TEMA 3: EL PROCESO DE COMPRA-VENTA

1.- EL PRESUPUESTO

2.- EL PEDIDO

3.- EL ALBARÁN

4.- LA FACTURA

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Profesora: Ana Prado
 1.- EL PRESUPUESTO

El presupuesto es un documento que utiliza el vendedor para plasmar una oferta detallada a
un posible comprador. En él se tendrá que reflejar todas las condiciones de la operación y
el plazo de validez durante el cual el vendedor se compromete a respetarlas.

Si la elaboración del presupuesto conlleva un coste para el cliente, éste deberá ser
informado con anterioridad.

Si el comprador acepta la oferta se convierte en el origen de un contrato, y el punto de

partida del pedido.

2.- EL PEDIDO

No siempre es necesario la elaboración de un presupuesto para realizar un pedido, sobre

todo cuando no es la primera vez que se trata con ese proveedor.

El pedido es la solicitud de mercancía que el comprador (cliente) formula al vendedor

(proveedor). También se suele llamar pedido al documento que se usa para solicitar la
mercancía.

El pedido puede formularse distintas maneras: con una nota de pedido, por email, por la
web, por teléfono, mediante agente comercial o representante de la empresa vendedora…

Los pedidos los realiza el departamento de compras y es aconsejable que se hagan por
escrito (correo, fax o email), para que quede constancia de las condiciones y no haya
confusiones. Para ahorrar tiempo también se puede hacer por teléfono, pero con
posterioridad se debe confirmar por escrito.

Datos que debe contener todo pedido (carta o impreso):

 Número de pedido
 Fecha de emisión
 Datos identificativos del comprador y del vendedor
 Descripción detallada de la mercancía: artículo, cantidad, precio…
 Condiciones de la compra: plazo y lugar de entrega, descuentos, forma de pago…
 Firma de quien hace el pedido

Del pedido se realizarán al menos dos copias. El original, firmado y sellado, se envía al
proveedor; el comprador se queda con una copia, para que cuando reciba las mercancías
contraste lo que figura en el pedido con las mercancías que realmente ha recibido.

Los pedidos se pueden clasificar en pedidos en firme o pedidos condicionales:

a) Pedidos en firme: cuando el comprador y el vendedor están de acuerdo en las

condiciones de la operación, bien porque había un presupuesto o porque ya estén
negociadas en un contrato. (no se espera que haya cambios)
En este caso el documento que se usa se llama pedido o nota de pedido

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 b) Pedido condicional: surge cuando el comprador expone unas condiciones al vendedor
(por ejemplo un descuento o un plazo de entrega concretos) y este tiene que aceptarlas.
Si el vendedor acepta las condiciones solicitadas el pedido se considera en firme, en
caso contrario el pedido será nulo.
El documento usado para esta clase de pedidos se denomina propuesta de pedido.

Ejemplo: Impreso de Pedido

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 Ante un pedido pueden ocurrir algunas circunstancias (incidencias) que den lugar a:

- La denegación del pedido (existencias agotadas o ya no se fabrican, no poder aceptar las

condiciones del cliente, o que se tengan dudas sobre la solvencia del comprador)
- Modificaciones, que tendrán que comunicarse lo antes posible y explicando las causas
- Anulaciones, por parte del comprador (error en las mercancías, diferencias en la
calidad…) o por parte del vendedor (que el comprador se niegue a recibir la mercancía,
o no pueda pagar…)
Una vez hecho el pedido es necesario su transporte, surgiendo el contrato de transporte al
que se le llama carta de porte.

Este documento se denomina de distintas maneras según el medio de transporte usado:

 Por carretera o ferrocarril: carta de porte
 Por aire o agua: conocimiento de embarque

Se hacen 3 copias, una para el remitente (cargador), otra para el destinatario

(consignatatio) y la última para el transportista.

Sus 2 principales funciones son servir de:

- Recibo que justifica la entrega de las mercancía y que están en buen estado
- Prueba que existe el contrato de transporte

3.- EL ALBARÁN

Cuando una empresa recibe una solicitud de mercancía, lo que hace es preparar todo el
material y detallarlo en un documento llamado albarán. Después mandará el paquete junto
con el albarán al cliente.

El albarán, también llamado nota de entrega, es el documento que acompaña a la mercancía

en el momento de su entrega al comprador, y en él se detallan las mercancías enviadas.

Cuando el cliente firma el albarán está dando el visto bueno a la mercancía recibida. De
esta forma el albarán servirá como justificante de que la mercancía ha sido entregada y que
coincide con la que se solicitó en el pedido.

Datos que debe contener todo albarán:

 Número de albarán y pedido al que corresponde

 Fecha de emisión
 Datos identificativos del comprador y del vendedor
 Descripción detallada de la mercancía entregada: artículo, cantidad, precio…
 Lugar y condiciones de entrega

Hay dos clases de albaranes, el valorado y el que está sin valorar.

