1.

INTRODUCCIÓN

La Bitácora de Obra ó Libro de Obra, Libro de Bitácora, Diario de Obra, Libro

de Ordenes, Libro de Asistencia, Cuaderno de Obra, etc. Como se le designa
además en otros países, es un documento de control, cuyo uso en nuestro País
hemos descuidado, implementándolo ocasional y opcionalmente, ocupándonos
generalmente de aspectos que consideramos más importantes sin darnos
cuenta que su uso pudiera liberarnos de múltiples situaciones legales.

La implementación de este documento en obra, contribuye a fortalecer todas

las etapas que componen la ejecución de un proyecto de inversión en la
construcción, desde el punto de vista de control, supervisión y administración de
los mismos.

Países como México, Perú, Argentina y Colombia entre otros, cuyos métodos
constructivos guardan similitudes con los nuestros, el uso de la Bitácora de
Obra no solo está reglamentado, sino que disponen de legislaciones que hacen
obligatoria su aplicación vinculándola con el contrato de obra, del cual forma
parte integral.

En nuestro País, los únicos referentes legales que disponen el uso de la

Bitácora de obra, están contenidos dentro del Decreto No.576-06 sobre
"Requerimientos de aplicación del Reglamento General de Edificaciones y
Tramitación de Planos" en sus numerales 3.8.4.2 literal "e" y Numeral 3.8.4.5,
sobre las obligaciones del Director de Obra, y Numeral 3.10.3.8 sobre las
obligaciones del residente de Obra, y el Decreto No. 670-10 "Reglamento para
la Supervisión e Inspección General de Obras" que en su artículo No. 27 y
párrafos dice:
"Artículo 27.- DIARIO GENERAL (BITÁCORA). El Director de Supervisión
deberá llevar un diario general de la obra, que contendrá un resumen de todos
los asuntos de interés que ocurran en la obra, tales como: consultas de
importancia, observaciones, comentarios y discusiones y acuerdos verbales,
donde se hará constar la fecha, el lugar, las personas presentes, los
materiales o cualquier otra información que pueda ayudar en el futuro a aclarar
cualquier diferencia con el Director de Obra.

PARRAFO 1: Las anotaciones que se harán en el Diario General se deberán

hacer en tinta y se redactarán como máximo al día siguiente de la jornada
descrita.

PARRAFO 2: La Bitácora será un complemento a las minutas de reunión

firmadas entre el Director de Supervisión y el Director o Encargado de la Obra y
será guardada por el Director de Supervisión en la oficina a su cargo, en el
lugar de la obra."

No obstante, no existen reglamentos y/o protocolos y normas que regulen su

contenido.

Durante todas mis actividades profesionales y docentes, siempre pregunto a

mis colegas y discípulos si utilizan la Bitácora en las obras donde intervienen,
así como si aprendieron en algún plantel el manejo de dicho documento. En el
primer caso, el 40% contestan que no lo utilizan y en el segundo caso, el 95%
contestan que no conocen ninguna institución que capacite sobre el tema. El
60% que contestó que si la utilizan, manifestaron que asentaban anotaciones
sin que nadie les indicara si se correspondían con alguna reglamentación, y
normalmente no se les daba seguimiento a las mismas. Más bien estas
anotaciones eran meramente informativas.

Desde el punto de vista del oficio de la construcción, la Bitácora de Obra se

define como; un libro o diario que cumple con el cometido de servir como
instrumento técnico de control y medio de comunicación oficial entre el personal
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de Dirección, Ejecución y Supervisión en un proyecto de inversión en la
construcción. Tiene la misma vigencia del contrato, y correctamente
implementado sirve como documento legal que permite una correcta ejecución
y un excelente medio de comunicación a lo largo de la construcción de dichos
proyectos.
Este manual pondrá a su alcance el conocimiento suficiente sobre el manejo de
este documento, que en la práctica será determinante para concluir
exitosamente toda obra, salvándonos de situaciones que pudieran constituirse
en problemas legales durante ó después de haber concluido con los trabajos
asignados.

