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Archivo en la empresa
El archivo es un conjunto ordenado de documentos que se guardan con un fin completo y
de acuerdo con unos criterios de clasificación previamente establecidos.
1.1. Funciones del archivo
 Recuperar y consultar documentos con información que puede ser de vital
importancia para la empresa.
 Debe adaptarse a las características de la empresa y configurarse para dar
servicio a todos sus departamentos.
 La información puede ser necesaria para la toma de decisiones por parte de la
empresa, por lo tanto los documentos pueden servir como elemento probatorio
a la hora de defender un hecho.
 La ley obliga a conservar determinada documentación surgida de la actividad
empresarial y establece, con carácter general, 6 años desde su elaboración.
1.2. Objetivos del archivo
 Guardar y conservar correctamente los documentos.
 Permitir la fácil y rápida localización de todo documento guardado en él.
 Controlar la documentación que entra y sale de la empresa.
1.3. Funcionamiento general del archivo
 Ha de permitir una rápida localización de cualquier documento.
 La documentación del archivo quede visible para una búsqueda posterior.
 Se debe procurar que los documentos del archivo estén seguros y no sufran
modificaciones.
 Se recomienda utilizar señales visuales para la localización de la documentación.
 Evitar duplicidades en documentos y expedientes.
 La labor del archivo tenia que ser selectiva, diferenciando lo útil de lo poco
relevante.
 No conviene acumular excesiva documentación pendiente de archivo.
 Hay que dejar constancia de cualquier entrada o salida de documentación.
2. Tipos de archivos empresariales
2.1. Tipos de archivos según la frecuencia de uso de la documentación
Archivos activos:
Contienen documentos que se utilizan frecuentemente y deben de localizarse en un
lugar accesible y cercano al puesto de trabajo, a fin de evitar perdidas de tiempo
innecesarias.
Archivos semiactivos:
Contienen documentos de poca actividad que han sido retirados del archivo activo
por haber terminado de realizarse la operación relacionada con ellos, son consultados
con poca frecuencia aunque se conservan por obligación legal. Están localizados en
espacios especialmente destinados para ello y cada cierto tiempo se actualiza el
contenido del archivo semiactivo, se envían algunos documentos al inactivo y se
destruyen otros.
Archivos inactivos:
Tienen documentos que rara vez se consultan, así como documentación sin utilidad
diaria. La consulta de los documentos contenidos en un archivo inactivo se suele
hacer previa solicitud del interesado, ya que normalmente se localizan en sedes
centrales de las empresas y cuando la documentación deja de presentar valor legal o
documental debe ser destruida.

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 2.2. Tipos de archivos según si localización física
Gestión centralizada:
Existe un único archivo, en el que hay un responsable que se encarga de la
clasificación y la ordenación de toda la información, así como de su guarda y custodia.
 Ahorro de espacio y recursos, pues permite que ambos se compartan.
 Mayor control sobre la información que se archiva siempre de la misma forma.
 Menor posibilidad de extravío.
 Facilidad a la hora de localizar documentos.
× Gestión burocrática y rígida, que puede ser poco operativa, debido a los
sistemas de control en la salida de documentos.
Gestión descentralizada:
Cada departamento tiene su propio archivo, además de normas propias de
clasificación para la documentación de sus actividades.
 Rápido acceso a los documentos que se conservan cerca del usuario.
 Reducción de los costes derivados del almacenamiento de grandes instalaciones
de archivo.
 Inexistencia de trámites burocráticos para solicitar documentación al archivo
central.
× Dificulta la localización de documentos y facilidad en su extravío.
× Menor eficacia debido a la multiplicación de espacios y equipos de archivo.
Gestión mixta:
Los archivos activos y semiactivos se presentan descentralizados en departamentos,
mientras que se centraliza el archivo en los inactivos.
 Mayor control de la documentación en su totalidad.
 Mayor operatividad en el desarrollo de las funciones diarias gracias al sistema
descentralizado.
 Puede presentar inconvenientes en lo relativo tanto a la gestión centralizada
como la descentralizada.
3. Sistemas de clasificación de documentos
Sistema alfabético:
Ordena la documentación siguiendo el orden alfabético, en sentido ascendente o
descendente.
 En nombres propios no se tienen en cuenta preposiciones, articulo o prefijos,
excepto si van unidas con guion esa palabra ordenatriz o si es un nombre o apellido
extranjero.
 Los nombres de personas físicas se ordenan por el primer apellido, si coincide se
tendrá en cuenta el segundo apellido, y si se da doble coincidencia el nombre.
 El termino de matriz es su primera palabra, o de estar formada por nombre y
apellidos, se ordenan como un nombre de persona física.
 Si en una denominación social se incluye un número, se ordena como si estuviera
escrito en letras.
 Las palabras compuestas con guion cuentan como si fuera una sola.

