Agencia de Regulación y Control Fito y Zoosanitario

DIRECTRICES DE
PLANIFICACIÓN Y GESTIÓN
ESTRATÉGICA
Ed.04 -2022

Dirección General de Planificación y Gestión Estratégica

Octubre 2022

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Contenido
Base Legal ................................................................................................. ………………………1
SECCIÓN I -DIRECTRICES GOBIERNO POR RESULTADOS – GPR ........................................ 3
1. Planificación .............................................................................................................. 3
1.1 Indicadores Resultados y Procesos - GPR FCE9 – FCE8 ............................................ 3
1.1.1 Definición ................................................................................................................. 3
1.1.2 Configuración ........................................................................................................... 4
1.1.3 Metas/Simulador...................................................................................................... 5
1.1.4 Resultados ................................................................................................................ 5
1.1.5 Comentarios: ............................................................................................................ 5
1.1.6 Archivos Anexos: ...................................................................................................... 6
1.1.7 Fichas de procesos FCE3 .......................................................................................... 7
1.1.8 Procesos FCE3 con y sin indicador ........................................................................... 7
1.1.9 Procesos Comatosos FCE3 ....................................................................................... 7
1.2 Proyectos de Gasto Corriente GPR FCE8 .................................................................. 8
1.2.1 Resumen Ejecutivo: .................................................................................................. 8
1.2.2 Ingreso de hitos: ....................................................................................................... 9
1.2.3 Control del Proyecto: ............................................................................................... 9
1.2.4 Documentos Anexos: ............................................................................................... 9
1.2.5 Patrocinador ejecutivo: .......................................................................................... 10
1.2.6 Líder y equipo del proyecto de gasto corriente: .................................................... 10
1.3 Riesgos Objetivos Específicos, Objetivos Operativos y Proyectos de Gasto Corriente
e Inversión ....................................................................................................................... 11
1.4 Documentos Obligatorios Contraloría General del Estado - Planificación Inicial .. 12
1.4.1 Registro de Historial de Indicadores: ..................................................................... 12
1.4.2 Cronograma actividades planificadas - FCE8: ........................................................ 13
1.4.3 Análisis de la Información/Documentación Relevante de los Proyectos de Gasto
Corriente e Inversión:...................................................................................................... 13
1.5 Gestión de claves, bloqueos y reseteo de usuarios en el Sistema GPR ................ 14
1.5.1 Responsabilidad por mal uso de usuario, clave o incumplimientos en GPR ........ 14
2 Seguimiento ala Planificación …………………………………………………………………………….16

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2.3 Seguimiento a Indicadores GPR FCE9 - FCE8 ......................................................... 16
2.1.1 Semáforos y acciones ............................................................................................. 16
2.1.2 Resumen Organizacional ........................................................................................ 17
2.1.3 Equipo Gerencial de la Organización ..................................................................... 17
2.1.4 Reprogramación de Metas y Cambio de Resultados FCE8 y FCE9 ......................... 17
2.1.5 Cambio de Vigencia de Indicadores GPR FCE9 – FCE8 ........................................... 18
2.1.6 Indicadores nivel N1 ............................................................................................... 19
2.2. Seguimiento a Proyectos de Gasto Corriente GPR FCE8 ........................................ 20
2.2.1 Seguimiento al control del proyecto ...................................................................... 20
2.2.2 Reprogramación de Hitos - Proyectos de Gasto Corriente GPR FCE8 ................... 21
2.2.3 Autorización de cambio de anexos, resúmenes ejecutivos, comentarios y riesgos
(indicadores y proyectos) GPR FCE8 – FCE 9................................................................... 22
2.3 Ranking GPR............................................................................................................ 23
SECCIÓN II -DIRECTRICES SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD ISO 9001:2015................ 24
1. Planes de auditoría (aplica solo para provincias) ................................................... 24
2. Informes de auditoría ............................................................................................. 25
2.1 Envío de informes de auditoría interna - Planta central ........................................ 25
2.2 Envío de informes de auditoría interna responsables del SGC – Provincias .......... 25
3. Matriz de atención a trámites o matriz de eficiencia ............................................ 26
4. Indicadores claves de desempeño KPI ................................................................... 26
5. Reprogramaciones.................................................................................................. 26
6. Riesgos SGC ............................................................................................................ 27
7. Ranking Sistema de Gestión de Calidad ................................................................. 27
8. Planes de acción ..................................................................................................... 28
8.1 Envío de planes de acción - Planta central ............................................................. 28
8.2 Envío de planes de acción - responsables del SGC – Provincias ............................ 28
9. Documentos para revisión y aprobación dentro del SGC ...................................... 29

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 Base Legal
En el Acuerdo Nro. SNP-SNP-2022-0006-A emitido por la Secretaría Nacional de
Planificación el 13 de febrero del 2022, se establece la Norma Técnica de Gobierno por
Resultados, en la misma se establece que:

Capítulo II, sección II Artículo 6.- De la definición de roles. - Las siguientes entidades en
el marco de las funciones y atribuciones previstas en la normativa vigente, realizarán:
literal b. Las entidades responsables, por medio de las Coordinaciones Generales de
Planificación o quien haga sus veces de las entidades responsables: Realizarán el
seguimiento de sus respectivos planes operativos institucionales (Gasto Corriente) y de
los proyectos de inversión que forman parte del Plan Anual de Inversiones Institucional

Capítulo III, Artículo 8.- Descripción de los roles de seguimiento en la herramienta GPR.
Los roles serán: literal c. Instituciones. - Las Coordinaciones Generales de Planificación y
Gestión Estratégica o quien haga sus veces, realizarán el seguimiento de sus respectivos
planes específicos, operativos y de los proyectos de inversión que forman parte del Plan
Anual de Inversiones con el uso de la información registrada en los niveles N2, N3 y N4
de la herramienta GPR

Capítulo IV, Artículo 11.- Operación de Gobierno por Resultados. - La operación de la

herramienta de Gobierno Por Resultados se refiere a la gestión y actualización continua
de todos los elementos de la jerarquía de planes que constan en la misma, incluyendo la
construcción, aprobación, cierre y actualización, seguimiento y control de los planes
institucionales, planes operativos, proyectos, procesos y servicios institucionales.

Capítulo V, Sección II, Artículo 14.- Aprobación, actualización, gestión de resultados,

proyectos de gasto. - La aprobación, actualización, gestión de resultados, proyectos de
gasto corriente y cierre de los planes operativos de las entidades, se hará de acuerdo con
las directrices y lineamientos que emita la Coordinación General de Planificación o quien
haga sus veces de cada entidad responsable, cuya información debe guardar coherencia
con los planes institucionales.

En cumplimiento al acuerdo emitido por la Secretaría Nacional de Planificación y

específicamente a los artículos antes mencionados; la Dirección de Planificación y
Gestión Estratégica emite las siguientes directrices:

Norma internacional ISO 9001:2015, Quinta edición 2015-09-15 menciona que: “La
adopción de un sistema de gestión de la calidad es una decisión estratégica para una
organización que le puede ayudar a mejorar su desempeño global y proporcionar una
base sólida para las iniciativas de desarrollo sostenible.

1
Los beneficios potenciales para una organización de implementar un sistema de gestión
de la calidad basado en esta Norma Internacional son:
a) la capacidad para proporcionar regularmente productos y servicios que
satisfagan los requisitos del cliente y los legales y reglamentarios aplicables;
b) facilitar oportunidades de aumentar la satisfacción del cliente;
c) abordar los riesgos y oportunidades asociadas con su contexto y objetivos;
d) la capacidad de demostrar la conformidad con requisitos del sistema de gestión
de la calidad especificados.
El cumplimiento permanente de los requisitos y la consideración constante de las
necesidades y expectativas futuras, representa un desafío para las organizaciones en un
entorno cada vez más dinámico y complejo. Para lograr estos objetivos, la organización
podría considerar necesario adoptar diversas formas de mejora además de la corrección
y la mejora continua, tales como el cambio abrupto, la innovación y la reorganización”.

