5. ESTRUCTURAS DE CONTROL.

5.1. Dominio de tablas dinámicas.

Las tablas dinámicas son una herramienta relacionada con las listas o bases de
datos creadas en hojas de cálculo. Sirven para organizar de manera sencilla y rápida
grandes cantidades de datos procedentes de dichas listas. Permiten agrupar y filtrar la
información por cualquiera de los campos de la lista, creando una tabla-resumen. Serán
muy útiles cuando haya gran cantidad de datos.

PASOS A SEGUIR PARA CREAR UNA TABLA DINÁMICA.

1. OBTENER O CREAR LA TABLA QUE NOS SERVIRÁ COMO FUENTE DE

DATOS.

2. SITUARNOS EN UNA CELDA DE DICHA TABLA.

3. ENTRAR EN INSERTAR/TABLA DINÁMICA.

4. ELEGIR EL RANGO EN CASO DE QUE NO SEA EL QUE EXCEL NOS TOMA

POR DEFECTO Y SI QUEREMOS CREAR LA TABLA DINÁMICA EN LA MISMA
HOJA DONDE ESTÁ LA FUENTE DE DATOS O EN OTRA HOJA NUEVA.

5. ELEGIR LOS CAMPOS QUE QUEREMOS QUE APAREZCAN EN NUESTRA

NUEVA TABLA DINÁMICA.

6. SITUAR CADA CAMPO EN SU POSICIÓN SEGÚN LA UTILIDAD QUE TENGA

EN LA TABLA. TENIENDO EN CUENTA:

a. El campo colocado en el cuadro Filtro de informe aparece en la esquina

superior izquierda de la tabla dinámica en forma de una lista desplegable
desde la que se podrá seleccionar aquel elemento (o elementos) del que se
quiera mostrar el informe.

b. El campo que se coloque en la sección Rótulos de fila mostrará sus

elementos como encabezados o títulos de las filas en la tabla

c. El campo que se coloque en la sección Rótulos de columna, mostrará sus

elementos como encabezados de las columnas de la tabla

d. El campo situado en la sección Valores se someterá a una determinada

operación de cálculo: Suma (es la que se ofrece por defecto cuando los
datos de este campo son todos numéricos), Contar (la que se ofrece por

VERONICA SUAREZ 1
 defecto en los demás casos), Promedio, Mínimo, Máximo, Producto,
etc.(La operación se podemos modificar)

Notas:
a) Aunque los datos de una tabla dinámica tienen el mismo aspecto que cualquier hoja
de cálculo, no se pueden introducir ni editar los datos directamente en ella (salvo los
rótulos de encabezado). Para modificar sus resultados deberán modificarse
forzosamente los datos a partir de los cuales se ha creado.

b) Las tablas dinámicas no se actualizan automáticamente cuando los datos de origen

cambian, sino que, cambiados los datos fuente es necesario seleccionar con el botón
derecho del ratón una celda cualquiera de la tabla y elegir la opción Actualizar del menú
contextual correspondiente. O elegir la opción actualizar datos de la ficha ANALIZAR en
el grupo DATOS.

c) Una vez creada la tabla dinámica, como ya se ha visto, se podemos cambiar

fácilmente su diseño arrastrando los campos, en el panel derecho, a otras posiciones de
la tabla (por esta razón, precisamente, se llaman “dinámicas”.)

CAMPOS DE VALOR
Los campos situados en una tabla dinámica en VALORES son aquellos con los que
hacemos operaciones. Para configurarlos hacemos click sobre el que queramos
configurar y elegimos CONFIGURAR CAMPO DE VALOR. Aparece la siguiente ventana
donde decidiremos:
 NOMBRE QUE LE VAMOS A DAR
 OPERACIÓN SOBRE DICHO CAMPO
 FORMATO DE NÚMERO
 COMO QUEREMOS MOSTRAR LOS VALORES

ANALIZAR DATOS

VERONICA SUAREZ 2
 Una vez creada nuestra tabla dinámica tenemos múltiples funciones que nos
permitirán aumentar las posibilidades de informes creados. Para ello una vez en la
tabla dinámica entraremos en la pestaña ANALIZAR. Aquí encontraremos varias
opciones que nos permitirán hacer informes más completos:

 MOSTRAR PÁGINAS DE FILTRO DE INFORMES

Aquí podremos crear una hoja por cada dato existente

en la tabla original que filtremos en nuestra tabla dinámica.
Por ejemplo: Si filtramos por vendedor crearemos una hoja
nueva con los datos correspondientes a cada uno de los
vendedores.
Cada una de las hojas tendrá de forma automática el
nombre del vendedor al que se refiere.

 GENERAR GETPIVOTDATA

Esta opción podemos estar activada o desactivada. En el caso de que esté

activada cuando creamos una referencia a una celda que pertenece a una tabla
dinámica utilizando el método de apuntar y hacer clic con el ratón, Excel inserta la
función IMPORTARDATOSDINAMICOS utilizando varios argumentos.
Ejemplo: Si queremos multiplicar las unidades vendidas de Clara Vargas por 5 con
la opción GETPIVOTDATA activada aparecerá la fórmula siguiente:

=IMPORTARDATOSDINAMICOS("Uds. vendidas ";$A$3;"Vendedor/a ";"Vargas,

Clara ")*5

En lugar de haber insertado la dirección de la celda E6, Excel se da cuenta que dicha
celda pertenece a una tabla dinámica y convierte la dirección a una fórmula. El objetivo de
esta conversión nos asegura que siempre obtendremos el valor adecuado aun cuando
cambie la estructura de la tabla dinámica.

