Tema 9

HOJAS DE CÁLCULO: EXCEL. PRINCIPALES

FUNCIONES Y UTILIDADES. LlBROS, HOJAS Y
CELDAS. CONFIGURACIÓN. INTRODUCCIÓN
Y EDICIÓN DE DATOS. FÓRMULAS Y
FUNCIONES. GRÁFICOS. GESTIÓN DE DATOS. PERSONALIZACIÓN
DEL ENTORNO DE TRABAJO.

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Guión-resumen
1. Historia de las hojas de cálculo
2. Estructura de la información en las hojas de cálculo
3. Elementos de la pantalla
4. Configuración de la página
5. Características de las celdas
6. Referencias dentro una celda
7. Menú de formato opción de celdas
7.1. Solapas
7.2. Dar formato como tabla
7.3. Formato condicional
7.4. Pegado especial
8. Fórmulas
8.1. Estructura de una fórmula
8.2. Asistente para fórmulas
9. Gráficos
10. Opciones avanzadas
10.1. Filtros
10.2. Formularios
10.3. Buscar objetivo
10.4. Auditoría de formulas
10.5. Validación de datos
10.6. Escenarios
10.7. Subtotales
10.8. Tablas dinámicas
10.9. Consolidar datos
10.10. La herramienta SOLVER
11. Cinta de comandos Vista, Sección, Ventana
12. Especificaciones de hojas y libros
12.1. Especificaciones y límites de las hojas de cálculo y de los libros
12.2. Especificaciones y límites de los cálculos
12.3. Especificaciones y límites de los gráficos
12.4. Especificaciones y límites de los informes de tablas dinámicas y gráficos dinámicos
12.5. Especificaciones y límites de los libros compartidos
13. Resumen teclas métodos abreviados
13.1. Teclas de función
13.2. Otras teclas

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1. Historia de las hojas de cálculo

La primera hoja de cálculo fue VISICALC. Las hojas de cálculo actuales son: LOTUS 1,2,3
QUATRO PRO, EXCEL, etc. Una hoja de cálculo es una aplicación horizontal que se utiliza
para la realización de cálculos y representación gráfica de datos. Una de las características
más importantes de estos programas es que las fórmulas se recalculan automáticamente.

La hoja de cálculo que nos interesa es la de la compañía Microsoft cuyo nombre es Excel.
Desde su aparición en 1985 se han creado muchas versiones distintas de Excel. Las versiones
más actuales son Excel 95, 97, 2000, XP, 2003, 2007, 2010, 2013, 2016, 2019, 365 y la futura
2021.

2. Estructura de la información en las hojas de cálculo

— LIBROS: extensión XLSX, XLSM archivo habilitado para marcos y plantilla extensión XLTX.
HOJAS: 3 por defecto, como máximo tantas como se quieran.
CELDAS: número de celdas por hoja.
— CELDA: estructura mínima de almacenamiento dentro de una hoja de cálculo. Las celdas
dentro de una hoja de cálculo se identifican por el nombre de la columna seguido del
número de la fila. Ejemplo: A2. Aunque lo más correcto sería identificar una celda de la
siguiente manera:

— RANGO: es un conjunto de celdas. Se representan con la primera celda del rango, dos
puntos y la última celda. Para seleccionar rango se hace con el shift y para marcar celdas
discontinuas con el control. Para simplificar y no tener que recordar la referencia de un
determinado rango, le podemos asociar un nombre a través del Administrador de
nombres (ficha Fórmulas) o mediante el cuadro de nombres.

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También podremos intercambiar filas por columnas y viceversa a través de la herramienta
Transponer, disponible en Pegado especial.

3. Principales funciones y utilidades

La ficha Archivo contiene comandos relacionados con la gestión de archivos, impresión y
configuración del programa.

La ficha Inicio tiene comandos que utilizamos frecuentemente, como copiar y pegar.
También podemos dar formato a las fuentes, a los textos y a los números.

La ficha Insertar contiene comandos que permiten agregar algunos objetos a las hojas de
trabajo, como las tablas, las imágenes y los gráficos.

La ficha Diseño de página nos permite seleccionar algunos temas para nuestras hojas de
trabajo. También podemos configurar la página y prepararla para su impresión.

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 La ficha Fórmulas contiene la biblioteca de funciones que organiza adecuadamente
todas las fórmulas de Excel y nos permite utilizarlas fácilmente para realizar cálculos.

La ficha Datos nos permite importar datos que provienen de fuentes externas como
Access y archivos de texto. Así mismo podemos encontrar comandos que nos ayudan a
ordenar y filtrar nuestros datos.

La ficha Revisar nos muestra comandos para verificar la ortografía de nuestros

documentos y también nos permite insertar comentarios en las hojas de cálculo.

La ficha Vista contiene comandos para cambiar la apariencia de los datos en pantalla y
nos permite hacer acercamientos para tener una mejor visualización.

4. Configuración de la página

Desde la pestaña de Página podemos elegir la orientación del papel, ajustar el contenido
de la hoja a un n° de páginas determinado,...

Desde la pestaña de Márgenes podremos especificar los márgenes de la hoja, así como
centrar su contenido vertical y/o horizontalmente.

Desde la pestaña de Encabezado y pie de página podremos personalizar los

encabezados y pies de página de la hoja o libro de trabajo.