2. DEFINICIÓN Y ORIGEN

El pequeño Larousse define la Bitácora como un armario o caja de madera, por

lo general de forma cilíndrica, fija a la cubierta de un barco junto a la rueda del
timón, en la que va montada la aguja náutica. Dado el hecho de que
antiguamente los buques carecían de puente de mando, solía guardarse en el
interior de la Bitácora, para preservarlo de las inclemencias del tiempo el
llamado cuaderno de Bitácora. Aunque el nombre se ha popularizado en los
últimos años a raíz de su utilización en diferentes ámbitos, el cuaderno de
trabajo o Bitácora ha sido utilizado desde siempre.

Ahora bien, el término es usado también para nombrar un registro escrito de las
acciones que se llevaron a cabo en cierto trabajo o tarea. Esta Bitácora incluye
todos los sucesos que tuvieron lugar durante la realización de dicha tarea, las
fallas que se produjeron, los cambios que se introdujeron y los costos que
ocasionaron.

El oficio de la construcción a adoptado este documento convirtiéndose el mismo

en un importante auxiliar técnico que permite resumir las múltiples novedades
que pudieran alterar los cronogramas de costos y ejecución de las areas
propias de esta actividad profesional.

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En muchos países encontramos diferentes definiciones para la Bitácora de
Obra, pero la más representativa es la siguiente:

"La Bitácora de Obra es un instrumento técnico de control donde se registran

los asuntos relevantes que se presenten durante la ejecución de una obras,
los cuales pudieran alterar el equilibrio financiero y los cronogramas de
actividades y tiempo contractualmente acordadas".

La definición per se resalta la importancia que tiene este documento y el

esfuerzo que deberá realizar la Dirección y Supervisión de los proyectos para
su correcta implementación, acotando oportuna y sistemáticamente todas las
novedades de los proyectos, quedando de esta manera Consignadas
cronológicamente situaciones que podrían implicar responsabilidades entre las
partes signatarias de los contratos de obras.

Implementada correctamente, la Bitácora de Obra constituye un medio oficial y

legal de comunicación entre las partes que suscriben un contrato y deberá
tener vigencia desde la subscrición del contrato hasta la entrega del proyecto
terminado.

Los registros que debe contener la Bitácora de obra deberá limitarse a asuntos
importantes relacionados con la obra, pero en la práctica, ocurre
frecuentemente que la utilizan como un "Buzón de Quejas" y consignando a
veces asuntos de carácter personal desvinculados totalmente del proyecto.

Es oportuno señalar aquí que la Bitácora de Obra no es el único medio en que

se registran los pormenores relativos a la ejecución de un proyecto, pero su
implementación si permite registrar todos los eventos de una obra en un
riguroso orden cronológico y con un control y seguimiento de resultados de
todas las ordenes que se transmitan al contratista por esta vía.

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El objetivo que perseguimos en los próximos capítulos es presentar técnicas
para implementar una Bitácora de Obra ajustada a los objetivos específicos de
la misma.

3. BENEFICIOS DEL USO DE LA BITÁCORA

Como Consulta de antecedentes

La etapa de ejecución de una obra pública o privada, está sujeta a
innumerables variables, generalmente de índoles técnicas, administrativas y
económicas, los cuales requieren de toma de decisiones que regularmente no
quedan consignadas en documentos técnicos y/o administrativo alguno. Esto
aumenta el riesgo de futuras controversias que casi siempre se presentan
tiempo después de que han ocurrido los hechos. En estos casos, la Bitácora de
Obra adquiere un apreciable valor, dado que correctamente utilizada,
suministra un riguroso registro cronológico de las situaciones que se
presentaron, ayudando de esta manera en la solución de controversias.

Como Medio de Comunicación

A pesar de que la Bitácora de Obra no es el único documento para ordenar y
autorizar actividades durante la ejecución de uria obra, si constituye un
excelente referente de control por el riguroso registro de todo tipo de
evento en un orden cronológico. Esta característica la convierte en excelente
medio de comunicación entre las partes. Cambio en especificaciones técnicas,
materiales, ordenes administrativas, visitas técnicas, etc., quedan registradas
cronológicamente en este documento.