Sistema numérico:

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  Sigue el orden natural de los números en sentido ascendente o descendente.
 Evita duplicidades.
 Permite el archivo de un número ilimitado de documentos.
 Facilita la detención de extravíos.
 Dificulta la posibilidad de intercalar documentos.
Sistema cronológico:
 Se organiza en función de una fecha que se considere representativa del documento.
 Es un sistema sencillo y rápido, ya que se suele ordenar desde la fecha más reciente.
Sistema alfanumérico:
 Combina el sistema alfabético con el numérico.
 Al ordenar, si la palabra orden actriz empieza con letras se utiliza el criterio
alfabético, por el contrario, si empieza con números el criterio numérico.
Sistema geográfico:
 Se ordenan los documentos en función del lugar o dirección significativos.
 La ordenación se suele hacer de forma descendente, es decir van siendo clasificados
y sus clasificados por países, regiones, provincias, ect.
 Es un sistema muy flexible porque permite intercalar subdivisiones.
 Necesita combinarse con otros sistemas de clasificación como el alfabético.
 Se recomienda para empresas que desarrollan su actividad en múltiples zonas o
regiones.
Sistema temático:
 Se organiza por temas o materias los documentos y requiere de un cuadro de
clasificación que establezca los temas y subcategorías.
 Es un sistema muy sencillo y flexible, ya que permite intercalar los documentos.
 Puede inducir a confusión su documento es susceptible de archivarse en dos o más
temas.
4. Archivo de documentos en papel
 Incremento de costos por mantenimiento y funcionamiento en un aumento del
volumen de documentos.
 Complejidad en la localización de un documento escrito concreto.
 Dificultad para el archivo de todos los documentos escritos enviados y recibidos.
 Poca sostenibilidad del medio ambiente por el uso de papel.

4.1. Entrada de la documentación en el archivo

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 1. Determina el valor de los documentos susceptibles de archivo para el presente y
el futuro de la organización.
2. Se conservan los documentos con valor legal u operativo y el resto como los
sobres de correspondencia se destruye.
3. Hacer copias de seguridad con los documentos que el responsable del archivo
determine según su importancia.
4. Referenciar los documentos para que el archivo sea lo más operativo posible y se
facilite el acceso a la información, para ello se archiva el original de un lugar
concreto y se introducen referencias a él en el resto de sus ubicaciones.
5. Pre archivar los documentos y más adelante proceder a su archivo definitivo.
4.2. Conservación y utilización de la documentación

4.3. Purga y destrucción de documentos

 Debe desarrollarse con una frecuencia prefijada y utilizando métodos que impidan
el acceso a ella de personal no autorizado.
 La destrucción periódica de documentación no útil evita una acumulación
innecesaria de documentos y aumenta la operatividad del archivo.
 Suelen utilizarse equipos especializados, como máquinas destructoras, Que
convierten los documentos en finas tiras de papel de las cuales es prácticamente
imposible rescatar ningún dato o información.

5. Archivo informático de datos

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 5.1. Archivo informático de documentos
Está formado por un conjunto de datos elaborados, recibidos o digitalizados en
formato electrónico que son ordenados, clasificados y conservados para posterior
consulta.
Estructura:
 Todo archivo informático tiene una ruta y nombre identificativo, mediante los
cuales el ordenador lo localiza entre los distintos directorios o subdirectorios
alojados en el disco duro.
 Para organizar y ordenar se suelen utilizar carpetas o directorios que a su vez
pueden contener todos los archivos o carpetas que se requieran.
 Las carpetas o directorios tienen información sobre la fecha en la que se creó el
archivo, se modificó o se consultó por última vez.
 Este sistema sigue una ordenación jerárquica en forma de árbol, por lo que los
archivos nunca pueden compartir una misma ruta de acceso.

