Herramientas para la administración

Aplicaciones y herramientas de planillas de cálculo

Herramientas para la administración
Aplicaciones y herramientas de planillas de cálculo

Herramientas para la administración / Aplicaciones y herramientas de planillas de cálculo 2

Herramientas para la administración / Aplicaciones y herramientas de planillas de cálculo 3
 Escuela de Construcción e Ingeniería

Director de Escuela / Marcelo Lucero

ELABORACIÓN

Experto disciplinar / José Luis Fuentes Morales

Diseñador instruccional / Camila Palacios Dussuel

VALIDACIÓN PEDAGÓGICA

Jefa de diseño instruccional y multimedia / Alejandra San Juan Reyes

Experto disciplinar / Katherine Canales

DISEÑO DOCUMENTO

Equipo de Diseño Instruccional AIEP

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Contenido
Aprendizaje esperado de la semana ..................................................................................................................6
Ideas Clave ..................................................................................................................................................................6
1. Planillas de cálculo ...............................................................................................................................................7
1.1 Excel ............................................................................................................................................. 7
1.1.1 Libro de Excel ........................................................................................................................ 8
1.1.2 Hoja de Excel ......................................................................................................................... 9
1.1.3 Celda de Excel ....................................................................................................................... 9
1.1.4 Filas de Excel ......................................................................................................................... 9
1.1.5 Columnas de Excel ................................................................................................................ 9
1.1.6 Valores numéricos .............................................................................................................. 10
1.1.7 Texto ................................................................................................................................... 11
1.1.8 Fórmulas ............................................................................................................................. 12
2. Rangos ................................................................................................................................................................... 12
3. Fórmulas ............................................................................................................................................................... 13
3.1 Partes de una fórmula ............................................................................................................... 13
3.2 Tipos de operadores .................................................................................................................. 14
3.2.1 Orden de evaluación de los operadores ............................................................................. 14
4. Bases de datos .................................................................................................................................................... 16
4.1 Ordenar alfabéticamente .......................................................................................................... 17
4.2 Filtrar.......................................................................................................................................... 19
5. Graficar la información ..................................................................................................................................... 21
5.1 Elección del gráfico .................................................................................................................... 21
5.2 Realización ................................................................................................................................. 21
Conclusiones ........................................................................................................................................................... 25
Enlaces y material multimedia ........................................................................................................................... 25

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Aprendizaje esperado de la semana
Analizan software de planillas de cálculo en función de sus usos, funcionalidades y herramientas
en el contexto del procesamiento de información.

Ideas Clave
Planillas de
cálculos

Usos y Procesamiento
Estructura
funcionalidades de datos

Libro Gráficos

Hoja

Celda

Columna

Fila

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1. Planillas de cálculo
Una planilla de cálculo es una hoja de cálculo que permite organizar información numérica y
alfanumérica dispuestas en filas y columnas, con el fin de procesar información de manera más
sencilla mediante la utilización de algún software.

Microsoft Excel es una herramienta útil para el trabajo y análisis de datos, manejo de bases de
datos y cálculos sencillos o complejos necesarios para la elaboración y presentación de informes.

1.1 Excel
El entorno de Excel se muestra a continuación.

En la parte superior, en verde, Excel proporciona un conjunto de opciones de las cuales algunas
se verán a través del módulo.

A continuación, aparece un banner de aplicaciones de ejecución directa.

Y el cuadro de diálogo, que indica el procedimiento que se está ejecutando.

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1.1.1 Libro de Excel
Todo trabajo que se realiza en Excel se guarda en un archivo o libro. Por defecto, Excel se abre
indicando Libro1 – Excel, como se indica.

Es necesario, al comienzo de un trabajo, renombrar el archivo. Para esto, se debe pinchar la

opción archivo y se desplegará un menú que permite elegir el formato en que se quiere dejar
grabado el archivo, así como dónde se quiere guardar.

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1.1.2 Hoja de Excel
Un libro está compuesto por hojas. Estas están en la parte inferior, según se indica en la siguiente
imagen.

Si se presiona el botón derecho del mouse, se podrá renombrar la hoja, proteger o eliminar.

Si se quiere agregar más hojas al libro, se debe pinchar el signo “más” (+) ubicado al costado de
las hojas existentes.

