Elaboración de Una Auditoria Operativa y Un Manual de Procedimientos para La Asociación Solidarista de Empleados de COOPELESCA R.L.

Instituto Tecnológico de Costa Rica
Sede Regional San Carlos
Escuela de Administración de Empresas

Elaboración de una Auditoria Operativa
y un Manual de Procedimientos para la
Asociación Solidarista de Empleados de
COOPELESCA R.L.
Trabajo Final Presentado por:

Ivania Alfaro Cordero.
Profesora Asesora:
Martha Mora Arce
Práctica de Especialidad para optar por el grado de

Bachiller en Administración de Empresas
Sede Regional de San Carlos
03 de Noviembre del 2008

"La humildad del ser humano es su principal fuente de sabiduría."
Fredy Alayon
I. DEDICATORIA
Dedico este trabajo final de graduación a mis padres Israel Alfaro Castro y Georgina
Cordero Morales, así como a mis hermanos Adolfo Alfaro Cordero y Diego Alfaro
Cordero.
iii
II. AGRADECIMIENTO
Primeramente le doy gracias a Dios por estos años tan maravillosos que me ha dado
de vida y por mi familia, ya que ellos son mi apoyo incondicional y gracias a ellos he
llegado hasta donde me encuentro el día de hoy.
También quiero dar las gracias a mis compañeros de carrera, ya que con ellos viví
momentos inolvidables. ¡Gracias chiquillos y chiquillas por todo!
Igualmente agradezco a Lourdes Agüero, Marilyn Sánchez, Victor Enrique Quesada

Bolaños, Alejandra Herrera Barrantes, Luis Carlos Villegas, Paulina Quesada Bolaños,
Roxana Villalobos, Milagro González, que durante todo este tiempo que permanecí en
el ITRC-SSC me abrieron sus puertas para apoyarme.
Un agradecimiento enorme a la profesora asesora MBA. Martha Lorena Mora Arce,

por ser mi guía y aconsejarme en este trabajo tan importante.
En fin muchas gracias…
iv
III. RESUMEN
El presente trabajo pretende brindar a la Asociación Solidarista de Empleados de

COOPELESCA R.L. un documento de apoyo que les ayude en la ejecución de las
labores diarias, las cuales se ven reflejadas en la Auditoria Operativa y Manual de
Procedimientos.
La Auditoria Operativa muestra el resultado de la distribución de las actividades

actuales del Director Administrativo, Auxiliar Administrativo 1, Auxiliar Administrativo 2,
Encargado del Centro de Acopio. Por medio de ella se pretende dar a conocer todos
aquellos aspectos que dificulten el desarrollo de los procedimientos, así como la
adecuada distribución de los mismos según el puesto ocupado dentro de la
organización.
La información para crear el Manual de Procedimientos, se obtuvo por medio de una

entrevista realizada a cada una de las personas encontradas en los puestos de
Director Administrativo, Auxiliar Administrativo 1 y Auxiliar Administrativo. En él se
detalla paso a paso la realización de los procedimientos a realizar según el puesto, así
como el código, nombre respectivo del puesto y personas o entidades involucradas en
el proceso.
Se espera que ambos instrumentos administrativos sean de gran apoyo para la

organización, facilitándole el proceso de inducción y el de supervisión a sus
subalternos.
v
IV. ABSTRACT
The following work intends to provide to Asociacion Solidarista de Empleados de

COOPELESCA R.L. a support document to help in the execution of the daily labors,
which are reflected in the Auditoria Operativa y Manual de Procedimientos.
The Auditoria Operativa shows the distribution of the current tasks for the Director
Administrativo, Auxiliar Administrativo 1, Auxiliar Administrativo 2, Encargado del
Centro de Acopio. Through this Audit we attempt to know each of the aspects that
might difficult the development of the procedures, as well as the right distribution of
those, according to each of the positions inside the organization.
The Manual de Procedimiento was obtained by means of an interview made to each of

the people found in the positions for Director Administrativo, Auxiliar Administrativo 1,
Auxiliar Administrativo 2 y el Encargado del Centro Recreativo. It specifies the step by
step fulfillment of the procedures to achieve according to the position, the code, and
respective name of the position and people or organizations involved in the process.
One hopes that both administrative instruments become great support for the
ASECOOP’s Director Administrativo, helping in the induction process and supervision
of his subordinates.
vi
Tabla de contenidos
I. DEDICATORIA ...............................................................................................................................III
II. AGRADECIMIENTO ...................................................................................................................... IV

III. RESUMEN ..................................................................................................................................... V
IV. ABSTRACT ............................................................................................................................... VI
V. TABLA DE CONTENIDOS .............................................................................................................. VII
VI. ÍNDICE DE FIGURAS ...................................................................................................................X
INTRODUCCIÓN ..................................................................................................................................... 1
I Capitulo Generalidades de la Investigación ...................................................................................... 5
A. GENERALIDADES DE LA INVESTIGACIÓN ..................................................................................................... 3
1. Antecedentes de la Empresa ....................................................................................................... 3
a) Reseña Histórica de ASECOOP: .............................................................................................................. 3
b) ¿Qué es ASECOOP? ................................................................................................................................ 4
c) Misión de ASECOOP ............................................................................................................................... 4
d) Visión de ASECOOP ................................................................................................................................ 4
e) Fines Primordiales: ................................................................................................................................. 4
f) Actividades: ............................................................................................................................................ 4
g) Objetivos: ............................................................................................................................................... 5
h) Organigrama Estructural de la Empresa ................................................................................................ 5
2. Justificación del Estudio .............................................................................................................. 6
3. Planteamiento del Problema....................................................................................................... 7
4. Objetivos ..................................................................................................................................... 7
a) General .................................................................................................................................................. 7
b) Específicos.............................................................................................................................................. 7
5. Alcances y limitaciones ............................................................................................................... 7
II Capitulo Marco Teórico ..................................................................................................................... 8
B. MARCO TEÓRICO ................................................................................................................................. 9
1. Administración .......................................................................................................................... 10
a) Definición: ............................................................................................................................................ 10
b) Funciones de la administración: .......................................................................................................... 10
2. Auditoria ................................................................................................................................... 11
a) Definición: ............................................................................................................................................ 11
b) Tipos de auditorías: .............................................................................................................................. 11
c) Auditores internos: .............................................................................................................................. 12
3. Control Interno .......................................................................................................................... 12
4. Plan de Auditoria....................................................................................................................... 12
5. Programa de Auditoria.............................................................................................................. 12
6. Cuestionario de Control Interno ................................................................................................ 13
7. Análisis Administrativo.............................................................................................................. 13
a) Definición: ............................................................................................................................................ 13
b) Uso: ...................................................................................................................................................... 13
8. Organigrama ............................................................................................................................. 14
a) Definición: ............................................................................................................................................ 14
b) Clases de organigramas: ...................................................................................................................... 14
c) Usos e importancia del organigrama: .................................................................................................. 14
9. Manuales: ................................................................................................................................. 15
a) Definición: ............................................................................................................................................ 15
b) Naturaleza de los manuales: ................................................................................................................ 15
vii
c) Clases de manuales: ............................................................................................................................. 15
d) Usos e importancias de los Manuales: ................................................................................................. 16
e) Elaboración de manuales: .................................................................................................................... 16
10. Manual de procedimientos ................................................................................................... 16
a) Definición: ............................................................................................................................................ 16
11. Diagramas de flujo................................................................................................................ 17
a) Definición: ............................................................................................................................................ 17
b) Naturaleza de los diagrama de flujo: ................................................................................................... 17
c) Usos e importancias: ............................................................................................................................ 18
d) Simbología de diseño: .......................................................................................................................... 18
12. Normas ISO 9000 .................................................................................................................. 21
a) Definición: ............................................................................................................................................ 21
b) Ventajas de la Certificación en ISO9000: ............................................................................................. 21
c) Pasos para la aplicación de la norma ISO 9000: ................................................................................... 22
III Capitulo Marco Metodológico ........................................................................................................ 25
C. MARCO METODOLÓGICO..................................................................................................................... 26
1. Tipo de Investigación ................................................................................................................ 27
2. Sujetos y Fuentes de Investigación ............................................................................................ 27
a) Sujetos ................................................................................................................................................. 27
b) Fuentes de Investigación..................................................................................................................... 27
(1) Fuente primaria:.............................................................................................................................. 27
(2) Fuente secundaria: .......................................................................................................................... 28
3. Técnicas de Investigación .......................................................................................................... 28
a) Entrevista: ............................................................................................................................................ 28
b) Lista de verificación: ............................................................................................................................ 28
c) Observación: ........................................................................................................................................ 28
4. Procesamiento y Análisis de Datos ........................................................................................... 28
5. Metodología Empleada en cada Capitulo ................................................................................. 29
a) Generalidades de la Investigación ....................................................................................................... 29
b) Marco Teórico ...................................................................................................................................... 29
c) Marco Metodológico ........................................................................................................................... 29
d) Auditoria Operativa ............................................................................................................................. 29
e) Manual de Procedimientos .................................................................................................................. 29
f) Conclusiones y Recomendaciones ....................................................................................................... 30
IV Capitulo Auditoria Operativa .......................................................................................................... 31
D. AUDITORIA OPERATIVA ....................................................................................................................... 32
1. Plan de Auditoria Operativa en ASECOOP ................................................................................. 33
2. Programa de Auditoria Operativa en ASECOOP ........................................................................ 37
3. Cuestionario de Control Interno Aplicado al Director Administrativo ....................................... 38
4. Cuestionario de Control Interno Aplicado Al Auxiliar Administrativo 1..................................... 63
5. Cuestionario de Control Interno Aplicado al Auxiliar Administrativo 2 ..................................... 76
6. Cuestionario de Control Interno Aplicado al Encargado del Centro de Acopio ......................... 85
7. Cuestionario de Control Interno Aplicado al Encargado del Centro Recreativo ........................ 89
a) Deficiencias .......................................................................................................................................... 92
b) Recomendaciones ................................................................................................................................ 95
V Capitulo Manual de Procedimientos ............................................................................................... 98
E. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ............................................................................................................. 99
Tabla de contenido del Análisis de los Procedimientos ................................................................... 100
a) Descripción de los procedimientos pertenecientes al Director Administrativo ................................ 114
b) Descripción de los procedimientos pertenecientes al Auxiliar Administrativo 1 .............................. 298
c) Descripción de los procedimientos pertenecientes al Auxiliar Administrativo 2. .............................. 368
VI Capitulo Conclusiones y Recomendaciones .................................................................................. 509
F. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES .................................................................................................. 510
viii
1. Conclusiones............................................................................................................................ 510
2. Recomendaciones ................................................................................................................... 511
G. LITERATURA CONSULTADA ................................................................................................................. 512
H. APÉNDICES...................................................................................................................................... 513
1. Dictamen de Auditoria ............................................................................................................ 513
I. ANEXOS.......................................................................................................................................... 520
1. Anexo 1. Funciones del Director Administrativo según ASECOOP. .......................................... 520
2. Anexo 2. Funciones del Auxiliar Administrativo 1 según ASECOOP......................................... 524
3. Anexo 3. Funciones del Auxiliar Administrativo 2 según ASECOOP......................................... 527
4. Anexo 4.Funciones del Encargado del Centro Recreativo según ASECOOP. ............................ 530
5. Anexo 5. Funciones del Encargado del Centro de Acopio según ASECOOP. ............................ 535
ix
V. ÍNDICE DE FIGURAS
Figura 1. Organigrama Estructural de ASECOOP _____________________________________________ 5

Figura 2. Simbología de diseño de los fluxogramas. __________________________________________ 18
x
INTRODUCCIÓN
El solidarismo lo que busca es la mutua dependencia de los unos a hacia los otros,
con el fin de poder ayudarse entre sí.
Dado a esto es que las asociaciones solidaritas, lo que pretenden es crear beneficios
para sus asociados, donde ellos mismos son quienes aportan los recursos con los que
trabaja la asociación.
Toda asociación solidarista, debe tener muy claro cuáles son sus principios y objetivos
a alcanzar, para planear estratégicamente como llegar a ellos.
Una de las muchas empresas que cuenta con una asociación solidarista es
COOPELESCA R.L. (ASECOOP), quien ofrece a sus colabores descuentos en la
compra de artículos para el hogar, diversas formas de créditos (según la necesidad del
asociado), el disfrute de las instalaciones del Centro Recreativo, viajes, fiestas, entre
otros.
La Asociación Solidarista de Empleados de COOPELESCA R.L., surgió hace 28 años,

por lo que tanto su número de empleados como de asociados ha ido creciendo con el
paso de los años.
Como consecuencia de ello es que el Director Administrativo dio a conocer a la Junta

Directiva, la necesidad de realizar una Auditoría Operativa y un Manual de
Procedimientos, para mejorar su proceso de inducción de personal y los procesos
efectuados por los colaboradores de ASECOOP.
Lo cual permitió que dicha institución abriera sus puertas, para la realización de la
Auditoria Operativa y el Manual de Procedimientos, con el fin de analizar los
resultados obtenidos por medio de ellos.
En dicho trabajo final de graduación se encuentran los siguientes apartados:
I Capitulo Generalidades de la Investigación, acá se menciona todos los aspectos

referentes a la empresa como reseña histórica, misión, visión, entre otros.
II Capitulo Marco Teórico, se este espacio se detallan por medio de consulta literaria
los principales con conceptos utilizados durante el desarrollo del trabajo.
1
III Capitulo Marco Metodológico, se detallan los métodos utilizados para la obtención
de la información a analizar.
IV Capitulo Auditoria Operativa, se analiza la información obtenida por medio de las

deficiencias y recomendaciones.
V Capitulo Manual de Procedimientos, en el se detalla paso a paso, cada uno de los

procedimientos, así como su respectivo fluxograma.
VII Capitulo Conclusiones y Recomendaciones, una vez finalizado el trabajo final de

graduación se procede a la realización de las conclusiones, de a cuerdo a lo detallado
en los objetivos. Y de según las conclusiones se determinan las recomendaciones que
puede aplicar ASECOOP, en los puestos a cargo del Director Administrativo, Auxiliar
Administrativo 1, Auxiliar Administrativo 2, Encargado del Centro de Acopio y
Encargado del Centro Recreativo.
2
I Capitulo
Generalidades de
la Investigación
ASECOOP
Capítulo I
Generalidades de la Investigación
A. GENERALIDADES DE LA INVESTIGACIÓN
En dicho apartado, se presentan generalidades de la investigación, tales como los

antecedentes de la empresa, justificación del estudio, planteamiento del problema,
objetivos y alcances y limitaciones.
Todos ellos, básicos para el desarrollo del trabajo, ya que debe conocerse la
empresa, en cuanto a la actividad, origen, quienes la conforman, así como los
objetivos y el alcance.
3
ASECOOP
Capítulo I
1. Antecedentes de la Empresa
a) Reseña Histórica de ASECOOP:
La Asociación Solidarista de Empleados de COOPELESCA R.L, surgió en setiembre

de 1980 a partir de una huelga (huelga de hambre), la cual tuvo una duración de dos
días. Esta tenía como fin, que se dotara de mejores implementos de trabajo a los
empleados, al momento de realizar sus labores. Finalmente la Asociación Solidarista
de Empleados fue creada el 30 de Marzo de 1981, en el Edificio Central en Santa Fe.
Los empleados tenían perdida la huelga, por lo tanto, la Gerencia y el Consejo de

Administración de COOPELESCA R.L., estuvieron de acuerdo en conformar una
Asociación Solidarista, por este medio, se convenció a los funcionarios, para que
dejaran la huelga, ya que no existía la cantidad de empleados suficientes para
mantenerla ... A partir de ese momento se crea ASECOOP.
Antes de iniciarse ASECOOP, se visitó diferentes empresas que poseían este tipo de
organizaciones sociales, y así conocer cómo era el funcionamiento. Se visitaron las
asociaciones solidaritas de Fertica y Tiendas La Gloria.
Lo primero que existió fue una comisión de empleados integrada por no más de 25
funcionarios, con un capital de ¢20,000.00. Poco a poco se fueron afiliando más
asociados siendo un total de 50 personas. Históricamente, ASECOOP fue la primera
Asociación Solidarista creada en la zona de San Carlos. A la fecha (Diciembre 2008),
ASECOOP en activos tiene un total de ¢ 773.499.514,63 y en Patrimonio representa
un total de ¢ 705.879.640,19, de igual manera los prestamos suman un total de
¢622.448.644,52.
Del total de fundadores de ASECOOP, todavía trabajan en COOPELESCA 8

solidaritas. Jorge Arturo Román Espinoza, Gerardo Pérez Porras, Víctor Manuel Herra
Murillo, Aracelly González Vargas, Carlos Francisco Rodríguez Acuña, Xinia
Rodríguez Corrales, Rigoberto Arroyo Alfaro, Geovanny Rojas Vega.
3
ASECOOP
Capítulo I
b) ¿Qué es ASECOOP?
“Es una organización social que se inspiran en una actitud humana, por medio de la
cual el hombre se identifica con las necesidades y aspiraciones de sus semejantes,
comprometiendo el aporte de sus recursos y esfuerzos para satisfacer esas
necesidades y aspiraciones de manera justa y pacífica”.
“Su gobierno y su administración competen exclusivamente a los trabajadores afiliados

a ellas”.
c) Misión de ASECOOP
Procurar la justicia y la paz social, la armonía obrero-patronal y el desarrollo integral de

nuestros Asociados, por medio de la participación activa y el desarrollo de los
procesos de concertación entre los dos sectores del quehacer laboral, proporcionando
servicios financieros y sociales que fomenten la superación personal y brinden
posibilidades de educación y capacitación a nuestros asociados y sus familias.
d) Visión de ASECOOP
Llegar a ser una Asociación Solidarista modelo y clave en el desarrollo de las

relaciones obrero-patronal, mediante la participación democrática en un ambiente de
solidaridad corporativa y incentivando los valores de servicio, calidad y calor humano.
e) Fines Primordiales:
Ayudar a los demás
Contribuir con causas nobles
Preocuparse por los demás
f) Actividades:
Desarrollo Material ( Ahorro, Crédito, Vivienda, Inversión)
Desarrollo Espiritual (Recreativas, Deportistas, Culturales
4
ASECOOP
Capítulo I
g) Objetivos
Incentivar la participación democrática de los asociados mediante el

solidarismo.
Crear una actitud de ahorro permanente en sus asociados.
Desarrollar actitudes positivas de convivencia social.
Permitir la administración del fondo económico del auxilio de cesantía

(rompimiento de relación laboral).
Facilitar la adquisición de bienes y servicios a sus asociados.
Generar excedentes para sus asociados.
Promover un ambiente laboral de paz y armonía obrero-patronal.
h) Organigrama Estructural de la Empresa
Figura 1. Organigrama Estructural de ASECOOP
5
ASECOOP
Capítulo I
Junta Directiva:
Melvin Pacheco Vasquez. ---------------------------------------------------------Presidente
Jesús Méndez Blanco. ------------------------------------------------------Vice-presidente
Ibis Donzon Rodríguez. --------------------------------------------------------------Tesorero
Luis Armando Rodríguez Quesada. ---------------------------------------------Secretario
Jorge Arturo Román Espinoza. ------------------------------------------------------Vocal 1
Xinia Rodríguez Corrales.--------------------------------------------------------------Vocal 2
Mainor Méndez Picado.-----------------------------------------------------------------Vocal 3
Órgano Fiscal:
José Francisco Ochoa Morera. ------------------------------------- Fiscal Propietario
Mauren Arias Hernández. ---------------------------------------------- Fiscal Suplente.
Oscar Bastos Matamoros. ----------------------------- Representante de la Empresa.
2. Justificación del Estudio
ASECOOP desea conocer si los procesos operativos realizados internamente

son los más adecuados y si la forma en que los realizan es la más apropiada.
Para ello se debe de recopilar, verificar, analizar y recomendar la información
que se obtuvo para lograr una mejor eficacia y eficiencia de las labores diarias.
6
ASECOOP
Capítulo I
3. Planteamiento del Problema
¿Se desarrollan adecuadamente los procesos operativos dentro de Asociación

Solidarista de Empleados de COOPELESCA R.L y afines (ASECOOP)?
4. Objetivos
a) General
Contribuir con el mejoramiento de las gestiones de ASECOOP por medio de una

auditoria operativa y la elaboración de un manual de procedimientos.
b) Específicos
Analizar los procedimientos operacionales de ASECOOP.
Emitir un informe de control interno de los procedimientos operativos que se

realizan en ASECOOP.
Proponer mejoras a los procedimientos auditados en ASECOOP.
Elaborar el manual para el proceso de control interno de ASECOOP.
5. Alcances y limitaciones
a) Alcances
Elaboración de una Auditoria Operativa y un Manual de Procedimientos, cuya

información se obtuvo por medio de entrevistas aplicadas a los colaboradores de
ASECOOP.
b) Limitaciones
La principal de las limitaciones, fue que la mayoría de los colaboradores de ASECOOP

desconocían el significado de algunos de los términos utilizados en la entrevista, por lo
cual se tuvo que modificar a términos más comunes.
7
II Capitulo Marco
Teórico
ASECOOP
Capítulo II
Marco Teórico
B. MARCO TEÓRICO
Dentro del apartado del marco teórico nos encontramos con las definiciones de los
principales aspectos a tratar dentro de la auditoria operativa y el manual de
procedimientos.
9
ASECOOP
Capítulo II
Marco Teórico
1. Administración
a) Definición:
El término administración se refiere al proceso de coordinar e integrar actividades de

trabajo para que éstas se lleven a cabo en forma eficiente y eficaz con otras personas
y por medio de ellas.
El proceso representa las funciones continuas de las actividades primarias en las

cuales participan los gerentes. Dichas funciones se denominan de ordinario:
planificación, organización, dirección y control.
La eficiencia es una parte vital de la administración. Se refiere a la relación entre

insumos y productos….”la gerencia se ocupa de minimizar los costos de los recursos.
Desde esta perspectiva, la eficiencia se describe a menudo como “hacer bien las
cosas”, es decir, no desperdiciar recursos.”
La eficacia se describe a menudo como “hacer lo que es apropiado”, es decir, las

actividades de trabajo que ayuden a la organización a alcanzar sus metas. Así como
la eficiencia se enfoca se enfoca en los medios para lograr que se hagan las cosas, la
eficacia se enfoca en los fines, es decir, el logro de las metas de la organización.
(Coulter, 2000, págs. 8-9).
b) Funciones de la administración:
Según lo mencionado por Schermerhorn (2002, págs. 12-13) el proceso administrativo

implica las cuatro funciones básicas, las cuales son:
La planeación es el proceso de establecimiento de los objetivos de desempeño

y de la determinación de las acciones que deberán realizarse para lograrlos.
La organización es el proceso de asignación de tareas, distribución de recursos

y disposición de las actividades coordinadas de los individuos y los grupos para
implementar planes.
La dirección es el proceso por medio del cual se despierta el entusiasmo de la

gente para trabajar fuerte y dirigir sus esfuerzos hacia el cumplimiento de los
planes y el logro de los objetivos.
El control es el proceso de medición del desempeño laboral, comprobando los

resultados con los objetivos, y llevando a cabo acciones correctivas cuando
sea necesario.
10
ASECOOP
Capítulo II
Marco Teórico
2. Auditoria
a) Definición:
Una auditoría comprende la búsqueda y verificación de los registros de los datos y el

examen de otra evidencia que soporte esos datos. Para emitir un informe de auditoría
los auditores reunirán la evidencia necesaria obteniendo una compresión del control
interno de la compañía, inspeccionando documentos, observando activos,
investigando dentro y fuera de la compañía, y realizando otros procedimientos de
auditoría. (O. Ray Whittington, 2000, pág. 3).
La palabra auditor proviene del latín (audire =oír) y significa “el que oye”; era
apropiado en una época en que los documentos contables del gobierno eran
aprobados sólo después de una lectura pública de los informes en voz alta. (Pany,
2005, pág. 7).
b) Tipos de auditorías:
Las auditorias caen en grandes categorías:
Auditoria de estados financieros, abarca el balance general y los estados de

conexos de resultados, de utilidades retenidas y de flujo de efectivo. La
finalidad es determinar si han sido preparados de conformidad con los
principios de contabilidad generalmente aceptados.
Auditoria de cumplimiento, depende de la existencia de datos verificables y de

criterios o normas reconocidas, como las leyes y regulaciones o las políticas y
procedimientos de una organización.
Estas auditorías determinan si la asistencia financiera se gastó conforme a la

legislación y las normas aplicables.
Auditoria operacional, es el estudio de una unidad específica de una empresa

con el propósito de medir su desempeño.
Una auditoria operacional tiende a requerir un juicio más subjetivo que la de los
estados financieros o de cumplimiento. (Pany, 2005, págs. 9-10).
Análisis de un departamento u otra unidad de un negocio u organización

gubernamental para medir la efectividad y eficiencia de las operaciones. (O.
Ray Whittington, 2000, pág. 19).
11
ASECOOP
Capítulo II
Marco Teórico
c) Auditores internos:
Casi todas las grandes corporaciones cuentan con personal de auditoría interna. Las
organizaciones no lucrativas y gubernamentales emplean mucho este tipo de
auditores. Su objetivo principal es investigar y medir la eficiencia con que la compañía
desempeña las funciones asignadas.
Su trabajo se centra principalmente en las auditorias operacionales: además también

efectúan numerosas auditorias de cumplimiento. El número y la clase de proyectos de
investigación varían año tras año. (Pany, 2005, pág. 10).
3. Control Interno
El control interno de una compañía consta de las políticas y los procedimientos

establecidos para asegurarse razonablemente de que los objetivos se alcanzarán.
(Pany, 2005, pág. 7).
Proceso realizado por el consejo de administración de la compañía, por los ejecutivos

y otros empleados, que ofrecen una seguridad razonable sobre la consecución de los
objetivos en las siguientes categorías: 1) confiabilidad de los informes financieros, 2)
eficacia y eficiencia de las operaciones, 3) cumplimiento de las leyes y regulaciones
aplicables. (Pany, 2005, pág. 44).
4. Plan de Auditoria
Visión general amplia de un contrato de auditoría, preparado en la etapa de

planificación del contrato. Los planes de auditoría incluyen generalmente aspectos
como los objetivos del contrato, la naturaleza del trabajo que será realizado, un
cronograma del trabajo de auditoría principal y de la terminación del contrato y los
requerimientos de personal. (O. Ray Whittington, 2000, pág. 153).
5. Programa de Auditoria
Listado detallado de los procedimientos de auditoría específicos que deben realizarse

en el curso de un contrato de auditoría. Los programas de auditoría proporcionan una
base para asignar y programar el trabajo de auditoría y para determinar qué trabajo
resta por hacer. Los programas de auditoría son confeccionados especialmente para
cada contrato. (O. Ray Whittington, 2000, pág. 153).
12
ASECOOP
Capítulo II
Marco Teórico
6. Cuestionario de Control Interno
Un método, entre muchos, para describir el control interno en los papeles de trabajo de
auditoría. Generalmente, los cuestionarios son diseñados de manera que las
respuestas “no” identifiquen en forma visible debilidades en el control interno. (O. Ray
Whittington, 2000, pág. 196).
7. Análisis Administrativo
a) Definición:
Análisis administrativo es aquella parte de la administración, que busca asegurar la

eficiencia y la eficacia en la ejecución de las labores de una empresa pública o
privada. Esto se logra mediante el empleo constante y experto de los métodos
científicos de la administración aplicados al uso de los recursos financieros, humanos
y materiales con que cuenta una institución para cumplir sus objetivos. (Gutiérrez,
1999, pág. 2).
b) Uso:
Específicamente el análisis administrativo trata de aumentar la eficiencia en el trabajo,

mediante el análisis de la organización y de los métodos empleados a través de la
simplificación del trabajo, adoptando formas simples, más rápidas y mejores de hacer
las cosas, sin pérdida innecesaria de energía, esto se hace atendiendo los métodos de
trabajo para eliminar los malos procedimientos, el derroche y el gato innecesario de
materiales, de tiempo, de espacio, etc.
Lo anterior permite obtener una organización más funcional y más sencilla, sin
embargo, el análisis administrativo, no es un instrumento destinado a realizar cortes
drásticos en el personal, pues la reducción de costos no solo se refleja en
presupuestos disminuidos, sino que aparece también en forma de mayor
productividad, permitiendo al mismo personal efectuar un trabajo más útil, evitando
con esto la necesidad de contratar personal adicional, o crear una unidad o sección
adicional. (Brenes, 2009, pág. 9)
13
ASECOOP
Capítulo II
Marco Teórico
8. Organigrama
a) Definición:
El organigrama es la representación gráfica simplificada de la estructura formal que ha

adoptado una organización. Es por lo tanto la representación de la forma en que están
dispuestas y relacionadas sus partes. Organigrama es la denominación más común
de este tipo de representación gráfica, pero también se le conoce como organograma,
gráfica de organización, pirámide de cargos, diagrama de organización o diagrama de
estructura. (Araya, 1993, pág. 11).
b) Clases de organigramas:
Por las clases, los organigramas son de unidades organizativas y de cargos o de

puestos. No se acostumbra mezclar un organigrama de unidades departamentales con
el de cargos, por cuanto dificulta el diseño y también su interpretación. (Orozco, 2007,
pág. 88).
Por la forma, el organigrama puede ser:
Vertical.
Horizontal.
AFNOR.
Circular.
Radical o Sectorial.
c) Usos e importancia del organigrama:
Los organigramas se usan para representar gráficamente la estructura formal de las

organizaciones. Sirve para diagnosticar y analizar esas mismas estructuras con miras
a replantearlas y adecuarlas a las necesidades del momento. Se emplean como
instrumento de información para los funcionarios de la institución y también para los
usuarios.
La importancia de disponer de organigramas está estrechamente relacionada con los

usos que se le dan. (Orozco, 2007, pág. 92).
14
ASECOOP
Capítulo II
Marco Teórico
9. Manuales:
a) Definición:
“…es un conjunto de instrucciones, debidamente ordenadas y clasificadas, que

proporciona información rápida y organizada sobre las prácticas administrativas.
Contiene datos e información respecto a procedimientos, instrucciones, normas de
servicio, etc.” (Orozco, 2007, pág. 135).
b) Naturaleza de los manuales:
El contenido de los manuales depende del asunto que se trata y del uso que se piensa
darle.
Para Calos Hernández Orozco (pág. 136), las secciones básicas que debe contener
un manual, son las siguientes:
Introducción.
Directivas básicas.
Organización.
Descripción de procedimientos.
Reglamentos o normas.
c) Clases de manuales:
Existen variedad de clases de manuales entre administrativos y técnicos. Sin embargo

los más usados son los siguientes: (Orozco, 2007, pág. 138)
De organización y Funciones.
De Procedimientos u operaciones.
De Puestos.
De Políticas.
De Normas.
Técnicos.
15
ASECOOP
Capítulo II
Marco Teórico
d) Usos e importancias de los Manuales:
Las funciones de los manuales son: proporcionar formalización a la empresa; facilitar

el acceso a la información organizada; estandarizar y uniformar el desempeño de las
personas; agilizar el funcionamiento de la empresa, evitando pérdidas innecesarias de
tiempo. (Orozco, 2007, pág. 139).
e) Elaboración de manuales:
Las etapas de la planeación de un manual son:
Definición del tipo de manual.
Definición del tipo de información.
Definición de las técnicas necesarias.
Definición de un plan de trabajo.
Investigar.
Encuadernación y distribución.
De acuerdo a lo mencionado por Carlos Hernández Orozco en el libro titulado Análisis

Administrativo; Técnicas y Métodos (pág.139)
10. Manual de procedimientos
a) Definición:
Constituye un instrumento técnico que incorpora información sobre la sucesión

cronológica y secuencial de operaciones concatenadas entre sí para realizar una
función, actividad o tarea específica en una organización.
Todo procedimiento incluye la determinación de tiempos de ejecución y el uso de

recursos materiales y tecnológicos, así como la aplicación de métodos de trabajo y
control para desarrollar las operaciones de modo oportuno y eficiente.
La descripción de los procedimientos permite entender mejor el desarrollo de las

actividades de rutina en todos los niveles jerárquicos, lo que propicia la disminución de
fallas u omisiones y el incremento de la productividad. (Fincowsky, 2007, pág. 171) .
16
ASECOOP
Capítulo II
Marco Teórico
El manual de procedimientos contiene la descripción de las operaciones que deben

seguirse en la realización de los procedimientos de una unidad administrativa, o de
dos o más de ellas, señala generalmente en su descripción, quién, como, donde,
cuando, y para qué han de realizarse las operaciones. (Gutiérrez, 1999, pág. 5)
11. Diagramas de flujo
a) Definición:
Es la representación grafica de la sucesión en que se realizan las operaciones de un

procedimiento y/o el recorrido de formas o materiales; en ella se muestran las áreas o
unidades administrativas (procedimiento general), o los puestos que intervienen
(procedimiento detallado) en cada operación descrita. Además, pueden mencionar el
equipo o los recursos utilizados en cada caso. (Fincowsky, 2007, pág. 184).
Llamados también fluxogramas o diagramas de flujo, se fundamentan en un

procedimiento. El procedimiento es una sucesión lógica de operaciones, o pasos, que
permitan la solución de un problema, o sirven para definir la producción de un bien o
servicio.
Este recurso constituye un elemento de decisión invaluable para individuos y

organizaciones de trabajo, porque así pueden percibir en forma analítica y detallada la
secuencia de una acción, lo que contribuye sustancialmente a conformar una sólida
estructura de pensamiento que fortalece su capacidad de decisión. (Brenes, 2009,
págs. 56-57).
Representación simbólica de un sistema o serie de procedimientos, con cada

procedimiento mostrado en secuencia. Los diagramas de flujo de sistemas son un
método utilizado ampliamente en los papeles de trabajo de auditoría para describir el
control interno. (O. Ray Whittington, 2000, pág. 196).
b) Naturaleza de los diagrama de flujo:
Se conocen tres clases de diagramas de flujo: el vertical, el horizontal (de procesos) y

el de bloques.
17
ASECOOP
Capítulo II
Marco Teórico
c) Usos e importancias:
La importancia de su uso radica en que es una herramienta efectiva ene la análisis

administrativo, ya que facilita la apreciación y valoración del seguimiento del flujo de
trabajo a través de actividades y facilita su simplificación.
Esa importancia radica básicamente en cuatro aspectos de uso:
En la planeación sistemática: elaborar un fluxogramas obliga a un previo

ordenamiento de la información disponible, así como un análisis sistemático y
detallado de los diferentes procesos.
En la actualización de sistemas: los cambios en los procedimientos son

fácilmente representables a través de variaciones incluidas en el fluxograma, lo
cual permite visualizar las nuevas operaciones o flujos de trabajo incluidos en
el sistema.
Simplicidad en los sistemas: el empleo de diagramas de flujo otorga simplicidad

a las operaciones desarrolladas, facilita el análisis del flujo de trabajo y del
desempeño de las unidades involucradas.
Ahorro de tiempo y costo: el empleo del diagrama de flujo hace más accesible
el análisis de los procedimientos de la organización y apunta a la localización
de puntos problemáticos, sin necesidad de reconstruir todo el sistema.
Según lo mencionado por Carlos Hernández Orozco. (Orozco, 2007, págs. 104-105).
d) Simbología de diseño:
Según (Orozco, 2007, págs. 106-108).
Figura 2. Simbología de diseño de los fluxogramas.
Proceso Rectángulo: Representa

una instrucción que debe
ser ejecutada,
operaciones,
procesamiento.
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ASECOOP
Capítulo II
Marco Teórico
Decisión Rombo: Elección.

Representa una pregunta e
indica el destino de flujo de
información con base en
respuestas alternativa de sí
y no.
Preparación Hexágono: Preparar,

acondicionar. Proceso
predefinido. Hace
referencia a un proceso ya
establecido, puede ser
parte o un todo de otro
sistema.
Documento Rectángulo segmentado:

Indica lectura o escritura
de un documento, o
producto impreso.
Entrada/Salida Romboide: Trámite.

Operación burocrática
rutinaria. Indica entrada y/o
salida de información por
cualquier parte del sistema.
Archivo Triángulo: significa “guarda

archivo” o “almacenar”.
Extracción de archivos Triángulo: significa “sacar

de archivo” o “extracción”,
des almacenar.
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ASECOOP
Capítulo II
Marco Teórico
Flechas Línea con punta: Flujo de

información. Indica la
dirección que sigue el flujo
en el sistema. Puede ser
de izquierda a derecha;
derecha a izquierda; de
arriba hacia abajo; de
abajo hacia arriba.
Conector interno Círculo: Conexión con otro

paso. Se utiliza para partes
o pasos dentro del mismo
sistema, pero que por
razones de diseño es poco
asequible.
Conector Externo Cuadrado con punta:

Conexión con otro proceso.
El conector externo se usa
para unir un sistema o una
parte de él, con otro
sistema.
Inicio y Terminal Rectángulo con lados

cóncavos: Inicio/fin del
sistema. Indica donde
comienza y donde termina
el algoritmo.
Tarjeta Rectángulo: sin una

esquina. Representa
tarjeta, ficha o cheque.
20
ASECOOP
Capítulo II
Marco Teórico
Cinta magnética Círculo con tangente:

Representa cinta
magnética de grabación o
video.
Documento original y Rectángulos segmentados:

copias Representa a un
documento original y “n”
número de copias.
12. Normas ISO 9000
a) Definición:
ISO es la International Standards Organization (Organización Internacional para la

Normalización), que publicó oficialmente en 1987 las normas internacionales de
aseguramiento de la calidad, conocidas como la serie ISO 9000.
Para sistema ISO calidad es la totalidad de partes y características de un producto o

servicio que influye en su habilidad o aptitud para satisfacer necesidades declaradas o
implícitas. (Vartanián, 1999, págs. 177-178)
Una de las tendencias positivas de los organismos de normalización internacionales

ha sido el establecimiento de series de normas con un fin específico. Es este caso la
Serie ISO-900 procura un ordenamiento de todo aquello relacionado con
aseguramiento de calidad, visto desde su concepción integral. (Acuña, 1996, pág.
176).
b) Ventajas de la Certificación en ISO9000:

La empresa proyecta hacia el entorno una imagen de calidad.
Mejora el desempeño, la productividad y la calidad.
Reducción de desperdicios y reprocesamiento del producto.
Mejora el orden y la limpieza.
21
ASECOOP
Capítulo II
Marco Teórico
Mejora la relación con el cliente.
Documentación de todos los procesos, permitiendo que el know-how

permanezca en la compañía y no esté solo en la mente de técnicos
experimentados e imprescindibles.
Mejora los procesos de selección y capacitación del personal.
Las normas ISO representan un sistema práctico y reconocido internacionalmente que

representa varias ventajas para una empresa, pero no necesariamente esto asegura
un alto nivel de productividad para la empresa que lo adopta. (Vartanián, 1999, pág.
178).
c) Pasos para la aplicación de la norma ISO 9000:

Selección del tipo de normas ISO: 9001, 9002 ó 9003.
El tipo de norma a elegir en la serie 9000 será la que mejor se adecue a las
actividades que realiza la empresa.
La más completa de ellas es la ISO 9001, pero solo es útil para las industrias que
desarrollan y diseñan productos y especificaciones de los mismos, asegurando a los
clientes que sus productos se ajustan a las especificaciones durante todo el proceso.
La norma ISO 9002 se adopta cuando ya hay un diseño o especificaciones

establecidas, por lo que la norma solamente cubriera el proceso de producción e
instalación y servicio.
La norma ISO 9003 la aplican las empresas que tienen un ciclo de manufactura poco
intensivo, pero que desean asegurar a sus clientes un adecuado nivel de inspección y
control en los productos terminados.
Definir los alcances de la certificación.
Una vez seleccionada la norma a aplicar, se procede a limitar los alcances del proceso
de certificación. Para algunas empresas o industrias la certificación de todos sus
procesos puede ser demasiado abrumadora y puede llevar a un consumo excesivo de
energía, tiempo y recursos.
22
ASECOOP
Capítulo II
Marco Teórico
Crear la estructura para administrar el proceso.
El proceso de llevar a cabo un sistema ISO dura varios meses e incluso años, lo que
implica necesariamente un grupo que esté dirigiendo y coordinando todo el proyecto.
Capacitación.
La empresa puede recurrir a asesores externos o capacitar a su propio personal para

llevar a cabo el proceso ISO.
El otro ángulo de la capacitación dice relación con todo el personal de la empresa, el

cual debe estar informado de las características de un proceso de certificación ISO, los
propósitos que se persiguen, el tipo de aporte concreto que se espera de cada uno de
ellos y la forma en que se desarrollarán.
Proceso de documentación.
La serie ISO 9000 exige mantener una documentación completa de los procesos, la
cual comienza con la elaboración del manual de calidad y se continúa con la
documentación detallada de todos los procedimientos.
Auditoría interna.
La auditoría interna es el examen sistemático e independiente para determinar si las

actividades y los resultados relativos a la calidad satisfacen las disposiciones
previamente establecidas y si éstas se han implementado efectivamente para el logro
de los objetivos propuestos.
Asesoría de los auditores externos.
La organización certificadora normalmente hace una visita de cortesía previa a la

oficial, la que naturalmente está incluida en los horarios que fijó con antelación.
Auditoría externa.
La organización certificadora realiza la inspección sobre todo el proceso,

aunque en la práctica se centra en aquellos aspectos en que previamente
habían dejado sugerencias. La auditoría externa es la que va a determinar si
procede o no la certificación en el ISO respectivo.
Certificación en la norma ISO 9000.
23
ASECOOP
Capítulo II
Marco Teórico
Es el acto formal en que la empresa recibe el reconocimiento de estar registrada en

las ISO 9001,9002 o 9003, lo que se concreta en un certificado que así lo acredita.
Auditorías externas posteriores a la certificación.
Una vez certificada la empresa, la organización certificadora realiza auditorías

externas semestrales. El costo de las auditorías externas va a depender
fundamentalmente del tamaño de la empresa, cuyo factor más importante es el
número de empleados, y si la organización certificadora es nacional o extranjera.
(Vartanián, 1999, págs. 175-181).
24
III Capitulo
Marco
Metodológico
ASECOOP
Capítulo III
Marco Metodológico
C. MARCO METODOLÓGICO
A continuación se detallaran los métodos por medio de los cuales se obtuvo la

información necesaria para llevar a cabo la auditoria operativa y el manual de
procedimientos, dentro de la Asociación Solidarista de Empleados de COOPELESCA
R.L.
Así como la descripción del tipo de investigación, los sujetos y fuentes de investigación, unidad
infórmate, técnicas de investigación, el procesamiento y análisis de datos y la metodología
empleada en cada capítulo. Ya que por medio de ellos se espera lograr un eficiente y eficaz
logro de cada uno de los objetivos del trabajo.
ASECOOP
Capítulo III
Marco Metodológico
1. Tipo de Investigación
Dicho trabajo se enfocara en dos tipos de investigación, la descriptiva y la de campo.

Pero se fundamentara principalmente en la investigación de tipo descriptiva, esto por
las características del trabajo, ya que se describirán los procedimientos de las
funciones desarrolladas por los funcionarios de la Asociación Solidarista de
Empleados de COOPELESCA R.L.
Una investigación es de campo si las fuentes primarias demandan al investigador

levantar o recoger información que no ha sido previamente acuñada en ningún
documento. Según lo menciona Helio Gallardo, en l libro titulado elementos de
investigación académica. (Gallardo, 1999, pág. 171)
También cuenta con una parte de investigación de campo, ya que los datos fueron
recolectados directamente desde las oficinas de ASECOOP, con la ayuda de sus
colaboradores, así como de la visita al centro recreativo y al centro de acopio.
Con el fin de estudiar cual era el comportamiento de los procedimientos de las

distintas tareas a desarrollar por parte de cada uno y así poder evaluar si se
encontraba de manera correcta o no.
2. Sujetos y Fuentes de Investigación
a) Sujetos
En este caso los sujetos de la investigación son todos los colaboradores de

ASECOOP, que de una u otra forma brindaron información para el desarrollo de la
auditoria operativa y el manual de procedimientos.
b) Fuentes de Investigación
(1) Fuente primaria:
Es toda la documentación realizada por parte del estudiante que le permita respaldar
su trabajo y que le funcione como apoyo durante el desarrollo del mismo. Como la
recolección de datos por medio de la observación de las funciones, la verificación de
las funciones por medio de una lista de verificación, para poder comparar lo observado
con lo indicado en la lista y así proceder a su respectivo análisis.
27
ASECOOP
Capítulo III
Marco Metodológico
(2) Fuente secundaria:
Como fuente secundaria, esta toda aquella información que será brindada por los
funcionarios de ASECOOP, como lo son documentos que respalden los procesos.
Entre otras fuentes como libros, internet u otros trabajos finales de graduación que
posean relación con el tema.
Toda aquella información que no fue elaborada poro el estudiante pero que la requiere
para el desarrollo del trabajo.
3. Técnicas de Investigación
a) Entrevista:
Se le consulto a cada uno de los colaboradores de ASECOOP, la forma en que

desempeñan sus laborares diarias. Así como los pasos a seguir para llevar a cabo
cada uno de los procedimientos.
b) Lista de verificación:
Es una lista con las funciones que corresponde a cada uno de los puestos, por medio
de la cual se le pregunta al entrevistado por cada una de ellas, con el fin de saber
cómo se encuentran distribuidas y si lo que está por escrito es lo que realmente
desarrollan. Para el caso de la auditoria, principalmente.
c) Observación:
Es la técnica utilizada en dicho caso, ya que se observo a cada uno de los funcionarios
en el desarrollo de sus funciones para poder detallarlas más y así conocerlas más a
fondo.
4. Procesamiento y Análisis de Datos
Una vez recopilada toda la información requerida para el desarrollo de la Auditoria

Operativa y el Manual de Procedimientos, se estudia la información obtenida hasta el
momento para ver si hace falta información o si con ella es suficiente.
28
ASECOOP
Capítulo III
Marco Metodológico
Si es suficiente la información entonces se prosigue con el respectivo análisis

para poder obtener un resultado y con base en ese resultado poder concluir y
recomendarle a la empresa lo que requiere para dichos casos, con el fin de
obtener una eficiente y eficaz realización de las labores por parte del personal
de ASECOOP.
5. Metodología Empleada en cada Capitulo
a) Generalidades de la Investigación
Para la recolección de dicha información se le solicito la colaboración a la

administradora de la Asociación, donde brindo información de los antecedentes, el
organigrama y los miembros que conforman la junta directiva.
b) Marco Teórico
Para la elaboración de dicho apartado se requirió de aporte de varios libros con

relación los temas de administración, auditoria y manual de procedimientos.
Así como del cumplimiento de los parámetros solicitados por la Escuela de

Administración de Empresas en cuanto a la elaboración de los apartados del trabajo
final de graduación.
c) Marco Metodológico
En dicho apartado se menciona la forma y métodos utilizados para la recolección de la

información referente a la auditoria operativa y el manual de procedimientos, según las
especificaciones solicitadas por la Escuela de Administración de Empresas.
d) Auditoria Operativa
La recolección de la información de este aspecto se realizo por medio de la

observación principalmente y de la entrevista realizada a los funcionarios para saber si
se encuentran desempeñando todas las labores que les corresponde y de la manera
adecuada.
e) Manual de Procedimientos
Conforme se va analizando la información de la auditoria operativa, dicha información

se reutiliza y ayuda a complementar la información para realizar el manual de
procedimientos así como las recomendaciones del mismo.
29
ASECOOP
Capítulo III
Marco Metodológico
f) Conclusiones y Recomendaciones
Una vez finalizada la auditoria operativa, se procede a la digitar las deficiencias y las
recomendaciones encontradas durante el desarrollo de la misma.
Para el manual de procedimientos una vez obtenidos los procedimientos actuales se

efectúa la recomendación de los procedimientos seleccionados.
Dichas conclusiones y recomendaciones se deben de presentar acorde a los objetivos

planteados en el trabajo.
30
IV Capitulo
Auditoria
Operativa
ASECOOP
Capítulo VI
Auditoria Operativa
D. AUDITORIA OPERATIVA
En la presente Auditoria Operativa se analizara los procedimientos realizados por los

colaboradores de la Asociación Solidarista de Empleados de COOPELESCA R.L.;
para así poder dar a conocer si las funciones destinadas para cada uno de los puestos
dentro de ella, las están cumpliendo como debe de ser.
La información requerida para lograr cumplir con los objetivos destinados a dicho
apartado, re recopilara por medio de una lista de verificaciones de las funciones así
como por medio de una entrevista descriptiva de los pasos a seguir para la realización
de cada una de ellas.
ASECOOP
Capítulo VI
Auditoria Operativa
1. Plan de Auditoria Operativa en ASECOOP
1. Procedimientos
Realizar los asientos de diario.
Actualización y control de auxiliares
Control de morosidad en la cartera de crédito
Control de disponibilidad en la cartera de crédito
Redacción y envío de cartas de acuerdos de Junta Directiva y Administración.
Revisión de comprobantes de cheques y transferencias electrónicas emitidas
Realización de las transferencias
Liquidación de cheque varios
Verificar las conciliaciones diarias de las respectivas cuentas
Control de activos fijos
Respaldo de base de datos de ASECOOP
Verificación de depósitos
Conciliación de las diferentes cuentas bancarias
Conciliaciones de las inversiones
Arqueos de la caja chica
Presentación de estados financieros a Junta Directiva
Cálculos de excedentes
Atención personalizada y por teléfono al asociado y al público en general
Análisis y aprobación de créditos
Supervisión general en todas áreas
Control de desembolsos diarios
Colaborar con el comité de actividades sociales
Supervisar las diferentes inversiones de ASECOOP

ASECOOP
Capítulo VI
Auditoria Operativa
Realizar análisis de tasas de interés del mercado
Realización de convenios con otras instituciones
Organización de las asambleas
Realizar las liquidaciones de presupuesto
Inclusión de nuevos ingresos
Coordinar la auditoria
Control y actualización de los reglamentos
Respaldos de documentación
Charlas de información
Analizar las propuestas de los asociados
Planeamiento estratégico
Manejo del sistema de fondo de deducibles
Elaboración, aplicación y revisión de las deducciones aplicadas a los asociados

por parte de ASECOOP
Confección de cheque por subsidio medico
Elaboración de orden de compra
Liquidación de cheques
Atención personalizada, por teléfono o correo electrónico al público en general
Control de gastos de la caja chica
Reintegro de caja chica
Control de requisitos de créditos
Confección de cheques para pago de las diferentes cuentas corrientes
Confección de constancias salariales, deudas y ahorros
Modificaciones en el sistema para los asociados
Ejecución de respaldos
Confección de declaración de impuestos de renta
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ASECOOP
Capítulo VI
Auditoria Operativa
Reserva de liquidez
Colaborar con los diferentes comités de ASECOOP
Atención personalizada, por teléfono o correo electrónico al público en general
Recibos varios
Recibos por venta de materiales
Realizar los depósitos de dinero
Archivo de documentos; solicitudes de créditos
Archivo de documentos; hipotecas
Archivo de documentos; cheques y transferencias
Archivo de documentos; notas
Archivo de documentos; liquidaciones de deudas
Archivo de documentos; liquidaciones cuando un asociado se retira de la

asociación o cuando se va de la empresa
Aplicación de deducciones
Ingreso de asociados
Modificaciones en el sistema para los asociados
Cotizar diferentes artículos para la oficina o acuerdos de junta directiva
Pago a proveedores( Mutual Alajuela, Asociación Deportiva San Carlos, casas

comerciales, Municipalidad San Carlos, Escuela Social Juan XXIII)
Pago planilla CCSS
Impresión de boletas de pago y adjuntar cualquier documentación
Colaborar con los diferentes comités de ASECOOP
Enviar correos de alquiler, comités y acuerdos
Póliza hipotecaria
Recibos de póliza de vida o de saldos
Realizar contratos para el alquiler de la quinta
Elaborar la información de los boletines
35
ASECOOP
Capítulo VI
Auditoria Operativa
Impresión de actas de las sesiones de Junta Directiva
Recibos de créditos por medio de depósitos
Recibos de ahorros por medio de deposito
Recibo ahorros de manera personal
Recibos de créditos por medio de rebajos
Recibos de póliza hipotecaria
Confección declaración de proveedores
Realizar análisis de tasas de interés del mercado para comparar con la

asociación
2. Conocimiento de los Reglamentos de ASECOOP.
Encargada de estudio: Ivania Alfaro Cordero.
Firma: ______ ___________
Fecha: 08/07/09
36
ASECOOP
Capítulo VI
Auditoria Operativa
2. Programa de Auditoria Operativa en ASECOOP
1. Entrevista para recopilación de la información de los procedimientos

desarrollados.
2. Observación del desarrollo de los procedimientos.
3. Análisis de los procedimientos desarrollados.
4. Conclusión del análisis.
Firma: __________ ________
Fecha: 09/07/09
37
ASECOOP
Capítulo VI
Auditoria Operativa
3. Cuestionario de Control Interno Aplicado al Director

Administrativo
1) ¿Cuáles son los procedimientos que realiza dentro de ASECOOP?
No respondió.
2) ¿Describa paso a paso como desarrolla sus tareas diarias dentro de

ASECOOP?
REALIZAR LOS ASIENTOS DE DIARIO
Ingresa al sistema al apartado de asientos correspondientes.
Revisa una por una de las cuentas, para corroborar que estén correctamente
afectadas.
Imprime resumen de los asientos aplicados.
Si existe algún asiento mal aplicado. Se realiza el cambio correspondiente.
Realiza la contabilidad.
Archiva.
ACTUALIZACIÓN Y CONTROL DE AUXILIARES
Ingresa al sistema a revisar las cuentas de depreciación, cuentas por pagar,

pólizas, cuentas puentes, provisiones, amortización e inversiones.
Imprime la contabilidad sin los auxiliares para revisarla y hacer alguna

modificación en caso de ser necesario.
Crea los asientos auxiliares en el sistema, manualmente.
Ingresa a Excel y modifica la fecha de las cuentas afectadas (mensualmente).
Si el asiento se trata de una inversión, el banco envía documento con monto

correspondiente.
38
ASECOOP
Capítulo VI
Auditoria Operativa
Revisa el monto de la inversión con el asiento anterior del mismo. Si la

inversión es en dólares se deben de realizar el tipo de cambio.
Verifica las liquidaciones efectuadas por el Banco de Costa Rica, en cuanto a

la compra y venta de los títulos valores.
Imprime resumen de los auxiliares uno por uno y el fondo de deducibles.
Verifica los montos del registro impreso con el del documento de Excel.
Archiva la documentación proveniente del banco, el documento de Excel y la

contabilidad generada en el sistema.
Copia la información y la respalda.
CONTROL DE TODO LO RELACIONADO CON LA CARTERA DE CRÉDITO.