Esta personalización es idéntica tanto para el encabezado como para el pie de página.
Consta de tres secciones (izquierda, derecha y centro) en las cuales podremos especificar el
contenido a libre elección del usuario, si bien disponemos de algunos iconos que nos
facilitan la personalización de dichas secciones:

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Según aparecen en la ventana Encabezado, de izquierda a derecha, estos iconos son:
— Permite elegir opciones de fuentes (tipos de letra) para el texto seleccionado.
— Inserta el número de página.
— Inserta el número total de páginas.
— Inserta la fecha actual del sistema.
— Inserta la hora actual del sistema.
— Inserta la ruta donde se almacena el libro de Excel.
— Inserta el nombre del archivo con el que estamos trabajando.
— Inserta la etiqueta de la hoja.
— En la siguiente Hoja (pestaña), podremos elegir el rango de celdas a imprimir desde la
opción Área de impresión.

Si deseamos que se repita alguna fila o columna de la hoja al imprimir varias páginas, lo
podremos personalizar desde las opciones Repetir filas en el extremo superior o Repetir
columnas a la izquierda.
También podemos hacer que al imprimir, Excel rotule los números de las filas y las letras
de las columnas así como también poner líneas de división en las celdas que contengan
información. Dichas acciones se seleccionarán en las casillas correspondientes: Títulos de
filas y columnas y Líneas de división.

5. Características de las celdas

Datos que puede contener una celda:
— Texto: una celda puede contener hasta 32.000 caracteres.
— Números: se puede introducir cualquier valor numérico, siendo las fechas también

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 un valor numérico con una representación especial. Número máximo de dígitos sobre
los que se puede operar 15 y visualizar 30.
— Valores lógicos: puede contener los valores lógicos TRUE o FALSE.
— Códigos de error:
#¡DIV/O! -> No se permite dividir por cero. Excel considera que una celda vacía es un cero.
#¡N/A -> No disponible un valor. El resultado de un cálculo no existe.
#¡NULO! -> Se genera al especificar incorrectamente un rango en una función. Por ejemplo,
si tratamos de hacer una suma =A1 + B1 B5 Excel mostrará este tipo de error, ya que B1 B5
en Excel representa la intersección del rango B1 con el rango B5, que en este caso es el
conjunto vacío.
#¿NOMBRE? -> No se conoce el nombre de la fórmula o nombre de rango que se está
utilizando.
#¡NUM! -> El resultado de una operación ha sobrepasado los límites de Excel y por lo tanto
no puede ser desplegado. Por ejemplo, la fórmula =POTEN- CIA(1000,1000) resulta un
número tan grande que Excel muestra el error #¡NUM!
#¡REF! -> Referencia de celda no válida.
#¡VALOR! -> Sucede cuando se proporciona un tipo de dato diferente al que espera una
función. Por ejemplo =SUMA(1, “a”)
############ -> Esto aparece cuando el contenido de la celda es superior al ancho de la
columna.

6. Referencias dentro una celda

— Relativas: son aquellas referencias que varían en el momento que arrastremos. Se
designan mediante el nombre de la columna seguido del nombre de la fila (Ejemplo A1).
— Absolutas: cuando se hace una referencia de este tipo se dice que estamos
inmovilizando una celda. En este tipo de referencia, la celda se mantiene constante. Hay
dos maneras de hacerlo, o poniéndole un nombre a la celda, o añadiéndole el signo del
dólar delante de la columna y la fila. Ejemplo: $A$1
— Mixtas: son aquellas en las cuales se hace una referencia relativa a la columna o a la fila
y una referencia absoluta a la otra fila o columna. Ejemplo: A$1 o $A1.
— 3-D: son aquellas referencias que hacen mención a celdas ubicadas en otras
hojas. La sintaxis para especificar su ubicación es:
• Referencia a una celda de otra hoja: Nombre_hoja!Dir_Celda.
• Referencia a un rango de otra hoja: Nombre_hoja!Rango.

7. Menú de formato opción de celdas

7.1. Solapas
En la opción de Celdas nos encontramos con seis solapas diferentes.

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7.1.1. Número
En esta solapa es donde se añaden las máscaras a las celdas. Las máscaras más
importantes son:
— N° sin separador de miles a o.
— N° con separador de miles #.## o #.###.
— Para cada decimal que se quiera añadir se colocará una coma y tantos ceros como
decimales queramos y el texto irá entre comillas.

Ejemplos de algunas categorías de número:

7.1.2. Códigos de formato de número

Sirven para crear o eliminar un formato de número personalizado:
a) Seleccione las celdas a las que desea dar formato.
b) En el menú Formato, haga clic en Celdas y después en la ficha Número.
c) En la lista Categoría haga clic en una categoría que sea similar a la que desea y
establezca sus formatos integrados para que sean similares a los que desea. No se
alterará el formato integrado; se creará una copia para personalizarlo.
d) En la lista Categoría haga clic en Personalizada.
e)En el cuadro Tipo, modifique los códigos de formato de número para crear el formato que
desee.

Puede especificar hasta cuatro secciones de códigos de formato. Los códigos de formato,
separados por caracteres de punto y coma, definen los formatos de los números positivos,
números negativos, valores cero y texto, en ese orden. Si especifica solo dos secciones, la
primera se utiliza para los números positivos y ceros, y la segunda se utiliza para los
números negativos. Si solo especifica una sección, se utilizará para todos los números. Si

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omite una sección, incluya el punto y la coma de esa sección.

Utilice códigos de formato que describan cómo desea mostrar un número, una fecha,
una hora, una moneda, un porcentaje, una notación científica, un texto o los espacios.

