“INSTITUTO TECNICO “ENSEC”

“FELIPE LEONOR RIBERA”

CREACIÓN DE UNA BASE DE DATOS EN MICROSOFT EXCEL PARA REGISTROS

Y UBICACIÓN DE DOCUMENTOS EN EL ÁREA DE LEGALIZACIÓN EN LA
DIRECCIÓN DEPARTAMENTAL DE EDUCACIÓN.

PROYECTO FINAL DE GRADO PARA OPTAR AL TÍTULO DE

TÉCNICO SUPERIOR EN SECRETARIADO EJECUTIVO

POSTULANTE:
BIANCA LIMACHI LIJERÓN

TUTOR:
LIC. MARLENY SALVATIERRA YNOCHEA

SANTA CRUZ-BOLIVIA
GESTIÓN 2021

1
DEDICATORIA

A mis padres que me han dado la existencia, y mi

hermano por apoyarme, en ella la capacidad por
superarme y desear lo mejor cada paso por este
camino difícil y arduo de la vida.

Gracias por ser como son, porque su presencia y su

persona han ayudado a construir y forjar la persona
que ahora soy.

Bianca Limachi Lijerón.

2
AGRADECIMIENTOS

A mi familia por su comprensión y estímulo

constante, además de su apoyo incondicional a lo
largo de mis estudios.

Y todas las personas y amigos que de una u otra

manera me apoyaron en la realización de este
trabajo.

Bianca Limachi Lijerón.

3
Introducción…..
ÍNDICE

INTRODUCCIÓN 1

CAPÍTULO I 2

1.1. Título del tema 3

1.2. Antecedentes…………………………………………………………………...
….3

4
1.3. Diagnóstico 3

1.3.1. Breve explicación del tema…………………………………..…….

……………3

1.4. Datos referenciales………………………………….

………………………….....3

1.5. situación actual………………………………….………………..

……………….4

1.5.1. Misión 4

1.5.2. Visión 4

1.6. Organigrama 5

1.7. Análisis FODA 6

1.8. Justificación………………………………………………………………………6

1.8.1. Justificación social………………………………………..

…………………….7

1.8.2. Justificación personal…………………………………………..………………

7

1.9. Planteamiento del problema……………………….………………………..

…….7

1.9.1. Causas……………………………….…………………………..
………………7

1.9.2. Consecuencias………………………………………………………...……..
….8

1.10. Formulación del problema 9

1.10.1. Arbol de problemas………………………….……………………….

……….9

1.11. Delimitación…..……………………….………………………………………
10

5
1.11.1. Delimitación geográfica………………………………………………..……
10

1.11.2. Delimitación temática…………………………………………………..……

10

1.12. Objetivos 10

1.12.1. Objetivo general 10

1.12.2. Objetivos específicos 10

1.13. Enfoque metodologico.....………………………………….

…………………...11

1.13.1. Método Cualitativo …..11

1.14. Tipo de investigación 11

1.14.1. Descriptivo 12

1.15. Técnicas de investigación 12

1.15.1.
Entrevistas…………………………………………………………………....12

1.16. Fuentes de investigación 13

1.16.1. Fuentes primarias 13

1.16.2. Fuentes secundarias 13

1.17. Diario de campo 14

CAPÍTULO II 15

MARCO TEÓRICO 16

2.1. Documento 16

2.1.1. Definición 16

2.1.2. Conservación de documentos duplicados 17

6
2.1.3. El tiempo que perdemos buscando documentos 17

2.2. Archivo 17

2.3. Microsoft Excel 18

2.3.1. Aplicación 18

2.4. Base de datos 19

2.4.1. Aplicación de base de datos 20

CAPITULO III 21

PROPUESTA DE INNOVACIÓN 22

3.1. Objetivo de la Propuesta 22

3.2. Plan Operativo de la Propuesta 22

3.2.1. Misión 22

3.2.2. Visión 22

3.2.3. Valores. 22

3.3.1. Etapas de la propuesta 22

3.3.3.1. Etapa 1 22

3.3.3.2. Etapa 2 33

3.3.3.3. Etapa 3………………………………………………………….….……...…

34

3.4. Presupuesto 35

3.5. Cronograma 36

CONCLUSIONES 37

RECOMENDACIONES 38

BIBLIOGRAFÍA 39

7
ANEXOS 40

INTRODUCCIÓN
El presente trabajo de investigación es un tema de gran interés para el área de Legalización
en la Dirección Departamental de Santa Cruz; en la actualidad las organizaciones dan más
interés en la administración de cómo dirigir, administrar los recursos económicos, humanos
y materiales; dejando inadvertido el servicio al usuario y que cada día se preocupan en
crecer, pero no se toma la importancia los servicios.

La Dirección Departamental de Santa Cruz ofrece servicios como ser:

- Apoyar administrativamente a las unidades y subdirecciones operativas, tanto en áreas de
la educación Regular, alternativa, especial y superior, proveyendo oportunamente los
recursos financieros y materiales necesarios para desarrollar actividades y prestar servicios
a los usuarios en la realización de trámites administrativos.

De esta manera los usuarios tendrán a su disposición una mejor atención y la posibilidad de
cubrir las expectativas.

Siendo el objetivo de crear una base de datos en Microsoft Excel para el área de
legalización en la Dirección Departamental de Santa Cruz.

Se pretende satisfacer las necesidades de los usuarios reduciendo el tiempo, cumpliendo

con los plazos establecidos y tiempo para la revisión, emisión o cualquier documentación
solicitada, así de esta manera garantizar un buen servicio.

La investigación estará dividida por capítulos, de las cuales son: Capitulo I, en los que
comprenderá el título de la investigación, antecedentes, objetivos de la investigación, así
como la parte metodológica que corresponde al mismo. Por otro lado, el Capítulo II en
donde se respaldará el contenido con el marco teórico; en el Capítulo III se planteará la
propuesta que se sobre la problemática.

