ALCALDÍA MUNICIPAL DE CHALCHUAPA,

DEPARTAMENTO DE SANTA ANA

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE

ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES INSTITUCIONALES

AÑO: 2021
 INDICE

Introducció n 2

Base legal y políticas de compras 4

Procedimientos de adquisiciones y contrataciones 6

Procedimientos de compra por licitació n o concurso pú blico 8

Procedimientos de compras por libre gestió n 14

Procedimientos de compra por contratació n directa 16

Anexos 18

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 INTRODUCCION

El presente documento constituye un esfuerzo por colocar por escrito las políticas y

los procedimientos de compras que realiza esta Municipalidad, éstos se analizaron

con la finalidad de mejorarlos y que sean de fá cil aplicació n por el personal.

El colocar por escrito las políticas y los procedimientos mencionados y que sean

consistentes con la Ley de Adquisiciones y Contrataciones de la Administració n

Pú blica y con los lineamientos establecidos por el Concejo Municipal, permitirá a los

empleados municipales disponer de un instrumento administrativo para orientar las

actividades relacionadas con las Adquisiciones y Contrataciones. Por lo cual, es

necesario resaltar que todas las políticas y procedimientos que se han plasmado en

este Manual, está n basados en la Ley de Adquisiciones y Contrataciones de la

Administració n Pú blica.

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 BASE LEGAL Y POLÍTICAS DE COMPRAS

La base legal de las políticas y los procedimientos se sustenta en las disposiciones

generales y regulaciones establecidas en la Ley de Adquisiciones y Contrataciones de
la Administració n Pú blica.

a. Objetivo de la Ley de Adquisiciones y Contrataciones de la

Administración Pública.
La Ley tiene por objeto regular las adquisiciones y contrataciones de obras,
bienes y servicios, que celebren las instituciones de la Administració n Pú blica
para el cumplimiento de sus fines; entendiéndose para los alcances y efectos de
ésta, que la regulació n comprende ademá s los procesos enunciados en esta Ley.

b. Objetivo del Manual de Procedimientos

Mejorar el Sistema de Compra para asegurar que los procedimientos de
adquisiciones y contrataciones de la Municipalidad se realicen de forma clara,
á gil y oportuna, asegurando procedimientos idó neos y equitativos.

c. ¿Por qué son necesarias las Políticas?

Son necesarias, por cuanto constituyen guías de acció n que orientan las
actividades y procedimientos que se llevan a cabo en la Unidad de
Adquisiciones y Contrataciones Institucional de la Municipalidad (UACI),
permitiendo el uso racional y transparente de los recursos financieros.

d. Beneficios de las Políticas

Aseguran que los diferentes empleados y funcionarios de la
Municipalidad desarrollen sus actividades bajo las mismas reglas y
dentro de los límites previamente establecidos por el Concejo Municipal,
disponiendo de procedimientos definidos.

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 Promueven una coordinació n y cooperació n má s estrecha entre
funcionarios, empleados municipales y ciudadanos.

Aseguran el cumplimiento de lo establecido en la Ley de Adquisiciones y

Contrataciones de la Administració n Pú blica y se evitan así, reparos
administrativos posteriores.

e. Actualización de Políticas
Las políticas que se definan, modifiquen y se agreguen a este documento,
deberá n considerar los artículos establecidos en la Ley de Adquisiciones y
Contrataciones de la Administració n Pú blica y deberá n ser aprobadas por el
Concejo Municipal.

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 PROCEDIMIENTOS DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES

Disposiciones y Políticas Generales

1. Se entenderá por procedimiento de adquisiciones y contrataciones el

conjunto de acciones, políticas y procesos con los que la Municipalidad
realizará las contrataciones de obras, de consultores individuales y
adquisició n de bienes o servicios relativos a sus necesidades ordinarias,
manteniendo los criterios de competencia y especificaciones técnicas
previamente establecidas.

2. La formulació n y actualizació n de las políticas a que se refieren los

procedimientos de adquisiciones y contrataciones, estará a cargo del Jefe de
la UACI, quien a su vez será el responsable de su cumplimiento.

