Tema 1: El Archivo y la Archivística

1. Consideraciones previas de la archivística

No existe una monografía que recopile la archivística en su totalidad. Sí se puede encontrar la
historia de algún fondo o archivo, de alguna región, e incluso raramente de un país. Por ello es aún
más importarte la colaboración para investigar sobre algún archivo. La cronología de los archivos se
remonta al IV milenio a.C., pero la Archivística como tal nace en el s.XIX (enorme brecha). El
punto de inflexión entre ambos puntos es la publicación en 1898 del Manual para la clasificación y
descripción de los archivos, obra de 3 archiveros holandeses (Müller, Feith y Fruin).

2. Periodización de la archivística
Dentro de la periodización de la archivística, Robert Henry Bautier la relaciona con la clásica
división cronológica de la historia y lo clasifica en: Archivos de Palacio (E.Antigua), Tesoros de
Cartas (E.Media), Arsenales de Autoridad (E.Moderna) y Laboratorios de Historia
(E.Contemporánea). Dos autores, Antonia Heredia (publica el primer manual español de
archivística) y J.R. Cruz Mundet, proponen que hay que tomar un hito puramente archivístico (la
promulgación del principio de procedencia, de 1898) y todo lo anterior llamarlo periodo pre-
archivístico y a todo lo posterior el periodo archivístico. Ellos a la E.Antigua la llaman de Archivos
de Palacios y Templos, la E.Media la Época de cartularios, y el Antiguo Régimen abarcará el siglo
XVI a comienzos del XIX. Luego en el periodo archivístico encontraremos la E.Contemporánea,
considerando a los Archivos como laboratorios de historia y abarcando desde el s.XIX hasta la
actualidad. Otros 2 autores, Elio Lodolini y Leopoldo Sandri, añaden el elemento del valor que la
sociedad puede darle a esa documentación. Hablan del Concepto Patrimonial de Archivo (que
abarca desde la Antigüedad al s.XVII, permite acceder a los archivos), de los archivos como fuentes
de Historia (siglo XVIII) y más tarde hablan del nacimiento de la ciencia archivística (s.XIX). Hay
otros dos autores menos conocidos, Eugenio Casanova y Brenneke, que nos hablarán del valor
jurídico de los documentos.

3. Concepto Patrimonial de Archivo y la Antigüedad

El Concepto Patrimonial de Archivo abarcará desde la Antigüedad hasta el s.XIX. La primera época
será la llamada de Archivos de Templos y Palacios, que llega hasta el 476 d.C., y existe un
desconocimiento de la organización de estos fondos debido a las excavaciones arqueológicas que
por su metodología no anotó cómo estaban organizados los documentos (el orden). Además los
soportes del momento, como tablillas de cera y papiro, eran muy débiles.
Veremos primero Mesopotamia, donde existían en esta época los archivos bancarios. Como
yacimientos más importantes tenemos los de Ugarit, Ebla y Mari, habrá otros conocidos (como el
de Nippur) pero nos detendremos en el de Ugarit. En este se descubrieron cantidad de tablillas en el
mismo orden en que fueron depositadas que se correspondía con una clasificación (diplomático,
financiero o administrativo). Estas ciudades tuvieron su apogeo en el III milenio a.C. y todas las
tablillas encontradas están en el orden en que se depositaron. Desde 1964 han sacado a la luz 16.500
tablillas escritas en cuneiforme. En Egipto tenemos las mismas características que en el periodo
anterior sobre el tema de las excavaciones, pero fue distinto lo que ocurrió en Grecia y Roma,
donde las fuentes arqueológicas y los historiadores clásicos aportan cantidad de noticias. El archivo
es un reflejo de la situación que se vive. En Grecia, por su sistema político, no existía un archivo
central pues cada polis contaba con su propio archivo. El edificio que lo custodiaba era el Archeion
(que era además sede de la magistratura, es decir, la administración de justicia). También se podían
conservar en templos, como el de Minerva. A finales del s.IVa.C. se recogen todos los documentos
en el Metroon (destinado a la diosa Rea y a Cibeles), donde se conservaban leyes, deliberaciones de
las asambleas, contabilidad... Hacia el año 150 a.C. se conservaría en el llamado Metroon
helenístico (ya con cuatro distintas salas y una dedicada a Rea). Es curioso que todos los
documentos ahí guardados se daban por verdaderos pero si se sacaban de ahí eran automáticamente
falsos (hay que tener en cuenta que en esta época nadie entraba a los archivos). En Roma el caso
será diferente, se caracteriza por el derecho romano que ponía por escrito todo lo consignado dando
valor al documento (las palabras vuelan, lo escrito permanece). Esa documentación que se conserva
en el Aerarium (Templo de Saturno) fundamentalmente refleja el poder de Roma. En el 78 a.C. se
establece el Tabularium (Capitolio) y cada capital de provincia tenía su propio archivo (su
tabularium) y se construyen en la época imperial los scrinia (tipos de archivos). Estos eran de dos
tipos: scrinia stataria (archivos fijos) y scrinia viatoria (archivos de gestión o adminsitrativos).
Tanto en Grecia como en Roma existían archivos privados (familiares, religiosos, económicos...)
junto con los públicos (de instituciones del Estado). De nuevo, la autenticidad documental estaba
condicionada a la conservación de la documentación en un archivo público (le daba valor legal). Por
ello se perseguía a quienes tomasen o cambiasen un documento. Esto cambiará en el s.XVII al
aparecer la diplomática.

