TEL: 555511 1819 [email protected].

mx
Río Tigris 63, Cuauhtémoc colegiodenotarios.org.mx
Ciudad de México, 06500

Ciudad de México a 31 de diciembre de 2020.

ASUNTO: “PUBLICACIÓN DE LA QUINTA REGLA

DE USO PARA LA RED INTEGRAL NOTARIAL”

CIRCULAR: “458 /20”

A TODOS LOS NOTARIOS

DE LA CIUDAD DE MÉXICO.
P R E S E N T E S.

De conformidad con lo dispuesto por el artículo 2 fracción XXX de la Ley del

Notariado para la Ciudad de México y los artículos 58 y 66 fracciones VI y VII del
Reglamento de la Ley del Notariado para la Ciudad de México, hacemos de su
conocimiento la publicación de la QUINTA REGLA DE USO PARA LA RED INTEGRAL
NOTARIAL: “PROTOCOLO ORDINARIO (ÍNDICE ELECTRÓNICO, ARCHIVO
ELECTRÓNICO Y BUZÓN NOTARIAL)”, relativa al uso del Módulo Dos de la Red Integral
Notarial.

En relación al inicio de operación de este módulo, la Comisión de Innovación

Tecnológica por este conducto hace las siguientes recomendaciones y sugerencias:

a) Para acceder al Módulo dos del “Sistema Informático” y su Red Integral Notarial
denominado “Protocolo Ordinario (Índice Electrónico, Archivo Electrónico y Buzón
Notarial)”, de forma adicional al aviso de inicio que se presenta a la Dirección
General Jurídica y de Estudios Legislativos a que se refiere el Artículo 83 de la Ley
del Notariado para la Ciudad de México, los Notarios de la Ciudad de México
deberán notificar a través del correo electrónico [email protected], la
misma información contenida en el referido aviso de inicio, adjuntándolo digitalizado
una vez sellado por la Autoridad competente, únicamente respecto de la primer
decena que abran en el año 2021 que será la que marque el inicio de la carga al
“Sistema Informático”. Con la notificación anterior, el Colegio de Notarios habilitará
el acceso al Notario respectivo.

b) Para aquellos notarios que así lo deseen, por no haber realizado pruebas y el
respectivo entrenamiento de su personal operativo en el módulo 2, podrán solicitar
 TEL: 555511 1819 [email protected]
Río Tigris 63, Cuauhtémoc colegiodenotarios.org.mx
Ciudad de México, 06500

su incorporación al entorno de pruebas (conocido como entorno QA) por conducto

de los Ingenieros Francisco Asprón y Ursulino Rueda en este Colegio.

c) Una vez que inicien con la formación de la primer decena del año 2021, se
deshabilitará el entorno de pruebas y se les habilitará la versión operativa del
módulo 2, con base en la información referida en el inciso a) que antecede.

d) La carga del Índice Electrónico de esa decena y las subsecuentes podrá realizarse
desde esa habilitación de acceso. Conforme al artículo 97 de la Ley del Notariado
para la Ciudad de México, el Índice se formará a medida que los instrumentos se
vayan asentando en forma progresiva en los folios y dentro de los 30 días siguientes
a que se autorice el instrumento según el artículo 109 del Reglamento. La carga
completa podrá ocurrir hasta la remisión al Colegio del Índice y el Archivo
Electrónico de cada instrumento, es decir dentro de los 4 meses siguientes a que
se asiente la razón de cierre a que se refiere el artículo 91 de la Ley, según lo
dispone el artículo 111 del Reglamento.

e) La referida remisión podrá hacerse por instrumento, por libro o por decena y el costo
de almacenamiento aplicará cuando dicha remisión ocurra. Se recomienda que
cada instrumento que contenga autorización definitiva y cuyo apéndice esté
completo sea remitido al Colegio conforme dichas situaciones ocurran, pudiendo
firmarse electrónicamente por bloques de instrumentos, tal y como ocurre con los
cotejos.

f) El flujo y operación del sistema será mucho más accesible si se atiende a la Regla
de Uso contenida en la presente circular y al Manual de Usuario disponible en el
portal de soporte de la RIN en https://soporte.redintegralnotarial.mx, en la sección
de “INFORMACION RELEVANTE”, en donde se encuentra disponible también un
video con la capacitación realizada a todas las Notarías. De manera adicional, se
contará con soporte técnico como hasta la fecha se ha proporcionado.