(CARTERA DE CRÉDITO MOROSOS)
Ingresa al sistema.
Imprime el reporte de quienes se encuentran morosos. Empleados o no de la

asociación.
Traslada la información al auxiliar administrativo 2.
Llama a los asociados de la lista y les informa que se encuentran morosos
CONTROL DE TODO LO RELACIONADO CON LA CARTERA DE CRÉDITO.

(CARTERA DE CRÉDITO MONTOS POR PRESTAR)
Ingresa al registro de liquidez de dinero.
Analiza la disponibilidad para prestar /o invertir (cuanto se ha concedido y

cuanto hace falta por entregar).
Controlar el giro del dinero en los créditos. Por medio de una tabla en Excel.
Imprime el reporte generado.
Presenta el reporte ante la Junta Directiva
39
ASECOOP
Capítulo VI
Auditoria Operativa
RECEPCIÓN, REVISIÓN Y APLICACIÓN DE LAS DEDUCCIONES APLICADAS A

LOS ASOCIADOS POR EL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS DE
COOPELESCA R.L.
Es lo mismo que ANÁLISIS Y APROBACIÓN DE CRÉDITOS.
REDACCIÓN Y ENVÍO DE CARTAS DE ACUERDOS DE JUNTA DIRECTIVA Y

ADMINISTRACIÓN
Realización de la agenda a seguir en las reuniones de la Junta Directiva que se

efectúan dos veces al mes los martes. Con su respectivo número de
consecutivo.
La agenda debe llevar el número de sesión, fecha en que se va a realizar, se

ordena por número de artículo a ver dentro de la reunión.
Confirmación del acta anterior. La cual debe llevar día, hora y lugar en donde
se desarrollo, los miembros ausentes y los presentes.
Dentro del acta se debe de indicar los siguientes apartados a tratar si existe
alguna solicitud en cuanto a: atención a vistas, lectura de correspondencia,
solicitudes de ingresos, renuncias, despidos o cancelación de crédito y/o
ahorros.
Si hay alguno de ellos se deben de colocar en dicho apartado el nombre del

solicitante y el área en la que labora.
El asociado puede solicitar que por medio de sus ahorros se le cancelen los
créditos con la asociación.
Solicita al asociado que envíe carta donde autoriza la cancelación de sus

créditos por medio de los ahorros obtenidos en ASECOOP.
Ingresa al sistema.
Analiza que el monto correspondiente a sus ahorros sea igual o superior a sus
créditos de lo contrario se le comunica al asociado que su crédito no puede ser
saldado por falta de “x” cantidad de dinero.
El informe de tesorería: lo que se va a presentar a la Junta Directiva con

respecto a créditos, tasas, estados financieros, informes de créditos y créditos
hipotecarios, morosidades entre otros.
40
ASECOOP
Capítulo VI
Auditoria Operativa
Solicitud de crédito: crédito especial y/o hipotecario, avalúos y todo lo referente

a créditos que llagan a oficinas de ASECOOP. Ya que se deben de aprobar
dentro de la Junta.
Mociones: si algún miembro de la Junta Directiva desea hacer alguna

propuesta en este apartado es donde se debe de indicar.
Informes del Centro Recreativo: todo lo referente a compras, cambios

referentes a las instalaciones, alquileres o solicitudes realizadas por el
encargado.
Informes del Centro de Acopio: si existe alguna solicitud o proyecto relacionado

con dicha área.
Asuntos varios: todo aquello que se debe de analizar o dar a conocer en la

Junta Directiva que no se encuentra contemplado dentro de los puntos
anteriores.
Asuntos pendientes de la Sesiones anteriores: se deben de ver los derivados

de las actas anteriores como lo son: correos electrónicos, compras entre otros
que demande seguimiento por parte del encargado.
Para la elaboración del acta: Se basa en todo lo hablado durante la junta o en

las anotaciones realizadas por el secretario. (grabadora de voz, últimamente).
Imprime la agenda.
Archiva la agenda y la correspondencia existente hasta el momento.
Si se presentaron nuevos ingresos, coloca el número de sesión y fecha en que

se presento ante la junta.
Pasa la documentación al auxiliar administrativo 2.
Ingresa en el sistema al nuevo miembro.
Archiva la documentación en el ampo de afiliaciones.
Si hay renuncias o cancelaciones, coloca el número de sesión y fecha.
Efectúa los cambios correspondientes en el sistema.
41
ASECOOP
Capítulo VI
Auditoria Operativa
REVISIÓN DE TODOS LOS CRÉDITOS
Es lo mismo que DUPLICIDAD DE ANÁLISIS Y APROBACIÓN DE

CRÉDITOS.
REVISAR LOS CHEQUES QUE TENGA ADJUNTO COMPROBANTES

CORRESPONDIENTES Y LA JUSTIFICACIÓN DE LA SALIDA DE DINERO Y
REGISTRADOS CORRECTAMENTE
Imprime reporte de todos los cheques y transferencias emitidas hasta ese

momento.
Revisa el comprobante, la firma, las facturas en caso de que deban ir adjuntas,

los sellos correspondientes, que las facturas lleven el monto por el cual se
solicito y que sea el mismo que se encuentre en el informe. Si son recibos de
dinero pertenecientes a ASECOOP deben de adjuntar copia de la cedula del
solicitante.
Verificar que el orden de los consecutivos sean los correctos en caso de algún
faltante analizar y buscar donde se encuentra el faltante. Tanto de los cheques
como de las transferencias.
Comprobar que los cheques anulados, posean el sello con la leyenda

“Anulado ASECOOP”.
Si el cheque se encuentra firmada pero no fue utilizado se le hacen huecos

para que no pueda ser cambiado.
Si falta algún tipo de información en los cheches o transacciones, los indica al

lado del reporte impreso.
Comunica al auxiliar administro 2 la falta de la información.
Pasa la información al auxiliar administrativo 2.
Se encarga de recolectar la información faltante.
42
ASECOOP
Capítulo VI
Auditoria Operativa
REVISAR EL REGISTRO CONTABLE DE LAS TRANSFERENCIAS DE DINERO
Verifica todos los movimientos realizados.
Día a día imprime el registro de las transacciones, llamado banco borrador,

encontrado en el sistema.
Mes a mes realiza la conciliación bancaria (número de transferencia o cheque,

fecha, debito, crédito, saldo existente hasta el momento).
Imprime o traslada a Excel, para verificar los montos y números

correspondientes de consecutivos. Desde el sistema de bancos.
Si existe alguna duda o los datos no concuerdan con los que se encuentran en
el documento de Excel, se debe de verificar uno por uno en el sistema hasta
encontrar con el error en los cheques y/o transacciones emitidos por el auxiliar
administrativo1.
Si lo imprime lo debe de archivar en el ampo llamado bancos borrador. Dichos

borradores son para llevar la contabilidad.
Verifica cual fue el ultimo cheque o transacción que se emitió.
Aplica en el sistema los cheques y/o transacciones efectuadas e impresas por

el auxiliar administrativo1. De acuerdo al monto y fecha correspondientes...
Si el auxiliar administrativo1 no ha realizado la aplicación de los cheques o/y

transacciones. Le comunica que debe de realizar los correspondientes ya que
en los bancos si aparecen pero en el sistema no. De ahí que se presenten
algunos errores en cuanto a los montos.
Para poder saber cuánto dinero poseen disponibles para los créditos.
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
Asiento auxiliar de control de activos fijos por año y por meses de depreciación
según se van adquiriendo.
Listado en Excel con número de consecutivo, fecha en que se compro, nombre,

valor actual, meses a depreciar. (Depreciación en línea recta).
Coloca en gris aquellos activos que ya se depreciaron para no ser tomados en

cuenta a la hora de realizar el cálculo correspondiente.
43
ASECOOP
Capítulo VI
Auditoria Operativa
Mes a mes se actualiza la base de datos correspondiente a los activos (monto

en que fue adquirido el activo, depreciación acumulada, depreciación mensual).
EJECUCIÓN DE LOS RESPALDOS DE TODA LA INFORMACIÓN CONCERNIENTE

A LA ACTIVIDAD FINANCIERA DE ASECOOP
Traslada la información al Director administrativo.
Los respaldos los guarda en una carpeta dentro de su computadora.
Verifica si se ha completado la capacidad del DVD para quemarlo o no.
Si se completo lo quema.
REVISAR EL REPORTE DE LOS DEPÓSITOS ELABORADOS POR EL

ENCARGADO DE CAJA
Ingresa al sistema en el apartado de depósitos, según el mes correspondiente.
Imprime el reporte generado por el sistema.
Lleva control en ampo de todos los depósitos realizados hasta la fecha.
Verifica que uno por uno de los nuevos depósitos se encuentren aplicados en
el sistema según el número de transacción y el monto.
Comprueba que cada uno de los depósitos posea adjunto el comprobante del
depósito (solicitud de transferencia) según los requiera.
Si se encuentra con que alguno de los depósitos archivados en el ampo les

hace falta información, se lo comunica al auxiliar administrativo 1 y le solicita la
información faltante.
CONCILIACIÓN DE LAS DIFERENTES CUENTAS BANCARIAS
Ingresa al sistema.
Solicita e imprime el estado de cuenta que el banco le proporciona, a una

fecha específica.
Corrobora en el sistema el estado de cuenta que este le genera. Comparándolo

con el del banco.
44
ASECOOP
Capítulo VI
Auditoria Operativa
Ingresa en el sistema el saldo inicial y final proporcionado por el estado de

cuenta del banco.
Digita el estado de cuenta proporcionado por el banco, dentro del sistema

según corresponda a créditos o débitos. Y los verifica de una vez.
Dentro del sistema todo aparece como realizado. Mientras que en el banco
solo aparecen las transacciones que fueron efectuadas.
En un apartado especifico del sistema digita las diferencias encontradas

cuando se compara lo efectuado en el sistema y lo del banco, como cheques
no cambiados, por ejemplo.
El sistema genera un reporte de la conciliación.
Imprime el reporte generado de cada una de las conciliaciones aplicadas en el

sistema.
Verifica que los saldos en libros y en bancos sean iguales.
Imprime el reporte del monto correspondiente a la conciliación y en bancos.
Envía la información generada al tesorero, con la fecha en que se realizo y

firmado en elaborado.
Firma en recibido.
Revisa la documentación y la traslada al Director Administrativo.
Recibe la documentación de parte del tesorero.
Cierra la conciliación en el sistema.
LOS RESPECTIVOS TÍTULOS VALORES Y LOS ESTADOS DE CUENTA

CORRIENTES SEGÚN LA TASA DE INTERÉS APLICADA.
Verifica en el folder de la contabilidad si se encuentra la información

correspondiente.
Imprime uno a uno los auxiliares de la contabilidad.
Mes a mes concilia las cuentas de los bancos con la contabilidad.
De la información enviada por la entidad financiera toma saldo inicial entre

saldo final, para obtener el porcentaje de intereses a entregar.
45
ASECOOP
Capítulo VI
Auditoria Operativa
En Excel ingresa la información requerida por el machote.
Digita la información enviada por la entidad financiera.
Verifica que los montos e interés coincidan según lo indicado por la entidad
financiera y el documento de Excel.
Registra los intereses.
Verifica que en el estado de cuenta el monto sea igual al monto obtenido en

Excel.
Archiva en el ampo de inversiones la contabilidad, el estado de cuenta, los

auxiliares y los asientos.
REALIZAR ARQUEOS DE CAJA CHICA
Ingresa a Excel donde cuenta con un machote para llevar el control de dinero
(dos veces al mes).
Ingresa los datos solicitados.
Cuenta el dinero encontrado en efectivo.
Digita los montos correspondientes a cada denominación encontrada en

efectivo.
En el apartado especifico digita la información correspondiente a los vales y

comprobantes de dinero encontrados.
En los comprobantes de pago y vales debe digitar fecha, detalle, el número de

consecutivo y/o número de factura y el monto correspondiente.
En caso de que falte dinero el encargado de la caja chica debe reponerlo.
Corrobora la información encontrada con lo digitado.
Imprime el reporte.
Firma y nombre del custodio y del evaluador.
Guarda el reporte en el sistema.
Traslada el reporte al auxiliar administrativo 1.
Firma el auxiliar administrativo 1.
Archiva el reporte.
46
ASECOOP
Capítulo VI
Auditoria Operativa
ELABORACIÓN, REVISIÓN, PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS GRÁFICO DE LOS

ESTADOS FINANCIEROS
Ingresa al sistema para realizar cierre cada tres meses.
Traslada la información del sistema a un documento en Excel.
Realiza un resumen de la información en Excel.
Compara la información obtenida con los tres años anteriores.
Si el asociado o la Junta Directiva solicitan estados de cuenta se imprime y

entrega el que se genera en el resumen.
Dentro del apartado del Balance de Comprobación. Realiza un resumen de

cada una de las líneas de cuentas. (Activos, pasivos y patrimonio).
Dentro del apartado del Estado de Resultados primero coloca uno global y
luego los divide en financieros y no financieros.
Realiza grafico representativo de los ingresos y egresos obtenidos para

presentarlos ante la Junta Directiva.
Archiva en el sistema
CÁLCULOS DE EXCEL GENERAL
Ingresa al documento de Excel.
Toma el monto correspondiente a patrimonio (ahorros) y los excedentes no

distribuidos del mes correspondiente.
Obtiene el porcentaje (patrimonio entre excedentes no distribuidos).
El porcentaje obtenido es lo que se les entrega a los asociados.
Entrega al director administrativo los movimientos realizados por los asociados.
Ingresa en el sistema al apartado de Capital específicamente en reportes de

ahorros y capital.
Extrae los ahorros que se toman en cuentan para realizar el cálculo de los
excedentes a entregar.
47
ASECOOP
Capítulo VI
Auditoria Operativa
ATENCIÓN PERSONALIZADA Y POR TELÉFONO AL ASOCIADO Y AL PÚBLICO

EN GENERAL
Asociado solicita revisión del estado de la cuenta, para saber cuánto dinero
posee disponible y de esta forma saber cuánto se le puede girar.
Pregunta si va a realizar una compra. Si la respuesta es afirmativa se le

proporciona la información de los diferentes convenios con los que cuenta la
asociación.
Realiza comparación de lo que se va a girar con el estado financiero.
Procede a la realización de la solicitud de crédito de acuerdo a lo obtenido en

el estudio financiero.
Se imprime la documentación del crédito.
Firma el crédito antes de realizar la transferencia electrónica o el cheque.
Si es transferencia electrónica se guarda con el número de consecutivo que

posee ASECOOP y el número de consecutivo que proporciona el banco.
Si es cheque se controla por medio del número de consecutivo del mismo.
Se archivan mensualmente los cheques emitidos.
ANÁLISIS Y APROBACIÓN DE CRÉDITOS
Recibir la documentación de acuerdo al crédito solicitado.
Llenar la solicitud del crédito.
Verificar que todos los requisitos solicitados para el crédito, se encuentren.
Debe presentar justificación de la utilización del dinero (carta de compra-venta,

deudas con tarjetas o comprobante de cualquier otra deuda).
Si falta documentación, se le comunica al asociado que debe de presentar. Si

es constancia de salario, boleta de pago, plano catastrado o registro de la
propiedad se detiene el estudio hasta que sean presentados. De lo contrario se
continúa con el estudio.
Realiza estudio en Excel, donde se encuentra machote para ingresar los datos
solicitados que permiten continuar con el proceso.
48
ASECOOP
Capítulo VI
Auditoria Operativa
Verifica los montos del salario del o los asociados, por medio del departamento
de Recursos Humanos de COOPELESCA R.L. para con ello obtener la
capacidad de pago y el monto disponible para el crédito.
Si por medio del estudio realizado se logra determinar si es factible el crédito.

Se realiza la nota de crédito.
Deben de averiguar si el asociado posee deudas en otros comercios o

entidades financieras.
Debe de conocer qué tipo de crédito es, ya que si es hipotecario debe de

comunicar al perito para que realice el avaluó correspondiente.
Imprime la solicitud de avaluó.
Firma y sella la solicitud de avalúo.
Si el crédito hipotecario es de una propiedad el asociado debe de adjunta el

plano y registro de la propiedad a la solicitud de avalúo.
Espera el resultado del avalúo.
El perito da el análisis del avalúo.
Lleva la documentación a la Junta Directiva, incluido el avalúo del perito en

caso de ser necesario.
La Junta Directiva toma decisión sobre aprobación del crédito.
Si la Junta lo aprueba debe de imprimir la solicitud de crédito. En caso de que

sea negativa la respuesta se lo comunica al asociado.
El Director Administrativo Firma en elaborado, coloca el número de sesión en

que se aprobó y la fecha en que se vio la solicitud.
Sella la solicitud de crédito.
Comunica al asociado.
Archiva la solicitud completa en el sistema.
Traslada la información al abogado para que genere la hipoteca (datos del

deudor y codeudor). Vía fax o correo electrónico. Y devuelve la documentación
referente a la hipoteca.
El solicitante del crédito y el codeudor firman la documentación.
49
ASECOOP
Capítulo VI
Auditoria Operativa
Imprime declaración jurada (en caso de que posea otras deudas no

contempladas en la solicitud del crédito).
El Director Administrativo elabora documento de observaciones importantes.
Imprime el documento de observaciones importantes.
Imprime carta donde afirma la utilización de otros salarios para el pago del
crédito. Si es requerida por el crédito.
Pasa toda la documentación del crédito al auxiliar administrativo 1.
Crea el crédito en el sistema.
Hace factura y cheque por el monto especificado.
Firma cheque y factura.
Firma quien recibe el dinero (en ningún momento se le entrega el dinero en

efectivo). En caso de que sea una entidad o persona fuera de las instalaciones
de ASECOOP, se lleva a recoger la firma y a entregar el dinero.
En caso de ser crédito hipotecario el pago del crédito debe de ser enviado por
fax al abogado para que este cancele la hipoteca pendiente
Archiva cheque y factura como respaldo de la transacción.
SUPERVISIÓN GENERAL EN TODAS LAS ÁREAS
Delegar tareas urgentes al auxiliar administrativo1 y al auxiliar administrativo2.
Verificar que realice las tareas asignadas a cada uno de ellos.
Proporcionarles recordatorios de dichas tareas.
CONTROL DE DESEMBOLSOS DIARIOS
Verificar que en bancos exista dinero.
Comprobar que los desembolsos sean acordes con el dinero que maneja la
asociación.
Llevar control de que los desembolsos realizados concuerden con el dinero

existente.
50
ASECOOP
Capítulo VI
Auditoria Operativa
Velar porque las compras verdaderamente se realicen y que se den acorde con
lo necesitado.
Si no se cuenta con la cantidad de dinero requerido para efectuar el total de la

compra, esperar a que exista el monto requerido disponible o modificar la
compra y efectuarla por lo que cubre el monto.
PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS A JUNTA DIRECTIVA
Es lo mismo que ELABORACIÓN, REVISIÓN, PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS

GRÁFICO DE LOS ESTADOS FINANCIEROS.
LLEVAR A CABO LOS ACUERDOS TOMADOS POR LA JUNTA DIRECTIVA
Es lo mismo que REDACCIÓN Y ENVÍO DE CARTAS DE ACUERDOS DE

JUNTA DIRECTIVA Y ADMINISTRACIÓN.
COLABORAR CON LOS DIFERENTES COMITÉS DE ASECOOP
Realizar cotizaciones para las compras requeridas.
Confeccionar el presupuesto correspondiente.
Presentar el presupuesto ante la Junta Directiva.
Entregar resultado de la propuesta presentada.
Convocar a reuniones para organizar la actividad.
Coordinar las compras respectivas de acuerdo al presupuesto asignado.
Confección de las invitaciones.
Impresión de las invitaciones.
Si la actividad es en conjunto con COOPELESCA, trasladarles el cobro por el

50% del total de los gastos requeridos por la actividad.
Dar soporte a los encargados de los comités.
51
ASECOOP
Capítulo VI
Auditoria Operativa
ANALIZAR, INVERTIR Y CONTROLAR LAS DIFERENTES INVERSIONES QUE

TIENE LA ASOCIACIÓN
Realizar las inversiones de acuerdo a los reglamentos estipulados.
Velar porque el dinero se encuentre disponible en el tiempo establecido.
Los plazos para el dinero sean acorde con lo que se requiere.
VELAR POR LA SEGURIDAD Y RENDIMIENTOS DE LOS CRÉDITOS Y LAS

INVERSIONES
Es lo mismo que ANALIZAR, INVERTIR Y CONTROLAR LAS DIFERENTES

INVERSIONES QUE TIENE LA ASOCIACIÓN.
REALIZAR ANÁLISIS DE TASAS DE INTERÉS DEL MERCADO PARA COMPARAR

CON LA ASOCIACIÓN
Comunica al auxiliar administrativo1 y al auxiliar administrativo 2 que verifiquen

las tasas de intereses dentro de la región en las distintas entidades financieras
y otras asociaciones.
Trasladan la información al director administrativo.
Analiza la información recopilada por los auxiliares administrativos.
Realiza presentación para mostrarlos ante la Junta Directiva.
La asociación debe de cumplir con que sus tasas se encuentren 1% por debajo
del mercado (tasa hipotecaria).
BUSCAR OPCIONES EN EL COMERCIO QUE FAVOREZCAN A LA ASOCIACIÓN
Promover convenios con empresas que ayuden a los asociados a obtener mejores
servicios a precios o formas de pagos más cómodos. (Farmacias, centros deportivos,
ópticas, hoteles, talleres, agencias de viajes entre otros).
Negociar financiamientos a tasas menores para la compra de diferentes artículos.
Se busca que los descuentos se le apliquen a los asociados y no a la asociación.
52
ASECOOP
Capítulo VI
Auditoria Operativa
Si son empresas muy recientes se les da un plazo de aproximadamente un año para

corroborar si realmente funciono el negocio o no.
Traslada la información al auxiliar administrativo2, para que verifique la existencia de

la empresa que desea realizar convenio con ASECOOP.
ORGANIZAR LA ASAMBLEAS, FIESTAS DE NIÑOS Y ADULTOS DE FIN DE AÑO
Confección de la lista y solicitudes correspondiente a los materiales y equipo

requerido para la realización de la misma asamblea o fiesta de los niños y
adultos.
Elaboración de los informes a presentar ante la asamblea los correspondientes

a la asociación.
Confección de la agenda con los puntos específicos a tratar en la asamblea.
Presentación del presupuesto ante la asamblea, para obtener la autorización

del mismo.
Coordinar todo lo referente a las rifas a efectuar durante la asamblea (números

y compra de los premios).
Solicita la colaboración del auxiliar administrativo 1 y 2 para la recolección de

las firmas de los asociados. Supervisados por el fiscal de la Junta Directiva.
El fiscal verifica el ingreso del asociado a la asamblea.
El Presidente de la Junta Directiva es quien realiza la asamblea.
Llevar los acuerdos tomados en la asamblea y presentarlos en la Junta

Directiva.
Elaborar el acta.
Recolectar las firmas de los nuevos ingresos.
La documentación requerida se envía a la Escuela Social Juan XXIII.
Realizan los nuevos ingresos.
Si se presentan cambios de firmas de los autorizados por la Junta Directiva. Se

recolecta la información necesaria.
53
ASECOOP
Capítulo VI
Auditoria Operativa
Presenta la información requerida ante el banco y demás entidades financieras

que requieran conocer del tema, para que queden registradas.
REALIZAR LAS LIQUIDACIONES DE PRESUPUESTO
Durante la asamblea se presenta el presupuesto.
Elabora la liquidación del presupuesto mes a mes aplicándole la inflación

correspondiente.
Cada tres meses liquida el presupuesto y lo agrupa.
Presenta la liquidación ante la Junta Directiva para que den o no el visto bueno.
Lleva control de lo que se presupuesta con lo se va gastando para que no se

pasen de lo establecido.
DAR LAS CHARLAS SOBRE LA ASOCIACIÓN EN LOS SEMINARIOS DE

INDUCCIÓN
Cuando se presenta un nuevo ingreso.
Se le solicita que lleguen a la oficina de ASECOOP.
Realiza preguntas acordes al tema de la afiliación, para completar la

información requerida por la asociación.
Explica todos los beneficios que adquiere a la hora de formar parte de la

asociación.
Llena hoja de afiliación.
Una vez completados todos los documentos correspondientes traslada la

información al auxiliar administrativo 2.
Elabora el carnet de asociado respectivo.
Si no se encuentra el director administrativo, la función recae sobre el auxiliar

administrativo 1.
54
ASECOOP
Capítulo VI
Auditoria Operativa
REALIZAR CONTRATOS PARA EL ALQUILER DE LA QUINTA
El asociado comunica la fecha en que desea utilizar las instalaciones. Mínimo

con un mes de tiempo.
Cuentan con un machote para contratos que modifican según sea lo requerido.
Realiza el contrato correspondiente (fecha, cantidad de personas, las áreas
que van a utilizar, monto a pagar).
El contrato es presentado ante la Junta Directiva para ser firmado y realizar

modificaciones si lo requiere.
Pasa al asociado para ser firmado.
Si es persona externa, se le solicita que envíen carta dirigida a la Junta

Directiva, donde detallen la cantidad de personas, el tipo de actividad, entre
otros.
La carta es leída por la Junta Directiva quienes dan la aprobación o no y el

monto del alquiler.
Se le informa al arrendatario la decisión tomada por la Junta Directiva.

(únicamente se les alquila el salón y la piscina).
Si la respuesta es afirmativa se les solicita un deposito de ¢30 000, que se les

será devuelto después de la actividad y si no se encuentra ningún daño en las
instalaciones.
Le dan a conocer el reglamento de alquiler.
Confección del contrato.
Firma de la Junta Directiva y arrendatario.
ELABORAR LA INFORMACIÓN DE LOS BOLETINES
Recopilar la información de los reglamentos.
Recolección por escrito de los beneficios.
Información de nuevos beneficios.
Comunicar los viajes con sus característica correspondientes.
Comunicar los acuerdos tomados por la Junta Directiva que deban ser del
conocimiento de los asociados (los cambios en las tasas de los créditos).
55
ASECOOP
Capítulo VI
Auditoria Operativa
Búsqueda de toda aquella información que incentive a los colaboradores a

formar parte de la asociación.
COORDINAR LA AUDITORIA
Realizar cotizaciones con las distintas empresas que ofrezcan sus servicios en
dicho tema.
Presentar la cotización ante la Junta Directiva.
La Junta Directiva toma la decisión de aprobarla o no.
Si la respuesta es afirmativa se le solicita la información correspondiente a la

empresa o auditor seleccionado.
Coordinación de la visita.
Proporcionar un espacio adecuado al encargado de la auditoria.
Verifica que la información solicitada por el auditor se encuentre correctamente.
El Auditor comunica algunas deficiencias encontradas con el Director

administrativo para realizar algunas correcciones y no se le sancione
bruscamente sobre ello.
Elabora y entrega informe de la gerencia y de estados financieros.
Reunión con el auditor y la Junta Directiva.
Presentación y análisis de los resultados obtenidos por medio de la auditoria.
Junta Directiva aclara las dudas presentadas sobre el tema.
Se le solicita al auditor su presencia en la asamblea para que aclare las dudas

presentadas por los socios.
ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE INFORMES ADMINISTRATIVOS
Es lo mismo que REDACCIÓN Y ENVÍO DE CARTAS DE ACUERDOS DE

JUNTA DIRECTIVA Y ADMINISTRACIÓN y que ELABORACIÓN, REVISIÓN,
PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS GRÁFICO DE LOS ESTADOS FINANCIEROS.
56
ASECOOP
Capítulo VI
Auditoria Operativa
SUPERVISAR TODAS LAS FUNCIONES DE LOS DEMÁS EMPLEADOS
Es lo mismo que SUPERVISIÓN GENERAL EN TODAS LAS ÁREAS.
VELAR POR QUE SE CUMPLAN LOS REGLAMENTOS ESTABLECIDOS
Realizar actualizaciones a los reglamentos con los que cuenta actualmente la

asociación.
Verificar que cumpla con todas las características requeridas.
En caso de no cumplir con las características solicitadas se le comunica a la

Junta Directiva.
Toma la decisión de que se debe hacer con dicho (os) reglamentos.
Si se aprueban los cambios se debe dar a conocer a los asociados.
Velar por que cada uno de los puntos establecidos por cada uno de los
reglamentos vigentes se estén cumpliendo.
Si no existe algún reglamento se debe de investigar en internet y con otras

asociaciones para elaborar el propio.
REALIZAR REVISIONES Y PRESENTAR LAS PROPUESTAS A LA JUNTA

DIRECTIVA DE LOS CAMBIOS A LOS REGLAMENTOS DE LA ASOCIACIÓN
Es lo mismo que VELAR POR QUE SE CUMPLAN LOS REGLAMENTOS

ESTABLECIDOS.
IMPRESIÓN DE ACTAS DE LAS SESIONES DE JUNTA DIRECTIVA
Las hojas en las que se imprimen las actas son llevadas en blanco al Ministerio
de Trabajo para ser selladas.
Realización de las actas con su respectivo número de consecutivo.
Verifica los créditos efectuados hasta el momento y que sus datos sean los
correctos.
57
ASECOOP
Capítulo VI
Auditoria Operativa
Si los datos se encuentran correctos, se procede a colocarlos en el acta a

imprimir.
Imprime las actas cuando ya han sido aprobadas por la Junta Directiva.
Las actas impresas las traslada a la Junta Directiva.
Las personas autorizadas firman las actas.
MANTENER LOS DOCUMENTOS IMPORTANTES EN LA CAJA DE SEGURIDAD

DEL BANCO O DE LA OFICINA
Durante los fines de semana la caja chica se guarda en la caja de seguridad

de COOPELESCA R.L...
Si poseen en efectivo un elevado monto, se procede a realizar su respectivo

depósito.
Los cheques no son dejados a la vista.
COOPELESCA posee la custodia de los cheques por lo que cada vez que se
realizan ellos deben de girar la orden ya que se encuentran guardados en las
cajas fuertes de ellos.
Algunos de los títulos valores se encuentran bajo llave en la oficina por parte
del Director Administrativo y otros bajo la custodia del respectivo banco o
entidad financiera.
VELAR PORQUE TODOS LOS CRÉDITOS TENGAN LAS GARANTÍAS

NECESARIAS Y BIEN CONSTITUIDAS SEGÚN EL REGLAMENTO DE CRÉDITO
Es lo mismo que INFORMES DE LA JUNTA DIRECTIVA O REVISIÓN DE

TODOS LOS CRÉDITOS.
PROMOCIONAR A LA ASOCIACIÓN Y SUS DIFERENTES SERVICIOS
Durante las reuniones bimensuales, invitan a los colaboradores a participar en

diferentes charlas de temas relacionados con la asociación.
Cuenta con la presencia de un miembro de la Junta Directiva.
58
ASECOOP
Capítulo VI
Auditoria Operativa
Llevan hojas de afiliación para nuevos ingresos.
Si el director administrativo no se encuentra delega sus funciones al auxiliar

administrativo 1.
PLANEAMIENTO ESTRATÉGICO
Aplicar encuestas a los asociados.
Presentación de las mejoras señaladas por los asociados en los distintos

estudios realizados.
Viabilidad de nuevos proyectos por medio de los análisis respectivos.
La Junta Directiva decide si se realizan los proyectos y/o mejoras.
Si la propuesta proviene de parte de la Junta Directiva se le debe de brindar

seguimiento.
RESPALDOS DE INFORMACIÓN
Es lo mismo que EJECUCIÓN DE LOS RESPALDOS DE TODA LA

INFORMACIÓN CONCERNIENTE A LA ACTIVIDAD FINANCIERA DE
ASECOOP.
ANÁLISIS DE TASAS (ACTIVAS Y PASIVAS)
Control de todo lo relacionado con la cartera de créditos.
Recepción, revisión y aplicación de las deducciones aplicadas a los asociados

por el departamento de recursos humanos de copeles.
Realizar análisis de tasas de interés del mercado para comparar con la

asociación.
ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS DE LA ASOCIACIÓN
Velar porque las inversiones se hagan de manera correcta.
Todo se encuentre bien con los activos.
59
ASECOOP
Capítulo VI
Auditoria Operativa
En cuanto a los créditos, hacer uso eficiente de los recursos de la asociación

para poder pagarlos.
MANEJO DEL SISTEMA DE DEDUCIBLES
La asociación posee un dinero en custodia por parte de COOPELESCA del

cual pueden disfrutar asociados y no asociados. Por un monto mínimo de ¢500
colones.
Dentro de la contabilidad se cuentan con dos auxiliares para llevar los

deducibles.
Cuenta con una base de datos (número del empleado, nombre, monto
ahorrado, cantidad de bisemanas del mes), para distribuir el deducible entre
ellos.
Poseen una cuenta de ahorros aparte para realizar los movimientos

respectivos.
Lleva control aparte para lo que respecta a la asociación del fondo de

deducible.
Uno de los dos auxiliares utilizados es por cada persona beneficiada por el
fondo.
Concilian la cuenta del banco con la cantidad de dinero físicamente ingresada.
Calcula mes a mes la plata correspondiente a los títulos valores y cuenta

corriente.
Verifica los montos que existente con los encontrados en la reserva, para saber
si concuerda con lo encontrado en la cuenta auxiliar.
La reserva es para ser utilizada como respaldo.
ELABORACIÓN, APLICACIÓN Y REVISIÓN DE LAS DEDUCCIONES APLICADAS

A LOS ASOCIADOS POR PARTE DE ASECOOP
En un documento de Excel crea la planilla del almacén, canal y

COOPELESCA.
60
ASECOOP
Capítulo VI
Auditoria Operativa
Ingresa los datos solicitados (pólizas, deducibles, aporte obrero, ahorros,

renuncias, entre otros).
Realiza las deducciones correspondientes. En el sistema, crea los préstamos.

Esto lo realiza de manera quincenal y cuando corresponda a rebajos los aplica
de manera bisemanal.
Los ahorros los imprimen y coloca en un documento de Excel, para llevar

control de los cambios realizados y es el que debe de enviar al departamento
de recursos humanos.
Verifica que los montos coincidan con lo indicado en el sistema.
En cuanto a los préstamos, verifica los cambios solicitados.
Aplica los cambios solicitados.
Imprime el reporte generado por el sistema por nombre de asociado.
Copia el reporte en un documento de Excel para enviarlo a recursos humanos.
Realiza el cambio de dólares a colones ya que el sistema lo genera en dólares.
Imprimir el reporte generado por el sistema de deducciones. De todos aquellos

que si se van a rebajar.
En Excel crea listado de todas las personas a quienes se les realiza el rebajo
correspondiente.
Manualmente carga los cambios realizados, ya que el sistema no los genera

con las especificaciones deseadas.
Carga el archivo y lo modifica en el sistema, una vez realizados los cambios

manuales.
Traslada la información generada del sistema de ASECOOP sistema de

planillas.
Modifica manualmente los rebajos.
Carga los cambios en el sistema, cuando se trata de préstamos.
Traslada la información del sistema de ASECOOP al de planillas que debe de

enviar a recursos humanos.
Envía los documentos de planillas al departamento de Recursos Humanos de

COOPELESCA, con copia al auxiliar administrativo 1. Envía únicamente las
61
ASECOOP
Capítulo VI
Auditoria Operativa
planilla correspondiente a los prestamos ya que la planilla de los ahorros la

envía después de realizar los cambios correspondientes (este el dinero).
Archiva todos los documentos impresos como respaldo.
Recibe y verifica que los datos estén correctos y si posee especificaciones

especiales (incapacidades) las comunica a ASECOOP.
Realiza modificaciones solicitadas por el departamento de Recursos Humanos.
Genera en el sistema las modificaciones.
Cierra el proceso.
Traslada la información al auxiliar administrativo 1.
Se encarga de enviar las boletas de pago por correo.
Si el asociado no posee correo electrónico, imprime las boletas de pago.
Envía las boletas impresas al departamento de Recursos Humanos para ser

adjuntadas.
Firma: ________ __________
Fecha: 23/07/09
62
ASECOOP
Capítulo VI
Auditoria Operativa
4. Cuestionario de Control Interno Aplicado Al Auxiliar

Administrativo 1
No respondió.

ASECOOP?
ATENCIÓN PERSONALIZADA AL PÚBLICO EN GENERAL
Saludar a la persona, y pregunta que se le ofrece.
Asociado solicita revisión del estado de cuenta, para saber cuánto dinero

asociación.

Firma el crédito antes de realizar la transferencia electrónica o el cheque.

Si es cheque se controla por medio del número del mismo.
63
ASECOOP
Capítulo VI
Auditoria Operativa
ATENCIÓN POR TELÉFONO AL PÚBLICO EN GENERAL
Saludar a la persona. Y pregunta que se le ofrece.
Calculo del ahorro, las deducciones y la capacidad de pago del solicitante.
Si posee disponible, el asociado indica cuanto monto desea que se le gire.

asociación.
Se procede a la elaboración de la nota del crédito.
Se imprime la nota de crédito.
Se le comunica al solicitante cuando la transacción electrónica se le ha

realizado, si así lo solicita el asociado.
Si el asociado desea que se le realice por cheque, entonces se le envía por

medio de la mensajería interna si pose oficina se le hace llegar a esta y si no
se le indica vía telefónica donde debe pasar a retirarlo.

Firma toda la documentación en elaborado por.
COBRO DE RECIBOS DE AHORROS POR MEDIO DE DEPÓSITO
El asociado realiza el depósito.
Envía el comprobante del depósito vía correo electrónico e indica a cual ahorro
desea que se lo apliquen (navideño o a la vista).
Llama para informar el envió del comprobante del depósito vía correo
electrónico.
64
ASECOOP
Capítulo VI
Auditoria Operativa
Ingresa en el sistema el monto indicado en el depósito al ahorro especificado.
Aplica el depósito en el sistema según el número de correspondiente.
Imprimir el recibo generado por el sistema.
Firma y sella el recibo.
Lo envía al asociado, por correo o mensajería. Según se le solicite.
Archiva copia del recibo impreso, lo guarda en el sistema y el control de

depósitos. Adjunta el comprobante del depósito brindada por el asociado.
COBRO RECIBO AHORROS DE MANERA PERSONAL
Se presenta a las oficinas de ASECOOP.
Saluda y ofrece su ayuda.
Indica que desea realizar un deposito al ahorro (navideño o a la vista).
Ingresa al sistema, al apartado de ahorros e indica si es a la vista o navideño e

ingresa el monto correspondiente.
Imprime el recibo generado por el sistema.
Entrega la copia del recibo al asociado.
COBRO RECIBOS DE CRÉDITOS POR MEDIO DE REBAJOS
Ingresa al sistema para que el rebajo se realice automáticamente de la planilla

del asociado. De acuerdo al monto acordado.
Se imprime el recibo que es generado por el sistema.
Entrega el recibo al director administrativo.
Firma el recibo.
Comunica al asociado que el rebajo fue efectuado y que debe de presentarse a

las oficinas de ASECOOP a firmar la documentación.
65
ASECOOP
Capítulo VI
Auditoria Operativa
Firma el recibo.
En caso de ser solicitado se le entrega una copia al asociado
Guarda copia en el archivo y en el sistema.
COBRO RECIBOS DE PÓLIZA HIPOTECARIA
Se genera documento con los datos correspondientes a la hipoteca.
Documento generado es enviado al INS.
INS envía el reporte del pago de la hipoteca (se realiza de manera anual).
Envía cobro al asociado correspondiente.
El rebajo correspondiente se aplica a la planilla del asociado.
Los comprobantes de los rebajos realizados a los asociados se manejan en

documento de Excel y el sistema que maneja ASECOOP.
COBRO DE RECIBOS DE PÓLIZA DE VIDA O DE SALDOS
Si el asociado solicita un crédito con fiador, solicita toda la información

correspondiente.
Una vez obtenida toda la información, realiza base de datos con la información
de créditos y ahorros del deudor.
Se envía la información de la base de datos al INS.
Elabora la póliza de vida o saldos.
Devuelve a ASECOOP un listado con los datos de los asegurados y el monto

correspondiente a cancelar mensualmente.
Incluye en el sistema la deducción de pólizas de saldos, por medio del número

de rebajo (que identifica a cada asegurado).
Se archiva el documento dentro del sistema generado por el mismo y también

la lista enviada por el INS.
66
ASECOOP
Capítulo VI
Auditoria Operativa
RESPONSABLE DE CAJA CHICA: PAGO DE GASTOS DE OFICINA
Realización del vale, los cuales se encuentran impresos y con su

correspondiente número de consecutivo.
Firma vale y lo entrega al solicitante.
Firma vale.
Extrae el dinero de la caja chica y entrega al solicitante.
Efectúa la compra.
Entrega la factura de la compra a nombre de ASECOOP.
RESPONSABLE DE CAJA CHICA: REALIZACIÓN DE REPORTE DE REINTEGRO

DE CAJA CHICA
Verifica si el total del efectivo de la caja chica ya ha sido gastado. Si: paso 2.
No: fin del proceso.
Genera un reporte en una hoja de Excel coloca la fecha, número, detalle y

monto de las facturas encontradas en la caja chica.
Imprime reporte y adjunta facturas.
Firma en elaborado y traslada al director administrativo.
Firma revisado.
Confecciona la solicitud del cheque.
Confecciona cheque por el monto total correspondiente a la caja chica.
Imprime el cheque.
Firma elaborado del cheque y lo traslada al director administrativo.
Firma revisado del cheque y lo devuelve al auxiliar administrativo 2.
Lo lleva donde las 4 personas que autorizan los cheques de la Junta Directiva.
Los 4 autorizados lo firman.
Firma recibido del cheque.
Para ser cambiado lo lleva a las cajas de COOPELESCA R.L.
67
ASECOOP
Capítulo VI
Auditoria Operativa
Coloca el dinero en efectivo dentro de la caja chica.
La documentación adjunta al cheque la pasa al auxiliar administrativo2.
Archiva la información.
ELABORAR VALES DE CAJA CHICA
Es lo mismo que DUPLICIDAD RESPONSABLE DE CAJA CHICA: PAGO DE

GASTOS DE LA OFICINA Y REALIZACIÓN DE REPORTE DE REINTEGRO
DE CAJA CHICA.
RECIBIR LA DOCUMENTACIÓN DE PRÉSTAMOS Y REALIZAR LA SOLICITUD

INMEDIATAMENTE PARA QUE SEA FIRMADA POR EL INTERESADO.
Envía la documentación del préstamo al auxiliar administrativo1. Indica si es

por cheque o por transferencia.
Imprime el estado de cuenta y realiza el estudio.
Confección de la solicitud de crédito que se encuentra en un machote en Excel

donde digita la información solicitada.
Imprime la solicitud de crédito generado por Excel.
Registra el crédito en el sistema de crédito.
Imprime el registro del crédito.
Digita el número del asociado, monto y plazo.
El sistema genera el pagare.
Imprime el pagare.
Se realizan las cancelaciones correspondientes.
Imprime los movimientos de la cancelación.
Firma la documentación.
Realiza la solicitud de cheque.
Imprime la solicitud del cheque.
68
ASECOOP
Capítulo VI
Auditoria Operativa
Realiza el cheque o transferencia electrónica.
Imprime solicitud del cheque.
Pregunta si es cheque o transferencia electrónica.
Imprime cheque.
Firma solicitud del crédito, solicitud del cheque y el cheque en elaborado.
Traslada la documentación al director administrativo.
Firma solicitud del crédito, solicitud del cheque y el cheque en revisado.
Pasa la documentación al auxiliar administrativo2.
Lleva documentación a los autorizados.
Firman la documentación.
Comunica al asociado que debe pasar a la oficina de ASECOOP a firmar la

documentación.
Firma la documentación (solicitud del cheque, solicitud de crédito y el pagare) y

se lleva el cheque.
Archiva solicitud de cheque, solicitud de crédito, el pagare y el cheque.
Firma solicitud del crédito y solicitud del cheque en elaborado.
Pasa la documentación al director administrativo.
Crea la transferencia en el sistema.
Imprime la hoja de la transferencia.
Comunica al asociado que debe pasar a la oficina de ASECOOP a firmar la

documentación.
Aplican la transferencia.
69
ASECOOP
Capítulo VI
Auditoria Operativa
Archiva la documentación de la transferencia con la solicitud de crédito dentro

del archivo de las transferencias y crédito.
ELABORACIÓN DE CHEQUES PARA PAGO DE LAS DIFERENTES CUENTAS

CORRIENTES
Los proveedores y comercios con los cuales se manejan convenios, hacen

llegar las facturas de compras a la oficina de ASECOOP.
Realiza la solicitud de cheque.
Imprime la solicitud del cheque.
Pregunta si es cheque o transferencia electrónica.
Imprime el cheque.
Firma la solicitud de cheque y el cheque.
Traslada la documentación al Director administrativo.
Firma en revisado.
Traslada la documentación al Auxiliar administrativo2.
Comunica al proveedor o encargado de cobro que el cheque está listo.
Firma el cheque y entrega la factura original.
Firma recibido y se lleva el cheque.
Archiva la factura original, la solicitud del cheque y el cheque.
Pasa la documentación al director administrativo.
Crea la transferencia en el sistema.
Imprime la hoja de la transferencia.
70
ASECOOP
Capítulo VI
Auditoria Operativa
Aplican la transferencia.
Archiva la transferencia con la solicitud de cheque.
DESCUENTOS DE FACTURAS: RECEPCIÓN DE INFORMACIÓN, ELABORACIÓN

DE LA DOCUMENTACIÓN PARA ANÁLISIS DE CRÉDITO.
Aun no se encuentra implementado.
REALIZACIÓN DE CONSTANCIAS SALARIALES, DEUDAS Y AHORROS
Revisa en el sistema la situación actual del asociado, según sea la solicitud

(constancia de salario, deudas o ahorros).
Coloca los datos correspondientes en el machote para la elaboración de la

constancia.
Imprime la constancia.
Sella la constancia.
Traslada la constancia al Director administrativo.
Firma la constancia.
Coloca la constancia dentro de un sobre y la entrega al asociado.
RECIBIR Y REALIZAR CUALQUIER MODIFICACIÓN SOLICITADA POR LOS

ASOCIADOS EN SUS AHORROS NAVIDEÑOS, VOLUNTARIOS O APORTES
OBREROS
Solicitud realizada por teléfono, correo electrónico o personalmente.
Solicita enviar correo electrónico con la información correspondiente. Para

respaldar la modificación a elaborar.
Ingresa al sistema y realiza la modificación solicitada.
Imprime el documento.
El auxiliar administrativo 1 firma el documento.
71
ASECOOP
Capítulo VI
Auditoria Operativa
El asociado firma el documento.
Archiva la documentación en el ampo de movimientos.
LIQUIDACIÓN DE AHORROS Y CRÉDITOS A EX ASOCIADOS
El auxiliar administrativo 2 lo realiza.
RECEPCIÓN REVISIÓN Y APLICACIÓN DE LAS DEUDAS APLICADAS A LOS

ASOCIADOS POR EL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS DE
COOPELESCA R.L.
El director administrativo lo realiza.
EJECUCIÓN DE LOS RESPALDOS DE TODA LA INFORMACIÓN CONCERNIDA A

LA ACTIVIDAD FINANCIERA DE ASECOOP.
Verifica que ninguno de sus compañeros se encuentre en el sistema.
Ingresa al sistema en el apartado específico para generar el respaldo.
Ingresa la información solicitada por el sistema (usuario, contraseña, servidor y

fecha correspondiente).
Da clic en respaldar y el sistema genera el respaldo en el servidor.
Realiza una copia en la computadora que utiliza.
Dependiendo del peso del respaldo lo traslada al Director administrativo.
Realiza la copia en un DVD semanal o quincenal.
ENVIÓ DE DEDUCCIONES A COBRAR AL DEPARTAMENTO DE RECURSOS

HUMANOS DE COOPELESCA R.L.
72
ASECOOP
Capítulo VI
Auditoria Operativa
CONFECCIÓN DE DECLARACIÓN DE IMPUESTOS DE RENTA
Realiza cálculo de los excedentes en Excel.
Genera reporte con los datos obtenidos del cálculo realizado en Excel.
Obtiene los datos requeridos para saber cuánto se debe de pagar.
Completa la declaración de la renta con lo solicitado.
Archiva el reporte y la copia de la declaración.
CONFECCIÓN DECLARACIÓN DE PROVEEDORES
Busca los pagos a los proveedores de ASECOOP, por montos mayores a los
dos millones de colones.
De esos proveedores los que se encuentren con fechas correspondientes al

periodo fiscal.
Se completa la declaración con la información requerida.
El presidente de ASECOOP, firma la declaración.
Archiva reporte de pago, copia de la declaración.
CONFECCIÓN DECLARACIÓN DE ACTIVOS
Lo realiza el director administrativo.
REALIZAR ANÁLISIS DE TASAS DE INTERÉS DEL MERCADO PARA COMPARAR

CON LA ASOCIACIÓN
Llama a 3 entidades financieras estatales de la zona.
Consultan las tasas que poseen vigentes en cuanto a préstamos y ahorros.
Envía la información al Director administrativo.
73
ASECOOP
Capítulo VI
Auditoria Operativa
Realiza trámite respectivo.
ANÁLISIS Y APROBACIÓN DE CRÉDITOS
Verifica en el sistema el monto disponible, capacidad de pago y que posea

ahorros disponibles.
Si posee disponibilidad, continua paso: 3.No posee disponible, fin.
Informa al asociado.
Comunica lo solicitado.
Realiza el crédito.
Realizar las tareas solicitadas por el comité de actividades sociales.
Llevar estadísticas de cantidad de hijos por socio y edades correspondientes.
Planear las fiestas y actividades.
Comprar regalos, envolturas y decoración.
Realiza el crédito.
Si el comité deportivo lo solicita.
Ayudar en el presupuesto.
Realizar compras de lo que se requiere.
Organización de campeonatos de futbol.
Llevar estadísticas.
Cronogramas de juegos.
Ventas.
Compras para la premiación.
Reuniones de planificación.
74
ASECOOP
Capítulo VI
Auditoria Operativa
REALIZAR CONTRATOS PARA EL ALQUILER DE LA QUINTA
ELABORAR LA INFORMACIÓN DE LOS BOLETINES
Lo realiza el auxiliar administrativo 2.
IMPRESIÓN DE ACTAS DE LAS SESIONES DE JUNTA DIRECTIVA
Firma: ________ __________
Fecha: 30/07/09
75
ASECOOP
Capítulo VI
Auditoria Operativa
5. Cuestionario de Control Interno Aplicado al Auxiliar

Administrativo 2
No respondió.

