PROCEDIMIENTO-ELECCIÓN- CÓDIGO: PRC-SST -002

VERSIÓN:1
CONFORMACIÓN-FUNCIONAMIENTO-COMITÉ- FECHA: 30/09/2022
CONVIVENCIA-LABORAL-CCL

1. OBJETO

Definir la metodología para la elección y conformación del Comité de Convivencia

Laboral – CCL, así como los parámetros para su funcionamiento acorde a los
criterios definidos por la normatividad legal vigente.

2. ALCANCE

Este procedimiento inicia con la elección y la conformación del Comité continua la

recepción, tramite de quejas, formulación de planes de mejora, presentación a la alta
dirección de las recomendaciones para el desarrollo efectivo de las medidas
preventivas y correctivas del acoso laboral, el seguimiento a los compromisos y
culmina con la presentación de informes trimestrales de gestión del Comité a las
partes interesadas de su desempeño.

3. NORMATIVIDAD

o Ley 1010 del 23/01/2006. “Por medio de la cual se adoptan medidas para
prevenir, corregir y sancionar el acoso laboral y otros hostigamientos en el marco
de las relaciones de trabajo”.
o Resolución 2646 del 17/07/2008. Ministerio protección social. “Por la cual se
establecen disposiciones y se definen responsabilidades para la identificación,
evaluación, prevención, intervención y monitoreo permanente de la exposición a
factores de riesgo psicosocial en el trabajo y para determinación del origen de las
patologías causadas por estrés ocupacional”.
o Resolución 652 del 30/04/2012. “Por la cual se establece la conformación y
funcionamiento del Comité de Convivencia Laboral en entidades públicas y
privadas y se dictan otras disposiciones”.
o Decreto 1356 del 18/07/2012. Ministerio de Trabajo efectuó ciertas
modificaciones a la Resolución 652 de 2012, por medio de la cual se determinó la
conformación del comité de convivencia laboral a cargo de los empleadores.
o Resolución 312 de 2019 del Ministerio del Trabajo. “Por la cual se definen
Estándares Mínimos del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el
Trabajo SG – SST”.
o Resolución 2404 de 2019 del Ministerio del Trabajo. “Por la cual se adopta la
Batería de Instrumentos para la Evaluación de Factores de Riesgo Psicosocial, la
Guía Técnica General para la Promoción, Prevención e Intervención de los
Factores Psicosociales y sus Efectos en la Población Trabajadora y sus
Protocolos Específicos y se dictan otras disposiciones”.
 Procedimiento-Elección-Conformación- Código: PRC-SST -002
Versión:1
Funcionamiento-Comité-Convivencia-Laboral- Fecha: 30/09/2022
CCL

4. DEFINICIONES

o Acoso laboral: Toda conducta persistente y demostrable, ejercida sobre un

empleado, trabajador por parte de un empleador, un jefe o superior jerárquico
inmediato o mediato, un compañero de trabajo o un subalterno, encaminada a
infundir miedo, intimidación, terror y angustia, a causar perjuicio laboral, generar
desmotivación en el trabajo, o inducir la renuncia del mismo, conforme lo
establece la Ley 1010 de 2006.

o Comité de Convivencia Laboral - CCL: Es un grupo de funcionarios

conformado por representantes del empleador y representantes de los
empleados, que busca prevenir el acoso laboral contribuyendo a proteger a los
empleados contra los riesgos psicosociales que pueden afectar la salud en los
lugares de trabajo.

5. CONDICIONES GENERALES

o El Comité de Convivencia Laboral – CCL se constituye en una herramienta

conciliatoria interna para solucionar los conflictos, prevenir y corregir las posibles
situaciones de acoso laboral que se puedan presentar o que atenten contra la
armonía laboral dentro de la empresa ESPITRAL UNIVERSAL SAS
o
o Los integrantes del Comité de Convivencia Laboral - CCL preferiblemente contarán
con competencias actitudinales y comportamentales, tales como respeto,
imparcialidad, tolerancia, serenidad, confidencialidad, reserva en el manejo de
información y ética; así mismo, habilidades de comunicación asertiva, liderazgo y
resolución de conflictos.

o El Comité de Convivencia Laboral – CCL no podrá conformarse con servidores

públicos o trabajadores a los que se les haya formulado una queja de acoso
laboral, o que hayan sido víctimas de acoso laboral, en los seis
(6) meses anteriores a su conformación.

o El servidor público que quiera hacer parte del CCL, deberá haber sido vinculado
con un mínimo tres (3) meses de manera continua en la entidad.

o La conformación del Comité de Convivencia Laboral – CCL se realiza de acuerdo

con el número total de trabajadores de la Empresa, así:

No. de Trabajadores Empleador Trabajadores Suplentes Total

Menores a 20 1 1 2 4
Más de 20 2 2 4 8

o Votan solo los trabajadores vinculados a la empresa.

