Procedimiento para la adquisición de Código: FR-P 07

productos, bienes y servicios

Versión: 01
Gestión compras Fecha: 05/10/2021

Procedimiento para la Adquisición de Productos, Bienes y Servicios

1. Presentación

Resafe Marketing S.A.S. establece el presente documento como procedimiento de

compras y adquisiciones de productos y servicios, con el fin de definir una adecuada

metodología para desarrollar las actividades involucradas en el proceso de compras de

suministros, materiales, recursos o servicios necesarios para satisfacer las necesidades de

cada proceso y poder desarrollar adecuadamente los servicios que presta la empresa,

salvaguardando la seguridad y salud de sus colaboradores.

2. Objetivos

2.1.Objetivo General

Determinar y asegurar que todos los productos, bienes y servicios que se pretendan

adquirir o alquilar y que estos tengan incidencia directa o indirecta en la seguridad y salud

en el trabajo, no constituyan un nivel de peligro alto para las personas que integran la

organización cualquiera que sea su tipo de vinculación, incluyendo contratistas y

subcontratistas.

2.2.Objetivos Específicos

• Asegurar que todos los productos, bienes y servicios adquiridos o alquilados por

Resafe Marketing S.A.S. no constituyan una fuente de peligro para los

trabajadores.

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• Determinar los pasos que se tendrán en cuenta por Resafe Marketing S.A.S. para

la compra o adquisición de los productos y servicios.

• Identificar y evaluar los productos y servicios adquiridos por Resafe Marketing

S.A.S. de conformidad con las obligaciones de seguridad y salud en el trabajo.

3. Alcance

Este procedimiento tiene un alcance aplicable a todas las áreas de la organización en el

requerimiento de productos, bienes y servicios (compras y contrataciones), teniendo en

cuenta que su aplicabilidad tendrá que ser conforme a la Política de Seguridad y Salud en el

Trabajo para el desarrollo de cualquier actividad que genere un riesgo ocupacional, este

aplica desde el momento en que se identifica una necesidad hasta el seguimiento y

evaluación de los proveedores de los productos, bienes y servicios.

Este procedimiento debe ser aplicado por todas las áreas que requieren bienes y/o

servicios, con el fin de disminuir así los riesgos operacionales, financieros, legales y de

seguridad y salud en el trabajo, que puedan afectar a Resafe Marketing S.A.S.

4. Marco Normativo

• Decreto 1072 de 2015: Decreto único reglamentario del sector trabajo “Ministerio

del Trabajo”, capitulo 6: Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo-

SG-SST, articulo 2.2.4.6.27 adquisiciones.

• Resolución 0312 de 2019: Por la cual se establecen los estándares mínimos del

sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo.

5. Responsable

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El responsable del presente procedimiento es el responsable de Recursos Humanos, el

encargado del SG-SST y/o la Alta dirección.

6. Términos y definiciones

• Proveedor: organización o persona que suministra un producto o un servicio.

Ejemplo: Productor, distribuidor, minorista o vendedor de un producto o servicio.

Fuente: ISO 9000:2015: Numeral 3.2.5.

• Producto: Salida de una organización que puede producirse sin que se lleve a cabo

ninguna transacción entre la organización y el cliente. El elemento dominante de un

producto es aquel que es generalmente tangible. Fuente: ISO 9000:2015: Numeral

3.7.6.

• Servicio: Salida de una organización con al menos una actividad, necesariamente

llevada a cabo entre la organización y el cliente. Fuente: ISO 9000:2015: Numeral

3.7.7.

• Factura y/o Factura electrónica: documento que soporta transacciones de venta de

bienes y/o servicios y que operativamente tiene lugar a través de sistemas

computacionales y/o soluciones informáticas que permiten el cumplimiento de las

características y condiciones que se establecen en el presente Decreto en relación

con la expedición, recibo, rechazo y conservación.

• Registro único tributario - RUT: Es el mecanismo único para identificar, ubicar y

clasificar a los sujetos de obligaciones administradas y controladas por la DIAN.

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• Peligro: Fuente, situación o acto con potencial de causar daño en la salud de los

trabajadores, en los equipos o en las instalaciones. Fuente: Decreto 1072 de 2015,

Art. 2 numeral 27.

• Riesgo: Combinación de la probabilidad de que ocurra una o más exposiciones o

eventos peligrosos y la severidad del daño que puede ser causada por éstos. Fuente:

Decreto 1072 de 2015, Art. 2 numeral 34.

