MODULO 5

MÓDULO DE INVENTARIO

Objetivos

Al finalizar la sesión los participantes estarán en la capacidad de:

• Conocer los atributos y comandos del módulo Inventario.

Contenido

• Utilización de los comandos del módulo Inventario.

Duración Estimada

• 2 Horas.

Referencia

En este módulo se procederá a configurar y registrar en el sistema los

productos de inventario de la empresa SISTEMAS RD, C.A, para que puedan
llevarse a cabo las transacciones relacionadas con los mismos y que dan
origen a los procesos administrativos de la empresa. Accesaremos el sistema
con el Usuario ADMI creado en el módulo de Seguridad.

Trabajo de Oficina

El Módulo de Inventario permite entre otras cosas, Control de los Productos en

cuanto a: Existencia en almacén, Productos compuestos, Productos
Equivalentes, Productos Sustitutos, Stock Mínimo y Stock Máximo, Seriales,
Medidas, Peso, Desincorporados y Obsoletos, Código de Barra, Código
Arancelario .

Además, Controles de hasta cuatro características configurables por producto,

Ejemplo: Marca, Modelo, Talla, Color. Manejo de hasta 99 tipos de precios por
producto y configurables entre si lo que permite llevar un control fácil y eficiente
de los diversos precios que siempre manejan las empresas. Manejo de IVA
general o por producto, Kardex Electrónico, Movimiento de Productos y
Traslados entre almacenes que facilitan operaciones con los mismos.
Composición y Descomposición de Productos, proceso relevante para las
empresas de producción.
Para entrar al módulo de Inventario debe seleccionarse de la opción módulos
del menú principal de GALEPSO el comando Inventario o pulsar directamente
las teclas Alt+I colocado en la pantalla principal del Sistema. Al seleccionar
esta opción obtendrá el menú principal de inventario.
5.1. Configurar Inventario.

La primera actividad
antes de comenzar a
operar con el módulo de
Inventario, es configurar
los valores iniciales y los
números correlativos de
los documentos a
generar desde este
módulo, para ello
estando en el menú
principal de Inventario,
haga click en la opción
Configuración del Menú
Utilitarios.
Se muestra el siguiente formulario:

Clasificación del Producto:

Constituye la clasificación a la cual

pertenecen los productos de la
Empresa con la cual estamos
trabajando.

Una vez configurada la

clasificación, los valores aparecen
luego en el Módulo Inventario,
haciendo click en Archivo.
Se pueden definir hasta 4 tipos de clasificación.

Correlativo del Producto:

Constituye el número o
numeración que identifica al tipo
de producto de la Empresa con
la cual estamos trabajando. Para
trabajar con este correlativo
debemos activar la casilla de
verificación de las clasificaciones
que se hayan configurado en el
Sistema. En nuestro ejemplo
sólo se ha configurado dos clasicaciones, así que de esta manera se activa los
correlativos correspondientes a estas dos clasificaciones.
1. El Número 1 en la 1era clasificación me especifica la cantidad de
Números o caracteres que identifica la primera clasificación, en este
caso el toma 1 sólo carácter o número.
2. El nro de Item me especifica la cantidad de caracteres o números
que constituirán el correlativo del producto de la 1era Clasificación.
3. El código del Producto perteneciente a la 1era Clasificación será la
unión de los códigos generados en el paso 1 y 2.
Nota:
Al activar el correlativo del producto,
cuando se agrega un producto, podemos
activar la pantalla de generador de código
de Producto precionando la tecla F4,
haciendo click en la caja de texto Código
del Producto.
Correlativos: Constituye la asignación
correlativa por parte del sistema de los
Números para los documentos que se
utilizan en este Módulo.

· Corresponde a la asignación por parte del usuario de los Números para

los documentos de Traslados.
 · Es el valor desde el cual el sistema comienza a generar los números
para los documentos de Movimiento de Inventario, Ajustes, Grupos,
Inventario Físico, Composición, Orden de Producción.

· También permite configurar si se activa la opción de traslado y su

correlativo, para ello se debe activar la casilla de verificación de
Traslados.

También, se configuran las siguientes opciones:

ü Número de Decimales a utilizar por producto.

ü Almacén por Defecto.

ü Forma de Búsqueda de un Producto, puede ser por: Código,

descripción, referencia, código alterno, Línea, Sublínea.

ü Si el producto utiliza empaque.

ü Fuente del Código de Barra.

ü La Contabilización individual por Producto durante el proceso de

Ajuste.

ü Configuración de precio del Producto.

ü Manejo de transporte en traslado de producto.

ü Manejo de Fecha vencimiento en los precios de productos.

ü Manejo de 2 Unidades por producto Ejemplo Cantidades y Kilos.

ü Cliente autoconsumo, esta opción se utiliza para el reporte de

entrada y salidas de mercancía solicitado por el Seniat ubicado en el
Menú de Reportes en Módulo de Inventario.

ü Almacén de servicio para el caso de Empresas que utilizen productos

que ellos fabriquen para su servicio.

Para modificar éstos valores y ajustarlos a los requerimientos de la Empresa en

la cual estamos trabajando, hacemos click en el botón Editar de la Barra
de Tareas, se activarán las cajas de textos y alli se introducen los valores
correspondientes a la Empresa.
Luego debemos Guardar los datos para que queden registrados en el Sistema

haciendo click en el botón Guardar de la Barra de Tareas.

NOTA: Los correlativos de los documentos pueden ser

modificados, según las necesidades de la empresa.
Tomemos como ejemplo la Empresa SISTEMAS RD, C.A., vamos a crear la
clasificación de sus productos:

Clasificación del Producto:

1 era. Clasificación: LINEA.

2 da. CLASIFICACION: SUBLINEA.

Para agregar esta clasificación del Producto de la Empresa SISTEMAS RD,

C.A., hacemos clic en Utilitarios à configuración del Módulo Inventario:

Hacemos click sobre el botón

Editar de la Barra de
Tareas, y se activarán las
cajas de textos para introducir
la clasificación, debemos
activar la casilla de
verficación MUESTRA y en
1era Clasificación colocamos
LINEA y en 2da Clasificación
colocamos SUBLINEA.

Una vez definida la clasificación, y los correlativos presionamos el botón

Guardar , para guardar los cambios realizados.

Cuando activamos la casilla de verificación de la

Clasificación Muestra, esta clasificación
configurada se muestra en el Menú Archivos del
Módulo de Inventario.

Una vez definida la clasificación, debemos introducir los valores de éstos dos
tipos de productos (LINEA y SUBLINEA)
La empresa SISTEMAS RD C.A., maneja dos líneas que son las mostradas en
la siguiente lista:
Código Descripción
2 Hardware
3 Software

Para introducir estos valores en LINEA, hacemos Click en el Menú Archivos à

seleccionar opción LINEA del Módulo de Inventario y nos muestra el siguiente
formulario:
 Hacemos click en el Botón
Agregar , y agregamos el
primer valor:
Código: 2
Descripción: HARDWARE.
Presionar la Tecla Enter
Hacer click sobre el Botón
Guardar de la Barra de
Tareas.

Para finalizar haga click en el

botón Salir de la Barra de

Tareas que le permitirá salir y
volver a la pantalla principal.

Se deja al usuario el
registro de las Línea Software definida en la lista, para lo cual repita
la operación antes descrita.

NOTA: La Categoría Línea de Productos, se encuentra registrada

en el sistema como dato inicial y con Código 1, de acá, el definir la
línea Hardware con Código 2.

Para SUBLINEA, la empresa SISTEMAS RD C.A., maneja siete categorías

que son las mostradas en la siguiente lista:

Codigo Descripción
01 Disco Duro
02 Monitor
03 C.P.U.
04 Tarjeta Madre
05 Reparación
06 Accesorios
07 Otros

Procedamos a registrar la primera Sublinea, estando en el menú principal de

Inventario, hacer click en la opción Sublínea del menú Archivos.

· Si no hay Productos en la Clasificación registrados, el sistema mostrará

un mensaje: “No hay ningún registro en el Archivo, pasará a modo
Agregar”.

o Si hay Productos en la Clasificación registrados, entonces Hacer

click en el botón Agregar .
 Edite los siguientes datos en los cuadros de textos respectivos:

CODIGO: 01
DESCRIPCION: Disco Duro
Presionar la Tecla Enter

De esta manera, nos queda el

siguiente formulario.

Guarde los datos para que

queden registrados en el Sistema
haciendo click en el botón de
la Barra de Tareas.
Para finalizar haga click en el
botón Salir de la Barra de
Tareas que le permitirá salir y volver a la pantalla principal.

Se deja al usuario el registro de las Sublíneas definidas

en la lista, para lo cual repita la operación antes descrita.

5.2. Registrar y Consultar los Tipos de Precios de los Productos.

Este proceso debe llevarse a cabo consecutivamente al de configuración de

inventario y clasificación de los productos, ya que permite establecer la
estructura de los tipos de precios que manejarán los productos, es decir, de
donde se generan los precios de venta.