— Posiciones decimales y dígitos significativos. Para dar formato a las fracciones o los
números con decimales, incluya los siguientes dígitos marcadores en una sección. Si un
número tiene más dígitos a la derecha del separador decimal que marcadores en el
formato, se redondeará para que tenga tantos decimales como marcadores. Si hay más
dígitos a la izquierda del separador decimal que marcadores, se mostrarán los dígitos
adicionales. Si el formato contiene solamente signos de número (#) a la izquierda del
separador decimal, los números menores que la unidad comenzarán por el separador.
# muestra únicamente los dígitos significativos y no muestra los ceros sin valor.

O (cero) muestra los ceros sin valor si un número tiene menos dígitos que ceros en el
formato.

? agrega los espacios de los ceros sin valor a cada lado del separador decimal, para alinear
los decimales con formato de fuente de ancho fijo, como Courier New. También se puede
utilizar ? para las fracciones que tengan un número de dígitos variable.

— Separador de miles: para mostrar una coma como separador de miles o para escalar un
número por un múltiplo de mil, incluya una coma en el formato de número.

— Color: para definir el color de una sección del formato, escriba en la sección el nombre de
uno de los siguientes ocho colores entre corchetes. El color debe ser el primer elemento
de la sección.

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— Eliminar un formato de número personalizado.
a) Utilizar el botón secundario del ratón, o desde la cinta de opciones Inicio desde
cualquiera de los elementos marcados en la siguiente imagen, para abrir el menú de
Formato de celdas.

En algunos de los elementos marcados: bordes formato de número (casilla General) y

opción general se despliegan listas de opciones, se ha de seleccionar en cada caso la última
opción de la lista desplegable.

b) Situarse en la pestaña Número del cuadro de dialogo de Formato de celdas.

c) En la parte inferior del cuadro Tipo haga clic en el formato personalizado que desee
eliminar.
d) Haga clic en Eliminar.
Microsoft Excel aplicará el formato predeterminado (General) a todas las celdas del libro a
las que se haya dado formato mediante el formato personalizado que se ha eliminado.

7.1.3. Alineación
En esta solapa se pueden modificar todas las características que tengan que ver con la
alineación. Como opciones especiales tenemos:

— Ajustar texto: nos permite escribir varias líneas dentro de la misma celda.
— Reducir hasta ajustar: nos reduce el tamaño de la letra para que el texto entre dentro de
una sola línea.
— Combinar celdas: convierte varias celdas en una sola.

7.1.4. Fuente
En esta solapa tenemos las características que tienen que ver con el tipo de letra:

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— Fuente.
— Estilo.
— Tamaño.
— Subrayado.
— Color.
— Efectos: Tachado, Superíndice y Subíndice.

7.1.5. Bordes
En la solapa de bordes podemos cambiar los contornos e interiores de la celda, o celdas,
que tengamos seleccionadas en ese momento, pudiendo elegir el estilo de la línea y el color
de la misma.

7.1.6. Relleno
Permite cambiar los colores de relleno de una celda o un conjunto de celdas. Una trama
es un conjunto de líneas que sirve como relleno.

7.1.7. Proteger
En la solapa de proteger tenemos dos opciones:
— Bloqueada: se dice que una celda está bloqueada cuando no se puede escribir en ella.
Por defecto todas las celdas están bloqueadas.
— Oculta: una celda está oculta cuando no nos enseña la información que contiene en la
barra de fórmulas.

Para que los bloqueos u ocultaciones sean efectivos, la hoja tiene que estar protegida
(Menú de Herramientas opción de Proteger).

7.2. Dar formato como tabla

Cinta de opciones Inicio -> Dar formato como tabla. A través de esta opción, podremos
aplicar a un rango de celdas, uno de los distintos formatos que trae predefinidos Excel.
En la primera fila del rango al que se aplica el estilo de tabla se le añaden los elementos

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necesarios para realizar filtrado de datos de la tabla.

7.3. Formato condicional

Los formatos condicionales se utilizan para resaltar celdas que cumplan unas
condiciones específicas.
El siguiente ejemplo aplica el formato especificado en la opción Formato a la celda o
celdas seleccionadas que cumplan Tener un valor por encima de 500,00 euros.
Usando la opción Resaltar reglas de celdas que son mayores que.
Podemos ver el resultado en la columna de COSTO REAL.

7.4. Pegado especial

Cinta de comando Inicio -> Pegar.
Permite elegir el tipo de pegado, asociado a algún tipo de operación especial.
Ejemplo: si en la celda A1 se ha insertado el valor 3 y en la celda A3 se ha insertado el
valor 7.
Al realizar un copiado de la celda A1 y un pegado especial sobre la celda A3 con la
opción dividir, el resultado en la celda A3 será de 2,333.

8. Fórmulas
Una de las funciones principales de Excel son las fórmulas. Para insertar una fórmula,
aparte de poder escribirla directamente en la celda, podemos utilizar el asistente de
funciones. Para ejecutar el asistente de funciones tenemos varias posibilidades:
— MAYUSC + F3.
— Inicio -> Comando Suma Más funciones.
— Comando de la barra de fórmulas.
— Comando insertar función de la cinta de opciones
Fórmulas.
8.1. Estructura de una fórmula
Para la realización de una fórmula tenemos dos métodos, dependiendo si es una
fórmula básica (suma, resta, multiplicación o división) o si es una fórmula más compleja.

Para el primer tipo solo es necesario poner el indicador de fórmula, es decir, un = y las
celdas sobre las que se quiere operar separadas con el símbolo de la operación que se
quiere realizar. Ejemplo =A1 * A3.

