organizarse

desde cero
mini ebook
gratuito

hecho en pragma

unapragmatica.com
Holis!
Esta es una guía para las personas que recién
empiezan a organizarse y no saben bien por
dónde empezar.

A lo largo de este ebook vamos a ver los principios

básicos de la organización personal y también
te vamos a dar muchos tips para que puedas
arrancar a hacerlo.

Si todavía no nos conocés, nos presentamos:

Pragma somos 4 amigos que nos dedicamos a
diseñar herramientas para organizar tanto la vida
cotidiana como el estudio.

Podés leer mucho más contenido en nuestro

instagram o en nuestro blog.

Si querés visitar nuestra página para ver todo lo

que hacemos, podés hacer click acá.
0. ¿Por qué organizarse?

Antes que nada, siempre está bueno ponernos a

pensar por qué hacemos lo que hacemos.

En este caso, si entendemos de qué forma concreta

nos puede ayudar un poco más de organización,
va a ser más fácil que mantengamos la motivación
mientras tratamos de instalar este nuevo hábito.

Porque sí: organizarse es también un hábito y en el

proceso es posible que parezca que no avanzamos,
que es difícil, que no se logra constancia, etc. Pero no
nos preocupemos: como todo en la vida, se trata de
práctica y experimentación.

Entonces, ¿para qué nos sirve organizarnos y

planificar?

Organizarse no tiene que ver con volverse una persona

rígida o estructurada. Más bien todo lo contrario.
Tiene que ver con una búsqueda de equilibrio que nos
permita:

• Dejar de atender solo lo urgente, para pasar a

atender lo importante
• Entrar en un flow con nuestras tareas
• Aprender a improvisar y surfear imprevistos
• Vivir con la cabeza más descargada y liviana
• Recuperar tiempo para descanso y para
tiempo de ocio
1. El primer GRAN paso
El día que hacemos click y decimos: “necesito empezar
a organizarme”, suele pasar que tenemos la cabeza llena
de ideas y tareas sueltas que se nos aparecen constante-
mente, generando malestar y preocupación.

En mi caso, antes de empezar a tomarme más en serio la

organización, me pasaba muy seguido que la sobrecarga
mental me llevaba a la parálisis. No sabía bien ni qué te-
nía que hacer ni por dónde empezar.

Pero siempre había algo que me salvaba y me sacaba

del bloqueo: hacer el famoso BRAINSTORMING o lluvia
de ideas.

Organizarse tiene mucho que ver con el autoconocimiento.

Por un lado, ¿qué tipo de vida queremos tener y

construir?
Por el otro, ¿cuáles son mis preocupaciones y problemas
actuales?

Hacer un brainstorming puede ser muy útil para arrancar

a responder esas preguntas.

Es muy sencillo de hacer:

• Reservate 1 hora
• Asegurate que sea un momento tranquilo
• Generate un ambiente agradable: poné musica,
hacete un mate o un café, lo que te guste
• Vaciá tu escritorio y sentate frente a una hoja en
blanco con tu lapicera
Ahora solamente queda ANOTAR TODO LO QUE SE TE
CRUCE. Sin juzgar lo que aparece, sin tratar de clasificar-
lo. La idea es que sea un momento de pura descarga para
vaciar tu mente.

Una vez que termines, podés dejar que la información

decante por unos días. Es más, es probable que al haber
destapado la olla, se te sigan ocurriendo cosas durante al-
gunos días. Por eso, esa lista te conviene dejarla en algún
lugar accesible y no archivada en un cajón.

Ejemplos de tareas o ideas sueltas para anotar:

empezar canto
crear mi emprendimiento,
terminar la tesis,
pintar la cocina,
arreglar la canilla que pierde,
transplantar algunas plantas,
hacerte un chequeo médico,
comenzar actividad física,
aprobar 2 finales pendientes,
llevar las materias al día,
organizar una mudanza,
resolver un asunto familiar,
comprar una aspiradora,
sistematizar la limpieza de tu casa,
leer 1 vez por día,
barnizar la mesa,
comprar vasos,
sumar a alguien a tu equipo de trabajo,
mudarme de ciudad,
arreglarte una caries,
etc.