7. Clasificación de Productos y/o Servicios

Resafe Marketing S.A.S. tendrá en cuenta la siguiente clasificación de productos para

su adquisición:

Tabla 1 Clasificación de Productos

Productos Descripción

De oficina (Hardware) - Equipos de computo

- Impresoras
- Cámaras fotográficas
De aseo - Escobas
- Traperos
- Detergentes
- Blanqueadores
- Desinfectantes
Software - Software desarrollador
- Paquete Office
- Antivirus
Dotación - Gorras
- Camisetas
Equipo de Seguridad y Salud en el - Extintor
Trabajo - Iluminación
- Botiquín de primeros auxilios
Fuente: Elaboración propia

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Tabla 2 Clasificación de Servicios

Servicios Descripción
Servicios de internet Mantenimiento e instalación de redes
Servicios públicos Agua, energía, recolección de residuos.
Capacitación y formación Contratación de servicios de auditorios y
programas de capacitación.
Ejecución exámenes de medicina Examen de ingreso y egreso
ocupacional
Mantenimiento locativo Compra y alquiler de elementos para el
mantenimiento de las instalaciones de la
organización.
Mantenimiento o reparación de equipos, Servicios de reparación de computadores
muebles y enseres y actualización de software
Publicitarios Contratación de servicios publicitarios
(pautas, fotografía y avisos físicos)
Fuente: Elaboración propia

8. Procedimiento para la adquisición de bienes y servicios

Resafe Marketing S.A.S tendrá en cuenta los siguientes pasos para la compra y

adquisición de productos y servicios:

• El responsable del SG-SST o la persona encargada para la compra y adquisición de

productos y servicios deberá hacer la solicitud al representante legal de Resafe

Marketing S.A.S para que este la apruebe.

• La solicitud podrá realizarse tanto por él, como por cualquier trabajador de Resafe

Marketing S.A.S, siempre que exista la necesidad de adquirir o comprar el producto

o servicio.

• Dichas solicitudes deberán hacerse de manera escrita, salvo que exista alguna

urgencia en su adquisición.

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• Las solicitudes deberán tener una justificación razonable en razones de presupuesto,

necesidad y funcionalidad para Resafe Marketing S.A.S.

• El representante legal estudiará las solicitudes y aprobará las mismas cuando

considere que cuentan con una justificación válida, razonable que evidencie la

necesidad de estas en Resafe Marketing S.A.S.

• Una vez aprobada la solicitud, el responsable de las compras y adquisiciones

realizará las cotizaciones de los productos o servicios requeridos.

• Una vez determinado el producto o servicio requerido por Resafe Marketing S.A.S.

se iniciarán los trámites establecidos en el procedimiento de evaluación y selección

de proveedores y contratistas cuando sean nuevos proveedores y contratistas.

• El área de compras o el representante legal realiza la solicitud de dichos requisitos a

los contratistas, la información es revisada por el responsable del SG-SST de Resafe

Marketing S.A.S, quien emite el concepto de cumplimiento o no, de requisitos en

materia de seguridad y salud en el trabajo y riesgos laborales.

• En caso de que los proveedores y contratistas tengan relaciones contractuales

vigentes con Resafe Marketing S.A.S. no será necesaria su evaluación y selección,

pero sí se realizarán las reevaluaciones correspondientes de conformidad con el

procedimiento de evaluación y selección de proveedores y contratistas.

• Se comunicará de dicha decisión a la empresa, proveedor o contratista favorecido y

se iniciarán negociaciones.

• Se celebrará la compraventa del producto o servicio elegido o el negocio jurídico

que respalde dicha adquisición y se exigirán las fichas técnicas, fichas de seguridad
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o cualquier otro documento que evidencie el cumplimiento de las condiciones

mínimas descritas en las normas de seguridad y salud en el trabajo.

• Se verificará el cumplimiento de los productos y servicios una vez ingresen a

Resafe marketing S.A.S, se realizarán las capacitaciones de uso en caso de ser

necesarias y se identificarán los peligros y valorarán y evaluarán los riesgos que

dichos productos y servicios puedan generar.

• Se conservarán las facturas, contratos o constancias que existan de dicha

adquisición o compra.

Resafe Marketing S.A.S. podrá tener en cuenta el siguiente diagrama de flujos para

efectos prácticos, en el que se especifican los pasos descritos en el presente artículo, los

responsables, y los documentos y registros relacionados:

Ilustración 1 Adquisición de productos y servicios

Fuente: Elaboración propia

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9. Verificación de productos, bienes y servicios

Resafe Marketing S.A.S. verificará la compra y adquisición de los productos y servicios

y el cumplimiento de las condiciones de salud y seguridad en el trabajo de conformidad con

la normatividad vigente. Para la correcta verificación se tendrán en cuenta las siguientes

consideraciones:

• Características del producto y/o servicio

• Proveedor

• Factura de compra o adquisición

• Área solicitante

• Posibilidad de generación de peligro/riesgo

• Cumplimiento de estándares de higiene y seguridad según el producto y/o

servicio adquirido

• Dejar evidencia de la verificación realizada

Todas las facturas, constancias, contratos y en general cualquier documento que se genere

en aplicación del presente procedimiento harán parte integral de este.

10. Control de cambios

Tabla 3 Control de cambios

Control de cambios
Versión Fecha de aprobación Descripción del cambio

Fuente: Elaboración propia