4. La Edad Media y la Edad Moderna

La época de los cartularios y los registros se dará en la Edad Media, dura hasta 1492. Un cartulario
era la documentación que una institución recibía, la copiaba y al terminar de copiarla destruía el
original. Esto entraña el problema de que al transcribirlo los escribanos pudieran falsificar o
transformar lo que ponía en el documento original. A eso pone fin Alfonso X, que copia los
documentos en su registro (esos son los que tienen valor) y no se apoya en los cartularios. Para
tratar con los documentos que se habían producido antes de ellos, se pone una “cláusula” en la que
si se demuestra que el documento es falso (o que no consta en el registro) invalida lo relativo a él.
Con la caída del Imperio Romano decae el documento escrito (por los bárbaros que no tienen la
costumbre de dejarlo todo por escrito), la cultura se refugia en los Monasterios (los monjes copian
las obras del mundo clásico), desciende el nivel cultural, hay un proceso de ruralización y se
dispersan en pequeños núcleos rurales. Esta dispersión es lo que se denomina “proceso de
atomización de los Archivos”, también se ha llamado la E.Media los “siglos mudos de la historia”
por la escasez documental. Las causas de la desaparición de los documentos serán las persecuciones
religiosas, la derrogación legislativa, las guerras, el carácter itinerante de la corte, las destrucciones
involuntarias y el paso del tiempo (acaba con el papel). En las abadías de Saint Gall, Fulda, Lorsch,
Ratisbona y Passau se dieron cuenta de que se había producido una poda de archivos (se copiaban
falsificados en cartularios, por ellos se llaman los falsarios, y luego se destruían, de lo que se dieron
cuenta al olvidar algunos originales y compararlos). Hay cierta ambigüedad del concepto de archivo
en este momento, se les llama tesoro, scriptorium, biblioteca, reliquias, etc. En el caso de los
visigodos tenían el scrinium, considerado por parte de los monarcas, además de darles valores del
lugar más los propios del documento también constituían pruebas de derecho, se asimilan los
términos de documento y archivo con los de thesaurum o tesoros de cartas.
En el s.XIII llega la recepción del Derecho Romano y se impone, aparecen los registros como
control de la documentación (antes solo se imponían los cartularios). Los Archivos del Vaticano y
los de la Corona Aragón tienen las series, muy valioso pues tienen anotado todo lo que expidieron
año tras año sin lagunas. En esta época incrementan los documentos menos solemnes y su
simplificación de forma, nace el expediente administrativo (conjunto de actuaciones para resolver
un asunto determinado en el que intervienen varias personas u organismos), se confeccionan los
cartularios y los registros. Aparte de la documentación del monarca aparecen las escribanías
públicas y la documentación de justicia. A partir de ahora se imponen una serie de fórmulas para
comprender si un documento es original o falso, pero destaca la creación del primer Archivo de
España, creado en tiempos de Pedro el Ceremonioso (1346) y se requiere al primer archivero (Pedro