2
 Procedimiento-Elección-Conformación- Código: PRC-SST -002
Versión:1
Funcionamiento-Comité-Convivencia-Laboral- Fecha: 30/09/2022
CCL

o En el proceso de elección se reconoce los siguientes tipos de votos:

a) Voto válido: Se considera aquel que tiene claro una opción marcada de los
candidatos inscritos.
b) Voto inválido: Cuando marca más de una opción o que no es marcado.
c) Voto en blanco: Este voto se considera una expresión de disentimiento o
inconformidad con los candidatos que están inscritos.

Los votos totales para la elección son la suma de los votos válidos y los votos en
blanco, y ganan los que tengan la mayoría de los votos válidos. Cuando el voto en
blanco es mayor a la mitad más uno, se debe repetir de nuevo la convocatoria y el
proceso de elección, y quedan inhabilitados los candidatos que se hayan inscrito en
esta convocatoria donde el voto en blanco fue mayor.

o El área de Seguridad y Salud en el trabajo dará el soporte y acompañamiento

durante el proceso de elección para el uso del medio que diseño para tal fin. Este
medio debe permitir la realización del proceso de inscripción, votación y escrutinio.

o La elección de los representantes de los trabajadores al CCL, se puede realizar de

manera virtual (on – line, vía internet), ó presencial (física), situación que será
definida por el área de seguridad y salud en el trabajo.

o No podrán votar los trabajadores que se encuentren en vacaciones o incapacitados

o El periodo de los miembros del CCL será de dos (2) años a partir de la
conformación del mismo; que se contaran desde la fecha de la comunicación de la
designación y/o elección.

o En caso de retiro de alguno de los representantes por parte de los trabajadores, se

tomará el representante de la lista de elegibles de la última elección y su
permanencia será mientras culmine el periodo del CCL.

o El Comité de Convivencia Laboral – CCL se reunirá ordinariamente cada tres (3)

meses y sesionará con la mitad más uno de sus integrantes y extraordinariamente
cuando se presenten casos que requieran de su inmediata intervención y podrá ser
convocado por cualquiera de sus integrantes.

o Las reuniones del Comité de Convivencia Laboral – CCL se realizarán dentro de la

jornada laboral y asistirán los miembros principales y en su ausencia los suplentes;
así mismo, se podrá invitar otras personas según se requiera, en estos casos serán
citados a las reuniones por el presidente del Comité.

3
 Procedimiento-Elección-Conformación- Código: PRC-SST -002
Versión:1
Funcionamiento-Comité-Convivencia-Laboral- Fecha: 30/09/2022
CCL

o El Comité de Convivencia Laboral – CCL en su primera reunión deberá elegir de

entre sus miembros un presidente y un secretario, por mutuo acuerdo.

o Si hay quórum y se presenta ausencia temporal del presidente o el secretario del

CCL a la reunión programada, se elegirá por votación con los asistentes presentes,
el presidente o secretario para esta reunión; hecho que quedará consignado en el
acta.

o El Comité de Convivencia Laboral – CCL, debe establecer un plan de trabajo con su

respectivo cronograma para cada vigencia, que contenga lo siguiente:

- Los criterios para programar y realizar de forma periódica reuniones, teniendo en

cuenta que mínimo deben reunirse una vez cada tres meses durante la vigencia
y extraordinariamente cuando se presenten casos que requieran su inmediata
intervención y podrá ser convocada por cualquiera de sus integrantes.
- Definir los temas y fechas de las campañas enfocadas en la prevención del
Acoso Laboral y temas reaccionados con el funcionamiento CCL, mínimo 2
actividades al año.
- Definir los temas y fechas para las capacitaciones de los integrantes del CCL;
mínimo 2 actividades al año.

Nota: Los temas pueden relacionarse con: Comunicación asertiva; Equipos de

trabajo productivo y temas generales del CCL, entre otros. (El desarrollo de estos
temas puede ser con apoyo de la ARL o el área de Seguridad y Salud en el
trabajo de la empresa, cuando hay lugar a ello).

