PROCEDIMIENTO PARA EL

DISTRIBUIDORA CONTROL, REGISTRO

CONTABLE Y RECUPERACION
QUIMISOL, C.A.
DE CHEQUES DEVUELTOS

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MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE PARA EL CONTROL, REGISTRO

CONTABLE Y RECUPERACIÓN DE CHEQUES DEVUELTOS DE LA
DISTRIBUIDORA QUIMISOL C.A

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Contenido: pág.

Presentación

Objetivo

Alcance

Autoridades y Responsabilidades

Descripción del departamento

Descripción del procedimiento

Diagramas

Propuesta

Conclusión

Bibliografía

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Presentación

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Objetivo General

Dar a conocer cono se debe llevar a cabo las actividades para el control, registro
contable y recuperación de cheques devueltos, con una finalidad de apoyar al
personal involucrado de las diferentes Unidades Administrativas adscritas a la
Subdirección de Finanzas, para que se desarrollen sus labores con mayor
eficiencia y eficacia.

Alcance

Autoridad y Responsable

La autoridad y responsabilidades de los integrantes de la organización para las

acciones relacionadas a las actividades asociadas a las auditorías internas se
describen a lo largo del procedimiento, a continuación una tabla sumario de las
mismas:

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Normas

1- Los presentes lineamientos son de observancia general para el Subdirector

de Clientes Corporativos, Subdirectores Regionales, Gerente de Tesorería,
administrativos, así como para el personal de todas las áreas cuyas
actividades formen parte de recepción de cheques por la presentación de
los diversos servicios que proporciona DISTRIBUIDORA QUIMISOL C.A.

2- Los titulares de las áreas que manejan las cuentas bancarias afectadas por
los cheques devueltos por la institución bancaria por alta falta de fondo de
los libradores, son responsable de verificar o solicitar en forma inmediata el
protesto respectivo al artículo 190 ( a más tardar el segundo día hábil que
siga al plazo de su presentación de cobro) de la Ley General de Títulos y
Operaciones de créditos ante la institución bancaria que realizo la
devolución, a efecto de gestionar los reembolsos correspondientes dentro
de los términos y tiempos previstos en los artículos 181,191 y 192 de dicha
ley, así mismo como pertenecer los cheques devueltos a los clientes
corporativos, deben solicitar el Subdirector de clientes corporativos en
apoyo para el cobro de los mismo.

3- El gerente así como los coordinadores responsables de las cuentas

bancarias captadoras de ingreso que no formulen balanza de movimientos,
deben notificar al gerente de contabilidad sobre los cheques devueltos para
su registro contable respectivo, en el mes a que corresponda el estado de
cuenta bancaria en que se refleje dicho cargo de cada ejercicio.
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4- Los Gerentes y gerentes de contabilidad son responsables de aclarar las

dudas que se susciten en la interpretación de las políticas y procedimientos
establecidos en el manual, dentro del ámbito de su competencia.

Descripción del Departamento

Área: DEPARTAMENTO DE COBRANZA

Denominación del Cargo: JEFE DE COBRANZAS

Reporta a: GERENTE GENERAL

Posición dentro de la Empresa o Dpto.

GERENTE GENERAL
Propósito General: Planificar, dirigir y controlar las
actividades de cobranza, para lo cual deberá asumir el rol de
líder, para que con su equipo de trabajo alcancen las metas
establecidas.
JEFE
DE COBRANZAS

¿Tiene personal bajo su cargo? NO SI E O

¿Este cargo conlleva a viajar? NO SI

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Funciones Específicas

Supervisa el proceso de recepción y asignación de las cuentas de cada cliente.

1. Supervisa que se encuentren en debido orden los documentos de cada una de

las cuentas de cada cliente.
2. Supervisa a los cobradores verificando que cumplan con las rutas de visitas y
cobros a los clientes.
3. Revisa y controla mediante registros los clientes morosos, apoyando la gestión
de cobranza.
4. Otorga visto bueno de cuentas declaradas como morosas para ser pasadas al
departamento legal.
5. Visita a los clientes con problemas de pago.
6. Vela por el cumplimiento de las políticas y procedimientos de cobranza.
7. Verifica y firma la emisión de las referencias comerciales.
8. Emite, verifica y autoriza el pago de las comisiones de los vendedores.
9. Emite, verifica y autoriza el pago de comisiones a los mensajeros cobradores.
10. Autoriza a solicitud del departamento de ventas despachos a clientes.
11. Elabora proyecciones de cobranza.
12. Analiza y aprueba los créditos a nuevos clientes.
13. Controla la cobranza recibida.
14. Analiza y coordina convenios de pago con clientes (refinanciamiento, cobro de
intereses, etc.)
Naturaleza y Alcance:

Dentro de la Empresa:

 Con la Junta Directiva para establecer estrategias de cobranza que permitan

mantener excelentes relaciones comerciales con los clientes y promocionar el
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compromiso de los cobradores en su gestión diaria.

 Con el departamento de finanzas para supervisar y controlar la reposición por
cheques devueltos.

Fuera de la Empresa:

 Con los clientes para entablar estrechas relaciones que permitan, que la gestión de
cobranza sea efectiva y oportuna.
Competencias Técnicas al Cargo:

 Sólidos conocimientos en el manejo del sistema Profit Plus administrativo.

 Conocimientos básicos contables.
 Conocimiento de retenciones ISLR e IVA.
 Conocimiento y experiencia en el manejo de paquetes office bajo ambiente
Windows.
 Conocimientos de supervisión de personal.

