptreos) Guas de remisin de Hormign Premezclado tanto de proveedores internos como de terceros, autorizados por el Residente. (Responsable de entrega: Ingeniero Residente o delegado). Reporte de produccin de hierro y prefabricados, firmado por el Jefe de Cuadrilla responsable de la produccin y autorizado por Residente. (Responsable de entrega: Jefe de Cuadrilla).

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Reporte de control de Hormetros de maquinarias tanto de proveedores internos como de terceros, autorizados por el Residente. (Responsable de entrega: Ingeniero Residente o delegado). Lista de asistencia y novedades del personal administrativo, operativo y obreros, verificada y aprobada por los supervisores respectivos. Incluye control de Alimentacin (Responsable de entrega: Delegado de RR.HH.) Facturas, Notas de Venta, Tickets y recibos que se hayan pagado a travs del fondo rotativo, en estricta concordancia con las Normas de Gestin Financiera. (Responsable de entrega: Custodio del Fondo Rotatorio). Documentos habilitantes que representen gastos cuyo pago deber ser gestionado en el rea Financiera y que cuente con la aprobacin del Superintendente o Gerente Tcnico, segn corresponda (Responsable de entrega: Responsable del trmite). 21. Una vez cerrada la labor diaria, la OGP, procesar los datos ingresados, con el fin de emitir y presentar a la Superintendencia un informe completo de los costos de produccin y de la ejecucin presupuestaria. Los reportes que estarn disponibles para su revisin son: Reporte de entrada y salida de materiales. Inventario de materiales de bodega, ptreos o de distribucin previa. Reporte de produccin de hierro y prefabricados. Reporte de gastos indirectos y corte de fondo rotativos. Lista de asistencia y reporte de productividad del personal. Novedades y reporte de produccin de las MEV. Situacin de costos del proyecto frente al Presupuesto ajustado. 22. Esta informacin deber ser revisada por el Superintendente y luego de los ajustes o aclaraciones que considere conveniente, aprobar el informe y los datos ya no podrn ser modificados en los sistemas. En base de estos datos, cada semana y en conexin con la informacin registrada por el rea Tcnica, se emitirn los reportes oficiales que debern ser presentados a la Gerencia General o Gerencia de la Sucursal, en los siguientes formatos: Planillas de Pago a proveedores (Alimentacin, Mano de Obra, Transportes, MEV, Hormigones y Subcontratos) Planilla previa de avance de obra (Planilla segn las Hojas de avance de Obra) Planificacin semanal valorada (Planilla y costos segn planificacin semanal) Anlisis de costos por ejecucin (Costos de ejecucin vs. Desglose de tems) Balance de situacin del proyectos (Ejecucin vs. Presupuesto 1ra. semana del mes) Flujo de caja proyectado (4ta. semana de cada mes) 23. Todas las planillas emitidas para el Pago de Proveedores debern llegar de forma oficial a las reas de respectivas de la oficina central, firmadas y autorizadas segn correspondan. El envo de las facturas con sus respaldos ser de responsabilidad directa del proveedor. 24. Segn el perodo que corresponda, se reportar a la Gerencia o Subgerencia de Logstica, la planilla por utilizacin de MEV, la planilla de consumo de Hormigones, la planilla de consumo de Prefabricados y Reporte de requisiciones no despachadas. De igual manera a la Gerencia o Subgerencia Financiera se entregar el inventario de existencias de

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materiales, con la firma de verificacin del Supervisor de Bodegas y las planillas de materiales entregados en la obra y/o de servicios que deben ser facturados por sus proveedores.

7.3.4 Requisicin de Materiales 25. En base de la planificacin semanal, en la RCP el Superintendente entregar a la Gerencia o Subgerencia de Logstica la requisicin de materiales con la fecha estimada de uso. Hasta las 13:00 horas del ltimo da laborable de la semana, la OGP en coordinacin con el Residente y/o Superintendente, confirmarn o ajustarn mediante e-mail o memorando, los pedidos realizados previamente. 26. Para el caso de materiales de menor cuanta (compra inferior a 100 dlares), la compra quedar bajo la responsabilidad del proyecto, a travs de la OGP, quien coordinar con el custodio del fondo rotativo para que provea los fondos necesarios. 27. Durante el perodo de ejecucin de lo planificado, el Residente podr solicitar materiales que no hayan sido considerados en la planificacin y que resultaren de la ejecucin misma del Proyecto, para lo cual en coordinacin con la OGP y con la aprobacin de la Superintendencia, har llegar al rea de Compras, con 24 horas de anticipacin, el formulario LG-0001 Requisicin de Materiales, incluyendo la palabra URGENTE en la parte superior del documento. 28. Cuando el proveedor no ofrece el servicio de entrega en obra, el rea de Compras y la OGP coordinarn la forma y la persona que se responsabilizar del retiro de los materiales, debiendo cumplir con la presente normativa para entregar en la obra. 29. En el caso de materiales, MEV u otro tipo de item que requieren un proceso largo de importaciones, fabricacin y/o bsqueda, en la primera RCP que participe el nuevo Proyecto, el Superintendente solicitar formalmente (Memorando y Requisicin de Materiales) al rea de Compras, dichos materiales, explicando a detalle las caractersticas, la fecha de provisin, el costo mximo y el lugar de entrega. 30. En la siguiente RCP semanal y de acuerdo al despacho de materiales realizado, la Gerencia o Subgerencia de Logstica, deber presentar un informe que contenga las novedades que se hayan presentado y los impactos en los proyectos.