Como verás, son todos ejemplos random escritos así

nomás.
2. Clasificar pendientes
Ya vaciaste tu mente y anotaste todos tus antiguos
pendientes y tus ideas a futuro.

Ahora queda clasificar esta información. Veamos

algunas preguntas disparadoras para hacerlo.

¿Cuáles de estas tareas son objetivos a largo plazo?

Si seguimos los ejemplos de más arriba, podría ser:

mudarte de ciudad, crear tu emprendimiento

¿Cuáles son urgentes?

Posiblemente arreglarte la caries, reparar la canilla que

pierde pero quizás también preparar un final o empezar
a organizar una mudanza.

¿Cuáles son de construcción de hábitos?

Siguiendo los ejemplos, podría ser: leer una vez por día,
sistematizar la limpieza de tu casa, llevar las materias
al día, empezar actividad física. Empezar a organizarte
también :)

¿Cuántas categorías tengo?

Por ejemplo: estudio, trabajo, ocio, proyectos a futuro

¿Cuáles son los grandes proyectos que precisan de

mucha microorganización?

Por ejemplo, organizar una mudanza o recibirte.

¿Cuáles requieren de inversión?

Posiblemente tengas inversiones a largo y a corto plazo.

A corto plazo sería comprar una aspiradora o arreglar la
canilla, por ejemplo. A largo plazo sería comenzar tu em-
prendimiento o comenzar la facultad.

Ahora me vas a decir: “Ok, ¿pero por dónde empiezo?”

Lo clave es aprender a distinguir lo IMPORTANTE de lo

URGENTE, de esa manera podemos armar un rompecabe-
zas para prestarle atención a ambas categorías y dejar de
vivir todos los días apagando distintos focos de incendio.

Lo urgente, muchas veces, no es importante para nues-

tra vida. Arreglar una canilla no te cambia la vida, pero
sin embargo hay que hacerlo. Mudarte de ciudad o recibir-
te, sí que tiene un alto impacto en tu vida y, por lo tanto: es
muy importante.

Si se te está cayendo el techo o te duele un diente, clara-

mente hay que priorizarlo. Pero ya hablamos de que orga-
nizarse es una búsqueda de equilibrio y por eso también
tenemos que generar los espacios para lo que nos resulta
importante a más largo plazo.

Si escribiste muchas tareas en tu brainstorming y te que-

daste medio perdidx, tenemos un EJERCICIO GRATUITO
para organizar tus pendientes.

Se trata de un ejercicio en PDF para que puedas clasi-

ficar tus tareas según el ESFUERZO que conllevan y
según el IMPACTO que te generan y quedarte con un
PLAN DE ACCIÓN.

Descargá el ejercicio para priorizar

pendientes haciendo click acá
3. Cambiar el chip y dejar de
usar tu cerebro como agenda

Si te descargaste este ebook, es porque estás con tu cabeza

llena de pendientes y querés empezar a organizarte. Por
eso más arriba comenzamos por un brainstorming.

Ahora toca la parte de cambiar el chip a largo plazo. De

modificar tu relación con la organización para tratar de
no volver a estar en esta situación de confusión y caos
mental.

El primer paso para cambiar el chip es adquirir el hábito

de ANOTAR, es decir, de empezar a usar un soporte
externo para organizar tu mente.

Pensémoslo así:

¿Por qué gastar tanta energía en retener información

que no va a ser importante dentro de un mes?

Esto aplica para la lista del supermercado pero también

para tu vida cotidiana. Quizás estás toda la semana
pensando que tenés que sacar turno con el dentista, que
tenés que resumir 2 textos, que tenés que pasar a buscar
algo por el correo. No vale la pena usar tu cerebro para
retener toda esa data.

Tu cerebro no va a estar tranquilo si no anotás las cosas

en un soporte externo. Por eso, cada vez que te querés
concentrar en algo, tu mente te recuerda: “te quedaste
sin pasta de dientes”.