g) Para el firmado de los diferentes tipos de documentos (protocolo ordinario, cotejos,

y buzón notarial) será necesario actualizar la aplicación “Firma Notarial” a la
 TEL: 555511 1819 [email protected]
Río Tigris 63, Cuauhtémoc colegiodenotarios.org.mx
Ciudad de México, 06500

versión 2.0.6, la cual es compatible únicamente con iOS 13.6 o superior y

Android 8.1 o superior.
Los manuales para la instalación de la aplicación se encuentran disponibles en las
siguientes ligas:

Dispositivos iOS: https://soporte.redintegralnotarial.mx/article/128

Dispositivos Android: https://soporte.redintegralnotarial.mx/article/129

Sírvanse encontrar adjunta la mencionada publicación.

Sin más por el momento, quedo de ustedes.

ATENTAMENTE
EL SECRETARIO DEL CONSEJO

_______________________________
NOTARIO HÉCTOR TREJO ARIAS
 REGLA DE USO NO. 5 – MÓDULO DOS. PROTOCOLO ORDINARIO
(ÍNDICE ELECTRÓNICO, ARCHIVO ELECTRÓNICO Y BUZÓN NOTARIAL)

REGLA DE USO No. 5

MODULO DOS
PROTOCOLO ORDINARIO
(Índice Electrónico, Archivo Electrónico y Buzón Notarial)

De conformidad con lo establecido en los Artículos 2 fracción V, XXIII y XXX, XXXI, 76, 88, 89
penúltimo y último párrafos, 90 último párrafo, 96, 97, 98, 99, 100, 247, 260 Fracción XIV y XXII de
la Ley del Notariado para la Ciudad de México (la “Ley”), así como el Título Sexto del Reglamento
de la Ley del Notariado para la Ciudad de México, en todo lo relativo al “SISTEMA INFORMÁTICO”,
“ARCHIVO ELECTRÓNICO” e “ÍNDICE ELECTRÓNICO”, conforme a lo dispuesto por los artículos
quinto y sexto transitorios del decreto por el que se expide el Reglamento de la Ley del Notariado
para la Ciudad de México, publicado en la Gaceta Oficial de la Ciudad de México el día 01 de octubre
de 2018 (el “Reglamento”), así como del Acuerdo expedido por el Consejero Jurídico y de Servicios
Legales y publicado en la Gaceta Oficial de la Ciudad de México, el día 31 de diciembre de 2020, se
emite la presente Regla de Uso (las “Reglas”), relativas al Módulo dos del Sistema Informático y su
Red Integral Notarial denominado “Protocolo Ordinario” (Índice Electrónico, Archivo Electrónico y
Buzón Notarial).
Para efectos de las presentes, todos aquellos términos en mayúsculas y no definidos dentro del
documento tendrán el mismo significado que se les atribuye en la “Ley” y el “Reglamento”.

CONSIDERACIONES PRELIMINARES:

El módulo dos del “Sistema Informático” y su Red Integral Notarial denominado “Protocolo Ordinario”,
se compone de tres elementos designados como: Índice Electrónico, Archivo Electrónico y Buzón
Notarial.

Es de suma relevancia efectuar la carga correcta, completa y adecuada de la información y los

archivos digitalizados en el referido módulo, como el único medio de captura del “Índice Electrónico”
y del “Archivo Electrónico” que permita la construcción gradual de una base de datos funcional para
la vinculación del “Sistema Informático” con otras plataformas tecnológicas para una mejor
prestación de la función notarial en su interconexión con las distintas autoridades con las que el
Notariado de la Ciudad de México interactúa.

Por lo anterior, es recomendable que, inclusive aquellos campos que no son obligatorios dentro del
sistema sean debidamente requisitados a efecto de que la información de cada Notaria se encuentre
completa desde el inicio. Ello repercutirá favorablemente y facilitará la carga al “Sistema Informático”
de otros instrumentos, la integración de la referida base de datos y la mencionada interconexión del
mismo con otras plataformas tecnológicas.

