Introducción al mercado de los eventos, grupos, banquetes y convenciones.

Actividad Integradora: Idea de negocio de organización de eventos

Nombre: Oscar Alberto Hernández Cantoral

Matrícula: 1830022 
Asesor de la materia: Maestra Rosalba Hernández
 PLANIFICACIÓN
1.- DEFINIR OBJETIVO, TIPO  Evento con respecto al cuidado
Y NOMBRE DEL EVENTO del ambiente

2.- SELECCIONAR LA FECHA  15 de diciembre 2022

3.- HORA DE INICIO Y  Inicio: 08:00 horas

DURACIÓN  Duración: 5 horas

4.- SERVICIOS REQUERIDOS  Catering

5.-DETERMINAR EL NÚMERO  Oradores, expositores y/o

Y TIPO DE ASISTENTES. ponentes
 Coordinadores y Moderadores.
 Panelistas.
 Invitados especiales.
 Patrocinadores

6.- SELECCIONAR EL LUGAR  Centro de Exposiciones

O LUGARES DE
REALIZACIÓN

7.- PRESUPUESTO  $360,000

ESTIMADO  $ 1,000 por persona
DEFINICIÓN DE AUDIENCIA Y OBJETIVOS

Identificación del NATURALEZA DEL  Social

mercado EVENTO
dependiendo del GRADO DE  Privado
perfil: EXCLUSIVIDAD
ALANCE Y MAGNITUD  Local
Tipo de evento: Banquete

ORGANIZACIÓN
ELABORACIÓN DE PRESUPUESTO  Alimentos y bebidas
 Alquiler de mesas y sillas
 Alquiler de vajilla, cristalería,
mantelería y cubiertos
PROMOCION DEL EVENTO  Diseño y elaboración de
invitaciones
 Enviar invitaciones
ELABORAR CRONOGRAMA DE  Preparación previa al banquete
ACTIVIDADES  Coctel de Bienvenida y llegada
de invitados.
 Recepción.
 Banquete Buffet
 Cierre del evento
ADQUISICIÓN O CONTRATACIÓN  Catering
DE MATERIALES, EQUIPOS Y  Mobiliario
SERVICIOS  Cristalería, vajilla y cubiertos
 Mantelería
  Meseros

DESARROLLO
RECEPCIÓN DE LOS  Centro de
INVITADOS exposiciones
TRASLADO  Al lugar del evento
RECEPCIÓN DE LOS  Lugar del evento  Coctail de
INVITADOS bienvenida
INAUGURACIÓN  Apertura del evento
IMPLANTACIÓN DEL  Recepción
PROGRAMA DE  Coctel de bienvenida
ACTIVIDADES  Servicio de alimentos y bebidas
 Cierre del evento
CLAUSURA  Agradecimientos a los invitados
 Entrega de recuerdos

CONTROL Y DIRECCIÓN
CUMPLIMIENTO DE • Pago y cancelación de
COMPROMISOS obligaciones con los
proveedores: Catering, salón de
eventos. Etc.
• Pago de recurso humano
contratado: Meseros, cocineros,
etc.
• Devolución de material o
equipo: Mesas, sillas. cristalería,
vajilla y cubiertos
PRESUPUESTO BANQUETE DE DESAYUNO
(BUFFET)
Espacio requerido:

 360 personas

 Salón de banquetes 20m x 34m (área total de 680 metros cuadrados)

