PRC-001. Procedimiento de Gestión Documental

COD PRC-001
PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DOCUMENTAL VER 1.0

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IMPORTANTE
La información que se presenta en este documento corresponde a un caso
simulado para el desarrollo del curso de Auditor Líder ISO 27.001.
Sólo se ha empleado información de contexto dentro de la estructura
organizacional de la Universidad, así como de las funciones que cumple la
Dirección de Desarrollo Estratégico.
Toda la información que contiene este documento es ficticia y ha sido
generada para efectos académicos.
PROCEDIMIENTO DE
GESTIÓN DOCUMENTAL
Versión Realizado por Revisado Aprobado Fecha

Dueño del Director de
1.0 Director DDE 14-01-2020
proceso Calidad
Documento Controlado, prohibida su reproducción parcial o total sin autorización.
Clasificación de seguridad: Uso Interno.
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CONTROL DE VERSIONES
Versión Cambios de la versión Fecha

0.0 Emisión del documento 16-12-2018
1.0 Formalización del Proceso. Acta 12/2019 14-01-2020

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I. OBJETIVO ...................................................................................................................................4
II. ALCANCE ....................................................................................................................................4
III. GLOSARIO ..................................................................................................................................4
IV. CLAUSULAS NORMATIVAS......................................................................................................4
V. INDICADORES CLAVES ................................................................................................................5
VI. ROLES Y RESPONSABILIDADES................................................................................................6
VII. DESCRIPCIÓN GENERAL ..........................................................................................................8
VIII. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO A ALTO NIVEL ............................................................................8
IX. FLUJO DETALLADO EN BPMN .....................................................................................................9
X. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO DETALLADO .................................................................................10
1. CREAR DOCUMENTOS ........................................................................................................... 10
2. REVISAR DOCUMENTOS ........................................................................................................ 11
3. APROBAR DOCUMENTOS ...................................................................................................... 12
4. DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS .......................................................................................... 13
5. ACTUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS ....................................................................................... 14
6. ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS ...........................................................................................15
XI. INTERFACES PRINCIPALES ........................................................................................................16
XII. ANEXO: DEFINICIONES ESPECIFICAS DEL PROCEDIMIENTO ..................................................17
1. TIPOS DE DOCUMENTOS ....................................................................................................... 17
2. ESTADOS DEL SGSI................................................................................................................. 17
3. ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS DEL SGSI ....................................................................... 18
4. NIVELES DE APROBACIÓN...................................................................................................... 20
5. FACTORES PARA LA ACTUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS......................................................... 20
6. FACTORES PARA LA ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS............................................................. 20
7. MAESTRO DE DOCUMENTOS ................................................................................................. 21
8. CONTROLES PARA LOS DOCUMENTOS SEGÚN EL ANEXO DE ISO 27001............................... 21
XIII. REGISTROS ASOCIADOS........................................................................................................22

XIV. RECURSOS NECESARIOS .......................................................................................................22

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I. OBJETIVO
Asegurar que los documentos que son parte del alcance del SGSI sean generados, creados,
revisados, aprobados, distribuidos, mantenidos y eliminados de acuerdo con la clasificación
establecida.
II. ALCANCE
 Todo tipo de documentación establecido en el SGSI
 Considera todo el ciclo de vida de la documentación, desde su generación hasta
su disposición final.
III. GLOSARIO
Todos los términos y definiciones que pudieran desprenderse del presente documento se encuentran
en el registro centralizado “SGSI-REG-0004 Glosario de Términos”, ubicado en el sistema de
gestión documental de la organización.
IV. CLAUSULAS NORMATIVAS

El procedimiento se alinea y satisface los requisitos de las siguientes clausulas normativas
establecidas en la norma ISO 27.001:2017:
 Clausula 7.5
 Clausula A.8.2.1

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V. INDICADORES CLAVES
Los indicadores claves de los procesos corresponden a:
ID NOMBRE< CALCULO FRECUENCIA UMBRALES

1 Tiempo de Tiempo de revisión desde la recepción Todo < 30 días Cumple
revisión del del documento hasta la revisión Documento >= 30 días No cumple
documento formal.
Medido en días corridos.
2 Tiempo de Tiempo de aprobación desde la Todo < 30 días Cumple
aprobación del recepción del documento revisado Documento >= 30 días No cumple
documento hasta la aprobación formal.
3 Tiempo de Tiempo de publicación desde la Todo < 45 días Cumple
publicación del recepción del documento aprobado Documento >= 45 días No cumple
documento hasta la publicación formal.