3. La funció n operativa de las adquisiciones y contrataciones, estará a

cargo del Jefe de la UACI.

4. Toda adquisició n y contratació n de bienes o servicios deberá estar

soportada por la documentació n necesaria y suficiente que la respalde y
justifique, debiendo contar con las autorizaciones respectivas.

5. El Jefe de la UACI, será el responsable de elaborar el programa de

compras una vez al añ o. Este programa deberá basarse en las
disponibilidades presupuestarias existentes en cada á rea de gestió n.

6. No podrá n autorizarse compras sin la partida y disponibilidad

presupuestaria que la respalde.

7. Los formularios utilizados para el control de compras (Orden de

Compra), deberá n ser prenumerados y controlarse permanentemente.
6
 Cuando por alguna razó n un formulario deba sustituirse, se anulará y
archivará para mantener su control y secuencia numérica.

8. Los montos para la aplicació n de las formas de contratació n será n los

siguientes (Art. 40 de la LACAP):
a. Licitación o Concurso Público: por un monto superior al
equivalente de ciento sesenta (160) salarios mínimos mensuales
para el sector comercio.

b. Libre Gestión: cuando el monto de la adquisició n sea menor o

igual a ciento sesenta (160) salarios mínimos mensuales para el
sector comercio; deberá dejarse constancia de haberse generado
competencia, habiendo solicitado al menos tres cotizaciones. No
será necesario este requisito cuando la adquisició n o contratació n
no exceda del equivalente a veinte (20) salarios mínimos mensuales
para el sector comercio; y cuando se trate de ofertante ú nico o
marcas específicas, en que bastará un solo ofertante, para lo cual se
debe emitir una resolució n razonada.

c. Contratación Directa: no habrá límite en los montos por lo

extraordinario de las causas que lo motiven.

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 PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS POR LICITACION O CONCURSO PÚBLICO.

Licitación Pública: Es el procedimiento por cuyo medio se promueve competencia,

invitando pú blicamente a todas las personas naturales o jurídicas interesadas en
proporcionar obras, bienes y servicios que no fueren los de consultoría.

Concurso Público: Es el procedimiento en el que se promueve competencia,

invitando pú blicamente a todas las personas naturales o jurídicas interesadas en la
prestació n de servicios de consultaría.

1. Las bases de licitació n o concurso, deberá n elaborarse previo a toda licitació n,

las que sin perjuicio de las Leyes o Reglamentos aplicables, constituyen el
instrumento particular que regulará a la contratació n específica. Las bases
deberá n redactarse en forma clara y precisa a fin de que los interesados
conozcan en detalle el objeto de las obligaciones contractuales, los
requerimientos y las especificaciones de las mismas para que las ofertas
comprendan todos los aspectos y armonicen con ellas y sean presentadas en
igualdad de condiciones. Las bases de licitació n o de concurso se regirá n por
los "modelos y documentos guías emitidos por la UACI”, sin perjuicio de las
particularidades y requerimientos especiales en cada caso.

2. En las licitaciones y concursos nacionales, la convocatoria se efectuará en el

sitio electró nico de compras pú blicas habilitado para ello y por lo menos en
uno de los medios de prensa escrita de circulació n nacional, indicando las
obras, bienes o servicios a contratar, el lugar donde los interesados pueden
retirar los documentos de informació n pertinentes, el costo si lo hubiere, así
como el plazo para recibir ofertas y para la apertura de las mismas (Art. 47 de
la LACAP).

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 3. Cuando por la naturaleza o especialidad de las obras, bienes y servicios a
adquirir, sea conveniente hacer una licitació n o concurso internacional, la
convocatoria se realizará en forma notoria y destacada en los medios de prensa
nacionales y medios de comunicació n electró nica de acceso pú blico, ademá s
por lo menos en uno de los siguientes medios (Art. 48 de la LACAP):
a. Publicaciones técnicas especializadas, reconocidas de amplia
circulació n internacional.
b. Perió dicos de amplia circulació n internacional.
Los criterios para optar a cualquiera de estos medios, se regirá n por aquél en el que
tengan mayor acceso los potenciales oferentes.