2
 SECCIÓN I -DIRECTRICES GOBIERNO POR RESULTADOS – GPR
1. Planificación
1.1 Indicadores Resultados y Procesos - GPR FCE9 – FCE8

1.1.1 Definición

a) Tipo de Configuración: Se debe escoger “Asistida” de manera obligatoria

b) Patrón del indicador: Debe seleccionar de acuerdo al tipo de indicador:

• Incremento-Continuo
• Incremento-Discreto
• Reducción-Continuo
• Reducción-Discreto.

c) Indicador: Número de; porcentaje de; índice de; promedio de.

d) Descripción del indicador: Se cuantifica el indicador propuesto tomando en

cuenta los parámetros, requisitos o bases legales que se deben considerar para
la medición del mismo.

Adicional se debe indicar el histórico del indicador propuesto, incluyendo líneas

bases de años pasados.

En el caso de que el indicador sea continúo acumulado o continuo por periodo y

las metas no acumulen desde la línea base debe colocar una justificación.

e) Línea base inicial: Es el resultado acumulado obtenido a final del año anterior y
se debe incluir en todos los indicadores, en caso de no contar con un historial
registrar la justificación del caso en la descripción.

f) Unidad de medida: Número; Porcentaje; Índice.

g) Fuente: Colocar de donde proviene la información

h) Método de cálculo:
• Número: Valor entero - Sumatoria
• Porcentaje: Numerador / Denominador
• Índice: Número o índice

3
 i) Jerarquía de indicador: Resultado - FCE9; Procesamiento - FCE8

j) Responsables indicadores FCE9: Serán los coordinadores, directores técnicos,

directores generales, directores distritales tipo A/ B y jefes de servicio de sanidad
agropecuaria.

k) Responsables indicadores FCE8: Serán los técnicos y analistas a nivel operativo,

los mismos que deberán tener una delegación por Quipux por parte de
directores técnicos, directores generales, directores distritales tipo A/ B y jefes
de servicio de sanidad agropecuaria, documento que deberá ser cargado en
archivos anexos del indicador.
Nota: El personal que se encuentren bajo contratación de servicios profesionales,
podrán firmar documentos de respaldo.

1.1.2 Configuración
Características del Indicador:
a) Continuo – por período o Discreto – por período: las metas deben ser de
acuerdo a la periodicidad del indicador, solo se ingresará lo planificado en ese
período (No se debe acumular o sumar)

b) Continuo – acumulado: Se debe ingresar las metas de manera acumulada,

sumando el período anterior más el presente.

c) Configuración avanzada:
Si el indicador está configurado en:

• PORCENTAJE y su método de cálculo refleja NUMERADOR / DENOMINADOR

debe escoger “SI Fraccional”.
• NÚMERO y su método de cálculo refleja SUMATORIA, debe escoger “NO
Fraccional”.
• ÍNDICE y su método de cálculo refleja ÍNDICE, debe escoger “NO Fraccional”
• PROMEDIO y su método de cálculo refleja NUMERADOR / DENOMINADOR
debe escoger “SI Fraccional”
• PROMEDIO y su método de cálculo refleja PROMEDIO, debe escoger “NO
Fraccional”.

4
Umbrales: Se mantendrán de acuerdo a la configuración propia del sistema (no se debe
realizar cambios manuales).

1.1.3 Metas/Simulador
Se debe establecer la meta adecuada para cada indicador, de acuerdo a la frecuencia
que mantiene y considerando los históricos para la propuesta de la misma.

No se debe establecer metas en CERO en ningún período en gestión, en el caso de existir

un problema de fuerza mayor por (Base legal, parámetros de medición, requisitos),
deberá solicitar la reprogramación de meta a cero, en el cual el solicitante remitirá
mediante Quipux la justificación a la dirección de planificación y gestión estratégica,
indicando si este es (Base legal, parámetros de medición, requisitos), la misma que
analizará y emitirá una aprobación o rechazo a lo solicitado, este documento debe ser
anexado en “Archivos Anexos” del indicador.

1.1.4 Resultados
Ingresar los resultados, de acuerdo a la configuración y frecuencia de cada indicador.
• Continuo – Por período o Discreto – Por período: Valor único de cada período
(No acumular, No sumar)
• Continuo – Acumulado: Se debe sumar el valor del período vigente + (MÁS) el
período anterior.

Nota: Para aquellos indicadores que sus resultados no se acumulan de períodos

anteriores (2021 y 2022), se tomará en cuenta la justificación que se encuentre en la
descripción del indicador.

1.1.5 Comentarios:
Se debe ingresar un resumen corto, el mismo que explica las actividades relevantes
realizadas para la obtención de los resultados ingresados.

Sintaxis comentario: PERÍODO + AÑO + “Comentario”

Ejemplo.
ENERO 2022: Realizar un comentario claro de las actividades realizadas al cumplimiento
de la meta planificada.

Nota: Los comentarios registrados en el sistema GPR de años anteriores deberán agregar
a un documento con línea gráfica vigente, e ingresar en archivos anexos (Preferencia
transformar a PDF) con la siguiente sintaxis “Comentarios +año”

5
1.1.6 Archivos Anexos:
Los archivos anexos deben contener la información que respalde el resultado ingresado,
de acuerdo a la periodicidad del indicador.

Cada documento o informe deberá tener la línea gráfica vigente, y deben cumplir con
los siguientes parámetros:

• Nombres y apellidos de los servidores de quien elabora, revisa y aprueba

• Número de cédula de los servidores de quien elabora, revisa y aprueba
• Cargo de los servidores de quien elabora, revisa y aprueba
• Firma Electrónica de los servidores de quien elabora, revisa y aprueba el archivo
a anexar.

Nota: El personal que se encuentren bajo contratación de servicios profesionales,

podrán firmar documentos de respaldo.

En el caso de existir que una misma persona deba cumplir con los tres roles, debe esta
firmar electrónicamente las tres veces.

Para la descripción de los archivos en el sistema GPR se deberá mantener la siguiente

sintaxis.

Sintaxis: Nombre del indicador + PERÍODO + AÑO

Ejemplo: Porcentaje de notificaciones emitidas ENERO - MARZO 2022

Los memorandos u oficios (QUIPUX), reportes de sistemas informáticos oficiales (GLPI,

e-SIGEF, SIZE, SIFAE, GUIA y SISTEMAS GUBERNAMENTALES) o informes de instituciones,
se considerarán como documentos oficiales de respaldo siempre y cuando justifiquen
los resultados ingresados en el sistema GPR.

En cumplimiento del Decreto Ejecutivo Nro.981 emitido el 28 de enero del 2020, y en

referencia a la Actualización Directrices de Planificación y Gestión Estratégica 2020
enviado mediante memorando Nro. AGR-AGROCALIDAD/DPGE- 2020-000858-M del 16
de agosto 2020, RESOLUCIÓN 0220 - PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS
Y REGISTROS socializada mediante memorando Nro. AGR-AGROCALIDAD/DGDA-2020-
0273-M del 31 de agosto 2020, se comunica que para el ingreso de matrices como
archivo de respaldo en indicadores y proyectos de gasto corriente e inversión del
Sistema Gobierno Por Resultados GPR, se debe ingresar un documento resumen de la
información que conste en la base de datos y en el cual se describa la fuente de donde

6
se obtuvo los resultados y su ubicación física o digital. NO se utilizarán links de re
direccionamiento.

Cabe mencionar que este documento resumen deberá contener las firmas electrónicas
conforme a los procedimientos establecidos.

1.1.7 Fichas de procesos FCE3

Planta Central:
Para la actualización de las fichas de procesos FCE3, deben solicitar mediante Quipux a
la dirección de planificación y gestión estratégica, la autorización, en el cual deben
adjuntar las fichas de procesos con los cambios solicitados (puede ser de cualquier
elemento de la ficha).
Adicional las coordinaciones y direcciones son las responsables de la homologación de
las fichas de los procesos a nivel nacional.