7.3.5. Recepcin de materiales en Bodega 31. En base de las requisiciones programadas y con la confirmacin de parte del rea de Compras, la OGP informar diariamente a la bodega del Proyecto, los materiales que deben ser recibidos en ese da, bajo la siguiente divisin: Los materiales pequeos se almacenarn en bodega. Los materiales de peso como el hierro, sern entregados en el sitio de cortado y doblaje. Los materiales de volumen como: base, sub-base, cascajo, arena, etc., sern entregados en el sitio de uso o lugar destinado para su acopio. Estos materiales se recibirn de acuerdo a la normativa de Control de despachos y recepcin de materiales ptreos 32. Para los materiales del primer y segundo tipo, el proveedor deber entregar al Bodeguero la gua de remisin respectiva (sea interna o externa), en base de la cual verificar el estado, cantidad, calidad y dems parmetros que se requiera. Los almacenar segn corresponda y entregar el documento firmado al transportista, quedndose con una copia para su registro. Inmediatamente el Bodeguero del Proyecto deber registrar el ingreso en

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el Formulario PR-0003 Krdex (un Krdex por producto) y al final de la jornada entregar la documentacin en la OGP para que chequeen los ingresos y le devuelvan el Krdex. 33. Para el caso de entrega de materiales en los frentes de trabajo, como es el caso del hierro, el Bodeguero deber realizar la entrega formal al Jefe de Cuadrilla a travs del Formulario PR-0004 Gua de Egreso e Ingreso de Bodega, en base del trabajo asignado por el Residente. Con la firma del Jefe de Cuadrilla y la autorizacin del Residente, se proceder a registrarlo en el Krdex respectivo. 7.3.6. Control de Despacho y Recepcin de Materiales Ptreos 34. Para el efectivo control de estos materiales el Superintendente deber designar un responsable del registro y control del despacho de los materiales (Despachador), que se lo ubicar en el sitio de carga y que puede ser un empleado de la empresa, empleados de los proveedores o una persona independiente pero de confianza. 35. De igual manera en el Proyecto, el Superintendente designar al responsable de recibir los materiales (Recibidor), controlando para ello los parmetros definidos en la negociacin por el rea de Logstica o el Superintendente. En base a ello, se verificar aleatoriamente, la calidad, el tipo, el volumen del material y el cubicaje del vehculo. En el caso de materiales ptreos que se despachan por peso, se deber solicitar el documento legal en que conste el registro del peso y se lo verificar de acuerdo a las indicaciones de control que el Superintendente establezca para el efecto. 36. Si la entrega es adecuada, el encargado recibir el Formulario PR-0001 Gua de Remisin de Materiales Ptreos. En el caso que el transportista no cuente con un formulario formal, el Recibidor entregar una gua de remisin de la Empresa. En esta gua se registrar si el material se entreg en el sitio de uso o si queda como stock. Luego entregar al transportista la gua firmada, quedndose con una copia para su registro. Adicionalmente cuando el transportista es de la Empresa, se deber registrar la actividad en el Formulario LG-0005 Registro de Transporte de Materiales que se encuentra en el vehculo. 37. Al final del da, el Despachador y Recibidor reportarn al Residente las cantidades transportadas y/o novedades que se hayan presentado. El Residente o su delegado verificarn la informacin con la firma de autorizacin respectiva y el informe de novedades, entregarn los documentos originales a la OGP para su registro y archivo. 7.3.7. Despacho de Material de Bodega: 38. En base del trabajo asignado, el Jefe de Cuadrilla solicitar los materiales necesarios al Residente o Superintendente del Proyecto. El Residente o Superintendente verifica con bodega que exista el stock necesario coordinar la entrega de materiales y llenar el Formulario PR-0004 Gua de Egreso e Ingreso de Bodega, con su respectiva autorizacin. El Jefe de Cuadrilla con la requisicin autorizada solicita en bodega el despacho, firma la aceptacin de los materiales y los transporta a su sitio de trabajo. El Bodeguero registrar en el krdex y al final de la jornada reportar en la OGP. 39. En el caso de los equipos menores, el Bodeguero deber abrir un Krdex por cada uno a fin de llevar su control individualizado. El requerimiento ser similar al de materiales con los mismos formatos y autorizaciones. Para la entrega, el Bodeguero llenar el Formulario PR0004 Gua de Egreso e Ingreso de Bodega, sealando cualquier novedad del bien. Har firmar al solicitante y le entregar una copia. El bodeguero registrar en su Krdex y al final del da reportar a la OGP. 7.3.8. Control de Produccin del Hierro: 40. El Jefe de Cuadrilla entregar diariamente al Superintendente y/o Residente el Formulario PR-0006 Hoja de Produccin de Hierro, en la que detalla las estructuras preparadas y las caractersticas de stas, de acuerdo al peso, corte, tipo de varilla, etc. Este reporte y las

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estructuras son verificados por el Residente o su delegado, autorizados y entregados en la OGP para el descargo respectivo, en funcin del clculo definido por el Superintendente. 41. Dependiendo de la cantidad y tiempo de este trabajo, se debern realizar arqueos permanentes y aleatorios de los saldos del hierro. Los desperdicios deben ser entregados y registrados en bodega para el cuadre final respectivo.

