¿Qué es el complemento

Power Pivot para Excel?

Las herramientas de análisis y generación de reportes en Excel son
muy buenas, pero una vez que descubres el potencial de Power Pivot
te das cuenta que esta pieza de software coloca a Excel en un nivel
superior.

Power Pivot es un complemento para Excel que te ayudará a analizar

grandes cantidades de información y a crear modelos de datos
altamente sofisticados. Podemos utilizar Power Pivot para importar
grandes volúmenes de datos provenientes de diversas fuentes y
posteriormente hacer un análisis de la información.

Pero antes de seguir con la descripción de Power Pivot y toda su

funcionalidad, me gustaría responder a la siguiente pregunta: ¿Cuál es
la razón por la cual se agrega otro complemento a Excel? ¿Acaso no
existe suficiente funcionalidad para generar reportes y hacer un buen
análisis de la información?

Microsoft y la Inteligencia de Negocios

Tal vez hayas escuchado el término Inteligencia de negocios
(Business Intelligence) que también es conocido como BI por sus
siglas en inglés. En caso de no conocer el significado de este término,
una búsqueda en Wikipedia te dará una excelente definición:
“Inteligencia de negocios se refiere al uso de datos en una empresa
para facilitar la toma de decisiones”.

Las herramientas informáticas de inteligencia de negocios nos ayudan

a extraer datos de distintas fuentes, depurarlos y prepararlos para
hacer un buen análisis y crear reportes que nos ayuden a tomar
mejores decisiones.
La realidad es que dentro de una empresa, los datos corporativos
están contenidos en repositorios especializados como SQL Server,
Oracle, SAP, Microsoft Dynamics, etc., y no cualquier persona tiene
acceso a dicha información.

Generalmente el acceso a los datos corporativos será controlado por

el departamento de informática, o por un profesional de sistemas de
información, ya que ellos tienen los conocimientos técnicos necesarios
para utilizar y extraer los datos de dichas herramientas.

Sin embargo, con el paso del tiempo las empresas de software como
Microsoft, han evolucionado sus herramientas para crear algo que se
llama inteligencia de negocios de auto-servicio (self-service BI). Este
tipo de herramientas ya no requieren que las personas tengan tantos
conocimientos técnicos para extraer y utilizar los datos corporativos
para generar sus propios reportes.

Con las herramientas de inteligencia de negocios de auto-servicio

cualquier persona de la empresa puede tener acceso a los datos
corporativos sin temor a causar algún daño o hacer alguna eliminación
de datos que ponga en riesgo la integrad de los sistemas corporativos.

Power Pivot forma parte de esa gama de herramientas de inteligencia

de negocios de auto-servicio que Microsoft ha creado en lo últimos
años. De hecho, Excel es una parte fundamental dentro de la
estrategia de Inteligencia de negocios de Microsoft debido a la gran
cantidad de usuarios y adopción que tiene esta herramienta alrededor
del mundo.

¿Qué puedo hacer con Power Pivot?

En el pasado he compartido artículos que explican cómo Excel es un
excelente repositorio de datos pero es incapaz de darnos todo el
potencial de un sistema de gestión de bases de datos (DBMS).

Es altamente complicado, y poco recomendable, utilizar solamente la

funcionalidad de Excel para mantener una base de datos empresarial.
Sin embargo, Power Pivot nos permitirá acceder a múltiples fuentes de
datos para integrar la información en Excel y crear nuestro Modelo de
Datos tal como lo haría cualquier profesional de TI.

Las relaciones que podemos crear entre las tablas nos permitirán
realizar consultas complejas de una manera mucho más simple de lo
que podríamos lograr solo con Excel. Además, es posible relacionar
tablas que provengan de fuentes de datos diferentes y tratarlas como
si fueran una sola tabla, lo que convierte a nuestro modelo de datos en
Power Pivot en algo único y de mucha utilidad.