Passeya). Sus primeras Ordenanzas datan de 1384 y el documento más antiguo del 889. El caso
castellano consiste en que, a diferencia de la Corona de Aragón, en Castilla no se dedicaron a la
conservación y a los archivos (preocupación por otros asuntos), de hecho con la revuelta de los
Comuneros sus archivos desaparecen prácticamente por completo.
Entre los Archivos del Poder, veremos los siglos XVI-XVII con archivos de Estado (serán fuentes
de poder y para la historia). La chancillería siempre refiere a una administración de justicia
(destacan Valladolid y Granada, separadas por el río Tajo) y la cancillería es la oficina donde se
expiden los documentos del monarca. Hay unos primeros intentos a finales del s.XV de concentrar
los registros en la Chancillería de Valladolid porque el rey quiere formar su propio archivo. España
era un referente político y archivístico, pues los RRCC refuerzan del poder monárquico
(sedentarización de la corte) poniendo las bases para la monarquía absoluta. Carlos V crea el
Archivo General de Simancas y su hijo Felipe II lo dotará de su primera ordenanza. El biógrafo de
Felipe II dice que este veía todo lo que se escribía para todos sus consejos, lo que se sabe porque
hizo constar de su puño y letra “hágase” o “rectifíquese” en cada uno de esos documentos, así dice
que por medio de los papeles meneaba el mundo desde su real asiento. Hay una sedentarización de
la Corte, y en el resto de Europa (inspirados por el modelo de archivo español) se crean distintos
archivos: por ejemplo los archivos del Imperio en Austria, el cardenal Richelieu en Francia, los
archivos de Siena o el State Paper Office de Inglaterra. En el Archivo General de Simancas, por el
cual España fue un referente, no podía entrar casi nadie. Esto será así hasta 1570, cuando se hace
cargo de la Cámara de Castilla Juan Vázquez de Salazar y para reforzar la idea de que el Archivo
era del monarca ahora había que solicitar a la Cámara de Castilla para acceder al archivo (y se te
podía conceder o no). Los Archivos y la investigación estarán muy relacionados, se sabe que
Jerónimo de Zurita en 1567 visitó el Archivo General de Simancas. También Atanasio de Lobera
(monje cisterciense) accedió. A su vez hay investigadores que fueron a este Archivo y se les denegó
el acceso, como Fray Juan Benito de Guardiola.
Finalizamos el s.XVI con la aparición de los primeros tratadistas (investigadores) que se centran en
estudiar el tema del Archivo en concreto. Tenemos el caso del holandés Jacob con Rammingen que
ya en 1571 propone clasificar los documentos siguiendo una serie de criterios. Propone clasificarlos
según causa domini (documentos del soberano) y causa extraneorum (documentos relacionados con
el exterior). Niccolo Giusanni a finales del s.XVII hace una pequeña propuesta para describir los
documentos: corpus (todo el Archivo), serie (documentos que tienen una misma actividad) y clase
(documentos de misma naturaleza jurídica). Ahasver Fritsch también en el s.XVII insiste en el valor
jurídico del Archivo, que constituye una prerrogativa de la autoridad pública y de los poderes que
de ellos se derivan.