Procedimiento

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RESPONSABLE ACT. DESCRIPCION FORMA O DOCTO TIEMPO DE

ATENCIÓN O
N° RESPUESTA

Coordinador 1. Deposita los ingresos en la

Regional y cuenta bancaria receptiva,
Receptor de conforme a lo estipulado,
Pagos y proveniente de las
administraciones postales.
Servicios

Banco 2. Abona los ingresos en la cuenta

que corresponda.

Carga posteriormente en la
3. misma cuenta bancaria, los
importes y comisiones
correspondientes por los
cheques devueltos por causas
imputables al librador.

Coordinador 4. Revisa electrobanca los

Responsable movimientos aplicados en la Diario
de la Cuenta cuenta bancaria y, en caso de
Bancaria aparecer cargos por cheques
devueltos, solicita los
documentos a la sucursal
bancaria respectiva.
Banco 5. Entrega los cheques devueltos
al responsable de la cuenta
bancaria.
Coordinador 6. Recibe los documentos e
Responsable identifica las causas de la
de la Cuenta devolución.
Bancaria

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RESPONSABLE ACT. DESCRIPCION FORMA O DOCTO TIEMPO DE

ATENCIÓN O
N° RESPUESTA

7. Separa los cheques que le

corresponde en forma directa, y
gestiona reembolso tanto de
importe como de las comisiones
8. bancarias originadas por la
devolución de los documentos.
Registra contablemente los
cheques devueltos de acuerdo a
la guía contabilizadora o informa
al gerente de contabilidad para
9. su registro contable.
Registra los asientos contables
de la balanza del periodo y la
envía la gerente de contabilidad.

Gerente de 11. Recibe balanza de movimientos

contabilidad para efecto de registro.

Coordinador 12. Toma los cheques que no le

Responsable corresponden directamente
de la Cuenta receptoras de cheques
Bancaria devueltos según su jurisdicción,
mediante oficio solicitando
procedan a gestionar la
recuperación.
Coordinador de 13. Recibe documento y acusa de
cheques recibido.
devueltos Procede a gestionar la
14. recuperación de los cheques
15. Deposita los cheques que se
vayan librando en la cuenta
bancaria que corresponda.
Envía las fichas de depósito al
16. área responsable de la cuenta
bancaria

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RESPONSABLE ACT. DESCRIPCION FORMA O DOCTO TIEMPO DE

ATENCIÓN O
N° RESPUESTA

Coordinador 17. Recibe comprobantes y verifica

Responsable la acreditación del depósito en
de la Cuenta 18. la cuenta
Bancaria Registra contablemente los Guía
importes recuperados de contabilizadora
acuerdo a la guía
contabilizadora

19. Registra los asientos contable

en la balanza de movimiento del
periodo y la envía al gerente de
contabilidad

Gerente de 20. Recibe balanza de movimientos

contabilidad Para efectos de verificar
registros

Coordinador 21. Gestiona la recuperación del

Responsable cheque devuelto, la
de la Cuenta indemnización y el IVA.
Bancaria

EL ARE NO RECUPERA LOS MONTOS

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22.  Toma el caso al Director,

solicitando el apoyo
necesario en caso de ser
procedente y proporcionar lo
siguiente:

- Oficio solicitud de
recuperación, contenido
todos los antecedentes
(cheques, avisos de
devolución del cheque,
Estado de cuenta) del caso.
- Documentos originales con
los sellos del presupuesto.
- Copia de los acuses de los
oficios dirigidos del librador

Director 23. Recibe el caso y realiza las

acciones pertinentes

JURÍDICO RECUPERA MONTOS

24. Envía el área al responsable de

la cuenta bancaria los
documentos para su depósito, o
en su caso indica la cuenta a la
que fue acreditado el pago por
parte el cliente.
Coordinador 25. Recibe los documentos y
Responsable deposita el monto recuperado
de la Cuenta Envía oficios al gerente de
Bancaria contabilidad junto con las fichas
de depósito. Solicitando se
realicen los movimientos
contables respectivos.
JURÍDICO NO RECUPERA MONTOS

Director 26. Notifica al gerente de

contabilidad la no recuperación
de los montos, solicitándole se
realice el registro o provisión
que corresponda.

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Coordinador 27. Recibe los documentos y realiza

Responsable los movimientos
de la Cuenta Contables que correspondan.
Bancaria

FIN DE PROCEDIMIENTO

Diagramas

Propuesta

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Conclusión

La  empresa  Distribuidora QUIMISOL, C.A.,  es  una Empresa Comercializadora

de Productos Químicos, hoy en día todas la empresa necesitan de un
Departamento de Sistema, que respalden toda la información que generan como
entidad, además poder llevar un record de los clientes con cheques devuelto,
conociendo cada uno de sus motivos, así como también la Seguridad de la
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información al desarrollar un sistema, que cumpla con la normas y reglas

establecidas  para el análisis de un nuevo  sistema de información. El sistema de
Control de Cheques Devueltos, permitirá agilizar el manejo  de la información, de
los cheques enviado por el Banco, para acceder a ella de forma rápida y
confiable, que permita mantener la data actualizada, y que los Departamentos de
Finanzas, Contabilidad y Cobranza, puedan llevar un control de los cheques que
quedan pendientes en reposición. Agilizar el proceso  aplicando la tecnología.

Bibliografía

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