 36 mesas redondas para 10 personas

 36 Manteles

 360 sillas

 720 vasos de cristal

 720 Cubiertos

 720 Vajillas

 2 módulos para Bebidas

 2 Barras de Buffet

Figura 1. Plano Salón de Banquetes

Fuente: Tomado de Montajes de banquetes Por Alba Sy (2011).
https://es.slideshare.net/Alba_sy/montajes-de-banquetes
 Costos Costos Precio Precio estimado Total por
DESCRIPCIÓN Proveedor variables fijos Cantidad estimado actualizado Diferencia rubro
MOBILIARIO Y LOCACIÓN                
          0 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00
Sillas Tiffany Grupo Marbella x   360 $35.00 $35.00 $0.00 $12,600.00
Mesas Redondas Grupo Marbella x   36 $100.00 $100.00 $0.00 $3,600.00
Manteles Redondos Grupo Marbella x   36 $100.00 $100.00 $0.00 $3,600.00
Cubre Manteles Grupo Marbella x   36 $200.00 $200.00 $0.00 $7,200.00
*Cristalería (Vaso HighBall) Banquetes Lomas   x 360 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00
Cristalería para Bebidas Alkila Event   x 360 $5.00 $5.00 $0.00 $1,800.00
*Vajilla   Banquetes Lomas x   360 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00
*Plaqué   Banquetes Lomas x   360 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00
* Modulo para Bebidas Banquetes Lomas   x 2 $1,800.00 $1,800.00 $0.00 $3,600.00
* Modulo para Buffet Banquetes Lomas   x 2 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00
          $2,240.00 $2,240.00 $0.00 $32,400.00
ALIMENTOS Y BEBIDAS                
Catering   Banquetes Lomas x   360 $350.00 $350.00 $0.00 $126,000.00
Galopín   Alkila Event x   5 $580.00 $580.00 $0.00 $2,900.00
Barra libre de bebidas Alkila Event   x 360 $105.00 $105.00 $0.00 $37,800.00
          0 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00
            $1,035.00 $1,035.00 $0.00 $166,700.00
TOTAL           $3,275.00 $3,275.00 $0.00 $199,100.00

*Incluido al contratar el servicio de Catering

Resumen de gastos Precio estimado Precio estimado actualizado Total
MOBILIARIO Y LOCACIÓN $2,240.00 $2,240.00 $32,400.00
ALIMENTOS Y BEBIDAS $1,035.00 $1,035.00 $166,700.00
DECORACIÓN Y AMBIENTE $0.00 $0.00 $0.00
VARIOS $0.00 $0.00 $0.00
OTROS $0.00 $0.00 $0.00
TOTAL $3,275.00 $3,275.00 $199,100.00

PROVEEDORES
Nombre del Proveedor Dirección Colonia Ciudad Teléfono Concepto
AV. Vía Magna
No. 19 Mz ll Lt5 Col. Centro Urbano San Fernando
Banquetes Lomas Piso 1 Interior 1A La Herradura. Estado de México 55-89-90-60-17 Catering
Av. Adolfo López Mateos San Lorenzo Rio Tenco
Banquetes al fresco 34 Cuautitlán Izcalli Estado de México 55-50-18-04-87 Mobiliario
Alkila Event https://alkilaevent.mx/ CDMX 55-70-05-05-21 Mobiliario
Grupo Marbella Totonacas No.22 Col. Ajusco Coyoacán CDMX 55-56-10-12-48 Mobiliario
 ESTIMACIÓN DE LA GANANCIA
CONCEPTO $
COSTOS DE PRODUCCIÓN $ 199,100.00
PRECIO DE VENTA $ 298,650.00
GANANCIA $ 99,550.00
PRESUPUESTO ESTIMADO $ 360,000.00
DIFERENCIA -$ 61,350.00 *
*Diferencia a favor del cliente, presupuesto realizado con una cantidad menor
al presupuesto estimado. Ahorrando $170. 41 por persona.

LOGÍSTICA
      DICIEMBRE    
CLAVE ACTIVIDAD DIAS 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 ESTATUS % ejecución
  Logística del Evento                          
I INVITADOS                          
A Definir lista de invitados                       3 100%
B Hacer lista de invitados                       3 100%
C Diseñar lista de invitados                       1 0%
D Enviar lista de invitados                       1 0%
II LUGAR DEL EVENTO                          
E Definir el lugar del evento                       3 100%
F Fecha y hora del evento                       3 100%
III ALQUILER DE EQUIPO DE OPERACIÓN                          
G Mobiliario (Sillas, mesas)                       2 70%
H Cristalería                       2 70%
I Vajilla                       2 70%
J Plaqué                       2 70%
K Blancos (Manteles y servilletas)                       2 70%
L Equipo de cocina                       2 70%
IV ALIMENTOS                          
M Definición tipo de servicio                       3 100%
N Pasa platos                       2 70%
Ñ Fruta                       2 70%
O Entrada                       2 70%
P Platillos                       2 70%
                             