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 REGLA DE USO NO. 5 – MÓDULO DOS. PROTOCOLO ORDINARIO
(ÍNDICE ELECTRÓNICO, ARCHIVO ELECTRÓNICO Y BUZÓN NOTARIAL)

Igualmente es importante que la digitalización de los instrumentos y apéndices se haga de manera

completa y correcta para evitar la necesidad de corrección posterior que podría generar costos
adicionales de almacenamiento para cada Notaria.
Si bien el “Buzón notarial" se encuentra operativo, el Colegio a través de Reglas de Uso posteriores,
informará a todos los Notarios de su habilitación para el envío y recepción de los avisos y
comunicaciones que puedan darse por medios electrónicos conforme a la citada “Ley” y su
“Reglamento”, así como la integración de diversas aplicaciones informáticas del Gobierno de la
Ciudad de México y del Gobierno Federal con el “Sistema informático” y su Red Integral Notarial y
su fecha de inicio de operación.
En lo no previsto en las presentes “Reglas” deberá atenderse al Manual de Usuario disponible en el
portal de soporte de la RIN en https://soporte.redintegralnotarial.mx, en la sección de
“INFORMACION RELEVANTE”.

Las presentes “Reglas de Uso” se podrán ampliar o modificar por acuerdo del Consejo atendiendo
a los criterios que se vayan definiendo en la operación cotidiana del “Sistema Informático” en las
distintas Notarias que contribuyan a su mejoramiento, y en el caso de reformas a la “Ley” y su
“Reglamento”, previo análisis de impacto que realice la Comisión de Innovación Tecnológica.

1. ACCESO.

En relación al ACUERDO POR EL QUE SE DA A CONOCER EL INICIO DE OPERACIÓN DEL

“MÓDULO DOS” DEL SISTEMA INFORMÁTICO Y SU RED INTEGRAL NOTARIAL
DENOMINADO: “PROTOCOLO ORDINARIO” (ÍNDICE ELECTRÓNICO, ARCHIVO
ELECTRÓNICO Y BUZÓN NOTARIAL), expedido por el Consejero Jurídico y de Servicios Legales
y publicado en la Gaceta Oficial de la Ciudad de México, el 31 de diciembre de 2020, para estar en
posibilidad de acceder al Módulo dos del “Sistema Informático” y su Red Integral Notarial
denominado “Protocolo Ordinario” (Índice Electrónico, Archivo Electrónico y Buzón Notarial), de
forma adicional al aviso de inicio que se presenta a la Dirección General Jurídica y de Estudios
Legislativos a que se refiere el Artículo 83 de la Ley del Notariado para la Ciudad de México, los
Notarios de la Ciudad de México deberán notificar a través del correo electrónico
[email protected], la misma información contenida en el referido aviso de inicio,
adjuntándolo digitalizado una vez sellado por la Autoridad competente, únicamente respecto de la
primer decena que abran en el año 2021 que será la que marque el inicio de la carga al “Sistema
Informático”.
Con la notificación anterior, el Colegio de Notarios habilitará el acceso al Notario al módulo dos del
“Sistema Informático” y su Red Integral Notarial denominado “Protocolo Ordinario” (Índice
Electrónico, Archivo Electrónico y Buzón Notarial), para que inicie la captura del “Índice Electrónico”
del protocolo en términos de la “Ley” y el “Reglamento”.

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 REGLA DE USO NO. 5 – MÓDULO DOS. PROTOCOLO ORDINARIO
(ÍNDICE ELECTRÓNICO, ARCHIVO ELECTRÓNICO Y BUZÓN NOTARIAL)

En lo relativo a los perfiles de usuario y credenciales de acceso a la Red Integral Notarial se hace
remisión a la Regla de Uso Número dos publicada por el Colegio de Notarios de la Ciudad de México
el día 19 de julio de 2019.

2. REGISTRO Y VALIDACION DE LA INFORMACION.

Todo el flujo de la carga de la información, tanto del “Índice Electrónico” como del “Archivo
Electrónico” está determinado por el propio “Sistema Informático”, debiendo los usuarios de cada
Notaria atender las indicaciones señaladas en el Manual de Usuario que se encuentra disponible en
el portal de soporte de la RIN en https://soporte.redintegralnotarial.mx, en la sección de
“INFORMACION RELEVANTE”.

