COSTOS Y PRESUPUESTOS

Documento de Estudio

GUIA DE APRENDIZAJE No.04

Objetivo: Identificar los parámetros básicos del control administrativo y flujo de

materiales, a partir de descripción del ciclo de materiales.

MATERIALES o MATERIAS PRIMAS

PLANEACIÓN, CLASIFICACIÓN, COSTEO Y CONTROL DE MATERIALES

Los materiales contablemente son inventarios –o parte de estos-, ya que

inventarios comprenden todos aquellos artículos, materiales, suministros,
productos y recursos renovables y no renovables, para ser utilizados en procesos
de transformación, consumo, alquiler o venta dentro de las actividades propias del
giro normal de los negocios del ente económico.
Materiales, nombre genérico que hace referencia a las materias primas que se
usan para la fabricación. Abarca tanto los materiales directos como indirectos.

Material Directo: Es aquel que forma parte integral del producto.

Material Indirecto: No forma parte del producto, sin embargo, es indispensable

para la elaboración de este.

Objetivos del Control de Materiales

La inversión en existencias representa una porción del activo corriente de la

empresa. Un Inventario excesivo de materiales, trae como consecuencia costos
altos por concepto de manejo, perdida, despilfarro, costos de almacenamiento y uso
deficiente del capital de trabajo. Ahora bien, una escasez de existencias no es
menos perjudicial, provoca interrupciones o paros en la producción, consumo de
tiempo y recursos adicionales en la preparación de máquinas y equipos, costos
elevados en administración.

Por lo anterior, se concluye que un estricto control de materiales es un

procedimiento necesario desde el momento en que son requeridos y se proyecta la
inversión.

Algunas consideraciones para asegurar un estricto control de materiales:

1. Las compras de materiales de la empresa deben ser autorizadas por la gerencia.

2. Diseñar un procedimiento que garantice unidad de criterio, para la adquisición
de materiales; dicho procedimiento debe ser conocido y entendido por los
usuarios, mediante los manuales de procedimientos.
 COSTOS Y PRESUPUESTOS
Documento de Estudio

3. Los materiales que no han sido pedidos o que no cumplen con las
especificaciones, deben ser rechazados.
4. Tener seguridad que los materiales se ha recibido a satisfacción y se han
costeado en el Kardex.
5. Realizar un control físico sobre el almacenamiento de las existencias.
6. Ejercer un adecuado control de costos sobre la cantidad de materiales y
suministros utilizados por el personal de operación.
7. Debe existir un equilibrio adecuado entre la inversión en inventarios y los costos
en los que se incurre en adquisición, utilización y almacenamiento de materiales,
considerando también las pérdidas causadas por las interrupciones en la
producción o las ventas, debido a la falta de existencias.

Flujo de Materiales

Importancia del flujo de materiales.

• Es la base para el diseño de la planta
• Genera costos mínimos de producción
• Genera alta productividad

Ventajas del flujo de materiales

• Incremento de la productividad
• Mejora la utilización del espacio
• Aumenta la utilización de equipos y maquinaria
• Simplifica las actividades de manejo
• Reduce el inventario en proceso
• Optimiza el uso de la Fuerza Hombre
• Reduce los accidentes
• Minimiza las distancias recorridas

El Flujo de materiales es una secuencia o conjunto de pasos que se sigue desde el

momento en que se origina la necesidad en un centro de costos, hasta el punto en
que los materiales requeridos lleguen a éste, provenientes del almacén.

Requisición de Materiales: El centro de costos, por intermedio del jefe de

producción, elabora una solicitud de materiales al almacén (este almacén es el
almacén de materiales de la empresa) mediante el diligenciamiento y envío del
formato “Requisición de materiales”, en forma electrónica o escrita. Una vez
recibido, el almacén verifica la existencia del material requerido y de haber
disponibilidad, despacha los materiales al centro de costos solicitante, operación
que es soportada mediante el formato “salida de Almacén”. Por el contrario, si no
hay existencias, el Almacén hace la correspondiente solicitud al departamento de
 COSTOS Y PRESUPUESTOS
Documento de Estudio

compras, registrando con claridad en el formato “Solicitud de Compra” las

especificaciones del material requerido.