El proceso de registrar Tipos de Precio, se inicia con la asignación de un tipo

de precio base a partir del cual se calcularán, la mayoría de precios a manejar
por la empresa.

NOTA: Se pueden tener varios Tipos de Precio Base.

La empresa ODESIS C.A., maneja los Tipos de Precios mostrados en la

siguiente lista:

Tipo de Precio Factor Precio de Decimales

Multiplicador Referencia
1.- PVP 3,600.000 DÓLAR 2
2.- DÓLAR ------------------- ---------------------
3.- PVP 0.80 PVP 2
CONTADO
4.- PVP 1.40 PVP 2
CREDITO
 Los datos que se manejan del Tipo de Precio son:
Código, Descripción, Factor Multiplicador, Precio de
Referencia y Cantidad de decimales. Además, se
pueden configurar las opciones de si el IVA está incluido
en el precio y de mostrarse este tipo de precio cuando
se accese en el catálogo del producto.

Procedamos a registrar un Tipo de Precio, estando en el

menú principal de Inventario, haga click en la opción
Tipos de Precios del Menú Archivos.

· Si no hay Tipo de Precios registrados, el sistema mostrará un mensaje:

“No hay ningún registro en el Archivo, pasará a modo Agregar”.

o Si hay Tipo de Precios registrados, entonces Hacer click en el

botón Agregar .

· Escriba los siguientes datos en los cuadros de textos respectivos:

CODIGO :2
DESCRIPCION: DOLAR.

· Los datos FACTOR MULTIPLICADOR, PRECIO DE REFERENCIA y

CANTIDAD DE DECIMALES, no proceden para el DOLAR, ya que es
un tipo de precio base.

· Las casillas de verificación INCLUYE IVA y MUESTRA se dejan

desactivadas. La casilla Muestra, especifica si queremos que el precio
que se está incluyendo se muestre en el formulario de Productos,
sección precios.
· Guarde los datos para que queden registrados en el Sistema haciendo
click en el botón Guardar de la Barra de Tareas.

De esta manera, nos queda el siguiente formulario.

 Se deja al usuario el registro de los otros tres Tipos de
Precios definidos en la lista, para lo cual repita con cada
uno la operación antes descrita.

NOTA: El Tipo de Precio PVP, se encuentra registrado en el sistema

como dato inicial, por lo cual para completar su definición haga click
en el botón Editar de la Barra de Tareas y agregue los datos
faltantes (los proporcionados en la lista).

· Para finalizar haga click en el botón Salir de la Barra de Tareas que

le permitirá salir y volver a la pantalla principal.

· Luego asigne el precio base con su valor en bolívares, a cada producto :

Módulo de inventarios à Archivos à productos o Haciendo clic sobre

el botón directamente en la Barra de Herramientas principal del

GALEPSO.

· Al acceder a la ficha del producto debe presionar el botón

y agregue el valor deseado.

Nota: Estos tipos de precios están configurados de forma general, es

decir, el margen de utilidad es estándar para todos los productos. Si
desea configurar los precios de forma particular (Márgenes de
ganancias distintos para cada producto) solo debe crear los tipos de
precios (Módulo de Inventarios, Archivos, Tipos de Precios) sin
asignar factor multiplicador ni precio de referencia.
Se deberán asignar a cada producto de forma individual los tipos de
precios con sus respectivos valores en la ficha de cada uno de los
productos presionando el botón .

El sistema tiene creado de forma interna los siguientes tipos de precios con
códigos predeterminados que pueden usarse como referencia al momento de
configurar los precios deseados:

00 Costo Promedio; 98 Costo Histórico y 99 Ultimo costo.

5.3. Registrar Almacén.

Ahora procedamos a registrar un almacén de productos.

NOTA: Los almacenes a registrar pueden ser tanto físicos como

almacenes temporales (Por ejemplo Mostrador: Productos que están
en la exhibición) y además se pueden tener todos los almacenes de
 consulta (Por ejemplo los de las sucursales, que no se pueden
modificar, solo consultar).

La empresa SISTEMAS RD, C.A., cuenta con dos almacenes, Almacén

Principal el cual se encuentra registrado como dato inicial del sistema y el
Almacén Secundario que a continuación registraremos.

Los datos que se manejan del Almacén son: Código,

Descripción y Ubicación. Además, se puede agregar un
número correlativo (Orden) que permita indicar en que
posición se desea colocar el nombre del almacén en la
lista de almacenes del formulario producto y establecer
el tipo de almacén (Movimiento o Consulta).

Para Agregar los datos del Almacén, estando en el

menú principal de Inventario, haga click en la opción
Almacenes del Menú Archivos.

· Si no hay Almacenes registrados, el sistema mostrará un mensaje: “No

hay ningún registro en el Archivo, pasará a modo Agregar”.

o Si hay Almacenes registrados, entonces Hacer click en el botón

Agregar .

· Escriba los siguientes datos en los cuadros de textos respectivos:

o CODIGO: Número que identifica el almacén.

Código: 2

o DESCRIPCION: Descripción del Almacén.

Descripción: ALMACEN SECUNDARIO.

o UBICACIÓN: Se refiere a la ubicación física del almacén.

Ubicación: ARAURE EDO. PORTUGUESA.

o ORDEN: Especifica el Orden o prioridad que se le da a un

almacén en particular.
Orden: 0, no se está especificando prioridad con este valor.

· La casilla de verificación MOVIMIENTO especifica si el Almacén

registrado es de Movimiento o no, dejarla desactivada, ya que a través
de este almacén no se generan movimientos de inventario.

· Guarde los datos para que queden registrados en el Sistema haciendo

click en el botón Guardar de la Barra de Tareas.

De esta manera, nos queda el siguiente formulario.

 · Para finalizar haga click en el botón de la Barra de Tareas que le
permitirá salir y volver a la pantalla principal.

Si se desea agregar otro Almacén, repita la operación

antes descrita.

NOTA: El botón Cambiar Código, se utiliza de ser necesario

cambiar el código del Almacén, de manera que se actualicen
internamente todos los registros que hagan uso del mismo. Al
hacer click en el botón, aparece un cuadro de texto al lado del
mismo, donde debe ingresarse, el nuevo Código del Almacén,
luego presione la tecla Enter. El sistema envía un mensaje de
¿Desea realizar el cambio de código?, haga click en el botón Si.
Luego, se envía un mensaje de actualización. De no desear
cambiar el código haga click en el botón No.

5.4. Registrar Producto.

El sistema maneja por producto cuatro características configurables, la

empresa SISTEMAS RD, C.A. como se observó, hace uso de dos para sus
productos. La cantidad y categorías de las características a utilizar dependen
de los tipos de productos que se manejen y como esta organizado el
inventario.

Registremos un Tipo de Producto, estando en el

menú principal de Inventario, hacer click en la
opción Productos del Menú Archivo.
 · Si no hay Productos registrados, el sistema mostrará un mensaje: “No
hay ningún registro en el Archivo, pasará a modo Agregar”.

o Si hay Productos registrados, entonces Hacer click en el botón

Agregar .

· Edite los siguientes datos en los cuadros de textos respectivos del

encabezado:

NOTA: Existe un producto inicial con Código 1 registrado en el

sistema, de acá, el definir el siguiente producto con Código 2.

o CODIGO: Se refiere al número de identificación del Producto.

Código: 2

o DESCRIPCION: Descripción del producto a registrar.

Descripción: SEAGATE 40 GB.

o CODIGO ALTERNO: Se refiere a un número de identificación

adicional que pueda tener el producto a registrar.
Código Alterno: D16

o DESCRIPCION: DISCO DURO TIPO 1.6.

Para la clasificación en las persianas respectivas seleccionar:

o LINEA: HARDWARE
o SUBLINEA: DISCO DURO

Procedamos a registrar los datos correspondientes a la página Principal:

o REFERENCIA: D16

o STOCK MINIMO: Se refiere a la existencia mínima permitida en

Almacén
Stock Mínimo: 2

o STOCK MAXIMO: Se refiere a la existencia máxima permitida en

Almacén.
STOCK MÁXIMO : 10

· Seleccionar la casilla de verificación APLICA IVA.

· Activar la casilla de Verificación ACTIVO que representa producto activo
en inventario.
· Activar la casilla de verificación DECIMALES, ya que las cantidades
relacionadas con el producto manejaran decimales.
· El DISPONIBLE en almacén se mostrara automáticamente una vez,
realizado el registro inicial de compra o un ajuste de almacén del
producto.

· Además, se pueden configurar las siguientes opciones seleccionando la

casilla de verificación respectiva: DUAL, para cobro de IVA tomando en
cuenta que el cliente sea o no contribuyente, SERIAL para los productos
que lo manejen, SERVICIO, para los productos de prestación de
servicio.