3. REGISTRO Y VALIDACION DE LA INFORMACION DEL INSTRUMENTO.

3.1 INFORMACION DEL INSTRUMENTO

3.1.1 PROGRAMAS SOCIALES

De acuerdo a los programas sociales en los que el Notariado participa con distintas autoridades o
dependencias, que previamente son definidos por el Colegio de Notarios como Administrador del
“Sistema Informático”, los usuarios de cada Notaria deberán seleccionar la casilla correspondiente
al programa social aplicable a cada “ACTO/HECHO” que se otorgue al amparo de dichos programas.
Lo anterior es fundamental para los efectos estadísticos señalados en el artículo 21 de la “Ley”.

3.1.2 AUTORIZACIONES DEL INSTRUMENTO

Para aquellos Notarios que acostumbren a autorizar preventiva y definitivamente, si transcurrido el

plazo máximo de cuatro meses para encuadernar la decena de libros, a partir de la fecha en que se
asiente la razón a que alude el artículo 91 de la “Ley”, si el instrumento capturado no contuviere
autorización definitiva, se deberá generar una nueva versión en términos del Manual de Usuario
antes de realizar la entrega definitiva una vez que dicha autorización sea asentada en los folios,
capturando la fecha de la misma, digitalizando y cargando nuevamente el instrumento de forma
completa en el apartado correspondiente.

3.2 REGISTRO DE “ACTOS/HECHOS JURIDICOS” DEL INSTRUMENTO.

3.2.1 CARGA DE “ACTOS/HECHOS” Y “COMPARECENCIAS/ROLES”

3.2.1.1. En la captura del “Índice Electrónico” deberán considerarse todos los actos contenidos en
el proemio del instrumento sin excepción, apegándose en lo posible al catálogo de “Actos/Hechos”

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 REGLA DE USO NO. 5 – MÓDULO DOS. PROTOCOLO ORDINARIO
(ÍNDICE ELECTRÓNICO, ARCHIVO ELECTRÓNICO Y BUZÓN NOTARIAL)

que contiene el sistema, y en caso de no estar previsto de forma expresa el “Acto/Hecho” respectivo,
el mismo podrá cargarse de acuerdo con lo que determina el Manual de Usuario.
3.2.1.2. En la carga de “Actos/Hechos” relacionados con la constitución o protocolización de Actas
de sociedades, se deberá capturar la información específica contenida en el orden del día o en el
apartado de transitorios, como “Actos/Hechos” individuales:
Ejemplo 1:
Protocolización de una Acta de Asamblea General Ordinaria de una sociedad que contiene
“REVOCACION Y/O RENUNCIA DE APODERADOS”, se deberá cargar lo siguiente:
1.1. El “Acto/hecho” denominado “PROTOCOLIZACIÓN DE ACTA DE ASAMBLEA” que
pertenece al Grupo de “PROTOCOLIZACIONES”, al igual que los roles que les
correspondan por dicho “Acto/Hecho”, como el de la “Sociedad” y del “Delegado Especial”.

1.2. El “Acto/hecho” denominado “REVOCACION Y/O RENUNCIA DE APODERADOS” que

pertenece al Grupo de “PROTOCOLIZACIONES”, al igual que los roles que les
correspondan por dicho “Acto/Hecho”, como el de “Sociedad” y “Revocado”.

Ejemplo 2:
Constitución de una “SOCIEDAD ANÓNIMA DE CAPITAL VARIABLE”, se deberá cargar la
designación del Órgano de Administración (Administrador Único o Consejo de Administración con
cada uno de los cargos designados) y del Comisario, de acuerdo a lo siguiente:
2.1 El “Acto/hecho” denominado “SOCIEDAD ANÓNIMA DE CAPITAL VARIABLE” que
pertenece al Grupo de “SOCIEDADES”, al igual que los roles que les correspondan por dicho
“Acto/Hecho”, como el de “Sociedad” y “Accionista”.

2.2 El “Acto/hecho” denominado “NOMBRAMIENTO DE LOS MIEMBROS DEL ÓRGANO DE

ADMINISTRACIÓN Y SUS RESPECTIVAS FACULTADES” que pertenece al Grupo de
“SOCIEDADES”, al igual que los roles que les correspondan por dicho “Acto/Hecho”, como el de
“Sociedad” y “Administrador Único”, “Presidente del Órgano de Administración”, “Secretario del
Órgano de Administración”, “Tesorero”, “Vocal” y/o “Comisario”.

