SC2022 - Un 09 - Subsistema Compras

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Unidad 9

Subsistema de compras,
proveedores y
almacenamiento

Sistemas Contables - 2022- Unidad 09 1


CONTENIDO DE LA UNIDAD
1. Compras de bienes y servicios. Función compras.
Vinculación con el subsistema de Compras y con Contabilidad
General. E-comerce. Implicancia contable del
almacenamiento.
2. Comprobantes usuales vinculados a las compras.
Distintos tipos. Circuitos administrativos y documentales.
Análisis de sus efectos patrimoniales. Minutas Contables.
3. Procesamiento contable de las compras. Bonificaciones.
Descuentos. Devoluciones. Casos particulares: mercaderías
en tránsito; recepción de mercaderías en consignación y otros.
4. Políticas contables del subsistema. De reconocimiento
contable, de control interno y de documentación respaldatoria
Plan de cuentas específico.

Sistemas Contables - 2022- Unidad 09 2


CICLO DE NEGOCIOS
Operaciones básicas (Comercial):

CO CO
NT Com NT
EX
TO
Pagar EX
prar TO

Co Ven
brar der

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OPERACIONES BÁSICAS (PRODUCCIÓN):

Comprar
Pagar

Producir

Vender

Cobrar

Sistemas Contables - 2022- Unidad 09 4


La compra – venta: Art 1123 C.C. y C.de la N.
Hay compraventa si una de las partes se obliga a transferir la
propiedad de una cosa y la otra a pagar un precio en dinero.
Valor de incorporación de las compras:
• Costo de la compra.
• Impuestos recuperables.
• Intereses adelantados. Implícitos o explícitos.
• Total facturado. Es el total de la factura.
Precio de compra según factura (de contado),
MENOS intereses (implícitos o explícitos) MAS
Gastos Necesarios.

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Tipos/modalidades de compras s/ KLEIN:

• Compras Normales. ¿Que tipos de elementos


comprados se incluyen acá? Ej: Bienes de
Cambio, Materias Primas.
• Compras de elementos menores- ¿Qué destino
tienen generalmente los bienes comprados en
este ítem? Ej: Art. de limpieza, Utiles, Papeleria
• Compras de Bienes importados. Que recaudos
debería adoptar el sistema contable para su
adecuada valoración inicial?
• Compras de bienes del activo fijo

Sistemas Contables - 2022- Unidad 09 6


FUNCION COMPRAS

• La función compras NO SOLO comprende la acción de


comprar, sino de comprar de la mejor manera, lo más
eficaz, eficiente y al menor costo posible.
• Importancia: Una buena gestión de compras, reduce el
Costo de Ventas y por ende amplía el margen de
Resultado Bruto.
• La importancia es variable según la empresa. En la
empresa comercial es la función de mayor peso, pero se
ve reducida al valor de los insumos en la empresa de
servicios.

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IMPORTANCIA DE LA FUNCION COMPRAS
Desde el punto de vista Operativo:
Indispensable para PROVEER de BIENES a la Función
VENTAS / PRODUCCION / ADMINISTRACION / ACTIVOS
FIJOS. Porque proveerá de los Bienes de Cambio, las
Materias Primas, Bienes de Uso o la Papelería y Útiles,
según corresponda, entre otras cosas.
Administración del Stock (sector afectado a dicha tarea)
Responsable de Calidad de los bienes y servicios
adquiridos
Define la Modalidad de la adquisición de bienes y servicios
(financiados, de contado, tarjeta etc.)
Otros
Sistemas Contables - 2022- Unidad 09
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Formas que puede asumir el departamento
COMPRAS

Un departamento independiente y autónomo.


Integrando el sector administrativo (común
en empresas de servicios).
Integrando el departamento de Ventas (en
empresas destinadas a la reventa).
Integrando el departamento producción o
también almacenes (manufactureras).

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SUBSISTEMA COMPRAS
Es la representación teórica (enfoque sistémico) de la
función compras, en la parte donde fluye información
contable, a partir de la exteriorización de una
variación patrimonial o información cualitativa de
interés.