7.3.9. Control Contable: 42. En base de una planificacin quincenal que deber ser entregada a la Gerencia General o Gerencia de Sucursal, y en las reuniones de obra al los Superintendentes, La Gerencia o Subgerencia Financiera, realizarn en cada uno de los proyectos, revisiones y recomendaciones sobre los controles internos, inventarios, fondos rotativos, manejo financiero y cumplimiento de normas y procedimientos. Un informe de esta labor (Memorando) deber ser presentado en la siguiente RCP y verificado el cumplimiento de las recomendaciones. 43. Adicionalmente se deber cumplir con toda la normativa del Proceso de Gestin Financiera que se presenta en este Manual y que sea directamente relacionado con la actividad de los proyectos, esto es: Administracin de Fondos Rotativos, Proceso de Tesorera, Cierre de Inventarios, Liquidacin de compras, entre otros. 7.3.10. Control de Recursos Humanos: 44. La administracin de los Recursos Humanos que laboran en los proyectos estar supeditada a las normas y procedimientos emitidos por el Proceso de Gestin Administrativa en el que se incluye la normativa de todos los subsistemas que regirn en la Empresa. De todas formas, en los Proyectos, adicionalmente se deber cumplir con las normas y polticas que se presentan a continuacin. Seleccin del Personal El Superintendente determinar la necesidad de incorporar o reemplazar personal del equipo de trabajo del Proyecto bajo las siguientes consideraciones: Para personal de control y supervisin (MOI - Mano de Obra Indirecta), en funcin de las cargas de trabajo y del impacto del costo en el Proyecto. Para Personal Operativo (MOD - Mano de Obra Directa), en coordinacin con los Jefes de Obra (Maestros Mayores) y en funcin de la productividad y rendimiento que requiere la obra asignada.

Para satisfacer esta necesidad, la Superintendencia seleccionar el personal de una de las siguientes maneras: De forma directa, cuando se cuente con aspirantes idneos. A travs del Jefe de Cuadrilla quien se encargar de recomendar aspirantes para que sean considerados en la seleccin, o, A travs del rea de Recursos Humanos, mediante el proceso de Seleccin de Personal de la empresa Ripconciv Ca. Ltda.

Contratacin de Personal Todo el personal de los Proyectos deber ser contratado en Relacin de Dependencia y bajo la modalidad de Contrato por Duracin de Obra o por otras modalidades que la

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ley lo permita, con duracin mxima igual al plazo de la actividad asignada, o en ltima instancia, igual a la duracin del Proyecto, respetando las normas establecidas en el Reglamento Interno de Trabajo de la Empresa. Para el caso de MOI se debe cumplir los siguientes pasos: Seleccionar el aspirante idneo y fijar el ingreso mensual (Consulte con RRHH el Escalafn Salarial) y jornadas de trabajo. Llenar la Ficha de informacin personal y registro individual de Empleados con las firmas y autorizaciones respectivas. Adjuntar la hoja de vida con los respectivos respaldos en especial copia de cdula y papeleta de votacin. Enviar al aspirante y su documentacin a RRHH para la firma del contrato y el proceso de induccin respectivos. RRHH deber reportar cualquier novedad del proceso.

Para el caso de MOD el procedimiento a seguir es el siguiente: Seleccionar al Jefe de Obra (Maestro Mayor) y/o obreros, cuidando aspectos tcnicos, de comportamiento, de actitud y de ubicacin frente al Proyecto. Registrar en el Formulario para enrolar Grupos de Trabajo (Superintendente y Jefe de Obra), las personas que se integrarn al Proyecto, definiendo el ingreso mensual y diario de cada trabajador en base de las jornadas de trabajo. El documento final debe contar con las firmas de responsabilidad respectivas. Registrar individualmente y generar la Ficha de informacin personal y registro individual de Empleados a travs del Sistema de Roles de Pago Obra (SRO), por cada una de las personas autorizadas que constan en el formulario de enrolamiento anterior, adjuntando los documentos entregados por el nuevo empleado. Emitir el Contrato de Trabajo (formato entregado por RRHH), para la firma de los nuevos empleados, adjuntando copia de la cdula y papeleta de votacin. Realizar inmediatamente el proceso de induccin tanto de la jornada de trabajo, de la forma de pago, del control de asistencia y de deberes y derechos que tiene el empleado, hacindole conocer la existencia del Reglamento Interno de Trabajo. Reportar diariamente a RRHH toda la informacin del proceso de contratacin, segn el procedimiento respectivo, cuidando de generar una copia para archivo del Proyecto.

Control de Asistencia y Rendimiento En cada Proyecto se definir un proceso de Control diario de Asistencia para todo el personal, tanto para la entrada y salida de la Jornada de Trabajo, como para la salida y entrada del perodo asignado para el almuerzo. Este proceso deber ser supervisado por el Superintendente o su representante, considerando lo siguiente: Las jornadas extraordinarias deben ser autorizadas y monitoreadas por el Superintendente en coordinacin con el Residente y Jefe de Obra, registrando la hora de salida del personal, en el medio respectivo. Diariamente en la oficina administrativa del Proyecto (OAP) se verificar la informacin registrada el da anterior, debindose confirmar con los Supervisores del Proyecto cualquier inconsistencia que se haya presentado. El mismo da, en el SRO se registrar el nmero de horas laboradas el da anterior por el personal, sin establecer ninguna diferencia entre horas normales y/o extras.

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El documento de respaldo con las firmas respectivas, deber ser archivado diariamente.