ASECOOP?
ATENCIÓN PERSONALIZADA Y POR TELÉFONO AL ASOCIADO Y AL PÚBLICO

EN GENERAL

asociación.

Firma el crédito antes de realizar la solicitud del cheque.

COBRO DE RECIBOS
El asociado se acerca a la oficina de ASECOOP.
Ingresa al sistema.
76
ASECOOP
Capítulo VI
Auditoria Operativa
Confecciona el recibo con los datos solicitados.
Imprime el recibo.
Firma en elaborado.
Sella.
COBRO DE RECIBOS POR VENTA DE MATERIALES
Director Administrativo traslada la información correspondiente al auxiliar

administrativo2.
Vendedor y/o comprador llega a la oficina de ASECOOP.
Confecciona el recibo de cancelación respectivo.
Firma en elaborado.
Sella.
Archiva en ampo de recibos con su respectivo consecutivo.
REALIZAR LOS DEPÓSITOS DE DINERO
Cuando hay efectivo en la oficina de ASECOOP se procede a realizar el

depósito (monto superior a ¢50 000 y/o cuando se acerca fin de semana o fin
de mes).
Ingresa al sistema al apartado de bancos.
Selecciona el apartado de recibos en Depósitos de Recibos.
Verifica la cantidad de efectivo que indica el sistema.
Cuenta el dinero en efectivo y los cheques para ver si el monto coincide con el
monto mostrado por el sistema.
Las monedas existentes las debe clasificar por su denominación y colocarla en

bolsas.
Con el respectivo sello se procede a sellar los cheques encontrados.
Si coinciden los montos se continúa con el paso 9. De lo contrario se debe de

detener el proceso hasta que se encuentre el error.
77
ASECOOP
Capítulo VI
Auditoria Operativa
Ingresa los datos de acuerdo a lo encontrado en el sistema, según corresponda

en el depósito de impresos del banco de Costa Rica.
Firma el depósito de impresos.
Va al banco y realiza el respectivo depósito.
Verifica que el comprobante del depósito se encuentre sellado por quien recibe
y efectúa el depósito.
Entrega el comprobante del depósito al auxiliar administrativo1.
ARCHIVO DE DOCUMENTOS; SOLICITUDES DE CRÉDITOS
Auxiliar administrativo1 traslada la información al auxiliar administrativo2.
Ordena según el consecutivo del crédito.
Compara el consecutivo del crédito con el número de consecutivo que aparece

en el acta que se aprobó dicho crédito.
Archiva en el ampo correspondiente.
ARCHIVO DE DOCUMENTOS; HIPOTECAS
Director administrativo y/o Auxiliar administrativo1 traslada la información al

auxiliar administrativo2.
Verifica que todos los requisitos solicitados se encuentren.
Ordena la documentación de atrás hacia adelante en el siguiente orden:

solicitud de requisitos, avaluó de la propiedad, formalización del crédito y
control de los desembolsos realizados (cheque o transferencia según
corresponda).
Saca copia del cheque o transferencia y de las facturas adjuntas.
Al folder donde se encuentra la información correspondiente a cada solicitante

le coloca el nombre.
Se archiva la documentación correspondiente en un archivador.
78
ASECOOP
Capítulo VI
Auditoria Operativa
ARCHIVO DE DOCUMENTOS; CHEQUES Y TRANSFERENCIAS
Auxiliar administrativo1 traslada la información al auxiliar administrativo2 de los

cheques ya retirados.
Guarda la información.
A fin de mes los archiva en un ampo según el mes al que correspondan.
Solicita al Directo administrativo y/o al Auxiliar administrativo que imprima un

listado de los cheques.
Los ordena por el consecutivo de manera ascendente según la última

impresión realizada.
Verifica que posea los documentos adjuntos respectivamente.
Verifica la existencia de la solicitud de cheque.
Coloca el sello con la leyenda “Pagado cheque N° y Fecha:” que fue en la que
se efectuó el pago.
La solicitud del cheque debe de ir firmada por tres personas autorizadas de la

Junta Directiva. Si falta alguna de esas firmas debe de ir a solicitarla. En caso
de que estén las tres firmas, archiva la documentación.
Una vez obtenida las firmas respectivas los archiva.
ARCHIVO DE DOCUMENTOS; NOTAS
Envía las notas al auxiliar administrativo 2.
Las archiva en el ampo respectivo.
ARCHIVO DE DOCUMENTOS; LIQUIDACIONES DE DEUDAS
Envían la documentación respectiva (carta de solicitante donde autoriza los

rebajos correspondientes por parte de ASECOOP, estado de cuenta, informa
de movimiento de préstamo).
Ingresa al sistema.
Imprime el estado de cuenta de la persona que solicito la liquidación.
79
ASECOOP
Capítulo VI
Auditoria Operativa
Ingresa a sistema de crédito.
Selecciona la opción de mantenimiento préstamos.
Busca al solicitante.
Registra los movimientos de préstamos.
Selecciona la opción abonar préstamo con ahorro.
Clic en cancelación de préstamo.
Sistema muestra el monto a ser cancelado.
Dentro de la cejilla de información adicional seleccionar abono con ahorros.
Selecciona por cual aporte lo desea realizar.
ARCHIVO DE DOCUMENTOS; LIQUIDACIONES CUANDO UN ASOCIADO SE

RETIRA DE LA ASOCIACIÓN O CUANDO SE VA DE LA EMPRESA
Ingresa al sistema.
Imprime estado de cuenta del solicitante que se adjunta a la documentación.
Ingresa al sistema de asociados.
Realiza estudio de liquidación.
Ingresa al apartado de Detalle de liquidación y se le retiene el 5% de los

excedentes.
Agregar en el apartado de observaciones: aprobado en la Junta (número) y la

fecha en que se aprobó.
Se imprime el estudio.
Firma en elaborado.
Traslada la documentación al Director administrativo, quien firma y autoriza el

trámite.
En el siguiente paso el encargo debe seleccionar si el asociado permanece en

la empresa o se retira de la misma (liquida aporte de la empresa y aporte
adicional del patrono).
80
ASECOOP
Capítulo VI
Auditoria Operativa
Una vez dada la autorización, se procede a realizar la liquidación.
Imprime la documentación respectiva.
Traslada la documentación al Director administrativo para que la firme.
Guarda la información en el sistema, el cual automáticamente genera el

cheque y el auxiliar administrativo1 lo imprime.
Liquidado firma la documentación.
Archiva todos los documentos.
ENVÍO DE DEDUCCIONES A COBRAR AL DEPARTAMENTO DE RECURSOS

HUMANOS DE COOPELESCA R.L.
Traslada las deducciones correspondientes.
Ingresa al sistema.
Digita la deducción (si es por venta de materiales se agrega en el apartado de

observaciones).
El sistema la guarda.
INCLUIR LOS NUEVOS ASOCIADOS AL SISTEMA
La nueva afiliación se aprueba en la Junta Directiva y el Director administrador

traslada la información al auxiliar administrativo2.
Ingresa al sistema al apartado de asociados.
Selecciona el apartado de mantenimiento.
Selecciona al colaborar que desea afiliarse. Selecciona en el apartado de

asociados el botón de nuevo, para crear al asociado.
Ingresa los datos solicitados en cuanto a la información personal.
Dentro del sistema existen subdivisiones especiales, a las cuales se les ingresa
la información requerida.
La información laboral también es modificada si se requiere.
81
ASECOOP
Capítulo VI
Auditoria Operativa
Ingresa información de planillas y bancos según sea el caso.
Si es reingreso de asociado se le modifica el estado y se actualizan los datos si

lo requiere.
RESPONSABLE POR LA DOCUMENTACIÓN DE LOS CRÉDITOS
Es lo mismo que DUPLICIDAD DE FUNCIONES, ARCHIVO DE

DOCUMENTOS; SOLICITUDES DE CRÉDITO, HIPOTECA, CHEQUES,
NOTAS, LIQUIDACIONES.
RECIBIR Y REALIZAR CUALQUIER MODIFICACIÓN SOLICITADA POR LOS

ASOCIADOS EN SUS AHORROS NAVIDEÑOS, VOLUNTARIO O APORTES
OBREROS
Ingresa al sistema capital.
Selecciona el apartado según corresponda a lo solicitado por el asociado.
Se le realiza la modificación solicitada en el sistema.
Se imprime el movimiento realizado.
Se archiva en el sistema.
COTIZAR DIFERENTES ARTÍCULOS PARA LA OFICINA U ACUERDOS DE JUNTA

DIRECTIVA
Visita varios locales comerciales donde le puedan brindar la información

necesaria.
Solicitar cotizaciones en diferentes locales comerciales.
Entrega la información recopilada al Director administrativo.
Entrega la información a la Junta Directiva, cuando la compra así lo requiera.
Selecciona la mejor opción.
Confirma la compra con el establecimiento comercial seleccionado.
82
ASECOOP
Capítulo VI
Auditoria Operativa
Cancela la compra.
PAGO A PROVEEDORES (MUTUAL ALAJUELA, ASOCIACIÓN DEPORTIVA SAN

CARLOS, CASAS COMERCIALES, MUNICIPALIDAD SAN CARLOS, ESCUELA
SOCIAL JUAN XXIII)
Traslada la información (cheque) al auxiliar administrativo2.
Va al local comercial y cancela la cuenta pendiente por medio del cheque.
Retira el recibo correspondiente.
Entrega el recibo al auxiliar administrativo2.
PAGO PLANILLA CCSS, INS
En cuanto al encargado de CCSS se acerca a la oficina de ASECOOP y retira

el cheque correspondiente.
Entrega el cheque correspondiente al Auxiliar administrativo2.
Se dirige al banco y cancela el monto correspondiente.
Retira el recibo correspondiente.
Entrega el recibo al auxiliar administrativo1.
REALIZAR DEDUCCIONES A LOS ASOCIADOS (PÓLIZA SALDOS DEUDORES,

COMITÉS, ETC.)
Es lo mismo que ENVÍO DE DEDUCCIONES A COBRAR AL

DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS DE COOPELESCA R.L.
ELABORACIÓN E IMPRESIÓN DE BOLETAS FONDO DEDUCIBLE (TRIMESTRAL)
Lo realiza el auxiliar administrativo 1.
83
ASECOOP
Capítulo VI
Auditoria Operativa
IMPRESIÓN DE ESTADO DE CUENTA TRIMESTRAL
Es lo mismo que IMPRESIÓN DE BOLETAS DE PAGO Y ADJUNTAR

CUALQUIER DOCUMENTACIÓN.
IMPRESIÓN DE BOLETAS DE PAGO Y ADJUNTAR CUALQUIER

DOCUMENTACIÓN
El auxiliar administrativo 1 las imprime y traslada al auxiliar administrativo2

para que este las ordene alfabéticamente.
Las envía al departamento de Recursos Humanos de COOPELESCA.
Atender a los visitantes de la actividad.
Realizar las compras correspondientes.
Prepara correos para informar a todos los colaboradores de COOPELESCA,

almacén y canal.
ENVIAR CORREOS DE ALQUILER, COMITÉS Y ACUERDOS
Informa que se debe de realizar.
Elabora correo con la información respectiva a las fechas de reservación del

centro recreativo, actividades especiales como viajes o partidos y acuerdos
tomados por la Junta Directiva.
Firma: ____________ ______
Fecha: 14/07/09
84
ASECOOP
Capítulo VI
Auditoria Operativa
6. Cuestionario de Control Interno Aplicado al Encargado

del Centro de Acopio
No respondió.

ASECOOP?
RECOLECTAR LOS MATERIALES QUE SE GENEREN EN LA COOPERATIVA.
Diariamente observa el nivel de los estañones y de acuerdo a ello realiza la

recolección de los materiales diaria o cada dos días.
Recolectar papel, plástico, cartón, vidrio, desechos electrónicos (monitores,

CPU, entre otros), torner, cartuchos, aluminio, cobre y aluminio que se
encentren los estañones o en la carreta.
Las llantas, los postes, los carretes los deben de ir a recoger o sacarlos de la
carreta. La carreta es donde se coloca toda la basura.
Las lámparas, transformadores, herramientas en desecho y medidores se los

entrega directamente COOPELESCA.
Separar los materiales recolectados y entregado por COOPELESCA.
Retira el cobre de las grapas a los postes.
COORDINAR LA RECOLECCIÓN DE LOS MATERIALES QUE SE GENEREN EN

LAS OFICINAS DE LA COOPERATIVA
Separa las hojas con una cara limpia del resto de las hojas.
Traslada las hojas con la cara limpia a la radio.
Reutiliza las hojas.
Una vez reutilizadas las hojas son trasladadas al Centro de Acopio

nuevamente.
85
ASECOOP
Capítulo VI
Auditoria Operativa
RECIBIR LOS MATERIALES QUE INGRESEN AL CENTRO DE ACOPIO
Los materiales simplemente llegan al Centro de Acopio.
CLASIFICAR LOS MATERIALES QUE INGRESEN AL CENTRO DE ACOPIO
El papel lo clasifica en cinco grupos (papel blanco, de color, papel periódico,

papel brillante, sobres de manila).
Las botellas de plástico, según el color de cada una (transparentes, verdes y

ámbar).
El vidrio y el hierro en su correspondiente apartado.
El aluminio y el cobre los debe de pesar.
Los coloca en bolsas o pacas.
Los pesa.
Coloca los datos correspondientes en el cuaderno de anotaciones.
Les coloca una cinta blanca con una breve descripción del material y los kilos.
Cada uno de los materiales los agrupa por su clasificación correspondiente.
Las botellas plásticas color ámbar serian en este caso las de los
medicamentos, principalmente.
LLEVAR UN CONTROL DE LOS MATERIALES QUE INGRESAN Y QUE SALEN DEL

CENTRO DE ACOPIO
Las herramientas de desechos se las entregan contra lista de inventario, pero

el realiza otra, ya que no todas ellas vienen completas, sino solo partes.
El control del ingreso de las llantas lo lleva anotado en un cuaderno.
Conforma va pesando los materiales, los va anotando en el cuaderno, donde

coloca la fecha en que pesa y en la que lo vende.
Anota las solicitudes de los materiales realizadas por los clientes (en el mismo
cuaderno).
Cuando hay feria no tiene control de la cantidad de llantas.
86
ASECOOP
Capítulo VI
Auditoria Operativa
No posee computadora ni nada por el estilo que le facilite el control de los

activos.
ATENCIÓN DE CLIENTES
Saludarlo.
Preguntarle que se le ofrece.
Realiza la pre factura de la venta para que el cliente lleva la factura a la

encargada firma y el firma y el cliente también firma. Con los datos
correspondientes del cliente.
NEGOCIAR LA VENTA DE MATERIALES
Cuando posee material disponible, verifica en la lista de espera de los

compradores y les comunica cuando su solicitud se encuentra disponible.
La lista de los solicitantes con sus respectivos materiales, la traslada al auxiliar

administrativo 1, para que este llame a los interesados en los materiales
disponibles.
Lo que es el cartón, plástico, papel y cable ya posee un comprador especifico,

con él cual poseen un periodo semanal, establecido para la recolección de los
mismos.
El hierro, cobre y aluminio (de semana por medio) posee otro comprador que le
da prioridad en la compra por antigüedad. E igualmente poseen un periodo
establecida para la recolección de los mismos.
El cable triplex únicamente se puede vender con si hay visto bueno de la

gerencia.
Lo que no se lleven los se compradores del cartón y el hierro, es lo que queda

para el público. Aunque el acuerdo es que se lleven todo lo que hay en ese
momento.
Si ve que existe mucha cantidad de material, entonces lo comunica para que

se dé una venta de garaje.
87
ASECOOP
Capítulo VI
Auditoria Operativa
La venta de garaje la dan a conocer por medio de los mismos empleados de

COOPELESCA y los mismos proveedores.
También colocan rótulos en los lugares más visibles dentro de los edificios.
VELAR POR LA ROTACIÓN DE LOS MATERIALES Y RESIDUOS
Dos veces por semana se limpia el local actualmente, de acuerdo a la cantidad

en kilos de material.
Para que el centro se encuentre lo más limpio posible es que cuentan con
convenios para que se lleven los materiales.
La prioridad del centro de acopio es que este lo menos posible con el material.
REALIZAR LA VENTA DE MATERIALES Y RESIDUOS
Como son materiales de reciclaje en su mayoría se maneja por kilos y algunos

por unidad dependiendo del artículo (transformador).
VELAR POR EL ORDEN Y LA LIMPIEZA DEL CENTRO DE ACOPIO
Dentro de su horario de trabajo se encarga de barrer y sacudir el local.
Firma: __________ ________
Fecha: 12/08/09
88
ASECOOP
Capítulo VI
Auditoria Operativa
7. Cuestionario de Control Interno Aplicado al Encargado

del Centro Recreativo
No respondió.
2) Describa paso a paso como desarrolla sus tareas diarias dentro de ASECOOP.
MANEJO Y CUIDADO DE LA PISCINA
A primera hora realiza el análisis del agua de la piscina, por medio de los
reactivos. E l cual debe ser diario.
Según los niveles obtenidos se sabe cuales productos son los que se les debe
de aplicar.
Cuando los aplica debe poner a funcionar la bomba por seis horas.
Cuando ha transcurrido el tiempo vuelve a realizar el análisis para corroborar

que se encuentra en los niveles adecuados.
En una hoja de control anota los resultados del análisis realizado y las
aplicaciones realizadas.
Se debe de en clorar todos los días (en época lluviosa principalmente).
Cada dos meses debe aplicar un producto que ayude a limpiar la suciedad del
agua de la piscina.
Si lo aplica debe durar entre dos y tres días sin uso.
El producto ayuda a la eliminación de los bronceadores utilizados por los

bañistas.
MANTENIMIENTO Y REPARACIONES DENTRO DEL CENTRO RECREATIVO
Chapias, corte de césped, bota de basura, marcación de la cancha, colocación

de las mallas, atención del bar, recibimiento de los proveedores y surtir los
congeladores cuando la actividad así lo amerite.
Si la basura es de alguna actividad realizada por un alquiler se le cobra al

arrendatario entre cinco mil y veinte mil colones.
89
ASECOOP
Capítulo VI
Auditoria Operativa
Controla los utensilios de la cocina con los que se cuenta y los que presta.
Con una hidrolavadora limpia las instalaciones.
Mantenimiento de las cercas.
Mantenimiento y limpieza del mobiliario (mesas y sillas).
Realiza labores de albañilería, carpintería, pintura o fontanería en la medida de

lo posible. De lo contrario solicitan la colaboración del personal de Servicios
Generales.
El equipo de trabajo que se compra (chapiadora, hidrolavadora), que requiera

de un manejo y cuidado especial, son llevadas al Centro de Acopio con
capacitadores para que le enseñen el uso y manejo de dicho equipo.
Los materiales que requiere para su trabajo los va solicitando a ASECOOP.
El mantenimiento de las herramientas se lo realiza conforme los va utilizando.
Aplicación de los herbicidas.
VIGILANCIA
Vigila que los no asociados cumplan con lo determinado en el contrato.
Después de las actividades o visita de los asociados debe de reportar a

ASECOOP, si hay algún daño.
Cuando los asociados visitan las instalaciones se encarga de brindarle lo

solicitado por ellos, como lo serian: bolas, sillas, acceso a las áreas de juego y
los artículos que estas requieren.
Llenado de las boletas por la utilización de las áreas de juego y préstamo de

los materiales.
Se encuentra al tanto de las personas externas a COOPELESCA que ingresan

a las instalaciones.
Cuando se trata de un alquiler solicita el contrato para conocer qué áreas

puede utilizar y la cantidad de las personas que van a ingresar. Y de esta
manera saber si están cumpliendo o no con el contrato.
90
ASECOOP
Capítulo VI
Auditoria Operativa
Los fines de semana o los días ferias en que los asociados visiten las
instalaciones debe de llenar una hoja con día, fecha, nombre del asociado,
cantidad de acompañantes.
Firma: ___________ ________
Fecha: 28/08/09
91
ASECOOP
Capítulo VI
Auditoria Operativa
a) Deficiencias
1) El sistema de cómputo usado presenta deficiencias para el registro de los

asientos.
2) Duplicidad en el registro de asientos (sistema contable y Excel, manual).
3) El personal de ASECOOP no cuenta con la capacitación, para el manejo del

programa contable.
4) En el sistema no se han implementado todas las funciones.
5) La contabilidad se trata por procesos separados.
6) El Director Administrativo realiza funciones manuales que el sistema contable

contempla.
7) El Director Administrativo realiza funciones que corresponden al Presidente y

Secretario de la Junta así como de los Auxiliares Administrativos.
8) No se hacen los registros diarios.
9) No se tiene al día la contabilidad.
10) No se utilizan las herramientas informáticas para conocer los estados de

cuentas bancarios.
11) Sistema contable no muestra el saldo del efectivo disponible.
12) No se lleva un control de los no asociados que se encuentran en estado de

morosidad con ASECOOP.
13) Duplicidad de funciones en el desempeño de labores.
14) No todos los cheques son firmados antes de archivarlos.
15) No todas las solicitudes de cheques son firmadas antes de archivarlas.
16) La documentación de respaldo de las operaciones no se revisa en tiempo.
17) No se cuenta con coordinación para la impresión de las calcomanías para los
activos.
92
ASECOOP
Capítulo VI
Auditoria Operativa
18) Algunos bienes no cuentan con el número de activo.
19) No todos los activos de ASECOOP se encuentran identificados con la

calcomanía.
20) La información financiera es comparada hasta con los últimos 3 años, lo que
devenga gran cantidad de tiempo.
21) El apartado del cálculo de los excedentes implementado en el sistema contable

no es utilizado.
22) Se carece de la promoción para atraer nuevos asociados.
23) No se realiza el planeamiento estratégico por limitante en el tiempo.
24) No se cuenta con los procedimientos de: confección de cheque por subsidio
medico, elaboración de orden de compra, liquidación de cheques, atención al
público por medio de correo electrónico, reserva de liquidez.
25) La caja chica se utiliza para resguardar dineros de diversos orígenes.
26) Como parte de la caja chica se manejan dineros que no corresponden a ella.
27) Duplicidad de funciones en el proceso: elaborar vales de caja chica.
28) En el procedimiento de cobro de recibos se omite la entrega de la copia del

recibo al asociado.
29) La computadora que utiliza el Auxiliar Administrativo 2 se encuentra en mal

estado.
30) Limitante en el sistema de Optisol para la corrección de la información de los

asociados.
31) Limitación de espacio físico para el desarrollo de las funciones.
32) No cuenta con mobiliario, equipo de cómputo ni de comunicación que permita

el control de los materiales que ingresan.
33) ASECOOP no ha creado la directriz del manejo y recepción de los materiales

en el Centro de Acopio.
93
ASECOOP
Capítulo VI
Auditoria Operativa
34) No se tiene políticas para el manejo de los materiales del Centro de Acopio.
35) No cuenta con reglamentos para el manejo de los materiales que envían al
Centro de Acopio.
36) Los materiales entregados no concuerdan con lo descrito en el acta presentada

por el Departamento de Inventarios.
37) No cuenta con una directriz por parte de la Gerencia de COOPELESCA

respecto al manejo de los materiales en el Centro de Acopio.
Firma: _________ _________
Fecha: 25/09/09
94
ASECOOP
Capítulo VI
Auditoria Operativa
b) Recomendaciones
1) Actualizar el sistema de cómputo, de tal manera que permita el registro de los

asientos contables.
2) Hacer los asientos en el sistema contable.
3) Verificar el sistema contable ingresándole datos de contabilidades anteriores,

para corroborar los resultados.
4) Capacitar al personal de ASECOOP, para que aprovechen al máximo las

diferentes funciones del sistema contable.
5) Implementar todas las funciones del sistema, en la medida de lo posible para

obtener su máximo provecho.
6) Definir las funciones para cada funcionario.
7) Registrar diariamente los movimientos contables.
8) Definir una fecha específica para realizar la contabilidad.
9) Aprovechar al máximo las herramientas informáticas para conocer los estados

de cuentas bancarios.
10) Solicitar a los proveedores del sistema contable, la modificación para que en el
programa se pueda mostrar el saldo del efectivo disponible.
11) Revisar las firmas de todos los cheques antes de ser archivados y en caso de
faltar alguna de ellas, proceder a su inmediata recolección.
12) Revisar las firmas de las solicitudes de las transferencias antes de archivarlas,
en caso de que alguna de ellas falte, solicitarla para que la documentación
quede completa.
13) Examinar la documentación en el momento en que se emite para corroborar

que presente todos los datos solicitados.
14) Adquirir marcador de metales o placas, para identificar los activos que no
cuenten con su respectiva calcomanía.
95
ASECOOP
Capítulo VI
Auditoria Operativa
15) Coordinar con COOPELESCA R.L., para la impresión de las calcomanías de

los activos.
16) Reasignación de funciones a los funcionarios.
17) Analizar los periodos de tiempo que se requieren, para comparar la información
financiera.
18) Ajustar el programa contable en el apartado del cálculo de los excedentes para
ser utilizado por el personal de ASECOOP.
19) Ingresar datos de años anteriores en el cálculo de los excedentes para verificar
el funcionamiento del programa de cómputo de Optisol.
20) Cumplimiento de las funciones asignadas a cada puesto.
21) Formar una directiva dentro del comité de actividades sociales donde el
director administrativo supervise las funciones.
22) Promocionar de manera más agresiva la asociación con todos sus beneficios
para atraer nuevos asociados.
23) Reasignar funciones y procedimientos para implementar el planeamiento

estratégico.
24) Implementar los procedimientos de: confección de cheque por subsidio médico,
elaboración de orden de compra, liquidación de cheques, atención al público
por medio de correo electrónico, reserva de liquidez.
25) Delimitar el horario de atención al público.
26) Separar los dineros de la caja chica de aquellos cuyos orígenes sean
diferentes.
27) Eliminación de las funciones que no se están desarrollando.
28) En el procedimiento de cobro de recibos debe entregarse la copia del recibo al

asociado.
29) Mejorar el equipo de cómputo del Auxiliar Administrativo 2.
96
ASECOOP
Capítulo VI
Auditoria Operativa
30) Agilizar el sistema de Optisol para la corrección de la información de los

asociados.
31) Asignación de espacio físico para el desarrollo de las funciones.
32) Mejoras en el mobiliario, equipo de cómputo y de comunicación que le permitan

el control de los materiales.
33) Definir las políticas para el manejo y recepción de los materiales en el Centro
de Acopio.
34) Creación e implementación del reglamento del Centro de Acopio.
35) Crear controles de recepción de materiales por parte del Departamento de

Inventarios.
36) Elaboración de directriz por parte de la Gerencia de COOPELESCA para que

se aprueben las políticas y reglamentos referentes al manejo de los materiales
en el Centro de Acopio.
Firma: ________ ___________
Fecha: 25/09/09
97
V Capitulo
Manual de
Procedimientos
E. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
A continuación se encuentran los procedimientos y diagramas de flujo que

corresponden a los funcionarios de la Asociación Solidarista de Empleados de
COOPELESCA R.L, según detalle: Director Administrativo, Auxiliar Administrativo 1 y
Auxiliar Administrativo 2.
Los procedimientos se realizaron bajo la normativa ISO 9000, para ajustarlo a los
lineamientos de la empresa.
Primero, se procedió al levantamiento de la información, como se muestra en el

apartado de la auditoria, tomando dicha información como base, para proponer los
procedimientos con sus respectivos diagramas de flujo.
ASECOOP
Capítulo V
Manual de Procedimientos
Tabla de contenido del Análisis de los Procedimientos
a) Descripción de los procedimientos pertenecientes al Director Administrativo ................................ 114

1. Realizar los asientos de diario .................................................................................................. 116
a) Introducción ........................................................................................................................ 116
b) Objetivo ............................................................................................................................... 116
c) Alcance ................................................................................................................................ 116
d) Referencias .......................................................................................................................... 116
e) Definiciones ......................................................................................................................... 116
f) Responsables ....................................................................................................................... 116
g) Descripción de actividades .................................................................................................. 117
h) Diagrama de flujo ................................................................................................................ 118
2. Actualización y control de auxiliares ........................................................................................ 121
a) Introducción ........................................................................................................................ 121
b) Objetivo ............................................................................................................................... 121
c) Alcance ................................................................................................................................ 121
d) Referencias .......................................................................................................................... 121
e) Definiciones ......................................................................................................................... 121
f) Responsables ....................................................................................................................... 121
3. Control de morosidad en la cartera de crédito ........................................................................ 136
a) Introducción ........................................................................................................................ 136
b) Objetivo ............................................................................................................................... 136
c) Alcance ................................................................................................................................ 136
d) Referencias .......................................................................................................................... 136
e) Definiciones ......................................................................................................................... 136
f) Responsables ....................................................................................................................... 136
4. Control de disponibilidad en la cartera de crédito ................................................................... 140
a) Introducción ........................................................................................................................ 140
b) Objetivo ............................................................................................................................... 140
c) Alcance ................................................................................................................................ 140
d) Referencias .......................................................................................................................... 140
e) Definiciones ......................................................................................................................... 140
f) Responsables ....................................................................................................................... 140
5. Redacción y envío de cartas de acuerdos de Junta Directiva y Administración ....................... 144
a) Introducción ........................................................................................................................ 144
b) Objetivo ............................................................................................................................... 144
c) Alcance ................................................................................................................................ 144
d) Referencias .......................................................................................................................... 144
e) Definiciones ......................................................................................................................... 144
f) Responsables ....................................................................................................................... 144
6. Revisión de comprobantes de cheques y transferencias electrónicas emitidas .................... 150
a) Introducción ........................................................................................................................ 150
b) Objetivo ............................................................................................................................... 150
c) Alcance ................................................................................................................................ 150
100
ASECOOP
Capítulo V
d) Referencias .......................................................................................................................... 150

e) Definiciones ......................................................................................................................... 150
f) Responsables ....................................................................................................................... 150
7. Realización de las transferencias .............................................................................................. 156
a) Introducción ........................................................................................................................ 156
b) Objetivo ............................................................................................................................... 156
c) Alcance ................................................................................................................................ 156
d) Referencias .......................................................................................................................... 156
e) Definiciones ......................................................................................................................... 156
f) Responsables ....................................................................................................................... 156
8. Liquidación de cheques varios ................................................................................................. 162
a) Introducción ........................................................................................................................ 162
b) Objetivo ............................................................................................................................... 162
c) Alcance ................................................................................................................................ 162
d) Referencias .......................................................................................................................... 162
e) Definiciones ......................................................................................................................... 162
f) Responsables ....................................................................................................................... 162
9. Verificar las conciliaciones diarias de las respectivas cuentas ................................................. 166
a) Introducción ........................................................................................................................ 166
b) Objetivo ............................................................................................................................... 166
c) Alcance ................................................................................................................................ 166
d) Referencias .......................................................................................................................... 166
e) Definiciones ......................................................................................................................... 166
f) Responsables ....................................................................................................................... 166
10. Control de activos fijos ........................................................................................................ 172
a) Introducción ........................................................................................................................ 172
b) Objetivo ............................................................................................................................... 172
c) Alcance ................................................................................................................................ 172
d) Referencias .......................................................................................................................... 172
e) Definiciones ......................................................................................................................... 172
f) Responsables ....................................................................................................................... 172
11. Respaldo de base de datos de ASECOOP ............................................................................. 176
a) Introducción ........................................................................................................................ 176
b) Objetivo ............................................................................................................................... 176
c) Alcance ................................................................................................................................ 176
d) Referencias .......................................................................................................................... 176
e) Definiciones ......................................................................................................................... 176
f) Responsables ....................................................................................................................... 176
Tabla de contenido........................................................................................................................ 179
12. Verificación de depósitos .................................................................................................... 180
a) Introducción ........................................................................................................................ 180
b) Objetivo ............................................................................................................................... 180
c) Alcance ................................................................................................................................ 180
101
ASECOOP
Capítulo V
d) Referencias .......................................................................................................................... 180

e) Definiciones ......................................................................................................................... 180
f) Responsables ....................................................................................................................... 180
13. Conciliación de las diferentes cuentas bancarias ................................................................ 184
a) Introducción ........................................................................................................................ 184
b) Objetivo ............................................................................................................................... 184
c) Alcance ................................................................................................................................ 184
d) Referencias .......................................................................................................................... 184
e) Definiciones ......................................................................................................................... 184
f) Responsables ....................................................................................................................... 184
14. Conciliaciones de las inversiones ......................................................................................... 191
a) Introducción ........................................................................................................................ 191
c) Alcance ................................................................................................................................ 191
d) Referencias .......................................................................................................................... 191
e) Definiciones ......................................................................................................................... 191
f) Responsables ....................................................................................................................... 191
15. Arqueos de la caja chica ...................................................................................................... 196
a) Introducción ........................................................................................................................ 196
b) Objetivo ............................................................................................................................... 196
c) Alcance ................................................................................................................................ 196
d) Referencias .......................................................................................................................... 196
e) Definiciones ......................................................................................................................... 196
f) Responsables ....................................................................................................................... 196
16. Presentación de estados financieros a Junta Directiva ....................................................... 201
a) Introducción ........................................................................................................................ 201
b) Objetivo ............................................................................................................................... 201
c) Alcance ................................................................................................................................ 201
d) Referencias .......................................................................................................................... 201
e) Definiciones ......................................................................................................................... 201
f) Responsable ........................................................................................................................ 201
17. Cálculos de excedentes ....................................................................................................... 205
a) Introducción ........................................................................................................................ 205
b) Objetivo ............................................................................................................................... 205
c) Alcance ................................................................................................................................ 205
d) Referencias .......................................................................................................................... 205
e) Definiciones ......................................................................................................................... 205
f) Responsables ....................................................................................................................... 205
18. Atención personalizada y por teléfono al asociado y al público en general ........................ 211
a) Introducción ........................................................................................................................ 211
b) Objetivo ............................................................................................................................... 211
c) Alcance ................................................................................................................................ 211
d) Referencias .......................................................................................................................... 211
e) Definiciones ......................................................................................................................... 211
102
ASECOOP
Capítulo V
f) Responsables ....................................................................................................................... 211

19. Análisis y aprobación de créditos ........................................................................................ 217
a) Introducción ........................................................................................................................ 217
b) Objetivo ............................................................................................................................... 217
c) Alcance ................................................................................................................................ 217
d) Referencias .......................................................................................................................... 217
e) Definiciones ......................................................................................................................... 217
f) Responsables ....................................................................................................................... 217
20. Supervisión general en todas áreas ..................................................................................... 224
a) Introducción ........................................................................................................................ 224
b) Objetivo ............................................................................................................................... 224
c) Alcance ................................................................................................................................ 224
d) Referencias .......................................................................................................................... 224
e) Definiciones ......................................................................................................................... 224
f) Responsables ....................................................................................................................... 224
21. Control de desembolsos diarios ......................................................................................... 228
a) Introducción ........................................................................................................................ 228
b) Objetivo ............................................................................................................................... 228
c) Alcance ................................................................................................................................ 228
d) Referencias .......................................................................................................................... 228
e) Definiciones ......................................................................................................................... 228
f) Responsables ....................................................................................................................... 228
22. Colaborar con el comité de actividades sociales ................................................................. 232
a) Introducción ........................................................................................................................ 232
b) Objetivo ............................................................................................................................... 232
c) Alcance ................................................................................................................................ 232
d) Referencias .......................................................................................................................... 232
e) Definiciones ......................................................................................................................... 232
f) Responsables ....................................................................................................................... 232
Tabla de contenido........................................................................................................................ 235
23. Supervisar las diferentes inversiones de ASECOOP ............................................................ 236
a) Introducción ........................................................................................................................ 236
b) Objetivo ............................................................................................................................... 236
c) Alcance ................................................................................................................................ 236
d) Referencias .......................................................................................................................... 236
e) Definiciones ......................................................................................................................... 236
f) Responsables ....................................................................................................................... 236
24. Realizar análisis de tasas de interés del mercado ............................................................... 240
a) Introducción ........................................................................................................................ 240
b) Objetivo ............................................................................................................................... 240
c) Alcance ................................................................................................................................ 240
d) Referencias .......................................................................................................................... 240
e) Definiciones ......................................................................................................................... 240
103
ASECOOP
Capítulo V
f) Responsables ....................................................................................................................... 240

25. Realización de convenios con otras instituciones................................................................ 244
a) Introducción ........................................................................................................................ 244
b) Objetivo ............................................................................................................................... 244
c) Alcance ................................................................................................................................ 244
d) Referencias .......................................................................................................................... 244
e) Definiciones ......................................................................................................................... 244
f) Responsables ....................................................................................................................... 244
26. Organización de las asambleas ............................................................................................ 250
a) Introducción ........................................................................................................................ 250
b) Objetivo ............................................................................................................................... 250
c) Alcance ................................................................................................................................ 250
d) Referencias .......................................................................................................................... 250
e) Definiciones ......................................................................................................................... 250
f) Responsables ....................................................................................................................... 250
27. Realizar las liquidaciones de presupuesto ........................................................................... 255
a) Introducción ........................................................................................................................ 255
b) Objetivo ............................................................................................................................... 256
c) Alcance ................................................................................................................................ 256
d) Referencias .......................................................................................................................... 256
e) Definiciones ......................................................................................................................... 256
f) Responsables ....................................................................................................................... 256
28. Inclusión de nuevos ingresos ............................................................................................... 260
a) Introducción ........................................................................................................................ 260
b) Objetivo ............................................................................................................................... 260
c) Alcance ................................................................................................................................ 260
d) Referencias .......................................................................................................................... 260
e) Definiciones ......................................................................................................................... 260
f) Responsables ....................................................................................................................... 260
29. Coordinar la auditoria.......................................................................................................... 264
a) Introducción ........................................................................................................................ 264
b) Objetivo ............................................................................................................................... 264
c) Alcance ................................................................................................................................ 264
d) Referencias .......................................................................................................................... 264
e) Definiciones ......................................................................................................................... 264
f) Responsables ....................................................................................................................... 264
30. Control y actualización de los reglamentos ......................................................................... 268
a) Introducción ........................................................................................................................ 268
b) Objetivo ............................................................................................................................... 268
c) Alcance ................................................................................................................................ 268
d) Referencias .......................................................................................................................... 268
e) Definiciones ......................................................................................................................... 268
f) Responsables ....................................................................................................................... 268
104
ASECOOP
Capítulo V

31. Respaldos de documentación.............................................................................................. 272
a) Introducción ........................................................................................................................ 272
b) Objetivo ............................................................................................................................... 272
c) Alcance ................................................................................................................................ 272
d) Referencias .......................................................................................................................... 272
e) Definiciones ......................................................................................................................... 272
f) Responsables ....................................................................................................................... 272
32. Charlas de información........................................................................................................ 276
a) Introducción ........................................................................................................................ 276
b) Objetivo ............................................................................................................................... 276
c) Alcance ................................................................................................................................ 276
d) Referencias .......................................................................................................................... 276
e) Definiciones ......................................................................................................................... 276
f) Responsables ....................................................................................................................... 276
33. Analizar las propuestas de los asociados ............................................................................. 280
a) Introducción ........................................................................................................................ 280
b) Objetivo ............................................................................................................................... 280
c) Alcance ................................................................................................................................ 280
d) Referencias .......................................................................................................................... 280
e) Definiciones ......................................................................................................................... 280
f) Responsables ....................................................................................................................... 280
34. Planeamiento estratégico.................................................................................................... 284
a) Introducción ........................................................................................................................ 284
b) Objetivo ............................................................................................................................... 284
c) Alcance ................................................................................................................................ 284
d) Referencias .......................................................................................................................... 284
e) Definiciones ......................................................................................................................... 284
f) Responsables ....................................................................................................................... 284
35. Manejo del sistema de fondo de deducibles ....................................................................... 288
a) Introducción ........................................................................................................................ 288
b) Objetivo ............................................................................................................................... 288
c) Alcance ................................................................................................................................ 288
d) Referencias .......................................................................................................................... 288
e) Definiciones ......................................................................................................................... 288
f) Responsables ....................................................................................................................... 288
36. Elaboración, aplicación y revisión de las deducciones aplicadas a los asociados por parte de
ASECOOP ............................................................................................................................................ 292
a) Introducción ........................................................................................................................ 292
b) Objetivo ............................................................................................................................... 292
c) Alcance ................................................................................................................................ 292
d) Referencias .......................................................................................................................... 292
e) Definiciones ......................................................................................................................... 292
f) Responsables ....................................................................................................................... 292
105
ASECOOP
Capítulo V

b) Descripción de los procedimientos pertenecientes al Auxiliar Administrativo 1 .............................. 298
1. Confección de cheque por subsidio medico ............................................................................. 300
a) Introducción ........................................................................................................................ 300
b) Objetivo ............................................................................................................................... 300
c) Alcance ................................................................................................................................ 300
d) Referencias .......................................................................................................................... 300
e) Definiciones ......................................................................................................................... 300
f) Responsables ....................................................................................................................... 300
2. Elaboración de orden de compra ............................................................................................. 305
a) Introducción ........................................................................................................................ 305
b) Objetivo ............................................................................................................................... 305
c) Alcance ................................................................................................................................ 305
d) Referencias .......................................................................................................................... 305
e) Definiciones ......................................................................................................................... 305
f) Responsables ....................................................................................................................... 305
3. Liquidación de cheques ............................................................................................................ 309
a) Introducción ........................................................................................................................ 309
b) Objetivo ............................................................................................................................... 309
c) Alcance ................................................................................................................................ 309
d) Referencias .......................................................................................................................... 309
e) Definiciones ......................................................................................................................... 309
f) Responsables ....................................................................................................................... 309
4. Atención personalizada, por teléfono o correo electrónico al público en general .................. 314
a) Introducción ........................................................................................................................ 314
b) Objetivo ............................................................................................................................... 314
c) Alcance ................................................................................................................................ 314
d) Referencias .......................................................................................................................... 314
e) Definiciones ......................................................................................................................... 314
f) Responsables ....................................................................................................................... 314
5. Control de gastos de la caja chica ............................................................................................ 320
a) Introducción ........................................................................................................................ 320
b) Objetivo ............................................................................................................................... 320
c) Alcance ................................................................................................................................ 320
d) Referencias .......................................................................................................................... 320
e) Definiciones ......................................................................................................................... 320
f) Responsables ....................................................................................................................... 320
6. Reintegro de caja chica ............................................................................................................ 325
a) Introducción ........................................................................................................................ 325
b) Objetivo ............................................................................................................................... 325
c) Alcance ................................................................................................................................ 325
d) Referencias .......................................................................................................................... 325
e) Definiciones ......................................................................................................................... 325
f) Responsables ....................................................................................................................... 325
106
ASECOOP
Capítulo V