En resumen: tratar de recordarlo todo te imposibilita

ESTAR PRESENTE. Eso te lleva a la falta de concentra-
ción, a la postergación y a la frustración.
La idea es anotar nuestras tareas y preocupaciones
pero para poder OLVIDARNOS de todo sin culpas ni
repercusiones. Si vos sabés que tenés todo anotado
en un soporte externo, tu cerebro se RELAJA por-
que sabe que puede volver a consultarlo la cantidad
de veces que quiera.

No te imaginás el cambio que esto provoca en tu

vida.

Se trata de pasar de un estado de alerta (estás

haciendo algo y PUM se te aparece un pendiente o
un urgente que te patea el tablero), a un estado de
tranquilidad y de flujo de tareas.

El estado de alerta interrumpe y se posiciona como

urgente. En cambio, al anotar y planificar, entramos
en un flujo en el que las tareas ingresan y egresan.

Te digo más: al tener todo anotado y tener en claro

tus prioridades, los imprevistos no te van a sacudir el
panorama.

Organizarse se trata de contemplar al imprevisto

como INEVITABLE. Pero si vos conocés tus tareas y
su grado de importancia, va a ser mucho más senci-
llo que sepas cómo improvisar y dar un volantazo.
4. El camino hacia tu sistema
de organización

Organizarse se trata de crear sistemas, y cada persona

necesita experimentar para llegar a su sistema personal.
No hay reglas ni métodos que apliquen para todo el mundo.

Cuando recién empezamos a organizarnos, está bueno

hacerlo lo más simple posible. Con el tiempo te aseguro
que vas a ir mejorando y sofisticando tu método.

En cualquier caso, para arrancar, hace falta generar el há-

bito de organizarse y esto implica:

1. ANOTAR: para conocer nuestras tareas y para rela-

jarnos porque todo está registrado; lo cual aumentará
nuestro foco y concentración.

2. PRIORIZAR: que implica evaluar nuestra bandeja de

entrada de tareas y determinar el orden y los momen-
tos más adecuados para cada una.

3. TOMAR DECISIONES: y no dejar que cualquier tarea

que aparezca se lleve nuestra atención. Teniendo cla-
ras nuestras prioridades vamos a poder hacerle frente
a los imprevistos con menos costo emocional.

4. REVISAR: hacernos las preguntas pertinentes para

re-organizarnos y ver el estado de nuestras tareas
En este baile también tenés que permitirte:

1. Experimentación

Animate a probar, a ponerte objetivos. Recordá que sola-

mente son guías y que no son para cumplir a rajatabla.
Todas las semanas podés ir cambiando la forma y los mo-
mentos.

Va a llevar un tiempo hasta que encuentres una forma

fluída y que te guste para organizarte. Pero es imposible
de lograr si no te dedicás a probar y experimentar con dis-
tintos métodos y formas.

2. Flexibilidad

Insisto: nada es para cumplir a rajatabla y mucho menos

cuando recién empezamos. En estos casos, como tenemos
tantos pendientes, solemos armar listas eternas para sa-
carnos todo de encima. No es por ahí.

Los imprevistos van a aparecer y muchas veces no vas

a poder cumplir con tu planificación. No te desanimes.
Es más importante adquirir el hábito de bajar tus pensa-
mientos a tierra que cumplir una planificación como si
fueras un robot.
5. Empezar y generar el
hábito

Empezando por lo simple, hace falta:

1. Una HERRAMIENTA

Elegí algo para empezar. Puede ser un cuadernito liso,

blocks, una agenda, un planner, lo que quieras.

Pero vas a necesitar un soporte en el cual escribir y com-

prometerte a revisarlo. Por eso tiene que ser práctico
para vos y se tiene que ajustar a tu vida.

¿Te trasladás mucho? ¿Hacés home office? ¿Te sirve real-

mente el celular o te distrae? ¿Tenés muchas actividades
con fechas para recordar?

Generalmente hace falta una combinación de herra-

mientas. Por ejemplo, una agenda para poner tus fechas
importantes y un planner para objetivos y tareas. O google
calendar para fechas y un cuaderno bullet journal para
todas tus tareas.

Pero insisto: el tiempo y la práctica te van a mostrar lo que

necesitás.