En el albarán valorado figuran los precios unitarios de cada producto, los impuestos, los
descuentos y el valor total de la operación, en cambio, el albarán sin valorar solo contiene
la descripción de la mercancía.

El albarán valorado es usado por las empresas que facturan a sus clientes por períodos de
tiempo, ya sean periodos semanales, quincenales o mensuales. Así el comprador
podrá conocer el valor de la mercancía sin tener que esperar a la factura.

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 Del albarán se realizan varias copias, generalmente tres:

- Una copia para el vendedor, con ella se justifica la salida de las mercancías del almacén
y sirve de base para después hacer la factura.
- Dos copias irán junto a la mercancía. Después de comprobar que todo está correcto el
comprador firma una de las copias como prueba de su conformidad y se le devuelve al
vendedor. La otra copia se la queda el comprador para comparar los datos cuando
reciba factura.

Como hemos dicho, cuando el comprador firma el albarán está dando su conformidad con
el material entregado: en cantidad, calidad, forma, condiciones, precio… Por esto es muy
importante realizar la comprobación de la mercancía antes de firmar el albarán,
concretamente se deberá verificar que:

* Los artículos enviados coinciden con los que solicitamos, comparando el albarán con el
pedido.
* Los artículos relacionados en el albarán son los mismos que vienen en el paquete.
* La mercancía está en buenas condiciones.
* La fecha es la prevista y los cálculos son correctos

Si todas las comprobaciones son correctas, se acepta la mercancía y se firma el albarán

dando el visto bueno.
Si el comprador detecta alguna irregularidad, puede devolver toda la mercancía o una parte.
Si decide quedársela, deberá corregir el albarán antes de firmarlo.

Puede darse el caso de que la mercancía tenga defectos, también llamados vicios, en estos
casos hay unos plazos para reclamar:
- Por vicios evidentes: en el mismo momento, o 4 días si la mercancía viene embalada
son defectos externos)
- Por vicios ocultos: 30 días desde la entrega (defectos internos, por ejemplo de
funcionamiento)

Si transcurre estos plazos y no hay reclamación, el cliente pierde el derecho a reclamar

EJEMPLO 5: Albarán o nota de entrega

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 4.- LA FACTURA

Una vez que el cliente ha recibido la mercancía y devuelto el albarán firmado, el proveedor
para poder cobrar debe realizar la factura y enviársela.

La factura es el documento que acredita legalmente la compraventa de los bienes y

servicios, y que sirve para repercutir el IVA.

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 Todos los empresarios y profesionales están obligados a emitir facturas por las ventas de
sus productos, así como a conservar copia. También deben emitir factura de los pagos
anticipados que les hagan sus clientes.

Las facturas deben conservarse durante 6 años (normativa mercantil) y si es un

inmovilizado 10 años.

La conservación puede hacerse tanto en papel como de forma electrónica y también puedes
designar a otra persona (asesor por ejemplo) para que cumpla esta obligación de conservación.

Hay 2 tipos de facturas la completa y la simplificada

a) FACTURA COMPLETA U ORDINARIA

Todas las facturas deben tener como mínimo los siguientes datos (Requisitos de las
facturas):

* Número y serie. La numeración debe ser correlativa

* Fecha de expedición.
* Datos de identificación del vendedor y del comprador (nombre, apellidos, domicilio y NIF)
* Descripción detallada de la operación (precio, descuento)
* Bases imponibles. (importe al que se le aplica el IVA)
* Tipos impositivos de IVA. (porcentajes de IVA)
* Cuota tributaria de IVA especificada por separado (cantidad de IVA a pagar, es el
resultado de multiplicar la base por el tipo impositivo)

b) Factura simplificada (sustituye a los tiques)

Desde 2013 la factura simplificada sustituye al tique, que desde entonces no se acepta

en ningún caso como documento contable justificativo de un gasto. (solo como
justificante de pago en las compra realizadas por consumidores o usuarios finales, para
cambios, devoluciones, garantías…)

(la factura ordinaria justifica gasto y deduces IVA, la simplificada solo se justifica gasto
pero el IVA no es deducible y el tique nada)

El contenido de las facturas simplificadas es más reducido que el de las facturas

ordinarias ya que no hace falta que se especifique el destinatario ni que el IVA vaya
desglosado (puede hacerse IVA incluido) y además la descripción de la venta se hace
con menor detalle.

Actividades en que se puede emitir una factura simplificada:

La factura simplificada podrá emitirse, a elección del emisor, cuando el importe del
trabajo a facturar no exceda de 400 euros (IVA incluido) o cuando deba expedirse una
factura rectificativa.