7. Control de requisitos de créditos ............................................................................................. 331
a) Introducción ........................................................................................................................ 331
b) Objetivo ............................................................................................................................... 331
c) Alcance ................................................................................................................................ 331
d) Referencias .......................................................................................................................... 331
e) Definiciones ......................................................................................................................... 331
f) Responsables ....................................................................................................................... 331
8. Confección de cheques para pago de las diferentes cuentas corrientes ................................ 337
a) Introducción ........................................................................................................................ 337
b) Objetivo ............................................................................................................................... 337
c) Alcance ................................................................................................................................ 337
d) Referencias .......................................................................................................................... 337
e) Definiciones ......................................................................................................................... 337
f) Responsables ....................................................................................................................... 337
9. Confección de constancias salariales, deudas y ahorros .......................................................... 343
a) Introducción ........................................................................................................................ 343
b) Objetivo ............................................................................................................................... 343
c) Alcance ................................................................................................................................ 343
d) Referencias .......................................................................................................................... 343
e) Definiciones ......................................................................................................................... 343
f) Responsables ....................................................................................................................... 343
10. Modificaciones en el sistema para los asociados ................................................................ 347
a) Introducción ........................................................................................................................ 347
b) Objetivo ............................................................................................................................... 347
c) Alcance ................................................................................................................................ 347
d) Referencias .......................................................................................................................... 347
e) Definiciones ......................................................................................................................... 347
f) Responsables ....................................................................................................................... 347
11. Ejecución de respaldos ........................................................................................................ 351
a) Introducción ........................................................................................................................ 351
b) Objetivo ............................................................................................................................... 351
c) Alcance ................................................................................................................................ 351
d) Referencias .......................................................................................................................... 351
e) Definiciones ......................................................................................................................... 351
f) Responsables ....................................................................................................................... 351
12. Confección de declaración de impuestos de renta.............................................................. 355
a) Introducción ........................................................................................................................ 355
b) Objetivo ............................................................................................................................... 355
c) Alcance ................................................................................................................................ 355
d) Referencias .......................................................................................................................... 355
e) Definiciones ......................................................................................................................... 355
f) Responsables ....................................................................................................................... 355
107
ASECOOP
Capítulo V

13. Reserva de liquidez .............................................................................................................. 359
a) Introducción ........................................................................................................................ 359
b) Objetivo ............................................................................................................................... 359
c) Alcance ................................................................................................................................ 359
d) Referencias .......................................................................................................................... 359
e) Definiciones ......................................................................................................................... 359
f) Responsables ....................................................................................................................... 359
14. Colaborar con los diferentes comités de ASECOOP ............................................................. 365
a) Introducción ........................................................................................................................ 365
b) Objetivo ............................................................................................................................... 365
c) Alcance ................................................................................................................................ 365
d) Referencias .......................................................................................................................... 365
e) Definiciones ......................................................................................................................... 365
f) Responsables ....................................................................................................................... 365
c) Descripción de los procedimientos pertenecientes al Auxiliar Administrativo 2. .............................. 368
a) Introducción ........................................................................................................................ 370
b) Objetivo ............................................................................................................................... 370
c) Alcance ................................................................................................................................ 370
d) Referencias .......................................................................................................................... 370
e) Definiciones ......................................................................................................................... 370
f) Responsables ....................................................................................................................... 370
2. Recibos varios........................................................................................................................... 376
a) Introducción ........................................................................................................................ 376
b) Objetivo ............................................................................................................................... 376
c) Alcance ................................................................................................................................ 376
d) Referencias .......................................................................................................................... 376
e) Definiciones ......................................................................................................................... 376
f) Responsables ....................................................................................................................... 376
3. Recibos por venta de materiales .............................................................................................. 380
a) Introducción ........................................................................................................................ 380
b) Objetivo ............................................................................................................................... 380
c) Alcance ................................................................................................................................ 380
d) Referencias .......................................................................................................................... 380
e) Definiciones ......................................................................................................................... 380
f) Responsables ....................................................................................................................... 380
4. Realizar los depósitos de dinero............................................................................................... 385
a) Introducción ........................................................................................................................ 385
b) Objetivo ............................................................................................................................... 385
c) Alcance ................................................................................................................................ 385
d) Referencias .......................................................................................................................... 385
e) Definiciones ......................................................................................................................... 385
f) Responsables ....................................................................................................................... 385
108
ASECOOP
Capítulo V

5. Archivo de documentos; solicitudes de créditos ...................................................................... 391
a) Introducción ........................................................................................................................ 391
b) Objetivo ............................................................................................................................... 391
c) Alcance ................................................................................................................................ 391
d) Referencias .......................................................................................................................... 391
e) Definiciones ......................................................................................................................... 391
f) Responsables ....................................................................................................................... 391
6. Archivo de documentos; hipotecas .......................................................................................... 395
a) Introducción ........................................................................................................................ 395
b) Objetivo ............................................................................................................................... 395
c) Alcance ................................................................................................................................ 395
d) Referencias .......................................................................................................................... 395
e) Definiciones ......................................................................................................................... 395
f) Responsables ....................................................................................................................... 395
7. Archivo de documentos; cheques y transferencias .................................................................. 401
a) Introducción ........................................................................................................................ 401
b) Objetivo ............................................................................................................................... 401
c) Alcance ................................................................................................................................ 401
d) Referencias .......................................................................................................................... 401
e) Definiciones ......................................................................................................................... 401
f) Responsables ....................................................................................................................... 401
8. Archivo de documentos; notas................................................................................................. 407
a) Introducción ........................................................................................................................ 407
b) Objetivo ............................................................................................................................... 407
c) Alcance ................................................................................................................................ 407
d) Referencias .......................................................................................................................... 407
e) Definiciones ......................................................................................................................... 407
f) Responsables ....................................................................................................................... 407
9. Archivo de documentos; liquidaciones de deudas ................................................................... 411
a) Introducción ........................................................................................................................ 411
b) Objetivo ............................................................................................................................... 411
c) Alcance ................................................................................................................................ 411
d) Referencias .......................................................................................................................... 411
e) Definiciones ......................................................................................................................... 411
f) Responsables ....................................................................................................................... 411
10. Archivo de documentos; liquidaciones cuando un asociado se retira de la asociación o
cuando se va de la empresa ............................................................................................................... 417
a) Introducción ........................................................................................................................ 417
b) Objetivo ............................................................................................................................... 417
c) Alcance ................................................................................................................................ 417
d) Referencias .......................................................................................................................... 417
e) Definiciones ......................................................................................................................... 417
f) Responsables ....................................................................................................................... 417
109
ASECOOP
Capítulo V

11. Aplicación de deducciones .................................................................................................. 421
a) Introducción ........................................................................................................................ 421
b) Objetivo ............................................................................................................................... 421
c) Alcance ................................................................................................................................ 421
d) Referencias .......................................................................................................................... 421
e) Definiciones ......................................................................................................................... 421
f) Responsables ....................................................................................................................... 421
12. Ingreso de asociados ........................................................................................................... 425
a) Introducción ........................................................................................................................ 425
b) Objetivo ............................................................................................................................... 425
c) Alcance ................................................................................................................................ 425
d) Referencias .......................................................................................................................... 425
e) Definiciones ......................................................................................................................... 425
f) Responsables ....................................................................................................................... 425
a) Introducción ........................................................................................................................ 430
b) Objetivo ............................................................................................................................... 430
c) Alcance ................................................................................................................................ 430
d) Referencias .......................................................................................................................... 430
e) Definiciones ......................................................................................................................... 430
f) Responsables ....................................................................................................................... 430
14. Cotizar diferentes artículos para la oficina o acuerdos de junta directiva........................... 434
a) Introducción ........................................................................................................................ 434
b) Objetivo ............................................................................................................................... 434
c) Alcance ................................................................................................................................ 434
d) Referencias .......................................................................................................................... 434
e) Definiciones ......................................................................................................................... 434
f) Responsables ....................................................................................................................... 434
15. Pago a proveedores (Mutual Alajuela, Asociación Deportiva San Carlos, casas comerciales,
Municipalidad San Carlos, Escuela Social Juan XXIII)......................................................................... 438
a) Introducción ........................................................................................................................ 438
b) Objetivo ............................................................................................................................... 438
c) Alcance ................................................................................................................................ 438
d) Referencias .......................................................................................................................... 438
e) Definiciones ......................................................................................................................... 438
f) Responsables ....................................................................................................................... 438
16. Pago planilla CCSS................................................................................................................ 442
a) Introducción ........................................................................................................................ 442
b) Objetivo ............................................................................................................................... 442
c) Alcance ................................................................................................................................ 442
d) Referencias .......................................................................................................................... 442
e) Definiciones ......................................................................................................................... 442
f) Responsables ....................................................................................................................... 442
110
ASECOOP
Capítulo V

17. Impresión de boletas de pago y adjuntar cualquier documentación .................................. 446
a) Introducción ........................................................................................................................ 446
b) Objetivo ............................................................................................................................... 446
c) Alcance ................................................................................................................................ 446
d) Referencias .......................................................................................................................... 446
e) Definiciones ......................................................................................................................... 446
f) Responsables ....................................................................................................................... 446
a) Introducción ........................................................................................................................ 450
b) Objetivo ............................................................................................................................... 450
c) Alcance ................................................................................................................................ 450
d) Referencias .......................................................................................................................... 450
e) Definiciones ......................................................................................................................... 450
f) Responsables ....................................................................................................................... 450
19. Enviar correos de alquiler, comités y acuerdos ................................................................... 454
a) Introducción ........................................................................................................................ 454
b) Objetivo ............................................................................................................................... 454
c) Alcance ................................................................................................................................ 454
d) Referencias .......................................................................................................................... 454
e) Definiciones ......................................................................................................................... 454
f) Responsables ....................................................................................................................... 454
20. Póliza hipotecaria ................................................................................................................ 458
a) Introducción ........................................................................................................................ 458
b) Objetivo ............................................................................................................................... 458
c) Alcance ................................................................................................................................ 458
d) Referencias .......................................................................................................................... 458
e) Definiciones ......................................................................................................................... 458
f) Responsables ....................................................................................................................... 458
21. Recibos de póliza de vida o de saldos .................................................................................. 462
a) Introducción ........................................................................................................................ 462
b) Objetivo ............................................................................................................................... 462
c) Alcance ................................................................................................................................ 462
d) Referencias .......................................................................................................................... 462
e) Definiciones ......................................................................................................................... 462
f) Responsables ....................................................................................................................... 462
22. Realizar contratos para el alquiler de la quinta ................................................................... 466
a) Introducción ........................................................................................................................ 466
b) Objetivo ............................................................................................................................... 466
c) Alcance ................................................................................................................................ 466
d) Referencias .......................................................................................................................... 466
e) Definiciones ......................................................................................................................... 466
f) Responsables ....................................................................................................................... 466
111
ASECOOP
Capítulo V
23. Elaborar la información de los boletines ............................................................................. 472

a) Introducción ........................................................................................................................ 472
b) Objetivo ............................................................................................................................... 472
c) Alcance ................................................................................................................................ 472
d) Referencias .......................................................................................................................... 472
e) Definiciones ......................................................................................................................... 472
f) Responsables ....................................................................................................................... 472
24. Impresión de actas de las sesiones de junta directiva ......................................................... 476
a) Introducción ........................................................................................................................ 476
b) Objetivo ............................................................................................................................... 476
c) Alcance ................................................................................................................................ 476
d) Referencias .......................................................................................................................... 476
e) Definiciones ......................................................................................................................... 476
f) Responsables ....................................................................................................................... 476
25. Recibos de créditos por medio de depósitos ....................................................................... 480
a) Introducción ........................................................................................................................ 480
b) Objetivo ............................................................................................................................... 480
c) Alcance ................................................................................................................................ 480
d) Referencias .......................................................................................................................... 480
e) Definiciones ......................................................................................................................... 480
f) Responsables ....................................................................................................................... 480
26. Recibos de ahorros por medio de depósito ......................................................................... 484
a) Introducción ........................................................................................................................ 484
b) Objetivo ............................................................................................................................... 484
c) Alcance ................................................................................................................................ 484
d) Referencias .......................................................................................................................... 484
e) Definiciones ......................................................................................................................... 484
f) Responsables ....................................................................................................................... 484
27. Recibo ahorros de manera personal ................................................................................... 490
a) Introducción ........................................................................................................................ 490
b) Objetivo ............................................................................................................................... 490
c) Alcance ................................................................................................................................ 490
d) Referencias .......................................................................................................................... 490
e) Definiciones ......................................................................................................................... 490
f) Responsables ....................................................................................................................... 490
28. Recibos de créditos por medio de rebajos .......................................................................... 494
a) Introducción ........................................................................................................................ 494
b) Objetivo ............................................................................................................................... 494
c) Alcance ................................................................................................................................ 494
d) Referencias .......................................................................................................................... 494
e) Definiciones ......................................................................................................................... 494
f) Responsables ....................................................................................................................... 494
29. Recibos de póliza hipotecaria .............................................................................................. 498
112
ASECOOP
Capítulo V
a) Introducción ........................................................................................................................ 498

b) Objetivo ............................................................................................................................... 498
c) Alcance ................................................................................................................................ 498
d) Referencias .......................................................................................................................... 498
e) Definiciones ......................................................................................................................... 498
f) Responsables ....................................................................................................................... 498
30. Confección declaración de proveedores ............................................................................. 502
a) Introducción ........................................................................................................................ 502
b) Objetivo ............................................................................................................................... 502
c) Alcance ................................................................................................................................ 502
d) Referencias .......................................................................................................................... 502
e) Definiciones ......................................................................................................................... 502
f) Responsables ....................................................................................................................... 502
31. Realizar análisis de tasas de interés del mercado para comparar con la asociación ........... 506
a) Introducción ........................................................................................................................ 506
b) Objetivo ............................................................................................................................... 506
c) Alcance ................................................................................................................................ 506
d) Referencias .......................................................................................................................... 506
e) Definiciones ......................................................................................................................... 506
f) Responsables ....................................................................................................................... 506
113
ASECOOP
Capítulo V
a) Descripción de los procedimientos pertenecientes al

Director Administrativo
A continuación se detallarán los procedimientos del Director Administrativo que fueron

obtenidos por medio del cuestionario de Control Interno que se muestra en la página
38.
114
ASECOOP
Capítulo V
Tabla de contenido
1. Realizar los asientos de diario .................................................................................................. 116

a) Introducción ........................................................................................................................ 116
b) Objetivo ............................................................................................................................... 116
c) Alcance ................................................................................................................................ 116
d) Referencias .......................................................................................................................... 116
e) Definiciones ......................................................................................................................... 116
f) Responsables ....................................................................................................................... 116
115
ASECOOP
Capítulo V
1. Realizar los asientos de diario
a) Introducción
Debido a que dentro de la Asociación de Empleados de COOPELESCA R.L. se da el

manejo de dinero, es que surge la necesidad de crear dicho procedimiento.
b) Objetivo
Realizar los asientos de diario de ASECOOP
c) Alcance
Aplica para el Director Administrativo de ASECOOP.
d) Referencias
Documentos internos
Todos aquellos documentos que respalden el ingreso o egreso del dinero de las
distintas cuentas pertenecientes a ASECOOP, como cheque, créditos, transferencias
electrónicas, facturas y recibos de dinero.
Documentos externos
Los títulos valores que posee ASECOOP con otras entidades financieras.
e) Definiciones
Simbología
f) Responsables
116
ASECOOP
Capítulo V
g) Descripción de actividades
Pasos Actividad Responsable
Inicio
1 Ingresa al sistema de Optisol en el apartado del Sistema de Director Administrativo

Contabilidad
2 Ingresa a la Unidad de Mantenimiento de Asientos. Director Administrativo
3 Revisa una por una las cuentas de diario, para corroborar Director Administrativo
que estén correctamente afectadas.
4 En un documento de Excel guarda la información del mes Director Administrativo

correspondiente.
5 Imprime resumen de los asientos aplicados. Director Administrativo
6 ¿Se encuentran los asientos bien aplicados? Director Administrativo
Si: continua paso 8
No: continua paso 7
7 Si existe algún asiento mal aplicado. Se realiza el cambio Director Administrativo

correspondiente. Manualmente realiza los cambios y
selecciona si lo desea editar o anular.
8 Realiza la contabilidad Director Administrativo
9 Imprime la documentación y revisa asiento por asiento para Director Administrativo

verificar si hay alguna corrección al respecto.
10 Coloca prensa de folder al documento impreso. Director Administrativo
11 Archiva Director Administrativo
Fin
117
ASECOOP
Capítulo V
h) Diagrama de flujo
118
ASECOOP
Capítulo V
119
ASECOOP
Capítulo V
Tabla de contenido
2. Actualización y control de auxiliares ........................................................................................ 121

a) Introducción ........................................................................................................................ 121
b) Objetivo ............................................................................................................................... 121
c) Alcance ................................................................................................................................ 121
d) Referencias .......................................................................................................................... 121
e) Definiciones ......................................................................................................................... 121
f) Responsables ....................................................................................................................... 121
120
ASECOOP
Capítulo V
2. Actualización y control de auxiliares
a) Introducción
Para poder llevar la contabilidad al día es que se requiere de la actualización y control

de los asientos auxiliares.
b) Objetivo
Actualizar y controlar los auxiliares
c) Alcance
d) Referencias
Documentos internos
Todos aquellos documentos que respalden el ingreso o egreso del dinero, de las
distintas cuentas pertenecientes a ASECOOP, como cheques, créditos, transferencias
electrónicas, facturas y recibos de dinero.
Documentos externos
Los títulos valores que posee ASECOOP con otras entidades financieras.
e) Definiciones
Simbología
f) Responsables
121
ASECOOP
Capítulo V
Paso Actividad Responsable
Inicio
1 Ingresa al sistema a revisar las cuentas de depreciación, Director Administrativo

cuentas por pagar, pólizas, cuentas puentes, provisiones,
amortización e inversiones.
2 Imprime el Balance de Comprobación para verificar las Director Administrativo

cuentas del mismo.
3 Analizar que auxiliares se debe de realizar. Director Administrativo
¿Se deben de realizar correcciones en los asientos de Director Administrativo

los auxiliares?
4
Si: continua paso 5
No: continua paso 6
5 Efectúa la o las correcciones necesarias. Director Administrativo
6 Crea los asientos auxiliares (inversiones, depreciación, Director Administrativo

control de cheques, amortizaciones, pago de
proveedores, vacaciones (actualizar cuanto llevan
acumulado)) en Excel.
7 ¿Crea o actualiza asiento auxiliar para inversiones? Director Administrativo
Si: continua paso 14
No: continua paso 8
8 ¿Crea o actualiza asiento auxiliar para depreciación? Director Administrativo
No: continua paso 9
9 ¿Crea o actualiza asiento auxiliar para control de cheques? Director Administrativo
No: continua paso 10
10 ¿Crea o actualiza asiento auxiliar para amortizaciones? Director Administrativo
122
ASECOOP
Capítulo V
11 ¿Crea o actualiza asiento auxiliar para pago de proveedores? Director Administrativo
12 ¿Crea o actualiza asiento auxiliar para provisiones? Director Administrativo
13 ¿Crea o actualiza asiento auxiliar para fondo deducible? Director Administrativo
14 Si el asiento se trata de una inversión, el banco envía Director Administrativo

documento con monto correspondiente.
15 Imprime el estado de cuenta enviado por el banco de Director Administrativo

Costa Rica, COOPESERVIDORES, Banco Popular.
16 Revisa el monto de la inversión con el asiento anterior del Director Administrativo

mismo.
17 Archiva el reporte enviado por el banco el documento Director Administrativo

generado en Excel y la contabilidad generada en el
sistema.
18 Ingresa a Excel y modifica la fecha de las cuentas afectadas Director Administrativo

(mensualmente) para llevar el historial de lo realizado hasta
el momento, según el mes correspondiente a la contabilidad
incluyendo los auxiliares.
19 Hacer cambio de fecha en el documento de Excel según Director Administrativo

el mes correspondiente.
20 ¿Se realiza alguna compra en equipo en la quinta y Director Administrativo

oficina o alguna mejora en ellas?
No: continua paso 22.
Si: Continua paso 21.
21 Realiza la inclusión en el auxiliar Director Administrativo
123
ASECOOP
Capítulo V
22 Imprimir el auxiliar y se verifica con los saldos en el Director Administrativo

sistema.
23 Verifica en el sistema de bancos la cantidad de cheques Director Administrativo

emitidos en el mes correspondiente.
24 Se determina la amortización del costo de la emisión de Director Administrativo

los cheques realizados en dicho periodo.
25 ¿Coincide el Balance con el auxiliar? Director Administrativo
No: continua 27
26 Se imprime los auxiliares Director Administrativo
27 Busca la diferencia Director Administrativo
28 Registrar el costo mensual de las actualizaciones del Director Administrativo

sistema Optisol.
29 Imprime el movimiento de la cuenta por pagar Director Administrativo

proveedores.
30 En Excel realiza el registro manual de los movimientos a Director Administrativo

los asociados y a los proveedores.
31 ¿Coinciden los montos? Director Administrativo
Si: Continua paso 32
32 Imprime los movimientos Director Administrativo
34 Registra en detalle una provisión para vacaciones, Director Administrativo

aguinaldo, cargas sociales, cesantía.
35 Ingresa salario mensual de cada funcionario. Director Administrativo
36 Para el aguinaldo el salario mensual lo divide entre 12. Director Administrativo
37 Verifica ese saldo con respecto al saldo del Balance Director Administrativo
Si coincide continua paso 39.
124
ASECOOP
Capítulo V
No coincide continua paso 38
39 Las vacaciones las registra según el salario mensual Director Administrativo

entre los días del mes correspondiente y lo multiplica
1,25.
40 Registra los días acumulados por las vacaciones y el Director Administrativo

costo de cada uno de los días.
41 Las cargas sociales van de acuerdo al porcentaje que la Director Administrativo

caja le solicita.
42 Con respecto al salario le hace el rebajo Director Administrativo

correspondiente al mes.
43 Verifica el porcentaje indicado en la colilla de la caja (ya Director Administrativo

que esta varia). Para saber cuánto debe de rebajar.
44 Verifica que el monto que se debe de cancelar coincida Director Administrativo

con el monto aprovisionado para dicho mes.
Si coincide continua paso 46.
45 Si los montos no coinciden debe de buscar la diferencia. Director Administrativo
46 Deducción de los rebajos realizados por parte de Director Administrativo

COOPELESCA a los asociados del fondo deducibles, digita
uno a uno el monto de lo que se le ha estado rebajando en el
asiento auxiliar.
47 En documento de Excel lleva control de los asociados con el Director Administrativo

nombre y demás datos, para saber cuánto monto le
corresponde de intereses y deducibles, ya que el impreso de
deducibles indica el monto correspondiente a repartir entre
todos los asociados.
48 El documento de Excel ayuda a calcular cuánto de ese Director Administrativo

monto le corresponde a cada uno y en el asiento auxiliar
coloca el monto global para realizar el asiento.
49 ¿Se encuentra el nombre del colaborador dentro de la base Director Administrativo

de datos?
125
ASECOOP
Capítulo V
50 Aplica la deducción Director Administrativo
51 Ingresa al nuevo colaborador y aplica la deducción Director Administrativo
52 ¿Desea el empleado que se le rebaje más o menos de la Director Administrativo

cuota ya establecida?
53 Lo indica con negrita, según lo que solicito en Director Administrativo

COOPELESCA. Se realiza bisemanalmente.
54 Una vez efectuado el rebajo para el siguiente rebajo se Director Administrativo

desmarca para saber que el rebajo solicitado ya no se debe
de efectuar.
55 Inversión en dólares se va a la fecha del cierre del Director Administrativo

estado de cuenta para verificar el tipo de cambio en ese
momento para realizar los cálculos correspondientes.
56 Verifica las liquidaciones realizadas por el Banco de Director Administrativo

Costa Rica en cuanto a la compra y vencimiento de
títulos valores. Y los cálculos correspondientes.
57 Imprime resumen de los auxiliares uno por uno y el del Director Administrativo
fondo de deducibles.
58 Marca con color rojo los montos que van a variar según la Director Administrativo
inversión.
59 Verifica que le coincida el monto de la base de datos con el Director Administrativo

auxiliar impreso sobre el fondo de deducibles, igual para
cualquier otro auxiliar.
60 En caso de que los montos no le coincidan debe de buscar a Director Administrativo

que se debe la diferencia.
61 Imprime el asiento del auxiliar para verificar que este Director Administrativo
correcto.
62 Imprime el listado de cuentas puentes Director Administrativo
63 Va digitando el asiento uno por uno dentro del sistema Director Administrativo
para que le quede registrado.
126
ASECOOP
Capítulo V
64 Copia la información Director Administrativo
65 Respalda la información Director Administrativo
66 Para efectuar el Asiento de la caja chica, debe solicitar Director Administrativo

el archivo de los reportes de las cancelaciones del mes
correspondiente.
67 Adjunta los asientos auxiliares correspondientes Director Administrativo

(asiento de activo fijo)
68 Archiva la información según corresponda. Director Administrativo
69 Emite los asientos Director Administrativo
70 Aplica todos los asientos automáticamente, en la Director Administrativo

selección del sistema.
71 Se hace el cierre mensual Director Administrativo
72 Archiva el estado financiero Director Administrativo
73 Archiva copia de las inversiones Director Administrativo
74 Realiza respaldo de la contabilidad para ello todos Director Administrativo

deben de estar fuera del sistema. Y así se da el cierre
de la contabilidad
Fin
127
ASECOOP
Capítulo V
128
ASECOOP
Capítulo V
129
ASECOOP
Capítulo V
130
ASECOOP
Capítulo V
131
ASECOOP
Capítulo V
132
ASECOOP
Capítulo V
133
ASECOOP
Capítulo V
134
ASECOOP
Capítulo V
Tabla de contenido
3. Control de morosidad en la cartera de crédito ........................................................................ 136

a) Introducción ........................................................................................................................ 136
b) Objetivo ............................................................................................................................... 136
c) Alcance ................................................................................................................................ 136
d) Referencias .......................................................................................................................... 136
e) Definiciones ......................................................................................................................... 136
f) Responsables ....................................................................................................................... 136
135
ASECOOP
Capítulo V
3. Control de morosidad en la cartera de crédito
a) Introducción
Dicho procedimiento permite que el Director Administrativo conozca cuales empleados

se encuentran morosos con ASECOOP, para de esta manera poder cobrarles.
b) Objetivo
Controlar la morosidad en la cartera de crédito
c) Alcance
d) Referencias
Documentos internos
Control en documento de Excel y anotaciones realizadas en hojas durante la

realización de los eventos, que así lo ameriten
Documentos externos
No aplica
e) Definiciones
Simbología
f) Responsables
Director Administrativo y Auxiliar Administrativo 2.
136
ASECOOP
Capítulo V
Inicio
1 A final de cada mes, ingresa al sistema al apartado de Director Administrativo

morosidad.
2 Del listado de los morosos los revisa uno a uno para analizar Director Administrativo
el caso de cada uno de los morosos.
3 Imprime el reporte de quienes se encuentran morosos Director Administrativo
4 Traslada la información al auxiliar administrativo 2 Director Administrativo
5 Llama a los asociados de la lista y les informa que se Auxiliar Administrativo 2

encuentran morosos
Fin
137
ASECOOP
Capítulo V
138
ASECOOP
Capítulo V
Tabla de contenido
4. Control de disponibilidad en la cartera de crédito ................................................................... 140

a) Introducción ........................................................................................................................ 140
b) Objetivo ............................................................................................................................... 140
c) Alcance ................................................................................................................................ 140
d) Referencias .......................................................................................................................... 140
e) Definiciones ......................................................................................................................... 140
f) Responsables ....................................................................................................................... 140
139
ASECOOP
Capítulo V
4. Control de disponibilidad en la cartera de crédito
a) Introducción
Por medio de este procedimiento se pretende que el Director Administrativo, conozca

el dinero disponible para otorgar los créditos a sus asociados o invertir en la
adquisición de títulos valores.
b) Objetivo
Controlar la disponibilidad en la cartera de crédito
c) Alcance
d) Referencias
Documentos internos
Control en documento de Excel
Documentos externos
No aplica
e) Definiciones
Simbología
f) Responsables
Director Administrativo y Junta Directiva
140
ASECOOP
Capítulo V
Inicio
1 Ingresa al registro de liquidez de dinero Director Administrativo
2 Analiza la disponibilidad de dinero para prestar/o invertir. Director Administrativo
3 Por medio de una tabla en Excel controla el giro del dinero de Director Administrativo
los créditos, para saber cuánto de él se puede prestar o no.
4 Imprime el reporte generado Director Administrativo
5 Trimestralmente presenta dicho reporte a la Junta Directiva Junta Directiva

para que aprueben o no, los préstamos solicitados que hacen
falta por entregar.
6 Mensualmente verifica el asiento auxiliar de préstamos que Director Administrativo

debe de coincidir con el reporte del registro contable.
7 En caso de que no coincida debe buscar la o las diferencias. Director Administrativo
Fin
141
ASECOOP
Capítulo V
142
ASECOOP
Capítulo V
Tabla de contenido
5. Redacción y envío de cartas de acuerdos de Junta Directiva y administración........................ 144

a) Introducción ........................................................................................................................ 144
b) Objetivo ............................................................................................................................... 144
c) Alcance ................................................................................................................................ 144
d) Referencias .......................................................................................................................... 144
e) Definiciones ......................................................................................................................... 144
f) Responsables ....................................................................................................................... 144
143
ASECOOP
Capítulo V
5. Redacción y envío de cartas de acuerdos de Junta Directiva y

Administración
a) Introducción
Dicho procedimiento pretende establecer los parámetros que deben contener las
cartas, según los acuerdos tomados, tanto por la Junta Directiva como, por la
Administración de ASECOOP, para darlos a conocer a quienes interese.
b) Objetivo
Redactar y enviar cartas de acuerdos de Junta Directiva y Administración.
c) Alcance
d) Referencias
Documentos internos
Acta de la sesión de Junta Directiva
Documentos externos
No aplica
e) Definiciones
Simbología
f) Responsables
Director Administrativo y Miembro de la Junta Directiva
144
ASECOOP
Capítulo V
Inicio
1 Realización de la agenda a seguir en las reuniones de la Director Administrativo

Junta Directiva que se efectúan dos veces al mes los
martes. Con su respectivo número de consecutivo
2 La agenda debe llevar el número de sesión, fecha en que se Director Administrativo

va a realizar, se ordena por número de artículo a ver dentro
de la reunión.
3 Confirmación del acta anterior. La cual debe llevar día, hora y Director Administrativo
lugar en donde se desarrollo, los miembros ausentes y los
presentes.
4 Dentro del acta se debe de indicar los siguientes apartados a Director Administrativo
tratar:
¿Existe alguna solicitud en cuanto a: atención a vistas,

lectura de correspondencia, solicitudes de ingresos,
renuncias, despidos o cancelación de crédito y/o ahorros?
Si: continua paso 5
No: continua paso 6
5 Si hay alguno de ellos se deben de colocar en dicho apartado Director Administrativo

el nombre del solicitante y el área en la que labora.
6 El informe de tesorería: lo que se va a presentar a la Junta Director Administrativo

Directiva con respecto a créditos, tasas, estados financieros,
informes de créditos y créditos hipotecarios, morosidades
entre otros.
7 Solicitud de crédito: crédito especial y/o hipotecario, avalúos Director Administrativo

y todo lo referente a créditos que lleguen a la oficina de
ASECOOP, que sean con garantía hipotecaria o se
encuentren fuera del reglamento. Ya que se deben de
aprobar dentro de la Junta.
8 ¿Alguno de los miembros de la Junta Directiva desea realizar Director Administrativo

alguna moción?
Si: continua paso 9
145
ASECOOP
Capítulo V
9 Da a conocer su moción Miembro de la Junta

Directiva
10 Informes del Centro Recreativo: todo lo referente a compras, Director Administrativo

cambios referentes a las instalaciones, alquileres o
solicitudes realizadas por el encargado.
11 Informes del Centro de Acopio: si existe alguna solicitud o Director Administrativo

proyecto relacionado con dicha área.
12 Asuntos varios: todo aquello que se debe de analizar o dar a Director Administrativo
conocer en la Junta Directiva que no se encuentra
contemplado dentro de los puntos anteriores.
13 Asuntos pendientes de las Sesiones anteriores: correos Director Administrativo

electrónicos, compras entre otros que demande seguimiento
por parte del encargado.
14 Para la elaboración del acta: Se basa en todo lo hablado Director Administrativo

durante la junta o en las anotaciones realizadas por el
secretario.
15 Imprime la agenda Director Administrativo
16 Archiva la agenda y la correspondencia existente hasta el Director Administrativo

momento.
Fin
146
ASECOOP
Capítulo V
147
ASECOOP
Capítulo V
148
ASECOOP
Capítulo V
Tabla de contenido
6. Revisión de comprobantes de cheques y transferencias electrónicas emitidas .................... 150

a) Introducción ........................................................................................................................ 150
b) Objetivo ............................................................................................................................... 150
c) Alcance ................................................................................................................................ 150
d) Referencias .......................................................................................................................... 150
e) Definiciones ......................................................................................................................... 150
f) Responsables ....................................................................................................................... 150
149
ASECOOP
Capítulo V
6. Revisión de comprobantes de cheques y transferencias electrónicas

emitidas
a) Introducción
La revisión de los comprobantes de cheques y transferencias electrónicas emitidas,

permiten al Director Administrativo respaldar el giro de dinero emito en dado momento,
así como su aprobación según las firmas de las personas que ejecutan y aprueban
dichos movimientos.
b) Objetivo
Revisar los comprobantes de cheques y transferencias electrónicas emitidas
c) Alcance
d) Referencias
Documentos internos
Los cheques y el impreso de la transferencia electrónica
Documentos externos
No aplica.
e) Definiciones
Simbología
f) Responsables
Director Administrativo y Auxiliar Administrativo 2
150
ASECOOP
Capítulo V
Inicio
1 Imprime historial de todos los cheques y transferencias Director Administrativo

emitidas hasta ese momento.
2 Revisa el historial impreso con los cheques y transferencias Director Administrativo

colocados en el archivo
3 Inspecciona el comprobante, la firma de hecho por, revisado, Director Administrativo

autorizado y revisado; las facturas en caso de que deban ir
adjuntas, los sellos correspondientes, que las facturas lleven
el monto por el cual se solicito y que sea el mismo que se
encuentre en el informe. Si es crédito que requiere
movimientos que estos se encuentren adjuntos.
4 ¿Es cheque? Director Administrativo
Si: continua paso 5
No: continua paso 6
5 Adjunta la copia de la contabilidad Director Administrativo
6 Verificar que el orden de los consecutivos sean los correctos. Director Administrativo
7 ¿Falta algún cheque o transferencia? Director Administrativo
Si: continua paso 8
No: continua paso 9
8 Realiza la anotación en el reporte impreso Director Administrativo
9 ¿Todos los cheques anulados poseen el sello con la leyenda Director Administrativo
“Anulado ASECOOP”?
No: continua paso10
10 Colocar el sello a los cheques anulados faltantes. Director Administrativo
11 ¿Los cheques utilizados para préstamos en educación y Director Administrativo

salud e hipotecarios posean la solicitud de cheque y las
facturas correspondientes?
151
ASECOOP
Capítulo V
13 ¿Son cheque por pago de servicios? Director Administrativo
14 Les confecciona un recibo interno de pago. Director Administrativo
15 Adjunta copia de la cedula del asociado Director Administrativo
16 ¿El cheque se encuentra firmado pero no fue utilizado? Director Administrativo
17 Le hace huecos para que no puede ser cambiado
18 ¿Falta algún tipo de información en los cheques o Director Administrativo

transacciones?
No: continúa fin del proceso.
20 Comunica al Auxiliar Administro 2 la falta de la información Director Administrativo

para que sea entregada en un periodo de tiempo
determinado
21 Pasa la información al Auxiliar Administrativo 2. Director Administrativo
22 Se encarga de recolectar la información faltante. Auxiliar Administrativo 2
Fin
152
ASECOOP
Capítulo V
153
ASECOOP
Capítulo V
154
ASECOOP
Capítulo V
Tabla de contenido
7. Realización de las transferencias .............................................................................................. 156

a) Introducción ........................................................................................................................ 156
b) Objetivo ............................................................................................................................... 156
c) Alcance ................................................................................................................................ 156
d) Referencias .......................................................................................................................... 156
e) Definiciones ......................................................................................................................... 156
f) Responsables ....................................................................................................................... 156
155
ASECOOP
Capítulo V
7. Realización de las transferencias
a) Introducción
Permite realizar las transferencias electrónicas, de tal manera que sea sencillo y fácil
de ejecutarlo.
b) Objetivo
Realizar las transferencias
c) Alcance
d) Referencias
Documentos internos
Documentación que requiera de una transferencia eléctrica, como depósitos, créditos,

entre otros.
Documentos externos
No aplica.
e) Definiciones
Simbología
f) Responsables
156
ASECOOP
Capítulo V
Inicio
1 Toma la documentación relacionada con pagos o depósitos a Director Administrativo

proveedores y depósitos por créditos a asociados.
2 ¿Se encuentra toda la documentación correcta? Director Administrativo
Si: continua 4
No: continua paso 3
3 Comunica al Auxiliar Administrativo 1 y 2, para que Director Administrativo

recolecten la información faltante.
4 Ingresa a la página del Banco de Costa Rica Director Administrativo
5 ¿Posee algún registro del beneficiario? Director Administrativo
Si: continua paso 7
No: continua paso 6
6 Ingresa los datos correspondientes. Director Administrativo
7 Genera la transferencia Director Administrativo
8 Imprime la transferencia Director Administrativo
9 Coloca manualmente el número de control de transferencia Director Administrativo

del banco, ya que el número de control interno de la
transacción viene en el impreso.
10 Firma la documentación proveniente del auxiliar Director Administrativo

administrativo1.
11 ¿Posee la documentación que respalda la transferencia? Director Administrativo
No: continua 12
12 Debe de buscar la información faltante Director Administrativo
13 Firma el impreso de la transferencia del Banco de Costa Director Administrativo

Rica.
14 Traslada la documentación al Auxiliar Administrativo 1 para Director Administrativo
157
ASECOOP
Capítulo V
que recolecte la firma del solicitante.
15 ¿La transferencia corresponde a pago de proveedores o una Director Administrativo

solicitud de crédito?
16 En la página del Banco de Costa Rica en el apartado del Director Administrativo

detalle debe de indicar a que corresponde la transferencia.
Con el fin de que a la hora de realizar la contabilidad se
conozca a que pertenece cada cuenta.
17 En Excel lleva control del las transferencias con el número de Director Administrativo
consecutivo del banco y el interno. Para saber cuánto
disponible posee al momento, para ello se guía con la página
del estado de cuenta del banco de Costa Rica y la pagina de
Excel para ver que movimientos no se han registrado en
Excel y así obtener un monto más exacto de lo girado y lo
disponible.
Fin
158
ASECOOP
Capítulo V
159
ASECOOP
Capítulo V
160
ASECOOP
Capítulo V
Tabla de contenido
8. Liquidación de cheques varios ................................................................................................. 162

a) Introducción ........................................................................................................................ 162
b) Objetivo ............................................................................................................................... 162
c) Alcance ................................................................................................................................ 162
d) Referencias .......................................................................................................................... 162
e) Definiciones ......................................................................................................................... 162
f) Responsables ....................................................................................................................... 162
161
ASECOOP
Capítulo V
8. Liquidación de cheques varios
a) Introducción
Permite liquidar los cheques que fueron girados por diversos motivos.
b) Objetivo
Liquidar cheques varios
c) Alcance
d) Referencias
Documentos internos
Recibos de dinero emitidos por ASECOOP.
Documentos externos
Facturas que respaldan los cheques emitidos.
e) Definiciones
Simbología
f) Responsables
162
ASECOOP
Capítulo V
Inicio
1 Realiza recibo de dinero de ASECOOP, con el monto Director Administrativo

correspondiente a la suma de las facturas.
2 ¿Gasto todo el efectivo? Director Administrativo
Si: continua paso 4
No: continua paso 3
3 Devuelve el efectivo que no fue gastado. Director Administrativo
4 Entrega las facturas, recibo de dinero y el dinero sobrante en Director Administrativo

caso de que exista al Auxiliar Administrativo 1.
Fin
163
ASECOOP
Capítulo V
164
ASECOOP
Capítulo V
Tabla de contenido
9. Verificar las conciliaciones diarias de las respectivas cuentas ................................................. 166

a) Introducción ........................................................................................................................ 166
b) Objetivo ............................................................................................................................... 166
c) Alcance ................................................................................................................................ 166
d) Referencias .......................................................................................................................... 166
e) Definiciones ......................................................................................................................... 166
f) Responsables ....................................................................................................................... 166
165
ASECOOP
Capítulo V
9. Verificar las conciliaciones diarias de las respectivas cuentas
a) Introducción
Describe los pasos para ejecutar la conciliación diaria de las cuentas que así lo
requieren, con el propósito de obtener el cierre de la contabilidad de cada mes.
b) Objetivo
Verificar las conciliaciones diarias de las respectivas cuentas
c) Alcance
d) Referencias
Documentos internos
El impreso de “banco borrador”, así como documento en Excel que ayuda a realizar
las conciliaciones.
Documentos externos
Los estados de cuenta de las diferentes entidades financieras.
e) Definiciones
Simbología
f) Responsables
166
ASECOOP
Capítulo V
Inicio
1 Verifica todos los movimientos realizados. Director Administrativo
2 Imprime el registro de las transacciones, llamado “Banco Director Administrativo

Borrador”, encontrado en el sistema Optisol.
3 Mes a mes realiza la conciliación bancaria (número de Director Administrativo

transferencia o cheque, fecha, debito, crédito, saldo existente
hasta el momento).
4 Imprime o traslada a Excel, para verificar los montos y Director Administrativo

números correspondientes de consecutivos. Desde el
“Sistema de Bancos”.
5 ¿Existen dudas o los datos no concuerdan con los Director Administrativo

encontrados en el sistema?
Si: continua paso 6
No: continua paso 7
6 Debe de verificar uno por uno en el sistema hasta encontrar Director Administrativo
el error en los cheques y/o transferencias emitidas por el
Auxiliar Administrativo1
7 ¿Imprimió la información? Director Administrativo
Si: continua paso 8
No: continua paso 9
8 Archiva la impresión en el ampo llamado “Banco Borrador”, Director Administrativo

los cuales son los borradores para llevar la contabilidad.
9 Verifica cual fue el ultimo cheque o transferencia que se Director Administrativo

emitió.
10 Aplica en el sistema los cheques y/o transferencias Director Administrativo

efectuadas e impresas por el Auxiliar Administrativo1. De
acuerdo al monto y fecha correspondiente.
11 ¿El Auxiliar Administrativo 1 realizo la aplicación de los Director Administrativo

cheques y/o transferencias en el sistema Optisol?
167
ASECOOP
Capítulo V
No: continua paso12
12 Comunica al Auxiliar Administrativo 1, que debe de realizar Director Administrativo

las aplicaciones de los cheques y/o transferencias en el
sistema Optisol.
13 Imprime el resumen de los asientos generado por el sistema Director Administrativo

Optisol., y lo archiva.
14 Archiva el impreso generado por el sistema Optisol, como Director Administrativo

respaldo de la contabilidad realizada y finalizada.
Fin
168
ASECOOP
Capítulo V
169
ASECOOP
Capítulo V
170
ASECOOP
Capítulo V
Tabla de contenido
10. Control de activos fijos ........................................................................................................ 172

a) Introducción ........................................................................................................................ 172
b) Objetivo ............................................................................................................................... 172
c) Alcance ................................................................................................................................ 172
d) Referencias .......................................................................................................................... 172
e) Definiciones ......................................................................................................................... 172
f) Responsables ....................................................................................................................... 172
171
ASECOOP
Capítulo V
10. Control de activos fijos
a) Introducción
Permite llevar control de los activos fijos con que cuenta ASECOOP.
b) Objetivo
Controlar los activos fijos
c) Alcance
d) Referencias
Documentos internos
Documento en Excel que ayuda a llevar control de todos los activos fijos así como su
depreciación y numero.
Documentos externos
No aplica
e) Definiciones
Simbología
f) Responsables
172
ASECOOP
Capítulo V
Inicio
1 Asiento auxiliar de control de activos fijos por año y por Director Administrativo
meses de depreciación según se van adquiriendo.
2 Listado en Excel con número de consecutivo, fecha en que Director Administrativo

se compro, nombre, valor actual, meses a depreciar.
(Depreciación en línea recta).
3 ¿Existen activos ya depreciados? Director Administrativo
Si: continua paso 4
No: continua paso 5
4 Coloca en gris aquellos activos que ya se depreciaron para Director Administrativo

no ser tomados en cuenta a la hora de realizar el cálculo
correspondiente.
5 Mes a mes se actualiza la base de datos correspondiente a Director Administrativo

los activos (monto en que fue adquirido el activo,
depreciación acumulada, depreciación mensual)
6 Verifica que los activos que ya están depreciados y que Director Administrativo
estén en buen estado aun existan en el lugar
correspondiente.
7 A los activos fijos se les coloca una calcomanía con el Director Administrativo
número de consecutivo e indica a que activo corresponde.
8 Cuando se adquiere uno nuevo se envía a imprimir la Director Administrativo

correspondiente calcomanía.
Fin
173
ASECOOP
Capítulo V
174
ASECOOP
Capítulo V
Tabla de contenido
11. Respaldo de base de datos de ASECOOP ............................................................................. 176

a) Introducción ........................................................................................................................ 176
b) Objetivo ............................................................................................................................... 176
c) Alcance ................................................................................................................................ 176
d) Referencias .......................................................................................................................... 176
e) Definiciones ......................................................................................................................... 176
f) Responsables ....................................................................................................................... 176
175
ASECOOP
Capítulo V
11. Respaldo de base de datos de ASECOOP
a) Introducción
La información manejada dentro del sistema de Optisol es confidencial y de suma

importancia como respaldo de las tareas diarias a realizar. Por ello bajo la
responsabilidad del Director Administrativo se encuentra efectuar respaldos de dicha
base de datos.
b) Objetivo
Respaldar la base de datos de ASECOOP.
c) Alcance
d) Referencias
Documentos internos
No aplica.
Documentos externos
No aplica.
e) Definiciones
Simbología
f) Responsables
176
ASECOOP
Capítulo V
Inicio
1 Traslada la información al Director Administrativo. Auxiliar Administrativo1
2 Los respaldos los guarda en una carpeta dentro de su Director Administrativo

computadora.
3 ¿Se ha completado la capacidad necesaria para quemar Director Administrativo

DVD?
Si: paso 4.
4 Quema DVD. Director Administrativo
Fin
177
ASECOOP
Capítulo V
178
ASECOOP
Capítulo V
Tabla de contenido
12. Verificación de depósitos .................................................................................................... 180

a) Introducción ........................................................................................................................ 180
b) Objetivo ............................................................................................................................... 180
c) Alcance ................................................................................................................................ 180
d) Referencias .......................................................................................................................... 180
e) Definiciones ......................................................................................................................... 180
f) Responsables ....................................................................................................................... 180
179
ASECOOP
Capítulo V
12. Verificación de depósitos
a) Introducción
Verifica que los depósitos emitidos, se encuentren aplicados en el sistema así como
en el ampo en que se guardan, para llevar control del dinero que se ha emitido hasta
el momento.
b) Objetivo
Verificar los depósitos
c) Alcance
d) Referencias
Documentos internos
Reporte impreso de control de los depósitos emitidos, comprobante del depósito.
Documentos externos
No aplica
e) Definiciones
Simbología
f) Responsables
180
ASECOOP
Capítulo V
Inicio
1 Ingresa al sistema Optisol en el apartado de depósitos, Director Administrativo

según el mes correspondiente.
2 Imprime el reporte generado por el sistema Director Administrativo
3 Lleva control en ampo de todos los depósitos realizados Auxiliar Administrativo1

hasta la fecha.
4 ¿Se encuentran aplicados los depósitos en el sistema Director Administrativo