V BEBIDAS                          
Q Alcohólicas                       2 70%
R No alcohólicas                       2 70%
S                            
                             
VI INSUMOS PARA OPERAR                          
T Servilletas                       2 70%
U Cucharones                       2 70%
V Pinzas                       2 70%
W Hielos                       2 70%
                             
VII RECURSO HUMANO                          
X Galopines                       3 100%
Y Barista                       3 100%

ESTATUS
1.- SIN INICIAR
2.- EN PROCESO
3.- TERMINADO

FORMATO DE SUMINISTRO DE ALIMENTOS

Rond 1 era 2 era 3 era 4 era 5 era
BOCADILLOS as Ronda Ronda Ronda Ronda Ronda
1 Mini Sopes            
2 Tacos dorados de pollo            
3 Quesadillas de queso            
4 Fruta            
HORA DE
PLATO PRINCIPAL 3 Opciones a Elegir SERVICIO:
Chilaquiles de pollo Rojos o
1 Verdes      
2 Huevos a la mexicana      
3 Rajas con crema      
4 Picadillo de res      
5 Tinga de pollo      
6 Pollo con mole      
7 Papas con chorizo      
8 Cochinita Pibil      

FORMATO DE SUMINISTRO DE BEBIDAS

Bebidas no Alcohólicas
    Si No Comentarios
1 Jugo de Naranja natural      
 2 Café    
3 Te    
4 Refresco de Cola    
5 Refresco de Manzana    
6 Refresco de Lima- Limón    
7 refresco de Toronja    
8 Jugo de Manzana    
9 Agua natural    
1
0 Tizana    

FORMATO DE SERVICIOS OPCIONALES

SERVICIO A LOS INVITADOS
BUFFET A LA MESA
Tipo de servicio: OTRO:
Personal adicional
Cocineros Meseros Galopines Barman Otro:
Si No Si No Si No Si No

               

  Check-list Mobiliario y Equipo

    SI NO N/A COMENTARIOS

1 Sillas Limpias y en buenas condiciones.        

2 Mesas limpias y en buenas condiciones.        

3 Manteles limpios, planchados y en buen estado.        

4 Servilletas limpias, planchadas y en buen estado        

5 Plaqué limpio y brillante.        

6 Lozas limpias y brillantes y que no estén rotas.        

7 Saleros y pimenteros limpios y llenos.        

8 Cristalería Limpia y reluciente.        

9 Decoración adecuada.        

10 Carros transportadores de comida caliente y fría        

11 Jarras para servir agua        

12 Jarras para servir leche y café        

13 Bandejas de servir comidas        

14 Bandejas de servir bebidas        

15 Utensilios de servir (hieleras, cucharas y pinzas)        

16 Suministro de papelería (Servilletas).        

MARKETING Y PROMOCIÓN
1.- Crear un sitio web del evento con una apariencia atractiva; imágenes, videos,
colores y tipografías llamativas que además sirva para el registro de los asistentes.
Informar al usuario de cuándo
es, dónde es, y mediante un
gráfico llamativo mostrar un
“countdown” para el evento,
generando así bastante interés.