El registro descrito para el Control de Asistencia debe llevarse diariamente, es decir no podr ser acumulado para realizarlo recin al final de un perodo, en cuyo caso los responsables sern amonestados. En cada perodo de liquidacin de haberes, se deber imprimir el reporte Resumen de Control de Asistencia del Personal, documento que debe ser verificado y aprobado por el Superintendente y que servir como respaldo del proceso de liquidacin de haberes. El control de rendimiento depende de la planificacin de trabajo que se realiza en cada Proyecto y su cumplimiento ser verificado por el Superintendente, a travs de la planilla de mano de obra que debe ser elaborada para cada periodo de pago. Un informe que contraponga la Planilla y el Rol de Pagos, debe ser presentado en las reuniones de Obra. Todas las novedades que se presenten producto del control de asistencia, rendimiento o cumplimiento de la normativa de la Empresa, deben tener como respaldo un documento firmado y autorizado por el Superintendente de Proyecto. Adems, para el caso de multas y sanciones el documento deber ser firmado por el empleado o por testigos segn corresponda. Las novedades que vayan a afectar el Rol de Pagos deben ser registradas en el SRO siempre y cuando cuenten con el documento respectivo, el cual ser enviado a RRHH con cada liquidacin, como respaldo esos valores. Transferencia de personal De requerir la transferencia de empleados en relacin de dependencia, de un centro de costo a otro, deber ser coordinado entre los Superintendentes de los Proyectos involucrados, de manera tal que no se afecten sus costos. En el caso de que la transferencia sea definitiva, se deber finiquitar el contrato del centro de costo origen y generar un nuevo contrato para el otro Proyecto. En cualquier otro caso, el proyecto de origen reportar la asistencia y novedades incluyendo la labor del trabajador en todos lo proyectos en que haya trabajado en ese periodo. Recursos Humanos liquidar los valores respectivos y cargar al proyecto que se encuentre asignado el trabajador. Posteriormente, mediante ajustes contables se podr transferir los costos de un proyecto a otro. (Este punto estar vigente mientras se mantenga la actual herramienta informtica) Salida del Personal Para el caso salida del personal tanto para MOI como MOD, las condiciones, situaciones y requisitos, estn determinados en el Cdigo de Trabajo, en el Reglamento Interno de Trabajo de la Empresa, o en el mismo Contrato de Trabajo. Cuando se presenten situaciones especiales no previstas que impliquen la salida de empleados de la Empresa, es necesario que los Superintendentes o delegados de las Proyecto, comuniquen oficialmente a RRHH para determinar el mecanismo legal pertinente o de ser el caso, solicitar la asesora legal que corresponda. Para las situaciones normales de salida, sean estas por decisin propia del empleado, por que se concluy un contrato de duracin de obra o previo a que se cumpla un perodo de prueba o un contrato fijo, se debe proceder de la siguiente manera:

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Para contratos a prueba, se debe notificar a travs de un memorando hasta una semana antes de la finalizacin de los 90 das de prueba. Para contratos a Plazo Fijo, se debe notificar el desahucio con cuarenta (40) das de anticipacin antes de finalizar el contrato y a travs de RRHH. Para finalizacin de obra, se debe informar a RRHH la fecha y el grupo de empleados que terminarn un contrato, con las novedades que correspondan. Para renuncias individuales, se debe solicitar al empleado una carta de renuncia y adjuntar un memorando a RRHH con las novedades que correspondan. En cualquiera de los casos que implique la salida definitiva del personal, la Oficina de control de Proyectos, deber presentar un informe de que el empleado haya devuelto a bodega o a quien corresponda, todos los materiales, herramientas, equipos, vehculos, dotaciones, valor o cualquier otro item que la Empresa le haya entregado bajo su cargo. De existir alguna novedad se deber retener el descuento necesario para cubrir el faltante, el mismo que se incluir en el finiquito respectivo. En todos los casos anteriores, se debe reportar diariamente a RRHH los documentos descrito, segn el procedimiento respectivo, cuidando de generar una copia para archivo del Proyecto, incluyendo los reportes

Reportes de Entrada, Salida y otros Diariamente se deber reportar a Recursos Humanos de Quito y Guayaquil, las novedades de entrada y salida del personal del Proyecto, independientemente del grupo al que pertenezca, mediante el siguiente procedimiento de fin de da: Con la renuncia respectiva se registrar en el SRO la fecha de salida del personal cambiando el estatus. Con los contratos firmados, se verificar que el personal est ingresado en el SRO. Si toda la informacin est correcta, se debe generar el archivo Excel de E/S. Renombre al archivo con Entrada-Salida <obra> <fecha> y envelo por e-mail. Prepare un sobre que contenga los siguientes documentos si existieren: o o El Formulario para enrola grupos con las firmas respectivas Por cada empleado del formulario, la ficha individual firmada, el contrato de trabajo firmado, la copia de la cdula, copia de la papeleta y documentos adicionales Por cada empleado que sali, carta de renuncia firmada, memorando de novedades, documentos de respaldo. Para el caso de grupos que concluyen la obra, con 3 das de anticipacin, adjunte un memorando indicando la lista de persona que saldrn y sus novedades. Para el caso de grupos que salen de jornada 25/5, con 3 das de anticipacin, adjunte un memorando indicando la lista de persona que saldrn y sus novedades.

o o

Enve este sobre hasta primera hora del da siguiente, adjuntando un memorando por duplicado, con la lista de documentos reportados para que sea firmada su recepcin. Archive los memorandos de recepcin de los documentos.

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Con la recepcin de estos documentos, RRHH realizar las siguientes actividades: Con los archivos Excel reportados por los Proyectos a travs del e-mail, se proceder a subir la informacin al sistema central de Rol de Pagos (Qbiz). Los avisos de Entrada/ Salida sern registrados en el IESS mximo hasta el da siguiente de ocurrida la novedad, a travs del proceso respectivo del sistema de Rol de Pagos. Los contratos sern validados y legalizados en el Ministerio de Trabajo dentro de los siguientes 30 das. Con la informacin de las novedades por salida, se prepararn los finiquitos respectivos y se solicitar la emisin del cheque, hasta el da siguiente de ocurrido el evento. En el caso de salida individual, se informar al ex-empleado para que se acerque a la oficina a partir de las 15h00. Para grupos, se llevarn los finiquitos para entregar en los Proyectos. Para los empleados de jornada 25/5 se realizar la liquidacin respectiva y se solicitar la emisin de los cheques. Estos sern enviados a los Proyectos para el pago respectivo.

