TEMA 2: COORDINACION DE LOS FLUJOS DE LA INFROMACION DEL DEPARTAMENTO DE

RRHH A TRAVES DE LA ORGANIZACIÓN.

1.- Introducción.

¿Sabes que el éxito o el fracaso de cualquier empresa dependen de las acciones de las
personas que la integran? Así es, y por eso es tan importante saber administrar esos recursos.

La administración de recursos humanos (personal) es el proceso administrativo aplicado al

acrecentamiento y conservación del esfuerzo, las experiencias, la salud, los conocimientos, las
habilidades, etc., de los miembros de la organización, en beneficio del individuo, de la propia
organización y del país en general; el proceso de ayudar a los empleados a alcanzar un nivel de
desempeño y una calidad de conducta personal y social que cubra sus necesidades.

Normalmente en la función de recursos humanos contemplarás funciones ligadas:

 A la administración de recursos humanos como el proceso administrativo ligado a

la contratación, retribución, y satisfacción de obligaciones sociales y fiscales.
 Al desarrollo de recursos humanos como la formación, detección y selección de
colaboradores con alto potencial, desarrollo de talento, evaluación del desempeño
etc.
 A la gestión de la organización como la estructura organizativa de la empresa,
valoración de puestos, políticas retributivas, etc.
 A los aspectos culturales y de comunicación en la organización, normalmente a
nivel interno, pero en algunos casos también externo.

2.- Los recursos humanos en la empresa.

¿Quién se ocupa de seleccionar a los empleados en una empresa? ¿Qué son los recursos
humanos de una empresa? ¿Cuáles son sus funciones? En la administración de empresas, se
denomina recursos humanos al trabajo que aporta el conjunto de los empleados o
colaboradores de esa organización. Pero lo más frecuente es que llames así a la función que se
ocupa de seleccionar, contratar, formar, emplear y retener a los colaboradores de la
organización. Estas tareas las puede desempeñar una persona o departamento en concreto
(los profesionales en recursos humanos) junto a los directivos de la organización.

El objetivo básico que persigue la función de recursos humanos con estas tareas es alinear las
políticas de recursos humanos con la estrategia de la organización, lo que permitirá implantar
la estrategia a través de las personas, quienes son consideradas como los únicos recursos vivos
e inteligentes capaces de llevar al éxito organizacional y enfrentar los desafíos que hoy en día
se percibe en la fuerte competencia mundial.

Es imprescindible resaltar que no se administran personas ni recursos humanos, sino que se

administra con las personas viéndolas como agentes activos y proactivos dotados de
inteligencia, creatividad y habilidades intelectuales.

Generalmente la función de recursos humanos está compuesta por áreas tales como:

 Reclutamiento y Selección.
 Contratación.
 Capacitación.
 Inducción de personal.
 Permanencia en la empresa.
Dependiendo de la empresa o institución donde la función de recursos humanos opere,
pueden existir otros grupos que desempeñen distintas responsabilidades que pueden tener
que ver con aspectos tales como la administración de la nómina de los empleados o el manejo
de las relaciones con sindicatos, entre otros. Para poder ejecutar la estrategia de la
organización es fundamental la administración de los Recursos humanos, para lo cual debes
considerar conceptos tales como:

 La comunicación organizacional.
 El liderazgo.
 El trabajo en equipo.
 La negociación.
 La cultura organizacional.

Un departamento de recursos humanos se organiza a partir de dos factores principales: la

dimensión y la actividad de la empresa.

En estos departamentos puede haber uno o varios niveles de jerarquía, según el número de
personas que lo compongan y del total de trabajadores en la empresa. Por lo general existe un
director de departamento del que dependen diferentes secciones y cada una de ellas está
formada por personal especializado en funciones concretas.

2.1.- Organización formal e informal.

¿Sabías que en la empresa hay dos tipos de organizaciones o estructuras? ¿Y sabías también
que los propios empleados son los que propician un tipo de organización?

La gestión de personal de la empresa influye en la estructura y funciones del departamento de

recursos humanos y en todo el funcionamiento de la empresa. La forma de organizar y
gestionar el personal viene influenciada por lo que se da en denominar CULTURA
EMPRESARIAL, esto es, el conjunto de valores compartidos, formas de pensar y normas que
determinan el comportamiento de las personas que prestan sus servicios en la empresa.