Provincias:
La provincia solicitará a través del nivel jerárquico, la actualización de las fichas de
procesos FCE3 a planta central (coordinación o dirección que aplique), la cual revisará y
emitirá una aprobación o rechazo a lo solicitado.
En el caso que se tenga la aprobación, la provincia debe realizar los cambios en el
sistema GPR.

Nota: Los cambios deben ser realizados en un plazo máximo de 15 días, a fin de
mantener la actualización del sistema

1.1.8 Procesos FCE3 con y sin indicador

Con indicador/es: Debe cumplir obligatoriamente con el item 1.1 Indicadores Resultados
y Procesos - GPR FCE9 – FCE8

Sin indicador/es: deberá colocar en la descripción de la ficha del proceso FCE3 el sistema
o herramienta en la cual se mide el desempeño del proceso, por ejemplo:

“SIN INDICADOR: El desempeño del proceso se mide y controla a través del sistema
GUIA.”

1.1.9 Procesos Comatosos FCE3

El responsable de cada proceso, debe hacer una evaluación obligatoria cada año, en la
cual deberán evaluar la realidad del proceso en los siguientes ítems:

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 ✓ Importancia vs. Desempeño
✓ Diagnóstico de Procesos
Una vez evaluado el proceso se identificará si este es comatoso o no. Para los procesos
comatosos deben aplicar lo siguiente:
✓ Establecer un plan de acción para la mejora del proceso
✓ Enviar el plan mediante la herramienta GLPI a la dirección de planificación y
gestión estratégica.
✓ La dirección de planificación y gestión estratégica emitirá una aprobación u
observación al plan enviado.
✓ El plan de acción una vez aprobado por la dirección de planificación y gestión
estratégica, debe ser ingresado al sistema GPR en “Documentos de Soporte” del
FCE3- Procesos, con las firmas de responsabilidad

Sintaxis archivo: PERÍODO + AÑO + # de proceso + palabra COMATOSO

Ejemplo: Marzo 2022 - P033 - COMATOSO
Nota: La preservación de los medios de verificación que sirven como evidencia, será
responsabilidad del área que ejecuta el plan de acción

1.2 Proyectos de Gasto Corriente GPR FCE8

Los proyectos de gasto corriente ingresados en el sistema GPR, deben emitir un reporte
del proyecto inicial, el cual puede descargarse en item “Generar Reporte” el mismo que
debe ser ingresado en archivos anexos de la ficha del proyecto.

Sintaxis: Nombre del proyecto + Año + Reporte Inicial

Ejemplo: Gestión del Cambio + 2022 + Reporte Inicial

El plazo mínimo de ejecución de un proyecto de gasto corriente será de 6 meses, para

aquellos proyectos que tengan vigencia menor a 6 meses o no cubran con el 60% del
periodo fiscal deberán obligatoriamente generar un nuevo proyecto.

Ficha Proyecto
1.2.1 Resumen Ejecutivo:
Este debe ser actualizado de acuerdo a la fecha de inicio y fin del proyecto, creando un
resumen ejecutivo por cada mes, señalando las actividades que se han desarrollado por
cada hito, al final del texto se deberá colocar el número de hito cumplido; a fin de
cumplir con las directrices de la dirección de planificación y gestión estratégica, esta
información deberá ser ingresada hasta el 5 de cada mes, independientemente que sea
fin de semana o feriado.

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Sintaxis: PERÍODO + Año: Resumen actividades alcanzadas + Hito cumplido #
Ejemplo: ENERO 2022: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx. Hito cumplido 1

1.2.2 Ingreso de hitos:

El hito debe ser un entregable (no actividad) en un estado determinado o en el término
de una fase, se debe colocar “SI” en la fecha de cumplimiento, y este debe cumplir lo
siguiente:

• Los hitos deben cumplir con la fase DPEC (Definición, planeación, ejecución y
cierre), una vez ejecutado el hito debe actualizar la fase actual del CONTROL
DEL PROYECTO para proyectos de gasto corriente e inversión.
• Las fechas de los hitos deben ser propuestas en días laborables (No fines de
semana o feriado) para proyectos de gasto corriente e inversión.
• Se debe cumplir con un mínimo de UN hito por mes, desde la fecha de inicio
del proyecto de gasto corriente.
• La propuesta de los hitos debe ser planteados de acuerdo a la fecha de inicio
y fin del proyecto de gasto corriente.
• El nombre del producto registrado en la ficha FCE4 debe ser el mismo del hito
de cierre del proyecto de gasto corriente.
• Para proyectos de inversión se deberá aplicar los lineamientos del instructivo
de ingreso de información en fichas de proyectos de inversión en GPR
emitido por la Secretaría Nacional de Planificación.
• Los hitos de proyectos de inversión deben ser de acuerdo al marco lógico del
proyecto aprobado

Sintaxis: Fase del proyecto + Nombre del hito + verbo en pasado (ado)
Ejemplo: DEFINICIÓN: Reglamento a la LOSA, elaborado

1.2.3 Control del Proyecto:

Se debe actualizar la fase del proyecto de acuerdo al avance en que se encuentra
(Definición, Planeación, Ejecución, Cierre y Completado)

1.2.4 Documentos Anexos:

Se debe anexar documentos de respaldo por cada hito cumplido de acuerdo a la fecha
comprometida y estimada, cada documento o informe deberá tener la línea gráfica
vigente y el siguiente contenido:

• Nombres y apellidos de los servidores de quien elabora, revisa y aprueba

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 • Número de cédula de los servidores de quien elabora, revisa y aprueba
• Cargo de los servidores de quien elabora, revisa y aprueba
• Firma Electrónica de los servidores de quien elabora, revisa y aprueba el archivo
a anexar.

Nota 1: El personal que se encuentre bajo contratación de servicios profesionales,

podrán firmar documentos de respaldo.
Nota 2: si un mismo servidor realiza las 2 ó 3 actividades deberá firmar por duplicado o
triplicado de acuerdo al caso.
Nota 3: Los nombres de los archivos anexos deberán hacer referencia al hito, para
aquellos casos que el sistema no les permita guardar por el número de caracteres.

Para la descripción de los archivos en el sistema GPR deberá mantener la siguiente

sintaxis:

Sintaxis: ASOCIACIÓN HITO # + Nombre del hito

Ejemplo. ASOCIACIÓN HITO 1: Cronograma de trabajo, aprobado

Los memorando u oficios (QUIPUX) reportes de sistemas informáticos oficiales (GLPI, e-

SIGEF, SIZE, SIFAE, GUIA y SISTEMAS GUBERNAMNETALES), informes de instituciones, se
considerarán como documentos oficiales de respaldo siempre y cuando justifiquen los
hitos cumplidos.

Las fechas de los informes que respalden el cumplimiento del hito con la fecha estimada
y comprometida deben ser las mismas.

1.2.5 Patrocinador ejecutivo:

Provincias el patrocinador ejecutivo es el director distrital tipo A/ B o jefe de servicio de
sanidad agropecuaria.

Planta Central será el director ejecutivo de la Agencia.

1.2.6 Líder y equipo del proyecto de gasto corriente:

Serán los técnicos y analistas a nivel operativo, los mismos que deberán tener una
delegación por Quipux por parte de directores técnicos, directores generales, directores
distritales tipo A/ B y jefes de servicio de sanidad agropecuaria, documento que deberá
ser cargado en archivos anexos del FCE8.

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Nota: para el proyecto de gasto corriente de gestión interna de clima laboral a nivel
nacional el rol del líder del proyecto es de los coordinadores, directores generales,
directores distritales tipo A/ B y jefes de servicio de sanidad agropecuaria.