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SUBSISTEMA

 Debe reconocer y registrar los efectos de la Compra-


Venta mercantil observando la Documentación fuente
(Factura-NC-ND)
• Gastos por el mantenimiento del stock
(almacenamiento). ¿Costo o Gasto?
• Mercadería de Reventa (y otros bienes y servicios que se
adquieren)
• Elemento a considerar para Costo de Venta:
Método Diferencia de Inventario. Fichas de stock y
costeo permanente.
• Plan de Cuentas. De Activo, de Gastos según el destino
de los bienes/servicios adquiridos.
Sistemas Contables - 2022- Unidad 09 11
VINCULACION ENTRE FUNCIONES Y SUBSISTEMAS

Función
Subsist. Fondos
Fondos
Sistema
Contab.
Subsist.
Compras Función
Compras

Sistemas Contables - 2022- Unidad 09 12


Vinculación Externa de la FUNCION COMPRAS

Con el ENTORNO en el que se desarrolla el ente. La


función toma del contexto datos referidos a:
• Tasas de interés de referencia
• Tasa de inflación
• Valor de mercado de los bienes
• Estándares de calidad

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VINCULACION de la FUNCION COMPRAS
VINCULACION INTERNA: Con las demás FUNCIONES de la
organización
PRODUCCIÓN: solicitudes de compras
FONDOS: pagos a realizar y estado de cuenta de proveedores
PERSONAL: adquisiciones de insumos varias
IMPOSITIVO: determinación del IVA
VENTAS: administración de stock
ACTIVOS FIJOS: Adquisiciones de bienes de uso
De que manera se vincula con cada uno y a través de qué
elementos?
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VINCULACION DEL SUBSISTEMA COMPRAS
Con la función COMPRAS
Tomando la información contable que surge de la función
compras, sea a partir de la exteriorización de una variación
patrimonial o bien información cualitativa de interés.

Con el Sistema de Contabilidad General


Transfiriendo la información contable captada de la función
compras, para su procesamiento contable.

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VINCULACION
con CONTABILIDAD GENERAL
• Informa las SALDOS diferencias (no temporales) que
impliquen ajustes en la registración, como resultado de la
conciliación de cuentas corrientes con proveedores.
• Informa el resultado de los recuentos físicos, los que
producirán registraciones contables en el caso de existir
diferencias con la Contabilidad. O de ser necesario para el
costeo (Ej: método diferencia de inventario)
¿Si Contabilidad general subsume a Dpto. impositivo?
• Remite minutas para la liquidación y/o registración de
impuestos relacionados.

Sistemas Contables - 2022- Unidad 09 16


VINCULACION
con CONTABILIDAD GENERAL
• Su vinculación es permanente, ¿Por que? a través de
minutas contables para la registración de transacciones
(ingresos y egresos de mercaderías).
• La forma y periodicidad dependerán de las políticas
contables/operativas y los medios de registración (si usa PED
pueden crear archivos de exportación automática).
Ejemplo: Minuta para confeccionar Asiento Resumen de
transferencia desde Sub-diario de Compras a Libro Diario
General.
• Si hay medios PED, se pueden crear los archivos para la
transferencia automática de los datos.
Sistemas Contables - 2022- Unidad 09 17
INSTRUMENTACION. NORMAS INTERNAS:

• ¿Como funciona en una empresa PyME la


función compras?
• ¿Cómo se debe preparar el SIC para
informar sobre la Función Compras?
• La función COMPRAS es variable dependiendo del
tipo de organización? Del tamaño?, de la
dispersión geográfica? Del tipo de actividad?

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COMERCIO ELECTRONICO - E-COMMERCE
• Cualquier forma de transacción comercial (no sólo
comprar y vender) en la que las partes interactúan
electrónicamente en lugar de por intercambio o
contacto físico directo.
• La Cámara Argentina de Comercio Electrónico (CACE) es
una Asociación Civil sin fines de lucro constituida en el
año 1999 con el propósito de divulgar y promover el uso
y desarrollo de las nuevas tecnologías aplicadas al
trabajo y los negocios, las comunicaciones, el comercio y
los negocios electrónicos.
• Cuenta con más de 2000 socios de diferentes sectores de
la industria, comercio y servicios que hacen realidad los
negocios y comercio electrónico en la Argentina y la
región, siendo la principal institución nacional en
promover esta nueva modalidad de trabajo y negocios.