Por lo pronto, gestionate una herramienta donde puedas

empezar a armar LISTAS DE TAREAS que puedas volver
a consultar a lo largo del día. Por eso no convienen los
papelitos sueltos; llegado el caso conviene usar una
pequeña libreta.
 2. RESERVAR EL TIEMPO

Para generar un hábito, es muy

recomendable tratar de hacerlo en
horarios fijos o asociarlo a otro hábito
que ya tengas.

En un principio, está bueno reservar por lo menos:

• 10 minutos diarios para leer tus tareas del día

- 5 minutos a la mañana

Posiblemente te convenga hacerlo a primera hora. Para

eso podés armar una rutina, por ejemplo: me despierto,
me lavo los dientes y mientras tomo el café miro mi lista
de tareas.

- 5 minutos a cierre de jornada

Para evaluar qué te quedó pendiente y ver si lo podés mi-

grar para el día siguiente. También para ver si tenés que
ajustar los demás días de la semana.

Esto también conviene hacerlo en un momento estratégi-

co. Probablemente te convenga que sea justo cuando ter-
minás con tu jornada y no cuando ya cenaste, te bañaste
y estás totalmente en otra.
• 15 o 20 minutos semanales

Este momento es CLAVE y también tenemos que pensarlo

estratégicamente.

¿Cuándo conviene hacerlo?

En mi caso, planifico mi semana los viernes a la tarde que

es el último día en el que me ingresan tareas nuevas. Pero
podrías hacerlo también el domingo, tranqui, con unos
mates.

Esto depende de vos, pero conviene que sea un momento

tranquilo en el que te puedas concentrar.

En este momento es cuando evaluás cómo te fue la sema-

na anterior y planificás la semana siguiente. Más abajo lo
vamos a ver con mayor detalle.

Como vemos, organizarse no lleva TANTO TIEMPO. Si de

lunes a viernes le dedicás 10 minutos diarios y le dedicás
también 20 minutos a la organización semanal: tenemos
en total 1hr 10 dedicada a la planificación.

1 hora a la semana que te aseguro que te va a

cambiar la vida.
6. Las listas básicas para
organizarse
En mi caso tengo listas para todo, pero para empezar está
bueno saber que hay 2 listas que son las principales a la
hora de salir del caos y son: la lista diaria y la lista sema-
nal.

Con el tiempo, probablemente tengas tu lista mensual, tri-

mestral, una lista de tareas y proyectos a futuro y, por qué
no, una planificación anual.

Pero no nos vamos a marear con eso ahora y vamos a ha-

blar de las 2 listas fundamentales.

LA LISTA SEMANAL

La organización se hace de MAYOR A MENOR. Esto quie-

re decir que para organizar tu semana, vas a necesitar
una lista más grande de la cual sacar tareas.

Entiendo que a esta altura es posible que no tengas una

lista mensual, pero más arriba ya hablamos del BRAINS-
TORMING y podés recurrir a eso.

A la hora de planificar la semana, tenemos que preguntar-

nos:

• Qué actividades con fecha y hora tenemos

• Qué asuntos son urgentes
• Qué vamos a comer
• Qué tenemos que comprar
• Cuándo vamos a descansar
• Qué momentos libres vamos a dejar
• Qué vamos a hacer para divertirnos
• Y en qué objetivos importantes nos vamos a concentrar

La idea es armar el rompecabezas con toda esa informa-

ción.

Claves a tener en cuenta:

- Las compras las podés agrupar para tratar de salir una

sola vez. Hacé una lista de todo lo que necesitás.

- Garantizate tiempo de descanso y de recreación. Lo que

no se agenda, muchas veces termina por sacrificarse. Blo-
queá algún momento para estas actividades.

- Considerá armarte un menú semanal para reducir al

máximo la cantidad de veces que tenés que ponerte a co-
cinar. En nuestra biblioteca de recursos gratuitos podés
encontrar uno para descargarte.

- Todas las semanas tratá de incluir algunas tareas que

sean importantes para vos, para sentir que te estás en-
cargando de lo que necesitás y que no solamente estás
apagando incendios cotidianamente.