1.3 Riesgos Objetivos Específicos, Objetivos Operativos y Proyectos de Gasto Corriente

e Inversión

Un riesgo es un evento o una condición con incertidumbre que, si ocurre, tiene un efecto
negativo y amenaza el logro de un objetivo o resultado.

Sintaxis: Evento + CAUSARÍA + Impacto

Ejemplo: La falta de interés en la certificación por parte del usuario a nivel nacional
CAUSARÍA el incumplimiento de los estándares mínimos de inocuidad

Se debe agregar un riesgo, el mismo que debe tener un plan de acción, si el riesgo ha
caducado 90 (NOVENTA) días antes de la fecha fin de objetivos o fecha estimada de
ocurrencia en proyectos de gasto corriente o inversión se debe crear un nuevo riesgo
con sus acciones.

Se debe cumplir obligatoriamente con el ingreso del riesgo y 2 acciones antes de la firma
del PAC, tanto para objetivos específicos, objetivos operativos y proyectos de gasto
corriente e inversión, y que deben cumplir con lo siguiente:
• Ingreso de los campos obligatorios de cada ficha de riesgo.
• La fecha estimada de ocurrencia debe ser antes o la misma fecha del hito
asociado en proyectos de gasto corriente e inversión, y en objetivo se debe
considerar la fecha estimada.
• Ingresar dos acciones (mínimo), una por evitar/prevenir/mitigar (la fecha
comprometida antes de la fecha estimada de ocurrencia del riesgo) y otra por
contingencia (en caso de que el riesgo se llegue a cumplir, la fecha
comprometida debe ser después de la fecha estimada de ocurrencia).
• Los documentos de respaldo de las acciones cumplidas del plan de acción de
objetivos específicos y operativos deberán ingresarse en “Archivos anexos” de
la ficha de riesgos FCE1; y para el caso de los proyectos de gasto corriente e
inversión debe constar en la ficha de riesgos, en “Archivos Anexos” ficha FCE8 de
proyectos.
• Se debe colocar la fecha “COMPLETADA” para la acción de riesgo de evitar/
prevenir/mitigar, cuando se cumpla la fecha comprometida de la acción.

11
 • Para las acciones de contingencia verificar, si el riesgo llego a cumplirse, si fuese
el caso, deben aplicar el procedimiento antes descrito, caso contrario no se
realizará ninguna actividad, NO se debe colocar ninguna fecha.
• Para el caso de modificaciones de fecha estimada de ocurrencia del riesgo, así
como las fechas comprometidas de las acciones de los riesgos objetivos y
proyectos de gasto corriente e inversión, podrán ser modificadas de manera
manual, dentro del período en gestión; Y si la fecha sobrepasa el período en
gestión, deben ser gestionadas mediante GLPI de acuerdo a planificación de
planta central y provincias.
• En el caso de que el riesgo del proyecto de gasto corriente o inversión llegue a
ocurrir deberá crear un PROBLEMA en la ficha FCE8 del proyecto.
• Para CERRAR los riesgos, se debe colocar la fecha en el item “Fecha de Cierre”,
una vez identificado que las acciones o fecha estimada de ocurrencia, se han
ejecutado o cumplido (cuando aplique), esto quiere decir que las acciones de
evitar se deben cumplir obligatoriamente y las de contingencia, siempre y
cuando se presenten, caso contrario se deberá cerrar el riesgo, de acuerdo a
detalle antes mencionado.
• En el caso de que el líder y su equipo, no ingresen el riesgo y las acciones del año
gestión una vez firmado el PAC (Plan Anual Comprometido), deberá solicitar a la
dirección de planificación y gestión estratégica mediante GLPI, la autorización
para el ingreso a destiempo de dicha información.
• En el caso de que el líder y su equipo, no ingresen el riesgo y las acciones de años
pasados deberá solicitar a la dirección de planificación y gestión estratégica
mediante Quipux, la autorización para el ingreso del riesgo fuera del tiempo
establecido, agregando una justificación a la misma. En este sentido la dirección
emitirá una respuesta a dicha solicitud.
Nota: El riesgo propuesto debe estar relacionado a un evento que no permita cumplir
con el objetivo o dar continuidad al proyecto como tal, no asociarlo con la razón de la
creación del objetivo o proyecto.

1.4 Documentos Obligatorios Contraloría General del Estado - Planificación Inicial

1.4.1 Registro de Historial de Indicadores:
Se debe completar el formato (considerando cada uno de los indicadores FCE8 y FCE9)
y este debe ser ingresado al inicio de cada año (También aplica para indicadores nuevos).

Una vez completado y firmado el documento, este debe ser ingresado en documentos
de soporte (Anexo 1):
• N4 – FCE9 – Documentos de Soporte
• N2 – Seguimiento y Control - Documentos de Soporte

12
1.4.2 Cronograma actividades planificadas - FCE8:
Para el seguimiento de aquellos indicadores de procesos que se refieran al cumplimiento
de una PLANIFICACIÓN ya sea de monitoreos, auditorías, inspecciones, toma de
muestras, capacitaciones, supervisiones, y otros que requieran planificación; deberá
OBLIGATORIAMENTE anexar la planificación inicial o cronograma en los archivos anexos
del FCE8, a fin de poder contrastar las metas planificadas versus el cumplimiento de la
planificación, en caso de que el cumplimiento no concuerde con lo planificado, deberá
ingresar el responsable en “Comentarios” y “Archivo Anexo” la justificación, por el cual
se realizó menos o más de lo planificado.
Se deberá actualizar esta planificación de acuerdo a su cumplimiento, el mismo se
registrará como “VIGENTE”, conservando el cronograma inicial como “OBSOLETO”
(Anexo 2).

Una vez completado y firmado el documento, este debe ser ingresado en archivos
anexos de indicadores FCE8.

1.4.3 Análisis de la Información/Documentación Relevante de los Proyectos de Gasto

Corriente e Inversión:
Debe realizar un análisis de la información/documentación relevante, suficiente y
pertinente de cada uno de los hitos del proyecto que considere:

• Propiedad: La propiedad es una relación jurídica por la que el sujeto titular de la

misma, el propietario, está jurídicamente legitimado para poseer, usar y disponer
de determinada cosa que constituye su objeto.

• Legalidad: Termino que significa de conformidad con la ley, es una relación entre
un acto y la norma o un conjunto de normas que lo regulan.

• Veracidad: Es la cualidad de lo que es verdadero o veraz, y está conforme con la

verdad y se ajusta a ella. Es un valor moral positivo que busca la verdad.

Una vez completado y firmado el documento, este debe ser ingresado en “Archivos
Anexos” de la ficha FCE8 del proyecto, en caso de existir una reprogramación o
eliminación, este documento debe ser actualizado (Anexo 3).

13
1.5 Gestión de claves, bloqueos y reseteo de usuarios en el Sistema GPR
Mediante Acuerdo N° SPN-SPN- 2022-0006-A, en el Capítulo VI DEL SOPORTE A LA
METODOLOGÍA Y HERRAMIENTA GPR, art. 16.- Administración de usuarios y soporte
técnico de las entidades responsables.
- La administración de usuarios y soporte técnico de GPR se regirá por:

“Literal a. Control de acceso a la herramienta GPR: Gestión de usuarios y claves. - La

institución creará sus usuarios por medio del funcionario responsable determinado para
el efecto. La solicitud de usuario y clave de un funcionario debe ser aprobada por el jefe
inmediato superior, deberán únicamente provenir de un correo institucional
comprobado”.