Como Medio para definir Responsabilidades

El personal que trabaja en obra son muchos, y su interacción por lo regular
puede generar errores con costos y demoras significativas cuya
responsabilidad nadie le gusta asumir.

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Desde_ el Director de Obra, Contratistas, Propietarios, Supervisores,
Residentes, Subcontratistas y obreros, todos tienen responsabilidades
contractualmente establecidas, así como sus niveles de jerarquía cabalmente
definidas en el proyecto. El correcto tren de trabajo dependerá de esta cadena
de mando. Cada participante deberá salvaguardar sus responsabilidades,
cuidando además de adoptar decisiones ajustadas a lo que le compete. En
este orden, la Bitácora de Obra puede ser un medio ideal para vigilar
cualquier irregularidad administrativa, dado que los registros en la Bitácora
siempre deben indicar de quien proceden las órdenes y/o instrucciones
impartidas.

Como Instrumento de Control

La correcta ejecución de un contrato dependerá del respeto de las
especificaciones técnicas consignadas en dicho contrato y sus soportes durante
la construcción del proyecto, Dichos trabajos deberán ser realizados por
personal competente en cada tarea asignada, así como con los materiales y los
controles y normas de calidad consignados. Todo esto ajustado a los
cronogramas de tiempo y flujos de caja acordados. Este es el papel estelar que
tiene la Bitácora de Obra registrando cronológicamente con el rigor técnico
requerido, todos los informes y reportes técnicos, que permitirán dar un
seguimiento oportuno a las deficiencias detectadas.

4. FORMATO DE LA BITÁCORA

La Bitácora de Obra es un Libro que constará de 50, 100, 200 hojas, pudiendo
ampliarse, dependiendo de las características y duración del proyecto a
controlar, lo ideal sería que en un solo libro se puedan consignar todos los
registros de un proyecto, por lo que en la selección del tamaño de la Bitácora
primará la experiencia del Director de Obra. No obstante, se permite aperturar
varios volúmenes en un mismo proyecto a fin de disponer de la misma

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oportunamente a lo largo de varios frentes de trabajo, como en los casos de
construcción de obras viales y/o hidráulicas.

Deberá cumplir con el siguiente formato:

a) Debe ser de Pasta Rígida tamaño 8/2" x 11" y resistentes al maltrato y la

humedad.
b) Todas las Páginas y espacio para registros deberán estar pre-
numeradas, y preferible de las que no requieren papel carbón.
c) Debe constar de una página original no desprendible para el propietario y
dos copias desprendibles preferiblemente de colores diferentes, una para
el Director de obra y otra para el Supervisor.
d) Las páginas deberán ser cosidas a fin de evitar que sean desprendidas.
Bajo ningún concepto deberán estar unidas por engomado o con espiral.
e) La primera página se dispondrá para registrar los datos generales del
contrato y los participantes como son los siguientes:
 Designación de la obra.
 Número de páginas de que consta la Bitácora.
 Número de volúmenes de que consta la Bitácora (Para los casos que
así se requieran).
 Fecha de apertura de la Bitácora.
 Fecha de Inicio y Término, Monto y número del contrato.
 Número de Licencia de Construcción y vigencia.
 Datos generales del Propietario.
 Datos Generales del Contratista y su representante.
 Datos Generales del/los Supervisores.
 Datos Generales del Director de Obra.
 Datos Generales del/ los Residentes de Obra.
 Localización de ejecución de los trabajos área y linderos autorizados
por el ADN (si aplica).
 Nombre y firmas del personal autorizado a realizar registros.

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  Espacio para motorización del abogado actuante certificando al
personal autorizado a realizar registros.

f) Deberá tener un recuadro en la parte superior para consignar el Número

de contrato y/o licencia para identificación de copias en caso de manejo
de múltiples proyectos consecutivamente.
g) Cada página deberá contar con un recuadro al final de la misma donde
se indicará Número de registro de referencia para el caso de seguimiento
a órdenes y/o instrucciones.
h) Recuadro para fecha y hora de cada registro.

Estas características que debe cumplir una Bitácora de Obra distan mucho del
cuaderno de anotaciones que regularmente nos han presentado en obra tanto
contratistas, como su supervisión durante los peritajes realizados a lo largo de
nuestro ejercicio profesional.