Se realiza conclusiones y recomendaciones para el tema de investigación.

8
CAPÍTULO I

9
1.1 Título del tema

Creación de una base de datos en Microsoft Excel para registros y ubicación de documentos
en el área de legalización en la dirección departamental de educación.

1.ANTECEDENTES

La Educación en Bolivia, ha sufrido una serie de transformaciones en los últimos tiempos, a

través de la implementación de diferentes programas y proyectos impulsados por el Gobierno
Central, aspectos que permitieron brindar mayores oportunidades a los niños y jóvenes.

Bolivia, desde la promulgación de la Ley de Educación No. 070"Avelino Siñani-Elizardo

Pérez", desarrolla un proceso de Revolución Educativa con la Implementación característica
de este proceso es el permanente diálogo y la construcción de propuestas con las instituciones
y organizaciones educativas y sociales del sector.
Producto de ello, hasta el presente se han realizado cuatro Encuentros Pedagógicos
Plurinacionales que sentaron las bases para definir políticas y estrategias nacionales orientadas
a la concreción y consolidación del modelo.

En el marco de estos antecedentes, y retomando los acuerdos asumidos en la presente gestión

con las Organizaciones Sociales, entre ellas, la Confederación Nacional de Maestros de
Educación Rural de Bolivia, Confederación de Trabajadores de Educación Urbana de Bolivia,
Junta Nacional de Padres de Familia, Consejo Nacional Comunitario de los Consejos
Educativos de Pueblos Originarios, Confederación de Estudiantes en Formación de Maestros
de Bolivia, Confederación de Estudiantes de Secundaria de Bolivia y otros actores, el
Ministerio de Educación, con el propósito de avanzar en la universalización del Modelo
Educativo Sociocomunitario Productivo.

DIAGNÓSTICO
BREVE EXPLICACIÓN DEL TEMA

10
Esta nueva educación acompaña al proceso de transformaciones estructurales que vive el país,
cuyo objetivo principal es el “Vivir Bien”. Este Modelo Educativo Socio Comunitario
Productivo rompe totalmente con todos los parámetros de la educación existentes en años
pasados que estaban basados en la Ley 1565 de carácter colonial e imperial, con la nueva Ley
070 la educación tiene un enfoque inclusivo, descolonizador que busca una relación entre el
ser, saber, hacer y decidir. Las unidades de archivo de la dirección departamental cumplen con
la función del resguardo de toda la documentación general de la institución en la cual es
correspondiente a la unidad de asuntos administrativos.

DATOS REFERENCIALES
DEPARTAMENTO : SANTA CRUZ
PROVINCIA : ANDRES IBAÑEZ
DIRECCIÓN DEPARTAMENTAL S.C
DISTRITO MUNICIPAL : No.- 12
UNIDAD DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS UAA
TELÉFONO : 33120844
NIT. :174970028
DIRECCIÓN : CALLE LA PAZ N° 766

SITUACIÓN ACTUAL
La Dirección Departamental de Educación cuenta con seis unidades en la cual cuatros
cuentan con área de legalizaciones de documentos de colegio instituto y homologaciones del
exterior y diplomas de bachiller las cuales no cuentan con oficinas propias para su archivo
correspondiente de sus documentos por lo cual dificulta la búsqueda rápida del documento
solicitados en su momento.

MISIÓN
La Dirección Departamental de Educación tiene como misión fundamental la administración
de la educación pública y el control de la privada, en el ámbito de su jurisdicción territorial.
11
Además de promover el mejoramiento de la educación en el departamento de Santa Cruz, para
mejorar continuamente los índices de desarrollo humano, mediante la ejecución de proyectos,
programas educativos y sociales con la coordinación del Ministerio de Educación, las 53
Direcciones Distritales de Educación, Gobierno Autónomo Departamental, Gobiernos
Municipales del Departamento, e Instituciones comprometidas con la Educación.

VISIÓN
La Dirección Departamental de Educación tiene como visión para el año 2020, lograr
ciudadanos (as) educados (as) integralmente articulando la educación científica, humanística
técnica y tecnológica, desarrollando saberes y conocimientos científicos, técnicos deporte,
óptimamente preparados para seguir estudios superiores, de acuerdo con los requerimientos
del departamento y el país.

Cumplir y hacer cumplir las políticas y normas que en materia de educación establezca el
Ministerio de Educación, así como las emitidas por la administración departamental en el
ámbito de su competencia.

ORGANIGRAMA

12
ANÁLISIS FODA

FORTALEZAS OPORTUNIDADES

13
 ● Manejo fácil del sistema operativo ● Manejo de sistema mediante red.
de recepción. ● Manejo Adecuado de
● Conocimiento de los trámites y Documentación y Archivo.
requisitos general. ● Controlar el procesamiento de
recepción mediante sistema los
documentos para legalizar.

DEBILIDADES AMENAZAS

● Espacio reducido para la ● La falta de resguardo de la

organización de documentos de documentación de parte de la
recepción y archivo. dirección departamental.
● Conservación de documentos ● Falta de credibilidad por parte de los
innecesarios por la vigencia del usuarios.
documento como ser copias. ● Presión de los usuarios para la
● Espacio inadecuado para atender a entrega de documentos.
los usuarios.
● Retraso o pérdida de tiempo en la
búsqueda de documentos.

JUSTIFICACIÓN
Este trabajo de investigación tiene como propuesta una base de datos en Microsoft Excel para
registros y ubicación de documentos en el área de legalización en la dirección departamental
de educación para poder brindar mejor atención al usuario con respecto a los registros de cada
estudiante.

JUSTIFICACIÓN SOCIAL

La Dirección Departamental de Santa Cruz debe mejorar en el registro de la actividad con el

fin de poder analizar con más detalle. Se espera que el análisis más exhaustivo de la actividad
permita facilitar la toma de decisiones estratégicas futuras.