Sistemas Contables - 2022- Unidad 09 19


E-commerce – Info de Interés
• El comercio electrónico en Argentina creció durante 2021 un 68%
respecto al año anterior, con una facturación de un billón quinientos
veinte mil millones de pesos $1.520.000.000.000.-
• Esto se ve reflejado en 196 millones de órdenes de compra (20% más que
2020); en 381 millones de unidades vendidas (52% más versus 2020); y
en un ticket promedio de $7.757.-
• Según el estudio, 8 de cada 10 transacciones se efectuaron a través de
tarjeta de crédito, con gran participación de las plataformas de pago.
• Sin grandes variaciones versus 2020, el 57% de las empresas financia
hasta 6 cuotas las ventas online.
• En 2021 se sumaron 684.459 nuevos compradores, registrando una suma
total de 20.742.665 compradores online.
• Dentro de los principales beneficios del canal online, se destacan el
ahorro de tiempo y la posibilidad de comprar en cualquier momento.
• Por primera vez, Mobile (celular) pasó a ser la opción más elegida para
realizar las compras online, confirmando la tendencia que se venía
dando en los últimos años. En cuanto a las búsquedas, sigue siendo
Mobile el medio más utilizado con un 63% versus un 46% para Desktop
(pc).

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TIPOS DE E-COMMERCE
"Business to Venta de productos finales a un
B2C
Consumer” consumidor
"Business to Comercio entre empresas, cliente-
B2B
Business” proveedor.
"Consumer to Subastas donde particulares venden
C2C
Consumer" productos
"Consumer to Consumidores se agrupan para tener
C2B
Business" mas fuerza
"Government to
G2B Sector público entre si
Business
/Consumer to
/C/G o con ciudadanos/empresa
Government"
P2P "Peer to Peer" De amigo a amigo
"Business to
B2E Comunicación entre empresa y trabajador
Employee" Sistemas Contables - 2022- Unidad 09 21
E-commerce
¿Cual es el impacto del comercio electrónico en
la función compras?

– Captar proveedores
– Optimización de procesos
– Reducción de costos
– Reducción de tiempos
– Exige controles (riesgos de internet)

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La Informática PERMITE:
a) Procesamiento: Celeridad. Integración Automática.
(importación/exportación de datos).
b) Autorizaciones electrónicas.
c) Controles automáticos (validez de fechas,
razonabilidad de importes, etc.)
d) Cuentas Corrientes:
– Listado de saldos analíticos por proveedores
– Antigüedad de la deuda
– Listados por forma de pago: documentos – cheques
– Proyección de pago
– Vencimientos futuros
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Sistemas Contables - 2022- Unidad 09
Ventajas de un sistema informatizado
Si se informatiza la FUNCION:
Habrá un mejor y mas rápido procesamiento de la información
contable. Porque?
La integración con la contabilidad podrá hacerse a través de
asientos resúmenes automáticos o a través de minutas
contables manuales.
Si Integración automática con el Sistema Stock. (Ingresos –
Egresos por devoluciones de compras) es además mas segura
Se podría utilizar un Libro IVA Compras que funcione como
Sub-diario de Compras integrado por sistema a la
CONTABILIDAD.
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Implicancia contable del
almacenamiento.
STOCK
¿Qué Bienes incluye el STOCK?
• Mercaderías de reventa,
• Productos Terminados,
• Productos en Proceso,
• Materias primas
• Insumos diversos, variables según la actividad.
• Mercaderías en Tránsito,
• Mercaderías en Depósitos Aduaneros, etc
• ¿otros???
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Stock Maximo, Mínimo y Punto de Pedido
–STOCK MAXIMO: Indica la Cantidad tope o máxima de
cada artículo que la empresa deba tener en sus
depósitos, a efectos de no producir inmovilización de
capital y el aumento de costos de almacenaje.
–STOCK MINIMO: Indica la Cantidad de cada artículo que
se necesita tener para poder cumplir normalmente con
los clientes. Es un consumo estimado, considerando el
tiempo que insumirá un nuevo aprovisionamiento.
–PUNTO DE PEDIDO: Es el momento adecuado para
efectuar el pedido al proveedor, y se define como el
Stock Mínimo más un margen estimado de seguridad.