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“GUIA PARA EL USO CORRECTO DE LA BITÁCORA DE
OBRA”

1. REGLAS GENERALES PARA EL CORRECPTO USO DE LA

BITÁCORA

Por el carácter legal que debe tener la Bitácora de Obra, esta deberá apegarse
a reglas básicas generales y a lo que establece el Decreto 670-10 en su
Artículo No. 27 y sus párrafos. Lo que permitirá mantener el carácter oficial y
valor documental frente a toda autoridad de control y arbitraje entre las partes.
Una norma básica para un uso eficiente de esta herramienta es mantener una
costumbre diaria de lectura de la misma. Las reglas son las siguientes:

Inicio de la Bitácora

El primer registro de la Bitácora tendrá como contenido mínimo los

siguientes datos:

 Horario para consulta y registro de notas, deberá coincidir con el horario

de trabajo y además deberá estar disponible durante jornadas
extraordinarias.
 Plazo para firmar las notas. Deberá quedar establecido que vencido
dicho plazo las notas se darán por aceptadas.
 Consignar que se prohíbe hacer anotaciones adicionales a las notas ya
firmadas, así sea por el responsable de la nota original.
 Consignar los procedimientos para revisiones de análisis de costos,
reconocimiento de adicionales por precios y cantidades, normas de
seguridad requeridos y de protección al medio ambiente.

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Personal Autorizado
Solo se permite hacer anotaciones al Director y Residente de Obra que
delegue el contratista y al Supervisor de Obra que delegue el contratante. El
Residente de obra tiene la obligación de leer y firmar todos los registros pero
no podrá hacer correcciones, alteraciones o enmendaduras a las notas
hechas por el Supervisor o el Director de la Obra. El contratista y el contratante
no podrán hacer anotaciones, pero podrán instruir a sus subalternos para
que estos hagan las anotaciones que consideren necesarias.

En adición, el Director de la obra podrá firmar como enterado de eventos

registrados.

Firmas
Toda anotación en la Bitácora será responsabilidad del Supervisor y del
Residente de la obra, cuyas firmas deberán aparecer al final de cada registro.
Podrá firmar además el Director de obra dándose por enterado del evento,
pudiendo este a la vez registrar órdenes e instrucciones. No obstante, las firmas
de las partes no significará la aceptación absoluta de lo asentado, puesto que
las partes podrán hacer aclaraciones posteriores. Las firmas deberán estar
sujetas a los plazos estipulados para firmar. (Párrafo 2, Artículo 27 Decreto 670-
10).

Referencias
Deberá hacerse Referencia al Número de contrato o Número de licencia de
construcción y fecha en cada anotación.

Pre numeración de Paginas

Las anotaciones deberán hacerse Respetando el orden pre-numerado de
las páginas.

Fecha y Hora

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Consignación de la fecha y hora de cada anotación y respeto al orden
cronológico.

Escritura
Las notas deberán realizarse en forma manuscrita, preferiblemente en letras
de molde y con bolígrafo de tinta indeleble. Nunca con crayón o lápiz de carbón.
(Párrafo 1,Artículo 27, Decreto 670-10)
Reglas Gramaticales
Evitar el uso de abreviaturas y respeto a las reglas gramaticales.

Anulación de Notas
Se permite anular notas con errores de escritura o de redacción. Deberá ser
anulada por la misma persona que cometió el error, aperturando otra nota con
el número consecutivo que corresponda. La anulación puede hacerse
escribiendo una nota diagonalmente a todo lo largo de la hoja anulada.

Corrección de Errores
Es posible que durante la redacción de una nota se cometa un error
gramatical, de escritura o de redacción, los cuales nunca deberán ser
corregidos mediante tachaduras o con sobre posiciones. Para estos casos se
procederá de la siguiente manera:

 Si el error se detecta antes de cerrar la nota, en la misma anotación se

hará la aclaración correspondiente (por ejemplo; "donde dice 20 m2 debe
decir 20 m3").
 Si el error se detecta en una nota ya cerrada se procederá en una nota
precedente a enmendar el error, haciendo referencia al número de nota
que requiere corrección, y con toda precisión, en qué consistió la
corrección.