Power Pivot ha sido diseñado y construido para permitirnos trabajar

con millones de registros de una manera eficiente. Si eres un analista
de datos en Excel, seguramente has trabajado con hojas de cálculo
que aumentan constantemente de tamaño y entre mayor sea la
cantidad de datos, las fórmulas de Excel se harán más lentas. Power
Pivot realiza cálculos de una manera más eficiente y rápida aun
cuando los datos crezcan y aunque tengamos varias tablas
relacionadas con millones de registros.
Por si esto fuera poco, Power Pivot trae consigo una serie de
funciones que podrás utilizar para agregar cálculos al modelo de
datos. Estas funciones son conocidas como funciones DAX (Data
Analysis eXpressions) y su uso es muy similar al de las funciones que
ya conocemos en Excel.

La diferencia principal es que las funciones DAX no utilizan referencias

a celdas o nombres de rango sino que utilizan nombres de tablas y
columnas lo que facilita la integración con el modelo de datos.

Estas son apenas algunas de las cosas que podemos hacer con
Power Pivot. Es evidente que su potencial lo podrás conocer mejor
mientras aprendemos a utilizar dicho complemento de Excel.

Power Pivot y los productos Power BI

Es inevitable encontrar información sobre una serie de productos que
Microsoft ha creado en los últimos años y que utilizan el prefijo
“Power” como: Power Pivot, Power Query, Power View, Power Map,
Power BI Desktop.
Lo que puedo asegurarte desde ahora es que, aunque existen varios
productos que están fuertemente relacionados por su nombre y
funcionalidad, Power Pivot es el producto principal y todos los demás
productos funcionan alrededor de él.

Power Pivot es considerado el motor o el cerebro de esta familia de

productos y aunque en ocasiones no ves la etiqueta “Power Pivot”, por
detrás siempre encontrarás el motor DAX que permite la creación del
modelo de datos y sus relaciones, así como el uso de las funciones
DAX.

A continuación describo brevemente el resto de los integrantes de la

familia de productos Power BI. Considera que es una descripción
breve, ya que el uso de cada uno de ellos requiere de un
entrenamiento especializado:

 Power Query: Aunque Power Pivot puede importar datos de

diferentes fuentes por sí mismo, en ocasiones necesitamos
modificar algo o limpiar esos datos antes de utilizarlos en
nuestro modelo. Power Query es la herramienta que nos ayuda
 a importar datos y eliminar aquellos que no son de utilidad
dejando la información lista para ser utilizada por Power Pivot.
 Power View: Power View toma los datos de Power Query y nos
ayuda a generar tableros de control interactivos (Dashboards).
 Power Map: Permite visualizar los datos de Power Pivot sobre
un mapa.
 Power BI Desktop: Esta es una nueva herramienta creada por
Microsoft, diferente a Excel, que trabaja en su propia ventana y
que incluye la funcionalidad de Power Pivot y Power Query así
como herramientas de visualización y dashboards similar a
Power View aunque con varias mejoras que lo hacen más
robusto en el tema de presentación de datos.

Una de las razones por las que Microsoft decidió crear Power BI
Desktop es porque, aunque Excel es una herramienta ampliamente
utilizada, no todas las personas utilizan Excel para analizar sus
datos. Power BI Desktop es una herramienta gratuita que puedes
descargar e instalar en tu computador sin necesidad de tener Excel.

Es importante mencionar que al aprender a utilizar Power Pivot

también estarás aprendiendo a utilizar Power BI Desktop ya que
ambas herramientas tienen el mismo funcionamiento y el mismo motor
DAX.

Aprender a utilizar Power Pivot

Power Pivot tiene muchos beneficios para los analistas de datos y
usuarios de Excel ya que nos permite crear modelos de datos con
información que proviene de diversas fuentes y a partir de ahí realizar
un análisis eficaz y confiable. Además, con el uso de los demás
productos Power BI podemos limpiar la información antes de
importarla a nuestro modelo de datos y también podremos crear
reportes interactivos y dashboards.

Ejemplo práctico con

Power Pivot en Excel
El ejemplo que desarrollaremos en esta ocasión nos dejará en claro
uno de los más grandes beneficios de utilizar Power Pivot y me refiero
a la facilidad con que se pueden crear relaciones entre los datos para
generar reportes fácilmente.
Para dejar en claro las ventajas de Power Pivot resolveremos el
mismo problema utilizando el método tradicional, es decir con
fórmulas, y en la segunda parte utilizaremos Power Pivot para que
poder comparar las diferencias respecto al primer método.