Liquidacin Quincenal y Mensual Para el caso de MOI, 5 das laborables previos a la quincena o fin de mes, en cada uno de los Proyectos se debe cumplir los siguientes pasos: Recopilar y registrar en el la Hoja de Novedades, todas las novedades pendientes en base de los documentos de respaldo y, emitir el reporte respectivo para que sea validado y aprobado por la Superintendencia. Verificar que toda la informacin est correcta y luego generar el archivo Excel de MOI Renombre al archivo con Novedades de MOI <obra> <fecha> y envelo por email. Prepara un sobre con el Reporte de Novedades autorizado y los documentos de respaldo. Entregar de forma oficial el sobre a RRHH hasta las 18h00 y archivar la recepcin.

Para la MOD el proceso inicia, dos (2) das laborables previos a la quincena o fin de mes. Para ello en cada uno de los Proyectos se realizar los cierres respectivos y la emisin de Roles de Pago, de la siguiente manera: Verificar que se encuentren registradas todas las entradas y salidas de personal Verificar el registro de las horas laboradas en base del control de asistencia y, emitir el reporte respectivo para que sea validado y aprobado por la Superintendencia. Registrar las novedades pendientes en base de los documentos de respaldo y, emitir el reporte respectivo para que sea validado y aprobado por la Superintendencia. Verificar los roles que correspondan (Quincena o Fin de Mes) e imprimir los reportes respectivos para que sean validados y aprobados por la Superintendencia. Se prepara un sobre que contenga la siguiente informacin: o Medio magntico (CD-R) con copia del SRO cerrado (archivo Excel).

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o o o o Reporte de Rol de Pagos (Q M) aprobado por la Superintendencia Reporte de Asistencia aprobado por la Superintendencia Reporte de Novedades aprobadas por la Superintendencia Documentos de respaldo de las novedades aprobadas por la Superintendencia

Entregar con memorando esta informacin hasta las 18h00 del antepenltimo da laborable y archivar el documento que certifica la recepcin.

Con la recepcin de esta informacin, RRHH realizar las siguientes actividades: Validar que los documentos estn aprobados y que las novedades tengan el justificativo respectivo. Cargar al sistema central de Rol de Pagos (Qbiz) la informacin contenida en el medio magntico. Liquidar el perodo de pago y generar los roles respectivos Comparar con los roles emitidos por el Proyectos. Si hay diferencias se deber coordinar con el Proyecto para establecer la informacin correcta y procesar nuevamente. Si no hay diferencia se solicitar a Finanzas el pago del rol en base del reporte emitido por los Proyectos y en la forma que se haya establecido. Los cheques respectivos sern entregados a los Proyectos a travs de un documento de respaldo. En el caso de no realizarse el pago estos cheques deben ser devueltos a Finanzas para que se genere una cuenta por pagar. Se mantendr un archivo de todos los documentos y medios de este proceso. Se entregarn a los Proyectos los Roles de Pago Individual para que sean firmados por los trabajadores y luego devueltos a Recursos Humanos.

Formas de Pago Dentro de la empresa existen las siguientes opciones para pagar a los empleados: Acreditar a una cuenta ahorros o corriente de los Banco Pacfico o Guayaquil. Pago en Efectivo a travs de la ventanilla de proveedores del Banco del Pacfico o Guayaquil. Pago en Cheque a travs de cualquiera de los Bancos que operan con la Empresa. A travs de una tarjeta de dbito emitida por el Banco de Guayaquil.

La Gerencia o Subgerencia Financiera acordar con el Superintendente del Proyecto las opciones ms viables para pagar al personal dependiendo de la ubicacin fsica y de la disponibilidad de tiempo. Para el primer pago solo se realizar a travs de cheques, quedando la posibilidad de cualquiera de las otras opciones siempre que estas no compliquen los procesos. Para los siguientes pagos, RRHH gestionar la emisin de Tarjetas de DB cuando corresponda. Para el caso de jornada 25/5 el pago se realizar con cheque, quedando la posibilidad de cualquiera de las otras opciones siempre que estas no compliquen los procesos.

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PROCESOS HABILITANTES DE ASESORIA Y APOYO 6.- GESTION FINANCIERA

1. La Gerencia Financiera en directa relacin con Subgerencia Financiera Administrativa y la Contador(a) General sern directamente responsables de controlar, gestionar e informar el ptimo registro contable y manejo financiero, en todos los procesos que involucre uso de recursos financieros, de bienes y servicios que genere o adquiera la Empresa. 2. Mensualmente o cuando fuere necesario, presentar a la Gerencia General o al Comit Gerencial informes de la situacin financiera de la Empresa o de situaciones especiales que puedan afectar o poner en riesgo: el adecuado manejo financiero, el incumplimiento de obligaciones contradas, la toma de decisiones inapropiadas, infracciones con controles de organismos externos o, el incumplimiento de normas internas relacionadas.