Para proceder con la creación de usuarios los servidores deberán solicitar mediante
GLPI, en el cual deben incluir lo siguiente:

• Nombres completos del requirente

• Número de cédula del requirente,
• Cargo que posee en la institución,
• La Unidad o Dirección a administrar en el sistema GPR
• Correo electrónico institucional
• Correo institucional o memorando de la designación por parte del jefe
inmediato.
1.5.1 Responsabilidad por mal uso de usuario, clave o incumplimientos en GPR
En el acuerdo Nro. SNP-SNP-2022-0006-A emitido por la Secretaría Nacional de
Planificación en el Capítulo VII, artículo 16, literal c. Responsabilidad por mal uso de
usuario y clave, se establece que:

• Responsabilidad de los usuarios. - El usuario y la clave son de uso personal e

intransferible. Los usuarios son responsables por la custodia de sus claves de acceso
a la herramienta GPR, en caso de que detecte que su clave ha sido utilizada por otra
persona que no tiene autorización deberá notificarlo al ente rector de la
planificación.
• Uso autorizado. Los usuarios deberán hacer uso de su clave exclusivamente para las
actividades establecidas para su función dentro de la institución. El uso de esta clave
para otros fines no está autorizado.

14
• Responsabilidad administrativa. - La omisión de las acciones determinadas generará
responsabilidad administrativa.

De igual forma en el capítulo VII se establecen las responsabilidades y el procedimiento

respecto al incumplimiento GPR como se detalla a continuación:

Artículo 18.- Responsabilidad respecto a Gobierno por Resultados. - Será responsabilidad

de los servidores y Servidores públicos respecto a la Metodología y herramienta GPR, las
siguientes:

a. El ingreso de información veraz, completa y actualizada en la herramienta GPR.

b. La actualización constante de la información en la herramienta GPR de acuerdo a lo
establecido en esta norma.
c. La correcta utilización de la información que consta en la herramienta GPR.
d. La no divulgación de las claves de acceso la herramienta GPR a personas no
autorizadas.
e. El cumplimiento de cronogramas y actividades para la implementación de GPR.
f. La no distribución y/o reproducción de los cuadernos de la Metodología GPR sin
autorización.
g. La reserva de la información respecto a personas o instituciones que no están
determinadas en el ámbito de esta norma.
h. Cumplir con lo determinado en el Decreto Ejecutivo 555 de 19 de noviembre de 2010.

Artículo 19.- Procedimiento para determinar sanciones o responsabilidades. – El

incumplimiento de las responsabilidades previstas en el artículo 18 de la presente Norma
Técnica, será sancionado de acuerdo a lo determinado en la Ley Orgánica del Servicio
Público.

En el caso de que el ente rector de la planificación y/o Ministerio del Trabajo sea la que
detecte la acción u omisión de los servidores y Servidores públicos, inmediatamente dará
aviso a la Máxima Autoridad de la institución para que ésta aplique las sanciones
administrativas pertinentes, sin perjuicio de que la Máxima Autoridad de la institución
proceda directamente de igual forma.

15
En ambos casos, se pondrá en conocimiento de las sanciones impuestas al ente de rector
de planificación.

2 Seguimiento a la Planificación
2.1 Seguimiento a Indicadores GPR FCE9 - FCE8
El seguimiento a la planificación se debe realizar de acuerdo a la frecuencia de los
indicadores con una revisión anticipada al reporte del cumplimiento de la meta e
identificando los resultados encontrados como se muestra a continuación:

2.1.1 Semáforos y acciones

• VERDE: Para aquellos indicadores que se encuentren en cumplimiento que no

sobrepase el 200%, no se debe proponer ningún tipo de acción.

Para aquellos que tengan un sobrecumplimiento > mayor al 200% deben verificar las
causas y tomar acciones correctivas:

Acción:
a) Propuesta de re-programación de metas, solicitud mediante GLPI (dentro del
periodo vigente y/o del último período vigente, (ver flujograma aprobado el 30
de septiembre del 2022).

b) Plan de Acción (Usar formato del SGC ISO 9001: 2015) este debe estar ingresado
a ¨ARCHIVOS ANEXOS¨ del indicador con la descripción de “ACR SEGUIMIENTO
periodo” y remitirlo mediante GLPI “PLAN DE ACCIÓN GPR”.

En el comentario del indicador se debe indicar las acciones que se han tomado.
Sintaxis: REGISTRO DE ACCIONES: + acción

• AMARILLO: Para aquellos indicadores que se presenten en amarillo, significa que los
resultados se encuentran dentro del umbral de aceptación, lo que implica estar
pendiente a lo posterior, ya que es una alerta de mediano riesgo y requiere revisión,
monitoreo y posibles acciones preventivas.

• ROJO: Para aquellos indicadores que se encuentran en rojo y que no cumplen con la
meta planificada, deberá aplicar acciones correctivas:

16
Acción:
a) Plan de Acción (Usar formato de SGC ISO 9001: 2015) este debe estar anexo a
¨ARCHIVOS ANEXOS¨ del indicador con la descripción de “ACR SEGUIMIENTO
periodo” y remitirlo mediante GLPI “PLAN DE ACCIÓN GPR”.

En el comentario del indicador se debe indicar las acciones que se han tomado.

Sintaxis: REGISTRO DE ACCIONES: + acción

2.1.2 Resumen Organizacional

Es de obligatorio cumplimiento el ingreso del “Resumen Organizacional” de acuerdo a
los ítems solicitados en la ficha, la misma debe ser ingresada por las coordinaciones,
direcciones y jefaturas de servicio agropecuario, este debe ser registrado de manera
semestral, de acuerdo a los siguientes niveles:

• N1 – N2: Seguimiento y Control / Resumen Organizacional (Por unidad)

• N4: FCE9 – Gestión de la Unidad / Resumen Organizacional (Por unidad)

Nota: Para el caso de las provincias que comparten distrital, deben registrar por cada
una de sus provincias.

2.1.3 Equipo Gerencial de la Organización

Se debe ingresar el equipo gerencial, de acuerdo al nivel jerárquico a la que pertenece,

este tiene el compromiso de llevar a cabo las estrategias planificadas para el
cumplimiento de sus metas.
Debe ser ingresado de acuerdo a la siguiente ruta:

Ingresar sistema GPR/ Parte derecha una ruedita / Equipo gerencial

2.1.4 Reprogramación de Metas y Cambio de Resultados FCE8 y FCE9

Las solicitudes para reprogramación de metas y cambio de resultados se lo realizarán en
base a los flujogramas aprobado con fecha 13 de abril y 30 de septiembre del 2022.

No se aprobarán reprogramaciones de metas de periodos pasados, es decir, que las

solicitudes deberán realizarse dentro del período de gestión o del último período

17
vigente, por lo que se debe efectuar una revisión anticipada al reporte del cumplimiento
de la meta.

Para el cambio de resultados, Si aplica el cambio en períodos pasados de acuerdo a los

flujos antes mencionados.

Nota aclaratoria: Únicamente los indicadores de ejecución presupuestaria de gasto

corriente, ejecución presupuestaria de inversión, índice de evaluación de la calidad de
la información de los indicadores de resultado, procesamiento y gasto corriente, podrán
ajustar mensualmente las metas al resultado obtenido y se acepta las solicitudes por
periodos pasados mediante GLPI, adjuntando la cédula presupuestaria (para indicadores
financieros) y ranking de calidad (para indicadores de planificación) (No requiere quipux
de autorización).

Nota: Se debe solicitar un requerimiento por cada GLPI. Caso contrario no será atendido.

Términos:
• Período de gestión: El cual hace referencia al ingreso o reporte de resultados y
metas del periodo actual, de acuerdo a la frecuencia del indicador (mensual,
bimestral, trimestral, cuatrimestral y semestral).
• Último período vigente: Hace referencia al último período reportado de acuerdo
a la frecuencia del indicador (mensual, bimensual, trimestral, cuatrimestral y
semestral).
2.1.5 Cambio de Vigencia de Indicadores GPR FCE9 – FCE8
El cambio de vigencia de un indicador se autorizará únicamente por las siguientes
razones:

• Cambio de configuración
• Falta de Resultados – Justificación
• Cambio de nombre del indicador
• Cambio de método de cálculo
• Reemplazo de indicador

Provincias FCE9 – FCE8:

Los cambios de vigencia deben ser solicitados antes de la firma del “Plan Anual
Comprometido” o durante su ejecución. De acuerdo a los siguientes pasos:
• La provincia solicitará la autorización mediante Quipux a la coordinación o
dirección que aplique.