Cabe la posibilidad de que el usuario comience escribiendo un símbolo + en lugar de un

símbolo =. En este caso al pulsar Enter, Excel añadirá un símbolo = al principio.

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 La siguiente manera es válida para cualquier fórmula y su estructura es la siguiente:
= Nombre de la Fórmula (Rango de celdas sobre el que se quiere operar)

En el caso de que el rango de celdas sobre las que se va a operar vayan consecutivas
dentro de la hoja de cálculo, el separador que se pondrá entre la primera celda y la última
celda del rango será dos puntos y, en el caso de que las celdas no vayan consecutivas, el
separador que se utilizará será el punto y coma.

( ) -> Paréntesis; agrupan operaciones.

A
-> Acento circunflejo; exponente.
* -> Asterisco; multiplicación.
+ -> Signo más; suma. - -> Signo menos; resta.
1<
Ejemplos:
+
Prioridad de los operadores

Otros operadores: & (y comercial); se suele utilizar para concatenar (unir) celdas de
texto.
• Resumen de las principales funciones de EXCEL FECHA Y HORA
AHORA() -> Devuelve el n° de serie de la fecha y hora actuales (dd/mm/aaaa
h:mm) ->formato personalizado. =AHORA() -> 21/04/2016 17:58.
AÑO(n° serie) -> Devuelve el año (entre 1900-9999) correspondiente a un n°
que representa una fecha.
DlA(n° serie) -> Devuelve el día (entre 1-31) correspondiente a un n° que
representa una fecha.
DlAS360(Fi;Ff;método) -> Calcula el n° de días entre dos fechas basándose en
un año de 360 días (mes de 30).
DlASEM(n° serie;tipo) -> Devuelve un n° de 1 a 7 identificando el día de la
semana (1 dom., 7 sabado).
FECHA(año;mes;día) -> Devuelve el n° que representa la fecha en código
fecha y hora.

MATEMÁTICAS Y TRIGONOMÉTRICAS
ABS(nº) -> Devuelve el valor absoluto de un nº, es decir, un nº sin signo.
COClENTEfnumerador; denominador) -> Devuelve la parte entera de una división.
COS(nº) -> Devuelve el coseno de un ángulo.
ENTEROfnº) -> Redondea un nº hasta el entero inferior más próximo. GRADOS(ángulo) ->
Convierte radianes en grados.
Pl() -> Devuelve el valor ®, (3,14159265358979) con una precisión de 15 dígitos.

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POTENClA(nº;potencia) -> Devuelve el resultado de elevar un nº a una potencia.
PRODUCTO(ni;n2;...) -> Multiplica todos los nº que son argumentos y devuelve el producto.
RADlANES(ánguIo) -> Convierte grados a radianes.
RAlZ(nº) -> Devuelve la raíz cuadrada de un nº.
REDONDEAR(nº; nº de decimales) -> Redondea un nº al nº de decimales especificado.
RESIDUO(dividendo;divisor) -> Proporciona el resto de una división.
SENO(nº) -> Devuelve el seno de un ángulo.
SUMA(n1;n2;...) -> Suma todos los nº de un rango de celdas.
SUMA.CUADRADOS(ni;n2;..) -> Devuelve la suma de los cuadrados de los argumentos.
SUMAR.Sl(rango;criterio;rango_suma) -> Suma las celdas que cumplen un criterio
determinado.
TAN(nº) -> Devuelve la tangente de un ángulo.
TRUNCAR(nº;nº decimales) -> Convierte un nº decimal a uno entero al quitar la parte decimal
o de fracción.

ESTADÍSTICAS
CONTAR(refi;ref2;...) -> Cuenta el nº de celdas que contienen números.
CONTAR.BLANCO(rango) -> Cuenta el nº de celdas en blanco dentro de un rango
especificado.
CONTAR.SI(rango;criterio) -> Cuenta las celdas en el rango que coinciden con la condición
especificada.
CONTARAfvalori ;valor2;...) -> Cuenta el nº de celdas no vacías de un rango.
MAX(valon;valor2;....) -> Devuelve el valor máximo de una lista de valores.
MEDlANA(nº1;nº2;...) -> Devuelve el valor central de un conjunto de valores.
MlN(nºt;nº2;...) -> Devuelve el valor mínimo de un conjunto de valores. Omite los valores
lógicos y texto.
MODA.UNO(nº1;nº2;..) -> Devuelve el valor que más se repite de un conjunto de valores.
Equivale a MODA
PROMEDIO(nºi;nº2;...) -> Devuelve la media aritmética de un rango de valores.
VAR(nº1;nº2;...) -> Calcula la varianza de una muestra de valores.

BÚSQUEDA Y REFERENCIA
BUSCARH(Valor_buscado;rango;indicador de filas)-> Busca un valor en la fila superior de una
tabla o una matriz de valores y, a continuación, devuelve un valor en la misma columna de
una fila especificada en la tabla o matriz.
BUSCARV(VaIor_buscado;rango;indicador de columnas)-> Busca un valor específico en la
columna más a izquierda de una matriz y devuelve el valor en la misma fila de una columna
especificada en la tabla.
TRANSPONER(Matriz)-> Devuelve un rango de celdas vertical como un rango horizontal o
viceversa.
Otras funciones: BUSCAR, INDICE, COINCIDIR, FUA, COLUMNA,...