6.1.- GESTION DE PRESUPUESTOS

3. Anualmente, la Gerencia Financiera se encargar de elaborar, controlar la ejecucin y cerrar el presupuesto de los gastos no operacionales que realiza la Empresa tanto en la oficina central como en la Sucursal Guayaquil. De este presupuesto se definir el porcentaje que deber ser considerado en los Proyectos como costos fijos Elaboracin y Aprobacin del Presupuesto: 4. Hasta el 15 de diciembre de cada ao, el presupuesto ser elaborado por la Gerencia Financiera en base de las estadsticas de los tres ltimos aos de las cuentas contables de gasto denominadas NO OPERACIONALES 5. En coordinacin con la Gerencia de la Sucursal Guayaquil y con la Gerencia Administrativa, este presupuesto inicial ser ajustado y sustentado adecuadamente. Se incorporar adems un desglose de los rubros con una planificacin anual y por oficina. 6. Esta Pro-forma presupuestaria ser presentada a la Gerencia General para su revisin y aprobacin y luego comunicada a las reas respectivas para su control y ejecucin. Ejecucin Presupuestaria: 7. Las cuentas del Presupuesto No Operacional de la Empresa sern divididas por la Gerencia Financiera en Cuentas de Control Previo y Cuentas de Control Posterior, debindose operar de la siguiente manera: Cuando una persona desea realizar un gasto contra las Cuentas de Control Previa, debe solicitar autorizacin del gasto, al rea de Control de Gestin o su delegado, quienes previo a la autorizacin determinarn si existe el presupuesto necesario para cubrir dicha transaccin, caso contrario lo negarn. Los gastos en las Cuentas de Control Posterior, corresponden a aquellos que necesariamente deben realizarse y que se registrarn al ingresar la factura y el pago, sin embargo su control debe sujetarse al Presupuesto por lo que las reas administrativas debern cuidar que no se incremente en el siguiente perodo. 8. Con el cierre mensual de la Contabilidad, la Gerencia Financiera elaborar el cuadro de Ejecucin Presupuestaria que ser presentado a la Gerencia General y al Comit Gerencial y el rea de Control de Gestin presentar las novedades que se hayan generado en la autorizacin y seguimiento del presupuesto.

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9. De existir requerimiento adicional de fondos para cualquiera de las cuentas del Presupuesto, ste debe tramitarse a travs de la Gerencia Financiera, para lo cual presentar una solicitud por escrito con los justificativos pertinentes. 10. Los cambios en el Presupuesto debern ser conocidos por la Gerencia Administrativa, la Gerencia Financiera, la Gerencia de la Sucursal Guayaquil y aprobados por la Gerencia General, considerando lo siguiente: Se pueden intercambiar fondos entre cuentas de Gasto de igual naturaleza. No se pueden intercambiar fondos de una cuenta de Inversin a una de Gasto. No incrementar el Presupuesto ms all de la tasa estimada de inflacin. 11. Para la aprobacin operativa, el registro contable, la aprobacin presupuestaria y para el control, se deber proceder considerando las caractersticas de las cuentas. Cierre del Presupuesto e Informe Final 12. Con el cierre contable de diciembre la Gerencia Financiera preparar el cuadro de Cierre Presupuestario y un informe sobre las principales novedades que se hayan presentado en la Ejecucin del Presupuesto. De igual manera el rea de Control de Gestin elaborar un informe sobre las situaciones ms relevantes que se presentaron en el control del Presupuesto y su interrelacin con los Planes de Accin. 13. Los dos informes sern presentados al Comit Gerencial con las debidas recomendaciones e impactos que pudieran tener en el nuevo Presupuesto. En base del Cierre Presupuestario, la Gerencia General propiciar los ajustes necesarios para el nuevo presupuesto.

6.2. ADMINISTRACIN DE FONDOS ROTATIVOS

Aprobacin Del Fondo Rotativo Y Manejo: 1. La asignacin de responsables y montos por Fondos Rotativos para los Proyectos, Plantas o Mantenimiento sern aprobados nicamente por: Gerentes de Sucursal, Gerente Tcnico de Infraestructura, Gerente Tcnico de Inmobiliario y Gerente Tcnico de Logstica. 2. Cuando se constituya un Fondo Rotativo, los Gerentes debern informar a la Gerencia o Subgerencia Financiera mediante memorando, las condiciones de dicha asignacin y la persona responsable deber firmar una letra de cambio por el valor que se le entrega la misma que ser devuelta al terminar la relacin laboral o prestacin de servicios, previa justificacin de los valores recibidos. Justificacin: 3. Para justificar las compras o gastos que se realizan con los Fondos Rotativos, nicamente se aceptarn los siguientes comprobantes: Facturas, que cumplan los requisitos del SRI Notas o Boletas de Venta, que cumplan los requisitos del SRI

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Tickets de mquinas registradoras, que cumplan los requisitos del SRI, solo para los casos de peajes, parqueaderos, alimentacin. Recibos u otros documentos NO VALIDOS para el SRI , solo podrn presentarse cada mes (total del mes), hasta por el 10% del monto del Fondo Rotativo asignado, siempre y cuando cuenten con la aprobacin del Gerente o Subgerente del rea. 4. Para los comprobantes que justifican el Fondo Rotativo, adems de cumplir con los requerimientos del SRI deben considerar lo siguiente: Deben ser emitidos a nombre de la persona autorizada para el reembolso. Deben contener adems: RUC, Direccin y Telfono de dicha persona. Deben emitirse intacto sin tachaduras, borrones, enmendaduras o cualquier condicin que invalide o anule el documento. Los gastos que excedan los $100 dlares debern ser facturados a nombre de RIPCONCIV CIA. LTDA., con la respectiva retencin. 5. Quedan terminantemente prohibidos los pagos por: Anticipos a proveedores. Anticipos y prstamos a empleados. Tarjetas de telfono prepago (Excluye autorizacin escrita de Gerencia) Movilizacin (Excluye autorizacin escrita de Gerencia) Alimentacin (Excluye autorizacin escrita de Gerencia) Combustible de vehculos de alquiler. 6. Para la JUSTIFICACIN de los Fondos Rotativos se debe incluir nicamente comprobantes de venta con fechas del mes vigente, es decir, si el fin de mes se mantiene comprobantes que no han sido incluidos en su ltima reposicin, necesariamente se debe presentar el lunes o jueves siguientes. Fuera de este perodo no se aceptarn como vlidos comprobantes de meses anteriores. Presentacin De Caja_ 7. Los responsables del Fondo Rotativo, para la justificacin y reposicin deber presentar una carpeta con los documentos justificatorios y una archivo en medio magntico, considerando lo siguiente: Los documentos deben estar ordenados de la misma manera en que se encuentran registrados en el archivo. El archivo magntico debe ser elaborado en Excel con un formato nico, incluyendo un nmero secuencial de cajas presentadas, con toda la informacin requerida y con el cuadre respectivo. La informacin presentada en el archivo deber ser impresa y adjuntada a la carpeta de documentos incluyendo las firmas del Responsable de la caja y del Gerente del rea que le asigno dicha responsabilidad. Reposicin De Caja: 8. En el rea de Contabilidad previo a la reposicin de caja se verificar el cumplimiento de la normativa y la validez de los documentos. En el caso que corresponda se excluirn documentos y/o se glosarn valores, los cuales sern informados al custodio de manera oficial y con la sancin que amerite.