1.1.3 Celda de Excel

La hoja de Excel está cuadriculada. Cada cuadro corresponde a una celda.

La disposición de las celdas obedece a una matriz que se compone por columnas y filas.

1.1.4 Filas de Excel

Son la ordenación vertical de las celdas de una hoja. Están numeradas al lado izquierdo de la
hoja, desde el número uno hacia abajo.

1.1.5 Columnas de Excel

Son la ordenación horizontal de las celdas de una hoja de Excel. Se identifican los letras de la A
en adelante, en la parte superior de la hoja.

Cada celda puede incluir tres tipos de datos.

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1.1.6 Valores numéricos
Estos corresponden a cantidades, valores monetarios, porcentajes u otros. Por defecto, al ser
ingresados, Excel los ajustará al lado derecho de la celda.

Si se quiere cambiar ajustar al centro o a la izquierda, se deberá utilizar el cuadro de alineación

según se indica.

En el caso de trabajar con decimales, la cantidad de estos se puede regular con la opción que
se indica a continuación.

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1.1.7 Texto
Debemos recordar que, cuando se trabaja con datos, no todos los registros corresponden a
valores numéricos.

Un texto no necesariamente hace referencia a nombres o descripción de algún atributo. Excel

también toma como texto a valores alfanuméricos, es decir, composiciones de letras y números
o símbolos. Por defecto, se alinearán a la izquierda.

Para definir el tipo de dato que se trabajará en la celda, se debe pinchar el cuadro de opciones
como se indica.

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1.1.8 Fórmulas
Corresponden a procedimientos o instrucciones que permites operar celdas o ficheros con
información numérica o de texto con el fin de entregar un resultado. Las veremos con más
detalles más adelante en este material.

Excel proporciona un gran número de fórmulas de todo tipo en el menú fórmulas según se
indica.

2. Rangos
Corresponden a un grupo de celdas contiguas que muestra la selección realizada, indicando la
celda de partida y la celda de llegada separada por dos puntos.

Para seleccionar los rangos se debe mantener presionado el botón derecho del mouse hasta
terminar de agrupar las celdas que se desea operar.

Si se quiere realizar alguna acción con el rango seleccionado, como cortar y pegar en otro lugar,
se debe copiar el mismo rango entro lugar de la hoja o en otra hoja, mantener marcado el rango
y presionar botón derecho del mouse. Se abrirá un menú con las opciones disponibles.

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Dentro de las opciones de pegado, están las que se muestran a continuación.

3. Fórmulas
En Excel, las fórmulas son códigos que se ingresan en una celda y que, mediante un algoritmo
que se define, realiza cálculos.

Para escribir una fórmula o escoger de entre las opciones de Excel, se debe estar en la celda
donde quedará el resultado de la operación e ingresar el signo = o el signo +.

3.1 Partes de una fórmula

• Constantes o texto: un ejemplo de constante es un número cualquiera. (2, 8, 15, etcétera).
Un ejemplo de texto es un nombre o profesión que, al ser utilizado en una fórmula,
deberá ir entre comillas (“nombre”, “profesión”, etcétera).

• Referencias de celda: adicional a utilizar en una fórmula una constante, también se puede
hacer a referencia a una celda o grupo de celdas. Ejemplo: 5 + B2 (se está sumando el 5
más lo que está en la celda B2).

• Operadores: son los conocidos universalmente para sumas, resta, productos, divisiones,
etcétera.

• Funciones de Excel. Son aquella que Excel proporciona con el fin de facilitar algunos
cálculos. Ejemplo: SUMA, PROMEDIO, etc.

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3.2 Tipos de operadores
• Matemáticos: suma (+), resta (-), exponente (^), producto (*), división (/), porcentaje (%).
Al utilizar cualquiera de estos operadores, el resultado será siempre un valor numérico.

• Relacionales: igual (=), distinto (<>), mayor que (>), menor que (<), mayor o igual que
(>=), menor o igual que (<=). Al utilizar estos operadores, dará siempre como resultado
un valor lógico de verdadero o falso.

• Texto. Concatenación de cadenas de texto (&)

3.2.1 Orden de evaluación de los operadores

Si se combinan dos o más operadores, Excel efectuará las operaciones según el siguiente orden:

• Porcentaje
• Exponencial
• Multiplicación y división
• Suma y resta
• Concatenación
• Comparaciones
Si la fórmula contiene más de un operador con la misma prioridad, se evaluará de izquierda a
derecha.