5.1. Funciones relacionadas con los integrantes del COMITE DE CONVIVENCIA

LABORAL – CCL.

o Las funciones del rol del presidente del Comité de Convivencia Laboral son las
definidas en el artículo 7 de la Resolución 652 de 2012 del Min trabajo.
o Las funciones del secretario Comité de convivencia Laboral son las definidas en el
artículo 8 de la Resolución 652 de 2012 del Min trabajo.
o Las funciones del empleador son las definidas en el artículo 11 de la Resolución 652
de 2012 del Min trabajo.
o El presidente del Comité podrá invitar a otras personas según se requiera para
procesos de capacitación.
o El presidente y/o secretario citara a los testigos de los casos analizados.
o A las capacitaciones programadas del Comité de Convivencia Laboral deben asistir
todos los integrantes del Comité tanto principales como suplentes y se registra su
asistencia en el Formato Registro de Asistencia FT-SST-015

4
 Procedimiento-Elección-Conformación- Código: PRC-SST -002
Versión:1
Funcionamiento-Comité-Convivencia-Laboral- Fecha: 30/09/2022
CCL

5.2. Funciones relacionadas con el funcionamiento del Comité de Convivencia

Laboral
El Comité de Convivencia Laboral – CCL tendrá las siguientes funciones:

 Recibir y dar trámite a las quejas presentadas, en las que se describan

situaciones que puedan constituir acoso laboral; así como, las pruebas que las
soportan. Se utilizará el Formato Queja de Presunto Acoso Laboral (: FT -
SST-022).

Nota: Las quejas anónimas serán revisadas por el CCL quien en pleno definirá si
es procedente y/o pertinente.

Todo ciudadano tiene el deber de denunciar y el derecho de proteger su identidad.

Las denuncias o quejas deberán ser respetuosas, deberá contener un relato

preciso de los hechos e irregularidades objeto de la denuncia o queja;
identificando las circunstancias de modo, tiempo y lugar que ameriten credibilidad
y seriedad o que se encuentren soportados en medios probatorios que permitan
iniciar las acciones legales de oficio.

 Examinar de manera confidencial los casos específicos o puntuales en los que se

formule queja o reclamo, que pudieran tipificar conductas o circunstancias de
acoso laboral, al interior de la empresa
 Escuchar a las partes involucradas de manera individual sobre los hechos que
dieron lugar a la queja.

6 Adelantar reuniones con el fin de crear un espacio de diálogo entre las partes
involucradas, promoviendo compromisos mutuos para llegar a una solución
efectiva de las controversias.

 Formular un plan de mejora concertado entre las partes, para construir, renovar y
promover la convivencia laboral, garantizando en todos los casos el principio de
la confidencialidad.
 Hacer seguimiento a los compromisos adquiridos por las partes involucradas en
la queja, verificando su cumplimiento de acuerdo con lo pactado.
 En aquellos casos en que no se llegue a un acuerdo entre las partes, no se
cumplan las recomendaciones formuladas o la conducta persista, el Comité de
Convivencia Laboral, deberá remitir la queja la Procuraduría General de la
Nación.
 Presentar a la alta dirección de la empresa las recomendaciones para el
desarrollo efectivo de las medidas preventivas y correctivas del acoso laboral; así
como, el informe anual de resultados de la gestión del Comité de Convivencia
Laboral y los informes requeridos por los organismos de control.
 Hacer seguimiento al cumplimiento de las recomendaciones dadas por el Comité
de Convivencia Laboral a áreas de Seguridad y Salud en el Trabajo - SST de la
5
 Procedimiento-Elección-Conformación- Código: PRC-SST -002
Versión:1
Funcionamiento-Comité-Convivencia-Laboral- Fecha: 30/09/2022
CCL

empresa.
 Elaborar informes trimestrales sobre la gestión del Comité de Convivencia Laboral
- CCL que incluya estadísticas de las quejas, seguimiento de los casos y
recomendaciones, los cuales serán presentados a la alta dirección de la
empresa.

6. DESARROLLO

N.º ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTOS

Los requisitos internos y los parámetros que deben
cumplir quienes quieran postularse para conformar el
Comité de Convivencia Laboral - CCL, teniendo en
Responsable del
cuenta la normatividad vigente. Deben ser los siguientes:
SG-SST
 Haber sido vinculado con un mínimo 3 meses de
1 manera continua en la entidad.
 No contar con quejas de acoso laboral, o que hayan
sido víctimas de acoso laboral, en los seis (6)
meses anteriores a la actual convocatoria de
conformación
del comité.
Elaborar el memorando de convocatoria para las
elecciones del Comité de Convivencia Laboral – CCL, Responsable del
precisando los requisitos y parámetros definidos para las SG-SST
2 Memorando
personas que quieran postularse para ser miembros del
Comité.
Difusión masiva de la convocatoria (Comunicación) a
través de los canales institucionales. Responsable del
3 SG-SST Comunicación
Nota: El proceso de difusión de la convocatoria se debe
realizar con un tiempo prudencial antes del vencimiento
del periodo de los que están ejerciendo.
Recibir las solicitudes de inscripción individual en el Responsable del
4 formato designado para tal fin (), durante el tiempo SG-SST
definido en la comunicación de convocatoria.
XXXXXXXXXX
Revisar si las personas inscritas cumplen los requisitos
estipulados y formalizar su inscripción diligenciando el Responsable del
5 XXXXXX SG-SST