Optisol, según el número de transferencia y el monto?
Si: continua paso 6
No: continua paso 5
5 Comunica al Auxiliar Administrativo 1 para que los aplique. Director Administrativo
6 Comprueba que cada uno de los depósitos posea adjunto el Director Administrativo
comprobante del depósito según lo requiera.
7 ¿Les hace falta información a los depósitos archivados en el Director Administrativo

ampo?
Si: continua paso 8
No: fin del proceso
8 Le comunica al Auxiliar Administrativo 1 y le solicita la Director Administrativo

información faltante.
Fin
181
ASECOOP
Capítulo V
182
ASECOOP
Capítulo V
Tabla de contenido
13. Conciliación de las diferentes cuentas bancarias ................................................................ 184

a) Introducción ........................................................................................................................ 184
b) Objetivo ............................................................................................................................... 184
c) Alcance ................................................................................................................................ 184
d) Referencias .......................................................................................................................... 184
e) Definiciones ......................................................................................................................... 184
f) Responsables ....................................................................................................................... 184
183
ASECOOP
Capítulo V
13. Conciliación de las diferentes cuentas bancarias
a) Introducción
Permite demostrar, si las diferentes cuentas bancarias se encuentran bien aplicadas,

dentro de la contabilidad.
b) Objetivo
Conciliar las diferentes cuentas bancarias.
c) Alcance
d) Referencias
Documentos internos
Documento impreso del estado de cuenta del banco, impreso con el cierre de la
conciliación, documento generado por el sistema Optisol que muestra todas las
conciliaciones aplicadas.
Documentos externos
Estado de cuenta proporcionado por el banco.
e) Definiciones
Simbología
f) Responsables
Director Administrativo y Tesorero
184
ASECOOP
Capítulo V
Inicio
1 Ingresa al sistema Optisol en “Sistema de Bancos” en el Director Administrativo

apartado de conciliaciones.
2 Solicita e imprime el estado de cuenta que el banco le Director Administrativo

proporciona, a una fecha específica.
3 Ingresa en el sistema Optisol el saldo inicial y final Director Administrativo

proporcionado por el estado de cuenta del banco.
4 Digita el estado de cuenta dentro del sistema Optisol según Director Administrativo
corresponda a créditos y débitos establecidos por este.
5 Verifica el estado de cuenta dentro del sistema Optisol según Director Administrativo
corresponda a créditos y débitos establecidos por este.
6 Primeramente aplica todos los depósitos, cheques, Director Administrativo

transferencias.
7 ¿Debe de realizar alguna corrección? Director Administrativo
Si: continua paso 8
No: continua paso 9
8 Las correcciones se hacen en el sistema por medio de la Director Administrativo

ventanilla agregar en donde se coloca el número correcto de
la transacción y donde se indica si es un debito o crédito.
9 Imprime el reporte donde muestre el cierre de la conciliación Director Administrativo
10 Dentro del sistema Optisol aparece todo como debitados en Director Administrativo
la cuenta. Mientras que en el banco solo aparecen las
transacciones que fueron efectuadas.
11 En un apartado específico del sistema Optisol digita las Director Administrativo

diferencias encontradas cuando se compara lo efectuado en
el sistema y lo del banco, como cheques no cambiados, por
ejemplo.
12 El sistema Optisol genera un reporte de la conciliación. Director Administrativo
13 Imprime el reporte generado por el sistema Optisol de cada Director Administrativo

una de las conciliaciones aplicadas.
185
ASECOOP
Capítulo V
14 ¿Son iguales los saldos en libros y en bancos? Director Administrativo
15 Busca a que se debe la diferencia Director Administrativo
16 Imprime reporte del monto correspondiente a la conciliación y Director Administrativo

bancos.
17 Firmado en elaborado. Director Administrativo
18 Envía la información generada al tesorero, con la fecha en Director Administrativo

que se realizo
19 Revisa la documentación Tesorero
20 Firma en recibido Tesorero
21 Traslada al Director Administrativo Tesorero
22 Recibe la documentación de parte del Tesorero Director Administrativo
23 Cierra la conciliación en el sistema Optisol Director Administrativo
24 Archiva la documentación Director Administrativo
Fin
186
ASECOOP
Capítulo V
187
ASECOOP
Capítulo V
188
ASECOOP
Capítulo V
189
ASECOOP
Capítulo V
Tabla de contenido
14. Conciliaciones de las inversiones ......................................................................................... 191

a) Introducción ........................................................................................................................ 191
b) Objetivo ............................................................................................................................... 191
c) Alcance ................................................................................................................................ 191
d) Referencias .......................................................................................................................... 191
e) Definiciones ......................................................................................................................... 191
f) Responsables ....................................................................................................................... 191
190
ASECOOP
Capítulo V
14. Conciliaciones de las inversiones
a) Introducción
Por medio de él, se da la conciliación de todas aquellas inversiones realizadas por

parte de ASECOOP, en diferentes instituciones financieras.
b) Objetivo
Conciliar las inversiones.
c) Alcance
d) Referencias
Documentos internos
Documentación impresa de los auxiliares de la contabilidad y documento de control en

Excel.
Documentos externos
Documentación enviada por las entidades financieras.
e) Definiciones
Simbología
f) Responsables
Director Administrativo.
191
ASECOOP
Capítulo V
Inicio
1 ¿Encuentra en el folder de la contabilidad, la información Director Administrativo

correspondiente?
Si: continua paso 3
No: continúa paso 2.
2 Imprime uno a uno los auxiliares de la contabilidad. Director Administrativo
3 Mes a mes concilia las cuentas de los bancos con la Director Administrativo
contabilidad.
4 De la información enviada por la entidad financiera toma Director Administrativo

saldo inicial entre saldo final, para obtener el porcentaje de
intereses a entregar
5 En Excel ingresa la información requerida por el machote Director Administrativo
6 Digita la información enviada por la entidad financiera Director Administrativo
7 Verifica que los montos e interés coincidan según lo indicado Director Administrativo
por la entidad financiera y el documento de Excel.
8 Registra los intereses Director Administrativo
9 Verifica que el monto en el estado de cuenta sea igual al Director Administrativo

monto obtenido en Excel.
10 Archiva en el ampo de inversiones la contabilidad, el estado Director Administrativo

de cuenta, los auxiliares y los asientos.
Fin
192
ASECOOP
Capítulo V
193
ASECOOP
Capítulo V
194
ASECOOP
Capítulo V
Tabla de contenido
15. Arqueos de la caja chica ...................................................................................................... 196

a) Introducción ........................................................................................................................ 196
b) Objetivo ............................................................................................................................... 196
c) Alcance ................................................................................................................................ 196
d) Referencias .......................................................................................................................... 196
e) Definiciones ......................................................................................................................... 196
f) Responsables ....................................................................................................................... 196
195
ASECOOP
Capítulo V
15. Arqueos de la caja chica
a) Introducción
Indica paso a paso como se realiza el arqueo de la caja chica dentro de la Asociación
Solidarista de Empleados de COOPELESCA R.L.
b) Objetivo
Comprobar la caja chica
c) Alcance
d) Referencias
Documentos internos
Control llevado en Excel y documento impreso generado por el mismo.
Documentos externos
No aplica.
e) Definiciones
Simbología
f) Responsables
196
ASECOOP
Capítulo V
Inicio
1 Ingresa a Excel donde cuenta con un machote para llevar el Director Administrativo
control de dinero (dos veces al mes).
2 Ingresa los datos solicitados Director Administrativo
3 Cuenta el dinero encontrado en efectivo Director Administrativo
4 Digita los montos correspondientes a cada denominación Director Administrativo

encontrada en efectivo
5 En el apartado especifico digita la información correspondiente a Director Administrativo

los vales y comprobantes de dinero encontrados.
6 En los comprobantes de pago y vales debe digitar fecha, detalle, Director Administrativo
el número de consecutivo y/o número de factura y el monto.
7 ¿Falta dinero? Director Administrativo
Si: continua paso 8
No: continua paso 9
8 El encargado de caja chica debe reponerlo. Auxiliar Administrativo1
9 Corrobora la información encontrada con lo digitado Director Administrativo
10 Imprime el reporte Director Administrativo
11 Firma y nombre de el custodio Auxiliar Administrativo1
12 Firma y nombre del evaluador. Director Administrativo
13 Guarda el reporte en el documento de Excel Director Administrativo
14 Imprime el reporte en el documento de Excel Director Administrativo
15 Traslada el reporte al Auxiliar Administrativo 1 Director Administrativo
16 Firma Auxiliar Administrativo1
17 Archiva el reporte Auxiliar Administrativo1
Fin
197
ASECOOP
Capítulo V
198
ASECOOP
Capítulo V
199
ASECOOP
Capítulo V
Tabla de contenido
16. Presentación de estados financieros a Junta Directiva ....................................................... 201

a) Introducción ........................................................................................................................ 201
b) Objetivo ............................................................................................................................... 201
c) Alcance ................................................................................................................................ 201
d) Referencias .......................................................................................................................... 201
e) Definiciones ......................................................................................................................... 201
f) Responsable ........................................................................................................................ 201
200
ASECOOP
Capítulo V
16. Presentación de estados financieros a Junta Directiva
a) Introducción
Detalla la ejecución de los estados financieros para presentarlos ante la Junta

Directiva de COOPELESCA R.L.
b) Objetivo
Presentar los estados financieros a la Junta Directiva.
c) Alcance
d) Referencias
Documentos internos
Documentación impresa referente a los cierres de la contabilidad de cada trimestre y

documento en Excel.
Documentos externos
No aplica.
e) Definiciones
Simbología
f) Responsable
201
ASECOOP
Capítulo V
Inicio
1 ¿Se encuentra impresa la información? Director Administrativo
Si: continua paso 4
No: continua paso 2
2 Ingresa al sistema Optisol para realizar cierre cada tres Director Administrativo
meses.
3 Imprime la información Director Administrativo
4 Traslada la información del sistema a un documento en Excel Director Administrativo
5 Realiza un resumen de la información en Excel Director Administrativo
6 Compara la información obtenida con los tres años anteriores Director Administrativo
7 Dentro del apartado del Balance de Comprobación. Realiza Director Administrativo

un resumen de cada una de las líneas de cuentas. (Activos,
pasivos y patrimonio).
8 Dentro del apartado del Estado de Resultados primero coloca Director Administrativo
uno global y luego los divide en financieros y no financieros.
9 Realiza grafico representativo de los ingresos y egresos Director Administrativo

obtenidos para presentarlos ante la Junta Directiva
10 Archiva en el sistema Optisol Director Administrativo
Fin
202
ASECOOP
Capítulo V
203
ASECOOP
Capítulo V
Tabla de contenido
17. Cálculos de excedentes ....................................................................................................... 205

a) Introducción ........................................................................................................................ 205
b) Objetivo ............................................................................................................................... 205
c) Alcance ................................................................................................................................ 205
d) Referencias .......................................................................................................................... 205
e) Definiciones ......................................................................................................................... 205
f) Responsables ....................................................................................................................... 205
204
ASECOOP
Capítulo V
17. Cálculos de excedentes
a) Introducción
Permite el cálculo de los excedentes pertenecientes a cada uno de los asociados.
b) Objetivo
Calcular los excedentes.
c) Alcance
d) Referencias
Documentos internos
Documento en Excel, movimientos realizados por los asociados y los cheques a girar.
Documentos externos
No aplica.
e) Definiciones
Simbología
f) Responsables
Director Administrativo, Auxiliar Administrativo 1 y Junta Directiva.
205
ASECOOP
Capítulo V
Inicio
1 Ingresa al documento de Excel. Director Administrativo
2 Toma el monto correspondiente a patrimonio (ahorros y Director Administrativo

aportes de los asociados) y los excedentes del periodo.
3 ¿Existen excedentes no distribuidos? Director Administrativo
Si: continua paso 4
No: continua paso 5
4 Deben de ser tomados en cuenta en el cálculo de los Director Administrativo

excedentes.
5 Obtiene el porcentaje (patrimonio entre excedentes) Director Administrativo
6 El porcentaje obtenido, es el que representa el porcentaje a Director Administrativo

distribuir entre los asociados
7 Entrega al Director Administrativo los movimientos Auxiliar Administrativo 1

(renuncias, cancelación de créditos con ahorros, despidos,
jubilaciones, ingresos después del periodo contable)
realizados por los asociados
8 Ingresa en el sistema Optisol al apartado de Capital Director Administrativo

específicamente en reporte de plan de ahorro por
agrupación.
9 Selecciona la agrupación de todos los ahorros que participan Director Administrativo

en la distribución de los excedentes contemplando el periodo
contable.
10 Extrae los ahorros que se toman en cuentan para realizar el Director Administrativo
cálculo de los excedentes a entregar
11 Agrupa por asociado dentro del sistema Optisol, a todos Director Administrativo
aquellos que se encuentren en el periodo de Octubre a
Setiembre
12 Imprime mes a mes los movimientos que se presentaron Director Administrativo

dentro de ese periodo.
13 Dicha información la traslada a Excel Director Administrativo
206
ASECOOP
Capítulo V
14 Realiza dentro de Excel un listado con los datos de cada uno Director Administrativo
de los asocios y los movimientos realizados.
15 Clasifica a dichos asociados en quienes estuvieron en el Director Administrativo

periodo completo y quienes no lo estuvieron para realizar el
cálculo de los excedentes según les corresponda
16 Elabora el detalle de cada uno de las personas con el monto Director Administrativo
total exacto a recibir, se le aplica el aporte capitalizado, el
impuesto de la renta y el neto a recibir.
17 Traslada la información al Auxiliar Administrativo1 Director Administrativo
18 Elabora los cheques de cada uno de los asocios por el monto Director Administrativo
respectivo
19 ¿Existen créditos con excedentes? Director Administrativo
20 El Auxiliar Administrativo 1 los registra. Auxiliar Administrativo 1
21 Traslada el saldo correspondiente al Director Administrativo Auxiliar Administrativo 1
22 Dichos cheques son llevados a la sesión ordinaria Director Administrativo
23 Los cheques son firmados por la personas autorizadas de la Junta Directiva

Junta Directiva
24 Entregan los cheques a quienes corresponden Director Administrativo
Fin
207
ASECOOP
Capítulo V
208
ASECOOP
Capítulo V
209
ASECOOP
Capítulo V
Tabla de contenido
18. Atención personalizada y por teléfono al asociado y al público en general ........................ 211
a) Introducción ........................................................................................................................ 211
b) Objetivo ............................................................................................................................... 211
c) Alcance ................................................................................................................................ 211
d) Referencias .......................................................................................................................... 211
e) Definiciones ......................................................................................................................... 211
f) Responsables ....................................................................................................................... 211
210
ASECOOP
Capítulo V
18. Atención personalizada o por teléfono al asociado y al público en

general
a) Introducción
Especifica el proceso de atención personalizada o por teléfono al asociado y al público

en general.
b) Objetivo
Atender personal o por teléfono al asociado y al público en general.
c) Alcance
d) Referencias
Documentos internos
La documentación perteneciente al crédito en caso de que sea solicitado.
Documentos externos
No aplica.
e) Definiciones
Simbología
f) Responsables
Director Administrativo, Asociado y Auxiliar Administrativo 1.
211
ASECOOP
Capítulo V
Inicio
1 Saluda Director Administrativo
2 Brinda la información según lo solicitado por la persona que Director Administrativo

llama o ingresa a la oficina de ASECOOP.
3 Primeramente verifica si lo que desea es algo relacionado Director Administrativo

con los ahorros y demás detalles o es cualquier otra solicitud.
4 Solicita revisión del estado de cuenta. Asociado
5 Revisa el estado de cuenta del asociado. Director Administrativo
6 ¿Va a realizar una compra? Director Administrativo
Si: continua paso 7
No: continúa con el paso 8.
7 Le proporciona la información de los diferentes convenios Director Administrativo

con los que cuenta la asociación.
8 Verificar la disponibilidad y capacidad de pago del asociado Director Administrativo

en caso de que solicite un crédito o reintegro de ahorros.
9 Traslada la información correspondiente al Auxiliar Director Administrativo

Administrativo 1
10 Devuelve la información requerida al Director Administrativo Auxiliar Administrativo 1
11 ¿Se encuentra toda la información requerida? Director Administrativo
12 Devuelve la información al Auxiliar Administrativo 1 para las Director Administrativo

correcciones
13 Firma el crédito o reintegro de ahorros. Director Administrativo
14 ¿Realiza transferencia? Director Administrativo
212
ASECOOP
Capítulo V
15 La aplica en el sistema Optisol y en el sistema del Banco de Director Administrativo

Costa Rica
16 Traslada la información al Auxiliar Administrativo 1 para que Director Administrativo

confeccione el cheque
17 Firma la documentación. Director Administrativo
Fin
213
ASECOOP
Capítulo V
214
ASECOOP
Capítulo V
215
ASECOOP
Capítulo V
Tabla de contenido
19. Análisis y aprobación de créditos ........................................................................................ 217

a) Introducción ........................................................................................................................ 217
b) Objetivo ............................................................................................................................... 217
c) Alcance ................................................................................................................................ 217
d) Referencias .......................................................................................................................... 217
e) Definiciones ......................................................................................................................... 217
f) Responsables ....................................................................................................................... 217
216
ASECOOP
Capítulo V
19. Análisis y aprobación de créditos
a) Introducción
Muestra los pasos a seguir en el análisis y aprobación de créditos, solicitados por los
asociados.
b) Objetivo
Analizar y aprobar los créditos.
c) Alcance
d) Referencias
Documentos internos
Documentación del crédito, archivo de Excel, documentación referente al avaluó,

observaciones importantes, factura y cheque por el monto especificado
Documentos externos
Resultado del avaluó, plano y registro de la propiedad.
e) Definiciones
Simbología
f) Responsables
Director Administrativo, Auxiliar Administrativo 1, Perito, Junta Directiva y Abogado.
217
ASECOOP
Capítulo V
Inicio
1 Recibir la documentación del crédito e indica el tipo de Auxiliar Administrativo 1

solicitud de crédito.
2 ¿Se encuentran todos los requisitos solicitados para el Director Administrativo

crédito?
Si: continua paso 4
No: continua paso 3
3 Espera hasta poseer la documentación Director Administrativo
4 Realiza estudio en Excel, donde se encuentra machote para Director Administrativo

ingresar los datos solicitados que permiten continuar con el
proceso. Cuando es crédito hipotecario.
5 Verifica los montos del salario con el departamento de Director Administrativo

Recursos Humanos de COOPELESCA R.L. para con ello
obtener la capacidad de pago y el monto disponible para el
crédito.
6 ¿Es factible el crédito? Director Administrativo
Si: continua paso 8
No: continua paso 7
7 El estudio es trasladado a la Junta Directiva Director Administrativo
8 ¿Posee el asociado deudas con otras entidades? Director Administrativo
Si: continua paso 9
No: continua con el paso 10
9 Realiza entrevista para llegar a una solución de acuerdo de Director Administrativo

pago por medio de ASECOOP.
10 ¿Posee otros créditos hipotecarios? Director Administrativo
11 Realiza la solicitud de avaluó de la propiedad solicitada por el Director Administrativo
218
ASECOOP
Capítulo V
perito.
12 Imprime la solicitud de avaluó de la propiedad. Director Administrativo
13 Firma Director Administrativo
14 Sella la solicitud de avalúo de la propiedad. Director Administrativo
15 Adjunta el plano y registro de la propiedad a la solicitud de Director Administrativo

avalúo de la propiedad.
16 Comunica al perito la inspección. Director Administrativo
17 Espera el resultado del avalúo. Director Administrativo
18 Entrega avalúo. Perito
19 Lleva la documentación a la Junta Directiva, incluido el Director Administrativo

avalúo del perito en caso de ser necesario.
20 ¿Aprueba el crédito? Junta Directiva
21 Comunica al asociado Director Administrativo
22 Finaliza el proceso Director Administrativo
23 Imprime la solicitud de crédito Director Administrativo
24 Firma en elaborado, coloca el número de sesión en que se Director Administrativo

aprobó y la fecha en que se vio la solicitud.
25 Sella la solicitud de crédito. Director Administrativo
26 Comunica al asociado. Director Administrativo
27 Archiva la solicitud completa en el sistema. Director Administrativo
28 Traslada la información al abogado para que genere la Director Administrativo

hipoteca (datos del deudor y codeudor y el detalle del crédito
monto, tasa de interés o alguna otra anotación necesaria).
Vía fax o correo electrónico.
29 Imprime declaración jurada (en caso de que posea otras Director Administrativo
deudas no contempladas en la solicitud del crédito)
30 Elabora documento de observaciones importantes Director Administrativo
219
ASECOOP
Capítulo V
31 Imprime el documento de observaciones importantes Director Administrativo
32 Imprime carta donde afirma la utilización de otros salarios Director Administrativo

para el pago del crédito. Si es requerida por el crédito
33 Pasa toda la documentación del crédito al Auxiliar Director Administrativo

Administrativo 1
34 Confirma la elaboración de la hipoteca. Abogado
35 Crea el crédito en el sistema Optisol Auxiliar Administrativo1
36 Hace factura y cheque por el monto especificado Auxiliar Administrativo1
37 Firma cheque y factura Director Administrativo
38 Se le comunica al asociado que debe de presentarse a firmar Auxiliar Administrativo1

a la oficina de ASECOOP
39 Firma quien recibe el dinero (en ningún momento se le Auxiliar Administrativo1

entrega el dinero en efectivo). En caso de que sea una
entidad o persona fuera de las instalaciones de ASECOOP,
se lleva a recoger la firma y a entregar el dinero.
40 ¿El crédito es hipotecario? Auxiliar Administrativo1
41 El pago del crédito debe de ser enviado por fax al abogado Auxiliar Administrativo1
para que este cancele la hipoteca pendiente.
42 Archiva cheque y factura como respaldo de la transacción. Auxiliar Administrativo1
Fin
220
ASECOOP
Capítulo V
221
ASECOOP
Capítulo V
222
ASECOOP
Capítulo V
Tabla de contenido
20. Supervisión general en todas áreas ..................................................................................... 224

a) Introducción ........................................................................................................................ 224
b) Objetivo ............................................................................................................................... 224
c) Alcance ................................................................................................................................ 224
d) Referencias .......................................................................................................................... 224
e) Definiciones ......................................................................................................................... 224
f) Responsables ....................................................................................................................... 224
223
ASECOOP
Capítulo V
20. Supervisión general en todas áreas
a) Introducción
Indica los parámetros a seguir para la supervisión general en todas las áreas.
b) Objetivo
Supervisar en todas las áreas.
c) Alcance
d) Referencias
Documentos internos
No aplica.
Documentos externos
No aplica.
e) Definiciones
Simbología
f) Responsables
224
ASECOOP
Capítulo V
Inicio
1 Delegar tareas urgentes al Auxiliar Administrativo1 y al Director Administrativo

Auxiliar Administrativo 2
2 Verificar que realice las tareas asignadas a cada uno de ellos Director Administrativo
3 Proporcionarles recordatorios de dichas tareas Director Administrativo
Fin
225
ASECOOP
Capítulo V
226
ASECOOP
Capítulo V
Tabla de contenido
21. Control de desembolsos diarios ......................................................................................... 228

a) Introducción ........................................................................................................................ 228
b) Objetivo ............................................................................................................................... 228
c) Alcance ................................................................................................................................ 228
d) Referencias .......................................................................................................................... 228
e) Definiciones ......................................................................................................................... 228
f) Responsables ....................................................................................................................... 228
227
ASECOOP
Capítulo V
21. Control de desembolsos diarios
a) Introducción
Muestra detalladamente los pasos a seguir sobre le control de desembolsos diarios.
b) Objetivo
Controlar el desembolso diario.
c) Alcance
d) Referencias
Documentos internos
No aplica.
Documentos externos
No aplica.
e) Definiciones
Simbología
f) Responsables
228
ASECOOP
Capítulo V
Inicio
1 Verificar que en bancos exista dinero Director Administrativo
2 Comprobar que los desembolsos sean acordes con el dinero Director Administrativo
que maneja la asociación
3 ¿Cuenta ASECOOP con la cantidad de dinero requerida para Director Administrativo

efectuar el total de la compra?
Si: continua paso 4
No: continua paso 7
4 Llevar control de que los desembolsos realizados Director Administrativo

concuerden con el dinero existente
5 Realizar las compras Auxiliar Administrativo 2
6 Velar porque las compras verdaderamente se realicen y que Director Administrativo

se den acorde con lo necesitado
7 Esperar a que exista el monto requerido disponible o Director Administrativo

modificar la compra y efectuarla por lo que cubre el monto.
Fin
229
ASECOOP
Capítulo V
230
ASECOOP
Capítulo V
Tabla de contenido
22. Colaborar con el comité de actividades sociales ................................................................. 232

a) Introducción ........................................................................................................................ 232
b) Objetivo ............................................................................................................................... 232
c) Alcance ................................................................................................................................ 232
d) Referencias .......................................................................................................................... 232
e) Definiciones ......................................................................................................................... 232
f) Responsables ....................................................................................................................... 232
231
ASECOOP
Capítulo V
22. Colaborar con el comité de actividades sociales
a) Introducción
Enumera paso a paso a seguir para que el Director Administrativo colabore con el
comité de actividades sociales.
b) Objetivo
Colaborar con el comité de actividades sociales.
c) Alcance
d) Referencias
Documentos internos
Confección de presupuesto.
Documentos externos
Cotizaciones.
e) Definiciones
Simbología
f) Responsables
232
ASECOOP
Capítulo V
Inicio
1 Realiza cotizaciones para las compras requeridas Director Administrativo
2 Confecciona el presupuesto correspondiente Director Administrativo
3 Presenta el presupuesto ante la Junta Directiva Director Administrativo
4 Entrega resultado de la propuesta presentada Director Administrativo
5 Convoca a reuniones para organizar la actividad Director Administrativo
6 Delega las funciones correspondientes a cada una de las Director Administrativo

personas
7 Coordina las compras respectivas de acuerdo al presupuesto Director Administrativo

asignado
8 Confecciona las invitaciones Director Administrativo
9 Imprime las invitaciones Director Administrativo
10 ¿Es la actividad en conjunto con COOPELESCA? Director Administrativo
No: continua paso12
11 Traslada el cobro por el 50% del total de los gasto requeridos Director Administrativo
por la actividad
12 Dar soporte a los encargados de los comités Director Administrativo
Fin
233
ASECOOP
Capítulo V
234
ASECOOP
Capítulo V
Tabla de contenido
23. Supervisar las diferentes inversiones de ASECOOP ............................................................ 236

a) Introducción ........................................................................................................................ 236
b) Objetivo ............................................................................................................................... 236
c) Alcance ................................................................................................................................ 236
d) Referencias .......................................................................................................................... 236
e) Definiciones ......................................................................................................................... 236
f) Responsables ....................................................................................................................... 236
235
ASECOOP
Capítulo V
23. Supervisar las diferentes inversiones de ASECOOP
a) Introducción
Dado a que ASECOOP, asegurar sus inversiones de manera tal que les genere
beneficios. Es que se creo el procedimiento de supervisar las diferentes inversiones de
ASECOOP.
b) Objetivo
Supervisar las diferentes inversiones de ASECOOP.
c) Alcance
d) Referencias
Documentos internos
Cheque o transferencia
Documentos externos
Documento generado por la entidad financiera.
e) Definiciones
Simbología
f) Responsables
Director Administrativo, Auxiliar Administrativo 1 y Entidad Financiera.
236
ASECOOP
Capítulo V
Inicio
1 Realiza las inversiones de acuerdo a los reglamentos Director Administrativo

estipulados
2 Vela porque el dinero se encuentre disponible en el tiempo Director Administrativo

establecido
3 Verifica en la cuenta que cantidad del dinero se puede Director Administrativo

invertir
4 Confirma que los plazos para el dinero sean acorde con lo Director Administrativo
que se requiere
5 Solicita visto bueno de la Junta Directiva Director Administrativo
6 Traslada la información al Auxiliar Administrativo 1 Director Administrativo
7 Realiza el cheque o transferencia Auxiliar Administrativo 1
8 Realiza la respectiva inversión Entidad Financiera
9 Entrega documento que respalde la inversión Entidad Financiera
10 Archiva documento entregado por la entidad financiera Director Administrativo
11 Realiza el respectivo registro contable Director Administrativo
Fin
237
ASECOOP
Capítulo V
238
ASECOOP
Capítulo V
Tabla de contenido
24. Realizar análisis de tasas de interés del mercado ............................................................... 240

a) Introducción ........................................................................................................................ 240
b) Objetivo ............................................................................................................................... 240
c) Alcance ................................................................................................................................ 240
d) Referencias .......................................................................................................................... 240
e) Definiciones ......................................................................................................................... 240
f) Responsables ....................................................................................................................... 240
239
ASECOOP
Capítulo V
24. Realizar análisis de tasas de interés del mercado
a) Introducción
Para brindar mejores condiciones de créditos a sus asociados es que se creó el

procedimiento de análisis de tasas de interés del mercado.
b) Objetivo
Realizar análisis de tasas de interés del mercado
c) Alcance
d) Referencias
Documentos internos
Análisis de las tasas de interés.
Documentos externos
No aplica.
e) Definiciones
Simbología
f) Responsables
Director Administrativo, Auxiliar Administrativo 2 y Junta Directiva.
240
ASECOOP
Capítulo V
Inicio
1 Comunica al Auxiliar Administrativo 2 que verifique las tasas Director Administrativo

de intereses dentro de la región en las distintas entidades
financieras y otras asociaciones
2 Trasladan la información recopilada al Director Auxiliar Administrativo 2

Administrativo
3 Analiza la información recopilada por el Auxiliar Director Administrativo

Administrativo 2
4 Realiza presentación ante la Junta Directiva de los datos Director Administrativo

correspondientes.( La asociación debe de cumplir con
encontrarse 1% por debajo del mercado (tasa hipotecaria)
5 ¿Junta Directiva desea realizar ajustes? Junta Directiva
Si: continua paso 6
No: fin del proceso
6 Comunica al Auxiliar Administrativo 2 la elaboración del Director Administrativo

boletín para informar a los asociados de los nuevos ajustes
7 Comunica al Auxiliar Administrativo1 que realice el ajuste de Director Administrativo

las tasas en el sistema Optisol. Según las solicitudes de los
asociados
Fin
241
ASECOOP
Capítulo V
242
ASECOOP
Capítulo V
Tabla de contenido
25. Realización de convenios con otras instituciones................................................................ 244

a) Introducción ........................................................................................................................ 244
b) Objetivo ............................................................................................................................... 244
c) Alcance ................................................................................................................................ 244
d) Referencias .......................................................................................................................... 244
e) Definiciones ......................................................................................................................... 244
f) Responsables ....................................................................................................................... 244
g) Descripcn de actividades ..................................................................................................... 245
243
ASECOOP
Capítulo V
25. Realización de convenios con otras instituciones
a) Introducción
La asociación crea convenios con otras instituciones con el fin de ampliar los
beneficios para sus asociados.
b) Objetivo
Realizar convenios con otras instituciones.
c) Alcance
d) Referencias
Documentos internos
Requisitos para establecer el convenio, contrato.
Documentos externos
Requisitos para establecer el convenio y presentación digital.
e) Definiciones
Simbología
f) Responsables
Director Administrativo, Encargado del comercio y Junta Directiva.
244
ASECOOP
Capítulo V
Inicio
1 Promover convenios con empresas que ayuden a los Director Administrativo

asociados a obtener mejores servicios a precios o formas de
pagos más cómodos. (farmacias, centros deportivos, ópticas,
hoteles, talleres, agencias de viajes entre otros)
2 ¿Proveedor se acerca a la oficina de ASECOOP? Director Administrativo
Si: continua paso3
No: continua paso 6
3 ASECOOP le indica cuales son los requisitos con los que Director Administrativo
debe de cumplir
4 Si son empresas muy recientes se les da un plazo de Director Administrativo

aproximadamente un año para corroborar si realmente
funciono el negocio o no.
5 Traslada la información al Auxiliar Administrativo2, para que Director Administrativo

verifique la existencia de la empresa que desea realizar
convenio con ASECOOP
6 Comercio indica cuales son los requisitos con los que debe Encargado del comercio
de cumplir ASECOOP
7 Analiza la propuesta Director Administrativo
8 ¿El comercio requiere de un contrato? Encargado del comercio
Si: continua paso 9
9 Presenta ante la Junta Directiva, la solicitud del contrato Director Administrativo
10 Da el visto bueno al contrato Junta Directiva
11 Firma el contrato Junta Directiva
12 Toma la decisión del aceptar o rechazar el convenio Director Administrativo
13 Entrega un listado de los asociados al comercio Director Administrativo
14 Solicita información en digital (presentación), para enviar a Director Administrativo
245
ASECOOP
Capítulo V
los asociados.
15 Entrega la información solicitada al Director Administrativo Encargado del comercio

para presentarla a los asociados
16 Traslada la información al Auxiliar Administrativo 2 para que Director Administrativo

realice boletín informativo
17 Busca que los descuentos se le apliquen a los asociados y Director Administrativo

no a la asociación
Fin
246
ASECOOP
Capítulo V
247
ASECOOP
Capítulo V
248
ASECOOP
Capítulo V
Tabla de contenido
26. Organización de las asambleas ............................................................................................ 250

a) Introducción ........................................................................................................................ 250
b) Objetivo ............................................................................................................................... 250
c) Alcance ................................................................................................................................ 250
d) Referencias .......................................................................................................................... 250
e) Definiciones ......................................................................................................................... 250
f) Responsables ....................................................................................................................... 250
249
ASECOOP
Capítulo V
26. Organización de las asambleas
a) Introducción
Cada año efectúan la asamblea, lo cual la organización de varias actividades a la vez,

porque por medio del procedimiento de organización de las asambleas.
b) Objetivo
Organizar las asambleas.
c) Alcance
d) Referencias
Documentos internos
Informes de Junta Directiva, registro de firmas.
Documentos externos
Escuela Social Juan XXII.
e) Definiciones
Simbología
f) Responsables
Director Administrativo, Junta Directiva, Fiscal de la Junta Directiva, Presidente de la

Junta Directiva y Escuela Social Juan XXIII.
250
ASECOOP
Capítulo V
Inicio
1 Lleva a la Junta Directiva las fechas posibles para la Director Administrativo

Asamblea
2 Determina el día de la Asamblea Junta Directiva
3 Confección de la logística de la asamblea (transporte Director Administrativo

alimentación equipo de sonido, equipo audio visual)
4 Elabora los informes de Junta Directiva, informes contables, Director Administrativo

presupuestos ordinarios y extraordinarios, agenda de la
Asamblea. los cuales se deben de ser presentados dicho día
5 Los revisa la Junta Directiva Junta Directiva
6 ¿Está de acuerdo la Junta Directiva con lo que se Junta Directiva

presentaría el día de la Asamblea?
Si: continua paso 8
No: continua paso 7
7 Realiza modificaciones recomendadas Director Administrativo
8 Envía el informe general a fotocopiar para entregarlo a cada Director Administrativo

asociado
9 Coordinar todo lo referente a las rifas a efectuar durante la Director Administrativo

asamblea (números y compra de los premios)
10 El día de la Asamblea. Solicita la colaboración del Auxiliar Director Administrativo

Administrativo 1 y 2 para la recolección de las firmas de los
asociados. Supervisados por el fiscal de la Junta Directiva
11 El fiscal verifica el ingreso del asociado a la asamblea Fiscal de la Junta

Directiva
12 El Presidente de la Junta Directiva es quien controla el orden Presidente Junta

de la asamblea Directiva
13 Ya finalizada la asamblea. Lleva los acuerdos tomados en la Director Administrativo

asamblea y los presenta en la Junta Directiva
14 Elaborar el acta Director Administrativo
251
ASECOOP
Capítulo V
15 Recolecta las firmas de los nuevos ingresos para el registro Director Administrativo
en el Ministerio de Trabajo.
16 La documentación requerida la envía a la Escuela Social Director Administrativo

Juan XXIII
17 Realizan la inscripción de los nuevos miembros de la Junta Escuela Social Juan

Directiva XXIII
18 ¿Se presentan cambios en las firmas de los autorizados? Director Administrativo
Si :continua paso 19
No: fin del proceso
19 Recolecta la información necesaria, para llevar a cabo el Director Administrativo

cambio de las firmas autorizadas de la Junta Directiva
20 Presenta la información requerida ante el banco y demás Director Administrativo

entidades financieras que requieran conocer del tema, para
que queden registradas.
Fin
252
ASECOOP
Capítulo V
253
ASECOOP
Capítulo V
254
ASECOOP
Capítulo V
Tabla de contenido
27. Realizar las liquidaciones de presupuesto ........................................................................... 255

a) Introducción ........................................................................................................................ 255
b) Objetivo ............................................................................................................................... 256
c) Alcance ................................................................................................................................ 256
d) Referencias .......................................................................................................................... 256
e) Definiciones ......................................................................................................................... 256
f) Responsables ....................................................................................................................... 256
27. Realizar las liquidaciones de presupuesto
a) Introducción
255
ASECOOP
Capítulo V
Permite efectuar el procedimiento de liquidación de presupuesto.
b) Objetivo
Realizar las liquidaciones de presupuesto.
c) Alcance
d) Referencias
Documentos internos
Informes de las liquidaciones y control del presupuesto.
Documentos externos
No aplica.
e) Definiciones
Simbología
f) Responsables
256
ASECOOP
Capítulo V
Inicio
1 Controla el presupuesto presentado el día de el asamblea Director Administrativo
2 Elabora la liquidación del presupuesto mensual según lo Director Administrativo

ingresado y gastado
3 Trimestralmente presenta informes de las liquidaciones Director Administrativo

ante la Junta Directiva
4 Lleva control de lo que se presupuesta con lo que se va Director Administrativo

gastando para que no se pasen de lo establecido
5 Archiva la documentación Director Administrativo
Fin
257
ASECOOP
Capítulo V
258
ASECOOP
Capítulo V
Tabla de contenido
28. Inclusión de nuevos ingresos ............................................................................................... 260

a) Introducción ........................................................................................................................ 260
b) Objetivo ............................................................................................................................... 260
c) Alcance ................................................................................................................................ 260
d) Referencias .......................................................................................................................... 260
e) Definiciones ......................................................................................................................... 260
f) Responsables ....................................................................................................................... 260
259
ASECOOP
Capítulo V
28. Inclusión de nuevos ingresos
a) Introducción
Constantemente se presentan nuevos ingresos de asociados, por lo que se creó el

procedimiento de inclusión de los nuevos ingresos.
b) Objetivo
Incluir nuevos ingresos.
c) Alcance
d) Referencias
Documentos internos
Hoja de afiliación.
Documentos externos
No aplica.
e) Definiciones
Simbología
f) Responsables
Director Administrativo, Asociado, Junta Directiva y Auxiliar Administrativo 2.
260
ASECOOP
Capítulo V
Inicio
1 Se coordina con el funcionario la cita para registrar su Director Administrativo

ingreso
2 Explica todos los beneficios que adquiere a la hora de formar Director Administrativo
parte de la asociación
3 Llena hoja de afiliación Asociado
4 Presenta hoja de afiliación ante la Junta Directiva Director Administrativo
5 ¿Junta Directiva aprueba la solicitud de ingreso? Junta Directiva
Si: continua paso 6
No: fin del procedimiento
6 Aprueba la solicitud de ingreso Junta Directiva
7 Anota número de sesión y fecha en que se aprobó la Director Administrativo

inclusión del nuevo asociado
8 Una vez completados todos los documentos Director Administrativo

correspondientes traslada la información al Auxiliar
Administrativo 2
9 Ingresa la información del asociado en el sistema Optisol Auxiliar Administrativo 2
10 Elabora el carnet de asociado respectivo Auxiliar Administrativo 2
Fin
Nota: Si no se encuentra el Director Administrativo, la función recae sobre el auxiliar

administrativo 1
261
ASECOOP
Capítulo V
262
ASECOOP
Capítulo V
Tabla de contenido
29. Coordinar la auditoria.......................................................................................................... 264

a) Introducción ........................................................................................................................ 264
b) Objetivo ............................................................................................................................... 264
c) Alcance ................................................................................................................................ 264
d) Referencias .......................................................................................................................... 264
e) Definiciones ......................................................................................................................... 264
f) Responsables ....................................................................................................................... 264
263
ASECOOP
Capítulo V
29. Coordinar la auditoria
a) Introducción
El Director Administrativo es quien debe de coordinar la auditoria, cada vez que esta
se requiera.
b) Objetivo
Coordinar la auditoria.
c) Alcance
d) Referencias
Documentos internos
Documentación solicitada por el auditor y el informe de la gerencia.
Documentos externos
Cotizaciones
e) Definiciones
Simbología
f) Responsables
Director Administrativo, Junta Directiva y Auditor.
264
ASECOOP
Capítulo V
Inicio
1 Realiza cotizaciones con las distintas empresas que ofrezcan Director Administrativo
sus servicios en dicho tema
2 Presenta la cotización ante la Junta Directiva Director Administrativo
3 ¿Aprueba la Junta Directiva la cotización de la auditoria? Junta Directiva
Si: continua paso 4
4 Le solicita la información correspondiente a la empresa o Director Administrativo

auditor seleccionado
5 Coordina la visita Director Administrativo
6 Proporcionar un espacio adecuado al encargado de la Director Administrativo

auditoria
7 Verifica que la información solicitada por el auditor se Director Administrativo

encuentre correctamente.
8 Elabora informe a la Gerencia y de los estados financieros Auditor
9 Entrega informe a la Gerencia y de los Estados Financieros Director Administrativo
10 Reunión con el auditor y la Junta Directiva Director Administrativo
11 Presentación y análisis de los resultados obtenidos por Auditor

medio de la auditoria.
12 Junta Directiva aclara las dudas presentadas sobre el tema Junta Directiva/ Auditor
13 Se le solicita al auditor su presencia en la asamblea para que Director Administrativo

aclare las dudas presentadas por los asociados
Fin
265
ASECOOP
Capítulo V
266
ASECOOP
Capítulo V
Tabla de contenido
30. Control y actualización de los reglamentos ......................................................................... 268

a) Introducción ........................................................................................................................ 268
b) Objetivo ............................................................................................................................... 268
c) Alcance ................................................................................................................................ 268
d) Referencias .......................................................................................................................... 268
e) Definiciones ......................................................................................................................... 268
f) Responsables ....................................................................................................................... 268
267
ASECOOP
Capítulo V
30. Control y actualización de los reglamentos
a) Introducción
Dado a que los reglamentos van cambiando, según los cambios determinados por la
legislación de nuestro país, es que se dio origen al procedimiento de control y
actualización de los reglamentos.
b) Objetivo
Controlar y actualizar los reglamentos.
c) Alcance
d) Referencias
Documentos internos
Reglamentos actuales.
Documentos externos
Reglamentos brindados por otras instituciones e investigaciones en internet.
e) Definiciones
Simbología
f) Responsables
Director Administrativo y Junta Directiva.
268
ASECOOP
Capítulo V
Inicio
1 Realiza actualizaciones a los reglamentos con los que cuenta Director Administrativo
actualmente la asociación
2 ¿Cumplen los reglamentos con todas las características Director Administrativo

requeridas?
Si: Continua paso 7
No: continua paso 3
3 Le comunica a la Junta Directiva Director Administrativo
4 Toma la decisión de que se debe hacer con dicho (os) Junta Directiva
reglamentos
5 ¿La Junta Directiva aprueba cambios en los reglamentos? Junta Directiva
Si: continua paso 6
No: Continua paso 7
6 Los da a conocer a los asociados Director Administrativo
7 Vela por que cada uno de los puntos establecidos por cada Director Administrativo
uno de los reglamentos vigentes se estén cumpliendo
8 Si no existe algún reglamento se debe de investigar en Director Administrativo

internet y con otras asociaciones para elaborar el propio.
Fin
269
ASECOOP
Capítulo V
270
ASECOOP
Capítulo V
Tabla de contenido
31. Respaldos de documentación.............................................................................................. 272

a) Introducción ........................................................................................................................ 272
b) Objetivo ............................................................................................................................... 272
c) Alcance ................................................................................................................................ 272
d) Referencias .......................................................................................................................... 272
e) Definiciones ......................................................................................................................... 272
f) Responsables ....................................................................................................................... 272
271
ASECOOP
Capítulo V
31. Respaldos de documentación
a) Introducción
El Director Administrativo debe de asegurar muy bien el dinero que ingresa a las
oficinas de ASECOOP, por ello se describe en el siguiente procedimiento los pasos a
seguir.
b) Objetivo
Respaldar la documentación.
c) Alcance
d) Referencias
Documentos internos
Cheques y títulos valores.
Documentos externos
Títulos valores emitidos por las distintas entidades financieras.
e) Definiciones
Simbología
f) Responsables
Director Administrativo, Auxiliar Administrativo 1, COOPELESCA,
272
ASECOOP
Capítulo V
Inicio
1 Durante los fines de semana la caja chica se guarda en la Auxiliar Administrativo 1

caja de seguridad de COOPELESCA R.L.
2 ¿Posee en efectivo un elevado monto? Auxiliar Administrativo 1
Si: continua paso 2
No: fin del proceso
3 Procede a realizar el respectivo deposito Auxiliar Administrativo 1
4 COOPELESCA posee la custodia de los cheques por lo que COOPELESCA

cada vez que requiera de ellos, debe de girar la orden para
que le sean entregados. Ya que se encuentran guardados en
las cajas fuertes de ellos
5 Los títulos valores se encuentran bajo llave en la oficina por Director Administrativo
parte del Director Administrativo.
6 Supervisión del respaldo de los documentos Director Administrativo
Fin
273
ASECOOP
Capítulo V
274
ASECOOP
Capítulo V
Tabla de contenido
32. Charlas de información........................................................................................................ 276

a) Introducción ........................................................................................................................ 276
b) Objetivo ............................................................................................................................... 276
c) Alcance ................................................................................................................................ 276
d) Referencias .......................................................................................................................... 276
e) Definiciones ......................................................................................................................... 276
f) Responsables ....................................................................................................................... 276
275
ASECOOP
Capítulo V
32. Charlas de información
a) Introducción
La asociación da a conocer a los empleados de COOPELESCA R.L., todos los

beneficios que poseen al formar parte de ella, por medio de charlas.
b) Objetivo
Informar con charlas.
c) Alcance
d) Referencias
Documentos internos
Hojas de afiliación.
Documentos externos
No aplica.
e) Definiciones
Simbología
f) Responsables
Director Administrativo, Junta Directiva y Auxiliar Administrativo 1.
276
ASECOOP
Capítulo V
Inicio
1 Durante las reuniones bimensuales, invitan a los Director Administrativo

colaboradores a participar en diferentes charlas de temas
relacionados con la asociación
2 Cuenta con la presencia de un miembro de la Junta Directiva Junta Directiva
3 Llevan hojas de afiliación para nuevos ingresos Director Administrativo
4 Si el Director Administrativo no se encuentra delega sus Auxiliar Administrativo 1

funciones al Auxiliar Administrativo 1
Fin
277
ASECOOP
Capítulo V
278
ASECOOP
Capítulo V
Tabla de contenido
33. Analizar las propuestas de los asociados ............................................................................. 280

a) Introducción ........................................................................................................................ 280
b) Objetivo ............................................................................................................................... 280
c) Alcance ................................................................................................................................ 280
d) Referencias .......................................................................................................................... 280
e) Definiciones ......................................................................................................................... 280
f) Responsables ....................................................................................................................... 280
279
ASECOOP
Capítulo V
33. Analizar las propuestas de los asociados
a) Introducción
La razón de ser de la asociación, son sus asociados por lo que deben de analizar
todas las propuestas, realizadas por ellos.
b) Objetivo
Analizar las propuestas de los asociados.
c) Alcance
d) Referencias
Documentos internos
Encuestas.
Documentos externos
No aplica.
e) Definiciones
Simbología
f) Responsables
Director Administrativo, Auxiliar Administrativo 1, Auxiliar Administrativo 2 y Junta

Directiva
280
ASECOOP
Capítulo V
Inicio
1 Solicita al Auxiliar Administrativo 1 que elabore las Director Administrativo

encuestas para aplicarla a los asociados
2 Traslada la encuesta al Director Administrativo Auxiliar Administrativo 1
3 ¿Están correctas las encuestas? Director Administrativo
Si: continua paso 5
No: continua paso 4
4 Realiza las correcciones indicadas Auxiliar Administrativo 1
5 Aplican las encuestas Director Administrativo y