Ventajas:
 Sus motores de búsqueda localizan información con mucha más rapidez.
 A través de internet, se puede consultar en todo momento y lugar.
 Como ocupa menos espacio, ahorra costes y recursos, contribuye con el medio
ambiente.
5.2. Sistemas de gestión de bases de datos
Tablas: Objeto elemental para organizar la información de una base de datos.
Ficheros: Conjunto ordenado de datos almacenados y relacionados lógicamente.
Campos: unidades más sencillas de información recogidas en cada columna de la
tabla.
Registros: forma las unidades elementales del archivo, son cada fila que contiene
datos únicos en cada uno de los campos.
Ventajas:
 Organiza de forma flexible la información, permite introducir datos sin
cambiar la estructura global.
 Establece distintos niveles de restricciones para acceder a los datos en
función del perfil del usuario.
 Cualquier modificación se actualiza en toda la base de datos de forma casi
automática.
 Las copias de seguridad de los datos y la información obtenida de ellos
mejoran su uso y almacenamiento.
 Es posible la consulta simultánea de datos por parte de varios usuarios.
 La repetición de datos en el sistema se reduce notablemente.
6. Soportes y materiales de archivo
6.1. Materiales para el archivo de la documentación en papel
La regla de las 3 erres:
Reducir el uso de materiales de archivo lo estrictamente necesario.
Reutilizar al máximo todos los materiales posibles.
Reciclar papel, colocando papeleras de reciclaje en cada oficina.

Tipos de carpetas y cajas:

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 Carpetas simples: De cartón y sirven para proteger y colocar en estanterías o en cajas
un determinado expediente, los documentos pueden quedar sueltos o fijos según el
modelo de carpeta.
Carpetas clasificadoras: Carpetas amplias con compartimentos que permiten la
clasificación de ordenación de los documentos.
Carpetas colgantes: Tiene soportes en las solapas que permiten la colocación
suspendida de la carpeta sobre los bastidores de un armario.
Carpeta archivadora: Con anillas y con un sistema de palanca para su apertura, Estas
son alojadas en una caja que facilita su colocación vertical en estanterías.
Cajas simples: De cartón y sirven para proteger y colocar un determinado expediente
en estanterías o armarios.
6.2. Sistemas de almacenamiento en soporte informático
Disco duro: unidad de almacenamiento interno donde el equipo guarda información
del sistema, de las aplicaciones y de cualquier archivo.
Disco duro extraíble: similar al del disco duro interno, pero éste se conecta por USB y
permite extraer la información del equipo y transportarla.
CD, DVD y disco Blu-ray: Discos ópticos que contienen información a la que se puede
acceder mediante un lector.
Memorias USB y en tarjetas: Destacan por su resistencia al polvo y los arañazos, por
su alta capacidad de almacenamiento y por su tamaño reducido.
6.3. Sistema de almacenamiento en la nube
Adaptabilidad:
 El servicio se personaliza a los requerimientos del cliente.
 El almacenamiento es casi ilimitado y modulable.
 Cambiar de proveedores tan sencillo como descargar los datos de almacenados y
trasladarlos al nuevo proveedor.
Ubicuidad:
 Son accesibles de modo permanente a través de internet para todos los usuarios,
esto facilita la posibilidad de teletrabajar.
 Fomenta el trabajo en equipo y el empleo colaborativo, lo que consigo un
incremento de la eficiencia y de la productividad empresarial.
Ahorro:
 El cliente paga periódicamente solo por la capacidad de almacenamiento y el
número de usuarios que tiene contratados en cada momento.
 Se estima un ahorro de hasta el 30% de los gastos laborales de informática y el
40% del presupuesto de hardware y software.
Seguridad:
 Posibilita establecer perfiles de usuarios con accesos restringidos.
 No hay pérdida de información en caso de accidente o avería.
7. Protección de la información: la LOPD
7.1.
Medidas para documentos en papel:
 Crear un procedimiento claro de uso y manipulación de la documentación.
 Establecer un sistema de archivo protegido para documentación sensible con
llaves, cámaras, cajas de seguridad, etc.
 Crear copias de la documentación para guardarlas en lugares distintos.
 Elaborar un plan de actuación ante accidentes, incendios e inundaciones.