18
 • La coordinación o dirección realizará un análisis a la solicitud de la provincia y
emitirá una respuesta mediante Quipux
• Si la respuesta es “APROBADO”. La provincia debe crear un GLPI a la dirección
de planificación y gestión estratégica, anexando el documento del memorando
aprobado.
• La dirección de planificación y gestión estratégica atenderá el GLPI y realizará
los cambios en el sistema GPR.
• La dirección de planificación y gestión estratégica emitirá un nuevo documento
para la firma del PAC (Plan Anual Comprometido) para el caso de FCE9, no aplica
para FCE8.

Planta Central FCE9 – FCE8:

Los cambios de vigencia del FCE9 deben ser solicitados antes de la firma del “Plan Anual
Comprometido” o durante su ejecución. De acuerdo a los siguientes pasos:
• La coordinación o dirección, solicitará mediante Quipux a la dirección de
planificación y gestión estratégica el cambio de vigencia.
• La dirección de planificación y gestión estratégica realizará un análisis a la
solicitud y emitirá una respuesta mediante Quipux.
• Si la respuesta es “APROBADO”. La coordinación o dirección debe crear un GLPI
a la dirección de planificación y gestión estratégica, anexando el documento del
memorando aprobado.
• La dirección de planificación y gestión estratégica realizará los cambios
solicitados y emitirá un nuevo documento para la firma del PAC (Plan Anual
Comprometido) para el caso de FCE9, no aplica para FCE8.

Nota: En el caso de que el indicador tenga vigencia de 3 a 6 meses y se requiera modificar

el nombre o configuración de la misma, se debe solicitar la “ELIMINACIÓN” del
indicador, para lo cual debe estar autorizado por la planificación y gestión estratégica
mediante quipux.

Es responsabilidad de las Coordinaciones y Direcciones Generales coordinar este

proceso para las provincias.

2.1.6 Indicadores nivel N1

A las coordinaciones y direcciones generales responsables de los indicadores nivel N1,

deben cumplir con los siguientes parámetros:

19
 • Remitir el informe que respalden los resultados acumulados en el nivel N1 (Para
aquellos indicadores agrupados a nivel nacional deben verificar los resultados
ingresados con el usuario observador, a fin de que el documento respalde sus
resultados nacionales).
• El informe debe tener las firmas de responsabilidad (Firma electrónica), el mismo
que debe ser remitido dentro de los 8 primeros días de acuerdo a la periodicidad
de cada indicador a la dirección de planificación y gestión estratégica,
cumpliendo con el antes mencionado parámetro.

Nota: No se puede reprogramar metas de los indicadores que se encuentran alineados

al nivel N1., considerando que estas metas son las mismas que fueron remitidas a la
Planificación Estratégica Institucional - PEI – SNP.

2.2. Seguimiento a Proyectos de Gasto Corriente GPR FCE8

2.2.1 Seguimiento al control del proyecto

a) Congelado:
Se deberá solicitar congelación del proyecto solo cuando no se pueda cumplir con uno
o dos de sus hitos en las fechas indicadas o que el líder de proyecto identificó que se
retrasaría el cumplimiento de los hitos, cabe mencionar que el procedimiento de
congelación se lo debe realizar en base al flujograma aprobado el 13 de abril del 2022.
El tiempo máximo de congelamiento es de 2 (DOS) meses, se debe considerar que a
partir de la caducidad de la fecha se considerará el proyecto dentro del ranking
b) Cancelado:
Se deberá solicitar la cancelación cuando:
• Se identifique que el proyecto no pueda ser finalizado (debe tener un argumento
de importancia relevante).
• Identificar si dentro de la dirección o unidad exista otro proyecto que reemplace
al cancelado y que ayude al cumplimiento del objetivo, en caso de no existir o
tener otro proyecto, la dirección o unidad deberá crear un proyecto nuevo.
• El plazo para el reemplazo del nuevo proyecto deberá ser en un máximo de 15
(QUINCE) días laborables, una vez realizado la cancelación del anterior proyecto
en el sistema GPR (Oficial).
La solicitud se debe realizar en base al flujograma aprobado el 13 de abril del 2022.
c) Completado:
(Proyectos finalizados): Los proyectos que han completado al 100% deberán cumplir con
lo siguiente:

20
 • Fase del proyecto en estado “COMPLETADO”
• Riesgo debe estar en estado “CERRADO” y acciones con fecha en completado,
según el tipo de acción y cuando aplique.
• Hitos cumplidos en estado “SI”
• Archivos anexos ingresados de acuerdo al número de hitos planificados
• El hito registrado en la fase de cierre debe ser el mismo que se encuentra en la
ficha FCE 4 de proyecto de gasto corriente como producto.

2.2.2 Reprogramación de Hitos - Proyectos de Gasto Corriente GPR FCE8

Hitos presentes:
Los hitos que tengan una fecha estimada y comprometida, que se encuentren dentro
del período en gestión y que no puedan cumplir con la fecha determinada, el líder del
proyecto podrá ingresar al sistema GPR y reprogramar la o las fechas de los hitos para
ese mismo período. No requerirán de solicitud por GLPI

Ejemplo
Fecha hito: 15 de octubre 2023 (Comprometida y Estimada)
Líder reprograma: 25 de octubre 2023 (No necesita GLPI)

Nota: No requiere aplicar los literales b y c que se presentan a continuación

Hitos pasados y futuros:

Para reprogramar hitos pasados o futuros debe aplicar los flujogramas aprobados el 30
de septiembre del 2022. cumpliendo con los siguientes requerimientos:

a) El líder del proyecto debe identificar los hitos a reprogramar.

b) Deberá generar un reporte del proyecto (ficha FCE8), de la planificación inicial y

adjuntar en “Archivos Anexos”

c) El líder del proyecto debe ingresar una justificación en “Resumen Ejecutivo”, en el cual
se indique la reprogramación de su planificación inicial, de acuerdo a la siguiente
sintaxis.

Sintaxis: Justificación reprogramación de hito N° X: Se debe ingresar un resumen

justificando la reprogramación del hito o hitos

21
La dirección de planificación y gestión estratégica, atenderá a los GLPI´s solicitados,
verificando el cumplimiento de los literales a, b y c, (ver flujograma aprobado el 30 de
septiembre del 2022).

Nota: Se debe solicitar un requerimiento por cada GLPI. Caso contrario no será atendido.

2.2.3 Autorización de cambio de anexos, resúmenes ejecutivos, comentarios y riesgos

(indicadores y proyectos) GPR FCE8 – FCE 9
a) Período o año en gestión:
Las solicitudes de correcciones de anexos, resúmenes ejecutivos, comentarios y riesgos
se realizarán mediante la herramienta GLPI y deben ser individuales, una por cada
indicador o proyecto, el plazo de estas solicitudes una vez emitido el ranking o
identificadas por los responsables.

Para “ARCHIVOS ANEXOS”, no se deben eliminar los archivos que se requieran sustituir,
por lo que deberá renombrar con la palabra adicional OBSOLETO y el archivo válido
nombrar al final como VIGENTE.

b) Períodos de años pasados:

Se debe solicitar mediante Quipux a la dirección de planificación y gestión estratégica la
autorización para el ingreso de anexos, resúmenes ejecutivos, comentarios y riesgos.
Una vez que la dirección emita una respuesta de autorización, debe cargar este
documento al sistema GLPI para continuidad del procedimiento.

La estructura de solicitud para cambios en la herramienta GLPI será la siguiente:

• Gestión a la que pertenece: Coordinación, Dirección General, Dirección Distrital

o Jefatura de Sanidad Agropecuaria.

