Access 2016

Access 2016.
Índice
detallado
Unidad 1. Elementos básicos de Access 2016
 1.1. Novedades de Access 2016
 1.2. Conceptos básicos sobre Bases de Datos
 1.3. Arrancar y cerrar Access 2016
 Conceptos básicos sobre Bases de Datos
 1.4. La pantalla inicial
 Trabajar con dos programas a la vez
 1.5. El entorno de trabajo
 1.6. Las barras
 Para dispositivos táctiles
 1.7. La ayuda
 1.8. Iniciar sesión
Unidad 2. Crear, abrir y cerrar una base de datos
 2.1. Crear una base de datos

 El Panel de navegación
 2.2. Cerrar la base de datos
 2.3. Abrir una base de datos
Unidad 3. Crear tablas de datos
 3.1. Crear una tabla de datos

 3.2. La clave principal
 Tipos de datos
 El asistente para búsquedas
 3.3. Guardar una tabla
 3.4. Cerrar una tabla
Unidad 4. Modificar tablas de datos
 4.1. Modificar el diseño de una tabla en Vista Diseño

 4.2. Modificar el diseño de una tabla en Vista Hoja de Datos
 4.3. Introducir y modificar datos en una tabla
 4.4. Desplazarse dentro de una tabla
 Introducir datos en una tabla
 4.5. Buscar y reemplazar datos
Unidad 5. Propiedades de los campos
 5.1. Introducción
 5.2. Tamaño del campo
 5.3. Formato del campo
 5.4. Lugares decimales
 5.5. Máscara de entrada
 5.6. Título
 Personalizar formato de los campos
 Personalizar máscaras de entrada
 5.7. Valor predeterminado
 5.8. Regla de validación
 5.9. Texto de validación
 5.10. Requerido
 5.11. Permitir longitud cero
 5.12. Indexado
 El Generador de expresiones
 Los índices
Unidad 6. Las relaciones
 6.1. Crear la primera relación

 Conceptos básicos sobre relaciones
 Integridad referencial
 6.2. Añadir tablas a la ventana Relaciones
 6.3. Quitar tablas de la ventana Relaciones
 6.4. Modificar relaciones
 6.5. Eliminar relaciones
 6.6. Limpiar la ventana relaciones
 6.7. Mostrar relaciones directas
 6.8. Visualizar todas las relaciones
Unidad 7. Las consultas
 7.1. Tipos de consultas

 7.2. Crear una consulta
 7.3. La Vista Diseño
 7.4. Añadir campos
 7.5. Definir campos calculados
 Formar expresiones
 7.6. Encabezados de columna
 7.7. Cambiar el orden de los campos
 7.8. Guardar la consulta
 7.9. Ejecutar la consulta
 7.10. Modificar el diseño de una consulta
 7.11. Ordenar las filas
 7.12. Seleccionar filas
 Las condiciones
 7.13. Consultas con parámetros
 7.14. Las consultas multitabla
 7.15. Combinar tablas
 7.16. La composición externa
Unidad 8. Las consultas de resumen
 8.1. Definición
 8.2. Las funciones de agregado
 8.3. Agrupar registros
 8.4. Incluir expresiones
 8.5. Incluir criterios de búsqueda
Unidad 9. Las consultas de referencias cruzadas
 9.2. El asistente para consultas de referencias cruzadas
 9.3. La Vista Diseño
Unidad 10. Las consultas de acción
 10.1. Consultas de creación de tabla

 Eliminar mensajes de confirmación
 Habilitar el contenido de la base de datos
 10.2. Consultas de actualización
 10.3. Consulta de datos anexados
 10.4. Consulta de eliminación
Unidad 11. Los formularios
 11.1. Crear formularios

 11.2. El asistente para formularios
 11.3. Editar datos de un formulario
 11.4. La Vista Diseño de formulario
 11.5. La pestaña Diseño de formulario
 11.6. Temas
 La hoja de propiedades
 Propiedades del formulario
 11.7. El grupo Controles
 11.8. Subformularios
 11.9. Trabajar con controles
 11.10. Organizar y ajustar controles
Unidad 12. Los informes
 12.2. Crear un informe
 12.3. El asistente para informes
 12.4. La vista diseño de informe
 12.5. La pestaña Diseño de informe
 12.6. El grupo Controles
 12.7. Agrupar y ordenar
 12.8. Imprimir un informe
 12.9. La ventana Vista preliminar
Unidad 13. Los controles de formulario e informe
 13.1. Propiedades generales de los controles

 13.2. Etiquetas y Cuadros de Texto
 13.3. Cuadro combinado y Cuadro de lista
 13.4. Grupo de Opciones
 13.5. Control de Pestaña
 13.6. Las herramientas de dibujo
 13.7. Imágenes
 13.8. Datos adjuntos y Marcos de objetos
 13.9. El Botón
 13.10. Controles ActiveX
Unidad 14. Las macros
 14.2. Crear una macro
 14.3. Ejecutar una macro
 14.4. Acciones más utilizadas
 Argumentos de las acciones de Macro
 14.5. El flujo del programa
 14.6. Acciones condicionadas
 14.7. Grupos de Macros
 14.8. Submacros
 14.9. Crear bucles de repetición
 14.10. AutoKeys o atajos de teclado
 14.11. Depuración de errores
Unidad 15. Herramientas de Access
 15.2. Analizar Tablas
 El asistente para analizar tablas
 15.3. Analizar Rendimiento
 15.4. El Documentador
 15.5. Compactar y Reparar
 Las pestañas del Documentador
 15.6. Copia de seguridad
 15.7. Guardar la base en otros formatos
 15.8. Generar base no modificable
 15.9. Configuración del cliente
Unidad 16. Importar y exportar datos
 16.1. Importar datos

 Importar un archivo de texto
 16.2. Obtener datos por vinculación
 16.3. El Administrador de tablas vinculadas
 16.4. Exportar Datos
 16.5. Exportar a Word y Excel y otros formatos
Unidad 1. Elementos básicos de Access 2016 (I)
Microsoft Access 2016 es la aplicación de bases de datos de Microsoft Office
2016, dirigida a usuarios domésticos y pequeñas empresas.
Ofrece numerosas plantillas y una interfaz gráfica muy intuitiva que permite que
cualquier usuario (sin ser experto informático) pueda aprender a manejarla
rápidamente como pretendemos enseñarte con este curso.
Después de ver el apartado de novedades que ofrece Access 2016 frente a

versiones anteriores, veremos cuáles son los elementos básicos de Access
2016 para saber diferenciar entre cada uno de ellos. Aprenderemos cómo se
llaman, dónde están y para qué sirven. También veremos cómo obtener ayuda,
por si en algún momento no sabemos cómo seguir trabajando. Cuando
conozcamos todo esto estaremos en disposición de empezar a crear bases de
datos en el siguiente tema.
1.1. Novedades de Access 2016
La verdad es que versión 2016 de Access no contiene apenas novedades

sobre la versión anterior,
. A continuación, vamos a ver las principales novedades.
¿Qué desea hacer?
Esta es la novedad más interesante ya que permite buscar comandos de forma

muy efectiva, basta empezar a escribir el nombre del comando en la caja de
búsqueda para que aparezcan los comandos relacionados. Hasta ahora,
cuando buscábamos en la ayuda nos remitía a una página donde se explicaba
el tema en cuestión, la novedad es que ahora podemos hacer clic y ejecutar el
comando directamente.
Por ejemplo, si no nos acordamos donde está el comando Reemplazar,

empezamos a escribir "reemplazar" en la caja de búsqueda de ¿Qué desea
hacer? y al escribir las primeras letras veremos como aparece el comando
Reemplazar, tal y como muestra la siguiente imagen.
Si hacemos clic en Reemplazar se ejecutará ese comando y nos aparecerá el

cuadro de diálogo correspondiente.
También disponemos de la opción clásica de buscar ayuda sobre un tema en
las páginas de Ayuda de Access, para ello tenemos la última opción, en este
caso Obtenga ayuda sobre "reemp". Si queremos buscar ayuda en Internet
disponemos de la segunda opción, Buscar.
Con esta nueva herramienta ya no perderemos tiempo buscando en que parte

de la cinta de opciones se encuentra un determinado comando, será mucho
más rápido escribir su nombre en la caja de búsqueda. Incluso si no
recordamos en nombre del comando podemos escribir una palabra relacionada
y, posiblemente, Access sea capaz de encontrarlo. Por ejemplo si escribimos
"asistente" nos aparecerán los asistentes disponibles para que elijamos el que
estabamos buscando.
Nuevos temas de Office
Estéticamente lo único que ha cambiado en el nuevo Access 2016 es el color

rojo pálido de la zona superior y algunos otros detalles incluidos en el tema
Multicolor, como puedes ver en esta imagen.
Si te gusta más el tema anterior de aspecto blanco que ves en la siguiente

imagen,
puedes cambiarlo desde Archivo, Opciones, apartado General, y en Tema de

Office elegir Blanco, como puedes ver en la siguiente imagen.
Exportar información de datos vinculados a Excel
Las tablas vinculadas continen datos ubicados fuera de la base de datos actual
de Access, bien en otra base de datos o bien en otros archivos. Para ver las
tablas vinculadas basta ir a la pestaña Datos Externos y hacer clic en
Administrador de tablas vinculadas, tal y como vemos en la siguiente imagen.
Si esto no es suficiente para nosotros y queremos tener esta información en un

documento Excel, en esta versión de Access 2016 se ha creado una nueva
opción que crea un documento Excel con esta información de las tablas
vinculadas. Esto esta pensado para cuando existen gran cantidad de tablas
vinculadas.
Para ello basta marcar la casilla de las tablas que deseemos y se activará el
botón Exportar a Excel de la parte derecha. Al pulsarlo nos pedirá la ruta donde
queremos guardar el documeto de Excel y se creará el documento. Este
documento tendrá el aspecto similar que ves en la siguiente imagen, en este
caso hemos seleccionado tres tablas vinculadas.
Ampliación del cuadro de diálogo Mostar tabla
En ocasiones el cuadro de diálogo Mostrar tabla se quedaba pequeño cuando

había muchos elementos, en Acces 2016 es un poco más grande.
A este cuadro de diálogo se accede desde varios sitios, por ejemplo, desde la
pestaña Crear, pulsando en Diseño de consulta.
Plantillas mejoradas
En Access 2016 se han rediseñado varias plantillas para tener un aspecto más
moderno. Por ejemplo, las plantillas Seguimiento de asuntos, Contactos,
Administración de proyectos, Alumnos y Tareas de administración.
Y para acabar este punto de novedades de Access 2016 diremos que con la
próxima versión de SharePoint 2016, los clientes con SharePoint 2016 con
servicios de Access dentro de sus organizaciones verán nuevas características
y obtendrán ventajas de las mejoras de servicio.
Como ves Access 2016 no cambia mucho respecto a Access 2013, ademas
todo lo que funcionaba en Access 2013 sigue funcionando igual en Access
2016, por esto muchos de los vídeos de este curso son los mismos que los del
curso anterior ya que son exactamente igual.
1.2. Conceptos básicos sobre Bases de Datos
Si quieres aprender o repasar conceptos básicos sobre bases de datos o

quieres conocer los objetos que maneja Access 2016, consúltalo aquí .
1.3. Arrancar y cerrar Access 2016
Veamos las formas básicas de iniciar Access 2016.
- Desde el botón Inicio de Windows 10 , situado normalmente en la esquina
inferior izquierda de la pantalla. Al hacer clic en Inicio , veremos una

pantalla similar a a la que se muestra a continuación.
En la columna de la izquierda aparece un listado de todas las aplicaciones que

tenemos instaladas en nuestro equipo. Si usamos Access habitualmente,
aparecerá en la parte superior de la lista, en le apartado Más usadas, en otro
caso bastará utilizar la barra de desplazamiento vertical para desplazarnos
hasta encontrar el icono de Access. Una vez localizado el icono

acompañado del texto Access 2016, sólo deberemos pulsar en él para abrir
Access.
- Desde la baldosa de Access 2016 del menú inicio. Como vemos en la imagen
anterior, en la parte derecha hay una baldosa con el icono de Access. Para
crearla basta pulsar el botón derecho del ratón y elegir la opcioón Anclar a
Inicio.
- Desde el icono de Access 2016 del escritorio. Para crearlo basta arrastrar la
baldosa que acabamos de citar hasta el Escritorio.
- Desde el botón Inicio de Windows 7, situado, normalmente, en la

esquina inferior izquierda de la pantalla.
Al hacer clic sobre el botón Inicio se despliega un menú.
Colocar el cursor en Todos los programas, aparecerá la lista de los programas
que hay instalados en tu ordenador.
Localiza la carpeta Microsoft Office 2016, haz clic en ella, luego pulsa sobre
Access 2016, y se iniciará el programa.
Puedes iniciar Access 2016 ahora para ir probando todo lo que te explicamos.
Cuando realices los ejercicios también puedes compaginar dos sesiones de la
forma que te explicamos aquí.
Para cerrar Access 2016, puedes utilizar cualquiera de las siguientes

operaciones:
- Hacer clic en el botón cerrar
- Pulsar la combinación de teclas ALT+F4.
1.4. La pantalla inicial
Al iniciar Access aparece una pantalla inicial como esta:, vamos a ver sus
componentes fundamentales. Así conoceremos los nombres de los diferentes
elementos y será más fácil entender el resto del curso. La pantalla que se
muestra a continuación (y en general todas las de este curso) puede no
coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario
puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento, como
veremos más adelante.
La zona de la derecha nos permite crear una nueva base de datos utilizando
plantillas o crear una nueva base de datos en blanco seleccionando el icono
que ves remarcado en la imagen (Base de datos en blanco).
Como vemos en la parte superior izquierda hemos Iniciado sesión con el

usuario aula Clic para obtener el máximo rendimiento de Office sobre todo para
compartir documentos y guardarlos en OneDrive.
A la izquierda aparecen listadas las últimas bases de datos abiertas

(Recientes). Haciendo clic sobre una de ellas se abrirá directamente.
O podemos Abrir otros archivos, en tal caso se abrirá la siguiente ventana

sobre la que volveremos en el siguiente tema:
1.5. El entorno de trabajo
Una vez abierta una base de datos trabajaremos con el siguiente entorno de
trabajo:
Veamos su componentes principales, así conoceremos los nombres de los
diferentes elementos y será más fácil seguir el resto del curso. La pantalla que
se muestra (y en general todas las de este curso) puede no coincidir
exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede
decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos
más adelante.
1.6. Las barras
La barra de Título
La barra de título contiene el nombre del archivo con el que estamos trabajando
en el momento actual y en su extremo derecho están los botones para acceder
a la ayuda , minimizar , maximizar/restaurar / y cerrar .
La barra de Acceso rápido
La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Access

como Guardar , Deshacer o Rehacer .
Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que se quiera
como veremos en un tema más adelante pero si utilizas un dispositivo táctil te
interesa consultar este avanzado :
La Cinta de opciones
La cinta de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en
pestañas. Al hacer clic en una pestaña accederemos a su ficha que contiene
los botones y menús, organizados en categorías o grupos.
En la imagen anterior se ve la pestaña INICIO.
Durante el curso utilizaremos continuamente esta cinta. Para referirnos a un

determinado botón necesitaremos saber en qué pestaña se encuentra y, para
más seña, el grupo. De tal forma que INICIO > Portapapeles > Pegar sería la
localización exacta del botón Pegar, que pertenece al grupo Portapapeles de la
pestaña INICIO. Es importante que te familiarices con esta nomenclatura.
En algunos momentos algunas opciones no estarán disponibles, las

reconocerás porque tienen un color atenuado, gris.
La cinta es dinámica y se comporta de forma inteligente. Está diseñada para

simplificarte el trabajo, mostrando solamente aquellas opciones que te serán
útiles en cada pantalla.
Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta

forma aparecerán pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones
indicando la tecla (o conjunto de teclas) que deberás pulsar para acceder a esa
opción sin la necesidad del ratón.
Es posible que, al pulsar la tecla lo que ocurra sea que se despliegue un

submenú. En tal caso, aparecerán nuevos caracteres para estas nuevas
opciones.
Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran

semitransparentes.
Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.
Si en un momento dado necesitas disponer de más espacio de trabajo, puedes
contraer la cinta de opciones haciendo clic sobre el botón situado en la parte
derecha de la cinta . Las opciones volverán a mostrarse en el momento en
que vuelvas a hacer clic en cualquier pestaña, pero no se fijarán, para volver
fijarlas tendrás que pulsar el botón situado en la parte derecha de la cinta
La pestaña ARCHIVO
La pestaña ARCHIVO es especial, no es realmente una pestaña sino

un botón que nos lleva a la vista Backstage de Microsoft Office.
En la vista Backstage podemos encontrar todas las acciones que permiten

gestionar los archivos incluídos en la base de datos. La ventana de la vista
Backstage es diferente a la del entorno de trabajo y en ella predomina el color
granate, color distintivo del programma Access de la suite Office 2016, todos
los programas incluídos en la suite tienen esa vista Backstage pero cambiando
el color predominante según el programa, por ejemplo en Word el color es el
azul.
La ficha ARCHIVO reemplaza al botón Microsoft Office y al menú Archivo

usados en versiones anteriores de Microsoft Office.
En la parte izquierda tenemos un menú, al seleccionar una opción del menú, en

la parte derecha nos aparecen más opciones o directamente se ejecuta la
acción del menú.
Por ejemplo, si seleccionas la opción Información (la que ves en la imagen

anterior) puedes realizar las acciones Compactar y reparar y Cifrar con
contraseña.
Si seleccionas la opción Imprimir la ventana aparece así con otras opciones:

Mientras que, si pulsas sobre Guardar, el documento se guardará y se vuelve
al entorno de trabajo anterior.
Para salir de la vista Backstage y volver al entorno de trabajo anterior pulsa en
la flecha Atrás que hay en la esquina superior izquierda de la ventana.
La barra de estado
La barra de estado se encuentra en la parte inferior de la pantalla y contiene

indicaciones sobre el estado de la aplicación, proporciona distinta información
según la pantalla en la que estemos en cada momento.
Por ejemplo aquí nos indica que tenemos la tecla de teclado numérico pulsada
(BLOQ NUM), que estamos en la vista Formulario y podemos cambiar la vista a
Hoja de datos, Presentación y Diseño con los cuatro botones que aparecen a
la derecha. Los nombres de los botones se muestran en un pequeño cuadro
informativo al dejar el cursor sobre uno de ellos, de forma que no es necesario
que los memorices. Con el uso ya irás aprendiendo la forma de los botones que
más utilices.
1.7. La ayuda
Access incorpora una documentación muy útil que explica las distintas
opciones y características del programa. Su consulta frente a una duda es muy
recomendable. Para acceder a ella podemos:
Hacer clic en el botón de Ayuda de la barra de título.
Pulsar la tecla F1 del teclado.
La ventana de Ayuda tiene el siguiente aspecto:
Solo tenemos que elegir uno de los temas que nos ofrece o introducir un texto
a buscar en el cuadro de búsqueda que se encuentra en la parte superior.
Access se conectará a Internet para buscar la ayuda en línea, pero si usas

Office 365, ya no está disponible la ayuda almacenada en el equipo, como
ocurría en las versiones anteriores.
1.8. Iniciar sesión
Si iniciamos sesión podemos conectarnos a Internet para subir nuestros

archivos a OneDrive y acceder a ellos desde cualquier ubicación. Volveremos
sobre el tema más adelante.
Unidad 2. Crear, abrir y cerrar una base de datos
(I)
2.1. Crear una base de datos
De momento vamos a crear una base de datos en blanco y luego la

rellenaremos. Para crear una nueva base de datos debemos:
Hacer clic sobre la pestaña Archivo y luego elegir la opción Nuevo de la vista
Backstage.
Se mostrarán en la zona de la derecha las distintas opciones para nuevas

bases de datos. La primera opción permite Personalizar una aplicación web, la
segunda crear una Base de datos del escritorio en blanco las demás son
plantillas. Nosotros veremos de momento la de base de datos en blanco.
Elijas la opción que elijas, se abrirá un cuadro de diálogo para que puedas
completar la operación con los datos que Access que pida. En nuestro caso
aparecerá esta pantalla.
En este caso sólo nos pide el nombre que queremos dar a la base de datos.
Debajo aparece el nombre y ruta de la carpeta donde se creará la base de
datos, si queremos cambiar esa ubicación, solo tenemos que hacer clic sobre
la carpeta que aparece a la derecha del nombre.
Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo:

Deberemos utilizar la barra de direcciones superior o explorar las carpetas
desde el panel izquierdo para situarnos en la carpeta en que queramos guardar
la base de datos. Y en el cuadro Nombre de archivo podrás escribir el nombre
que quieres dar a la base de datos. Luego, hacer clic en Aceptar. Se cerrará el
cuadro de diálogo y volverás a la pantalla anterior.
Solo faltará pulsar el botón Crear para crear la base de datos.
Automáticamente se creará nuestra nueva base de datos a la cual Access

asignará la extensión .ACCDB. Es el mismo formato que se utilizaba en Office
2007, 2010 y 2013, por lo que no presentan problemas de compatibilidad
excepto algunas características avanzadas que comentaremos más adelante.
Por defecto, Access abrirá una nueva tabla llamada Tabla1, posiblemente
aparecerá una mensaje como este:
Nos advierte que, por defecto, están deshabilitadas las Macros de VBA, que en
ocasiones pueden contener virus, puesto que el archivo es nuevo y lo estamos
crando nosotros podemos pulsar en Habilitar contenido. También podemos
cerrar la advetencia si no vamos a utilizar Macros VBA, pero nos volverá a
aparecer la próxima vez que abramos la base de datos. Este mismo aviso
también lo puedes encontar en la pantalla del Backstage:
Una vez eliminada esta advertencia veremos la Tabla1 y podremos empezar a

rellenar sus datos.
Una tabla es el elemento principal de cualquier base de datos ya que todos los
demás objetos se crean a partir de éstas.
Si observas esta ventana, a la izquierda aparece el Panel de navegación,

desde donde podremos seleccionar todos los objetos que sean creados dentro
de la base de datos.
De entrada sólo encontraremos la Tabla1 que se crea por defecto.
Puedes ocultar el panel haciendo clic en el botón Ocultar .
Desplegando la cabecera del panel puedes seleccionar qué objetos mostrar y

de qué forma.
Si quieres ver cómo funciona el Panel de navegación te recomendamos que

visites este avanzado .
2.2. Cerrar la base de datos
Para cerrar la base de datos que tenemos abierta manteniendo el Access

abierto debemos elegir en la pestaña Archivo, la opción Cerrar de la vista
Backstage.
Otra forma de cerrar la base de datos es cerrando Access, obviamente la base

también se cerrará.
2.3. Abrir una base de datos
Podemos abrir una base de datos ya existente de diferentes formas:

Desde el acceso rápido a las últimas bases abiertas al abrir Access:
Como vimos en el tema anterior, nada más abrir Access aparece la vista
Backstage con la lista de bases de datos Recientes, las últimas abiertas. Si la
base de datos está en la lista solo tendremos que hacer clic sobre ella, y si no
hacer clic sobre la opción Abrir otros archivos que nos llevará a la opción Abrir
de la pestaña Archivo que te explicamos a continuación.
Desde la opción Abrir de la pestaña Archivo:
Desde la opción Abrir podemos abrir una de las bases de datos Recientes.
Hay que tener en cuenta que, tanto en la lista de archivos recientes de la

primera pantalla de Access como en esta pantalla, se abrirá con el nombre y
ubicación que tenía la última vez que se abrió. Esto quiere decir que no es
"inteligente". Si le cambias el nombre a una base de datos o la trasladas a otra
carpeta, la lista quedará desactualizada y al tratar de abrir una base se
mostrará un mensaje indicando que no es capaz de encontrar el archivo. Si
ocurre esto, deberás buscar manualmente el archivo en su actual carpeta
contenedora.
También podemos abrir una base de datos que tengamos almacenada en

OneDrive:
Si la base de datos no está en OneDrive ni en la lista de recientes la podemos
buscar manualmente seleccionando Este PC:
Pulsando el botón Examinar se abre el cuadro de diálogo Abrir de Windows

para que selecciones el archivo que quieres abrir:
Deberás situarte en la carpeta donde se encuentre la base y hacer doble clic
sobre el archivo o bien seleccionarlo y pulsar el botón Abrir.
Desde las teclas rápidas CTRL+A.
Pulsando Ctrl+A se abre directamente la opción Abrir de la pestaña Archivo.
Para practicar los conceptos de esta unidad didáctica realiza el Ejercicio de

crear, abrir y cerrar una base de datos.
Ejercicio propuesto de la Unidad 2
Ejercicio 1: Concesionario
1. Crear una base de datos en la carpeta Mis ejercicios del disco duro con el
nombre Concesionario. Si la carpeta no existe créala.
2. Cerrar la base de datos anterior.
3. Abrir la base de datos Concesionario de la carpeta Mis ejercicios del disco
duro.
4. Volver a cerrarla.
Ejercicio 2: Clínica
1. Crear una base de datos en la carpeta Mis ejercicios del disco duro con el
nombre Clinica.
2. Cerrar la base de datos anterior.
3. Abrir la base de datos Clinica de la carpeta Mis ejercicios del disco duro.
4. Volver a cerrarla.
Puedes consultar aquí las soluciones propuestas.

Unidad 3. Crear tablas de datos (I)
Aquí veremos cómo crear una tabla de datos para poder introducir datos en la
base de datos en los temas siguientes y luego trabajar con éstos utilizando las
ventajas que nos proporciona Access 2016.
3.1. Crear una tabla de datos
Para crear una tabla de datos tenemos que hacer clic en la pestaña Crear. En
el grupo Tablas podremos seleccionar estas opciones:
El botón Tabla abre la Vista Hoja de datos, consiste en introducir

directamente los datos en la tabla y según el valor que introduzcamos en la
columna determinará el tipo de datos que tiene la columna.
Vista diseño es el método que detallaremos en esta unidad didáctica
Listas de SharePoint consiste en crear un objeto compatible con un sitio

SharePoint desde el que podrás compartir los datos almacenados en la lista o
tabla con otras personans con acceso al mismo sitio.
Desde el grupo Plantillas también podemos acceder a Elementos de

aplicación, que permite crear una tabla de entre las plantillas disponibles. Sólo
tendrás que rellenarla con sus datos.
Explicaremos a continuación la forma de crear una tabla en vista diseño. Este

método consiste en definir la estructura de la tabla, es decir, definir las distintas
columnas que esta tendrá y otras consideraciones.
Otra forma rápida de llegar a la Vista Diseño es haciendo clic en el botón de la

barra de estado inferior. También en caso de estar editando una tabla,
encontraremos el botón Ver > Vista Diseño, en la pestaña Campos de las
Herramientas de tabla.

Aparecerá la Vista Diseño de la tabla:
En la pestaña tenemos el nombre de la tabla (como todavía no hemos

asignado un nombre a la tabla, Access le ha asignado un nombre por defecto
Tabla1).
A continuación tenemos la rejilla donde definiremos las columnas que

componen la tabla, se utiliza una línea para cada columna, así en la primera
línea (fila) de la rejilla definiremos la primera columna de la tabla y así
sucesivamente.
En la parte inferior tenemos a la izquierda dos pestañas (General y Búsqueda)
para definir las propiedades del campo, es decir, características adicionales de
la columna que estamos definiendo.
Y a la derecha tenemos un recuadro con un texto que nos da algún tipo de

ayuda sobre lo que tenemos que hacer, por ejemplo, en este momento el
cursor se encuentra en la primera fila de la rejilla en la columna Tipo de datos y
en el recuadro inferior derecho Access nos indica que el tipo de datos
determina la clase de valores que admitirá el campo.
Vamos rellenando la rejilla definiendo cada una de las columnas que

compondrá la tabla:
En la primera fila escribir el nombre del primer
campo, al pulsar la tecla INTRO pasamos al tipo de datos, por defecto nos pone
Texto corto como tipo de dato. Si queremos cambiar de tipo de datos, hacer clic
sobre la flecha de la lista desplegable de la derecha y elegir otro tipo, por
ejemplo Texto largo.
Para más información sobre los diferentes tipos de datos haz clic aquí .
Si deseas información sobre el asistente para búsquedas haz clic aquí .
Observa como una vez tengamos algún tipo de dato en la segunda columna, la
parte inferior de la ventana, la correspondiente a Propiedades del campo se
activa para poder indicar más características del campo, características que
veremos con detalle en la unidad temática siguiente.
A continuación, pulsar la tecla INTRO para ir a la tercera columna de la rejilla.
Esta tercera columna, no es obligatorio utilizarla ya que únicamente sirve para

introducir un comentario, normalmente una descripción del campo de forma
que la persona que tenga que introducir datos en la tabla sepa qué debe
escribir ya que este cometario aparecerá en la barra de estado de la hoja de
datos.
Repetir el proceso hasta completar la definición de todos los campos

(columnas) de la tabla.
3.2. La clave principal
Antes de guardar la tabla tendremos que asignar una clave principal.
La clave principal proporciona un valor único para cada fila de la tabla y nos
sirve de identificador de registros de forma que con esta clave podamos saber
sin ningún tipo de equivocación el registro al cual identifica. No podemos definir
más de una clave principal, pero podemos tener una clave principal compuesta
por más de un campo.
Para asignar una clave principal a un campo, seguir los siguientes pasos:
Hacer clic sobre el nombre del campo que será clave principal.
En la pestaña Diseño de Herramientas de tabla, hacer clic sobre el botón Clave

principal del grupo Herramientas.
A la izquierda del nombre del campo aparecerá una llave indicándonos que
dicho campo es la clave principal de la tabla.
Si quieres que el sistema se encargue automáticamente de generar los valores

del campo que es clave principal, puedes definirlo con el tipo de datos
Autonumeración.
Si queremos definir una clave principal compuesta (basada en varios campos),

seleccionar los campos pulsando simultáneamente la tecla CTRL y el campo a
seleccionar y una vez seleccionados todos los campos hacer clic en el botón
Clave principal, que acabamos de ver.
Importante: Recordar que un campo o combinación de campos que forman la

clave principal de una tabla no puede contener valores nulos y no pueden
haber dos filas en la tabla con el mismo valor en el campo/s clave principal.
Cuando intentemos insertar una nueva fila con valores que infrinjan estas dos
reglas, el sistema no nos deja crear la nueva fila y nos devuelve un error de
este tipo:
.
3.3. Guardar una tabla
Para guardar una tabla, podemos:
Pulsar en el botón Archivo y elegir la opción Guardar.
O bien hacer clic sobre el botón Guardar de la barra de Acceso Rápido.
Como nuestra tabla aún no tiene nombre asignado, aparecerá el siguiente

cuadro de diálogo:
Escribir el nombre de la tabla.
Hacer clic sobre el botón Aceptar.
Nota: Si no hemos asignado clave principal antes de guardar la tabla, nos

aparece un cuadro de diálogo avisándonos de ello, y preguntándonos si
queremos que Access cree una, si le decimos que Sí nos añade un campo de
tipo autonumeración y lo define como clave principal. Si le decimos que No se
guarda la tabla sin clave principal ya que una clave principal en una tabla es
conveniente pero no obligatorio.
3.4. Cerrar una tabla
Podemos cerrar una tabla de varias formas:
Hacer clic derecho sobre la pestaña con el nombre de la tabla y seleccionar

Cerrar en el menú emergente.
Hacer clic con el botón central del ratón sobre la pestaña con el nombre de la
tabla. En algunos ratones el botón central es la propia ruedecita que nos ayuda
a desplazarnos hacia arriba y hacia abajo.
O bien hacer clic sobre el botón Cerrar que se encuentra en la parte

derecha al mismo nivel que la pestaña.
Para practicar las operaciones estudiadas puedes realizar el Ejercicio paso a

paso de creación de tablas.
1. Abrir la base de datos Concesionario de la carpeta Mis ejercicios del disco

duro.
2. Crear una tabla con el nombre Clientes con los siguientes campos:
Nombre del campo Tipo de dato
Codigo Cliente Número
Nombre Cliente Texto corto
Apellidos cliente Texto corto
Direccion cliente Texto corto
Poblacion Texto corto
Codigo postal Número
Provincia Texto corto
Telefono Texto corto
Fecha nacimiento Fecha/Hora
La clave principal será el campo Codigo cliente.

3. Crear otra tabla con el nombre Coches vendidos con los siguientes campos:
Matricula Texto corto
Marca Texto corto
Modelo Texto corto
Color Texto corto
Precio Texto corto
Extras instalados Texto largo
La clave principal será el campo Matricula.
4. Crear otra tabla con el nombre de Revisiones con los siguientes campos:
Nº revision Autonumeración
Cambio aceite Sí/No
Cambio filtro Sí/No
Revision frenos Sí/No
Otros Texto largo
La clave principal será el campo Nº revision.
5. Cerrar la base de datos.
1. Abrir la base de datos Clinica de la carpeta Mis ejercicios del disco duro.
2. Crear una tabla con el nombre de Pacientes con los siguientes campos:
Codigo Paciente Numérico
Nombre Paciente Texto corto
Apellidos Paciente Texto corto

Direccion Texto corto
Poblacion Texto corto
Codigo postal Numérico
Provincia Texto corto
Telefono Paciente Texto corto
Fecha nacimiento Fecha/Hora
No definir clave principal.
3. Crear otra tabla con el nombre de Medicos con los siguientes campos:
Codigo Medico Texto
Nombre Medico Texto
Apellidos Medico Texto
Telefono Medico Texto
Especialidad Texto
4. Crear otra tabla con el nombre de Ingresos con los siguientes campos:
Nº ingreso Autonumeración
Habitacion Número
Cama Texto
Fecha ingreso Fecha/Hora

Unidad 4. Modificar tablas de datos (I)
Aquí veremos las técnicas de edición de registros para modificar tanto la

definición de una tabla como los datos introducidos en ella. Esta unidad está
dedicada, principalmente, a la Vista Hoja de datos de una tabla.
4.1. Modificar el diseño de una tabla en Vista Diseño
Si una vez creada una tabla, queremos cambiar algo de su definición (por
ejemplo, añadir una nueva columna, ampliar una columna que ya existe, borrar
una columna, etc.) tendremos que realizar una modificación en su diseño:
Abrir la base de datos donde se encuentra la tabla a modificar, en el caso de

que no lo estuviera.
Hacer clic derecho sobre la tabla que queremos modificar en el Panel de

navegación, seleccionar Vista Diseño en el menú contextual:
Aparecerá la ventana de diseño de tablas estudiada en la unidad temática

anterior.
Para modificar la definición de un campo, posicionar el cursor sobre el campo a

modificar y realizar las sustituciones necesarias.
Para añadir un nuevo campo:
Ir al final de la tabla y escribir la definición del nuevo campo.
O bien, situarse en uno de los campos ya creados y hacer clic en el botón

de la pestaña Diseño, en este último caso el nuevo campo se
insertará delante del que estamos posicionados.
Para eliminar un campo:
Posicionarse en el campo y hacer clic en el botón de la pestaña

Diseño.
O bien, seleccionar toda la fila correspondiente al campo haciendo clic en su
extremo izquierdo y cuando esté remarcada pulsar la tecla Supr o Del.
Se borrará el campo de la definición de la tabla y los datos almacenados en el

campo también desaparecerán.
Por último, guardar la tabla.
Para practicar estas operaciones puedes realizar el Ejercicio Modificar diseño

de tabla en Vista Diseño.
4.2. Modificar el diseño de una tabla en Vista Hoja de Datos
La Vista de Hoja de datos se utiliza normalmente para editar los datos que
contiene la tabla, aunque también podemos modificar su diseño. Para abrir la
tabla en esta vista:
Si la tabla no está abierta, desde el Panel de Navegación:
- Hacer doble clic sobre el nombre de la tabla.
- O bien hacer clic derecho sobre la tabla y seleccionar la opción en el

menú contextual.
Si tenemos la tabla abierta, pero en Vista Diseño:
- Desde la pestaña Diseño o Inicio > grupo Vista > botón Ver, cambiaremos la
vista.
- También desde el botón de la barra de estado.
La Vista Hoja de datos tiene un aspecto como el siguiente:

A la derecha de las columnas que hayamos creado veremos una columna
llamada Haga clic para agregar.
Si hacemos clic sobre el encabezado, se desplegará un menú que nos

permitirá elegir el tipo de datos que contendrá la nueva columna (o campo). Al
pulsar sobre el que nos interese, se insertará automáticamente en la tabla.
El encabezado del nuevo campo contendrá un nombre por defecto: Campo1. Si

insertas otros se llamarán Campo2, Campo3, etc. Para darle un nombre a los
campos no hay mas que seleccionar el encabezado con un doble clic y borrar
el texto Campo1, para a continuación escribir el nuevo nombre. Al finalizar,
pulsar INTRO para que se guarde.
Otra forma de cambiar el nombre es hacer clic con el botón derecho del ratón
sobre el encabezado y seleccionar la opción Cambiar nombre de campo en el
menú contextual.
También desde el menú contextual podremos Eliminar campo, si queremos

deshacernos de una determinada columna.
Estas opciones nos pueden venir bien en un momento dado, si estamos

modificando el contenido de la tabla y decidimos realizar un pequeño cambio
en su diseño, pero recomendamos realizar los cambios de diseño en la Vista
Diseño, ya que disponemos de un mayor control de la edición.
Para practicar estas operaciones puedes realizar el Ejercicio Modificar diseño

de tabla en Vista Hoja de datos.
Objetivo
Practicar las operaciones para modificar el diseño de una tabla desde la Vista
Hoja de datos con Access 2016.
Ejercicio paso a paso
Abre la base de datos Clases.accdb que se encuentra en la carpeta Mis

ejercicios del disco.
Vamos a modificar la estructura de la tabla Alumnado, incluyendo el campo

Auxiliar y luego eliminándolo, pero ahora desde la vista Hoja de datos:
Añadir el campo Auxiliar:
1. Haz doble clic sobre la tabla Alumnado que se encuentra en el Panel de

Navegación. Se abrirá en Vista Hoja de datos.
2. Despliega el menú de la columna Haga clic para agregar que está situada más
a la derecha, junto al campo Curso. Elige Texto corto. Observarás que se ha
creado un nuevo campo Campo1 y que la columna Haga clic para agregar es
ahora la contígua a él.
3. Al crearse el campo nuevo, su título estará seleccionado y se verá marcado
con un fondo color negro. Escribe Auxiliar y pulsa INTRO. El foco pasará a la
columna siguiente y ya habremos creado la nueva columna.
Eliminar el campo Auxiliar:
1. Pulsa con el botón derecho del ratón sobre el encabezado del campo Auxiliar y
selecciona Eliminar campo en el menú contextual.
2. Se abrirá una ventana pidiendo confirmación de la acción. Pulsa que Sí. En
este caso no es importante porque es una prueba, pero normalmente si
borramos un campo en nuestras tablas se eliminarán todos los datos que están
en esa columna, por eso viene muy bien esta advertencia de seguridad.
Cierra la base desde Archivo > Cerrar.
4.3. Introducir y modificar datos en una tabla
Como hemos comentado, la Vista Hoja de datos sirve principalmente para

introducir y modificar los datos de una tabla.
Cada fila nos sirve para introducir un registro.
Para introducir registros:

Escribir el valor del primer campo del registro. En función del tipo de datos que
sea lo haremos de un modo u otro. Puedes verlo en detalle en el siguiente
básico .
Pulsar INTRO para ir al segundo campo del registro.
Cuando terminamos de introducir todos los campos del primer registro, pulsar
INTRO para introducir los datos del segundo registro.
En el momento en que cambiamos de registro, el registro que estabamos

introduciendo se almacenará, no es necesario guardar los cambios de la tabla.
Al finalizar, puedes cerrar la tabla, o cambiar de vista, según lo que quieras

hacer a continuación.
Si lo que queremos es borrar un registro entero:
Seleccionar el registro a eliminar haciendo clic sobre el cuadro de la izquierda

del registro.
En la pestaña Inicio > grupo Registros > pulsar Eliminar. O bien pulsar la tecla
SUPR del teclado.
De la misma forma podemos eliminar una columna, si la seleccionamos y

utilizamos el botón Eliminar.
Para modificar algún valor introducido no tenemos más que situarnos sobre
el valor a modificar y volverlo a escribir.
Para practicar estas operaciones puedes realizar el Ejercicio Introducir

datos en una tabla .
Objetivo
Practicar las operaciones para introducir y modificar datos en una tabla con
Access 2016.
Abrir la base para trabajar, en Vista Hoja de datos.

