DD042 - GESTIÓN DEL TIEMPO Y DIRECCIÓN DE REUNIONES

ACTIVIDAD PRÁCTICA
PROGRAMA DE ESTUDIOS:

Nombre y apellidos: Jessica Matute Villacreses

Fecha: 24/04/2022

DIRECTRICES A CONSIDERAR PARA EL DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD

 Tipo de letra: Arial.

 Tamaño: 11 puntos.
 Interlineado: 1,15.
 Alineación: Justificado.

La actividad práctica debe llevarse a cabo en este documento Word siguiendo las normas
de presentación y edición en cuanto a citas y referencias bibliográficas se refiere (véase
https://www.normativa-academica.info/es/normativa-estilo-apa/).

La entrega debe hacerse en el ícono de la actividad, basándose en el estudio de los

materiales de la asignatura y otras fuentes que considere oportuno consultar.

Por otro lado, se recuerda que existen unos criterios de evaluación cuyo seguimiento
por parte del alumnado se considera sumamente importante. Para más información,
consúltese la rúbrica de la actividad, incluida en el documento Evaluación de la
asignatura, en este campus virtual.

1
 Actividad

1. ¿Cuál ha sido el aprendizaje más importante que has obtenido de la asignatura y

como aporta a tu ejercicio profesional? Elabora un mapa mental, conceptual,
esquema o diagrama al respecto (extensión de 1 cuartilla).

El aprendizaje más importante para mí, es que me mediante esta asignatura he

podido conocer y aplicar las diferentes técnicas de dinámicas de grupos y cómo llevar
las reuniones de trabajo para que sean efectivas dentro de los plazos determinados
en una agenda previamente elaborada.

Así mismo, el manejo del tiempo, en controlar y establecer las tareas del día
empezando con la planificación, dando prioridades , el cual nos va a permitir el
cumplimiento a cabalidad de nuestras actividades y así lograr el objetivo y
satisfacción deseada en el sentido de urgencia.

Considero que, al tener clasificadas las tareas hay que darse el tiempo para hacer una
lista con el orden en que se las va a realizar, y elaborarlas una a la vez para no dejar
ninguna tarea inconclusa.

Una persona que sabe priorizar sus tareas y pendientes es sin duda un activo valioso
para la empresa.

Importante mencionar que la delegación de tareas ayuda a minimizar la carga laboral.

2. Pondera del 0 al 100% lo que consideras más importante para una gestión eficaz del
tiempo.

Característica Porcentaje

a) Uso de agenda 25%

b) Priorización de actividades 35%

c) Delegar tareas 20%

d) Enfoque preventivo 15%

2
 e) Otro criterio_ Reuniones por resultados en 5%
actividades

Sumatoria 100%

Cuando se toman medidas para priorizar el trabajo, se puede ser proactivo y no reactivo.

Así, en definitiva, aumenta la productividad, se cumple con los vencimientos y se gestiona
mejor el tiempo en tu trabajo.

Organizar el tiempo y tener presente todo lo que debemos hacer será siempre una tarea
estresante, pero podemos convertirla en algo menos complicado recurriendo a la agenda.
De este modo iremos planificando nuestros compromisos y activando recordatorios que
nos avisen con antelación.

Delegar es la mejor forma de liberar tiempo y el mejor modo de potenciar el desarrollo de

cada uno de los miembros del equipo.

En un contexto como en el que vivimos actualmente, en donde todo se desarrolla a una

velocidad vertiginosa, el tiempo se ha convertido en un recurso escaso, por ende muy
valioso. En tal sentido, su adecuada gestión resulta ser un imperativo, no solamente para
la consecución de nuestros objetivos, sino también por los beneficios que ello nos
conlleva.

3. En algún buscador de textos científicos (EBSCO, Google Académico, etc.) localiza 3

artículos en donde se reflejen los últimos avances y descubrimientos en torno a
Administración del Tiempo, y desarrolla un análisis al respecto. (entre 250 y 300
palabras).

Las claves para la gestión eficaz del tiempo de trabajo

Gestionar eficazmente el tiempo es una competencia y una habilidad que se debe valorar
en nuestros colaboradores.

En muchas ocasiones cuando terminamos la jornada laboral tenemos la sensación que

no hemos realizado todas las tareas que deberíamos haber concluido, que hemos
perdido el tiempo en temas secundarios y que se nos acumulan las tareas.

Para evitarlo podemos tratar de aplicar algunas de las siguientes pautas de gestión eficaz
del tiempo:

1. Planificar la jornada

Analizar qué tareas puedes realizar sólo tú; por otro lado analizar qué tareas se
pueden delegar.

3
 2. Identifica los ladrones de tu tiempo

Los ladrones del tiempo son esas pequeñas o no tan pequeñas interrupciones que
finalmente acaparan gran parte de la jornada, se estima que reducen entre un 50% y
un 70% la jornada, afectan a nuestra capacidad de concentración.

3. Evitar reuniones improductivas

Analizar cuál será el propósito de la reunión y si tu presencia es indispensable.

4. Gestionar Imprevistos

Reservar un espacio de la jornada para estas situaciones te ayudará a planificar

eficazmente la jornada.

5. Realizar Pausas planificadas

Hacer pausas, intervalos de una hora y media de trabajo intenso con descansos

de entre 5 y 10 minutos por cada periodo de máxima concentración, cuando la
actividad se retoma, se aumenta el rendimiento.