· De tener Observaciones el Producto, se debe hacer click sobre el

botón . Al realizar está operación aparece un formulario con una
sección donde puede editar la Observación del Producto;

Para minimizar trabajo se tiene

una lista de observaciones, a la
cual se puede acceder
haciendo click sobre el botón
, luego se debe
seleccionar la pestaña que
identifica la página de Lista.

HHacer click en el cuadro de texto

orden, se muestra una persiana que
permite seleccionar un dato por el cual
se ordenará la lista (Título). De
conocerse el valor específico del dato
título puede especificarse en el cuadro
de texto Ubicarse en y de este modo
el apuntador de la lista se ubica en el
registro buscado, luego pulsar Enter, colocándose automáticamente la
observación en la pantalla de edición.

Otra forma de colocar la

observación en el
formulario de edición es
haciendo click sobre la
pestaña de la página
Principal, luego
seleccionar el botón .

· Para salir del formulario de observaciones, hacer click sobre el botón

Salir .
· La lista de precio refleja los precios agregados y configurados
previamente en tipo de Precios y con el Botón precios, que es donde se
incluyen los precios particulares de un Producto.

· La casilla de Verificación Mostrar precios, al activarla me refleja en la

lista de Precios todos los precios configurados y agregados para ese
producto en particular.

· La lista Existencia muestra toda la información relacionada con las

cantidades que se manejan en inventario del producto. Los datos
mostrados son: Código de Almacén, Nombre de Almacén, Ubicación y
Tipo de Almacén, Cantidad en Existencia, Cantidad Apartada, Cantidad
Disponible, Cantidad Pedida, Cantidad por Despachar, Cantidad
Comprometida, Fecha de última Compra, Fecha de Ultima Venta,
Ultimo Costo y Costo Promedio.

Nota: Cada almacén contará con una cantidad disponible, la cual

es la cantidad en existencia menos la cantidad apartada.

· Ahora, seleccione la página Características donde se Agregan las

características de presentación que tenga el producto.

Las características de presentación del producto, también pueden

Agregarse posteriormente al registro de la sección de encabezado, en
ese momento se solicitan las dimensiones del producto en las medidas
Larga, Media y Pequeña, Peso, Días de Garantía, si utiliza Empaque y
Unidad de Medida. Estos datos deben registrarse en los cuadros de
texto respectivos. Además, debe seleccionarse el grupo arancelario al
cual pertenece el producto, para ello seleccione de la persiana Grupo, el
valor requerido.
· Si por el producto se asignan comisiones especiales para el vendedor o
cliente, registre el valor en los cuadros de texto respectivo, Puntos para
el vendedor por ventas o Puntos para el cliente por compras.

· Puede agregarse la foto del Producto a la ficha, haciendo click en el

botón Cambiar Foto .

El sistema presentará el recuadro de
selección de imágenes, se debe
seleccionar la foto que corresponda al
Producto, haciendo un click en el
nombre del archivo que contiene la
foto, luego se hace click en el botón
Aceptar , automáticamente el
sistema insertara dicha imagen en el
recuadro foto. De no seleccionar foto
hacer click en el botón .

Del mismo modo se puede desincorporar una foto ya agregada solo con
dar un click sobre el botón Quitar Foto.

· Si esta integrada contabilidad con los módulos del sistema, se deben

configurar cada una de las siguientes cuentas contables del Plan de
Cuentas: Ventas, Devoluciones en Ventas, Inventario y Costo de
Inventario. A las cuales se cargarán los montos por transacciones
realizadas y en las cuales el producto está incluido.

· Guarde los datos para que queden registrados en el Sistema

presionando el Botón Guardar de la Barra de Tareas.

De esta manera, nos queda el siguiente formulario.

· Para Agregar Precios al producto, hacer click en el botón Agregar
Precios , de ese modo se obtendrá el formulario Precio de
Producto, que se muestra a continuación:

Inicialmente se tiene una lista vacía, a la cual se irán añadiendo al

producto los Tipos de Precios con su monto.

· Haga click en el botón Editar de la Barra de Tareas.

NOTA: Generalmente se agregan a la lista los Tipos de Precios

Bases.
· Para Agregar un Tipo de Precio, seleccionar el botón Agregar , que
se encuentra en la parte inferior de la lista, en ese momento, se abre
una fila.

El proceso de registrar los datos de la fila en la lista, es el siguiente:

ü Para seleccionar el Código del Tipo de Precio, hacer click

sobre la columna Tipo de Precio de la fila vacía e introducir el
Código del Tipo de Precio solicitado. Otra opción, es pulsar la
tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador de Tipos de
Precios.

Seleccione: CODIGO: 2
 ü La DESCRIPCION del Tipo de Precio aparece
automáticamente. después de seleccionar el Código del Tipo de
Precio, que en este caso es DÓLAR.

El monto del precio deber ser editado manualmente en el cuadro

de texto respectivo a PRECIO de la fila vacía.

Para el Ejemplo edite:

MONTO: 70

ü Para seleccionar el Código del Tipo de Precio de Referencia,

hacer click sobre la persiana de la columna Referencia de la fila
vacía y seleccionar el tipo de precio solicitado, mostrándose
automáticamente la Descripción del Tipo de Precio de Referencia.

ü El Factor de Cambio, correspondiente al tipo de precio

seleccionado, debe ser editado en el cuadro de texto Factor
Cambio.
Para el precio DÓLAR, no utilizaremos Precio de Referencia.

ü Hacer click en el Botón Guardar , de la Barra de Tareas.

ü Para finalizar haga click en el botón de la Barra de Tareas

que le permitirá salir y volver a la pantalla principal de Producto.

Para Modificar o Eliminar un Tipo de Precio a un grupo de productos que

pertenezcan a una misma clasificación.

· Abrir la Página de Modificar y Eliminar en Grupos de la Pantalla

Precio de Productos, haciendo click con el Botón Izquierdo del Mouse.
· Hacer click en el botón Editar de la Barra de Tareas.
· Seleccionar de la persiana Tipo de Precio el tipo por medio del cual se
desea filtrar el grupo de productos.
· Establecer el rango de productos a los cuales se desea Modificar o
Eliminar el precio asignado según el tipo de precio seleccionado, los
códigos de productos pueden ser introducidos directamente o con la
tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador de Productos. De igual
manera se establecen los rangos de las características, editando en los
cuadros de textos respectivos, los Códigos de Características. Otra
 opción es pulsar la tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador de
Características

· Una vez realizado el proceso de selección de rangos de productos y de

su clasificación, hacer click en el botón Seleccionar , el cual
permite que el sistema realice una búsqueda de los productos que
reúnan las condiciones de rangos establecidos y mostrarlos en la lista
ubicada en la parte inferior del formulario.

· Para Modificar los precios de estos productos de forma directa, editar en

la columna de Precios el nuevo precio, una vez realizados los cambios
en los precios se debe dar un click al botón Modificar Grupos
ubicado en la parte inferior de la pantalla.

· De igual forma, también se puede Eliminar los precios de los productos

registrados en la lista para ello solo se debe hacer click sobre el botón
Eliminar Grupos ubicado en la parte inferior de la
pantalla, eliminando así los precios del grupo de productos.

· Para Guardar los datos modificados o fijar las eliminaciones realizadas,

hacer click en el botón Guardar , que se encuentra en la Barra de
Tareas. En el caso, de no desear Guardar los datos modificados o fijar
las eliminaciones realizadas, hacer clic en el botón Revertir de la
Barra de Tareas.

Reconstruir Precios:

· Abrir la Página Reconstruir Precios del formulario Precio de Productos,

haciendo click con el botón izquierdo del Mouse.
· Hacer click en el botón Editar de la Barra de Tareas.
· Seleccionar de la persiana Tipo de Precio el tipo por medio del cual se
desea filtrar el grupo de productos.
· A continuación debe establecerse el rango de productos a los cuales se
desea modificar o eliminar el precio asignado según el tipo de precio
seleccionado, los códigos de productos pueden ser introducidos
directamente o pulsar la tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador
de Productos.
· De igual manera se establecen los rangos de la clasificación, editando
en los cuadros de texto respectivos, los códigos de las características.
Otra opción es pulsar la tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador
de Características.
· Hacer click en el botón Seleccionar el cual permite que el sistema realice
una búsqueda de todos los productos que reúnen las condiciones de
rango establecidas y mostrarlos en la lista ubicada en la parte inferior.
· El siguiente paso para Reconstruir Precios es activar la casilla de
verificación Generar Formula haciendo click sobre la misma, de esta
manera se activan los cuadros de textos ubicados en la parte inferior de
la lista. En el cuadro de texto Tipo de Precio Original debe registrarse el
nuevo Tipo de Precio que manejaran los productos relacionados en la
lista, así como el nuevo Factor Multiplicador, este dato no es obligatorio,
los datos aquí agregados van a depender de las condiciones que el
usuario desea establecer al nuevo precio.