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9. 10. La reposicin del Fondo se deber solicitar cuando se ha gastado entre el 60% y 80% de monto asignado, a fin de mantener liquidez mientras se cumple el trmite de reposicin. Los das de recepcin de justificativos sern nicamente los das: Lunes y Jueves hasta las 13h00 horas. Pasado este horario las reposiciones sern procesados el siguiente da de recepcin. El depsito por la reposicin de los Fondos se realizar el Martes y Viernes hasta las 13h00, respectivamente. Informe Mensual De Justificativos: 12. Para control, mensualmente el rea de Contabilidad presentar a los Gerentes de las reas o Superintendentes, un informe sobre los valores y rubros cargados a los diferentes Proyectos, Plantas y Mantenimientos, justificados con los Fondos Rotativos.

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6.3. PROCESO DE TESORERA

13. Se consideran dos tipos de pagos: a) aquellos que se realiza a proveedores con los cuales se mantiene un historial de compras y una lnea de crdito, debern ajustarse a la normativa del siguiente punto. b) en el caso de compras emergentes especialmente a proveedores sin lnea de crdito, los pagos se debern realizar inmediatamente, ajustndose al proceso de emisin de cheques, depsito o transferencia. Los das de pago para Proveedores, Mano de Obra, Fondos, etc., sern nicamente VIERNES Y MARTES. 14H00 A 17H00. Para el caso de Fondos Rotativos sern acreditados hasta los 13h00 de los mismos das, considerando lo siguiente: Se pagarn solo los valores aprobados cuyas facturas cuenten con la autorizacin respectiva de los Gerentes de rea y Gerente de Sucursal. Las facturas, requisiciones y dems documentos de autorizacin de pago que se hayan entregado en Contabilidad, desde el lunes hasta el da jueves 13h00 sern considerados para los pagos del da viernes. nicamente las planillas receptadas por Mano de Obra o por Transporte, desde el da jueves 13h00 hasta el viernes 18h00, sern considerados para los pagos del da Martes siguiente. Los valores aprobados en el Reporte de Flujo Semanal, cuyos cheques quedaron pendientes de pago el da viernes, se pagarn el da martes, todo esto en funcin de la disponibilidad de fondos. Todas las facturas que se ingresaron posteriores a las fechas antes sealadas se cancelarn el siguiente viernes. 15. La informacin para los pagos que se realizan una vez al mes (Honorarios, Servicios Pblicos, IESS y otros), debern entregarse con 1 das de anticipacin, para la emisin del cheque o depsito respectivo. Los roles de pago, finiquitos, anticipos, prstamos, jornadas y dems pagos al personal de la Empresa, debern ser emitidos y pagados de la siguiente manera: Recursos Humanos entregar a Tesorera con 2 das laborables de anticipacin, los roles de pago del personal administrativo, ingenieros y personal que labora con MEV. Los pagos se realizarn el fin de mes. Recursos Humanos entregar a Tesorera con 1 da laborable de anticipacin, los roles de pago del personal que labora en las obras (Maestros y obreros), tanto para el

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anticipo quincenal como para el fin de mes. Los pagos se realizarn el da 15 o el ltimo da del mes, en las diferentes modalidades de pago establecidas. Para el pago de personal que sale de jornada, el rol de pagos deber ser entregado a Tesorera 1 das antes a la fecha de salida. El ltimo da ser emitido el cheque y entregado al rea de Recursos Humanos para el pago respectivo. En todos los dems casos que se relacionen con desembolsos al personal de la Empresa, estos debern ser tratados como pagos urgentes y la emisin de dichos valores deben ser ejecutados inmediatamente. 17. Todas las solicitudes de pago debern ser tramitadas por los respectivos departamentos, incluyndose en el documento las autorizaciones y respaldos pertinentes. Queda prohibido que la persona que emite los cheques realice este tipo de gestin. El registro de las facturas, las retenciones y descuentos respectivos debern emitirse en el mes que correspondan y entregar a los beneficiarios cuando ellos lo soliciten. Las retenciones se entregara de acuerdo a los parmetros que indica la ley.

