Documento 3
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La planeación
1.Concepto, importancia, características
La planeación es una herramienta que empleamos en la búsqueda por hacer
realidad un futuro imaginado y, de cierta manera, acercarnos a nuestras
metas. Específicamente, constituye uno de los primeros pasos en la dirección
hacia lo que queremos conseguir. Sea que formulemos un plan formal o no,
nuestro cerebro la aplicará tanto para evitar la incertidumbre como para
aumentar su sensación de control.
• Evaluar y prever el futuro. (Henri Fayol)
• El diseño de un futuro deseado y de las formas efectivas de llegar a él.
(Rusell Ackoff)
• La habilidad de controlar las consecuencias futuras de acciones
presentes. (Aaron Wildavsky)
• Una función ejecutiva que incorpora la habilidad de anticipar, influir y
controlar la naturaleza y la dirección del cambio. (Dave McFarland)
• Decidir en el presente lo que se hará en el futuro. La planeación permite
armonizar los recursos disponibles con los objetivos y las oportunidades.
(Philip Kotler)
• Disponer por anticipado qué hacer, cómo hacerlo, cuándo hacerlo y
quién lo va a hacer. La planeación cierra la brecha entre el lugar en el
que estamos y aquel al cual queremos llegar. (Koontz y O’Donell)
• Una actividad social u organizacional deliberada por la que se desarrolla
una estrategia óptima de acción futura para lograr un conjunto deseado
de metas o para resolver problemas nuevos en contextos complejos,
acompañada del poder y la intención de comprometer recursos y actuar
según sea necesario para implementar la estrategia elegida. (Ernest
Alexander)
Con base en estas definiciones proponemos el siguiente concepto de
planeación:
La planeación es la función ejecutiva por la cual se fijan objetivos, se idean
cursos de acción para alcanzarlos y se selecciona el más conveniente con
base en la proyección de sus consecuencias y de los recursos de los que se
dispone.
2.Ventajas y desventajas.
4.Necesidad de planear.
El hacer una Planeación Estratégica para nuestros negocio nos permite
establecer el qué, el cómo y por dónde tenemos que avanzar para alcanzar las
metas que nos hemos impuesto. Con la Planeación no hacemos predicciones
sobre el futuro, pero nos permite identificar los riesgos a los que podemos
enfrentarnos.
Algunos estudios hablan de que los planes estratégicos se utilizan para evaluar
el progreso de la empresa mensual o trimestralmente, por lo que también se ha
convertido en una herramienta de medición. Un plan estratégico bien
estructurado permite que todas las áreas conozcan cuáles son las metas por
área y qué parte de la meta grupal les corresponde, para que los esfuerzos de
alineen y sea más fácil obtenerlos.
Los beneficios de contar con un plan estratégico son, entre otros:
• Da un sentido de dirección
• Aumenta la satisfacción laboral al tener un sentido y un propósito
• Permite tomar mejores decisiones
• Incrementa la eficiencia operacional
• Identifica posibles riesgos y establece prioridades para la organización
• Reduce los efectos que puedan tener los cambios adversos del mercado
• Permite que todas las decisiones estén alineadas con los objetivos
• Permite optimizar los tiempos y recursos con los que se cuentan
• Refuerza los principios adquiridos en la visión, misión y estrategias
Sin importar el tamaño de tu empresa, el contar con un plan estratégico te da la
tranquilidad de saber cuáles son tus objetivos y conocer los recursos con los
que cuentas.
5.Propósito de la planeación.
La planificación (planeación o planeamiento) es una función
administrativa que comprende el análisis de una situación, el
establecimiento de objetivos, la formulación de estrategias que permitan
alcanzar dichos objetivos, y el desarrollo de planes de acción que señalen
cómo implementar dichas estrategias.
En una plática con empresarios y dueños de negocios, es muy sencillo recordar aquellos
primeros pasos cuando abrieron la empresa e iniciaron las operaciones. Todos recuerdan
sentimientos importantes alrededor de esto, algunos de alegría por empezar algo nuevo, y
otros preferirían no tocar el tema por lo difícil que fueron esos días. Cuando se arranca un
negocio debe existir una razón de peso, algo que no sea trivial o pasajero, debe ser algo que
al recordarse lo despierte todo… En algunos casos te puede causar que se te cierre la
garganta o incluso que te broten algunas lágrimas.
