Funciones de Excel

Funciones de Excel
Una de las características más utilizadas en Excel son sus funciones ya que nos ayudan a
ser más eficientes en el manejo de la hoja de cálculo. Utilizamos las funciones para realizar
cálculos con los valores de las celdas o también para modificar su contenido.
Absolutamente nadie puede cambiar el comportamiento de una función porque su

funcionamiento está programado dentro de Excel. Lo que sí podemos hacer es conocer la
amplia gama de funciones existentes y aprender a utilizarlas.
Funciones de Excel por categoría
Microsoft ha creado diferentes categorías para organizar las funciones y a continuación

encontrarás un listado de ellas. Al hacer clic en alguna de las imágenes inferiores,
conocerás las funciones que pertenecen a esa categoría.
Una función es una fórmula predefinida por Excel (o por el usuario) que opera con uno o
más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será
utilizado para calcular la fórmula que la contiene.
nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN)
Siguen las siguientes reglas:
- Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.
- Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes
espacios antes o después de cada paréntesis.
- Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o
funciones.
- Los argumentos deben separarse por un punto y coma ;.
Ejemplo: =SUMA(A1:C8)
Tenemos la función SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El
operador ":" nos identifica un rango de celdas. Así A1:C8 indica todas las celdas incluidas
entre la celda A1 y la C8. De esta manera, la función anterior sería equivalente a:
=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6
+C7+C8
En este ejemplo, se puede apreciar la ventaja de utilizar la función.
Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer funciones anidadas
dentro de la fórmula.
Ejemplo: =SUMA (A1:B4)/ SUMA(C1:D4)
como cualquier dato, se puede escribir directamente en la celda si

conocemos su sintaxis, pero Excel dispone de herramientas que facilitan esta tarea.
En la pestaña Inicio o en la de Fórmulas encontrarás el botón
de Autosuma
Que nos permite realizar la función SUMA de forma más rápida.
Con este botón tenemos acceso también a otras funciones utilizando la flecha de la derecha
del botón. Al hacer clic sobre ésta aparecerá la lista desplegable de la imagen. Y podremos
utilizar otra función que no sea la Suma, como puede ser Promedio (calcula la media
aritmética), Cuenta (cuenta valores), Máx (obtiene el valor máximo) o Mín (obtiene el valor
mínimo). Ademas de poder accesar al diálogo de funciones a través de Más funciones....
Para utilizar estas opciones, asegúrate de que tienes seleccionada la celda en que quieres
que se realice la operación antes de pulsar el botón.
INSERTAR FUNCIÓN
Para insertar cualquier otra función, también podemos utilizar el asistente. Si queremos
introducir una función en una celda:
Situarse en la celda donde queremos introducir la función.
Hacer clic en la pestaña Fórmulas
Elegir la opción Insertar función.
O bien hacer clic sobre el botón de la barra de fórmulas.

Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo Insertar función:
Excel 2016 nos permite buscar la función que necesitamos escribiendo una breve
descripción de la función necesitada en el recuadro Buscar una función: y, a continuación,
haciendo clic sobre el botón . De esta forma, no es necesario conocer cada una
de las funciones que incorpora Excel ya que nos mostrará en el cuadro de lista Seleccionar
una función: las funciones que tienen que ver con la descripción escrita.
Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar previamente una
categoría del cuadro combinado O seleccionar una categoría: esto hará que en el cuadro
de lista sólo aparezcan las funciones de la categoría elegida y reduzca por lo tanto la lista.
Si no estamos muy seguros de la categoría podemos elegir Todas.
En el cuadro de lista Seleccionar una función: hay que elegir la función que deseamos
haciendo clic sobre ésta.
Observa cómo, conforme seleccionamos una función, en la parte inferior nos aparecen los
distintos argumentos y una breve descripción de ésta. También disponemos de un
enlace Ayuda sobre esta función para obtener una descripción más completa de dicha
función.
Al final, hacer clic sobre el botón Aceptar.
La ventana cambiará al cuadro de diálogo Argumentos de función, donde nos pide introducir
los argumentos de la función: este cuadro variará según la función que hayamos elegido.
En nuestro caso se eligió la función SUMA ().
En el recuadro Número1 hay que indicar el primer argumento que, generalmente, será una
celda o rango de celdas tipo A1:B4 . Para ello, hacer clic sobre el botón para que el
cuadro se haga más pequeño y podamos ver toda la hoja de cálculo; a
continuación, seleccionar el rango de celdas o la celda deseadas como primer
argumento (para seleccionar un rango de celdas haz clic con el botón izquierdo del ratón
sobre la primera celda del rango y, sin soltar el botón, arrástralo hasta la última celda del
rango) y pulsar la tecla INTRO para volver al cuadro de diálogo.
En el recuadro Número2 habrá que indicar cuál será el segundo argumento. Sólo en caso
de que existiera.
Si introducimos un segundo argumento, aparecerá otro recuadro para el tercero, y así
sucesivamente.
Cuando tengamos introducidos todos los argumentos, hacer clic sobre el botón Aceptar.
Si por algún motivo insertáramos una fila en medio del rango de una función, Excel expande
automáticamente el rango incluyendo así el valor de la celda en el rango. Por ejemplo: Si
tenemos en la celda A5 la función =SUMA(A1:A4) e insertamos un fila en la posición 3, la
fórmula se expandirá automáticamente cambiando a =SUMA(A1:A5).
Utilizar Expresiones como argumentos de las Funciones