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6.4. GESTIN DEL CIERRE CONTABLE

19. Todos los meses y dependiendo de los das hbiles, la Gerencia Financiera informar a las Gerencias y Subgerencias a mediados del mes, el calendario de cierre de ese perodo, considerando para ello los plazos establecidos por las Normas y por los organismos de control, cuando fuere del caso. 20. Toda la informacin de compras, tesorera, fondos rotativos, recursos humanos, inventarios, depreciaciones, registros contables, registros de compaas relacionadas, conciliaciones bancarias y dems, debern ser ingresadas al sistema contable mximo hasta el 5 de cada mes. Al da siguiente se cerrar el sistema y no se podr ingresar ms informacin del mes anterior. 21. Las declaraciones de Impuestos debern presentarse dos das antes de la fecha tope de declaracin segn corresponda en cada Empresa. 22. Se debern registrar todos los movimientos bancarios diariamente (depsitos, cheques, notas de crdito y dbito). El plazo mximo de ingreso, revisin y ajustes ser hasta el 3 del mes siguiente, antes de realizar las conciliaciones bancarias. 23. Hasta el 3 de cada mes, la Subgerencia Administrativo Financiera de la Sucursal Guayaquil, deber planillar mensualmente los servicios prestados por Geoforce, correspondientes al ltimo mes. No se podr mantener costos no facturados y/o anticipos abiertos relacionados con Geoforce. 24. La Subgerente Administrativo - Financiero de la Sucursal Guayaquil deber revisar y enviar toda la informacin contable hasta el 6 de cada mes con la documentacin respectiva. La informacin ser revisada, corregida e integrada definitivamente al sistema, hasta el 7 de cada mes en coordinacin con Contabilidad General. 25. Los Estados financieros definitivos sern emitidos hasta el da 10 de cada mes y hasta el da 12 del mes sern entregados a la Gerencia General adjuntado los informes financieros e ndices respectivos

6.5. INFORMACIN GERENCIAL

26. Para estimar los ingresos del mes, las Gerencia de la Sucursal Guayaquil, Gerencia de Infraestructura y Gerencia de Inmobiliaria, debern presentar mximo hasta el da 10 de cada mes, los valores de planillas por cobrar correspondientes al mes cerrado.

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27. Hasta el da 10 de cada mes, las Gerencia de la Sucursal Guayaquil, Gerencia de Infraestructura y Gerencia de Inmobiliaria, debern presentar las novedades o ajustes de los ingresos y/o costos del proyecto, es decir, valores planillados sobrestimados, costos incurridos no cobrados o costos pagados o contabilizados pero no utilizados. 28. A los informes anteriores se deber incluir los informes de ejecucin presupuestaria sealados en el numeral 7 de las normas para la Gestin de Presupuestos.

29. Cuando se inicia un Proyecto, el Superintendente (Gerente de Proyecto) o el Gerente del rea deber definir y entregar al rea de Logstica, los tems que sern inventariados y controlados a travs del sistema contable. Adicionalmente se debe entregar copia del presupuesto de obra a Logstica, Gerencia Financiera y a Control Interno de Gestin. 30. De igual manera se deber proceder en la Plantas de Hormign y Prefabricados, as como para el rea de Mantenimiento, donde el Gerente o Subgerente de Logstica informar la lista de materiales que deben ser inventariados. 31. Es responsabilidad de cada Gerencia establecer el mecanismo de recepcin, registro y control de los materiales inventariables, as como el mantener actualizado los krdex respectivos. Las auditorias se realizarn en funcin de los krdex y de la constatacin fsica de existencias. 32. El primer da laborable del mes siguiente, las Gerencias de Infraestructura, Inmobiliarios, Logstica debern entregar a la Gerencia Financiera, de forma oficial, los consumos de materiales realizados en el mes y los saldos que se mantienen en los respectivos krdex

6.6. INVENTARIOS DE MATERIALES

6.7. INVENTARIOS DE MATERIALES

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DEFINICIONES

Eficiencia: Capacidad de alcanzar los objetivos y metas programadas con el mnimo de recursos
disponibles y tiempo, logrando su optimizacin.

Eficacia: es la capacidad de lograr una meta u objetivo deseado o esperado

Gestin: Accin y efecto de administrar o gestionar, es decir hacer diligencias conducentes al logro de un negocio o de un deseo cualquiera. Estrategia: Arte para dirigir un asunto, es decir es un conjunto de reglas que aseguran una decisin ptima en cada momento. Poltica empresarial: Orientaciones o directrices que rigen la actuacin de una persona o entidad en un asunto o campo determinado Orgnico-Funcional: Constituye un esquema o grfico a travs del cual se define el organigrama de la Empresa y se detalla las funciones de cada rea. Plan Estratgico: Documento oficial en el que los responsables de una organizacin reflejan las estrategias a seguir por su compaa en el medio plazo. Plan de Accin: Modelo sistemtico que detalla qu tareas se deben llevar a cabo para alcanzar un objetivo, para lo cual se establece metas y tiempo de ejecucin. Entregables: Materiales, documentos, informes, etc. que resultan de un proceso o de un subproceso Indicador de Gestin: Parmetro cuantificable a travs del cual se determina el cumplimiento de un objetivo. Competencia: Situacin de empresas que rivalizan en un mercado ofreciendo o demandando un mismo producto o servicio. Competitividad: Capacidad de una organizacin de mantener sistemticamente ventajas comparativas que le permitan alcanzar, sostener y mejorar una determinada posicin en el mercado. Sistema de gestin de la calidad: Conjunto de elementos interrelacionados de una empresa u organizacin por los cuales se administra de forma planificada la calidad de la misma, en la bsqueda de la satisfaccin de sus clientes. Procedimientos. Los procedimientos responden al plan permanente de pautas detalladas para controlar las acciones de la organizacin. Procesos. Los procesos responden a la sucesin completa de operaciones dirigidos a la consecucin de un objetivo especfico. Recursos. Elementos econmicos, humanos, tcnicos y de otro tipo que intervienen en la consecucin de una actividad especfica. Productividad: La capacidad de producir bienes o servicios con menos recursos, con costos bajos que permite precios ms bajos o presupuestos menores. Proyecto: Es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado nico.

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