2.-  Creación de una estrategia de email marketing con el objetivo de llegar a los
clientes actuales y a sus contactos haciendo un newsletter lleno de contenido
convincente para hacerles saber con anticipación por qué deben aceptar la
invitación y asistir al evento.  Para aumentar la efectividad, los correos deben ser
segmentados por las características de los asistentes y el tiempo entre mensaje y
mensaje debe extenderse para no inundar la bandeja de entrada del destinatario y
crear una experiencia desagradable.
3.- Crear un evento en Facebook es una gran manera de generar interés y
mantener informados a los asistentes sobre cuándo será, ya una vez aceptada la
invitación automáticamente se guarda en los calendarios del
smartphone. Funciona como un gran canal de comunicación para crear enlaces
hacia otros esfuerzos de promoción, como la página web. 
4.- Promocionar el evento en Redes Sociales como Instagram y Twitter que son
dos plataformas geniales para expresarse mediante la creación de un Hashtag
ingenioso nos podría alentar a los asistentes a participar en las redes sociales y
crear un sentido de comunidad. Además de analizar y realizar seguimiento al
compromiso e interacciones desde temprano. Los hashtags son una gran manera
de que los asistentes interactúen entre ellos y compartan su experiencia durante el
evento, lo cual se podrá utilizar como herramienta de marketing en el futuro. 
 CAPITAL HUMANO OPERATIVO

Gerente General
Mkt y
Chef Ejecutivo Relaciones
Públicas

Personal
Ayudante
Cocineros de limpieza
General
(lava lozas)

La organización constará de un encargado de la administración y ventas (Gerente

General) y un encargado de la parte operativa (Chef Ejecutivo) que a su vez
necesitará del apoyo de por lo menos dos cocineros y de una persona que se
encargue de la limpieza de la cocina y de los utensilios (lava lozas). De acuerdo al
número de eventos y a sus necesidades específicas se subcontratarán un mayor
número de cocineros, lava lozas etc.

Es importante mencionar que de momento el área de marketing y relaciones

públicas; en un inicio será una labor realizada tanto como por el gerente general
como por el chef ejecutivo y conforme el volumen de ventas se incremente y se
incrementen las obligaciones de cada persona, será necesario contratar personal
que se enfoque exclusivamente a este rubro al igual que en las demás áreas.
  El control directivo se asumirá por parte de Gerente general quien será
responsable de la parte administrativa y financiera, establecerá estrategias
de cobranza y financiamiento.

 El chef ejecutivo. Será responsable del área operativa-creativa, ideará cada

uno de los eventos, innovará en los menús, tendrá el contacto con los
proveedores y se encargará de las compras.

 Ayudante General: Será el encargado de recolectar los elementos

indispensables para la preparación de alimentos.

ROLES DEL PERSONAL

Antes del Servicio Durante el servicio Después del servicio

Recibir los Se encargará de los platillos Supervisar que el cocinero y demás personal
insumos de los más exigentes y también hayan realizado adecuadamente la limpieza de
alimentos que supervisará el trabajo del los utensilios y que todo haya quedado en su
debe preparar. personal: lugar.

Hacer un
inventario de lo
que recibe. Supervisar el trabajo de su personal, en cuanto a calidad, higiene y exactitud.
Chef  
ejec Proporciona los  
utiv insumos al
o cocinero.
Alistar todo lo
necesario para el
servicio;
Buffeteras
Rellenar buffeteras vacías Realizar limpieza

Coci Realizar la
nero producción de hacer un Inventario de
s platillos insumos y materiales
Lava
loza
s Lavar todos los trastes, ollas y utensilios sucios y guardarlos en su lugar
 POSTEVENTO

1. Cumplimiento de compromisos:
 Pago y cancelación de obligaciones con proveedores
 Pago de recurso humano contratado
 Devolución de material o equipo prestado
 Facturación – cierre de cuenta con el cliente.

2. Seguimiento y evaluación mediante encuestas de satisfacción:

 Realizar un análisis Interno autocrítico del evento. Es muy importante
recopilar mediante encuestas la opinión y evaluación tanto de nuestro
equipo, así como de los asistentes y de todo el personal externo que
colaboró.

Gráfico 1. ¿Cómo evalúa el evento?

Fuente:
satisfacción del cliente Por Pablo Cozatl (2013).
Grafico 2. ¿Cómo califica la calidad de nuestros productos y el servicio que
se le ofreció?