• Título: Coloca el tipo de requerimiento:

✓ Reprogramación metas, cambio de fecha de riesgo FCE1
✓ Cambio de fecha de riesgo de proyectos de gasto corriente
✓ Cambio de resultados FCE 9
✓ Cambio de resultados FCE8
✓ Reprogramación hitos FCE 8 proyectos gasto corriente
✓ Autorización cambio o modificación
✓ Comentarios o anexos FCE 8 - FCE 9

• Descripción: La descripción deberá contener:

22
 ✓ Número y Nombre del proyecto de gasto corriente; Indicador FCE 9;
Indicador FCE8, (para el caso de FCE8 incluir el nombre del proceso)
✓ En caso de reprogramación de metas debe colocar el período, meta
actual, y meta a reprogramar.
✓ Tipo de cambio:
✓ Justificación del Cambio: Detalle completo del cambio a realizar: es decir
resultados o metas actuales y los nuevos resultados o metas a ingresar,
cambio de fechas actuales y a las que desea cambiar, etc. (No es válido
el error involuntario)
• Anexar el memorando de aprobación de la Dirección de Planificación o
Coordinación General dependiendo el caso, según las directrices emitidas por la
DPGE.

Nota: Para el caso de los archivos anexos, resúmenes ejecutivos, comentarios y riesgos
de años anteriores que requieran ser ingresados al sistema GPR, deberán solicitar la
autorización mediante Quipux a la dirección de planificación y gestión estratégica. La
misma que emitirá una respuesta de autorización o rechazo.

2.3 Ranking GPR

Los rankings – GPR serán emitidos mensualmente por la dirección general de
planificación y gestión estratégica, los mismos que serán evaluados de acuerdo a los
siguientes parámetros:
a) Actualización de Indicadores Resultado y Procesamiento
• Resultados ingresados
• Comentarios ingresados
• Archivos anexos ingresados

b) Calidad de Información de Indicadores Procesos y Objetivos Operativos

• Resultados ingresados (De acuerdo al método de cálculo)
• Comentarios actualizados (Se detalle en un corto resumen los resultados
ingresados, cumpliendo con las directrices)
• Archivos anexos actualizados (El documento deberá cumplir con las directrices
emitidas y respaldar los resultados ingresados)

Nota: Los resultados emitidos en este ranking, deben ser ingresados en el indicador de
Índice de evaluación de la calidad de la información. (Aplica solo para provincias)

23
 c) Calidad de Información de Proyectos de Gasto Corriente
• Control del Proyecto (Se encuentre actualizado de acuerdo al avance del
proyecto)
• Resumen Ejecutivo (Deberá estar actualizado por cada mes de acuerdo a la fecha
de inicio y fin del proyecto)
• Riesgo (Debe encontrarse vigente de acuerdo al tiempo del proyecto)
• Plan de Acción – Riesgo
• Hito cumplido
• Archivo anexo

El criterio de aceptación en el cumplimiento de los parámetros calificados en los

rankings es de 85-100%, en caso de incumplimiento se levantará una, no conformidad
desde planta central la misma que deberá ser registrada en la matriz de hallazgos de
ranking, las no conformidades se tratan de acuerdo al procedimiento de auditorías
internas y tratamiento de no conformidades del SGC ISO 9001:2015.

SECCIÓN II -DIRECTRICES SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD ISO 9001:2015

1. Planes de auditoría (aplica solo para provincias)

La información deberá ser ingresada en el archivo correspondiente del sistema de
gestión de calidad previo a realizarse las auditorías, para la revisión por parte de esta
dirección en el sistema Agrobox.

Para lo cual deben cumplir con el Decreto Ejecutivo 981 del 28 de enero del 2020 y
conforme lo establece el procedimiento de control de documentos y registros, el cual
fue emitido mediante Resolución 0220 y socializada a través del memorando Nro. AGR-
AGROCALIDAD/DGDA-2020-0273-M del 31 de agosto del 2020.

En el caso que el auditor no pueda participar en la auditoría planificada ya sea de planta

central o provincias, deberá buscar su propio remplazo para lo cual el auditor deberá
remitir vía un correo electrónico el cambio pertinente al responsable del SGC de planta
central o al responsable del SGC de la provincia, para la modificación del plan de
auditoría y posterior notificación al proceso auditado.

Adicionalmente el auditor puede aplicar lo establecido en el procedimiento de

auditorías internas y tratamiento de no conformidades que indica:
“En caso de presentarse inconvenientes con el cumplimiento del plan de auditoría interna
planteado, se definirá nueva fecha u hora, de común acuerdo entre el auditor y el

24
auditado previa autorización de la dirección general de planificación y gestión
estratégica en planta central.

En caso de presentarse inconvenientes con el cumplimiento del plan de auditoría interna

planteado, se definirá nueva fecha u hora, de común acuerdo entre el auditor y el
auditado previa autorización del Director Distrital, Jefe de Servicio de Sanidad
Agropecuaria o el responsable del SGC de provincias”.

2. Informes de auditoría
2.1 Envío de informes de auditoría interna - Planta central
La información deberá ser enviada por GLPI para la revisión y aprobación a la dirección
de planificación y gestión estratégica después de 5 días laborables de finalizado el
proceso de auditoría, en el caso de incumplimiento deberá remitir el auditor líder la
justificación del atraso mediante correo electrónico al responsable del SGC de planta
central.

2.2 Envío de informes de auditoría interna responsables del SGC – Provincias

El equipo auditor de la provincia enviará el informe de auditoría a través de GLPI al

responsable del sistema de gestión de calidad de provincias para la revisión y aprobación
después de 5 días laborables de finalizado el proceso de auditoría, en el caso de
incumplimiento deberá remitir el auditor líder la justificación del atraso mediante correo
electrónico.

En el caso que el auditado sea el responsable del SGC de la provincia, deberá enviar el
informe de auditoría para la revisión y aprobación a planta central a través de GLPI.

El auditor o responsable del SGC de provincias no debe participar en auditorías de la

unidad en la cual labora, ni debe tener responsabilidad directa sobre el proceso que
audita.

Para las auditorías cruzadas que se realizan en provincias los informes de auditoría serán
aprobados por el responsable del SGC de la provincia, a excepción que, si el auditado
sea el responsable del SGC de la provincia, deberá enviar el informe de auditoría para la
revisión y aprobación a planta central a través de la herramienta GLPI.

Para lo cual deben cumplir con el Decreto Ejecutivo 981 del 28 de enero del 2020 y
conforme lo establece el procedimiento de control de documentos y registros, el cual
fue emitido mediante Resolución 0220 y socializada a través del memorando Nro. AGR-
AGROCALIDAD/DGDA-2020-0273-M del 31 de agosto del 2020.

25
 3. Matriz de atención a trámites o matriz de eficiencia

Las áreas que manejan la matriz de atención al cliente o matriz de eficiencia, en los
trámites que no cumplen con el tiempo establecido para la entrega del mismo, deberán
registrar en la columna de observaciones lo siguiente: “se establece plan de acción”.

El criterio de aceptación de las matrices es de 85 a 100%, en caso de incumplir con este

porcentaje, se aplica lo siguiente:

• Se levantará una, no conformidad dentro del sistema de gestión de calidad ya

sea en planta central o provincias, la cual será registrada en la matriz de hallazgos
y deberán elaborar un plan de acción, para lo cual utilizarán el formato
establecido en el sistema de gestión de calidad, el mismo que será enviado
mediante GLPI.

En el caso que la matriz de atención a trámites o matriz de eficiencia ya sea de planta

central o provincias establece un sobrecumplimiento > mayor al 200% tienen que
verificar las causas y tomar acciones correctivas. Por lo tanto, deberán establecer un
plan de acción (formato del SGC) el mismo que deberá ser enviado mediante GLPI al
responsable del SGC de planta central o al responsable del SGC de la provincia para la
aprobación pertinente.