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VI. ROLES Y RESPONSABILIDADES
ROL DUEÑO DEL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL
 Responsable de que el proceso es definido, implementado, operado,

monitoreado, revisado y mejorado para cumplir con su propósito.
 Asegurar la correcta gestión de la documentación del proceso, su vigencia
y disponibilidad.
 Gestionar los recursos requeridos para el adecuado funcionamiento del
proceso.
 Comunicar la información referente al proceso y sus cambios.
 Gestionar la capacitación, entrenamiento y concientización del proceso
en la organización.
 Monitorear el desempeño del proceso y sus resultados.
RESPONSABILIDAD  Coordinar la planificación, ejecución y resultados de las auditorías
internas y externas definidas
 Gestionar los riesgos, plan de tratamiento de riesgos, acciones correctivas
y no conformidades del proceso
 Gestionar acciones de mejora al proceso y asegurar su ejecución
coordinada con el proceso de Mejora Continua.
 Reportar periódicamente al Comité del SGSI sobre el desempeño, riesgos,
avances de compromisos y mejoras del proceso.
 Realizar presentaciones al Comité del SGSI en caso de ser requeridas.
 Gestionar la documentación y registros del proceso, manteniendo
evidencia suficiente de este.
ROL GESTOR DEL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL
 Evaluar cumplimiento del proceso de Gestión Documental.

 Gestionar las actividades del proceso.
 Aseguramiento del uso de los recursos asignados al proceso.
 Monitorear la ejecución y efectividad del proceso
 Facilitar la resolución de problemas e incidentes en la ejecución del
proceso.
RESPONSABILIDAD  Reportar indicadores y los resultados del proceso
 Atender consultas de las partes interesadas del proceso.
 Apoyar en la capacitación, entrenamiento y concientización del proceso
en la organización
 Gestionar la codificación, maestro de documentos y de registros.
 Comunicar los cambios en los documentos a las partes interesadas
 Gestionar las solicitudes de creación, actualización y eliminación.

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ROL DUEÑO DEL DOCUMENTO

 Realizar la solicitud de creación, actualización y eliminación del
documento.
 Realizar la solicitud de aprobación del documento al Director del SGSI
mediante el procedimiento vigente.
RESPONSABILIDAD  Realizar la actualización del documento de acuerdo con las
recomendaciones establecidas en el ciclo de aprobación.
 Cumplir con las definiciones del Procedimiento de Gestión Documental y
estándar documental vigente.
ROL REVISOR
 Gestionar las solicitudes de creación, actualización y eliminación del
documento usando el procedimiento vigente.
 Revisar los documentos solicitados
RESPONSABILIDAD  Aprobar o Rechazar los documentos asignados para su revisión.
 Emitir los informes de aprobación, rechazo y/o eliminación.
 Evaluar el impacto de la eliminación de documentos.
ROL APROBADOR
 Gestionar las solicitudes de creación, actualización y eliminación del
documento usando el procedimiento vigente.
 Revisar los documentos solicitados
 Aprobar o Rechazar los documentos asignados para su revisión.
RESPONSABILIDAD  Emitir los informes de aprobación, rechazo y/o eliminación.
 Evaluar el impacto de la eliminación de documentos.
 Realizar la solicitud de resolución en caso de que aplique.
 Seguimiento de la resolución.
ROL CUSTODIO
 Revisar la adhesión del documento con el estándar documental vigente.
 Aprobar o Rechazar un documento en base al cumplimiento con el
estándar documental vigente.
RESPONSABILIDAD
 Emitir los informes de aprobación, rechazo y/o eliminación.
 Informar a todas las partes interesadas de los documentos eliminados.