Existen dos tipos de organización:

 Organización formal: basada en una división del trabajo racional, en la diferenciación e

integración de los participantes de acuerdo con algún criterio establecido por aquellos
que manejan el proceso decisorio.

Es la organización planeada; la que está en el papel. Es generalmente aprobada por la

dirección y comunicada a todos a través de manuales de organización, de descripción de
cargos, de organigramas, de reglas y procedimientos, etc. En otros términos, es la organización
formalmente oficializada.

Define los niveles de jerarquía y las conexiones entre los componentes de la empresa y
también establece canales y procedimientos de comunicación entre los distintos
departamentos.

 Organización informal: emerge espontánea y naturalmente entre las personas que

ocupan posiciones en la organización formal y a partir de las relaciones que establecen
entre sí como ocupantes de cargos.

Se forma a partir de las relaciones de amistad o de antagonismo o del surgimiento de grupos

informales que no aparecen en el organigrama, o en cualquier otro documento formal.
Se constituye de interacciones y relaciones sociales entre las personas situadas en ciertas
posiciones de la organización formal.

Surge a partir de las relaciones e interacciones impuestas por la organización formal para el
desempeño de los cargos.

La organización informal comprende todos aquellos aspectos del sistema que no han sido
planeados, pero que surgen espontáneamente en las actividades de los participantes, por
tanto, para funciones innovadoras no previstas por la organización formal.

Por ello ambas organizaciones deben convivir pacíficamente para conseguir el mayor beneficio
empresarial.

2.2.- La participación y la motivación en el trabajo.

¿Te has planteado alguna vez qué necesitaría para que en tu trabajo estuvieras motivado y por
tanto tu rendimiento fuera óptimo?

Se entiende por motivación eso que impulsa a una persona a actuar de una determinada
manera y con un nivel de esfuerzo concreto. No a todas las personas les motiva lo mismo, por
ello debes distinguir en este punto:

 Motivaciones internas: provienen de la voluntad interior de la persona.

 Motivaciones externas: vienen determinadas por las condiciones de trabajo, salario,
relaciones sociales etc.

Existen diferentes corrientes teóricas:

 Teorías de contenido: describen qué es lo que motiva a las personas a trabajar.

Analizan, entre otros factores, las necesidades de las personas que pretenden
satisfacer con su trabajo, las condiciones laborales o las recompensas y retribuciones
que causan su conducta.
 Teorías de proceso: describen cómo se motiva a las personas a trabajar. Analizan los
procesos que intervienen en las distintas situaciones laborales y que hacen que las
personas elijan comportarse de una determinada manera en el trabajo. La única
motivación para el trabajo es la obtención de un determinado valor o incentivo a
cambio. No se investiga qué motiva a las personas a trabajar, sino cómo se motiva.

Verás que existe una estrecha relación entre la motivación y la jerarquía de necesidades según
algunos autores.
Según Abraham Harold Maslow y su teoría de las jerarquías de las necesidades básicas, los
individuos tienen cinco niveles de necesidades básicas que desean satisfacer:

1. Fisiológicas, de alimento, agua, oxígeno, descanso.

2. De protección o seguridad, contra el peligro y ante las amenazas.
3. Sociales, de pertenencia a grupos o asociaciones, de relación e interacción social,
de amistad, de amor.
4. De consideración y estima, autovaloración, respeto y admiración por otros.
5. De autodesarrollo del propio potencial, de perfección personal.

Las necesidades inferiores serían las fisiológicas y las más elevadas, las de autodesarrollo.
Partiendo de la base de que lo que impulsa a una persona a hacer algo es satisfacer sus propias
necesidades; si se conocen las necesidades se pueden comprender las motivaciones.

Según Mc Gregor (1960) basándose en la teoría de Maslow, resume en dos los niveles de
necesidades:

1. Fisiológicas y de seguridad.
2. Sociales y de autodesarrollo.

Esta síntesis pretende proporcionar un esquema práctico para su utilización en el ámbito de la

empresa. Así, cuando una empresa haya logrado satisfacer las necesidades fisiológicas y de
necesidad de los trabajadores, deberá potenciar un ambiente de trabajo que permita la
satisfacción de los niveles superiores. De este modo las Técnicas de motivación más precisas
serán las siguientes:

 La mejora de las condiciones laborales.