Fuente: satisfacción del cliente Por Pablo Cozatl (2013).

https://sites.google.com/site/banquetesmontecarlo/satisfaccion-del-cliente

Grafico 3. A su consideración el Menú fue:

Fuente: satisfacción del cliente Por Pablo Cozatl (2013).

https://sites.google.com/site/banquetesmontecarlo/satisfaccion-del-cliente

Grafico 4. ¿Cómo considera que fue la actitud del personal que lo atendió?
 Fuente: satisfacción del cliente Por Pablo Cozatl (2013).
https://sites.google.com/site/banquetesmontecarlo/satisfaccion-del-cliente

3. Balance final:
 Balance de la organización. Examinar observaciones relacionadas con
el funcionamiento general del evento. Solicitando a cada área un
informe final sobre su desempeño. A fin de intercambiar ideas y mejorar
el próximo evento,
 Balance público. Evaluar el número de asistentes y su satisfacción con
el servicio recibido mediante las encuestas realizadas por correo
electrónico o mediante las redes sociales.
 Balance comercial y continuidad de los contratos mediante llamadas
telefónicas o invitaciones para compartir comentarios y opiniones.

4. Diseño y envío de cartas de agradecimiento y felicitaciones a los miembros

de la organización, participantes, patrocinadores y/o medios de
comunicación.

5. Evaluación de resultados mediante informes Económicos, financieros, de

rentabilidad y/o indicadores de satisfacción elaborados previamente al
evento.

Grafico 5. ¿Qué tan satisfecho se encuentra con el servicio otorgado

por nuestra parte?
6. Realizar reuniones con los proveedores con la finalidad de analizar sus
impresiones y opiniones para enriquecer la relación comercial.

7. Hacer un análisis DAFO, a fin de conocer las debilidades, fortalezas,

oportunidades y amenazas.
 REPRESENTACIÓN DEL ANÁLISIS DAFO

FORTALEZAS DEBILIDADES

 Alternativas a menús tradicionales:  Al ser nuevos en el mercado, los

 Opciones para personas con alergias precios de la competencia, así como
alimenticias, celiacos, veganos, las opciones que ofrecen pueden ser
vegetarianos, etc. más atractivos.
 Personal altamente capacitado tanto
en técnica como profesionalmente.
 Amplia red de proveedores de
insumos tanto como de mobiliario y
equipo. lo que garantiza la calidad del
servicio y de los alimentos.

OPORTUNIDADES AMENAZAS
 Fuerte competencia a nivel nacional y
 Diversidad en los menús y regional
complementos ofrecidos.  Se debe contar con un valor
agregado para el cliente.

8. Mediante la documentación de la información obtenida en los procesos

anteriores, realizar un plan de trabajo para aplicar las acciones correctivas a
corto, mediano y largo plazo que permita desempeñar un mejor trabajo.

• Analizar la relación entre las expectativas y la realidad durante el desarrollo

del evento.
• Analizar la satisfacción de los asistentes.
• Identificar cuáles fueron los factores que causaron los buenos y malos
resultados.
• Realizar una reunión con todas las áreas participantes para exponer e
identificar distintas percepciones y perspectivas sobre los resultados del
evento.
• Cada área informará de forma autocrítica su desempeño, las dificultades de
operación, si el objetivo fue cumplido y de ser el caso los puntos a mejorar.
• Finalmente, se realizará una propuesta para mejorar a futuros eventos.

Bibliografías:
 Sin Autor. (2012). Logística en Banquetes.
https://www.buenastareas.com/ensayos/Log%C3%ADstica-En-Banquetes/4
783836.html

 Quereigua Y, (2012). Planificación y organización de eventos y banquete.

 https://es.slideshare.net/YsraelQuereigua/formatos-para-planificar-eventos-
especiales-y-banquetes-ys

 Sin Autor. (2019, 23 de agosto). 5 Estrategias de Marketing para Eventos.

Estrategia. https://blog.kolau.com/es/5-estrategias-de-marketing-para-
eventos/

 Sin Autor. (2005, 17 de julio). Seguimiento Post-Evento. Evento Plus.com

https://www.eventoplus.com/articulos/seguimiento-post-evento/