4. Indicadores claves de desempeño KPI

• La actualización de los indicadores KPI registrados en el sistema de gestión de

calidad de cada una de las áreas y provincias, deberán ser actualizados hasta el
16 de cada mes de acuerdo a la periodicidad del indicador (mensual, trimestral,
anual), el envío de la información debe ser enviada a través de GLPI a los
responsables del SGC de planta central y provincias para la aprobación y
posterior actualización en el SGC.

• Los responsables del indicador KPI deberán ingresar los resultados, de acuerdo a
la periodicidad del mismo, realizar el análisis SMAE (seguimiento, medición,
análisis y evaluación), y en el caso que el resultado del período se encuentre
fuera de los límites de control se debe ingresar un plan de acción.

5. Reprogramaciones

26
Las reprogramaciones de los planes de acción de no conformidades serán aprobadas por
los responsables de SGC de planta central y provincias, información que será enviada a
través de la herramienta GLPI.

Las reprogramaciones de la planificación SGC y planificación de auditorías internas de

las provincias serán aprobadas por planta central, para lo cual deberán enviar a través
de la herramienta GLPI.

6. Riesgos SGC

Es obligatorio crear riesgos, cuando las actividades hagan referencia a: procesos

internos, convenios, procesos externos que realicen actividades en nombre de la
institución, prestadores de servicios profesionales y todos aquellos que afecten al
contexto de la institución, para lo cual, deberá seguir los lineamientos del ítem 1.3
Riesgos Objetivos Específicos, Objetivos Operativos y Proyectos de Gasto Corriente e
Inversión.

El riesgo y su plan de acción deben estar creados en el sistema GPR, de acuerdo a la

siguiente ruta: Objetivos operativos FCE1 / Mapa de riesgos

Sintaxis: Evento + CAUSARÍA + Impacto + -SGC

7. Ranking Sistema de Gestión de Calidad

El criterio de aceptación en el cumplimiento de los parámetros calificados en el ranking
del sistema de gestión de calidad es de 85-100%, en caso de incumplimiento se levantará
una, no conformidad desde Planta Central la misma que deberá ser registrada en la
matriz de hallazgos, las no conformidades se tratan de acuerdo al procedimiento de
auditarías internas y tratamiento de no conformidades.

Todos los sitios y procesos que se encuentran certificados bajo la Norma Internacional
ISO 9001:2015 deberán mantener actualizada la información en el sistema Agrobox
hasta el 18 de cada mes, en el caso que esta dirección verifique que no existe
cumplimiento se levantará una no conformidad, la cual deberá ser registrada en la
matriz de hallazgos y deberán elaborar un plan de acción.

En cuanto a las observaciones realizadas en los rankings, los responsables del SGC de la
provincia deberán trabajar de manera conjunta con el equipo auditor de cada sitio y
notificar mediante quipux a la Dirección de Planificación y Gestión Estratégica que las
observaciones se encuentran subsanadas, las mismas que deben ejecutarse en 6 días
laborables posteriores a la emisión del ranking.

27
 8. Planes de acción
8.1 Envío de planes de acción - Planta central
Los planes de acción que deberán establecer para el cumplimiento de las directrices
antes descritas o para la mejora de los procesos serán enviados mediante GLPI a la
dirección de planificación y gestión estratégica para la revisión y aprobación.

Los plazos para el análisis de causa y definición de los planes de acción los establecerá el
responsable del seguimiento SGC de planta central. En caso de exceder el tiempo para la
presentación de los planes de acción el área auditada o el responsable del proceso auditado
deberá solicitar al responsable de seguimiento del SGC de planta central una prórroga a través
de correo electrónico.

8.2 Envío de planes de acción - responsables del SGC – Provincias

Los planes de acción que deberán establecer para el cumplimiento de las directrices
antes descritas o para la mejora de los procesos serán enviados mediante GLPI al
responsable del sistema de gestión de calidad de la provincia para la revisión y
aprobación.

Los plazos para el análisis de causa y definición de los planes de acción los establecerá
el responsable del seguimiento SGC de provincias. En caso de exceder el tiempo para la
presentación de los planes de acción el área auditada o el responsable del proceso
auditado deberá solicitar al responsable de seguimiento del SGC de provincias una
prórroga a través de correo electrónico.

Para lo cual, deben cumplir con el Decreto Ejecutivo 981 del 28 de enero del 2020 y
conforme lo establece el procedimiento de control de documentos y registros, el cual
fue emitido mediante Resolución 0220 y socializada a través del memorando Nro. AGR-
AGROCALIDAD/DGDA-2020-0273-M del 31 de agosto del 2020.

En cuanto a los medios de verificación o evidencias de cumplimiento de las actividades

determinadas en el plan de acción, deberán remitir vía correo electrónico a los
responsables del SGC de planta central y de provincias, las actividades que fueron ya
ejecutadas para el cierre de las no conformidades.

Adicionalmente, la preservación de los medios de verificación será responsabilidad del

área que ejecuta el plan de acción, información que servirá de insumo para la eficacia
de las acciones en los procesos de auditoría respectivamente.

Para las incidencias creadas a través del GLPI sea por: (informes, planes de acción, KPI,
etc.) en el caso que el área requirente o provincias incumpla con el tiempo establecido,

28
se procederá con el cierre de la incidencia y deberán crear un nuevo GLPI, en el cual
incluirán el número de ticket anterior para realizar la trazabilidad correspondiente, con
la finalidad de continuar con el respectivo proceso de revisión y posterior aprobación.

9. Documentos para revisión y aprobación dentro del SGC

Para los documentos que deben ser declarados en el SGC o requieren ser actualizados
deberán ser enviados mediante GLPI para la revisión y aprobación de la dirección de
planificación y gestión estratégica y deben considerar las directrices emitidas por la
Dirección General de Asesoría Jurídica, una vez pre aprobados estos documentos deben
cumplir con el Decreto Ejecutivo 981 del 28 de enero del 2020 y conforme lo establece
el procedimiento de control de documentos y registros, el cual fue emitido mediante
Resolución 0220 y socializada a través del memorando Nro. AGR-AGROCALIDAD/DGDA-
2020-0273-M del 31 de agosto del 2020.

Posteriormente deberán adjuntar al GLPI el documento firmado para la aprobación final

en el tiempo máximo es de 3 días laborables, en el caso que el área requirente incumpla
con el tiempo establecido, se procederá con el cierre de la incidencia y deberán crear un
nuevo GLPI, en el cual incluirán el número de ticket anterior para realizar la trazabilidad
correspondiente, con la finalidad de continuar con el respectivo proceso de revisión y
posterior aprobación.

Disposición: Se deroga todo acto de igual o menor jerarquía que contraponga a estas
directrices

29
FIRMAS DE RESPONSABILIDAD A LAS DIRECTRICES DE PLANIFICACIÓN Y GESTIÓN
ESTRATÉGICA / ED.04 -2022:

Consuelo Espinosa S. Firmado electrónicamente por:

AZUCENA CONSUELO
Analista de planificación e inversión ESPINOSA SALME

C.C. 0501436281

Verónica Rivadeneira B.
Analista de servicios, procesos y Firmado electrónicamente por:
VERONICA MERCEDES
calidad RIVADENEIRA
BAUTISTA

Elaborado C.C. 1717559031

Sandra Suntaxi S. Firmado electrónicamente por:

SANDRA MARIBEL
Analista de seguimiento de planes, SUNTAXI SUNTAXI

programas y proyectos
C.C. 1715561146

Firmado electrónicamente por:

Andrea Galeano C. GENOVA ANDREA

GALEANO CADENA
Revisado Directora de Planificación y Gestión
Estratégica
C.C. 1714136890

Andrea Galeano C. Firmado electrónicamente por:

GENOVA ANDREA
Aprobado Directora de Planificación y Gestión GALEANO CADENA

Estratégica
C.C. 1714136890

30