 El enriquecimiento del trabajo.
 La formación.
 El desarrollo profesional.
 La adecuación persona/puesto de trabajo.
 El reconocimiento del trabajo y la delegación adecuada.

2.3.- El trabajo en equipo.

¿Consideras que el trabajo en equipo es productivo para la empresa, o por el contrario puede
poner trabas al desarrollo económico de la misma?

Una de las condiciones de trabajo de tipo psicológico que más influye en los trabajadores de
forma positiva es aquella que permite que haya compañerismo y trabajo en equipo en la
empresa donde preste sus servicios, porque el trabajo en equipo puede dar muy buenos
resultados; ya que normalmente genera el entusiasmo para que el resultado sea satisfactorio
en las tareas encomendadas.

Las empresas que fomentan entre los trabajadores un ambiente de armonía obtienen
resultados beneficiosos. La empresa gana en efectividad y los trabajadores en sus relaciones
sociales. El compañerismo se logra cuando hay trabajo y amistad.

El trabajo en equipo implica un grupo de personas trabajando de manera coordinada en la

ejecución de un proyecto.

El equipo responde del resultado final y no de cada uno de sus miembros de forma
independiente. Cada miembro está especializado en un área determinada que afecta al
proyecto. Cada miembro del equipo es responsable de un cometido y sólo si todos ellos
cumplen su función, será posible sacar el proyecto adelante.

El trabajo en equipo no es simplemente la suma de aportaciones individuales. Un grupo de

personas trabajando juntas en la misma materia, pero sin ninguna coordinación entre ellos, en
la que cada uno realiza su trabajo de forma individual y sin que le afecte el trabajo del resto de
compañeros, no forma un equipo. Por ejemplo, un grupo de dependientes de un gran
almacén, cada uno responsable de su sector, no forman un equipo de trabajo.

Un equipo médico en una sala de operaciones (cirujano, anestesista, especialista

cardiovascular, enfermeras, etc.) sí forma un equipo de trabajo. Cada miembro de este equipo
va a realizar un cometido específico; el de todos ellos es fundamental para que la operación
resulte exitosa y para ello sus actuaciones han de estar coordinadas.

El trabajo en equipo se basa en las "5 C":

1. Complementariedad: cada miembro domina una parcela determinada del

proyecto. Todos estos conocimientos son necesarios para sacar el trabajo
adelante.
2. Coordinación: el grupo de profesionales, con un líder a la cabeza, debe actuar de
forma organizada con vistas a sacar el proyecto adelante.
3. Comunicación: el trabajo en equipo exige una comunicación abierta entre todos
sus miembros, esencial para poder coordinar las distintas actuaciones individuales.
El equipo funciona como una maquinaria con diversos engranajes; todos deben
funcionar a la perfección, si uno falla el equipo fracasa.
4. Confianza: cada persona confía en el buen hacer del resto de sus compañeros. Esta
confianza le lleva a aceptar anteponer el éxito del equipo al propio lucimiento
personal. Cada miembro trata de aportar lo mejor de sí mismo, no buscando
destacar entre sus compañeros sino porque confía en que estos harán lo mismo;
sabe que éste es el único modo de que el equipo pueda lograr su objetivo. Por
ejemplo, en una operación de trasplante todos los especialistas que intervienen lo
hacen buscando el éxito de la operación. El cirujano no busca su lucimiento
personal sino el buen hacer del equipo. Además, si la operación fracasa poco va a
valer que su actuación particular haya sido exitosa.
5. Compromiso: cada miembro se compromete a aportar lo mejor de sí mismo, a
poner todo su empeño en sacar el trabajo adelante.

3.- El departamento de recursos humanos.

¿Sabes cuál es el origen de los departamentos de recursos humanos? ¿Siempre han existido o
antes dependían de otros departamentos? Debes saber que el departamento de recursos
humanos tiene su origen en determinados trabajos de naturaleza administrativa que se llevan
a cabo en las empresas; esto es, selección de trabajadores, realización de contratos, nóminas,
seguros sociales, formación etc. Este departamento solía estar integrado en el departamento
administrativo de la empresa, algo que aún sigue ocurriendo en pequeñas empresas. No
obstante, con el crecimiento de las empresas surge la necesidad de crear un departamento
que se ocupe única y exclusivamente de aspectos relacionados con la organización del
personal.
En toda organización empresarial existe un área destinada al personal de la misma,
DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS. En este departamento se organiza, dirigen,
coordinan, retribuyen, y estudian las actividades de los trabajadores de una empresa.