Además, la factura simplificada podrá emitirse, cuando su importe no exceda de 3.000

euros (IVA incluido) en las operaciones que se describen a continuación:

- Ventas al por menor (incluso las de los propios fabricantes)

- Ventas ambulantes y a domicilio

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 - Transportes de personas y sus equipajes.
- Servicios de hostelería, restaurantes, bares, cafeterías, discotecas..
- Peluquerías, salones de belleza.
- Estudios fotográficos
- Aparcamientos de vehículos y autopistas de peaje
- Utilización de instalaciones deportivas.
- Alquiler de películas.
- Tintorerías y lavanderías.

Para poder deducirse el IVA con factura simplificada, el emisor debe hacer constar
necesariamente el NIF y domicilio del destinatario y la cuota de IVA repercutida de
forma separada
(si no solo será un gasto deducible, pero no deduces IVA)

 (FACTURA PROFORMA, ELECTRÓNICA Y RECAPITULATIVA)

La factura proforma no es una auténtica factura, sino que es una especie de borrador
de lo que será la factura real, parecida a un presupuesto en el que se incluye todos los
datos de la operación. Se usa mucho en comercio internacional como comprobante de
una operación comercial que todavía no se ha consumado (ni el cliente ha recibido la
mercancía ni la ha pagado) debe especificar fra proforma y otra serie numérica.

La factura electrónica es aquella que se expide y recibe en formato electrónico. Para

que tenga la misma validez legal que la factura en papel, debe estar firmada mediante
firma electrónica avanzada. (que se basa en un certificado reconocido)
La factura recapitulativa engloba todos los pedidos hechos por un cliente dentro del
mismo mes natural, así no tendremos que hacer una factura por cada pedido. Esta
factura debe hacerse con fecha del último día del mes en que se realizaron las
operaciones. (y como máximo antes del día 16 del mes siguiente)

 DUPLICADOS Y COPIAS DE LAS FACTURAS

Cuando se emite un duplicado de una factura debe especificarse en el documento la

palabra “DUPLICADO” (muchas veces son una marca de agua). Se pueden emitir
cuando se pierde el original o si la factura tuviese varios destinatarios.

En cambio las copias de facturas no se distinguen del original, ya que en ningún sitio se
deja indicado que sea una copia.

En función de si eres una empresa o un particular hay unos plazos para la emisión de las
facturas y su entrega

DESTINATARIO PLAZO DE EMISIÓN PLAZO DE ENTREGA

Empresario o profesional Antes del día 16 del mes 1 mes desde la emisión
siguiente al que se realizan
las operaciones
Particulares Al realizar la operación En el momento de la
emisión.

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  GASTOS SUPLIDOS
Los gastos suplidos son gastos que una empresa o profesional paga en nombre de un
cliente, y que luego éste tendrá que devolverle a la empresa. La factura de este gasto irá
a nombre del cliente ya que en realidad es él quien hace el gasto, aunque mande a otra
persona hacer el pago.
Luego para recuperar este dinero, la empresa le incluye este importe como gasto suplido
en la factura, pero no lo suma a la base imponible para no aplicarle el iva.

Hay 3 requisitos para poder considerar un gasto suplido:

- Tiene que hacerse por cuenta del cliente y por tanto la factura lleva el nombre
del cliente (no el del proveedor)
- Tiene que haber justificante de pago para que el cliente se lo pueda desgravar
- Tiene que haber mandato expreso del cliente de hacer el pago

Ejemplos: El pago de tasas, portes o seguros, entre otros, son ejemplos de gastos
suplidos. En estos casos, el profesional es quien abona el importe a pagar, en nombre
del tercero, para poder realizar los trámites que el cliente demande.

 RECTIFICACIÓN DE LAS FACTURAS

Cuando en una factura cometemos un error o falta algún dato, para corregirlo se emite la
factura rectificativa. También se puede emitir para hacer una devolución de un pedido
(total o parcial)

Requisitos de la factura rectificativa:

- Debe constar que se trata de una fra rectificativa

- Serie de numeración distinta (normalmente se pone R-nº fra)
- Identificación de la fra original que se va a modificar (nº y fecha)
- Motivo de la rectificación

La factura rectificativa se puede hacer con el importe en negativo y así anulamos la

parte incorrecta. Pero si lo que hacemos es emitir una fra rectificativa con todos los
datos correctos, la factura original queda anulada y sustituida por la rectificativa.

No es necesario hacer una factura rectificativa en el caso de la devolución de

mercancías o de envases y embalajes, en estos casos se podrá restar la cuantía
correspondiente en la siguiente factura que se haga al cliente.

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 EJEMPLO 6: Factura

(1) Identificación del vendedor.

(2) Identificación del comprador.
(3) Referencia al pedido y al albarán de la mercancía.
(4) Fecha de emisión. Número de factura.
(5) Forma de pago.
(6) Descripción de la operación y su importe.
(7) Base imponible (si hay que aplicar distinto IVA se pondrá cada cantidad en el hueco
correspondiente)
(8) Resultado de aplicar el % de IVA (y RE si lo hay)
(9) Importe total de la operación.
(10) Datos identificativos de la inscripción en el Registro Mercantil.

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