14
Es necesario detener la decadencia de la sociedad, somos seres humanos que tenemos derecho
a vivir plenamente y el estado tiene el deber de proporcionar todos los medios necesarios para
lograr que el ciudadano boliviano lleve una vida digna con acceso a la educación libre.

JUSTIFICACIÓN PERSONAL

No es justo que los ciudadanos hagan largas filas para ser atendido, más de 300 usuarios
ingresan a diario. En ocasiones los podemos observar de pie en el patio son condiciones que
simplemente no son correctas, esta es la razón que propongo una base de datos que sea
accesible y rápida para la ubicación del documento implementando equipos de computación
ya que son escasos.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.

La mayor parte de las instituciones en el área de archivo, no pueden tener una organización de
documentos óptima por las siguientes razones:

CAUSAS

⮚ No cuentan con un espacio adecuado y amplio para el resguardo de la documentación.

⮚ Falta de máquinas y sistema para registro óptimo de cada documento.
⮚ Desconocen nuevas maneras de organización por falta de ideas y organizadores-
estantes.
⮚ Excesivo manejo de documentación.

CONSECUENCIAS

⮚ Extravío de documentación
⮚ Falta de organización
⮚ Descuido en la cronología de los archivos
⮚ Molestia en los usuarios.

FORMULACIÓN DEL PROBLEMA.

De acuerdo a los inconvenientes presentados en las diferentes áreas consideramos
implementar nuevas formas de archivar todos los documentos que ingresan a diario y así tener
un diseño de planilla Excel para registros de archivos en el sistema como también en físico.

15
Facilitará al usuario para su respectiva verificación mediante la página.

¿Será factible la creación de una planilla en Microsoft Excel para facilitar la búsqueda
de documentación recepción y despacho para así facilitar al usuario y mejorar la
atención?

ÁRBOL DE PROBLEMAS

PÉRDIDA DE TIEMPO EN LA BUSQUEDA DE

TENSIÓN DE LOS USUARIOS
DOCUMENTOS.

DESORGANIZACIÓN
DE DOCUMENTOS.

ESPACIOS REDUCIDOS PARA LA

EXCESIVO MANEJO DE DOCUMENTACIÓN
ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS.

DELIMITACIÓN

DELIMITACIÓN GEOGRÁFICA

16
El presente trabajo se efectuará en la ciudad de Santa Cruz dentro de las instalaciones
de la Dirección Departamental de Educación en la diferentes áreas y subdirecciones
ubicado en la calle la paz N° 766.

DELIMITACIÓN TEMÁTICA.

El presente trabajo es realizado en función a toda el área de legalización y recepción

de todo tipo de documento en general. Ya sea para manejar registro de trámites o
historiales de todos los estudiantes de la ciudad de Santa Cruz.

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL
Crear una base de datos en Microsoft Excel para el registro y control de los documentos
recibidos y despachados en el área de legalización en la Dirección Departamental de
Educación.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS
● Realizar un diagnóstico de la documentación que maneja en el área de legalización.

● Organizar físicamente a través del método de sistema numérico para mantener el orden
de los documentos que ingresa en el área jurídica – educación Superior – área de
diplomas.

● Elaborar una base de datos en Microsoft Excel, para que la secretaria verifique y haga
seguimiento a su trámite.

ENFOQUE METODOLÓGICO

Cualitativo
De acuerdo al análisis realizado mediante el trabajo de investigación se pudo determinar las
necesidades de la gente y los usuarios que ingresan a diario.

17
 ⮚ La investigación se realizó en tres fases; la primera compuesta por el sustento teórico,
conceptos básicos y las ventajas y desventajas del manejo de la tecnología sobre
métodos de recepción en archivos y documentación.
⮚ La segunda parte fue la de diseñar un programa para el área de legalización y oficinas
de archivos para manejar un control mediante la página web y sistema habilitado.

TIPOS DE INVESTIGACIÓN
DESCRIPTIVO

Este estudio se realizará un análisis general y se aplicará las técnicas de investigación a la

institución pública para poder determinar los factores que actualmente afectan a la misma
diariamente.

TÉCNICAS DE INVESTIGACIÓN
Entrevista
Se realizará una entrevista por medio de preguntas previamente establecidas para conocer la
percepción sobre la atención percibida, el cual estará dirigido a los usuarios, requiriendo
información sin ninguna restricción por cualidad o características de la percepción sobre la
atención en el área de legalización.

FUENTES DE INVESTIGACIÓN
Fuentes primarias
La recopilación de información primaria fue apoyada por un cuestionario a través de
entrevistas a los Licenciados.
Fuentes secundarios
La recopilación de información original elaborada, recolectada por medio de libros, revistas,
publicaciones y sitios webs disponibles

ENTREVISTA A LA LICENCIADA SONIA GUZMÁN ZEBALLOS

1.1. ¿Qué inconvenientes tiene al realizar su trabajo? ¿porque?

La demora, porque pierdo mucho tiempo buscando los códigos de los usuarios en los
libros, entonces recibo quejas a diario de los usuarios.

18
1.2. ¿Le gustaría que se implementará algún sistema para evitar demoras?

SÍ NO

1.3. ¿su asistente utiliza algún sistema de archivo? ¿cual?

SÍ NO
Solo utiliza libro, transcribe manualmente.

1.4. ¿será factible manejar una aplicación de archivos en digital?

SÍ NO

1.5. ¿Ud. estaría de acuerdo en aplicar un sistema?

SÍ NO

1.6. ¿Qué sistema de archivo utiliza su asistente?

a) Alfabético
b) Numérico
c) Alfanumérico
d) Geográfico
e) Cronológico

ENTREVISTA AL LICENCIADO JHONNY MONTAÑO

1.1. ¿Ud. está de acuerdo manejar un sistema digital?

SÍ NO

19
 1.2. ¿Ud. considera que es importante que la asistente maneje un sistema digital? ¿porqué?