El staff es la parte de la organización empresarial que no depende de ningún departamento.

Realiza funciones de asesoría y desarrolla su trabajo de forma especializada.

3.1.- Funciones. Organización y ubicación dentro de la organización.

¿Cuáles crees que son las funciones que se realizan en un departamento de recursos
humanos? ¿Considerarías que debe gestionar los despidos? ¿Y las becas o guarderías?

Debes saber que las funciones que se realizan en la mayoría de los departamentos de recursos
humanos son las siguientes:

Funciones de empleo:

 Planificación de plantilla.
 Prescripción de puestos de trabajo.
 Definición del perfil profesional de los candidatos a un puesto de trabajo.
 Selección y formación de personal.
 Despidos.

Funciones de administración de personal:

 Elección y formalización de contratos.

 Gestión de nóminas y seguros sociales.
 Tramitación de permisos y licencias.
 Control de absentismo.
 Régimen disciplinario.

Función de servicios sociales:

 Economatos.
 Guarderías.
 Residencias vacacionales.
 Becas y ayudas al estudio.
 Seguros colectivos.

Función de relaciones laborales:

 Se ocupa fundamentalmente de la resolución de los problemas laborales en

negociación con los representantes de los trabajadores.
 Asimismo, incluiremos en esta función la prevención de riesgos laborales buscando un
nivel adecuado de protección a la salud y la seguridad de los trabajadores y de las
condiciones de trabajo.
 También incluye medidas tendentes a la conciliación de la vida laboral y familiar, así
como el establecimiento de medidas para equilibrar las desigualdades.

3.2.- Modelos de gestión de recursos humanos.

Ya conoces que la gestión de recursos humanos consiste en la planificación organizacional, la

adquisición de personal, y en el desarrollo del equipo. La necesidad de adoptar nuevos
enfoques en el tratamiento de los recursos humanos ha llevado a la concepción de diferentes
modelos para la aplicación práctica de sistemas de gestión de estos recursos. Dentro de estos
modelos cabe destacar los siguientes:

 El primer modelo es el planteado por Carlos Bustillo (1994). Con este modelo el autor

pretende lograr una eficiente gestión de recursos humanos y la motivación de las
personas a través del puesto de trabajo, su desempeño, reconocimiento y progreso
profesional.
 Otro modelo es el planteado por Werther y Davis (1991), donde se expresa que la
administración de personal constituye un sistema de muchas actividades
interdependientes, donde prácticamente todas las actividades influyen en una u otra
más.
 Por su parte Harper y Lynch (1992) plantean un modelo de gestión de recursos
humanos fundamentado en que la organización requiere recursos humanos en
determinada cantidad y calidad, precisamente, la gestión de recursos humanos
permite satisfacer esta demanda, mediante la realización de un conjunto de
actividades que se inician con el inventario de personal y la evaluación del potencial
humano.

A partir del conocimiento de los recursos humanos con que cuenta, se desarrollan las restantes
actividades (análisis y descripción de puestos; curvas profesionales; promoción; planes de
sucesión; formación; clima y motivación; selección de personal; planes de comunicación;
evaluación del desempeño: retribución e incentivos).

3.3.- Modelo por competencia.

¿Sabías que la gestión por competencias es un modelo en el que se evalúan las competencias
personales específicas para cada puesto de trabajo favoreciendo el desarrollo de nuevas
competencias para el crecimiento personal de los empleados?

¿Pero sabes qué es una competencia? Una competencia es una característica relativamente
duradera de una persona que tiene una relación causal con un desempeño efectivo o
"superior" en un puesto, así como, las habilidades de comportamiento que llevan a un
desempeño excelente.

En cada puesto, hay algunas personas que tienen un desempeño más efectivo que otras. Esas
personas, además, encaran sus trabajos de una manera diferente que la del trabajador
promedio.

Esas "diferencias" tienen una relación directa con características específicas o competencias de
los de desempeño superior, que por lo general no tienen los de desempeño promedio.

La mejor manera de descubrir las características que se relacionan con el desempeño efectivo
en una organización consiste en estudiar a quienes tienen un desempeño superior.