1. Abre la base de datos Clases.accdb que se encuentra en la carpeta Mis
ejercicios del disco duro.
2. Haz doble clic sobre la tabla Alumnado que se encuentra en el Panel de
Navegación, o bien haz clic derecho sobre ella y pulsa en el menú
contextual.
Rellenar los datos.
1. El Codigo Alumnado lo asigna el sistema automáticamente, por tratarse del tipo

de datos Autonumeración. La primera fila tendrá el valor 1. Pulsa INTRO para ir
al campo siguiente.
2. Bajo el encabezado Nombre alumnado, escribe Luis. Pulsa INTRO para ir al
campo siguiente.
3. Bajo el encabezado Apellidos alumnado, escribe Gras Bueno. Pulsa INTRO
para ir al campo siguiente.
4. Bajo el encabezado Direccion, escribe Madrid, 34. Pulsa INTRO para ir al
campo siguiente.
5. Bajo el encabezado Poblacion, escribe Valencia. Pulsa INTRO para ir al campo
siguiente.
6. Bajo el encabezado Codigo postal, escribe 46002. Pulsa INTRO para ir al
campo siguiente.
7. Bajo el encabezado Fecha nacimiento, escribe 15/02/63. Pulsa INTRO dos
veces para pasar al registro de abajo (ya que no vamos a rellenar el campo
Curso hasta que incluyamos algunos cursos en su correspondiente tabla).
8. Completa la tabla con los demás registros:
Codigo Nombre Apellidos Codigo Fecha de

Direccion Poblacion
Alumnado Alumnado Alumnado Postal nacimiento
Juares
2 María Valle, 23 Valencia 46002 17/05/65
Trask
López Fuente nueva,

3 Jesús Valencia 46005 25/08/67
Rodríguez 3
Martínez
4 Ana Almudena, 78 Alicante 03005 24/07/65
Bueso
Soto mayor,
5 Carli Lama Pla Valencia 46006 31/12/65
45
6 Carlos Dávila Nou Feliz, 46 Valencia 46002 24/03/69
Coste Puente viejo,

7 Fabiola Valencia 46002 02/03/68
Mayor 67
Franciscanos,
8 Mario Dosdo Valor Alicante 03005 06/05/64
2
Rectificar datos.
El nombre del alumno 4 es Carla, no Carli. Hacer clic sobre la palabra Carli y
cambiar la i por la a.
Cerrar la base.
Seleccionar Archivo > Cerrar. Observa que no te pregunta si deseas guardar

los cambios, porque se han guardado automáticamente.
4.4. Desplazarse dentro de una tabla
Para desplazarse por los diferentes registros de una tabla vamos a utilizar la
barra de desplazamiento:
La barra nos indica en qué registro estamos situados y el número total de

registros de la tabla.
El recuadro en blanco nos está diciendo el registro actual en que estamos

situados, del total. En este caso estamos en el registro 2 de un total de 3.
Haciendo clic sobre los diferentes botones realizaremos las operaciones

indicadas a continuación:
para ir al primer registro de la tabla.
para ir al registro anterior en la tabla.
para ir al registro siguiente en la tabla.
para ir al último registro de la tabla.
para crear un nuevo registro que se situará automáticamente al final de la

tabla.
Podemos ir también directamente a un registro determinado de la siguiente

forma:
1. Hacer doble clic sobre el cuadro de texto donde pone el número del registro
actual.
2. Escribir el número del registro al cual queremos ir.
3. Pulsar INTRO.
También podemos desplazarnos por los diferentes campos y registros

utilizando el teclado.
Pulsando las teclas FLECHA ABAJO y FLECHA ARRIBA cambiamos de registro al
anterior o posterior.
Con las teclas FLECHA IZQUIERDA y FLECHA DERECHA nos movemos dentro del
mismo registro por las distintas columnas.
También puedes utilizar las teclas INICIO y FIN para desplezarte al primer
campo o al último, en el mismo registro. Y las teclas RE PÁG y AV PÁG para
situarte en el primer registro o en el último.
Para poder utilizar el teclado a la hora de desplazarnos entre los registros, el

foco debe estar en un registro cualquiera de la tabla. Si no es así, simplemente
haz clic en un registro.
Para practicar las operaciones estudiadas puedes realizar el Ejercicio

Desplazamiento en una tabla.
Objetivo
Practicar las operaciones para desplazarse por los registros de una tabla con
Access 2016.
Acceder a la tabla de trabajo.

ejercicios del disco.
2. Abre la tabla Alumnado en vista Hoja de datos haciendo doble clic sobre ésta
en el Panel de Navegación. Observa como el registro activo es el primero.
Utilizar la barra de desplazamiento entre registros.
1. Haz clic sobre el botón de la barra inferior para ir al siguiente registro.

Observa como el cuadro en blanco de dicha barra nos indica el registro en el
cual nos encontramos situados.
2. Haz clic sobre el botón para ir al último registro.
3. Haz clic sobre el botón de la barra inferior para ir al registro anterior .
4. Haz clic sobre el botón para ir al primer registro.
5. Haz clic sobre el botón para crear un nuevo registro. Observa como el
cursor se encuentra situado en la última fila de la tabla, marcada con un
asterisco *.
6. Introduce los siguientes registros.
Codigo Nombre Apellidos Codigo Fecha de

Direccion Poblacion
Alumnado Alumnado Alumnado Postal nacimiento
9 Luisa Suárez Valle, 27 Valencia 46002 25/04/65

Menor
10 Juan Casas Más Mayor, 34 Valencia 46005 30/10/62
Ahora vamos a ir a un registro concreto directamente.
1. Haz doble clic sobre cuadro blanco que indica el registro activo.
2. Escribe 4 y pulsa INTRO. Observa como el cursor se ha posicionado en el

cuarto registro.
Cerrar la base.
Seleccionar Archivo > Cerrar.
4.5. Buscar y reemplazar datos
Muchas veces necesitaremos buscar algún registro conociendo el valor de

alguno de sus campos. Para poder realizar esta operación tenemos a nuestra
disposición la herramienta Buscar de Access 2016.
Para hacer uso de esta herramienta debemos visualizar los datos por ejemplo
con la vista Hoja de datos, a continuación posicionar el cursor en el campo
donde queremos buscar y finalmente hacer clic en el botón Buscar de la
pestaña Inicio o bien pulsar las teclas CTRL+B:
Aparecerá el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar siguiente:

En el cuadro Buscar: escribimos el valor a buscar.
En el cuadro Buscar en: indicamos el campo donde se encuentra el valor a

buscar. Por defecto coge el campo donde tenemos el cursor en ese momento,
si queremos que busque en cualquier campo pulsa sobre Campo actual y
selecciona en la lista Documento actual.
En el cuadro Coincidir: elegimos entre estas tres opciones:
Hacer coincidir todo el campo para que el valor buscado coincida exactamente
con el valor introducido en el campo.
Cualquier parte del campo para que el valor buscado se encuentre en el campo
pero no tiene porque coincidir exactamente con él.
Comienzo del campo para que el valor buscado sea la parte inicial del campo.
Después podemos indicarle en qué registros Buscar:
Todos para buscar en todos los registros de la tabla.
Arriba para buscar a partir del primer registro hasta el registro en el que nos
Abajo para buscar a partir del registro en el cual nos encontramos situados y
hasta el último.
Si activamos la casilla Mayúsculas y minúsculas diferencia a la hora de buscar

entre mayúsculas y minúsculas (si buscamos María no encontrará maría).
Hacemos clic sobre el botón Buscar siguiente para empezar la búsqueda y se

posicionará en el primer registro que cumpla la condición de búsqueda. Si
queremos seguir la búsqueda, hacer clic sobre el botón Buscar siguiente
sucesivamente para encontrar todos los valores que buscamos.
Después cerrar el cuadro de diálogo.
Si lo que queremos es sustituir un valor por otro utilizaremos la opción

Reemplazar.
Si tenemos la ventana Buscar y reemplezar abierta sólo deberemos cambiar a
la pestaña Reemplazar.
En caso contrario, deberemos acceder desde la pestaña Inicio > grupo Buscar
al botón Reemplazar que se encuentra justo al lado de el de

Buscar.
Verás el cuadro de diálogo de la siguiente forma:
La pestaña Reemplazar tiene las mismas opciones que para buscar y además
un cuadro para introducir el valor de sustitución, el cuadro Reemplazar por: y
un botón Reemplazar que reemplaza el valor donde nos encontramos en ese
momento, y un botón Reemplazar todos que sustituye todos los valores
encontrados por el de sustitución.
Esta opción hay que utilizarla con mucho cuidado porque a veces pueden
ocurrir resultados inesperados sobre todo si no utilizamos la opción Hacer
coincidir todo el campo.
Para practicar las operaciones estudiadas puedes realizar el Ejercicio Buscar

datos en una tabla.
1. Introducir los siguientes datos en la tabla Clientes de la base de datos

Concesionario de la carpeta Mis ejercicios.
Código Nombre Apellidos Código Fecha

Dirección Población Provincia Teléfono
Cliente Cliente Cliente Postal nacimiento
Magallanes,
101 Carlos Pérez Ruiz Utiel 46300 Valencia 962485147 26/04/58
21
Rodríguez Juan de García Astilleros,

105 Luis 100 Antonio Valencia 46011 Va
Más Mena, 11 Pérez 3
Juangrán
112 Jaime Balmes, 21 Valencia 46014 Valencia 963684596 31/01/68
Sornes
Prats
225 Alfonso Séneca, 23 Sagunto 46500 Valencia 963547852 28/04/69
Montolla
Navarro Río Segura,

260 José Valencia 46002 Valencia 963874569 15/05/64
Lard 14
Úbeda
289 Elisa Valencia, 4 Sagunto 46500 Valencia 963547812 10/07/62
Sansón
Villafranca,
352 Eva San Martín Alzira 46600 Valencia 962401589 12/08/65
34
Hernández
365 Gerardo Salinas, 8 Valencia 46002 Valencia 963589621 02/01/65
Luis
390 Carlos Prats Ruiz Ercilla, 8 Valencia 46005 Valencia 963589654 03/05/67
Oliver Gran vía,

810 Lourdes Valencia 46007 Valencia 963587412 25/06/64
Peris 34
Larred Blasco
822 Sergio Valencia 46005 Valencia 963589621 25/12/67
Navas Ibáñez, 65
Árboles
860 Joaquín Gandía, 8 Xátiva 46800 Valencia 963758963 04/05/69
Onsins
Árboles
861 Joaquín Gandía, 8 Xátiva 46800 Valencia 963758963 04/05/69
Onsins
2. Modificar el nombre de Gerardo Hernández Luis por Alfredo.

3. Borrar el último registro.
4. Cerrar la tabla y la base de datos.
 Modificar la estructura de la tabla Pacientes de la base de datos Clínica de la

carpeta Mis ejercicios siguiendo estas indicaciones:

Codigo Paciente Clave principal
Provincia Borrar este campo
 Modificar la estructura de la tabla Medicos con los siguientes datos:
Codigo Medico Clave principal
Telefono Medico Borrar este campo
 Modificar la estructura de la tabla Ingresos con los siguientes datos:
Nº ingreso Clave principal
 Cerrar la base de datos.

Unidad 5. Propiedades de los campos (I)
Cada campo de una tabla dispone de una serie de características que

proporcionan un control adicional sobre la forma de funcionar del campo.
Las propiedades aparecen en la parte inferior izquierda de la Vista Diseño

cuando tenemos un campo seleccionado.
Las propiedades se agrupan en dos pestañas, la pestaña General donde

indicamos las características generales del campo y la pestaña Búsqueda en la
que podemos definir una lista de valores válidos para el campo. Esta última ya
ha sido explicada en el tema avanzado "Asistente para búsquedas" de la
unidad 3, de forma que en esta unidad profundizaremos en la pestaña General.
Las propiedades de la pestaña General pueden cambiar para un tipo de dato u

otro mientras que las propiedades de la pestaña Búsqueda cambian según el
tipo de control asociado al campo.
Hay que tener en cuenta que si se modifican las propiedades de un campo

después de haber introducido datos en él se pueden perder estos datos
introducidos.
A continuación, explicaremos las propiedades de que disponemos según los

diferentes tipos de datos.
5.2. Tamaño del campo
Para los campos Texto corto, esta propiedad determina el número máximo de
caracteres que se pueden introducir en el campo. Siendo por defecto de 255
caracteres y valor máximo de 255.
Para los campos Numérico, las opciones son:
Byte (equivalente a un carácter) para almacenar valores enteros entre 0 y 255.
Entero para valores enteros comprendidos entre -32.768 y 32.767.
Entero largo para valores enteros comprendidos entre -2.147.483.648 y

2.147.483.647.
Simple para la introducción de valores comprendidos entre -3,402823E38 y -

1,401298E-45 para valores negativos, y entre 1,401298E-45 y 3,402823E38
para valores positivos.
Doble para valores comprendidos entre -1,79769313486231E308 y -

4,94065645841247E-324
Id. de réplicación se utiliza para claves autonuméricas en bases réplicas.
Decimal para almacenar valores comprendidos entre -10^38-1 y 10^38-1 (si

estamos en una base de datos .adp) y números entre -10^28-1 y 10^28-1 (si
estamos en una base de datos .accdb)
Los campos Autonumeración son Entero largo.
A los demás tipos de datos no se les puede especificar tamaño.
5.3. Formato del campo
Esta propiedad se utiliza para personalizar la forma de presentar los datos en

pantalla o en un informe.
Se puede establecer para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE,
Datos adjuntos e Hipervínculo.
Para los campos Autonumeración, Numérico y Moneda, las opciones son:
Número general: presenta los números tal como fueron introducidos.
Moneda: presenta los valores introducidos con el separador de millares y el

símbolo monetario asignado en Windows como puede ser €.
Euro: utiliza el formato de moneda, con el símbolo del euro.
Fijo: presenta los valores sin separador de millares.
Estándar: presenta los valores con separador de millares.
Porcentaje: multiplica el valor por 100 y añade el signo de porcentaje (%).
Científico: presenta el número con notación científica.
Los campos Fecha/Hora tienen los siguientes formatos:
Fecha general: si el valor es sólo una fecha, no se muestra ninguna hora; si el

valor es sólo una hora, no se muestra ninguna fecha. Este valor es una
combinación de los valores de Fecha corta y Hora larga. Ejemplos: 3/4/93,
05:34:00 PM y 3/4/93 05:34:00 PM.
Fecha larga: se visualiza la fecha con el día de la semana y el mes completo.

Ejemplo: lunes 21 de agosto de 2000.
Fecha mediana: presenta el mes con los tres primeros caracteres. Ejemplo: 21-
Ago-2000.
Fecha corta: se presenta la fecha con dos dígitos para el día, mes y año.
Ejemplo: 01/08/00.
El formato Fecha corta asume que las fechas comprendidas entre el 1/1/00 y el
31/12/29 son fechas comprendidas entre los años 2000 y el 2029 y las fechas
comprendidas entre el 1/1/30 y el 31/12/99 pertenecen al intervalo de años
entre 1930 y 1999.
Hora larga: presenta la hora con el formato normal. Ejemplo: 17:35:20.
Hora mediana: presenta la hora con formato PM o AM. Ejemplo: 5:35 PM.
Hora corta presenta la hora sin los segundos. Ejemplo: 17:35.
Los campos Sí/No disponen de los formatos predefinidos Sí/No,

Verdadero/Falso y Activado/Desactivado.
Sí, Verdadero y Activado son equivalentes entre sí, al igual que lo son No,
Falso y Desactivado.
Nota: El control predeterminado para un dato Sí/No es la casilla de verificación

por lo que en la vista Hoja de Datos los datos de este tipo aparecen como una
casilla de verificación y no se ve el efecto de la propiedad formato. Si queremos
ver el efecto tenemos que cambiar el control predeterminado en la pestaña
Búsqueda de las propiedades del campo, en la propiedad Mostrar control elegir
el Cuadro de texto como te mostramos a continuación.
Los campos Calculado pueden ser de cualquiera de los formatos indicados
anteriormente, ya que el cálculo puede ser tanto sobre fechas, como sobre
valores monetarios u operaciones lógicas de verdadero/falso.
Los campos Texto corto y Texto largo no disponen de formatos predefinidos,

se tendrían que crear formatos personalizados.
Si deseas más información sobre la personalización de formatos haz clic aquí

.
5.4. Lugares decimales
Esta propiedad nos permite indicar el número de decimales que queremos

asignar a un tipo de dato Número, Autonumeración o Moneda.
5.5. Máscara de entrada
Se utiliza la máscara de entrada para facilitar la entrada de datos y para

controlar los valores que los usuarios pueden introducir. Por ejemplo, puedes
crear una máscara de entrada para un campo Número de teléfono que muestre
exactamente cómo debe introducirse un número nuevo: (___) ___-____.
Access dispone de un Asistente para máscaras de entradas que nos facilita el

establecer esta propiedad, y al cual accederemos desde la pestaña General, al
hacer clic sobre el botón que aparece a la derecha de la propiedad a
modificar una vez activada dicha propiedad. Sólo funciona para los tipos de
datos Texto o Fecha.
Si deseas más información sobre la personalización de máscaras de entrada
haz clic aquí .
5.6. Título
Se utiliza esta propiedad para indicar cómo queremos que se visualice la

cabecera del campo.
Por ejemplo, si un campo se llama Fnac e indicamos Fecha de nacimiento

como valor en la propiedad Título, en la cabecera del campo Fnac veremos
Fecha de nacimiento.
5.7. Valor predeterminado
El valor predeterminado es el valor que se almacenará automáticamente en el

campo si no introducimos ningún valor. Se suele emplear cuando se sabe que
un determinado campo va a tener la mayoría de las veces el mismo valor, se
utiliza esta propiedad para indicar o especificar cuál va a ser ese valor y así
que se introduzca automáticamente en el campo a la hora de introducir los
datos de la tabla.
Por ejemplo si tenemos la tabla Clientes con el campo Provincia y la mayoría

de clientes son de la provincia Valencia, se puede introducir ese valor en la
propiedad Valor predeterminado del campo Provincia y así a la hora de
introducir los diferentes clientes, automáticamente aparecerá el valor Valencia y
no lo tendremos que teclear.
Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el
Objeto OLE, Datos adjuntos, Calculado y Autonumeración.
5.8. Regla de validación
Esta propiedad nos permite controlar la entrada de datos según el criterio que
se especifique. Hay que escribir el criterio que debe cumplir el valor introducido
en el campo para que sea introducido correctamente.
Por ejemplo si queremos que un valor introducido esté comprendido entre 100
y 2000, se puede especificar en esta propiedad >=100 Y <=2000.
Para formar la condición puedes utilizar el generador de expresiones como te

explicamos en el vídeotutorial.
Objeto OLE, Datos adjuntos, Calculado y Autonumeración.
Para ayudarnos a escribir la regla de validación tenemos el generador de
expresiones que se abre al hacer clic sobre el botón que aparece a la
derecha de la propiedad cuando hacemos clic en ella. Para conocer un poco
más sobre él visita nuestro avanzado .
5.9. Texto de validación
En esta propiedad escribiremos el texto que queremos nos aparezca en

pantalla si introducimos en un campo un valor que no cumple la regla de
validación especificada en la propiedad anterior.
Debe ser un mensaje para que la persona que se equivoque a la hora de

introducir los datos sepa el porqué de su error y pueda solucionarlo. Poe
ejemplo, "La fecha de nacimiento no puede ser menor de 1900, ni mayor que la
fecha actual".
Objeto OLE y el Autonumeración.
5.10. Requerido
Si queremos que un campo se rellene obligatoriamente tendremos que asignar

a esta propiedad el valor Sí, en caso contrario el valor será el de No.
Objeto OLE y el Autonumeración.
5.11. Permitir longitud cero
Los campos Texto cuentan con esta propiedad para controlar que no se
puedan introducir valores de cadena que no contengan caracteres o estén
vacíos.
5.12. Indexado
Se utiliza esta propiedad para establecer un índice de un solo campo. Los

índices hacen que las consultas basadas en los campos indexados sean más
rápidas, y también aceleran las operaciones de ordenación y agrupación.
Por ejemplo, si buscas empleados basándose en un campo llamado Apellidos,

puedes crear un índice sobre este campo para hacer más rápida la búsqueda.
Pero el indexado no es la panacea, tiene sus inconvenientes. No es

recomendable crear índices en tablas que contiene un gran volumen de datos y
que además se actualizan constantemente, porque el proceso interno de
actualización de los índices puede ralentizar mucho las consultas sobre la
tabla.
Esta propiedad dispone de tres valores:

No: Sin índice.
Sí (con duplicados): Cuando se asigna un índice al campo y además admite

valores duplicados (dos filas con el mismo valor en el campo).
Sí (sin duplicados): Cuando se asigna un índice pero sin admitir valores

duplicados.
Si quieres saber más sobre los índices haz clic aquí .
Para practicar las operaciones estudiadas puedes realizar el Ejercicio

Modificar propiedades de los campos.
1. Modificar la estructura de la tabla Clientes de la base de datos Concesionario

siguiendo los datos que vienen a continuación:
Nombre del
Propiedades
campo
No se puede introducir clientes cuyo código no esté comprendido

Codigo Cliente
entre los valores 1 y 3000.
Nombre Cliente Tamaño:15
Apellidos cliente Tamaño: 30
Direccion cliente Tamaño: 30
Poblacion Tamaño: 15
Codigo postal Tamaño: 5 sólo admite números de 5 cifras e inferiores a 53000
Tamaño: 15 Por defecto el valor será: Valencia ya que la mayoría de

Provincia
nuestros clientes están en esta provincia.
Telefono Tamaño: 10 con máscara de teléfono
Fecha
Formato: Fecha corta
nacimiento
2. Probar cambiar el código del primer registro por 4500. Observa como no nos
deja por no cumplir la regla de validación.
3. Volver a dejar el código 100.
4. Comprobar todas las demás propiedades que hemos incluido.

5. Modificar la estructura de la tabla Coches vendidos:
Matricula Tamaño: 7
Marca Tamaño: 15
Modelo Tamaño: 20
Color Tamaño: 12
Precio Numérico formato Moneda
Extras instalados Dejar las opciones que tiene
6. Cerrar la tabla.
Ejercicio 2: Clínica III.
1. Modificar la tabla Pacientes de la base de datos Clinica siguiendo estas

indicaciones:
Codigo Paciente Entero
Nombre Paciente Tamaño: 15
Apellidos Paciente Tamaño: 30
Direccion Tamaño: 30
Poblacion Tamaño: 15
Codigo postal Tamaño: 5
Telefono Paciente Tamaño: 10
Fecha nacimiento Formato: Fecha corta
2. Modificar la tabla Medicos con los siguientes campos:
Codigo Medico Tamaño: 5

Nombre Medico Tamaño: 15
Apellidos Medico Tamaño: 30
Especialidad Tamaño: 20
3. Modificar la tabla Ingresos con los siguientes campos:
Habitacion Entero
Cama Tamaño: 1
Fecha ingreso Formato: Fecha corta
Puedes consultar aquí las soluciones propuestas

Unidad 6. Las relaciones (I)
En esta unidad veremos cómo relacionar tablas y los diferentes tipos de

relaciones que pueden existir entre dos tablas de una base de datos.
Si no sabes lo que es una relación en bases de datos, te introducimos algunos
conceptos básicos para entender las relaciones aquí .
6.1. Crear la primera relación
Para crear relaciones en Access 2016 deberemos:

- Pulsar el botón Relaciones de la pestaña Herramientas de base de datos.
- O bien, desde el botón de Archivo > Información.
En caso de que tengas una tabla abierta, también encontrarás

este botón en:
- La pestaña Herramientas de tabla > Diseño > grupo Relaciones, si estamos
en Vista Diseño.
- La pestaña Herramientas de tabla > Tabla > grupo Relaciones, si estamos en
la Vista Hoja de datos.
Aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla y en él deberemos indicar qué

tablas queremos relacionar.
1. Seleccionar una de las tablas que

pertenecen a la relación haciendo
clic sobre ella, aparecerá dicha
tabla remarcada. También puedes
seleccionar varias a la vez
pulsando CTRL.
2. Hacer clic sobre el botón Agregar.
3. Repetir los dos pasos anteriores
hasta añadir todas las tablas
sobre las cuales queramos
efectuar relaciones.
4. Hacer clic sobre el botón Cerrar.
Ahora aparecerá la ventana

Relaciones con las tablas añadidas en el paso anterior.
Para crear la relación:
1. Ir sobre el campo de relación de la tabla principal (en nuestro caso código

paciente de la tabla Pacientes).
2. Pulsar el botón izquierdo del ratón y manteniéndolo pulsado arrastrar hasta el
campo codigo paciente de la tabla secundaria (Ingresos).
3. Soltar el botón del ratón.
Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones siguientes:
En la parte superior deben estar los nombres de las dos tablas relacionadas
(Pacientes y Ingresos) y debajo de éstos el nombre de los campos de relación
(código paciente y codigo paciente). Ojo! La información de ambos campos se
debe corresponder, por lo tanto han de ser del mismo tipo de datos. No puedes
relacionar, por ejemplo una fecha de nacimiento con un apellido. En cambio no
es necesario que el nombre del campo sea el mismo.
Observa en la parte inferior el Tipo de relación que se asignará dependiendo de
las características de los campos de relación (en nuestro caso uno a varios
porque un mismo paciente puede ingresar en la clínica más de una vez).
Activar el recuadro Exigir integridad referencial haciendo clic sobre éste.
Si se desea, se puede activar las casillas Actualizar en cascada los campos

relacionados y Eliminar en cascada los registros relacionados.
Si quieres saber más sobre integridad referencial y operaciones en cascada

haz clic aquí .
Para terminar, hacer clic sobre el botón Crear.
Se creará la relación y ésta aparecerá en la ventana Relaciones.
Para practicar las operaciones descritas realiza el Ejercicio Crear relaciones.
Objetivo
Practicar las operaciones sobre la creación de relaciones entre tablas con

Access 2016.

ejercicios.
Vamos a relacionar las tablas Alumnado y Cursos. La relación existente entre

las tablas Cursos y Alumnado es de Uno a Varios ya que un curso tendrá
varios registros relacionados en la tabla de Alumnado pero un alumno de la
tabla Alumnado sólo podrá pertenecer a un curso por lo que la tabla principal
será la de Cursos y la tabla asociada la de Alumnado.
Para crear la relación primero tenemos que tener las tablas en la ventana
Relaciones:
1. Haz clic en el botón Relaciones en la pestaña Herramientas de base de datos.

Aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tablas. Si no es así, pulsa el botón
Mostrar tabla.
2. Selecciona la tabla Cursos.
3. Haz clic sobre el botón Agregar.
4. Selecciona la tabla Alumnado.
6. Haz clic sobre el botón Cerrar.
Verás la ventana Relaciones.
Ahora definiremos la relación; las dos tablas estarán relacionadas por el

campo Codigo Curso:
7. Posiciónate sobre el campo de relación de la tabla principal, es decir Codigo

Curso de la tabla Cursos.
8. Pulsa el botón del ratón y manteniéndolo pulsado arrástralo hasta el campo
Curso de la tabla Alumnado.
9. Suelta el botón del ratón.
Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones.
10. En la parte superior deben estar los nombres de las dos tablas relacionadas y
debajo de éstos el nombre de los campos de relación, Codigo Curso y Curso.
Observa en la parte inferior el tipo de relación que se asigna dependiendo de
las características de los campos de relación. En nuestro caso pondrá Uno a
varios.
11. Activa la casilla Exigir integridad referencial haciendo clic sobre ella.
12. Pulsa Crear.
Has creado la relación. Ya puedes cerrar la base de datos.
6.2. Añadir tablas a la ventana Relaciones
Si ya hemos creado una relación y queremos crear otra pero no se dispone de

la tabla en la ventana Relaciones debemos añadir la tabla a la ventana:
Primero nos situamos en la ventana Relaciones haciendo clic en el botón

Relaciones en la pestaña Herramientas de base de datos.
Para añadir la tabla hacer clic sobre el botón Mostrar tabla en la pestaña
Diseño.
Aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tablas estudiado en el apartado
anterior.
Añadir las tablas necesarias.
Cerrar el cuadro de diálogo.
6.3. Quitar tablas de la ventana Relaciones
Si queremos eliminar una tabla de la ventana Relaciones:
Primero nos situamos en la ventana Relaciones haciendo clic en el botón

Relaciones en la pestaña Herramientas de base de datos.
Después podemos elegir entre:
hacer clic con el botón derecho sobre la tabla y elegir la opción Ocultar tabla
del menú contextual que aparecerá,
o bien, hacer clic sobre la tabla para seleccionarla y hacer clic en el botón
Ocultar tabla en la pestaña Diseño.
6.4. Modificar relaciones
Para modificar relaciones ya creadas:
Posicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre estas dos formas:

hacer clic con el botón derecho sobre la línea que representa la relación a
modificar y elegir la opción Modificar relación... del menú contextual que
aparecerá,
o bien, hacer clic sobre la relación a modificar y hacer clic en el botón

Modificar relaciones que encontrarás en la pestaña Diseño de la banda de
opciones.
Se abrirá el cuadro de diálogo Modificar relaciones estudiado anteriormente.
Realizar los cambios deseados.
Hacer clic sobre el botón Aceptar.
6.5. Eliminar relaciones
Si lo que queremos es borrar la relación podemos:
hacer clic con el botón derecho sobre la relación a borrar y elegir la opción
Eliminar del menú contextual,
o bien, hacer clic con el botón izquierdo sobre la relación, la relación quedará
seleccionada, y a continuación pulsar la tecla DEL o SUPR.
La relación queda eliminada de la ventana y de la base de datos.
Para practicar estas operaciones puedes realizar el Ejercicio Modificar

relaciones.
Objetivo
Practicar las operaciones de quitar tabla, añadir tabla, modificar relación,

eliminar relación de la ventana Relaciones .
Ejercicio 1

ejercicios. Luego, haz clic en el botón Relaciones de la pestaña Herramientas
de base de datos.
Vamos primero a practicar las operaciones de Mostrar y Quitar tabla:
1. Haz clic en la tabla Cursos de la ventana Relaciones.

2. Pulsa el botón Ocultar tabla en la pestaña Diseño.
La tabla ha desaparecido y también la relación asociada a ella. Esto no
significa que se hayan eliminado.
3. Haz clic en el botón Mostrar tabla en la pestaña Diseño. Aparecerá el cuadro
de diálogo Mostrar tablas.
4. Selecciona la tabla Cursos.
Ahora has vuelto a la ventana Relaciones y al mostrar la tabla Cursos ha

reaparecerido automáticamente la relación.
Ahora queremos que cuando se borre un curso, se borren automáticamente

todos los alumnos que tengan ese curso. Para ello debemos modificar la
relación:
1. Haz clic sobre la relación, esta aparecerá resaltada.

2. Haz clic en el botón Modificar relaciónes en la pestaña Diseño.
3. Activa la casilla Eliminar en cascada los registros relacionados.
También queremos que cuando se modifique el código de un curso, se
actualicen automáticamente todos los alumnos que tengan ese curso.
4. Activa la casilla Actualizar en cascada los campos relacionados.
5. Haz clic sobre el botón Aceptar.
Has modificado la relación y has vuelto a la ventana Relaciones.
Por último intentaremos eliminar la relación, de forma que las tablas no estén
relacionadas entre sí:
1. Haz clic sobre la relación, quedará resaltada
2. Pulsa la tecla SUPR en tu teclado.
Aparecerá un cuadro de diálogo donde nos pedirá si queremos eliminar la
relación de forma permanente, le deberíamos contestar Sí, pero para el
ejercicio para no borrar la relación y poder seguir con el ejercicio.
3. Contesta No.
Por último, cierra la ventana Relaciones haciendo clic sobre su botón .

Cuando te pregunte, indica que quieres guardar los cambios.
Ejercicio 2

Ahora vamos a repetir el ejercicio anterior pero utilizando los menús

contextuales.
Recuerda que deberás tener abierta la ventana de Relaciones de la base
Clases.accdb.
Para quitar y mostrar una tabla:
1. Haz clic con el botón derecho sobre la tabla Cursos, se desplegará el menú
contextual asociado.
2. Elige la opción Ocultar tabla. La tabla ha desaparecido y también la relación
asociada a ella.
3. Haz clic con el botón derecho del ratón sobre el fondo de la ventana
Relaciones. Se desplegará el menú contextual asociado a la ventana.
4. Elige la opción Mostrar tabla.
Aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tablas.
5. Haz doble clic sobre el nombre de la tabla Cursos que aparece en el cuadro de
diálogo.
Ahora has vuelto a la ventana Relaciones y al mostrar la tabla Cursos ha
reaparecerido automáticamente la relación.
Para modificar la relación:
1. Haz clic con el botón derecho sobre la relación a modificar, se desplegará el

menú contextual asociado a relaciones.
2. Elige la opción Modificar relación...
3. Haz clic sobre el botón Aceptar (no vamos a modificar nada de la relación).
Has modificado la relación y has vuelto a la ventana Relaciones.
Para eliminar la relación:
1. Haz clic con el botón derecho sobre la relación a modificar, se desplegará el

menú contextual
2. Elige la opción Eliminar.
Aparecerá un cuadro de diálogo donde nos pedirá si queremos eliminar la
relación de forma permanente, le deberíamos contestar Sí, pero para el
ejercicio para no borrar la relación y poder seguir con los ejercicios.
3. Contesta No.
Cierra la ventana Relaciones haciendo clic sobre su botón . Guarda los
cambios y cierra la base de datos.
6.6. Limpiar la ventana relaciones
Cuando nuestra base de datos contiene muchas tablas y muchas relaciones, la

ventana Relaciones puede llegar a ser tan compleja que sea difícil interpretarla.
Podemos salvar esta dificultad limpiando la ventana y visualizando en ella
únicamente las tablas que nos interesen y sus relaciones. Para ello
utilizaremos la opción Borrar diseño y Mostrar relaciones directas que
describiremos a continuación.
Para limpiar la ventana Relaciones haz clic en el botón Borrar diseño en la

pestaña Diseño:
Desaparecerán todas las tablas y todas las relaciones de la ventana

Relaciones. Desaparecen las relaciones de la ventana pero siguen existiendo
en la base de datos, únicamente hemos limpiado la ventana.
A partir de ese momento podemos ir añadiendo a la ventana las tablas que nos
interesan (con la opción Mostar tabla estudiada anteriormente) y las relaciones
definidas con esas tablas con la opción Mostrar directas que explicaremos a
continuación.
6.7. Mostrar relaciones directas
Esta opción nos permite visualizar en la ventana Relaciones todas las

relaciones basadas en una tabla determinada para ello:
Posicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre:
hacer clic con el botón derecho sobre la tabla y elegir la opción Mostrar
directas del menú contextual que aparecerá,
o bien, hacer clic sobre la tabla para seleccionarla y hacer clic en el botón
Mostrar relaciones directas en la pestaña Diseño.
Aparecerán todas las relaciones asociadas a la tabla y todas las tablas que
intervienen en estas relaciones.
6.8. Visualizar todas las relaciones
Si queremos visualizar en la ventana Relaciones todas las relaciones:
Posicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre:
hacer clic con el botón derecho sobre el fondo de la ventana y elegir la opción
Mostrar todo del menú contextual que aparecerá,
o pulsar el botón Mostrar todas las relaciones en la pestaña Diseño.
Aparecerán todas las relaciones existentes en la base de datos y las tablas

asociadas.
Para practicar estas operaciones puedes realizar el Ejercicio La ventana

relaciones.
Objetivo
Practicar las operaciones de Borrar diseño, Mostrar directas, Mostrar todo.

Copia la base de datos Ejemplo1.accdb que se encuentra en la carpeta

ejercicios del curso a la carpeta Mis ejercicios de tu disco duro.
Nota: si no tienes esa carpeta puedes descargártela haciendote Usuario

registrado, aquí te explicamos como.
Luego, abre la copia de tu disco duro y sitúate en la ventana Relaciones, desde
el botón de la pestaña Herramientas de base de datos.
Esta base de datos tiene definidas unas tablas y unas relaciones para que
puedas ver mejor el efecto de las opciones Borrar diseño, Mostrar todo, y
Mostrar directas.
1. Haz clic en el botón Borrar diseño en la pestaña Diseño y acepta el cuadro de

diálogo. La ventana Relaciones queda vacía.
Queremos saber las tablas que están relacionadas con la tabla

AULACLIC_CLIENTES.
1. Haz clic en el botón Mostrar tabla en la pestaña Diseño. Aparecerá el cuadro

de diálogo Mostrar tablas.
2. Selecciona la tabla AULACLIC_CLIENTES.
5. Haz clic en el botón Mostrar relaciones directas en la pestaña de Diseño.
Observa como aparecen todas las tablas relacionadas con
AULACLIC_CLIENTES y las relaciones correspondientes
Vamos a volver a mostrar todas las relaciones.
1. Haz clic en el botón Mostrar todas las relaciones en la pestaña de Diseño.

Observa como ahora aparecen las tablas que faltaban.
Cierra la base de datos sin guardar los cambios.
1. Abre la base de datos Concesionario de la carpeta Mis ejercicios.
2. Añade a la tabla Coches vendidos un campo Codigo cliente de tipo Número.