TEXTO
CONCATENAR(texto1;texto2;...) -> Une varios elementos de texto en uno solo.
EXTRAE(Texto;posición_inicial;nº caracteres) -> Devuelve los caracteres del centro de una
cadena de texto, dada una posición y longitud iniciales.
lZQUlERDA(Texto;nº caracteres) -> Devuelve el número especificado de caracteres del

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principio de una cadena de texto.
DERECHA(Texto;nº caracteres) -> Devuelve el número especificado de caracteres del final de
una cadena de texto.
LARGO(Texto) -> Devuelve el número de caracteres de una cadena de texto.
SUSTlTUlR(Texto;Texto original;Texto nuevo) -> Sustituye en una cadena de Texto, el Texto
original por el Texto nuevo.
Otras funciones: HALLAR, ENCONTRAR, IGUAL,...

LÓGICAS
FALSOO -> Devuelve el valor lógico FALSO.
NOfvalor lógico) -> Cambia VERDADERO por FALSO y viceversa.
OfValorJógicoi;...)-> Comprueba si algún valor lógico es verdadero y devuelve VERDADERO,
en caso contrario devuelve FALSO.
Sl(Prueba_Iógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso).
Devuelve un valor si la condición especificada es VERDADERO y otro valor si dicho
argumento es FALSO.
VERDADERO()-> Devuelve el valor lógico VERDADERO.
Y(Valor_Iógicoi;...)-> Devuelve VERDADERO si todos los argumentos son VERDADERO;
devuelve FALSO si uno o más argumentos son FALSO.

INFORMACIÓN
ESBLANCO(Valor) -> Comprueba si una celda está vacía (VERDADERO) o no (FALSO).
ESN U MERO (Valor) -> Comprueba si un valor es un nº (VERDADERO) o no (FALSO).
ESTEXTO(Valor) -> Comprueba si un valor es texto (VERDADERO) o no (FALSO).
Otras funciones: ES.PAR, ES.1MPAR, ESLOG1CO, ESNOTEXTO,...

FINANCIERAS
PAGO(tasa;nper;va;[vf];[tipo]) -> Calcula el pago de un préstamo basado en pagos y tasa de
interés constantes.
PAG01NT(tasa;período;nper;va;[vf];[tipo])~> Devuelve el interés pagado por una inversión
durante un periodo determinado, basado en pagos periódicos y constantes y una tasa de
interés constante.
PAGOPRlN(tasa;período;nper;va;[vf];[tipo]) -> Devuelve el pago del capital de una inversión
determinada, basado en pagos periódicos y constantes y una tasa de interés constante.
SLN(costo;vaIor_residual;vida) -> Devuelve la depreciación por método directo de un activo
en un período dado.
SYD(costo;valor_residuao;vida;período) -> Devuelve la depreciación por método de
anualidades de un activo durante un periodo especifico.
TASA(nper;pago;va;[vf|;[tipo];[estimar]) -> Devuelve la tasa de interés por periodo de un
préstamo o inversión.
TIRfvalores; [estimar]) -> Devuelve la tasa interna de retomo de una inversión para una serie
de valores en efectivo.
VA(tasa;nper;pago;[vf];[tipo])-> Devuelve el valor presente de una inversión: la suma total
del valor actual de una serie de pagos futuros.
VF(tasa;nper;pago;[va];[tipo]) -> Devuelve el valor futuro de una inversión basado en pagos
periódicos y constantes, y una tasa de interés también constante.
VNA(tasa;valori;[valor2];...) -> Devuelve el valor neto presente de una inversión a partir de

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una tasa de descuento y una serie de pagos futuros.

8.2. Asistente para fórmulas

El asistente para fórmulas se divide en dos fases diferentes:
— Primera fase: en la primera pantalla tenemos en la parte superior una casilla de texto
donde podemos introducir una descripción del cálculo que deseamos realizar y del cual
no conocemos el nombre de la función de Excel que lo realiza. Una vez se pulsa el botón
Ir, Excel, devuelve un listado de posibles funciones en el cuadro de selección de función.

En la parte central del cuadro de dialogo se ofrece un desplegable para seleccionar la

categoría de funciones de entre las cuales se desea seleccionar una.

A continuación aparece el cuadro de selección de funciones. Una vez seleccionada una

función, en la parte inferior aparece una breve descripción de la función con su sintaxis.

— Segunda Fase: una vez elegida la función que queremos realizar nos aparecerá una
segunda ventana que variará dependiendo de la función que hayamos elegido. En esta
ventana se nos especificarán los argumentos que necesita la función para trabajar. En la
imagen tenemos la segunda ventana que nos aparece cuando elegimos la función de
BUSCARV.

9. Gráficos
En Microsoft Excel se pueden crear los siguientes tipos de gráficos: gráficos como los
que existían en versiones anteriores, minigráficos y los nuevos gráficos de personas.
Crear un gráfico:
Desde la cinta de opciones Insertar se puede seleccionar el tipo de gráfico a crear a

16
través de uno de los comandos.

Podremos explorar los grupos de gráficos más recomendados o desplegar todos los
gráficos desde el cuadro de despliegue de la zona inferior derecha.
Para utilizar los nuevos y potentes asistentes de gráficos de Excel 2019, aconsejamos
partir de la selección de datos que queremos utilizar, Excel detectará el tipo de dato y nos
recomendará los gráficos más adecuados. Veamos un ejemplo:

Una vez insertado el Grafico, al seleccionarlo obtendremos la barra de Herramientas de

gráficos, con todas las posibilidades de configuración.