· Por ultimo, hacer click sobre el botón Reconstruir Precios

, modificando el sistema automáticamente los precios
de los productos seleccionados.
· Para Guardar la Reconstrucción de Precio realizada, hacer click en el
botón Guardar , que se encuentra en la Barra de Tareas. En el caso,
de no desear Guardar la Reconstrucción de Precio realizada, hacer click
en el botón Revertir de la Barra de Tareas.
· Haga click en el botón Salir de la Barra de Tareas para regresar al
formulario de productos.

Nota: Al agregar los precios, la lista Precios de la página

Principal contendrá los configurados para el producto. Mostrando
Tipo de Precio, Monto e Impuesto.

En caso de que un producto no tenga existencia se mostrará el

botón Ventas Perdidas, que permitirá al usuario accesar al
formulario Ventas Perdidas, donde se podrán registrar los datos
de la venta perdida, tales como: Cantidad del Producto solicitada
para la venta, Fecha y Hora, Nombre del Cliente, Solución y
Razón de la venta perdida.
Generar SobreDocumentos:

En esta página podemos generar nuevos precios de un Producto con

referencia a un documento en particular.

· Seleccionar Tipo de Documento, puede ser: Prefactura, Factura de

Venta, Pedido, Cotización, Orden de Compra, Compra y Requisición.
Una Vez seleccionado el tipo de Documento, presionar la Tecla Enter.
·

Nota:

Þ Los botones Ver Sustitutos y/o Ver Equivalentes ,

permiten trasladarse a la página que describen.
Þ La casilla de verificación MOSTRAR PRECIO , permite
visualizar aquellos tipos de precio, que fueron configurados como no
visibles (Por la opción Tipos de Precios).

NOTA: El tener la opción de mostrar o no los precios, permite

controlar la visualización de aquellos precios que no se desee que
los clientes lo visualizen.

Þ Los botones Agregar Precio, Ventas Perdidas (De no tener existencia el

producto), Ver Sustitutos (De tener el producto sustituto) y Ver
Equivalentes (De tener el producto equivalentes) siempre estarán
activos, para realizar modificaciones o consultar datos.

Þ De ser un producto compuesto en la página Componentes se listan los

productos que lo constituyen (Previamente agregados por la opción
Productos Compuesto).

Þ La información que brinda la página Compra/Venta, también, es solo de

consulta, sobre las Facturas en elaboración, Prefacturas, Notas de
Entrega, Compras y Estadísticas de las Ventas donde interviene el
producto. Por lo cual, una vez realizadas transacciones (menú
Movimientos) relacionadas con el producto, se sugiere al usuario
accesar las mismas para análisis de la información.
Þ En la página Kardex, se puede tener acceso a los movimientos que ha
tenido el producto, dentro del inventario. Pudiendo realizarse la
operación de consulta sobre los siguientes datos: Fecha del Movimiento,
Descripción del Tipo de Movimiento de Inventario(Entrada o Salida),
Nombre del Cliente o Proveedor, Cantidad de Movimiento de Entrada o
Salida, Cantidad Total de Entrada o Salida, Saldo, Código de Almacén,
Número del Movimiento de Inventario, Referencia, Costo Unitario.
Además, se muestra el Total de Movimientos de Entrada y Salida.

Los botones de desplazamientos entre registros, colocados en la parte

inferior de la página, permiten movilizarse entre el Kardex de productos
con movimientos.

Þ La información que brinda la página Pedidos es solo de consulta, sobre

los pedidos realizados por clientes y a proveedores del producto. Por lo
cual, una vez realizadas transacciones (menú Movimientos)
relacionadas con el producto, se sugiere al usuario accesar las mismas
para análisis de la información.
 Þ La página Seriales donde se puede tener acceso a las unidades de
productos que manejan serial y han tenido movimiento dentro del
inventario. Pudiendo realizarse la operación de consulta sobre los
siguientes datos de serial y el tipo de movimiento: Número de Serial,
Descripción del Tipo de Movimiento de Inventario(Entrada o Salida),
Número del Movimiento de Inventario, Fecha del Movimiento de
Inventario, Nombre del Cliente o Proveedor.

Þ Otras páginas de Consulta, son Ventas Perdidas del producto.

Pudiendo realizarse solo la operación de consulta sobre los datos por
cada venta perdida: Cantidad del Producto solicitada para la venta,
Fecha y Hora, Nombre del Cliente, Solución y Razón de la venta
perdida.

· Para finalizar haga click en el botón de la Barra de Tareas que le

permitirá salir y volver a la pantalla principal.

Ejercicio: Introduzca los datos de los siguientes productos en el sistema:

PRIMER PRODUCTO:

CODIGO: 3 LINEA: HARDWARE

DESCRIPCION: MAXTOR 40 G.B SUBLINEA: DISCO DURO

CODIGO ALTERNO: D26

DESCRIPCION: DISCO DURO TIPO 2.6

REFERENCIA: D26
STOCK MINIMO: 2
STOCK MAXIMO: 12

Seleccionar la casilla de verificación APLICA IVA, ACTIVO y DECIMALES.

TIPO PRECIO: DÓLAR PRECIO: 60

SEGUNDO PRODUCTO:

CODIGO: 4 LINEA: HARDWARE

DESCRIPCION: CPU PIII 550 MHZ. SUBLINEA: C.P.U

CODIGO ALTERNO: C14

DESCRIPCION: C.P.U TIPO 1.4

REFERENCIA: C14
 STOCK MINIMO: 2
STOCK MAXIMO: 5

Seleccionar la casilla de verificación APLICA IVA, SERIAL, ACTIVO y

DECIMALES.

TIPO PRECIO: DÓLAR PRECIO: 50

NOTA: El botón Cambiar Código, tiene la misma utilidad del botón

Cambiar de Código de la sección 5.3. De este módulo.

5.5. Agregar Producto Equivalente a otro Producto.

Para registrar un producto equivalente a otro producto, se deben tener

registrados en inventario tanto el producto inicial como el producto equivalente.

De tener producto(s) equivalente(s) a otro producto, se hace necesario

mantener esta información registrada, ya que es de gran utilidad al momento
de presentarse una transacción de venta del producto y no tener existencia del
mismo, teniendo registro del producto equivalente se sugiere por parte del
vendedor la posibilidad de adquirirlo en igualdad de funcionalidad al solicitado.

Nota: Un producto es Equivalente a otro si ambos realizan la misma

función aún si tienen códigos distintos, lo cual permite ofrecer
cualquiera de los al cliente, en caso de fallas en la existencia.

Para los productos registrados con Código: 2 y

Código: 3, realicemos el proceso de asociarlos
como producto equivalente uno del otro.

Para Agregar un Producto Equivalente, estando

en el menú principal de Inventario, haga click en
la opción Equivalentes del Menú Archivos.

· Haciendo uso de los Botones de Búsqueda ,

ubique en el encabezado los datos del Producto al cual desea agregar
un producto equivalente Seleccione: 2.- SEAGATE 40 GB.

· Hacer click en el Botón Editar .

· Para Agregar, el producto, hacer click el botón Agregar , ubicado en
la parte inferior de la lista, se muestra una fila activa en la lista para
agregar los datos del producto.
 · Para seleccionar el Código del Producto, hacer click sobre la columna
Equivalente de la fila vacía, e ingréselo directamente. Otra opción, es
usar la tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador de Producto.

Seleccione: CODIGO: 3

Una vez, seleccionado el código del Producto, presione la tecla Enter.

Podemos notar que automáticamente se visualiza la descripción del
Producto Equivalente, en este caso MAXTOR 40 G.B.
Si se desea agregar otro producto equivalente, vuelva a hacer click
al botón Agregar , ubicado en la parte inferior de la lista.

· Guarde los datos para que queden registrados en el Sistema haciendo

click en el botón Guardar de la Barra de Tareas.

En el formulario siguiente se muestra el resultado de la operación realizada:

· Si se desea agregar Producto Equivalente a otro Producto,

repita la operación antes descrita.

· Para finalizar haga click en el botón Salir de la Barra de Tareas que

le permitirá salir y volver a la pantalla principal.
 NOTA: Para Eliminar los datos de una fila de las listas que se
presentan en los formularios, selecciónela y haga click sobre el
botón Eliminar Detalle , de esta manera quedan eliminados
los datos contenidos en la fila seleccionada. Esto, se cumple para
las filas agregadas en una lista de cualquier formulario.

5.6. Registrar Productos Sustitutos.

Para registrarle a un Producto de inventario, un

producto que lo sustituya, se deben tener
registrados en inventario tanto el producto inicial
como el o lo(s) producto(s) sustituto(s).

Para Agregar un Producto Sustituto, estando en

el menú principal de Inventario, haga click en la
opción archivos, y seleccione la opción
Sustitutos.

· Haciendo uso de los Botones de Búsqueda ,

ubique en el encabezado los datos del Producto al cual desea agregarle
un producto sustituto.
· Haga click en el botón Editar de la Barra de Tareas.
· Para Agregar, el producto, hacer click el botón Agregar , ubicado en
la parte inferior de la lista, se muestra una fila activa en la lista para
agregar los datos del producto. . Para seleccionar el Código del
Producto, hacer click sobre la columna Equivalente de la fila vacía, e
ingréselo directamente. Otra opción, es usar la tecla F2, de ese modo
se obtendrá un Buscador de Producto.
Una vez, seleccionado el código del Producto, presione la tecla Enter.
Si se desea agregar otro producto sustituto, vuelva a hacer
click al botón Agregar , ubicado en la parte inferior de la
lista.