Este campo nos dirá qué cliente nos ha comprado el coche.
3. Añade a la tabla Revisiones un campo Matricula de tipo Texto y Tamaño 7

que nos indicará a qué coche (de los coches vendidos) corresponde la revisión.
4. Crea las relaciones oportunas entre las tablas.
5. Introduce los siguientes datos en la tabla Coches vendidos.
Código
Matrícula Marca Modelo Color Precio Extras
Cliente
Corsa 1.2
V2360OX Opel Azul 21000 Antena eléctrica 100
Sport
Probe 2.0
V1010PB Ford Blanco 28600 101
16V
Orion 1.8
V4578OB Ford Negro 26000 Aire Acondicionado 105
Ghia
V7648OU Citroen Xantia 16V Negro 24800 Airbag 225
Escort 1.6
V3543NC Ford Rojo 25000 260
Ghia
Aire Acondicionado,
V7632NX Citroen Zx Turbo-D Rojo 28000 289
Airbag
Fiesta 1.4
V8018LJ Ford Azul 19500 Elevalunas eléctricos 352
CLX
V2565NB Renault Clio 1.7 S Blanco 21000 390
Mondeo 1.8
V7642OU Ford Blanco 31000 810
GLX
V1234LC Audi 100 2.3 Verde 35100 Climatizador 822
V9834LH Peugeot 205 GTI Rojo 24500 860
6. Introduce los siguientes datos en la tabla Revisiones.
Nº Cambio Cambio Revisión

Otros Matrícula
Revisión aceite filtro frenos
1 Sí No No Revisar luces V7632NX
2 Sí Sí No Cambiar limpias V7632NX
3 No Sí Sí Arreglar alarma V4578OB
4 No Sí Sí Ajustar tablero V2360OX
5 Sí Sí Sí Cambiar limpias, V2565NB

revisar luces
6 No No Sí Cambiar luz interior V7648OU
7 Sí Sí No V2565NB
8 No No No V8018LJ
9 Sí No Sí Regular encendido V3543NC
Reparar puerta
10 No Sí No V8018LJ
delantera
11 No No No V3543NC
12 Sí Sí Sí V1234LC
13 No Sí No Cambiar limpias V9834LH
14 No Sí No V1010PB
7. Cierra la base de datos.
Ejercicio 2: Clínica IV
1. Abre la base de datos Clinica de la carpeta Mis ejercicios del disco duro.
2. Añade a la tabla Ingresos un campo Codigo Paciente de tipo Número de

Tamaño Entero (este campo servirá para saber a qué paciente corresponde el
ingreso), y un campo Codigo Medico de tipo Texto y Tamaño 5 (este campo
servirá para saber a qué médico se encarga del ingreso)
3. Crea las relaciones oportunas entre las tablas.
4. Introduce los siguientes datos en la tabla Pacientes.
Código Código Fecha

Nombre Apellidos Dirección Población Teléfono
Paciente Postal nacimiento
Romerales
100 José Azorín, 34 Móstoles 28935 912563256 21/03/75
Pinto
González Coslada,
102 Santiago Madrid 28024 914562587 30/10/47
Sancho 12
Rodríguez Javier
103 Carmen Getafe 28902 915478555 06/11/87
Santacana Poncela, 3
Puig División
110 Alberto Getafe 28902 914589966 18/07/36
Monza Azul, 56
Pérez
120 Sergio Pizarro, 45 Alcorcón 28223 915584471 12/04/50
Sanabria
Flores Alcatraz,
130 Jaime Madrid 28001 914526654 23/01/32
López 56
Morales
131 Enrique Madrid, 45 Madrid 28028 914552203 12/08/90
Miguel
Torrente Barcelona,
140 Ana Alcorcón 28223 914785236 25/03/58
Hermosilla 35
Prats Versalles,
142 Olga Móstoles 28935 917458963 25/03/58
Hernández 2
Jiménez Gran Vía,

200 Carlos Madrid 28003 914589632 12/01/73
Blanco 123
Tomás Enrique
201 María Madrid 28028 914578559 05/05/55
Caballo Velasco, 3
Guerra Castellana,
207 Rogelia Madrid 28025 914562258 12/07/90
Santa 12
Granadino Doctor
220 Iván Madrid 28015 914522369 19/07/75
Callejas Más, 46
Navarrete
231 Luis Trujillo, 33 Alcorcón 28223 914512589 13/06/40
Prat
Armengol Doce de
240 Mónica Madrid 28028 914588963 02/07/85
Prats octrubre, 1
Rodríguez Barcelona,
300 Joaquín Alcorcón 28223 914578521 05/05/77
Monzón 111
Martínez Cipreses,
302 Loreto Alcorcón 28223 914589632 24/01/51
Lozano 56
Martínez
400 Luis Olmos, 54 Móstoles 28935 911235641 24/01/80
García
García
401 Luisa Olmos, 24 Móstoles 28935 911235652 10/01/75
Montoro
5. Introduce los siguientes datos en la tabla Medicos.

Código Médico Nombre Apellidos Especialidad
AJH Antonio Jiménez Hernández Pediatría
CEM Carmen Esteban Muñoz Psiquiatría
CSM Carlos Sánchez Martínez General
ESMH Eva San Martín Hernández Pediatría
FHL Fernanda Hernández López Radiología
FVP Federico Vidal Planella Análisis
JMP Juana Moreno Navarro Intensivos
OPA Olga Pons Álvarez Intensivos
PAP Pedro Armengol Prats Cirugía
SGM Sebastián Gutiérrez Mellado Oftalmología
SVT Santiago Vázquez Torres Ginecología
6. Introduce los siguientes datos en la tabla Ingresos.
Nº Ingreso Habitación Cama Fecha ingreso Código Paciente Código Médico
1 101 A 23/04/08 302 SVT
2 105 A 24/05/08 103 CSM
3 125 B 15/06/08 300 PAP
4 204 B 12/09/08 120 SGM
5 205 B 12/10/08 100 JMP
6 204 A 04/01/09 102 CEM
7 201 A 01/02/09 240 FHL
8 201 A 02/04/10 110 OPA
9 305 A 03/05/10 220 FVP
10 304 B 12/05/10 201 ESMH
11 306 A 13/05/10 207 OPA
12 303 B 15/06/10 220 CSM

13 302 A 16/06/10 131 AJH
14 504 B 30/06/10 130 SGM
15 504 B 02/07/10 231 ESMH
16 405 B 05/07/10 200 FVP
17 401 A 08/08/10 140 PAP
18 408 B 10/08/10 142 SGM
19 504 A 12/08/10 120 SGM
20 509 B 20/08/10 240 FHL

Unidad 7. Las consultas (I)
En esta unidad veremos cómo crear consultas y manejarlas para la edición de
registros de tablas creadas con Access 2016.
7.1. Tipos de consultas
Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten recuperar
datos de una tabla, modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla.
Existen varios tipos de consultas:
Consultas de selección.
Son las consultas que extraen o nos muestran datos. Muestran aquellos datos
de una tabla que cumplen los criterios especificados. Una vez obtenido el
resultado podremos consultar los datos para modificarlos (esto se podrá hacer
o no según la consulta). Una consulta de selección genera una tabla lógica (se
llama lógica porque no está físicamente en el disco duro sino en la memoria del
ordenador y cada vez que se abre se vuelve a calcular).
Consultas de acción.
Son consultas que realizan cambios a los registros. Existen varios tipos de
consultas de acción, de eliminación, de actualización, de datos anexados y de
creación de tablas. Las veremos más adelante.
Consultas específicas de SQL.
Son consultas que no se pueden definir desde la cuadrícula QBE de Access

sino que se tienen que definir directamente en SQL, como por ejemplo las de
Unión. Estas consultas no se estudiarán en este curso ya que para definirlas
hay que saber SQL, cosa que no es objeto de este curso.
Pero si tienes ganas de aprender, puedes seguir nuestro Tutorial de SQL o

nuestro Curso de SQLServer, con los que aprenderás a realizar consultas
manualmente.
7.2. Crear una consulta
Para crear una consulta, seguir los siguientes pasos:
Abrir la base de datos donde se encuentra la consulta a crear.

Hacer clic en el botón Diseño de Consulta en la pestaña Crear:
También tenemos la posibilidad de utilizar el Asistente para consultas que

puedes ver en la imagen anterior para crear consultas con un poco de ayuda.
Si haces clic en el botón Asistente para consultas aparecerá el siguiente cuadro

de diálogo:
El Asistente para consultas sencillas crea una consulta de selección sencilla

como definimos en el apartado anterior.
Los otros asistentes nos permiten generar tipos especiales de consulta que
veremos más adelante.
Nosotros explicaremos detenidamente la opción Diseño de consulta que te

permitirá crear cualquiera de las anteriores por ti mismo.
Al entrar en la Vista Diseño de consulta nos pide primero las tablas de las que
la consulta sacará los datos con un cuadro de diálogo parecido al siguiente:
Seleccionar la tabla de la que queremos sacar datos y hacer clic sobre el botón
Agregar.
Si queremos sacar datos de varias tablas agregar de la misma forma las demás
tablas.
Finalmente hacer clic sobre el botón Cerrar.
Aparecerá la ventana Vista Diseño de consultas.
7.3. La Vista Diseño

Si observas la pantalla, en la parte superior tenemos la zona de tablas donde
aparecen las tablas añadidas con sus correspondientes campos, y en la parte
inferior denominada cuadrícula QBE definimos la consulta.
Cada columna de la cuadrícula QBE corresponde a un campo.
Cada fila tiene un propósito que detallamos brevemente a continuación, más

adelante iremos profundizando en la explicación:
Campo: ahí ponemos el campo a utilizar que en la mayoría de los casos será el
campo a visualizar, puede ser el nombre de un campo de la tabla y también
puede ser un campo calculado.
Tabla: nombre de la tabla de la que sacamos el campo. Nos será útil cuando
definamos consultas basadas en varias tablas.
Orden: sirve para ordenar las filas del resultado.
Mostrar: si la casilla de verificación aparece desactivada la columna no

aparecerá en el resultado, se suele desactivar cuando queremos utilizar el
campo para definir la consulta pero no queremos que aparezca en el resultado.
Por ejemplo, si queremos que se muestren sólo los coches vendidos de una
determinada marca, no es necesario mostrar el campo marca, porque sería
repetitivo y no aportaría información adicional.
Criterios: sirve para especificar un criterio de búsqueda. Un criterio de

búsqueda es una condición que deben cumplir los registros que aparecerán en
el resultado de la consulta. Por lo tanto está formado por una condición o varias
condiciones unidas por los operadores Y (AND) y O (OR).
O: esta fila y las siguientes se utilizan para combinar condiciones.
7.4. Añadir campos
Para añadir campos a la cuadrícula podemos:
Hacer doble clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de
tablas, este se colocará en la primera columna libre de la cuadrícula.
Hacer clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas y sin
soltar el botón del ratón arrastrar el campo sobre la cuadrícula, soltar el botón
cuando estemos sobre la columna delante de la cual queremos dejar el campo
que estamos añadiendo.
Hacer clic sobre la fila Campo: de una columna vacía de la rejilla, aparecerá
a la derecha la flecha para desplegar la lista de todos los campos de todas las
tablas que aparecen en la zona de tablas. Si tenemos muchos campos y varias
tablas podemos reducir la lista seleccionando primero una tabla en la fila
Tabla:, así en la lista desplegable sólo aparecerán campos de la tabla
seleccionada.
También podemos teclear directamente el nombre del campo en la fila
Campo: de una columna vacía de la cuadrícula.
Si queremos que todos los campos de la tabla aparezcan en el resultado de

la consulta podemos utilizar el asterisco * (sinónimo de 'todos los campos').
7.5. Definir campos calculados
Al igual que podemos definir en una tabla un campo cuyo tipo de datos sea
Calculado también podemos incluir campos calculados en las consultas.
¿Cuándo incluir la expresión en una tabla y cuándo en una consulta? La

respuesta dependerá de cada caso concreto. Si el resultado de la expresión se
va a utilizar frecuentemente en consultas, listados o estadísticas, puede ser
más interesante guardar el dato en la propia tabla. Si en cambio se trata de un
cálculo más específico puede ser preferible no utilizar espacio en el disco para
conservar estos valores, definiendo un campo calculado en la consulta.
Para definir un campo como calculado, simplemente deberemos escribir una

expresión en el espacio reservado para indicar el campo. La sintaxis será:
Nombre del campo: expresión
Por ejemplo, si disponemos de un campo Precio, podríamos realizar la

siguiente expresión: Precio con IVA: Precio * 1,18
Al pulsar INTRO se guardará la expresión y se aplicarán ciertos cambios, como

encerrar entre corchetes los campos referenciados o eliminar espacios
innecesarios, etc.: Precio con IVA: [Precio]*1,18
Aprendimos en temas anteriores cómo utilizar el Generador de expresiones. En

esta ocasión puedes ver cómo formar expresiones de forma manual en el
siguiente tema básico .
7.6. Encabezados de columna
Podemos cambiar el encabezado de las columnas del resultado de la consulta.
Normalmente aparece en el encabezado de la columna el nombre de la

columna, si queremos cambiar ese encabezado lo indicamos en la fila Campo:
escribiéndolo delante del nombre del campo y seguido de dos puntos ( : ). Se
suele utilizar sobre todo para los campos calculados.
Veamos el siguiente ejemplo:

La consulta muestra los modelos de coche vendidos de la marca Ford.
Habíamos decidido no mostrar la información Marca porque sería reinterativa,
pero en tal caso no tendríamos ninguna información sobre qué modelos
estamos visualizando. Una posible solución sería cambiar el nombre de campo
Modelo por Modelo Ford, como ves en la imagen, incluyendo en el Campo
Modelo Ford: Modelo
Así, los encabezados de la tabla se mostrarán así:
7.7. Cambiar el orden de los campos
Si hemos incluido campos en la cuadrícula y queremos cambiar el orden de

estos campos podemos mover una columna (o varias) arrastrándola o bien
cortando y pegando.
Para mover una columna arrastrándola:
Posicionar el cursor sobre el extremo superior de la columna y cuando aparece

la flecha hacer clic, la columna aparecerá resaltada (está seleccionada).
Mover un poco el cursor para que aparezca la flecha . Pulsar el botón del
ratón y sin soltarlo arrastrar la columna hasta la posición deseada.
Para mover una columna cortándola:
Seleccionar la columna (posicionar el cursor sobre el extremo superior de la

columna y cuando aparece la flecha hacer clic).
Hacer clic sobre el icono en la pestaña Inicio (o bien teclear Ctrl+X),

desaparecerá la columna.
A continuación crear una columna en blanco en el lugar donde queremos

mover la columna que hemos cortado con la opción Insertar Columnas de la
pestaña Diseño.
Seleccionar esa columna y hacer clic sobre el icono Pegar la pestaña Inicio (o
bien teclear Ctrl+V).
Podemos seleccionar varias columnas consecutivas seleccionando la primera y
manteniendo la tecla MAYÚS pulsada, seleccionar la última columna a
seleccionar, se seleccionarán las dos columnas y todas la columnas que se
encuentren entre las dos.
7.8. Guardar la consulta
Podemos Guardar la consulta
haciendo clic sobre el botón de la barra de Acceso Rápido,
o bien, seleccionando la opción Guardar dla pestaña Archivo .
Si es la primera vez que guardamos la consulta aparecerá el cuadro de diálogo

para darle un nombre.
Se puede poner cualquier nombre excepto el de una tabla ya creada.
A continuación hacer clic sobre el botón Aceptar.
Para cerrar la consulta hacer clic sobre su botón .
7.9. Ejecutar la consulta
Podemos ejecutar una consulta desde la ventana Diseño de consulta o bien

desde el Panel de navegación.
Desde el Panel de navegación, haciendo doble clic sobre su nombre.
Desde la vista diseño de la consulta, haciendo clic sobre el botón Ejecutar de

la pestaña Diseño:
Cuando estamos visualizando el resultado de una consulta, lo que vemos

realmente es la parte de la tabla que cumple los criterios especificados, por lo
tanto si modificamos algún dato de los que aparecen en la consulta estaremos
modificando el dato en la tabla (excepto algunas consultas que no permiten
esas modificaciones).
Para practicar puedes realizar el Ejercicio Crear consultas simples.
7.10. Modificar el diseño de una consulta
Si lo que queremos es modificar el diseño de una consulta:

Situarse en el Panel de Navegación y hacer clic derecho sobre el nombre de la
consulta.
En el menú contextual seleccionar .
7.11. Ordenar las filas
Para ordenar las filas del resultado de la consulta:
Hacer clic sobre la fila Orden: del campo por el cual queremos ordenar las filas,
hacer clic sobre la flecha que aparecerá para desplegar la lista y elegir el tipo
de ordenación.
Puede ser Ascendente en este caso se ordenarán de menor a mayor si el

campo es numérico, por orden alfabético si el campo es de tipo texto, de
anterior a posterior si el campo es de tipo fecha/hora, etc., o bien puede ser
Descendente en orden inverso.
Podemos ordenar también por varios campos para ello rellenar la fila Orden: de
todas las columnas por las que queremos ordenar. En este caso se ordenan las
filas por la primera columna de ordenación, para un mismo valor de la primera
columna, se ordenan por la segunda columna, y así sucesivamente.
El orden de las columnas de ordenación es el que aparece en la cuadrícula, es

decir si queremos ordenar por ejemplo por provincia y dentro de la misma
provincia por localidad tenemos que tener en la cuadrícula primero la columna
provincia y después la columna localidad.
El tipo de ordenación es independiente por lo que se puede utilizar una

ordenación distinta para cada columna. Por ejemplo, ascendente por la primera
columna y dentro de la primera columna, descendente por la segunda columna.
7.12. Seleccionar filas
Para seleccionar filas tenemos que indicar un criterio de búsqueda, un criterio

de búsqueda es una condición que deberán cumplir todas las filas que
aparezcan en el resultado de la consulta.
Normalmente la condición estará basada en un campo de la tabla por ejemplo

para seleccionar los alumnos de Valencia la condición sería población =
"Valencia". Para escribir esta condición en la cuadrícula tenemos que tener en
una de las columnas de la cuadrícula el campo poblacion y en esa columna
ponemos en la fila Criterios: el resto de la condición o sea ="Valencia".
Cuando la condición es una igualdad no es necesario poner el signo =,

podemos poner directamente el valor Valencia en la fila Criterios: ya que si no
ponemos operador asume por defecto el =.
Tampoco es necesario poner las comillas, las añadirá él por defecto. Siempre
que se encuentra un texto lo encierra entre comillas.
Si en la fila Criterios: queremos poner un nombre de campo en vez de un valor

(para comparar dos campos entre sí) tenemos que encerrar el nombre del
campo entre corchetes [ ]. Por ejemplo queremos poner la condición precio =
coste en la que precio y coste son dos campos, tenemos que poner en la fila
criterios: [coste], si no ponemos los corchetes añadirá las comillas y entenderá
Precio = "coste", precio igual al valor Coste no al contenido del campo Coste.
Para indicar varias condiciones se emplean los operadores Y y O.
En un criterio de búsqueda en el que las condiciones están unidas por el

operador Y, para que el registro aparezca se deben cumplir todas las
condiciones. Por ejemplo precio > 100 y precio < 1200, aparecen los registros
cuyo precio está comprendido entre 101 y 1199.
En un criterio de búsqueda en el que las condiciones están unidas por el

operador O, el registro aparecerá en el resultado de la consulta si cumple al
menos una de las condiciones.
Todas las condiciones establecidas en la misma fila de la cuadrícula quedan

unidas por el operador Y.
En el ejemplo siguiente serían alumnos de Valencia Y cuya fecha de

nacimiento esté comprendida entre el 1/1/60 y el 31/12/69.
Del mismo modo pasa con cada una de las filas o:
Si queremos que las condiciones queden unidas por el operador O tenemos

que colocarlas en filas distintas (utilizando las filas O: y siguientes).
Por ejemplo, si en la cuadrícula QBE tenemos especificado los siguientes

criterios:
Visualizaremos de la tabla Alumnado los campos Apellidos, Nombre, Población

y Fecha nacimiento, los alumnos aparecerán ordenados por Apellidos pero
únicamente aparecerán aquellos que sean de Valencia y hayan nacido entre el
1/1/60 y el 31/12/69, o bien aquellos de Alicante sea cual sea su fecha de
nacimiento.
¡Ojo! El criterio de la fecha de nacimiento únicamente afecta a la población

Valencia por encontrarse en la misma fila.
Access no diferencia entre mayúsculas y minúsculas a la hora de realizar la

búsqueda de registros.
Si quieres saber más sobre los operadores de condición que puedes utilizar,
haz clic aquí .
Para practicar estas operaciones puedes realizar el Ejercicio Crear consultas

simples II.
Objetivo
Practicar las operaciones de Crear, ejecutar y guardar una consulta simple.
Ejercicio 1.
Empezaremos por crear una consulta donde aparecerán los campos Nombre,
Apellidos, Población y Fecha de nacimiento de cada alumno/a.
1. Abre la base de datos Clases.accdb de la carpeta Mis ejercicios.

2. Haz clic en el botón Diseño de Consulta en la pestaña Crear. Se abrirá el
cuadro Mostrar tabla.
3. Haz clic en la tabla Alumnado, quedará así seleccionada si no lo estaba antes.
4. Haz clic en el botón Agregar. Observa que aparece la tabla Alumnado en la
zona de tablas de la ventana diseño.
5. Pulsa el botón Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo ya que la consulta se va
a basar sólo en la tabla Alumnado.
Vamos a añadir los campos Nombre, Apellidos, Población, Fecha de

nacimiento
6. Haz clic sobre la fila Campo: de la primera columna de la rejilla.

7. Despliega la lista asociada haciendo clic sobre su flecha de lista desplegable.
8. Elige el campo Nombre Alumnado. Esta es otra forma de añadir campos a la
rejilla.
9. Repite los pasos 6, 7 y 8 pero en la segunda columna pon el campo Apellidos
Alumnado.
10. Lo mismo para el campo Poblacion.
11. Lo mismo para el campo Fecha de nacimiento.
La cuadrícula quedará de la siguiente forma:

12. Haz clic en el botón Ejecutar de la pestaña Diseño.

13. Vamos a guardar la consulta, haz clic sobre el botón de la barra de Acceso
Rápido.
14. Escribe el nombre que le queremos dar a la consulta, Alumnos. ¡Ojo! no le
podemos dar el mismo nombre que una tabla ya creada.
15. Haz clic sobre el botón de la ventana de la consulta para salir de ella.
Ejercicio 2.
Ahora vamos a modificar la consulta anterior para obtener aquellos alumnos/as que
hayan nacido antes del año 1967.
1. Selecciona en el Panel de Navegación la consulta a modificar, Alumnos,

haciendo clic sobre ella.
2. Haz clic derecho sobre ella y selecciona la opción en el meú
contextual.
3. Haz clic sobre la fila Criterios: de la columna Fecha nacimiento.
4. Escribe <01/01/67 para indicar la condición "[Fecha nacimiento] < #01/01/67#".
Observa que Access ha encerrado la fecha entre # #, el delimitador de fechas.
La cuadrícula QBE quedará de la siguiente forma:
5. Ejecuta la consulta haciendo clic sobre el botón Ejecutar de la pestaña

Diseño.
Ahora vamos a guardar la consulta pero con otro nombre.
1. Despliega la pestaña Archivo y elige la opción Guardar objeto como.

2. Escribe otro nombre Alumnado antes 67.
4. Cierra la consulta haciendo clic sobre el botón .
Ejercicio 3.
Vamos a modificar la consulta anterior para obtener únicamente aquellos

alumnos de Valencia que hayan nacido antes del 67. Deberemos formar la
condición "población = "Valencia" y " fecha de nacimiento < #01/01/67#".
1. Selecciona la consulta a modificar, Alumnado antes 67, y haz clic derecho

sobre ella.
2. Selecciona la opción en el menú contextual. Se abrirá la
ventana Diseño de consulta.
3. Haz clic sobre la fila Criterios: de la columna Población.
4. Escribe Valencia. En este caso como el operador es un "igual" no hace falta
ponerlo, se pone únicamente el valor, tampoco hace falta encerrar el valor
entre comillas, Access las añadirá automáticamente..
Como los criterios se encuentran en la misma fila se deberán cumplir los dos
criterios para que salga el registro. Es decir saldrán los alumnos de Valencia Y
nacidos antes del 67.

Diseño.
1. Despliega la pestaña Archivo y elige la opción Guardar como

2. Escribe otro nombre Alumnado antes 67 de Valencia.
4. Cierra la consulta haciendo clic sobre el botón .
Ejercicio 4.
Vamos a realizar otra consulta utilizando la primera, pero ahora ordenaremos

los alumnos por apellidos.
1. Selecciona la consulta a modificar, Alumnos, y haz clic derecho sobre ella.

2. Seleccional la opción en el menú contextual. Se abrirá la
3. Haz clic sobre la fila Orden de la columna Apellidos alumnado.
4. Haz clic sobre la flecha de su lista desplegable y elige Ascendente para
ordenar de la A a la Z.

Diseño.
1. Despliega la pestaña Archivo y elige la opción Guardar objeto como.

2. Escribe otro nombre Alumnado por apellido.
4. Ya que estás en Archivo, pulsa
7.13. Consultas con parámetros
A menudo, en una consulta necesitamos utilizar un valor que no es conocido en

ese momento sino que queremos que lo introduzca el usuario cuando se
ejecute la consulta. Por ejemplo, queremos hacer una consulta para obtener los
alumnos de una determinada Población, la población la introducirá el usuario
cuando Access se lo pida.
En este caso necesitamos utilizar en nuestra consulta un parámetro.
Un parámetro funciona de forma parecida a un campo de tabla, pero el valor

que almacena lo introduce el usuario cuando se ejecuta la consulta.
En una consulta cuando utilizamos un nombre de campo que no está en el

origen de datos, Access considera este campo como un parámetro y cuando se
ejecuta la consulta nos pide Introducir el valor del parámetro mediante un
cuadro de diálogo como este:
En el ejemplo anterior, en la consulta tendríamos que añadir una condición de
búsqueda que especifique que la Población es igual al Valor a introducir, de
esta manera:
¡Ojo! cuando pongamos el nombre del parámetro es importante escribirlo entre

corchetes, de lo contrario Access le añadirá comillas y no lo considerará como
un nombre de parámetro sino como un valor.
Otra forma de utilizar un parámetro en una consulta es definiéndolo mediante el

botón Parámetros de la pestaña Diseño.
En este caso, después de elegir la opción, se abre el cuadro de diálogo

Parámetros de la consulta donde podemos indicar el nombre del parámetro y el
tipo de dato.
La diferencia entre escribir directamente un nombre de parámetro y definirlo
con el botón Parámetros es que, si le hemos asignado un tipo de dato, Access
comprueba automáticamente el tipo del valor introducido por el usuario.
Si quieres practicar esta característica realiza el Ejercicio Consultas con

parámetros.
Objetivo
Practicar las operaciones de Crear y ejecutar una consulta con parámetros.
Ejercicio 1.
Empezaremos por crear una consulta donde aparecerán los Cursos que
existen en la base de datos.

3. Haz clic en la tabla Cursos, quedará así seleccionada si no lo estaba antes.
4. Haz clic en el botón Agregar. Observa que aparece la tabla Cursos en la zona
de tablas de la ventana diseño.
a basar sólo en la tabla Cursos .
Vamos a añadir los campos Nombre Curso y nºhoras.
6. Haz clic sobre la fila Campo: de la primera columna de la rejilla.

7. Despliega la lista asociada haciendo clic sobre su flecha de lista desplegable.
8. Elige el campo Nombre Curso.
9. Repite los pasos 6, 7 y 8 pero en la segunda columna pon el campo nºhoras.
La cuadrícula quedará de la siguiente forma:
10. Haz clic en el botón Ejecutar de la pestaña Diseño.

11. Vamos a guardar la consulta, haz clic sobre el botón de la barra de Acceso
Rápido.
12. Escribe el nombre que le queremos dar a la consulta, Cursos por horas.
13. Haz clic sobre el botón de la ventana de la consulta para salir de ella.
Ejercicio 2.
Ahora vamos a modificar la consulta anterior para obtener aquellos cursos

con un número de horas superior a un número introducido por el usuario, para
ello necesitaremos usar parámetros.
1. Selecciona en la ventana Base de datos la consulta a modificar, Cursos por

horas, y haz clic derecho sobre ella.
2. Selecciona la opción en el menú contextual. Se abrirá la
3. Haz clic sobre la fila Criterios: de la columna nºhoras.
4. Escribe >[Número] para indicar que Access deberá pedir un valor para el
parámetro y así poder aplicar el criterio.
5. Ejecuta la consulta haciendo clic en el botón Ejecutar de la pestaña

Diseño. Access te pedirá que introduzcas un valor para el parámetro numero y
mostrará los cursos con más horas que el valor que introduzcas.
6. Haz clic sobre el botón Vista Diseño en la pestaña Inicio.
7. Sustituye el criterio >[Número] por otro que diga >[Introduce un número de
horas:].

Diseño. Verás que el cuadro de diálogo ahora muestra un texto más
representativo.
9. Guarda la consulta haciendo clic sobre el botón de la barra de acceso
rápido.
7.14. Las consultas multitabla
Una consulta multitabla es una consulta que obtiene datos de varias tablas por
lo que deberá contener en la zona de tablas de la ventana Diseño las distintas
tablas de donde obtiene esos datos.
Para añadir una tabla a la zona de tablas (una vez en la ventana Diseño de
consulta) haremos clic en el botón Mostrar tabla de la pestaña Diseño:
Si las tablas no están relacionadas o no tienen campos con el mismo nombre,
la consulta obtiene la concatenación de todas las filas de la primera tabla con
todas las filas de la segunda tabla, si tenemos una tercera tabla concatenará
cada una de las filas obtenidas en el primer paso con cada una de las filas de
la tercera tabla, y así sucesivamente. Vemos que no interesa basar la consulta
en muchas tablas ya que el resultado de la concatenación puede alcanzar
dimensiones gigantescas.
Además, normalmente la mayoría de las concatenaciones obtenidas no nos

sirven y entonces tenemos que añadir algún criterio de búsqueda para
seleccionar las filas que al final nos interesan. Por ejemplo me puede interesar
datos de la tabla Alumnado y de la tabla Cursos porque quiero sacar una lista
con los datos de cada alumno y nombre del curso al que pertenece, en este
caso no me interesa unir el alumno con cada uno de los cursos sino unirlo al
curso que tiene asignado; en este caso tenemos que combinar las dos tablas.
7.15. Combinar tablas
Combinamos dos tablas por un campo (o varios) de unión de la misma forma

que relacionamos tablas en la ventana Relaciones arrastrando el campo de
unión de una de las tablas sobre el campo de unión de la otra tabla. De hecho
si añadimos a la zona de tablas tablas relacionadas, estas aparecerán
automáticamente combinadas en la zona de tablas de la ventana Diseño de
Consulta.
También se combinan automáticamente tablas que tengan un campo con el

mismo nombre en las dos tablas aunque no exista una relación definida entre
ellas.
Cuando dos tablas están combinadas en una consulta, para cada fila de una de
las tablas Access busca directamente en la otra tabla las filas que tienen el
mismo valor en el campo de unión, con lo cual se emparejan sólo las filas que
luego aparecen en el resultado y la consulta es más eficiente.
Cuando las tablas están combinadas aparecen en la ventana diseño de la

consulta de la siguiente manera:
Las composiciones vistas hasta ahora son composiciones internas ya que
todos los valores de las filas del resultado son valores que están en las tablas
que se combinan.
Con una composición interna sólo se obtienen las filas que tienen al menos una
fila de la otra tabla que cumpla la condición, veamos un ejemplo:
En la lista de alumnos comentada anteriormente no saldrán los alumnos que no

tengan curso asignado.
Pues en los casos en que queremos que también aparezcan las filas que no
tienen una fila coincidente en la otra tabla, utilizaremos la Composición externa.
7.16. La composición externa
La composición externa se utiliza cuando queremos que también aparezcan las

filas que no tienen una fila coincidente en la otra tabla.
Este tipo de combinación se define de la siguiente manera:
Añadir las dos tablas a la zona de tablas de la consulta.
Combinar las dos tablas por los campos de unión:
Hacer doble clic sobre la línea que une las dos tablas.
En el cuadro de diálogo que aparecerá haz clic en el botón Tipo de

combinación.
Aparece el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación

Por defecto la combinación es interna (incluye sólo las filas donde los campos
combinados (campos de unión) de ambas tablas sean iguales), si queremos
definir una combinación externa deberemos seleccionar la opción 2 o la 3
según lo que queramos obtener.
Si seleccionamos la opción 2,
la combinación aparecerá de la siguiente forma:

Si seleccionamos la opción 3,
la combinación aparecerá de la siguiente forma:
El sentido de la flecha nos indica de qué tabla obtendremos todos los registros.
Para practicar puedes realizar el Ejercicio Crear consultas multitabla.
Ejercicio 1.
Crearemos una consulta a partir de dos tablas relacionadas. La consulta

contendrá como datos los apellidos del alumnado, su población y nombre del
curso al cual asiste, pero de aquellos alumnos que sean de Valencia o bien
aquellos que se encuentren en el curso de Ofimática.

3. Haz clic en la tabla Cursos, quedará así
de tablas de la ventana diseño.
5. Haz clic en la tabla Alumnado, quedará así seleccionada.
zona de tablas de la ventana diseño.
7. Pulsa el botón Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo. Observa que las tablas
aparecen combinadas ya que tienen una relación definida en la ventana
Relaciones. Como están unidas por el campo Codigo Curso, se formarán
registros con el alumno junto con los datos del curso en el que está
matriculado.
8. Rellena la rejilla QBE de forma que nos quede así:
Observa como los criterios se encuentran en dos filas diferentes por lo tanto
sacará aquellos que sean de Valencia O aquellos que estén matriculados en un
curso de Ofimática.
9. Haz clic en el botón Ejecutar para ver el resultado.

10. Cierra la consulta, como es la primera vez que la guardas te pedirá un nombre,
ponle Alumnos de Ofimática o Valencia.
Ejercicio 2.
Crearemos una consulta para saber los datos de todos los alumnos que
están en Alumnado y el nombre del curso en el que está matriculado cada uno.
1. Abre la base de datos Clases.accdb de la carpeta Mis ejercicios si no la tienes

abierta.
3. Haz clic en la tabla Cursos, quedará así
de tablas.
5. Haz clic en la tabla Alumnado, quedará así seleccionada.
zona de tablas.
7. Pulsa el botón Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo. Observa que las tablas
aparecen relacionadas ya que tienen una relación definida en la ventana de
relaciones. Como están unidas por el campo Codigo Curso, se formarán
registros con el alumno junto con los datos del curso en el que está
matriculado.
8. Rellena la rejilla QBE de forma que nos quede así:
Con la primera columna indicamos que queremos todos los campos de
Alumnado y con la segunda columna, el nombre del curso asignado al alumno.
9. Haz clic en el botón Ejecutar para ver el resultado.
Observa que no salen todos los alumnos, faltan los alumnos 4, 5, 6, y 7 porque
estos alumnos no tienen valor en su campo Curso. En esta consulta sólo
aparecen los alumnos que tienen un Curso que existe en la tabla Cursos.
Vamos a cambiar la consulta para que aparezcan todos los alumnos.
1. Vuelve a la Vista Diseño.

2. En la zona de tablas, haz doble clic sobre la línea que une las dos tablas. En el
cuadro de diálogo que se abra haz clic en el botón Propiedades de
combinación. Se abrirá el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación.
3. Selecciona la opción Incluir TODOS los registros de 'Alumnado' y sólo aquellos
registros de 'Cursos' donde los campos combinados sean iguales.
4. Pulsa el botón Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo. Observa que ahora la
relación aparece como una flecha que sale de la tabla Alumnado, esto te indica
que la consulta incluirá todos los registros de Alumnado.
5. Haz clic en el botón Ejecutar para ver el resultado. Observa que ahora
aparecen los alumnos 4, 5, 6, y 7 pero sin nombre de curso porque no tienen.
6. Guarda la consulta con el nombre Todos los alumnos pero no salgas de ella.
Crearemos otra consulta a partir de la anterior para que aparezcan ahora

todos los cursos y los alumnos asignados a cada curso.
1. Todavía estamos en la consulta Todos los alumnos.

2. Despliega la pestaña Archivo y selecciona la opción Guardar objeto como.
3. Pónle a la nueva consulta el nombre Todos los cursos.
De esta forma hemos creado una nueva consulta a partir de la anterior y
estamos en esta.
4. Pulsa la pestaña Inicio para volver a ver la consulta y elige la Vista Diseño.
5. En la zona de tablas, haz doble clic sobre la relación que une las dos tablas. En
el cuadro de diálogo que se abra haz clic en el botón Propiedades de
combinación. Se abrirá el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación.
6. Selecciona la opción Incluir TODOS los registros de 'Cursos' y sólo aquellos
registros de 'Alumnado' donde los campos combinados sean iguales.
7. Pulsa el botón Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo. Observa que ahora la
línea aparece como una flecha que sale de la tabla Cursos, esto te indica que
la consulta incluirá todos los registros de Cursos.
8. Haz clic en el botón Ejecutar para ver el resultado. Observa que ahora
aparecen también los cursos que no tienen alumnos.
9. Guarda la consulta haciendo clic en y ciérrala.
Si no tienes abierto Access 2016, ábrelo para realizar los ejercicios planteados
a continuación.

2. Crea una consulta para visualizar únicamente los campos Matrícula, Marca y
Modelo de los Coches vendidos, llámala Consulta coches vendidos.
3. Modifica la consulta anterior para añadir el precio, y visualizar unicamente
aquellos que sean Ford, guarda la consulta con el nombre Coches Ford.
4. Modifica la consulta anterior para visualizar los Ford que tengan un precio
superior a 2600000, llámala Ford superiores.
5. Crea una consulta para ver los apellidos y población de aquellos clientes que
hayan comprado Ford o Citroen, los clientes deberán aparecer por orden
alfabético dentro de cada población. Llama la consulta Clientes de Ford y
Citroen.
1. Abre la base de datos Clinica de la carpeta Mis ejercicios.

2. Crea una consulta para ver los apellidos, telefono y fecha de nacimiento de
aquellos pacientes que hayan nacido a partir de 1960 y cuyo código postal sea
28028, pónle el nombre Pacientes del 28028.
3. Crea una consulta para ver de los pacientes cuya fecha de ingreso sea
posterior al 31/12/2008, sus apellidos, fecha de nacimiento , fecha de ingreso y
apellidos del médico asignado así como la especialidad de éste, pónle el
nombre Pacientes con médico.

Unidad 8. Las consultas de resumen (I)
8.1. Definición
En Access podemos definir un tipo de consultas cuyas filas resultantes son un

resumen de las filas del origen de la consulta , por eso las denominamos
consultas de resumen, también se conocen como consultas sumarias.
Es importante entender que las filas del resultado de una consulta de resumen
tienen una naturaleza distinta a las filas de las demás tablas resultantes de
consultas, ya que corresponden a varias filas de la tabla origen.
Para simplificar, veamos el caso de una consulta basada en una sola tabla, una
fila de una consulta 'no resumen' corresponde a una fila de la tabla origen,
contiene datos que se encuentran en una sola fila del origen, mientras que una
fila de una consulta de resumen corresponde a un resumen de varias filas de la
tabla origen, esta diferencia es lo que va a originar una serie de restricciones
que sufren las consultas de resumen y que veremos a lo largo del tema. Por
ejemplo este tipo de consulta no permite modificar los datos del origen.
En el ejemplo que viene a continuación tienes un ejemplo de consulta normal

en la que se visualizan las filas de una tabla de oficinas ordenadas por región,
en este caso cada fila del resultado se corresponde con una sola fila de la tabla
oficinas, mientras que la segunda consulta es una consulta resumen, cada fila
del resultado se corresponde con una o varias filas de la tabla oficinas.
Una consulta de resumen se define haciendo clic sobre el botón Totales en la

pestaña de Diseño.
En cualquiera de los dos casos se añade una fila a la cuadrícula QBE, la fila
Total:
Todas las columnas que incluyamos en la cuadrícula deberán tener un valor en

esa fila, ese valor le indicará a Access qué hacer con los valores contenidos en
el campo escrito en la fila Campo:
Los valores que podemos indicar en la fila Total: son los que aparecen al
desplegar la lista asociada a la celda como puedes ver en la imagen:
8.2. Las funciones de agregado
Las funciones de agregado son funciones que permiten obtener un resultado

basado en los valores contenidos en una columna de una tabla, son funciones
que sólo se pueden utilizar en una consulta de resumen ya que obtienen un
'resumen' de los valores contenidos en las filas de la tabla.
Para utilizar estas funciones podemos escribirlas directamente en la fila

Campo: de la cuadrícula como veremos más adelante pero podemos utilizar
una forma más cómoda que es seleccionando en la fila Total: de la cuadrícula
la opción correspondiente a la función.
A continuación describiremos esas opciones.
La opción Suma calcula la suma de los valores indicados en el campo. Los

datos que se suman deben ser de tipo numérico (entero, decimal, coma flotante
o monetario...). El resultado será del mismo tipo aunque puede tener una
precisión mayor.
La opción Promedio calcula el promedio (la media aritmética) de los valores

contenidos en el campo, también se aplica a datos numéricos, y en este caso el
tipo de dato del resultado puede cambiar según las necesidades del sistema
para representar el valor del resultado.
La opción DesvEst calcula la desviación estándar de los valores contenidos

en la columna indicada en el argumento. Si la consulta base (el origen) tiene
menos de dos registros, el resultado es nulo.
La opción Var calcula la varianza de los valores contenidos en la columna

indicada en el argumento. Si la consulta base (el origen) tiene menos de dos
registros, el resultado es nulo.
Es interesante destacar que el valor nulo no equivale al valor 0, las funciones

de resumen no consideran los valores nulos mientras que consideran el valor 0
como un valor, por lo tanto en el promedio y la desviación estándar los
resultados no serán los mismos con valores 0 que con valores nulos.
Las opciones Mín y Max determinan los valores menores y mayores

respectivamente de la columna. Los valores de la columna pueden ser de tipo
numérico, texto o fecha. El resultado de la función tendrá el mismo tipo de dato
que la columna. Si la columna es de tipo numérico Mín devuelve el valor menor
contenido en la columna, si la columna es de tipo texto Mín devuelve el primer
valor en orden alfabético, y si la columna es de tipo fecha, Mín devuelve la
fecha más antigua y Max la fecha más posterior.
Las opciones Primero y Último se utilizan para obtener el primer y último

registro del grupo sobre el que se realizan los cálculos. El orden lo determina el
orden cronológico en el que se escribieron los registros. Ordenar los registros
no tiene ningún efecto sobre estas opciones.
La opción Cuenta cuenta el número de valores que hay en la columna, los

datos de la columna pueden ser de cualquier tipo, y la función siempre
devuelve un número entero. Si la columna contiene valores nulos esos valores
no se cuentan, si en la columna aparece un valor repetido, lo cuenta varias
veces.
Para que cuente en número de registros hay que utilizar la función Cuenta(*)
devuelve el número de filas por lo tanto contará también los valores nulos. En
este caso tenemos que seleccionar la opción Expresión y escribirlo así:
8.3. Agrupar registros
Hasta ahora las consultas de resumen que hemos visto utilizan todas las filas
de la tabla y producen una única fila resultado.
La opción AgruparPor permite definir columnas de agrupación. Una consulta

de resumen sin columnas de agrupación obtiene una única fila resultado y los
cálculos se realizan sobre todos los registros del origen.
Cuando se incluye una columna de agrupación Access forma grupos con todos
los registros que tienen el mismo valor en la columna de agrupación y cada
grupo así formado genera una fila en el resultado de la consulta y además
todos los cálculos definidos se realizan sobre los registros de cada grupo. De
esta forma se pueden obtener subtotales.
Por ejemplo queremos saber cuántos alumnos tenemos en cada población.