— La cinta de opciones Diseño permiten realizar cambios relacionados con campos de

datos adicionales al gráfico, elementos y estilos.

— La cinta de opciones Formato permiten definir el formato del elemento del gráfico
seleccionado.

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 Para crear un minigráfico se utilizan los comandos que hay en la cinta de opciones
nsertar. Los minigráficos representan los datos numéricos de una fila o columna de una
:abla. Si se seleccionase una tabla de dos filas y dos columnas no se creará el minigráfico. ín
esta captura podemos observar un ejemplo en la columna "Tendencia".

Los gráficos de persona son un nuevo tipo de grafico muy visual que permite, con unos
pocos clics, presentar gráficos muy ilustrativos. Aunque tienen ciertas limitaciones, pueden
ofrecer gráficos simples y rápidos, como el mostrado en el siguiente ejemplo:

10. Opciones avanzadas

10.1. Filtros

Aplicar filtros es una forma rápida y fácil de buscar y trabajar con un subconjunto de
datos de una lista. Una lista filtrada muestra solo las filas que cumplen el criterio que se
especifique para una columna. Microsoft Excel proporciona dos comandos para aplicar

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filtros a las listas:
— Filtro, que incluye filtrar por selección, para criterios simples.
— Filtro avanzado, para criterios más complejos.
A diferencia de ordenar, el filtrado no reorganiza las listas. El filtrado oculta
temporalmente las filas que no desee mostrar. Cuando Excel filtra filas, puede modificar,
aplicar formato, representar en gráficos e imprimir el subconjunto de la lista sin necesidad
de reorganizarlo u ordenarlo.
Para utilizar la herramienta Filtros se ha de seleccionar en primer lugar la tabla sobre la
que se va a realizar el filtrado. Una vez seleccionada la tabla sobre la que se va a trabajar, se
utiliza el comando Filtros del desplegable Ordenar y filtrar de la cinta de opciones Inicio, o
desde el comando Filtros de la cinta de opciones Datos. Como se ve en las imágenes de la
derecha.

Una vez se pulsa sobre el comando Filtro aparece a la derecha de cada celda de la tabla
seleccionada una flecha que permite realizar las tereas de filtrado.

Al hacer clic con el botón principal del ratón sobre la flecha, por ejemplo de “Salario” se
abre un desplegable desde el que podemos realizar la selección deseada, de forma que se
mostrarán solamente las filas de la tabla que cumplan la condición aplicada.

Utilizando como referencia la tabla de la imagen anterior. Si se desea seleccionar las filas
de la tabla donde la población sea “Madrid” o con “Salario mayor a 9000”, la herramienta de

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filtros normales descrita anteriormente no es suficiente. En este caso se necesita la
herramienta de Filtros avanzados. Para utilizar esta herramienta, en primer lugar se ha de
definir lo que se denomina rango de criterios. En este caso se ha definido esta tabla de
criterios en el rango F2:G4.

Una vez se selecciona el comando Avanzadas se abre el siguiente cuadro de dialogo que
hemos de configurar como se muestra en la imagen.
Una vez se selecciona el comando Avanzadas se abre el siguiente cuadro de dialogo que
hemos de configurar como se muestra en la imagen.

10.2. Formularios
Un formulario de datos es un cuadro de diálogo que permite al usuario introducir o
mostrar con facilidad una fila entera de información (registro) en una lista de una sola vez.
También se pueden usar los formularios de datos para ubicar y eliminar registros.

Antes de utilizar un formulario de datos para agregar un registro a una lista nueva, esta
deberá tener rótulos en la parte superior de cada columna que contenga. Microsoft Excel
utiliza estos rótulos para crear campos en el formulario.

Los formularios se pueden crear manualmente campo a campo utilizando los comandos
de la cinta de opciones Programador, que por defecto en Excel no viene activada. Para
activarla se ha de acceder a la cinta de opciones Archivo -> Opciones -> Personalizar cintas
de opciones. También en este mismo lugar en la columna Comandos disponibles: si se
selecciona la opción Todos los comandos, se puede encontrar un comando Formularios..., el
cual, una vez añadido a una cinta de comandos, se puede utilizar para crear formularios
automáticos a partir de una tabla seleccionada.

10.3. Buscar objetivo

En el caso de que conozca el resultado deseado de una fórmula sencilla, pero no la
variable que determina el resultado, podrá utilizar la función Buscar objetivo. Al realizar una
búsqueda de objetivo, Microsoft Excel varía el valor de celda específica hasta que una
fórmula dependiente de dicha celda devuelve el resultado deseado.

20
 La herramienta de búsqueda de objetivos se >puede encontrar en la cinta de opciones
Datos, en l desplegable Análisis de hipótesis.
■
Por ejemplo, utilice Buscar objetivo para saber cuántos kilos de manzanas se pueden
comprar si solo se dispone de 1,5 € para gastar en dicho producto.

10.4. Auditoría de formulas

Microsoft Excel proporciona herramientas que ayudan a realizar el seguimiento de
problemas en las hojas de cálculo. Por ejemplo, el valor que se ve en una celda puede ser el
resultado de una fórmula, o bien lo puede utilizar una fórmula que da lugar a un resultado
incorrecto. Los comandos de auditoría reflejan gráficamente, o rastrean, las relaciones entre
las celdas y las fórmulas que tengan flechas de rastreo.