· Guarde los datos para que queden registrados en el Sistema, haciendo

click en el botón Guardar también colocado sobre la Barra de
Tareas.

· Para finalizar haga click en el botón Salir de la Barra de Tareas que

le permitirá salir y volver a la pantalla principal.

La ejecución de esta opción se dejará como actividad al usuario, dado que el

registro de productos sustitutos, es un proceso similar al de productos
equivalentes realizado en la sección 5.5 De este módulo.
Ejercicio: Introduzca los datos de los productos que a continuación se
describen en el sistema. Luego, Realice el proceso de asignar como sustituto
del producto con Código: 5, al producto con Código: 6.

PRIMER PRODUCTO:

CODIGO: 5
DESCRIPCION: TARJETA MADRE AXIUS

LINEA: HARDWARE
SUBLINEA: TARJETA MADRE

CODIGO ALTERNO: T11

DESCRIPCION: TARJETA MADRE TIPO 1.1

REFERENCIA: T11
STOCK MINIMO: 1
STOCK MAXIMO: 8

TIPO PRECIO: DÓLAR PRECIO: 120

SEGUNDO PRODUCTO:

CODIGO: 6
DESCRIPCION: TARJETA MADRE BIOSTAR

LINEA: HARDWARE
SUBLINEA: TARJETA MADRE

CODIGO ALTERNO: T21

DESCRIPCION: TARJETA MADRE TIPO 2.1

REFERENCIA: T21
STOCK MINIMO: 1
STOCK MAXIMO: 6

TIPO DE PRECIO: DÓLAR PRECIO: 118

5.7. Registrar Productos Compuestos.

Para crear un Producto Compuesto, se

debe registrar primero en el inventario el
producto con sus datos (código,
descripción, etc.)

Para Agregar un Producto Compuesto,

estando en el menú principal de
Inventario, haga click en la opción:
Archivos à Productos Compuestos.
 · Haciendo uso de los Botones de Búsqueda ,
ubique en el encabezado los datos del Producto al cual desea HACER
un PRODUCTO COMPUESTO.
· Hacer click en el botón Editar de la Barra de Tareas.
· Para Agregar los productos, hacer click el botón Agregar , ubicado
en la parte inferior de la lista, se muestra una fila activa en la lista para
agregar los datos del producto. Para seleccionar el Código del
Producto, hacer click sobre la columna Equivalente de la fila vacía, e
ingréselo directamente. Otra opción, es usar la tecla F2, de ese modo
se obtendrá un Buscador de Producto.
Una vez, seleccionado el código del Producto, presione la tecla Enter.
Para Agregar el otro producto, se debe repetir este paso.
· Hacer click sobre el botón Guardar de la Barra de Tareas, para
almacenar el producto compuesto en el Sistema.
· Para finalizar haga click en el botón Salir de la Barra de Tareas que
le permitirá salir y volver a la pantalla principal.

Luego, Seleccione en el
Módulo de Inventario à
movimientos à componer
/descomponer productos.

Allí si desea registrar la

composición realizada debe

tildar la casilla Composición y si es descomponer lo que desea

debe dejarla desmarcada , de igual forma debe completar los

datos que allí solicita el formulario e indicar las cantidades de productos que
conformarán el producto creado (Producto Compuesto).

Por último debe presionar Procesar para culminar el proceso.

Ejemplo:

PRODUCTO: 7 EQUIPO PARA INSTALAR

CLIENTE: 1 INICIAL
PROVEEDOR: 1INICIAL
VENDEDOR: 1 VENDEDOR 1
CANTIDAD: 1
MARCAR EN LA CASILLA DE VERIFICACIÓN COMPOSICION

De esta forma queda el siguiente formulario:

 TIPS: Se recomienda al usuario, registrar estas opciones de
Equivalentes, Sustitutos o Componentes a los productos (de tener
alguna), ya que son de gran utilidad al momento de consultar el
catálogo de productos para las transacciones de ventas y/o
compras.
5.8. Registrar Equipo.

Desde esta opción se pueden definir agrupaciones de productos y asignarle un

código y un nombre específico, que permite al usuario identificar rápidamente
del equipo creado sus componentes y las existencias actuales.
Difiere esta opción con productos compuestos en que en el caso de productos
compuestos el producto que los agrupa debe estar en el inventario codificado
mientras que aquí el equipo no necesariamente forma parte del inventario.

Un ejemplo sería configurar un código de un Computador Pentium IV

indicando todos los productos que lo componen, pero en el inventario no se
tiene el código del Pentium IV compuesto como tal. Una ventaja es que al
consultar el Equipo inmediatamente se puede ver la cantidad de productos que
hay y las que se necesitan facilitando el trabajo al vendedor o usuario. Esta
opción es de gran utilidad para tener una base datos, de los productos
solicitados por un cliente, para comprar, reparar o repotenciar equipos o
maquinarias.

Procedamos a registrar un Equipo del

cual con frecuencia solicitan repuestos
para su reparación a la empresa
SISTEMAS RD, C.A., estando en el
menú principal de Inventario, haga
click en la opción Equipos del menú
Archivos.
· Si no hay Equipos registrados, el sistema mostrará un mensaje: “No hay
ningún registro en el Archivo, pasará a modo Agregar”.

o Si hay Equipos registrados, entonces Hacer click en el botón

Agregar .

· Escriba los siguientes datos en los cuadros de textos respectivos del

encabezado:

CODIGO: 0001
DESCRIPCION: EQUIPO PIII 550 MHZ
· Para Agregar, los productos que utiliza el equipo, hacer click el botón
Agregar , ubicado en la parte inferior de la lista, en ese momento, se
activa una fila en la lista donde podrá agregar los datos. Para
seleccionar el Código del Producto, hacer click sobre la columna
Producto de la fila vacía, e ingréselo directamente. Otra opción, es
presionar la tecla F2, de ese modo se obtendrá un Buscador de
Producto.

Seleccione:

CODIGO: 2

Una vez, seleccionado el código del Producto, presionar la tecla

Enter.

Vemos que automáticamente se visualiza la descripción del

Producto y el disponible en Almacén, en este caso, SEAGATE 40
G.B.

El campo Disponible viene especificado por la existencia que

actualmente posee el producto.

La cantidad que se necesita del producto debe ser editada:

CANTIDAD: 1

Hacer click en el botón Agregar y edite en la fila vacía:

CODIGO: 4

Vemos que automáticamente se visualiza la descripción del otro

Producto que utiliza el equipo y el disponible en Almacén, en este
caso, CPU III 550 MZ.

La cantidad que se necesita del producto debe ser editada:

CANTIDAD: 1
 Hacer click en el botón Agregar y edite en la fila vacía:

CODIGO: 5

Vemos que automáticamente se visualiza la descripción del otro

Producto que utiliza el equipo y el disponible en Almacén, en este
caso, TARJETA MADRE AXIUS.

La cantidad que se necesita del producto debe ser editada:

CANTIDAD: 1

· Guarde los datos para que queden registrados en el Sistema haciendo

click en el botón Guardar de la Barra de Tareas.

En el formulario siguiente se muestra el resultado de la operación realizada:

Si se desea agregar otro Equipo, repita la operación

antes descrita.

· Para finalizar haga click en el botón Salir de la Barra de Tareas que

le permitirá salir y volver a la pantalla principal.

TIPS: Otra forma de agregar productos a un Equipo o a cualquier

documento (Ajuste, Traslado, Factura de Compra, Factura de
Venta, Orden de Compra, Devolución en Compra, Devolución en
Venta, Presupuesto, Nota de Entrega, Prefactura , Nota de
Despacho, Cotizaciones, Pedidos, entre otros.), es realizando una
operación de Importación de Productos. Este proceso de
 importación de productos es explicado en la sección 6.5 del
Módulo de Compras.

5.9. Establecer Estados y Ciudades.

Desde estas opciones se puede

Agregar, Modificar, Eliminar o
Consultar la base de datos de
Estados y Ciudades que maneja
el sistema.
Para registrar un Estado o una
Ciudad, estando en el menú
principal de Inventario, haga click
en la opción Estados o Ciudades
(según sea el caso) del menú
Archivos.
Haga click en el botón Agregar
de la Barra de Tareas, en
caso de ser un Estado o al botón
Editar de ser una Ciudad.
Si vamos a agregar una ciudad,
· Haciendo uso de los Botones de Búsqueda ,
ubique en el encabezado del Estado al que desea agregar una ciudad.
Seleccionar Estado: Táchira

· Hacer click en el botón Editar , En ese momento se coloca en modo

edición los cuadros de textos respectivos para editar los datos que
identifican la Ciudad.