4. Los interesados podrá n obtener las bases de licitació n o concurso e forma

gratuita, descargá ndolas directamente del sitio electró nico de compras
pú blicas habilitado para ello; podrá n también obtenerlas directamente en la
UACI de la Municipalidad, durante el plazo establecido, en cuyo caso se cobrará
por la emisió n de éstas (Art. 49 de la LACAP).

5. La Municipalidad podrá hacer por escrito adendas o enmiendas a las bases de

licitació n o de concurso, antes de que venza el plazo para la presentació n de las
ofertas. Todos los interesados que hayan obtenido las bases de licitació n o de
concurso, será n notificados de igual manera de las modificaciones o
aclaraciones correspondientes. Estos plazos será n fijados en las bases (Art. 50
de la LACAP).

6. Se podrá n recibir consultas por escrito antes de la fecha de recepció n de las

ofertas, las que deberá n ser contestadas y comunicadas por escrito a todos los
interesados que hayan retirado las bases de licitació n o de concurso; los plazos
para dichas consultas será n determinados en las mismas bases (Art. 51 de la
LACAP).

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7. En las bases de licitació n o de concurso se indicará n las diferentes modalidades
de la naturaleza, complejidad, monto y grado de especializació n de la obra, bien
o servicio a adquirir. Los procedimientos de las modalidades está n establecidos
en este manual y en el Reglamento de la Ley de Adquisiciones y Contrataciones
de la Administració n Pú blica.
a. Las ofertas deberá n presentarse acompañ adas de la Garantía de
Mantenimiento de Oferta para los casos que aplique.
b. Será de exclusiva responsabilidad del ofertante, que las ofertas
sean recibidas en tiempo y forma, de conformidad con lo establecido en las
bases de licitació n o de concurso.

8. En el acto de apertura pú blica, el representante de la UACI procederá a abrir

los sobres de las ofertas técnica y econó mica en el lugar, día y hora indicados
en las bases de licitació n o de concurso, en presencia de los ofertantes que
deseen asistir y cuyas ofertas hayan llegado a tiempo. Las ofertas recibidas
extemporá neamente y las que no presenten la Garantía de Mantenimiento de
Oferta, quedará n excluidas de pleno derecho (Art. 53 de la LACAP).

9. La Comisió n de Evaluació n de Ofertas, deberá evaluar las ofertas en sus

aspectos técnicos y econó mico-financieros, utilizando para ello los criterios de
evaluació n establecidos en las bases de licitació n o de concurso (Art. 55 de la
LACAP). En los contratos de Consultoría, la evaluació n de los aspectos técnicos
será la determinante.

10. Antes del vencimiento de las garantías de mantenimiento de ofertas, la

Municipalidad por medio del Jefe de la UACI, notificará a todos los
participantes la resolució n del proceso de licitació n o concurso pú blico. (Art.
57 de la LACAP).

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11. Todo acto administrativo que afecte derechos o intereses de los ofertantes y
contratistas, deberá ser debidamente notificado, dentro de los dos días há biles
siguientes de haberse proveído. Este surtirá efecto a partir del día siguiente al
de su notificació n, que se hará mediante entrega de la copia íntegra del acto,
personalmente al interesado o por correo con aviso de recibo o por cualquier
otro medio que permita tener constancia fehaciente de la recepció n (Art. 74 de
la LACAP). A menos que el interesado consienta en recibir la esquela de
notificació n en la oficina administrativa o en otro lugar, la entrega debe
realizarse en el lugar señ alado para notificaciones.

12. Los contratos se perfeccionará n y formalizará n con la suscripció n de los

correspondientes instrumentos por las partes contratantes o sus
representantes debidamente acreditados. Para las adquisiciones de bienes o
servicios en los procesos de libre gestió n, podrá emitirse orden de compra o
contrato. La factura o documento equivalente deberá ser exigido para todo
trá mite de pagos (Art. 79 de la LACAP).