Tachaduras y Enmendaduras

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Están totalmente prohibidas. Se procederá a la anulación de las notas con
errores de este tipo.

Ortografía
Se anotará tratando de evitar errores ortográficos, y de detectarse alguno,
dicho error no debe afectar el objetivo y naturaleza de la anotación.

Redacción
Una correcta redacción de las anotaciones reflejará con exactitud el evento a
asentar, por lo que es importante pensar cuidadosamente previo al registro la
redacción más apropiada al asunto a asentar. De ser posible, se recomienda a
los fines de evitar anulaciones de notas, ensayar primero en una hoja en
blanco.

Espacios Sobrantes
Es común que al completar un registro, queden espacios (líneas) sobrantes. En
estos casos se procederá a cancelar estos espacios con una línea diagonal
debajo de las firmas de las partes. Otra modalidad es escribir inmediatamente
bajo las firmas la siguiente anotación; "NO HAY NADA ESCRITO BAJO ESTAS
FIRMAS".

Espacios Faltantes
Por el contrario podría presentarse que hiciera falta más espacio para registrar
un evento, para lo cual se permite continuar dicho registro en la siguiente nota
pre-numerada haciendo alusión de que lo que se registra es una continuación
de la nota anterior.

Notas al Margen
Se prohíbe agregar o sobreponer luego de finalizado un registro escritos al
margen entre renglones ni en cualquier otro sitio de las anotaciones, ni
siquiera cuando se desea indicar sobre una orden que la misma fue acatada o

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que el evento fue corregido. Estas situaciones se asientan en anotaciones
posteriores siempre haciendo referencia a la nota que la origina.

Registros Urgentes
De ser necesario registrar una nota de importancia particular, la cual requiera
dar conocimiento inmediato, se procederá a desprender la copia que
corresponda y remitirla con carácter de urgencia al interesado.

Frecuencia de los Registros

Las anotaciones podrán hacerse diariamente dependiendo de las
características, magnitud y complejidad del proyecto. Cuando durante cierto
período de tiempo no se produjeron eventos que ameritarán ser registrados,
previo al registro de un asunto deberá indicarse que durante el citado período
no hubo anotaciones aclarando así que no se trata de una omisión.

Copias de los Registros

Ya firmado un registro de la Bitácora, los interesados deberán retirar sus
respectivas copias. Una copia corresponde al Contratista o Director que
delegue y otra para el Residente de la obra, quedando el original para el
propietario al finalizar la obra, bajo la custodia de la Supervisión.

Validación de Comunicaciones
Como ya mencionamos, la Bitácora no es el único documento de control en una
obra. Las partes podrán cursar instrucciones mediante comunicaciones,
memorándums, oficios, etc. Dichas comunicaciones deberán ser validadas
mediante anotaciones en la Bitácora, donde se haga referencia del objeto de
dicha instrucción, fecha y autoridad que la origina.

Seguimiento a Registros
Toda nota que requiera un seguimiento o una solución deberá quedar "cerrada"
o resuelta, nos referimos a notas que se refieren a eventos que deben ser
atendidos. Solucionado el evento, deberá consignarse en registros posteriores
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haciendo referencia al número de nota que le da origen. Es un principio
básico de la Bitácora de Obra en el aspecto de su uso como
herramienta de control, que toda nota deberá quedar "cerrada" o resuelta al
finalizar el proyecto.

Horario de Consulta y Registro

Como ya indicamos, el horario de consulta y anotación de registros deberá
señalarse en la primera pagina de la Bitácora. La Bitácora siempre estará
disponible dentro de este horario y nunca debe ser extraída del lugar de los
trabajos. De requerir trabajar en horarios extraordinarios, la Bitácora deberá
también estar disponible para su uso. Los registros podrán realizarse como
máximo al día siguiente de la jornada descrita. (Párrafo 1, Artículo 27 Decreto
670-10)

Seriedad
La Bitácora de obra es un documento que tiene fuerza legal y sirve como
prueba documental de eventos que podrían ser útiles en situaciones de arbitraje
y para los órganos Estatales de control internos y externos, en revisiones
posteriores. Lo antes dicho sugiere que los registros de la Bitácora deberán
apegarse estrictamente a la realidad de los eventos consignados, evitando en
todo momento el uso de expresiones ofensivas, falsedades o asuntos
intrascendentes.