SÍ NO

Porque a la hora de entregar documentos ella tiene que buscar el código en el libro entonces
pierde tiempo y a la vez tiene que transcribir los documentos que ingresan a diario
ordenadamente.

1.3. ¿Domina datos externos en servicio de Excel?

a) SÍ b) No c) No mucho

DIARIO DE CAMPO

El diario de campo en la investigación será utilizado como un instrumento para registrar

aquellos hechos que son susceptibles de ser interpretados en la D.D.E., en específico en el área
de legalización. En este sentido, el diario de campo es una herramienta que per mite
sistematizar las experiencias para luego analizar los resultados.

DIARIO DE CAMPO

20
ESTUDIANTE: BIANCA LIMACHI LIJERÓN

FECHA: 18 DE MARZO DE 2020

LUGAR: DIRECCIÓN DEPARTAMENTAL DE EDUCACIÓN

DESCRIPCIÓN ANÁLISIS

En la tarde a horas 13:30 pm ingreso a mis El tiempo que he trabajado en el área de

pasantías en el área de legalización y cada día legalización he notado la espera de las personas
puedo observar la cantidad de personas que y no todas llegan a ingresar su documento,
ingresan a diario sus documentos para diferentes debido a la falta de equipos de computación y la
trámites como ser: legalización de títulos lentitud que se genera al buscar en el
profesionales, institutos, universidad, título de cuadernillo historial de los documentos
bachiller y otros. ingresados, por esa razón propongo que se cree
una planilla en Microsoft Excel, que ingresando
A la vez se transcribe detalladamente en un
el código salga su historial del documento
libro manual cada documento que ingresa a
ingresado y así la búsqueda sea rápida y eficaz
diario y también se hace la entrega respectiva de
para el despacho.
documentos ya legalizados, llegados de La Paz ,
se hace entrega personal, es recogido y firmado
en el mismo libro manual por la persona autor
del documento.

21
CAPÍTULO II

22
CAPÍTULO 2
MARCO TEÓRICO

DOCUMENTO
El estudio del documento tiene un interés primordial en la Archivística, pues es el
componente básico alrededor del cual giran todas las funciones de un archivo, tales como la
identificación, la valoración, la selección, la custodia preservación y restauración, la
organización, la descripción, la comunicación y la difusión. Al mismo tiempo, es el objeto
sobre el que el archivero realiza sus actividades profesionales, pues sin documentos no hay
archivo ni archivero. El archivero estudia el documento para adquirir información que le
permita llevar a cabo sus actividades. El análisis de los caracteres externos e internos de los
documentos es indispensable para identificar las series, para llevar los documentos a los
expedientes de origen, para comprender la relación existente entre los documentos
referentes a un mismo procedimiento conservados en series distintas (peticiones,
sentencias, procesos), actividad propia de la clasificación y de la ordenación. Asimismo,
para describir los archivos y realizar correctamente los inventarios es necesario conocer la
tipología de los documentos, que unas veces se explica en relación a la naturaleza jurídica
del acto (tipología jurídica) y otras en relación al tipo diplomático (carta, testamento,
sentencia, apunte). Interesa conocer, también, el proceso de producción, de acuerdo con la
normativa vigente en la data del documento, si se trata de documentos públicos, y muy
interesante es verificar la aplicación de la normativa de los diversos organismos, comprobar
si eventualmente se adoptó una práctica diversa de aquellas normas, identificando los
elementos que permiten comprender el camino de la práctica burocrática. Para poder
informar, que es uno de los fines últimos de un archivo, tanto de una masa grande como
pequeña de documentos, es preciso saber qué son los documentos, cómo se producen, con
qué fines nacieron, qué autoridad los tramitó, qué norma regulaba su procedimiento, qué
contenido tienen y que conexión les une con otros documentos de la misma institución.

Conservación de documentos duplicados

23
Esto implica gran acumulación de papeles y ficheros innecesarios como suele pasar con las
copias para tareas transitorias realizadas por otras personas o departamentos de los que no
ha partido el original. La excusa de la posible utilización del documento en un futuro no
siempre ocurre ya que muchas de estas copias acaban en la basura. De hecho, el número de
copias duplicadas puede llegar a suponer un porcentaje significativo del total de hojas
almacenadas.
El tiempo que perdemos buscando documentos
La búsqueda de documentos es, en ocasiones, una tarea ardua. No en vano,
aproximadamente la mitad de la jornada laboral de un trabajador medio transcurre
precisamente tratando de encontrar la información que necesita en su día a día, según datos
de la consultora.
Y es que, miles de documentos procedentes de multitud de canales (email, fax, correo
ordinario...) entran cada día en las diversas compañías españolas que componen el tejido
empresarial de nuestro país. La entrada de estos archivos, que deben ser procesados de
distintas maneras (impresos, eliminados, archivados...) en función de varias pautas, puede
llegar a ser agobiante, sobre todo para las pymes.
https://www.eleconomista.es/firmas/noticias/6773423/06/15/tiempo-perdido-buscando-
documentos.html
ARCHIVO
El término archivo (latín archīvum) se usa comúnmente para designar a un conjunto
ordenado de documentos. Es el conjunto de documentos e información de toda especie,
ordenada de manera racional y adecuadamente registrada y conservada, con el fin de
divulgar o prestar información. No obstante, "archivo" es una palabra polisémica que se
refiere a:
● El fondo documental, como conjunto de documentos producidos o recibidos por una
persona física o jurídica en el ejercicio de sus actividades.
● El lugar donde se custodia dicho fondo o acervo documental.
● La institución o servicio responsable de la custodia y tratamiento archivístico del
fondo.
La archivística es la ciencia que se ocupa de las técnicas aplicadas a los archivos.