13. La Municipalidad convocará dentro de los plazos establecidos al ofertante

adjudicatario para el otorgamiento del contrato. En las bases de licitació n o de
concurso, se determinará n los plazos para la firma del contrato y para la
presentació n de las garantías (Art. 80 de la LACAP).
a. Si el adjudicatario no concurriere a firmar el contrato, vencido el
plazo correspondiente, se podrá dejar sin efecto la resolució n de adjudicació n y
concederla al ofertante que en la evaluació n ocupase el segundo lugar. Esta
eventualidad deberá expresarse en las correspondientes bases de licitació n o
de concurso, y así sucesivamente, se procederá con las demá s ofertas, segú n el
caso.
b. Después de la firma del contrato se devolverá n las garantías de
mantenimiento de ofertas a los ofertantes no ganadores, y de igual manera se
procederá en el caso de declararse desierta la licitació n o el concurso.

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 14. La formalizació n u otorgamiento del contrato, deberá efectuarse en un plazo
má ximo de 5 días há biles posteriores al vencimiento del plazo a que se refiere
el art. 77 de la LACAP, salvo caso fortuito o fuerza mayor (Art. 81 de la LACAP).

Licitación o Concurso Público: Los contratos de obras y adquisició n de bienes y

servicios deberá n ser por un monto superior al equivalente de ciento sesenta salarios
mínimos mensuales para el sector comercio (Art. 40 de la LACAP).

Suspensión de la Licitación o de Concurso: El Concejo Municipal podrá suspender

por acuerdo razonado la licitació n o el concurso, dejarla sin efecto o prorrogar el plazo
de la misma sin responsabilidad para la Municipalidad, sea por caso fortuito, fuerza
mayor o por razones de interés pú blico. La Municipalidad emitirá una resolució n
razonada de tal decisió n, la que notificará oportunamente a los ofertantes (Art. 61 De
la LACAP).

El funcionario que contraviniere lo dispuesto en el numeral anterior, responderá

personalmente por los dañ os y perjuicio que haga incurrir a la Municipalidad y a los
ofertantes.

1. Licitación o Concurso con un Participante: Si a la convocatoria de la

licitació n o concurso se presentare un solo ofertante, se dejará constancia de tal
situació n en el acta respectiva. Esta oferta ú nica, será analizada por la Comisió n
de Evaluació n de Ofertas para verificar si cumple con las especificaciones
técnicas y con las condiciones requeridas en las bases de licitació n o concurso. Si
la oferta cumpliere con los requisitos establecidos y estuviere acorde con los
precios del mercado, se adjudicará a ésta la contratació n de que se trate. En el
caso de que la oferta no cumpliere con los requisitos establecidos, la Comisió n
procederá a recomendar declararla desierta y a proponer realizar una nueva
gestió n (Art. 63 de La LACAP).

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 2. Ausencia total de Participantes: En el caso de que la convocatoria de
la licitació n o de concurso pú blico no concurriere ofertante alguno, la Comisió n
de Evaluació n de Ofertas levantará el acta correspondiente e informará al titular
para que la declare desierta, a fin de que promueva una segunda licitació n o un
segundo concurso pú blico (Art. 64 de la LACAP).

3. Declaración Desierta por Segunda Vez: Siempre que en los casos de

licitació n o de concurso pú blico, se declare desierta por segunda vez, procederá
la contratació n directa (Art. 65 de la LACAP).

PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS POR LIBRE GESTIÓN

Es el procedimiento simplificado por medio del cual las instituciones seleccionan al

contratista que les proveerá obras, bienes, servicios o consultorías, hasta por el monto
establecido en la LACAP.
1. Las adquisiciones y contrataciones de bienes y servicios, deberá n ser
menores o iguales a ciento sesenta salarios mínimos mensuales para el sector
comercio; deberá dejarse constancia de haberse generado competencia,
habiendo solicitado al menos tres cotizaciones. No será necesario este requisito
cuando la adquisició n o contratació n no exceda del equivalente a veinte salarios
mínimos mensuales para el sector comercio; y cuando se trate de ofertante ú nico
o marcas específicas, en que bastará un solo ofertante, para lo cual se debe
emitir una resolució n razonada.