Al establecer un modelo de gestión por competencias, debes adoptar algunas premisas básicas
que sostendrán acciones gerenciales entre ellas:

 Concienciarse de que cada tipo de negocio necesita personas con perfiles específicos y
que cada puesto de trabajo existente en la empresa tiene características propias y
debe ser ocupado por profesionales que posean un determinado perfil de
competencias.
  Hay que reconocer que aquéllos que ocupan puestos gerenciales, son responsables de
ofrecer oportunidades que permitan el desarrollo y adquisición de nuevas
competencias.
 Orientar las estrategias hacia el desarrollo de nuevas competencias, de manera que
deban agregar nuevos desafíos entre ellos el parámetro de buen desempeño de una
tarea.

3.4.- Modelo por competencia.

Y ¿sabes cómo se implementa el modelo de gestión por competencias?

La gestión por competencias es un modelo que se instala a través de un programa que

contempla los siguientes pasos que se suceden de esta manera:

1. Sensibilización.

La sensibilización de los empleados con el modelo y la organización empresarial son claves

para lograr el éxito.

2. Definición de las Competencias Genéricas de la organización.

Trabajo desarrollado por los altos mandos de la empresa.

3. Análisis de los puestos de trabajo.

Esto permitirá conocer el contenido de estos y a partir de él será posible elaborar el perfil de
exigencias y las cualificaciones requeridas.

4. Definición del perfil de competencias requeridas. Implica definir las competencias y

habilidades que deberán reunir los empleados para poder responder adecuadamente
a las responsabilidades que se les requiera. Esto será tenido en cuenta para:

o La selección y el reclutamiento de trabajadores.

o La formación de estos (adecuados a las necesidades de la organización).
o Los planes de ascenso y promoción.

¿Cuál es el objetivo de realizar evaluaciones por competencias?

o Detectar necesidades de formación, comparando el perfil de exigencias

con el perfil de competencias.
o Promociones.
o Planes salariales.

4.- La comunicación en el departamento de recursos humanos.

Imaginarás que las empresas deben establecer un sistema de comunicación que permita
captar información, tanto interna como externa. El tipo de comunicación existente en la
empresa lo establecerá la dirección de la empresa.

En ello interviene el departamento de recursos humanos, que, en la comunicación interna,

deberá tener en cuenta la organización formal y también la informal, puesto que en muchas
ocasiones esta última es más efectiva y rápida que la formal.
Imaginarás igualmente que existen diversas clases de comunicación. La comunicación interna
en la empresa se presenta de diferentes formas para que la dirección haga llegar sus planes y
objetivos a los mandos intermedios y, desde ahí, a los operarios de base (comunicación
descendente); para permitir el intercambio de información entre niveles de la misma
responsabilidad (comunicación horizontal) y para conocer las aspiraciones de los subordinados
(comunicación ascendente). Veamos todo esto con más detalle.

4.1.- La comunicación en el departamento de recursos humanos.

Como habrás observado, la comunicación en el mundo empresarial actual, gracias a los

avances tecnológicos, es un pilar fundamental en orden a conseguir una mayor competitividad
y productividad. Sin embargo, en este punto vas a estudiar los tipos de comunicación que se
puede dar entre los integrantes de la organización empresarial; distinguirás así entre
comunicación descendente, comunicación ascendente y comunicación horizontal.

 Comunicación descendente. Se transmite desde las jerarquías superiores a los

subordinados, y su objetivo es que se cumplan una serie de normas u órdenes.
Mediante este tipo de comunicación, la dirección de la empresa informa a los niveles
intermedios e inferiores sobre aspectos como:

o La cultura de la empresa.
o Objetivos de la empresa.
o Órdenes que deben ser cumplidas.
o Imagen que deben ofrecer los trabajadores de la empresa.
o Características de los puestos de trabajo y tareas que se desempeñan.
o Planes de producción, medios de control, etc.
o Medidas para la gestión del personal.
o Información sobre procedimientos formativos.

Se canaliza a través de la línea jerárquica mediante las reuniones de la dirección con los
mandos intermedios, a los que se transmiten instrucciones y órdenes. Los mandos intermedios
adoptarán, dentro de cada departamento, las medidas oportunas para poner en práctica las
instrucciones recibidas. Para que el mensaje emitido inicialmente no se distorsione, es
recomendable notificar por escrito los objetivos y las instrucciones básicas.