6 Traslada las encuestas al Auxiliar Administrativo 2 Auxiliar Administrativo 1
7 Tabula la información Auxiliar Administrativo 2
8 Traslada la información al Director Administrativo Auxiliar Administrativo 2
9 Analiza la información Director Administrativo
10 Presenta la información ante la Junta Directiva Director Administrativo
11 ¿Acepta aplicar la propuesta? Junta Directiva
12 Aplica la propuesta Director Administrativo
13 ¿Proviene la propuesta de parte de la Junta Directiva? Director Administrativo
14 Debe brindarle seguimiento a la propuesta Director Administrativo
Fin
281
ASECOOP
Capítulo V
282
ASECOOP
Capítulo V
Tabla de contenido
34. Planeamiento estratégico.................................................................................................... 284

a) Introducción ........................................................................................................................ 284
b) Objetivo ............................................................................................................................... 284
c) Alcance ................................................................................................................................ 284
d) Referencias .......................................................................................................................... 284
e) Definiciones ......................................................................................................................... 284
f) Responsables ....................................................................................................................... 284
283
ASECOOP
Capítulo V
34. Planeamiento estratégico
a) Introducción
Toda empresa necesita de un plan estratégico, para poder obtener ventajas

competitivas y así poder sacar la empresa adelante.
b) Objetivo
Planear estrategias.
c) Alcance
d) Referencias
Documentos internos
Información que presenta ante la Junta Directiva.
Documentos externos
No aplica.
e) Definiciones
Simbología
f) Responsables
284
ASECOOP
Capítulo V
Inicio
1 ¿Se contrata empresa para que realice el planeamiento Director Administrativo

estratégico?
Si: continua paso 2
No: continua paso 4
2 Brinda la información solicitada por ellos Director Administrativo
3 Presenta la información obtenida ante la Junta Directiva Director Administrativo
4 Recolecta la información requerida Director Administrativo
5 Presenta la información recolectada ante la Junta Directiva Director Administrativo
6 Supervisa el seguimiento del planeamiento estratégico Director Administrativo
Fin
285
ASECOOP
Capítulo V
286
ASECOOP
Capítulo V
Tabla de contenido
35. Manejo del sistema de fondo de deducibles ....................................................................... 288

a) Introducción ........................................................................................................................ 288
b) Objetivo ............................................................................................................................... 288
c) Alcance ................................................................................................................................ 288
d) Referencias .......................................................................................................................... 288
e) Definiciones ......................................................................................................................... 288
f) Responsables ....................................................................................................................... 288
287
ASECOOP
Capítulo V
35. Manejo del sistema de fondo de deducibles
a) Introducción
Para el manejo del sistema de fondo de deducibles, se creó dicho procedimiento.
b) Objetivo
Manejar el sistema de fondo de deducibles.
c) Alcance
d) Referencias
Documentos internos
Base de datos, auxiliares de la contabilidad, títulos valores, estados de cuenta y

boletas de pago.
Documentos externos
Títulos valores emitidos por las entidades financieras.
e) Definiciones
Simbología
f) Responsables
Director Administrativo, COOPELESCA y Auxiliar Administrativo 2.
288
ASECOOP
Capítulo V
Inicio
1 La asociación posee un dinero en custodia por parte de COOPELESCA del COOPELESCA

cual pueden disfrutar asociados y no asociados. Por un monto mínimo de
¢500 colones.
2 Dentro de la contabilidad se cuentan con dos auxiliares para llevar los Director Administrativo
deducibles
3 Cuenta con una base de datos (número del empleado, nombre, monto Director Administrativo
ahorrado, cantidad de bisemanas del mes), para distribuir el deducible
entre ellos
4 Posee una cuenta de ahorros aparte para realizar los movimientos Director Administrativo
respectivos.
5 Lleva control aparte para lo que respecta a la asociación del fondo de Director Administrativo
deducible
6 Uno de los dos auxiliares utilizados es por cada persona beneficiada por Director Administrativo
el fondo.
7 Concilia la cuenta del banco con la cantidad de dinero físicamente Director Administrativo
ingresada.
8 Calcula mes a mes el dinero correspondiente a los títulos valores y cuenta Director Administrativo
corriente
9 ¿Concuerdan los montos encontrados en la reserva con los de la cuenta Director Administrativo
auxiliar?
10 Debe de buscar a que se debe la diferencia Director Administrativo
11 La reserva es para ser utilizada como respaldo Director Administrativo
12 Trimestralmente se le traslada la información al Auxiliar Administrativo 2 Director Administrativo
13 Imprime los estados de cuenta Auxiliar Administrativo 2
14 Adjunta los estados de cuenta a las boletas de pago Auxiliar Administrativo 2
Fin
289
ASECOOP
Capítulo V
290
ASECOOP
Capítulo V
Tabla de contenido
36. Elaboración, aplicación y revisión de las deducciones aplicadas a los asociados por parte de
ASECOOP ............................................................................................................................................ 292
a) Introducción ........................................................................................................................ 292
b) Objetivo ............................................................................................................................... 292
c) Alcance ................................................................................................................................ 292
d) Referencias .......................................................................................................................... 292
e) Definiciones ......................................................................................................................... 292
f) Responsables ....................................................................................................................... 292
291
ASECOOP
Capítulo V
36. Elaboración, aplicación y revisión de las deducciones aplicadas a

los asociados por parte de ASECOOP
a) Introducción
A continuación se detalla el procedimiento de elaboración, aplicación y revisión de las

deducciones aplicadas a los asociados por parte de ASECOOP.
b) Objetivo
Elaborar, aplicar y revisar las deducciones aplicadas a los asociados por parte de
ASECOOP.
c) Alcance
d) Referencias
Documentos internos
Documento de Excel, reporte generado por el sistema, planillas y boletas de pago.
Documentos externos
No aplica.
e) Definiciones
Simbología
f) Responsables
Director Administrativo, Departamento de Recursos Humanos y Auxiliar

Administrativo1.
292
ASECOOP
Capítulo V
Inicio
1 En un documento de Excel crea la planilla del almacén, Director Administrativo

canal y COOPELESCA)
2 Ingresa los datos solicitados (pólizas, deducciones, aporte Director Administrativo

obrero, ahorros, renuncias, entre otros)
3 Realiza las deducciones correspondientes. En el sistema, Director Administrativo

crea los préstamos. Esto lo realiza de manera quincenal y
cuando corresponde a rebajos los aplica de manera
bisemanal
4 Los ahorros los imprime y coloca en un documento de Excel Director Administrativo

para llevar control de los cambios que se realizan y el que
debe de enviar Recursos Humanos
5 ¿Coinciden los montos con lo indicado en el sistema Optisol? Director Administrativo
Si: Continua paso 7
No: continua paso 6
7 En cuanto a los prestamos, verifica los cambios solicitados Director Administrativo
8 Aplica los cambios solicitados Director Administrativo
9 Imprime el reporte generado por el sistema por nombre de Director Administrativo

asociado
10 Copia el reporte en el documento de Excel que debe de Director Administrativo

enviar a Recursos Humanos.
11 Realiza el cambio de dólares a colones ya que el sistema lo Director Administrativo

genera en dólares
12 Imprime el reporte generado por el sistema de deducciones. Director Administrativo

De todos aquellos que si se van a rebajar.
13 En Excel hace listado de todas las personas a quienes si hay Director Administrativo
que hacerles los rebajos correspondientes y el monto
respectivo
293
ASECOOP
Capítulo V
14 Manualmente carga los cambios realizados, ya que el Director Administrativo

sistema no los genera con las especificaciones deseadas.
15 Carga el archivo y lo modifica en el sistema, una vez Director Administrativo

realizados los cambios manuales
16 Traslada la información generada del sistema de ASECOOP Director Administrativo

al sistema de COOPELESCA
17 Modifica manualmente los rebajos Director Administrativo
18 Carga los cambios efectuados en los préstamos en el Director Administrativo

sistema Optisol.
19 Traslada la información del sistema de ASECOOP al de Director Administrativo

planillas que debe de enviar a recursos humanos y el
documento de Excel.
20 Envía los documentos de planillas al departamento de Director Administrativo

Recursos Humanos de COOPELESCA. Lo envía con copia a
recursos humanos y al auxiliar administrativo1. Aplica
únicamente la planilla de préstamos la de ahorros la aplica
hasta el día que este el dinero para poder realizar los
cambios correspondientes.
21 Archiva los documentos que imprimió durante la realización Director Administrativo

de la planilla, como respaldo para saber a quienes si y a
quienes no se les hizo el rebajo.
22 Recibe y verifica que los datos estén correctos y si posee Departamento de

especificaciones especiales (incapacidades) las comunica a Recursos humanos
ASECOOP.
23 Realiza modificaciones solicitadas por el departamento de Director Administrativo

Recursos Humanos
24 Genera en el sistema Optisol las modificaciones Director Administrativo
25 Cierra el proceso Director Administrativo
26 Indica al Auxiliar Administrativo 1 que la planilla se Director Administrativo

encuentra lista
27 Se encarga de enviar las boletas de pago por correo Auxiliar Administrativo1
28 ¿Posee el asociado correo electrónico? Auxiliar Administrativo1
294
ASECOOP
Capítulo V
29 Imprime las boletas de pago Auxiliar Administrativo1
30 Envía las boletas impresas al departamento de Recursos Auxiliar Administrativo1

Humanos para ser adjuntadas.
Fin
295
ASECOOP
Capítulo V
296
ASECOOP
Capítulo V
297
ASECOOP
Capítulo V
b) Descripción de los procedimientos pertenecientes al

A continuación se detallaran los procedimientos del Auxiliar Administrativo 1 fueron

63.
298
ASECOOP
Capítulo V
Tabla de contenido
1. Confección de cheque por subsidio médico ............................................................................. 300

a) Introducción ........................................................................................................................ 300
b) Objetivo ............................................................................................................................... 300
c) Alcance ................................................................................................................................ 300
d) Referencias .......................................................................................................................... 300
e) Definiciones ......................................................................................................................... 300
f) Responsables ....................................................................................................................... 300
299
ASECOOP
Capítulo V
1. Confección de cheque por subsidio mé dico
a) Introducción
Los asociados cuentan con el beneficio de asistir al médico y que se le reconozca

cierta cantidad de dinero, siempre y cuando presente las facturas correspondientes. Y
la retribución del dinero, se hace por medio de un cheque, a nombre del asociado.
b) Objetivo
Confeccionar cheques por subsidio médico.
c) Alcance
Aplica para el Auxiliar Administrativo1 de ASECOOP.
d) Referencias
Documentos internos
Comprobante de pago, cheque
Documentos externos
Facturas y recibos de dinero de los médicos consultados.
e) Definiciones
Simbología
f) Responsables
300
ASECOOP
Capítulo V
Inicio
1 Recibe por parte de los beneficiados el comprobante de pago por el Auxiliar Administrativo 1
servicio (factura o recibo de dinero) donde especifica el médico y el
tipo de consulta que realizo.
2 Confecciona un comprobante de pago de ASECOOP, donde Auxiliar Administrativo 1

indican que pagan al beneficiado el monto de ¢10 000 por el recibo
presentado dentro de la fecha establecida.
3 Ingresa al sistema Optisol al apartado de Bancos, Mantenimiento Auxiliar Administrativo 1

de Cheques
4 En el apartado de solicitud de cheque, en el espacio asignado al Auxiliar Administrativo 1

detalle especifica en que fue utilizado el dinero del cheque los
nombres de los beneficiados, el número del comprobante de pago
y el monto.
5 Afecta la cuenta llamada Medico de Empresa. Auxiliar Administrativo 1
6 Sale de ese apartado del sistema Auxiliar Administrativo 1
8 Imprime la solicitud de cheque. Auxiliar Administrativo 1
Imprime el cheque Auxiliar Administrativo 1
9 Firma en elaborado por Auxiliar Administrativo 1
10 Adjunta los comprobantes de pago por el servicio y el recibo de Auxiliar Administrativo 1

dinero realizado por ASECOOP.
11 Ingresa a Excel, donde lleva un listado con nombres de los Auxiliar Administrativo 1
asociados que han presentado los comprobantes ante ASECOOP,
ya que ellos pueden disponer de un monto especificado por la
Junta Directiva.
12 Dicha información la deben de presentar ante la Junta Directiva Auxiliar Administrativo 1

por lo que deben de controlar quienes utilizan dicho beneficio y
quienes no para que no se gaste el dinero de manera desigual.
Fin
301
ASECOOP
Capítulo V
302
ASECOOP
Capítulo V
303
ASECOOP
Capítulo V
Tabla de contenido
2. Elaboración de orden de compra ............................................................................................. 305

a) Introducción ........................................................................................................................ 305
b) Objetivo ............................................................................................................................... 305
c) Alcance ................................................................................................................................ 305
d) Referencias .......................................................................................................................... 305
e) Definiciones ......................................................................................................................... 305
f) Responsables ....................................................................................................................... 305
304
ASECOOP
Capítulo V
2. Elaboración de orden de compra
a) Introducción
Detalla paso a paso la elaboración de una orden de compra.
b) Objetivo
Elaborar orden de compra.
c) Alcance
d) Referencias
Documentos internos
Archivo en Excel y orden de compra.
Documentos externos
Factura proforma.
e) Definiciones
Simbología
f) Responsables
Auxiliar Administrtaivo1 y Solicitante.
305
ASECOOP
Capítulo V
Inicio
1 Reciben la factura proforma Solicitante
2 Ingresa a Excel donde posee un machote indicando la Auxiliar administrativo 1

información que debe de colocar.
3 Digita la información solicitada. Auxiliar administrativo 1
4 Guarda los cambios realizados. Auxiliar administrativo 1
5 Imprime la orden de la compra. Auxiliar administrativo 1
6 Firma en el espacio indicado con ASECOOP Auxiliar administrativo 1
7 Sella con el sello de ASECOOP. Auxiliar administrativo 1
8 Adjunta factura proforma a la orden de compra Auxiliar administrativo 1
9 Debe de firmarlo el solicitante. Solicitante
Fin
306
ASECOOP
Capítulo V
307
ASECOOP
Capítulo V
Tabla de contenido
3. Liquidación de cheques ............................................................................................................ 309

a) Introducción ........................................................................................................................ 309
b) Objetivo ............................................................................................................................... 309
c) Alcance ................................................................................................................................ 309
d) Referencias .......................................................................................................................... 309
e) Definiciones ......................................................................................................................... 309
f) Responsables ....................................................................................................................... 309
308
ASECOOP
Capítulo V
3. Liquidación de cheques
a) Introducción
Cuando se presenta algún gasto de la oficina, se debe de liquidar dicho monto. Por
ello se creó el procedimiento de liquidación de cheques.
b) Objetivo
Liquidar cheques.
c) Alcance
d) Referencias
Documentos internos
Recibo en que indica el monto de dinero que reintegra y cheque de liquidación.
Documentos externos
Facturas que indican el monto gastado.
e) Definiciones
Simbología
f) Responsables
Auxiliar Administrativo 1, Liquidado, Auxiliar Administrativo 2.
309
ASECOOP
Capítulo V
Inicio
1 Recibe las facturas y el dinero en efectivo en caso de Auxiliar Administrativo 1

que no se gastara todo.
2 ¿Se gasto todo el dinero? Auxiliar Administrativo 1
No: continua paso 3
3 Devuelve el dinero en efectivo Liquidado
4 Registra en el sistema el dinero que no fue gastado Auxiliar Administrativo 1
5 Corrobora el monto de los gastos sumando las facturas Auxiliar Administrativo 1

presentadas.
6 El efectivo sobrante lo guarda en un sobre al lado de la Auxiliar Administrativo 1

caja chica que corresponde a los depósitos.
7 Genera el recibo especificando el monto que fue Auxiliar Administrativo 1

reintegrado, el motivo por el cual se genero el cheque y
a quien se le entrego.
8 Adjunta facturas y recibos con el cheque de liquidación Auxiliar Administrativo 1

que justifiquen el gasto del dinero
9 Traslada la documentación al Auxiliar Administrativo 2 Auxiliar Administrativo 1

para que lo archive
10 La copia del recibo de dinero lo guarda en ampo Auxiliar Administrativo 1

correspondiente.
11 Corrobora el monto de los gastos sumando las facturas Auxiliar Administrativo 1

presentadas.
12 Adjunta facturas y recibos con el cheque de liquidación Auxiliar Administrativo 1

que justifiquen el gasto del dinero
13 Traslada la documentación al Auxiliar Administrativo 2 Auxiliar Administrativo 2

para que lo archive
310
ASECOOP
Capítulo V
14 La copia del recibo de dinero lo guarda en ampo Auxiliar Administrativo 1

correspondiente.
Fin
311
ASECOOP
Capítulo V
312
ASECOOP
Capítulo V
Tabla de contenido
a) Introducción ........................................................................................................................ 314
b) Objetivo ............................................................................................................................... 314
c) Alcance ................................................................................................................................ 314
d) Referencias .......................................................................................................................... 314
e) Definiciones ......................................................................................................................... 314
f) Responsables ....................................................................................................................... 314
313
ASECOOP
Capítulo V
4. Atención personalizada, por teléfono o correo electrónico al público

en general
a) Introducción
En el procedimiento de atención personalizada, por teléfono o correo electrónico al

público en general, se detallan los pasos a seguir para su eficiente y eficaz
funcionamiento.
b) Objetivo
Atender personal, por teléfono o correo electrónico al público en general.
c) Alcance
d) Referencias
Documentos internos
Solicitud de crédito, cheque o transferencia electrónica.
Documentos externos
No aplica.
e) Definiciones
Simbología
f) Responsables
Auxiliar Administrativo 1 y Asociado
314
ASECOOP
Capítulo V
Inicio
1 Saluda Auxiliar administrativo1
2 ¿Debe de trasladar la llamada? Auxiliar administrativo1
Si: continua paso 3
No: continua paso 4
3 Traslada la llamada al Director Administrativo o al Auxiliar Auxiliar Administrativo 1

Administrativo 2
4 Solicita crédito Asociado
5 Brinda la información según lo solicitado por la persona que Asociado

llama, envía correo electrónico o ingresa a la oficina de
ASECOOP.
6 Realiza revisión del estado de cuenta, para saber cuánto Auxiliar Administrativo 1
dinero posee disponible y de esta forma saber cuánto se le
puede girar.
7 ¿Va a realizar una compra? Auxiliar Administrativo1
Si: continua paso 8
No: continua paso 9
8 Le proporciona la información de los diferentes convenios Auxiliar Administrativo 1

con los que cuenta la asociación
9 Imprime el estado de cuenta Auxiliar Administrativo 1
10 ¿Posee disponible el asociado? Auxiliar Administrativo 1
11 Envía documentación a la Junta Directiva para que la Auxiliar Administrativo1

estudien
12 Procede a la realización de la solicitud de crédito de acuerdo Auxiliar Administrativo1

a lo obtenido en el estudio financiero y solicitado por el
asociado
315
ASECOOP
Capítulo V
13 Se imprime la documentación del crédito. Auxiliar Administrativo1
14 Firma el crédito en elaborado Auxiliar Administrativo1
15 Traslada la documentación al Director Administrativo Auxiliar Administrativo1
16 Revisa la documentación Director Administrativo
17 Firma la documentación en revisado por Director Administrativo
18 Devuelve la documentación al Auxiliar Administrativo 1 Director Administrativo
19 ¿Es transferencia electrónica? Auxiliar Administrativo 1
20 Le comunica al asociado cuando la transacción electrónica Auxiliar Administrativo1

se le ha realizado
21 Se guarda con el número de consecutivo que posee Auxiliar Administrativo 1

ASECOOP y el número de consecutivo que proporciona el
banco
22 Se archivan mensualmente las transferencias emitidos Auxiliar Administrativo 1
23 Recoja las firmas de los autorizados Auxiliar Administrativo 1
24 Si el asociado desea que se le realice por cheque, entonces Auxiliar Administrativo1

se le envía por medio de la mensajería interna si posee
oficina se le hace llegar a esta y si no se le indica vía
telefónica donde debe pasar a retirarlo.
25 El cheque se controla por medio del número de consecutivo Auxiliar Administrativo 1

del mismo.
26 Se archivan mensualmente los cheques emitidos. Auxiliar Administrativo 1
27 Firma la documentación correspondiente Asociado
Fin
316
ASECOOP
Capítulo V
317
ASECOOP
Capítulo V
318
ASECOOP
Capítulo V
Tabla de contenido
5. Control de gastos de la caja chica ............................................................................................ 320

a) Introducción ........................................................................................................................ 320
b) Objetivo ............................................................................................................................... 320
c) Alcance ................................................................................................................................ 320
d) Referencias .......................................................................................................................... 320
e) Definiciones ......................................................................................................................... 320
f) Responsables ....................................................................................................................... 320
319
ASECOOP
Capítulo V
5. Control de gastos de la caja chica
a) Introducción
El dinero de la caja chica es utilizado para gastos de la oficina, cuyo monto sea menor
a la cantidad que se encuentra en ella. Por ello se creó el procedimiento llamado
control de gastos de la caja chica.
b) Objetivo
Controlar los gastos de la caja chica.
c) Alcance
d) Referencias
Documentos internos
Vale de dinero,
Documentos externos
Factura de la compra a nombre de ASECOOP.
e) Definiciones
Simbología
f) Responsables
Auxiliar Administrativo 1, Solicitante
320
ASECOOP
Capítulo V
Inicio
1 Realización del vale, los cuales se encuentran impresos y con Auxiliar Administrativo 1
su correspondiente número de consecutivo
2 Firma vale Auxiliar Administrativo 1
3 Entrega el vale al solicitante Auxiliar Administrativo 1
4 Firma vale Solicitante
5 Extrae el dinero de la caja chica Auxiliar Administrativo 1
6 Entrega el dinero al solicitante Auxiliar Administrativo 1
7 Efectúa la compra Solicitante
8 Entrega la factura de la compra a nombre de ASECOOP Solicitante
9 ¿Gasto todo el dinero? Solicitante
10 Devuelve la cantidad de dinero sobrante Solicitante
11 Coloca la factura en la caja chica Auxiliar Administrativo 1
12 Sella el vale para anularlo Auxiliar Administrativo 1
13 Archiva el vale Auxiliar Administrativo 1
Fin
321
ASECOOP
Capítulo V
322
ASECOOP
Capítulo V
323
ASECOOP
Capítulo V
Tabla de contenido
6. Reintegro de caja chica ............................................................................................................ 325

a) Introducción ........................................................................................................................ 325
b) Objetivo ............................................................................................................................... 325
c) Alcance ................................................................................................................................ 325
d) Referencias .......................................................................................................................... 325
e) Definiciones ......................................................................................................................... 325
f) Responsables ....................................................................................................................... 325
324
ASECOOP
Capítulo V
6. Reintegro de caja chica
a) Introducción
Cada vez que se consuma el total del dinero resguardado en la caja chica, el Auxiliar
Administrativo 1 debe efectuar el reintegro de dicho dinero.
b) Objetivo
Reintegrar el dinero de la caja chica.
c) Alcance
d) Referencias
Documentos internos
Reporte en Excel, cheque,
Documentos externos
Facturas que respalden en que se gasto el dinero,
e) Definiciones
Simbología
f) Responsables
Auxiliar Administrativo 1, Director Administrativo, Auxiliar Administrativo 2 y

Autorizados.
325
ASECOOP
Capítulo V
Inicio
1 ¿Ha sido gastado el total del efectivo de la caja chica si se Auxiliar Administrativo 1
han gastado los 95 000 ó más)?
Si: paso 2.
2 Genera un reporte en una hoja de Excel coloca la fecha, Auxiliar Administrativo 1

número, detalle y monto de las facturas encontradas en la
caja chica.
3 Imprime reporte Auxiliar Administrativo 1
4 Adjunta las facturas al reporte impreso Auxiliar Administrativo 1
5 Firma en elaborado Auxiliar Administrativo 1
6 Traslada la documentación al Director Administrativo Auxiliar Administrativo 1
7 Firma revisado Director Administrativo
8 Confecciona la solicitud del cheque, basado en el reporte de Auxiliar Administrativo 1

las facturas
9 Confecciona cheque por el monto del reporte de las facturas Auxiliar Administrativo 1
10 Imprime el cheque. Auxiliar Administrativo 1
11 Firma elaborado del cheque. Auxiliar Administrativo 1
12 Traslada la documentación al Director Administrativo Auxiliar Administrativo 1
13 Firma revisado del cheque y lo devuelve al Auxiliar Director Administrativo

Administrativo 2.
14 Devuelve el cheque al Auxiliar Administrativo 2 Director Administrativo
15 Busca dos de las cuatro firmas autorizadas de la Junta Auxiliar Administrativo2

Directiva.
16 Los dos autorizados lo firman Autorizados
17 Firma recibido del cheque Auxiliar Administrativo 1
326
ASECOOP
Capítulo V
18 Para ser cambiado lo lleva a las cajas de COOPELESCA R.L. Auxiliar Administrativo 1
19 Coloca el dinero en efectivo dentro de la caja chica Auxiliar Administrativo 1
20 La documentación adjunta al cheque la pasa al Auxiliar Auxiliar Administrativo 1

Administrativo2
21 Archiva la información Auxiliar Administrativo2
Fin
327
ASECOOP
Capítulo V
328
ASECOOP
Capítulo V
329
ASECOOP
Capítulo V
Tabla de contenido
III
7. Control de requisitos de créditos ............................................................................................. 331
a) Introducción ........................................................................................................................ 331
b) Objetivo ............................................................................................................................... 331
c) Alcance ................................................................................................................................ 331
d) Referencias .......................................................................................................................... 331
e) Definiciones ......................................................................................................................... 331
f) Responsables ....................................................................................................................... 331
330
ASECOOP
Capítulo V
7. Control de requisitos de créditos
a) Introducción
Cada crédito cuenta con requisitos distintos de ahí que se creara el procedimiento
llamado control de requisitos de créditos, el cual detalla los pasos a seguir.
b) Objetivo
Controlar los requisitos de los créditos.
c) Alcance
d) Referencias
Documentos internos
Documentación del préstamo, cheque o transferencia, documentación del crédito,

pagare
Documentos externos
No aplica.
e) Definiciones
Simbología
f) Responsables
Auxiliar Administrativo 1, Director Administrativo, Autorizados, Asociado, Auxiliar

Administrativo 2
331
ASECOOP
Capítulo V
Inicio
1 Envía la documentación del préstamo al Auxiliar Director Administrativo

Administrativo1. E indica si es por cheque o transferencia
2 Imprime el estado de cuenta y realiza el estudio Auxiliar Administrativo1
3 Confección de la solicitud de crédito que se encuentra en un Auxiliar Administrativo1

machote en Excel donde digita la información solicitada
4 Imprime la solicitud de crédito generada en Excel Auxiliar Administrativo1
5 Registra el crédito en el sistema Optisol en crédito, Auxiliar Administrativo1

mantenimiento de préstamo. Selecciona el tipo de préstamo,
monto y plazo.
6 El sistema genera el pagare. Auxiliar Administrativo1
7 Imprime el pagare. Auxiliar Administrativo1
8 ¿Es por cheque? Auxiliar Administrativo1
No; continua paso 25
9 ¿Hay que hacerle cancelaciones? Auxiliar Administrativo1
10 Efectúa la cancelación correspondiente Auxiliar Administrativo1
11 Imprime dichos movimientos de cancelación Auxiliar Administrativo1
12 Firma la documentación Auxiliar Administrativo1
13 Realiza la solicitud de cheque Auxiliar Administrativo1
14 Imprime la solicitud del cheque Auxiliar Administrativo1
15 Grapa la solicitud del crédito, el pagare, el registro de las Auxiliar Administrativo1

cancelaciones realizadas (en caso de que existan), la
solicitud de cheque
332
ASECOOP
Capítulo V
16 Se efectúa un control de desembolsos por cada movimiento Auxiliar Administrativo1

generado.
18 Firma solicitud del crédito, solicitud del cheque y el cheque en Director Administrativo
revisado.
19 Pasa la documentación al Auxiliar Administrativo2 Director Administrativo
20 Lleva documentación a los autorizados. Auxiliar Administrativo2
21 Firman la documentación. Autorizados
22 Comunica al asociado que debe pasar a la oficina de Auxiliar Administrativo2

ASECOOP a firmar la documentación.
23 Firma la documentación (solicitud del cheque o transferencia, Asociado

solicitud de crédito y el pagare) y se lleva el cheque.
24 Archiva solicitud de cheque, solicitud de crédito, el pagare y el Auxiliar Administrativo2

cheque.
25 Firma solicitud del crédito en elaborado Auxiliar Administrativo1
26 Firma la solicitud del cheque en elaborado. Auxiliar Administrativo1
27 Pasa la documentación al director administrativo Auxiliar Administrativo1
28 Crea la transferencia en el sistema Director Administrativo
29 Imprime la hoja de la transferencia Director Administrativo
30 Pasa la documentación al Auxiliar Administrativo 2 Director Administrativo
31 Lleva documentación a los autorizados. Auxiliar Administrativo2
33 Comunica al asociado que debe pasar a la oficina de Auxiliar Administrativo2

ASECOOP a firmar la documentación.
34 Firma la documentación. Asociado
35 Aplican la transferencia Autorizados
36 Archiva la documentación de la transferencia con la solicitud Auxiliar Administrativo2

de crédito dentro del archivo de las transferencias y crédito.
Fin
333
ASECOOP
Capítulo V
334
ASECOOP
Capítulo V
335
ASECOOP
Capítulo V
Tabla de contenido
8. Confección de cheques para pago de las diferentes cuentas corrientes ................................ 337
a) Introducción ........................................................................................................................ 337
b) Objetivo ............................................................................................................................... 337
c) Alcance ................................................................................................................................ 337
d) Referencias .......................................................................................................................... 337
e) Definiciones ......................................................................................................................... 337
f) Responsables ....................................................................................................................... 337
336
ASECOOP
Capítulo V
8. Confección de cheques para pago de las diferentes cuentas

corrientes
a) Introducción
ASECOOP debe de realizar diferentes tipos de pagos, por lo cual se genero el

procedimiento llamado confección de cheques para pago de las diferentes cuentas
corrientes.
b) Objetivo
Confeccionar cheques para pago de las diferentes cuentas corrientes.
c) Alcance
d) Referencias
Documentos internos
Cheque o transferencia,
Documentos externos
Facturas que justifican las compras.
e) Definiciones
Simbología
f) Responsables
Auxiliar Administrativo, Proveedores y comercios, Director Administrativo, Auxiliar

Administrativo 2 y Autorizados.
337
ASECOOP
Capítulo V
Inicio
1 Los proveedores o convenios hacen llegar las facturas de Proveedores y

compras a la oficina de ASECOOP. comercios
2 ¿Es por cheque? Auxiliar Administrativo1
Si: continua paso 3
No: continua paso
3 Realiza la solicitud de cheque basado en las facturas o Auxiliar Administrativo1

documentos por pagar
4 Imprime la solicitud del cheque. Auxiliar Administrativo1
5 Imprime el cheque. Auxiliar Administrativo1
6 Adjunta los comprobantes de pago Auxiliar Administrativo1
7 Firma la solicitud de cheque Auxiliar Administrativo1
8 Firma el cheque Auxiliar Administrativo1
10 Firma en revisado. Director Administrativo
11 Traslada la documentación al Auxiliar Administrativo2 Director Administrativo
12 Recoge la firma de 2 de los 4 autorizados de la Junta Auxiliar Administrativo2

Directiva.
13 Comunica al proveedor o encargado de cobro que el cheque Auxiliar Administrativo1

está listo.
14 Firma el cheque Proveedores y

comercios
15 Entrega la factura original Proveedores y

comercios
16 Archiva la factura original, la solicitud del cheque y el cheque. Auxiliar Administrativo2
338
ASECOOP
Capítulo V
18 Crea la transferencia en el sistema Optisol Director Administrativo
19 Imprime la hoja de la transferencia Director Administrativo
20 Firma la documentación Director Administrativo
21 Pasa la documentación al Auxiliar Administrativo 2 Director Administrativo
22 Firma la documentación Proveedores y

comercios
23 Recoge la firma de 2 de los 4 autorizados de la Junta Auxiliar Administrativo2

Directiva.
25 Aplican la transferencia. Autorizados
26 Archiva la transferencia con la solicitud de cheque. Y los Auxiliar Administrativo2

comprobantes de pago o facturas originales
Fin
339
ASECOOP
Capítulo V
340
ASECOOP
Capítulo V
341
ASECOOP
Capítulo V
Tabla de contenido
9. Confección de constancias salariales, deudas y ahorros .......................................................... 343

a) Introducción ........................................................................................................................ 343
b) Objetivo ............................................................................................................................... 343
c) Alcance ................................................................................................................................ 343
d) Referencias .......................................................................................................................... 343
e) Definiciones ......................................................................................................................... 343
f) Responsables ....................................................................................................................... 343
342
ASECOOP
Capítulo V
9. Confección de constancias salariales, deudas y ahorros
a) Introducción
Dado a que constantemente los asociados solicitaban constancias de salarios, deudas

y ahorros, fue que se elaboro el procedimiento de confección de constancias
salariales, deudas y ahorros.
b) Objetivo
Confeccionar constancias salariales, deudas y ahorros.
c) Alcance
d) Referencias
Documentos internos
Constancia
Documentos externos
No aplica.
e) Definiciones
Simbología
f) Responsables
Auxiliar Administrativo 1 y Director Administrativo.
343
ASECOOP
Capítulo V
Inicio
1 Revisa en el sistema Optisol, útil, consulta de asociados Auxiliar Administrativo1

estudio la situación actual del asociado, tomando como base
el estado de cuenta.
2 Elaboración de la constancia. Auxiliar Administrativo1
3 Imprime la constancia. Auxiliar Administrativo1
4 Sella la constancia. Auxiliar Administrativo1
5 Traslada la constancia al Director Administrativo. Auxiliar Administrativo1
6 Firma la constancia. Director Administrativo
7 Devuelve la constancia al Auxiliar Administrativo 1 Auxiliar Administrativo1
8 Entrega al asociado. Auxiliar Administrativo1
Fin
344
ASECOOP
Capítulo V
345
ASECOOP
Capítulo V
Tabla de contenidoiii

a) Introducción ........................................................................................................................ 347
b) Objetivo ............................................................................................................................... 347
c) Alcance ................................................................................................................................ 347
d) Referencias .......................................................................................................................... 347
e) Definiciones ......................................................................................................................... 347
f) Responsables ....................................................................................................................... 347
346
ASECOOP
Capítulo V
10. Modificaciones en el sistema para los asociados
a) Introducción
Cada asociado requiere de atención diferente por parte del personal de ASECOOP,
así como de las modificaciones en el sistema.
b) Objetivo
Modificar en el sistema para los asociados.
c) Alcance
d) Referencias
Documentos internos
Documento con la modificación solicitada.
Documentos externos
Solicitud de la modificación.
e) Definiciones
Simbología
f) Responsables
Auxiliar Administrativo 1 y Asociado.
347
ASECOOP
Capítulo V
Inicio
1 Solicitud realizada por teléfono, correo electrónico o Asociado

personalmente.
2 Solicita enviar correo electrónico con la información Auxiliar Administrativo1

correspondiente. Para respaldar la modificación a elaborar.
3 Ingresa al sistema Optisol Auxiliar Administrativo1
4 Realiza la modificación solicitada Auxiliar Administrativo1
5 Imprime el documento. Auxiliar Administrativo1
6 Firma documento. Auxiliar Administrativo1
7 Comunica al asociado que ya fueron efectuados los cambios Auxiliar Administrativo1

solicitados.
8 ¿Debe de firmar la documentación el asociado? Auxiliar Administrativo1
Si: continua paso 9
9 Le indica que debe de pasar a la oficina de ASECOOP a Auxiliar Administrativo1

firmar
10 Firma documento Asociado
11 Le comunica que se presente a la oficina de ASECOOP a Auxiliar Administrativo1

retirar la documentación o se le envía con el mensajero.
12 Archiva la documentación en el ampo de movimientos Auxiliar Administrativo1
Fin
348
ASECOOP
Capítulo V
349
ASECOOP
Capítulo V
Tabla de contenido
11. Ejecución de respaldos ........................................................................................................ 351

a) Introducción ........................................................................................................................ 351
b) Objetivo ............................................................................................................................... 351
c) Alcance ................................................................................................................................ 351
d) Referencias .......................................................................................................................... 351
e) Definiciones ......................................................................................................................... 351
f) Responsables ....................................................................................................................... 351
350
ASECOOP
Capítulo V
11. Ejecución de respaldos
a) Introducción
Todos los días el Auxiliar Administrativo 1, es el responsable de generar una copia de

seguridad del sistema Optisol. Con el fin de respaldar todos los cambios efectuados
diariamente.
b) Objetivo
Ejecutar respaldos.
c) Alcance
d) Referencias
Documentos internos
No aplica.
Documentos externos
No aplica.
e) Definiciones
Simbología
f) Responsables
351
ASECOOP
Capítulo V
Inicio
1 ¿Se encuentran fuera del sistema Optisol, todos los usuarios? Auxiliar Administrativo1
Si: continua paso 3
No: continua paso 2
2 Les solicita que por favor salgan del sistema Optisol para Auxiliar Administrativo1
realizar el respaldo
3 Ingresa al icono de nombre back up Auxiliar Administrativo1
4 Ingresa la información solicitada por el sistema (usuario, Auxiliar Administrativo1

contraseña, servidor y fecha correspondiente).
5 Da clic en respaldar y el sistema genera el respaldo en el Auxiliar Administrativo1

servidor.
6 Sale del sistema Auxiliar Administrativo1
7 Realiza una copia en la computadora que utiliza. Auxiliar Administrativo1
8 Cuando se completa el respaldo de la semana se lo traslada Auxiliar Administrativo1

al Director Administrativo.
9 Realiza la copia en un DVD semanal o quincenal. Director Administrativo
Fin
352
ASECOOP
Capítulo V
353
ASECOOP
Capítulo V
Tabla de contenido
12. Confección de declaración de impuestos de renta.............................................................. 355

a) Introducción ........................................................................................................................ 355
b) Objetivo ............................................................................................................................... 355
c) Alcance ................................................................................................................................ 355
d) Referencias .......................................................................................................................... 355
e) Definiciones ......................................................................................................................... 355
f) Responsables ....................................................................................................................... 355
354
ASECOOP
Capítulo V
12. Confección de declaración de impuestos de renta
a) Introducción
Cada año el Auxiliar Administrativo debe de confeccionar los la declaración de

impuestos de renta.
b) Objetivo
Confeccionar la declaración de impuestos de renta.
c) Alcance
d) Referencias
Documentos internos
Documento en Excel.
Documentos externos
Documentación referente a la declaración de impuestos sobre la renta.
e) Definiciones
Simbología
f) Responsables
Auxiliar Administrativo 1, Presidente de ASECOOP y Director Administrativo.
355
ASECOOP
Capítulo V
Inicio
1 Realiza cálculo de los excedentes en Excel. Auxiliar Administrativo1
2 Genera reporte con los datos obtenidos del cálculo realizado Auxiliar Administrativo1
en Excel.
3 Obtiene los datos requeridos para saber cuánto se debe de Auxiliar Administrativo1
pagar.
4 Completa la declaración de la renta con lo solicitado. Auxiliar Administrativo1
5 Firma la documentación Presidente de

ASECOOP
5 Presenta la información al Ministerio de Hacienda Auxiliar Administrativo1
6 Reciben la documentación sellada de parte del ministerio de Auxiliar Administrativo1

hacienda
7 Archiva el reporte y la copia de la declaración. Director Administrativo
Fin
356
ASECOOP
Capítulo V
357
ASECOOP
Capítulo V
Tabla de contenido
13. Reserva de liquidez .............................................................................................................. 359

a) Introducción ........................................................................................................................ 359
b) Objetivo ............................................................................................................................... 359
c) Alcance ................................................................................................................................ 359
d) Referencias .......................................................................................................................... 359
e) Definiciones ......................................................................................................................... 359
f) Responsables ....................................................................................................................... 359
358
ASECOOP
Capítulo V
13. Reserva de liquidez
a) Introducción
Para facilitar la ejecución de la reserva de liquidez, fue que se elaboro dicho

procedimiento.
b) Objetivo
Realizar la reserva de liquidez.
c) Alcance
d) Referencias
Documentos internos
Documento de Excel y documento que se envía a la SUGEF.
Documentos externos
Información brindada por el Banco Central.
e) Definiciones
Simbología
f) Responsables
Auxiliar Administrativo 1, Contador, Presidente de la Junta Directiva y Director

Administrativo.
359
ASECOOP
Capítulo V
Inicio
1 En un documento de Excel lleva control de la liquidez Auxiliar Administrativo1

mensual
2 Imprime reporte mensual de 5 cuentas (ahorro asociado Auxiliar Administrativo1

ordinario, ahorro asociado extraordinario, aportes
capitalizados y ahorro navideño) generado por el sistema
Optisol en sistema de contabilidad, reportes, reportes de
movimiento.
3 En el sistema Optisol en el apartado de Movimiento de Auxiliar Administrativo1

cuenta general, digita el número de cuenta
4 En el reporte impreso va a salir los movimientos diarios de Auxiliar Administrativo1

dichas cuentas
5 En el documento de Excel coloca el saldo inicial según Auxiliar Administrativo1

corresponda a cada cuenta
6 Con dicho saldo se guía para ir registrando los movimientos Auxiliar Administrativo1
diarios según corresponda.
7 En Excel el documento viene por día según corresponda la Auxiliar Administrativo1

fecha del movimiento y su respectivo monto
8 Debe de sumar o restar las diferentes inversiones que se Auxiliar Administrativo1

realizaron durante el mes
9 El saldo final en Excel le debe de cerrar con el de los Auxiliar Administrativo1

movimientos impresos y el saldo de las inversiones le debe
de cerrar con el saldo de reserva de liquidez mantenida
10 Detallan en un espacio asignado los detalles de los títulos Auxiliar Administrativo1

valores poseídos( número del título, clase, fecha de emisión,
fecha vencimiento y monto)
11 Así que ha completado cada meses, verifica que le cierren Auxiliar Administrativo1
tanto los saldos iníciales como los finales. Del documento de
Excel y el de los documentos impresos.
12 La reserva de liquides mantenida se pide que se tengan en el Auxiliar Administrativo1

Banco Central, lo cual deben de tomar en cuenta a la hora
de aplicar la liquides.
360
ASECOOP
Capítulo V
13 Debe de ser como monto mínimo el 15% de las captaciones Auxiliar Administrativo1
de los ahorros, todo lo que influya en el ahorro del asociado.
14 ¿Se posee toda la información requerida? Auxiliar Administrativo1
No: continua paso15
15 Recolecta la información faltante Auxiliar Administrativo1
16 Se imprime un reporte por mes Auxiliar Administrativo1
17 Firma contador y el presidente de la Junta Directiva Contador
18 Firma presidente de la Junta Directiva Presidente Junta

Directiva
19 Se le entrega al contador público, para que redacte el Auxiliar Administrativo1

informe correspondiente
20 Lo devuelve a ASECOOP Contador
21 El archivo se envía por correo a la SUGEF antes del día 20 Director Administrativo
de cada mes.
Fin
361
ASECOOP
Capítulo V
362
ASECOOP
Capítulo V
363
ASECOOP
Capítulo V
Tabla de contenido

a) Introducción ........................................................................................................................ 365
b) Objetivo ............................................................................................................................... 365
c) Alcance ................................................................................................................................ 365
d) Referencias .......................................................................................................................... 365
e) Definiciones ......................................................................................................................... 365
f) Responsables ....................................................................................................................... 365
364
ASECOOP
Capítulo V
14. Colaborar con los diferentes comités de ASECOOP
a) Introducción
ASECOOP cuenta con varios comités, para la organización de fiestas o partidos de

futbol que beneficie a la misma. Por lo cual les solicita a sus colaboradores que
ayuden en la organización y realización de las mismas.
b) Objetivo
Colaborar con los diferentes comités de ASECOOP.
c) Alcance
d) Referencias
Documentos internos
Control por medio de estadísticas, presupuesto y cronogramas de juegos.
Documentos externos
No aplica.
e) Definiciones
Simbología
f) Responsables
365
ASECOOP
Capítulo V
Inicio
1 Realiza las tareas solicitadas por el comité de actividades Auxiliar Administrativo1

sociales.
2 Lleva estadísticas de cantidad de hijos por socio y edades Auxiliar Administrativo1

correspondientes.
4 Colabora con las envolturas y decoración Auxiliar Administrativo1
5 De acuerdo a la factura proforma realiza el cheque. Auxiliar Administrativo1
6 ¿Lo solicita el comité deportivo? Auxiliar Administrativo1
Si: continua paso 7
No: fin del proceso
7 Ayudar en el presupuesto y coordinación de las compras Auxiliar Administrativo1
9 Organización de campeonatos de futbol. Auxiliar Administrativo1
11 Cronogramas de juegos Auxiliar Administrativo1
12 Ventas. Auxiliar Administrativo1
14 Reuniones de planificación. Auxiliar Administrativo1
Fin
366
ASECOOP
Capítulo V
367
ASECOOP
Capítulo V
c) Descripción de los procedimientos pertenecientes al

A continuación se detallaran los procedimientos del Auxiliar Administrativo 2 fueron

76.
368
ASECOOP
Capítulo V
Tabla de contenido
a) Introducción ........................................................................................................................ 370
b) Objetivo ............................................................................................................................... 370
c) Alcance ................................................................................................................................ 370
d) Referencias .......................................................................................................................... 370
e) Definiciones ......................................................................................................................... 370
f) Responsables ....................................................................................................................... 370
369
ASECOOP
Capítulo V
1. Atención personalizada, por teléfono o correo electrónico al público

en general
a) Introducción
En el procedimiento de atención personalizada, por teléfono o correo electrónico al

público en general, se detallan los pasos a seguir para su ejecución.
b) Objetivo
Atender personal, por teléfono o correo electrónico al público en general.
c) Alcance
Aplica para el Auxiliar Administrativo 2 de ASECOOP.
d) Referencias
Documentos internos
Crédito, cheque o transferencia.
Documentos externos
Solicitud realizada por el asociado.
e) Definiciones
Simbología
f) Responsables
Auxiliar Administrativo 2, Asociado y Director Administrativo.
370
ASECOOP
Capítulo V
Inicio
1 Saluda Auxiliar administrativo2
2 ¿Debe de trasladar la llamada? Auxiliar administrativo2
Si: continua paso 3
No: continua paso 4
3 Traslada la llamada al Director Administrativo o al Auxiliar Auxiliar administrativo2

Administrativo 2
4 Solicita crédito Asociado
5 Brinda la información según lo solicitado por la persona que Asociado

llama, envía correo electrónico o ingresa a la oficina de
ASECOOP.
6 Realiza revisión del estado de cuenta, para saber cuánto Auxiliar administrativo2
dinero posee disponible y de esta forma saber cuánto se le
puede girar.
7 ¿Va a realizar una compra? Auxiliar administrativo2
Si: continua paso 8
No: continua paso 9
8 Le proporciona la información de los diferentes convenios Auxiliar administrativo2

con los que cuenta la asociación
9 Imprime el estado de cuenta Auxiliar administrativo2
10 ¿Posee disponible el asociado? Auxiliar administrativo2
11 Envía documentación a la Junta Directiva para que la Auxiliar administrativo2

estudien
12 Procede a la realización de la solicitud de crédito de acuerdo Auxiliar administrativo2

a lo obtenido en el estudio financiero y solicitado por el
asociado
371
ASECOOP
Capítulo V
13 Se imprime la documentación del crédito. Auxiliar administrativo2
14 Firma el crédito en elaborado Auxiliar administrativo2
15 Traslada la documentación al Director Administrativo Auxiliar administrativo2
16 Revisa la documentación Director administrativo
17 Firma la documentación en revisado por Director administrativo
18 Devuelve la documentación al Auxiliar Administrativo 2 Director administrativo
19 ¿Es transferencia electrónica? Auxiliar administrativo2
20 Le comunica al asociado cuando la transacción electrónica Auxiliar administrativo2

se le ha realizado
21 Se guarda con el número de consecutivo que posee Auxiliar administrativo2

ASECOOP y el número de consecutivo que proporciona el
banco
22 Se archivan mensualmente las transferencias emitidos Auxiliar administrativo2
23 Recoja las firmas de los autorizados Auxiliar administrativo2
24 Si el asociado desea que se le realice por cheque, entonces Auxiliar administrativo2

se le envía por medio de la mensajería interna si posee
oficina se le hace llegar a esta y si no se le indica vía
telefónica donde debe pasar a retirarlo.
25 El cheque se controla por medio del número de consecutivo Auxiliar administrativo2

del mismo.
26 Se archivan mensualmente los cheques emitidos. Auxiliar administrativo2
27 Firma la documentación correspondiente Asociado
Fin
372
ASECOOP
Capítulo V
373
ASECOOP
Capítulo V
374
ASECOOP
Capítulo V
Tabla de contenido
2. Recibos varios........................................................................................................................... 376

a) Introducción ........................................................................................................................ 376
b) Objetivo ............................................................................................................................... 376
c) Alcance ................................................................................................................................ 376
d) Referencias .......................................................................................................................... 376
e) Definiciones ......................................................................................................................... 376
f) Responsables ....................................................................................................................... 376
375
ASECOOP
Capítulo V
2. Recibos varios
a) Introducción
Cuando un asociado desea efectuar un pago.
b) Objetivo
Elaborar recibos varios.
c) Alcance
d) Referencias
Documentos internos
Recibo
Documentos externos
No aplica.
e) Definiciones
Simbología
f) Responsables
376
ASECOOP
Capítulo V
Inicio
1 El asociado se acerca a la oficina de ASECOOP Asociado
2 Ingresa al sistema Optisol al apartado de Bancos y selecciona Auxiliar administrativo2

la opción correspondiente.
3 Confecciona el recibo con los datos solicitados Auxiliar administrativo2
4 Imprime el recibo Auxiliar administrativo2
5 Firma el recibo en recibido conforme Auxiliar administrativo2
6 Sella el recibo Auxiliar administrativo2
7 La copia la entrega al asociado Auxiliar administrativo2
Fin
377
ASECOOP
Capítulo V
378
ASECOOP
Capítulo V
Tabla de contenido
3. Recibos por venta de materiales .............................................................................................. 380

a) Introducción ........................................................................................................................ 380
b) Objetivo ............................................................................................................................... 380
c) Alcance ................................................................................................................................ 380
d) Referencias .......................................................................................................................... 380
e) Definiciones ......................................................................................................................... 380
f) Responsables ....................................................................................................................... 380
379
ASECOOP
Capítulo V
3. Recibos por venta de materiales
a) Introducción
Cuando un asociado, colaborador de COOPELESCA o persona externa a la

institución desea efectuar un pago, por la compra de materiales.
b) Objetivo
Elaborar recibos por la venta de materiales.
c) Alcance
d) Referencias
Documentos internos
Recibo.
Documentos externos
Información de la venta.
e) Definiciones
Simbología
f) Responsables
Auxiliar Administrativo 2 y Secretaria de Ingeniería.
380
ASECOOP
Capítulo V
Inicio
1 Envía la información de las ventas realizadas en el Centro de Secretaria de Ingeniería