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  Nombrar un responsable de seguridad para el archivo físico de documentos
escritos.
 Establecer mecanismos que impiden la divulgación de aquella documentación
cuyo conocimiento externo pudiera ocasionar perjuicios para la empresa o para
terceras personas.
 Exigir secreto y confidencialidad a los propios trabajadores cuando, en el ejercicio
de sus funciones, tengan acceso a información sensible.
Medidas adicionales para documentos electrónicos:
 Hacer copias de seguridad con frecuencia para evitar la pérdida accidental de
información.
 Restringir el acceso a los equipos informáticos, según niveles de usuario,
mediante el establecimiento de contraseñas individuales.
 Ocultar ciertos archivos a determinados usuarios.
 Configurar archivos de “solo lectura” para evitar modificaciones indeseadas.
 Instalar antivirus y firewalls en cada equipo informático que eviten acceso desde
el exterior.
 Establecer programas de cifrado y encriptación en los correos electrónicos con
objeto de evitar la intrusión y la lectura de información sensible para la empresa
por parte de usuarios externos.
7.2. Medidas de seguridad para la información confidencial
Datos de personas y empresas: se utiliza en sistemas de archivo con mecanismos que
dificulten el acceso de personal no autorizado.
Datos financieros, ingresos, multas o antecedentes penales: debe nombrarse un
responsable de seguridad del archivo y desarrollarse una auditoría de seguridad con
periodicidad no superior a dos años.
Datos sobre investigaciones policiales, ideología, afiliación sindical, creencias y
salud: se establece, además de las medidas anteriores, un acceso restringido con llave
al archivo por personal autorizado y controles en la reproducción y la destrucción de
documentos.
7.3. Ley de protección de datos (LOPDGDD)
Ámbito: se aplica a cualquier empresa o empresario, nacional o extranjero, Que
desarrolle una actividad empresarial en territorio español y que, como consecuencia
ella, trabajé con datos personales.
Obligaciones de la empresa:
 Notificar a la AEPD, mediante el sistema telemático NOTA, los siguientes
aspectos sobre los ficheros que contengan datos sensibles:
o Finalidad y estructura del fichero.
o Tipos de datos.
o Ubicación de los datos.
o Procedimiento de recogida de datos.
 Redactar un documento de seguridad para reflejar las políticas, las normas y los
procedimientos aplicables a la gestión de los datos personales archivados.
 Firmar contratos de encargo de tratamiento de datos con quienes, en el
desarrollo de la prestación de un servicio, accedan a dichos datos personales,
para evitar que se utilicen con otros fines. Por ejemplo, el servicio dado por
asesorías de empresas, que necesitan acceder a datos personales contenidos en
archivos propiedad de sus clientes.

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  Informar a los titulares de los datos de que está cumpliendo con la normativa de
Protección de Datos, especialmente en lo relativo a:
o Recoger consentimientos en el tratamiento de datos.
o Guardar el secreto y la confidencialidad de los datos.
o Permitirles ejercer sus derechos sobre los datos.

Legislación:
 Reglamento europeo de Protección de Datos, del 25 de mayo de 2018.
 Ley Orgánica 3/2008, de Protección de Datos personales y garantía de los
derechos digitales (LOPDGDD)
Ambos textos tienen por objeto garantizar y proteger los derechos y las libertades
de las personas físicas, en especial su honor y su intimidad.
Sus ejes principales son:
 Medidas de responsabilidad activa.
 Tratamiento de los datos de personas que han fallecido.
 Sistemas de denuncias internas en una entidad.
 Figura del delegado de Protección de Datos (DPO).
 Regulación y garantía de los derechos digitales de los ciudadanos.