Registrar por parte de Seguridad y Salud en el trabajo en

Responsable del
6 el medio habilitado por el área, los nombres de los
SG-SST
candidatos aspirantes habilitados.

Difundir y hacer promoción a los funcionarios a través de

7 los canales establecidos en la empresa sobre los Responsable del Comunicación
candidatos inscritos y del proceso de elección del CCL. SG-SST
Realizar la elección por votación universal y secreta.

8 Nota: La votación se puede realizar de manera virtual (on Trabajadores de la Soportes de la

– line, vía internet), ó presencial (física), En caso de empresa votación realizada
hacerse de manera presencial se debe instalar la mesa
de votación con los jurados respectivos.

6
 Procedimiento-Elección-Conformación- Código: PRC-SST -002
Versión:1
Funcionamiento-Comité-Convivencia-Laboral- Fecha: 30/09/2022
CCL

Realizar el escrutinio de la votación, al cual podrán

asistir los candidatos inscritos, de la actividad se dejará Acta de cierre de
constancia el acta de escrutinio (xxxxxxx), la cual se votaciones -
9
entrega posteriormente al área de Seguridad y Salud en Comité de
el trabajo .

Responsable del xxxxxxxxxxxx

Notas: SG-SST
1. El escrutinio se puede realizar con conteo físico
cuando la elección ha sido realizada de forma
presencial. En este caso deben estar presente los
jurados de votación.
2. Cuando ha sido a través de internet o de manera
virtual se debe contar con el apoyo de un del
responsable del SG-SST

Designar por parte del empleador los trabajadores que xxxxxxxxxxxxxxxxx

10 Gerente
representaran a la Gerencia en el CCL. xxx
Comunicar públicamente a toda la empresa el resultado Responsable del SG-
del escrutinio y la designación realizada por la empresa SST Comunicación
ESPIRAL UNIVERSAL SAS
11

Profesional
El responsable del SG- SST convoca a la primera reunión
Especializado en Comunicación
del Comité. En esta sesión se elige al presidente y el
SST de Talento
secretario del CCL y se registra en Acta.
12 Humano
formato acta de
Nota: Convoca a los Miembros elegidos y designados constitución del
(Principales y suplentes) del CCL comité de
convivencia laboral
FT-SST-020

formato acta de
El Comité definirá su plan de trabajo anual y su constitución del
cronograma de actividades para la vigencia. comité de
13 Comité de
convivencia laboral
Convivencia Laboral
FT-SST-020

Plan de Trabajo -
Cronograma de
actividades
1. Diligenciar en su totalidad el formato Registro de
queja por acoso laboral y entregarlo personalmente ante
el secretario(a) del Comité, mediante el buzón o través
Formato Queja de
del correo: [email protected]
Presunto Acoso
Laboral - FT -SST-
Notas: 022
1. La queja será diligenciada en el Formato Queja de Secretario (a) del
14 Presunto Acoso Laboral - FT -SST-022 Comité
2. Cuando el tema a tratar por el COMITE DE
CONVIVENCIA LABORAL requiere de un invitado que Miembros del Comité
esté vinculado al caso, el presidente debe incluirlo en la
convocatoria.

7
 Procedimiento-Elección-Conformación- Código: PRC-SST -002
Versión:1
Funcionamiento-Comité-Convivencia-Laboral- Fecha: 30/09/2022
CCL

15 2. Convoca reunión con el CCL, dentro de los diez (10)

días hábiles a la recepción de la solicitud, para realizar el
estudio del caso y determinar la conducta a seguir.
NOTA: Si hay quejas hacia un integrante del comité y
aplica para ser tratada en éste, se debe proceder como lo
estipula la resolución rectoral 1123 de 2018.

16 3.Reemplaza el miembro del CCL implicado en el tema

por el miembro suplente, según lo establece la Resolución
de Rectoría 1123 de 2018.