Planteamiento del problema

El problema que resolveremos es el siguiente. Pertenecemos a una
compañía que se dedica a vender teléfonos móviles y nuestro jefe
quiere un reporte de las unidades que se han vendido en las cuatro
regiones de la ciudad: Norte, Sur, Este y Oeste.

El reporte deberá ser similar a lo que muestra la siguiente imagen

donde se enlistan las regiones de la ciudad, los modelos de teléfonos
móviles y las unidades vendidas:

No habrá ningún problema para generar dicho reporte porque tenemos

disponible toda la información, pero tendremos que integrarla
adecuadamente porque los datos están distribuidos en diferentes
tablas de Excel.

La Tabla1 contiene la fecha de la venta, el nombre del representante

de ventas, el código del producto y la cantidad de unidades vendidas.

Solo con la información de la Tabla1 no podríamos conocer la región

en la que se ha realizado la venta así que es necesario integrar la
columna Región de la Tabla2. En dicha tabla tenemos la región a la
cual pertenece cada uno de los representantes de ventas y por lo
tanto podremos asociarla correctamente a cada orden.
Además, la Tabla1 tiene el código de producto vendido pero
necesitamos el nombre del producto, así que incluiremos los datos de
la Tabla3 la cual tiene la equivalencia entre el código del producto y su
descripción.

Para hacer más fácil la elaboración de nuestro ejemplo, las tablas

están en el mismo archivo de Excel y están ubicadas en diferentes
hojas. En un caso real, es probable que tuvieras que importar la
información de otros sistemas o archivos antes de poder utilizarla.

Solución utilizando fórmulas

Nuestra primera tarea es integrar los datos de la Tabla2 y la Tabla3 en
nuevas columnas de la Tabla1 y eso lo podemos lograr utilizando la
función BUSCARV. Por ejemplo, para conocer la zona a la que
pertenece un representante de ventas podemos utilizar la siguiente
fórmula:

=BUSCARV([@Representante],Tabla2, 2, FALSO)

El valor buscado es el nombre del representante que está ubicado en

la columna @Representante. Dicha búsqueda se hace sobre
la Tabla2 y obtenemos la segunda columna la cual contiene la región
a la que pertenece el representante de ventas. Al insertar una nueva
columna en la Tabla1 con la fórmula anterior, obtenemos el siguiente
resultado:
De manera similar, para obtener el nombre de cada producto,
podemos utilizar una fórmula como la siguiente:

=BUSCARV([@CódigoProducto], Tabla3, 2, FALSO)

En este caso la búsqueda la hacemos sobre la Tabla3 que contiene la

equivalencia entre los códigos y la descripción de cada producto. Al
insertar una nueva columna en la Tabla1 y utilizar la fórmula anterior
obtenemos el siguiente resultado:
Con los pasos anteriores tenemos todos los datos necesarios en
la Tabla1 y podemos crear el reporte requerido y para eso crearé una
Tabla dinámica desde la pestaña Insertar > Tabla dinámica.

En el cuadro de diálogo dejaré las opciones predeterminadas para

crear la tabla dinámica en una nueva hoja de cálculo.

Una vez que se ha creado la tabla dinámica, en el panel de Campos

de tabla dinámica arrastraré el campo Unidades al área de Valores. Y
al área de Filas, arrastraré el campo Región y posteriormente el
campo Descripción. La tabla dinámica quedará de la siguiente
manera:

De esta manera hemos logrado el reporte requerido que enlista las

unidades vendidas de cada producto en las diferentes regiones de la
ciudad.

Solución utilizando Power Pivot

Ahora crearemos el mismo reporte pero utilizando Power Pivot donde
la diferencia principal con el método anterior será que evitaremos la
creación de fórmulas para integrar los datos. Utilizando Power Pivot,
dejaremos las tablas de Excel intactas, y crearemos las relaciones
dentro del modelo de datos.

Recuerda que es indispensable instalar o habilitar Power Pivot antes

de hacer este ejercicio. Si no lo has hecho, vista este artículo donde
podrás leer los requisitos para utilizar dicho complemento en Excel.