5. Los Archivos como fuente para la historia: Edad Contemporánea

A partir del s.XVIII se inicia una segunda oleada de concentración de Archivos. En el año 1720
se van a organizar los archivos de Saboya en Turín, en el mismo año el zar Pedro el Grande
instituye dos Archivos centrales para Rusia y establece las transferencias (el paso de la
documentación de un Archivo a otro). En 1749 se concentran los archivos del Imperio en la ciudad
de Viena, en el 1774 aparece el Register House de Escocia y en 1785 se crea el Archivo General de
Indias. El nacimiento de este último viene impulsado por el crecimiento de la Leyenda Negra en
España, con objetivo de que reuniendo la documentación de América se pudiera confeccionar una
verdadera historia de la conquista de América (fuente para la historia, ya no como posesión del
monarca). En ese momento, la Corte estaba en Madrid, y los Archivos estaban repartidos en 4
puntos clave: Valladolid, Madrid, Cádiz y Sevilla. En un momento dado, Valladolid avisa que ya no
tiene espacio para más archivos, Cádiz tenía el problema de la mala accesibilidad (era
prácticamente una isla y muy atacada por los ingleses), Madrid permanece por la burocracia
administrativa y Sevilla quedaba muy lejos cuando el transporte era lento y tedioso. Surge aquí un
personaje, José de Gálvez, que da una solución salomónica: toda la documentación anterior a 1730
va a Sevilla y el resto a Madrid. Así, se acumulan en el Archivo General de Indias documentos de
Simancas, de Cádiz, de Madrid y los propios de Sevilla.
La tercera y última oleada irá a caballo entre la Edad Moderna y la Edad Contemporánea y viene
representada por la figura de Napoleón Bonaparte. Napoleón pretendía que, una vez conquistado un
territorio, toda la documentación que poseyera se llevara a París y hacer allí un Archivo con la
documentación de estos países. Esta idea no llevó a cabo, pues además hacerlo hubiera implicado
que esos territorios se quedaran sin historia (al perder sus escritos) y que además pudieran
reescribirla. De esto podemos sacar otra conclusión, cómo la documentación es una fuente de poder
y posteriormente de conocimiento. De poder lo vemos en los tratados de paz, donde los vencidos
pretendían que esa documentación se le entregara y los vencedores también los reclamaban.
También se necesitaron derechos del Estado sobre los documentos públicos, pues ocurría que
personal que trabajaba con la documentación se quedaban algunos archivos (de gran valor). Esto
fue un proceso mimético que se ha extendido a otras instituciones y que aún pervive.
El Archivo como fuente de poder se convierte en un territorio infranqueable, no deja entrar a nadie
porque allí se guardan derechos sobre territorios que nadie puede ver sin autorización del rey.
También en esta época va a cambiar la valoración del documento en cuanto a fuente de
conocimiento, en cierta medida abrirán puertas para que investigadores o familia real puedan
consultar la documentación y que los frutos de esa investigación puedan ver la luz (estamos en la
Ilustración y se pretende racionalizar todo). Para conseguir eso se necesita que se permita el acceso
a la documentación a los eruditos y que antes de poder acceder a la documentación se intente
organizar ese Archivo. En esta organización de Archivos lo primero que se va a producir y a
elaborar son los primeros inventarios, elaborados por los archiveros para saber lo que contiene el
Archivo. Estos documentos de descripción tienen tal importancia que aún están vigentes.
En este s.XVIII aparecen una serie de tratadistas del documento en los que prima
fundamentalmente la aplicación de los principios de la Ilustración y su racionalidad. De tal manera
que para organizar estos Archivos se siguieron unos criterios por materia que afectaron gravemente
a su organización. Vemos el ejemplo de esto en el caso de Milán y Francia, donde esto se llevó a
cabo y se aplicó una clasificación por materia legislativa, administrativa, de dominio público,
histórica... Suponiendo la desorganización del Archivo. Aún a día de hoy se ha optado por dejar esa
clasificación en esos Archivos por tal de no volverlo a desorganizar. Estos serían los aspectos
negativos de lo que se hizo en estos años, pero también los hubo positivos. Se comenzó a aplicar el
expurgo (la eliminación de documentos), la transferencia documental y la descripción documental.
Un archivero y diplomatista, Bautier, divide a finales del s.XIX la archivística de Europa en dos
grandes bloques: la parte de Europa Centra, Oriental y Septentrional (se rige por el registratur,
registrar la documentación según un orden cronológico pero remitiendo cada documento a su
expediente correspondiente) y la Europa occidental y meridional (se rige por una división por clases
y después la aplicación del orden cronológico, en este caso los archiveros debían ser formados en
historia y paleografía).