Tenemos que indicar que queremos contar los registros de la tabla Alumnado
pero antes agrupándolos por el campo Poblacion. De esta manera la función
cuenta() la calculará sobre cada grupo de registros (los alumnos de la misma
población). La consulta quedaría así:
Los campos de tipo memo u OLE no se pueden definir como columnas de
agrupación.
Se pueden agrupar las filas por varias columnas, en este caso se agrupan los
registros que contienen el mismo valor en cada una de las columnas de
agrupación.
Todas las filas que tienen valor nulo en la columna de agrupación, pasan a
formar un único grupo.
8.4. Incluir expresiones
La opción Expresión permite poner en la fila Campo: una expresión en vez de

un nombre de columna.
Esta expresión tiene ciertas limitaciones. Sólo puede contener operandos que
sean funciones de agregado (las funciones que acabamos de ver (suma( ),
Promedio( ), DesvEst( ), Mín( ), Max( )...) valores fijos o nombres de columna
que aparezcan con la opción AgruparPor.
En una expresión se pueden combinar varias funciones de agregado pero no

se pueden anidar funciones de agregado, por ejemplo en una expresión puedo
poner Max(nºhoras)-Mín(nºhoras) pero no Max(suma(nºhoras)).
8.5. Incluir criterios de búsqueda
La opción Dónde permite poner un criterio de búsqueda que se aplicará a las

filas del origen de la consulta antes de realizar los cálculos. Por ejemplo
queremos saber cuántos alumnos tenemos de Valencia, para ello tenemos que
contar los registros de la tabla alumnado pero seleccionando previamente los
de Valencia, esto se definiría de la siguiente forma:
También podemos incluir un criterio de búsqueda en una columna que no

tenga la opción Dónde, en este caso la condición se aplicará a las filas
resultantes de la consulta.
Para la condición de selección se pueden utilizar los mismos operadores de
condición que en una consulta normal, también se pueden escribir condiciones
compuestas (unidas por los operadores OR, AND, NOT), existe una limitación,
en la fila Criterios: no se podrá poner un nombre de columna si esta columna
no es una columna de agrupación.
Para practicar puedes realizar el Ejercicio Crear consultas de resumen.
Objetivo
Practicar los pasos para crear consultas de resumen.
Ejercicio 1.
Empezaremos por crear una consulta que nos diga cuántos cursos tenemos,
cuántas horas suponen, cuál es la media horaria de los cursos y cuántas horas
tiene el curso más largo.

cuadro Mostrar tabla. Para saber qué tablas necesitaremos tenemos que
pensar a partir de qué campo se va a calcular lo que queremos obtener, en
nuestro caso todos los datos necesarios están en la tabla Cursos.
3. Haz clic en la tabla Cursos, quedará así seleccionada.
4. Haz clic en el botón Agregar.
5. Pulsa el botón Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo.
Ya tenemos la ventana Diseño de consulta con la tabla añadida, vamos ahora a

indicar qué campos (columnas) se van a utilizar.
6. Haz doble clic sobre el campo Codigo Curso de la tabla (lo utilizaremos para
calcular cuántos cursos hay).
7. Haz doble clic sobre el campo nºhoras (lo utilizaremos para calcular cuántas
horas tenemos en total).
8. Haz doble clic otra vez sobre el campo nºhoras (lo utilizaremos para calcular
cuánto es la media horaria).
9. Haz clic en el botón Totales de la pestaña Diseño para añadir a la rejilla la

fila Total: y convertir la consulta en una consulta de resumen.
10. En la primera columna de la rejilla (la de Código curso) cambia el valor agrupar
por de la fila Total: por el valor Cuenta. Queremos saber cuántos alumnos hay
en la tabla luego tenemos que contar, además hemos elegido el campo Codigo
curso por ser la clave principal de la tabla por lo que no puede contener valores
nulos. Recuerda que la función Cuenta no cuenta los valores nulos.
11. A continuación en la misma columna, en la fila Campo:, delante de Codigo
Curso escribe nº de cursos: para que aparezca este texto como encabezado de
columna.
Nota: Como en este caso queremos contar registros podemos hacerlo de otra
forma, sustituye los pasos 10 y 11 por los que vienen a continuación:
12. Cambiando el valor agrupar por de la fila Total: por el valor Expresión.
13. Sustituyendo el valor Codigo Curso de la fila Campo: por nº de
cursos:Cuenta(*)
14. En la segunda columna de la rejilla (la primera de nºhoras) cambia el valor
agrupar por de la fila Total: por el valor Suma. Queremos saber cuántas horas
tenemos en total luego tenemos que sumarlas.
15. A continuación en la misma columna, en la fila Campo:, delante de nºhoras
escribe Horas totales: para que aparezca este texto como encabezado de
columna.
16. En la tercera columna de la rejilla (la segunda de nºhoras) cambia el valor
agrupar por de la fila Total: por el valor Promedio. Queremos saber cuál es la
media horararia luego tenemos que utilizar la función Promedio.
17. A continuación en la misma columna, en la fila Campo:, delante de nºhoras
escribe Media horaria: para que aparezca este texto como encabezado de
columna.
18. Haz clic en el botón Ejecutar en la pestaña de Diseño.

Observa que aparece una única fila de resultados con los totales que hemos
indicado. Fíjate también en los encabezados de las columnas, son los nombres
que has escrito delante de los dos puntos : en la fila Campo:
pónle Cursos resumen total.
Ejercicio 2.
Vamos a crear una consulta para saber el número de alumnos matriculados

en cada curso, queremos que aparezca el código del curso, el título del curso y
el número de alumnos.
Empezaremos por crear la consulta, el origen de datos será la combinación de

la tabla de cursos con la de alumnos ya que de la tabla alumnos podríamos
sacar cuántos alumnos hay por código de curso pero como queremos también
el título del curso tenemos que combinar las dos tablas.

2. Agrega las tablas Alumnado y Cursos y cierra el cuadro de diálogo.
Con esta combinación sólo saldrían los cursos que tienen alumnos, vamos a
cambiar la combinación para que también aparezcan los cursos que no tienen
alumnos.
3. Haz doble clic sobre la línea que une las dos tablas y selecciona la opción
Incluir TODOS los registros de 'Cursos' y sólo aquellos registros de 'Alumnado'
donde los campos combinados sean iguales. Ya tenemos el origen de datos
preparado, ahora sólo queda definir los campos a obtener.
4. Haz doble clic sobre el campo Codigo Curso de la tabla Cursos.
5. Haz doble clic sobre el campo Nombre Curso de la tabla Cursos.
6. Haz doble clic sobre el campo Codigo Alumnado de la tabla Alumnado.
7. Haz clic en el botón Totales de la pestaña de Diseño para añadir a la rejilla

la fila Total: y convertir la consulta en una consulta de resumen.
8. En la primera columna de la rejilla (la del código de curso) deja el valor agrupar
por de la fila Total:. Queremos contar cuántos alumnos hay en cada curso, la
operación de contar debe afectar a todas las filas que tengan el mismo código
de curso.
9. En la segunda columna de la rejilla (la del nombre del curso) deja el valor
agrupar por de la fila Total:. Añadir este campo a los campos de agrupación no
modificará los grupos que nos interesan ya que un valor de Codigo Curso
siempre está asociado el mismo valor de Nombre Curso y nos permitirá
visualizarlo.
10. En la tercera columna de la rejilla (la del Código del alumno) cambia el valor
agrupar por de la fila Total: por el valor Cuenta. En este caso no podríamos
haber utilizado la función cuenta(*) como en el ejercicio anterior porque puede
haber cursos que no tienen alumnos y por tanto valores nulos.
11. A continuación en la misma columna, en la fila Campo:, delante de Codigo
Alumnado escribe nº de alumnos: para que aparezca este texto como
encabezado de columna.
12. Haz clic en el botón Ejecutar en la pestaña de Diseño.

Observa que aparece una fila por cada curso y en esa fila el total calculado
pónle Cuantos alumnos por curso.
Ejercicio 3.
Vamos a crear una consulta para saber el número de alumnos de Valencia

matriculados en cada curso, queremos que aparezca el título del curso y el
número de alumnos. Esta consulta va a ser muy parecida a la anterior sólo
habrá que cambiar el origen de datos para que sólo cuente los alumnos de
Valencia.
Empezaremos por crear la consulta.
1. Posiciónate en el Panel de Navegación.

2. Haz clic derecho sobre la consulta Cuantos alumnos por curso.
3. Selecciona la opción en el menú contextual para pasar a la
vista diseño.
4. Despliega la pestaña Archivo y selecciona la opción Guardar objeto como.
5. Pónle a la nueva consulta el nombre Cuantos de Valencia y vuelve a la pestaña
Diseño.
6. Haz doble clic sobre el campo Poblacion de la tabla Alumnado. Necesitamos
este campo para seleccionar los alumnos.
7. En la columna de la rejilla (la de Poblacion) cambia el valor agrupar por de la
fila Total: por el valor Donde. De esta forma indicamos que la condición que se
incluye en la fila Criterios: afecta a las filas del origen de datos, se
seleccionarán los registros antes de calcular nada.
8. En la fila Criterios: de esa misma columna escribe Valencia. Para formar la
condición Poblacion = 'Valencia'.
9. Haz clic en el botón Ejecutar .

10. Haz clic en el botón Guardar .
11. Cierra la consulta.
Ejercicio 4.
Vamos a crear una consulta para saber el número de alumnos matriculados

en cada curso, queremos que aparezca el título del curso y el número de
alumnos, pero sólo tienen que aparecer los cursos que tengan más de 2
alumnos.
Ahora la condición de selección afecta a las filas del resultado, se basa en las
filas del resultado por lo que no utilizaremos la opción Donde.

2. Haz clic derecho sobre la consulta Cuantos alumnos por curso.
3. Selecciona la opción en el menú contextual para pasar a la
vista diseño.
4. Despliega la pestaña Archivo y selecciona la opción Guardar objeto como y
vuelve a la pestaña Diseño.
5. Pónle a la nueva consulta el nombre Cursos con mas de 2 alumnos.
6. En la fila Criterios: de la columna que saca el nº de alumnos escribe >2. Para
formar la condición Cuenta(Codigo Alumnado) > 2.
7. Haz clic en el botón Ejecutar .

8. Haz clic en el botón Guardar .
Nota: Se puede mejorar la consulta ya que no hace falta que la combinación de

las dos tablas obtenga los cursos que no tienen alumnos (no cumplirían la
condición). Solo tienes que hacer doble clic sobre la línea que une las dos
tablas y volver a dejar la primera opción en el cuadro de diálogo Propiedades
de la combinación.
Crea en la base de datos Concesionario de la carpeta Mis ejercicios:
1. Una consulta para saber cúantos coches se han vendido, cuánto dinero ha
supuesto, y el importe medio vendido, no deberán contar los coches de la
marca Citroen, llamarla Resumen sin Citroen.
2. Un consulta para saber cuántas revisiones tenemos con cambio de aceite y
cuántas con cambio de filtros, llamarla Resumen cambios.
Crea en la base de datos Clínica de la carpeta Mis ejercicios:

1. Una consulta para saber los médicos que tienen más de tres ingresados,
indicando para cada uno de ellos su nombre, apellidos del médico y cúantos
ingresados tiene. Llamar la consulta Medicos saturados.
2. Un consulta para saber de cada especialidad, la fecha de ingreso más antigua.
Llamar la consulta Ingresos antiguos.

Unidad 9. Las consultas de referencias cruzadas
(I)
9.1. Introducción
Se define una consulta de referencias cruzadas cuando queremos representar

una consulta resumen con dos columnas de agrupación como una tabla de
doble entrada en la que cada una de las columnas de agrupación es una
entrada de la tabla.
Por ejemplo queremos obtener las ventas mensuales de nuestros empleados a

partir de los pedidos vendidos. Tenemos que diseñar una consulta resumen
calculando la suma de los importes de los pedidos agrupando por empleado y
mes de la venta.
La consulta quedaría mucho más elegante y clara presentando los datos en un

formato más compacto como el siguiente:
Pues este último resultado se obtiene mediante una consulta de referencias
cruzadas.
Observa que una de las columnas de agrupación (empleado) sigue definiendo

las filas que aparecen (hay una fila por cada empleado), mientras que la otra
columna de agrupación (mes) ahora sirve para definir las otras columnas, cada
valor de mes define una columna en el resultado, y la celda en la intersección
de un valor de empleado y un valor de mes es la columna resumen, la que
contiene la función de agregado (la suma de importes).
Las consultas de referencias cruzadas se pueden crear desde la vista diseño

pero es mucho más cómodo y rápido utilizar el asistente.
9.2. El asistente para consultas de referencias cruzadas
Para arrancar el asistente para consultas de referencias cruzadas tenemos que

hacer clic en el botón Asistente para Consultas que se encuentra en la pestaña
Crear:
Elegir la opción Asist. consultas de tabla ref.cruzadas del cuadro de diálogo

que aparecerá:
Aparece la primera ventana del asistente:
En esta ventana nos pide introducir el origen de la consulta, la tabla o consulta

de donde cogerá los datos.
En el apartado Ver podemos elegir si queremos ver la lista de todas las Tablas,
la lista de todas las Consultas o Ambas.
Si la consulta que estamos creando necesita sacar los datos de todos los
registros de una sola tabla utilizaremos como origen esa tabla, en caso
contrario tendremos que definir una consulta normal para seleccionar las filas
que entrarán en el origen o para combinar varias tablas si la consulta que
estamos creando necesita datos de varias tablas y esa consulta será el origen
de la consulta de referencias cruzadas.
Hacemos clic sobre el nombre del origen elegido y pulsamos el botón Siguiente
> para pasar a la ventana que puedes ver en la siguiente página...
9.2. El asistente para consultas de referencias cruzadas
Para arrancar el asistente para consultas de referencias cruzadas tenemos que

hacer clic en el botón Asistente para Consultas que se encuentra en la pestaña
Crear:
Elegir la opción Asist. consultas de tabla ref.cruzadas del cuadro de diálogo

que aparecerá:
Aparece la primera ventana del asistente:

En esta ventana nos pide introducir el origen de la consulta, la tabla o consulta
de donde cogerá los datos.
En el apartado Ver podemos elegir si queremos ver la lista de todas las Tablas,
la lista de todas las Consultas o Ambas.
Si la consulta que estamos creando necesita sacar los datos de todos los
registros de una sola tabla utilizaremos como origen esa tabla, en caso
contrario tendremos que definir una consulta normal para seleccionar las filas
que entrarán en el origen o para combinar varias tablas si la consulta que
estamos creando necesita datos de varias tablas y esa consulta será el origen
de la consulta de referencias cruzadas.
Hacemos clic sobre el nombre del origen elegido y pulsamos el botón Siguiente
> para pasar a la ventana que puedes ver en la siguiente página...
Como el campo que hemos elegido como encabezado de columna, es de tipo

Fecha, el asistente nos permite refinar un poco más el encabezado de columna
con la siguiente ventana:
Cuando el encabezado de columna es una fecha, normalmente querremos los
totales no por cada fecha sino por mes, año o trimestre por eso el asistente nos
pregunta en esta ventana qué tipo de agrupación queremos.
Por ejemplo hemos seleccionado el intervalo Mes, pues en el resultado

aparecerá una columna por cada mes del año en vez de por cada fecha
distinta. Aquí también podemos apreciar el efecto en la zona inferior de la
ventana.
Después de pulsar el botón Siguiente> pasamos a la siguiente ventana:

En esta ventana nos pregunta qué valor debe calcular en la intersección de
columna y fila.
En la lista Funciones: seleccionamos la función de agregado que permite

calcular ese valor, y en la lista Campos: elegimos el campo sobre el cual
actuará la función de agregado. Por ejemplo hemos seleccionado Numero
Curso y la función Cuenta, por lo tanto en cada intersección tendremos el
número de cursos iniciados en ese mes con ese nº de horas.
Si tienes dudas sobre las funciones de agregado repasa el tema Consultas de

resumen.
El asistente nos permite también añadir a la consulta una columna resumen de

cada fila, esta columna contiene la suma de los valores que se encuentran en
la fila. En nuestro ejemplo me daría el número total de cursos con el nº de
horas de la fila. Para que el asistente añada esta columna tenemos que activar
la casilla Sí, incluir suma de filas.
Después de pulsar el botón Siguiente> llegamos a la última ventana del

asistente que puedes ver en la siguiente página...
En esta ventana el asistente nos pregunta el nombre de la consulta, este
nombre también será su título.
Antes de pulsar el botón Finalizar podemos elegir entre:
Ver la consulta en este caso veremos el resultado de la consulta, por

ejemplo:
o bien, Modificar el diseño, si seleccionamos esta opción aparecerá la vista

Diseño de consulta donde podremos modificar la definición de la consulta.
9.3. La Vista Diseño
La vista diseño de una consulta de referencias cruzadas es muy parecida a la

de una consulta resumen con una fila añadida, la fila Tab ref cruz.
Esta nueva fila sirve para definir los conceptos que ya hemos visto con el
asistente. Normalmente nosostros no tendremos que cambiar el diseño, si
acaso el título de las columnas que no sean encabezado de columna y el orden
de las columnas que no sean encabezado de columna.
Para practicar puedes realizar el Ejercicio Consultas de referencias cruzadas.
Objetivo
Practicar las operaciones para crear una consulta de referencias cruzadas.
Ejercicio 1
Vamos a crear una tabla de doble entrada que nos indique de cada curso,
cuántos alumnos tenemos de cada población.
Primero tenemos que pensar en cuál será la forma más práctica de mostrar los
datos, podríamos poner una fila por población y una columna por curso, o al
revés, una fila por curso y una columna por población.
En nuestro caso tenemos pocas poblaciones y no preveemos que esto cambie

mientras que el número de cursos puede ser mayor por lo que elegiremos la
distribución una fila por curso y una columna por población.

2. Haz clic en el botón Asistente para Consultas en la pestaña Crear.
3. Selecciona Asist. consultas de tabla ref.cruzadas del cuadro de diálogo que
aparece y pulsa Aceptar.
Aparece la primera del asistente donde indicaremos el origen de datos.
4. Elige la tabla Alumnado.
Toda la información que necesitamos está en esta tabla. Si quisieras sacar el
título del curso en vez del código, entonces previamente deberías haber creado
una consulta para obtener los alumnos con los datos de su curso (combinando
las dos tablas) y después elegirías esta consulta como origen de la que
estamos creando ahora.
5. Pulsa el botón Siguiente.
Aparecerá la ventana para introducir el encabezado de filas.
6. Haz clic en el campo Curso para seleccionarlo.
7. Haz clic en el botón , observa el ejemplo que tienes en la ventana.
8. Selecciona otro campo (cualquiera) y vuelve a pulsar el botón , observa
que el campo que estaba seleccionado pasa también a la lista de la derecha.
Como ha sido un error lo volvemos a pasar a la izquierda.
9. Haz clic en el botón , ahora sólo debes tener en la lista de la derecha el
campo Curso.
10. Pulsa el botón Siguiente. Aparecerá la ventana para introducir el encabezado
de columnas.
11. Haz clic en el campo Poblacion para seleccionarlo. Observa como el ejemplo
va tomando forma.
12. Pulsa el botón Siguiente. Aparecerá la ventana para definir el valor que
aparecerá en las celdas centrales. Nosostros queremos contar los alumnos.
13. Haz clic en el campo Codigo Alumnado y clic en la función Cuenta.
14. Pulsa el botón Siguiente. Aparecerá la ventana para introducir el nombre de la
consulta.
15. Escribe Alumnos por grupo y poblacion.
16. Pulsa el botón Finalizar. Aparece el resultado de la consulta. Si te aparece una
columna con el encabezado <>, esta representa los alumnos que no tienen
valor en el campo Poblacion.
Crea en la base de datos Concesionario de la carpeta Mis ejercicios una

consulta que obtenga una tabla de doble entrada que permita saber de cada
marca de coche, cuántos hemos vendido de cada color, también deberá
aparecer cuántos hemos vendido en total de cada marca.
Crea en la base de datos Clínica de la carpeta Mis ejercicios una consulta que
obtenga una tabla de doble entrada que permita saber de cada población
cuántos ingresos tenemos en cada especialidad.

Unidad 10. Las consultas de acción (I)
Las consultas de acción son consultas que permiten realizar cambios en los
datos almacenados en una tabla. Con estas consultas podemos crear una
nueva tabla a partir de los registros de otra, modificar los datos almacenados,
insertar nuevos registros o eliminar registros.
En todos los casos antes de hacer efectiva la modificación sale una cuadro de
diálogo para confirmar la operación dándonos así la oportunidad de cancelarla.
Se pueden eliminar estos mensajes, si quieres saber cómo haz clic aquí .
A continuación te explicaremos cada uno de los tipos de consultas de acción.
Puede que tu configuración de Access no te permita ejecutar este tipo de

consultas. Puedes ver como permitirlo aquí .
10.1. Consultas de creación de tabla
Las consultas de creación de tabla son consultas que almacenan en una nueva
tabla el resultado de una consulta de selección.
Se suelen utilizar para crear tablas de trabajo, tablas intermedias, las creamos
para una determinada tarea (por ejemplo para almacenar el resultado de una
consulta compleja que tarda en ejecutarse y que vamos a utilizar en varios
informes) y cuando hemos terminado esa tarea las borramos. También puede
ser útil para sacar datos en una tabla para enviarlos a alguien, o para crear
copias de nuestras tablas.
Para crear una consulta de Creación de tabla:
Abrimos una nueva consulta en Vista Diseño.
Añadimos la tabla o las tablas de donde vamos a sacar los datos a grabar en la
nueva tabla.
Diseñamos la consulta como una consulta de selección normal de tal forma que
en el resultado de esa consulta aparezcan exactamente los registros que
queremos guardar en la nueva tabla.
Hacemos clic en el botón Crear Tabla de la pestaña Diseño:
Aparecerá el cuadro de diálogo Crear tabla:

Escribimos en el recuadro Nombre de tabla: el nombre de la nueva tabla.
Normalmente crearemos la tabla en la misma base de datos (opción Base de

datos activa) pero podemos crear la tabla en otra base de datos, en este caso
tenemos que activar la opción Otra base de datos: y escribir en el cuadro
Nombre del archivo: el nombre de la base de datos donde se creará la tabla.
Debe ser el nombre completo incluida la ruta, por eso es más cómodo buscar la
base de datos con el botón Examinar....
Por último, hacemos clic sobre el botón Aceptar y volvemos a la ventana

Diseño de consulta:
La ventana de diseño será igual a la de una consulta de selección. En ella

definimos la consulta de selección para obtener los datos a grabar en la nueva
tabla, la única diferencia es que en la barra de título después del nombre de la
consulta pone Consulta de creación de tabla y si abrimos las propiedades de la
consulta haciendo clic sobre el botón de la pestaña Diseño
veremos en la propiedad Tabla de destino el nombre de la tabla que se tiene
que crear y en Base de datos de destino la base de datos donde se creará:
Para ver los datos que se grabarán en la nueva tabla elegir la Vista Hoja de
datos (en el botón Ver), ya que esta opción nos permite ver el resultado de la
consulta sin crear la nueva tabla. La opción Ejecutar, en cambio, hace que se
cree la nueva tabla con los datos obtenidos de la consulta.
Cuando ejecutamos una consulta de creación de tabla, nos avisa de esta

creación, también nos avisa cuando ya existe una tabla con el nombre de la
nueva tabla.
Los campos de la nueva tabla se llamarán como el encabezado de los campos

de la consulta y heredarán el tipo de datos de los campos origen pero no
heredan propiedades como clave principal, índices, etc.
Para practicar puedes realizar el Ejercicio Consultas de creación de tablas

Objetivo
Practicar las operaciones de Crear consultas de creación de tablas.
Vamos a crear una consulta para crear una nueva tabla con nuestros
alumnos de Valencia.

2. Haz clic en el botón Diseño de consulta de la pestaña Crear. Se abrirá el
3. Haz clic en la tabla Alumnado, quedará así
a basar sólo en la tabla Alumnado.
Vamos a añadir todos los campos.
6. Haz doble clic sobre el campo alumnado.* para seleccionar de golpe todos los
campos.
7. Haz doble clic sobre el campo Poblacion para añadirlo a la rejilla para poder
poner la condición de selección.
8. En la fila Criterios: escribe Valencia para formar la condición poblacion =
'Valencia'.
9. Haz clic en la casilla de verificación de la fila Mostrar de la columna Poblacion
para que no aparezca dos veces la población (ya viene incluida en
alumnado.*).
Ya tenemos la consulta que obtiene los datos a grabar en la nueva tabla.
10. Haz clic en el botón Crear Tabla de la pestaña Diseño.

11. Escribe el nombre de la nueva tabla Tabla alumnos Valencia. Recuerda que no
puedes tener una consulta con el mismo nombre.
12. Pulsa el botón Aceptar.
13. Haz clic en el botón Vista Hoja de datos de la pestaña Diseño para comprobar
los datos que se grabarán.
14. Vuelve a la Vista Diseño y haz clic en el botón Ejecutar para crear la nueva
tabla.
15. Cierra la consulta poniéndole el nombre Crear alumnos de Valencia.
10.2. Consultas de actualización
Las consultas de actualización son consultas que permiten modificar los datos
almacenados en una tabla, modifican el contenido de los registros de una tabla.
Se pueden modificar de golpe todos los registros de la tabla o sólo los que
cumplan una determinado condición.
Para crear una consulta de actualización:
Abrimos una nueva consulta en vista diseño.
Añadimos la tabla que queremos actualizar.
Haz clic en el botón Actualizar de la pestaña Diseño:
A partir de ese momento la cuadrícula cambia de aspecto, han desaparecido

las filas Orden: y Mostrar: por carecer de sentido aquí y en su lugar tenemos la
fila Actualizar a: como puedes ver en el ejemplo que te ofrecemos a
continuación:
El Origen de la consulta puede ser una tabla, una consulta o una

combinación de tablas.
En la cuadrícula QBE solamente ponemos el campo o campos que

intervienen en los criterios de búsqueda y los campos que se quieren
actualizar.
En la fila Actualizar a: escribimos la expresión que calcula el nuevo valor a

asignar al campo.
La expresión puede ser un valor fijo, un nombre de campo del origen o

cualquier expresión basada en campos del origen, también podría ser un
parámetro.
Esta expresión debe generar un valor del tipo de dato apropiado para la
columna indicada.
La expresión debe ser calculable a partir de los valores de la fila que se está
actualizando.
Si para el cálculo de la expresión se utiliza una columna que también se

modifica, el valor que se utiliza es el antes de la modificación, lo mismo para la
condición de búsqueda.
Para que la actualización afecte a una parte de los registros de la tabla

tendremos que seleccionar los registros a actualizar mediante un criterio de
búsqueda. Si la consulta no incluye criterio de búsqueda se actualizarán todos
los registros de la tabla. En nuestro ejemplo hemos incluido el criterio de
búsqueda [Código postal] = 0, y en la fila Actualizar a: del campo [código
postal] hemos puesto nulo, lo que significa que actualizará el campo código
postal al valor nulo en los registros donde código postal sea igual a cero.
Si actualizamos una columna definida como parte de una relación, esta

columna se podrá actualizar o no siguiendo las reglas de integridad referencial.
(Ver unidad 6)
Para ver los datos que se modificarán antes de realizar la actualización

podemos hacer clic sobre el tipo de vista Hoja de datos de la pestaña Inicio.
Para ejecutar la consulta hacer clic sobre el icono . Al ejecutar la consulta

se realizará la actualización de la tabla.
Cuando el valor a dejar en el campo que actualizamos es un valor fijo, lo

ponemos en la fila Actualizar a: sin más, Access se encargará de añadir las
comillas si el campo es de tipo texto o las # # si el campo es de tipo fecha.
Cuando el valor a dejar en el campo que actualizamos está contenido en un

campo de esa misma tabla tenemos que poner el nombre del campo entre [ ]
para que Access no lo confunda con un valor fijo de tipo texto y le añada las
comillas. Por ejemplo, supongamos que hemos añadido a la tabla alumnado un
nuevo campo Provincia para almacenar en él la provincia del alumno y como la
mayoría de nuestros alumnos viven en capital de provincia queremos crear una
consulta para rellenar el campo provincia de todos los alumnos con el nombre
de su localidad y luego cambiar manualmente los pocos alumnos cuya
localidad no coincida con la provincia.
En la consulta a crear habría de poner en la cuadrícula la columna Provincia y

en la fila Actualizar a: poner [Poblacion] entre corchetes para que Access
entienda que tiene que coger el valor del campo Población.
También podemos utilizar en la fila Actualizar a: una expresión basada en el

campo que estamos actualizando u otro campo que también actualizamos en
esa consulta. En estos casos se utilizará, para calcular la expresión, los valores
antes de la actualización. Por ejemplo queremos subir un 5% el precio de
nuestros artículos, la expresión a escribir en la fila Actualizar a: del campo
precio sería [precio] * 1,1 (esta expresión es equivalente a [precio] + ([precio] *
10 /100)).
Cuando el valor a utilizar se encuentra en otra tabla tenemos que definir el

origen de la consulta de tal forma que cada fila del origen contenga el campo a
actualizar y el campo que contiene el valor a utilizar para la actualización. Por
ejemplo supongamos que hemos añadido un campo horas restantes a la tabla
alumnado para guardar el número de horas que le quedan al alumnos para
acabar el curso. Podríamos crear una consulta para actualizar ese campo con
las horas del curso ya que se supone que al principio a todos los alumnos les
quedará la totalidad de horas del curso. En este caso el origen de la consulta
tiene que contener el campo horas restantes y el campo horas del curso en el
que está matriculado el alumno, por eso habría que combinar las tablas
Alumnado y Cursos. La consulta quedaría así:
Para practicar puedes realizar el Ejercicio Consultas de actualización
Objetivo
Practicar las operaciones de Crear consultas de actualización.
Ejercicio 1.
Después de analizar los resultados de cursos anteriores la empresa decide

aumentar en un diez por cien el número de horas de todos los cursos.

abierta.
2. Haz clic en el botón Diseño de consulta de la pestaña Crear.
3. Haz clic en la tabla Cursos.
Ya tenemos la ventana diseño con la tabla añadida, vamos ahora a añadir los
campos que nos hacen falta (los que queremos actualizar y los que
necesitamos para incluir criterios de selección, en nuestro ejercicio queremos
actualizar todos los cursos por lo que no pondremos criterios de selección),
añadiremos solamente nºhoras.
6. Haz doble clic sobre el campo nºhoras.

7. Haz clic en el botón Actualizar de la pestaña Diseño.
8. En la fila Actualizar a: escribe [nºhoras]*1,1 o si lo prefieres [nºhoras] +
([nºhoras]*10/100). Sobre todo fíjate que al pulsar INTRO Access no añada
comillas a la expresión, si lo hace quiere decir que no calculará el resultado de
la expresión sino que lo ha entendido como un valor de texto.
9. Haz clic en el botón Ejecutar para actualizar.

10. Cierra la consulta poniéndole el nombre Subir 10 por cien.
Ejercicio 2.
Ahora hay que aumentar en 2 horas los cursos de Informática.
Hay que añadir una condición para que actualice sólo los cursos de
Informática. Podríamos partir de la consulta anterior, pero partiremos de cero
para practicar más.

abierta.
6. Haz doble clic sobre el campo nºhoras es el campo que queremos actualizar.
7. Haz doble clic sobre el campo Nombre curso es el campo que vamos a utilizar
en la condición de selección.
8. Escribe Informática en la fila Criterios: de esta columna para actualizar sólo los
cursos de Informática.
9. Haz clic en el botón Actualizar de la pestaña Diseño.
10. En la fila Actualizar a: de la primera columna escribe [nºhoras] + 2 . Sobre todo
fíjate que al pulsar INTRO Access no añada comillas a la expresión, si lo hace
quiere decir que no calculará el resultado de la expresión sino que lo ha
entendido como un valor de texto.
11. Haz clic en el botón Ejecutar para actualizar.

12. Cierra la consulta poniéndole el nombre Actualizar cursos informática
10.3. Consulta de datos anexados

Las consultas de datos anexados son consultas que añaden filas enteras a una
tabla.
Los nuevos registros se agregan siempre al final de la tabla.
La inserción se puede realizar de una fila o de varias filas de golpe,

normalmente cogiendo los datos de otra tabla por eso una consulta de datos
anexados tendrá un origen (la tabla o tablas de donde cogerá los datos) y un
destino (la tabla donde insertamos estos datos). El mecanismo es similar al de
la consulta de creación de tabla ya que definimos una consulta de selección
que permite obtener los datos a grabar y lo que varía es que ahora indicaremos
en qué columna del destino queremos almacenar cada valor.
Para crear una consulta de datos anexados:
Añadimos la tabla o las tablas de donde vamos a sacar los datos a insertar en
el destino.
Diseñamos la consulta como una consulta de selección normal de tal forma que
en el resultado de esa consulta aparezcan los datos a insertar.
Haz clic en el botón Anexar de la pestaña Diseño:
Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:
Escribimos en el recuadro Nombre de tabla: el nombre de la tabla donde

queremos insertar los nuevos registros.
Normalmente la tabla estará en la misma base de datos (opción Base de datos

activa) pero podemos tener la tabla en otra base de datos, en este caso
tenemos que activar la opción Otra base de datos: y escribir en el cuadro
Nombre de archivo: el nombre de la base de datos donde se encuentra la tabla.
De ser el nombre completo incluida la ruta, por eso es más cómodo buscar la
base de datos con el botón Examinar.... Pulsamos Examinar... aparecerá el
cuadro de diálogo para buscar en el árbol de carpetas la base de datos que
queremos.
Por último hacemos clic sobre el botón Aceptar y volvemos a la ventana Diseño
de consulta.
La ventana de diseño será parecida a la de una consulta de selección, en ella

definimos la consulta de selección para obtener los datos a grabar en la nueva
tabla, la única diferencia es que tiene una nueva fila Anexar a:.
Si abrimos las propiedades de la consulta haciendo clic sobre el botón
de la pestaña Diseño veremos en la propiedad Tabla de destino el

nombre de la tabla destino y en Base de datos de destino la base de datos
donde se encuentra la tabla destino.
En la fila Anexar a: indicamos el campo destino, en qué campo de la tabla
destino queremos dejar el valor definido en esa columna.
En la fila Campo: indicamos el valor que queremos se grabe en el campo

destino, este valor puede ser un campo del origen, un valor fijo, o cualquier
expresión válida.
Podemos incluir un criterio de búsqueda para seleccionar del origen los

registros que se insertarán en el destino.
Cuando no rellenamos algún campo del destino, el campo se rellenará con el

valor que tenga en su propiedad Valor predeterminado. En nuestro ejemplo no
se anexa nada a los campos Fecha inicial y Fecha final por lo que se rellenarán
a nulo (su valor predeterminado).
Cuando la tabla tiene una columna de tipo contador, lo normal es no asignar

valor a esa columna para que el sistema le asigne el valor que le toque según
el contador, si por el contrario queremos que la columna tenga un valor
concreto, lo indicamos en la fila Campo:.
Si la tabla destino tiene clave principal y en ese campo intentamos no asignar

valor, asignar el valor nulo o un valor que ya existe en la tabla, Access no
añade la fila y da un mensaje de error de 'infracciones de clave'. Por eso en
nuestro ejemplo asignamos al campo Número Curso el valor de la expresión
[Código Curso] + 1000 para que no se generen códigos duplicados que
ocasionarían errores (suponiendo que los códigos de curso que tenemos
actualmente no llegan a 1000).
Si tenemos definido un índice único (sin duplicados) e intentamos asignar un
valor que ya existe en la tabla también devuelve el mismo error.
Si la tabla destino está relacionada con otra, se seguirán las reglas de

integridad referencial.
Para practicar puedes realizar el Ejercicio Consultas de datos anexados
Objetivo
Practicar las operaciones de Crear consultas de datos anexados.
Añadir a la tabla Cursos los cursos de la tabla Nuevos cursos que te

proporcionamos en la base de datos AULACLIC_CLASES de la carpeta
ejercicios. Para eso primero deberás copiar esta base de datos a la carpeta Mis
ejercicios de tu disco duro.
1. Abre la base de datos AULACLIC_CLASES.accdb de la carpeta Mis ejercicios.

3. Haz clic en la tabla Nuevos Cursos. Siempre empezamos por definir el origen
de datos, vamos a coger los cursos de la tabla Nuevos cursos.
campos que nos hacen falta (los que queremos insertar y los que necesitamos
para incluir criterios de selección, en nuestro ejercicio queremos insertar todos
los cursos por lo que no pondremos criterios de selección).
6. Haz doble clic sobre el campo nuevos cursos.* para seleccionar de golpe todos
los campos. Lo podemos hacer porque los campos de la tabla Nuevos cursos
están en el mismo orden que los campos de la tabla Cursos.
7. Haz clic en el botón Anexar de la pestaña Diseño.
8. Escribir el nombre de la tabla donde queremos insertar las filas Cursos.
9. Como la tabla Cursos se encuentra en la base de datos Clases.accdb,
selecciona la opción Otra base de datos: y pulsa Examinar... aparecerá el
cuadro de diálogo para buscar en el árbol de carpetas, busca la carpeta Mis
ejercicios y haz doble clic sobre el nombre clases.accdb. En el cuadro Nombre
de archivo: debe aparecer el de la base de datos que has seleccionado.
10. Haz clic en el botón Aceptar para volver a la ventana Diseño de consulta.
11. En la fila Anexar a: observa que Access ha puesto automáticamente cursos.*
(todos los campos de la tabla Cursos).
12. Haz clic en el botón Vista Hoja de datos de la pestaña Inicio para comprobar
los datos que se insertarán.
13. Haz clic en el botón Ejecutar para insertar los registros.