Al auditar una hoja de cálculo, puede rastrear los precedentes (las celdas que
proporcionan datos a una celda concreta) o los dependientes (las celdas que dependen del
valor de una celda específica).
Las herramientas de auditoria de fórmulas se encuentran en la cinta de opciones
Fórmulas como se muestra en la siguiente imagen.
En la imagen se ha utilizado el comando Rastrear precedentes, lo cual hace que se
muestre una flecha de rastreo de color azul que une las celdas que influyen en el resultado
de la celda seleccionada.

21
10.5. Validación de datos
A través de la cinta de opciones Datos, Validación de datos, el usuario puede restringir
el contenido a introducir en las celdas seleccionadas. Puede hacer que aparezca un mensaje
cuando un usuario seleccione una celda. Puede crear un mensaje que aparezca cuando un
usuario introduzca datos incorrectos en una celda. Puede buscar entradas de celdas que no
se ajusten a sus criterios y rodearlas automáticamente con un círculo haciendo clic en el
comando Rodear con un círculo datos no válidos.

10.6. Escenarios
Un escenario es un conjunto de valores que Microsoft Excel guarda y puede sustituir
automáticamente en la hoja de cálculo. Puede utilizar los escenarios para prever el
resultado de un modelo de hoja de cálculo. Puede crear y guardar diferentes grupos de
valores en una hoja de cálculo y, a continuación, pasar a cualquiera de estos nuevos
escenarios para ver distintos resultados.

La herramienta de escenarios se puede abrir desde el comando Administrador de

escenarios que se encuentra en el desplegable Análisis y si de la cinta de opciones Datos.

Crear escenarios. Supongamos, por ejemplo, que desea preparar un presupuesto, pero
no sabe con exactitud sus ingresos. En este caso, podrá definir valores diferentes para
dichos ingresos y, seguidamente, pasar de un escenario a otro para realizar un Análisis y si.

Hemos creado 3 escenarios diferentes (e1, e2, e3) donde partiendo del supuesto inicial
(e1) anterior, fuimos variando kilos de los distintos productos en los tres escenarios para
obtener el
resumen
siguiente:

22
10.7. Subtotales
Microsoft Excel puede resumir datos automáticamente calculando valores de subtotales
y de totales en una lista. Para usar los subtotales automáticos, la lista debe contener
columnas rotuladas y debe estar ordenada por las columnas para las que desee calcular los
subtotales. La herramienta a utilizar se encuentra en la cinta de opciones Datos ->
Subtotales.

A partir de la siguiente tabla se desea calcular la media de ingresos de cada

departamento en los dos meses.

El resultado obtenido será el siguiente:

Cuando se insertan subtotales automáticos, Excel esquematiza la lista agrupando las filas
con detalles con la fila de subtotal asociada y agrupando las filas de subtotales con la fila del

23
total general.

Puede elegir la función de Excel que desee para calcular los totales. En este ejemplo se
utiliza la función Promedio para calcular los subtotales de cada departamento y el Promedio
general de toda la lista.

Podemos observar las distintas vistas en función del nivel del esquema mostrado;
pudiendo elegirse estos haciendo clic en el número de esquema deseado.

• Agrupación y esquemas
Cuando los datos están en forma de lista, Microsoft Excel puede crear un esquema que
le permita ocultar o mostrar niveles de detalle con un solo clic. Un esquema permite ver
rápidamente solo las filas o las columnas que proporcionan resúmenes o títulos de la hoja, o
bien mostrar las áreas de datos detallados adyacentes a una fila o columna de resumen.

Mostrar u ocultar datos detallados en un esquema.

Un esquema puede tener un máximo de ocho niveles de detalle, cada uno de los cuales
proporciona datos sobre el nivel inmediatamente superior. En el ejemplo siguiente, la fila
que contiene el total general de las filas es el nivel 1, las filas que contienen totales de cada
departamento es el nivel 2 y las filas de detalles de los meses es nivel 3 y el nivel 4 mostraría
todos los datos. Para mostrar solo las filas de un nivel determinado, puede hacer clic en el
número del nivel que desee consultar.

24
Para esconder la información correspondiente a un mes de un departamento o de un mes
concreto de un departamento se puede utilizar el símbolo de esquema -y para mostrar
información oculta se utiliza el símbolo + que aparecería en lugar del símbolo-.

• Formas de trazar el esquema de los datos

— Un esquema también puede crearse insertando subtotales. Si
utiliza el comando Subtotal (menú Datos) para agregar subtotales a una lista organizada en
filas, Excel organiza la hoja de manera que pueda mostrar u ocultar el grado de detalle que
necesite.

— Trazar automáticamente el esquema de una hoja de cálculo. Si ha resumido datos

mediante fórmulas que contienen funciones como SUMA, Excel puede trazar
automáticamente el esquema de estos datos, como en el ejemplo anterior. Los datos
resumidos deben estar junto a los datos detallados. Menú Datos, Agrupar y esquema,
Autoesquema...

— Trazar manualmente el esquema de una hoja de cálculo. Si los datos no están

organizados de forma que Excel pueda trazar su esquema automáticamente, puede
crearlo manualmente. Este será el caso si las filas o las columnas de los datos resumidos
contienen valores en lugar de fórmulas como en el ejemplo anterior. Si desea ocultar las
filas de detalle de abril a mayo, puede hacerlo trazando manualmente el esquema de la
lista. Menú Datos, Agrupar y esquema, Agrupar...

10.8. Tablas dinámicas

Se puede definir una tabla dinámica como una serie de datos agrupados en forma de
resumen que reúnen aspectos concretos de una información global.