Custodia
La custodia de la Bitácora de Obra corresponde a la Supervisión, quien deberá
tener este documento disponible durante todo el tiempo de vigencia del contrato
en el horario establecido. (Párrafo 2, Artículo No. 27 Decreto 670/10).

Cierre de la Bitácora
Finalizados los trabajos y realizada la recepción definitiva de los mismos, se
verificará que no quede ningún asunto pendiente por atender o sea que todas

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las notas sin excepción han sido debidamente acatadas y cerradas, se
procederá a realizar el registro final o cierre de la Bitácora. En esta última nota
se señalará el término satisfactorio de los trabajos, dando por cumplido todos
los compromisos consignados en la Bitácora. Finalmente se procede a firmar y
a anular las hojas restantes, inutilizándolas sin arrancarlas del libro.
Se le anexa la certificación de término de la obra y se integrará con todos los
demás documentos técnicos del proyecto, conservándose en archivos de
acuerdo a lo que establecen las leyes vigentes.

2. CLASIFICACIÓN DE UN REGISTRO DE BITÁCORA

No encontraremos en ningún libro docente una reglamentación específica
sobre los eventos que ameritan ser registrados en la Bitácora de Obra, esto
debido a la multiplicidad de situaciones que pueden afectar un proyecto durante
la etapa de ejecución, pero por lo general pueden clasificarse como sigue:

Informativas
Este tipo de registro no implica un cumplimiento del contratista, constituye
meramente como su nombre lo dice informativos de asuntos importantes que
ameritan ser registrados en la Bitácora, y que normalmente pueden afectar los
cronogramas de ejecución y de recursos establecidos y/o aspectos
administrativos de la obra. Ejemplos:

 Acciones preliminares antes del inicio de los trabajos, como son Puesta
en posesión, reuniones con el contratista, reuniones con el personal
obrero, etc.
 Inicio de los trabajos consignando área de trabajo inicial, insumos
disponibles (materiales y equipos), personal actuante con que inicia las
labores.
 Avance de los trabajos, los cuales pueden ser mensual,semanal o diario
dependiendo de las características de la obra.
 Inicio o terminación de etapas del proyecto.

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  Disponibilidad de recursos.
 Sustituciones de supervisores o residentes u otro personal de dirección
importante.
 Daños a la obra por eventos climáticos, paros laborales, etc.
 Visitas de autoridades.
 Reuniones técnicas con autoridades y sus conclusiones y compromisos
contraídos por las partes.
 Imprevistos.
 Auditorías de órganos de control del Estado.
 Conflictos.
 Suspensiones temporales de trabajos.
 Averías de equipos
 Accidentes de trabajo
 Terminación anticipada de trabajos.
 Cierre de los trabajos.

Ordenes (verbales o escritas)

Es el uso más frecuente que se le da a la Bitácora de Obra. Normalmente se
inicia la nota con la expresión "Se ordena" haciendo referencia a la norma,
especificación o artículo del contrato a que se debe apegar. Ejemplos de
órdenes son:

• Ordenes de cambios en especificaciones técnicas.

• Ordenes de cambios en calidad de materiales.
• Ordenes técnicas que ameriten reprogramación de los trabajos.
• Ordenes de corrección de imperfecciones.
• Ordenes para acelerar procesos.
• Penalidades por incumplimiento de contrato.

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Certificaciones
Se debe certificar en la Bitácora de Obras para dar fe de situaciones de
cumplimiento o incumplimiento de compromisos, así como recibo y fechas de
documentos certificando actividades propias de la obra. Como ejemplos
citamos:

• Certificación de inicio de trabajos.

• Certificación de calidad de materiales.
• Certificación de controles de calidad de estructuras.
• Cubicaciones de ejecución.
• Cubicaciones de cierre.
• Certificaciones de inspecciones.
• Certificación de recepción de trabajos.
• Certificaciones laborales y fiscales.