14. Cierra la consulta poniéndole el nombre Añadir nuevos cursos y luego cierra la
base.
10.4. Consulta de eliminación
Las consultas de eliminación son consultas que eliminan de una tabla los
registros que cumplen el criterio de búsqueda especificado.
Para crear una consulta de eliminación:
Añadimos la tabla de la que queremos borrar los registros.
Hacemos clic en el botón Eliminar de la pestaña Diseño:
A partir de ese momento la cuadrícula cambia de aspecto, han desaparecido

las filas Orden: y Mostrar: por carecer de sentido aquí y en su lugar tenemos la
fila Eliminar: como puedes en el ejemplo que te ofrecemos a continuación:
El Origen de la consulta puede ser una tabla, una consulta o una combinación
de tablas. Se utiliza una combinación de tablas cuando necesitamos borrar
registros de una tabla pero necesitamos la otra tabla para el criterio de
búsqueda.
En la cuadrícula QBE solamente ponemos el campo o campos que intervienen

en los criterios de búsqueda y si el origen de la tabla tiene varias tablas,
pondremos una columna para indicar de qué tabla queremos eliminar los
registros. En este caso también debemos cambiar las propiedades de la
consulta para que nos permita ejecutarla. Haciendo clic en el botón Hoja de
propiedades de la pestaña Diseño, y cambiando la propiedad Registros únicos
a Sí.
En la fila Eliminar: podemos seleccionar dos opciones, la opción Dónde indica

un criterio de búsqueda, y la opción Desde indica que queremos borrar los
registros de la tabla especificada en esa columna. Por ejemplo:
Con esta consulta eliminamos los cursos (Desde la tabla Cursos) que tengan
alumnos de Valencia (Dónde Población = "Valencia").
Cuando el origen es una sola tabla la columna Desde no es necesaria.

Si NO se indica un criterio de búsqueda, se borran TODOS los registros de la
tabla.
Para ver los datos que se borrarán antes de realizar la eliminación podemos
hacer clic sobre el tipo de vista Hoja de datos de la pestaña Inicio.
Para ejecutar la consulta hacer clic sobre el botón . Al ejecutar la consulta

se realizará la eliminación de los registros de la tabla aunque previamente nos
avisa que va a eliminar tantas filas y nosotros podemos cancelar esa
eliminación.
Una vez borrados, los registros no se pueden recuperar.
Si la tabla donde borramos está relacionada con otras tablas se podrán borrar o
no los registros siguiendo las reglas de integridad referencial definidas en esas
relaciones. Si no puede borrar todas las filas que tenía que borrar nos manda
un mensaje avisándonos que no ha podido eliminar tantas filas por infringir
esas reglas.
Para practicar puedes realizar el Ejercicio Consultas de eliminación
Objetivo
Practicar las operaciones de Crear una consulta de eliminación.
Vamos a crear una consulta para eliminar los cursos que añadimos en el
ejercicio anterior (tienen todos un código mayor que 2000).

abierta.
campos que nos hacen falta para definir los criterios de selección de los
registros a eliminar.
6. Haz doble clic sobre el campo Codigo Curso.

7. Escribe en la fila Criterio > 2000.
8. Haz clic en el botón Eliminar de la pestaña Diseño.
9. En la fila Eliminar: observa que Access ha puesto Donde.
10. Haz clic en el botón Vista Hoja de datos de la pestaña Inicio para comprobar
las filas que se borrarán (sólo veremos el código de los cursos pero se borrará
la fila entera). En este caso aparecerán el código 2001, 2002 y 2003.
11. Vuelve a la Vista Diseño y haz clic en el botón Ejecutar para borrar los
registros. Cuando se muestre la ventana de aviso, acepta la eliminación
pulsando Sí.
12. Cierra la consulta poniéndole el nombre Eliminar cursos.
13. Abre la tabla Cursos para comprobar que el registro ya no se encuentra ahí, y
luego cierra la base.
Abre la base de datos Concesionario de la carpeta Mis ejercicios.
1. Crea la consulta Crear revisiones Ford que genere una nueva tabla que se
llamará Revisiones Ford y que contendrá los registros de Revisiones que sean
de coches de la marca Ford.
2. Crea la consulta Subir precio que permita subir un 5% el precio de los coches
Ford.
3. Crea la consulta Eliminar revisiones Ford que elimine los registros de
Revisiones que sean de coches de la marca Ford.
4. Crea la consulta Recuperar revisiones que recupere los registros borrados en
la consulta anterior a partir de la tabla que creamos en el apartado 1.
Abre la base de datos Clinica de la carpeta Mis ejercicios.
1. Crea la consulta Crear pacientes no ingresados que genere una nueva tabla
que se llamará Pacientes no ingresados y que contendrá los registros de
Pacientes que no estén en la tabla Ingresos.
2. Crea la consulta Cambiar habitacion que cambie los enfermos de la habitacion
504 a la 505.
3. Crea la consulta Eliminar no ingresados que elimine los registros de Pacientes
que no estén en la tabla Ingresos.
4. Crea la consulta Recuperar Pacientes que recupere los registros borrados en la
consulta anterior.

Unidad 11. Los formularios (I)
Los formularios sirven para definir pantallas generalmente para editar los
registros de una tabla o consulta.
En esta unidad veremos cómo crear un formulario, manejarlo para la edición de

registros y cambiar su diseño.
11.1. Crear formularios
Para crear un formulario tenemos varias opciones.
Podemos acceder a todas ellas desde la pestaña Crear:
Formulario consiste en crear automáticamente un nuevo formulario que

contiene todos los datos de la tabla, consulta o informe seleccionado en el
Panel de Navegación.
Diseño del formulario abre un formulario en blanco en la Vista Diseño y

tenemos que ir incorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en
él. Este método no se suele utilizar ya que en la mayoría de los casos es más
cómodo y rápido crear un autoformulario o utilizar el asistente y después sobre
el formulario creado modificar el diseño para ajustar el formulario a nuestras
necesidades. En esta unidad veremos más adelante cómo modificar el diseño
de un formulario.
Formulario en blanco consiste en crear un nuevo formulario sin contenido,

pero en vez de abrirse en Vista Diseño como la anterior opción, se abrirá en
Vista Presentación. Esta vista ofrece ventajas, como poder incorporar datos
simplemente arrastrando el objeto (consulta, informe, tabla...) desde el Panel
de Navegación.
Asistente para formularios utiliza un asistente que nos va guiando paso por
paso en la creación del formulario.
Navegación te permite crear un formulario dedicado a la navegación, que

simula la estructura típica de menús de una página web. Podrás elegir entre
seis diseños distintos.
Más formularios despliega un menú con otros tipos de formularios
disponibles, como Varios elementos, Hoja de datos, Formulario dividido y
Cuadro de diálogo modal.
11.2. El asistente para formularios
Esta es la modalidad más sencilla y dirigida de creación de formularios.
El asistente se inicia desde la pestaña Crear > grupo Formularios > botón
Asistente para formulario. Esta es la primera ventana:
En ella elegimos en qué tabla o consulta se basará el formulario y los campos
que queremos incluir en él.
Para elegir el origen (tabla o consulta), lo seleccionamos del desplegable

superior. Si queremos sacar datos de más de una tabla lo mejor es crear una
consulta previamente que convine los datos y luego crear el formulario sobre
ella.
A continuación seleccionamos los campos a incluir en el formulario haciendo

clic sobre el campo y pulsando el botón o simplemente haciendo doble clic
sobre el campo.
Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botón y el campo se quita

de la lista de campos seleccionados.
Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botón
o deseleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botón
.
Una vez seleccionada la distribución que nos interesa pulsamos el botón

Siguiente y aparece la siguiente pantalla:
En esta pantalla elegimos la distribución de los datos dentro del formulario. Al
seleccionar una opción de formato aparecerá a su izquierda el aspecto que
tendrá el formulario con esa distribución.
A continuación, pulsamos el botón Siguiente> y aparece la ventana que puedes

ver a continuación...
En esta ventana el asistente nos pregunta el título del formulario, este título
también será el nombre asignado al formulario.
En anteriores versiones disponíamos de un paso previo que nos permitía

incorporar cierto estilo utilizando las distintas opciones de diseño disponibles.
En Office 2010 se opta por eliminar este aspecto estético en la propia creación
del formulario. Será más adelante cuando lo manipularemos para incorporar
estilos, utilizando los temas disponibles.
Antes de pulsar el botón Finalizar podremos elegir entre:
Abrir el formulario para ver o introducir información en este caso veremos el

resultado del formulario preparado para la edición de registros, por ejemplo:
o bien, Modificar el diseño del formulario, si seleccionamos esta opción

aparecerá la vista Diseño de formulario donde podremos modificar el aspecto
del formulario, por ejemplo:
11.3. Editar datos de un formulario
Para editar , debemos abrirlo haciendo doble clic en él, desde el Panel de
navegación. También lo puedes abrir con el botón derecho del ratón,
Seleccionando en el menú contextual.
El formulario que has creado mostrará sus datos en la Vista Formulario.
Podemos a continuación buscar datos, reemplazar valores, modificarlos como

si estuviéramos en la vista Hoja de datos de una tabla, desplazarnos a lo largo
de la tabla utilizando la barra de desplazamiento por los registros
que ya conocemos, lo único que cambia es el
aspecto de la pantalla.
Para practicar lo visto hasta ahora puedes realizar el Ejercicio Crear

formularios.
11.4. La Vista Diseño de formulario
La vista diseño es la que nos permite definir el formulario, en ella le indicamos

a Access cómo debe presentar los datos del origen del formulario, para ello nos
servimos de los controles que veremos más adelante.
Para entrar en la vista diseño debemos buscar el formulario en el Panel de
Navegación y hacer clic derecho sobre él para seleccionar la opción
en el menú contextual. O bien abrirlo y luego cambiar la vista
desde el botón que ya conocemos de la pestaña Inicio.
Nos aparece la ventana Diseño de formulario:
El área de diseño consta de tres secciones:
La sección Encabezado de formulario, en ella ponemos lo que queremos que

aparezca al principio del formulario.
La sección Detalle, en ella aparecerán los registros del origen del formulario, o
varios registros o uno sólo por pantalla según el tipo de formulario. Aunque se
visualicen varios registros en una pantalla, debemos indicar en la sección
Detalle el diseño correspondiente a un sólo registro.
La sección Pie de formulario, en ella ponemos lo que queremos aparezca al

final del formulario.
Podemos mostrar u ocultar el encabezado o el pie desde la opción Encabezado

o Pie del formulario del menú contextual de los mismos.
Alrededor del área de diseño tenemos unas reglas que nos permiten medir
las distancias y los controles, también disponemos de una cuadrícula que nos
ayuda a colocar los controles dentro del área de diseño.
Para ver u ocultar las reglas o la cuadrícula tenemos las opciones Regla y
Cuadrícula respectivamente, que también puedes ver en la imagen anterior del
menú contextual del formulario.
11.5. La pestaña Diseño de formulario
En este apartado veremos las opciones más interesantes de la pestaña de

Diseño que aparece cuando entramos en la Vista Diseño del formulario.
El primer botón que vemos está localizado en el grupo Vistas, y nos permite
pasar de una vista a otra. Lo utilizaremos mucho.

Si lo desplegamos podemos elegir entre Vista Diseño (la que estamos
describiendo ahora) y la Vista Formulario que nos presenta los datos del origen
del formulario tal como lo tenemos definido en la vista diseño.
Además disponemos de la Vista Presentación que nos permite trabajar casi del
mismo modo en que lo hacemos con la Vista Diseño pero con las ventajas de
la Vista Formulario, pues nos muestra a tiempo real los datos del formulario
para que nos hagamos una idea aproximada de cómo será su aspecto final.
En el grupo Temas encontrarás herramientas para dar un estilo homogéneo

al formulario. Lo veremos más adelante.
En la parte central puedes ver el grupo Controles en el que aparecen todos

los tipos de controles para que sea más cómodo añadirlos en el área de diseño
como veremos más adelante. También encontramos algunos elementos que
podemos incluir en el encabezado y pie de página.
En el grupo Herramientas podrás encontrar el botón Agregar campos

existentes entre otros, que hace aparecer y desaparecer el cuadro Lista de
campos en el que aparecen todos los campos del origen de datos para que sea
más cómodo añadirlos en el área de diseño como veremos más adelante.
Todo formulario tiene asociada una página de código en la que podemos

programar ciertas acciones utilizando el lenguaje VBA (Visual Basic para
Aplicaciones), se accede a esta página de código haciendo clic sobre el botón
.
Con el botón hacemos aparecer y desaparecer el cuadro

Propiedades del control seleccionado. Puedes ver cómo funciona la hoja de
propiedades en el siguiente básico . Si lo que quieres es profundizar en las
propiedades del formulario haz clic aquí .
Recuerda que en cualquier momento puedes hacer clic en el botón para

acceder a la ayuda de Access.
11.6. Temas
Un tema es un conjunto de formatos que conforman el estilo general que

presenta un formulario. Engloba los colores, la fuente y los distintos efectos que
utilizará por defecto. Si cambias el tema, no lo cambiarás únicamente al
formulario en cuestión, sino a todos ellos. Ésto no implica que no se pueda
personalizar alguno de sus elementos de forma independiente, de hecho
podemos hacerlo con las herramientas de la pestaña Formato.
Para cambiar el tema nos situaremos en la pestaña Diseño de las

Herramientas de diseño de formulario, en el grupo Temas.
Desde el botón Temas, podremos seleccionar de una amplia lista el que más
nos guste.
En anteriores versiones no existían los temas, sino que en el momento de la

creación del formulario se utilizaban unas plantillas con un estilo determinado.
El concepto es similar, con la ventaja de que los temas son más flexibles.
Si habilitamos las actualizaciones de contenido de Office.com, Access se

conectará con la página web de Microsoft para adquirir más temas cuando
éstos estén disponibles.
Podemos crear nuestro propio tema. Si establecemos los estilos con los
colores de nuestra empresa, por ejemplo, podemos pulsar Guardar tema
actual... para conservarlo y utilizarlo en otros formularios.
Para recuperar un tema personalizado y aplicarlo a nuestro libro, haremos clic

en Buscar temas... y lo buscaremos entre las carpetas de nuestro equipo, allá
donde lo hayamos guardado.
Si hay un tema que se aproxima a lo que buscas, pero no es exactamente lo

que desearías, puedes cambiar alguno de sus aspectos mediante los botones
Colores y Fuentes.
11.7. El grupo Controles
Para definir qué información debe aparecer en el formulario y con qué formato,
se utilizan lo que llamamos controles. Un control no es más que un objeto que
muestra datos, realiza acciones o se utiliza como decoración. Por ejemplo,
podemos utilizar un cuadro de texto para mostrar datos, un botón de comando
para abrir otro formulario o informe, o una línea o un rectángulo para separar y
agrupar controles con el fin de hacerlos más legibles.
En el grupo Controles de la pestaña Diseño tenemos un botón por cada tipo de

controles que se pueden añadir al formulario. Puedes verlos todos pulsando la
flecha inferior derecha del recuadro que los contiene:
Cuando queremos crear varios controles del mismo tipo podemos bloquear el
control haciendo clic con el botón secundario del ratón sobre él. En el menú
contextual elegiremos Colocar varios controles.
A partir de ese momento se podrán crear todos los controles que queramos de
este tipo sin necesidad de hacer clic sobre el botón correspondiente cada vez.
Para quitar el bloqueo hacemos clic sobre el botón o volvemos a

seleccionar la opción del menú contextual para desactivarla.
El botón activará o desactivará la Ayuda a los controles. Si lo tenemos

activado (como en la imagen) al crear determinados controles se abrirá un
asistente para guiarnos.
Ahora vamos a ver uno por uno los tipos de controles disponibles:
Icono Control Descripción

Vuelve a dar al cursor la funcionalidad de selección, anulando
Seleccionar
cualquier otro control que hubiese seleccionado.
Se utiliza principalmente para presentar un dato almacenado

en un campo del origen del formulario. Puede ser de dos
tipos: dependiente o independiente.
- El cuadro de texto dependiente depende de los datos de un

campo y si modificamos el contenido del cuadro en la vista
Formulario estaremos cambiando el dato en el origen. Su
Cuadro de texto propiedad Origen del control suele ser el nombre del campo a
la que está asociado.
- El cuadro de texto independiente permite por ejemplo
presentar los resultados de un cálculo o aceptar la entrada de
datos. Modificar el dato de este campo no modifica su tabla
origen. Su propiedad Origen del control será la fórmula que
calculará el valor a mostrar, que siempre irá precedida por el
signo =.
Sirve para visualizar un texto literal, que escribiremos

Etiqueta
directamente en el control o en su propiedad Título.
Al pulsarlo se ejecutará la acción que se le indique, tanto

Botón acciones personalizadas como acciones predefinidas de entre
las más de 30 disponibles en su asistente.
Control de Permite organizar la información a mostrar en pestañas

pestaña distintas.
Para incluir un enlace a una página web, un correo

Hipervínculo
electrónico o un programa.
Control de Permite incrustar una página web en el formulario, indicando

explorador web su dirección.
Inserta en el formulario un objeto que facilita la navegación

Control de
por él. Tiene el mismo efecto que crear directamente un
navegación
formulario de tipo Navegación.
Permite delimitar una serie de opciones disponibles que

guardan una relación entre sí. Por ejemplo el grupo Género
que podría englobar las opciones Hombre y Mujer.
Grupo de
Se recomienda utilizarlo cuando no haya muchas opciones. Si
opciones
son más es preferible ahorrar espacio con cuadros de lista o
combinados.
Se definen sus opciones mediante un asistente.
Insertar salto de No tiene efecto en la Vista Formulario pero sí en la Vista

línea Preliminar y a la hora de imprimir.
Es una lista de posibilidades entre las que el usuario puede
Cuadro
escoger si la despliega.
combinado
Se definen sus opciones mediante un asistente.
Representación gráfica de datos que ayuda a su

Gráfico
interpretación de forma visual.
Permite dibujar líneas en el formulario, para ayudar a

Línea
organizar la información.
Se suele utilizar para añadir una nueva opción a un grupo de

opciones ya creado. También se puede utilizar para presentar
Botón de alternar
un campo de tipo Sí/No, si el campo contiene el valor Sí, el
botón aparecerá presionado.
A diferencia del cuadro combinado, la lista de valores aparece

desplegada en todo momento. Esto favorece la posibilidad de
seleccionar más de una opción a la vez.
Cuadro de lista
Al igual que los cuadros combinados un cuadro de lista puede
tener una o más columnas, que pueden aparecer con o sin
encabezados. Se define mediante un asistente.
Permite dibujar rectángulos en el formulario, para ayudar a

Rectángulo

Casilla de opciones ya creado, o para presentar un campo de tipo Sí/No.
verificación Si el campo contiene el valor Sí, la casilla tendrá este aspecto
, sino este otro .
Para insertar archivos como un documento Word, una hoja de

Marco de objeto
cálculo, etc. No varian cuando cambiamos de registro
independiente
(independientes), y no están en ninguna tabla de la base.
Esta es la forma más moderna y óptima de incluir archivos en

un formulario. Equivale a los marcos de objeto, solo que
Datos adjuntos Datos adjuntos está disponible para las nuevas bases hechas
en Access 2007 o versiones superiores (.accdb) y los marcos
pertenecen a las versiones anteriores (.mdb).

opciones ya creado, o para presentar un campo de tipo Sí/No.
Botón de opción
Si el campo contiene el valor Sí, el botón tendrá este aspecto
, sino, este otro .
Para incluir un subformulario o subinforme dentro del

Subformulario/ formulario. Un asistente te permitirá elegirlo.
Subinforme En versiones anteriores un formulario no podía incluir un
subinforme, en este aspecto se ha mejorado.
cálculo, etc. Varian cuando cambiamos de registro
Marco de objeto
(dependientes), porque se encuentran en una tabla de la
dependiente
base. Ejemplos: La foto o el currículum de una persona, las
ventas de un empleado, etc.
Permite insertar imágenes en el formulario, que no

Imagen dependerán de ningún registro. Por ejemplo, el logo de la
empresa en la zona superior.
Por último podemos añadir más controles, controles más complejos con el
botón .
Puedes practicar esto realizando el Ejercicio Crear controles.
Objetivo
Saber crear controles en los formularios.
Ejercicio 1.
Abrir la base de datos Clases.accdb que se encuentra en la carpeta Mis

ejercicios.
Vamos a modificar el diseño del formulario Alumnos en columnas.
1. Haz clic derecho sobre el formulario Alumnos en columnas en el Panel de

Navegación.
2. Selecciona la opción del menú contextual.
Primero añadiremos un cuadro de texto.
Vamos a añadir en el encabezado del formulario la fecha de hoy. Para ello

debemos añadir un cuadro de texto ya que contendrá un valor variable.
3. Haz clic sobre el botón de la pestaña Diseño.

4. Posiciona el puntero del ratón en el lugar donde quieres poner la fecha, pulsa
el botón izquierdo del ratón y sin soltarlo arrastra el ratón dejando el control de
un tamaño apropiado, luego suelta el botón.
Si está activado el icono aparecerá el asistente. Para este punto,
desactívalo.
5. Haz clic dentro del control y escribe = fecha() , fecha() es una función que
devuelve la fecha del sistema. Tenemos que poner el signo = para que Access
sepa que lo que viene a continuación es una función o una expresión que tiene
que calcular.
Ahora quitaremos la etiqueta del control ya que no hace falta y carga más
nuestro formulario.
6. Haz clic sobre la etiqueta.

7. Pulsa la tecla DEL o SUPR.
8. Cambia a la Vista Formulario desde el botón Ver para ver el resultado.
9. Vuelve a la Vista Diseño.
Ejercicio 2.

Ahora vamos a añadir un cuadro combinado para introducir el código de

curso mediante una lista desplegable, y para poder elegir el curso por su
nombre aunque después guardemos en la tabla Alumnado el código de curso
no el nombre.
1. Asegúrate que el botón Asistentes para controles de la pestaña Diseño esté

activado (debe aparecer el fondo naranja). Si no lo está haz clic sobre él,
aparecerá activado.
2. Haz clic sobre el botón .

3. Posiciona el puntero del ratón en el lugar donde quieres poner el control.
Nosotros lo colocaremos en la zona Detalle, bajo los controles existentes, justo
debajo del control que muestra el código del curso. Pulsa el botón izquierdo del
ratón y sin soltarlo arrastra el ratón dejando el control de un tamaño apropiado,
luego suelta el botón. Como tenemos el botón Asistentes para controles
activado se abrirá la ventana del asistente.
4. Elige la opción Deseo que el cuadro combinado busque los valores en una
tabla o consulta.
6. Elige la tabla Cursos ya que queremos que en la lista aparezcan todos los
cursos creados en esa tabla.
7. Pulsa el botón Siguiente. Se abre la siguiente ventana.
Vamos a elegir tres campos, el código de curso, el nombre del curso y el nº de

horas.
8. En la lista de la izquierda estará resaltado el primer campo (Codigo curso), haz

clic sobre el botón y el campo pasará a la derecha.
9. Haz clic otra vez sobre el botón y el campo nombre curso pasará a la
derecha.
10. Haz clic otra vez sobre el botón para pasar también el campo nºhoras.
12. En la siguiente ventana podemos elegir un campo para que se ordene. Elige
Nombre Curso para que se ordene alfabéticamente, y pulsa Siguiente.
En la siguiente ventana podemos variar el ancho de las columnas de la lista. La

lista puede visualizar varias columnas pero cuando seleccionamos una fila de
la lista podremos recoger el valor de una sola columna, esa es la columna
clave. En nuestro ejemplo queremos que en la lista aparezca el nombre del
curso y el nº de horas para que le sea más fácil al usuario elegir el curso, pero
sólo se recogerá el código del curso para colocarlo en el campo Curso de
Alumnado por lo que la columna clave es la que contiene Codigo curso.
13. Quita la marca de la opción Ocultar la columna clave. Verás que aparece la
columna Codigo curso.
14. Vuelve a marcar la opción porque no queremos que aparezca en la lista.
15. Haz más ancha la columna del nombre de curso y más estrecha la de nº de
horas.
17. Selecciona la opción Almacenar el valor en el campo:.
18. Elige de la lista desplegable que aparece a la derecha de la opción el campo
Curso. De esta forma cuando el usuario seleccione una fila de la lista, el código
del curso correspondiente a esa fila se almacenará en el campo Curso de la
tabla Alumnado.
20. Cambia si quieres el título de la etiqueta. Nosotros le llamaremos Curso.
21. Pulsa el botón Finalizar.
Veamos el resultado:
22. Haz clic sobre el botón de Ver para pasar a la Vista Formulario y ver el
resultado.
23. Asigna a los alumnos los códigos de cursos que te indicamos a continuación.
Código Alumnado Curso
1 Informática
2 Informática
3 Inglés
4 Internet
5 Internet
Observamos que le falta a la lista un encabezado, vamos a añadírselo.
1. Vuelve a la Vista Diseño haciendo clic sobre el botón de Vistas en la pestaña

Inicio.
2. Selecciona el cuadro combinado haciendo clic sobre él.
3. Abre el cuadro Propiedades haciendo clic en el botón de la pestaña

Diseño.
4. Busca la propiedad Encabezado de columnas y ponla a Sí haciendo doble clic
sobre ella por ejemplo.
5. Haz clic sobre el botón de Vistas de la pestaña Diseño para pasar a la Vista
Formulario y ver el resultado.
6. Despliega el cuadro combinado y observa que ahora aparece un encabezado
con el nombre de los campos que forman las columnas.
Ejercicio 3.

Vamos a añadir un control cuadro de lista también para el campo Curso para
ver la diferencia entre un cuadro de lista y un cuadro combinado.
1. Asegúrate que el botón Asistentes para controles de la pestaña Diseño esté

activado (debe aparecer sobre fondo naranja). Si no lo está haz clic sobre él,
aparecerá activado.
2. Haz clic sobre el botón Cuadro de lista .

3. Posiciona el puntero del ratón en el lugar donde quieres poner el control, pulsa
el botón izquierdo del ratón y sin soltarlo arrastra el ratón dejando el control de
un tamaño apropiado, luego suelta el botón. Como tenemos el botón Asistentes
para controles activado se abrirá la ventana del asistente.
4. Elige la opción Deseo que el cuadro de lista busque los valores en una tabla o
consulta.
6. Elige la tabla Cursos ya que queremos que en la lista aparezcan todos los
cursos creados en esa tabla.
7. Pulsa el botón Siguiente. Se abre la siguiente ventana.
Vamos a elegir tres campos, el código de curso, el nombre del curso y el nº de

horas.
8. En la lista de la izquierda estará resaltado el primer campo (Codigo curso), haz

clic sobre el botón y el campo pasará a la derecha.
9. Haz clic otra vez sobre el botón y el campo nombre curso pasará a la
derecha.
10. Haz clic otra vez sobre el botón para pasar también el campo nºhoras.
12. En la siguiente ventana podemos elegir un campo para que se ordene. Elige
Nombre Curso para que se ordene alfabéticamente, y pulsa Siguiente.
En la siguiente ventana podemos variar el ancho de las columnas de la lista. La

lista puede visualizar varias columnas pero cuando seleccionamos una fila de
la lista podremos recoger el valor de una sola columna, esa es la columna
clave. En nuestro ejemplo queremos que en la lista aparezca el nombre del
curso y el nº de horas para que le sea más fácil al usuario elegir el curso, pero
sólo se recogerá el código del curso para colocarlo en el campo Curso de
Alumnado por lo que la columna clave es la que contiene Codigo curso.
13. Quita la marca de la opción Ocultar la columna clave. Verás que aparece la
columna Codigo curso.
14. Vuelve a marcar la opción porque no queremos que aparezca en la lista.
15. Haz más ancha la columna del nombre de curso y más estrecha la de nº de
horas.
17. Selecciona la opción Almacenar el valor en el campo:.
18. Elige de la lista desplegable que aparece a la derecha de la opción el campo
Curso. De esta forma cuando el usuario seleccione una fila de la lista, el código
del curso correspondiente a esa fila se almacenará en el campo Curso de la
tabla Alumnado.
20. Cambia si quieres el título de la etiqueta.
21. Pulsa el botón Finalizar.
Veamos el resultado:
22. Haz clic sobre el botón de Vistas para pasar a la Vista Formulario y ver el
resultado.
23. Asigna a los alumnos los códigos de cursos que te indicamos a continuación.
Código Alumnado Curso
6 Animación
7 Animación
8 Inglés
9 Informática
10 Animación
24. Guarda el formulario. Lo utilizaremos en el siguiente ejercicio.

11.8. Subformularios
Como hemos visto, existe un control para insertar un subformulario dentro del
formulario principal . Una combinación formulario/subformulario se llama a
menudo formulario jerárquico, formulario principal/detalle o formulario
principal/secundario.
Los subformularios son muy eficaces cuando se desea mostrar datos de tablas
o consultas con una relación uno a varios. Por ejemplo, podemos crear un
formulario para mostrar los datos de la tabla Cursos con un subformulario para
mostrar los alumnos matriculados en cada curso.
El formulario principal y subformulario de este tipo de formularios están

vinculados para que el subformulario presente sólo los registros que están
relacionados con el registro actual del formulario principal (que el subformulario
presente sólo los alumnos matriculados en el curso activo).
Para practicar esas operaciones puedes realizar el Ejercicio Crear

subformularios.
11.9. Trabajar con controles
Seleccionar controles.
Para seleccionar un control basta hacer clic sobre él. Cuando un control está
seleccionado aparece rodeado de cuadrados que llamaremos controladores de
movimiento (los más grandes) y controladores de tamaño (los más pequeños)
como vemos en la siguiente imagen:
A veces puede resultar un poco complicado seleccionar controles porque, o

bien son demasiado pequeños o finos (como en el caso de las líneas), o
porque se encuentran solapados. En estos casos es muy útil utilizar la lista
desplegable de selección de controles que se encuentra en la parte superior de
la Hoja de Propiedades que puedes mostrar haciendo clic en el botón Hoja de
Propiedades en la pestaña Diseño.
Seleccionar un control de esta forma es muy sencillo, solo tienes que desplegar
la lista y seleccionar el control que te interesa.
Para seleccionar varios controles, mantener pulsada la tecla CTRL y hacer clic
en cada uno de los controles a seleccionar sobre el formulario.
Si queremos seleccionar varios controles contiguos hay una forma más rápida:
pulsar el botón izquierdo del ratón sobre el fondo del área de diseño y sin
soltarlo arrastrarlo, vemos que aparece dibujado en el área de diseño un
cuadrado, cuando soltemos el botón del ratón, todos los controles que entren
en ese cuadrado quedarán seleccionados (no hace falta que el control se
encuentre completamente dentro del cuadrado).

Añadir controles
Para añadir al formulario un nuevo campo del origen, deberás abrir la Lista de
campos haciendo clic en el botón Agregar campos existentes en la pestaña
Diseño.
En esta ventana aparecen todos los campos del origen del formulario. A
continuación hacer clic sobre el campo a añadir y sin soltar el botón del ratón
arrastrar el campo en el área del formulario hasta el lugar donde queremos que
aparezca el campo. Access creará automáticamente una etiqueta con el
nombre del campo, y un cuadro de texto asociado al campo.
También podremos añadir campos de otras tablas distintas a la de origen.
Si queremos añadir otro tipo de control, como por ejemplo una imagen, utiliza la
sección Controles y campos que hemos visto en el apartado anterior, lo
encontrarás en la pestaña Diseño. Haz clic sobre el tipo de control que
queremos añadir, verás que el cursor ha tomado otra forma, ahora nos
posicionamos en el área del formulario donde queremos definir el control,
apretamos el botón izquierdo del ratón y manteniéndolo apretado arrastramos
el ratón hasta dejar el control del tamaño deseado.
Copiar controles
Copiar controles es muy rápido y útil si deseas introducir varios contorles de un

mismo tipo. Sólo tienes que seleccionar el control a duplicar y hacer clic en el
botón Copiar de la pestaña Inicio (también puedes utilizar la combinación de
teclas Ctrl+C). Luego pégalos en el formulario utilizando el botón Pegar de la
pesaña Inicio o la combinación de teclas Ctrl+V.
Este método te ayudará a crear rápidamente varios controles de un mismo tipo.
Es especialmente útil si ya le has dado un tamaño personalizado al control y
quieres que el resto sean idénticos.
Ten en cuenta que cuando un control es duplicado, su copia aparece con un

nombre diferente. Puedes modificar este nombre desde sus Propiedades, si
tienes abierto el panel o desde su menú contextual.
Para mover un control de sitio, haz clic sobre él para seleccionarlo y

arrástralo. Deberás hacerlo cuando el cursor tenga la siguiente forma:
. De esa forma moverás tanto el propio control como su etiqueta

asociada. Si lo que quieres hacer es mover únicamente un elemento (bien la
etiqueta, bien el control que representa el dato) deberás hacer lo mismo pero
situándote justo sobre el cuadro gris de la esquina superior izquierda.Así, lo
moverás de forma independiente.
Para mover varios controles a la vez, seleccionarlos y mover uno de ellos: se

moverán todos.
Continúa viendo como trabajar con controles en la siguiente página...
Cambiar el tamaño de los controles.
Para cambiar el tamaño de un control hay que seleccionarlo para que

aparezcan los controladores de tamaño. A continuación mover el ratón encima
de uno de los controladores de tamaño, cuando el puntero toma la forma de
una flecha doble pulsar el botón izquierdo del ratón y sin soltarlo arrastrarlo
hasta que el control tome el tamaño deseado.
Para cambiar el tamaño de varios controles a la vez, seleccionarlos y cambiar

el tamaño de uno de ellos, se cambiarán todos.
Para practicar esas operaciones puedes realizar el Ejercicio Modificar el

diseño de los controles.
11.10. Organizar y ajustar controles
Hemos visto cómo cambiar el tamaño y mover los controles de forma manual,
pero existen otras formas de hacerlo.
Vamos a ver las opciones disponibles en la pestaña Organizar.
Elegir la distribución de los datos.

Desde el grupo Tabla, podemos elegir si queremos que el formulario organice
sus controles de forma apilada o tabular. Para poder utilizar los botones,
deberás seleccionar previamente los controles a los que quieras aplicar la
distribución. Normalmente serán todos ellos.
- Apilado coloca un campo bajo el otro, con la etiqueta a la izquierda y el dato a

la derecha. Por lo tanto, cada registro estará en una página independiente y
tendremos que ir utilizando los botones para ir atrás y adelante en los registros.
- Tabular, en cambio, coloca las etiquetas en la zona superior y bajo ella todos
los campos organizados por columnas, de forma que cada fila es un registro
distinto.
Al utilizar estas distribuciones, los controles quedan bloqueados. No podrás

moverlos a placer o cambiar su tamaño de forma individualizada. Estas
restricciones nos aseguran que no romperemos el esquema perfectamente
alineado que Access crea. Si quieres ser libre de modificarlo, deberás pulsar el
botón Quitar diseño.

Para alinear varios controles, podemos moverlos uno a uno guiándonos por
la cuadrícula, pero tenemos una opción que nos permite realizar de forma más
cómoda esta tarea.
Seleccionamos los controles a alinear y, en el grupo Tamaño y orden,

pulsamos sobre Alinear. Se desplegará un menú con distintas opciones:
- A la cuadrícula alineará los controles seleccionados en el formulario

guiándose por la cuadrícula. Es decir, podremos alinear un único control o
varios a la vez.
- Izquierda, derecha, arriba y abajo, alineará los controles de forma relativa. Es

decir, si seleccionamos por ejemplo dos controles situados a distinta altura y
pulsamos Arriba, ambos se situarán a la misma altura que el más alto de ellos.
Por ello, no se pueden utilizar estas opciones si hay un único control
seleccionado.
Desde los botones Traer al frente y Enviar al fondo podemos controlar la

situación del control en términos de profundidad. Por ejemplo, si incluimos un
control de imagen, podríamos situarla detrás de (al fondo) otros controles,
como un botón o una etiqueta.

Utiliza las opciones del grupo Tamaño y orden para ajustar el tamaño y
espaciado de los controles.
Se procede de la misma forma que para alinear controles, seleccionamos los

controles que queremos ajustar y pulsamos Tamaño y espacio. Luego, hay que
elegir la opción que más nos interesa:
Con respecto al Tamaño de cada uno de los controles:
- Ajustar, hace el control lo suficientemente grande para que quepa todo su

contenido.
- A la cuadrícula: ajusta a la cuadrícula.
- Ajustar al más alto, al más corto, al más ancho y al más estrecho: todos los
controles toman la altura del más o menos alto, o la anchura del más o menos
ancho, respectivamente.

Con respecto al Espaciado que existe entre un control y otro:
- Igualar horizontal e Igualar vertical: mantiene la misma separación, ya sea

horizontal o vertical, entre los controles. Para que esto tenga sentido, deberá
haber seleccionados como mínimo tres controles, de modo que si A y B tienen
un espaciado determinado, B y C tengan el mismo.
- Aumentar horizontal, Disminuir horizontal y sus homólogos para el vertical, lo

que hacen es ir haciendo mayor o menor el espaciado de todos los controles
seleccionados.
Cuando queremos alinear y dejarlos del mismo tamaño es preferible primero

ajustar el tamaño y después alinearlos porque a veces al cambiar la anchura se
pierde la alineación.
En el grupo Posición se puede ajustar el margen de los controles que

seleccionamos.
Desde la opción Márgenes de control, podremos elegir entre unos márgenes

predefinidos: Ninguno, Estrecha, Medio, Ancha.
Utiliza la opción Delimitación para enlazar dos controles diferentes, de modo

que si modificas uno el otro se actualice para cuadrar con el primero.
Además de todas estas opciones, tenemos que tener en cuenta que Access
2016 incorpora una plantilla que facilita la colocación de los controles. Al
arrastrar un control, éste tenderá a autoajustarse. Ésto significa que mantendrá
la separación entre controles, posición, tamaño y espaciado adecuados al
formulario.
Si movemos el control de una columna a otra, se vera un marco con el espacio

que va a ocupar:
Y si tratamos de intercalar el control entre otros controles ya existentes, una

línea mostrará su nueva localización y al soltar se ajustará la estructura.
Nota: Hemos ocultado la cuadrícula para que el ejemplo sea más claro, pero
evidentemente estamos en la Vista Diseño.
En ocasiones no te interesará que se coloque donde Access elige, en tal caso

elige Quitar diseño y colócalo a tu gusto, a mano o con las opciones vistas
anteriormente.
En caso de tener alguna duda sobre las operaciones estudiadas, sería

aconsejable realizar el Ejercicio Ajustar el tamaño y alinear controles.
Objetivo
Practicar las opciones de ajustar tamaño y alinear controles en el diseño de

formularios.
Ahora modificaremos el diseño del formulario Cursos tabular.
1. Busca el formulario Cursos tabular haz clic derecho sobre él.