- No pongas objetivos demasiado ambiciosos, tratá de

armar planificaciones realistas porque si no lo único que
vas a lograr es frustrarte.
- Te sugiero hacer la lista de la semana el viernes o el do-
mingo, para arrancar la semana con la planificación
lista.

- Lo ideal es que puedas delinear qué va a pasar cada

día de la semana a grandes rasgos. Por ejemplo, lunes a
viernes trabajo, martes y jueves mañana de estudio, miér-
coles de compras, viernes de ocio.

- Cerrá la planificación semanal dejando lista la lista de

tareas del lunes, en detalle.

LA LISTA DIARIA

La lista fundamental para la vida cotidiana. Va a ser tu

apoyo durante todo el día y es la clave que te va a permi-
tir estar PRESENTE y lograr más concentración.

La clave de esta lista es que PUEDAS CONFIAR EN ELLA.

Tiene que estar actualizada, tiene que ser clara y estar
a la vista.

Supongamos que ya tenés tu lista de la semana: ahora

toca distribuir las tareas en los días o bloques de tiempo
disponibles para pasar a la acción.

Algo muy importante para planificar tu día es que pienses

EN QUÉ MOMENTO DEL DÍA SOLÉS TENER MÁS ENERGÍA.
¿Sos una persona nocturna o matutina?

Ubicá las tareas más importantes y/o pesadas en aquellos

momentos en los que tu mente está más activa y resoluti-
va. No te fuerces a hacer las cosas en estado de queme.

Veamos algunos tips para que la lista diaria juegue a tu

favor y no termine siendo contraproducente:

1. Hacela de forma anticipada

Todas las tardes, asegurate de dejar lista tu lista de tareas

diaria del día siguiente. La idea es arrancar el día ya cono-
ciendo nuestras tareas.

2. Dejala siempre a la vista

De nada sirve si no la podemos chequear. Conviene dejar-

la en un lugar estratégico, que sepas que vas a revisar. En
mi caso está siempre en mi escritorio. Si te trasladás mu-
cho, hay que buscar alguna herramienta fácil de transpor-
tar y de sacar en cualquier lugar.

3. Si la tarea lleva menos de 2 minutos, ni la anotes

Hacela en el momento. Esto es para evitar tener listas eter-

nas y desmotivantes. Esta es la famosa regla de los 2 mi-
nutos.

4. Establecé 3 prioridades

Se trata de aquellas tareas que te van a hacer sentir el día

ganado si las hacés.

Esto es muy útil para surfear los imprevistos ya que si apa-

rece algo urgente, ya sabés cuáles son las tareas que po-
dés postergar sin culpa.

5. Empezá por la más difícil o por la más importante

Si tenés que hacer algo importante pero que te da mucha

fiaca o resistencia, es conveniente que empieces por ahí.

El objetivo es evitar pensar durante todo el día en esa ta-

rea que genera cierto malestar o preocupación. Lo que se
llama sacarse el muerto de encima.

De esa manera, encarás el resto del día con mucha más

tranquilidad y resolución.

Si tenés un objetivo importante como, por ejemplo, rendir

un final, posiblemente te convenga empezar el día estu-
diando. Se trata de priorizar aquellas tareas que SÍ O SÍ
tenés que hacer.

6. Anotá tareas concretas y específicas

Tratá de que las oraciones empiecen con un verbo. Por

ejemplo, en lugar de poner “Estudio”, probá: “Leer capitulo
2 de historia”

7. Armá bloques de trabajo

Por ejemplo, salir a hacer todas las compras juntas para

no salir mil veces. O contestar todos los mails en un bloque
de 40 minutos. Esto se llama agrupar las tareas por cate-
goría o armar bloques temáticos.

Mientras menos saltes de una tarea a la otra, mejor.

8. Desglosá las tareas que impliquen distintos pasos

En lugar de poner “preparar final”, probá “Leer unidad 3,

resumir unidad 2 y repasar unidad 1”

9. Considerá anotar el tiempo estimado que lleva cada

tarea

Si sos de las personas que se van por las ramas, te puede

llegar a convenir. Es para evitar estirar las tareas y tam-
bién para evitar postergar las otras que tenemos.