Compra de Materiales: El Departamento de compras tiene la responsabilidad directa

de adquirir los materiales requeridos por el almacén, según las especificaciones
consignadas en el formato “Solicitud de compra”.

El procedimiento es el siguiente: Una vez recibida la “Solicitud de compra”, se debe

solicitar las respectivas cotizaciones y seleccionar el mejor proveedor. Seleccionado
el proveedor el departamento de compras ordena la adquisición del material
requerido mediante el formato “Orden de Compra”; en la orden de compra deberá
consignarse detalladamente las especificaciones del material solicitado (tipo de
material, calidad, cantidad, etc.), instrucciones y condiciones de entrega, así como
los precios de venta unitario y totales pactados con anterioridad, los descuentos,
quien corre con el valor de los fletes y seguros, etc.

Algunas de las responsabilidades del departamento de compras son:

1. Obtener cotizaciones y condiciones de servicio por parte de los posibles

proveedores para los materiales referidos en la solicitud de compra, que ha
sido recibida.
2. Seleccionar el “mejor proveedor” con base en las cotizaciones recibidas,
tomando en cuenta la información relativa a tiempos de entrega, costo de
fletes, calidad del producto, garantías, catálogos, repuestos, seriedad de la
firma, antecedentes, plazos de pago y entrega, validez de la oferta, etc.
3. Determinar la cantidad de unidades que se va a solicitar.
4. Diligenciar y enviar la orden de compra al proveedor.

Recepción de Materiales: El departamento encargado de la recepción de

materiales tiene la responsabilidad de recibir e inspeccionar la mercancía que
ingresa a la empresa, verificando su calidad, cantidad solicitada, elaborar los
informes pertinentes y despachar la mercancía recibida al almacén de materiales.

Almacenamiento de los materiales: Las personas encargadas de recibir el material

en el almacén deben verificar la cantidad y zonificar los artículos y registrarlos en el
kárdex diligenciando la entrada a almacén.

Con base en la información consignada en la “Requisición de materiales”, serán

despachados los materiales a los centros de costos, operación sustentada con la
elaboración de la salida de almacén.

Diagrama de flujo de materiales

 COSTOS Y PRESUPUESTOS
Documento de Estudio

Mecanismos de control de materiales

Se ha señalado que el establecimiento de mecanismos de control eficiente en el

flujo y el manejo de materiales, es indispensable para lograr los mejores resultados
en el uso de los recursos e insumos de producción. Con base en lo anterior, es
necesario atender una serie de recomendaciones que dinamizan el proceso de
control.

Mecanismo No. 1: Centralización de las Compras.

Consiste en establecer un departamento de compras centralizado que se

encuentren bajo la responsabilidad de un solo jefe, con funciones claramente
determinadas y ejercidas mediante políticas establecidas según las necesidades,
los requerimientos y posibilidades financieras de la empresa, para evitar situaciones
de desorden, como compra de materiales innecesarios o que no cumplan las
especificaciones requeridas, o diferencia de opiniones y punto de vista que puedan
alterar el buen funcionamiento del desarrollo del proceso de compra y, por ende,
afecta la producción.

Mecanismo No.2: Exigencia en la mercancía recibida.

 COSTOS Y PRESUPUESTOS
Documento de Estudio

Solamente debe aceptarse la mercancía negociada, es decir, lo que consta en la

orden de compra, verificando que cumpla con las correspondientes especificaciones
definidas previamente por la empresa.

Mecanismo No. 3: Condiciones físicas de almacenamiento.

Se deben mantener las condiciones físicas de almacenamiento que garanticen la

conservación de las propiedades químicas y físicas de los materiales, así como la
seguridad de estos.

Mecanismo No.4: Sistema de valoración de inventarios.