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VII. DESCRIPCIÓN GENERAL
El proceso de Gestión Documental contempla:
1. Crear Documentos
2. Revisar Documentos
3. Aprobar Documentos
4. Actualizar Documentos
5. Distribución de Documentos
6. Eliminación de Documentos
El proceso es iniciado para crear un documento y cualquier registro asociado al SGSI que se
establezca dentro del alcance de este procedimiento.
VIII. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO A ALTO NIVEL
ID Actividad Descripción Responsable

1 Crear El dueño del documento crea el documento usando la Dueño del Documento
Documentos plantilla predefinida e informa al Gestor del Proceso.
2 Revisar El Revisor realiza la revisión en base los criterios de Revisor Custodio
Documentos revisión definidos y el procedimiento vigente. Puede Gestor del Proceso
aceptar o rechazar informando a las partes interesadas.
3 Aprobar El Aprobador realiza la revisión del proceso en base a los Aprobador Custodio
Documentos criterios de revisión definidos y el procedimiento vigente. Gestor del Proceso
Puede aceptar o rechazar informando a las partes
interesadas. En caso de aceptar deberá solicitar la
resolución del documento en caso de que aplique.
4 Distribución Una vez formalizado el documento el Dueño de Proceso Gestor del Proceso
de comunicará a todas las partes interesadas y actualizará el Custodio
Documentos maestro y registro de documentos del SGSI
5 Actualizar de En caso de requerir modificaciones se realiza el mismo Dueño del Documento
Documentos ciclo establecido en 1, 2, 3 y 4. Revisor
Aprobador
Gestor del Proceso
Custodio
6 Eliminación de El dueño del proceso realizará la solicitud de eliminación Dueño del Documento
Documentos del documento, el Dueño del Proceso y el Gestor del Comité del SGSI
Proceso evaluarán su impacto en conjunto con el Custodio
Custodio. Sigue el mismo ciclo de Aprobación de Gestor del proceso
documentos.

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IX. FLUJO DETALLADO EN BPMN

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X. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO DETALLADO
1. CREAR DOCUMENTOS
ID NOMBRE DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

1 Selección de  Seleccionar en el Sistema de Gestión Documental (SGD) el
documento tipo documento a crear. Dueño del
 En el apartado X.1 se establecen los tipos de documentos proceso
establecidos para el SGSI.
2 Creación de  Debe ingresar el nombre del documento y guardar. El SGD
borrador almacenará el documento con el estado “Borrador”. Dueño del
 En el apartado X.2 se establecen los diversos estados del proceso
SGD.
3 Creación de  Debe ingresar toda la documentación requerida por el
documento SGD de acuerdo con el tipo de documento seleccionado. Dueño del
 En el apartado X.3 se establecen la información requerida proceso
para cada tipo de documento.
4 Finalizar  Una vez ingresada toda la información, deberá guardar y Dueño del
creación. marcar como borrador finalizado en el SGD. proceso
5 Solicitar Revisión  Una vez marcado como borrador final el dueño del
proceso solicitará la revisión del documento en el SGD.
 El sistema realizará de manera automática el envío a los
revisores preestablecidos, enviando correos electrónicos
Dueño del
a todas las partes interesadas.
proceso
 El sistema realiza el cambio de estado de “Borrador” a “En
Revisión”.
 En el apartado X.4 se definen el esquema de revisión para
cada tipo de documento.

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2. REVISAR DOCUMENTOS

1 Validación de  El Custodio documental realizará la revisión del documento
Estándares con respecto a los estándares vigentes y las definiciones
establecidas en este procedimiento.
 Dispondrá de un día para realizar su validación.
Custodio Dueño
 En caso de rechazo deberá gestionar la adecuación del
del Documento
documento con el estándar con el dueño del documento
en no más de 48 horas
 En caso de aceptar el documento cambiará su estado a
“Revisado bajo estándar”.
2 Revisión de  El Revisor valida el contenido en base a los requisitos Revisor del
documento normativos, del proceso y las definiciones del SGSI. Documento
3 Documento  El revisor en caso de rechazar el documento deberá
Rechazado informarlo en el SGD, el cual le solicitará las razones del
rechazo.
Revisor del
 El SGD notificará mediante correo electrónico a todas las
Documento
partes interesadas.
 Una vez generado el rechazo el documento cambiará a
estado “Borrador” en el SGD y volverá a la etapa 1.3.
4 Documento  El revisor en caso de aceptar el documento deberá
Aceptado informarlo en el SGD, el cual notificará a las partes
interesadas. Revisor del
 El SGD notificará a todas las partes interesadas. Documento
 Una vez generada la aceptación el documento cambiará a
estado “Revisado”
5 Seguimiento  La actividad posee una duración máxima de 15 días
corridos.
 El SGD enviara alertas automatizadas desde el día 12 en Gestor del
adelante, hasta que el cambio de estado fuese realizado. proceso
 Si la actividad se extiende más allá del día 15 el Gestor del
Proceso deberá ingresar una No Conformidad al SGD