Sistemas Contables - 2022- Unidad 09


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IMPLICANCIA CONTABLE DEL
ALMACENAMIENTO
La decisión de llevar Stock de determinados artículos
implica considerar:
TRATAMIENTO DE GASTOS relacionados, como alquileres, seguros,
vigilancia, etc. (Gastos o Costos?)
CONTROL DE LAS EXISTENCIAS, a través de recuentos físicos que
pueden llevar a registraciones de ajuste, por faltantes por pérdidas,
deterioros, robos, etc.
VALOR DE LAS EXISTENCIAS (relación con el método de costeo).
RESULTADOS por tenencia (inflación, obsolescencia, etc.)

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9.2. COMPROBANTES USUALES. DISTINTOS
TIPOS. ANALISIS DE SUS EFECTOS
PATRIMONIALES.
Nota de Pedido
Solicitud de cotización
Cotizaciones
Orden de compra
Remito
Factura
Nota de débito
Nota de crédito
Orden de pago
Recibo
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Flujo General del Ciclo Compras – Proveedores.
Procesos ADMINISTRATIVOS

SI
NOTA ORDEN AUTORI ENVIO RECEPCION
PEDIDO COMPRA ZACION O. C. Bs. / Ss.
O. C.

NO

REGISTRO
REGISTRO PAGO
ENTRADA
PAGO Bs. / Ss.

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Procesos CONTABLES

Sistemas Contables - 2022- Unidad 09


PROCESO de COMPRAS:
• Recepción de la Nota de Pedido. Interna? O
Externa?
• Emisión de la Orden de Compra. Interna? O
Externa?
• Aprobación de la Orden de Compra. Quien la hace,
donde queda constancia? Tiene un efecto contable u
operativo?
• Envío de la Orden de Compra a los proveedores
• Recepción de los Bienes o Servicios
• Registro de Entrada del activo o recepción del
Servicio. ¿Dónde queda constancia de ello? Contablemente
provoca impacto???
• Pago del bien o servicio recibido
• Registro de Pago. Donde se registra? Y si lleva
registración indirecta?
Sistemas Contables - 2022- Unidad 09 30
CIRCUITO DE COMPRA
1- Nota de pedido: se confecciona y se remite al
Departamento de Compras, en el momento que surja la
necesidad de un bien o servicio en cualquier área de la
organización.
2- Búsqueda de Proveedores: el Dpto. de Compras, realiza la
búsqueda de Proveedores que puedan satisfacer el
requerimiento.
3- Solicitud de cotización, Se confeccionan las solicitudes de
cotización, las que se remiten a los Proveedores
4- Cotizaciones: Los presupuestos se reciben en el Dpto.
Compras.
5- Evaluación: Con los datos reunidos se evaluarán, calidad,
precio y condiciones de pago.
Sistemas Contables - 2022- Unidad 09 31
CIRCUITO DE COMPRA
6- Orden de Compra: Seleccionada la mejor oferta, se confecciona la
Orden de Compra, y se autoriza por el nivel jerárquico que corresponda,
de acuerdo a su importancia (Por Ejemplo, para bienes de uso o compras
mayores a un determinado importe autoriza Gerencia General).
7- Recepción del bien o servicio: El encargado de recibir los bienes
adquiridos, deberá controlar la concordancia entre el Remito y/o Factura
con la Copia de la Orden de Compra, visando de conformidad, o
procediendo a la devolución total/parcial su los bienes NO corresponden a
la calidad o cantidad solicitada. Se registra en ficha de Stock si existe
8- Orden de Pago: La Factura conformada se remitirá al Dto Tesorería
para su pago –compra contado-Contado contra entrega, o para su archivo
hasta el momento de vencimiento.
9- minuta a Contabilidad: Se remitirá minuta a Contabilidad, con
informe de transacciones (ingresos, egresos, devoluciones) para su registro
correspondiente.

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MINUTAS CONTABLES
Aplicaciones en el Subsistema Compras:
• Con Sistema de Registración Indirecto: Respaldo
de la registración en el Diario General del Asiento
Resumen del Sub-diario Compras .
• Respaldo de posición mensual de IVA CF
• Fuente de Registración de ajustes originados en
diferencias (no temporales) en los controles de
cuentas corrientes de proveedores.