 Comunicación ascendente. Se produce desde los niveles jerárquicos inferiores de la

empresa hacia los superiores. Suelen ser opiniones, reclamaciones, sugerencias y
quejas.
Tiene, por lo general, dos tipos de barreras, que son la reserva de los subordinados ante sus
superiores y las cortapisas que puedan poner los mandos intermedios a la transmisión de la
información.

Para superar las dificultades de la transmisión de la información ascendente, se suelen utilizar

mecanismos como las encuestas, las entrevistas personales, los sondeos, los contactos con los
representantes del personal, el acceso directo mediante medios informáticos y los buzones de
quejas y sugerencias.

 Comunicación horizontal. También denominada comunicación lateral, es la que se

produce entre los departamentos y personas del mismo nivel. Consiste en trabajos
conjuntos, puestas en común, resolución de asuntos laborales, etc. Los principales
obstáculos con los que se enfrenta la comunicación lateral son las rivalidades
personales, la ausencia de espíritu de equipo y la sensación de no tener tiempo para la
comunicación. Para superar las barreras que se producen en este tipo de
comunicación, la dirección puede actuar mediante técnicas como convocar reuniones
informativas conjuntas, organizar puestas en común entre los equipos del mismo nivel
o hacer rotar al personal por distintos departamentos.

4.2.- Comunicación efectiva. Habilidades sociales y personales.

¿Has oído decir que las habilidades sociales de los empleados son cada vez más valoradas por
las empresas?

Tanto para enfrentarte a una entrevista laboral como para moverte en el día a día de una
compañía debes conocerlas y utilizarlas. Pero no sólo te serán útiles en estos dos campos.
Dependiendo del puesto que ocupes en una empresa o institución, deberás intuir qué
cualidades personales son las que mejoran tu rendimiento. Existe una premisa previa:
autoconocimiento. Necesitas saber cuáles son tus puntos flacos y aquellos en los que das la
talla. Este proceso es personal y comparativo. En parte, reflexiona sobre tus defectos y, para
conseguir una visión global, observa cómo se desenvuelven los profesionales que tienes a tu
alrededor.

Existen unas habilidades sociales que podrían ser aplicables a prácticamente cualquier puesto
de trabajo:

 Optimismo.
 Creer en uno mismo.
 Saber asumir riesgos y responsabilidades.
 Compromiso.
 Vocación de servicio.

Asimismo, hay cuatro habilidades sociales muy valoradas en la empresa moderna:

 Capacidad de comunicación: Convencer, escuchar, persuadir, exponer claramente

ideas, formular las preguntas adecuadas para conseguir la información que
necesitas..., parece sencillo, pero es todo un arte.
 Flexibilidad: Se ha puesto muy de moda en los últimos años con motivo de la
incertidumbre económica. Un buen profesional debe ser útil "para un roto y para un
descosido", tener cintura, una mentalidad abierta y alta adaptabilidad al cambio y a las
situaciones difíciles.
  Empatía: La habilidad para entender las necesidades y los sentimientos de los demás.
Consiste en ponerse en el lugar del otro y responder con acierto a sus necesidades
emocionales. Si entiendes las motivaciones de los demás, te podrás adaptar mejor a
sus intereses.
 Trabajo en equipo: Las empresas de éxito se estructuran como una suma de grupos de
personas que deben cooperar y colaborar.

Las empresas buscan personas que respondan a este perfil sobre todo para sus cargos
intermedios o altos. Los profesionales que desarrollan estas habilidades promueven un clima
de trabajo agradable y un mayor rendimiento.

5.- Sistemas de control de personal.

Deberás conocer que los sistemas de control de personal de la empresa se enfocan desde una
doble vertiente: por un lado los aspectos disciplinarios, es decir, de incumplimiento por parte
de los trabajadores; y por otro control de determinados objetivos y fines empresariales.

 Aspectos disciplinarios: El control del absentismo laboral es una de las tareas

principales del departamento de recursos humanos y lo puedes definir como el
conjunto de ausencias de los trabajadores en un determinado centro de trabajo, ya
sean justificadas, por incapacidad temporal, permisos... o no justificadas, como faltas
de asistencia, retrasos, salir a fumar, etc.