Autorizaciones
Es común que el director de la obra emita autorizaciones registrándolas en la
Bitácora. Estas autorizaciones ameritan un cuidadoso estudio previo a los
fines de asegurarse que dicha autorización sea la más atinada al caso y no
represente eventualmente un desbalance financiero o técnico del proyecto. Es
importante en este caso evitar asumir responsabilidades ajenas. Citamos a
continuación algunos ejemplos:

• Autorizaciones de cambios en actividades por imprevistos

• Autorizaciones de diseños de concretos.
• Autorizaciones de revisión de costos.
• Autorizaciones de uso de materiales.
• Autorizaciones para subcontrataciones.
• Autorizaciones para partidas adicionales.
• Autorizaciones para incrementar fuerza laboral.

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Recomendaciones
Este tipo de registro consiste en proporcional un consejo a los fines de mejorar
un procedimiento constructivo en provecho de economizar tiempo y mejorar
calidad del material o servicio. Normalmente las recomendaciones son el
resultado de experiencias profesionales, pero su cumplimiento no se hace
obligatorio por parte del constructor. Algunos ejemplos son:
 Recomendaciones para aumentar personal.
 Recomendaciones de acopio de insumos por posibles aumentos de
precio.
 Recomendaciones técnicas diversas.

Comunicaciones
Este tipo de registro se utiliza para validar instrucciones escritas recibidas de
autoridades, que ameritan un cumplimiento y/o seguimiento en obra. Se utiliza
además para validar oficios, boletines, fax, visitas o reuniones. Algunos
ejemplos son:

 Instrucciones escritas de autoridades.

 Memorándums administrativos.
 Comunicaciones de justificación de demoras.
 Ordenes escritas de todo tipo de autoridades.

Control y Seguimiento
Estas notas constituyen la esencia del uso de la Bitácora de Obra, ya que
establece los parámetros de control que importantiza esta herramienta de
trabajo. Aquí se registran notas que ameritan un seguimiento general de
aspectos constructivos sujetos a compromisos contractuales y de normativas
técnicas, cuyo cumplimiento deberá ser vigilado concienzudamente por los
responsables de la supervisión del proyecto, procurando que toda anotación
que amerite una corrección se cumpla a cabalidad. Todo registro consignado en

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la Bitácora que implique cumplimiento de parte del contratista deberá quedar
debidamente cerrado o resuelto. Algunos ejemplos típicos son:

 Seguimiento de órdenes.
 Seguimiento de plazos concedidos.
 Demoras en cronogramas de ejecución.
 Seguimiento a penalidades.
 Cumplimiento de especificaciones.
 Cumplimiento de normas de construcción vigentes.

3. ESTRUCTURA DE UN REGISTRO DE BITÁCORA

Bajo este título presentaremos un detalle del contenido típico de un registro

de Bitácora de Obra, mostraremos además ejemplos de notas de seguimiento
de órdenes, las cuales constituyen los registros más complejos en una Bitácora
de Obra. Es justo señalar que lo que sigue no corresponde con un reglamento
estricto a seguir, sino una guía la cual puede ser ampliada de acuerdo a la
experiencia profesional del implementador.

A nivel general, los registros pueden ser denominados como "abiertos" y

cerrados" correspondiendo los registros "abiertos" a aquellas ordenes o
instrucciones no resueltos o pendientes por resolver, y los registros" cerrados"
aquellos que dan por concluido una orden o instrucción recibida.

A continuación presentamos una serie de características que de manera

imprescindible deberán constar en un registro de Bitácora de Obra:

Clasificador del Registro

Las primeras palabras de la nota deberán hacer referencia a la finalidad de la
misma, permitiendo al mismo tiempo encasillarla dentro de una clasificación.
Algunos ejemplos son:

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  "Se Ordena"
 "Se Instruye"
 "Se Certifica"
 "Se Informa"
 "Se Recom ienda"
 "Se Autoriza"

Descripción del Asunto

En esta parte redactaremos el tema principal del registro de manera directa y
precisa. Un ejemplo sería:

• "Corregir encofrado de vigas frontales del edificio No. 2 segundo nivel"

• "Realizar la toma de muestras de probetas para comprobar resistencia
de hormigón del vaciado de techo del 3er. Nivel del edificio No. 3"
• "Se autoriza a disponer de personal adicional para corregir daños
de la verja perimetral del proyecto productos de lluvias de fecha 10 de
mayo de 2010"

Ubicación y Localización
Aquí nos referimos a mencionar la exacta ubicación del lugar al que nos
referimos en el registro. Esto elimina la posibilidad de errores que generaría una
confusión en la ubicación del elemento a corregir. Un ejemplo típico sería :

"Corregir la separación de los bastones de la armadura adicional en la losa de

entrepiso No. 2 lateral oeste del tercer nivel del edificio No. C-4."

Causas del Evento

Inmediatamente después de la ubicación del evento, procederemos a detallar
las causas que originan el registro de forma breve pero precisa, indicando en
este punto la norma técnica o artículo del contrato que está violando. Ejemplo.

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"La separación actual de la armadura adicional no se corresponde con los
planos estructurales aprobados por el Departamento de Tramitación de Planos
del MOPC de acuerdo a la licencia de construcción No. 15878-2010."

Soluciones

A continuación señalaremos la solución que procede al evento registrado.

Ejemplo:

"Disponer la armadura adicional de la Losa indicada más arriba con una

separación de 0.35 cm. Según lo indica el pla no estructu ral correspondiente."

Plazo para el cumplimiento

Para el seguimiento a las órdenes e instrucciones impartidas dentro de los
registros de la Bitácora de Obra se hace imprescindible dejar establecidos
plazos para el cumplimiento del evento anotado. Estos plazos siempre
deberán estar dentro de la razonabilidad para un efectivo cumplimiento de
acuerdo a los trabajos correctivos que se requieran. Los plazos deberán ser
específicos, como por ejemplo:

"Se otorga un plazo para el cumplimiento de la corrección ordenada el cual

expira el 17 de julio de 2010 a las 12:00 M."

Prevención
El correcto registro de eventos en la Bitácora de Obra nos permite mantener
un control preventivo de eventos que se repiten, ayudándonos a la vez a
evaluar la calidad del personal asignado en las diferentes labores de una obra,
permitiéndonos evitar situaciones ya acontecidas que pudieran afectar el
balance financiero del proyecto.

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Responsabilidad de Registro e Impacto Económico
Esta última parte de la estructura de un registro en la Bitácora de Obra,
constituye más que nada una advertencia sobre las consecuencias de
incumplimiento de las ordenes emitidas, estableciendo de este modo
responsabilidades al contratista en el caso de no acatar la orden. Un ejemplo
típico puede ser como sigue:

"El incumplimiento de esta orden de corrección de separación de armadura

adicional constituye una violación a las especificaciones técnicas del proyecto,
que traería como consecuencia demoras significativas en el vaciado de
hormigón producto de que la supervisión no emitirá la autorización de vaciado al
realizar su inspección, quedando a cargo del contratista los costos de las
demoras que se generen."

Croquis Explicativo
Aunque no es obligatorio, el uso de dibujos, croquis, bosquejos dentro del
registro en la Bitácora de Obra es recomendable, a fin de auxiliarnos en la
compresión de una orden impartida. El formato típico de una hoja de registro,
incluye normalmente un espacio para estos bosquejos, los cuales para los
casos donde su tamaño supere el espacio destinado, podrá hacerse en una
hoja separada, la cual quedará vinculada al registro mediante una nota
redactada al efecto.

Seguimiento

El seguimiento a los plazos otorgados en las órdenes e instrucciones asentadas

en la Bitácora es determinante para lograr el cumplimiento de las mismas. Un
principio básico que figura en el reglamento de la Bitácora de Obra es que
previo al cierre de la misma, no podrán existir notas "abiertas" o cuyos eventos
no fueron satisfactoriamente resueltos. El éxito del seguimiento se logra cuando
adquirimos el hábito de lectura diaria de la Bitácora de Obra, manteniendo una
vigencia de todas las notas aun pendientes de "cerrar".

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