Los inventarios se valoran al precio de adquisición o al costo de producción. El

precio de adquisición será aplicable a los bienes adquiridos fuera de la empresa y
que no haya sido objeto de transformación, mientras que el costo de producción
será aplicable a los bienes que han sido objeto de transformación.

a) Precio de adquisición: Comprende el valor en la factura, menos impuestos

deducibles, más todos los gastos adicionales que se produzcan hasta que
los bienes se hallen en el almacén. El importe de los impuestos sólo se
incluirá cuando no sean recuperables.
b) Precio de producción: Se obtiene añadiendo al precio de adquisición de los
costos directamente imputables, la parte proporcional de los costos
indirectos, en la medida que éstos se correspondan con el período de
fabricación, según documento de hoja de costos.

Costos excluidos de los inventarios y reconocidos como gastos en el periodo en el

que se incurren, los siguientes:

a) Importes anormales de desperdicio de materiales, mano de obra u otros

costos de producción.
b) Costos de almacenamiento, a menos que sean necesarios durante el
proceso productivo, previos a un proceso de elaboración ulterior.
c) Costos indirectos de administración que no contribuyan a dar a los
inventarios su condición y ubicación actuales.
d) Costos de venta.

Los métodos reconocidos por la NIC 2 para valorar costos son:

1. PEPS; primeros en entrar, primeros en salir

2. Promedio ponderado
 COSTOS Y PRESUPUESTOS
Documento de Estudio

Se debe definir un sistema de valoración de inventarios (Promedio ponderado,

PEPS.) que facilite y dinamice el proceso de toma de decisiones en aspectos
fundamentales como: fijación de precios, definición de políticas de comercialización
del producto, y cantidad optima de existencias y stock de seguridad (que no
ocasione costos excesivos de almacenamiento y mantenimiento de materiales o uso
improductivo de fondos de capital; ni, por el contrario interrupciones en la producción
o costos elevados por concepto de preparación de máquinas y de trámites
administrativos, por escasez de existencias).

Tipos de Inventarios

En una empresa manufacturera se presentan los siguientes tipos de inventarios:

Inventario de Materiales: Esta representado por la materia prima necesaria para la

elaboración o la transformación del producto. Como materias primas se considera
tanto el material directo que forma parte integral del producto y como el material
indirecto que aunque no forma parte integral del producto es indispensable para su
elaboración.

Inventario de productos en proceso: Esta representado por aquellos productos

semielaborados, a los cuales les falta parte de todo o alguno de los elementos
fundamentales del costo de producción.

Inventario de productos terminados: Está conformado por aquellos productos

completamente manufacturados o fabricados, almacenados y que han quedado
listos para la venta.

Mecanismos No. 5: Utilización de formatos de control.

Se debe procurar un adecuado manejo de la papelería en general, principalmente

de los formatos que constituyen documentos de soporte para todas las operaciones,
y canales de información entre los diferentes departamentos que intervienen.

Formatos utilizados como mecanismos de control del flujo de materiales

Requisición de Materiales: Es el documento utilizado por el centro de costos para

solicitar al almacén de materiales de la fábrica, los materiales requeridos.

Orden de Compra: Es un documento por medio del cual el departamento de

compras solicita los materiales requeridos al proveedor seleccionado. Tiene una
importancia fundamental ya que constituye una forma de contrato entre la empresa
y el proveedor.
 COSTOS Y PRESUPUESTOS
Documento de Estudio

Entrada de Almacén o informe de recepción: El diligenciamiento de este formato es

responsabilidad del almacenista. En dicho documento deben quedar consignados,
la identificación (referencia), cantidad y precios unitarios y totales de los materiales
recibidos. Así mismo, deberán especificarse, entre otros datos, la fecha de ingreso
de la mercancía, el nombre del proveedor, el número de la orden de compra y la
remisión con que el proveedor envía su producto (materiales). De este documento,
el original será enviado a contabilidad, una copia al departamento de compras y otra
se conservará en el almacén como documento soporte de la operación (recepción
de materiales).

Salida de Almacén: Su diligenciamiento se realiza al despachar los materiales al

centro de costos que los requiera. En él, deben quedar registrado todos los
movimientos de inventarios ocasionados por la operación (salida de materiales del
almacén), especificándose claramente la fecha (de salida), el área o centro de
costos para el cual fueron despachados los materiales, la descripción y referencia
de la mercancía, las cantidades, las unidades y demás datos considerados
necesarios.