El absentismo puede ser causa de la extinción del contrato de trabajo, por voluntad del
empresario, siempre y cuando la causa objetiva de la ausencia no sea justificada. Estudios
relacionados con el absentismo laboral han llegado a la conclusión de que sus principales
causas son:

o Enfermedades gripales y enfermedades pulmonares o

respiratorias. Stress laboral.
o Licores, drogas y vida nocturna.
o Falta de motivación.

Para combatirlo es necesaria una buena gestión de los recursos humanos. Corresponde al
director de este departamento conocer a sus empleados y su situación personal, potenciar una
adecuada calidad de vida laboral y conseguir que el trabajador se sienta motivado.

 Control de Horarios: En la actualidad, son muchas las empresas que a través del
ordenador, por huella digital, controlan las entradas y salidas de sus empleados de
forma segura; con solo colocar el dedo durante un segundo sobre un sensor se obtiene
una información de asistencia segura, ya que cada huella digital es única en el mundo,
y se evita así el uso de tarjetas u otros medios menos fiables. De esta forma, el
departamento de recursos humanos consigue llevar automáticamente el control
personalizado de todos los trabajadores a través del ordenador.

Los controles horarios permiten a la empresa obtener estadísticas para analizar

comportamientos de colectivos determinados, tendencias, productividad, clima laboral, etc., y
adoptar las medidas oportunas.

Por otro lado, el control de permanencia en la empresa también puede suponer un valor
añadido para los empleados, ya que pueden, en algunos terminales, consultar su estado de
horas.
  Control de Objetivos: Los objetivos fijados en los planes de empresa deberán ser
objeto de control en orden a medir los resultados alcanzados y si éstos son acordes a
los objetivos prefijados. Para establecer dicho control se hace necesario plantear en la
empresa un buen sistema de captación de información; esto es, a través de encuestas,
informes, traslado de quejas, sugerencias, reclamaciones o peticiones, auditorías etc.

6. Registro y archivo de la información y la documentación.

La documentación que obra en un Departamento de recursos rumanos relativa a cada uno de

los trabajadores de la empresa debes saber que se denomina EXPEDIENTE DE PERSONAL y es
un conjunto de documentos, ordenados cronológicamente, que refleja el historial laboral de
cada trabajador de la empresa, su formación, trabajos desempeñados, funciones, altas y bajas,
tipos de contratos laborales que ha tenido, etc.

Cada expediente consta de las siguientes partes:

 Carpetilla. Contenedor en que se guarda el expediente.

 Extracto o resumen. Hoja en la que se anota cada uno de los documentos de que
consta el expediente personal.

 Documentación. Diferentes documentos que forman el expediente.

En el expediente de un trabajador se pueden encontrar documentos procedentes de la propia

empresa, documentación aportada por el trabajador, documentación procedente de la
Administración Pública, de otras empresas y de instituciones públicas o privadas.

Los documentos que con mayor frecuencia aparecen en un expediente son:

 Carta de solicitud de empleo.

 Currículum Vitae.
 Ficha con los datos personales.
 Resultados de las pruebas de selección a que fue sometido el candidato.
 Perfil detectado en la entrevista de selección.
 Título de los estudios acreditados para conseguir el puesto de trabajo.
 Títulos de otros estudios realizados.
 Cursos de formación permanente realizados en la empresa y en otras instituciones
públicas y privadas.
 Copia del contrato de trabajo.
 Copias de la documentación relativa a la Seguridad Social.

La clasificación de los expedientes de los trabajadores dependerá ́ del tamaño de la empresa;

así, tenemos que:

 Pequeñas empresas. La forma más sencilla consiste en ordenar los expedientes

alfabéticamente. También se pueden ordenar por categorías profesionales y, dentro
de cada categoría, alfabéticamente por apellidos y los nombres de los trabajadores.

 Grandes empresas. Es en el departamento de personal donde se gestionarán y

guardarán los expedientes personales de los trabajadores. Los expedientes se
ordenarán alfabéticamente por departamentos; dentro de cada departamento por
categorías profesionales, y dentro de cada categoría, alfabéticamente por apellidos y
nombres de los trabajadores.
Los expedientes deben estar actualizados constantemente; cada vez que se produzca cualquier
variación, esta debe ser anotada en el expediente junto al documento preciso. Algunas de las
variaciones que se pueden producir en el expediente personal son:

 Cambio de categoría profesional.

 Ascensos.
 Movilidad física del puesto de trabajo.
 Nuevos cursos de formación.
 Excedencias.