10. Dejá siempre algún hueco libre

No llenes cada minuto de tu agenda con actividades.

Acordate de los imprevistos.

11. Hacé un borrador

Si tu lista quedó caótica, no te preocupes: pasala en lim-

pio. Podés hacer todos los borradores que sean necesarios.
Pero acordate que es importante que la lista sea clara y
legible, tenés que poder confiar en ella.

12. Tachá las tareas que cumpliste

Porque es la parte más linda :)

7. La revisión semanal
A la hora de organizarnos no podemos saltarnos este paso.
Para planificar sí o sí hay que volver hacia atrás.

La revisión semanal es el tiempo que dedicamos a:

• Frenar para cobrar perspectiva y ver el estado

de nuestras tareas
• Ponernos al día con nuestras notas sueltas
• Llevar registro de nuestros pendientes
• Ordenar las prioridades de la semana siguiente

¿Cuándo hacerla?

Ya habrás notado que la revisión semanal te va a dar la

materia prima que vas a necesitar para organizar la se-
mana siguiente.

También ya dijimos que lo mejor para generar un hábito

es hacerlo siempre en el mismo momento.

En este caso, tenemos que reservar el tiempo suficiente

para hacer la revisión semanal (10 minutos) + hacer la pla-
nificación de la semana siguiente (otros 10 minutos). Tenés
que reservarte 20 minutos.

Lo ideal sería que lo hagas el último día que te ingresan

tareas (por ejemplo el viernes a la tarde). Otra opción es
hacerlo los domingos en algún momento tranquilo.

¿Cómo hacerla?

Más arriba ya vimos qué tener en cuenta a la hora de ar-

mar tu lista de tareas semanal. Ahora vamos a ver cómo
revisar tu semana.
1. Juntá la información

El primer paso es reunir todos los materiales: tu calenda-

rio, planner, papelitos sueltos, notas en el celular, informa-
ción que tengas en apps, etc.

¿Qué información importante hay en ellos?

2. Vaciá tu mente

Ya te empapaste con algunas tareas, ahora es el momen-

to en el que se te empiezan a ocurrir otras cosas.

Anota todo lo que se te cruce, no importa que sea un poco

random o para el futuro. Si no está registrado en ningún
soporte, el momento de anotarlo es ahora.

3. Revisá tu agenda de la semana pasada

¿Qué tareas terminaste? ¿Cuáles quedaron pendientes?

Para aquellas que estén a mitad de camino, tomate el tra-

bajo de desglosarla en pasos o por lo menos dejate anota-
da la siguiente acción necesaria para retomarla.

4. Revisá tu agenda para la semana que viene

Este es el momento de mirar tu calendario y tu lista de ta-

reas del mes para:

• Ver si tenés compromisos o fechas importantes

esta semana.
• Ver si podés abarcar (en base a tus pendientes)
algunas de las tareas que tenías estipuladas
para este mes o alguna que hayas anotado en
tu brainstorming.
5. Ordená las prioridades

En base a tus compromisos, tus tareas y los pendientes, ya

podés armar tu cronograma de la semana.

Acá se trata de armar el rompecabezas de la forma más

eficiente posible: agrupar tareas similares para el mismo
día, optimizar las salidas y los traslados, etc.

Todo aquello que no selecciones como prioridad para esta

semana, que quede registrado en algún lado. ¡No pierdas
la información!
 En resumen:
Para empezar a organizarnos lo más
importante es:

• Hacer un brainstorming de pendientes

• Adquirir el hábito de anotar
• Empezar a hacer listas diarias
• Empezar a hacer planificaciones y revisiones
semanales

Adquirir el hábito de organizarte va a llevar

tiempo, no te desanimes si en el proceso notás
que no podés cumplir lo que te proponés. Con la
práctica vas a ir logrando planificaciones más
realistas.

Animate a probar, a jugar y a experimentar.

Todo esto tiene mucho que ver con el autocono-
cimiento y con dialogar con unx mismx.
Muchas gracias por tomarte el
tiempo de leernos, ¡esperamos
que te haya servido mucho!

¿Te sirvieron los tips? En nues-

tro instagram vas a poder en-
contrar muuuchos más!

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