2. Selecciona la opción en el meú contextual.
Como vamos a ampliar algunos controles primero separaremos más los

campos para poder trabajar con más comodidad.
3. Selecciona todos los controles haciendo clic en una de las esquinas del
formulario y arrastrando el ratón sin soltar el botón hasta haber seleccionado
todos los controles en pantalla.
4. Para poder modificar la posición de los controles, primero pulsa Quitar diseño
en la pestaña Herramientas de diseño de formulario > Organizar.
5. En la pestaña de Organizar, haz clic en el botón Tamaño y espacio y

selecciona la opción Aumentar horizontal de la sección Espaciado.
6. Realiza el paso 5 varias veces para dejar bastante espacio entre cada campo.
Ahora, vamos a ajustar las etiquetas de los campos Codigo curso, y fechas al
contenido. Podríamos seleccionar cada uno y ampliarlo utilizando los
controladores de tamaño, pero hay una forma más rápida.
7. Haz clic sobre la etiqueta de Codigo curso, se seleccionará.
8. Pulsa la tecla Mayúsculas y sin soltarla haz clic sobre la etiqueta Fecha Inicio y
Fecha Final, quedarán las tres etiquetas seleccionadas.
9. Haz clic en la opción Ajustar del botón Tamaño y espacio.
Verás que las etiquetas se han hecho más estrechas.
Ahora observamos que las etiquetas de las fechas son más estrechas que los
controles que van a contener las fechas, vamos a dejarlos del mismo ancho:
Vamos a seleccionar la etiqueta de una fecha y su cuadro de texto a la vez.
10. Muéve el ratón por la sección Detalle por debajo del cuadro de texto
correspondiente al código de curso hasta que el puntero tome la forma .
11. Pulsa el botón izquierdo del ratón y sin soltarlo múeve el ratón hacia arriba,
verás que se va dibujando un rectángulo según mueves el ratón, cuando el
rectángulo toque los dos controles que quieres seleccionar suelta el botón del
ratón verás que desaparece el rectángulo y se han seleccionado los controles.
Esta es una forma muy rápida y cómoda de seleccionar varios controles
contiguos.
12. A continuación haz clic en el botón Tamaño y espacio y selecciona Ajustar al
más estrecho.
Ahora los dos controles tienen el mismo ancho pero no quedan alineados. No
quites la selección.
13. Haz clic en el botón Alinear y selecciona Izquierda.
Ahora los dos controles han quedado perfectamente alineados.
14. Repítelo para la otra fecha (pasos 12 y 13).
Ahora ajustaremos el alto de todos los campos de la línea de detalle.
15. Mueve el ratón por la parte izquierda de la sección detalle hasta que el puntero
tome la forma (casi en el borde donde termina el formulario).
16. Haz clic y se seleccionarán todos los controles de la línea.
17. A continuación haz clic en el botón Tamaño y espacio y elige Ajustar al más
alto.
Ahora todos los controles tienen el mismo alto.
18. Haz clic en el botón Alinear y elige Arriba .
Ahora los dos controles han quedado perfectamente alineados.
19. Cierra el formulario guardando los cambios.
20. Cierra la base.
1. Abrir la base de datos Concesionario de la carpeta Mis ejercicios.

2. Crear un formulario para la edición de registros de la tabla Clientes llamarlo
Mantenimiento Clientes.
3. Crear un formulario para la introducción y edición de registros de la tabla
Coches vendidos llamarlo Mantenimiento Coches vendidos.
Revisiones. Diseñarlo de tal forma que a la hora de introducir la matrícula el
usuario pueda ver el nombre del cliente que tiene la matrícula, llamarlo
Mantenimiento revisiones.
1. Abrir la base de datos Clinica de la carpeta Mis ejercicios.

2. Crear un formulario para la edición de registros de la tabla Pacientes llamarlo
Mantenimiento Pacientes.
Medicos llamarlo Mantenimiento Medicos.
4. Crear un formulario en el que aparezca en una zona los datos del médico y
debajo la lista de ingresos que tiene el médico, llamarlo Ingresos por Medico.

Unidad 12. Los informes (I)
12.1. Introducción
Los informes sirven para presentar los datos de una tabla o consulta,
generalmente para imprimirlos. La diferencia básica con los formularios es que
los datos que aparecen en el informe sólo se pueden visualizar o imprimir (no
se pueden modificar) y en los informes se puede agrupar más facilmente la
información y sacar totales por grupos.
En esta unidad veremos cómo crear un informe utilizando el asistente y cómo

cambiar su diseño una vez creado.
12.2. Crear un informe
Para crear un informe podemos utilizar las opciones del grupo Informes, en la
pestaña Crear:
Informe consiste en crear automáticamente un nuevo informe que contiene

todos los datos de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de Navegación.
Si no tenemos ninguna tabla o consulta seleccionada la opción aparece
deshabilitada.
Diseño de informe abre un informe en blanco en la vista diseño y tenemos

que ir incorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en él. Este
método no se suele utilizar ya que en la mayoría de los casos es más cómodo
y rápido crear un autoinforme o utilizar el asistente y después sobre el
resultado modificar el diseño para ajustar el informe a nuestras necesidades.
Informe en blanco abre un informe en blanco en vista Presentación.
Asistente para informes utiliza un asistente que nos va guiando paso por
paso en la creación del informe. Lo veremos en detalle en el siguiente
apartado.
Etiquetas utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la

creación del informe para imprimir etiquetas a partir de los datos de una tabla o
consulta. Si no tenemos ninguna tabla o consulta seleccionada la opción
aparece deshabilitada.
12.3. El asistente para informes
En la pestaña Crear, grupo Informes, iniciaremos el asistente pulsando el botón

.
Esta es la primera ventana que veremos:
En esta ventana nos pide introducir los campos a incluir en el informe.
Primero seleccionamos la tabla o consulta de donde cogerá los datos del

cuadro Tablas/Consultas este será el origen del informe. Si queremos sacar
datos de varias tablas lo mejor será crear una consulta para obtener esos datos
y luego elegir como origen del informe esa consulta.
A continuación seleccionamos los campos haciendo clic sobre el campo para

seleccionarlo y clic sobre el botón o simplemente doble clic sobre el
campo.
Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botón y el campo se quita

de la lista de campos seleccionados.
Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botón
o deseleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botón
.
Luego, pulsamos el botón Siguiente > y aparece la ventana que puedes ver en
la siguiente página.. .
En esta pantalla elegimos los niveles de agrupamiento dentro del informe.
Podemos agrupar los registros que aparecen en el informe por varios
conceptos y para cada concepto añadir una cabecera y pie de grupo, en el pie
de grupo normalmente se visualizarán totales de ese grupo.
Para añadir un nivel de agrupamiento, en la lista de la izquierda, hacer clic

sobre el campo por el cual queremos agrupar y hacer clic sobre el botón (o
directamente hacer doble clic sobre el campo).
En la parte de la derecha aparece un dibujo que nos indica la estructura que

tendrá nuestro informe, en la zona central aparecen los campos que se
visualizarán para cada registro, en nuestro ejemplo, encima aparece un grupo
por código de curso.
Para quitar un nivel de agrupamiento, hacer clic sobre la cabecera

correspondiente al grupo para seleccionarlo y pulsar el botón .
Si queremos cambiar el orden de los grupos definidos utilizamos los botones
, la flecha hacia arriba sube el grupo seleccionado un nivel, la flecha

hacia abajo baja el grupo un nivel.
Con el botón podemos refinar el agrupamiento. Haciendo

clic en ese botón aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:
Para cada campo por el que se va a agrupar la información del informe
podremos elegir su intervalo de agrupamiento. En el desplegable debemos
indicar que utilice un intervalo en función de determinados valores, que utilice
las iniciales, etc. Las opciones de intervalo variarán en función del tipo de datos
y los valores que contenga. Después de pulsar el botón Aceptar volvemos a la
ventana anterior.
Una vez tenemos los niveles de agrupamiento definidos hacemos clic en el

botón Siguiente > y pasamos a la siguiente ventana que verás en la siguiente
imagen...
En esta pantalla podemos elegir cómo ordenar los registros. Seleccionamos el

campo por el que queremos ordenar los registros que saldrán en el informe, y
elegimos si queremos una ordenación ascendente o descendente. Por defecto
indica Ascendente, pero para cambiarlo sólo deberemos pulsar el botón y
cambiará a Descendente. Como máximo podremos ordenar por 4 criterios
(campos) distintos.
Para seguir con el asistente, pulsamos el botón Siguiente > y aparece la
ventana que puedes ver en la siguiente página.. .
En esta pantalla elegimos la distribución de los datos dentro del informe.

Seleccionando una distribución aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto
que tendrá el informe con esa distribución.
En el cuadro Orientación podemos elegir entre impresión Vertical u Horizontal

(apaisado).
Con la opción Ajustar el ancho del campo de forma que quepan todos los
campos en una página, se supone que el asistente generará los campos tal
como lo dice la opción.
A continuación pulsamos el botón Siguiente > y aparece la última ventana:

En esta ventana el asistente nos pregunta el título del informe, este título
también será el nombre asignado al informe.
Vista previa del informe en este caso veremos el resultado del informe
preparado para la impresión
o bien,
Modificar el diseño del informe, si seleccionamos esta opción aparecerá la

ventana Diseño de informe donde podremos modificar el aspecto del informe.
Para practicar esas operaciones puedes realizar el Ejercicio Crear un informe

con el asistente.
En esta pantalla elegimos la distribución de los datos dentro del informe.
Seleccionando una distribución aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto
que tendrá el informe con esa distribución.
En el cuadro Orientación podemos elegir entre impresión Vertical u Horizontal

(apaisado).
Con la opción Ajustar el ancho del campo de forma que quepan todos los
campos en una página, se supone que el asistente generará los campos tal
como lo dice la opción.
A continuación pulsamos el botón Siguiente > y aparece la última ventana:

En esta ventana el asistente nos pregunta el título del informe, este título
también será el nombre asignado al informe.
Vista previa del informe en este caso veremos el resultado del informe
preparado para la impresión
o bien,
Modificar el diseño del informe, si seleccionamos esta opción aparecerá la

ventana Diseño de informe donde podremos modificar el aspecto del informe.
Para practicar esas operaciones puedes realizar el Ejercicio Crear un informe

con el asistente.
Objetivo
Saber crear informes con el asistente.

ejercicios.
Vamos a crear primero un informe para la visualización de los datos de la

tabla Alumnado, para ello utilizaremos el asistente para informes:
1. Haz clic en el botón Asistente para informes en la pestaña Crear.

2. En la primera pantalla del asistente elige en el cuadro Tabla/consulta la tabla
Alumnado.
3. Haz clic sobre el botón para añadir todos los campos al informe.
4. Haz clic sobre el botón Siguiente para ir al siguiente paso del asistente.
5. Haz clic sobre el campo Curso del informe para seleccionarlo.
6. Haz clic sobre el botón para quitar el campo.
7. Haz clic en el campo fecha nacimiento para seleccionar el campo.
8. Haz clic sobre el botón para agrupar por fecha de nacimiento.
Como hemos elegido un campo de tipo Fecha/Hora el asistente agrupa por

mes, vamos a cambiar esa opción y vamos a definir una agrupación por año de
nacimiento:
9. Haz clic sobre el botón .

10. Despliega el cuadro Intervalos de agrupamiento del campo fecha nacimiento.
11. Elige la opción Año.
12. Haz clic sobre el botón Aceptar. Volvemos a la ventana del asistente.
13. Haz clic sobre el botón Siguiente.
Ahora vamos a hacer que los alumnos del mismo año aparezcan ordenados
por apellidos:
14. Despliega el cuadro 1 correspondiente al primer campo de ordenación.

15. Elige el campo Apellidos alumnado.
17. Deja activada la opción En pasos como distribución del informe.
18. Marca la opción para poner el informe en Horizontal y que quepan los
controles.
20. Escribe como título listado de alumnos.
21. Haz clic sobre el botón Finalizar.
22. Observa el resultado. Si lo deseas, puedes modificar en la vista diseño el
tamaño de los controles para ajustar los datos y que quepan mejor en el
formulario.
23. Cierra el informe guardando los cambios.
12.4. La vista diseño de informe
La vista diseño es la que nos permite definir el informe, en ella le indicamos a

Access cómo debe presentar los datos del origen del informe, para ello nos
servimos de los controles que veremos más adelante de la misma forma que
definimos un formulario.
Para abrir un informe en la vista diseño debemos seleccionarlo en el Panel

de navegación y elegir en su menú contextual, si el imforme ya
está abierto en otra vista podemos también seleccionar la Vista Diseño de la
pestaña INICIO.
Nos aparece la ventana diseño:
El área de diseño consta normalmente de cinco secciones:
 El Encabezado del informe contendrá la información que se ha de indicar

únicamente al principio del informe, como su título.
 El Encabezado de página contendrá la información que se repetirá al principio
de cada página, como los encabezados de los registros, el logo, etc.
 Detalle contiene los registros. Deberemos organizar los controles para un único
registro, y el informe será el que se encargue de crear una fila para cada uno
de los registros.
 El Pie de página contendrá la información que se repetirá al final de cada
página, como la fecha del informe, el número de página, etc.
 El Pie de informe contendrá la información que únicamente aparecerá al final
del informe, como el nombre o firma de quien lo ha generado.
Podemos eliminar los encabezados y pies con las opciones encabezado o pie
de página y encabezado o pie de página del informe que encontrarás en el
menú contextual del informe que aparece cuando haces clic derecho sobre
cualquier sección del informe. Al hacerlo, se eliminarán todos los controles
definidos en esas secciones. Eligiendo otra vez la misma opción, volverán a
aparecer las secciones, pero vacías.
Si quieres que en una determinada impresión del informe no aparezca una de

las secciones, pero no quieres eliminar los controles de la misma, puedes
ocultar la sección. Para ello cambia su propiedad Visible a Sí o a No según te
convenga en su Hoja de Propiedades. Para acceder a la Hoja de propiedades,
en la pestaña Diseño > grupo Herramientas tienes el botón Hoja de
Propiedades, se abrirá la hoja de propiedades del elemento seleccionado en
ese momento, para ver las propiedades de otra sección abre el desplegable
Tipo de selección: Sección, y elige la sección (Encabezado, Detalle, o la que
quieras). Los cambios no se observarán directamente en la vista diseño, sino
en la Vista preliminar de la impresión o en la Vista informes.
Alrededor del área de diseño tenemos las reglas que nos permiten medir las
distancias y los controles, también disponemos de una cuadrícula que nos
ayuda a colocar los controles dentro del área de diseño.
Podemos ver u ocultar las reglas o cuadrícula desde el menú contextual del
informe.
12.5. La pestaña Diseño de informe
Si has entrado en diseño de informe podrás ver la pestaña de Diseño que

muestra las siguientes opciones:
Esta barra la recuerdas seguro, es muy parecida a la que estudiamos en los

formularios.
A continuación, describiremos los distintos botones que pertenecen a esta

barra.
El botón Ver del grupo Vistas nos permite pasar de
una vista a otra, si lo desplegamos podemos elegir entre Vista Diseño la que
estamos describiendo ahora, la Vista Presentación que muestra una mezlca de
la vista Informes y Diseño y finalmente la Vista Informes que muestra el informe
en pantalla.
La Vista Preliminar nos permite ver cómo quedará la impresión antes de

mandar el informe a impresora.
En el grupo Temas encontrarás herramientas para dar un estilo homogéneo

al informe. No entraremos en detalle, porque funciona igual que los temas de
los formularios.
El botón Agrupar y ordenar del grupo Agrupación y totales permite

modificar los niveles de agrupamiento como veremos más adelante.
En la parte central puedes ver el grupo Controles en el que aparecen todos

los tipos de controles para que sea más cómodo añadirlos en el área de diseño
como veremos más adelante. También encontramos algunos elementos que
podemos incluir en el encabezado y pie de página como el número de página o
la fecha del informe.
En el grupo Herramientas podrás encontrar el botón Agregar campos

existentes entre otros, que hace aparecer y desaparecer el cuadro Lista de
campos en el que aparecen todos los campos del origen de datos para que sea
más cómodo añadirlos en el área de diseño como veremos más adelante.
Todo informe tiene asociada una página de código en la que podemos

programar ciertas acciones utilizando el lenguaje VBA (Visual Basic para
Aplicaciones), se accede a esa página de código haciendo clic sobre el botón
.
Con el botón hacemos aparecer y desaparecer el cuadro
Propiedades del control seleccionado. Las propiedades del informe son
parecidas a las de un formulario.
12.6. El grupo Controles
Para definir qué información debe aparecer en el informe y con qué formato, se
pueden utilizar los mismos controles que en los formularios aunque algunos
son más apropiados para formularios como por ejemplo los botones de
comando.
En la pestaña Diseño encontrarás los mismos controles que vimos en el tema

anterior:
Cuando queremos crear varios controles del mismo tipo podemos bloquear el
control haciendo clic con el botón secundario del ratón sobre él. En el menú
contextual elegiremos Colocar varios controles.
A partir de ese momento se podrán crear todos los controles que queramos de
este tipo sin necesidad de hacer clic sobre el botón correspondiente cada vez.
Para quitar el bloqueo hacemos clic sobre el botón o volvemos a

seleccionar la opción del menú contextual para desactivarla.
El botón Utilizar asistentes para controles activará o desactivará la ayuda

a los controles. Si lo tenemos activado (como en la imagen) al crear
determinados controles se abrirá un asistente para guiarnos.
Ahora vamos a ver uno por uno los tipos de controles disponibles:
Icono Control Descripción
Vuelve a dar al cursor la funcionalidad de selección, anulando

Seleccionar
cualquier otro control que hubiese seleccionado.
Se utiliza principalmente para presentar un dato almacenado

en un campo del origen del informe. Puede ser de dos tipos:
dependiente o independiente.
- El cuadro de texto dependiente depende de los datos de un

campo y si modificamos el contenido del cuadro en la vista
Informes estaremos cambiando el dato en el origen. Su
Cuadro de texto propiedad Origen del control suele ser el nombre del campo a
la que está asociado.
- El cuadro de texto independiente permite por ejemplo
presentar los resultados de un cálculo o aceptar la entrada de
datos. Modificar el dato de este campo no modifica su tabla
origen. Su propiedad Origen del control será la fórmula que
calculará el valor a mostrar, que siempre irá precedida por el
signo =.
Sirve para visualizar un texto literal, que escribiremos

Etiqueta
directamente en el control o en su propiedad Título.
Para incluir un enlace a una página web, un correo

Hipervínculo
electrónico o un programa.
Insertar salto de No tiene efecto en la Vista Formulario pero sí en la Vista

línea Preliminar y a la hora de imprimir.
Representación gráfica de datos que ayuda a su

Gráfico
interpretación de forma visual.
Permite dibujar líneas en el formulario, para ayudar a

Línea

opciones ya creado. También se puede utilizar para presentar
Botón de alternar
un campo de tipo Sí/No, si el campo contiene el valor Sí, el
botón aparecerá presionado.
Permite dibujar rectángulos en el formulario, para ayudar a

Rectángulo

Casilla de opciones ya creado, o para presentar un campo de tipo
verificación Sí/No. Si el campo contiene el valor Sí, la casilla tendrá este
aspecto , sino este otro .
Marco de objeto
cálculo, etc. No varian cuando cambiamos de registro
independiente
(independientes), y no están en ninguna tabla de la base.
Esta es la forma más moderna y óptima de incluir archivos en

un formulario. Equivale a los marcos de objeto, solo que
Datos adjuntos Datos adjuntos está disponible para las nuevas bases hechas
en Access 2007 o versiones superiores (.accdb) y los marcos
pertenecen a las versiones anteriores (.mdb).

opciones ya creado, o para presentar un campo de tipo
Botón de opción
Sí/No. Si el campo contiene el valor Sí, el botón tendrá este
aspecto , sino, este otro .
Subformulario/ Para incluir un subformulario o subinforme dentro del

Subinforme formulario. Un asistente te permitirá elegirlo.

cálculo, etc. Varian cuando cambiamos de registro
Marco de objeto
(dependientes), porque se encuentran en una tabla de la
dependiente
base. Ejemplos: La foto o el currículum de una persona, las
ventas de un empleado, etc.
Permite insertar imágenes en el formulario, que no

Imagen dependerán de ningún registro. Por ejemplo, el logo de la
empresa en la zona superior.
También incluye los siguientes controles, aunque no se suelen utilizar en

informes, sino más bien en formularios:
Icono Control
Botón
Control de pestaña
Grupo de opciones
Cuadro combinado
Cuadro de lista
Puedes ver su descripción en el tema de Formularios.

Por último podemos añadir más controles, más complejos con el botón
Controles ActiveX.
Puesto que el manejo de los controles en informes es idéntico al de los

controles de un formulario, si tienes alguna duda sobre cómo añadir un control,
cómo moverlo de sitio, copiarlo, cambiar su tamaño, cómo ajustar el tamaño o
la alineación de varios controles, repasa la unidad anterior.
12.7. Agrupar y ordenar
Cuando ya hemos visto con el asistente, en un informe se pueden definir

niveles de agrupamiento lo que permite agrupar los registros del informe y
sacar por cada grupo una cabecera especial o una línea de totales. También
podemos definir una determinada ordenación para los registros que aparecerán
en el informe.
Para definir la ordenación de los registros, crear un nuevo nivel de

agrupamiento o modificar los niveles que ya tenemos definidos en el informe:
Abrir el informe en Vista Diseño.
En la pestaña Diseño > grupo Agrupación y totales > pulsar Agrupar y ordenar
Se abrirá un panel en la zona inferior, bajo el informe, llamado Agrupación,

orden y total:
Puedes añadir un grupo de ordenación haciendo clic en Agregar un grupo. Del

mismo modo, haciendo clic en Agregar un orden establaceremos un orden
dentro de ese grupo.
Utiliza las flechas desplegables para seleccionar diferentes modos de

ordenación dentro de un grupo.
Puedes hacer clic en el vínculo Más para ver más opciones de ordenación y
agrupación.
Con las flechas puedes mover las agrupaciones arriba y abajo.
Para practicar estas operaciones puedes realizar el Ejercicio Crear informes

con grupos.
12.8. Imprimir un informe
Para imprimir un informe, lo podemos hacer de varias formas y desde distintos

puntos dentro de Access.
Imprimir directamente
1. Hacer clic sobre el nombre del informe que queremos imprimir en el Panel de
Navegación para seleccionarlo.
2. Despliega la pestaña Archivo y pulsa Imprimir. A la derecha aparecerán más
opciones, escoger Impresión Rápida.
Si es la primera vez que imprimes el informe, no es conveniente que utilices

esta opción. Sería recomendable ejecutar las opciones Imprimir y Vista
preliminar, para asegurarnos de que el aspecto del informe es el esperado y
que se va a imprimir por la impresora y con la configuración adecuada.
Abrir el cuadro de diálogo Imprimir
1. Haz clic sobre el nombre del informe que queremos imprimir para
seleccionarlo.
2. Despliega la pestaña Archivo y pulsa Imprimir. A la derecha aparecerán más
opciones, escoge Imprimir.
3. Se abrirá el cuadro de diálogo Imprimir en el que podrás cambiar algunos
parámetros de impresión como te explicaremos a continuación:
Si tenemos varias impresoras conectadas al ordenador, suele ocurrir cuando
están instaladas en red, desplegando el cuadro combinado Nombre: podemos
elegir la impresora a la que queremos enviar la impresión.
En el recuadro Intervalo de impresión, podemos especificar si queremos

imprimir Todo el informe o bien sólo algunas páginas.
 Si queremos imprimir unas páginas, en el recuadro desde especificar la página

inicial del intervalo a imprimir y en el recuadro hasta especificar la página final.
 Si tenemos registros seleccionados cuando abrimos el cuadro de diálogo,
podremos activar la opción Registros seleccionados para imprimir únicamente
esos registros.
En el recuadro Copias, podemos especificar el número de copias a imprimir. Si

la opción Intercalar no está activada, imprime una copia entera y después otra
copia, mientras que si activamos Intercalar imprime todas las copias de cada
página juntas.
La opción Imprimir a archivo permite enviar el resultado de la impresión a un

archivo del disco en vez de mandarlo a la impresora.
Con el botón Propiedades accedemos a la ventana Propiedades de la

impresora, esta ventana cambiará según el modelo de nuestra impresora pero
nos permite definir el tipo de impresión por ejemplo en negro o en color, en alta
calidad o en borrador, el tipo de papel que utilizamos, etc.
Con el botón Configurar... podemos configurar la página, cambiar los

márgenes, impresión a varias columnas, etc.
Por último pulsamos el botón Aceptar y se inicia la impresión. Si cerramos la

ventana sin aceptar o pulsamos Cancelar no se imprime nada.

Abrir el informe en Vista preliminar
Para comprobar que la impresión va a salir bien es conveniente abrir una vista
preliminar del informe en pantalla para luego si nos parece bien ordenar la
impresión definitiva. Hay varias formas de abrir la Vista Preliminar:
Con el objeto Informe seleccionado, desplegar la pestaña Archivo, pulsar

Imprimir y seleccionar Vista previa.
También puedes hacer clic derecho sobre el Informe en el Panel de
Navegación y seleccionar la opción en el menú

contextual.
O, si ya lo tienes abierto, pulsar Ver > Vista preliminar en el grupo Vistas de

la pestaña Diseño o Inicio.
12.9. La ventana Vista preliminar
En esta ventana vemos el informe tal como saldrá en la impresora. Observa

cómo se distingue la agrupación por código de curso.
Para pasar por las distintas páginas tenemos en la parte inferior izquierda una
barra de desplazamiento por los registros con los botones que ya conocemos
para ir a la primera página, a la página anterior, a una página concreta, a la
página siguiente o a la última página.
En la parte superior tenemos una nueva y única pestaña, la pestaña Vista

preliminar, con iconos que nos ayudarán a ejecutar algunas acciones:
Es posible que veas los botones de forma distinta, ya que si la ventana de
Access no es lo suficiente ancha van desapareciendo las leyendas y los
botones, puedes hacer la prueba ampliando y reduciendo el ancho de la
ventana verás que la barra se va transformando.
 Los botones del grupo Zoom permiten, tanto aproximar y alejar el informe,
como elegir cuántas páginas quieres ver a la vez: ,
una junta a la otra; o Más páginas , pudiendo elegir entre las
opciones 4, 8 o 12. Cuantas más páginas visualices, más pequeñas se verán,
pero te ayudará a hacerte una idea del resultado final.
 El grupo Diseño de página permite cambiar la orientación del papel para la
impresión y acceder a la configuración de la página.
 El grupo Tamaño de página permite cambiar el Tamaño del papel, los
Márgenes y la opción Imprimir sólo datos elimina las cabeceras y etiquetas.
 Las opciones de Datos las veremos más adelante. Permiten la exportación de
datos a otros formatos como Excel, PDF o XPS.
Ya sólo nos queda elegir si queremos Imprimir o si queremos Cerrar la vista

preliminar para continuar editando el informe.
Recuerda que la Vista preliminar es muy importante. No debes comprobar

únicamente la primera página, sino también las siguientes. Esto cobra especial
importancia en caso de que nuestro informe sea demasiado ancho, ya que el
resultado podría ser similar al que se muestra en la imagen:
Si un registro es demasiado ancho, nuestro informe requerirá el doble de folios

y será menos legible.
En esos casos, deberemos valorar si es necesario utilizar una orientación

Horizontal de la hoja o si es más conveniente estrechar la superfície del
informe o sus controles.
Cuando, como en la imagen, nuestros registros realmente no ocupen mucho y

lo que se vaya de madre sea uno de los controles que introduce Access
automáticamente (como el contador de páginas), lo más sencillo es mover o
reducir el control. También será conveniente estrechar controles cuando
veamos que realmente se les ha asignado un espacio que no utilizarán nunca
(por ejemplo si el código de cliente está limitado a 5 caracteres y se le dedica
un espacio en que caben 30).
Para practicar estas operaciones puedes realizar el Ejercicio Imprimir

informes.
Objetivo
Saber imprimir informes y manejar las opciones de la ventana vista preliminar.

ejercicios.
Vamos a visualizar el resultado del informe que creamos en el ejercicio

anterior.

2. Haz clic derecho sobre el informe Listado de alumnos.
3. Selecciona la opción en el menú contextual.

4. Prueba los botones , y que tienes en
la pestaña Vista preliminar. Lo ideal será que compruebes, con ellos, que no se
ocupan dos hojas para un registro por ocupar demasiado espacio horizontal. Si
es asi, deberás modificar en la Vista diseño el ancho que ocupa hasta que
cada registro quepa horizontalmente en una única hoja.
Ahora vamos a cambiar opciones de impresión.
1. Pulsa la opción Imprimir de la cinta Vista preliminar. Se abrirá el cuadro de

diálogo Imprimir.
2. Cambia el número de copias.
3. Asegúrate de que está seleccionada la impresora que te interesa que lance la
impresión y haz clic sobre el botón Aceptar.

2. Crear un informe para obtener una lista de los Clientes ordenados por Apellidos
de tal forma que se pueda archivar los clientes de cada población en un
archivador distinto.
3. Crear un informe para imprimir los registros de la tabla Coches vendidos
agrupados por Marca y ordenados por Modelo sacando de cada marca la
cantidad de coches vendidos, e imprimirlo.
4. Crear un informe para imprimir los registros de la tabla Revisiones, e imprimirlo.

2. Crear un informe para imprimir Apellidos y nombre del paciente así como su
fecha de ingreso y los apellidos del médico asignado.

Unidad 13. Los controles de formulario e informe
(I)
13.1. Propiedades generales de los controles
En temas anteriores vimos cómo crear formularios e informes utilizando el

asistente, también hemos aprendido a manejar los controles para copiarlos,
moverlos, ajustarlos, alinearlos, etc. En este tema vamos a repasar los
diferentes tipos de controles y estudiar sus propiedades para conseguir
formularios e informes más completos. Debido al gran número de propiedades
que puede tener un control, estas se organizan en diferentes pestañas:
En la pestaña Formato encontramos las referentes a cómo se verá el control

(Visible, color del texto, del fondo, tamaño etc...).
En la pestaña Datos encontramos las propiedades referente al origen de los

datos mostrados en el control.
En la pestaña Eventos tenemos los eventos que pueden desencadenar la

ejecución de código.
En la pestaña Otras tenemos unas propiedades muy interesantes que no se

pueden englobar en las pestañas anteriores..
En la pestaña Todas obviamente tenemos todas las propiedades.
Empezaremos por estudiar las propiedades comunes y más interesantes, en la

pestaña Otras tenemos:
Nombre: Aquí indicaremos el nombre del control. Puedes darle el nombre

que tú quieras, pero asegúrate de que es lo suficientemente descriptivo como
para poder reconocerlo más tarde.
Un buen método sería asignarle el nombre del control más una coletilla
indicando de qué control se trata. Por ejemplo, imagina que tenemos dos
controles para el campo Curso, una etiqueta y un cuadro de texto. Podríamos
llamar a la etiqueta curso_eti y al campo de texto curso_txt. De este modo
facilitamos el nombre de dos controles que referencian a un mismo campo. Se
puede indicar como coletilla o como prefijo eti_curso y txt_curso.
Texto de Ayuda del control: Aquí podremos indicar el texto que queremos
que se muestre como ayuda contextual a un control para indicarle por ejemplo
al usuario qué tiene que introducir en el recuadro.
Texto de la barra de estado: Tiene la misma utilidad que la propiedad

anterior, pero el lugar donde aparece el texto es diferente, el texto se muestra
en la barra de estado cuando el usuario se encuentre sobre el control.
Un ejemplo muy claro de su uso sería que cuando el usuario se encontrase

sobre el campo Nombre en la barra de estado se pudiera leer Introduzca aquí
su nombre.
Índice de tabulación: Es una de las propiedades más interesantes de los

controles sobre todo de formularios. Te permite establecer en qué orden saltará
el cursor por los controles del formulario/informe cuando pulses la tecla TAB. El
primer elemento deberá establecerse a 0, luego el salto se producirá al control
que tenga un valor inmediatamente superior. Pulsando en el boton de la
propiedad aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:
En él aparecen todos los controles ordenados por su orden de tabulación.
Arrastrando puedes colocar los controles en el orden que prefieras, de esta
forma, las propiedades Índice de tabulación de los controles se configurarán de
forma automática.
También accedemos a este cuadro pulsando el icono en el grupo

Herramientas de la pestaña Diseño.
En la pestaña Formato tenemos:
Visible: Si la propiedad se establece a No el control será invisible en el

formulario. Por el contrario, si lo establecemos a Sí el control sí se verá.
Su uso parece obvio, pero nos puede ser muy útil para cargar información en el
formulario que no sea visible para el usuario pero sin embargo sí sea accesible
desde el diseño y desde programación.
También podemos utilizar esta propiedad para ocultar controles, para

mostrarlos pulsando, por ejemplo, un botón.
En los informes con totales agrupados puede ser útil quitar la visibilidad de la
sección Detalle para ver únicamente los totales si en un momento determinado
nos interesa del informe solo esos totales.
Mostrar cuando: Utilizaremos esta propiedad para establecer cuándo un
control debe mostrarse. La encuentras entre las últimas propiedade de la
pestaña.
De este modo podemos hacer que se muestre únicamente cuando se muestre

en pantalla y esconderlo a la hora de imprimir (muy útil por ejemplo para los
botones de un formulario que no queremos que aparezcan en el formulario
impreso).
Izquierda y Superior: Estas dos propiedades de los controles hacen

referencia a su posición. Respectivamente a la distancia del borde izquierdo del
formulario o informe y de su borde superior.
Normalmente sus unidades deberán ser introducidas en centímetros. Si utilizas

otras unidades de medida, como el píxel, Access tomará ese valor y lo
convertirá en centímetros.
Ancho y Alto: Establecen el tamaño del control indicando su anchura y altura.

De nuevo la unidad de medida utilizada es el centímetro.
Color del fondo: Puedes indicar el color de fondo del control para resaltarlo
más sobre el resto del formulario. Para cambiar el color, teclea el número del
color si lo conoces o bien coloca el cursor en el recuadro de la propiedad y
pulsa el botón que aparecerá a la izquierda.
Entonces se abrirá el cuadro de diálogo que ya conoces desde donde podrás

seleccionar el color que prefieras.
Estilo de los bordes: Cambia el estilo en el que los bordes del control se
muestran. El contenido del desplegable varía según el tipo de objeto
seleccionado.
Color y Ancho de los bordes: Establece el color del borde del control y su
ancho en puntos.
Efecto especial: Esta propiedad modifica la apariencia del control y le hace

tomar una forma predefinida por Access.
Al modificar esta propiedad algunos de los valores introducidos en las
propiedades Color del fondo, Estilo de los bordes, Color de los bordes o Ancho
de los bordes se verán invalidadas debido a que el efecto elegido necesitará
unos valores concretos para estas propiedades.
Del mismo modo si modificamos alguna de las propiedades citadas

anteriormente el Efecto especial dejará de aplicarse para tomarse el nuevo
valor introducido en la propiedad indicada.
Nombre y Tamaño de la fuente: Establece el tipo de fuente que se utilizará en

el control y su tamaño en puntos.
Espesor de la fuente, Fuente en Cursiva y Fuente subrayada: Estas

propiedades actúan sobre el aspecto de la fuente modificando,
respectivamente, su espesor (de delgado a grueso), si debe mostrarse en
cursiva o si se le añadirá un subrayado
13.2. Etiquetas y Cuadros de Texto
Ya hemos visto cómo insertar un campo en el origen de datos, este campo, la

mayoría de las veces estará representado por un cuadro de texto y una
etiqueta asociada.
Las etiquetas se utilizan para representar valores fijos como los encabezados
de los campos y los títulos, mientras que el cuadro de texto se utiliza para
representar un valor que va cambiando, normalmente será el contenido de un
campo del origen de datos.
La propiedad que indica el contenido de la etiqueta es la propiedad Título de

la pestaña Formato.
La propiedad que le indica a Access qué valor tiene que aparecer en el

cuadro de texto, es la propiedad Origen del control de la pestaña Datos.
Si en esta propiedad tenemos el nombre de un campo del origen de datos,

cuando el usuario escriba un valor en el control, estará modificando el valor
almacenado en la tabla, en el campo correspondiente del registro activo.
Cuando queremos utilizar el control para que el usuario introduzca un valor que
luego utilizaremos, entonces no pondremos nada en el Origen del control y el
cuadro de texto se convertirá en independiente.
También podemos utilizar un cuadro de texto para presentar campos
calculados, en este caso debemos escribir en la propiedad Origen del control la
expresión que permitirá a Access calcular el valor a visualizar, precedida del
signo igual =.
Por ejemplo para calcular el importe si dentro de la tabla sólo tenemos precio
unitario y cantidad.
En el ejemplo anterior hemos creado un campo calculado utilizando valores

que se extraen de otros campos (en el ejemplo los campos precio y cantidad).
También es posible realizar cálculos con constantes, por lo que nuestro origen
de datos podría ser =[precio]*0.1 para calcular el 10% de un campo o incluso
escribir =2+2 para que se muestre en el campo el resultado de la operación.
Si quieres practicar las propiedades de los controles que hemos visto hasta
ahora realiza el Ejercicio Etiquetas y Cuadros de texto.
13.3. Cuadro combinado y Cuadro de lista
En estos dos vídeos explicamos como crear cuadros combinados y asignarlos

a un botón.
Primera parte:
Segunda parte
Estos controles sirven para mostrar

una lista de valores en la cual el usuario puede elegir uno o varios de los
valores.
El cuadro de lista permanece fijo y desplegado mientras que el cuadro
combinado aparece como un cuadro de texto con un triángulo a la derecha

que permite desplegar el conjunto de los valores de la lista.
Una de las formas más sencillas para crear un control de este tipo es utilizando
el Asistente para controles. Su uso es muy sencillo, sólo tendrás que activar el
asistente antes de crear el control sobre el formulario o informe haciendo clic
en su icono , el icono aparece al final del grupo Controles de la pestaña
Diseño, para desplegar todos los controles:
Una vez activado el Asistente, cuando intentes crear un control de Cuadro de

lista o Cuadro combinado se lanzará un generador automático del control que,
siguiendo unos cuantos pasos sencillos, te ayudará a cumplimentar las
propiedades del control para que muestre los datos que desees.
En el tema de creación de tablas ya tuvimos nuestro primer contacto con los

cuadros combinados y de lista (con el asistente para búsquedas). Veamos sus
propiedades más importantes.
En la pestaña Datos tienes:
Tipo de origen de la fila: En esta propiedad indicaremos de qué tipo será la

fuente de donde sacaremos los datos de la lista.
Podemos seleccionar Tabla/Consulta si los datos se van a extraer de una tabla

o de una consulta.
Si seleccionamos Lista de valores el control mostrará un listado de unos

valores fijos que nosotros habremos introducido.
La opción Lista de campos permite que los valores de la lista sean los nombres
de los campos pertenecientes a una tabla o consulta.
En cualquier caso se deberán indicar qué campos o valores serán mostrados

con la siguiente propiedad:
Origen de la fila: En esta propiedad estableceremos los datos que se van a

mostrar en el control.
Si en la propiedad Tipo de origen de la fila seleccionamos Tabla/Consulta

deberemos indicar el nombre de una tabla o consulta o también podremos
escribir una sentencia SQL que permita obtener los valores de la lista.
Si en la propiedad Tipo de origen de la fila seleccionamos Lista de campos
deberemos indicar el nombre de una tabla o consulta.
Si, por el contrario, habíamos elegido Lista de valores, deberemos introducir

todos los valores que queremos que aparezcan en el control entre comillas y
separados por puntos y comas: "valor1";"valor2";"valor3";"valor4"...
Columna dependiente: Podemos definir la lista como una lista con varias
columnas, en este caso la columna dependiente nos indica qué columna se
utiliza para rellenar el campo. Lo que indicamos es el número de orden de la
columna empezando a contar en 1.
Limitar a la lista: Interesante, sobre todo en formularios de introducción de

datos. Si cambiamos esta propiedad a No el usuario podrá introducir en el
campo un valor que no se encuentra en la lista, mientras que si seleccionamos
Sí obligamos a que el valor sea uno de los de la lista. Si el usuario intenta
introducir un valor que no está en la lista, Access devuelve un mensaje de error
y no deja almacenar este valor.
En la pestaña Formato tienes:
Encabezados de columna: Indica si en la lista desplegable debe aparecer

una primera línea con encabezados de columna. Si cambiamos esta propiedad
a Sí, cogerá la primera fila de valores como fila de encabezados.
Ancho de columnas: Permite definir el ancho que tendrá cada columna en la

lista. Si hay varias columnas se separan los anchos de las diferentes columnas
por un punto y coma. Se utiliza a menudo cuando tenemos en la lista dos
columnas de las cuales solo queremos que sea visible una. El típico ejemplo
del cuadro combinado para obtener el código de cliente de una lista de
apellidos, queremos que en el cuadro combinado aparezcan los apellidos del
cliente y no el código pero necesitamos el código para guardarlo en el campo
de la factura, entonces en el cuadro combinado pondremos dos columnas, la
primera con el código (que será la columna dependiente) y la segunda con los
apellidos del cliente, y para que sólo se vean los apellidos pondremos el ancho
de la primera columna a cero.
Ancho de la lista: Indica el ancho total de la lista.
Filas en lista: Indica cuántas filas queremos que se visualicen cuando se

despliega la lista. Esta propiedad sólo se muestra para el control Cuadro
combinado.
Un cuadro combinado o de lista se puede convertir de forma my cómoda al otro

tipo con la opción Cambiar a de su menú contextual:
Este es un modo de transformar un control de un tipo a otro manteniendo
prácticamente todas sus propiedades intactas, sobre todo aquellas relativas a
los orígenes de datos.
Esta opción también está disponible en el menú contextual de los cuadros de

texto (cuadro de edición).
13.4. Grupo de Opciones
El Grupo de opciones permite agrupar controles de opción por Botones de

opción, Casillas de verificación o Botones de alternar. Esto es útil para facilitar
al usuario la elección, distinguiendo cada uno de los conjuntos limitado de
alternativas.
La mayor ventaja del grupo de opciones es que hace fácil seleccionar un valor,
ya que el usuario sólo tiene que hacer clic en el valor que desee y sólo puede
elegir una opción cada vez de entre las del grupo de opciones.
En este control deberemos de tratar el Origen del control de una forma

especial.
El control Grupo de opciones deberemos vincularlo en su propiedad Origen del

control al campo que queremos que se encuentre vinculado en la tabla.
Los controles de opción que se encuentren dentro del grupo tienen una
propiedad llamada Valor de la opción, que será el valor que se almacene en la
tabla al seleccionarlos.
Por tanto, deberás establecer la propiedad Valor de la opción para cada uno de
los controles de opción de forma que al seleccionarlos su valor sea el que se
vaya a almacenar en el campo que indiquemos en el Origen del control del
control Grupo de opciones.
La propiedad Valor de la opción sólo admite un número, no podrás introducir
texto por lo que este tipo de controles unicamente se utilizan para asociarlos
con campos numéricos.
En un formulario o informe, un grupo de opciones puede ser declarado como

independiente y por lo tanto no estar sujeto a ningún campo.
Por ejemplo, se puede utilizar un grupo de opciones independiente en un

cuadro de diálogo personalizado para aceptar la entrada de datos del usuario y
llevar a cabo a continuación alguna acción basada en esa entrada.
La propiedad Valor de la opción sólo está disponible cuando el control se

coloca dentro de un control grupo de opciones. Cuando una casilla de
verificación, un botón de alternar o un botón de opción no está en un grupo de
opciones, el control no tiene la propiedad Valor de la opción. En su lugar, el
control tiene la propiedad Origen del control y deberá establecerse para un
campo de tipo Sí/No, se almacenará en el campo un Sí o un No dependiendo
de si el control está activado o desactivado respectivamente.
Del mismo modo que vimos con los controles de lista, es aconsejable crear
estos controles con la opción de Asistente para controles activada.
Así, al intentar introducir un Grupo de opciones en el formulario o informe se

lanzará el generador y con un par de pasos podrás generar un grupo de
controles de forma fácil y rápida.
Si no quieres utilizar el asistente, primero crea el grupo de opciones

arrastrándolo sobre el área de diseño, a continuación arrastra sobre él los
controles de opción, y finalmente tendrás que rellenar la propiedad Valor de la
opción de cada control de opción y la propiedad Origen del control del grupo de
opciones.
Si quieres practicar lo que hemos visto en este apartado realiza el Ejercicio