6. El nacimiento de la ciencia archivística

En la primera mitad del s.XIX asistimos a un periodo de transición en el que definitivamente
aparecerá una división entre Archivos históricos y Archivos administrativos (es decir, Archivos para
la historia y la cultura y Archivos para la gestión administrativa). Con la Revolución Francesa
desaparecen las instituciones del Antiguo Régimen y se expropian los bienes de la Iglesia y los
señores, incluyendo la documentación, que se trasladó a un centro archivístico en Madrid con objeto
de ponerla al servicio de la investigación para justificar la acción que había tomado el gobierno. Así
van a aparecer los llamados Archivos Nacionales, como los de Francia, Rumanía, Bélgica o España
(1866) con el Archivo Histórico Nacional. Este último tiene documentación de más de 10.000
Archivos, se convierte en un centro de documentación de primera línea. Creados estos centros,
hacía falta formar personas para que pudieran leer esta documentación. Surgen las Escuelas de
Formación (destacando la Escuela Diplomática de España o L’École des Chartes de Francia). Por
estos años, la documentación de España se corresponde con la organización de España. Se crean
Instituciones Centrales del Estado, instituciones regionales, provinciales, locales... A su vez se
mantienen el ACA (Corona de Aragón), el AGS (Simancas) y el AGI (Indias). Todos lo avances de
este siglo tuvieron gran importancia, pero no dejan de ser nada más que innovaciones prácticas.
Tendremos que esperar a 1841, cuando el archivero francés Natalis de Wailly, promulgó el
principio de procedencia. Este es el principio básico de la archivística, por el cual todo documento
debe formar parte del cuerpo o establecimiento de una familia o de un individuo al que pertenece.
La verdadera razón de esta cuestión viene porque con anterioridad, había varios archivos y se
aplicaba la racionalidad típica de la Ilustración (en caso de archivística era un desastre porque se
cogía, por ejemplo, todos los documentos económicos de diferentes lugares y crear un Archivo
económico, de forma que todo se mezclaba y era una locura buscar algo concreto). Este principio de
procedencia empieza a extenderse paulatinamente y en 1898 se publica un manual de archivística
(de los libreros Müller, Feith y Fruin) donde se hace constar este principio. Algunos autores dicen
que a partir de este momento la archivística empezará a ser una disciplina más fuerte. En el
Congreso Internacional de Archivos, celebrado en Bruselas en 1910, este principio de procedencia
se reafirma y se le da legitimidad.
El siglo XX se caracteriza por una consolidación de los avances de la segunda mitad del s.XIX,
aparece una producción literaria profesional (aparecen los primeros manuales de archivística, por
ejemplo A Manual of Archive de Jenkinsson, en 1922). Asistimos a hechos de gran importancia, los
crímenes cometidos por los nazis durante la IIGM (sobre todo en campos de concentración), ya que
cuando estos campos se liberaron estos campos, los gobiernos de esos países decidieron dejar
abiertos esos centros para que las personas los pudieran visitar e investigar. Este hecho descoloca al
archivero porque no estaba acostumbrado a tratar con documentos recientes y ponerlos al servicio
de la investigación. Las consecuencias serán muy interesantes ya que potencia la organización de
los archivos administrativos. El hecho de la expansión de la democracia significa que, cualquier
gobernante, todas las cosas que realiza deben estar a disposición de los demás para que podamos
consultarlo (la transparencia). Aparecen numerosos manuales también ahora, por ejemplo Manual
de Archivología Americana (1961), de Tanodi, o Estudios Básicos (1983), de Archivística. Tras el
manual de Heredia, Archivística General. Teoría y Práctica, en 1989, se produce cierta explosión en
el tema de los manuales, este fue el primer manual completo español sobre la disciplina. Otro
ejemplo será Archivística y archivos, de Tallafigo en 1997. A partir de este momento la disciplina se
vuelve menos general y surgen campos específicos, como son los Archivos Administrativos,
Archivos de Diputaciones, Archivos Municipales, Archivos Familiares, Archivos Eclesiásticos y
Archivos de Hermandades. Al igual que hay libros, también surgen una serie de revistas de
Archivos, véanse Archivum o Tabula, por ejemplo.
Como aportaciones más importantes del s.XX están el archivero como técnico de la Administración
(se convierte en un engranaje de este sistema administrativo), el ciclo vital de los documentos, la
división del mundo profesional de archivero (se forman en relación a los documentos que van a
manejar para estar más especializados y también muchos y diversos profesionales se implican en el
proceso archivístico), las nuevas tecnologías de la información (facilitan mucho el proceso), el libre
acceso a la documentación, el nuevo concepto de usuario y la creación de los primeros organismos
internacionales de Archivos.

