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    Planificacion de Eventos

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    Yuleisy Zerpa
    Este documento describe las etapas clave de la planificación de eventos, incluyendo la fase pre-evento para definir objetivos, la fase de ejecución para implementar el plan, y la fase post-evento para evaluar los resultados. También destaca las ventajas de organizar eventos como el posicionamiento de marca y la generación de nuevos clientes.

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    Planificacion de Eventos

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    Este documento describe las etapas clave de la planificación de eventos, incluyendo la fase pre-evento para definir objetivos, la fase de ejecución para implementar el plan, y la fase post-evento para evaluar los resultados. También destaca las ventajas de organizar eventos como el posicionamiento de marca y la generación de nuevos clientes.

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    República Bolivariana de Venezuela

    Ministerio del Poder Popular para la Educación Superior


    Universidad Bolivariana de Venezuela
    Programa de Formación de Grado en Comunicación Social
    Sede Caracas

    UNIDAD II
    TEMA 3: PLANIFICACION DE EVENTOS

    Autora:

    Yuleisy Zerpa C:I: 27.546.615

    Caracas, Mayo del 2022


    Organización o Planificación de Eventos
    Cuando organizamos y planificamos un evento es importante tener claros los objetivos
    que debemos conseguir y cuáles son las expectativas del cliente. Para cumplir con los
    requisitos que este nos ponga y organizar de forma exitosa el evento que te ha confiado,
    es primordial elegir un equipo de personas competente y experto en el sector, para poder
    ayudarte con la coordinación de todos los servicios contratados. Es importante cuidar
    cada detalle, por poco o muy importante que sea. Por eso, contar con el apoyo de
    partners de calidad es una opción que deberás contemplar (decoración, catering,
    audiovisuales, artistas, empresa de transporte, etc). Ellos serán compañeros estratégicos
    clave en la parte de ejecución, ayudándote a contemplar la parte más técnica gracias a su
    experiencia.
    Implicación
    Un evento está formado por una serie de elementos, que bien engranados y organizados,
    permiten el buen desarrollo del acontecimiento. Hablamos de la iluminación, el vídeo,
    el sonido, el rigging, la decoración, la gestión de contenidos, etc. Cada uno de estos
    elementos suele utilizarse en casi todos los eventos pero de forma diferente para llegar a
    conseguir atmósferas muy dispares.
    Ventajas
    Organizar un evento requiere de mucha dedicación y tiempo, no obstante, este tipo de
    actividades pueden traer muchos beneficios empresariales, a continuación, te
    mencionamos algunos de ellos:
     Posicionamiento: Si tu empresa esta iniciando, puedes darte a conocer mediante
    un evento, como una fiesta de inauguración. Así, te garantizar el nombre y
    reconocimiento en un mercado (que las personas de la comunidad sepan que
    existes)
     Expansión: asimismo, un evento es perfecto para conseguir nuevos clientes o
    posibles inversores y hacer crecer el negocio, ya que puedes atraer invitados
    especiales con miras a encontrar nuevos compradores. En este sentido, se
    recomiendan eventos corporativos donde des a conocer tus productos o servicios
    a los asistentes para despertar su interés en ti.
     Confianza: como ya te hemos mencionado, con un evento puedes darte a
    conocer, acercarte a tus clientes, atraer personas nuevas que sepan quién eres y
    qué ofreces, pero, lo más importante es que al conocerte puedes inspirar la
    confianza necesaria, establecer una conexión con los asistentes para quieran
    trabajar contigo, invertir en tu negocio o comprar tus productos y servicios.
     Conocer tu mercado: además, muy de la mano con la confianza que vas a
    generar en los invitados, también te puede servir para conocer a tus clientes,
    saber sus gustos y preferencias, para tomar decisiones en base a ello.
     Aumentar ganancias: como es lógico, al aumentar la cantidad de clientes,
    también lo hacen las ganancias. Por ello, es recomendable realizar eventos que te
    ayuden a evitar los efectos de la estacionalidad del mercado, es decir, puedes
    planificar actividades especiales para aquellos momentos del año en los que las
    ventas tienden a disminuir.
     Destacar tu empresa: Igualmente, un evento puede ayudarte a diferenciarte y
    destacar por encima de tu competencia.
     Reconocer a tus empleados: Por otro lado, también puedes organizar actividades
    especiales para conocer a tu equipo, celebrar sus logros y reconocerlos por su
    trabajo. Esto te ayudará a que ellos se motiven y se esfuercen por realizar cada
    día un mejor trabajo.
     Afianzar lazos: Finalmente, un evento corporativo puede ayudarte a estrechar
    relaciones con tus socios y proveedores.
    Etapas
    Independientemente del tipo de evento que se vaya a celebrar, todos tienen una serie de
    fases o etapas a seguir en su organización para tener éxito:
    Fase pre-evento
    En esta fase, los organizadores y el cliente deben determinar qué tipo de evento quiere
    celebrar, qué objetivos pretende conseguir con su celebración, qué estrategias se
    seguirán para conseguirlo y, por consiguiente, qué actividades se llevarán a cabo
    durante todo el proceso. Es en esta fase cuando se debe concretar cuál será el público
    objetivo, cuántos asistentes habrá, dónde y cuándo se celebrará el evento, cuál será el
    programa, y lo más importante, de qué presupuesto se dispondrá para hacer todo esto.
    Esta es una fase extensa, y una vez definida esta información, recomendamos tener
    elaborado un calendario de preparación donde cada uno de los pilares importantes del
    evento estén contemplados y agendados con el suficiente tiempo de anticipación.
    Fase de ejecución del evento
    Durante la ejecución del evento se pondrá en práctica todo aquello que se ha acordado y
    preparado en la fase anterior. Esta fase consiste precisamente en desarrollar el evento.
    Recomendamos tener todo testeado antes de llevar a cabo el evento, especialmente
    todos los sistemas audiovisuales. Es importante que algunos elementos como la
    decoración o el merchandising para los asistentes se monten el día previo al evento. Es
    fundamental también que todo el equipo esté coordinado, conozca bien su rol y haya
    habido los ensayos necesarios antes del evento.
    Fase post-evento
    Es el momento de evaluación, se trata de valorar cómo ha salido todo y si se han
    conseguido los objetivos. Aunque en esta fase también se incluyen todas las tareas de
    desmontaje, recogida de material y cierre del evento. En esta fase final, justo antes de
    cerrar el evento, es importante dedicar tiempo a los agradecimientos, tanto a los
    asistentes que han invertido su tiempo contigo, como al equipo, que se ha esforzado al
    máximo para intentar que el evento salga como se esperaba.

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