24
Los archivos tienen por función ser fuentes para la historia y la memoria, y garantizar el
ejercicio de derechos.
https://es.wikipedia.org/wiki/Archivo_de_documentos
Microsoft Excel
En una hoja de cálculo desarrollada por Microsoft para Windows, macOS, Android e iOS.
Cuenta con cálculo, gráficas, tablas calculares y un lenguaje de programación macro
llamado Visual Basic para aplicaciones. Ha sido una hoja de cálculo muy aplicada para
estas plataformas, especialmente desde la versión 5 en 1993, y ha reemplazado a Lotus 1-2-
3 como el estándar de la industria para las hojas de cálculo. Excel forma parte de la suite de
software Microsoft Office.
A principios de 1993 Excel se convirtió en el objetivo de una demanda por otra empresa
que ya tenía a la venta un paquete de software llamado "Excel" en el sector financiero ya
que era un producto muy competitivo en el mercado.
Desde 1993, Excel ha incluido Visual Basic para Aplicaciones (VBA), un lenguaje de
programación basado en Visual Basic, que añade la capacidad para automatizar tareas en
Excel y para proporcionar funciones definidas por el usuario para su uso en las hojas de
trabajo. VBA es una poderosa anexión a la aplicación que, en versiones posteriores, incluye
un completo entorno de desarrollo integrado (IDE) conocido también como Editor de VBA.
La grabación de macros puede producir código (VBA) para repetir las acciones del usuario,
lo que permite la automatización de simples tareas. VBA permite la creación de formularios
y controles en la hoja de trabajo para comunicarse con el usuario. Admite el uso del
lenguaje (pero no la creación) de las DLL de ActiveX (COM); versiones posteriores
añadieron soporte para los módulos de clase permitiendo el uso de técnicas de
programación básicas orientadas a objetos.
Aplicación
Excel permite a los usuarios elaborar tablas y formatos que incluyan cálculos matemáticos
mediante fórmulas; las cuales pueden usar “operadores matemáticos” como
son: + (suma), - (resta), * (multiplicación), / (división), ^ (potenciación), > (mayor), <
(menor), %(porcentaje), >=(mayor o igual que), <=(menor o igual que); además de poder
utilizar elementos denominados “funciones” (especie de fórmulas, pre-configuradas) como
por ejemplo: Suma, Promedio, Buscar, etc. 

25
 https://es.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Excel
Microsoft Visual Basic

El lenguaje de programación Visual Basic es uno de los lenguajes de programación que

utiliza una interfaz visual es decir que nos permite programar en un entorno gráfico, nos
permite realizar un gran número de tareas sin escribir código, simplemente realizando
operaciones con el ratón sobre la pantalla de la computadora.

Este lenguaje de programación es uno de los que más interés despiertan entre los
programadores. Porque este lenguaje de programación, el Visual Basic, le facilita la
realización de tareas complejas en poco tiempo y a los que están comenzado a programar
con Visual Basic ven como son capaces de realizar pequeños programas al poco tiempo de
haber comenzado a estudiar este lenguaje de programación.

El Visual Basic es un lenguaje de programación que proviene del BASIC. La primera

versión de este lenguaje de programación Visual Basic fue presentada en el año 1991. La
intención de este primer programa era simplificar la programación utilizando un entorno de
trabajo claro que permitiera crear interfaces gráficas facilitando así la programación.

Las sintaxis que utiliza este lenguaje de programación proviene del conocido BASIC, pero
completada con comandos y códigos de otros lenguajes más modernos. Este lenguaje de
programación Visual Basic tiene un apartado dedicado a la Programación Orientada a
Objetos.

Es un lenguaje muy apropiado para el manejo de bases de datos. Muchas empresas lo

utilizan para la gestión de sus bases de datos porque su utilización es sencilla y abundan los
programadores de este lenguaje.

De este lenguaje de programación han surgidos algunos derivados como: El VBScript es un

lenguaje predeterminado para el Active Server Pages (ASP) que es un lenguaje de
programación web. O el Visual Basic.NET que es un lenguaje de similares características a
las del C#.

https://docs.microsoft.com/es-es/dotnet/visual-basic/

Base de datos

26
Una base de datos es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y
almacenados sistemáticamente para su posterior uso. En este sentido; una biblioteca puede
considerarse una base de datos compuesta en su mayoría por documentos y textos impresos
en papel e indexados para su consulta. Actualmente, y debido al desarrollo tecnológico de
campos como la informática y la electrónica, la mayoría de las bases de datos están en
formato digital, siendo este un componente electrónico, por tanto se ha desarrollado y se
ofrece un amplio rango de soluciones al problema del almacenamiento de datos.

Hay programas denominados sistemas gestores de bases de datos, abreviado SGBD (del

inglés Database Management System o DBMS), que permiten almacenar y posteriormente
acceder a los datos de forma rápida y estructurada. Las propiedades de estos DBMS, así
como su utilización y administración, se estudian dentro del ámbito de la informática.

Las aplicaciones más usuales son para la gestión de empresas e instituciones públicas;
También son ampliamente utilizadas en entornos científicos con el objeto de almacenar la
información experimental.

https://es.wikipedia.org/wiki/Base_de_datos

¿Cuál es la diferencia entre una base de datos y una hoja de cálculo?

Las bases de datos y las hojas de cálculo (como Microsoft Excel) son dos formas
convenientes de almacenar información. Las principales diferencias entre las dos son:

● Cómo se almacenan y manipulan los datos

● Quién puede acceder a los datos

● Cuántos datos se pueden almacenar

Las hojas de cálculo se diseñaron originalmente para un usuario, y sus características lo

reflejan. Son muy buenas para un solo usuario o un pequeño número de usuarios que no
necesitan manipular una gran cantidad de datos complicados. Las bases de datos, por otro
lado, están diseñadas para contener colecciones mucho más grandes de información
organizada, cantidades masivas en ocasiones. Las bases de datos permiten a múltiples
usuarios al mismo tiempo acceder y consultar los datos de forma rápida y segura utilizando
una lógica y un lenguaje altamente complejos.