Excel permite que en una función tengamos expresiones como argumentos, por ejemplo,
la suma de dos celdas (A1+A3). El orden de ejecución de la función será primero resolver
las expresiones y después ejecutar la función sobre el resultado de las expresiones.
Por ejemplo, si tenemos la siguiente función =Suma((A1+A3);(A2-A4)) donde:
A1 vale 1
A2 vale 5
A3 vale 2
A4 vale 3
Excel resolverá primero las expresiones (A1+A3) y (A2-A4) por lo que obtendremos los
valores 3 y 2 respectivamente. Después, realizará la suma, obteniendo así 5 como
resultado.
Utilizar Funciones como argumentos de las Funciones

Excel también permite que una función se convierta en argumento de otra función. De esta
forma, podemos realizar operaciones realmente complejas en una simple celda. Por
ejemplo, =MAX(SUMA(A1:A4);B3); esta fórmula consta de la combinación de dos
funciones, la suma y el valor máximo. Excel realizará primero la suma SUMA(A1:A4) y
después calculará el valor máximo entre el resultado de la suma y la celda B3.
Funciones de fecha y hora

De entre todo el conjunto de funciones, en este apartado estudiaremos las funciones
dedicadas al tratamiento de fechas y horas.
Estas son todas las posibles funciones ofrecidas por Excel.
En varias funciones veremos que el argumento que se le pasa o el valor que nos devuelve
es un "número de serie". Pues bien, Excel llama número de serie al número de días
transcurridos desde el 0 de enero de 1900 hasta la fecha introducida, es decir, coge la fecha
inicial del sistema como el día 0/1/1900 y, a partir de ahí, empieza a contar. En las funciones
que tengan núm_de_serie como argumento, podremos poner un número o bien la
referencia de una celda que contenga una fecha.
Funciones de texto
Una hoja de cálculo está pensada para manejarse dentro del mundo de los números, pero
Excel también tiene un conjunto de funciones específicas para la manipulación de texto.
Estas son todas las funciones de texto ofrecidas por Excel.
Funciones de búsqueda
En una hoja de Excel es muy importante coger los datos correctos para trabajar con las
fórmulas diseñadas. Por eso existe una agrupación de funciones específicas para realizar
búsquedas de datos.
Comprendamos qué es en sí una búsqueda. Cuando queremos encontrar alguna
información de algo, no buscamos directamente por lo que buscamos pues lo
desconocemos, sino que realizamos una búsqueda de una propiedad o algo similar que
conocemos que puede tener lo que buscamos. Por ejemplo, si buscamos a una persona,
describimos su aspecto físico; si buscamos el nº de teléfono de un restaurante, buscamos
en la guía de teléfonos por el nombre del restaurante... Normalmente el dato que queremos
encontrar no lo conocemos. Por eso, buscamos por otros datos que sí conocemos.
Estas son las funciones disponibles en Excel para realizar búsquedas:
Funciones financieras
Excel es una de las herramientas más potentes para trabajar con información y cálculos
financieros. Ofrece una amplia gama de funciones prediseñadas para crearte tu propia "caja
de ahorros en casa".
Otras funciones
Además de las funciones anteriormente mencionadas, existe un gran abanico de funciones
de diferentes categorías que nos pueden ser de gran utilidad.
En este capítulo veremos algunas de ellas clasificándolas por categorías.
Auditoría de Funciones
Controlar errores en funciones
Al igual que podíamos definir condiciones de validación para los datos, podemos controlar
los errores en las fórmulas. Para corregirlos, necesitaremos, primero, localizarlos.
Por ejemplo, al introducir una fórmula manualmente podemos cometer un error sintáctico
como =PROMEDO(A1:A9), lo que provocaría que apareciese en la celda un error de
tipo #¿NOMBRE?.
Si pulsamos sobre la pestaña Formulas encontraremos el botón Comprobación de
errores... dentro del grupo Auditoría de fórmulas.

Desde la pequeña flecha de la derecha podemos desplegar un menú, con opciones
interesantes como localizar Referencias circulares. Si hay alguna, aparece su localización
en el submenú.
En este apartado vamos a ver la primera opción, Comprobación de errores..., que realiza la
misma acción que pulsar directamente sobre el botón sin desplegar el menú.
Aparece el cuadro de diálogo Comprobaciones de errores como el que vemos en la imagen
donde nos informa del tipo de error que se ha detectado y, en ocasiones, nos ofrece una
corrección.
La parte más interesante es la descripción del error. Lo normal es que con ella sepamos
cuál es el problema y, pulsando Modificar en la barra de fórmulas, la rectifiquemos
manualmente.
Con los botones Anterior y Siguiente podremos ir moviéndonos entre los errores del libro,
si es que hay más de uno.
Además, disponemos de herramientas útiles como la Ayuda sobre este error, u Omitir error,
para dejar la fórmula tal y como está.
El botón Mostrar pasos de cálculo... nos abre un cuadro de diálogo donde evalúa la fórmula
y nos informa de dónde se encuentra el error, si es en el nombre de la función o si está en
los parámetros de la fórmula.
Otras herramientas de Auditoría de fórmulas
En la pestaña Fórmulas también hay disponibles otras opciones útiles.
Rastrear precedentes dibuja unas flechas indicando dónde están las celdas
involucradas en la fórmula.
Rastrear dependientes dibuja flechas indicando a qué fórmula pertenece la celda
seleccionada, si es que pertenece a alguna fórmula.
También se pueden rastrear desde la opción Rastrear error del menú Comprobación de
errores.....
Quitar flechas elimina las flechas indicativas de celdas creadas con Rastrear
dependientes o Rastrear precedentes.
Evaluar fórmula abre un cuadro de diálogo que muestra la fórmula de la celda
activa y sus resultados.
La Ventana inspección permite hacer un seguimiento del valor de las celdas.

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En este ejemplo, se puede apreciar la ventaja de utilizar la función.

como cualquier dato, se puede escribir directamente en la celda si

O bien hacer clic sobre el botón de la barra de fórmulas.

Utilizar Expresiones como argumentos de las Funciones

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