Es decir, con una tabla dinámica se pueden hacer resúmenes de una base de datos o de
una lista, utilizándose para promediar o totalizar datos.

Cinta de opciones Insertar -> Tabla dinámica -> Tabla dinámica.

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Partiendo de la plantilla siguiente, construiremos una tabla dinámica:

Una vez seleccionados los datos de la base de datos o lista, a partir de la cual deseamos
crear la tabla dinámica, deberemos escoger los campos que figurarán en los apartados
correspondientes de la nueva tabla que vamos a construir.

En nuestro supuesto, colocamos por ejemplo el campo Departamento en la zona de

columna, el campo Mes es la zona de fila, y el campo Ingresos en la zona de datos.
Resultado:

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 Podremos aplicar filtros a nuestra tabla dinámica, por vendedor o por tipo, eligiendo los
contenidos a visualizar u ocultar:

10.9. Consolidar datos

La herramienta de Consolidar de la cinta de opciones Datos permite combinar los
valores de varios rangos de celdas.
Excel permite consolidar datos de varios modos, los cuales se describen a continuación:
— Consolidar datos con referencias 3D o fórmulas
Es el método más flexible y recomendado para consolidar datos que hagan referencia a
celdas de diferentes hojas de cálculo. Las fórmulas que hacen referencia a las celdas de
varias hojas de cálculo se denominan fórmulas 3D.
— Consolidación por posición
Cuando los datos de todas las áreas de origen se organizan en un orden y una ubicación
idénticos; por ejemplo, si cuenta con datos de una serie de hojas de cálculo creadas desde la
misma plantilla, puede consolidar los datos por posición. Para poder consolidar por posición
es necesario que no existan columnas o filas en blanco, cada rango de datos debe estar en
hojas diferentes y además deben tener el mismo diseño.
— Consolidación por categoría
Permite resumir un conjunto de hojas de cálculo que tienen los mismos rótulos de filas y
columnas pero organizan los datos de forma diferente. Este método combina los datos que
tienen rótulos coincidentes en cada hoja de cálculo.
Por ejemplo, si tiene una hoja de cálculo con los ingresos y gastos de tres meses, como se
muestra en las siguientes imágenes de esta página, puede utilizar una consolidación para
reunir esta información en una hoja de cálculo de totales del trimestre.

27
El resultado de la consolidación es el siguiente:

10.10. La herramienta SOLVER

Con Solver puede buscarse el valor óptimo para una celda, denominada celda objetivo,
en una hoja de cálculo. Solver funciona en un grupo de celdas que estén relacionadas,
directa o indirectamente, con la fórmula de la celda objetivo. Solver ajusta los valores en las
celdas cambiantes que se especifiquen, denominadas celdas ajustables, para generar el
resultado especificado en la fórmula de la celda objetivo. Pueden aplicarse restricciones
para restringir los valores que puede utilizar Solver en el modelo y las restricciones pueden
hacer referencia a otras celdas a las que afecte la fórmula de la celda objetivo.

Lo primero que debemos hacer es activar dicha herramienta a través de la cinta de

opciones Archivo -> Opciones -> Complementos -> Ir. Activamos la opción Solver y
aparecerá el comando en la cinta de comandos Datos a la derecha de los otros comandos.

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 Con Solver podrá determinar los valores resultantes cuando deba cambiar más de una
celda utilizada en una fórmula y aplicar varias restricciones a esos valores. Solver ajusta los
valores en las celdas especificadas para generar el resultado deseado a partir de la fórmula.
Por ejemplo, a partir de la tabla siguiente:

Se desea saber el número de kilos que podemos comprar de cada producto si solo se
dispone de 3 € para gastar en la compra, pero teniendo en cuenta que el número de kilos de
cada producto siempre ha de ser positivo y que al menos se ha de comprar 2,5 kilos de
manzanas.
La configuración del menú de la herramienta Solver sería la siguiente:

Una vez se pulsa el botón Resolver, Excel muestra la solución que se podrá, incluso,
guardar como escenario.

11. Cinta de comandos Vista, Sección, Ventana

• Ver dos partes de una hoja al mismo tiempo
En la parte superior de la barra de desplazamiento vertical o en el extremo derecho de la
barra horizontal, señale el cuadro de división.
Cuando el puntero adopte la forma de puntero de división , arrastre el cuadro de
división hacia abajo o hacia la izquierda, hasta la posición elegida. También podemos
realizar dichas acciones desde el comando Dividir, ubicándonos anteriormente en la
posición de la celda posterior a la fila y a la columna por donde deseamos establecer dicha
división.

Para ver y desplazarse independientemente a distintas partes de una hoja de cálculo,

puede dividirla horizontal y verticalmente en paneles separados. Al dividir una hoja de

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cálculo en paneles, podrá ver las diferentes partes de la misma hoja lado a lado. Esto es
interesante, por ejemplo, para pegar datos de las distintas áreas de una hoja de cálculo muy
grande. Si deseamos mantener fijas estas divisiones, podremos hacerlo desde el comando
Inmovilizar.

12. Especificaciones de hojas y libros

12.1. Especificaciones y límites de las hojas de cálculo y de los libros

30
12.2. Especificaciones y límites de los cálculos

31
12.3. Especificaciones y límites de los gráficos

32
12.4. Especificaciones y límites de los informes de tablas dinámicas y gráficos dinámicos

12.5. Especificaciones y límites de los libros compartidos

13. Resumen teclas métodos abreviados

33
34
35
13.1. Teclas de fundón

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13.2. Otras teclas

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