A eso le llamamos la VISIÓN, esa frase que nos remonta al origen, lo que querías crear y que
con el paso del tiempo se puede transformar en un legado. Teniendo la visión en mente, el
paso siguiente es reflexionar profundamente sobre qué es lo que deseas hacer. Debes pensar
quién eres, en qué negocio estarás, qué te hará diferente, o qué ofrecerás a tus futuros
clientes. Esto que se parece a un mapa es lo que definimos como la MISIÓN de la empresa y
debe ser tan poderosa, que de inmediato te debe ayudar a definir con quienes quieres
trabajar, qué tipo de personas se podrán unir al equipo y cuáles serán las políticas, valores y
cultura que reinará en la organización.
Con un fin en mente, ahora es tiempo de establecer cómo, cuándo y quién hará cada cosa.
La definición de OBJETIVOS es lo que capitaliza todas esas intenciones, ideas o metas que se
están buscando. Si se quedan en eso, en sólo ideas y buenas intenciones, lo más seguro es
que no pase nada y serás un barco a la deriva. Por eso los objetivos deben ser inteligentes
(S.M.A.R.T por sus siglas en Ingles) y contienen la siguiente estructura:
Si en una organización se plantea como objetivo “Incrementar la ventas” o quizás “Reducir los
costos”, suena muy lindo pero probablemente no suceda nada… Estas dos frases no son
objetivos inteligentes porque les faltan componentes (medición, responsable y tiempo). De
hecho esas dos mismas ideas serían objetivos si las expresáramos de esta forma:
• “Incrementar las ventas en un 10% con respecto al cierre de Diciembre del año
anterior – Responsable: Nombre y Apellido” .
• “Reducir los costos en un 10% durante el mes de Junio del presente año –
Responsable: Nombre, y Apellido”.
Ahora sí, en ambos casos es muy claro lo qué se busca (específico), hay un factor que indicará
el desempeño (medible), asumamos que la empresa tiene todo para hacerlo (alcanzable), se
indica el nombre del responsable y también para cuándo se logrará todo esto (tiempo). Todas
las organizaciones son dinámicas, la gente, el mercado y las tendencias cambian, sin embargo
es muy importante que la esencia de la empresa se mantenga constante (Visión), que todo lo
que se haga hacia el interior o hacia el exterior de la empresa sea congruente con la Misión
establecida y finalmente todo el equipo deberá contar con objetivos inteligentes alineados a
lo largo de toda la estructura. Aprender a alinear objetivos con la misión y la visión del
negocio, aprender a distribuirlos en todos los niveles jerárquicos, y comunicarlos y explicarlos
a todo el equipo es una tarea fundamental del equipo de liderazgo de la organización y es la
base de un buen sistema de planeación estratégica.
7.Barreras de la planeación.
A estas alturas creo que casi nadie discutiría conmigo si afirmo que pensar y planificar
estratégicamente es un elemento necesario (aunque no suficiente) para lograr y mantener el
éxito en una empresa. Es cierto que existen verdaderos milagros en los que un emprendedor
sin plan de empresa o sin una visión clara de qué quería hacer ha alcanzado el éxito. Ahora
bien, estos ejemplos no servirían para discutir la afirmación que he planteado al principio
porque, ¿cuántos de estos milagros empresariales se han mantenido en la cima sin una
planificación estratégica?
Creo que a esta altura de esta entrada ya todos tenemos claro que es necesario pensar y
planificar de forma estratégica pero ¿por qué es tan difícil hacerlo? A continuación voy a
proponer las que, según mi punto de vista, son las principales barreras al pensamiento y la
planificación estratégica a través de algunas frases que he escuchado a lo largo de mi vida
profesional
1. “¿La visión y la misión? Eso es una tontería que no sirve para nada”. ¡No te planteas tus
objetivos!. ¿Cómo vas a planificar o pensar a largo plazo si no visualizas el futuro de tu
empresa? La visión de tu empresa debe ser la guía de todo tu plan. Sin un destino definido no
hay camino correcto. Define siempre tu misión y tu visión y no temas revisarla cada cierto
tiempo, te sorprenderá cómo cambia el mundo y tu empresa con él.
2. “Yo he planificado estratégicamente mi empresa, he realizado el DAFO”. ¿De verdad sabes
qué significa planificar? Otro error desgraciadamente muy común entre muchos de los
emprendedores que he tenido el gusto de atender. La matriz DAFO es una herramienta de
análisis interno/externo que me gusta utilizar por su sencillez y facilidad de confección pero la
matriz solo es eso, una herramienta sobre la que iniciar el proceso de planificación. Planificar
es definir tus objetivos estratégicos, definir los planes de acción para alcanzar esos objetivos,
cuantificar y presupuestar tus planes y por último evaluar si estás en la dirección correcta.
Como verás, la matriz DAFO no define por si misma ni el destino ni los caminos que deberás
andar.