2. Las convocatorias para esta modalidad de contratació n y sus resultados

deberá n publicarse en el Registro del Sistema Electró nico de Compras Pú blicas.

3. Se podrá dar anticipos hasta por el 30% del valor total de la obra, bien o
servicio a contratar y, en respaldo de aquellos, deberá exigirse una garantía de
buena inversió n de anticipo que respalde el pago anticipado (Art. 69 de la
LACAP).
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4. No podrá n fraccionarse las adquisiciones y contrataciones de la
Administració n Pú blica, con el fin de modificar la cuantía de las mismas y eludir
así los requisitos establecidos para las diferentes formas de contratació n
reguladas por la LACAP. En caso de existir fraccionamientos, la adjudicació n será
nula y al funcionario infractor se le impondrá n las sanciones legales
correspondientes (Art. 70 de la LACAP).

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 PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS POR CONTRATACIÓN DIRECTA

La Contratació n Directa es la forma por la que la Municipalidad contrata con una o

má s personas naturales o jurídicas, manteniendo los criterios de competencia cuando
aplique, salvo en los casos que no fuere posible debido a la causal que motiva la
contratació n, tomando en cuenta las condiciones y especificaciones técnicas
previamente definidas. Esta decisió n debe consignarse mediante resolució n razonada
emitida por el Concejo Municipal, debiendo ademá s publicarla en el Sistema de
Compras Pú blicas.
El procedimiento de la Contratació n Directa só lo podrá acordarse al concurrir alguna
de las situaciones siguientes (Art. 72 de la LACAP):
a. Por tratarse patentes, derechos de autor, especialidades
artísticas o servicios altamente especializados que no son prestados en el
país.
b. Cuando se encuentre vigente el estado de emergencia,
calamidad, desastre, guerra o grave perturbació n del orden dictado por
autoridad competente.
c. Cuando se trate de proveedor ú nico de bienes o servicios, o
cuando en razó n de los equipos, sistema, o detalles específicos de las
necesidades de soporte con que cuenta la Alcaldía, sea indispensable comprar
de una determinada marca o de un determinado proveedor, por convenir así a
las necesidades e intereses técnicos y econó micos de la Administració n
Pú blica.
d. Si se trata de insumos, maquinaria o equipos especializados, o
repuestos y accesorios de éstos, que se utilicen para la investigació n científica
o desarrollo tecnoló gico.
e. Si se emitiere acuerdo de calificativo de urgencia de
conformidad a los criterios establecidos en la LACAP.
f. Si se declara desierta por segunda vez una licitació n o concurso.

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 g. En caso de terminació n anticipada del contrato derivado de un
proceso adquisitivo, por causas imputables al contratista.
h. Si se tratase de equipo o material de guerra, calificado de esa
manera por el Ministerio de la Defensa y aprobado por el Presidente de la
Repú blica.
i. Los servicios profesionales brindados por auditores
especializados, contadores, abogados, mediadores, conciliadores, á rbitros,
asesores y peritajes, entre otros; cuando en atenció n a la naturaleza del
servicio que se requiera, la confianza y la confidencialidad sean elementos
relevantes para su contratació n.
j. Si se tratare de contratació n de obras, bienes y servicios de
cará cter preventivo para atender las necesidades en estados de emergencia o
calamidad.

Calificació n de Urgencia: El Concejo Municipal será el competente para emitir la

declaració n de urgencia debidamente razonada (Art. 73 de la LACAP).
a. La Calificació n de Urgencia procederá ante una situació n por la
que se hace necesaria la adquisició n o contratació n de obras, bienes o servicios,
cuya postergació n o diferimiento impusiere un grave riesgo al interés general.
También procederá cuando habiéndose contratado, previa una licitació n, el
contrato se extinguiere por causa imputable al contratista.

b. No obstante lo dispuesto en el inciso anterior, cuando proceda la

calificació n de urgencia la Municipalidad podrá solicitar ofertas a personas
naturales o jurídicas que cumplan los requisitos.

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ANEXO. GARANTIAS EXIGIDAS EN EL PROCESO DE LICITACION Y FIRMA DE CONTRATO
MUNICIPIO DE CHALCHUAPA

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