Por lo general, cuando se trabajan fórmulas estas hacen referencia a celdas, según se indica en
los siguientes ejemplos.

El ejemplo muestra que se está sumando la celda A1 y B1. Si el proceso se quiere repetir, basta
con copiar la formula en C1 al resto de las filas obteniendo los totales de cada operación. Para
ello, pinchar en la celda a copiar con el botón derecho del mouse y arrastrar al resto de las filas.

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Otro caso particular de operar una fórmula es cuando se hace referencia a una celda que puede
ser un factor que se quiere aplicar a un conjunto de celdas, como se muestra en el siguiente
ejemplo. Supongamos que se quiere sumar a cada suma anterior el factor 8:

Como no se puede arrastrar al igual que en el caso anterior, lo que se debe es fijar la celda para
poder copiarla al resto de las filas. Esto se hace con el signo “$”, que debe aludir a la fila y a la
columna, es decir, $C$8, para luego copiar. Se utiliza la función f4 del teclado.

Aplicando lo señalado, se obtiene:

Así como los dos casos indicados, se puede fijar la fila o la columna siempre con la función f4
del teclado del computador y dependiendo del cálculo que se quiere realizar.

Resumiendo, las referencias pueden ser:

• Relativa: cambia la columna y la fila. Por ejemplo: A1.

• Absoluta: se fija la fila y la columna por lo que no cambian. Por ejemplo: $A$1.
• Mixta columna: se fija la fila y la columna no. Por ejemplo: $A1.
• Mixta fila: se fija la columna y la fila no. Por ejemplo: A$1.
Vistos algunos conceptos básicos que se utilizarán en el presente módulo, corresponde
aplicarlos en una base de datos.

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4. Bases de datos
Es el registro organizado de información, almacenado por lo general electrónicamente y que es
procesado con el fin de ser manipulado y analizado para la toma de decisiones. Por ejemplo:

Una empresa paga a sus trabajadores un sueldo base de $300.000 más el 5% de comisión por
las ventas del mes. Las ventas de los diez empleados se indidican en la tabla adjunta.
Nombre Jornada Ventas
LORENA FUENTES MAÑANA $12.400.000
PEDRO APABLAZA TARDE $9.800.000
ROCÍO CONTRERAS TARDE $15.250.000
MARCELO GODOY MAÑANA $10.600.000
GUILLERMO PALMA TARDE $7.980.000
DANILO FLORES MAÑANA $8.590.000
ROSARIO CABRERA MAÑANA $11.620.000
ÁNGEL PARRA MAÑANA $8.600.000
FELIPE NUÑEZ TARDE $14.250.000
PEDRO VÁSQUEZ TARDE $13.720.000

Se pide:

• Crear una base de datos en Excel.

• Calcular el pago por comisión de cada vendedor.

Traspasando la información a Excel y aplicando la función f4 para calular la comisión de cada

vendedor, se obtiene:

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4.1 Ordenar alfabéticamente
Para ordenar datos alfabéticamente, se debe pinchar en la parte superior derecha del banner,
donde dice ordenar y filtrar, y elegir la opción de orden ascendente o descendente según se
necesite. Por defecto, Excel ordenará por la primera columna.

Pero si se quiere ordenar por un o más criterios, de debe elegir la opción de orden
personalizado. Aparecerá un nuevo menú.

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Para el ejemplo, ordenaremos según dos criterios, Jornada y Nombre. Para agregar los niveles,
debemos pinchar en la opción que lo indica.

Luego de dar los niveles para ordenar, debemos hacer clic en Aceptar.

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Realizando el mismo procedimiento para calcular el sueldo del mes y completando la tabla, se
obtiene:

4.2 Filtrar
Junto con el comando para ordenar está el comando filtrar. Este permite restringir lo que
muestra la tabla dependiendo de las indicaciones que se le entreguen.

Para utilizar el comando, se debe dar el rango de la tabla que se está trabajando y pinchar la
opción filtro. Con esto, todos los encabezados de cada columna (primera fila) aparecerá según
se muestra.

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Presionando cada una de las flechas, aparecerá un resumen de la información contenida en cada
columna y podremos indicar lo que deseamos que muestre la tabla.