Ejemplo 3:
En la protocolización de una Acta de Asamblea General Extraordinaria de una sociedad en la que
se acuerda su disolución, se deberá cargar lo siguiente:
3.1 El “Acto/hecho” denominado “PROTOCOLIZACIÓN DE ACTA DE ASAMBLEA” que
pertenece al Grupo de “PROTOCOLIZACIONES”, al igual que los roles que les
correspondan por dicho “Acto/Hecho”, como el de la “Sociedad” y del “Delegado Especial”.

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 REGLA DE USO NO. 5 – MÓDULO DOS. PROTOCOLO ORDINARIO
(ÍNDICE ELECTRÓNICO, ARCHIVO ELECTRÓNICO Y BUZÓN NOTARIAL)

3.2 El “Acto/hecho” denominado “DISOLUCIÓN DE SOCIEDAD” que pertenece al Grupo de

“PROTOCOLIZACIONES”, al igual que los roles que les correspondan por dicho
“Acto/Hecho”, como el de la “Sociedad”, “Delegado Especial” y/o el nombramiento de
“liquidador”, registrando a la persona que desempeñará dicho cargo.
3.2.1.3. Si una “PERSONA” dentro de cada acto que forme parte del instrumento tiene más de una
comparecencia o rol, deberán cargarse cada uno de ellos.
Ejemplo 1:
En una COMPRAVENTA en la cual una persona sea el “cónyuge del comprador”, y también sea
“intérprete”, deberá cargarse como “cónyuge del comprador” y como “intérprete” en el mismo
“ACTO”.
Ejemplo 2:
En una CANCELACIÓN DE GARANTÍA HIPOTECARIA en la cual una persona sea el “deudor”, y
también sea “garante hipotecario” y “obligado solidario”, deberá cargarse como “deudor”, como
“garante hipotecario” y como “obligado solidario” en el mismo “ACTO”.

3.2.1.4. En el caso de algunos “Actos/Hechos”, el sistema agregará los roles más comunes para el
tipo de acto. De querer adicionar uno distinto debe atenderse en lo posible a la denominación que
tenga asignada en el proemio. De no estar previsto esa “comparecencia/rol” de forma expresa, la
misma podrá cargarse con lo que determina el Manual de Usuario.
Ejemplo:
En un “FIDEICOMISO” aparecerá la “comparecencia/rol” Fideicomisario, pero podrá denominarse
de manera particular como “Fideicomisario en Primer Lugar” o “Fideicomisario en Segundo Lugar”
para ser más específico.

3.2.1.5. Todo otorgante o compareciente del instrumento que firme el mismo, deberá ser marcado
como firmante en la casilla correspondiente, y el usuario deberá cotejar el número de firmas
asentadas en el instrumento contra el resultado de firmantes que genera el sistema. Lo anterior, sin
perjuicio de que consten en el instrumento más comparecientes que por estar representados no
hayan firmado, mismos que también deberán ser cargados en el índice en términos de lo dispuesto
por el Artículo 97 Fracción V de la “Ley”.

3.2.1.6. En el caso de algunos “Actos/Hechos” el sistema agregará roles obligatorios mismos que a
pesar de no ser firmantes será necesario cargar:
Ejemplo 1:
CANCELACIÓN DE GARANTÍA HIPOTECARIA: De forma adicional al “Acreedor” se deberá cargar
al “Deudor” y/o “Obligado Solidario”, tantas veces como el número de deudores y/o obligados
solidarios aparezcan.

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 REGLA DE USO NO. 5 – MÓDULO DOS. PROTOCOLO ORDINARIO
(ÍNDICE ELECTRÓNICO, ARCHIVO ELECTRÓNICO Y BUZÓN NOTARIAL)

Ejemplo 2:
Constitución de una “SOCIEDAD ANÓNIMA DE CAPITAL VARIABLE”: De forma adicional a los
“Accionistas” o “Socios” deberá cargarse la denominación y/o razón social de la sociedad que se
constituye.
Ejemplo 3:
ACEPTACIÓN DE HERENCIA: De forma adicional al “heredero” y/o “legatario” y “albacea” deberá
cargarse el nombre del “De Cujus” de dicha sucesión.