Grupo de Opciones.
13.5. Control de Pestaña
Cuando tenemos una gran cantidad de información que presentar, se suele

organizar esa información en varias pestañas para no recargar demasiado las
pantallas. Para ello utilizaremos el control Pestaña:
Un control Pestaña es un contenedor que contiene una colección de objetos
Página. De esta forma cuando el usuario elige una página, ésta se vuelve
Activa y los controles que contiene susceptibles de cambios.
Al tratarse de elementos independientes deberemos tratar cada página

individualmente. Una vez insertado el control Pestaña deberemos hacer clic
sobre el título de una de las Páginas para modificar sus propiedades. El título
de la página se podrá modificar a través de la propiedad Nombre.
Para insertar elementos dentro de una página deberemos crearlo dentro de

ella. Una vez hayas seleccionado en el Cuadro de herramientas el control que
quieres insertar, solamente deberás colocar el cursor sobre la página hasta que
quede sombreada y entonces dibujar el control:
Cuando termines sólo tendrás que cambiar de página haciendo clic sobre su
título y rellenarla del mismo modo.
Es posible añadir nuevas Páginas o
eliminarlas, para ello sólo tienes que hacer clic derecho sobre el control
Pestaña y seleccionar Insertar página para añadir una nueva página o hacer
clic en Eliminar página para eliminar la página activa.
Si tienes más de una página incluida en el control Pestaña deberás utilizar la

opción Orden de las páginas... en el menú contextual para cambiar su
disposición. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:
Utiliza los botones Subir y Hacia abajo para cambiar el orden y disposición de
la página seleccionada de modo que la que se encuentra en la parte superior
de la lista estará situada más a la izquierda y, al contrario, la que se encuentre
en la parte inferior estará situada más a la derecha.
Cuando hayas terminado pulsa el botón Aceptar y podrás ver el control

Pestaña con las Páginas reordenadas.
13.6. Las herramientas de dibujo
Nuestro siguiente paso será echarle un vistazo a dos de los controles que nos
ayudarán a mejorar el diseño de los formularios o informes que creemos: las
Líneas y los Rectángulos.
En ambos casos su creación es la misma (e igual también para el resto de los
controles). Basta con seleccionar el control o y luego dibujarlo en el

formulario o informe. Para ello sólo tienes que hacer clic en el punto en el que
quieras que empiece el control, y sin soltar el botón del ratón, desplazas el
cursor hasta que el control alcance el tamaño deseado.
En el caso del control Línea la tecla MAYUS nos será de mucha utilidad. Si
mantenemos esta tecla de nuestro teclado pulsada mientras realizamos las
acciones anteriores podremos crear líneas sin inclinación, es decir,
completamente horizontales o verticales.
Estos controles deberán ser utilizados sobre todo para separar elementos y
marcar secciones en nuestros documentos. De esta forma alcanzaremos
diseños más limpios y organizados, lo cual, además de hacer que el usuario se
sienta más cómodo trabajando con el formulario o informe, hará que realice su
trabajo de una forma más rápida y óptima.
Las propiedades de estos controles son practicamente todas las que vimos en
el primer punto de este tema y que son comunes a todos los controles.
Lo único que añadiremos es que si bien su uso es muy aconsejado para lo

mencionado anteriormente, un diseño cargado con demasiados controles Línea
y Rectángulo al final resulta incómodo para trabajar tanto desde el punto de
vista del usuario como de la persona que está realizando el diseño, tú.
13.7. Imágenes
El control Imagen permite mostrar imágenes en un formulario o informe de

Access. Para utilizarlo sólo tendrás que seleccionarlo y hacer clic donde
quieras situarlo. Se abrirá un cuadro de diálogo donde tendrás que seleccionar
la imagen:
Al Aceptar, verás que aparece enmarcada en el cuadro del control y ya
podremos acceder a sus propiedades. Veámoslas:
Imagen indicará el nombre de la imagen.
Modo de cambiar el tamaño: En esta propiedad podremos escoger entre tres

opciones, Recortar, Extender y Zoom.
 Si seleccionamos la opción Recortar sólo se mostrará un trozo de la imagen

que estará limitado por el tamaño del control Imagen. Si hacemos más grande
el control se mostrará más parte de la imagen.
 Seleccionando la opción Extender hará que la imagen se muestre completa
dentro del espacio delimitado por el control. Esta opción deforma la imagen
para que tome exactamente las dimensiones del control.
 Con la opción Zoom podremos visualizar la imagen completa y con sus
proporciones originales. El tamaño de la imagen se verá reducido o aumentado
para que quepa dentro del control.
Distribución de la imagen:
Esta propiedad nos permitirá escoger la alineación de la imagen dentro del
control.
Puede tomar los valores Esquina superior izquierda, Esquina superior derecha,
Centro, Esquina inferior izquierda o Esquina inferior derecha. Esta opción es
más útil cuando mostramos la imagen en modo Recortar.
Mosaico de imágenes: Puede tomar los valores Sí y No. En el modo Zoom

utilizaremos esta opción para que se rellenen los espacios vacíos que se crean
al ajustar la imagen con copias de esta.
Dirección de hipervínculo: Puedes incluir una dirección a un archivo o página

web para que se abra al hacer clic sobre el control.
Por último hablaremos de la propiedad más interesante del control Imagen:

Tipo de imagen. Puede ser de dos tipos, incrustado y vinculado:
Insertado: Se hace una copia de la imagen en la base de datos, de forma que

si realizamos cambios sobre ella no se modificará el original. Hay que tener en
cuenta que el espacio que ocupará la base de datos será mayor si se incrustan
muchas imágenes en ella y eso puede hacer que vaya más lenta.
Compartidas: Al igual que Insertado, la imagen se guarda en la propia base de

datos, pero esta opción ahora espacio. Al definir una imagen como compartida,
ésta estará disponible para todos los objetos de la base de datos, que la
referenciarán y de esa forma no será necesario guardar una copia por cada
instancia utilizada. Por ejemplo, si quieres que todos tus formularios e informes
incluyan un membrete y un logotipo, sólo será necesario que se guarde una
vez en la base de datos. Si un día cambiáramos el logotipo de la empresa, tan
solo con modificar la imagen compartida se modificaría en todos los objetos.
Vinculadas: La imagen no está en la propia base, simplemente apunta a un

archivo externo. Al modificar la imagen desde fuera de la base de datos, la de
la base se verá afectada, y viceversa. Hay que tener en cuenta que, si cambias
la imagen de carpeta, la base no la encontrará y dejará de mostrarse,
exactamente igual que si tratas de cambiar la base a otro ordenador en que no
tienes copiados los recursos externos. Su principal ventaja es que mantiene las
imágenes actualizadas, de modo que es adecuado para fotografías que
vayamos a ir renovando.
Elegir el tipo depende de las necesidades del proyecto y la aplicación práctica

de cada caso.
13.8. Datos adjuntos y Marcos de objetos
Al igual que Access permite incluir imágenes en sus formularios o informes,

también permite la visualización e inclusión de documentos que se han
generado en otros programas (como archivos de Excel, Word, PowerPoint,
PDF's, etc.).
Existen dos formas de incluirlos:
1. Independiente a los datos de los registros, para incluir objetos de caracter

general, como un documento de ayuda sobre cómo utilizar el formulario o
informe. Para ello se utiliza el Marco de objeto independiente .
Aquí se nos presentan dos opciones. Podemos crear un archivo nuevo (en
blanco) y modificarlo desde cero, o seleccionar la opción Crear desde archivo y
se nos dará la opción de seleccionar un archivo ya existente. En cualquier caso
desde el listado podremos elegir el tipo de objeto que queremos insertar, de los
que Access admite.
Si activamos la casilla Mostrar como icono, el objeto se

mostrará como el icono de la aplicación que lo abre, por ejemplo si el objeto es
un archivo de Word, se mostrará con el icono del programa Microsoft Word. Al
marcar la casilla aparece debajo el icono y el botón Cambiar icono... por si
queremos asignarle una imagen distinta a la que se muestra por defecto.
Si dejamos la casilla desmarcada, el objeto se mostrará con una pequeña

previsualización que podremos tratar como hacemos con el control Imagen.
2. Dependiente a los datos de los registros, para incluir documentos que están
vinculados a un registro en concreto, como el currículum de un determinado
candidato a empleado, la foto de un cliente o de un producto, etc. Para ello se
puede utilizar el control Datos adjuntos o bien el Marco de objeto dependiente.
Vamos a ver las características de ambos.
Marco de objeto
Característica Datos adjuntos
dependiente
Versiones Access que lo Desde 2007, en Todas, incluidas las

soportan bases .accdb bases .mdb
El campo de origen debe ser de

Datos adjuntos Objeto OLE
tipo...
El control más adecuado es Datos adjuntos , porque el tipo de datos datos

adjuntos es más flexible (permite introducir y gestionar varios adjuntos en el
mismo campo) y está más optimizado (los objetos OLE están obsoletos porque
funcionan de forma poco eficaz).
Entonces, ¿cuándo deberíamos utilizar un Marco de objeto dependiente ?

Principalmente cuando utilicemos una base que haya sido creada con
versiones anteriores, utilizando el tipo de datos objeto OLE en los campos de
sus tablas.
La principal propiedad de ambos (datos adjuntos y marco dependiente) es el

Origen del control, en que se especifica en qué campo de qué tabla se
encuentran los objetos.
Por lo demás, el marco dependiente comparte la mayoría de propiedades con

el marco independiente. Veamos cuáles son:
En la pestaña Datos:
Tipo de presentación escoge entre Contenido para previsualizar parte del
archivo, o Icono para que se muestre el icono de la aplicación encargada de
abrir el archivo.
La propiedad Tipo OLE permitido nos indica si el archivo está siendo tratado
como un archivo vinculado o incrustado o Ambos. Esta propiedad es de sólo
lectura y se nos muestra a título informativo, no podremos modificarla.
En un principio los archivos insertados mediante un Marco se incrustan

directamente en la base de datos para mayor comodidad. Sólo existe un modo
de que, al insertar el objeto, éste quede vinculado y es insertando un archivo ya
existente y activando la casilla Vincular.
En la pestaña Formato:
Activado: Selecciona Sí o No. Esta propiedad permite que el control pueda

abrirse o no.
Bloqueado: Si cambiamos esta propiedad a Sí, el objeto se abrirá en modo

de sólo lectura. Podrá ser modificado, pero sus cambios no serán guardados.
Esta función es muy útil para mostrar información que sólo queremos que sea
leída. Nosotros como administradores de la base de datos tendremos la
posibilidad de acceder al objeto y actualizarlo a nuestro gusto.
13.9. El Botón
En este apartado hablaremos de los Botones, que son controles capaces de

ejecutar comandos cuando son pulsados, se utilizan básicamente en los
formularios.
Los usuarios avanzados de Access son capaces de concentrar muchísimas

acciones en un solo botón gracias a la integración de este programa con el
lenguaje de programación Visual Basic y al uso de macros. Pero nosotros nos
centraremos en el uso de este control a través del Asistente para controles
en diseño de formulario.
Cuando, teniendo el asistente activado, intentamos crear un Botón nos

aparece una cuadro de diálogo. Veremos paso a paso cómo deberemos
seguirlo para conseguir nuestro objetivo.
En la primera pantalla podremos elegir entre diferentes acciones a realizar

cuando se pulse el botón. Como puedes ver en la imagen estas acciones se
encuentran agrupadas en Categorías.
 Navegación de registros te permite crear botones para moverte de forma rápida

por todos los datos del formulario, buscando registros o desplazándote
directamente a alguno en particular.
 Operaciones con registros te permite añadir funciones como añadir nuevos,
duplicarlos, eliminarlos, guardarlos o imprimirlos.
 También podrás añadir un botón para abrir, cerrar o imprimir informes,
formularios y consultas, etc.
Selecciona de la lista Categorías la categoría que creas que se ajusta más a lo

que quieres realizar y luego selecciona la acción en la lista Acciones de la
derecha.
Pulsa Siguiente para continuar.

Ahora podrás modificar el aspecto del botón. Puedes elegir entre mostrar un
Texto en el botón, o mostrar una Imagen.
En el caso de escoger Imagen, podrás seleccionar una entre las que Access te
ofrece. Marca la casilla Mostrar todas las imágenes para ver todas las
imágenes que Access tiene disponible para los botones.
También podrías hacer clic en el botón Examinar para buscar una imagen en tu
disco duro.
Cuando hayas terminado pulsa Siguiente para continuar. Verás una última
ventana en que podrás escoger el nombre del botón y Finalizar.
Si quieres practicar lo que hemos explicado en este apartado realiza el

Ejercicio Crear botón.
13.10. Controles ActiveX
Access también nos ofrece la posibilidad de añadir un sinfín de controles que

podrás encontrar haciendo clic en el botón Controles ActiveX en la pestaña
Diseño.
Debido a que existen muchísimos de estos controles, y a que sus propiedades
son prácticamente únicas en cada caso, simplemente comentaremos que
puedes acceder a ellas igual que con el resto de controles, desde la hoja de
propiedades.
Si habías trabajado con versiones antiguas de Access, es posible que utilizaras

el control de calendario alguna vez, presente en el listado de controles ActiveX.
En Access 2013 y Access2016 no existe el control calendario, puesto que los
campos de tipo fecha lo muestran automáticamente junto a la caja de texto, al
hacer clic sobre ella para introducir un valor.
En caso de que no aparezca, asegúrate de que hay suficiente espacio junto a

la caja de texto para que se visualice correctamente y de que la propiedad
Mostrar el selector de fecha del control se encuentra establecido como Para
fechas.

2. Añade un campo a la tabla Coches vendidos y añádele un campo que
almacenará las facturas en tipo DOC de la venta del coche.
3. Modifica el formulario Mantenimiento Coches vendidos que realizamos en
ejercicios anteriores.
Transforma el cuadro de texto Color a un Cuadro combinado que muestre las
opciones azul, rojo, blanco y negro. El cuadro combinado debe permitir que se
introduzcan colores diferentes, en el caso de que no se encontrasen en la lista.
Deberás hacerlo sin utilizar el asistente para controles.
4. Modifica el formulario Mantenimiento Coches vendidos de forma que ahora
pueda almacenar en la base de datos el documento de Word que contiene la
factura de la venta del coche. Para probar, agrega el archivo Facturas.pdf del
curso como adjunto en el primer registro.
5. Guarda el formulario guardando los cambios.

2. Modifica el formulario Ingresos por médico creando en temas anteriores para
que tome el siguiente aspecto, pero sin tener en cuenta el estilo:

Unidad 14. Las macros (I)
14.1. Introducción
Las macros son un método sencillo para llevar a cabo una o varias tareas
básicas como abrir y cerrar formularios, mostrar u ocultar barras de
herramientas, ejecutar informes, etc.
También sirven para crear métodos abreviados de teclado y para que se

ejecuten tareas automáticamente cada vez que se inicie la base de datos.
Si guardamos la Macro con el nombre de AutoExec, cada vez que se inicie la

base de datos, se ejecutará automáticamente. Esto es debido a que Access al
arrancar busca una macro con ese nombre, si la encuentra será el primer
objeto que se ejecute antes de lanzar cualquier otro.
Esta opción es muy socorrida a la hora de efectuar comprobaciones o lanzar

procesos antes de que el usuario empiece a trabajar con la base de datos.
La configuración por defecto de Access, nos impedirá ejecutar ciertas acciones

de macro si la base de datos no se encuentra en una ubicación de confianza,
para evitar acciones malintencionadas.
Para ejecutar correctamente las macros de bases de datos que consideremos

fiables, podemos añadir la ubicación en el Centro de confianza, tal como vimos
en la Unidad 10 al realizar consultas de acción.
14.2. Crear una macro
Para definir una macro, indicaremos una acción o conjunto de acciones que
automatizarán un proceso. Cuando ejecutemos una Macro, el proceso se
realizará automáticamente sin necesidad, en principio, de interacción por
nuestra parte.
Por ejemplo, podríamos definir una macro que abra un formulario cuando el
usuario haga clic en un botón, o una macro que abra una consulta para subir
un diez por cien el precio de nuestros productos.
Crear una macro es relativamente fácil, sólo tienes que hacer clic en el botón
Macro de la pestaña Crear y se abrirá la ventana con la nueva macro, así

como sus correspondientes Herramientas de macros, englobadas en la
pestaña Diseño.
Si habías utilizado versiones antiguas de Access, notarás que en la actual
versión se ha modificado un tanto la forma de trabajar con las macros.
Como podrás observar, la ventana principal consta de una lista desplegable

que te permite elegir la Acción para la macro. En el panel de la izquierda
encontrarás estas mismas acciones agrupadas por categorías según su tipo y
con un útil buscador en la zona superior, de forma que te sea más sencillo
localizar la que deseas aplicar. Si no te aparece el panel Catálogo de acciones
puedes sacarlo con el botón Catálogo de acciones de la pestaña Diseño.
Podemos añadir tantas acciones como queramos, ya que al elegir una opción
en el desplegable aparecerá otro inmediatamente debajo del primero, y así
sucesivamente. Simplemente deberemos tener presente que se ejecutarán en
el orden en que se encuentren. Es una cuestión de lógica, se ejecuta de forma
lineal, de forma que no tendría sentido tratar de Cerrar ventana si aún no la
hemos abierto, por ejemplo.
Para cambiar el orden en el que se encuentren las acciones puedes

arrastrarlas con el ratón hasta la posición correcta o bien utilizar los botones de
la acción, que aparecerán al pasar el cursor sobre ella. Con ellos podrás subir o
bajar un nivel la acción por cada pulsación o eliminarla.
Obviamente estos botones sólo están disponibles si hay más de una acción. La
última sólo podrá ascender, la primera sólo podrá descender y si sólo hay una
acción únicamente dispondrá del icono eliminar situado a la derecha.
En función de la acción que seleccionemos aparecerá un panel con un aspecto

u otro, en el que podremos especificar los detalles necesarios.
Por ejemplo, para la acción AbrirTabla, necesitaríamos saber el Nombre de la

tabla, en qué Vista queremos que se muestre y si los datos se podrán modificar
o no una vez abierta (Modo de datos). No siempre será obligatorio rellenar
todos los campos, algunos son requeridos, el resto tendrá un valor por defecto
(como en este caso Vista: Hoja de datos) o que simplemente sean opcionales.
Cuando tengas muchas acciones en una macro, es posible que te interese

ocultar los detalles para ver la lista de acciones una bajo otra. En ese caso,
podrás expandir y contraer la información desde el botón de la esquina
superior izquierda de la acción. Cuando se ocultan los detalles, la información
relevante se muestra toda en una fila, como puedes observar en la siguiente
imagen.
Otra forma de contraer y expandir es desde su correspondiente grupo en la

pestaña Diseño.
Cuando la Macro está terminada, puede guardarse , ejecutarse y

cerrarse. Más tarde podremos llamarla desde un control Botón, o ejecutarla
directamente desde la ventana de la base de datos haciendo clic en Ejecutar o
bien haciendo doble clic directamente sobre ella.
14.3. Ejecutar una macro
Aunque aún no hayamos aprendido mucho sobre ellas, es importante que

tengamos claro para qué sirven exactamente las macros y cuándo se ejecutan.
Desde luego, siempre podemos abrir el diseño de la macro y pulsar el botón
Ejecutar en la cinta de opciones, para ejecutarla de forma manual. También

podríamos hacer doble clic sobre ella en el Panel de navegación. Pero estas no
son las prácticas más utilizadas.
La mayoría de veces, las macros serán acciones que se ejecutan en segundo

plano, sin la plena conciencia del usuario de la base de datos. El usuario que
se encarga de actualizar el inventario o dar de alta pacientes no tiene por qué
saber cómo se llaman las tablas y qué acciones concretas ejecuta cada macro.
Normalmente, el usuario en realidad trabaja con formularios amigables, con
botones y otros controles, que utiliza de forma intuitiva.
Somos nososotros, quienes creamos la base de datos, los encargados de

asignar a cada control la macro conveniente. Por lo tanto, lo que debemos
hacer es asignar una macro que programe qué acción se ejecutará al
interactuar con un determinado control u objeto. Y para ello trabajaremos con
sus Eventos.
Un evento es una acción que el usuario realiza, normalmente de forma activa.

Por ejemplo hacer clic o doble clic sobre un botón, cambiar de un registro a otro
en un formulario, modificar un determinado campo de un registro, cerrar la base
de datos, etc.
Deberemos reflexionar sobre en qué momento nos interesa que se ejecute la

macro, para aprender a elegir qué evento o qué control la desencadenará.
Para asociar la macro a un control:

En la vista diseño de formulario, seleccionamos el control o el propio formulario.
Luego abrimos su Hoja de propiedades, si no está ya abierta, y nos situamos

en la pestaña Eventos.
Entre los posibles eventos, elegimos el que nos conviene según en qué
momento queremos que se ejecute la macro. Al hacer clic en él aparecerán dos
botones:
 El primero nos permitirá desplegar la lista de macros que tengamos en la base

de datos. Ahí es donde deberemos indicar qué macro ejecutar.
 El segundo botón nos permite elegir el tipo de generador entre los generadores
de macros, expresiones y código. No vamos a entrar en detalle en él.
En el ejemplo de la imagen hemos asignado al evento Al hacer clic de un Botón

de comando una macro que se encarga de mostrar la nómina del empleado
actual. De forma que si el usuario está viendo los registros de empleados en un
formulario y pulsa el botón, se abrirá una ventana con el formulario que
contiene los datos de su última nómina. La macro MacroVerNomina la
tendremos que haber definido previamente.
14.4. Acciones más utilizadas
En este apartado veremos las acciones más utilizadas en las Macros. Siempre
puedes recurrir a la ayuda de Access para obtener información sobre acciones
que aquí no tratemos. Puedes ver la descripción de sus argumentos de acción
haciendo clic en .
* Algunas de estas acciones no se muestran si no está pulsado el icono
Mostrar todas las acciones , en la pestaña Diseño.
Acción Descripción Argumentos

Esta acción abre una consulta escogida
AbrirConsulta
entre las existentes en la base de datos.
Del mismo modo que la acción anterior, abre

AbrirFormulario
un formulario.
Igual que las acciones anteriores, permite

AbrirInforme
abrir un informe.
AbrirTabla Esta acción permite abrir una tabla.
Utilizaremos esta acción para buscar

registros. Esta acción busca el primer
BuscarRegistro registro que cumpla los criterios
especificados. Puedes utilizar esta acción
para avanzar en las búsquedas que realices.
Se posiciona en el siguiente registro que cumpla con los

BuscarRegistroSiguiente criterios indicados en la acción BuscarRegistro anterior. No
tiene argumentos.
Esta acción cancela el evento que produjo la ejecución de

CancelarEvento
la macro. No tiene argumentos.
Con esta acción podrás cerrar cualquier

CerrarVentana
ventana que se encuentre abierta.
Con las Macros incluso podremos mostrar

CuadroDeMensaje
mensajes para interactuar con el usuario.
Introduce esta acción en una Macro para detener su

DetenerMacro ejecución. No tiene argumentos. Verás su utilidad más
adelante.
Esta acción detendrá todas las Macros que se estén

DetenerTodasMacros
ejecutando en ese momento. No tiene argumentos.
Esta acción es muy útil para ocultar al

usuario las operaciones que se están
*Eco realizando con una Macro. Permite la
activación o desactivación de la visualización
de las acciones en pantalla.
Utiliza esta acción para lanzar comandos

EjecutarComandoDeMenú que puedas encontrar en cualquier barra de
herramientas.
Una acción muy útil que te permitirá

*EstablecerValor
modificar los valores de los campos.
Te permitirá saltar a un registro en particular
IrARegistro
dentro de un objeto.
Esta acción maximiza la ventana activa para que ocupe

MaximizarVentana
todo el espacio de la ventana de Access.
Al contrario que la anterior, esta acción minimiza la

MinimizarVentana ventana activa convirtiéndola en una barra de título en la
parte inferior de la ventana de Access.
SalirDeAccess Esta acción hace que Access se cierre.
Si quieres practicar las acciones que hemos visto puedes realizar el Ejercicio
Crear una macro .
Objetivo
Practicar la creación de Macros.

ejercicios.
Vamos a crear una macro que abra un formulario, busque un registro que
contenga la palabra Internet y la cambie por Diseño Web.
1. Haz clic en Macro en la pestaña Crear para crear una nueva macro.
Primero desactivaremos el Eco de pantalla para que no se vean las acciones

de la macro.
2. Agrega la acción Eco de la lista. Recuerda que si la opción no se visualiza
debes pulsar el botón Mostrar todas las acciones .

3. Nos dirijimos a la parte inferior donde encontramos los Argumentos de la
acción. Allí seleccionamos No en Eco activo.
4. Escribe Realizando cambios... en Texto de la barra de estado.
Ahora abriremos el formulario donde deberemos hacer los cambios.
5. Agrega la acción AbrirFormulario.

6. En los Argumentos de acción seleccionamos Cursos tabular en Nombre del
formulario.
7. En Modo de datos seleccionamos Modificar.
8. El resto de opciones las dejamos como están: Vista Formulario y Modo de la
ventana Normal.
Ahora buscaremos el registro en nuestro formulario.
9. Agrega la acción BuscarRegistro.

10. En los Argumentos de accción escribe Internet en el campo Buscar.
Cambia, cuando sea necesario:
11. Coincidir mayúsculas y minúsculas a No.

12. Buscar en a Todo.
13. Buscar con formato a No.
14. Sólo el campo activo a No.
15. Selecciona Sí en Buscar primero.
Una vez encontrado el registro pasaremos a modificarlo.
16. Agrega la acción EstablecerValor.

17. En los Argumentos de acción escribiremos [Formularios]![Cursos tabular]!
[Nombre Curso] en el campo Elemento.
18. En Expresión escribimos "Diseño Web" (con comillas), así indicamos que
queremos que al campo Nombre Curso del Formulario Cursos tabular se le
asigne el valor Diseño Web.
Una vez realizado el cambio vamos a definir la acción de cerrar el formulario

guardando los cambios.
19. Agrega la acción CerrarVentana.

20. En los Argumentos de acción selecciona Formulario en Tipo de objeto.
21. Selecciona Cursos tabular en el desplegable de Nombre del objeto.
22. Y cambia el valor de Guardar a Sí.
Ya hemos terminado, ahora restableceremos el eco en pantalla para que el

usuario siga trabajando.
23. Selecciona la acción Eco en la columna Acción.

24. En el argumento Eco activo selecciona Sí.
Aquí tienes una imagen que ilustra cómo habrá quedado la macro (con las
acciones contraidas):
25. Guarda los cambios y llámala Cambiar1.

26. Ejecuta la Macro pulsando el botón Ejecutar .
Ejecuta la Macro una sola vez y observa como en la tabla Cursos, el curso
llamado Internet ha cambiado a Diseño Web.
27. Cambias la condición de búsqueda de la acción BuscarRegistro para que
busque por ejemplo el curso Papiroflexia, Access no encontrará ninguno y
cambiará el primer registro.
28. Cierra la macro guardando los cambios y abre la tabla de Cursos para
comprobar el cambio.
29. Modifica el primer registro para devolverle su valor original: Ofimática.
30. Cierra la base.
14.5. El flujo del programa
Como cualquier programa, una macro tiene un flujo que determina cómo se van
a ejecutar las diferentes acciones que contiene.
Hemos dicho que, en principio, las acciones se ejecutan de forma secuencial,

una tras otra y en el orden en que se han ido colocando. Pero esto no es
siempre así. En ocasiones puede interesarnos que el programa fluya de una
forma diferente, que ejecute una acción sólo si se cumple una determinada
condición. Puede interesarnos dividir las acciones en bloques o crear una
determinada jerarquía.
Access 2016 nos permite realizar todas estas acciones de forma muy sencilla e
intuitiva. Si nos fijamos en el panel derecho Catálogo de acciones,
encontraremos un apartado denominado Flujo de programas. En él
encontraremos las opciones necesarias para estructurar la macro según
nuestras necesidades.
Para introducir un elemento sólo deberemos hacer doble clic sobre él. Se
insertará en la pantalla principal que contiene las acciones y podremos
modificarlo desde allí.
- Los comentarios son texto aclarativo que no se ejecuta. Son como notas del
diseñador/programador para documentar lo que va realizando y hacer más
legible la macro. Es muy recomendable utilizarlos para ir indicando lo que se va
haciendo en la macro porque al cabo de un tiempo puede que no te acuerdes
de lo que hacía la macro y te vendrán muy bien esos comentarios. Aparece un
recuadro para escribir el texto, tal cual y cuando finalizamos vemos que se ha
englobado entre unas etiquetas /* Así */ y se ha coloreado en verde para
resaltarlo.
- El grupo tampoco se ejecuta, es una forma de englobar en un bloque un
conjunto de acciones, de forma que quede mejor estructurado.
- La opción Si permite que se ejecuten determinadas acciones únicamente si se

cumple la condición especificada.
- Y la submacro es un conjunto de acciones que no entran en el flujo de

ejecución directamente, sino que se han de activar de forma explícita mediante
las acciones EjecutarMacro o AlOcurrirError.
14.6. Acciones condicionadas
Vamos a profundizar un poco en la opción condicinal SI del flujo del programa.
Cuando introducimos una condición haciendo doble clic sobre la opción en el

Catálogo de acciones, se introduce en la página principal como si se tratase de
una acción más, con la salvedad de que nos permite establecer una condición
de forma manual o mediante el Generador de expresiones (desde el botón en
forma de varita).
Si esta condición resulta cierta, Entonces se efectuará la acción que

indiquemos a continuación.
Podemos utilizar Agregar Si no para indicar las acciones que queremos que se
ejecuten en caso de que la condición no se cumpla.
También podemos introducir otra condición, que ejecutará unas acciones

distintas si no se cumple la condición del bloque anterior y sí la condición
introducida al pulsar Agregar O si (para los que sepan programar es
equivalente a un elseif).
Con estas simples herramientas podemos crear condiciones de lo más

complejas.
La ventaja principal de la nueva interfaz para crear macros es la legibilidad del

código, que queda perfectamente estructurado y es sencillo de interpretar a
simple vista.
Para sacar el máximo partido a las acciones condicionadas lo único que hay
que tener claro es qué condición se tiene que cumplir y qué efectos queremos
que tenga (las acciones). Para ello es recomendable hacer un análisis previo
con el fin de tener bien claras las ideas antes de empezar.
Un ejemplo de condición simple sería [Formularios]![Cursos]![Código Curso] = 4

que únicamente desencadenaría las acciones si el contenido del control Código
Curso del formulario Cursos es igual a 4.
Pero también podemos utilizar una expresión más compleja, por ejemplo:
 [Formularios]![Cursos]![Fecha Inicio] Entre #2-Mar-2006# Y #9-Nov-2010# para

indicar si la fecha se encuentra en un intervalo.
 EsNulo([Formularios]![Cursos]![nºhoras]) para realizar la acción si no hay nada
guardado en el campo nºhoras.
O incluso unir varias condiciones utilizando los operadores Y y O como vimos

en el tema de consultas.
Para entender mejor las condiciones te recomendamos que realices el

Ejercicio Crear macro condicional.
Objetivo
Practicar la creación de Macros con una condición.

ejercicios.
Vamos a partir de la macro creada en el primer ejercicio de esta unidad para

después cambiarla desde la ventana Diseño de macros.
En el ejercicio anterior vimos que si no encontraba el registro con el valor

buscado modificaba el primer registro.
Vamos a solventar esto.
1. En el Panel de navegación, haz clic con el botón derecho del ratón sobre la
macro Cambiar1 y elige Copiar.
2. Ahora, en el mismo panel, muestra de nuevo el menú contextual y pulsa Pegar.
3. Cuando te pregunte qué nombre darle a la copia, escribe Cambiar2.
4. Haz clic en el botón Aceptar.
5. Abre en Vista Diseño la nueva macro Cambiar2.
Ahora vamos a insertar una condición para que si no encuentra el registro con
el valor buscado no modifique el primer registro.
6. En el Catálogo de acciones, haz doble clic en la opción Si de Flujo de

programas. Se añadirá el panel en la ventana principal, en último lugar.
7. En el cuadro de texto Si escribe la condición siguiente: [Formularios]![Cursos
tabular]![Nombre Curso]="Papiroflexia".
8. Ahora, arrastra la Acción EstablecerValor hasta la lista Agregar nueva acción
del panel condicional.
9. Sólo queda situar la condición en el lugar correcto. Pulsa la flecha Subir hasta
que se sitúe justo debajo de la acción de búsqueda (dos posiciones más
arriba).
Aquí tienes una imagen que ilustra como habrá quedado la macro:
Hemos hecho que antes de cambiar el valor se asegure de que se encuentra

en un registro con el valor Papiroflexia. En caso contrario se saltará esta acción
y pasará a las siguientes: Cerrar y Eco.
Ya no cambiará el campo si no encuentra ningún valor que diga Papiroflexia.
9. Guarda los cambios y ejecuta la macro con el botón Ejecutar .

10. Cierra la macro.
11. Abre la tabla de Cursos y comprueba que el primer registro no ha cambiado.
12. Cierra la base
En los casos en los que utilicemos macros con condicionales nos será muy
útil el uso de la acción DetenerMacro, en el siguiente Ejercicio de Condiciones
avanzadas verás por qué.
Objetivo
Practicar la creación de Macros con condiciones avanzadas.

ejercicios.
Vamos a partir de la macro creada en el anterior ejercicio de esta unidad para

después cambiarlo desde la ventana Diseño de Macros.
1. En el Panel de navegación, haz clic con el botón derecho del ratón sobre la
macro Cambiar2 y elige Copiar.
2. Ahora, en el mismo panel, muestra de nuevo el menú contextual y pulsa Pegar.
3. Cuando te pregunte qué nombre darle a la copia, escribe Cambiar3 y acepta.
4. Abre en Vista Diseño la nueva macro Cambiar3.
Ahora vamos modificar un poco la macro.

Vamos a hacer más estricta la condición, además de que el campo Nombre
Curso sea Internet también exigiremos que el nºhoras sea menor que 30.
Además haremos que se muestre un cuadro de mensaje que nos indique el
resultado de la operación.
5. Edita la acción BuscarRegistro, cambiando su argumento Buscar a Internet.

6. Ahora modificaremos la condición (caja de texto Si) que dice [Formularios]!
[Cursos tabular]![Nombre Curso]="Papiroflexia" para que pueda leerse
[Formularios]![Cursos tabular]![Nombre Curso]="Internet" Y [Formularios]!
[Cursos tabular]![Nºhoras]<30.
7. Arrastramos la acción CerrarVentana que hay a continuación de la condición a
su interior, justo bajo la acción EstablecerValor, sobre el cuadro Agregar nueva
acción.
8. Luego, pulsamos Agregar nueva acción para incluir la acción
CuadroDeMensaje.
9. En el argumento Mensaje escribe El campo 'Nombre Curso' se ha actualizado
correctamente..
10. Cambia la opción Bip a No.
11. Cambia la opción Tipo a Aviso: !.
12. En la opción Título escribe Actualización realizada.
13. Agrega una nueva acción a continuación, esta vez DetenerMacro. No tiene
parámetros.
Nos queda establecer las acciones que se realizarán si la condición no se

cumple, para ello:
13. Pulsa el enlace Agregar Si no.

14. En caso de que no se cumpla la condición, como no cambiaremos nada,
cerraremos la ventana sin guardar los cambios. Para ahorrarnos trabajo, haz
clic con el botón derecho sobre la acción CerrarVentana del panel Si y
selecciona Copiar.
15. Luego, en el panel Si no, pulsa con el botón derecho y elige Pegar.
16. Nos queda modificar el parámetro Guardar a No.
17. Ahora, pulsa Agregar nueva acción, también en el panel Si no, y elige
CuadroDeMensaje.
18. En el argumento Mensaje escribe No se ha modificado ningún campo.@Ningún
registro cumplía los criterios establecidos.@
19. Cambia la opción Bip a No.
20. Cambia la opción Tipo a Crítico.
21. En la opción Título escribe Error.
22. Por último, arrastra la acción Eco del final dentro del panel Si no, justo después
del mensaje que acabas de introducir.
Esto lo haremos porque el Eco no será necesario volverlo a activar si la
condición se cumple, ya que la acción DetenerMacro restablecerá el Eco a su
estado activo.
Hemos acabado, después de la condición, si es falsa, la macro cerrará el

formulario sin guardarlo y avisará al usuario.
Aquí tienes una imagen de cómo debería quedar la macro después de estos
cambios:
Nota: Hemos contraído las acciones y añadido unos comentarios para que sea
más legible.
23. Guarda la macro y ejecútala sólo una vez.