27
https://www.oracle.com/mx/database/what-is-database/

Aplicación de base de datos

Una aplicación de base de datos es un programa de ordenador cuyo propósito es insertar y

consultar información de una base de datos. Algunos ejemplos de las primeras aplicaciones
de este tipo son los sistemas de contabilidad o de reserva de aerolíneas, como SABRE,
cuyo desarrollo comenzó en 1957.

Algunas de las aplicaciones de base de datos más complejas continúan siendo los sistemas
de contabilidad, por ejemplo SAP, que puede contener miles de tablas en un solo módulo. 3
Muchas de las aplicaciones utilizadas hoy en día son aplicaciones de base de datos, por
ejemplo, Facebook, implementado mediante MySQL.4

La etimología de la frase "aplicación de base de datos" proviene de la práctica de dividir el

software de un ordenador en programas de sistemas (el sistema operativo, compiladores, el
sistema de ficheros y herramientas como el sistema de gestión de bases de datos) y
programas de aplicación (como un procesador de control nóminas). En un PC estándar, con
un sistema operativo Windows, por ejemplo, el sistema operativo contiene todos los
programas de sistema, mientras que los juegos, los procesadores de texto, los programas de
edición de imágenes, son considerados programas de aplicación. Como "aplicación" es la
abreviatura de "programa de aplicación", "aplicación de base de datos" es la abreviatura de
"programa de aplicación de base de datos".No todos los programas que utilizan bases de
datos son considerados "aplicación de base de datos". Por ejemplo, muchos experimentos
físicos, por ejemplo, el Gran colisionador de hadrones, generan conjuntos de datos que son
analizados por programas. Los conjuntos de datos constituyen una "base de datos", pese a
no ser gestionados por un sistema estándar de bases de datos relacional 5 Los conjuntos de
dato constituyen una "base de datos", aunque no son típicamente dirigidos con una
administración de base de datos relacional estándar. Los programas de ordenador que
analizan los datos son desarrollados para dar respuestas a determinadas hipótesis, no para
insertar información en la base de datos, por ello estos no serían considerados "aplicaciones
de base de datos".

https://es.wikipedia.org/wiki/Aplicaci%C3%B3n_de_base_de_datos

Trámites
28
Un trámite se define como cualquier solicitud o entrega de información que las personas
físicas o morales del sector privado hacen ante una dependencia u organismo
descentralizado, ya sea para cumplir una obligación, obtener un beneficio o servicio o, en
general, a fin de que se emita una resolución, así como cualquier documento que dichas
personas estén obligadas a conservar.

No se consideran como trámites los requerimientos de información de la autoridad para

vigilar o inspeccionar en las materias de su competencia, sin que exista una solicitud por
parte de los ciudadanos. Asimismo, tampoco se consideran trámites las comunicaciones
entre autoridades.

Existen cinco tipos de trámites diferentes:

● Son de naturaleza obligatoria los que por mandato de una disposición jurídica, el
particular debe presentar ante una dependencia como condición necesaria para
realizar una actividad determinada.
● Son de beneficio los que el particular tiene que realizar para obtener un beneficio
específico.
● Son de conservación los que obligan al particular a conservar información.
● Son de procedimiento aquellos a través de los cuales el particular pretende dirimir
una controversia.
● Son de consulta aquellos en los que el particular requiere cierta información de la
dependencia o entidad.

Fuente: Cofemer

https://www.gob.mx/epn/articulos/que-es-un-tramite

SISTEMAS DE ORDENACIÓN
Teniendo en cuenta que la ordenación debe hacerse a partir de las series documentales,
para efectuar tales propósitos, en los archivos se utilizan varios sistemas de ordenación que
materializan la idea de secuencia: Numéricos (simples y cronológicos), alfabéticos
(onomásticos, toponímicos y temáticos) y los mixtos o alfanuméricos. Sin embargo, es

29
importante advertir que el sistema de ordenación se subordina a las características de cada
serie.
Alfanuméricos

Si bien estos sistemas de ordenación son fáciles de comprender, su aplicación no ha sido

del todo adecuada, pues algunos se han aplicado indiscriminadamente a agrupaciones
documentales grandes (de fondo o sección) y no a series documentales, igualmente se ha
aplicado el mismo sistema de ordenación a todas las series sin observar las características
propias de cada una de ellas. Resulta, pues, incorrecto ordenar cronológicamente todos los
documentos de un archivo o todos los documentos de una misma unidad administrativa,
pues se corre el riesgo de perder no solo toda la clasificación sino, además, la secuencia del
trámite original.
Sistemas de ordenación numéricos
Ordinal
Este sistema de ordenación -quizás el más fácil de realizar- consiste en disponer los
documentos en forma consecutiva, progresivamente, obedeciendo a la numeración que los
identifica. Por ejemplo las Cuentas Internas de los usuarios de servicios públicos.
ENERGÍA ACUEDUCTO
Cuenta Interna No. 0464304-4 Cuenta Interna No. 00927825
Cuenta Interna No. 0464306-4 Cuenta Interna No. 00927824
Cuenta Interna No. 0464305-4 Cuenta Interna No. 00927826

