Estudio de caso: El Proceso Administrativo

Ana Milena Joya Jaimes

Dora Jasbleidy Saiz Acosta

Gelka Yaryt Téllez Torres

Doryeis Pérez Maldonado

Principios Gerenciales, Corporación Universitaria Minuto de Dios

NRC: 21-1320

Eduwin Andrés Flórez Orejuela

06 de marzo de 2022
 1. Objeto de Estudio

Los procesos administrativos tienen que ser coherentes entre sí, y estos deben ser de

conocimiento general, para que el trabajo sea planeado, organizado, coordinado y controlado y

los logros puedan evidenciarse en la productividad. Si la empresa no cuenta con procesos

organizacionales debidamente establecidos, los trabajadores no sabrán hacia dónde quieren los

directivos llevar la compañía, ni sabrán cuáles son los objetivos por los que están trabajando, no

contarán con la motivación suficiente y esto se verá reflejado en los ingresos de la empresa, lo

cual afectará a trabajadores, inversionistas y clientes.

El trabajo desarrollado en la empresa MAC Monitoreo Ambiental & Consultoría S.A.S muestra

la necesidad de mejorar aspectos significativos en el área de procesos administrativos que no

están claramente definidos y organizados en el manual de funciones, ocasionando problemas

operativos, entorpeciendo las labores y dificultando la comunicación entre los miembros.

Para hacer una descripción de cómo se lleva a cabo el proceso administrativo en MAC

Monitoreo Ambiental & Consultoría S.A.S es necesario aclarar que la empresa por ser pequeña

tiene una estructura organizacional lineal, por lo que en ella se maneja una autoridad centralizada

en una sola persona que es su dueño y gerente.

ANÁLISIS DE LA LABOR DEL CONCLUSIONES FRENTE AL ROL DEL
GERENTE EN FUNCIÓN DEL GERENTE
PROCESO ADMINISTRATIVO
PLANEACIÓN: En este proceso en el cual La problemática principal o las deficiencias

se establecen los objetivos y se fijan las encontradas son, la repetición que generan

estrategias y se formulan programas para retrasos en las actividades, conllevando a unos

integrar y coordinar las actividades para procesos no definidos de manera adecuada que

desarrollar por parte de cada uno de los no han permito cumplir con los objetivos.

integrantes de la compañía; Se evidencia que Es necesario establecer actividades, procesos y

hace falta un plan de acción claro para poder recursos pertinentes que permitan mejorar el

alcanzarlos. desarrollo de las funciones y de esta manera

producir aumento en productividad.

ORGANIZACIÓN: Proceso que consiste en Es necesario establecer las funciones propias

determinar las tareas que se requieren realizar para cada puesto de trabajo para prevenir la

para lograr lo planeado, diseñar puestos y ejecución errónea de las actividades que

especificar tareas, crear la estructura de la generen reprocesos y costos adicionales que

organización (quién rinde cuentas a quién y disminuyan las ganancias de cada contrato y

dónde se toman las decisiones), establecer afecten su rentabilidad.

procedimientos y asignar recursos.

Se evidencia que es necesario realizar un

análisis minucioso acerca de las

responsabilidades asignadas a cada cargo. Así

mismo rediseñar la estructura organizacional

ya que enseña ausencia de cargos.

DIRECCIÓN: Proceso que tiene relación Se deben desarrollar planes para asegurar la

con la motivación y el liderazgo de las implementación de las estrategias que

personas y los equipos de trabajo en la reconozcan la trascendencia del potencial

compañía, la estrategia de comunicación, la humano, una acertada motivación implica un

resolución de conflictos, el manejo del cambio positivo en el comportamiento de las

cambio, etc., con el propósito de conducir a personas para llevar a cabo sus actividades,

las personas al logro de los objetivos además de un clima organizacional favorable

propuestos en la planeación. para realizar el trabajo y lograr satisfacción.

Es importante motivar la participación de todos

los interesados en el desarrollo del proceso

productivo, para conocer todas las necesidades

y posibles dificultades en pro o contra de

cualquier actividad que se pueda ejecutar.

CONTROL: Proceso que consiste en evaluar Es necesario evaluar y retroalimentar las

y retroalimentar, es decir, proveer la actividades de la organización en función de lo

organización de información que le indique planeado.

como es su desempeño y cuál es la dinámica Es importante resaltar que cualquier cambio en

del entorno en el que actúa, con el propósito el entorno (competencia, clientes, proveedores,

de lograr sus objetivos de manera óptima. condiciones económicas, socioculturales,

El gerente debe reforzar su habilidad para la políticas, tecnológicas, etc.) afecta de forma

comunicación de necesidades y establecer un directa y estos cabios deben verse reflejados en

proceso que le permita medir las actividades ajustes a cada uno de los procesos.

que desarrolla la organización para que estas

coincidan con los objetivos y expectativas

establecidos en sus planes.