Aparece el mensaje de error que has creado indicando que no se han
producido cambios.
24. Abre la tabla Cursos para comprobar y cambia el nombre del curso Diseño
web, que pusimos en ejercicios anteriores, y vuelve a poner Internet. Fíjate en
las horas del curso.
25. Cierra la tabla y vuelve a ejecutar la macro.
Aunque ha encontrado el curso de Internet, aparece el mensaje de error,
porque no tiene menos de 30 horas.
Ahora, vamos a modifcar la Macro para que lo cambie si el número de horas es

menor a 400.
26. Modifica la condición de la primera acción EstablecerValor, y escribe

[Formularios]![Cursos tabular]![Nombre Curso]="Internet" Y [Formularios]!
[Cursos tabular]![Nºhoras]<400
27. Guarda los cambios.
28. Cierra la tabla y vuelve a ejecutar la macro.
29. Si abre la tabla Cursos, comprobarás que el nombre del curso Internet ha
cambiado a Diseño Web.
14.7. Grupos de Macros
Es posible que no le encuentres la utilidad en macros sencillas, pero en macros

complejas puede ser conveniente agrupar las acciones. Para agrupar
correctamente sólo hemos de pensar de forma lógica.
Por ejemplo, si en una macro tenemos las acciones:
 Abrir tabla de empleados

 Buscar registro del empleado con mayores ventas este mes
 Actualizar registro incluyendo un plus del 5% de sus ventas.
 Guardar registro
 Cerrar tabla de empleados
Podríamos perfectamente crear un grupo llamado Plus por ventas, que sería
descriptivo con respecto a las acciones que ejecuta.
Al hacer doble clic sobre Grupo en el flujo de programas del Catálogo de

acciones, veremos el siguiente panel en la página principal:
Es tan sencillo como darle un nombre e ir incorporando las acciones en su

interior.
Si ya habías definido las acciones y creas el grupo posteriormente, no te
preocupes. Al igual que las acciones se pueden mover para variar su orden,
también se pueden mover a distinto nivel, dentro de grupos, condiciones o
submacros. Simplemente deberás arrastrarlas hasta su lugar de destino.
Los grupos en definitiva sirven para delimitar un conjunto de acciones que

guardan cierta relación.
14.8. Submacros
Las submacros son agrupaciones de acciones, al igual que los grupos, pero
con una finalidad y funcionalidad diferentes.
Al contrario que los grupos, la submacro no se ejecuta en el orden lógico del

programa. Al ejecutar la macro que la contiene, esta es ignorada como si se
tratara de un comentario. Únicamente podremos ejecutarla incorporando una
de las dos acciones capaces de ejecutar las submacros: EjecutarMacro y
AlOcurrirError.
Las aplicaciones prácticas más habituales serán:
- AlOcurrirError: Para mostrar mensajes informativos al usuario del error

ocurrido.
- EjecutarMacro: Para romper la estructura de ejecución lineal del código de la

macro, con estructuras de repetición que veremos a continuación.
O bien para ejecutar la submacro de forma explícita desde el evento de un

control. Veamos un ejemplo:
Imagina que tenemos una macro guardada con el nombre Empleados. En ella
hemos creado las submacros EmpleadosAlta, EmpleadosBaja y
EmpleadosActualizar. Rara vez ejecutaremos la macro Empleados completa,
sino que nos referiremos a una de sus agrupaciones. Para ejecutar un alta,
deberemos referirnos a ella como Empleados.EmpleadosAlta. Es decir, en el
evento del control de formulario que ejecute la macro, deberemos escribir
NombreDeMacro.NombreDeSubmacro.
14.9. Crear bucles de repetición
Hemos comentado que las submacros permiten crear estructuras de repetición

utilizando la acción EjecutarMacro. Pues bien, ahora aprenderemos cómo
implementarlas.
EjecutarMacr
o: Nos da la posibilidad de llamar a una macro (o submacro) y repetir su
ejecución, definiendo así un bucle repetitivo.
Para ello deberemos especificar el Nombre de macro que queremos ejecutar,

ya sea una macro completa (como Empleados) o una submacro (como
Empleados.EmpleadosAlta).
Podemos indicar que la Macro se ejecute más de una vez escribiendo en

Número de repeticiones un número que indique cuántas veces queremos que
se repita la ejecución de la macro (el número deberá ser mayor que 1).
Y en Expresión de repetición podremos introducir una expresión condicional

para que se repita la ejecución de la macro mientras la condición se cumpla
(sea verdadera). Para componerla se nos dará la opción de utilizar el
Generador de Expresiones. La condición se evaluará antes de ejecutar la
macro así que si al empezar, la condición no se cumple, la macro no se
ejecutará.
¡Ojo con los bucles infinitos! si utilizas el argumento Expresión de repetición la

condición que pongas deberá depender de un parámetro que cambie dentro de
la macro que se repite, sino podrás entrar en un bucle que no se acabe nunca.
Ahora veremos una estructura que ilustrará el uso de la combinación de varias

técnicas: grupos, submacros y bucles. No se trata de un ejemplo práctico real,
pero servirá para entender mejor los conceptos.
Como puedes ver en la imagen, hemos creado un grupo Bucle y una submacro
Accion dentro de la macro PruebaBucle:
- por una parte tenemos una submacro Accion que en este caso muestra un
mensaje,
- y por otra tenemos el bucle, que lo que indica es que se ejecute la macro de
acción tres veces.
Podríamos trabajar de dos formas distintas con la submacro:
- Ejecutar la macro completa: Ejecutaría el código completo de forma

secuencial. Es decir, entraría en el bucle que llama a Accion y lo repetería tres
veces, mostrando tres mensajes de aviso.
- Ejecutar la submacro: Si en un control decidiéramos llamar en uno de sus

eventos directamente a la submacro (PruebaBucle.Accion), se mostraría un
solo mensaje de aviso ya que la submacro se ejecutaría únicamente una vez,
ya que el resto de la macro, que incluye el bucle de repetición, no se leería.
Para practicar estos conceptos realiza el Ejercicio Macros con bucles de

repetición.
14.10. AutoKeys o atajos de teclado
Las macros también te permitirán crear métodos abreviados de teclado. Esto

es, podremos asignar a una combinación de teclas una determinada acción, a
través de una macro. Sólo tendrás que seguir los siguientes pasos:
1. Crea una nueva macro y llámala AutoKeys.
2. Crea una submacro por cada combinación de teclas que quieras

implementar.
3. Como nombre, cada submacro deberá contener una combinación de teclas
que siga la sintaxis de la siguiente tabla:
Sintaxis de la combinación Combinación de Teclas
^C or ^1 CTRL+C ó CTRL+1
{F3} F3
^{F3} CTRL+F3
+{F3} MAYUS+F3
{INSERT} INSERT
^{INSERT} CTRL+INSERT
+{INSERT} MAYUS+INSERT
Esto no significa que sólo puedas utilizar esas combinaciones. Recuerda, se

trata de la sintaxis, pero podrías también utilizar {F2}, {F4}, ^{F5}, etc. Lo único
que deberás tener en cuenta es que la tecla CTRL se escribirá como ^, y la tecla
MAYÚS como +.
Las teclas que contengan más de una letra deberán ir encerradas entre llaves
{} para que no se confundan con combinaciones. Por ejemplo, END sería el
equivalente a la combinación de teclas E+N+D, mientras que {END} equivaldría a
pulsar la tecla FIN.
4. Incluye tantas acciones como desees que se ejecuten al pulsar las teclas.
Es recomendable que trates de comprobar que la combinación no exista ya por

defecto en Access, porque le dará prioridad a tu macro. Por ejemplo, F1 ejecuta
la ayuda de Access, si asignas una macro a F1 ya no dispondrás de ese
práctico atajo.
Veamos un ejemplo:
En la imagen vemos cuatro submacros que nos permitirán que:
- Al pulsar F2 se abra la tabla de alumnos.
- Al pulsar F3 se abra la tabla de cursos.
- Al pulsar CTRL+F2 se abra el formulario de alumnos.
- Al pulsar CTRL+F3 se abra el formulario de cursos.
14.11. Depuración de errores
Cuando creamos una macro con diferentes condiciones y saltos de ejecución

puede que al final nos resulte difícil comprobar que actúa correctamente.
Para facilitar esta tarea, Access incorpora una herramienta que permite seguir
la ejecución de la Macro paso a paso pudiendo en cada momento ver qué
procesos se están llevando a cabo y los resultados que recibe de la base de
datos.
Para activar esta opción solamente deberemos de hacer clic sobre el botón de
Paso a paso en la pestaña Diseño. Una vez activada, cada vez que
se ejecute una macro en el sistema lo hará en modo Paso a paso. Esto quiere
decir que cada acción que se efectúe mostrará un cuadro de diálogo como el
siguiente:
En él podrás ver:
- el Nombre de macro que se está ejecutando,
- la Condición, si es que tiene alguna definida, junto con su estado actual

(verdadero o falso),
- y el Nombre de la acción que se va a ejecutar, junto con sus Argumentos.
- En caso de que haya ocurrido algún error, podrás ver cuál en Número de
error. Este número te puede servir de referencia para buscar información sobre
él en la documentación de Access o en internet.
Para continuar con la reproducción Normal de la macro pulsa Continuar. Si

pulsas Paso a Paso seguirás en el mismo modo.
Puedes detener la macro pulsando el botón Detener todas las macros. En

cualquier momento en la reproducción de una macro puedes detenerla también
utilizando la combinación de teclas CTRL+INTRO. Esto te puede ser muy útil si
una macro entra en un bucle infinito y el sistema deja de responder.

2. Crea una macro que modifique todos los registros de coches con extras
aumentando su precio en 5.000.
1. Abre la base de datos Clinica de la carpeta Mis ejercicios.

2. Crea una macro que se ejecute cada vez que abras la base de datos.
3. La macro deberá ver si existen pacientes sin ingreso. En caso afirmativo
deberá ejecutar las consultas Crear Pacientes no Ingresados y Eliminar no
ingresados que creamos en unidades anteriores para que se guarden estos
pacientes en la tabla Pacientes no ingresados y se eliminen de la tabla
Pacientes.
Si se ejecutan la consultas, es decir, si existen pacientes sin ingreso, deberás
mostrar un mensaje al usuario indicándolo.

Unidad 15. Herramientas de Access (I)
15.1. Introducción
En esta unidad veremos algunas de las herramientas incorporadas de Access

que nos ayudarán a optimizar y gestionar mejor nuestra base de datos.
Veremos herramientas que nos permitirán mejorar el rendimiento de la base de

datos encontrando y corrigiendo errores de diseño, reparando la base de datos,
otras herramientas nos permitirán documentar la base de datos, hacer copias
de seguridad, etc.
15.2. Analizar Tablas
Una base de datos sirve para almacenar datos de tal forma que se puedan
luego gestionar y recuperar de forma eficiente. Para que esto sea posible los
datos deben estar repartidos en tablas de la mejor forma posible, en esto
consiste el diseño de datos. Este curso no pretende enseñar a diseñar una
base de datos (más que un tema necesitaríamos un curso entero) pero
podemos apuntar algunas características que deben cumplir las tablas
obtenidas en la fase de diseño.
Uno de los objetivos a alcanzar cuando se diseña una base de datos es que no
exista redundancia, es decir datos repetidos innecesariamente. La
redundancia, a parte de generar más espacio ocupado en disco, puede generar
una serie de problemas indeseables que puedan hacer que los datos
almacenados sean incorrectos.
Veámoslo con un ejemplo: Imaginemos una tabla de facturas con los campos
número de factura, fecha, importe, iva, cliente, domicilio del cliente, teléfono del
cliente, más datos del cliente... Cuando un cliente tenga varias facturas, su
nombre, dirección, teléfono y más datos estarán repetidos en la tabla; y
repetidos innecesariamente porque el cliente normalmente tendrá el mismo
nombre, domicilio, teléfono, etc en todas sus facturas, estamos en presencia de
un caso de redundancia.
¿Qué nos puede provocar esta redundancia?
1. Más espacio ocupado en disco.
2. Si cambia el teléfono del cliente, habrá que cambiarlo en todas sus facturas,
lo que genera mayor tiempo de proceso, y lo que es más grave, si se nos olvida
cambiarlo en una de las facturas, habremos generado errores en los datos (una
factura con el teléfono incorrecto), y si después queremos saber el teléfono del
cliente no sabremos cuál es el bueno.
3. A la hora de introducir nuevas facturas de ese cliente habría que volver a
introducir sus datos con el engorro que supondría y el peligro otra vez de
equivocarnos y generar otro error en los datos.
... Podríamos enumerar más problemas pero pienso que habrá quedado claro
que la redundancia no es buena y que cuando diseñemos nuestras tablas hay
que evitarla.
La herramienta de Access Analizar Tabla permite detectar errores en el diseño

de nuestras tablas.
Por ejemplo, cuando encuentre redundancia, repartirá los datos en varias

tablas, relacionándolas, y de esta forma podrás almacenar tus datos de una
forma más eficaz eliminando la redundancia. En nuestro ejemplo anterior, se
crearía una tabla para almacenar los datos de nuestros clientes y así los datos
de un cliente concreto estarían almacenados una sóla vez y las tablas de
facturas y clientes estarían relacionadas por el campo código de cliente.
Hay que tener en cuenta que será mejor utilizarla una vez tengamos nuestros
datos introducidos en la base de datos, para que Access pueda utilizar los
valores almacenados en cada campo y "adivinar" mejor un diseño mejorado.
Como cualquier programa corrector, este nos ayudará ya que puede detectar
muchos errores pero no se garantiza al final una base de datos óptima porque
casi siempre existen determinadas circunstancias que el programa no podrá
"adivinar". Cualquiera que haya utilizado un corrector ortográfico sabe que te
corrige la mayoría de las faltas pero no te garantiza un documento libre de
faltas de ortografía al cien por cien.
Para ejecutar la herramienta, tienes en la pestaña Herramientas de base de

datos la opción Analizar tabla.
Se abrirá el cuadro de diálogo Asistente para analizar tablas que te explicamos

en este avanzado
15.3. Analizar Rendimiento
Esta opción permite analizar todos los objetos que tienes definidos en tu base
de datos te dará varios consejos sobre cómo alcanzar un mayor rendimiento en
tu base de datos. Ábrela desde la pestaña Herramientas de base de datos, y
seleccionando Analizar rendimiento.
Analizará los objetos de la base de datos para obtener un informe sobre los
cambios que deberían realizarse para que la base de datos sea más eficiente.
Cuando haces clic sobre la opción aparece este cuadro de diálogo:
Si quieres analizar todos los objetos de la base de datos, lo más aconsejable

es seleccionar la pestaña Todos los tipos de objetos para que se listen todos
los objetos de la base de datos y pulsar el botón Seleccionar todo para que
analice los cambios que deberían hacerse en todos y cada uno de los objetos.
Si ya has analizado tu base de datos y quieres volver a analizarla, será

conveniente analizar únicamente los objetos nuevos o los que hayan cambiado,
en este caso haz clic sobre la pestaña del tipo de objeto a analizar y luego en la
lista que te aparecerá marca la casilla del o de los objetos que quieres analizar.
Cuando hayas seleccionado los objetos que quieras analizar pulsa el botón
Aceptar y Access te devolverá un informe sobre qué modificaciones deberías
de hacer para optimizar la base de datos.
Puedes seleccionar una a una cada Sugerencia, Recomendación o Idea y leer
una nota sobre el análisis en particular de ese caso en la parte inferior de la
pantalla en el recuadro Notas del análisis:.
En nuestro caso el resultado nos ha devuelto dos Ideas y una Sugerencia que
podríamos aplicar.
Si Access devuelve alguna Sugerencia o Recomendación podemos

seleccionarla y pulsar el botón Optimizar para actualizar la base de datos de
forma que se apliquen los cambios aconsejados. En este caso el resultado
aparecerá marcado con el símbolo de Resuelto.
Sencillo, ¿verdad?
15.4. El Documentador
Cuando tenemos una base de datos amplia, con muchos objetos de todo tipo,
cuando trabajan varias personas en el mantenimiento a nivel de diseño de la
base de datos, puede ser útil tener documentada toda la información referente
a las características de cada objeto de la base de datos, esta documentación la
podríamos realizar a mano, y sería una tarea larga y tediosa, pero Access nos
proporciona una herramienta que automatiza ese proceso de documentación.
Nosotros le indicaremos qué objetos y cuáles de sus características queremos

documentar y Access obtendrá toda la información en un formato que luego
podremos imprimir y archivar.
Accede a esta herramienta desde la pestaña Herramientas de base de datos, y
haz clic en la opción Documentador de base de datos.
Se abrirá el cuadro de diálogo Documentador:
Esta opción, igual que en la anterior nos dará a elegir entre todos los objetos de
la base de datos (Todo tipo de objetos) o por tipos de objetos.
Cada tipo de objetos tiene sus propias características y a través del botón
Opciones... podremos indicarle qué características queremos que nos
documente.
Si quieres saber más sobre las características que se pueden indicar en cada
pestaña haz clic aquí .
Una vez hayamos seleccionado los objetos y sus características, hacemos clic
en el botón Aceptar, Access nos devolverá el informe solicitado en vista previa.
Si quieres practicar esta herramienta realiza el Ejercicio El Documentador.
15.5. Compactar y Reparar
Una herramienta muy útil que Access nos ofrece y que podremos utilizar es la
de Compactar y Reparar.
Como puedes ver en la imagen para utilizarla deberás acceder a la pestaña
Archivo, seleccionar la opción Información y hacer clic sobre Compactar y
reparar base de datos.
Utilizaremos esta herramienta para revisar nuestra base de datos. Al trabajar,

insertar, modificar y eliminar objetos y datos, el archivo de base de datos se va
haciendo cada vez más voluminoso y trabajar con la base de datos puede
hacerse más lento y pesado con el tiempo.
El aumento del tamaño no es debido sólo al aumento de la información sino

también a que se va generando espacio utilizado en algún momento pero que
ya no sirve y sigue ocupando espacio en el archivo, este espacio es un espacio
innecesario que se puede recuperar al compactar la base de datos.
La reparación le permite a Access reorganizar mejor la información a nivel

interno lo que hará que la base de datos funcione mejor.
Esta herramienta recuerda un poco al Defragmentador de Windows,

reorganizando el archivo y compactándolo para eliminar huecos y que funcione
mejor.
La compactación también restablecerá el orden de los campos de
autonumeración del final de la tabla.
Por ejemplo, imagina que tienes un campo de autonumeración que contiene

registros del 1 al 10. Ahora borramos los registros 9 y 10, el siguiente registro
que creasemos tomaría el valor 11 porque a pesar de haber eliminado los
registros 9 y 10 Access tiene registrado que el 10 ha sido utilizado y entonces
el siguiente tiene que ser el 11.
Compactando la base de datos, Access restablecerá el número del último

registro al real, es decir a 8, y por lo tanto el siguiente registro que introduzcas
tomará el valor 9, pues es el siguiente libre después del último registro.
Esta renumeración no afectará a los huecos generados entre dos registros

existentes, es decir que si borramos el registro 4, seguirá habiendo un hueco
entre el 3 y el 5.
Todos estos cambios no afectarán al funcionamiento de la base de datos, sino

que, al contrario, hará que funcione mucho mejor.
La herramienta Compactar y reparar también se encarga de detectar si un

archivo de Access ha sufrido algún tipo de daño e intentará repararlo.
Ejecuta esta herramienta cuando tu base de datos actúe de forma imprevisible

o dejen de funcionar algunas acciones. O bien, configura la base para que se
compacte cada vez que se cierre desde Archivo > Opciones > Base de dactos
actual, activando la casilla Compactar al cerrar.
15.6. Copia de seguridad
Las copias de seguridad son algo imprescindible cuando almacenas

información de importancia que no quieres perder.
Cuando se trata de una empresa, es fácil comprender el desastre que sería

perder toda la información almacenada en la base de datos, pero también a
nivel particular cuando tenemos una base de datos es porque queremos
guardar una gran cantidad de información que nos importa y nos podemos
imaginar cuánto supondría tiempo volver a introducirla toda.
Si realizas copias de seguridad a menudo te asegurarás de que si en algún

momento sufres una pérdida de información (por un error técnico o humano)
tengas una copia a mano que te ayude a recuperar los datos.
Por seguridad, es mejor que guardes la copia de seguridad en un disco

diferente de donde se encuentra la original. En el caso de empresas, se
recomienda incluso guardar alguna copia de seguridad fuera de la oficina, en
un dispositivo de almacenamiento externo, por si sucede un robo, un incendio o
similar.
Access también te permite crear una copia de seguridad de tu base de datos
en cualquier momento para utilizarla en caso de que le ocurriese algo a la
original.
Para realizar una copia de seguridad sólo tendrás que acceder a la pestaña
Archivo, seleccionar la opción Guardar como y, en Guardar base de datos
como, hacer clic sobre Realizar copia de seguridad de la base de datos y
finalmente clic en el botón Guardar como de la parte inferior.
Access te preguntará en qué lugar quieres crear la copia y con qué nombre, por
defecto le asigna el mismo nombre seguido de la fecha actual.
15.7. Guardar la base en otros formatos
Podemos cambiar el formato de la base de datos para que sea compatible con
otras versiones de Microsoft Access.
Para acceder a ella selecciona Guardar como en la pestaña Archivo, luego en

Guardar base de datos como haz clic en Base de datos de Access 2002-2003 o
bien en Base de datos de Access 2000. De esta forma, guardarás la base en
formato .mdb.
Esta herramienta sólo te será útil y conveniente si quieres trabajar en versiones

anteriores al formato de tu base de datos, pues las nuevas versiones de Office
soportan el formato de las más antiguas.
Así que, por ejemplo, si has creado una base de datos en formato 2002-2003 y
necesitas que funcione en un Access 97 sí deberás convertirla. Sin embargo si
tienes una base de datos en formato 97 no hará falta que la conviertas a
formato 2000 si trabajas con Access 2000 porque éste será capaz de leerla y
trabajar con ella.
15.8. Generar base no modificable
Si diseñas una base de datos para que sea utilizada por terceros, otra de las
herramientas muy útiles que podrás utilizar en Access 2016 es la de Crear
ACCDE .
Esta opción es recomendada para que el usuario final trabaje con la base de
datos sin poder modificar nada del diseño de la base de datos.
Un archivo ACCDE desactiva la opción de modificar o crear nuevos

formularios, informes o módulos. Además los comandos de importación y
exportación (los veremos en el siguiente tema) también estarán deshabilitados.
Sin embargo el usuario podrá seguir utilizando los formularios para actualizar
los datos y abrir informes para visualizarlos de forma normal.
Para crear un archivo ACCDE selecciona Guardar como en la pestaña Archivo,

luego en Guardar base de datos como haz clic en Crear ACCDE.
Se guardará una copia de la base con estas características más limitadas. Si
quieres cambiar algo en ella, obviamente no deberás utilizar este archivo, que
es para los usuarios, sino actuar sobre el original.
Nota: Para poder convertir un archivo en ACCDE deberá tener un formato de

Access 2007 o posteriores
15.9. Configuración del cliente
Para personalizar el aspecto y comportamiento predeterminado de Access

tenemos el cuadro de Opciones. Puedes acceder a él desde la pestaña
Archivo, haciendo clic en Opciones y luego en Configuración del cliente.
No estudiaremos todas las opciones existentes porque sería muy largo y

tedioso, además algunas opciones no entran en los objetivos de este curso,
pero os enseñaremos las que nos parecen más útiles.
Recuerda que en el tema 10 utilizamos la Configuración del cliente para

deshacernos de los avisos de confirmación de eliminaciones, actualizaciones o
creación de nuevos registros por parte de las consultas de acción.
También podemos modificar aspectos generales de la aplicación, como los
Márgenes de impresión, o el número de documentos recientes que deben
recordarse.
En la categoría Hoja de datos encontrarás parámetros que definan el aspecto

predeterminado de la vista Hoja de datos.
A estas alturas del curso estarás ya familiarizado con la mayoría de las
opciones que aparecen aquí.
1. Abrir la base de datos Concesionario.accdb y hacer que los datos que se

visualicen en la hoja de datos de cualquier tabla aparezcan con un tamaño de
fuente mayor (de 14, por ejemplo).
Ejercicio 2
1. Copiar la base de datos ejemplo2.mdb que se encuentra en los ejercicios del

curso a tu carpeta Mis ejercicios. Luego, pasarla al formato más adecuado para
trabajar con ella en Access 2013. Nota: si no tienes esa carpeta puedes
descargártela haciendote Usuario registrado, aquí te explicamos como.
2. Optimizar la tabla Estadistica. Si la abres verás que hay varios campos con
valores repetidos.

Unidad 16. Importar y exportar datos (I)
16.1. Importar datos
Access te permite importar objetos de otra base de datos a la tuya

rápidamente.
Para ello, sólo tendremos que acudir a la pestaña Datos externos, una vez allí
seleccionar la opción adecuada en el grupo Importar y vincular.
Aquí podemos seleccionar qué tipo de archivo contiene los datos que
queremos importar.
Si quieres importar objetos de una base de datos a otra sólo tienes que hacer
clic en el botón Access .
Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo:

Para importar un objeto de una base de datos Access, ya sea una tabla,
formulario, informe, macro, etc. sólo tendremos que seleccionar la base de
datos de origen en Nombre de archivo:, marcar la opción Importar tablas... y
pulsar el botón Aceptar.
En el siguiente cuadro de diálogo tenemos que seleccionar los objetos que

queremos añadir a nuestra base de datos y pulsar el botón Aceptar.
En la imagen verás que el botón Opciones >> se encuentra desactivado, es
porque hemos hecho clic sobre él y entonces han aparecido las opciones en la
parte inferior del cuadro. Desde allí podrás seleccionar cómo y en qué medida
quieres importar los objetos.
Así podemos hacer que objetos de otra base de datos Access se guarden en la
que tenemos abierta.
Como habrás podido observar en la pestaña Datos externos, existen otros

métodos de importación de datos, podrás acceder a ellos haciendo clic en los
diferentes botones de la sección Importar y Vincular.
Por ejemplo, podemos importar información guardada en un fichero de texto

.
En este caso se abrirá el Asistente para importación de texto, donde podrás

indicar la forma en la que está formateado el archivo del que vas a tomar la
información, incluso te podrás guardar esa descripción y volver a utilizarla para
importar datos de otro fichero con las mismas características utilizando el botón
Importaciones guardadas de la pestaña Datos externos.
Para ver mejor cómo utilizar este asistente visita el avanzado de Importar un
archivo de texto.
A veces cuando se importan datos algunos datos no pueden ser almacenados
por no coindicir con la definición de la tabla, en este caso Access nos avisará
que se han producido errores en la importación y creará una tabla con esos
errores para que los podamos analizar y comprobar.
Realiza el Ejercicio Importar un archivo de texto para practicar este método.
También puedes importar datos desde Excel . Solo tienes que seguir el
asistente que te guiará en todo momento.
Una opción cada vez más útil es la de importar desde un Archivo XML
ya que el formato XML es el que se está imponiendo en cuanto a
trasiego de información entre diferentes sistemas.
16.2. Obtener datos por vinculación
Una tabla vinculada es aquella que se encuentra en otra base de datos

diferente pero que actua como si estuviera en nuestra base de datos. Access
permite que la incluyamos en nuestra base de datos estableciendo una
conexión para poder ver y editar sus datos aunque ésta se encuentre en un
archivo diferente.
Trabajaremos con las tablas vinculadas de la misma forma que si fuesen tablas
normales, con una restricción, no podremos cambiar su estructura (su diseño).
Cuando vinculas una tabla sus datos no se copian a tu base de datos, sino que
simplemente se crea una conexión con la base de datos que la contiene. Este
proceso es completamente transparente para ti, y si vinculas una tabla
contenida en otra base de datos podrás trabajar con ella del mismo modo que
si estuviese en la tuya. Cualquier cambio que hagas en sus datos quedarán
reflejados en la base de datos origen, y cualquier cambio que efectuen en la
base de datos origen, quedará reflejado en tu base de datos. Mientras que si
importas una tabla, estarás copiando los datos actuales a tu base de datos
pero no quedará ninguna conexión entre tu tabla y la del origen de la
importación.
Para importar una tabla vinculada se utiliza el mismo botón que para importarla.
En la pestaña Datos externos, hacemos clic en el botón Access . La

diferencia es que en el asistente deberemos seleccionar la opción Vincular al
origen de datos creando una tabla vinculada.
Busca la base de datos que contiene la tabla que quieres vincular y una vez
seleccionada pulsa Aceptar para ver el siguiente cuadro:
Selecciona las tablas que quieras vincular y pulsa el botón Aceptar. La tabla se
añadirá automáticamente a tu base de datos, si en tu base de datos hay ya una
tabla con el mismo nombre, la vinculada se llamará con ese nombre al que se
le añadirá un número.
Las tablas vinculadas se visualizarán con este símbolo .
Si quieres entender mejor este proceso realiza el Ejercicio Vincular tablas.
Nota: Las tablas vinculadas a veces son bastante útiles para mantener la parte
de datos separada de los formularios e informes. Incluso de esta forma varias
personas a la vez pueden trabajar con la misma base de datos desde
ordenadores diferentes.
Imagina el siguiente supuesto: tengo una base de datos en la que almaceno
toda la información en forma de tablas. En dos ordenadores distintos puedo
tener un archivo de Access con formularios e informes que accedan a esa base
de datos y trabajen modificando y recabando información.
Es útil ¿verdad?
16.3. El Administrador de tablas vinculadas
Cuando tenemos definidas tablas vinculadas, puede ser útil poder cambiar la
ubicación del origen de esas tablas o saber en qué lugar se encuentra nuestra
tabla vinculada. Para ello disponemos del Administrador de tablas vinculadas.
Para acceder al cuadro de diálogo Administrador de tablas vinculadas tendrás
que hacer clic en su botón correspondiente , situado en la pestaña Datos

externos. Obviamente este botón sólo estará habilitado si hay alguna tabla
vinculada en la base de datos.
Esta herramienta nos permitirá actualizar nuestra base de datos cuando la

ubicación de la tabla vinculada haya cambiado.
Veamos cómo funciona.
Este es el aspecto que muestra el Administrador.
Desde aquí podremos seleccionar la tabla que queremos actualizar haciendo

clic en su casilla. Una vez seleccionadas todas las tablas que nos interesan
haremos clic en Aceptar y Access actualizará las estructuras de las tablas
seleccionadas en nuestra base de datos.
Para cambiar la ubicación de las tablas originales sólo tenemos que marcar la
opción Preguntar siempre por la nueva ubicación.
Con esta casilla activada, cuando pulsemos Aceptar, Access nos preguntará
dónde debe buscar la tabla vinculada. En el momento en que le digamos la ruta
de la base de datos, el programa la recordará y actualizará la estructura y
ubicación de las tablas.
Realiza el Ejercicio El Administrador de tablas vinculadas para practicar con

esta herramienta.
Objetivo
Practicar el uso de la herramienta Administrador de Tablas Vinculadas.
Primero cambiaremos el archivo Precios.accdb de carpeta para poder

cambiar la ruta de la tabla vinculada en nuestra base de datos Clases.accdb.
1. Ves hasta la carpeta ejercicios del curso.

2. Selecciona la base de datos Precios.accdb.
3. Córtala utilizando la combinación de teclas CTRL+X.
4. Dirígete al Escritorio y haz clic derecho sobre una zona vacía.
5. Selecciona la opción Pegar.
Hemos cambiado de sitio la base de datos Precios.accdb. Ahora nuestra tabla

vinculada Precios_cursos no estará apuntando hacia el sitio correcto.
Deberemos de arreglarlo. Para ello utilizaremos el Administrador de Tablas
Vinculadas.

ejercicios.
7. Haz clic en la pestaña Datos externos y haz clic en el botón Administrador de
tablas vinculadas .
8. En el cuadro de diálogo que se abrirá selecciona la tabla Precio_cursos,
activando su casilla de verificación
9. Marca la opción Preguntar siempre por la nueva ubicación.
10. Pulsa Aceptar.
Ahora deberemos indicar la nueva ubicación de la base de datos que contiene

la tabla.
11. En el cuadro de diálogo, sitúate en el Escritorio y allí selecciona la base de

datos Precios.accdb.
12. Pulsa el botón Abrir.
Si has seguido los pasos correctamente Access te informará de que las tablas
vinculadas han sido actualizadas satisfactoriamente.
Cierra la ventana y la base de datos.

16.4. Exportar Datos
En el apartado anterior veíamos como podíamos recuperar datos de otras

bases de datos o incluso de archivos con otro formato, por ejemplo de texto.
Ahora veremos el proceso contrario, enviar la información de nuestra base de
datos a otra base de datos o a un archivo de otro tipo.
Para ello, sólo tienes que seleccionar una de las opciones que encontrarás al
desplegar la opción Exportar de la pestaña Datos Externos.
Estos comandos te permitirán copiar tablas, informes, formularios, macros y

en definitiva cualquier objeto de tu base de datos a otra creando una copia
exacta del objeto en otro lugar.
Para utilizar esta opción sólo tendrás que seleccionar el objeto que desees, por
ejemplo, vamos a exportar a Access. Se abrirá el cuadro Exportar: Base de
datos Access y sólo tendrás que indicar en qué base de datos quieres copiar el
objeto.
Se mostrará un cuadro de diálogo Exportar donde te permitirá cambiar el

nombre del objeto en la otra base de datos y se encargará de exportarlo
íntegramente sin ninguna otra interacción por tu parte. Si el objeto es una tabla
se te presentará un cuadro de diálogo Exportar como este:
Como puedes ver en la imagen, estamos exportando una tabla llamada

Alumnado a una base de datos llamada aulaClic.accdb.
Podemos indicar el nombre que tendrá la tabla en la base de datos de destino y
también elegir qué parte queremos exportar.
En el marco Exportar tablas podremos seleccionar Definición y datos para

exportar la tabla completa (con todos los registros que contiene incluidos) o
exportar únicamente su estructura seleccionando la opción Sólo definición.
Como puedes ver, también podrás exportar datos a archivos de texto o a

archivos XML.
En el caso de exportar el contenido de una tabla a un archivo de texto

podremos marcar la opción Exportar datos con formato y diseño.
Si activamos esta opción podremos elegir el modo en el que se guarda la

información en el archivo de texto mediante este cuadro de diálogo:
Aquí podrás seleccionar el tipo de codificación de los datos de tipo Texto de la

tabla. Aunque el predeterminado sea Windows, Unicode (UTF-8) suele ser el
formato que mayor compatibilidad presenta. Si tu intención es seguir trabajando
dentro de la plataforma Windows deja la opción predeterminada seleccionada.
Si no activas la opción Exportar datos con formato y diseño, se abrirá el

Asistente para exportación de texto, que es muy parecido al que hemos visto
en el apartado anterior de importación. Podrás especificar el modo en el que se
formateará el archivo de salida e incluso guardar esa especificación.
16.5. Exportar a Word y Excel y otros formatos
También, desde la sección Exportar, podremos exportar el contenido de

nuestras tablas, informes o formularios a aplicaciones del mismo paquete como
Word o Excel.
Word copia y formatea el contenido de nuestro objeto y lo presenta en una

tabla dentro de un archivo tipo RTF.
Excel copia y formatea el contenido de nuestro objeto y lo presenta en una hoja

de Excel dentro de un archivo tipo XLSX o de otros tipos que podremos elegir.
Si sabes utilizar el comando Combinar correspondencia de Word, podrás

seleccionar la opción Combinar con Word y así crear desde Access un archivo
combinado para crear cartas personalizadas o enviar emails personalizados a
todos los clientes que tengas en tu tabla de base de datos.
También puedes enviar el objeto por correo electrónico con la opción .
1. Abrir la base de datos Concesionario.accdb y exportar a Word el formulario

Mantenimiento de Clientes.
Ejercicio 2
Abrir la base de datos clases.accdb de la carpeta Mis ejercicios.
1. Exporta los cursos contenidos en el archivo de texto Cursos_avanzados.txt de

la carpeta ejercicios del curso. Nota: si no tienes esa carpeta puedes
descargártela haciendote Usuario registrado, aquí te explicamos como.
Deberás introducir estos registro en la tabla que creamos en el paso a paso de
esta tema Nuevos_cursos.
También utiliza la especificación que guardamos en el paso a paso.

Access 2016

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Unidad 2. Crear, abrir y cerrar una base de datos

 2.1. Crear una base de datos

Unidad 3. Crear tablas de datos

 3.1. Crear una tabla de datos

Unidad 4. Modificar tablas de datos

 4.1. Modificar el diseño de una tabla en Vista Diseño

Unidad 5. Propiedades de los campos

Unidad 6. Las relaciones

 6.1. Crear la primera relación

Unidad 7. Las consultas

 7.1. Tipos de consultas

Unidad 8. Las consultas de resumen

 10.1. Consultas de creación de tabla

Unidad 11. Los formularios

 11.1. Crear formularios

Unidad 12. Los informes

Unidad 13. Los controles de formulario e informe

 13.1. Propiedades generales de los controles

Unidad 14. Las macros

Unidad 15. Herramientas de Access

Unidad 16. Importar y exportar datos

 16.1. Importar datos

Después de ver el apartado de novedades que ofrece Access 2016 frente a

1.1. Novedades de Access 2016

La verdad es que versión 2016 de Access no contiene apenas novedades

. A continuación, vamos a ver las principales novedades.

¿Qué desea hacer?

Esta es la novedad más interesante ya que permite buscar comandos de forma

Por ejemplo, si no nos acordamos donde está el comando Reemplazar,

Si hacemos clic en Reemplazar se ejecutará ese comando y nos aparecerá el

Con esta nueva herramienta ya no perderemos tiempo buscando en que parte

Nuevos temas de Office

Estéticamente lo único que ha cambiado en el nuevo Access 2016 es el color

Si te gusta más el tema anterior de aspecto blanco que ves en la siguiente

puedes cambiarlo desde Archivo, Opciones, apartado General, y en Tema de

Si esto no es suficiente para nosotros y queremos tener esta información en un

En ocasiones el cuadro de diálogo Mostrar tabla se quedaba pequeño cuando

1.2. Conceptos básicos sobre Bases de Datos

Si quieres aprender o repasar conceptos básicos sobre bases de datos o

1.3. Arrancar y cerrar Access 2016

Veamos las formas básicas de iniciar Access 2016.

- Desde el botón Inicio de Windows 10 , situado normalmente en la esquina

inferior izquierda de la pantalla. Al hacer clic en Inicio , veremos una

En la columna de la izquierda aparece un listado de todas las aplicaciones que

hasta encontrar el icono de Access. Una vez localizado el icono

- Desde el botón Inicio de Windows 7, situado, normalmente, en la

Para cerrar Access 2016, puedes utilizar cualquiera de las siguientes

- Hacer clic en el botón cerrar

- Pulsar la combinación de teclas ALT+F4.

1.4. La pantalla inicial

Como vemos en la parte superior izquierda hemos Iniciado sesión con el

A la izquierda aparecen listadas las últimas bases de datos abiertas

O podemos Abrir otros archivos, en tal caso se abrirá la siguiente ventana

1.5. El entorno de trabajo

1.6. Las barras

La barra de Acceso rápido

La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Access

En la imagen anterior se ve la pestaña INICIO.

Durante el curso utilizaremos continuamente esta cinta. Para referirnos a un