Acopio
2 Recibe la información de la venta Auxiliar Administrativo2
3 ¿Pago en efectivo? Auxiliar Administrativo2
Si: continua paso 4
No: continua paso 9
4 Realiza recibo de cancelación por el concepto de venta de Auxiliar Administrativo2

materiales a nombre de la Secretaria de Ingeniería
5 Imprime el recibo Auxiliar Administrativo2
6 Firma el recibo Auxiliar Administrativo2
7 Sella el recibo Auxiliar Administrativo2
8 Archiva en ampo de recibos con su respectivo consecutivo Auxiliar Administrativo2
9 Para efectuar el pago por rebajo de la planilla, ingresa al Auxiliar Administrativo2

sistema de Optisol al apartado de bancos.
10 Selecciona opción que se ajuste al rebajo.
11 Aplica el rebajo correspondiente Auxiliar Administrativo2
Fin
381
ASECOOP
Capítulo V
382
ASECOOP
Capítulo V
383
ASECOOP
Capítulo V
Tabla de contenido
4. Realizar los depósitos de dinero............................................................................................... 385

a) Introducción ........................................................................................................................ 385
b) Objetivo ............................................................................................................................... 385
c) Alcance ................................................................................................................................ 385
d) Referencias .......................................................................................................................... 385
e) Definiciones ......................................................................................................................... 385
f) Responsables ....................................................................................................................... 385
384
ASECOOP
Capítulo V
4. Realizar los depósitos de dinero
a) Introducción
Cada fin de semana o de mes el Auxiliar Administrativo 2, debe de ir al banco a

depositar el dinero en efectivo que llaga a la oficina de ASECOOP.
b) Objetivo
Realizar los depósitos de dinero
c) Alcance
d) Referencias
Documentos internos
Recibo generado por el sistema.
Documentos externos
Recibo entregado por el cajero del banco.
e) Definiciones
Simbología
f) Responsables
385
ASECOOP
Capítulo V
Inicio
1 ¿Poseen en la Oficina de ASECOOP en efectivo un monto Auxiliar Administrativo2

igual o mayor a ¢50 000?
Si: continua paso 4
No: continua paso 2
2 ¿Es fin de semana? Auxiliar Administrativo2
Si; continua paso 4
No: continua paso 3
3 ¿Es fin de mes? Auxiliar Administrativo2
Si: continua paso 4
No: fin del proceso
4 Ingresa al sistema de Optisol al apartado de Bancos Auxiliar Administrativo2
5 Selecciona el apartado de recibos en Depósitos de Recibos Auxiliar Administrativo2
6 Verifica la cantidad de efectivo que indica el sistema Optisol Auxiliar Administrativo2
7 Cuenta el dinero en efectivo y los cheques para ver si el Auxiliar Administrativo2

monto coincide con el monto mostrado por el sistema.
8 ¿Coinciden los montos? Auxiliar Administrativo2
No: continua paso 9
9 Debe de buscar el porqué de la diferencia Auxiliar Administrativo2
10 Las monedas existentes las debe clasificar por su Auxiliar Administrativo2

denominación y colocarla en bolsas
11 Con el respectivo sello se procede a sellar los cheques Auxiliar Administrativo2

encontrados
12 Ingresa los datos de acuerdo a lo encontrado en el sistema, Auxiliar Administrativo2

según corresponda en el depósito de impresos del Banco de
Costa Rica.
386
ASECOOP
Capítulo V
13 Firma el depósito de impresos Auxiliar Administrativo2
14 Va al banco y realiza el respectivo deposito Auxiliar Administrativo2
15 Verifica que el comprobante del depósito se encuentre Auxiliar Administrativo2

sellado por quien recibe y efectúa el depósito.
16 Entrega el comprobante del depósito al Auxiliar Auxiliar Administrativo2

Administrativo1
Fin
387
ASECOOP
Capítulo V
388
ASECOOP
Capítulo V
389
ASECOOP
Capítulo V
Tabla de contenido
5. Archivo de documentos; solicitudes de créditos ...................................................................... 391

a) Introducción ........................................................................................................................ 391
b) Objetivo ............................................................................................................................... 391
c) Alcance ................................................................................................................................ 391
d) Referencias .......................................................................................................................... 391
e) Definiciones ......................................................................................................................... 391
f) Responsables ....................................................................................................................... 391
390
ASECOOP
Capítulo V
5. Archivo de documentos; solicitudes de créditos
a) Introducción
Toda la documentación que se genera referente a las solicitudes de crédito, debe ser
archiva, como respaldo de que efectivamente el tramite fue realizado.
b) Objetivo
Archivar los documentos; solicitudes de créditos.
c) Alcance
d) Referencias
Documentos internos
Documentación referente a los créditos y lista de Excel.
Documentos externos
No aplica.
e) Definiciones
Simbología
f) Responsables
Auxiliar Administrativo 2 y Auxiliar Administrativo 1.
391
ASECOOP
Capítulo V
Inicio
1 Traslada la información al Auxiliar Administrativo2. Listado de Auxiliar Administrativo1

créditos aprobados en la Sesión de Junta Directiva
2 Las solicitudes de crédito las guardan en el archivador Auxiliar Administrativo2
3 Busca en el acta aprobada por la Junta Directiva cual fue el Auxiliar Administrativo2
primero de los créditos según su número de consecutivo
4 Busca uno a uno de los créditos según el orden de Auxiliar Administrativo2

consecutivo que se muestra en la lista de Excel.
5 Ordena las solicitudes de crédito según el consecutivo del Auxiliar Administrativo2

crédito.
6 ¿Falta alguna solicitud de crédito? Auxiliar Administrativo2
Si: continua paso 7
No: continua paso 9
7 ¿Está la solicitud de crédito faltante en el archivador? Auxiliar Administrativo2
Si: continua paso 9
No: continua paso 8
8 Debe de buscarla, esta dar con ella. Auxiliar Administrativo2
9 Compara el consecutivo del crédito con el número de Auxiliar Administrativo2

consecutivo que aparece en el acta que se aprobó dicho
crédito
10 Archiva en el ampo correspondiente. Solamente se archivan Auxiliar Administrativo2

los créditos personales, rápidos, salud y educación,
hipotecarios y especiales.
Fin
392
ASECOOP
Capítulo V
393
ASECOOP
Capítulo V
Tabla de contenido
6. Archivo de documentos; hipotecas .......................................................................................... 395

a) Introducción ........................................................................................................................ 395
b) Objetivo ............................................................................................................................... 395
c) Alcance ................................................................................................................................ 395
d) Referencias .......................................................................................................................... 395
e) Definiciones ......................................................................................................................... 395
f) Responsables ....................................................................................................................... 395
394
ASECOOP
Capítulo V
6. Archivo de documentos; hipote cas
a) Introducción
Toda la documentación que se genera referente a las hipotecas, debe ser archiva,
como respaldo de que efectivamente el tramite fue realizado.
b) Objetivo
Archivar los documentos; hipotecas.
c) Alcance
d) Referencias
Documentos internos
La documentación referente a la hipoteca.
Documentos externos
Constancia de salario brinda por COOPELESCA.
e) Definiciones
Simbología
f) Responsables
Auxiliar Administrativo 2, Director Administrativo o Auxiliar Administrativo 1.
395
ASECOOP
Capítulo V
Inicio
1 Director Administrativo y/o Auxiliar Administrativo1 traslada la Director Administrativo

información y/o Auxiliar
Administrativo1
2 Busca las hojas con las contraportadas respectivas para Auxiliar administrativo2
dividir la documentación
3 Verifica que posea la hoja de los requisitos Auxiliar administrativo2
4 Verifica la constancia de salario por parte de COOPELESCA Auxiliar administrativo2
5 Original y copia de la boleta de pago Auxiliar administrativo2
6 Fotocopia de la ultima orden patronal Auxiliar administrativo2
7 Copia del plano catastrado. Únicamente si es propiedad la Auxiliar administrativo2

que se hipoteca
8 Fotocopias de la cedula de los solicitantes Auxiliar administrativo2
9 ¿Es Hipoteca? Auxiliar administrativo2
No: continua paso
10 Estudio de la propiedad Auxiliar administrativo2
11 Solicitud del crédito hipotecario Auxiliar administrativo2
12 Grapa portada solicitud y requisitos de crédito con la Auxiliar administrativo2

documentación anterior
13 El avaluó ya viene realizado por parte del perito, chequea el Auxiliar administrativo2
registro de propiedad, la tarjeta de circulación y el avaluó
firmado por el, trae fotografías del vehículo. En caso de que
sea lo que se hipoteca
14 Lo grapa con la portada avaluó de la propiedad Auxiliar administrativo2
15 Formalización de crédito, verifica que posea todos los Auxiliar administrativo2

movimientos realizados como lo son los estados de cuenta,
ya debe de venir ordenado.
396
ASECOOP
Capítulo V
16 Lo grapa con la portada formalización del crédito. Auxiliar administrativo2
17 En el control de desembolsos debe venir un documento Auxiliar administrativo2

impreso donde se indican los desembolsos (transferencia o el
medio por donde salió el dinero), cheques girados. Las
facturas y la solicitud de cheque.
18 Los cheque girados y las facturas, les saca copia a los cuales Auxiliar administrativo2
les saca copia.
19 Se grapa con una portada que dice control de desembolsos Auxiliar administrativo2
20 Ordena la documentación de atrás hacia adelante en el Auxiliar administrativo2

siguiente orden: solicitud de requisitos, avaluó de la
propiedad, formalización del crédito y control de los
desembolsos realizados (cheque o transferencia según
corresponda)
21 Saca copia del cheque o transferencia y de las facturas Auxiliar administrativo2

adjuntas
22 Perfora toda la documentación y lo coloca en un folder con Auxiliar administrativo2

prensa
23 Coloca el nombre del solicitante en la cejilla del folder Auxiliar administrativo2
24 Los archiva Auxiliar administrativo2
Archivo
397
ASECOOP
Capítulo V
398
ASECOOP
Capítulo V
399
ASECOOP
Capítulo V
Tabla de contenido
7. Archivo de documentos; cheques y transferencias .................................................................. 401

a) Introducción ........................................................................................................................ 401
b) Objetivo ............................................................................................................................... 401
c) Alcance ................................................................................................................................ 401
d) Referencias .......................................................................................................................... 401
e) Definiciones ......................................................................................................................... 401
f) Responsables ....................................................................................................................... 401
400
ASECOOP
Capítulo V
7. Archivo de documentos; cheques y transferencias
a) Introducción
Toda la documentación que se genera referente a los cheques y transferencias, debe

ser archiva, como respaldo de que efectivamente el tramite fue realizado.
b) Objetivo
Archivar los documentos; cheques y transferencias.
c) Alcance
d) Referencias
Documentos internos
Listado de los cheques girados y de las transferencias aplicadas.
Documentos externos
No aplica.
e) Definiciones
Simbología
f) Responsables
401
ASECOOP
Capítulo V
Inicio
1 Auxiliar Administrativo1 traslada la información de los cheque Auxiliar Administrativo1

ya fueron retirados
2 Guarda la información en un archivador Auxiliar Administrativo2
3 A fin de mes los archiva en un ampo según el mes al que Auxiliar Administrativo2
correspondan. Después del último día inicia a archivar los
cheques que posean la solicitud de cheque firmada.
4 Separa la documentación del cheque de las solicitudes de Auxiliar Administrativo2

crédito y las ordena en un folder.
5 Los ordena por el consecutivo de manera ascendente según Auxiliar Administrativo2

la última impresión realizada.
6 ¿Posee los documentos respectivos adjuntos? Auxiliar Administrativo2
Si: continua paso 7
No: continua paso 8
7 Busca la documentación faltante Auxiliar Administrativo2
8 Verifica la existencia de la solicitud de cheque Auxiliar Administrativo2
9 Coloca el sello con la leyenda “Pagado cheque N° y Fecha:” Auxiliar Administrativo2

que fue en la que se efectuó el pago
10 ¿La solicitud de cheque posee las firmas respectivas por Auxiliar Administrativo2
parte de la Junta Directiva?
11 Debe de ir a buscar las firmas de los miembros de la Junta Auxiliar Administrativo2

Directiva
12 Dobla la documentación adjunta para que quede todo de un Auxiliar Administrativo2

solo tamaño (ampo pequeño).
13 Coloca la documentación en el ampo respectivo Auxiliar Administrativo2
14 Busca el ampo de las transferencias del mes correspondiente Auxiliar Administrativo2
402
ASECOOP
Capítulo V
al que se va a archivar
15 Busca la lista de las transferencias efectuadas durante el mes Auxiliar Administrativo2

a archivar
16 Busca la primera de las transferencias en el la lista que se Auxiliar Administrativo2

encuentren en el ampo para verificar que todas se encuentre,
ya que el auxiliar administrativo 1 es quien las coloca en el
ampo
17 Verifica el número de transferencia con el nombre de la (as) Auxiliar Administrativo2

personas y el monto con que aparecen en el listado.
18 ¿Falta alguna de las transferencias? Auxiliar Administrativo2
No: fin del proceso
19 Busca la transferencia faltante Auxiliar Administrativo2
Fin
403
ASECOOP
Capítulo V
404
ASECOOP
Capítulo V
405
ASECOOP
Capítulo V
Tabla de contenido
8. Archivo de documentos; notas................................................................................................. 407

a) Introducción ........................................................................................................................ 407
b) Objetivo ............................................................................................................................... 407
c) Alcance ................................................................................................................................ 407
d) Referencias .......................................................................................................................... 407
e) Definiciones ......................................................................................................................... 407
f) Responsables ....................................................................................................................... 407
406
ASECOOP
Capítulo V
8. Archivo de documentos; notas
a) Introducción
Toda la documentación que se genera referente a las notas, debe ser archiva, como
respaldo de que efectivamente el tramite fue realizado.
b) Objetivos
Archivar los documentos; notas.
c) Alcance
d) Referencias
Documentos internos
Las notas.
Documentos externos
No aplica.
e) Definiciones
Simbología
f) Responsables
407
ASECOOP
Capítulo V
Inicio
1 Envía las notas al Auxiliar Administrativo 2 Director Administrativo
2 Las archiva en el ampo respectivo Auxiliar Administrativo2
Fin
408
ASECOOP
Capítulo V
409
ASECOOP
Capítulo V
Tabla de contenido
9. Archivo de documentos; liquidaciones de deudas ................................................................... 411

a) Introducción ........................................................................................................................ 411
b) Objetivo ............................................................................................................................... 411
c) Alcance ................................................................................................................................ 411
d) Referencias .......................................................................................................................... 411
e) Definiciones ......................................................................................................................... 411
f) Responsables ....................................................................................................................... 411
410
ASECOOP
Capítulo V
9. Archivo de documentos; liquidaciones de deudas
a) Introducción
Toda la documentación que se genera referente a las liquidaciones de deudas, debe

ser archiva, como respaldo de que efectivamente el tramite fue realizado.
b) Objetivo
Archivar los documentos; liquidaciones de deudas.
c) Alcance
d) Referencias
Documentos internos
Estado de cuenta del liquidado y documentación referente a los créditos.
Documentos externos
Carta solicitando la cancelación.
e) Definiciones
Simbología
f) Responsables
411
ASECOOP
Capítulo V
Inicio
1 Envían la documentación respectiva (carta del solicitante Director Administrativo

donde autoriza los rebajos correspondientes por parte de y/o Auxiliar
ASECCOP, estado de cuenta, informe de movimiento de Administrativo1
préstamo)
2 Ingresa al sistema de Optisol Auxiliar Administrativo2
3 Imprime el estado de cuenta de la persona que solicito la Auxiliar Administrativo2

liquidación
4 Ingresa a sistema de crédito Auxiliar Administrativo2
5 Selecciona la opción de mantenimiento préstamos Auxiliar Administrativo2
6 Busca al solicitante Auxiliar Administrativo2
7 Registra los movimiento de prestamos Auxiliar Administrativo2
8 Selecciona la opción abonar préstamo con ahorro Auxiliar Administrativo2
9 Selecciona la opción de cancelación de préstamo Auxiliar Administrativo2
10 Sistema muestra el monto a ser cancelado Auxiliar Administrativo2
11 Dentro de la cejilla de información adicional seleccionar Auxiliar Administrativo2

abono con ahorros
12 Selecciona por cual aporte lo desea realizar Auxiliar Administrativo2
13 Agregar en el apartado de observaciones: aprobado en la Auxiliar Administrativo2

Junta (número) y la fecha en que se aprobó
14 Imprime el movimiento Auxiliar Administrativo2
15 Salva dicho movimiento en el sistema Optisol Auxiliar Administrativo2
16 El sistema Optisol realiza la cancelación Auxiliar Administrativo2
17 Se imprime nuevamente el estado de cuenta Auxiliar Administrativo2
18 Adjunta la liquidación Auxiliar Administrativo2
19 Firma Auxiliar Administrativo2
412
ASECOOP
Capítulo V
20 Traslada la documentación al Director Administrativo para Auxiliar Administrativo2

que lo revise
21 ¿Desea el asociado una copia? Auxiliar Administrativo2
No: fin del proceso
22 Le entrega copia de la documentación al asociado Auxiliar Administrativo2
Fin
413
ASECOOP
Capítulo V
414
ASECOOP
Capítulo V
415
ASECOOP
Capítulo V
Tabla de contenido
10. Archivo de documentos; liquidaciones cuando un asociado se retira de la asociación o

cuando se va de la empresa ............................................................................................................... 417
a) Introducción ........................................................................................................................ 417
b) Objetivo ............................................................................................................................... 417
c) Alcance ................................................................................................................................ 417
d) Referencias .......................................................................................................................... 417
e) Definiciones ......................................................................................................................... 417
f) Responsables ....................................................................................................................... 417
416
ASECOOP
Capítulo V
10. Archivo de documentos; liquidaciones cuando un asociado se retira

de la asociación o cuando se va de la empresa
a) Introducción
Toda la documentación que se genera referente a las liquidaciones cuando un

asociado se retira de la asociación o cuando se va de la empresa, debe ser archiva,
como respaldo de que efectivamente el trámite fue realizado.
b) Objetivo
Archivar los documentos; liquidaciones cuando un asociado se retira de la asociación

o cuando se va de la empresa.
c) Alcance
d) Referencias
Documentos internos
Estado de cuenta del asociado, estudio de liquidación y cheque.
Documentos externos
No aplica.
e) Definiciones
Simbología
f) Responsables
Auxiliar Administrativo 2, Director Administrativo, Auxiliar Administrativo 1 y Asociado.
417
ASECOOP
Capítulo V
Inicio
1 Ingresa al sistema de Optisol, Consulta de asociado Auxiliar Administrativo2
2 Imprime estado de cuenta del asociado que se adjunta a la Auxiliar Administrativo2

documentación
3 Ingresa al sistema de asociados Auxiliar Administrativo2
4 Realiza estudio de liquidación. Auxiliar Administrativo2
5 Indica si el asociado continua o se retira de la empresa. Auxiliar Administrativo2
6 Ingresa al apartado de Detalle de liquidación y se le retiene el Auxiliar Administrativo2

5% de los excedentes
7 Agregar en el apartado de observaciones: aprobado en la Auxiliar Administrativo2

Junta (número) y la fecha en que se aprobó
8 Se imprime el estudio Auxiliar Administrativo2
9 Firma en elaborado Auxiliar Administrativo2
10 Traslada la documentación al Director Administrativo. Auxiliar Administrativo2
11 Firma y autoriza el tramite Director Administrativo
12 Una vez dada la autorización, se procede a realizar la Auxiliar Administrativo2

liquidación
13 Imprime la documentación respectiva Auxiliar Administrativo2
14 Realiza la liquidación, basándose en el estudio realizado Auxiliar Administrativo2
15 Guarda la información en el sistema, el cual automáticamente Auxiliar Administrativo2

genera el cheque.
16 Imprime el cheque Auxiliar Administrativo1
17 Liquidado firma la documentación Asociado
18 Archiva todos los documentos Auxiliar Administrativo2
Fin
418
ASECOOP
Capítulo V
419
ASECOOP
Capítulo V
Tabla de contenido
11. Aplicación de deducciones .................................................................................................. 421

a) Introducción ........................................................................................................................ 421
b) Objetivo ............................................................................................................................... 421
c) Alcance ................................................................................................................................ 421
d) Referencias .......................................................................................................................... 421
e) Definiciones ......................................................................................................................... 421
f) Responsables ....................................................................................................................... 421
420
ASECOOP
Capítulo V
11. Aplicación de deducciones
a) Introducción
En algunas ocasiones cuando un asociado solicita un crédito, pide que se le rebaje de

la planilla. Por lo cual se dio creo el procedimiento llamado aplicación de deducciones.
b) Objetivo
Aplicar deducciones.
c) Alcance
d) Referencias
Documentos internos
Control en documento de Excel.
Documentos externos
No aplica.
e) Definiciones
Simbología
f) Responsables
421
ASECOOP
Capítulo V
Inicio
1 Traslada las deducciones correspondientes Director Administrativo

y/o Auxiliar
Administrativo1
2 En un documento de Excel crea un control con los nombres Auxiliar Administrativo2

de las personas y el monto correspondiente a cancelar.
Cuando se trata del comité de deportes.
3 Ingresa al sistema Optisol Auxiliar Administrativo2
4 Digita la deducción
5 ¿Es por venta de materiales la deducción? Auxiliar Administrativo2
Si: continua paso 6
No: continua paso 7
6 Indica en las observaciones que la deducción es por venta de Auxiliar Administrativo2

materiales
7 Guarda la información en el sistema Optisol Auxiliar Administrativo2
Fin
422
ASECOOP
Capítulo V
423
ASECOOP
Capítulo V
Tabla de contenido
12. Ingreso de asociados ........................................................................................................... 425

a) Introducción ........................................................................................................................ 425
b) Objetivo ............................................................................................................................... 425
c) Alcance ................................................................................................................................ 425
d) Referencias .......................................................................................................................... 425
e) Definiciones ......................................................................................................................... 425
f) Responsables ....................................................................................................................... 425
424
ASECOOP
Capítulo V
12. Ingreso de asociados
a) Introducción
En el procedimiento llamado ingreso de asociados se detalla paso a paso, como se

debe efectuar el registro de un nuevo asociado.
b) Objetivo
Ingresar asociados.
c) Alcance
d) Referencias
Documentos internos
No aplica.
Documentos externos
No aplica.
e) Definiciones
Simbología
f) Responsables
Auxiliar Administrativo 2 y Director Administrativo
425
ASECOOP
Capítulo V
Inicio
1 La nueva afiliación se aprueba en la Junta Directiva y el Director Administrativo

Director Administrador traslada la información
2 Ingresa al sistema Optisol, al apartado de asociados Auxiliar Administrativo2
3 Selecciona el apartado de mantenimiento Auxiliar Administrativo2
4 Selecciona al cualquiera de los afiliados. Auxiliar Administrativo2
5 Selecciona en el apartado de asociados el botón que indica

nuevo para realizar el nuevo asociado.
6 Ingresa los datos solicitados en cuanto a la información Auxiliar Administrativo2

personal
7 Dentro del sistema existen subdivisiones especiales, a las Auxiliar Administrativo2

cuales se les ingresa la información requerida
8 ¿Requiere modificación de la información laboral? Auxiliar Administrativo2
Si: continua paso 9
9 Realiza las modificaciones requeridas Auxiliar Administrativo2
10 ¿Requiere información sobre la planilla y bancos? Auxiliar Administrativo2
11 Digita los datos requeridos Auxiliar Administrativo2
12 ¿Es reingreso del asociado? Auxiliar Administrativo2
12 Modifica el estado del asociado con respecto a la asociación Auxiliar Administrativo2

y actualiza los datos,
Fin
426
ASECOOP
Capítulo V
427
ASECOOP
Capítulo V
428
ASECOOP
Capítulo V
Tabla de contenido

a) Introducción ........................................................................................................................ 430
b) Objetivo ............................................................................................................................... 430
c) Alcance ................................................................................................................................ 430
d) Referencias .......................................................................................................................... 430
e) Definiciones ......................................................................................................................... 430
f) Responsables ....................................................................................................................... 430
429
ASECOOP
Capítulo V
13. Modificaciones en el sistema para los asociados
a) Introducción
Cada asociado solicita modificaciones según sus necesidades, por lo que en el

procedimiento de modificaciones en el sistema para los asociados, se detalla paso a
paso como se podría llevar a cabo los cambios.
b) Objetivo
Modificar en el sistema para los asociados.
c) Alcance
d) Referencias
Documentos internos
No aplica.
Documentos externos
No aplica.
e) Definiciones
Simbología
f) Responsables
430
ASECOOP
Capítulo V
Inicio
1 Ingresa al sistema Capital Auxiliar Administrativo2
2 Selecciona el apartado según corresponda a lo solicitado por Auxiliar Administrativo2

el asociado
3 Se le realiza la modificación solicitada en el sistema Optisol Auxiliar Administrativo2
5 Se archiva en el sistema Optisol Auxiliar Administrativo2
Fin
431
ASECOOP
Capítulo V
432
ASECOOP
Capítulo V
Tabla de contenido
14. Cotizar diferentes artículos para la oficina o acuerdos de Junta Directiva .......................... 434
a) Introducción ........................................................................................................................ 434
b) Objetivo ............................................................................................................................... 434
c) Alcance ................................................................................................................................ 434
d) Referencias .......................................................................................................................... 434
e) Definiciones ......................................................................................................................... 434
f) Responsables ....................................................................................................................... 434
433
ASECOOP
Capítulo V
14. Cotizar diferentes artículos para la oficina o acuerdos de Junta

Directiva
a) Introducción
Algunos de los artículos que compra ASECOOP, requieren de cotización por lo cual se
creó el procedimiento llamado cotizar diferentes artículos para la oficina o acuerdos de
Junta Directiva.
b) Objetivo
Cotizar diferentes artículos para la oficina o acuerdos de Junta Directiva.
c) Alcance
d) Referencias
Documentos internos
No aplica.
Documentos externos
Cotizaciones de los comercios.
e) Definiciones
Simbología
f) Responsables
Auxiliar Administrativo 2, Director Administrativo, Junta Directiva y ASECOOP.
434
ASECOOP
Capítulo V
Inicio
1 Visita varios locales comerciales donde le puedan brindar la Auxiliar Administrativo2

información necesaria
2 Solicitar cotizaciones en diferentes locales comerciales Auxiliar Administrativo2
3 Entrega la información recopilada al Director Administrativo Auxiliar Administrativo2
4 Entrega la información a la Junta Directiva. Director Administrativo
5 Selecciona la mejor opción Junta Directiva
6 Confirma la compra con el establecimiento comercial Auxiliar Administrativo2

seleccionado
7 Cancela la compra ASECOOP
Fin
435
ASECOOP
Capítulo V
436
ASECOOP
Capítulo V
Tabla de contenido
15. Pago a proveedores (Mutual Alajuela, Asociación Deportiva San Carlos, casas comerciales,
Municipalidad San Carlos, Escuela Social Juan XXIII)......................................................................... 438
a) Introducción ........................................................................................................................ 438
b) Objetivo ............................................................................................................................... 438
c) Alcance ................................................................................................................................ 438
d) Referencias .......................................................................................................................... 438
e) Definiciones ......................................................................................................................... 438
f) Responsables ....................................................................................................................... 438
437
ASECOOP
Capítulo V
15. Pago a proveedores (Mutual Alajuela, Asociación Deportiva San

Carlos, casas comerciales, Municipalidad San Carlos, Escuela Social
Juan XXIII)
a) Introducción
ASECOOP cuenta con varios proveedores a quienes debe de girar el pago

correspondiente
b) Objetivo
Pagar a proveedores (Mutual Alajuela, Asociación Deportiva San Carlos, casas

comerciales, Municipalidad de San Carlos, Escuela Social Juan XXIII)
c) Alcance
d) Referencias
Documentos internos
Cheque.
Documentos externos
Recibo de cancelación entregado por el proveedor.
e) Definiciones
Simbología
f) Responsables
438
ASECOOP
Capítulo V
Inicio
1 Entrega la información (cheque) Auxiliar Administrativo1
2 Va al local comercial y cancela la cuenta pendiente por medio Auxiliar Administrativo2

del cheque
3 Retira el recibo correspondiente Auxiliar Administrativo2
4 Entrega el recibo al Auxiliar Administrativo1 Auxiliar Administrativo2
5 Ingresa la información al sistema de Optisol Auxiliar Administrativo2
6 Devuelve la documentación al Auxiliar Administrativo 1 Auxiliar Administrativo2
7 Archiva la documentación Auxiliar Administrativo2
Fin
439
ASECOOP
Capítulo V
440
ASECOOP
Capítulo V
Tabla de contenido
16. Pago planilla CCSS................................................................................................................ 442

a) Introducción ........................................................................................................................ 442
b) Objetivo ............................................................................................................................... 442
c) Alcance ................................................................................................................................ 442
d) Referencias .......................................................................................................................... 442
e) Definiciones ......................................................................................................................... 442
f) Responsables ....................................................................................................................... 442
441
ASECOOP
Capítulo V
16. Pago planilla CCSS
a) Introducción
En el procedimiento de pago planilla CCSS, se detallan los pasos a seguir.
b) Objetivo
Pagar planilla CCSS.
c) Alcance
d) Referencias
Documentos internos
Cheque.
Documentos externos
Recibo que indica la cancelación correspondiente.
e) Definiciones
Simbología
f) Responsables
442
ASECOOP
Capítulo V
Inicio
2 Entrega el cheque correspondiente Auxiliar Administrativo1
3 Se dirige al banco y cancela el monto correspondiente Auxiliar Administrativo2
4 Retira el recibo correspondiente Auxiliar Administrativo2
5 Entrega el recibo al Auxiliar Administrativo1 Auxiliar Administrativo2
Fin
443
ASECOOP
Capítulo V
444
ASECOOP
Capítulo V
Tabla de contenido
17. Impresión de boletas de pago y adjuntar cualquier documentación .................................. 446

a) Introducción ........................................................................................................................ 446
b) Objetivo ............................................................................................................................... 446
c) Alcance ................................................................................................................................ 446
d) Referencias .......................................................................................................................... 446
e) Definiciones ......................................................................................................................... 446
f) Responsables ....................................................................................................................... 446
445
ASECOOP
Capítulo V
17. Impresión de boletas de pago y adjuntar cualquier documentación
a) Introducción
El Auxiliar Administrativo 2, se encuentra encargado de imprimir las boletas de pago y

en caso de ser necesario adjuntarle cualquier otra documentación que se considere
sea necesaria.
b) Objetivo
Imprimir boletas de pago y adjuntar cualquier documentación.
c) Alcance
d) Referencias
Documentos internos
Boletas de pago.
Documentos externos
No aplica.
e) Definiciones
Simbología
f) Responsables
446
ASECOOP
Capítulo V
Inicio
1 Imprime las boletas de pago Auxiliar Administrativo1
2 Traslada las boletas de pago al Auxiliar Administrativo 2 Auxiliar Administrativo1
3 Ordena las boletas de pago alfabéticamente Auxiliar Administrativo2
4 Las envía al departamento de Recursos Humanos de Auxiliar Administrativo2

COOPELESCA
Fin
447
ASECOOP
Capítulo V
448
ASECOOP
Capítulo V
Tabla de contenido

a) Introducción ........................................................................................................................ 450
b) Objetivo ............................................................................................................................... 450
c) Alcance ................................................................................................................................ 450
d) Referencias .......................................................................................................................... 450
e) Definiciones ......................................................................................................................... 450
f) Responsables ....................................................................................................................... 450
449
ASECOOP
Capítulo V
18. Colaborar con los diferentes comités de ASECOOP
a) Introducción
ASECOOP cuenta con varios comités, para organizar fiestas y actividades que
beneficien a sus asociados.
b) Objetivo
c) Alcance
d) Referencias
Documentos internos
Correos información según la actividad.
Documentos externos
No aplica.
e) Definiciones
Simbología
f) Responsables
Auxiliar administrativo 2.
450
ASECOOP
Capítulo V
Inicio
1 Atender a los visitantes de la actividad Auxiliar Administrativo2
2 Realizar las compras correspondientes Auxiliar Administrativo2
3 Prepara correos para informar a todos los colaboradores de Auxiliar Administrativo2

COOPELESCA, almacén y canal.
5 Colaborar con todas aquellas funciones que permita el Auxiliar Administrativo2

desarrollo de la actividad.
Fin
451
ASECOOP
Capítulo V
452
ASECOOP
Capítulo V
Tabla de contenido
19. Enviar correos de alquiler, comités y acuerdos ................................................................... 454

a) Introducción ........................................................................................................................ 454
b) Objetivo ............................................................................................................................... 454
c) Alcance ................................................................................................................................ 454
d) Referencias .......................................................................................................................... 454
e) Definiciones ......................................................................................................................... 454
f) Responsables ....................................................................................................................... 454
453
ASECOOP
Capítulo V
19. Enviar correos de alquiler, comités y acuerdos
a) Introducción
Cuando se toma alguna decisión o se planea alguna actividad o se presenta un

alquiler el Auxiliar Administrativo 2, es quien lo envía a los demás colaboradores de
COOPELESCA.
b) Objetivo
Enviar correos de alquiler, comités y acuerdos.
c) Alcance
d) Referencias
Documentos internos
Correo informativo.
Documentos externos
No aplica.
e) Definiciones
Simbología
f) Responsables
454
ASECOOP
Capítulo V
Inicio
1 Informa que debe de realizarse un correo y a que tema debe Director Administrativo
de referirse
2 Elabora correo con la información respectiva a las fechas de Auxiliar Administrativo2

reservación del centro recreativo, actividades especiales
como viajes o partidos y acuerdos tomados por la Junta
Directiva
3 Lo envía al Director Administrativo y Auxiliar Administrativo 1, Auxiliar Administrativo2

para que lo vean y corrijan en caso de que lo amerite.
4 ¿El correo amerita correcciones? Auxiliar Administrativo2
Si: continua paso 5
No: continua paso 6
5 Realiza las correcciones indicadas Auxiliar Administrativo2
6 Lo envía a la Unidad de Relaciones Corporativas para que Auxiliar Administrativo2

estas los reenvíen al resto del personal.
Fin
455
ASECOOP
Capítulo V
456
ASECOOP
Capítulo V
Tabla de contenido
20. Póliza hipotecaria ................................................................................................................ 458

a) Introducción ........................................................................................................................ 458
b) Objetivo ............................................................................................................................... 458
c) Alcance ................................................................................................................................ 458
d) Referencias .......................................................................................................................... 458
e) Definiciones ......................................................................................................................... 458
f) Responsables ....................................................................................................................... 458
457
ASECOOP
Capítulo V
20. Póliza hipotecaria
a) Introducción
En el procedimiento de póliza hipotecaria se detallan los pasos a seguir, para llevarlo a

cabo.
b) Objetivo
Confeccionar la póliza hipotecaria.
c) Alcance
d) Referencias
Documentos internos
Listado con los nombres de quienes poseen póliza hipotecaria.
Documentos externos
Reporte proporcionado por el INS.
e) Definiciones
Simbología
f) Responsables
Auxiliar Administrativo 2 y Director Administrativo
458
ASECOOP
Capítulo V
Inicio
1 Solicita a la oficina de seguros un reporte de los montos Director Administrativo

asegurados en el INS
2 Envía reporte de los montos asegurados Auxiliar Administrativo2
3 Verifica de ese listado quienes poseen créditos hipotecarios o Auxiliar Administrativo2

especiales para realizar la exclusión
4 Hace inclusión de los nuevos ingresos de los créditos Auxiliar Administrativo2
5 Envía listado a la oficina de seguros Auxiliar Administrativo2
6 Emite el monto anual a cobrar Auxiliar Administrativo2
7 Efectúa la cancelación correspondiente Auxiliar Administrativo2
8 Aplica el rebajo bisemanal a los asociados Auxiliar Administrativo2
10 Lleva control en Excel Auxiliar Administrativo2
11 Incluye en el sistema Optisol la deducción de pólizas de Auxiliar Administrativo2

saldos, por medio del número de rebajo (que identifica a cada
asegurado).
12 Se archiva el documento dentro del sistema Optisol, y la lista Auxiliar Administrativo2

enviada por el INS.
Fin
459
ASECOOP
Capítulo V
460
ASECOOP
Capítulo V
Tabla de contenido
21. Recibos de póliza de vida o de saldos .................................................................................. 462

a) Introducción ........................................................................................................................ 462
b) Objetivo ............................................................................................................................... 462
c) Alcance ................................................................................................................................ 462
d) Referencias .......................................................................................................................... 462
e) Definiciones ......................................................................................................................... 462
f) Responsables ....................................................................................................................... 462
461
ASECOOP
Capítulo V
21. Recibos de póliza de vida o de saldos
a) Introducción
Elabora recibo con nombre del colaborador que posee la póliza de vida o de saldos.
b) Objetivo
Confeccionar recibos de póliza de vida o de saldos.
c) Alcance
d) Referencias
Documentos internos
Listado con los nombres de quienes posee póliza de vida o saldos.
Documentos externos
Envía documento con el cobro de la póliza de vida o saldos.
e) Definiciones
Simbología
f) Responsables
Auxiliar Administrativo 2 y Responsable del INS.
462
ASECOOP
Capítulo V
Inicio
1 ¿Asociado solicita un crédito con fiador? Auxiliar Administrativo 2
Si: continúe paso 2.
No fin de proceso.
2 Realiza base de datos con la información de créditos y Auxiliar Administrativo 2

ahorros del deudor.
3 Se envía la información de la base de datos al INS. Auxiliar Administrativo 2
4 Elabora la póliza de vida o saldos. Responsable del INS
5 Devuelve a ASECOOP un listado con los datos de los Responsable del INS
asegurados y el monto correspondiente a cancelar
mensualmente.
6 ASECOOP realiza el cheque a nombre del INS Auxiliar Administrativo 2
7 Adjunta el recibo enviado por el INS Auxiliar Administrativo 2
8 Incluye en el sistema Optisol la deducción de pólizas de Auxiliar Administrativo 2

saldos, por medio del número de rebajo (que identifica a cada
asegurado).
9 Se archiva el documento dentro del sistema Optisol, y la lista Auxiliar Administrativo 2

enviada por el INS.
Fin
463
ASECOOP
Capítulo V
464
ASECOOP
Capítulo V
Tabla de contenido
22. Realizar contratos para el alquiler de la quinta ................................................................... 466

a) Introducción ........................................................................................................................ 466
b) Objetivo ............................................................................................................................... 466
c) Alcance ................................................................................................................................ 466
d) Referencias .......................................................................................................................... 466
e) Definiciones ......................................................................................................................... 466
f) Responsables ....................................................................................................................... 466
465
ASECOOP
Capítulo V
22. Realizar contratos para el alquiler de la quinta
a) Introducción
Cuando se alquila la quinta el Auxiliar Administrativo 2, debe de confeccionar un

contrato, donde se detallen los aspectos del alquiler.
b) Objetivo
Realizar contratos para el alquiler de la quinta.
c) Alcance
d) Referencias
Documentos internos
Contrato .
Documentos externos
Carta el arrendatario.
e) Definiciones
Simbología
f) Responsables
Auxiliar Administrativo 2, Asociado, Arrendatario, Director Administrativo y Junta

Directiva.
466
ASECOOP
Capítulo V
Inicio
1 Comunica la fecha en que desea utilizar las instalaciones. Asociado

Mínimo con un mes de tiempo.
2 ¿Es persona externa quien desea alquilar el Centro Arrendatario

Recreativo?
Si: continua paso 4
No: continua paso 3
3 Es asociado, por lo que le comunica las condiciones para Auxiliar Administrativo 2

que pueda utilizar las instalaciones
4 Le solicita que envíe carta dirigida a la Junta Directiva, donde Auxiliar Administrativo 2
detallen la cantidad de personas, el tipo de actividad y el
horario.
5 Recibe la carta elaborada por el arrendatario Auxiliar Administrativo 2
6 Traslada la carta al Director Administrativo Auxiliar Administrativo 2
7 Presenta la carta de solicitud ante la Junta Directiva Director Administrativo
8 La carta es leída por la Junta Directiva quienes dan la Junta Directiva

aprobación o no y el monto del alquiler
9 ¿Aprueba la Junta Directiva la solicitud de alquiler? Junta Directiva
10 Director Administrativo comunica la decisión al Auxiliar Director Administrativo

Administrativo 2
11 Comunica al arrendatario la decisión Auxiliar Administrativo 2
12 Indica el monto a cobrar por el alquiler Junta Directiva
13 Traslada la información al Auxiliar Administrativo 2 Director Administrativo
14 Le informa al arrendatario la decisión tomada por la Junta Auxiliar Administrativo 2

Directiva. (únicamente se les presta el salón y la piscina)
467
ASECOOP
Capítulo V
15 Le solicita un depósito de garantía, que se le será devuelto Auxiliar Administrativo 2

al arrendatario después de la actividad y si no se encuentra
ningún daño en las instalaciones.
16 Traslada la información al Auxiliar Administrativo 1 Auxiliar Administrativo 2
17 Le da a conocer al arrendatario el reglamento del alquiler Auxiliar Administrativo 1
18 Confecciona el contrato Auxiliar Administrativo 1
19 Cuenta con un machote para contratos que modifica según Auxiliar Administrativo 1
sea lo requerido. Realiza el contrato correspondiente (fecha,
cantidad de personas, las áreas que van a utilizar, monto a
pagar).
20 Traslada contrato al presidente de la Junta Directiva Auxiliar Administrativo 1
21 Firma el contrato Junta Directiva
22 Firma el contrato Arrendatario
23 Entrega el contrato al arrendatario Auxiliar Administrativo 1
24 Presenta contrato al encargado de la quinta Arrendatario
Fin
468
ASECOOP
Capítulo V
469
ASECOOP
Capítulo V
470
ASECOOP
Capítulo V
Tabla de contenido
23. Elaborar la información de los boletines ............................................................................. 472

a) Introducción ........................................................................................................................ 472
b) Objetivo ............................................................................................................................... 472
c) Alcance ................................................................................................................................ 472
d) Referencias .......................................................................................................................... 472
e) Definiciones ......................................................................................................................... 472
f) Responsables ....................................................................................................................... 472
471
ASECOOP
Capítulo V
23. Elaborar la información de los boletines
a) Introducción
En el procedimiento de elaborar la información de los boletines, se detalla paso a paso

como el Auxiliar Administrativo 2, los debe de confeccionar.
b) Objetivo
Elaborar la información de los boletines.
c) Alcance
d) Referencias
Documentos internos
Reglamentos, beneficios y viajes.
Documentos externos
Beneficios y viajes.
e) Definiciones
Simbología
f) Responsables
472
ASECOOP
Capítulo V
Inicio
1 Recopila la información de los reglamentos Auxiliar Administrativo 2
2 Recolecta por escrito los beneficios Auxiliar Administrativo 2
3 Informa de nuevos beneficios Auxiliar Administrativo 2
4 Comunica los viajes con sus característica correspondientes Auxiliar Administrativo 2
5 Comunica los acuerdos tomados por la Junta Directiva que Auxiliar Administrativo 2
deban ser del conocimiento de los asociados (los cambios en
las tasas de los créditos, entre otros)
6 Busca toda aquella información que incentive a los Auxiliar Administrativo 2

colaboradores a formar parte de la asociación
Fin
473
ASECOOP
Capítulo V
474
ASECOOP
Capítulo V
Tabla de contenido
24. Impresión de actas de las sesiones de Junta Directiva ........................................................ 476

a) Introducción ........................................................................................................................ 476
b) Objetivo ............................................................................................................................... 476
c) Alcance ................................................................................................................................ 476
d) Referencias .......................................................................................................................... 476
e) Definiciones ......................................................................................................................... 476
f) Responsables ....................................................................................................................... 476
475
ASECOOP
Capítulo V
24. Impresión de actas de las sesiones de Junta Directiva
a) Introducción
Cuando la Junta Directiva se reúne, se crea un acta de sesión donde se detallan los
puntos más relevantes de dicha reunión. La cual la imprime el Auxiliar Administrativo2.
b) Objetivo
Imprimir las actas de las sesiones de Junta Directiva.
c) Alcance
d) Referencias
Documentos internos
Créditos analizados en la sesión.
Documentos externos
No aplica.
e) Definiciones
Simbología
f) Responsables
Auxiliar Administrativo 2, Abogado y Director Administrativo.
476
ASECOOP
Capítulo V
Inicio
1 Las hojas en las que se imprimen las actas son llevadas en blanco Abogado
al Ministerio de Trabajo para ser selladas
2 Realiza las actas con su respectivo número de consecutivo Director Administrativo
3 Verifica el resumen de los créditos vistos en las sesiones de la Auxiliar Administrativo 2

Junta Directiva.
4 ¿Se encuentran los datos del Acta correctos? Auxiliar Administrativo2
Si: continua paso 6
No: continua paso 5
6 Procede a colocarlos en el acta a imprimir Auxiliar Administrativo2
7 Traslada la documentación al Director Administrativo para ser Auxiliar Administrativo2

revisada
8 ¿Se encuentra correcta la información escrita en el acta? Director Administrativo
No: continua paso 9 Indica si esta correcto o no
10 ¿Aprueba las Actas? Junta Directiva
11 Comunica las correcciones al Auxiliar Administrativo 2 Director Administrativo
12 Realiza las correcciones señaladas Auxiliar Administrativo2
13 Imprime las actas cuando ya han sido aprobadas por la Junta Auxiliar Administrativo2
Directiva
14 Las actas impresas las traslada a la Junta Directiva Auxiliar Administrativo2
15 Las personas autorizadas firman las actas Junta Directiva
Fin
477
ASECOOP
Capítulo V
478
ASECOOP
Capítulo V
Tabla de contenido
25. Recibos de créditos por medio de depósitos ....................................................................... 480

a) Introducción ........................................................................................................................ 480
b) Objetivo ............................................................................................................................... 480
c) Alcance ................................................................................................................................ 480
d) Referencias .......................................................................................................................... 480
e) Definiciones ......................................................................................................................... 480
f) Responsables ....................................................................................................................... 480
479
ASECOOP
Capítulo V
25. Recibos de créditos por medio de depósitos
a) Introducción
Cuando un asociado realiza un crédito y el pago lo efectúa por medio de un depósito,

el Auxiliar Administrativo 2 le confecciona un recibo, respaldo dicho trámite.
b) Objetivo
Elaborar recibos de créditos por medio de depósitos.
c) Alcance
d) Referencias
Documentos internos
Recibo generado por el sistema Optisol.
Documentos externos
Comprobante del depósito.
e) Definiciones
Simbología
f) Responsables
Auxiliar Administrativo 2, Asociado y Auxiliar Administrativo 1.
480
ASECOOP
Capítulo V
Inicio
1 Realiza el depósito. Asociado
2 Envía el comprobante del depósito vía correo electrónico e Asociado

indica a cual ahorro desea que se lo apliquen (navideño o a
la vista).
3 Llama para informar el envió del comprobante del depósito Asociado

vía correo electrónico.
4 Ingresa en el sistema Optisol el monto indicado en el depósito Auxiliar Administrativo 2

al ahorro especificado.
5 Imprimir el recibo generado por el sistema Optisol Auxiliar Administrativo 2
6 Firma el recibo Auxiliar Administrativo 2
7 Sella el recibo. Auxiliar Administrativo 2
8 Lo envía al asociado, por correo o mensajería. Según se le Auxiliar Administrativo 1

solicite.
9 Archiva copia. Auxiliar Administrativo 2
Fin
481
ASECOOP
Capítulo V
482
ASECOOP
Capítulo V
Tabla de contenido
26. Recibos de ahorros por medio de depósito ......................................................................... 484

a) Introducción ........................................................................................................................ 484
b) Objetivo ............................................................................................................................... 484
c) Alcance ................................................................................................................................ 484
d) Referencias .......................................................................................................................... 484
e) Definiciones ......................................................................................................................... 484
f) Responsables ....................................................................................................................... 484
483
ASECOOP
Capítulo V
26. Recibos de ahorros por medio de depósito
a) Introducción
Cuando un asociado realiza un ahorro por medio de un depósito, el Auxiliar

Administrativo 2 le confecciona un recibo, respaldo dicho trámite.
b) Objetivo
Confeccionar recibos de ahorros por medio de depósitos.
c) Alcance
d) Referencias
Documentos internos
Recibo.
Documentos externos
Comprobante de depósito.
e) Definiciones
Simbología
f) Responsables
Auxiliar Administrativo 2, Asociado y Director Administrativo.
484
ASECOOP
Capítulo V
Inicio
1 Realiza el depósito (en el banco, transferencia electrónica o Asociado

en la oficina de ASECOOP).
2 ¿Realizo el depósito en el banco o por transferencia Asociado

electrónica?
Si: continua paso 3
3 Envía el comprobante del depósito vía correo electrónico e Asociado

indica a cual ahorro desea que se lo apliquen (navideño o a
la vista).
4 Llama a la oficina de ASECOOP para informar sobre el envió Asociado

del comprobante del depósito vía correo electrónico.
5 Comunica la realización del depósito. Auxiliar Administrativo 2
6 Corrobora la realización del depósito. Director Administrativo
7 Ingresa en el sistema Optisol al apartado de Bancos Auxiliar Administrativo 2

selecciona Recibos de ahorros según lo solicitado por el
asociado.
8 Digita los datos solicitados dentro de ellos el monto Auxiliar Administrativo 2

especificado en el depósito.
9 Imprime el recibo Auxiliar Administrativo 2
10 Firma el recibo. Auxiliar Administrativo 2
11 Sella el recibo Auxiliar Administrativo 2
12 Lo envía al asociado, por correo o mensajería. Según se le Auxiliar Administrativo 2

solicite.
13 Adjunta el comprobante del depósito brindada por el Auxiliar Administrativo 2

asociado. A la copia del recibo
14 Archiva la copia del recibo impreso Auxiliar Administrativo 2
15 Guarda el recibo en el sistema Optisol y el control del Auxiliar Administrativo 2

depósito
485
ASECOOP
Capítulo V
16 Ingresa al apartado de Bancos, en Recibos, deposito de Auxiliar Administrativo 2

recibos.
17 Selecciona el recibo. Auxiliar Administrativo 2
18 Aplica el recibo con número del depósito. Auxiliar Administrativo 2
19 Ingresa al apartado de recibos reporte especifico de recibos Auxiliar Administrativo 2
20 Digita el número del depósito Auxiliar Administrativo 2
21 Imprime el comprobante del depósito Auxiliar Administrativo 2
22 Archiva en el ampo de depósitos Auxiliar Administrativo 2
Fin
486
ASECOOP
Capítulo V
487
ASECOOP
Capítulo V
488
ASECOOP
Capítulo V
Tabla de contenido
27. Recibo de ahorros de manera personal............................................................................... 490

a) Introducción ........................................................................................................................ 490
b) Objetivo ............................................................................................................................... 490
c) Alcance ................................................................................................................................ 490
d) Referencias .......................................................................................................................... 490
e) Definiciones ......................................................................................................................... 490
f) Responsables ....................................................................................................................... 490
489
ASECOOP
Capítulo V
27. Recibo de ahorros de manera personal
a) Introducción
Cuando un asociado realiza un ahorro de manera personal, el Auxiliar Administrativo