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3. APROBAR DOCUMENTOS

1 Aprobación de  El aprobador valida el contenido en base a los requisitos Aprobador del
documento normativos, del proceso y las definiciones del SGSI. Documento
2 Documento  El aprobador en caso de rechazar el documento deberá
Rechazado informarlo en el SGD, el cual le solicitará las razones del
rechazo.
Aprobador del
 Una vez generado el rechazo el documento cambiará a
Documento
estado “Borrador” en el SGD y volverá a la etapa 1.3.
 El SGD notificará mediante correo electrónico a todas las
partes interesadas.
3 Documento  El aprobador en caso de aceptar el documento deberá
Aprobado informarlo en el SGD.
 Si el documento es una Política del SGSI deberá pasar a la
actividad 3.4, caso contrario comienza la actividad de Aprobador del
distribución del documento (actividad 4). Documento
 Una vez generada la aceptación el documento cambiará a
estado “Aprobado”.
 El SGD notificará a todas las partes interesadas.
4 Solicitar  El aprobador del documento enviará a Contraloría la
Resolución solicitud de resolución en los casos que se defina una Aprobador del
Política para el SGSI, lo cual deberá hacer mediante Documento
memo.
5 Resolución  Una vez emitida la resolución por la Contraloría, el
emitida aprobador deberá incorporarla en el SGD como
documento anexo. Aprobador del
 Una vez ingresada la resolución el documento cambiará a Documento
estado “Aprobado”.
 El SGD notificará a todas las partes interesadas
6 Seguimiento de  La actividad posee una duración máxima de 15 días
Aprobación corridos, hasta la aprobación del documento aprobado
Resolución corridos, desde que el documento está aprobado.
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4. DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS

1 Codificación del  El custodio generará en el SGD la codificación del
Documento documento de acuerdo con los estándares Custodio
predefinidos.
2 Actualización de  El custodio realizará el ingreso del documento al
Maestro Maestro de Documentos y Maestro de registros en Custodio
caso de ser necesario.
3 Generación de  El gestor del proceso dispone el PDF en el SGD como
PDF un documento listo para su comunicación. Gestor del
 El SGD enviara una notificación mediante correo proceso
electrónico a todas las partes interesadas.
4 Gestión de  El proceso de Gestión de Comunicaciones hace
Comunicación Gestor del
recepción de la notificación y realizará la distribución
proceso
del documento según su clasificación.
Codificación y corridos, desde la aprobación del documento.
Gestor del
Actualización de  Si la actividad se extiende más allá del día 3 el Gestor
proceso
Maestro del Proceso deberá ingresar una No Conformidad al
SGD
6 Seguimiento de  La actividad posee una duración máxima de 1 día,
Comunicación desde que el documento informado en 4.3.
Gestor del
 Si la actividad se extiende más allá de 1 día el Gestor
proceso
del Proceso deberá ingresar una No Conformidad al
SGD

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5. ACTUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

1 Establecer  El dueño del documento deberá seleccionar en el SGD el
documento a documento a modificar.
modificar  Deberá seleccionar los motivos de su actualización, los
cuales están descritos en el apartado X.5 Dueño del
 Se creará una nueva versión del documento en formato Documento
borrador.
 El SGD notificará a todas las partes interesadas
mediante email.
2 Ciclo de creación,
revisión,  El nuevo documento al ser un borrador seguirá el
aprobación y mismo ciclo establecido en las actividades 1, 2, 3 y 4 con Todos
distribución. las salvedades que a continuación se describen.
3 Codificación y  El SGD realizará la codificación automática de las

Actualización de versiones dependiendo del tipo de cambio, agregando
Maestros un 1 si una nueva versión y 0.1 si es un cambio de
imagen corporativa. Custodio
 El custodio deberá realizar la actualización del estado
del
 documento previo dejándolo como “No Vigente”
4 Resguardo de  Se deberá resguardar por el periodo de dos años toda la
documentos no información no vigente del SGSI.
vigentes  El custodio deberá velar por el resguardo de los Custodio
documentos, así como por la eliminación segura de
estos una vez transcurridos sus dos años.