· Presionar el botón Agregar de la parte inferior de la lista, para

realizar el registro de la misma en el Estado seleccionado en el
encabezado.

· Se activa una fila, editar la ciudad : Michelena

· Guarde los datos para que queden registrados en el Sistema, haciendo

click en el botón Guardar también colocado sobre la Barra de
Tareas.
 · Para finalizar haga click en el botón Salir de la Barra de Tareas que
le permitirá salir y volver a la pantalla principal.
Nota:
Ø Para Eliminar una ciudad perteneciente al Estado seleccionado, hacer
sobre el botón Eliminar Detalle , de esta manera queda eliminado.
Ø Para buscar una ciudad podemos presionar el Botón Buscar Ciudad ,
activando de esta manera un buscador de ciudades de un Estado
previamente seleccionado.

El establecimiento de la base de datos de Estados y Ciudades se dejará como

actividad al usuario, en base a los datos, ya registrados.

5.10. Registrar Grupo Arancelario.

El uso de grupos arancelarios es

particular para las compras de
importación.
Al seleccionar esta opción se
puede Agregar, Modificar, Eliminar
o Consultar los Aranceles de
Importación clasificados por grupo.
Para registrar un Grupo
Arancelario, estando en el menú
principal de Inventario, haga click
en la opción Grupo Arancelario del
menú Archivos.

· Si no hay Grupo Arancelario registrados, el sistema mostrará un

mensaje: “No hay ningún registro en el Archivo, pasará a modo
Agregar”.
 o Si hay Grupo Arancelario registrados, entonces Hacer click en el
botón Agregar , ubicado en la barra de tareas.

· Se coloca en modo edición los cuadros de textos respectivos para editar

los datos que identifican el Grupo Arancelario. Una vez editado los datos
para agregar el Grupo Arancelario presionar la Tecla Enter.

· Guarde la operación realizada para que queden registrados en el

Sistema, haciendo click en el botón Guardar , colocado en la Barra
de Tareas.

· Para finalizar haga click en el botón Salir de la Barra de Tareas que

le permitirá salir y volver a la pantalla principal.

La ejecución de esta opción se dejará como actividad al usuario.

5.11. Realizar Movimiento de Producto

La realización de Movimiento de Producto (Entrada o Salida), es en muchas
empresas un proceso administrativo necesario para cuadrar las cantidades de
productos en Inventario, desajustadas muchas veces por ineficiencia en la
realización de otros procesos administrativos, o por pérdida de mercancía.

Elaboremos un Movimiento de
Producto para la entrada inicial
en inventario de un producto de
la empresa SISTEMAS RD,
C.A. para ello, estando en el
menú principal de Inventario,
haga click en la opción Movimiento de Producto del Menú Movimientos.

· Si no hay Movimientos de Productos registrados, el sistema mostrará un

mensaje: “No hay ningún registro en el Archivo, pasará a modo
Agregar”.

o Si hay Movimientos de Productos registrados, entonces Hacer

click en el botón Agregar .

· Nº Mov: Se refiere al número o código del movimiento del producto.

· FECHA: la fecha del día actual.

· Ref : se debe editar el número del aval físico del Movimiento del
Producto.
· Seleccionar el Tipo de Movimiento, esxiten dos tipos de Movimiento de
Producto: Entrada de Producto y Salida de Producto.
Para seleccionar un tipo de Movimiento, desplegar la persiana TIPO DE
MOV. . Seleccionar EAJU - ENTRADA DE PRODUCTO.

· Edite la Descripción del Movimiento de Producto.

· Si en la Persiana Tipo de Movimiento seleccionamos Entrada de

Producto, entonces debemos ahora Seleccionar el Proveedor del
Producto, puede editarlo o puede presionar la Tecla F2 para activar el
buscador de Proveedor y de allí seleccionarlo.
o Si en la Persiana Tipo de Movimiento seleccionamos Salida de
Producto, entonces debemos ahora Seleccionar el Cliente del
Producto, puede editarlo o puede presionar la Tecla F2 para
activar el buscador de Clientes y de allí seleccionarlo.

· Seleccione el Responsable del Movimiento de Producto, desplegando la

Persiana o también puede activar el Buscador de Vendedores
presionando la Tecla F2.

· Seleccione el Receptor del Movimiento de Producto, en el caso de que

en la persiana Tipo de Movimiento se haya seleccionado Salida de
Producto, desplegando la Persiana o también puede activar el Buscador
de Vendedores presionando la Tecla F2.

· Seleccione el Tipo de Precio para el Movimiento de Producto,

desplegando la persiana o también activando el buscador de Precios
con la Tecla F2.

· Edite el Factor Multiplicador, si así lo necesita y luego presione ENTER.

Hasta aquí tenemos listo el encabezado del documento del Movimiento,

ahora debemos registrar los productos que pertenecen al movimiento:

· Hacer click en el botón Agregar , ubicado en la parte inferior de la

lista.
· Inmediatamente se activa una fila en la lista de productos, es allí donde
editamos el código del producto o también podemos seleccionar el
código del producto a través del buscador de Productos presionando la
Tecla F2.
Una vez, seleccionado el código del producto, pulsar la tecla Enter.

· Seleccionamos el almacén en donde se ubicarán los productos,

presionamos la Tecla ENTER.

· Editamos la cantidad del producto que se moverá.

· Editamos el costo del Producto que se moverá.

· Si necesitamos agregar otro producto al Movimiento, repetimos el
Procedimiento presionando el botón Agregar .

· Si necesitamos eliminar un producto incluido en la lista, seleccionamos

la fila del Producto haciendo click con el Botón izquierdo del Mouse, y
presionamos el Botón de Eliminar Detalle , y a continuación se
eliminará la fila seleccionada.

· Si estamos seguro de tener el movimiento con los datos correctos,

entonces procedemos a procesar el Movimiento presionando el Botón

Procesar para culminar el proceso.

El sistema emite un mensaje ¿Desea procesar el Documento?

Haga click en el botón SI.
De este modo el Movimiento queda en status Procesado.

· Si al Movimiento le faltan datos o debe ser modificado posteriormente no

se procesa y solo se almacena haciendo uso del botón Guardar que
se encuentra en la Barra de Tareas. De este modo el Movimiento queda
en el status en Elaboración.
Si se desea agregar otro producto al Movimiento, repita
la operación antes descrita.

De esta manera, nos queda el siguiente formulario.

Ejercicio: Introduzca un Ajuste Inicial de inventario para los

siguientes productos registrados en el sistema:
 CODIGO CANTIDAD COSTO
3 10 175.000
4 12 105.000
5 2 300.000
6 5 290.000
· Para finalizar haga click en el botón de la Barra de Tareas que le
permitirá salir y volver a la pantalla principal.

NOTA:
Ø El Movimiento debe estar en Status en Elaboración, para poder
realizar las operaciones de Agregar, Eliminar y Modificar productos.
Ø El botón Anular , permite anular el Movimiento, pero el mismo
debe estar en Status Procesado. Al anular el ajuste queda en status
Anulado.

Ø Al realizar movimientos de inventarios si se trabaja con contabilidad

integrada se debe seleccionar la cuenta que acompañará a la de
inventarios que viene por defecto, y se debitará o acreditará según sea
el caso.

Ø Serialización: La Página de Serialización estará activa si el Movimiento

contiene productos que manejan serial y previamente se ha activado la
Serialización en la opción Configuración del menú Utilitarios del módulo
Ventas.

Ø Para realizar el proceso de Serializar, debe hacer click sobre la fila que
corresponda al producto a Serializar e introduzca el serial en la columna
respectiva, este proceso se hace con cada producto.

Ø Para finalizar la Serialización y el Movimiento de Producto, se hace click

sobre el botón Aceptar . De este modo cuando el sistema pregunte
¿Esta seguro de procesar la Serialización? Se debe hacer click en el
botón Aceptar de haber culminado la Serialización (quedando el
Ajuste de Almacén Procesado), en caso contrario, hacer click en el
botón Guardar de la Barra de Tareas, quedando el Ajuste en status
Por Serializar, hasta que se realice el mismo y pase al Status
Procesado.

5.12. Realizar Traslado entre Almacenes.

La realización de Traslados entre Almacenes, es realizado en muchas

empresas con estructura de sucursales, para solventar deficiencias de
productos para la realización de transacciones de venta o inclusive en muchos
casos para organizar los almacenes que estén juntos físicamente.

Elaboremos un Traslado del

Almacén Principal al Almacén
 Secundario, de SISTEMAS RD, C.A. para ello, estando en el
menú principal de Inventario, haga click en la opción Traslado
entre Almacenes del Menú Movimientos.

· Si no hay traslados entre almacenes registrados, el sistema mostrará un

mensaje: “No hay ningún registro en el Archivo, pasará a modo
Agregar”.

o Si hay traslados entre almacenes registrados, entonces Hacer

click en el botón Agregar .

· Número de Traslado: Se refiere al número o código del Traslado a

realizar.