2 le confecciona un recibo, respaldo dicho trámite.
b) Objetivo
Elaborar recibo de ahorros de manera personal.
c) Alcance
d) Referencias
Documentos internos
Recibo.
Documentos externos
No aplica.
e) Definiciones
Simbología
f) Responsables
490
ASECOOP
Capítulo V
Inicio
1 Se presenta a las oficinas de ASECOOP. Asociado
2 Saluda y ofrece su ayuda Auxiliar Administrativo 2
3 Indica que desea realizar un deposito al ahorro (navideño o a Asociado

la vista)
4 Ingresa al sistema Optisol al sistema de bancos, recibos en Auxiliar Administrativo 2

recibos de ahorro, selecciona al asociado e indica si es a la
vista o navideño e ingresa el monto correspondiente.
5 Imprime el recibo generado por el sistema. Auxiliar Administrativo 2
6 Firma recibo Auxiliar Administrativo 2
8 Entrega copia del recibo al asociado. Auxiliar Administrativo 2
Fin
491
ASECOOP
Capítulo V
492
ASECOOP
Capítulo V
Tabla de contenido
28. Recibos de créditos por medio de rebajos .......................................................................... 494

a) Introducción ........................................................................................................................ 494
b) Objetivo ............................................................................................................................... 494
c) Alcance ................................................................................................................................ 494
d) Referencias .......................................................................................................................... 494
e) Definiciones ......................................................................................................................... 494
f) Responsables ....................................................................................................................... 494
493
ASECOOP
Capítulo V
28. Recibos de créditos por medio de rebajos
a) Introducción
Cuando un asociado realiza un crédito y el pago lo efectúa por medio de un depósito,

el Auxiliar Administrativo 2 le confecciona un recibo, respaldo dicho trámite.
b) Objetivo
Confeccionar recibos de créditos por medio de rebajos.
c) Alcance
d) Referencias
Documentos internos
Recibo.
Documentos externos
No aplica.
e) Definiciones
Simbología
f) Responsables
Auxiliar Administrativo 2, Director Administrativo y Asociado.
494
ASECOOP
Capítulo V
Inicio
1 Ingresa al sistema Optisol para que el rebajo se realice Auxiliar Administrativo 2

automáticamente de la planilla del asociado. De acuerdo al
monto establecido.
2 Se imprime el recibo que es generado por el sistema Optisol. Auxiliar Administrativo 2
3 Firma el recibo Auxiliar Administrativo 2
5 Entrega el recibo al Director Administrativo Auxiliar Administrativo 2
6 Firma el recibo Director administrativo
7 Comunica al asociado que el rebajo fue efectuado y que debe Auxiliar Administrativo 2
de presentarse a las oficinas de ASECOOP a firmar la
documentación
8 Firma el recibo Asociado
9 ¿Solicita copia del recibo? Asociado
10 Le entrega la copia del recibo al asociado Auxiliar Administrativo 2
11 Guarda copia en el sistema Optisol Auxiliar Administrativo 2
12 Guarda copia en el archivo Auxiliar Administrativo 2
Fin
495
ASECOOP
Capítulo V
496
ASECOOP
Capítulo V
Tabla de contenido
29. Recibos de póliza hipotecaria .............................................................................................. 498

a) Introducción ........................................................................................................................ 498
b) Objetivo ............................................................................................................................... 498
c) Alcance ................................................................................................................................ 498
d) Referencias .......................................................................................................................... 498
e) Definiciones ......................................................................................................................... 498
f) Responsables ....................................................................................................................... 498
497
ASECOOP
Capítulo V
29. Recibos de póliza hipotecaria
a) Introducción
El Auxiliar Administrativo 2, es quien confecciona los recibos de la póliza hipotecaria,

de todos aquellos asociados que cuenten con ella.
b) Objetivo
Elaborar recibos de póliza hipotecaria.
c) Alcance
d) Referencias
Documentos internos
Documentos con los datos de la póliza
Documentos externos
Documento enviado por el INS.
e) Definiciones
Simbología
f) Responsables
Auxiliar Administrativo 2 y Responsable del INS
498
ASECOOP
Capítulo V
Inicio
1 Se genera documento con los datos correspondientes a la Auxiliar Administrativo 2

hipoteca.
2 Documento generado es enviado al INS. Auxiliar Administrativo 2
3 INS envía el reporte del pago de la hipoteca (se realiza de Responsable del INS
manera anual).
4 Efectúa el cheque o la transferencia electrónica a nombre del Auxiliar Administrativo 2

INS
5 Aplica rebajo al asociado correspondiente por medio de la Auxiliar Administrativo 2

planilla (bisemanalmente).
6 Comunica al Departamento de Recursos Humanos y al Auxiliar Administrativo 2

7 Los comprobantes de los rebajos realizados a los asociados Auxiliar Administrativo 2

se manejan en documento de Excel y el sistema Optisol que
maneja ASECOOP.
Fin
499
ASECOOP
Capítulo V
500
ASECOOP
Capítulo V
Tabla de contenido
30. Confección declaración de proveedores ............................................................................. 502

a) Introducción ........................................................................................................................ 502
b) Objetivo ............................................................................................................................... 502
c) Alcance ................................................................................................................................ 502
d) Referencias .......................................................................................................................... 502
e) Definiciones ......................................................................................................................... 502
f) Responsables ....................................................................................................................... 502
501
ASECOOP
Capítulo V
30. Confección declaración de proveedores
a) Introducción
Anualmente el Auxiliar Administrativo 2, confecciona la declaración de proveedores.
b) Objetivo
Confeccionar la declaración de proveedores.
c) Alcance
d) Referencias
Documentos internos
Declaración de los proveedores.
Documentos externos
No aplica.
e) Definiciones
Simbología
f) Responsables
Auxiliar Administrativo 2, Presidente de ASECOOP y Director Administrativo.
502
ASECOOP
Capítulo V
Inicio
1 Busca los pagos a los proveedores de ASECOOP, por Auxiliar Administrativo 2

montos mayores a ¢50 000.
2 De ellos selecciona los que se encuentran dentro del periodo Auxiliar Administrativo 2
fiscal.
3 Se completa la declaración con la información requerida. Auxiliar Administrativo 2
4 Firma la declaración Presidente de

ASECOOP
5 Archiva reporte de pago y la copia de la declaración. Director Administrativo
Fin
503
ASECOOP
Capítulo V
504
ASECOOP
Capítulo V
Tabla de contenido
31. Realizar análisis de tasas de interés del mercado para comparar con la asociación ........... 506
a) Introducción ........................................................................................................................ 506
b) Objetivo ............................................................................................................................... 506
c) Alcance ................................................................................................................................ 506
d) Referencias .......................................................................................................................... 506
e) Definiciones ......................................................................................................................... 506
f) Responsables ....................................................................................................................... 506
505
ASECOOP
Capítulo V
31. Realizar análisis de tasas de interés del mercado para comparar

con la asociación
a) Introducción
El Auxiliar Administrativo 2, es el encargado de realizar el estudio de las tasas de

interés de otras instituciones financieras.
b) Objetivo
Realizar análisis de tasas de interés del mercado para comparar con la asociación.
c) Alcance
d) Referencias
Documentos internos
Análisis de las tasas.
Documentos externos
No aplica.
e) Definiciones
Simbología
f) Responsables
Auxiliar Administrativo 2 Director Administrativo.
506
ASECOOP
Capítulo V
Inicio
1 Llama a 3 entidades financieras estatales de la zona Auxiliar Administrativo2
2 Consultan las tasas que poseen vigentes en cuanto a Auxiliar Administrativo2

préstamos y ahorros.
3 Envía la información al Director Administrativo Auxiliar Administrativo2
4 Realiza tramite respectivo Director Administrativo
Fin
507
ASECOOP
Capítulo V
508
ASECOOP
Capítulo V
VICapitulo
Conclusiones y
Recomendaciones
509
ASECOOP
Capítulo VI
Conclusiones y Recomendaciones
F. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
1. Conclusiones
Al concluir dicho trabajo final de graduación, puedo mencionar lo siguiente:
Se contribuyo con el mejoramiento de las gestiones de ASECOOP, por medio de la

elaboración de una Auditoria Operativa y un Manual de Procedimientos.
Los procedimientos operacionales de ASECOOP, fueron levantados y analizados,

siendo así la base para la elaboración del Manual de Procedimientos.
Una vez finalizada la Auditoria Operativa se emitió el dictamen de auditoría, al que se

adjuntó las deficiencias y recomendaciones encontradas durante el desarrollo de la
misma.
Otro aspecto a destacar, lo es en cuanto a la infraestructura del Centro de Acopio, por

considerarla que limita el desarrollo de sus laborares, ya que cuenta con espacio
reducido para el almacenaje de los materiales, así como el requerimiento de una área
que se adapte a la atención al público.
El Centro Recreativo necesita que se implementen mejoras en portones y cercas, a

efecto de impedir el ingreso de personas no autorizadas.
El espacio físico con que cuenta la Asociación, para el desarrollo de sus funciones, así
como, para el manejo del archivo de documentos es limitado.
El Centro de Acopio, no cuenta con políticas ni reglamentos, que delimiten cuales son
los materiales a recibir ni sus características.
ASECOOP, carece de políticas y reglamentos por escrito, en donde se establezcan

las condiciones de uso y/o visita a las instalaciones del Centro Recreativo, tanto para
los asociados, como para quienes acuden al arrendamiento de las mismas.
510
ASECOOP
Capítulo VI
Conclusiones y Recomendaciones
2. Recomendaciones
Con el fin de mejorar las funciones de la Asociación Solidarista de COOPELESCA

R.L., es que se recomienda lo siguiente:
Valorar la puesta en marcha de las mejoras de las gestiones de ASECOOP, producto

de la Auditoria Operativa y el Manual de Procedimientos.
Considerar el valor agregado que representa el manual de procedimientos que se

aporta a ASECOOP, con el fin de que los colaboradores ejecuten los procedimientos
correspondientes, sin que se presente duplicidad de funciones entre los puestos, lo
que repercute en aprovechamiento al máximo del tiempo y mayores beneficios para la
empresa y sus asociados.
Analizar las deficiencias y recomendaciones, citadas en el informe de auditoría, así

como el seguimiento requerido de las recomendaciones ahí detalladas.
Evaluar algunos cambios en la infraestructura al local del Centro de Acopio, los cuales
permitan el desarrollo de sus labores, el establecimiento de espacios según el
material a almacenar, así como el área para la atención al público.
Considerar mejoras en portones y cercas en el Centro Recreativo, con el fin de

ayudarle al encargado a controlar el ingreso de personas ajenas a las instalaciones.
Analizar la idea de efectuar alguna remodelación en el espacio físico donde

actualmente se encuentran las oficinas de ASECOOP, o considerar otro lugar para la
colocación de las oficinas, ya que el espacio físico actual es limitado y dificulta el
desarrollo de las labores diarias. Así como el espacio para el almacenaje de los
documentos generados por la asociación.
Tomar en cuenta la posibilidad de la elaboración e implementación de las políticas y

reglamentos de ASECOOP, de manera escrita, para que sea del conocimiento tanto
de sus colaboradores como de los asociados. Al mismo tiempo, que estos permitirían
la creación de sanciones, en caso de que no se cumpla con alguno de los puntos
estipulados.
Estimar la necesidad de crear e implementar las condiciones de uso y/o visita a las
instalaciones del Centro Recreativo, tanto para los asociados, como para quienes
acuden al arrendamiento.
511
ASECOOP
Capítulo VI
Literatura Consultada
G. LITERATURA CONSULTADA
Acuña, J. A. (1996). CONTROL DE CALIDAD. Cartago: Editorial Tecnologica de Costa Rica.
Araya, J. C. (1993). Técnicas de Organización y Métodos. San José: UNED.
Brenes, R. (Junio de 2009). Curso: Analisis Administrativo.
Coulter, S. P. (2000). Administración. Mexico: Pearson Educación.
Fincowsky, E. B. (2007). Organización de Empresas. Mexico: McGraw-Hill Interamericana.
Gallardo, H. (1999). ELEMENTOS DE INVESTIGACIÓN ACADEMICA. San José, C.R.: Universidad

Estatal a Distancia.
Gutiérrez, M. M. (Agosto de 1999). El Análisis Administrativo. 2.
O. Ray Whittington, K. P. (2000). AUDITORÍA Un enfoque integral. Santafé de Bogotá,

Colombia: McGraw-Hill Interamericana, s.a.
Orozco, C. H. (2007). ANÁLISIS ADMINISTRATIVO, TÉCNICAS Y MÉTODOS. San José, C.R.:

Universidad Estatal a Distancia.
Pany, O. W. (2005). Principios de Auditoría. México: McGraw-Hil Interamericana,S.A.
SCHERMERHORN. (2002). ADMINISTRACIÓN. México, D.F.: LIMUSA, S.A.de C.V.
Vartanián, A. J. (1999). ENFOQUES GERENCIALES MODERNOS: Análisis actualizado de cada

enfoque y factores críticos para su aplicación. San José: Servicios Profesionales Delphi de Costa
Rica.
512
ASECOOP
Capítulo VI
Apéndices
H. APÉNDICES
1. Dictamen de Auditoria
DICTAMEN DE AUDITORIA
Licda. Amalia Hernández Cruz

Asociación Solidarista de Empleados de COOPELESCA R.L
Se han revisado los procedimientos que se llevan a cabo en las Oficinas Centrales, en el Centro
de Acopio y en el Centro Recreativo, de la Asociación Solidarista de Empleados de
COOPELESCA R.L., al tres de noviembre de dos mil nueve.
La auditoria fue realizada bajo las Normas Generales de Auditoria, Normas Internacionales de
Auditoria y La Norma ISO 9000.
En razón del pormenorizado y exhaustivo análisis a los procedimientos que se realizan en la

Asociación de cita, se determino una serie de inconsistencias, por lo que se adjunta hoja de
deficiencias y recomendaciones.
Se extiende la presente al ser las ocho horas del día tres de noviembre de dos mil nueve.
____________ __________
Ivania Alfaro Cordero
513
ASECOOP
Capítulo VI
Apéndices
DEFICIENCIAS
1) El sistema de cómputo usado presenta deficiencias para el registro de los asientos.
2) Duplicidad en el registro de asientos (sistema contable y Excel, manual)
3) El personal de ASECOOP no cuenta con la capacitación, para el manejo del programa

contable.
4) En el sistema no se han implementado todas las funciones.
5) La contabilidad se trata por procesos separados.
6) El Director Administrativo realiza funciones manuales que el sistema contable

contempla.
7) El Director Administrativo realiza funciones que corresponden al presidente y

secretario de la junta así como de los auxiliares administrativos.
8) No se hacen los registros diarios.
9) No se tiene al día la contabilidad.
10) No se utilizan las herramientas informáticas para conocer los estados de cuentas
bancarios.
11) Sistema contable no muestra el saldo del efectivo disponible.
12) No se lleva un control de los no asociados que se encuentran en estado de morosidad

con ASECOOP.
13) Duplicidad de funciones en el desempeño de labores.
14) No todos los cheques son firmados antes de archivarlos.
15) No todas las solicitudes de cheques son firmadas antes de archivarlas.
16) La documentación de respaldo de las operaciones no se revisa en tiempo.
17) No se cuenta con coordinación para la impresión de las calcomanías para los activos.
514
ASECOOP
Capítulo VI
Apéndices
18) Algunos bienes no cuentan con el número de activo.
19) No todos los activos de ASECOOP se encuentran identificados con la calcomanía.
20) La información financiera es comparada hasta con los últimos 3 años, lo que devenga
gran cantidad de tiempo.
21) El apartado del cálculo de los excedentes implementado en el sistema contable no es

utilizado.
22) Se carece de la promoción para atraer nuevos asociados.
23) No se realiza el planeamiento estratégico por limitante en el tiempo.
24) No se cuenta con los procedimientos de: confección de cheque por subsidio medico,
elaboración de orden de compra, liquidación de cheques, atención al público por
medio de correo electrónico, reserva de liquidez.
25) La caja chica se utiliza para resguardar dineros de diversos orígenes.
26) Como parte de la caja chica se manejan dineros que no corresponden a ella.
27) Duplicidad de funciones en el proceso: elaborar vales de caja chica.
28) En el procedimiento de cobro de recibos se omite la entrega de la copia del recibo al

asociado.
29) La computadora que utiliza el auxiliar administrativo 2 se encuentra en mal estado.
30) Limitante en el sistema de Optisol para la corrección de la información de los

asociados.
31) Limitación de espacio físico para el desarrollo de las funciones.
32) No cuenta con mobiliario, equipo de cómputo ni de comunicación que permita el

control de los materiales que ingresan.
33) ASECOOP no ha creado la directriz del manejo y recepción de los materiales en el

Centro de Acopio.
34) No se tiene políticas para el manejo de los materiales del Centro de Acopio.
515
ASECOOP
Capítulo VI
Apéndices
35) No cuenta con reglamentos para el manejo de los materiales que envían al Centro de
Acopio.
36) Los materiales entregados no concuerdan con lo descrito en el acta presentada por el
Departamento de Inventarios.
37) No cuenta con una directriz por parte de la Gerencia de COOPELESCA respecto al
manejo de los materiales en el Centro de Acopio.
Firma: _______ __________
Fecha: 25/09/09
RECOMENDACIONES
516
ASECOOP
Capítulo VI
Apéndices
1) Actualizar el sistema de cómputo, de tal manera que permita el registro de los asientos
contables.
2) Hacer los asientos en el sistema contable.
3) Verificar el sistema contable ingresándole datos de contabilidades anteriores, para

corroborar los resultados.
4) Capacitar al personal de ASECOOP, para que aprovechen al máximo las diferentes

funciones del sistema contable.
5) Implementar todas las funciones del sistema, en la medida de lo posible para obtener
su máximo provecho.
6) Definir las funciones para cada funcionario.
7) Registrar diariamente los movimientos contables.
8) Definir una fecha específica para realizar la contabilidad.
9) Aprovechar al máximo las herramientas informáticas para conocer los estados de

cuentas bancarios.
10) Solicitar a los proveedores del sistema contable, la modificación para que en el
programa se pueda mostrar el saldo del efectivo disponible.
11) Revisar las firmas de todos los cheques antes de ser archivados y en caso de faltar
alguna de ellas, proceder a su inmediata recolección.
12) Revisar las firmas de las solicitudes de las transferencias antes de archivarlas, en caso
de que alguna de ellas falte, solicitarla para que la documentación quede completa.
13) Examinar la documentación en el momento en que se emite para corroborar que

presente todos los datos solicitados.
14) Adquirir marcador de metales o placas, para identificar los activos que no cuenten con
su respectiva calcomanía.
15) Coordinar con COOPELESCA R.L., para la impresión de las calcomanías de los activos.
517
ASECOOP
Capítulo VI
Apéndices
16) Reasignación de funciones a los funcionarios.
17) Analizar los periodos de tiempo que se requieren, para comparar la información
financiera.
18) Ajustar el programa contable en el apartado del cálculo de los excedentes para ser
utilizado por el personal de ASECOOP.
19) Ingresar datos de años anteriores en el cálculo de los excedentes para verificar el
funcionamiento del programa de cómputo de Optisol.
20) Cumplimiento de las funciones asignadas a cada puesto.
21) Formar una directiva dentro del comité de actividades sociales donde el director
administrativo supervise las funciones.
22) Promocionar de manera más agresiva la asociación con todos sus beneficios para
atraer nuevos asociados.
23) Reasignar funciones y procedimientos para implementar el planeamiento estratégico.
24) Implementar los procedimientos de: confección de cheque por subsidio médico,
elaboración de orden de compra, liquidación de cheques, atención al público por
medio de correo electrónico, reserva de liquidez.
25) Delimitar el horario de atención al público.
26) Separar los dineros de la caja chica de aquellos cuyos orígenes sean diferentes.
27) Eliminación de las funciones que no se están desarrollando.
28) En el procedimiento de cobro de recibos debe entregarse la copia del recibo al

asociado.
29) Mejorar el equipo de cómputo del Auxiliar Administrativo 2.
30) Agilizar el sistema de Optisol para la corrección de la información de los asociados.
31) Asignación de espacio físico para el desarrollo de las funciones.
518
ASECOOP
Capítulo VI
Apéndices
32) Mejoras en el mobiliario, equipo de cómputo y de comunicación que le permitan el

control de los materiales.
33) Definir las políticas para el manejo y recepción de los materiales en el Centro de
Acopio.
34) Creación e implementación del reglamento del Centro de Acopio.
35) Crear controles de recepción de materiales por parte del Departamento de

Inventarios.
36) Elaboración de directriz por parte de la Gerencia de COOPELESCA para que se

aprueben las políticas y reglamentos referentes al manejo de los materiales en el
Centro de Acopio.
Firma: _________ _________
Fecha: 25/09/09
519
ASECOOP
Capítulo VI
Anexos
I. ANEXOS
1. Anexo 1. Funciones del Director Administrativo según

ASECOOP.
NOMBRE: DIRECTOR ADMINISTRATIVO
UNIDAD: ASOCIACIÓN SOLIDARISTA DE EMPLEADOS DE COOPELESCA

R.L.
JEFATURA INMEDIATA: JUNTA DIRECTIVA ASECOOP
DESCRIPCIÓN GENÉRICA
Responsable de la logística necesaria para el área de la Asociación Solidarista, Asistencia

permanente a los miembros Junta Directiva en labores de planificación, coordinación y
supervisión de los procesos relacionados con la organización.
Dar seguimiento de los resultados que aseguren el buen servicio de nuestra asociación,
permitiéndonos mayor competitividad y la competitividad de ASECOOP.
DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA (FUNCIONES)
Realizar los asientos de Diario.

Actualización y control de auxiliares
Control de todo lo relacionado con la cartera de créditos.
Recepción, revisión y aplicación de las deducciones aplicadas a los asociados por
el departamento de recursos humanos de COOPELESCA R.L.
Redacción y envío de cartas de acuerdos de Junta Directiva y Administración.
Revisión de todos los créditos.
Revisar los cheques que tenga adjunto comprobantes correspondientes y la
justificación de la salida de dinero y registrados correctamente.
Revisar el registro contable de las transferencias de dinero.
Control de Activos Fijos.
Ejecución de los respaldos de toda la información concerniente a la actividad
financiera de ASECOOP.
Revisar el reporte de los depósitos elaborados por el encargado de caja.
Conciliación de las diferentes cuentas bancarias.
Conciliaciones de las Inversiones con los respectivos títulos valores y los estados
de cuenta correspondientes según la tasa de interés aplicada.
Realizar arqueos de caja chica.
Elaboración, revisión, presentación y análisis gráfico de los estados financieros.
520
ASECOOP
Capítulo VI
Anexos
Cálculo de Excedentes general.

Atención personalizada y por teléfono al asociado y al público en general.
Supervisión general en todas áreas.
Control de desembolsos diarios
Presentación de Estados Financieros a Junta Directiva.
Llevar a cabo los acuerdos tomados por la Junta Directiva.
Analizar, invertir y controlar las diferentes inversiones que tiene la Asociación.
Velar por la seguridad y rendimientos de los créditos y las inversiones.
Buscar opciones en el comercio que favorezcan a la Asociación.
Organizar la Asambleas, fiestas de niños y adultos de fin de año.
Realizar las liquidaciones de presupuesto.
Dar las charlas sobre la Asociación en los seminarios de inducción.
Elaborar la Información de los Boletines
Coordinar la Auditoria.
Elaboración y presentación de Informes Administrativos
Supervisar todas las funciones de los demás empleados.
Velar porque se cumplan los reglamentos establecidos.
Realizar revisiones y presentar las propuestas a la Junta Directiva de los cambios
a los reglamentos de la Asociación.
Impresión de actas de las Sesiones de Junta Directiva.
Mantener los documentos importantes en la caja de seguridad del banco o de la
oficina.
Velar porque todos los créditos tengan las garantías necesarias y bien constituidas
según los reglamentos de crédito.
Promocionar a la Asociación y sus diferentes servicios.
Planeamiento Estratégico.
Respaldos de Información
Análisis de tasas (Activas y Pasivas)
Administración de Recursos de la Asociación
Manejo del Sistema de Deducibles
Realizar todas las labores afines al puesto.
CARACTERÍSTICAS ESPECIALES
1. Responsabilidades
1.1 Por la naturaleza de las funciones
El trabajo es de naturaleza compleja, donde se efectúan actividades de importancia

relativa para la organización, se deben cumplir procedimientos y reglamentos
claramente establecidos.
521
ASECOOP
Capítulo VI
Anexos
1.2 Por supervisión recibida
El puesto está sujeto total y parcialmente sujeto a instrucciones, prácticas y

procedimientos estandarizados y a la supervisión periódica sobre el avance del
trabajo y sus resultados.
1.3 Por supervisión ejercida
Le corresponde ejercer supervisión sobre su personal inmediato.
1.4 Por relaciones de trabajo
Relaciones de trabajo con subalternos o superiores inmediatos de la dirección

donde labora. Mantiene relaciones con personas externas a ASECOOP para
solucionar consultas, brindar información y realizar trámites solicitados.
1.5 Por materiales, herramientas y equipos
Es responsable por los materiales, documentos, herramientas y equipos que posee

toda la organización.
1.6 Por fondos y Valores
Tiene responsabilidad por el manejo de fondos y valores monetarios.
1.7 Por manejo de información confidencial
Tiene responsabilidad por el manejo de datos e información de importancia, pero

conocida por otros puestos a nivel de dirección.
2. Perfil
2.1 Formación Académica
Poseer el título de Bachiller en Administración de Empresas. Además, poseer

dominio en la operación de paquetes computacionales de aplicación al puesto.
Conocimiento básico en Finanzas y Banca.
2.2 Experiencia Laboral
522
ASECOOP
Capítulo VI
Anexos
Requiere un mínimo de un año de experiencia en puestos afines.
2.3 Aptitudes Necesarias y Deseadas para el puesto
2.3.1 Aptitudes Necesarias
Seguridad en sí mismo
Capacidad de planeación y priorización.
Facilidad de Comunicación.
Liderazgo
Trabajar con base en objetivos.
Facilidad para el aprendizaje rápido.
2.4 Actitudes Necesarias y Deseadas para el puesto
Compromiso y responsabilidad
Confiabilidad
Proactiva
Puntualidad
Dinamismo
Apertura al cambio.
Orientación al logro.
2.5 Otros
Disponibilidad Inmediata
3. Condiciones de Trabajo
3.1 Condiciones Ambientales
El trabajo se lleva a cabo en oficinas o instalaciones cómodas, que no presentan

riesgo de accidentes o enfermedades.
3.2 Esfuerzo físico
El trabajo en general se lleva en una posición cómoda y requiere poco esfuerzo

físico.
523
ASECOOP
Capítulo VI
Anexos
2. Anexo 2. Funciones del Auxiliar Administrativo 1 según

ASECOOP.
NOMBRE: AUXILIAR ADMINISTRATIVO 1

R.L.
Ejecución de labores asistenciales de oficina y contable, con cierta complejidad. Debe

ser apto para preparar cualquier informe además manejará gran volumen de información
y labores de gran variedad que implican control y seguimiento de asuntos asignados.

Cobro de recibos.
Responsable de Caja Chica: pago de gastos de la oficina y realización de reporte de
reintegro de caja chica.
Elaborar vales de caja chica
Recibir la documentación de préstamos y realizar la solicitud inmediatamente para que
sea firmada por el interesado.
Elaboración de cheques para pago de las diferentes cuentas corrientes.
Descuentos de facturas: Recepción de información, elaboración de la documentación
para análisis de crédito.
Realización de constancias salariales, deudas y ahorros.
Recibir y realizar cualquier modificación solicitada por los asociados en sus ahorros
navideños, voluntario o aportes obreros.
Liquidación de ahorros y créditos a ex asociados.
Recepción, revisión y aplicación de las deducciones aplicadas a los asociados por el
departamento de recursos humanos de COOPELESCA R.L.
Ejecución de los respaldos de toda la información concerniente a la actividad financiera
de ASECOOP.
Envío de Deducciones a cobrar al departamento de recursos humanos de
COOPELESCA R.L.
Confección de Declaración de Impuestos de Renta.
Confección de Declaración: Impuestos de Renta, Proveedores, Activos.
Elaborar la Información de los Boletines
524
ASECOOP
Capítulo VI
Anexos
Impresión de actas de las Sesiones de Junta Directiva.

Realizar cualquier otra función que le solicite la administración.
El trabajo es de naturaleza sencilla y rutinaria, donde se efectúan actividades

mecánicas, siguiendo procedimientos claramente establecidos.

No le corresponde la supervisión de personal.
Relaciones de trabajo con compañeros o superiores inmediatos de la dirección

solucionar consultas, brindar información y realizar trámites solicitados
Es responsable por los materiales, documentos, herramientas y equipos que utiliza

personalmente en su trabajo.
525
ASECOOP
Capítulo VI
Anexos

2. Perfil
Poseer el título de técnico medio en Secretariado Comercial o Auxiliar de

Contabilidad. Además, poseer dominio en la operación de paquetes
computacionales de aplicación al puesto.
Requiere un mínimo de 6 meses de experiencia en puestos afines.
Facilidad de Comunicación
Confiabilidad
Proactiva
Puntualidad
Dinamismo
Apertura al cambio.
2.5 Otros
526
ASECOOP
Capítulo VI
Anexos

El trabajo en general se lleva en una posición cómoda y requiere poco esfuerzo físico.
3. Anexo 3. Funciones del Auxiliar Administrativo 2 según

ASECOOP.
NOMBRE: AUXILIAR ADMINISTRATIVO 2

R.L.
Ejecución de labores asistenciales de oficina y contable, con cierta complejidad. Debe

ser apto para preparar cualquier informe además manejará gran volumen de información
y labores de gran variedad que implican control y seguimiento de asuntos asignados.

Cobro de recibos.
Realizar los depósitos de dineros.
Archivo de documentos; solicitudes de créditos, hipotecas, cheques, notas,
liquidaciones.
Envío de Deducciones a cobrar al departamento de recursos humanos de
COOPELESCA R.L.
Incluir los nuevos asociados al sistema.
Responsable por la documentación de los créditos.
Recibir y realizar cualquier modificación solicitada por los asociados en sus
ahorros navideños, voluntario o aportes obreros.
Cotizar diferentes artículos para la Oficina u acuerdos de Junta Directiva.
Pago a Proveedores (Mutual Alajuela, Asociación Deportiva San Carlos, Casas
Comerciales, Municipalidad San Carlos, Escuela Social Juan XXIII).
527
ASECOOP
Capítulo VI
Anexos
Pago de Planilla CCSS, INS.

Realizar deducciones a los asociados (Póliza Saldos Deudores, Comités, etc.)
Elaboración e Impresión de Boletas Fondo Deducible (Trimestral).
Impresión de Estado de Cuenta Trimestrales
Impresión de Boletas de pago y adjuntar cualquier tipo de documentación.
Enviar correos de alquiler, comités y acuerdos
El trabajo es de naturaleza sencilla y rutinaria, donde se efectúan actividades

mecánicas, siguiendo procedimientos claramente establecidos.

No le corresponde la supervisión de personal.
Relaciones de trabajo con compañeros o superiores inmediatos de la dirección

solucionar consultas, brindar información y realizar trámites solicitados
Es responsable por los materiales, documentos, herramientas y equipos que utiliza

personalmente en su trabajo.
528
ASECOOP
Capítulo VI
Anexos

2. Perfil
Poseer el título de técnico medio en Secretariado Comercial o Auxiliar de

Contabilidad. Además, poseer dominio en la operación de paquetes
computacionales de aplicación al puesto.
Requiere un mínimo de 6 meses de experiencia en puestos afines.
Facilidad de Comunicación
Confiabilidad
Proactiva
Puntualidad
Dinamismo
Apertura al cambio.
2.5 Otros
529
ASECOOP
Capítulo VI
Anexos

El trabajo en general se lleva en una posición cómoda y requiere poco esfuerzo

físico.
4. Anexo 4.Funciones del Encargado del Centro

Recreativo según ASECOOP.
ENCARGADO DEL CENTRO RECREATIVO ASECOOP
Ejecución de labores de mantenimiento, técnicas y vigilancia del Centro Recreativo de

ASECOOP.
DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA
1. REALIZACIÓN DE LABORES DE CONSTRUCCIÓN, MANTENIMIENTO

O REMODELACIÓN:
Chapear todas las zonas verdes del Centro Recreativo ASECOOP, cancha
de fútbol, zonas frutales, etc.
Llevar a cabo el mantenimiento del Centro Recreativo ASECOOP.
Recolectar y trasladar la basura a los sitios pertinentes.
530
ASECOOP
Capítulo VI
Anexos
Controlar y dar mantenimiento a la piscina del Centro Recreativo.
Realizar labores de albañilería, carpintería, pintura o fontanería.
Hacer pequeñas modificaciones o adaptaciones que surjan en el transcurso
del trabajo.
Instalar y reparar cercas.
Podar los árboles de la finca.
Abonar y sembrar árboles en la finca.
2. MANEJO DE EQUIPO:
Operar maquinaria y equipo para el desarrollo de su trabajo.
Dar mantenimiento a las herramientas y maquinarias utilizadas para el
trabajo diario.
3. REALIZACIÓN DE LABORES VARIAS:
Realizar rutinas de revisión y reportar daños.
Solicitar material y utensilios de limpieza necesarios para el desarrollo del
trabajo.
Informar a la administración de ASECOOP, cualquier inconveniente,
sucedido en el Centro Recreativo.
4. REALIZACIÓN DE LABORES DE VIGILANCIA Y CONTROL.
Vigilar las instalaciones, equipo y materiales del Centro Recreativo de
ASECOOP.
Controlar y registrar la entrada de asociados y personas externas a la
asociación.
531
ASECOOP
Capítulo VI
Anexos
5. REALIZAR OTRAS LABORES AFINES
1. RESPONSABILIDADES
1.1. POR LA NATURALEZA DE LAS FUNCIONES
Las actividades asignadas son variadas y deben ajustarse al cumplimiento de objetivos

determinados. El nivel de autonomía le faculta para sugerir cambios o mejoras en la forma de
realizar el trabajo, los cuales deben ser consultados previamente con su superior jerárquico
antes de su implantación, también le faculta para resolver situaciones que no siempre están
previstas en procedimientos o rutinas de trabajo, para lo cual requiere capacidad de análisis y
creatividad.
1.2. POR SUPERVISIÓN RECIBIDA
Trabaja con independencia y sigue instrucciones generales, recibe supervisión principalmente

sobre el avance del trabajo y sus resultados.
1.3. POR SUPERVISIÓN EJERCIDA
Estos puestos están total o parcialmente sujetos a instrucciones, prácticas y procedimientos

estandarizados, supervisión periódica sobre el avance del trabajo y sus resultados.
1.4. POR RELACIONES DE TRABAJO
Relaciones de trabajo con superiores inmediatos, para la solicitud o suministro de

documentos, materiales, equipo, información general o un servicio. Además relaciones con
personas internas o externas a la asociación para la atención o realización de consultas.
532
ASECOOP
Capítulo VI
Anexos
1.5. POR MATERIALES, HERRAMIENTAS Y EQUIPO
Como función principal, es responsable conjuntamente con la Dirección respectiva, por la

administración de una bodega, recepción, custodia y entrega de materiales, herramientas,
equipo y documentos utilizados por otras personas.
1.6. POR FONDOS Y VALORES
No tiene responsabilidad por el manejo de fondos y valores monetarios.
1.7. POR MANEJO DE INFORMACIÓN CONFIDENCIAL
No tiene responsabilidad por el manejo de información confidencial
PERFIL DE REQUISITOS Y COMPETENCIAS LABORALES
1.1 . FORMACIÓN ACADÉMICA
Tener un Tercer ciclo de Enseñanza General Básica (tercer año de colegio) y capacitación en el
campo específico.
1.2 . EXPERIENCIA LABORAL
Requiere de 1 año de experiencia en puestos afines.
1.3. APTITUDES NECESARIAS Y DESEADAS PARA EL PUESTO
533
ASECOOP
Capítulo VI
Anexos
1.3.1. APTITUDES NECESARIAS
Capacidad de organización
Capacidad de planeación y priorización
Facilidad para el aprendizaje rápido
Habilidad para establecer relaciones empáticas
Capacidad de negociación
Capacidad de análisis
Trabajar con base en objetivos
Facilidad de comunicación
Buen estado físico.
1.4. ACTITUDES NECESARIAS Y DESEADAS PARA EL PUESTO
1.4.1. ACTITUDES NECESARIAS
Orientación al logro
Trabajo en equipo
Disponibilidad para trabajar horario extra
Pro actividad
Orientación al servicio al cliente
Puntualidad
Confiabilidad
Apertura al cambio
Tolerancia a la presión y frustración
Dinamismo
2. CONDICIONES DE TRABAJO
534
ASECOOP
Capítulo VI
Anexos
5.1. CONDICIONES AMBIENTALES
El trabajo se realiza a la intemperie; expuesto constantemente a condiciones

ambientales adversas como: ruido, lluvia, terrenos fangosos, polvo y otras. En
algunos casos le corresponde permanecer en sitios o instalaciones en condiciones de
ambiente incómodas. Está expuesto a sufrir accidentes o adquirir enfermedades
laborales de gran magnitud que podrían ocasionar incapacidad temporal o permanente
e inclusive la muerte.
5.2. ESFUERZO FÍSICO
El trabajo exige desplazarse de un lugar a otro, en forma constante, dentro o fuera del
Centro Recreativo de ASECOOP. Incluye la aplicación del esfuerzo físico en el
mantenimiento o instalación de mecanismos o equipos, así como el traslado de
materiales y equipos de peso moderado. Está expuesto a sufrir accidentes de trabajo y
adquirir enfermedades laborales que pueden provocar una incapacidad temporal o
permanente.
Nota:
En la "Descripción Específica" aparecen descritas solo tareas representativas, pues no limitan los Deberes
y Responsabilidades asignadas en la práctica del trabajo a cada puesto que se ubica en esta clase.
5. Anexo 5. Funciones del Encargado del Centro de

Acopio según ASECOOP.
Ejecución de labores de mantenimiento, técnicas y vigilancia del Centro Recreativo de

ASECOOP.
535
ASECOOP
Capítulo VI
Anexos
DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA
6. REALIZACIÓN DE LABORES DE CONSTRUCCIÓN, MANTENIMIENTO

O REMODELACIÓN:
Chapear todas las zonas verdes del Centro Recreativo ASECOOP, cancha
de fútbol, zonas frutales, etc.
Llevar a cabo el mantenimiento del Centro Recreativo ASECOOP.
Recolectar y trasladar la basura a los sitios pertinentes.
Controlar y dar mantenimiento a la piscina del Centro Recreativo.
Realizar labores de albañilería, carpintería, pintura o fontanería.
Hacer pequeñas modificaciones o adaptaciones que surjan en el transcurso
del trabajo.
Instalar y reparar cercas.
Podar los árboles de la finca.
Abonar y sembrar árboles en la finca.
7. MANEJO DE EQUIPO:
Operar maquinaria y equipo para el desarrollo de su trabajo.
Dar mantenimiento a las herramientas y maquinarias utilizadas para el
trabajo diario.
8. REALIZACIÓN DE LABORES VARIAS:
Realizar rutinas de revisión y reportar daños.
Solicitar material y utensilios de limpieza necesarios para el desarrollo del
trabajo.
536
ASECOOP
Capítulo VI
Anexos
Informar a la administración de ASECOOP, cualquier inconveniente,
sucedido en el Centro Recreativo.
9. REALIZACIÓN DE LABORES DE VIGILANCIA Y CONTROL.
Vigilar las instalaciones, equipo y materiales del Centro Recreativo de
ASECOOP.
Controlar y registrar la entrada de asociados y personas externas a la
asociación.
10. REALIZAR OTRAS LABORES AFINES
2. RESPONSABILIDADES
1.8. POR LA NATURALEZA DE LAS FUNCIONES
Las actividades asignadas son variadas y deben ajustarse al cumplimiento de objetivos

determinados. El nivel de autonomía le faculta para sugerir cambios o mejoras en la forma de
realizar el trabajo, los cuales deben ser consultados previamente con su superior jerárquico
antes de su implantación, también le faculta para resolver situaciones que no siempre están
previstas en procedimientos o rutinas de trabajo, para lo cual requiere capacidad de análisis y
creatividad.
1.9. POR SUPERVISIÓN RECIBIDA
Trabaja con independencia y sigue instrucciones generales, recibe supervisión principalmente

sobre el avance del trabajo y sus resultados.
537
ASECOOP
Capítulo VI
Anexos
1.10. POR SUPERVISIÓN EJERCIDA
Estos puestos están total o parcialmente sujetos a instrucciones, prácticas y procedimientos

estandarizados, supervisión periódica sobre el avance del trabajo y sus resultados.
1.11. POR RELACIONES DE TRABAJO
Relaciones de trabajo con superiores inmediatos, para la solicitud o suministro de

documentos, materiales, equipo, información general o un servicio. Además relaciones con
personas internas o externas a la asociación para la atención o realización de consultas.
1.12. POR MATERIALES, HERRAMIENTAS Y EQUIPO
Como función principal, es responsable conjuntamente con la Dirección respectiva, por la

administración de una bodega, recepción, custodia y entrega de materiales, herramientas,
equipo y documentos utilizados por otras personas.
1.13. POR FONDOS Y VALORES
No tiene responsabilidad por el manejo de fondos y valores monetarios.
1.14. POR MANEJO DE INFORMACIÓN CONFIDENCIAL
No tiene responsabilidad por el manejo de información confidencial
538
ASECOOP
Capítulo VI
Anexos
PERFIL DE REQUISITOS Y COMPETENCIAS LABORALES
2.1 . FORMACIÓN ACADÉMICA
Tener un Tercer ciclo de Enseñanza General Básica (tercer año de colegio) y capacitación en el
campo específico.
2.2 . EXPERIENCIA LABORAL
Requiere de 1 año de experiencia en puestos afines.
2.3. APTITUDES NECESARIAS Y DESEADAS PARA EL PUESTO
2.3.1. APTITUDES NECESARIAS

Capacidad de organización
Capacidad de planeación y priorización
Facilidad para el aprendizaje rápido
Habilidad para establecer relaciones empáticas
Capacidad de negociación
Capacidad de análisis
Trabajar con base en objetivos
Facilidad de comunicación
Buen estado físico.
2.4. ACTITUDES NECESARIAS Y DESEADAS PARA EL PUESTO
2.4.1. ACTITUDES NECESARIAS
Orientación al logro
Trabajo en equipo
539
ASECOOP
Capítulo VI
Anexos
Disponibilidad para trabajar horario extra
Pro actividad
Orientación al servicio al cliente
Puntualidad
Confiabilidad
Apertura al cambio
Tolerancia a la presión y frustración
Dinamismo
3. CONDICIONES DE TRABAJO
10.1. CONDICIONES AMBIENTALES
El trabajo se realiza a la intemperie; expuesto constantemente a condiciones

ambientales adversas como: ruido, lluvia, terrenos fangosos, polvo y otras. En
algunos casos le corresponde permanecer en sitios o instalaciones en condiciones de
ambiente incómodas. Está expuesto a sufrir accidentes o adquirir enfermedades
laborales de gran magnitud que podrían ocasionar incapacidad temporal o permanente
e inclusive la muerte.
10.2. ESFUERZO FÍSICO
El trabajo exige desplazarse de un lugar a otro, en forma constante, dentro o fuera del
Centro Recreativo de ASECOOP. Incluye la aplicación del esfuerzo físico en el
mantenimiento o instalación de mecanismos o equipos, así como el traslado de
materiales y equipos de peso moderado. Está expuesto a sufrir accidentes de trabajo y
adquirir enfermedades laborales que pueden provocar una incapacidad temporal o
permanente.
Nota:
540
ASECOOP
Capítulo VI
Anexos
En la "Descripción Específica" aparecen descritas solo tareas representativas, pues no limitan los Deberes
y Responsabilidades asignadas en la práctica del trabajo a cada puesto que se ubica en esta clase.
541

Elaboración de Una Auditoria Operativa y Un Manual de Procedimientos para La Asociación Solidarista de Empleados de COOPELESCA R.L.

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Instituto Tecnológico de Costa Rica

Sede Regional San Carlos

Escuela de Administración de Empresas

Trabajo Final Presentado por:

Práctica de Especialidad para optar por el grado de

03 de Noviembre del 2008

Igualmente agradezco a Lourdes Agüero, Marilyn Sánchez, Victor Enrique Quesada

Un agradecimiento enorme a la profesora asesora MBA. Martha Lorena Mora Arce,

En fin muchas gracias…

El presente trabajo pretende brindar a la Asociación Solidarista de Empleados de

La Auditoria Operativa muestra el resultado de la distribución de las actividades

La información para crear el Manual de Procedimientos, se obtuvo por medio de una

Se espera que ambos instrumentos administrativos sean de gran apoyo para la

The following work intends to provide to Asociacion Solidarista de Empleados de

The Manual de Procedimiento was obtained by means of an interview made to each of

II. AGRADECIMIENTO ...................................................................................................................... IV

IV. ABSTRACT ............................................................................................................................... VI

V. TABLA DE CONTENIDOS .............................................................................................................. VII

VI. ÍNDICE DE FIGURAS ...................................................................................................................X

Figura 1. Organigrama Estructural de ASECOOP _____________________________________________ 5

La Asociación Solidarista de Empleados de COOPELESCA R.L., surgió hace 28 años,

Como consecuencia de ello es que el Director Administrativo dio a conocer a la Junta

En dicho trabajo final de graduación se encuentran los siguientes apartados:

I Capitulo Generalidades de la Investigación, acá se menciona todos los aspectos

IV Capitulo Auditoria Operativa, se analiza la información obtenida por medio de las

V Capitulo Manual de Procedimientos, en el se detalla paso a paso, cada uno de los

VII Capitulo Conclusiones y Recomendaciones, una vez finalizado el trabajo final de

En dicho apartado, se presentan generalidades de la investigación, tales como los

a) Reseña Histórica de ASECOOP:

La Asociación Solidarista de Empleados de COOPELESCA R.L, surgió en setiembre

Los empleados tenían perdida la huelga, por lo tanto, la Gerencia y el Consejo de

Del total de fundadores de ASECOOP, todavía trabajan en COOPELESCA 8

“Su gobierno y su administración competen exclusivamente a los trabajadores afiliados

Procurar la justicia y la paz social, la armonía obrero-patronal y el desarrollo integral de

Llegar a ser una Asociación Solidarista modelo y clave en el desarrollo de las

Ayudar a los demás

Contribuir con causas nobles

Preocuparse por los demás

Desarrollo Material ( Ahorro, Crédito, Vivienda, Inversión)

Desarrollo Espiritual (Recreativas, Deportistas, Culturales

Incentivar la participación democrática de los asociados mediante el

Crear una actitud de ahorro permanente en sus asociados.

Desarrollar actitudes positivas de convivencia social.

Permitir la administración del fondo económico del auxilio de cesantía

Facilitar la adquisición de bienes y servicios a sus asociados.

Generar excedentes para sus asociados.

Promover un ambiente laboral de paz y armonía obrero-patronal.

h) Organigrama Estructural de la Empresa

Figura 1. Organigrama Estructural de ASECOOP

Melvin Pacheco Vasquez. ---------------------------------------------------------Presidente

Jesús Méndez Blanco. ------------------------------------------------------Vice-presidente

Ibis Donzon Rodríguez. --------------------------------------------------------------Tesorero

Luis Armando Rodríguez Quesada. ---------------------------------------------Secretario

Jorge Arturo Román Espinoza. ------------------------------------------------------Vocal 1

Xinia Rodríguez Corrales.--------------------------------------------------------------Vocal 2

Mainor Méndez Picado.-----------------------------------------------------------------Vocal 3

José Francisco Ochoa Morera. ------------------------------------- Fiscal Propietario

Mauren Arias Hernández. ---------------------------------------------- Fiscal Suplente.

Oscar Bastos Matamoros. ----------------------------- Representante de la Empresa.