El primer paso es seleccionar cualquier celda de la Tabla1 y

posteriormente pulsar el botón Power Pivot > Tablas > Agregar a
modelo de datos.

Se abrirá la ventana de Power Pivot para Excel y tendrás una vista

como la siguiente:
Podrás observar los mismos datos de la Tabla1 pero el hecho de que
estén presentes en la ventana de Power Pivot indica que han sido
agregados al Modelo de datos.

Considera que se ha abierto una nueva ventana para Power Pivot

pero Excel no se ha cerrado así que, debes regresar a la ventana de
Excel para continuar agregando el resto de las tablas al Modelo de
datos.

Para agregar la Tabla2 y Tabla3 deberás repetir los mismos pasos:

seleccionar una celda de la tabla y pulsar el botón Agregar a modelo
de datos que se encuentra en la pestaña Power Pivot. Después de
haber agregado las tres tablas tendrás una ventana de Power Pivot
como la siguiente:
Quiero que pongas especial atención a la esquina inferior izquierda de
la ventana donde se encuentran las pestañas para cada una de las
tablas que hemos agregado al Modelo de datos. Desde ahí podrás ver
los datos de cada una de las tablas.

El siguiente paso será crear las relaciones entre las columnas de las
tablas que hemos importado al Modelo de datos. Para crear las
relaciones de manera gráfica podemos activar la Vista
diagrama utilizando el botón que se encuentra en el extremo derecho
de la Cinta de opciones en la pestaña Inicio.
Esta vista nos permitirá visualizar cada una de las tablas así como las
columnas que integran cada una de ellas. Nuestro objetivo es decirle a
Power Pivot que la columna Representante de la Tabla2 es lo mismo
que la columna Representante de la Tabla1.

Para crear esta relación, debes hacer clic en la

columna Representante de la Tabla2 y arrastrar el puntero del ratón
hasta que se resalte la columna Representante de la Tabla1 como se
muestra en la siguiente imagen:

Lo mismo haré para la relación entre la Tabla3 y la Tabla1 haciendo

clic en la columna CódigoProducto para indicarle a Power Pivot que
dicha columna es la misma en ambas tablas.
En muchas ocasiones, Power Pivot es capaz de reconocer varias de
las relaciones de las tablas basándose en el nombre y tipo de dato de
las columnas, así que no te sorprenda si al activar por primera vez
la Vista diagrama ya tengas alguna relación establecida.

Puedes validar que una relación se ha creado correctamente si haces

clic derecho sobre la línea y seleccionas la opción Editar relación.
Esto mostrará el cuadro de dialogo Editar relación que indicará las
tablas y columnas involucradas en la relación y podrás editarlas en
caso de ser necesario.

Hemos terminado con la creación de nuestro Modelo de datos y sus

relaciones. Lo que nos falta es crear la tabla dinámica para obtener el
reporte que necesitamos. Para eso deberás pulsar el botón Tabla
dinámica de la pestaña Inicio.

Se activará Excel y se mostrará un cuadro de diálogo preguntándonos

la ubicación de la nueva tabla dinámica. Para nuestro ejemplo elegiré
la opción Nueva hoja de cálculo:

A diferencia de las tablas dinámicas convencionales, esta tabla

dinámica está basada en nuestro modelo de datos y por lo tanto
podrás acceder a cada una de las tablas del modelo así como a sus
columnas desde el panel de Campos de tabla dinámica.
Para crear el reporte, utilizaré los mismos campos que en el ejemplo
anterior. Arrastraré el campo Tabla1.Unidades al área Valores y los
campos Tabla2.Region y Tabla3.Descripción al área Filas. La tabla
dinámica se verá de la siguiente manera:
De esta manera hemos terminado con el reporte. Aunque este ejemplo
ha sido muy sencillo, podrías imaginarte el impacto positivo al tener
reportes basados en decenas o cientos de tablas que tienen datos
relacionados ya que Power Pivot nos ahorraría la creación de un sin
número de columnas auxiliares y el uso de fórmulas de búsqueda para
relacionar los datos.