· Editar Referencia del Traslado.

· FECHA: Se refiere a la fecha del día actual.

· Editar Descripción del Traslado

DESCRIPCION: TRASLADO A DEPÓSITO AMPLIO.

· Seleccione el Responsable del Movimiento (Código), desplegando la

Persiana o también puede activar el Buscador presionando la Tecla F2.
Seleccione: Código: 2000
Una vez, seleccionado el código del vendedor, pulsar la tecla
Enter.
Vemos que automáticamente se visualiza el nombre del
vendedor.

· Seleccione el Tipo de Precio (Código), desplegando la persiana o

también activando el buscador de Precios con la Tecla F2.
Seleccionar Dolar, que viene a ser precio de costo.

· Edite el Número de la Orden de servicio del Traslado, si la tiene.

También puede presionar la Tecla F2 para activar el buscador de
Órdenes de Servicio.

· STATUS Elaboración, viene definida por el sistema.

· Seleccione el Almacén de Origen, desplegando la persiana o activando

el buscador de Almacenes al presionar la Tecla F2.
Seleccione: CODIGO: 01

Una vez, seleccionado el código del almacén, pulsar la tecla

Enter.
Vemos que automáticamente se visualiza el nombre del almacén
de origen, en este caso, Almacén Principal.
 · Editar Movimiento de Salida à MOV. SALIDA: SALIDA POR
TRASLADO DE ALMACEN.

· Seleccione el Almacén de Destino, desplegando la persiana o activando

el buscador de Almacenes al presionar la Tecla F2.
Seleccione: Código: 02
Una vez, seleccionado el código del almacén, pulsar la tecla
Enter.
Vemos que automáticamente se visualiza el nombre del almacén
de destino, en este caso, Almacén Secundario.

· Editar Movimiento de Entrada à En MOV. ENTRADA: ENTRADA POR

TRASLADO DE ALMACEN.

Hasta aquí tenemos el Encabezado completo del Traslado, ahora veamos los
detalles de los productos que se trasladarán en la lista:

· Haciendo click en el botón Agregar , ubicado en la parte inferior de

la lista.
· Inmediatamente se activa una fila en la lista de productos, es allí donde
editamos el código del producto o también podemos seleccionar el
código del producto a través del buscador de Productos presionando la
Tecla F2.
Seleccione: CÓDIGO: 2
Una vez, seleccionado el código del producto, pulsar la tecla Enter.

· Editamos la cantidad del producto que se moverá.

Vemos que automáticamente se visualizan, debajo de la lista los siguientes

datos del producto: Código, Descripción, Cantidad Disponible en Almacén,
Stock Mínimo, Peso. En este caso, SEAGATE 40 G.B.

· La CANTIDAD, COSTO y MONTO PRODUCTO, traen los valores por

defecto, debemos editar la cantidad del producto que se va a trasladar y
el precio para que de esta manera el Monto del Producto se actualice.

· El Monto Total del Traslado también se muestra automáticamente.

De tener almacenados los valores de peso o volumen por productos, el
VOLUMEN o PESO TOTAL del Traslado de Almacén, se muestra
automáticamente y actualizado cada vez que se completan los datos
respecto a un producto. Estos valores no son modificables para el usuario.

· De tener Observaciones el Traslado entre Almacenes, se debe hacer

click sobre el botón . Al realizar está operación aparece un
formulario con una sección donde puede editar la Observación del
Traslado, para el ejemplo edite:
Traslado por falta de espacio en gaveta D16 y llegada de compra en el
transcurso de la semana.

TIPS: En la sección 5.4 de este módulo se hizo referencia a como

obtener la base de datos de las observaciones, de manera que el
proceso de agregar observaciones se haga más rápido.

Si se desea agregar otro producto al Traslado entre

Almacenes, repita la operación antes descrita.

· Una vez, agregados los productos que conformarán el Traslado, se

procede a Guardarlo, para lo cual se tiene dos opciones Guardar o
Procesar:
o Si al Traslado le faltan datos o debe ser modificado
posteriormente no se procesa y solo se guarda haciendo click
sobre el botón Guardar que se encuentra en la Barra de
Tareas. De este modo el Traslado queda en el status en
Elaboración.

o Si el Traslado está registrado completamente, para ser

procesado, se selecciona el botón Procesar , que se
encuentra en la parte inferior del formulario. De este modo el
Traslado queda en el status de Procesado.
El sistema emite un mensaje ¿Desea procesar el Documento?
Haga click en el botón Si.

De esta manera, nos queda el siguiente formulario.

 · Para finalizar haga click en el botón de la Barra de Tareas que le
permitirá salir y volver a la pantalla principal.

Si se desea agregar otro Traslado entre Almacenes,

repita la operación antes descrita.

NOTAS:

Ø El Traslado debe estar en Status en Elaboración, para poder realizar

las operaciones de Agregar, Eliminar y Modificar productos.
Ø El botón Anular Movimiento , permite anular el traslado, pero el
mismo debe estar en Status Procesado. Al anular el traslado queda en
status Anulado.
Ø El proceso de serialización de los productos trasladados es similar al
descrito en la sección anterior 5.10. Remítase a esta sección de
contener el traslado entre almacenes productos con serial.

5.13. Cargar Inventario Físico.

Esta opción debe ser accesada durante el desarrollo del proceso de inventario,
dado que el usuario, una vez realizado el inventario físico manual utilizando
como herramienta el formato impreso en la página Inventario Físico de la
opción Reportes de Inventario y compararlo con el reporte de Inventario
Registrado en el Sistema emitido por la página Inventario Físico de la opción
Reporte pero con la casilla de verificación Saldo de Producto activada,
obtiene las diferencias entre existencia física y según sistema y debe cargar
dichas cantidades resultantes por estas diferencias por la opción aquí
referenciada Cargar Inventario Físico.

En la Pantalla Principal
del Módulo de
Inventario, Menú
Archivos à Opción de
Cargar Inventario
Físico.

Se muestra a continuación, el siguiente formulario:

 · Físico: Número de identificación del documento, generado
automáticamente por el Sistema.
· Fecha: fecha en que es realizada la carga del Sistema.
· Seleccionar Almacén para la carga de Inventario, desplegando la
persiana o también activando el buscador de almacén con la Tecla F2.

· Seleccionar el Botón de Cargar Inventario , inmediatamente carga

la lista con los productos que hay en el Almacén seleccionado y sus
respectivas existencias.
· Una vez cargado se compara con el formato impreso de inventario físico,
y se introduce luego en la columna de cantidad los ajustes convenientes.
· Presionamos el Botón Guardar , ubicado en la Barra de Tareas.
· Luego, presionar el botón Ajustes de Inventario por Diferencias
para terminar la Operación.

Nota: En este formulario también podemos ir agregando a la lista

producto por producto, presionando el Botón Agregar .

5.14. Grupo de Productos.

La ejecución de este opción genera un documento, que luego puede ser

comparado con cualquier otro documento (Factura, Prefactura, Orden de
Compra, Compra, Cotización, Nota de Entrega, Nota de Despacho, entre
otros.) para la toma decisiones. Además, este documento de grupo creado
puede ser importado para cualquiera de las opciones del sistema donde se
presenta el botón Importar Documento .

Vamos a ubicarnos en la
Pantalla principal del Módulo
de Inventario à Menú
Archivos à Grupo de Productos.

EL proceso comienza con la generación de un Documento de Grupo que

contendrá una lista de producto, bien sean cargados uno a uno con la
utilización del botón Agregar ubicado en la parte inferior de la lista o
importándose un documento a través del botón .

· Si no hay Grupos de Productos registrados, el sistema mostrará un

mensaje: “No hay ningún registro en el Archivo, pasará a modo
Agregar”.

o Si hay Grupos de Productos registrados, entonces Hacer click en

el botón Agregar .

Los pasos a seguir para crear un grupo de productos son:

o Seleccionar el Código del Producto editando su valor en la caja

de texto respectiva o presionando la Tecla F2 para activar el
buscador de Productos. Una vez seleccionado el Código del
producto presionar la tecla Enter. Observamos que nos muestra
la descripción del producto seleccionado.
Presionar Enter nuevamente.

o Editar la cantidad del producto seleccionado y presionar la Tecla

Enter.

o Editar el Costo del producto seleccionado y presionar la Tecla

Enter.

o El monto se actualiza inmediatamente al editar cantidad y costo

del producto. Reflejándose en Monto General.

· Para agregar otro producto a la lista que conformará el Grupo, repetir el

procedimiento.
 · Una vez agregados todos los productos que conformarán el Grupo, se
debe almacenar la información, presionando el Botón Guardar ubicado
en la Barra de Tareas.

· De tener Observaciones la prefactura, se debe hacer click sobre el botón

Observaciones . Este procedimiento se ha descrito a detalle en la
Seccion 5.4.

· Para Eliminar un Producto de la lista, hacer sobre el botón Eliminar

Detalle , de esta manera queda eliminado el Producto de la lista.