7. El concepto de Archivo
El concepto de Archivo puede ser entendido en una tripe dimensión: como edificio, como mueble
(donde se guarda el Archivo) o como documentos (de cualquier institución, que la conserva y con la
que nosotros trabajaremos). Veremos una serie de definiciones, Hilary Jenhinson (s.XX) dirá que
los Archivos son documentos acumulados en un proceso natural (inalterable, es un ciclo con un
ritmo según se va generando, no se puede predecir) en el curso de la tramitación de los asuntos de
cualquier tipo, público o privado (no solo la administración tiene Archivos, los particulares
también), en cualquier fecha (no solo antiguos, también actuales) y conservados después para su
consulta (que sirve a su propia institución), bajo la custodia de las personas responsables de los
asuntos en cuestión o por sus sucesores. Otra definición será la de Schellenberg, como: aquellos
registros (documentos) de cualquier institución pública o privada que hayan sido considerados
valorados para su conservación (no todos los documentos se conservan, sería imposible e inútil)
permanente con fines de investigación o para referencia que hayan sido depositados o escogidos
para guardarse en una institución archivística. La definición de Lodolini es más reciente: conjunto
de documentos que se forman en el ámbito de una persona física o jurídica (o un conjunto de
oficinas o de órganos de esta última) en el curso del desarrollo de su actividad, y por tanto, ligados
por un vínculo necesario, los cuales, una vez perdido el interés para el desarrollo de la actividad
misma, han sido seleccionados para su conservación permanente como bienes culturales. La ley de
Patrimonio Histórico nos dirá que es el conjunto orgánico de documentos, o la reunión de varios
de ellos, reunidos por las personas jurídicas, públicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades,
al servicio de su utilización para la investigación, la cultura, la información y la gestión
administrativa. Asimismo se entienden también por archivos las instituciones culturales donde se
reúnen, conservan, ordenan y difunden para los fines anteriormente mencionados dichos conjuntos
orgánicos. Antonia Heredia nos dice que es uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su
fecha, forma y su soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución
pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden, para servir
como testimonio e información para la persona o institución que lo produce, para los ciudadanos o
de fuentes de historia. Por último, el Diccionario de Terminología Archivística insistirá en la tripe
acepción que hemos visto: 1.Conjunto de documentos sean cuáles sean su fecha, su forma y su
soporte material, producidos o recibidos por toda persona física o moral, y por todo servicio u
organismo público o privado en el ejercicio de su actividad, y son, ya conservados por sus creadores
o por sus sucesores para sus propias necesidades, ya transmitidos a la institución de archivos
competente en razón de su valor archivísticos. 2. Institución responsable de la acogida, tratamiento,
inventariado, conservación y servicio de los documentos. 3. Edificio o parte del edificio donde los
documentos son conservados y servidos. Como resumen de lo importante: El Archivo está
compuesto por documentos y conjunto de documentos sin importar su fecha o su forma, o su
soporte materia. Puede ser creado por una persona física o jurídica o por un individuo, familia,
organismo público o privado. Se forma de manera natural (proceso natural) y se producen los
documentos como reflejo de la gestión y por la necesidad de recuperar su información y difusión.