Ante lo expuesto considero que una gestión del tiempo eficaz y coherente sobre la base
de las claves indicadas, no sólo se podrá ahorrar en tiempo, sino que además contribuirá
a disminuir el stress y por lo tanto, una mayor motivación y productividad.

Sugerencias para una administración efectiva del tiempo

Las reglas de administración del tiempo han cambiado, ahora, nuestras bandejas de
entrada nunca se detienen y nos siguen las veinticuatro horas del día. En el pasado, el
objetivo de una buena gestión era simplemente “hacer las cosas”. Hoy el objetivo es
terminar lo que requiere con urgencia y cómo lograrlo, pero también es necesario saber lo
que no va a lograr.

En ese mismo sentido la elaboración de diagramas y el uso de analogías se constituyen

en importantes recursos para un correcto manejo del tiempo.

Cualquier individuo podrá vencer las presiones con que lo abruma el tiempo, con sólo
hacer las siguientes cinco cosas:

1. Combatir la preocupación y la distracción modificando sus rutinas y ampliando sus

intereses.

2. Conservar sus energías disminuyendo las actitudes críticas y defensivas.

3. Ampliar la capacidad perceptiva explorando los mundos de las ideas y de las

sensaciones.

4. Desarrollar las capacidades por medio de la práctica diaria.

4
5. Apoyar sus nuevos recursos ayudando a los demás a desarrollarse.

Las psicólogas Schlenger y Roesch sugieren que para que una persona pueda
encargarse de su tiempo primero debe averiguar qué es lo que quiere en verdad"
después debe traducir esas necesidades en metas prácticas, susceptibles de ser
divididas en actividades y por último identificar tanto los obstáculos para lograrlas. como
los modos de vencerlos.

En conclusión, la planificación es sumamente importante para organizar productivamente

el tiempo, para lo cual se deben establecer prioridades aclarando: qué se debe hacer
versus que se quiere hacer; qué se debe hacer ya versus que puede esperar; qué tiene
valor versus qué es importante y qué cosas son para la propia persona versus qué cosas
son para otro

Elementos para tener éxito en la administración del tiempo

Hay cuatro pilares importantes para tener éxito en la administración del tiempo:

Priorización: Es aprender a diferenciar que actividades son urgentes y cuales no para

ponerlas en un orden y realizarlas de acuerdo a la lista.

Delegar responsabilidades: aprender a trabajar en equipo es vital para poder

administrar el tiempo, por lo que dejar ciertas actividades para que sean hechas por otros
miembros del equipo para no sobresaturarse y encontrar un equilibrio.

Organización: busca tener un control ante situaciones que no están clasificadas, no

tienen utilidad ni están en un lugar específico.

Planeación: tener herramientas que nos den estructura y disciplina para cumplir con las
actividades. Ejemplo: calendarios, lista de actividades, planeaciones semanales,
mensuales o anuales (agendas).

Nuestro objetivo principal debe ser conseguir el máximo aprovechamiento de las horas
del día, gestionándolas de una manera eficaz, eficiente y obteniendo la máxima
productividad.

Optimizar el uso del tiempo implica menos esfuerzo, menos fatiga y salud física y mental.

4. A partir de tu última semana laboral, analiza 5 actividades desarrolladas. Para ello,

apóyate en el siguiente cuadro:

Propuesta de optimización Actividad: Elaboración Flujo de Efectivo Anual

5
 Tiempo real invertido y comparación con el tiempo
deseable si se aplica la propuesta:

del tiempo con base en

criterios de orden, Tiempo real: 8 Horas
delegación, priorización,
Definir las partidas contables más importantes a
prevención:
revisar referentes a las entradas y salidas de efectivo.
Delegar funciones y tareas al personal.
Tiempo propuesto: 5 horas

Actividad: Registro de Facturas Proveedores

Tiempo real: 4 horas

Propuesta de optimización
Tiempo real invertido y comparación con el tiempo
del tiempo con base en
criterios de orden, deseable si se aplica la propuesta:
delegación, priorización, Verificar las tareas a realizar y asegurar que todos los
prevención: procesos y recursos estén habilitados y disponibles
para que fluyan con éxito.
Tiempo propuesto: 2 horas

Actividad: Reunión por resultados del área

Tiempo real: 1 Hora

Propuesta de optimización
del tiempo con base en Exponer el detalle resumen por la ejecución de las
criterios de orden, actividades realizadas y así mismo las limitaciones
delegación, priorización, que se presentaron durante su proceso
prevención:
Tiempo propuesto: 30 min

Actividad: Requerimientos de Información para entes

fiscales

Tiempo real invertido y comparación con el tiempo

Propuesta de optimización deseable si se aplica la propuesta:
del tiempo con base en
criterios de orden, Tiempo real: 6 horas
delegación, priorización,
Identificar al área usuaria responsable y solicitar
prevención:
información, consolidar delegando tareas al personal.
Tiempo propuesto: 5 horas

Actividad: Declaración de Impuestos Fiscales

Propuesta de optimización
del tiempo con base en
criterios de orden, Tiempo real invertido y comparación con el tiempo

6
delegación, priorización, deseable si se aplica la propuesta:
prevención:
Tiempo real invertido: 8 Horas
Depuración automática de los movimientos contables
anulados, asignación de cuenta contable para
compras con tarifa 0% y parametrización del casillero
del formulario de Iva-Retención en cada cuenta
contable.
Tiempo propuesto: 5 horas

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8