3. “No tengo tiempo para planificar”. Planificar NO es un lujo, es una actividad más. Es cierto
que confeccionar un plan estratégico es un ejercicio de reflexión que requiere cierto tiempo
pero ese tiempo es una inversión que te ahorrará mucho tiempo en el futuro. Una vez que
hayas hecho el primer plan, ni te imaginas lo rápido que es revisarlo a tener de los resultados
obtenidos, ¿seguro que no puedes dedicarle un día cada seis meses? Recuerda que planificar
es tan importante como tu gestión del día a día y te requiere mucho menos tiempo, ¿por qué
dejas esta actividad siempre si te sobra tiempo?
4. “Planificar estratégicamente es para las grandes empresas”. ¿Piensas que el éxito solo es
para las grandes? Es la afirmación que personalmente me irrita más. Creo que pensar y
planificar estratégicamente es necesario para las grandes empresas, para las PYMES, para las
administraciones públicas, asociaciones, fundaciones, ONGs, etc… Se ambicioso y nunca
pienses que eres demasiado pequeño para gestionar bien tus recursos.
8.Continuidad de la planeación.
La continuidad del negocio (Business Continuista o BC) es la capacidad de una
organización para mantener las funciones esenciales durante y después de que
ha ocurrido un desastre. La planificación de la continuidad del negocio (BCP)
establece procesos y procedimientos de gestión de riesgos que tienen como
objetivo evitar interrupciones en los servicios de misión crítica y restablecer la
función completa de la organización de la forma más rápida y sencilla posib le.
El requisito de continuidad empresarial más básico es mantener las funciones
esenciales en funcionamiento durante un desastre y recuperarse con el menor
tiempo de inactividad posible. Un plan de continuidad empresarial considera varios
eventos impredecibles, como desastres naturales, incendios, brotes de
enfermedades, ataques cibernéticos y otras amenazas externas.
La continuidad del negocio es importante para organizaciones de cualquier
tamaño, pero puede que no sea práctico para las empresas más grandes mantener
todas las funciones durante la duración de un desastre. Según muchos expertos, el
primer paso en la planificación de la continuidad del negocio es decidir qué
funciones son esenciales y asignar el presupuesto disponible en consecuencia. Una
vez que se han identificado los componentes cruciales, los administradores
pueden implementar mecanismos de conmutación por error.
Las tecnologías como la duplicación de discos permiten a una organización
mantener copias actualizadas de datos en ubicaciones geográficamente dispersas,
no solo en el centro de datos principal. Esto permite que el acceso a los datos
continúe sin interrupciones si una ubicación está deshabilitada y protege contra la
pérdida de datos.
10.Información de la planeación
Características de la planeación
La planeación se caracteriza por cuatro rasgos fundamentales:
11.Proceso de planeación
Efectivamente, toda empresa u organización existe para alcanzar una meta
concreta. Por ello la misión debe justificar la razón de ser de la empresa en el
momento actual. Mientras que la visión indica lo que la empresa espera ser en
el futuro.
Claro que, los objetivos son los puntos comunes por los que todos los
empleados de una empresa deben trabajar. Convirtiéndose en puntos claves
que guían las acciones y las actividades de las personas.
4. Asignación de recursos
En cuarto lugar, los recursos que se necesitan para llevar a cabo el plan pueden
ser humanos, financieros, físicos y materiales. Estos recursos deben ser
asignados de acuerdo con las acciones o actividades plasmadas en la
planificación.
6. Control
Finalmente, el control es necesario en el proceso de planificación para que se
logre cumplir con los objetivos. Por ello se debe dar un seguimiento de cómo se
están llevando a cabo las actividades y cómo se están alcanzando los objetivos.
12.Estrategias de la planeación
La Planeación Estratégica es el proceso en el que las empresas
toman decisiones sobre cómo van a asignar sus recursos el
próximo año o en otro período de tiempo. Suele involucrar la
definición de metas, indicación de acciones para alcanzarlas y
previsión del presupuesto necesario.
Esta frase refleja bastante una situación común entre las agencias:
la falta de respuestas para preguntas como “¿a dónde quiere llegar
mi negocio?”, “¿cómo quiero que mi negocio sea visto?”, “¿qué
tamaño quiero que tenga?” y “¿cuál es mi tipo de cliente?”.
Identidad Organizacional
La Identidad Organizacional tiene 3 pilares principales que hacen
que tu agencia sea única:
MISIÓN
Es la razón de existir de una empresa.
VISIÓN
Es lo que la empresa aspira a ser.
VALORES
Conjunto de principios que sirven de guía para el comportamiento
y las actitudes de las personas que buscan alcanzar la visión.
13.Principio de la planeación
Principios de la planeación
La planeación se da conforme a los siguientes pasos fundamentales: