Contratación

Dirección de Difusión y Cultura

Estadística - DICE

Agosto / 2022
INFORMACIÓN PARA TODOS

Índice

1. Presentación Diapositiva 3
2. Documentos y acciones de la contratación Diapositiva 4
a. Hoja de vida en el SIGEP II Diapositiva 6
b. Documentos para el contrato Diapositiva 9
c. SECOP II Diapositiva 13
3. Informe mensual de actividades Diapositiva 16
a. Informe mensual de actividades Diapositiva 17
b. Planilla del pago de aportes al sistema de seguridad social integral Diapositiva 26
4. Cierre Diapositiva 27
INFORMACIÓN PARA TODOS

Presentación

Este documento tiene un carácter meramente informativo, ya que, esta

información puede tener cambios dependiendo su rol o si la entidad
emite alguna resolución que modifique la contratación.

Aquí solo encontrará recomendaciones para llevar a cabo los trámites de

contratación y presentar informes mensuales, luego de pasar el proceso
de aprendizaje y la prueba eliminatoria y clasificatoria.
 Documentos y acciones de la
contratación

Aquí encontrará instrucciones generales para realizar

una contratación exitosa
 INFORMACIÓN PARA TODOS

Documentos y acciones de la contratación

Para la contratación, el supervisor del contrato o un funcionario de la

entidad se comunicará con usted y le indicará el paso a paso a seguir.

El proceso de contratación debe seguir 3 pasos:

Hoja de Documentos
vida en el para el SECOP II
SIGEP II contrato
INFORMACIÓN PARA TODOS

El SIGEP II es el Sistema de Información y Gestión del Empleo Público. Este

Hoja de
vida en el
contiene la información de carácter institucional de las entidades territoriales
SIGEP II y nacional, además, es una herramienta de gestión para la toma de
decisiones institucionales y de gobierno.

Docume
ntos
para el
Paso 1: al correo electrónico le llegará el usuario y contraseña para
contrato ingresar al SIGEP II, enviado por el supervisor del contrato.

SECOP
II
Paso 2: dentro de la página se debe diligenciar la hoja de vida y
adjuntar en PDF tres grupos de documentos.

• Formación académica
• Experiencia laboral
• Documentos adicionales
INFORMACIÓN PARA TODOS

Formación Académica Experiencia laboral

Deben adjuntarse los diplomas o actas de Deben adjuntarse los certificados con fechas exactas
(día, mes y año) de inicio y finalización de cada uno
grado de la formación académica.
de los contratos que ha tenido. Se recomienda que los
certificados laborales mencionen las funciones
Solo se tienen en cuenta los estudios de realizadas.
educación básica, técnicos profesionales,
tecnólogos, profesionales o posgraduales Además, es importante que no se agrupe la experiencia
laboral, cada contrato debe ir por separado aunque
cursados en instituciones acreditadas.
sea con la misma entidad o empresa. Si dos contratos
cubren el mismo periodo de tiempo, se tendrá en cuenta
Diplomados, seminarios, cursos o talleres no se
uno de los dos.
tendrán en cuenta en el SIGEP II.
Sólo deberán cargarse certificaciones de experiencia, no
son válidas las copias de contratos.
INFORMACIÓN PARA TODOS

Documentos adicionales
• Tarjeta profesional (si aplica).
• Certificado de antecedentes disciplinarios ( Procuraduría General de la
Nación)
• Certificado de antecedentes fiscales (expedido por la Persona Natural –
Contraloría
IMPORTANTE
• Antecedentes Judiciales (expedido por la Policía Nacional de Colombia) *Ningún certificado debe superar un
(1) mes desde su expedición.
• Certificado de Medidas Correctivas (expedido por la Consulta
*Se recomienda que el RUT esté
(policia.gov.co)) actualizado, teniendo en cuenta la
actividad que va a realizar en la
entidad.
• Registro Único Tributario - RUT actualizado (expedido por Dirección de
*Recuerde preparar sus documentos
Impuestos y Aduanas Nacionales de Colombia (dian.gov.co)) con antelación.
 INFORMACIÓN PARA TODOS

Hoja de
vida en
el SIGEP
II
Estos documentos deben ser entregados al DANE (según indicaciones del
supervisor o del funcionario que se comunique con usted para la
contratación) separados en tres archivos pdf diferentes y en el orden que se
Documentos presenta a continuación. Esto ayudará a realizar de forma más ágil el proceso
para el
contrato de contratación.

SECOP PDF 1: Documentos personales

II

PDF 2: Hoja de vida con soporte

PDF 3: Otros
 INFORMACIÓN PARA TODOS

PDF 1: Documentos personales 1. Libreta Militar (si aplica)

2. Tarjeta profesional (si aplica)
3. Antecedentes de la tarjeta profesional (si aplica)

Todos los documentos de esta lista deben 4. Certificado de antecedentes disciplinarios (Procuraduría General de la
ser entregados en un solo PDF y en el Nación)
siguiente orden:
5. Certificado de antecedentes fiscales (expedido por Contraloría
6. Antecedentes Judiciales (expedido por la Policía Nacional de
Colombia)
7. Certificado de Medidas Correctivas (expedido por la Policía Nacional
de Colombia)
8. Certificado de afiliación a EPS, debe ser cotizante, contributivo e
independiente. Se recomienda gestionar este documento después
de aprobar la prueba de selección
IMPORTANTE 9. Certificado de afiliación a AFP - Administradora de fondo de
*Ningún certificado debe superar un
(1) mes desde su expedición. pensiones. Se recomienda gestionar este documento después de
aprobar la prueba de selección.
INFORMACIÓN PARA TODOS

PDF 2: Hoja de vida con soporte

Todos los documentos de esta lista deben

ser entregados en un solo PDF y en el
siguiente orden:

1. Hoja de vida del SIGEP II validada y firmada (desde la página del SIGEP II puede
descargarla).
2. Soportes académicos (solo se van a tener en cuenta los estudios de educación básica,
técnicos profesionales, tecnólogos, profesionales o posgraduales cursados en
instituciones acreditadas)
3. Soportes de la experiencia laboral (deben adjuntarse los certificados con fecha de inicio y
finalización de cada uno de los contratos. Es importante que no se agrupe la experiencia
laboral, cada contrato debe ir por separado aunque sea con la misma entidad o empresa.
De preferencia con funciones)
INFORMACIÓN PARA TODOS

PDF 3: Otros

Todos los documentos de esta lista deben

ser entregados en un solo PDF y en el
siguiente orden:

1. Cédula de Ciudadanía
2. Registro Único Tributario - RUT actualizado (expedido por Dirección de Impuestos y Aduanas
Nacionales de Colombia)
3. Certificado de cuenta bancaria (este certificado no debe superar los tres meses desde su expedición)
4. Certificado de salud ocupacional (vigencia menor o igual a tres años, la cual se pierde si el contratista
deja de laborar por 6 meses o más. Solo aplica para contratos mayores a un (1) mes).
5. Formato de condiciones de salud
6. Formato de declaración de inexistencia de intereses
7. Autorización de consulta de delitos sexuales (si aplica)
 INFORMACIÓN PARA TODOS

Hoja de SECOP II funciona como una plataforma transaccional con cuentas para las Entidades Estatales y los
vida en
el SIGEP
proveedores. Cada cuenta tiene unos usuarios asociados a ella. Desde sus cuentas las Entidades
II Estatales crean, evalúan y adjudican Procesos de Contratación. Los proveedores pueden hacer
comentarios a los documentos del proceso, presentar ofertas y seguir el proceso de selección en línea.
Docume

Paso 1: registro en el SECOP II

ntos
para el
contrato

En este link se muestra el paso a paso para crear su cuenta en el SECOP II. Tenga en cuenta seguir
las instrucciones expuestas, si se comete algún error en la creación de cuenta del SECOP II, se
podrían generar retrasos en la contratación.
SECOP II
 INFORMACIÓN PARA TODOS

Paso 2: aceptación del contrato Paso 3: cargue de póliza

Cuando se le indique, deberá seguir los siguientes Como contratista, usted debe tramitar y pagar la
pasos, para aceptar el contrato: póliza una única vez por el contrato aceptado con
el DANE. Sin este paso, su contrato, aunque esté
1. Al correo electrónico registrado en SECOP II le confirmado, no entra en vigencia.
llegará una notificación para aceptar el
contrato. Por lo tanto, se recomiendan los siguientes pasos
2. Debe hacer clic en el enlace correspondiente, para su gestión. Tenga en cuenta que este trámite
que lo va a dirigir a SECOP II, ingresar con su demorará más o menos un día completo para su
usuario y contraseña. realización.
3. En el SECOP II, haga clic en “Mis procesos”,
luego en “Mis contratos”. 1. Luego de aceptar el contrato en el SECOP II,
4. Identifique el contrato nuevo y haga clic en ingrese a “Mis procesos” y, en las opciones
“detalles”, revise el contenido del contrato. desplegadas, seleccione “Mis contratos”.
5. Por último, dé clic en “Aceptar y enviar a la 2. Oprima en “1. Información general”, donde
entidad estatal”. encontrará la información general de su
contrato.
INFORMACIÓN PARA TODOS

Paso 3: cargue de póliza

8. Este documento deberá ser cargador en el SECOP II.

3. Baje en la página hasta encontrar la sección

“Aprobación del contrato” y descargue el
archivo “Contrato firmado”.
4. Contacte cualquier entidad aseguradora que
realice pólizas de cumplimiento de contrato,
indicándole que usted realizará un contrato con el
Estado como persona natural.
5. Esta entidad, a través de uno de sus asesores, le
pedirá unos documentos:
•Fotocopia de cédula
•Copia de contrato
6. Este(a) asesor(a) hará una evaluación del precio
del contrato y le enviará un recibo con el valor de Tenga en cuenta seguir las instrucciones aquí
la póliza y las instrucciones de pago. expuestas, si se comete algún error en el
7. Realizado el pago, y confirmado por la entidad cargue de póliza, se podrían generar retrasos
en la contratación.
aseguradora, esta le enviará el soporte de pago
de póliza a su correo electrónico.
 Informe mensual de actividades

Aquí encontrará la estructura del informe que debe

entregar mensualmente, para gestionar su pago
INFORMACIÓN PARA TODOS

Informe de actividades

El informe se debe diligenciar y entregar al supervisor junto con la planilla de seguridad social. Tenga en cuenta, que
en algunas ocasiones el Apoyo logístico o el supervisor del contrato se encargará de diligenciar este formato.

Este informe se encuentra dividido en diez secciones, la primera no se encuentra numerada:

Encabezado

Los espacios señalados con los círculos rojos deben ser diligenciados.
 INFORMACIÓN PARA TODOS

1. Datos del contrato

SU NOMBRE
NÚMERO DE DOCUMENTO Ej: C.C. 0.000.000.000 de CIUDAD
OBJETO DEL CONTRATO
VALOR TOTAL DEL CONTRATO
PLAZO EN EL QUE SE DEBE EJECUTAR EL CONTRATO
Ej: 2 de 6 (Significa que es el segundo pago de 6 que contempla el contrato).
VALOR MENSUAL DEL CONTRATO
ES EL PORCENTAJE DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO. Ej: 33%
EN EL CONTRATO ESTÁ LA INFORMACIÓN
EN EL CONTRATO ESTÁ LA INFORMACIÓN
EN EL CONTRATO ESTÁ LA INFORMACIÓN
Día/Mes/Año Día/Mes/Año
ÁREA DE LA ENTIDAD A LA QUE PERTENECE
EN EL CONTRATO ESTÁ LA INFORMACIÓN
NOMBRE DEL SUPERVISOR(A) Y EL CARGO DE ÉL/ELLA DENTRO DE LA ENTIDAD

Los espacios señalados con rectángulos rojos deben ser diligenciados. La única información que no está en el contrato es el
“Porcentaje de ejecución física” y “Pago número”, porque varían cada mes.
 INFORMACIÓN PARA TODOS

2. Ejecución del contrato

LISTE LA EVIDENCIA DE LAS ACTIVIDADES

DESCRIBA O LISTE LAS ACTIVIDADES QUE REALIZÓ REALIZADAS. Ej: Ver anexo 1 o coloque el link de un
PARA CUMPLIR CON LA OBLIGACIÓN CONTRACTUAL archivo compartido donde estén todas las evidencias.

DESCRIBA O LISTE LAS ACTIVIDADES QUE REALIZÓ

PARA CUMPLIR CON LA OBLIGACIÓN CONTRACTUAL

Los espacios señalados con rectángulos rojos deben ser diligenciados.

 INFORMACIÓN PARA TODOS

3. Relación del pago de aportes al sistema de seguridad social integral

Nombre de la EPS, número de la planilla y fecha de pago

Nombre del fondo de pensión, número de la planilla y fecha de pago
Nombre de la ARL, número de la planilla y fecha de pago
Ej: Salud Bogotá Planilla No. 010101010101 de Día/Mes/Año

Los espacios señalados con rectángulos rojos deben ser diligenciados.

 INFORMACIÓN PARA TODOS

4. Datos del contrato

Solo se diligencia en el último informe

VALOR TOTAL DEL CONTRATO
VALOR TOTAL DEL CONTRATO CON ADICIONES
VALOR PAGADO AL CONTRATISTA HASTA ESE MOMENTO

PAGO PENDIENTE

Los espacios señalados con rectángulos rojos deben ser diligenciados. Recuerde que esta
sección solo se diligencia en el último informe, es decir, para el último pago.
INFORMACIÓN PARA TODOS

5. Declaraciones relacionadas con el sistema de seguridad social integral

Los espacios señalados con rectángulos rojos deben ser diligenciados.

INFORMACIÓN PARA TODOS

6. Estado ORFEO

Esta información se debe gestionar con el supervisor y debe diligenciarse dependiendo de las
características del contrato.
INFORMACIÓN PARA TODOS

7. Almacén

Solo se diligencia en el último informe

8. Observaciones

Esta sección la diligenciar el supervisor en caso de que sea necesario. No es obligatoria.

 INFORMACIÓN PARA TODOS

9. Declaración especial

Fecha de elaboración del informe Ej: Días/Mes/Año

Fecha de elaboración del informe Ej: dos de enero del 2000.

Firma del contratista Firma del supervisor

Nombre del contratista

Nombre del supervisor

Los espacios señalados con rectángulos rojos deben ser diligenciados.

 INFORMACIÓN PARA TODOS

Planilla del pago de aportes al sistema de

seguridad social integral (salud, pensión y ARL)
Junto con el informe de actividades se debe enviar la evidencia del pago de seguridad social: pago de salud, pensión
y riesgos laborales.

Esta imagen es ilustrativa, dependiendo de la gestora de seguridad social, el formato cambiará. Sin embargo,
en todas sale la información requerida para el pago mensual.
 Cierre

Recuerde que este material tiene un carácter

meramente informativo. Usted deberá iniciar este
proceso solo sí es seleccionado(a).
Gracias