3.2.1.7. En el caso de los “Actos/Hechos” que contengan comparecientes “personas morales” y que
a su vez se encuentren representados por otra “persona moral” y esta última a su vez se encuentre
representada por una persona física, deberán cargarse las tres comparecencias.
Ejemplo:
FOVISSSTE representando por su mandatario (sea una institución bancaria o alguna SOFOM) y
este último a través de su representante, quien es la persona que firma el instrumento y se designa
de acuerdo al Manual de Usuario, deberán cargarse de acuerdo a lo siguiente:
1. Mutuante: “FONDO DE LA VIVIENDA DEL INSTITUTO DE SEGURIDAD Y SERVICIOS
SOCIALES DE LOS TRABAJADORES DEL ESTADO”
2. Mandatario: La institución bancaria o SOFOM.
3. Representante: Persona física.

3.2.1.8. En el caso de los “Actos/Hechos” en los que se lleve a cabo la transformación de una
sociedad o el cambio de modalidad de la misma, se deberán incluir ambas denominaciones y/o
razones sociales, con la “comparecencia/rol” de “Sociedad” que contenga la denominación y/o razón
social actual y la denominación y/o razón social anterior.

3.2.1.9. Al agregar un inmueble asociado a un “Acto/Hecho” se deberá registrar con los mayores
datos de coincidencia al asentado en el instrumento y de acuerdo a los parámetros indicados en el
Manual de Usuario.

3.2.1.10. Para aquellos instrumentos que contengan más de un “Acto/Hecho” y que se encuentren
asociados a un inmueble, bastará que éste se cargue en uno solo de los actos.
Ejemplo:
COMPRAVENTA, APERTURA DE CRÉDITO Y CONSTITUCIÓN DE HIPOTECA, respecto de un
departamento, solo deberá cargarse el inmueble en el “Acto” de Compraventa.
En el caso de los “Actos/Hechos” que contengan la razón de No Paso, se deberá cargar y registrar
toda la información contenida en el instrumento, considerando los puntos anteriores.

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 REGLA DE USO NO. 5 – MÓDULO DOS. PROTOCOLO ORDINARIO
(ÍNDICE ELECTRÓNICO, ARCHIVO ELECTRÓNICO Y BUZÓN NOTARIAL)

4. REGISTRO DE LOS “ARCHIVOS DEL INSTRUMENTO.

4.1. El archivo de texto del “Archivo Electrónico” de cada instrumento en formato .docx, deberá
cargarse como se pasa a protocolo una vez que ese texto ha sido corregido con lo testado o
entrerrenglonado si lo hubiere, hasta el “DOY FE” o última certificación del mismo, sin incluir la
descripción de las firmas correspondientes, notas complementarias asentadas en el instrumento y/o
las autorizaciones previstas en la “Ley”.

4.2. El archivo PDF del “Archivo Electrónico” de cada instrumento (imagen digitalizada del mismo),
deberá contar con el número de folios que se registraron en el apartado de información del “Índice
Electrónico”.

4.3. En el caso de los instrumentos con los que inicia o termina la decena, no deberán digitalizarse
de manera conjunta a la razón de inicio, de terminación o certificación de 4.4. razón de cierre
respectivas, ya que estas últimas se digitalizarán en el apartado correspondiente de acuerdo al
Manual de Usuario.

5. REGISTRO DE “ARCHIVOS DEL APÉNDICE” DEL INSTRUMENTO.

5.1. En la digitalización del apéndice, no se deberán considerar las páginas en blanco, ya que dicha
acción repercute de forma innecesaria en el costo de almacenamiento que cada Notaria debe cubrir
por este apartado.

5.2. Si por algún motivo viene digitalizado el legajo del apéndice de forma conjunta con la carátula
se podrá adjuntar en el apartado de “LEGAJO” de forma completa, pero también deberá digitalizarse
por separado la carátula y cargarse en el apartado denominado “CARÁTULA”.