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6. ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS

1 Establecer  El dueño del documento deberá seleccionar en el SGD el
documento a documento a eliminar.
eliminar  Deberá seleccionar los motivos de su eliminación, los Dueño del
cuales están descritos en el apartado X.6 Documento
 El SGD notificará a todas las partes interesadas mediante
email.
2 Revisión de  El Comité del SGSI deberá realizar la revisión de la
Solicitud solicitud de documentos eliminados del SGSI.
 En caso de rechazar la solicitud esta se cierra
automáticamente.
Comité del SGSI
 En caso de aprobar el control del documento pasará al
custodio de la documentación.
 En ambos casos el SGD notificará a todas las partes
interesadas mediante email.
3 Baja de  El custodio formalizará la baja en el SGD, quedando esta
documento como obsoleta.
 Deberá realizar la actualización del estado del
documento
 dejándolo como “Eliminado”
Custodio
 El documento no podrá ser visualizado en el SGD por
nadie de la organización una vez obsoleto, exceptuando
el custodio y el Comité del SGSI.
 El SGD notificará a todas las partes interesadas mediante
email.
baja de corridos, una vez se aprueba en el Comité la eliminación
documentos Gestor del
del documento.
proceso
 Si la actividad se extiende más allá del día 10 el Gestor
del Proceso deberá ingresar una No Conformidad al SGD

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XI. INTERFACES PRINCIPALES

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XII. ANEXO: DEFINICIONES ESPECIFICAS DEL PROCEDIMIENTO
1. TIPOS DE DOCUMENTOS
A continuación, se describen los diversos tipos de documentos controlados por el Proceso de Gestión
Documental.
Documento Descripción Codificación

Documento de Alto Nivel que muestra las intenciones globales
Política asociadas a una actividad, la cual es establecida por la Dirección y/o POL
Dueño de Proceso.
Documento que describe un proceso a un alto nivel de abstracción. Los
Proceso cuales en detalle son documentados en los PRO
procedimientos.
Documento el cual especifica las acciones para la ejecución de un
Procedimiento PRC
proceso
Documento el cual especifica tareas o actividades específicas de
Instructivo INST
un procedimiento.
Registro Registros de información del SGSI REG
Plantilla Documentos bases del SGD PLA
2. ESTADOS DEL SGD
A continuación, se describen los diversos estados del SGD.
Estado Descripción
 Documento inicial.
Borrador  Documento en proceso de mejora que no ha pasado por una aprobación
formal (ocurre cuando ha sido rechazado por el revisor o aprobador)
 Documento en proceso de revisión por el Revisor.
En Revisión
Revisado bajo  Documento que se alinea a las definiciones del estándar documental
estándar vigente.
Revisado  Documento que ha sido revisado de manera conforme por el Revisor.
Aprobado  Documento que ha sido aprobado de manera conforme por el Aprobador.
Vigente  Documento que se encuentra actualizado
No vigente  Documento que ha sido modificado por uno nuevo.
Eliminado  Documento que ha sido eliminado del SGD.

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3. ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS DEL SGSI
a) Formatos.
Presentación de documentos
 Tamaño carta
 Calibri 14 para títulos en negrita y mayúsculas.
 Calibri 11 en negritas y subrayado para subtítulos.
 Interlineado simple de 1.0
 El color utilizado en RGB es 34-42-53.
 Margen estándar de Word
 Alineados a la izquierda y justificados según corresponda.
Encabezado de documentos
 Logo de la Institución.
 Nombre del documento. Tal como se describe en el SGSI.
 Codificación del documento. La cual corresponde al código del documento más el
autentificador del documento, por ejemplo, este documento es el PRC-001.
 Versión. Correspondiente a la versión vigente del documento.
 Páginas. Correspondiente al número de páginas y total de páginas del documento
Para este documento el ejemplo es:
Pie de página de documentos