Sistemas Contables - 2022- Unidad 09 33


ARCHIVOS.
Archivo Operativo y Archivo Contable
Archivo Interno:
• Proveedores
• Cotizaciones
• Ordenes de Compra CERRADAS
• Ordenes de Compra PENDIENTES
• Seguimiento de Orden de Compra
• Legajo del Proveedor
• Remito
• Factura
• Nota de Crédito/Debito
• Planillas toma e Inventario

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ARCHIVOS
• Cómo se ordena?: CRONOLÓGICAMENTE
• CRITERIO OBJETIVO O TEMÁTICO (Ej: Separando Ordenes
de Compra de Facturas)
• CRITERIO SUBJETIVO (Ej: Agrupando por Cuentas
Corrientes de Cada Proveedor)
• Y TAMBIÉN PODEMOS ENCONTRAR UNA COMBINACIÓN
DE AMBOS. (Ej: Los Archivos se ordenarán por Proveedor
e internamente con criterio objetivo).
• Cuáles pueden ser de archivo permanente y cuál
temporario?
• Cuáles de gestión y cuáles de finales?

Sistemas Contables - 2022- Unidad 09 35


ARCHIVOS
• Esta documentacion dará origen a un archivo:
 activo o pasivo?
 Fisico , virtual o digital?
De gestion, central o intermediio?
Interno o externo?

¿Cómo considera Ud. que se organizaría el archivo


de compras si la empresa tercerizo en un contador
externo el procesamiento impositivo de las
mismas?

• QUE LE ACONSEJARIA UD?


Sistemas Contables - 2022- Unidad 09 36
2.3. BONIFICACIONES – DESCUENTOS - DEVOLUCIONES

TRATAMIENTO DEL SIC :


Cuales son las Cuentas Contables vinculadas y cuales
son las alternativas de su tratamiento contable?
• Cuenta de Movimiento o Cuenta de Activo Que
corresponda?
• Que ocurre cuando la bonificación viene con
posterioridad en otra documentación? Contra-asiento
¿Cual sería la Documentación fuente para su
reconocimiento? Nota de Crédito – Remito.
Documentación interna o externa?

Sistemas Contables - 2022- Unidad 09


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MERCADERÍAS EN TRANSITO

Se registran en una Cuenta de Activo Transitoria, como por


ejemplo: “Compras en Tránsito” o Mercaderías en Transito “.
Son casos de bienes adquiridos geográficamente distantes a los
depósitos de la empresa y que viajan por cuenta y orden de la
empresa. La transferencia de la propiedad ya se produjo.

Sistemas Contables - 2022- Unidad 09 38


Mercaderías RECIBIDAS en
Consignación
• NO son de propiedad de la empresa,
• PERO ¿DEBEN ser inventariadas?
• DEBE registrarse la responsabilidad contingente
• Se utilizan Cuentas de Orden o solo Notas
Complementarias a los Estados Contables
• El CONSIGNATARIO se beneficia con la comisión por
ventas ¿y cobranzas?
• Esa comisión es un ingreso ordinario, habitual y
operativo

Sistemas Contables - 2022- Unidad 09


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¿QUE ES LA CONSIGNACION?
La consignación es un contrato por el cual una
persona llamada comitente, remite mercaderías de
su propiedad con el propósito de ser vendidas por su
cuenta a otra persona llamada consignatario
mediante el pago de una comisión y generalmente
el reconocimiento de los gastos incurridos en la
ejecución de este contrato.

¿Qué efectos contables provoca en el


patrimonio del consignatario?
En el patrimonio en ese momento ninguno
porque no representan activo para el. Inicialmente
es una transacción sin efectos patrimoniales
Sistemas Contables - 2022- Unidad 09 40
Mercaderías en Consignación
EFECTOS EN EL PLAN DE CUENTAS
Contabilidad del Comitente
•cuentas de resultado
•cuentas patrimoniales
Contabilidad del Consignatario
• Cuentas de orden para registrar la tenencia de bienes de
terceros
• Cuentas de movimiento para registrar los gastos pendientes
de devolución
• Cuentas de resultado para registrar su único ingreso que es
la comisión por la venta
• Cuentas patrimoniales para registrar el pago de los gastos
pendientes de recupero, el pago de las mercaderías vendidas
al consignatario.
Sistemas Contables - 2022- Unidad 09 41
CONTROL OPERATIVO:
•Separación de funciones.
•Determinación del nivel de compra.
•Pedidos de cotización.
•Adjudicación de la compra.
•Recepción de las mercaderías.
•Seguro de las mercaderías en transito.
•Seguro de las mercaderías en almacenes.
La primera condiciona a las siguientes. A su vez la forma
de la separación de tareas dependerá de la magnitud de
la empresa, y luego de la centralización o no de esta
función.