1

2. Objetivos

 Actualizar el manual de funciones y procedimientos de la empresa como un instrumento de

apoyo que defina y establezca los tramos de control, canales de comunicación entre

dependencias, responsabilidades y funciones. Con el fin de normalizar todas las actividades y

procedimientos que existen dentro de esta, de manera que permita una administración

eficiente y logre todas sus metas.

 Actualizar de forma clara, objetiva y directa, la estructura jerárquica de la empresa MAC

SAS con los cargos de Auditor Externo, Revisor fiscal y Asesor Jurídico, para el año 2022.

3. Propuesta de mejora

El diseño y actualización de la estructura organizacional con los cargos de Auditor

Externo, Revisor fiscal y Asesor Jurídico, ayuda a los mandos de dirección a identificar el

talento humano que necesita ser incorporado a la empresa. La planificación de la

estructura garantiza que haya suficientes recursos para lograr las metas establecidas en su

planificación estratégica, por tanto, es de gran importancia que las responsabilidades que

cumplen sus miembros estén claramente definidas. Cada colaborador debe tener una

precisa descripción de las funciones de su trabajo y cada cargo o puesto de trabajo debe

tener su propia posición en el organigrama de la empresa. Ver (Figura 1)

1
Bernal Torres, C. A., Sierra Arango, H. D. (2017). Proceso administrativo para las Organizaciones del siglo XXI.
 2
Figura 1.

PLAN DE MEJORA

ESTRATEGIAS DE GERENCIA

Planificación Organización Direccionamiento Control

- Elaborar, liderar y - Estructurar el modelo de - Tener la capacidad para - Realizar seguimiento

consolidar el proceso de especificación de cargos de la delegar el trabajo y del cumplimiento del

elaboración del plan empresa, así como el modelo permitir que su equipo plan estratégico.

estratégico de la de competencias asociado a crezca. - Hacer seguimiento a la

empresa. éste. ejecución del todos los

- Tener habilidades
- Colaborar con el - Determinar el modelo de proyectos y movimientos
comunicacionales para
control de gestión y alineamiento, desarrollo del
2
MAC SAS, Sistema de Gestión Integral
riesgos en la liderazgo y mejora del de la empresa.
utilizar la comunicación
elaboración de las desempeño para todo el -Realizar una evaluación
como una herramienta
metas anuales asociadas personal con post de proyectos, para
para incrementar el nivel
al plan estratégico. responsabilidades de calificar cada uno de los
de pertenencia,
- Desarrollar los supervisión en la empresa. procesos.
satisfacción y motivar al
estudios de proyectos estratégicos. - Supervisar la
personal.
prefactibilidad para la - Asesorar la definición de implementación y

implementación de estructuras organizativas y la -Saber manejar conflictos, monitoreo, garantizando

nuevos proyectos de adecuación de los puestos de ser un mediador y un el cumplimiento. -

inversión, manteniendo trabajo a ella. estratega que pueda Conocer la organización

actualizada la demanda - Desarrollar políticas y marcar el camino a seguir. y el entorno en el que se

en todas las etapas del procedimientos respecto a los desenvuelve para

- Potestad de decisión para
proyecto. procesos financieros y de anticiparse al futuro y
afrontar los problemas con
- Planificar y coordinar control que actualmente tiene. potencializar la empresa.
inmediatez.
el desarrollo de los - Organizar el modelo de - Colaborar a la empresa

presupuestos de aseguramiento de prácticas y - Ser creativo e innovador a identificar y evitar

inversión en desarrollo cambio cultural que resulta de para adaptarse con cualquier actividad

del personal. la implementación de los facilidad a los cambios. potencialmente antiética

o ilegal que pudiera

-Evitar el temor a fracasar
acarrear consecuencias.
que impide asumir riesgos
- Hacer cumplimiento
e innovar.
legal, auditoría,

- Dirigir y controlar el contabilidad y gerencia

desarrollo de las políticas en general.

en materia selección del - Revisar los controles

personal, movilidad y financieros existentes, así

gestión de oportunidades como sus procesos de

internas. cumplimiento de leyes,

que han ayudado a

implementar los cambios

cuando ha sido necesario.