5.3. Para el caso en el que se agregue un documento al legajo ya digitalizado y se anexe en la

carátula, esta última se deberá digitalizar nuevamente de forma completa generando una nueva
versión en los términos del Manual de Usuario.

5.4. Para el caso en el que se agregue un documento al legajo ya digitalizado que se encontraba
pendiente para la integración del mismo, se deberá digitalizar nuevamente de forma completa
generando una nueva versión en los términos del Manual de Usuario. En caso de ser procedente el
documento faltante podrá agregarse mediante nota complementaria, en términos del mismo Manual
de Usuario.

5.5. Si el legajo de apéndice excede el tamaño de 500 MB por contener más de 2000 páginas, se
deberá seccionar la digitalización del mismo en tantos archivos sea necesario, atendiendo a la Regla

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 REGLA DE USO NO. 5 – MÓDULO DOS. PROTOCOLO ORDINARIO
(ÍNDICE ELECTRÓNICO, ARCHIVO ELECTRÓNICO Y BUZÓN NOTARIAL)

de Uso Número cuatro publicada por el Colegio de Notarios de la Ciudad de México el día 13 de
diciembre de 2019.

5.6. En el caso de los apéndices que contienen fotografías, audios o videos, independientemente de
que se encuentren agregados de forma impresa o reproducida íntegramente en el apéndice, los
mismos deberán agregarse como archivos multimedia en el formato en que se originaron.

5.7. En el caso de los “Actos/Hechos” que contengan la razón de “NO PASO”, se deberá cargar la
carátula y en el campo de legajo se digitalizará nuevamente la misma y a consideración del Notario
los documentos que integren el apéndice del instrumento que “NO PASO”.

6. REGISTRO DE “NOTAS COMPLEMENTARIAS” DEL INSTRUMENTO.

6.1. Si las notas complementarias se asientan al final del último folio empleado del instrumento en
términos de la “Ley”, su texto deberá ser capturado en el rubro correspondiente, aun cuando ya
consten digitalizadas en el apartado de “ARCHIVOS DEL INSTRUMENTO”. Si se agrega una nota
complementaria de forma posterior en el propio instrumento, este se deberá digitalizar de forma
completa para su inserción nuevamente en el apartado de “ARCHIVOS DEL INSTRUMENTO”,
generando una nueva versión en los términos del Manual de Usuario.
6.2. Si las notas complementarias se continúan en hoja por separado en términos de la “Ley”,
agregándolas al apéndice, su texto deberá ser capturado en el rubro correspondiente, aun cuando
ya consten digitalizadas en el apartado de “ARCHIVOS DEL APÉNDICE” en el campo “NOTAS
COMPLEMENTARIAS”. Si se agrega de forma posterior nota adicional se deberán digitalizar de
forma completa todas las notas, incluyendo las anteriores, para su inserción en el apartado de
“ARCHIVOS DEL APÉNDICE”, generando una nueva versión en los términos del Manual de Usuario.
6.3. Las notas complementarias que impliquen documentos adjuntos deberán digitalizarse de forma
conjunta con los documentos relacionados en la misma.

7. RAZÓN DE APERTURA, RAZÓN DE CIERRE Y CERTIFICACIÓN DE CIERRE POR EL

ARCHIVO GENERAL DE NOTARIAS, CORRESPONDIENTES A CADA DECENA.

7.1. La razón de apertura, razón de cierre y su certificación por el Archivo General de Notarias
correspondientes a cada decena, se digitalizarán como documentos independientes y se realizará
su carga en los apartados respectivos del “Sistema Informático”. Dichos elementos serán
indispensables para la generación de la constancia de entrega definitiva de la decena al Colegio.

8. REPORTE DEL ESTADO DE DECENA.

8.1. El notario antes de generar la constancia de remisión de la decena, deberá revisar el Reporte
del Estado de la Decena, a fin de verificar las observaciones o errores que contengan los

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 REGLA DE USO NO. 5 – MÓDULO DOS. PROTOCOLO ORDINARIO
(ÍNDICE ELECTRÓNICO, ARCHIVO ELECTRÓNICO Y BUZÓN NOTARIAL)

instrumentos en sus distintos módulos y que puedan tener un impacto relevante en el cumplimiento
de la “Ley”, el “Reglamento” y las presentes “Reglas”.