En el caso de que esté desactivado GETPIVOTDATA o que hagamos

referencia a la celda escribiendo E6 si cambiamos la estructura de la tabla dinámica
el valor no será el que pretendíamos.

VERONICA SUAREZ 3
  CONFIGURACIÓN DE CAMPOS

Seguimos en la pestaña
ANALIZAR y por tanto
configuraremos la tabla dinámica
donde nos encontramos.

CAMPO ACTIVO: Nos muestra el nombre del campo de la celda donde nos
encontramos. Este nombre es editable y por tanto podremos cambiarlo, pero sólo
cambiará para nuestra tabla dinámica.

Si elegimos Configuración de campo entraremos en la ventana de configuración de campo

donde podremos elegir cómo queremos ver los datos del campo activo. Aquí nos
encontraremos dos pestañas (a)Subtotales y filtros y (b)Diseño e impresión.
a) Subtotales y filtros.

b) Diseño e impresión

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 AGRUPAR CAMPOS

Esta opción nos permite agrupar los datos de la tabla dinámica según un valor
del campo. Agrupar por meses, por horas, por trimestre etc.

CAMPO CALCULADO
Un campo calculado es un campo nuevo que no existe en la tabla origen y creamos
para la tabla dinámica. El contenido de dicho campo es una fórmula. Los campos
calculados son muy útiles al trabajar con tablas dinámicas y tienen la ventaja de que no
perdemos el vínculo dinámico con la base de datos.

Para crear un campo calculado tendremos que entrar en la ficha ANALIZAR de la tabla
dinámica a la que queramos añadir el campo calculado y elegir la opción Campo calculado…
del menú Campos, elementos y conjuntos.

Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo donde introduciremos el nombre del campo calculado
y la fórmula correspondiente dándole posteriormente a aceptar. El programa en ese mismo
instante trabajará con este campo como con cualquier campo añadiendo el campo a nuestra
tabla dinámica y en el caso de que tuviéramos subtotales y totales lo añadirá también a
VALORES. También usaremos esta opción para eliminar o modificar campos calculados
creados previamente. Para modificar o eliminar un campo calculado lo elegiremos en el
desplegable de la opción Nombre: Con la opción Sumar añadiremos un campo con el nombre
y contenido indicado sin salirnos del cuadro de diálogo

ELEMENTO CALCULADO
Su creación y funcionamiento es el mismo que en el campo calculado. La única diferencia es
que no se añade a la lista de campos de la tabla.

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INSERTAR SEGMENTACIÓN DE DATOS

La segmentación de datos en tablas

dinámicas permite filtrar los datos dentro de una tabla
dinámica. De esta manera podremos filtrar fácilmente la información por más de un
dato.

Excel mostrará el cuadro de diálogo Insertar segmentación de datos.

En este cuadro seleccionamos los campos que queremos utilizar como filtros en la
tabla dinámica y Excel colocará un filtro para cada campo seleccionado:

Para filtrar la información de la tabla dinámica es suficiente con hacer clic sobre
cualquiera de las opciones del filtro.

Excel ajustará la información de la tabla dinámica de acuerdo a las opciones

seleccionadas. Para mostrar de nuevo toda la información haremos clic en el botón
Borrar filtro que se encuentra en la esquina superior derecha de cada panel.

Podemos agregar tantos filtros como campos tenga la tabla dinámica.

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 5.2. Consolidación de datos.

OPCIONES DE CONSOLIDACIÓN
Cuando utilizamos la opción consolidar de Excel lo que hacemos es unir datos
de varias hojas en una sola. Para ello elegiremos la opción
Imagina que después de recopilar la información sobre las ventas de nuestros
productos tenemos un libro de Excel donde cada hoja tiene la información de un año
en específico.

Necesito consolidar la información en una sola hoja para poder crear mi informe.

Para consolidar datos en Excel tenemos el comando Consolidar que nos ayuda a
obtener el resultado deseado de una manera fácil. Supongamos que la información
de las 3 hojas de Excel es la siguiente.

VENTAS ENERO COMISIONES ENERO

VENTAS FEBRERO COMISIONES FEBRERO

VENTAS MARZO COMISIONES MARZO

Y quiero crear una hoja que consolide todas las ventas del primer trimestre y otra
que consolide todas las comisiones del primer trimestre.

Comando Consolidar en Excel

Para consolidar los datos crearé una nueva hoja y haré clic en el botón Consolidar
que se encuentra en la ficha Datos dentro del grupo Herramientas de datos.

Se mostrará el cuadro de diálogo Consolidar en donde se deberá especificar cada

uno de los rangos de las diferentes hojas. Podemos hacer clic en el botón de
selección de referencia para seleccionar los rangos más fácilmente.

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 EXCEL AVANZADO

Una vez seleccionada la referencia pulsaremos el botón Agregar. De

la misma manera se deben agregar cada una de las hojas hasta tener
todas las referencias en la lista. En caso de que queramos mantener
los rótulos en filas y columnas marcaremos las dos casillas
correspondientes.

Al pulsar el botón Aceptar, Excel realizará la consolidación de los

datos y los colocará en la nueva hoja de Excel.

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