17 4. Estudia el caso y remite comunicación escrita, vía

correo electrónico institucional, al Interesado indicando
que recibió la queja y el tratamiento que se dará a la
misma, en máximo cinco
(5) días posteriores al estudio del caso.
18 5. Genera respuesta dando instrucciones al trabajador
sobre el conducto que debe seguir ya que el caso remitido
no aplica para tratamiento en el CCL.

19 6. Programa citación dentro de los próximos quince (15)

días hábiles para diligencia de diálogo, para las dos
partes, dado que el estudio de la queja aplica para ser
atendida por El CCL.
20 Realizar en la fecha establecida la diligencia en la cual
cada una de las partes de forma individual tiene la
posibilidad de brindar versión libre y presentar las pruebas
que considere, en la sesión el trabajador es escuchado, y
el presidente tendrá la responsabilidad de moderar la
sesión en la que los integrantes del comité podrán
participar activamente.
21 8. Analiza los resultados de las sesiones individuales,
cinco (5) días posteriores donde se dio a conocer la
postura de cada parte convocada en sesión privada del
CCL. Si se percibe intención de conciliación se procede a
convocar las dos partes máximos en quince (15) días
hábiles para diálogo grupal. Si no hay intención de
conciliación, el comité analizará otras opciones de
intervención
22 9. Informa a los interesados sobre las instancias a las
cuales puede trasladarse el caso, dado que no hay ánimo
de conciliación

23 10. Prepara y cita la reunión conciliatoria, encuentro entre

las partes involucradas que tiene como finalidad generar
compromisos conciliatorios y realizan la citación a la
reunión de encuentro con las partes involucradas en el
conflicto.
Nota: Durante el trámite de los casos, se podrán realizar
cuantas reuniones individuales o grupales consideren los
miembros del Comité, necesarias para el logro de los
acuerdos entre las partes.
24 11. Realiza reunión de encuentro entre las partes. Se
establecerán compromisos claros de conciliación que se
dejarán escritos en el acta del comité y el secretario
realizará carta individual a los implicados informando los
compromisos que fueron adquiridos por él (ella) y el
tiempo en que se hará seguimiento.
Si no se generan acuerdo o compromisos en la (s)
8
 Procedimiento-Elección-Conformación- Código: PRC-SST -002
Versión:1
Funcionamiento-Comité-Convivencia-Laboral- Fecha: 30/09/2022
CCL

reunión(es) de conciliación, el presidente del CCL deja

aclaración en el(las) acta(s) del comité e informa a quien
interpuso la queja que tiene las estancias legales
respectivas, con copia a la División de Gestión de Talento
Humano y Control Interno Disciplinario.
25 12. Notifica, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes
a la reunión los compromisos y acuerdos generados a las
partes interesadas, si alguna de las actividades requiere
apoyo de otras áreas, se solicitará dicho apoyo siempre
guardando la reserva del caso.
26 13.Realiza seguimiento del cumplimiento de acuerdos y
compromisos. Se comunica la fecha y responsable de
seguimiento a los acuerdos entre las partes y los
responsables notificarán una vez hayan realizado dicho
seguimiento.
27 14. Cita y prepara reunión del comité para análisis de los
datos y tratamiento según corresponda, para evaluar la
efectividad de las acciones planteadas en los
compromisos.
28 15. Analiza la efectividad de las acciones planteadas en
los compromisos y acuerdos planteados por las partes.
Nota: en caso de que no se evidencie efectividad de las
acciones se volverá a citar a reuniones individuales o
conciliatorias.
29 16 realiza reunión de cierre de caso.
Una vez agotados los seguimientos definidos en
máximo un año, se procede a dar cierre del caso
dejando acta sobre los aspectos significativos del
tratamiento al caso, notificando a las partes
interesadas sobre el cierre del caso.

Nota: En caso de evidenciar que no hay voluntad de

conciliación, o persistir la conducta; se da cierre al
caso con la notificación por parte del presidente del
comité a los implicados y la Procuraduría Regional con
copia a la División de Gestión de Talento Humano y
Control Interno Disciplinario. preferiblemente en los
siguientes diez (10) días hábiles luego del cierre del
caso

9
 Procedimiento-Elección-Conformación- Código: PRC-SST -002
Versión:1
Funcionamiento-Comité-Convivencia-Laboral- Fecha: 30/09/2022
CCL

1
0
 Procedimiento-Elección-Conformación- Código: PRC-SST -002
Versión:1
Funcionamiento-Comité-Convivencia-Laboral- Fecha: 30/09/2022
CCL

1
1
10
12
13