8. Funciones y clases de Archivos

Las tres funciones más importantes de los Archivos serán reunir, conservar y difundir. Reunir
implica la organización y puesta en servicio de la documentación administrativa, siendo de máxima
utilidad para la gestión administrativa. También asegura la transferencia periódica de un archivo a
otro que ya no son utilizados por sus oficinas. Aplicar los principios y técnicas de valoración y
selección documental. Clasificación de la documentación y ordenación de la documentación de
acuerdo con los métodos archivísticos. Y la descripción de la documentación para acceder a la
información, valiéndose de los instrumentos de descripción y aplicación de las nuevas tecnologías.
Conservar implica medidas preventivas para el control de la documentación (edificio,
instalaciones, condiciones atmosféricas, agentes biológicos) o restauración de la misma en caso de
deterioro (más cara y riesgosa). Difundir implica el servicio a la administración que generó la
documentación, a los ciudadanos que accedan a los archivos públicos (esto está en la Constitución,
pero es más genérico que real) y la investigación y la difusión cultural.
Habrá distintas clases de archivos: si atendemos al derecho podrán ser públicos o privados, y si
atendemos al ámbito territorial podrán ser locales, provinciales, regionales, autonómicos y
generales. Si es por la edad de los documentos, podrán ser de gestión, intermedios o históricos, y
por su finalidad podrán ser históricos o administrativos. Si es por el número de fondos, pueden ser
singulares (un solo Archivo) o múltiples (varios), si es por tipos de documentos, podrán ser archivos
audiovisuales, cartográficos o textuales.
9. Diferencias entre Archivos, Bibliotecas y Centros de Documentación
Todos pertenecen a las Ciencias de la Información. Durante la Edad Antigua no había ningún tipo
de separación, durante la Edad Media los documentos se guardaban en un armario que tomaba el
nombre de su tenedor, cuando llegó la imprenta se intentó empezar a separar Archivo y Biblioteca,
y en el mundo del Renacimiento todos los nuevos príncipes intentaban tener una biblioteca mientras
los archivos quedaron olvidados. El cuerpo del Estado al que pertenecen es el mismo: Cuerpo
Facultativo de Archiveros, Bibliotecarios y Arqueólogos. Esto ha sido una constante en la historia;
por ejemplo en Francia hasta 1789 toda la documentación de Archivo se conservaba en la Biblioteca
Nacional, en el caso de Portugal en 1916 se decretó el traslado de los protocolos notariales a las
bibliotecas del Estado, en Marruecos al no haber Archivo se conserva todo en la Biblioteca General,
en Australia hasta 1961 toda la documentación se conservaba en la Biblioteca Nacional y en el caso
de EEUU cada presidente tiene su propio Archivo que luego dispone el lugar donde se conservará
(irónicamente se llaman library of + el NOMBRE del presidente). Los Centros de documentación
son mucho más recientes, de después de la IIGM, y al llegar los últimos quieren acapararlo todo y
tienen que elegir la tarea a la que se van a dedicar (entra en conflicto con el archivero). El Profesor
López Yepes tendrá publicados muchos trabajos sobre documentación, pertenece a la FID
(Federación Internacional de Documentación). En el caso de los archivos, estará el CIDA (Centro
de Información Documental de Archivos), ubicado en Madrid. Vemos el tratamiento dispar que han
tenido, llegando a converger unos con otros, y sus 10 diferencias:
1.Los archivos siempre aparecen ligados a una institución (Biblioteca-> no tiene por qué. Centros
de documentación-> pueden ser independientes de la institución). 2.Los archivos poseen
documentos primarios (B-> documentos secundarios. C-> documentos terciarios). 3.Los
documentos de archivo tienen valor probatorio (B-> no lo tienen. C-> tampoco, solo informativo).
4.La materia escriptoria utilizada en los archivos tiene una gran similitud con la de las bibliotecas
(B-> sobre todo el papel. C-> novísimos soportes como CD o cintas). 5.Los archivos necesitan un
depósito donde alojar la documentación (B-> también lo necesita. C-> no lo necesita). 6.Los
instrumentos de descripción documental en el archivos más usuales son la guía, el inventario y el
catálogo, que puede ser realizados por una sola persona (B-> es el catálogo, los realiza solo una
persona. C-> el Thesaurus, necesariamente hacen falta varias personas). 7.En archivo, los
instrumentos de descripción se pueden convertir en bases de datos (B-> también. C-> nacen ya
como bases de datos). 8. En Archivo no se pueden incrementar los fondos documentales de un
archivo por deseo del archivero (B-> sí se puede por deseo del bibliotecario. C-> se puede
incrementar la información por deseo del documentalista). 9.La selección documental en los
archivos se efectúa con posterioridad al ingreso de la documentación en el mismo (B-> antes de
ingresar en la Biblioteca. C-> antes de iniciar la selección de la información). 10.Para la
organización de un archivo se utiliza el Principio de Procedencia de Documentos (B-> se usa la
Clasificación Decimal Universal. C-> se lleva a cabo el análisis documental).