Sistemas Contables - 2022- Unidad 09 42


CONTROL CONTABLE:

• Sobre Registros CONTABLES


• Control de Cumplimiento de Políticas - Normas.
• Revisión del Plan y Manual de Cuentas.
• Sistema de Registración.
• Sobre documentación vinculada (relación con
control operativo – cantidades
facturadas/ingresadas).
• Inventario físico.

Sistemas Contables - 2022- Unidad 09 43


CONTROLES CONTABLES
• INVENTARIO FÍSICO de Existencias (Operativo-Contable)
• CONTROLES DOCUMENTALES: Coincidencia de remitos y
facturas. (Operativo-Contable) Operativo: verificar coincidencia
de lo facturado y lo solicitado. Contable: controlar los valores de
incorporación.
• Control de importes facturados a través de comprobaciones
globales. Controles Cruzados con IVA Compras, a efectos de
detectar diferencias de: importes facturados, crédito fiscal, etc.
• Control de Minuta de Asiento Resumen de Subdiario IVA
Compras con destino a Contabilidad General.
• Control de CUENTAS CORRIENTES DE PROVEEDORES. Análisis de
Saldos y Conciliaciones con terceros.

Sistemas Contables - 2022- Unidad 09


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Análisis de Ctas Ctes con Proveedores
• Verificación de registros y análisis de débitos y créditos a
efectos de comprobar la correcta imputación contable y la
veracidad de los importes. Confrontando Documentación
respaldatoria con registros contables.
• Cumplimiento de normas: Montos, Plazos, etc. (Operativo)
• Imputación de intereses.
• Circularización para confirmación de saldos y ajuste de
diferencias.

Sistemas Contables - 2022- Unidad 09

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Cuentas Corrientes con Proveedores - Análisis

• Razonabilidad saldos: corrección y consistencia. De donde


sacar la información?
• Función Compras Proveedores informatizado, integrado o
no integrado a la contabilidad. Efectos?
• Confrontar con información proveniente del proveedor.
• Detectar diferencias: analizar cuales darían origen a
registraciones contables.
• Considerar: tratamiento impositivo derivado de ello.

Sistemas Contables - 2022- Unidad 09 46


4.5. POLITICAS CONTABLES:

Elem. SIC Consideraciones


Registros Sub-diario de Compras. Integración con
Registro Impositivo IVA Compras. Mayores
Auxiliares de Proveedores (Ctas. Ctes.)

Sistemas Contables - 2022- Unidad 09

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POLITICAS CONTABLES:
Elem. SIC Consideraciones
Controles Cumplimiento de políticas y normas.
Entrada: Recepción de Mercaderías (Operativo /
Contable). Valor de incorporación, depuración
CFI, Mercaderías en tránsito/existencias al
cierre.
Comproba Registrables: Factura – NC – ND - Minutas
ntes La OC no es registrable pero es muy importante
para el Control.
Asientos PED: Asientos resúmenes – operaciones
Tipo repetitivas (Compras – Pagos – Devengamientos)

Sistemas Contables - 2022- Unidad 09 48


POLITICAS CONTABLES:
Elem. SIC Consideraciones
Cuentas de Pasivo (Proveedores, Int. Neg. Adel.)
Resultados (Intereses por Financ.)
Plan de Cuentas de movimiento. Dependera de la cantidad de
Cuentas productos, la información de gestion que necesiten, etc.
(Compras de XX -Devol. s/ Compras XX - Bonific.s/ Compras).

Para Subs. Impositivo (IVA CF, Percepciones IVA, - ganancias,


etc.)
Informes Para Gerencia (Totales de Compras por Sector de la empresa,
por financiamiento, etc).
Para Subs. Ventas (informes de Stock)
Objetivo: Separación por tipo de operación – Compra de Bienes
de Cambio, Bs de Uso
Archivo Subjetivo: Por Proveedores para un mejor control de Cuentas
Corrientes.

Sistemas Contables - 2022- Unidad 09 49

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