 La frase “Documento Controlado, prohibida su reproducción parcial o total sin
autorización”, centrada, calibri, cursiva y de tamaño 10.
 Clasificación de la información al centro y bajo la frase anterior, según corresponda a
la naturaleza del documento, debe ser centrada, calibri, negrita y de tamaño 10, con
la Frase Clasificación seguridad de dos puntos y la clasificación del documento, la cual
corresponde a:
o Público, documento de naturaleza pública que puede ser compartido con
terceros.
o Uso Interno, documento de uso interno que tiene requisitos de
confidencialidad. Solo puede ser divulgada a terceros previa autorización del
dueño.
o Confidencial, documento que poseen información confidencial de la
organización, que deben ser restringidos por su sensibilidad, criticidad y/o
valor estratégico Se deberá proteger su almacenamiento, envío o
transmisión, asegurando el acceso solo a las personas autorizadas.

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Control de documentos
 Debe indicar la versión del documento
 Debe permitir verificar quien elaboro, reviso y aprobó el documento con su rol.
 Debe estar la fecha de aprobación del documento
 Debe estar presente en todos los documentos del SGSI.
Por ejemplo, para este documento:
Historial de Cambios
 Debe ir en la segunda hoja del documento
 Es una comparativa entre las diversas versiones del documento controlado
 Debe establecerse los cambios realizados y la fecha de aprobación del cambio.
Plantillas de documentos
 Existen plantillas configuradas en el SGD, las cuales se describen en el instructivo INS-
001 del SGSI.
 Las plantillas definidas están para cada uno de los documentos controlados,
exceptuando la Plantilla.
A modo de ejemplo se detalla la estructura de Procedimientos:

1. Objetivo
2. Alcance
3. Glosario
4. Clausulas normativas
5. Indicadores Claves
6. Roles y Responsabilidades
7. Descripción general
8. Descripción del proceso de alto nivel
9. Flujo detallado en BPMN
10. Descripción del proceso detallado
11. Interfases principales
12. Anexos
13. Registros asociados
14. Recursos Necesarios

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4. NIVELES DE APROBACIÓN
Documento Elabora Revisa Aprueba

Políticas Director DDE Contralora Rector
Proceso Procedimiento
Instructivo
Dueño del Proceso Director de Calidad Director DDE
Registro
Dueño del Proceso de Gestión

Plantilla Dueño del Proceso Director de Calidad
Documental
La información de quienes elaboran, revisan y aprueban los documentos, deberá estar en la primera
hoja del documento con el formato establecido para ello, indicando el rol y el nombre del aprobador.
5. FACTORES PARA LA ACTUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS
El dueño del documento puede realizar actualizaciones a los documentos que se encuentran en
estado Vigente, para ello debe considerar los siguientes criterios:
a) Ha sufrido cambios en las definiciones originales, tales como:

 Actualización de actividades (incluye eliminar).
 Nuevos instructivos y/o registros que desee asociar.
 Modificación en responsabilidad de los roles.
 Modificación de las entradas/salidas de información.
b) Corrección de desviaciones y/o malas interpretaciones del documento.
c) Recomendaciones de auditorías internas y/o externas.
d) Recomendaciones de la revisión anual del SGSI.
6. FACTORES PARA LA ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS
El dueño del documento puede realizar la eliminación de documentos que se encuentran en estado
Vigente, para ello debe considerar los siguientes criterios:
a) El documento soporta una actividad que actualmente no se realiza

b) El documento soporta una actividad que se fusiono con otra
c) El documento soporta una actividad que esta fuera del alcance del SGSI

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7. MAESTRO DE DOCUMENTOS
El Maestro de Documentos contiene la información asociada a todos los documentos controlados

por el proceso de Gestión Documental del SGSI, el cual contiene la siguiente información:
 Nombre del Documento

 Clasificación del documento
 Rol dueño del documento
 Clase de documento controlado a la que pertenece
 Codificación
 Fecha de Aprobación
 Estado
 Versiones
 Idioma
 Medio de Soporte
 Ubicación
El maestro poseerá todas las versiones de los documentos existentes, considerando solo los
documentos una vez hayan sido aprobados. El maestro no incluirá información eliminadas del
SGSI.
8. CONTROLES PARA LOS DOCUMENTOS SEGÚN EL ANEXO DE ISO 27001
El Maestro de Documentos se mantiene conforme a los controles del Anexo de la ISO 27001
asociados a todos los documentos controlados por el proceso de Gestión Documental del SGSI, los
cuales corresponden a los siguientes:
 A.8.1.1 Inventario de activos