9. CONSTANCIA DE REMISION AL COLEGIO.

9.1. En términos del Artículo 76 cuarto párrafo de la “Ley” y 111 del “Reglamento” cada Notario
deberá remitir al Colegio mediante el “Sistema Informático” el “Archivo Electrónico” dentro del plazo
previsto en el segundo precepto mencionado, generando para ello la constancia de dicha remisión
a través del propio “Sistema Informático” en términos del Manual de Usuario; lo anterior una vez que
haya constatado el estado correcto de la decena.

9.2. Al presentar la decena de libros correspondiente al Archivo General de Notarias para que este
último asiente la certificación de razón de cierre a que se refiere el Artículo 92 de la “Ley”, el Notario
deberá presentar junto con la mencionada decena la constancia de remisión al Colegio debidamente
impresa y por duplicado, de las cuales una se quedará en conservación del Archivo y el otro tanto
debidamente sellado por el Archivo se agregará al final de la decena junto con la certificación de
razón de cierre.

10. CONSTANCIA DE ENTREGA - RECEPCION AL COLEGIO.

10.1. En términos del artículo 76, quinto párrafo de la “Ley” y 114 del “Reglamento”, se procederá a
la entrega del “Archivo Electrónico” al Colegio de cada decena remitida, en cualquier momento
posterior a la Certificación de la razón de cierre, y para ello se deberá generar a través del “Sistema
Informático” la constancia de entrega-recepción al Colegio del respectivo “Archivo Electrónico”, en
términos del Manual de Usuario. Con la generación de la presente constancia el protocolo seguirá
activo para el caso de que el Notario durante la conservación del mismo, de conformidad con “Ley”
y su “Reglamento”, detecte algún error de digitalización o adición de notas complementarias al
“Archivo Electrónico” pudiendo generar una nueva versión del Instrumento y Apéndice y demás
elementos tales como carátula del legajo y notas complementarias en términos del Manual de
Usuario. Esta constancia se conservará solamente en el “Sistema Informático”, pudiendo imprimirla
el Notario para su control.

11. CONSTANCIA DE ENTREGA DEFINITIVA.

11.1. En términos del artículo 76, quinto párrafo de la “Ley” dentro de los treinta días hábiles previos
a que concluya el plazo a que se refiere el Artículo 96 de la misma, el Notario deberá generar la
Constancia de Entrega Definitiva a través del “Sistema Informático”, recomendándose para tal efecto
que se realice el día previo a que materialmente se presenten los libros de protocolo al Archivo
General de Notarias para deposito definitivo. Lo anterior con la finalidad de que esta última se

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 REGLA DE USO NO. 5 – MÓDULO DOS. PROTOCOLO ORDINARIO
(ÍNDICE ELECTRÓNICO, ARCHIVO ELECTRÓNICO Y BUZÓN NOTARIAL)

acompañe al oficio y los libros de protocolo de la decena correspondiente al Archivo para el depósito
definitivo de la misma.

Para la generación de la Constancia de Entrega Definitiva el Notario verificará el Reporte de Estado

Correcto de la Decena, por algún error de digitalización o adición de notas complementarias al
“Archivo Electrónico” que haya detectado, con posterioridad a la entrega referida en el punto anterior,
y que se haya actualizado en los términos del Manual de Usuario. Esta constancia se conservará en
el “Sistema Informático”, debiendo el Notario imprimirla por duplicado para presentarla de forma
conjunta con la decena correspondiente al Archivo para su guarda definitiva, y de los cuales uno se
quedará en conservación de Archivo y el otro tanto debidamente sellado por el mencionado Archivo
se quedará en conservación del Notario para su control.

12. REQUISITOS MÍNIMOS PARA EL DISPOSITIVO DE FIRMADO

En base a la “Compatibilidad con sistemas operativos iOS y Android para market share, para
México”, y a los ciclos de vida útil propuestos por los fabricantes de los dispositivos, a partir de la
entrada en vigor de este módulo, los requisitos mínimos para el dispositivo de firmado son iOS 13.6
o posterior, y Android 8.1 o posterior.

Ciudad de México, a 31 de diciembre de 2020.

Not. Ponciano López Juárez Not. Rafael Arturo Coello Santos

PRESIDENTE TESORERO

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