Cronológico
Este sistema de ordenación consiste en colocar un documento detrás del otro en forma
secuencial de acuerdo con la fecha en que la documentación ha sido tramitada, teniendo en
cuenta en primer lugar el año, seguido del mes y al final el día. Las unidades documentales
simples con ordenación cronológica se presentan en las series, Consecutivo de
Correspondencia Despachada cuya ordenación puede ejemplificarse así:
• 2002, 02, 28
• 2002, 03, 01
• 2002, 03, 02
• 2002, 03, 03
Como se verá más adelante la ordenación cronológica es fundamental para ordenar el
expediente.
Sistemas de ordenación alfabéticos
30
 Consiste en la ordenación de los documentos por las letras del alfabeto (A – Z) y puede
ser: Onomástico La ordenación alfabética-onomástica se utiliza para series documentales
compuestas por expedientes que permanecen abiertos por lapsos grandes de tiempo, por
ejemplo, las Historias Laborales, las Historias Clínicas, los Expedientes Académicos de
Alumnos. Es ideal para archivos de gestión pequeños en el que su crecimiento no es muy
alto y facilita la consulta. En este sistema se debe tener en cuenta el siguiente orden: primer
apellido, segundo apellido y el nombre al final. Por ejemplo:
• ACOSTA LÓPEZ, Andrés
• CASCANTE PÉREZ, José
• CHAPARRO MEJIA, María
• ECHEVERRI ARANGO, Pedro
• LOPEZ GOMEZ, Javier
• MARTÍNEZ, José
• VILLAMIZAR ROJAS, Manuel
Toponímico (o alfabético-geográfico)

Se ordena la serie documental alfabéticamente por nombres de lugares. Este tipo de

ordenación puede basarse en el país, el departamento, el municipio, la localidad, el barrio,
etc. Siempre teniendo en cuenta el criterio que más se ajuste a la documentación y a las
necesidades administrativas. Por ejemplo: Se ordenará por nombres de los departamentos
las unidades de conservación que contienen los expedientes de la serie “asistencia técnica”
que presta el Ministerio del Interior y de Justicia a las Gobernaciones. • Amazonas • Arauca
• Boyacá • Cauca • Cesar
• Guajira
• Putumayo
• Valle del Cauca

Temático

Se ordenan las series y subseries documentales por el asunto o tema de su contenido. Por
ejemplo:
• Estadísticas
• Informes
• Informes a organismos de control

31
• Informes de gestión
• Informes estadísticos
• Órdenes de Pago
Sistemas de ordenación mixtos Alfanumérico

Se ordena la serie documental utilizando a la vez orden alfabético y numérico cronológico.

En este sistema de ordenación, los datos que se cruzan no serán separables, siempre estarán
asociados. Por ejemplo los Contratos de Prestación de servicios cuya ordenación se basa en
el año de celebración del contrato y el nombre del contratista, así:

• 2000 MARTINEZ DURAN, Jorge

• 2001 MONROY LOPEZ, Susana
• 2001 TORRES GODOY, Guillermo
También se puede ordenar de forma mixta (numérica por documento de identificación y
alfabética por el nombre). Se utiliza para facilitar el acceso a series documentales de gran
volumen y tienen que ver con expedientes de personas en entidades con un número elevado
de empleados o entidades que prestan servicios a números elevados de usuarios, como
Historias Clínicas y Expedientes Académicos de Alumnos.
• 12423345 ALVARADO PÉREZ, Norberto
• 24125767 GÓMEZ LÒPEZ, Juan
• 24345678 ACOSTA ROJAS, Luis Mario
• 41234098 LARA ROA, Flor Alba
Este sistema se puede utilizar en la ordenación de las series de una dependencia cuando
están representadas con las letras del alfabeto que identifican a la oficina productora,
seguido de los dígitos de series y subseries. Por ejemplo: en la oficina de Secretaría
General:

• SG-01 Actas
• SG-01-01 Actas Consejo Directivo
• SG-02 Acuerdos
• SG-04
Informes De esta manera se evidencia la ordenación por oficina como la propia serie,
permitiendo ubicar físicamente por procedencia y por series documentales.

32
Ordinal Cronológico

Aplica este sistema de ordenación también a series documentales cuyas unidades

documentales son numéricas simples y a la vez cronológicas (Resoluciones, Acuerdos y
Decretos), las cuales se controlan en primer lugar por el número de la unidad documental y
después por el cronológico, así:
• 0001 2002, 01, 31
• 0002 2002, 01, 31
• 0003 2002, 02, 02
• 0004 2002, 03, 04
https://www.archivogeneral.gov.co/caja_de_herramientas/docs/5.%20organizacion/
DOCUMENTOS%20TECNICOS/CARTILLA%20DE%20ORDENACION
%20DOCUMENTAL.pdf

33
 CAPÍTULO III

CAPÍTULO 3

PROPUESTA DE INNOVACIÓN
Objetivo de la Propuesta

34
Crear una base de datos en Microsoft Excel para el registro, control y ubicación de
documentos en formato digital y en físico para facilitar documentos recibidos y
despachados en el área de legalización en la Dirección Departamental de Educación.

Plan Operativo de la Propuesta

Misión
Ser una institución enfocada a cubrir las necesidades y expectativas de los usuarios a través
de los servicios de declaración jurada para servidores públicos y proporcionando solvencia
fiscal para toda persona natural o jurídica que quiera adjudicarse un contrato o ser
contratado por parte del estado plurinacional de Bolivia, el cual es proporcionados por el
personal con actitud de servicio, con mejora continúan y liderazgo, partiendo de nuestras
valores, principios de ética y profesionalismo.
Visión
Ser una institución pública en prestar servicio de excelencia a los usuarios a nivel nacional
con calidez, con eficiencia y eficacia.
Valores
● Integridad
● Compromiso
● Innovación
● Proactividad
● Profesionalismo
● Respeto

Etapas de la propuesta
Etapa 1
Realizar un diagnóstico de la documentación que maneja en el área de legalización.
Se realizó una visita para observar el manejo de documentos en el área de legalización y
aquí podemos ver la fila de las personas y el desorden de los documentos, de esta manera se
pudo detectar el deterioro de los documentos.

35
Una vez detectado el problema se organizará los documentos de los estudiantes,
universidades privadas, institutos, diploma de bachiller de forma numérica para legalizar.
Asimismo, tener un mejor control y ubicación de los documentos.
PASO 1
Los estantes se usaron para acomodar todos los documentos que llegan desde La Paz en
orden numérico para entregar al usuario, sin daño alguno.