Por ejemplo, si se quiere que muestre solo la información de los vendedores de la mañana,
utilizaremos el filtro para eliminar a los de la tarde, según se muestra a continuación.

Al presionar aceptar, la tabla quedará reducida a la información de los vendedores de la mañana.

Si se desea volver a tener toda la información, se debe pinchar nuevamente la columna que se
utilizó para filtrar y poner tiquet a la opción que se la había eliminado, dar aceptar y la planilla
será la original.

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5. Graficar la información
Para hacer una gráfica con la información contenida en una base de datos, se debe pinchar en
la parte superior del banner (en verde) la opción de Insertar y se habilitará un nuevo menú donde
está la opción de Graficos, como se muestra a continuación.

5.1 Elección del gráfico

Si bien no existe una regla única hay un consenso. Si se quiere mostrar cantidad y compararlas,
lo ideal es un gráfico de barras; si se desea comparar porcentajes, lo ideal es un gráfico circular;
si se desea comparar una serie en el tiempo, lo ideal es un gráfico de lineas.

Lo importante es que, al momento de elegir un gráfico, este debe ser entendible por quién lo
vea, no importando si el observador tiene la espertice en lo que está visualizado.

5.2 Realización
Definido el gráfico a utilizar, corresponde seleccionar el rango de celdas que van formar parte
de la gráfica.

En el caso del ejemplo, compararemos los montos de las comisiones de cada vendedor. Para
esto, marcaremos la primera columna, donde están los nombres. Luego, con la tecla Control del
teclado presionada, debemos marcar el otro rango de celdas.

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Luego, en Insertar Gráfico, opción Gráfico de Barras o Gráfico de Columnas, como se muestra a
continuación.

Al presionar Aceptar, se obtiene:

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Al trabajar con gráficos, el banner de opciones en verde incluirá dos nuevas opciones: Diseño y
Formato.

Estas opciones permiten dar un acabado con mayores detalles y hacer modificaciones a los
rangos seleccionados.

En la parte izquierda aparecerá la opción Agregar Elemento de Gráfico.

Esta opción permitirá agregar títulos y rótulos (identificación de los ejes), si necesitan ser
definidos.

Si se posiciona en cada una de las barras, se desplegará la información correspondiente que esta
contiene (nombre y comisión).

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Si de desea que todas las barras muestren el valor de las comisiones en forma permanente, se
deberá agregar las etiquetas correspondientes.

Para esto, debemos pinchar una de las barras y presionar en el mouse el botón derecho. Se
desplegará el siguiente menú de opciones.

Aquí, debemos hacer clic en la opción Agregar Etiquetas de Datos. La gráfica quedará de la
siguiente manera:

Para dejarlo más fino, solo habrá que desplazar las cantidades de manera que no se
superpongan.

Para las otras gráficas que ofrece excel, el proceso es el mismo.

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Conclusiones
Esta semana, hemos podido conocer una herramienta fundamental a la hora de procesar y
graficar datos, Excel. Este programa de hojas de cálculo es uno de los más usados para el análisis
y la visualización de datos.

Hemos estudiado sus partes y funciones básicas, como Libro, Celda, Columna o Fila. También
entendimos cómo ordenar los datos según su rango y las operaciones posibles dentro del
software.

Otro punto importante de este programa es que permite realizar gráficos con la información
contenida en sus tablas. Hemos ejemplificado su utilidad a través de un gráfico de barras,
entendiendo que las funciones utilizadas pueden también aplicarse a los otros tipos de gráficos
posibles.

Así, hemos logrado nuestro objetivo de esta semana, que es analizar un software de planillas de
cálculos, en función de su uso, función y herramientas.

Enlaces y material multimedia

Unidad: Aplicaciones y herramientas de

MÓDULO: Herramientas para la administración
planillas de cálculos
Recurso Descripción
En el siguiente enlace, encontrarás un curso de Excel de 10 capítulos en que
se tratan las funciones básicas y algunas otras que podrían interesarte. Este
curso está disponible de manera gratuita y fue desarrollado por Dostin
Hurtado, un profesor colombiano con gran facilidad para explicar de forma
clara y cordial:
Video
https://www.youtube.com/watch?v=yKWFMgurUnU&list=

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