 A.8.1.2 Propiedad de los activos
 A.8.1.3 Uso aceptable de los activos
 A.8.2.1 Clasificación de la información
 A.8.2.2 Etiquetado de la información
 A.8.2.3 Manipulado de la información
 A.9.4.1 Restricción del acceso a la información
 A.12.1.1 Documentación de procedimiento de los operación
 A.12.3.1 Copias de seguridad de la información
 A.14.2.2 Procedimiento de control de cambios en sistemas
 A.16.1.7 Recopilación de evidencias
 A.18.1.3 Protección de los registros de la organización

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XIII. REGISTROS ASOCIADOS
Los registros asociados al proceso corresponden a
 Maestro de documentos del SGSI – (REG-001)
XIV. RECURSOS NECESARIOS
El proceso requiere para su correcto desempeño:
 El Sistema de Gestión Documental

 Microsoft Office
 Responsables del Proceso


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Versión Realizado por Revisado Aprobado Fecha

Versión Cambios de la versión Fecha

Documento Controlado, prohibida su reproducción parcial o total sin autorización.

XIII. REGISTROS ASOCIADOS........................................................................................................22

Documento Controlado, prohibida su reproducción parcial o total sin autorización.

IV. CLAUSULAS NORMATIVAS

Documento Controlado, prohibida su reproducción parcial o total sin autorización.

Los indicadores claves de los procesos corresponden a:

ID NOMBRE< CALCULO FRECUENCIA UMBRALES

Documento Controlado, prohibida su reproducción parcial o total sin autorización.

VI. ROLES Y RESPONSABILIDADES

ROL DUEÑO DEL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

 Responsable de que el proceso es definido, implementado, operado,

ROL GESTOR DEL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

 Evaluar cumplimiento del proceso de Gestión Documental.

Documento Controlado, prohibida su reproducción parcial o total sin autorización.

ROL DUEÑO DEL DOCUMENTO

Documento Controlado, prohibida su reproducción parcial o total sin autorización.

VII. DESCRIPCIÓN GENERAL

El proceso de Gestión Documental contempla:

VIII. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO A ALTO NIVEL

ID Actividad Descripción Responsable

Documento Controlado, prohibida su reproducción parcial o total sin autorización.

IX. FLUJO DETALLADO EN BPMN

Documento Controlado, prohibida su reproducción parcial o total sin autorización.

X. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO DETALLADO

ID NOMBRE DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

Documento Controlado, prohibida su reproducción parcial o total sin autorización.

ID NOMBRE DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

Documento Controlado, prohibida su reproducción parcial o total sin autorización.

ID NOMBRE DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

ID NOMBRE DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

Documento Controlado, prohibida su reproducción parcial o total sin autorización.

ID NOMBRE DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

3 Codificación y  El SGD realizará la codificación automática de las

Documento Controlado, prohibida su reproducción parcial o total sin autorización.

ID NOMBRE DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

Documento Controlado, prohibida su reproducción parcial o total sin autorización.

XI. INTERFACES PRINCIPALES

Documento Controlado, prohibida su reproducción parcial o total sin autorización.

XII. ANEXO: DEFINICIONES ESPECIFICAS DEL PROCEDIMIENTO

Documento Descripción Codificación

2. ESTADOS DEL SGD

A continuación, se describen los diversos estados del SGD.

Documento Controlado, prohibida su reproducción parcial o total sin autorización.

3. ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS DEL SGSI

Pie de página de documentos

Documento Controlado, prohibida su reproducción parcial o total sin autorización.

A modo de ejemplo se detalla la estructura de Procedimientos:

Documento Controlado, prohibida su reproducción parcial o total sin autorización.

Documento Elabora Revisa Aprueba

Dueño del Proceso de Gestión

5. FACTORES PARA LA ACTUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

a) Ha sufrido cambios en las definiciones originales, tales como:

6. FACTORES PARA LA ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS

a) El documento soporta una actividad que actualmente no se realiza

Documento Controlado, prohibida su reproducción parcial o total sin autorización.

El Maestro de Documentos contiene la información asociada a todos los documentos controlados