Etapa 2
En la segunda etapa transcribo ordenadamente todos los documentos de acuerdo a su
llegada de forma numérica, se le asigna a cada documento un código para que la búsqueda
sea más rápida y accesible. (Diplomas de bachiller, universidades privadas, institutos, que
son documentos ya legalizados llegados de La Paz).

36
ETAPA 3
Una vez organizado todos los documentos manualmente, se pasa a digitalizar y para ello
necesitaremos de una computadora para poder crear, se transcribirá de acuerdo al orden que
entran los documentos con el fin de localizar, tener un control y ubicación más rápida del
documento, esto se hará en una base de datos en Microsoft Excel:
PASO 1:

37
creamos la base de datos en Microsoft Excel ( Visual Basic)
PASO 2:
Creamos el registro de usuarios para la búsqueda.
Empezamos por (código, nombres y apellidos C.I., documentos, original copias, teléfono),
para el registro.

PASO 3
Una vez creado nuestro cuadro de registros en Microsoft empezamos a registrar todos los
documentos que ya ingresaron ordenadamente de acuerdo al código asignado y guardamos.
PASO 4
Una vez guardado todos los datos, el cuadro de Microsoft Visual Basic, que se encuentra en
Microsoft Excel, nos ayudará a encontrar el documento que buscamos ingresando solo el
código que se le asignó a cada usuario.
38
DAR A CONOCER EL TIPO DE DOCUMENTO QUE VA A LEGALIZAR

Presupuesto

T
otal
N° Material Cantidad Precio unitario
BS

Computadora de escritorio Bs.

39
 1 1 Bs. 5000 5000

Tinta para la impresora 2 cartuchos Bs. 90 Bs.

180
2

Servicio de internet 12 mes Bs. 130 c/mes 1560

Impresora 1 Bs. 800 Bs.

800
4

Estantes 2 200 400

TOTAL Bs. 7940

CRONOGRAMA

40
 ACTIVIDADES
PERIODO 2021

N° Septi Novi
Mar May Agos embr Octu embr Dicie
zo Abril o Junio Julio to e bre e mbre
Anál
isis
inter
no
1
de la
inves
tigac
ión                    
Elec
ción
2
del
tema                    
Plant
eami
ento
3
del
probl
ema                    
Justif
4 icaci
ones                    
Anál
isis
5
FOD
A                    
Obje
6
tivos                    
Meto
dolo
gía
7 de
inves
tigac
ión                    
Capít
8
ulo I                    
9 Indic                    
e
tenta

41
 tivo
Marc
o
10
teóri
co                    
Capít
11 ulo
II                    
Pre
12 defe
nsa                    
Capít
13 ulo
III                    
Pres
14 upue
sto                    
Conc
15 lusio
nes                    
Anex
16
os                    
Pre-
17 defe
nsa                    
Defe
18 nsa
final                    

CONCLUSIONES
Toda organización está destinada a tener calidad en su servicio. Creando relaciones
duraderas con los usuarios, por ello es que se llevó a cabo crear una base de datos en
Microsoft Excel.
El propósito de esta investigación es ayudar y ahorrar el tiempo perdido en la ubicación del
documento brindando una atención a los usuarios con calidad y calidez en la Dirección
Departamental de Santa Cruz.
Para realizar esto, fue necesario hacer una investigación, parte del trabajo consistió en
realizar entrevistas a los licenciados dentro de la institución.
Mi propósito es brindar asistencia hacia los usuarios, esto conduce a un buen futuro para la
institución..

42
Por todo esto es importante escuchar a los licenciados para poder establecer una mejor
estrategia y trabajar los requerimientos o fallas del servicio;
● La situación actual dentro de la Dirección Departamental de Santa Cruz la función
que brinda el área de legalización es uno del inconveniente que presenta esta
organización, al mismo tiempo dificulta la búsqueda rápida del documento
solicitado en su momento, generando de esta manera una función pésima y malestar
en los usuarios.
● Otro factor importante es la carencia de agilidad y eficacia, generando acumulación
de personas dentro de la institución por la falta de rapidez en la entrega de
documentos. Esta carencia crea frustración por la demora.
● Los inconvenientes a la hora de recoger algún trámite son constantes, ya que se
pierde tiempo buscando lo transcrito manual.
Por todo esto es importante encontrar una solución y así evitar desorganización dentro de la
institución. Por eso es de vital importancia contar con una base de datos en Microsoft Excel
para registrar y ubicar los documentos con rapidez y así evitar demoras que frustran tanto al
personal como a los usuarios.

43
RECOMENDACIONES
Es indispensable que la Dirección Departamental de Santa Cruz tenga en cuenta que la
calidad en el servicio debe ser una estrategia permanente, la cual requiere el diseño
constante de una libreta de calificaciones, observando qué atributos pueden variar.
En cuanto a la estrategia, se requiere que el personal esté altamente capacitado para
manejar y entender datos externos en Servicios de Excel.

● Aplicar y dar funcionamiento a la base de datos, el mismo que será de mucho apoyo
y ayudará en el seguimiento y ubicación de los trámites.
● Para tener una información segura se recomienda realizar copias de seguridad cada
semana.
● Se debe de implementar los mobiliarios necesarios para el buen manejo de archivos.
● Se debe tener en orden, identificado cada uno de los estantes, para la ubicación
rápida de los documentos.
● Por la magnitud de la información y documentación que se maneja, se recomienda
que un técnico con conocimientos sólidos sobre base de datos haga el respectivo
seguimiento y mantenimiento a los equipos e impresora.

44
OBSERVACIONES DEL JURADO: LIC. MARÍA CRISTINA CLAURE SOLIZ
● PARA LA DEFENSA TIENE QUE MOSTRAR SU BASE EN EXCEL
CON MÁS DATOS Y DEMOSTRAR AL JURADO QUE USTED SABE
MANEJAR LA BASE DE DATOS
● TAMBIÉN QUE TIPO DE DOCUMENTOS VA A COLOCAR EN SU
BASE DE DATOS

45
46
47