· Para finalizar haga click en el botón Salir que le permitirá salir y

volver a la pantalla principal.

TIPS: Entre los casos en los cuales es de gran utilidad la creación de grupo, es
al realizar Ordenes de Compra, la compra resultante es recibida por Almacén,
puede darse el caso de que en dicha compra la cantidad de productos sea
menor a la cantidad de productos solicitados en la orden, por lo cual, el
almacenista o encargado necesite realizar un proceso de conteo de productos
recibidos, que luego se comparará con la orden de compra.

Las comparaciones se realizan por la página Grupos de Productos de la

opción Reportes de Inventario.

Otro caso en el cual se puede utilizar la opción de Crear Grupo de Productos

es cuando se realizan órdenes de compra, para lo cual se tiene que tomar la
decisión a que proveedor solicitarla.

Es acá, donde se crean las órdenes de compra (Opción Órdenes de Compra

del módulo de Compras) solicitando las cantidades de productos requeridas a
los proveedores potenciales y luego a partir de una de ellas se genera un
Grupo que será el que se compare con la otra Orden de Compra.

5.15. Ubicación de Productos.

Se puede registrar, modificar y consultar la ubicación especifica de los

productos dentro de un almacén. Esta base de datos es de gran utilidad para el
almacenista.

Ubiquemos productos en
el almacén principal de la
empresa, estando en el
menú principal de
Inventario, haga click en la
opción Ubicación de
Productos del menú
Movimientos.
· Haciendo uso de los Botones de Búsqueda ,
ubique el almacén donde desea agregar las ubicaciones de los
productos.
Seleccione: ALMACEN: 1.
· Haga click en el botón Editar de la Barra de Tareas y ubique el
producto con el siguiente código en la lista:
CODIGO: 2
Para ubicar el producto, una forma de hacerlo es presionando el Botón

Buscar ubicado en la parte inferior derecha, se mostrará un

catálogo de productos y seleccionamos allí el Código 2.

· Edite la ubicación del mismo dentro del almacén, en la columna

respectiva:
UBICACIÓN: ESTANTE D6.
Si se desea ubicar otro producto en almacén, repita la
operación antes descrita.

· Guarde los datos para que queden registrados en el Sistema haciendo

click en el botón Guardar de la Barra de Tareas.

De esta manera, nos queda el siguiente formulario.

Si se desea ubicar otro almacén, para ubicar almacenes

en el mismo repita la operación antes descrita.

· Para finalizar haga click en el botón Salir de la Barra de Tareas que

le permitirá salir y volver a la pantalla principal.
NOTA:
 Si el producto a ubicar no tiene existencia en inventario , es decir,
solo está codificado, por lo cual no aparece en la lista de
productos en almacén, seleccione el botón Buscar ubicado
en la parte inferior de la lista, de esta manera obtendrá un
buscador de productos , ubique el producto requerido y haga click
en el botón Aceptar , el sistema emite un mensaje El
producto seleccionado no esta ubicado en almacén ¿Desea
agregarlo ahora?, haga click en el botón Si y automáticamente se
coloca en la fila de la lista de productos en almacén los datos del
producto, para editarle la ubicación específica.

5.16. Documentos de Inventario.

En esta opción solo podemos realizar Consultas sobre los movimientos de

inventario al valor de costo generados por los documentos: Entrada por
Compra, Salida por Venta, Entrada por Ajuste, Salida por Ajuste, Entrada por
Traslado, Salida por
Traslado, etc.
Para realizar consultas a
los documentos, estando
en el menú principal de
Inventario, haga click en
la opción Documento de
Inventario del Menú
Movimientos.

· Haciendo uso de los Botones de Búsqueda ,

ubique el Documento de Inventario, que contiene los datos de uno de los
ajuste de almacén registrado anteriormente, ubique: NUMERO: 1

De esta manera, visualizamos el siguiente formulario.

 · Los datos del movimiento realizado que se pueden visualizar son: Tipo
de Movimiento, Descripción del Movimiento, Monto Total del Movimiento
y Número del Movimiento (Referencia). Los datos que se muestran
respecto a los productos son: Código, Almacén, Cantidad Procesada,
Precio, Monto, Descripción, Peso, Cantidad por Empaque, Existencia
del producto.

5.17. Reportes:

Este formulario se utiliza para imprimir o visualizar todos los reportes del
módulo de Inventario, en la pantalla principal haga click en el Menú Reporte,
estando en el menú principal de Inventario.

Al accesar esta opción de Reporte de Inventario, se puede obtener una

variedad de reportes que permiten consulta rápida de la data almacenada,
además, de información para la toma de decisiones.
Entre los reportes manejados se tienen, Existencia de Productos, Movimientos
de Inventario, Movimientos De Productos, Traslados entre Almacenes,
Composicón de Productos, Archivos, Inventario Físico, Grupos de Productos,
Estadísticas, Calidad del Inventario, Análisis de Obsolescencia, Etiquetas,
Adicionales.

TIPS: Las opciones de reportes se aplican igual en cualquier

formulario de reportes a lo largo de todos los módulos del Sistema
GALEPSO.
5.18. Utilitarios del Módulo de Inventario:

Existen otros utilitarios, además, de configuración que permite realizar

mantenimiento en el módulo de inventario.

Estos utilitarios se accesan a través del Menú Utilitarios, estando en el menú

principal de Inventario.

CERRAR EJERCICIO:

Esta opción no es
necesaria ejecutarla a
menos que se requiera
espacio en el Disco o se
desee que los vendedores
u otros usuarios no puedan
ver los registros históricos
de movimientos de
productos.

LA opción borra todos los documentos de inventario previos a la fecha que se

indique.

Para realizar el Cierre de

Ejercicio, se debe colocar en
el cuadro de texto Al, la
fecha hasta la cual se desea
ejecutar el proceso.

Si se desea hacer definitivo

el Cierre del Ejercicio, hacer
click en el botón Aceptar
.

El sistema envía un mensaje donde se pregunta ¿Esta seguro de realizar el

cierre de inventario?, de estar de acuerdo hacer click en el botón Si,
comenzando en ese momento el proceso de cierre, con la visualización de un
indicador de avance del proceso, en caso contrario hacer click en No.
Para salir del formulario hacer clic en el botón Salir .

TIPS: Se recomienda realizar un backup de los datos del sistema, antes

de Cerrar el Ejercicio de Inventario.

TRANSFERIR INVENTARIO: Con esta opción se puede importar registros de

inventario generados desde el sistema SICONI que era la versión previa en
MSDOS del Sistema GALEPSO, inicialmente el usuario debe introducir una
clave de acceso, dado lo importante de la operación, por lo cual el sistema
proporciona los dos números para deducir la clave, actividad ejecutada por el
administrador del sistema.

RECONSTRUIR INVENTARIO: En este formulario se puede mandar a ejecutar

el proceso de revisión y comparación de movimientos de inventario, para
actualizar la existencia de cada uno de los productos registrados en el sistema.
Debe realizarse cuando se sospeche de un problema de integridad entre lo que
indica el Kardex y la disponibilidad del producto.

Al accesar el formulario de Reconstruir Inventario, el sistema envía un mensaje

donde se pregunta El proceso de Reconstrucción de Inventario puede tardar
unos minutos ¿Desea Continuar?, de estar de acuerdo hacer click en el botón
Si, comenzando en ese momento el proceso de reconstrucción, en caso
contrario hacer click en No.

Si el proceso, se realizó satisfactoriamente, el sistema envía un mensaje de

información, El proceso de Reconstrucción de Inventario se completo
satisfactoriamente.

TIPS: Utilice esta opción, después de estar realizando un registro o

transacción en uno de los formularios del sistema que tenga que
movilizar productos y ocurra un fallo de electricidad. Para realizar la
operación no debe haber ningún usuario utilizando el Sistema.

CONTABILIZAR INVENTARIO: En este formulario se puede realizar el

proceso de enviar al módulo de contabilidad los movimientos y registros
contables generados por las transacciones en el módulo de inventario en un
periodo contable, de forma que automáticamente se registren todos los
movimientos de las ventas en la contabilidad del sistema.

Para realizar una Transferencia de Inventario a Contabilidad, se debe colocar

en los cuadros de texto Inicial y Final, el rango de fecha en el cual se encuentra
enmarcado los registros de ventas que se desean enviar a contabilidad.

En el cuadro de texto Nro. Comprobante, se visualiza el número del

comprobante que contiene los movimientos contables de inventario transferidos
a contabilidad.

Si se desea hacer definitiva la Transferencia de Inventario a Contabilidad,

hacer click en el botón Aceptar, el sistema envía un mensaje donde se
pregunta ¿Esta seguro que desea contabilizar el inventario en este rango de
fechas?, de estar de acuerdo hacer click en el botón Si, comenzando en ese
momento el proceso de transferencia, con la visualización de un indicador de
avance del proceso, en caso contrario hacer click en No.

Para salir del formulario hacer click en el botón Salir.